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Sage 50

SEPA – Einrichtung des Onlinebankings


und Verarbeitung von Zahlungsaufträgen

Impressum

Sage GmbH
Emil-von-Behring-Str. 8-14
60439 Frankfurt am Main

© Copyright 2016 Sage GmbH


Die Inhalte und Themen in dieser Unterlage wurden mit sehr großer Sorgfalt ausgewählt,
erstellt und getestet. Fehlerfreiheit können wir jedoch nicht garantieren. Sage haftet nicht
für Fehler in dieser Dokumentation. Die Beschreibungen stellen ausdrücklich keine
zugesicherten Eigenschaften im Rechtssinne dar.

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Inhaltsverzeichnis

1.0 Einführung 3

2.0 Allgemeine Einstellungen 4


2.1 Eigenes Online Banking Konto definieren 4
2.1.1 Einstellen der Bankverbindung 7
2.2 Bankverbindung des Kunden/Lieferanten korrekt
einstellen 11
2.3 Mandat für das SEPA-Lastschriftverfahren
anlegen und verwalten 14

3.0 Zahlungsaufträge anlegen und verarbeiten 17


3.1 Verwendung des Lastschriftverfahrens in einer
Rechnung 17
3.2 Zahlungsaufträge verarbeiten 20
3.3 Benachrichtigung 22
3.4 Abholen von Umsätzen / Zuordnen 24
3.4.1 Automatische Zuordnung 25
3.4.2 Zahlungsaufträge zuordnen 25
3.4.3 OP ausgleichen 25
3.4.4 Buchung erstellen 25
3.4.5 Keine Zuordnung 26

4.0 Fertig! 27

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1.0 Einführung

In diesem Dokument wird beschrieben, wie Sie Ihr persönliches Bankkonto per HBCI an
Ihr Programm anbinden können und wie Sie aus Sage 50 SEPA-Aufträge an Ihre Bank
übertragen können.

Dieses Dokument ist gültig für folgende Programme:


Sage 50 (Standard, Comfort, Professional und Quantum)
Sage 50 Auftrag (Standard und Comfort)
Sage 50 Buchhalter (Standard und Comfort)

Die nachfolgende Anleitung stellt die Vorgehensweise anhand des Beispiels von Sage 50
vor. Die Programme Sage 50 Auftrag und Sage 50 Buchhalter unterscheiden sich nicht
von dieser Vorgehensweise.

Hinweis: Der Abruf von Umsätzen ist nur in Sage 50 und Sage 50 Buchhalter möglich.
Mit Sage 50 Auftrag können die Zahlungsaufträge zwar an die Bank gesendet, nicht
aber abgerufen werden.

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2.0 Allgemeine Einstellungen

2.1 Eigenes Online Banking Konto definieren


Um das SEPA Lastschriftverfahren verwenden zu können, sind einige Vorbereitungen in
Ihrem Mandanten vorzunehmen.

 Klicken Sie dazu im Menü auf EXTRAS > „Mandanteneinstellungen…“

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 Wechseln Sie in den Bereich „Bankverbindungen“
 Tragen Sie hier Ihre Gläubiger-Identifikationsnummer ein, falls Sie mit Sage 50 auch
Lastschriften ausführen wollen
 Wählen Sie dann eine Bankverbindung und klicken Sie auf „Ändern“.

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 In der darauf folgenden Maske klicken Sie die relevante Bankverbindung an und
öffnen diese über die Schaltfläche < Bearbeiten >.

 Alternativ können Sie über das Menü BEARBEITEN > „Bankverbindung bearbeiten“
die Konteneinstellungen öffnen.

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2.1.1 Einstellen der Bankverbindung
In der Bankverbindung sind einige Punkte einzustellen um das Onlinebanking aus Sage
50 zu ermöglichen.

 Tragen Sie im Reiter „Konto“ zunächst alle Kontodaten ein.

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 Im Reiter „Zahlungsverkehr“ aktivieren Sie die Option „Für Zahlungsverkehr
verwenden“.
 Soll diese Bankverbindung bei allen Zahlungsaufträgen vorgegeben werden,
aktivieren Sie auch die Option „Standardmäßig verwenden“.

Wichtig: Haben Sie nur eine Bankverbindung eingetragen, aktivieren Sie diese Option
ebenfalls.
Die Option kann jedoch nur in einer Bankverbindung aktiviert werden. Wird eine neue
Bankverbindung als Standard definiert, wird die Option in der bisherigen Standardbank-
verbindung automatisch deaktiviert.

 Geben Sie sowohl Finanz- als auch Geldtransitkonto an, die bei Buchungen von
dieser Bankverbindung verwendet werden sollen.

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 Im Reiter „Online-Banking“ muss der HBCI Kontakt ausgewählt werden.
 Dieser wird genauso eingerichtet, wie es bisher der Fall war bzw. kann in den meisten
Fällen weiter verwendet werden.

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Richten Sie in dem sich öffnenden Dialog den HBCI-Kontakt zu der Bankverbindung ein.
Die Einrichtung wird durch einen Assistenten unterstützt.

In jedem Fall wird nach der Synchronisation neben dem Kontakt ein „grüner Haken“
angezeigt:

 Schließen Sie den Dialog und ordnen Sie durch Auswahl den HBCI-Kontakt der
Mandantenbankverbindung zu:
 Ihre Mandantenbankverbindung ist jetzt „Online-Banking-fähig“.
 Bestätigen Sie alle Dialoge mit < OK > bis Sie wieder im Hauptmenü sind.

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2.2 Bankverbindung des Kunden/Lieferanten korrekt einstellen
Nachdem die Grundlagen geschaffen wurden und die Mandantenbankverbindung korrekt
hinterlegt wurde, muss die Kunden-/Lieferantenbankverbindung eingetragen werden.

Die Anlage wird hierbei an einem Kundendatensatz erklärt.

 Öffnen Sie den Kundendatensatz und wählen Sie den Reiter „Bankverbindung“.

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 Klicken Sie auf die Schaltfläche < Neuer Eintrag > um eine neue Bankverbindung zu
hinterlegen oder auf < Eintrag ändern > um eine bestehende Bankverbindung zu
bearbeiten.

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 Hier hinterlegen Sie die Bankdaten des Kunden.

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2.3 Mandat für das SEPA-Lastschriftverfahren anlegen und verwalten
Sollen Forderungen beim Kunden per Lastschrift eingezogen werden, muss das SEPA-
Mandat für den Einzug erstellt werden.

Hinweis: Da der Einzug in Sage 50 nur die Kundenseite betrifft, steht die Schaltfläche
< SEPA-Mandate > bei Lieferanten nicht zur Verfügung.

 Zur Anlage klicken Sie auf die Schaltfläche < SEPA-Mandate >.

 Nun erscheint ein neuer Dialog. In diesem können Sie Mandate anlegen oder
bestehende Mandate bearbeiten.
 Für die Neuanlage eines SEPA-Mandates klicken Sie auf „Neues SEPA-Mandat“.

 Für jedes Mandat müssen die Mandatsreferenz, die Lastschriftart, der Mandatstyp,
das Ausstellungsdatum und der derzeitige Status definiert werden.
Die Vertragsbezeichnung und Vertragsbeschreibung sind optionale Felder, mit denen Sie
z.B. kennzeichnen können, welche Geschäftsbeziehung Grundlage für dieses Mandat ist.

Hinweis: Bei Neuanlage wird Ihnen eine Mandatsreferenz vorgegeben. Diese kann auf
Wunsch geändert werden. Die Schaltfläche < Standard > stellt die Referenz nach dem
ursprünglichen Aufbau wieder her.

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Wichtig: Ein SEPA-Mandat ist erst in „Vorbereitung“. Erst wenn es Ihnen vom Kunden
unterschrieben vorliegt, kann es auf „Aktiv“ geändert werden. Solange es auf „In
Vorbereitung“, „Inaktiv“ oder „Wiederrufen“ steht, wird das Mandat nicht verwendet.

 Klicken Sie, nachdem Sie alles eingestellt habe, auf < OK >.
 Nachdem man das Mandat vorbereitend angelegt hat, muss dieses gedruckt und zur
Unterschrift an den Kunden weitergeleiten werden.
 Zurück in der Übersicht klicken Sie nun auf das gewünschte Mandat und danach auf
< Drucken > oder < Mailen >.

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 Es folgt nun ein Dialog, in dem Sie das gewünschte Formular auswählen und drucken
oder mailen können.

Hinweis: Wie bei den meisten Formularen in Sage 50 haben Sie die Möglichkeit, über
den Button „Formularverwaltung“ diese Formulare individuell anzupassen.

Sobald Sie dieses Mandat ausgedruckt haben und es von Ihrem Kunden unterschrieben
wurde, können Sie das Mandat auf „Aktiv“ umstellen. Es wird automatisch bei der
nächsten Lastschrift verwendet.

Hinweis: Sollte ein Mandat verfallen, da sich z. B. die Bankverbindung geändert hat,
wird das Mandat, soweit es möglich ist, in Sage 50 automatisch gesperrt. In einem
solchen Fall müssen Sie ein neues Mandat erzeugen und die Bestätigung vom Kunden
einfordern. Erst dann kann das neue Mandat auf „Aktiv“ gesetzt und benutzt werden.

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3.0 Zahlungsaufträge anlegen und verarbeiten

3.1 Verwendung des Lastschriftverfahrens in einer Rechnung


Innerhalb der Rechnung kann die Zahlungsart „Lastschrift“ verwendet werden. Diese
erstellt dann einen SEPA-Lastschriftauftrag.

 Dazu klicken Sie in der Rechnung auf den Punkt „Auftragsdaten bearbeiten“.

 Nun wechseln Sie auf den Reiter RECHNUNGSDATEN und wählen die
entsprechende „Zahlungsweise“ für Ihr Lastschriftverfahren.

 Das Handling der Rechnung ist weiter wie gewohnt.

Hinweis: Erst nach dem Verbuchen der Rechnung wird ein entsprechender Lastschrift-
auftrag im Zahlungsverkehrsmodul angelegt.

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 Betätigen Sie die Schaltfläche < Ja >, um den Vorgang zu verbuchen.

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Es folgt nun eine neue Maske zur Abfrage der Lastschrift. Hier können die Daten geprüft
und ggf. angepasst werden.

 Bestätigen Sie mit < OK > um den Zahlungsauftrag anzulegen.

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3.2 Zahlungsaufträge verarbeiten
 Über das Menü DIENSTE > ZAHLUNGSVERKEHR > „Zahlungsaufträge…“ öffnen Sie
das Zahlungsverkehrsmodul.

 In der Liste finden Sie alle neu angelegten Zahlungsaufträge.

 Markieren Sie mit STRG+A alle Aufträge (falls es sich nur um Lastschriften handelt)
oder markieren Sie die auszuführenden Aufträge mit der Leertaste.
 Um die Aufträge online an die Bank zu übermitteln, klicken Sie die Schaltfläche
< Verarbeiten > an.
 Über die Schaltfläche < SEPA-Export > erstellen Sie eine XML-Datei. Diese kann
mittels einer Banking Software oder dem Online Banking Ihrer Hausbank weiter
verarbeitet werden.

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 Das Programm prüft die bei SEPA-Lastschriften einzuhaltenden Vorlauffristen
automatisch und bietet Ihnen eine Korrektur an.

Hinweis: Nur Zahlungsaufträge mit identischem Typ, identischer Ausführungsart und


identischem Fälligkeitsdatum können gemeinsam in einem Sammler verarbeitet
werden.
Für jeden Sammler ist die Eingabe von PIN und TAN erforderlich. Wir möchten darauf
hinweisen, dass es sich hier um ein Programmverhalten handelt, welches notwendig ist,
um die beim HBCI-Standard geltenden Einschränkungen einhalten zu können.

In beiden Fällen der Verarbeitung (übertragen direkt an die Bank, Export per XML-Datei)
erhalten Sie eine Information, ob die Daten erfolgreich verarbeitet wurden.

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 Bestätigen Sie diese Abfrage mit < OK >.

3.3 Benachrichtigung
Nachdem die Lastschriften korrekt verarbeitet wurden, können nun die
Benachrichtigungen an den Kunden angelegt werden, um die Lastschrift anzukündigen.

Dazu klicken Sie bitte die gewünschte Lastschrift mit der rechten Maustaste an und
wählen Sie „Benachrichtigen“.

Hinweis: Wurde in der Lastschrift bereits die Option „Lastschrift ankündigen“ aktiviert,
wird direkt nach dem erfolgreichen Verarbeiten automatisiert die Benachrichtigung
angestoßen.

Nun kommen Sie in die gewohnte Sage 50 Druckvorschau-Maske. Hier können Sie
entweder ein Beispielformular oder ein eigenes Formular auswählen und verwenden.

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Hinweis: Wie bei den meisten Formularen in Sage 50 haben Sie die Möglichkeit, über
die Schaltfläche < Formularverwaltung > die Formulare individuell anzupassen.

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3.4 Abholen von Umsätzen / Zuordnen
Über das Menü DIENSTE > ZAHLUNGSVERKEHR > „Umsatzzuordnung…“ öffnen Sie
die Liste der neuen Umsätze.

 Hier führen Sie zunächst eine Umsatzabfrage durch.


 Nach Eingabe der PIN werden die neuen Umsätze angezeigt.

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3.4.1 Automatische Zuordnung
Über die Schaltfläche < Automatisch > werden alle Zuordnungen zwischen den
Umsätzen und Zahlungsaufträgen bzw. offenen Posten erstellt, die das Programm
selbstständig erkennt.

 Nach der Übernahme werden erstellten Zuordnungen im unteren Teil des Fensters
angezeigt.

3.4.2 Zahlungsaufträge zuordnen


 Wählen Sie den zuzuordnenden Umsatz aus.
 Über die Schaltfläche < ZA zuordnen > erhalten Sie eine Liste von verarbeiteten
Zahlungsaufträgen.
 Wählen Sie hier den aus, der dem Umsatz entspricht.
 Übernehmen Sie den Zahlungsauftrag.
Nach der Übernahme werden die Zahlungen auf die offenen Posten aufgeteilt und unter
„Erstellte Zuordnungen“ angezeigt.

3.4.3 OP ausgleichen
 Wählen Sie den zuzuordnenden Umsatz aus.
 Über die Schaltfläche < OP zuordnen > erhalten Sie eine Liste von offenen Posten,
die dem Umsatz sinnvoll zugeordnet werden können.
 Wählen Sie hier den aus, der dem Umsatz entspricht.
 Übernehmen Sie den offenen Posten.
Nach der Übernahme wird die Zahlung dem offenen Posten zugeordnet und unter
„Erstellte Zuordnungen“ angezeigt.

3.4.4 Buchung erstellen


Haben Sie Umsätze, die keinem Zahlungsauftrag oder offenen Posten zuzuordnen sind,
und die trotzdem als Buchung im Programm erscheinen sollen, können hierzu über die
Schaltfläche < Buchung > manuelle Buchungen angelegt werden.

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3.4.5 Keine Zuordnung
Haben Sie Umsätze, die im Programm nicht gebucht werden sollen, können Sie dies über
die Schaltfläche < Keine Zuordnung > definieren.

Nach Klick auf die Schaltfläche < Übertragen > werden die erstellten Zuordnungen als
Buchungen in den sog. Importstapel übertragen und können von hier aus – ggf. nach
gewünschter Anpassung – mit einem Klick in die Geschäftsbuchhaltung übertragen
werden.

Beim Übertrag aus dem Buchungsstapel in die Geschäftsbuchhaltung werden die offenen
Posten automatisch ausgeglichen.

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4.0 Fertig!

Ihre Bank ist nun für Onlinebanking eingerichtet, die ersten Zahlungsaufträge wurden
erfolgreich an Ihre Bank übertragen und die resultierenden Umsätze wieder zugeordnet.

Sollten Sie Fragen zum Programm haben, nutzen Sie bitte an jeder Stelle im Programm
durch Druck auf die Taste „F1“ die in das Programm integrierte Onlinehilfe, welche Ihnen
- immer bezogen auf das aktuell geöffnete Fenster - Informationen anzeigt.

Weitere Informationen zum Programm finden Sie auch in unserer Wissensdatenbank,


welche Sie über die Service Welt abrufen können. Sie erreichen die Wissensdatenbank
im Internet unter der nachfolgenden Adresse: https://applications.sage.de/ksp/

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