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CONTROL DE
Código: GD – P01
DOCUMENTOS Y
REGISTROS Fecha: 06/11/17

1. OBJETIVO

Este procedimiento se constituye para efectuar el control, la elaboración, modificación e

identificación de los documentos y registros del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) del

establecimiento BeerPub Villavicencio, con el objeto de contar con la documentación

actualizada y disponible para su uso por parte de todos los usuarios del Sistema de Gestión.

2. ALCANCE

Aplica a toda la documentación que forma parte del Sistema de Gestión de la Calidad del

establecimiento que son requeridos para el adecuado desarrollo de los procesos. Incluye

documentos de origen interno como externo, tales como: políticas, reglamentos, normas,

documentos normativos, entre otros. El procedimiento inicia con la identificación de la

necesidad de crear o modificar un documento del SGC y finaliza con la divulgación del

documento por parte del responsable del proceso.

Elaboró y validó Apoyó y revisó Validó

Fecha: Fecha: Fecha:

Cargo: Cargo: Cargo:
 3. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

Como titular responsable de la correcta aplicación de este procedimiento está el Coordinador del

departamento de producción de PIVO S.A, y los jefes operativos de cada franquicia.

3.1. Coordinador del departamento de producción

Su trabajo es el de asesorar los lideres encargados de los diferentes procesos, quienes laboran

desde la planta de PIVO S.A. Así mismo, el coordinador se encarga delegar responsabilidades

relacionadas con la aplicación de este procedimiento a los diferentes jefes operativos de cada

franquicia.

El coordinador revisa los documentos generados por los líderes de proceso, y en caso de ser

necesario, avala la intervención de un experto para retroalimentar la información suministrada en

los documentos.

3.2. Jefe del departamento de calidad

Una vez se llega a un acuerdo sobre la aptitud de estos con los líderes de los diferentes procesos,

se presenta el documento final al director del departamento de calidad para su debida

aprobación.

3.3. Líderes de procesos

Su responsabilidad está limitada al cumplimiento del procedimiento establecido sobre la

creación, actualización o anulación de los documentos.

3.4. Jefe operativo

En cada territorio, el jefe operativo es el encargado de suministrar la información

correspondiente a los empleados del lugar, por ende, es también responsable de vigilar el
cumplimiento de los procedimientos establecidos en los documentos elaborados por los líderes

de procesos.

4. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES

4.1 Indicaciones para el control de documentos

INDICACIONES PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
Reconocer la necesidad
de idear un nuevo
documento y/o modificar
o actualizar un
documento existente,
Elaborar o modificar los estableciendo una
documentos propuesta que se ajuste a *Líderes de procesos
los lineamientos. La
necesidad de
documentación que surge
de los requerimientos de
los procesos para dar
mayor claridad al modo
de realizar las actividades
Examinar el documento y
confirmar que cumpla
con los requisitos del
sistema de gestión de la *Coordinador del dto. de
calidad y la normatividad producción
Revisar y aprobar los legal vigente.
documentos Aprobar la propuesta del *Coordinador de dto. de calidad
documento para solicitar
posteriormente su
publicación en el Mapa
de Procesos y en el
Listado Maestro de
Documentos.
Revisar que el documento
remitido por responsable
del proceso cumpla con
los parámetros necesarios
para la elaboración de
documentos. Si el *Coordinador del dto. de
Atribuir código y/o documento cumple con producción.
actualizar la versión y los parámetros
 fecha de emisión del establecidos, se codifica
documento y se registra en el mismo
la versión y fecha de
emisión. En caso
contrario, se envían las
observaciones
correspondientes al
responsable del proceso,
para que se realicen los
ajustes a que haya lugar.
Actualización del listado Actualizar el listado
maestro maestro de documentos, *Jefe del departamento de
y enviar la información a calidad
los diferentes territorios.
Registrar el documento
Registrar y publicar en el proceder a solicitar al
mapa de procesos. grupo de comunicaciones *Jefes operativos
la publicación de los
mismos en el mapa de
procesos dentro de cada
territorio
Este ejercicio esta dado
exclusivamente para la
modificación,
Administrar obsoletos y actualización o
copias no controladas de eliminación de
documentos. documentos. Cada que se *Jefe del dto. De calidad.
modifique, actualice o
elimine un documento,
las versiones anteriores
del mismo se archivan en
carpetas electrónicas por
proceso y versión de
documento
4.2. Indicativos para el control de registros

INDICACIONES PARA CONTROL DE REGISTROS

ACTIVIDAD OBSERVACIONES RESPONSABLE
S
Identificar los En trabajo conjunto con el coordinador del *Coordinador del
registros a departamento de producción, los líderes de departamento de
controlar procesos, con base a la situación actual de producción
sus respectivas áreas, identifican los *Lideres de
registros que deben ser revisados para una procesos
posible modificación, o en su defecto,
identifican el tipo de registros faltantes
conforme la empresa desarrolla sus
actividades productivas.
Determinar la El coordinador del departamento de *Coordinador del
necesidad de producción recibe solicitudes de los departamento de
elaborar o diferentes departamentos, analiza y producción
modificar algún determina si es o no pertinente la creación
registro o modificación de algún(os) registro(s).

Elaborar o Una vez determinada la necesidad de la *Líderes de

modificar los creación o modificación de algún registro, procesos
registros el coordinador del dpto de producción
aprueba la solicitud, se remite la orden a
cada departamento
Revisar los El coordinador recibe las nuevas *Coordinador del
registros modificaciones y remite las correcciones departamento de
elaborados pertinentes, o en su defecto aprueba el producción
registro para ser presentado al departamento
de calidad
Realizar la En caso de haber inconsistencias en la *Líderes de
correcciones elaboración de los registros, los líderes de procesos
pertinentes procesos se encargan de realizar las
respectivas correcciones indicadas por el
coordinador
Aprobación final Los registros son presentados al jefe del *Jefe del
de la nuevos departamento de calidad, quien se encarga departamento de
registros de dar la aprobación final. calidad
Actualización del Actualizar el listado maestro de control de *Jefe del
listado maestro registros departamento de
calidad
Control y La información sobre los registros creados *Lideres
aplicación de los y/o modificados, es enviada a los diferentes operativos
 registros en los territorios a través de los líderes operativos,
territorios BEER quienes se encargan de actualizar el mapa
de procesos e informar a los
administradores que posteriormente velaran
por su cumplimiento en los diferentes
procesos al interior de cada territorio.
Administrar Determina que registros deben ser retirados *Jefe del
obsoletos y copias y archivados por perdida de vigencia departamento de
no controladas de calidad
registros

4.3 Estructura documental

Los documentos de Beer Pub manejados dentro del SIG tienen una estructura piramidal, la cual

determina su importancia. Tal como se ilustra en la pirámide documental.

Man
ual
de
calid
ad e
inoc
uida
Programas
d
prerrequisitos

Procedimientos

Instructivos

Formularios

Documentos internos

Documentos externos

4.4. Clasificación de documento

A continuación se aclara cómo se clasifica un documento o registro para la correcta elaboración

y creación de los mismos, de igual manera, permitirá la fácil ubicación para su utilización y

almacenamiento.

4.4.1. Manual de calidad e inocuidad

Documento que especifica el sistema de gestión de la calidad de una organización.

Los manuales de la calidad pueden variar en cuanto a los detalles y formatos para adecuarse al

tamaño y complejidad de cada organización en particular.

En muchos casos se utiliza la palabra directriz la cual se puede considerar como una

"orientación".

4.4.2 Procedimientos

Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Cuando se tiene un proceso

que tiene que ocurrir en una forma específica, y se especifica cómo sucede, usted tiene un

procedimiento. Un ejemplo de procedimiento puede ser un proceso de revisión de un contrato

que puede que haya establecido con uno de sus clientes para dar la orden de compra, existe un

conjunto definido de medias para revisar, aprobar y aceptar dicha orden, además la orden se

registra y se distribuye de cierta forma en sus trabajadores.

Es responsabilidad de una empresa para determinar si tienen que documentar un procedimiento

con el fin de asegurar que los resultados consistentes desde el proceso y el procedimiento

asociado.

4.4.3 Instructivos
Las instrucciones de trabajo pueden ser, por ejemplo, descripciones escritas detalladas,

diagramas de flujo, plantillas, modelos, notas técnicas, incorporados en dibujos, especificaciones,

manuales de instrucciones de equipos, imágenes, videos, listas de verificación o combinaciones

de los mismos.

Las instrucciones de trabajo deben describir cualquier material, equipo y documentación que se

utilizará. Cuando sea relevante, instrucciones de trabajo incluir criterios de aceptación.

De acuerdo al nivel de complejidad pueden ser de:

Baja complejidad: cuando queremos hornear un pastel en el que cada mezcla para poder

realizarlo tiene una receta.

Mediana complejidad: conducir un coche no conlleva un procedimiento, pero sí que tiene unas

reglas y una formación.

Alta complejidad: una operación de cerebro, en este caso será necesario que la persona que va a

proceder a realizar la cirugía esté completamente capacitado y no tenga que estar leyendo un

procedimiento para saber lo que tiene que hacer o buscar en un manual si se presenta algún

problema.

Cada uno debe elegir la mejor opción para las personas que integran la organización siguiendo

las directrices del presente procedimiento. Una vez que se haya encontrado la estructura que

funcione la organización, se debe asegurar que todos entienden cómo utilizarlo.

4.4.4. Formularios o formatos

Diseño predefinido, en una hoja de papel o en medio electrónico, que nos sirve como

herramienta para desarrollar y plasmar los resultados de las actividades descritas en los

procedimientos e instrucciones.

Un formato es simplemente el lugar físico en el que se anotan los datos o registros. Un formato

en blanco no es un registro hasta que se anotan datos en él.

4.4.5. Documentos internos

No todos los procedimientos de los procesos del sistema deben documentarse. No obstante

existen algunos procedimientos documentados que son obligatorios para cualquier organización

que desee certificar su sistema de gestión de calidad de acuerdo a la norma: Control de

documentos, Control de Registros, Control del Producto No Conforme, ü Auditorías Internas,

Acciones Correctivas, y Acciones Preventivas.

Además, cada organización debe documentar todos aquellos procesos que considere clave para el

desarrollo de su actividad y de los que se desea evitar la variabilidad comentada inicialmente.

4.4.6. Documentos externos

Se entiende por documento externo todo aquel que es necesario para el sistema de gestión de

calidad o que deriva del mismo, pero que no han sido elaborados por la propia empresa.

Por tanto, también entran en el ámbito de este procedimiento documentado reglamentos, normas

y algunos documentos de clientes y proveedores como planos, catálogos de proveedores,

etcétera.

En estos casos algunos conceptos pueden llevar a confusión. La aprobación de documentos

externos: No se trata de aprobar el documento como tal, pues no ha sido la empresa quien los ha
elaborado. Es absurdo que una empresa decida aprobar una ley o una norma (ambos son

documentos externos), aunque si pueden aprobar, o mejor dicho, autorizar “su uso” y aplicación

en la empresa.

4.5. Plan de elaboración de documentos

Los documentos se crean a partir de las siguientes directrices ajustados a sus necesidades. De la

misma manera todos los cambios realizados y la modificación de las versiones se deben registrar

de manera que se cumpla con los requisitos establecidos en la ISO 22000:2005 (INTEGRADO).

A continuación se establece el contenido del documento y los aspectos a tener en cuenta para su

elaboración.

4.5.1 Contenido del documento

Dependiendo del tipo de documento se decide si aplica o no aplica cada uno de los siguientes

ítems:

Objetivo: Detalla concisamente el propósito del documento. Además puede contener el

propósito de la actividad o proceso. Responde a la pregunta: Para qué.

Alcance: Hace referencia a áreas, cargos o procesos. Incluye los límites de la acción que orienta

el documento desde la identificación de necesidades hasta la divulgación del documento para su

implementación.

Definiciones: Palabra claves que permitan la comprensión del documento.

Responsabilidad: Determina los principales responsables de la aplicación del documento, por su

cargo.
 Referencias: Se registra el listado de documentos internos y externos relacionados con el

procedimiento o actividades que se documentan.

Descripción de las actividades: Se detalla la secuencia de las actividades que se documentan,

indicando que se debe hacer, los responsables del mismo, los registros resultantes y las

observaciones necesarias para una fácil comprensión, aplicando el ciclo PHVA.

Anexos: Ayudan a ampliar la información contenida en el documento y simplificar su

comprensión, entre otros: diagramas de flujo, tablas, formatos, cuadros, gráficos, matrices, etc.

Control de cambios: Permite llevar el registro de las modificaciones realizadas al documento.

En la siguiente tabla se determina el contenido de cada documento

Contenido
Anexos Control
Tipo de Encab Definicion Respons Descripción de
documento ezado Objetivo Alcance es able de actividades Referencias cambios
Manual de A O A
calidad A A A A A A
Programas pre A O A
requisito A A A A A A
Procedimiento A A A O A A O O A
Instructivo A A O A A A O O A
Formulario A A O O A A O O A
Documentos A
internos A  A O NA  A O  O O
Documentos NA
externos A NA O NA A O O O

A: Aplica

NA: No aplica

O: Opcional
 4.5.2. Encabezado

El encabezado de todos los documentos debe llevar

 El nombre del proceso o actividad que se vaya a registrar

 La fecha en que se lleva a cabo el registro

 Logo de la empresa

 Versión: corresponde al número de la actualización del documento. La versión inicial es

00

 Código: se asigna conforme establece el punto 7.5 del presente documento

 Página: corresponde al número de página en todo el documento y se menciona el número

total de páginas del documento:

LOGO DE LA Procedimiento de control de Versión Pág.:

EMPRESA documentos
Código:
Fecha:

4.6. Aprobación y elaboración

La tabla debe ir en la primera y en el pie de página y corroborar fechas y responsables de:

 Elaboración y validación

 Apoyo y revisión

 Aprobó

 Cargo
 Elaboró y validó Apoyó y revisó Validó

Fecha: Fecha: Fecha:

Cargo: Cargo: Cargo:

4.7. Identificación de los cambios

El control de cambio debe contener el siguiente cuadro y se debe ubicar al final de todos los

documentos.

Versión modificada Fecha Cambio realizado

4.8. Listado maestro de documentos y registros

Cada proceso cuenta con un Listado Maestro Control de Documentos y un Listado Maestro de

registros, funciona como una herramienta y medio de información que relaciona toda la

documentación existente para apoyar el control y la operación de los procesos, garantizando su

actualización, disponibilidad y su uso; utilizando una codificación y estructura específica para su

identificación tal como se describe en el numeral ___. 

En este listado se relaciona el nombre, tipo de documento, responsables de su gestión y el

proceso al cual pertenece el documento en el Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa.

5. REFERENCIAS
 CÓDIGO NOMBRE RESPONSABLE DISPONIBLE
GD – DI01 Listado maestro de Líder operativo Archivadores

registros metálicos / gaveta

documentos internos

6. PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE REGISTRO

6.1. Identificación de los documentos

A cada documento le corresponde un código alfa numérico que se asigna teniendo en cuenta el

tipo de documento como se establece en las tablas de tipo de proceso y tipo de documento y se

conforma por una o más letras; un consecutivo numérico y un código de procesos, de la siguiente

manera:

XX - YYZZ

XX: Proceso responsable

YY: Consecutivo numérico

ZZ: Tipo de proceso

Tipo de proceso Código

Gestión de compras GC
Gestión documental GD
Planeación estratégica PE
Seguimiento y evaluación SE
Gestión del recurso humano GR
Gestión promocional GP

Tipo de documento Código

Manual de inocuidad alimentaria MC
Programas pre requisitos PP
Procedimientos P
Instructivos I
 Formularios F
Documentos internos DI
Documentos externos DE

De tal manera que un documento con el código GD – PP01 corresponde al programa

prerrequisito 01 del proceso de gestión documental.

6.2. Almacenamiento

Los documentos físicos se almacenan en folders tipo AZ y carpetas libres de ácido que los

protejan, y se guardan dentro de archivadores de estructura metálica.

6.3. Protección

Los archivadores donde se guarda la documentación en físico se mantienen limpios y secos y se

ubican en lugares alejados de las zonas de operación.

Lo computadores que almacenan la documentación en medio digital se mantienen en lugares

secos y libres de campos electromagnéticos que puedan causar algún tipo de interferencia en el

sistema.

6.4. Recuperación

Las carpetas están debidamente rotuladas y los registros electrónicos ubicados en carpetas

digitales clasificadas, de manera que sea fácil encontrar cada documento.

6.5. Tiempo de retención

Cada territorio recibe la documentación actualizada conforme la dirección principal (PIVO S.A)

determine los periodos para efectuar los cambios previstos. Si bien no existe un lapso

determinado para llevar a cabo estas actualizaciones, se identifica un aproximado de 6 a 8 meses

para el cambio y actualización especialmente de los instructivos.

6.6. Disposición de los registros

Los registros anulados y eliminados, son enviados de regreso a las oficinas principales en

Bogotá, donde se archivan para completar un historial de registros, una vez se considere

totalmente inútil conservar algún documento, el papel es reciclado y posteriormente desechado.

Los registros pueden utilizarse para documentar y monitorear las actividades o los resultados de

los procedimientos.

7. CONTROL DE CAMBIOS

Versión modificada Fecha Cambio realizado