INTRODUCCION

La formalización no es un concepto neutro. En realidad, el grado hasta el cual

está formalizada una organización es un indicador de las perspectivas de quienes
toman decisiones en ella respecto de los miembros de la misma.

Las reglas y procedimientos diseñados para mejorar las contingencias que

enfrentan las organizaciones, forman parte de lo que se llama formalización.

La formalización es un proceso que hoy en día subsiste en muchas

organizaciones , por lo que se hace necesario estudiar su naturaleza,
propiedades, variables y su b acción con el individuo, para entender el
funcionamiento de gran parte de las organizaciones variando en ellas según el
grado de formalización que emplean.

Mediante la formalización del comportamiento de sus trabajadores, la

organización implementa el mecanismo de coordinación de la normalización de
procesos de trabajo. Se basa en prever, anticipar las acciones que el trabajador va
a tener que realizar, eliminando, por lo tanto, al máximo la toma de decisiones en
el puesto.

Establecer objetivos e ir por ellos, "organizar racionalmente, claramente y

eficientemente"; Especificar cada detalle para que cada uno esté seguro de la
tarea que debe realizar; "planear, organizar y controlar". Estas y otras ideas
similares se engranan normalmente en nuestra forma de pensar sobre una
organización o del modo que valoramos y comprendemos la práctica
organizacional. Pera mucha gente es casi una segunda naturaleza el organizar,
estableciendo una estructura de actitudes claramente definidas enlazadas por las
líneas de órdenes, comunicaciones, coordinación y control.

Políticas, programas , planes y procedimientos normalizados ayudan de nuevo

a simplificar la organización real. Estas ayudas explican el por qué organizaciones
en diferentes situaciones varían el énfasis sobre las normas , programas,
jerarquías, metas y objetivos como una forma de actividad controlada e
interesada.
 DESARROLLO

La formalización representa el uso de normas en una organización.

La codificación de los cargos es una medida de la cantidad de normas que definen
las funciones de los ocupantes de los cargos, en tanto que la observancia de las
normas es una medida de su empleo.

La formalización aparece naturalmente cuando las organizaciones crecen, sea

por el estilo de gestión o por condiciones de su entorno,
algunas instituciones desarrollan características extremas, perdiendo flexibilidad.
Las sucesivas generaciones de dirigentes que la organización pone al frente crean
condiciones de distorsión de la formalización. .

En resumen la formalización es una técnica organizacional de prescribir como,

cuando y quien debe realizar las tareas.

Formalización es la técnica organizacional de prescribir como, cuando, con qué

elementos, quien y en cuanto tiempo debe realizar las tareas. Las normas,
instructivos y procedimientos diseñados para manejar las contingencias afrontadas
por la organización son parte de la llamada formalización. Se trata de un
determinante clave de la estructura para el individuo, debido a que su
comportamiento se verá pautado y directamente afectado por la intensidad o
grado de dicha formalización.
Su definición depende en cada caso de:

las tareas que se realicen y de su grado de rutinización o estandarización posible

los conocimientos y habilidades que requiere la ejecución de las tareas

la tecnología utilizada

y el comportamiento esperado del personal

Formalización Máxima: las reglas pueden variar desde altamente rígidas a

extremadamente laxas. Estas variaciones existen sobre toda la gama de
comportamientos cubiertos por las reglas organizacionales. Las mismas clases de
variaciones existen en términos de procedimientos. Por ejemplo
un procedimiento muy formalizado en la línea de ensamble, donde siempre se
posa una pieza de material en la misma dirección , desarrollándose el mismo
trabajo sobre la misma pieza. En forma similar, en una oficina , las cartas que
solicitan cierto tipo de información en respuesta al solicitante. Desde luego , los
ejemplos extremos de esto son las respuestas preparadas por computadora a
preguntas sobre temas como pagos de menos, o pagos en exceso de
los estado de cuentas de tarjeta de crédito.

Formalización Mínima: en el otro extremo del continuo de formalización de

procedimientos estarán los casos que son únicos, para los cuales no se han
desarrollado procedimientos. En estos casos, los miembros de la organización
utilizan su propia discrecionalidad para decidir cómo proceder. En el extremo
estarán los casos que requieren de intuición, y quizás hasta de inspiración , a fin
de que se les resuelva . Las organizaciones que tienen poca formalización son
aquellas que tratan con las áreas fronterizas de la investigación científica . la
mayoría de las organizaciones se encuentran en algún punto intermedio entre
estos extremos del continuo de formalización como lo han encontrado
las investigaciones realizadas sobre el tema.

El hecho de usar en la organización una formalización máxima o mínima, es en

principio una variable originada del tamaño y la edad del ente

Importancia de la formalización

Investigaciones realizadas indican que para la efectividad organizacional es

importante una combinación oportuna entre el grado de formalización y factores
como la realización de las tareas y la naturaleza del personal . No puede
considerarse a la formalización como mala o buena, sino como un elemento que
varía de una situación a otra. La formalización empresarial, le permite operar
legalmente durante el desarrollo de sus operaciones comerciales, brindando
determinados beneficios, en especial a las Micro y Pequeñas Empresas (MYPES),
quienes hoy en día pueden acceder a un Régimen MYPE Tributario, acceso a
programas de contratación especial en los cuales se les da mayor prioridad a las
MYPE, entre otros.

Así por ejemplo contar con una empresa formalizada le permite:

a. Venderle al Estado: El Estado es el mayor comprador a nivel nacional. Por lo

que una empresa formal con un RUC activo podrá tramitar su inscripción al
Registro Nacional de Proveedores, teniendo así la oportunidad de vender sus
productos y/o servicios a las diversas instituciones públicas. De igual manera a la
fecha existen los Catálogos Electrónicos de Acuerdo Marco, a través de los cuales
las instituciones públicas pueden contratar bienes y servicios en menor tiempo. Las
cifras nos dicen que al día de hoy más del 50% de los proveedores en esta
categoría son las MYPE.

b. Acceso al Financiamiento: Las entidades financieras, principalmente las

bancarias toman en cuenta si el préstamo a otorgar será para una persona natural
o jurídica, el ser una persona jurídica con un adecuado respaldo de los estados
financieros del negocio le permitirá acceder a mayores oportunidades respecto a
las tasas de interés a ser pagadas a dichas instituciones.

c. Internacionalización: La formalización empresarial permite que se aprovechen

oportunidad para trabajar en conjunto con otras empresas del mismo rubro o de un
rubro complementario para conformar consorcios que permitan que sus productos
puedan salir al mercado exterior.

d. Posicionamiento en el Mercado: Una empresa formal permite que a través de

su marca gane un nombre y pueda crecer bajo una razón social, teniendo así una
inserción en el mercado de manera efectiva y reconocida en el tiempo.

Asimismo, se debe de tener en cuenta que la Formalización es uno de los pilares

que influye en que podamos contar con un desarrollo económico sostenido, debido
a que mayor formalidad se traduce en una mayor contribución al Producto Bruto
Interno (PBI), generación de empleo, pago de impuestos, etc .

INDICADORES

Uno de los problemas que se enfrenta las organizaciones en el seguimiento y

la rendición de cuentas es la falta de una definición clara de sus indicadores, en
donde la mayoría de las veces los responsables de llevar a cabo las mediciones
no saben que significa el indicador, ni que medir, ni cómo medir e incluso cuando
recopilar y presentar la información necesaria para la toma de decisiones. Para
evitar estos problemas, es conveniente que todas las organizaciones formalicen
sus indicadores ya sea por medio de una ficha, diccionario o manual de
indicadores para lo cual se puede basar en la norma ISO 66175 Sistemas de
gestión de calidad — Guía para la implementación de sistemas de
indicadores, la cual contiene una serie de lineamientos que es conveniente
considerar a la hora de definir y formalizar los indicadores, ya sea para los
Sistemas de Gestión de la Calidad (ISO) o bien la Planificación Estratégica ligada
al Balanced Scorecard (BSC)

Según la norma, los indicadores tienen por objeto proporcionar información sobre
los parámetros ligados a las actividades o los procesos implantados. Las
características que definen a los indicadores de un sistema de gestión son las
siguientes:

1. Simbolizan una actividad importante o crítica. Son ejemplos de

indicadores: % mensual de quejas recibidas, productividad mensual,
facturación mensual, % absentismo, % cuota de mercado, % de aparición de
la empresa en los medios de comunicación frente a la competencia, etc.;
2. Tienen una relación lo más directa posible con el concepto valorado con
objeto de ser (congruentes) fieles y representativos del criterio a medir;
3. Los resultados de los indicadores son cuantificables, y sus valores se
expresan normalmente a través de un dato numérico o de un valor de
clasificación;
4. El beneficio que se obtiene del uso de los indicadores supera la
inversión de capturar y tratar los datos necesarios para su desarrollo;
5. Son comparables en el tiempo, y por tanto pueden representar la
evolución del concepto valorado. De hecho, la utilidad de los indicadores se
puede valorar por su capacidad para marcar tendencias;
6. Ser fiables, es decir proporcionan confianza a los usuarios sobre la validez
de las sucesivas medidas;
7. Ser fáciles de establecer, mantener, analizar y utilizar;
8. Ser compatibles con los otros indicadores del sistema implantados y por
tanto permitir la comparación y el análisis.
 CONCLUSIONES

Explicando que la formalización es el proceso de decir cómo, quien , y cuando

deben realizarse las tareas en la organización. Generalmente al formalizar se
integra un sistema de recompensas y castigos a los miembros de la organización,
que si bien está dirigida a los empleados, puede volverse un arma de doble filo
para los administradores, gerentes y directivos de la organización. Cuando los
recursos se distribuyan e acuerdo con normas básicas más o menos permanentes
en el tiempo, aparecerán reglas de distribución de los recursos. Estaremos en
presencia de la formalización, cuando la distribución de recursos se traduzca en:

 cursos de acción concretos

 reglas de distribución que se diseminen a lo largo de la institución

 se establezcan expectativas de comportamiento

La formalización es una variable que puede ir desde el extremo mínimo de ella ,

que es la innovación; hasta el límite máximo , tendiente a la burocracia . Si bien
gran partes de las instituciones públicas y privadas en nuestro país están
altamente burocratizadas, la tendencia mundial actualmente es implementar en las
organizaciones un proceso innovador, que dé, muy por el contrario a la
formalización, alas a los individuos para pensar, crear e imaginar su puesto de
trabajo y llevarlo al máximo de la efectividad. La formalización logró durante
mucho tiempo hacer de la organización un sistema coordinado y controlado, que
presentaba una alta eficiencia y una simplificada forma de trabajo y de desarrollo
de las actividades. Sin embargo, los mercados globalizados actuales, y el mundo
cambiante e inestable, exigen a las organizaciones mayor flexibilidad y
adaptación, lo que hace que la formalización, deba ser urgentemente reemplazada
(o por lo menos e n forma gradual), por procesos como la innovación, que
permitan a las organizaciones ser competitivas en un mundo de turbulencias y
situaciones insospechadas.