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Propietario de la Empresa
“Estructura Diamante”
Fecha: ____/____/____
Nombre del entrevistado:
Empresa o comunidad: “Panadería Pan Caliente”
Objetivo:
Conocer los requerimientos de información para el desarrollo de un sistema que satisfaga
las necesidades de la empresa
1) ¿Qué tiempo de funcionamiento tiene la empresa?
Dos años
2) ¿Con cuántos empleados inicio la empresa?
Dos empleados y un administrador.
3) ¿Actualmente cuantos empleados tiene?
Tres empleados y dos administradores
4) ¿Cuál es el cargo que desempeña y cuáles son sus funciones?
Soy el Dueño de la Panadería, mi función principal es la de administrar los recursos
económicos y humanos para el buen funcionamiento de la empresa.
5) ¿Qué objetivos se ha propuesto a futuro para mejorar la empresa?
Modernizarla y ampliar la cobertura a través de los diferentes medios alternativos
para dar a conocer la empresa en la región.
6) ¿Cuál es la Misión de la Empresa?
Somos una panadería que nos enfocamos en ofrecer bebidas y productos horneados
elaborados con la mejor calidad y un exquisito sabor, fabricamos nuestros productos
cumpliendo con todos los estándares de calidad y salubridad, con el fin de ofrecer a
nuestros clientes un producto final que satisfaga sus expectativas y con un excelente
servicio al cliente y amabilidad.
7) ¿Cuál es la Visión de la Empresa?
Para el año 2022 la panadería PAN CALIENTE espera ser una de las panaderías
más reconocidas por sus clientes, tanto por su servicio al cliente como por la calidad
y delicioso sabor de los productos, para así poderse expandir hacia otros lugares.
8) ¿Cuáles son los objetivos de la Empresa?
Fecha: ____/____/____
Nombre del entrevistado: Jan Diego Gutiérrez Ariza
Empresa o comunidad: “Panadería Pan Caliente”
Objetivo:
Conocer los requerimientos de información para el desarrollo de un sistema que satisfaga
las necesidades de la empresa
1) ¿Qué tiempo lleva laborando en la empresa?
Dos años
2) ¿Con cuántos empleados tiene a su cargo?
Dos empleados.
3) ¿Cuál es el cargo que desempeña y cuáles son sus funciones?
Soy uno de los Administradores de la Panadería, mi función principal es la de
administrar la caja registradora y supervisar a el personal para el buen
funcionamiento de la empresa y garantizar un excelente servicio al cliente.
4) ¿Cómo realiza el seguimiento de los movimientos de la caja registradora?
La caja registradora tiene un consecutivo de las transacciones que realiza, ese
consecutivo lo usamos para control interno, entonces al final del día se realiza el
cierre de caja sumando todos los recibos de caja emitidos durante el día, a eso le
resto los pagos que se realizaron del dinero de la caja, como proveedores o compras
de caja menor para hacer reparaciones en la panadería y se registra todo esa
información en un cuaderno para llevar el control de lo que se realiza diariamente.
Adicionalmente el efectivo se lo entrego a el dueño de la Panadería y solo dejo en la
caja registradora una base de $100.000 pesos en billetes de baja denominación.
5) ¿Quién tiene acceso a la caja registradora?
Por lo general la manejo yo, pero cuando hay mucho trabajo y estoy atendiendo a
algún cliente la mesera también puede hacer la recepción del dinero, pero cuando se
realizan pagos a proveedores trato de ser yo el que realice esos pagos.
6) ¿Qué tan seguido tiene que realizar pagos a proveedores desde la caja
registradora?
Casi todos los días, los proveedores no dejan la mercancía si no se les cancela de
una vez y como la llegada de estos es tan irregular no se sabe cuando van a venir
para tener el dinero aparte listo, entonces se debe realizar el pago desde la caja y
esto a veces nos confunde un poco al momento de realizar los cierres de caja.
7) ¿Cómo cree usted que se puede manejar esto de una mejor manera?
Considero que es necesario para el continuo funcionamiento de la Panadería contar
con la posibilidad de realizar pagos de forma rápida, pero sería bueno si estas
salidas de efectivo no se mezclaran con los ingresos de caja, la verdad es un dilema
complicado porque es algo que se requiere pero no se esta realizando de la forma
correcta.
8) ¿Diariamente cuanto es el volumen de efectivo que manejan en la caja
registradora?
Eso varia mucho, depende de la temporada del año, incluso depende del día de la
semana, hay días en los que en la caja llegamos a tener hasta un millón de pesos y
otros en los que solo $500.000, pero siempre por encima de los $400.000, cuando la
caja llega a los $600.000 retiro $500.000 y los entrego al dueño y solo dejo la base,
esto lo hago por seguridad. A veces esto también nos confunde un poco al momento
de hacer los cierres, pero nunca hemos tenido problemas, cuando llegamos donde el
jefe con el cierre descuadrado el nos recuerda que nosotros entregamos dinero
durante el día.
9) ¿Cómo manejan los despachos a los clientes corporativos, como tiendas,
restaurantes de comida rápida y supermercados de barrio?
Actualmente los clientes llaman a hacer un pedido, yo tomo el recado, apunto el
pedido en una comanda y la paso a el panadero, el se encarga de realizar todo el
producto. Nos avisa si tiene disponible para despacho inmediato, si se demora un
poco o si es para entregar al día siguiente, con base en lo que nos informe el
panadero yo contacto a los clientes y les informo, hay veces que cancelan la orden
porque lo necesitan para el mismo día, pero en la mayoría de los casos nos esperan
si es de un día para otro.
10) ¿Sabe usted cuanto es el pedido semanal de los clientes corporativos?
Eso varia mucho, hay semanas en las que piden mucho los restaurantes de comida
rápida y en otras ocasiones son los supermercados y tiendas de barrio, eso varia
mucho. Por eso no tenemos forma de tener en almacén listo para despachar el
producto, porque varía mucho la demanda.
11) ¿Pero han tratado de llevar una estadística para poder ver el comportamiento
de la demanda durante la semana, mes o año?
No, actualmente como todo es manual no llevamos ninguna estadística.
12) ¿Cree usted que seria importante para el negocio predecir la demanda y estar
listos para los pedidos de los clientes corporativos?
Si, seria interesante para nuestros clientes no tener que esperar por producto, incluso
nos puede abrir nuevos clientes si contamos con producto disponible para despacho
inmediato.
13) ¿Han dejado de ganar clientes por no contar con disponibilidad de producto?
Si se han presentado oportunidades, pero no es tan seguido.
14) En cuanto a la atención en la Panadería, ¿Cómo es el proceso?
Bueno, primero llega el cliente y se sienta en la mesa, la mesera se acerca y les
pregunta que desean ordenar, ella pasa la comanda, yo le despacho y llevo la cuenta
de lo que van pidiendo por las comandas, si piden algo mas voy agrupando todas las
comandas y al final sumo todo lo ordenado y se les cobra en la mesa, la mesera me
trae el dinero, yo se le entrego los vueltos y ella los lleva a la mesa.
Cuando hay mucho movimiento yo aparte de estar en la caja también atiendo mesas,
pero es muy esporádico, eso pasa sobre todo en días feriados importantes, como
navidad o fin de año. Esos son días con mucho movimiento, hasta el jefe viene a
atender mesas.
15) ¿En algún momento se han ido sin pagar algún cliente?
Si, en algunas ocasiones, mas por olvido que por mala intención, pero no han sido
valores muy altos, en promedio un pedido a la mesa esta por el orden de los $20.000
16) ¿Ustedes llevan algún control del inventario, los panes que llegan del horno
versus los que venden?
No, solo se lleva un control del valor de los pedidos, no se especifica que producto
se despachó a la mesa.
17) ¿Cómo liquidan el valor de un pedido?
Tenemos una lista de precios y con base en lo que pidieron cuando me pasan la
comando yo sumo y al final sumo todas las comandas que me han pasado de una
mesa y la totalizo.
18) ¿Cómo hace un cierre de caja?
El cierre de caja lo realizo sumando todas las comandas que me han pasado durante
el día, menos los recibos de caja de los pagos realizados y el total debe ser igual a el
dinero en efectivo en caja más la base.
19) ¿Qué tan preciso es este método?
Es bastante preciso, solo en contadas ocasiones tenemos problemas para cuadrar la
caja, pero como le comenté es cuando paso dinero a el jefe o cuando se realizan
pagos y no se realizo el recibo de caja, eso no se debe hacer pero hay días en que
toca así por el voleo.
20) ¿Tiene alguna política para los descuadres en la caja?
No, porque los descuadres no son seguidos y si hay algún descuadre lo negociamos
con el jefe.
21) Como cree usted que se podría mejorar la operación mediante la utilización de
un sistema de información?
Creo que nos puede ayudar a automatizar las cuentas, llevar un registro ordenado de
las ventas, con esto la posibilidad de ver el comportamiento a lo largo del año y
proyectar mejor la producción para no quedarnos colgados en producto.
Mesera - cajera
“Estructura Diamante”
Fecha: ____/____/____
Nombre del entrevistado: María Camila Cañas Afanador
Empresa o comunidad: “Panadería Pan Caliente”
Objetivo:
Conocer los requerimientos de información para el desarrollo de un sistema que satisfaga
las necesidades de la empresa