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Le rôle de Facilitateur dans la

Gestion de Projets
Erika Ratcliffe, Consultante, Kepner-Tregoe, Europe

Notre travail auprès de multiples sociétés depuis quelques années nous a permis de constater certaines difficultés communes liées à la gestion de projets :
portefeuille trop important de projets, trop de projets qui démarrent et pas assez qui aboutissent, dépassement en temps ou en coûts, désaccord entre les
parties-prenantes, projets bloqués…
Dans leur effort pour développer la maturité en gestion de projets, le réflexe naturel des entreprises est d’utiliser le levier de la formation. Lorsqu’elle
est bien conçue, menée et suivie, la formation constitue -- sans doute -- un des mécanismes les plus efficaces que nous connaissons pour transmettre les
concepts et les techniques en gestion de projets. Personne ne naît en connaissant toutes les règles dans ce domaine, comme personne ne naît ingénieur.

Lorsque l’on apprend une langue, par exemple, l’apport des cours L’étude
théoriques est indispensable pour connaître la grammaire et l’orthographe.
Une multinationale reconnue dans le secteur des produits de consommation
Tout l’intérêt d’apprendre ces éléments conceptuels est de pouvoir les
massive a fait appel à nos services récemment dans le but d’améliorer ses
appliquer par la suite, en l’absence du professeur, lorsque l’on essaye de se
compétences en gestion de projets dans différents pays à la fois.
faire comprendre. Il est malgré tout évident que la pratique orale revêt une
importance égale, pour le moins, même si certains affirment qu’elle en a Centralisé en Europe, le projet avait pour but de développer plusieurs
d’avantage. centres d’excellence en Gestion de Projets, notamment en Amérique du Sud
et en Europe (majoritairement des anciens pays de l’Europe de l‘Est).
Comme pour l’apprentissage d’une langue, la gestion de projets s’appuie
souvent sur une formation solide pour fournir les bases théoriques requises Une fois le programme de formation continue établi, le concept de
(méthodologie, concepts et techniques). Néanmoins, c’est la mise en “facilitateur” a été mis en place pour soutenir l’utilisation des outils et
pratique qui développera l’aisance dans l’utilisation tangible des principes méthodes dans les projets quotidiens. Un plan de promotion interne a
et des règles ; c’est en suivant ce chemin-là que les connaissances seront fait connaître l’existence des facilitateurs : publication d’une page web
approfondies et que l’expérience arrivera à maturité. En fin de comptes, dédiée sur le site interne, explication des “services” gratuits proposés,
le juste mélange des deux voies rapproche les organisations le plus des exemples de résultats, conditions d’intervention et coordonnées des
rapidement et efficacement des résultats escomptés : mener ses projets à facilitateurs pour accéder rapidement à leurs services.
bien. Bien que lentes au début, les sessions d’accompagnement ont commencé
Alors, la question se pose : comment réduire le temps de mise en pratique à avoir lieu. Au bout de six mois, une première évaluation parmi les
des concepts transmis en formation ? Quelle est la façon la moins pénible, personnes “accompagnées” a révélé des résultats encourageants.
la plus rapide, économe et sécurisée de se servir de la théorie avant qu’elle D’autres expériences similaires ont eu lieu dans les secteurs industriel et
ne soit oubliée ? Comment maximiser l’investissement de formation en informatique, qui témoignent des bienfaits de ces utilisateurs clés.
temps et en coûts ? L’accompagnement, de notre point de vue, est un des
Résultats
leviers les plus robustes.
De multiples effets concrets se sont fait ressentir depuis que les projets
Cet article cherche à partager les résultats encourageants escomptés d’amélioration continue ont vu le jour. Voici quelques exemples à titre
lors de l’utilisation de “Facilitateurs” dans la gestion de projets chez de d’illustration :
nombreux clients. Le but final est de faire connaître les leçons tirées de
ces expériences et de fournir quelques astuces susceptibles d’apporter aux • Analyse des difficultés de performance dans un projet informatique X :
lecteurs des bénéfices intéressants. retards pris sur des tâches critiques de la part de certains membres de
l’équipe projet, en voie de résolution.

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• Consultation avec le parrain du projet (“sponsor”) sur ses attentes La boîte à outils
irréalistes ; lancement modifié du produit pour réduire l’ampleur initiale Il est essentiel d’avoir une boîte à outils permettant au facilitateur de
(“scope”), tout en assurant les résultats proportionnels attendus. promouvoir ses services ; il/elle doit pouvoir identifier les opportunités
• Génération d’idées sur comment trouver de nouveaux membres pour adéquates lui permettant d’intervenir, de clarifier son rôle et ses conditions
participer au projet (alors que l’unité de production tournait déjà en sous- et d’apporter une aide de manière organisée. Il doit pouvoir démontrer
effectifs). Comment motiver et communiquer avec une équipe d’experts les avantages de faire autrement afin d’encourager l’adoption d’un
déjà fortement occupée. comportement différent et nouveau.
• Identification des obstacles à l’avancement d’un projet Y ; actions claires
à mettre en place pour les surmonter. Coopération accrue
• Identification des conflits humains et des voies de résolution possibles. Les facilitateurs ont observé leurs collègues gagner en clarté sur la
• Inclusion d’une étape de recherche et collecte de données plus solides problématique spécifique du projet. Loin d’être un concept idéaliste, la
avant de lancer sur le marché le nouveau produit … et cela malgré le coopération de personnes venant d’unités différentes a été traduite en
retard de la date de lancement. termes réels et positifs, avec une réduction du temps passé à tourner en
• Remise en question de la manière “traditionnelle” de faire avancer le rond.
projet.
Conclusion
• Transformation d’une multitude d’idées novatrices venant d’un chef
Même si la préparation de facilitateurs demande des ressources et des
de projet expert en marketing, très créatif, en objectifs tangibles,
efforts à l’entreprise, il semble évident que ces derniers participent sans
raisonnables et susceptibles d’être réalisés à la fin du projet.
conteste à l’augmentation des résultats à court terme, redonnant un élan
Points d’enseignement enthousiaste aux projets dits de “change management”. Sur le moyen et
le long terme, l’optimisme est à la page : aux dires des employés et des
Rien n’est plus pratique que de la bonne théorie ‘sponsors’, le facteur de motivation révélé dans l’enquête de satisfaction
Il est avantageux de “structurer” la mise en pratique des concepts une fois annuelle a cru de manière positive grâce à l’aide proposée sur le terrain
la formation terminée et de lui donner une date butoir. Par rapport aux après les formations.
projets similaires déployés précédemment, le rôle de facilitateur a permis Après l’intervention des “facilitateurs” suite aux formations, il est évident
de réduire le temps d’acceptation et de mise en œuvre d’une structure qu’il reste un grand travail à faire pour qu’une organisation gagne en
commune pour gérer les projets. La “mise en pratique” du langage “compétences” de management de projets. Il est néanmoins, également
commun a été “facilitée” (ou rendue simple) par des super-utilisateurs sur indéniable qu’ils contribuent à augmenter la spirale ascendante dans le
le terrain bien préparés à cette fin. Le fait d’appliquer sur les projets réels niveau de maturité de l’entreprise en gestion de projets.
les mêmes concepts étudiés en formation a révélé l’importance d’avoir un
modèle théorique robuste, ainsi que des outils et des techniques vraiment Références
applicables. « The Value of a Facilitator in Problem-Solving and Decision-Making »,
Martine Joosten, 2011
« Facilitateur : un apport à la gestion de projets », Philippe Bouyer, 2013
« Le Coaching interculturel », Philippe Rosinski, Edit. Dunod, 2009

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