PODER JUDICIÁRIO

JUSTIÇA DO TRABALHO
TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 14ª REGIÃO
DIRETORIA GERAL DE SECRETARIAS
SECRETARIA ADMINISTRATIVA

CHECK LIST PARA GESTORES

DE CONTRATO
da fase de instrução do pedido até a liquidação da despesa

Porto Velho – RO
2013
Check List para Gestores de Contrato

IDENTIDADE ORGANIZACIONAL DO TRT 14ª REGIÃO

Missão Solucionar conflitos decorrentes das relações de trabalho

com celeridade, transparência, eficiência, eficácia e
efetividade, promovendo justiça social
Visão Ser reconhecido pela sociedade como referência de
credibilidade na prestação de serviço jurisdicional
Valores Ética – transparência – celeridade – inovação – probidade –
responsabilidade social e ambiental – acessibilidade – respeito
ao ser humano – comprometimento – impessoalidade

GESTÃO 2013/2014

PRESIDENTE E CORREGEDOR
Desembargador Ilson Alves Pequeno Junior

VICE-PRESIDENTE
Desembargador Francisco José Pinheiro Cruz

DESEMBARGADORES DO TRABALHO
Vulmar de Araújo Coêlho Junior
Socorro Guimarães
Elana Cardoso Lopes
Maria Cesarineide de Souza Lima
Carlos Augusto Gomes Lôbo
Vania Maria da Rocha Abensur
Ilson Alves Pequeno Júnior
Francisco José Pinheiro Cruz

JUIZ DE 1ª INSTÂNCIA, CONVOCADO PARA O TRIBUNAL

Shikou Sadahiro

EXPEDIENTE:

Coordenação
Diretoria Geral de Secretarias
Elaboração
Secretaria Administrativa
Colaboração
Coordenadoria Jurídica de Procedimentos Licitatórios e Financeiros, Diretoria de
Serviços de Controle Interno e Auditoria, Seção de Assistência Odontológica e
Secretaria de Orçamento e Finanças
Finalização
Assessoria de Planejamento e Desenvolvimento Institucional
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APRESENTAÇÃO

O mapa do planejamento estratégico do Tribunal Regional do Trabalho da 14ª Região

prevê como um dos objetivos “inovar e/ou aperfeiçoar as práticas de gestão dos
processos organizacionais”, sendo o seu alcance solução para a melhoria dos
processos internos e superação para o desafio da eficiência operacional.

Visando melhorar a eficiência nos processos administrativos, foi implantado, no último

mês de agosto, o e-SAP – Sistema Administrativo Eletrônico, que inicialmente
impactará nos processos de aquisição de bens e contratação de serviços. Paralelo a
isso, foi elaborado o presente Check List com os cinquenta principais passos que
subsidiará a atuação do gestor e fiscal de contratos.

Considerando que a agilidade dos procedimentos de aquisição de bens e contratação

de serviços, assim como o bom controle na execução dos contratos proporcionam aos
gestores públicos uma melhor aplicação do dinheiro público, torna-se imprescindível
uma maior atenção e cumprimento aos princípios da legalidade, impessoalidade,
moralidade, publicidade e eficiência.

Lembro aos gestores, que em todas as aquisições deve-se efetuar, mediante amostra,
verificações das especificações do objeto entregue, a incorporação do objeto ao
patrimônio e ainda, se o processo de liquidação foi devidamente documentado.

Destaco como diferencial desse trabalho a transparência, em que o gestor propicia o

acesso ao fluxo de informações, evitando dados ocultos e tornando claras as suas
ações para dentro e para fora do tribunal.

O mais importante passo na direção do aperfeiçoamento da ação dos gestores de

contratos do TRT14 será a elaboração do Manual do Gestor de Contratos, que estará
pronto, ainda este ano, e servirá de guia para todas as etapas do desenvolvimento de
uma contratação.

Contudo, o presente Check list já é um passo fundamental para facilitar o trabalho do

gestor de contratos e garantir o melhor desempenho de suas funções e
responsabilidades, propiciando melhor eficácia, eficiência e efetividade na utilização
dos recursos públicos sob a responsabilidade de cada um dos gestores.

Porto Velho (RO), setembro de 2013

Desembargador Ilson Alves Pequeno Junior

Presidente
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SUMÁRIO

APRESENTAÇÃO....................................................................................................3

1. INTRODUÇÃO DO PEDIDO................................................................................7

2. EMPENHAMENTO.............................................................................................11

3. CONTRATAÇÃO................................................................................................11

4. LIQUIDAÇÃO DA DESPESA.............................................................................11
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CHECK LIST PARA GESTORES

DE CONTRATO

Fase Atividade Sim/Não

1. 1. Antes da definição do objeto, considerando a relação
INSTRUÇÃO custo-benefício, foi identificada que a aquisição/serviço
DO PEDIDO é a melhor alternativa para a Administração (art. 1º, §§
2º e 3º, da Portaria GP n. 1204/2009)?
2. Foi verificada a existência de Ata de Registro de
Preços que atenda o objeto pretendido por meio de
adesão (art. 2º, I, da Portaria GP n. 1204/2009)?
3. Verificou-se a possibilidade de aquisição/ contratação
dos serviços por meio de Sistema de Registro de
Preços (SRP), conforme art. 2º, II, da Portaria GP n.
1204/2009?
4. No caso de não obrigatoriedade de apresentação
do Termo de Referência/Projeto Básico (casos de
dispensa e inexigibilidade de licitação, participação
em cursos/eventos abertos, adesão a atas de SRP),
o pedido foi instruído, no mínimo, com os seguintes
itens do Anexo da Portaria GP n. 1204/2009:
1 - (objeto);
2 - (justificativa);
4 - (especificação e execução técnica dos serviços ou
bens);
5 - (obrigações das partes);
6 - (prazo de entrega do bem ou período de execução
dos serviços);
8 - (prazos de garantia e validade dos bens ou
serviços);
12 - (local da entrega dos bens ou execução dos
serviços); e
16 - (setor responsável pela fiscalização e
acompanhamento da contratação)?
5. A elaboração do Termo de Referência/Projeto Básico
é OBRIGATÓRIA (nos casos de obras, serviços de
engenharia, aquisição de bens e outros serviços
que não sejam por dispensa e inexigibilidade de
licitação – art. 21 da Portaria GP n. 1204/2009)?
6. Na elaboração do Termo de Referência/Projeto
Básico, foram observados os critérios de
sustentabilidade previstos no Guia de Sustentabilidade
da Justiça do Trabalho (Resolução n. 103/2012-CSJT)?

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Check List para Gestores de Contrato

Fase Atividade Sim/Não

1. 7. Foram observadas as RECOMENDAÇÕES e a
INSTRUÇÃO ORDEM dos itens do Anexo da Portaria GP n.
DO PEDIDO 1204/2009, a seguir relacionados:
1 - (objeto);
2 - (justificativa);
3 - (qualificação técnica do contratado);
4 - (especificação e execução técnica dos serviços ou
bens);
5 - (obrigações das partes);
6 - (prazo de entrega do bem ou período de execução
dos serviços);
7 - (condições de recebimento provisório e definitivo do
objeto);
8 - (prazos de garantia e validade dos bens ou
serviços);
9 - (critério de adjudicação do objeto);
10 (prazo de vigência da contratação);
11 (condições de pagamento);
12 (local de entrega dos bens ou da execução dos
serviços);
13 (outras informações relevantes);
14 (setor responsável pela elaboração);
15 (local e data de elaboração do instrumento);
16 (setor responsável pela fiscalização e
acompanhamento da contratação); e
17 (assinaturas do titular e responsável pela unidade
requisitante e do fiscal do contrato)?
8. Em se tratando de serviços ou obras, foram
informadas as fontes que subsidiaram a elaboração das
planilhas de composição de preços?
9. Foram observados os ditames do art. 2º da Portaria
GP n. 663/2013, no que se refere à inclusão de previsão
de penalidades no caso de inadimplemento do objeto,
incluindo os percentuais de multa no formulário de
cotação de preços?
10. Foi observada a legislação específica do objeto,
fazendo-se menção no Termo de Referência/Projeto
Básico?
11. Foi utilizado o modelo de formulário de cotação de
preços disponibilizado pela Secretaria Administrativa?

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Check List para Gestores de Contrato

Fase Atividade Sim/Não

1. 12. Foram realizadas pesquisas de preços no mercado
INSTRUÇÃO com, no mínimo, três empresas do ramo (caput do art.
DO PEDIDO 16 da Portaria 1204/2009) e devidamente regularizadas
perante o INSS, FGTS, Fazenda Nacional e Dívida
Ativa da União (dispensada nas contratações diretas)
e Débitos Trabalhistas para contratar com a
Administração?
13. Além da pesquisa de preços no mercado, foram
verificados, como parâmetro de referência, preços
registrados do objeto em outros órgãos da
Administração Pública (art. 15, V, da Lei n. 8.666/93 c/c
art. 16, §1º, da Portaria GP n. 1204/2009)?
14. Foram verificados, como parâmetro de referência,
preços de contratos firmados por outros órgãos
públicos (art. 15, V, da Lei n. 8.666/93)?
15. Foram juntadas ao pedido a Declaração de Não
Parentesco (Resolução n. 9/2005-CNJ), Declaração
referente ao trabalho de menor (art. 27, inciso V, da Lei
n. 8.666/93) e as certidões devidamente regulares das
empresas (no caso de possível licitação apenas
verificar a regularidade) junto à (ao):
- INSS (art. 195, §º, CF);
- FGTS (art. 2° da Lei n. 9.012/95);
- Fazenda Federal e Divida Ativa da União
(dispensável no caso de contratações diretas); e
• Regularidade Trabalhista (Lei n. 12.440/11);
• Verificação de eventual proibição de contratar com a
Administração (art. 87, II e IV, c/c 97, ambos da Lei n.
8.666/93)?

São sistemas de consulta de registro de penalidades:

a) Cadastro Nacional de Empresas Inidôneas e

Suspensas – CEIS
(http://www.portaltrasparencia.gov.br);
b) Lista de Inidôneos do Tribunal de Contas da União
(http://portal2.tcu.gov.br);
c) Sistema de Cadastramento Unificado de
Fornecedores – SICAF; e
d) Conselho Nacional de Justiça – CNJ
(http://www.cnj.jus.br).

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Check List para Gestores de Contrato

Fase Atividade Sim/Não

1. 16. No caso de não obtenção do número mínimo de três
INSTRUÇÃO empresas na pesquisa de preços, essa impossibilidade
DO PEDIDO foi informada no expediente a ser encaminhado à
Diretoria-Geral das Secretarias/Secretaria
Administrativa (art. 16, §1º, da Portaria GP n.
1204/2009)?
17. Em se tratando de pedidos que ensejam dispensa
de licitação (art. 24, incisos I e II, da Lei n. 8.666/93), foi
observada, previamente, a possibilidade de
fracionamento de despesa (art. 23, §5º, da Lei n.
8.666/93, c/c art. 16, §2º, da Portaria GP n. 1204/2009)?
18. Nos casos de inexigibilidade (art. 25 da Lei n.
8.666/93) e dispensa de licitação (a partir do inciso III
do art. 24 da Lei n. 8.666/93), foram observados os
requisitos necessários para cada hipótese?
19. Ainda nos casos de inexigibilidade (art. 25 da Lei
n. 8.666/93) e dispensa de licitação (a partir do inciso
III do art. 24 da Lei n. 8.666/93), foram observados os
requisitos do parágrafo único do art. 26 da Lei n.
8.666/93 e art. 19 da Portaria GP n. 1204/2009, que
são:
a) caracterização da situação emergencial ou
calamitosa que justifique a dispensa?
b) razão da escolha do fornecedor ou executante dos
serviços?
c) justificativa do preço, destacando que ele é o mesmo
praticado pela empresa aos demais clientes no
mercado?
20. Foi elaborado o quadro comparativo de preços,
conforme modelo fornecido pela Secretaria
Administrativa?

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Check List para Gestores de Contrato

Fase Atividade Sim/Não

2. 21. A Nota de Empenho foi emitida antes da assinatura
EMPE- do termo contratual?
NHA MENTO 22. A Nota de Empenho foi enviada ao contratado após
a assinatura do contrato?
23. Foi elaborado o quadro de controle de saldo de
empenho fornecido pela Secretaria Administrativa?
24. No caso de SRP, está sendo feito o controle do
quantitativo utilizado, conforme quadro fornecido pela
Secretaria Administrativa?
3. 25. Antes do início da execução contratual, foi realizada
CONTRATA- leitura de seus termos pelo servidor responsável pela
ÇÃO fiscalização e acompanhamento?
26. Foi juntado o documento referente à garantia
contratual (caução em dinheiro, títulos da dívida pública,
seguro-garantia ou fiança bancária) no processo que
trata das alterações do contrato?
27. O prazo de vigência da garantia contratual está
sendo acompanhado, inclusive quando há
prorrogação do contrato?
28. Foi providenciada pela SçEGC a abertura do
processo que tratará, exclusivamente, das eventuais
alterações do contrato, onde serão analisadas matérias
tais como:
- prorrogação contratual;
- repactuação, reequilíbrio e reajuste contratual;
- apostilamento do valor contratual;
- acréscimos e supressões?
4. 29. Foram observadas as recomendações do último
LIQUIDAÇÃO parecer da CJPLF?
DA 30. Foi observado o cumprimento do último despacho?
DESPESA
31. Foi realizado o acompanhamento do saldo de
empenho da contratação para eventual pedido ao setor
competente, visando complementação ou mesmo evitar
a realização de despesa sem o correspondente recurso
orçamentário?

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Check List para Gestores de Contrato

Fase Atividade Sim/Não

4. 32. Foi verificado o rol de documentos exigidos no
LIQUIDAÇÃO termo contratual a serem solicitados ao contratado para
DA liquidação da despesa?
DESPESA 33. Nos casos em que a contratação não é regida por
termo de contrato, foi observada a regularidade do
contratado, com a devida juntada das certidões junto ao
INSS, FGTS, Fazenda Nacional e Divida Ativa da
União, bem como Certidão de Regularidade
Trabalhista?
34. A descrição na nota fiscal está de acordo com os
requisitos do termo de contrato e nota de empenho?
35. No caso de pendências na documentação, foi
solicitada a regularização ao contratado e explicadas as
razões pelas quais nota fiscal não foi certificada?
36. Foi confirmada a exatidão dos cálculos
apresentados na nota fiscal ou na planilha de custos?
37. Os documentos referentes à liquidação da despesa
foram juntados ao processo que trata, exclusivamente,
do pagamento?
38 . A nota fiscal está devidamente certificada?
39. A nota fiscal somente foi certificada após a
regularização das pendências?
40. A nota fiscal e a documentação para liquidação da
despesa foram apresentadas em prazo suficiente para
realização das medidas referentes à análise,
autorização e efetivação do pagamento?
41. A empresa contratada apresenta as notas fiscais no
prazo estabelecido para pagamento no termo
contratual?
42. No caso de serviços contínuos, foi elaborado o
relatório do acompanhamento mensal dos serviços
exigidos no termo de contrato?
43. No caso de serviços terceirizados (fornecimento de
mão de obra), foram realizados treinamentos aos
colaboradores pela empresa contratada (Resolução n.
98/CSJT), comprovados por meio de relatório, relação
de participantes, lista de presença etc?

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Check List para Gestores de Contrato

Fase Atividade Sim/Não

4. 44. No caso de fornecimento de bens por SRP, o
LIQUIDAÇÃO controle dos quantitativos utilizados e a serem utilizados
DA está sendo efetuado, conforme formulário
DESPESA disponibilizado pela Secretaria Administrativa?
45. No caso de serviços que demandem o
recolhimento do ISSQN, foi solicitado o recolhimento
pela empresa ou esta apresentou a guia do DAM em
tempo hábil (pelo menos, 10 dias antes do
vencimento)?
46. A Declaração de SIMPLES foi assinada pela
empresa (Instrução Normativa da RFB n. 1234/2012
(modelo no sítio eletrônico da Secretaria da Receita
Federal)?
47. Nas contratações regidas por termo contratual, no
caso de reajuste por aplicação de índice (INPC, IGP-DI,
IGP-M etc), foi realizada a provocação do apostilamento
do valor contratado?
48. O processo que trata, exclusivamente, do
pagamento foi instruído com cópia do último
apostilamento do valor contratual?
49. Foi posta tarja no processo identificando a data do
vencimento da despesa?
50. Os dados bancários da empresa foram colocados
na nota fiscal?

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 “Somos Todos Gestores”.

Desembargador Ilson Alves Pequeno Junior

Presidente, Corregedor e Gestor de Metas do TRT14

TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 14ª REGIÃO

Rua Almirante Barroso, nº. 600 – Mocambo – 76.801-089 – Porto Velho/RO
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