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Konzept: Digitale Kommunikationsstrategie

Kommunikationsziele Regelmäßige Jour Fixe und Kurzbesprechungen um Allfälliges, aber vor


allen Dingen administrative Angelegenheiten zu besprechen.

Besprechunsintervall erhöhen (1x pro Woche) um sehr lange


Besprechungen (>1,5h) zu vermeiden, bzw. um Zeit effizienter zu nutzen.

Nach Ende der Besprechung wird immer festgelegt, wann der nächste
Austausch stattfindet.

Erreichbarkeit bei „Notfällen“ oder dringenden Angelegenheit ist geklärt.

Aufgaben und Erreichbarkeiten sind klar definiert.

Zielgruppe
Unser Department hat recht viele externe Lehrende, welche von diesem
Weg der Kommunikation ausgenommen sind.
Unser internes Team setzt sich aus sechs Office & Assistenzkräften, drei
wissenschaftlichen Mitarbeiter_innen und insgesamt fünf internen
Lektor_innen (inkl. Studiengangsleiter) zusammen. Im Idealfall nehmen
also 14 Personen an einer Besprechung teil.

Seit März 2020 hat jeder von uns im Team Erfahrung mit digitaler
Kommunikation und den Vor- und Nachteilen machen können. Unser
Team hat „Discord“ und „Big Blue Button“ für den Austausch von
Informationen und Besprechungen genutzt.

Die hat sich von der Handhabung und Nutzbarkeit bewährt, konnte von
jedem/jeder technisch gemeistert werden und kann für so beibehalten
werden.

Externe Lektor_innen werden – wenn zielführend – über die Ergebnisse


der Besprechung informiert.

Kurze Beschreibung der Einmal pro Woche kurzes Update, einmal pro Monat ein großes Jour
Strategie Fixe. Dies hat sich auch jenseits von Covid19 und Co bewährt. Ergänzend
dazu besteht die Möglichkeit über Discord immer wieder kurzen
Austausch zu betreiben (ersetzt quasi die Kaffeepause).
Die Agendapunkte werden bis 1h vor dem Meeting ebenfalls via Discord
gesammelt und geordnet.
Für jedes Meeting (egal ob kurz- oder lang) wird vorab eine Person für
die Moderation und für das Protokoll festgelegt.
Kommunikationskanäle Discord und Big Blue Button – haben sich seit März 2020 bewährt und das
Team ist mit der Benutzeroberfläche und Handhabe vertraut.

Tools • Discord und Big Blue Button


• Google Docs bzw. Dokument auf dem Laufwerk des Studiengangs,
dass von allen eingesehen werden kann.
Konzept: Digitale Kommunikationsstrategie
Ressourcen Hier werden die bestehenden und erprobten Tools genutzt.

• Discord
• Big Blue Button
Dafür bedarf es keiner weiteren Ressourcen oder Schulungen, da alle

Teammitglieder mit der grundsätzlichen Nutzung vertraut sind.

Vorab kann erhoben werden, ob jedes Mitglied des Teams mit einem
hochwertigen Headset bzw. Mikrophon und/oder Webcam (diese wird
nur in Ausnahmefällen genutzt, um das Datenvolumen gering zu halten)
besitzt. So müssten maximal noch einige Headsets zugekauft werden.

Herausforderungen Technische Probleme können nie zur Gänze ausgeschlossen werden.

Bei kompletten technischem Versagen, tritt der Notfallplan in Kraft: Das


Meeting wird an diesem Punkt pausiert und über ein Google Doc bzw.
anderes Cloud basiertes Protokoll weitergeführt – jedoch ohne
Moderation. Die angeführten Punkte im „Cloud-Protokoll“ können dann
im nächsten Meeting in Kurzform noch einmal aufgegriffen werden, bzw.
lassen sich im täglichen Kurzmeeting bereits lösen.