Cómo organizar la información en hojas de cá

Vamos a dedicar en este vídeo un importa

Cuando un usuario sin experiencia en Exc
tabla con unos cuantos valores, sino a var
múltiples hojas de cálculo. Lo normal es q
cierto es que debería hacerlo, puesto que
menor posibilidad de comenter errores.

1 Modelos de datos unidimensionales

(Activar Hoja Ene)
Puesto que, como ya hemos comentado,
de datos en forma de tabla que correspon
UNIDIMENSIONALES.... que se les llama
solo podemos decidir ver la informació

Con esta forma de proceder, el usuario se

- Por un lado, es fácil . No requiere de con

- Por otro lado, resuelve la necesidad de o

En el lado negativo de este modelo de da

- 1 No tenemos acceso visual a todos los

- 2 Tendríamos dificultades para represen
- 3 Se hace difícil de sostener en el tiempo
meses? ¿y 160 meses?
- 4 Se hace difícil el análisis de períodos p
- 5 El número de dimensiones (o puntos d
impuestos más gastos financieros en u

2
Por todo lo comentado, esta forma de org
Modelos de datos bidimensionales

(VER HOJA Ene-Mar) Una forma más avan

en la que eliminamos algunos de los inco

Uno de esos inconvenientes eliminados e

Otro de los inconvenientes que ya no está

... pero aun se mantendrían algunos probl

3 Se hace difícil de sostener en el tiempo

 Uno de esos inconvenientes eliminados e
Otro de los inconvenientes que ya no está

... pero aun se mantendrían algunos probl

3 Se hace difícil de sostener en el tiempo

4 Se hace difícil el análisis de períodos pa

3
5 El número de dimensiones (o puntos de
Modelos de datos multidimensionales

Por último, vamos a ver el modelo de org

Podemos ver la forma que adoptan este t

1) Una de esas características es el hecho

2) Por supuesto, otro de los campos carac
3) el resto de campos (con un número ilim
cual podemos filtrar o agrupar la tabla. Ta

La clave de todo, está en que el usuario n

múltiples ventajas, entre las que están....

1 Tener posibilidad de ver cualquier agrup

2 Obtener un gráfico dinámico que se ada
3 La sostenibilidad en el tiempo: es decir..
4 También... es posible filtrar por cualqui
5 Podemos incorporar o modificar con mu
6 Podemos obtener totales generales por
7 Podemos obtener la trazabilidad y detal
8 y también, la comodidad en la visuali

Por supuesto, con este modelo de datos,

Desaparece el problema del acceso visual

Tampoco tendríamos dificultades para rep
No habría problema para sostener en el ti
Sería fácil el análisis de períodos parciales
El número de dimensiones (o puntos de v
ón en hojas de cálculo

amos a dedicar en este vídeo un importante apartado para conocer las formas de organizar la información en un libro de Excel.
uando un usuario sin experiencia en Excel decide afrontar el reto de iniciar un libro de Excel con una cantidad de datos más o m
bla con unos cuantos valores, sino a varias tablas con bastantes registros), ...pues bien, este usuario se enfrenta a una hoja totalm
últiples hojas de cálculo. Lo normal es que, en esta situación, no se pregunte si hay varias formas de organizar la información qu
erto es que debería hacerlo, puesto que de ello dependerá posteriormente una mayor o menor facilidad para tratar los datos, o
enor posibilidad de comenter errores.

ctivar Hoja Ene)

uesto que, como ya hemos comentado, no existe una planificación para organizar la información, el usuario opta por hacerlo de
e datos en forma de tabla que corresponde a un período de tiempo (nos referimos a una lista sencilla o una tabla de doble entra
NIDIMENSIONALES.... que se les llama así, porque en cada tabla, solo podemos filtrar la información por una dimensión
lo podemos decidir ver la información por un tipo de dato, que concretamente es ... el tipo de cuenta). (VER TABLAS , FE

on esta forma de proceder, el usuario se siente seguro, pues reune varios requisitos y ventajas:

Por un lado, es fácil . No requiere de conocimientos especiales

Por otro lado, resuelve la necesidad de organización e información de forma inmediata para datos que se generan en el present

n el lado negativo de este modelo de datos, están los siguientes puntos

1 No tenemos acceso visual a todos los meses, sino que debemos hacerlo de uno en uno
2 Tendríamos dificultades para representar la evolución en un gráfico
3 Se hace difícil de sostener en el tiempo el incremento de meses... por que... ¿que ocurrirá cuando hayamos acumulado 8 años
eses? ¿y 160 meses?
4 Se hace difícil el análisis de períodos parciales ¿podríamos hacer rápidamente una suma de los ingresos o de los gastos en un
5 El número de dimensiones (o puntos de vista para analizar la información) es limitado ¿podriamos sumar información por s
mpuestos más gastos financieros en un período concreto?

or todo lo comentado, esta forma de organizar los datos (los modelos unidimensionales) no son adecuados

ER HOJA Ene-Mar) Una forma más avanzada de organizar los datos, son los modelos bidimensionales. Podemos ver un ejemplo
n la que eliminamos algunos de los incovenientes mencionados anteriormente para el modelo de datos unidimiensional:

no de esos inconvenientes eliminados es que ahora s i que tendríamos acceso visual a todos los meses de forma inmediat
tro de los inconvenientes que ya no está, es que no habría problemas para representar la evolucion de los datos en un g

pero aun se mantendrían algunos problemas, por ejemplo,el hecho de que ..

Se hace difícil de sostener en el tiempo el incremento de meses

no de esos inconvenientes eliminados es que ahora s i que tendríamos acceso visual a todos los meses de forma inmediat
tro de los inconvenientes que ya no está, es que no habría problemas para representar la evolucion de los datos en un g

pero aun se mantendrían algunos problemas, por ejemplo,el hecho de que ..

Se hace difícil de sostener en el tiempo el incremento de meses

Se hace difícil el análisis de períodos parciales
El número de dimensiones (o puntos de vista para analizar la información) es limitado

or último, vamos a ver el modelo de organización de datos mediante tablas multidimensionales.

odemos ver la forma que adoptan este tipo de tablas, destacando algunas caracter´siticas inherentes a ellas:

Una de esas características es el hecho de que hay un campo para introducir la FECHA y esta puede ser una fecha con un forma
Por supuesto, otro de los campos característicos es el campo donde está el importe o cantidad con la que hay que operar (sum
el resto de campos (con un número ilimitado) son las dimensiones o campos por los que podremos filtrar o resumir la informac
al podemos filtrar o agrupar la tabla. También lo son los campos Subtipo de cuenta o tipo de coste.

clave de todo, está en que el usuario no avanzado, desconoce que diseñando una tabla de esta forma, es posible generar un ti
últiples ventajas, entre las que están....

Tener posibilidad de ver cualquier agrupación de fechas

Obtener un gráfico dinámico que se adapta y refleja lo que la tabla contiene
La sostenibilidad en el tiempo: es decir... un apunte más es una línea más hasta 1.048.000
También... es posible filtrar por cualquier período sin modificar ninguna fórmula
Podemos incorporar o modificar con muy pocos clics todas las dimensiones que deseemos
Podemos obtener totales generales por cada ítem de dimensión (ya se por filas o por columnas)
Podemos obtener la trazabilidad y detalles de cada cifra de cada dimensión o de cada período
y también, la comodidad en la visualización de la información, al poder agrupar las jerarquías de información

or supuesto, con este modelo de datos, desparecen todos los problemas en los modelos unidimensionales y bidimensionales:

esaparece el problema del acceso visual a los meses

mpoco tendríamos dificultades para representar la evolución en un gráfico
o habría problema para sostener en el tiempo el incremento de meses
ría fácil el análisis de períodos parciales
número de dimensiones (o puntos de vista para analizar la información) sería ilimitado
 nformación en un libro de Excel.
n una cantidad de datos más o menos importante (está claro que no nos referimos a una pequeña
uario se enfrenta a una hoja totalmente vacía, con millones de celdas y la posibilidad de crear
as de organizar la información que necesita plasmar en esas celdas y hojas de cálculo, pero lo
r facilidad para tratar los datos, obtener información útil y muy especialmente ... una mayor o

ón, el usuario opta por hacerlo de forma intuitiva. Esta forma intuitiva se traduce en una disposición
encilla o una tabla de doble entrada... estamos hablando de los modelos de datos
nformación por una dimensión o tipo de dato. En las tablas de ejemplo que estamos viendo,
po de cuenta). (VER TABLAS , FEB, MAR y Ene-Feb-aMar)

atos que se generan en el presente o que se han generado en el pasado

ndo hayamos acumulado 8 años de información? ¿podríamos manejar con soltura casi cien

os ingresos o de los gastos en un período a elegir?

iamos sumar información por semanas? ¿podríamos saber lo que se ha gastado en

n adecuados

sionales. Podemos ver un ejemplo fácil de entender en esta hoja . Esta es una forma de proceder
de datos unidimiensional:

s los meses de forma inmediata o al menos rápida

evolucion de los datos en un gráfico
s los meses de forma inmediata o al menos rápida
evolucion de los datos en un gráfico

s.

entes a ellas:

puede ser una fecha con un formato normal de día, mes y año
d con la que hay que operar (sumar, contar, obtener un promedio, etc.)
remos filtrar o resumir la información. Por ejemplo, el campo Tipo de cuenta es un campo por el
coste.

ta forma, es posible generar un tipo de tablas llamadas "Tablas dinámicas", con las cuales tenemos

s)

as de información

mensionales y bidimensionales:
INGRESOS 6,000.00 €
Compras 1,000.00 €
Servicios 1,500.00 €
Impuestos 90.00 €
Sueldos 1,500.00 €
G. Financieros 200.00 €
Amortizaciones 500.00 €
Beneficios 1,210.00 €
INGRESOS 5,890.00 €
Compras 980.00 €
Servicios 1,400.00 €
Impuestos 60.00 €
Sueldos 1,260.00 €
G. Financieros 105.00 €
Amortizaciones 500.00 €
Beneficios 1,585.00 €
INGRESOS 6,800.00 €
Compras 1,630.00 €
Servicios 538.00 €
Impuestos 12.00 €
Sueldos 1,500.00 €
G. Financieros 145.00 €
Amortizaciones 500.00 €
Beneficios 2,475.00 €
 Total Ene+Feb+Mar
INGRESOS 18,690.00 €
Compras 3,610.00 € 1 No tenemos acceso visual a los meses
Servicios 3,438.00 € 2 Tendríamos dificultades para representar la
Impuestos 162.00 € 3 Se hace difícil de sostener en el tiempo el in
Sueldos 4,260.00 € 4 Se hace difícil el análisis de períodos parciale
G. Financieros 450.00 € 5 El número de dimensiones (o puntos de vist
Amortizaciones 1,500.00 €
Beneficios 5,270.00 €
cceso visual a los meses
ificultades para representar la evolución en un gráfico
de sostener en el tiempo el incremento de meses
el análisis de períodos parciales
dimensiones (o puntos de vista para analizar la información) es limitado
 Ene Feb Mar Total
INGRESOS 6,000.00 € 5,890.00 € 6,800.00 € 18,690.00 €
Compras 1,000.00 € 980.00 € 1,630.00 € 3,610.00 € 1
Servicios 1,500.00 € 1,400.00 € 538.00 € 3,438.00 € 2
Impuestos 90.00 € 60.00 € 12.00 € 162.00 € 3
Sueldos 1,500.00 € 1,260.00 € 1,500.00 € 4,260.00 € 4
G. Financieros 200.00 € 105.00 € 145.00 € 450.00 € 5
Amortizaciones 500.00 € 500.00 € 500.00 € 1,500.00 €
Beneficios 1,210.00 € 1,585.00 € 2,475.00 € 5,270.00 €
No tenemos acceso visual a los meses
Tendríamos dificultades para representar la evolución en un gráfico
Se hace difícil de sostener en el tiempo el incremento de meses
Se hace difícil el análisis de períodos parciales
El número de dimensiones (o puntos de vista para analizar la información) es limitado
 Subtipo de
Fecha Tipo cuenta cuenta Importe Tipo de coste
1/12/2014 Ingreso Ingreso 45,879.00 € 2.Ingreso
1/15/2014 Compra/Gasto Compras -20,148.77 € 1.Variable
1/31/2014 Compra/Gasto Servicios -26.00 € 0.Fijo
2/14/2014 Compra/Gasto Impuestos -487.00 € 0.Fijo
2/22/2014 Compra/Gasto Sueldos -13,798.08 € 0.Fijo
2/28/2014 Ingreso Ingreso 51,447.00 € 2.Ingreso
3/15/2014 Compra/Gasto Compras -29,817.15 € 1.Variable
3/20/2014 Compra/Gasto Sueldos -15,418.00 € 0.Fijo 1
3/22/2014 Compra/Gasto Impuestos -93.00 € 0.Fijo 2
3/23/2014 Compra/Gasto G. Financieros -55.12 € 0.Fijo 3
3/24/2014 Compra/Gasto Amortizaciones -378.00 € 0.Fijo 4
3/31/2014 Ingreso Ingreso 62,783.50 € 2.Ingreso 5

Sum - Importe Fecha

Tipo cuenta Subtipo de cueJan Feb Mar Total Result
Compra/Gasto -20,174.77 € -14,285.08 € -45,761.27 €###
Amortizaciones -378.00 €### 1
Compras -20,148.77 € -29,817.15 €### 2
Impuestos -487.00 € -93.00 €### 3
Servicios -26.00 € ### 4
Sueldos -13,798.08 € -15,418.00 €### 5
G. Financieros -55.12 €### 6
Ingreso 45,879.00 € 51,447.00 € 62,783.50 €### 7
Ingreso 45,879.00 € 51,447.00 € 62,783.50 €### 8
Total Result 25,704.23 € 37,161.92 € 17,022.23 €###
 No tenemos acceso visual a los meses
Tendríamos dificultades para representar la evolución en un gráfico
Se hace difícil de sostener en el tiempo el incremento de meses
Se hace difícil el análisis de períodos parciales
El número de dimensiones (o puntos de vista para analizar la información) es limitado

Total Result

Tenemos posibilidad de ver cualquier agrupación de fechas

Obtenemos un gráfico dinámico que se adapta y refleja lo que la tabla contiene
La tabla - origen es sostenible en el tiempo: un apunte más es una línea más hasta 1.048.000
Es posible filtrar por cualquier período sin modificar ninguna fórmula
Podemos incorporar o modificar con muy pocos clics todas las dimensiones que deseemos
Obtenemos totales generales por cada ítem de dimensión (filas y columnas)
Obtenemos la trazabilidad y detalles de cada cifra de cada dimensión o de cada período
La visualización de la información es cómoda al poder agrupar las jerarquías de información