REGLAS DE ORO DE UNA SECRETARIA

Como su nombre la indica, ser secretaria es sinónimo de

secreto y confidencialidad. Estas virtudes deben ser
complementadas con una condición indispensable: la
discreción.
La secretaria es la persona de mayor confianza en la
organización. Por sus manos pasan documentos,
llamadas, propuestas, estrategias y demás situaciones
que definen el futuro de las empresas o las entidades. Es
más, ellas son las más conocedoras de la vida personal
del jefe e inclusive de los compañeros de trabajo.
A pesar de que esta profesión ha evolucionado acorde
con las circunstancias del mercado y el desarrollo
tecnológico, los valores y los principios de una buena secretaria siguen siendo los mismos
desde el nacimiento del oficio.
En un mundo empresarial complejo y globalizado como el de hoy, la secretaria se ha
convertido, cada vez más, en una auténtica joya para la empresa: el brazo derecho de los jefes,
sin el cual difícilmente podrían soportar la carga de la dirección.
Las siguientes son las 25 reglas de oro de la secretaria:
1- Honestidad y ética. Como una vía de comunicación entre los máximos responsables de la
empresa, usted tendrá acceso a documentos confidenciales. No es ético fisgonear estos
informes.
2- Espíritu de servicio. Como secretaria, usted ha sido contratada para "echar una mano" y
aliviar el trabajo de sus superiores. Por ello, deberá intentar ser útil en todo momento.
3- Capacidad de escuchar y de comunicar. Encerrados en sus despachos, los responsables
de las empresas no suelen tener tiempo para conectarse con las inquietudes de quienes les
rodean. Entonces, la secretaria debe ser una especie de buzón de sugerencias que recoge las
quejas del personal o de los clientes, para, con tiempo y tacto, transmitírselas a los superiores.
4- Iniciativa. Puede haber algo más irritante para un jefe estresado que ver a su persona de
confianza cruzada de brazos, a la espera de instrucciones.
5- Tranquilidad y paciencia. Sin duda alguna, cuando su superior esté abrumado de trabajo,
descargará su tensión con quien tenga más cerca. Basta con abrir la puerta de su despacho y él
encontrará en la secretaria la mejor oportunidad para descargar toda su furia. Asúmalo y
mantenga la calma.
6- Sentido del humor. La tensión y las dificultades se arreglan rápidamente con un buen
chiste.
7- Discreción. Generalmente, la murmuración mata.
8- Disponibilidad. Su jefe puede necesitarla en cualquier momento del día. Si se hace
imprescindible (lo que es frecuente), la empresa no podrá seguir adelante sin su ayuda, por lo
que se le exigirá una total flexibilidad y capacidad de adaptación. Su sueldo se adaptará en ese
mismo sentido.
9- Capacidad de aguante. Suele ser común que usted corra para realizar un trabajo
extremadamente urgente, y luego, tras emplear horas extraordinarias, el informe duerma
durante semanas en el despacho de sus superiores.
10- Rapidez. Aunque le hagan faenas como la descrita en el punto anterior, puede ser que,
efectivamente, los informes sean realmente necesarios para una operación de última hora.
11- Amabilidad y simpatía. Atienda bien tanto al público interno como al externo.
12- Imagen y presentación personal. La secretaria es la primera imagen de la empresa.
13- Atención a las visitas. Debe integrarlas en la compañía y ocuparse de que, si tienen que
esperar, no se sientan abandonadas (ofrecerles una bebida, algo para leer).
14- Evitar la telefonitis. Es chocante llegar a una empresa y encontrar a la secretaria en una
larga conversación telefónica, y peor aún si el tema es personal.
15- Atender con rapidez y espontaneidad a los medios de comunicación. Aunque cada vez
son más las empresas que tienen sus propios departamentos de relaciones públicas, aún hay
algunas que delegan estas funciones en su presidente o en su director general. En este caso,
será usted quien desempeñe las mayor a de esas funciones.
16- Diplomacia. A la empresa llega todo tipo de gente (clientes, directivos, proveedores,
familiares, etc): debe saber tratar con cada uno.
17- Discreción y tacto. Si el jefe no quiere pasar al teléfono o recibir una visita, la secretaria
debe buscar una disculpa diplomática.
18- Tono de voz cálido y perfecta dicción. Ambas cualidades facilitan la comunicación.
19- Redacción correcta, precisa y sin faltas. Su obligación es releer el texto antes de
pasárselo al jefe, para que éste no encuentre ningún error.
20- Conocimiento de idiomas. Bien sea por la internacionalización de las relaciones
empresariales, o por la falta de conocimiento de idiomas de los jefes (especialmente los más
"maduros"), lo cierto es que, en su profesión, cada vez es más necesarios dominar otras
lenguas.
21- Ordenar correctamente el archivo. Tres trucos le facilitarán esta tarea: no dejar que se
amontonen los papeles, seleccionar lo que llega y archivar bien.
22- Organización del trabajo. Además de construir su agenda por orden de prioridades,
siempre deberá prever un espacio diario para los frecuentes imprevistos.
23- Atender las llamadas. Aunque parezca una tarea sencilla, el correcto manejo del teléfono
se ha convertido en toda una doctrina llena de tácticas: si llama por la mañana es más fácil
encontrar a la gente; quien debe colgar primero es el que llama, y confirmar los datos llegados
por teléfono, etc.
24- Organizar los viajes y la agenda del jefe. Para ello es imprescindible conocer sus gustos
y prioridades.
25- Conformarse con ser la eterna segundona. Ellos serán los artífices de todos los éxitos y
se cargarán de honores y medallas; pero, sin usted, quizás no hubiera sido posible.

SECRETARIA EJECUTIVA EN
UNA EMPRESA
 La secretaria ejecutiva presta apoyo administrativo de alto nivel a los ejecutivos ocupándose
de las peticiones de información y llevando a cabo funciones de oficina como preparar la
correspondencia, recibir a los visitantes, organizar las reuniones y gestionar los programas.

DESCRIPCION. - Las Secretarias Ejecutivas son la mano derecha de políticos y ejecutivos

de cualquier tipo de empresa, ya que les proporcionan apoyo directo, gestionan sus agendas y
se encargan de sus citas. Además, planifican, organizan, coordinan y controlan todas las
actividades, procedimientos y documentos tanto administrativos como operativos.
A diferencia de un Asistente Administrativo, las secretarias ejecutivas ofrecen asesoramiento
y orientación profesional, además de llevar a cabo sus tareas administrativas. También pueden
actuar como representantes del ejecutivo para el cual trabajan al actuar en su nombre frente a
terceros u otras organizaciones y coordinando las actividades de relaciones públicas cuando
sea necesario.
Debemos recalcar que el término “secretaria” ha sido lentamente reemplazado por “Asistente”
a través de los años, ya que el primero es considerado, actualmente, como un término
inadecuado y anticuado, a pesar de que sigue siendo utilizado para ciertas posiciones.

Funciones principales

A continuación, las funciones más comunes de una Secretaria Ejecutiva:

 Ser el primer punto de contacto y el enlace entre el ejecutivo y sus clientes, terceros,
proveedores y otros empleados, interactuando con ellos de manera profesional y eficaz:
o Responder requerimientos, preparar los documentos necesarios y realizar el
seguimiento correspondiente.
 o Reunirse con terceros, grupos de interés, entre otros, en representación de los
ejecutivos para discutir cualquier problema y ofrecer recomendaciones o soluciones.
 Gestionar todas las llamadas, correos electrónicos, correspondencia y faxes, tanto
entrantes como salientes:
o Monitorear memos, entregas y reportes entrantes y salientes.
o Coordinar los servicios de mensajería y Courier.
o Monitorear, responder y reenviar correos entrantes de manera constante.
o Actualizar y mantener las listas de contacto existentes.
 Redactar y revisar comunicaciones escritas, reportes, presentaciones y hojas de
cálculos:
o Recopilar información de diferentes herramientas con el objetivo de estudiar los datos
y generar los reportes correspondientes.
o Entregar reseñas y reportes a ejecutivos, comités y juntas directivas.
 Gestionar el calendario profesional y personal del ejecutivo, así como los
requerimientos para reuniones, coordinando sus citas para asegurar un manejo efectivo de
los eventos:
o Asegurar que todos los proyectos y tareas sean llevados a cabo a tiempo.
o Reservar salones de conferencia u otros locales y coordinar la comida, además de
encargarse de la logística del evento.
o Gestionar las agendas de reuniones asegurando la mayor eficiencia posible.
o Tomar notas durante las reuniones de trabajo, generar un resumen y distribuirlo entre
las personas correspondientes.
o Encargarse de los preparativos de viaje de los ejecutivos.
 Archivar y organizar documentos tanto físicos como digitales, tales como correos
electrónicos, reportes y otros documentos administrativos:
o Escanear documentos físicos para respaldarlos de forma digital.
o Brindar asistencia registrando información y realizando el mantenimiento de la base
de datos.
 Solicitar nuevos suministros y hacerse cargo del inventario, reemplazando materiales y
equipos cuando sea necesario.
 Internalizar y estar al tanto de la estructura organizativa de la empresa u organización,
sus políticas y objetivos.
 Gestionar y realizar reportes de gastos:
o Llevar a cabo tareas contables cuando sea requerido, tales como llevar la contabilidad
y la facturación.
 Labores diarias
 Gestionar todas las llamadas, correos electrónicos, correspondencia y faxes tanto
entrantes como salientes.
 Gestionar la agenda del ejecutivo, pautando citas tanto personales como profesionales.
 Ser el primer punto de contacto y el enlace entre el ejecutivo y clientes u
organizaciones.
 Archivar, organizar, guardar y revisar todo tipo de documentos.
 Procesar y registrar información mediante la actualización de bases de datos o
archivos informáticos.

FUNCIONES DE UNA SECRETARIA EN GERENCIA

 Revisar la correspondencia de la gerencia de una empresa y comunicarse de manera

efectiva con otros empleados y proveedores y/o clientes.
 Asegurarse que la compañía cumple con ciertas obligaciones legales comprobando la
adecuación de una gran variedad de documentos.
 Llevar un registro efectivo revisando que las reuniones de su jefe están bien
programadas y no interfieren con otras obligaciones.
 Enviar agendas e informes.
 Comprobar que las acciones acordadas se llevan a cabo.
 Tener una agenda actualizada incluyendo a los trabajadores de la empresa, clientes y
proveedores.
 Recibir, clasificar, tramitar y controlar la correspondencia y documentación diversa
recibida, tanto interna como externa.
 Atención telefónica de acuerdo a las normas de cortesía establecidas y dar el debido
curso
 Recoger y canalizar los mensajes dirigidos al personal de la dependencia o enviados
por este.
 Enviar comunicaciones internas y documentos relacionados a los diferentes
departamentos administrativos.
 Solicitar y mantener suministros de cafetería.
 Tramitar con la agencia de viajes la compra de boletos.
 Realizar envíos de encomiendas al exterior.
 Efectuar cancelación y registro de las pólizas de la empresa
 Preparar, tramitar, y controlar la documentación generada en la gerencia general.
 Confección de cartas, escritos, informes, contratos, acuerdos, actas, informes, facturas,
y documentos en general.
 Convocar a sesiones o reuniones.
 Llevar el control de la agenda del gerente de área.
 Velar por el ornato de las oficinas de los directivos y gerencia general.
 RELACIONES PÚBLICAS Y PROTOCOLOS EN UNA EMPRESA

Definimos las relaciones públicas como una

serie de acciones que una empresa desarrolla
para tratar de crear un clima de simpatía y de
buenas relaciones con sus públicos objetivos.
Esta disciplina de la publicidad, ayuda a
evaluar las actitudes del público respecto a
una empresa o institución para después llevar
a cabo una acción favorable que trate de crear una confianza y agrado en su target.
Las empresas intentan conseguir, a través de las relaciones públicas, la aceptación y el
reconocimiento de la sociedad. La difusión del mensaje tiene que hacerse de forma acertada,
ya que si el mensaje es captado de forma errónea por el público, la labor de las relaciones
públicas se verá truncada.
Los profesionales de relaciones públicas tienen el poder de influencia en la opinión pública.
Ésta puede decantarse positiva o negativamente en torno a decisiones y apoyos que la
empresa pueda estar acordando en ese momento. En 2002, cuando sucedió en Galicia la
catástrofe del Prestige, las petroleras fueron consideradas como un elemento excesivamente
contaminante, y rechazado por la sociedad. Sin petróleo, a día de hoy, no podríamos
permitirnos muchos de los lujos con los que contamos, por lo que los profesionales de RRPP
de las petroleras, tuvieron que dar la cara ante una catástrofe de gran índole, y hacer ver a la
sociedad que no fue más que un accidente, y que el petróleo sigue siendo un elemento
necesario, y que no genere rechazo en la población.
Al igual que otras ramas de la publicidad, esta disciplina trata de contribuir a la búsqueda del
beneficio empresarial. La función principal de las relaciones públicas es promover equilibrio
y comprensión entre la empresa y sus clientes. Para conseguir la armonía entre ambos puntos,
el protocolo juega un papel muy importante.
Se entiende como protocolo el conjunto de reglas y normas establecidas por organizaciones o
instituciones. No es necesario seguir a rajatabla un conjunto de normas para que las relaciones
públicas sean correctas, simplemente hay que tener en cuenta respetar unas normas a la hora
de poner en marcha nuestras acciones como empresa.
Un ejemplo en el que las relaciones públicas y el protocolo se encuentren sería en la
organización de un evento como acción. Para llevar a cabo la organización y comunicación de
un evento, la empresa tiene que disponer a su personal a trabajar en la estrategia y al mismo
tiempo respetar un protocolo establecido de comunicar a tiempo la fecha, el horario, entrega
de invitaciones o entradas, elección del aforo y lugar en función de la magnitud de la acción
etc.
Si el protocolo no estuviera presente, podríamos encontrar acciones de relaciones públicas
desmesuradas o acciones que siguieran el protocolo norma a norma, pero que no causaran
ningún interés en el público.

LA SECRETARIA COMO RELACIONES PÚBLICAS DE LA EMPRESA

Las relaciones públicas son un elemento
básico para que la empresa se asegure un
buen lugar entre la competencia, ya que
determinan la posición de la compañía en la
vida pública y fijan las prestaciones que
ofrece la empresa a la sociedad.
Estas prestaciones pueden ser, por ejemplo:
patrocinio de acontecimientos deportivos,
compromiso social, organización de actos culturales, patrocinios, etc. Sin embargo,
normalmente se pasa por alto que la imagen exterior de una empresa también se define por
actuaciones del día a día: una carta bien redactada, una conversación telefónica cordial, una
negociación amistosa.

TÚ TAMBIÉN ERES UNAS RELACIONES PÚBLICAS DE TU EMPRESA

Las relaciones públicas y con la prensa están vinculadas también a la imagen de la compañía.
Las empresas grandes tienen un departamento para estas funciones. En las medianas y
pequeñas empresas normalmente es la secretaria de dirección quien colabora en estas tareas.
La secretaria, de acuerdo con sus aptitudes comunicativas y con su obligación principal,
representa a la empresa y es la persona apropiada para desempeñar las tareas de relaciones
públicas.
¿Qué puedes hacer?
En muchas ocasiones tendrás que convencer a tus superiores de la conveniencia y utilidad de
las relaciones públicas. Es interesante, que asesores a tus superiores, que les propongas ideas,
en el marco de vuestras posibilidades, para trabajar conjuntamente en ello. Entre ellas pueden
estar:
 Modernización de la imagen de presentación de la empresa

 Preparación de un “día de puertas abiertas”

 Participación en actos de beneficencia, sociales, etc.

 Creación de una revista interna o newsletter

 Oferta de plazas en prácticas para estudiantes

 Permisos a trabajadores especializados para cursos o tribunales examinadores

 Mejora de las prestaciones sociales para los trabajadores

Salir en la prensa

También es interesante que la empresa y sus acciones se den a conocer a la sociedad a través
de los medios de comunicación, no sólo en los de ámbito nacional, sino especialmente en los
locales.

Suelen ser de interés para la prensa, sobre todo de ámbito local, informaciones como:

 Publicación del resultado anual

 Entrada de un pedido inusualmente grande

 Ampliación de las instalaciones de producción

 Incorporación de una nueva línea de productos

 Abertura de una sucursal

 Acuerdos de colaboración con otras empresas

 Concesión de premios, jubilaciones, etc.

El trabajo de colaboración con los periodistas competentes será por tanto productivo si es
continuado y no sólo se recurre a ellos en determinadas ocasiones. Para ello es muy
importante tu función como relaciones públicas: haz una lista de los periodistas con el
nombre, departamento, teléfono, fax y correo electrónico, y procura mantenerla siempre
actualizada.

Aconseja a tus superiores invitar de vez en cuando a los periodistas más importantes para tu
empresa a los actos que realicéis o reuniones de los cargos directivos, con la finalidad de
fortalecer el contacto personal.

Aprender a hacer notas de prensa

Los acontecimientos importantes de tu empresa debes comunicarlos a la prensa por medio de

comunicados de prensa o noticias de prensa. El contenido y el formato deben tener unas
características especiales si quieres conseguir que sean publicados. Por tanto, sigue estos
consejos:

 Redacta la nota de prensa de forma clara y concisa.

 La información debe contener respuesta a estas preguntas: quién, cuándo, dónde, qué,
por qué, qué consecuencias.

 Los datos han de ser reales y fácilmente verificables.

 Redacta la noticia teniendo en cuenta qué interesa al receptor.

 Evita que el texto sea publicitario.

Respecto a la imagen, el aspecto de la nota de prensa, ten en cuenta que:

 Debe tener siempre el mismo diseño y estar titulada como comunicado de prensa.

 El nombre y el teléfono de la persona de contacto de la empresa siempre deben de

estar en el mismo sitio.

 El comunicado de prensa debe dirigirse a la redacción competente en el tema,

eventualmente a más de una, y si es posible a nombre del periodista.

 El título debe despertar de inmediato el interés del periodista.

 El texto debe escribirse con un interlineado de 1,5 líneas y dejando un amplio margen
a los lados.

 Es conveniente incluir material gráfico y fotografías.