Código:

TU- PR-GG-004
PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DEL CAMBIO Versión: 0
Fecha de la Versión:
05/03/2018

1. OBJETIVO

TRANSUNIDOS LTDA, Busca definir estándares de calidad, buenas prácticas y

responsabilidades, relacionadas con el control de las modificaciones generadas en la
organización, en las actividades de los procesos, condiciones de trabajo, equipos,
estructuras, insumos y en general todas aquellas acciones que signifiquen un cambio;
destinadas a asegurar que todas las modificaciones se ejecuten con riesgos controlados
para la seguridad, salud en el trabajo y ambiente.

2. ALCANCE

Aplica a todos los procesos de la empresa de TRANSUNIDOS LTDA.

3. ORGANISMOS Y/O DEPENDENCIAS QUE INTERVIENEN

 Gerente General
 Área de HSEQ
 Responsables de procesos

4. DEFINICIONES

 RESPONSABLE DE PROCESO: Responsable de conducir y controlar lo relativo a

la seguridad y en el trabajo de sus trabajadores, ambiente y la calidad de sus
servicios.

 COORDINADORES: Responsables de apoyar tanto en funciones técnicas como

Administrativas, laborales de tareas y gestión, dirección y control de las
actividades relacionadas con la prestación de servicios.

 CAMBIO: Se considera cambio todo aquello que modifica temporal o

permanentemente a una organización, actividades, tareas, equipos, materiales,
especificaciones, servicios, programas de control de procesos. Los cambios
pueden ser en los procesos, actividades, metodologías de trabajo, condición
operacional, diseño, planificación, etc., que puedan afectar la seguridad de las
personas, el proceso o los bienes físicos.

 ASPECTO MEDIOAMBIENTAL: Elemento de las actividades, productos o

servicios de una organización que puede interactuar con el medio ambiente.

 RIESGO: Combinación de la probabilidad de que ocurra un evento o exposición

peligrosa y la severidad de daño, lesión o enfermedad que puede causar el evento
o exposición.

 ESPECIFICACIÓN TÉCNICA: Son los documentos en los cuales se definen los

Estándares normas, exigencias, parámetros, requisitos, criterios y
procedimientos a ser empleados y aplicados en todos los trabajos de construcción

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de obras, elaboración de estudios, fabricación y adquisición de equipos y otras

actividades que la requieran.

 AREA OPERATIVA: Responsables de apoyar tanto en funciones técnicas como

Administrativas, laborales, gestión, dirección, control de las actividades
relacionadas con la prestación de servicios en general.

 BUENAS PRÁCTICAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL CAMBIO: Es el

mínimo estándar a ser utilizado en la ejecución (diseño, adquisiciones,
construcción, montaje, puesta en marcha y entrega a operaciones) de proyectos,
la organización, en las actividades de los procesos, condiciones de trabajo,
equipos, estructuras, insumos y en general, todas aquellas acciones que
signifiquen un cambio.

5. DOCUMENTOS Y REGISTROS APLICABLES

 Formato solicitud de cambio TU-F-GG-008

 Procedimiento de identificación de peligros, valoración de riesgos e
identificación de controles. TU-PR-HSEQ-002
 Procedimiento para la identificación de aspectos e impactos ambientales.
TU-PR-HSEQ-008

6. RESPONSABLE Y APOYO

El responsable de velar por el cumplimiento del presente procedimiento es el Gerente

apoyado por los Coordinadores del nivel jerárquico y los Responsables de procesos.

7. CONDICIONES GENERALES

El procedimiento para la Gestión del Cambio especifica las acciones a ejecutar por cada
uno de los actores en el proceso de estudio y posterior aprobación o desestimación de
cambios.

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8. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

ETAPAS DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

1 Identificación del cambio: Definir en

coordinación con el Responsable de
proceso, si el cambio amerita aplicar el
presente procedimiento.

Los cambios que ameritan consulta son:

 Modificaciones del sistema eléctrico, suministro

de agua, etc.
 Adecuación o construcción de instalaciones.
 Cambios Significativos en los Sistemas de
Gestión.
 Cambios en las normas objeto del SIG
 Cambios Significativos en el personal.
 Otros que se consideren impactantes para la
Responsable de TU-F-GG-
empresa.
proceso quien 008 Gestión
 Nuevos procesos o actividades económicas de la
solicita cambio del cambio
empresa
 Cambios en el conocimiento de la organización
 Información sobre los peligros y riesgos para la
SST
 Desarrollo en conocimientos y tecnologia

En caso de que amerite aplicar la gestión de

cambio, el solicitante inicia con el origen de la
Solicitud, luego la revisión y finaliza con la
implementación según formato Solicitud de
Cambio TU-F-GG-008 El Área de HSEQ debe
asegurar que todo “Cambio” que implique una
modificación sea identificado quedando
registrado en el formato solicitud de Cambio
TU-F-GG-008
2 Análisis de Cambios: El cambio que se Responsable de TU-F-GG-
requiera realizar debe ser analizado con el proceso quien 008 Gestión
propósito de asegurar que el impacto que genera solicita cambio – del cambio
se encuentra debidamente evaluado, controlado Gerente
y se han efectuado todas las medidas necesarias
para evitar un incidente a las personas, pérdida,
desviación en las variables Claves de los
procesos, la planeación estrategica o generación
de impacto al medio ambiente.
En el análisis del cambio se debe identificar de

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ETAPAS DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

forma clara el objetivo, los beneficios esperados

y los ámbitos a los cuales el cambio aportará
mejoras. Además se deberá identificar los
recursos requeridos para efectuar el cambio e
indicar a quien impacta.
3 Gestión del cambio: Evaluar de manera general
el cambio o nuevo proyecto, identificando y
evaluando los peligros, riesgos potenciales,
riesgos u oportunidades y determinando los
controles para el desarrollo del cambio, en caso
de SST y ambiente por medio del
procedimiento de identificación de peligros, Responsable de
TU-F-GG-
valoración de riesgos e identificación de proceso quien
008 Gestión
controles y el procedimiento para la solicita cambio –
del cambio
identificación y evaluación de aspectos e Gerente
impactos ambientales.
Tomando acciones para mitigar cualquier efecto
adverso, según sea necesario, pudiendo de esta forma
concretar los planteamientos requeridos hacia la
prevención

4 Evaluación de Cambios: Una vez aprobado el

cambio propuesto, se deben implementar los
controles definidos en el resultado de la
ejecución de los procedimiento de
identificación de peligros, valoración de
riesgos e identificación de controles y el
procedimiento para la identificación y
evaluación de aspectos e impactos
TU-F-GG-
ambientales, se debe determinar si el cambio es Responsable de
008 Gestión
favorable para el proceso proceso quien
del cambio)
solicita cambio –
Evaluación No Favorable para el proceso: Gerente
Cuando la evaluación es No favorable se
determinará que el cambio no es factible de
implementar.
Evaluación Favorable para el proceso: Si el
cambio es identificado como favorable, se debe
determinar si el cambio genera riesgos a la
seguridad, salud a las personas o la calidad del
producto y/o servicio.
5 Evaluación de Riesgos: Para determinar si el Responsable de TU-F-GG-
cambio genera riesgos, el Área de HSEQ debe proceso quien 008 Gestión
definir de acuerdo al cambio la evaluación de los solicita cambio – del cambio
riesgos. De esta manera se determinará que los Gerente

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ETAPAS DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

impactos ambientales significativos y riesgos

inaceptables o moderados, riesgos y
oportunidades tienen sus correspondientes
medidas de control.
Si el cambio favorable NO GENERA Riesgos:
Se deben establecer las actividades que
conformarán el Plan de Implementación de
Cambios, Si el cambio favorable GENERA
Riesgos: Si en la evaluación el resultado indica
el riesgo en SST es INACEPTABLE o
MODERADO se deben re-definir los controles,
hasta asegurar que los controles harán del riesgo
ACEPTABLE. Si el riesgo es ACEPTABLE, los
controles establecidos debe ser implementados
en su totalidad, el Área de HSEQ debe
determinar la efectividad de los controles, en su
defecto se deberán revisar y redefinir
nuevamente hasta que estos sean efectivos.
6 Actualización de documentos producto del
Responsable de
cambio: Una vez identificado y evaluado el TU-F-GG-
proceso quien
cambio, se debe determinar que documentos 008 Gestión
solicita cambio –
serán los que se deben revisar y/o modificar para del cambio
Gerente
dejar establecido los cambios generados.
7 Divulgación del cambio y ejecución del
cambio: Se divulgará el cambio y
procedimiento a realizar a todas las personas que Responsable de TU-F-GG-
podrían ser afectadas. proceso quien 008 Gestión
El solicitante del cambio será el responsable del solicita cambio del cambio
proceso de cambio y este le informará a todas
las partes interesadas según tipo de novedad.
8 Efectividad de la aplicación del cambio:
Como máximo a los 3 meses de implementado
el cambio, el Responsable de Proceso y el Área Responsable de TU-F-GG-
de HSEQ deberán evaluar si el cambio proceso quien 008 Gestión
realizado cumplió el objetivo planteado e indicar solicita cambio del cambio
si se han evidenciado mejoras en algunos de los
indicadores de gestión identificados.
9 Cerrar y archivar: Se archiva y se cierra el Responsable de TU-F-GG-
proceso de cambio. proceso quien 008 Gestión
solicita cambio del cambio

DOCUMENTACION AFECTADA POR LOS CAMBIOS

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DOCUMENTOS QUE AFECTAN

responsabilidadesManual de Funciones y
en SSTA y otros que suscribaRequisitos legales aplicables

Programa de gestión del riesgo

SSTAProcedimientos operativos

Matriz de exámenes médicos-

inspeccionesPrograma de mantenimiento-

Programa Ambientales/ Matriz

PORDOIFICAIDENT

Políticas-objetivos y metas

Matriz de capacitaciones-

Matriz de valoración de
aspectos ambientales-
Plan de emergencias
Presupuesto SIG
TIPO DE
CAMBIO

Matriz de EPP

IPVRDC, Planes de inspección

Instalaciones Gerenci X X
X X
a
Nuevos cargos Talento
X X X X X
humano

y ensayo
Cambios en las Gerenci
políticas y a X
objetivos
Cambios en los Coordin
requisitos legales ador X X X X X
de SSTA HSEQ
Cambios en Coordin X X
normatividad ador X X
propia del HSEQ
X X X X
sistema o
criterios del
sistema
Cambios en las Talento
funciones o humano
X X X
responsabilidade
s
Adición de Operaci
nuevos equipos ones
X X X X X X X
o herramientas Gerenci X
a
Uso de nuevas Personal
sustancias o operativ X X
productos o X
Nuevos Gerente X X
contratos o X X X X X
actividades

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Elaboró Revisó: Aprobó:

Diana Carol Vargas Vargas Nixon Javier Torres Cruz Magda Janeth Mojica Rodríguez
Consultor Coordinador De Operaciones Gerente

9. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA

0 Emisión del documento 05/03/2018

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