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Einleitung

This script is given as is without any guarantee of functioning, we don't assume any
responsibility of data lost due to it's utilize.
This script is given under the GPL license (or VPL where indicated).
This HowTo is given under the license Creative Commons
(http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/2.5/)

We advise to make a backup of data before proceed and to have the right idea about how
the user roles and profilation will be after in vTiger.

Index

1. Installation des Projekt Moduls


2. Das Projektmodul
2.1. Ein Projekt erstellen
2.2. Projekt kopieren
2.3. Mitarbeiter einem Projekt hinzufügen
2.4. Die Projektzeiten erfassen
2.5. Projektübersicht
2.6. Listenansicht der Projekte
2.7. Suchfunktion in der Listenansicht
2.8. Auflistung der Projekte im Modul Organisationen
2.9. Ein Ticket zum Projekt Tool hinzufügen
2.10. Projekt zu einem Ticket hinzufügen
3. Berechtigungsstufen
3.1. Mitarbeiter
3.2. Projektleiter
3.3. Projektadministrator
3.4. Administrator
3.5. Nicht fakturierbare Stunden erstellen
4. Auslastungsbericht erstellen

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1. Installation des Projekt Moduls

Um die Erweiterung installieren zu können benötigen sie ein


Entpackungsprogramm. Am besten Winrar das sie kostenlos aus dem
Internet laden können. Nach der Installation von Winrar können sie das
Archiv mit einem Rechtsklick und der entsprechenden Anweisung im
erscheinenden Pulldown-Menü entpacken.
In dem Ordner „php5.2“ finden sie nun die Erweiterungsdateien die sie
alle mit Hilfe eines FTP-Clients (z.B. FlashFXP, eine 30 Tage Testversion
können sie kostenlos aus dem Internet laden) auf ihren Server in das
Vtiger Roo-Verzeichnis laden müssen. Wichtig, dabei überschreiben sie
bitte alle bereits vorhandenen Dateien und vergessen nicht diesen neuen
Dateien auch wieder die notwendigen Rechte zu geben! (siehe Vtiger
standard Installation)
Als nächstes müssen sie die Vtiger Datenbank updaten.
Wenn sie noch kein Projekt Tool installiert hatten nutzen sie dafür die
„install.sql“ und wenn sie bereits das Projekt Tool v1 installiert haben
benutzen sie bitte „update.sql“.
Am einfachsten funktioniert das mit phpmyadmin. Wählen sie die Vtiger-
Datenbank aus und wechseln auf den Reiter „SQL“. Dort fügen sie den
Inhalt der sql Datei ein (per copy and paste) nun nur noch auf OK
drücken und die Installation ist fertig (Bild 1.1).

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2. Das Projektmodul

2.1 Ein Projekt erstellen

Bei Vertrieb > Projekte können Sie mit einem Klick auf das „ “
Zeichen ein neues Projekt erstellen. Die mit einem roten Stern
markierten Felder sind Pflichtfelder. Die Angaben die Sie eingeben sind
selbsterklärend (Bild 2.1). Der Projektleiter Kunde kann natürlich auch
nur eine Person sein, die auch in der Organisation die sie als Kunde
angegeben haben, Mitglied ist. Alle weiteren werden ausgeblendet. Nun
nur noch auf Speichern klicken.

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2.2 Projekt kopieren

Mit dem Button „Kopieren“ können sie eine bereits vorhandenes Projekt
mit den diesen Daten öffnen und dann verändert wieder speichern. Das
erleichtert das erstellen mehrer ähnlicher Projekte in denen zum Beispiel
nur die Interne Projektnummer geändert werden soll.

2.3 Mitarbeiter zu einem Projekt hinzufügen

Einem erstellten Projekt sollten sie nun natürlich auch Mitarbeiter


zuweisen. Dies können sie in der Detailansicht des Projekts mit dem
Button „Benutzer hinzufügen“. Im Block zugewiesene Mitarbeiter

erscheint dann auch ein kleines „ “ Zeichen mit dem sie ein Feld für
einen Mitarbeiter erzeugen. Mit einem Klick auf den gelben Ordner
können sie aus einer Liste den gewünschten Mitarbeiter auswählen und
neben an gleichzeitig auch die Anzahl der
Stunden die dieser Mitarbeiter an dem Projekt arbeiten soll eintragen
(Bild 2.3). Sie können natürlich nur so viele Stunden auf die Mitarbeiter
verteilen wie sie bei Gesamtvolumen für das Projekt angegeben haben.
Die Berechnung der Felder wird automatisch übernommen (In unserem
Beispiel wurden 12 von den 1000 Stunden bereits vergeben, diese
werden bei noch nicht vergebenen Stunden automatisch abgezogen).

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2.4 Die Projektzeiten erfassen

In der Detailansicht der Projekte sehen sie nun zwei neue Reiter.
„Projektzeiten für alle Projekte erfassen“ und „Projektzeiten für dieses
Projekt erfassen“. Wenn sie dort auf den Button „Bearbeiten“ klicken
können die Stunden eingetragen und oder verändert werden.
Sind die Stunden nach den Wünschen des Mitarbeiters erfasst kann er
diese „Freigeben“. (Bild 2.4).Dieser Status sagt aus, dass die Stunden
fakturiert werden können. Stunden die freigegeben sind dürfen noch
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verändert werden. Erst wenn fakturiert wurde sind die Eingaben nicht
mehr veränderbar. Diese Fakturierung muss allerdings noch manuell
gemacht werden. Vtiger erstellt noch nicht automatisch eine Rechnung.
Natürlich kann ein Mitarbeiter oder Projektleiter auch nur diejenigen
Projekte sehen an denen sie beteiligt sind. Lediglich der Administrator
und der Projektadministrator haben Zugriff zu allen Projekten.
Näheres zu den genauen Rechten finden sie im Abschnitt
„Berechtigungsstufen“.
Die Berechnung der kompletten Stundenangaben also wie zum Beispiel
die noch nicht abgeleisteten Stunden, die Zwischensumme und die
Gesamtsumme werden anhand ihrer Angaben vollautomatisch für Sie
berechnet.
Für einen Tag können maximal 24 Stunden eingetragen werden.

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2.5 Projektübersicht

Um eine übersicht über ihr Projekt zu bekommen können sie mit dem
Button „Projekt Übersicht“ alle wichtigen Informationen dazu ausdrucken
lassen. z.B welche und wieviele Mitarbeiter an dem Projekt arbeiten.(Bild
2.5)

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2.6 Listenansicht der Projekte

In der Listenansicht sieht jeder einfache Mitarbeiter nur die Projekte bei
denen er hinzugefügt wurde.
Ebenso sieht der Projektleiter nur die Projekte die er selbst leitet,
während der Administrator und der Projektadministrator natürlich
Zugang zu allen Projekten hat.

2.7 Suchfunktion in der Listenansicht

Sie können sich jetzt in der Listenansicht der Projekte nur die Projekte
von einem bestimmten Mitarbeiter anzeigen lassen.
Dazu öffnen sie die Suchfunktion in der Listenansicht der Projekte in
dem sie auf den Button Suche (die große Lupe (Bild 2.7 rot)) klicken
und dann in dem entsprechenden Feld (Bild 2.7 rot) den gewünschten
Mitarbeiter eingeben. Nun noch auf „Suche Starten“ klicken um die
Projekte anzeigen zu lassen. Diese Funktion hat natürlich nur der
Administrator und Projektadministrator.

2.8 Auflistung der Projekte im Modul Organisationen

Im Modul Organisation in der Detailansicht unter dem Reiter „mehr


Informationen“ werden nun alle Projekte angezeigt die mit dieser
Organisation verknüpft sind (Bild 2.8). Diese können hier nicht geändert
oder gelöscht werden. Über einen Link kann sofort zu diesem Projekt
gesprungen werden. Wird das Projekt gelöscht wird es auch hier
automatisch entfernt.

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2.9 Ein Ticket zum Projekt Tool hinzufügen

In der Detailansicht eines Projekts ist ein Button um Tickets zu diesem


Projekt hinzuzufügen (Bild 2.9.1).

2.10. Projekt zu einem Ticket hinzufügen

Beim erstellen eines Tickets ist es möglich über einen Multiselect


beliebig viele Projekte zu Tickets hinzuzufügen (Bild 2.11.1).

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3. Berechtigungsstufen

Es ist möglich als Administrator einem Profil gesonderte Privilegien zu


dem Modul Projekte zuzuweisen (Bild 3).
Projektadministrator und Projektleiter die unten näher erklärt werden.

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3.1 Mitarbeiter

Der Mitarbeiter sieht nur die Projekte bei denen er ein


Stundenkontingent hat.
Der Mitarbeiter darf Stunden buchen und diese freigeben.

3.2 Projektleiter

Der Projektleiter hat das Recht neue Projekte anzulegen und Mitarbeiter
zu einem Projekt zu buchen.
Der Projektleiter sieht nur die Projekte, bei denen er die Projektleitung
hat.

3.3 Projektadministrator

Der Projektadministrator hat das Recht Projekte zu ändern und Stunden


zu Fakturieren. Hierzu hat er das Recht bei den durch einen Mitarbeiter

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eingetragenen Stunden den Status „Fakturiert“ setzen.
Der Projektadministrator sieht alle Projekte.

3.4. Administrator

Der Administrator hat alle gängigen vtiger Rechte und das Recht den
Mitarbeitern neue Optionen für die Auswahl der nicht fakturierbare
Stunden zu geben.
Der Administrator hat das Recht neue Projektleiter und
Projektadministratoren zu ernennen. Hier wird bei den Profiloptionen für
Modulberechtigungen eine Neue Spalte für das Projektmodul
eingeblendet werden. Durch aktivieren einer Checkbox kann hier jeder
Mitarbeiter zu einem Projektleiter oder zu einem Projektadministrator
ernannt werden.

3.5 Nicht fakturierbare Stunden einstellen

Der Administrator kann in den Benutzereinstellungen für jeden Benutzer


getrennt einstellen wer welche nicht fakturierbaren Stunden sehen und
benutzen darf (Bild 3.5.1).

Der Administrator kann auch nach Wunsch weitere


Auswahlmöglichkeiten für nicht fakturierbare Stunden hinzufügen.
Dazu müssen sie in Einstellungen > Auswahllisten Editor das Modul
Projekte auswählen und dann rechts bei nicht fakturierbare Stunden auf
„Bearbeiten“ um eine Neue Auswahl hinzuzufügen (Bild 3.5.2).
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4. Auslastungsbericht erstellen

Sie können sich von Vtiger einen Bericht erstellen lassen welcher die
kompletten Aktivitäten eines Mitarbeiters zu einer bestimmten Zeit
anzeigt.
Dazu gehen Sie zu Auswertung > Berichte klicken dort auf den Button
„Auslastungsbericht“.
Anschließend erscheint ein Fenster (Bild 4.1) in dem Sie Mitarbeiter und
Zeitraum mithilfe einer Suchfunktion und eines Kalenders wählen
können und mit einem klick auf „Erstelle“ erscheinen sofort die von
Ihnen gewünschten Daten in einem ausführlichen Bericht.

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Diesen können Sie dann auch gleich ausdrucken oder nach Excel
exportieren (Bild 4.2).

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Wir wünschen Ihnen viel spaß mit dem Projekt Modul. Bei fragen wenden sie sich bitte an
support@vtiger.de

Links:
http://forum.vtiger.de
http://demo.vtiger.de
http://support.different-solutions.de

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