Comment rédiger un e-mail ?

Le plan d’écriture d’un e-mail:

 Un titre/sujet;
 Une formule d’appel;
 Une introduction;
 Un appel à l’action;
 Une formule de politesse et une signature.

Le titre/Le sujet

Ce sont les 5 à 8 mots de la rubrique « sujet » de votre courrier électronique. Court (15
à 20 caractères), clair et explicite : un titre est lu 5 fois plus que le corps du message.
Ce qui signifie qu’il est déterminant pour engager le lecteur à continuer la lecture du
mail. Ne pas y écrire une phrase complète mais utiliser des mots-clés.

La formule d’appel

S’il s’agit d’un e-mail professionnel, vous pouvez appeler votre interlocuteur par la
formule : « Monsieur + nom de famille/Madame + nom de famille » ou par leur
fonction : « Monsieur le Directeur/Madame la Directrice ». Évitez de commencer votre
e-mail par un « Bonjour », surtout s’il s’agit d’une première prise de contact.

Mais, s’il s’agit d’un e-mail entre amis ou entre personnes qui se connaissent bien, on
peut utiliser : « Salut », « Coucou », « Bonjour » et « Cher/Chère + prénom ».

L’introduction

Ce sont les premiers mots du mail. Ils doivent permettre de situer le contexte de
communication. Dans un e-mail professionnel, le vouvoiement est de mise, c’est-à-
dire, est conforme à des usages habituels, surtout s’il s’agit d’une première
correspondance.

Un appel à l’action

C’est le cœur et le corps du message, ce qui justifie que vous preniez le temps de le
rédiger. Allez droit au but : la personne qui vous lit doit comprendre l’objectif de votre
message en quelques secondes. Soyez clair et précis quant à vos intentions. Le texte
doit être lisible, subdivisé en plusieurs paragraphes au besoin.
Exemple de construction de corps de mail

Introduction Appel à l’action

Je fais suite à votre mail du XXXXX,
dans lequel vous me demandez / Je vous confirme la réservation de
vous souhaitez / vous me sollicitez la salle de réunion…..
Cas 1 : j’ai reçu un mail et je
pour / vous me faites part de
réponds
(votre souhait, votre désaccord,
votre mécontentement, etc.) / J’ai le plaisir de vous confirmer
 
vous m’informez… que nous sommes en mesure
d’accueillir M. XX en stage de….
 

Une formule de politesse et une signature

En cas d’un e-mail formel, n’oubliez pas de conclure en remerciant votre interlocuteur
de l’attention qu’il a porté à votre message. Puis, terminez par une formule de
politesse du type : « Cordialement », « Bien cordialement », « Respectueusement » ou
« Bien à vous/toi » (à votre/ton service) pour faire preuve de respect envers votre
destinataire.
Autres exemples : Sincères salutations / Salutations respectueuses / Veuillez agréer,
Monsieur, l'expression de mes sentiments les meilleurs...
Si vou connaissez bien la personne à qui vous envoyez votre message, vous pouvez dire
au revoir en utilisant : « Bisous », « Gros bisous », « Bonne journée/soirée » et « À tout
à l’heure ».
La signature doit être, dans un e-mail informel, le prénom de la personne qui l’envoye,
et dans un e-mail formel, son prénom + son nom de famille.