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1. INTRODUCCION
El manual es una guía a la que debe regirse una institución, así como las personas integrantes del
sistema, tiende a normar las diferentes actividades que va a cumplir un sistema. Este manual resume
todas las normas principios y recomendaciones de organización y funcionalidad de un sistema, más aun
tratándose del Sistema Contable es prioritario dentro de una empresa establecer los citados
requerimientos.
2. CONCEPTO DE MANUAL
En forma general podemos mencionar que los manuales son herramientas con que cuentan las
organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas, financieras y operativas. Son
instrumentos de comunicación.
Los manuales constituyen parte del proceso de comunicaciones en la empresa; sirve para cumplir la
función unificadora de las partes de la organización formal.
En todas las organizaciones se producen casos conflictivos, situaciones de crisis; el manual es útil para
dirimir problemas de jurisdicción, superposición de funciones, responsabilidades y autoridad.
El legado de experiencia, habilidad y capacidad de los jefes encuentra una vía natural de transmisión
en los manuales.
Proveen un elemento de base para la revisión del sistema en forma periódica, ordenada y
permanente.
Ayudan a que todos los jefes tengan una mejor comprensión de las necesidades totales de la empresa
y de cómo se llevan a cabo las funciones de cada una de esas agrupaciones arbitrarias de
especialidades.
4. TIPOS DE MANUALES
Podemos mencionar a los siguientes:
Manual de organización y funciones
Manual de procesos
Manual de procedimientos
Manual de contabilidad
El manual de organización es el conjunto de normas que rigen y establecen las relaciones entre los
miembros de la organización, dichas relaciones pueden ser verticales y horizontales.
Este manual cumple la función de integrar a cada uno de los miembros de la organización de manera
sistemática, permanente.
Hay que reconocer que no existe la posibilidad de que funcione un grupo humano sin norma alguna,
porque las personas son la organización, de cómo se elaboren las normas, como se divulguen y como se
controlen dependerá del éxito del manual.
Este manual sirve para que cada integrante de la entidad conozca lo que se espera de el, de manera tal
que puedan comprender la organización y sus partes.
b) Manual de Procesos
El manual de Procesos de una organización es un documento que permite facilitar la adaptación de cada
factor de la empresa (tanto la planeación como de gestión) a los intereses primarios de la organización;
alguna de las funciones básicas del manual de procesos son:
El establecimiento de objetivos
La definición y establecimiento de guías, procedimientos y normas.
Las limitaciones de autoridad y responsabilidad
La generación de recomendaciones
La creación de información eficaces
La institución de métodos de control y evaluación de la gestión
IMPORTANCIA
La importancia de estos manuales radica en que nosotros utilizamos un diseño o sistema para analizar
sobre un diseño la forma operativa, determinando la capacidad de transformación de un proceso en
cantidad y calidad.
La cantidad de acciones y/o procesos que deben ejecutarse, la dificultad, calidad, complejidad y grado
de decisión de cada acción, la relación de las acciones dentro del contexto del proceso, las cargas de
trabajo. Como los procesos que frenan y detienen la fluidez del proceso.
TECNICAS DE CONFECCION
Analizamos el
Proceso
Cantidad-Calidad
DIAGNOSTICO
Necesariamente para determinar problemas en los sistemas vigentes hay que efectuar un diagnóstico y
este se realiza a través del relevamiento de la información y también una investigación de operaciones.
Más adelante se efectúa un análisis paso a paso, será planteado en un diagrama y flujograma y se
comienza a plantear las alternativas de casos, esta labor permitirá calificar y evaluar cada una de las
operaciones, determinar cuáles carecen de control, significado, eficiencia, demostrar su complejidad,
detectar procesos innecesarios, omisiones e inadecuaciones, etc.
Asignarle un número que permita archivarlo para una posible posterior modificación.
Asignarle un nombre con relación a la función o procedimiento.
Anotar fecha de elaboración, aprobación y vigencia.
Llevar un control de los cambios efectuados y motivos de los mismos y las fechas.
Describir a todos y cada uno de los involucrados a nivel de puestos de trabajo, supervisores y
direcciones, explicando sus responsabilidades y funciones, tanto en la acción como en la
supervisión.
Se asignan responsabilidades de control y de cumplimiento.
Hay que describir paso a paso y secuencialmente cada una de las acciones.
Se llama alternativas de casos a 2 o 3 alternativas que mejore el proceso o también se pueda
mejorar combinando el primero o la segunda alternativa.
Ejemplo:
MANTENIMIENTO
c) Manual de Procedimientos
Es la descripción de los pasos que se deben de seguir para el cumplimiento de tareas, es la secuencia de
procesos (serie de operaciones coherentes referidas a un puesto de trabajo).
Es una secuencia de operaciones coherentes referidas a un puesto de trabajo que se efectua para el
tratamiento uniforme de tareas con carácter repetitivo.
Los procedimientos son reglas para el personal, los mismos que deben ser respetados en el ejercicio de
sus funciones; son el resultado de los objetivos preestablecidos y como tales se consideran mejor como
decisiones tomadas durante el diseño del sistema contable y administrativo en forma escrita para su uso
posterior.
Dentro los principios objetivos de los manuales de procedimientos citaremos los más prácticos:
En este último objetivo se debe formular por escrito las operaciones de la empresa, para permitir
realizar un estudio y análisis teórico de la misma, reglamentar, entrenar y seleccionar al personal y
evaluar con mayor facilidad los cambios.
a) Tabla de contenido
Se elabora un listado de ubicación de los procedimientos para que el usuario pueda identificar un
procedimiento considerado para él, útil o como material de consulta.
b) Introducción
En este acápite se efectúa una justificación resaltando la importancia de los procedimientos que se
elaboraran en la entidad, unidad o sector de la institución.
c) Metodología
En este punto se desarrolla una breve descripción de la metodología que se utilizara en la elaboración
de los procedimientos.
d) Simbología
e) Narrativos
Se señala el contenido que tendrá cada uno de los narrativos en los que se describen con detalle cada
una de las operaciones.
f) Formularios
Se indica en esta parte los criterios que se utilizaran en la elaboración y diseño de los formularios en
cada uno de los procedimientos considerando los siguientes aspectos:
Formato
Código
Tamaño
Número de Copias
Destino de cada una de las copias
IDENTIFICACION DE PROCEDIMIENTOS
Existen diferentes métodos para identificar los sistemas contables sobre todo que deben ser elegidos y
por tanto desarrollados, uno de ellos consiste en remitirse a los estados financieros e identificar cuenta
por cuenta, cuantos procedimientos requieren en función de los siguientes elementos:
* Complejidad de la cuenta
* Importancia de la cuenta
d) El Manual de Contabilidad
Los manuales de contabilidad son documentos que guían la acción y/o acciones de los involucrados en
las áreas de finanzas o contabilidad.
Estos manuales describen en forma secuencial y detalladas todos y cada una de las tareas, acciones y
registros que deben tomarse en cuenta en todo diseño contable.
En el área contable los manuales tienen una aplicación amplia que sirve de guía para el trabajo que debe
desarrollar el personal del departamento de contabilidad.
De políticas contables
Del código contable o de cuentas contables
De normas y procedimientos contables
Estos manuales detallan todos y cada una de las políticas que se siguen en la organización con relación a
los registros contables.
Es importante destacar que estas políticas deben estar concordantes con los Principios de Contabilidad
Generalmente Aceptados PCGA.
Las políticas de contabilidad deben ser organizadas, enunciadas y detalladas en el orden en que se
presentan las partidas en los estados financieros y alas que son asociadas.
La primera son declaraciones que enuncian la aceptación de los principios de contabilidad generalmente
aceptadas, mientras que las segundas se refieren a los tratamientos contables especiales y aplicables a
ciertas operaciones o transacciones de partidas específicas de los estados financieros .Estas políticas
pueden ser enunciadas con base en el orden de presentación de las partidas en los estados financieros.
Cada entidad u organización en el desarrollo de sus operaciones tiene un determinado plan de cuentas
en función a sus características y objetivos; por tanto es importante conocer el rubro de actividad de la
organización en la cual se ha de elaborar el manual de contabilidad y su correspondiente plan de
cuentas. COMERCIALES
SERVICIOS
PRIVADAS
ORGANIZACIONES
INDUSTRIALES
PUBLICAS
Estas organizaciones se dedican a la comercialización de bienes tales como: alimentos, prendas de vestir
, equipos eléctricos, electrónicos , electrodomésticos; productos químicos , de farmacia, ferretería, etc.,
y pueden ser:
Son organizaciones unipersonales o sociedades que importan de manera directa bienes de países
diferentes al que realizan sus operaciones y tienen relación directa con los fabricantes, y por lo general
comercializan sus productos al por mayor.
Son organizaciones pequeñas, medianas o grandes y son las que comercializan bienes al menudeo o por
unidades a los clientes en forma directa.
Este tipo de organizaciones cuentan con su propio plan de cuentas.
Son organizaciones que por lo general prestan servicios de energía, transporte, educación, salud, control
externo (auditorias), consultoría, hotelera, etc. Por lo general también sus planes de cuentas tienen
características muy particulares que solo hacen a este tipo de organizaciones.
Los profesionales particulares tales como médicos, arquitectos, ingenieros, contadores, auditores,
abogados, etc. También tienen que tener su propio plan de cuentas en función a las características de
sus actividades.
Dentro de este tipo es empresas están comprendidas las extractivas que explotan los recursos naturales
no renovables tales como las mineras, petroleras, etc., o las que explotan recursos renovables como las
empresas agropecuarias que realizan la explotación en la agricultura y la ganadería, explotación
maderera, pesquera, etc.
Existen también las manufactureras o de fabricación que transforman la materia prima en productos
intermedios o finales tales como las maquinarias, productos químicos, alimentos, equipos eléctricos,
electrónicos, electrodomésticos, prendas de vestir, etc.
Estas entidades cuentan con sus propios planes de cuentas en las que se incluyen las cuentas de costo.
d) Sector publico
Estas entidades son las que dependen del gobierno y reciben recursos económicos del Tesoro General
de la Nación o de la renta interna o destinada por coparticipación.
De acuerdo a la ley 1178 estas entidades están normadas en su contabilidad por el sistema de
Contabilidad Integrada en la que se tiene un solo plan de cuentas para todas ellas en el territorio
nacional.
MARCO NORMATIVO
Entre el marco normativo toda organización se tienen que enmarcar de acuerdo a normar legales
vigentes dentro del territorio nacional y también se puede acudir a normas internaciones para la
contabilidad.
e) Código de comercio
f) Número de identificación tributaria NIT
h) Licencia de funcionamiento
El consejo que dirige las actividades de la Comisión y aprueba los proyectos y las normas en si.
De este consejo depende el Comité de Interpretaciones que realiza las labores de interpretación
oficial de las normas del IASC.
El grupo consultivo reúne a analistas financieros, ejecutivos de finanzas, bolsa de valores y otros,
estos emiten criterios y puntos de vista que son tomados en cuenta en cada uno de los niveles
de preparación y emisión de normas.
Existen muchas técnicas una que es más conocida universalmente es el TOP-DOWN siendo su
particularidad los manuales flexibles a través de los cuales se podrá.
Asignar funciones en conjunto en toda la empresa, para luego desglosar los primeros niveles hasta los
últimos de arriba abajo.
CONTENIDO:
6. MANTENIMIENTO
Toda estructura organizativa así como los manuales deben ser objeto de un periódico mantenimiento a
efecto de no inferir todo un proyecto, es más debe ir a la par del desarrollo, por Ej.: el presente
organigrama debe ser objeto de mantenimiento una vez evaluado.
La organización o empresa definitivamente se ha visto que tiene un proceso de cambio que puede hacer
áreas como un puesto de trabajo, sus relaciones funcionales, etc., estos aspectos ameritan de que los
MATERIA: DISEÑ O E IMPLEMENTACION DE SISTEMAS CONTABLESPá gina 10
UNIVERSIDAD PÚBLICA DE EL ALTO
CARRERA: CONTADURIA PUBLICA
DOCENTE: LIC.CHIPANA M. EUFRACIO FELIPE
manuales de cualquier naturaleza o forma tengan que ser actualizados y adecuados permanentemente
por tanto su flexibilidad debe permitir efectuar los cambios que permanentemente sufren las
organizaciones.
7. LINEAS DE COMUNICACIÓN
Es el proceso fluido de la comunicación que debe existir en la organización sin embargo en la mayoría de
las empresas existe problemas de comunicación y debido a esto se genera los corto circuitos o falta de
previsiones por parte de los ejecutivos y los mandos superiores, medios e intermedios .Un claro ejemplo
de eta situación puede ser la poca dilución de circulares, instructivos, lenguaje poco entendibles o
accesible al nivel y formación de los empleados, las comunicaciones verbales de las que en caso de
omisión o mala ejecución de tareas no se tienen constancia.
8. DIFICULTADES
8.1 MATERIALES
8.2 SICOLOGICAS
9. ELEMENTOS DE UN MANUAL
Los elementos que constituyen y que son de interés especial, son aquellos que serán objeto de consulta
y se encontraran ubicados en lo que se denomina “cuerpo principal” y que generalmente están
constituidos por:
Organigramas
Funciones
Normas
Instrucciones
Procedimientos
lineamientos
Otros instrumentos
Estos dependen del tipo de manual que se trata, sin embargo existirán otras partes componentes que
cumplirán funciones de ayuda para facilitar la consulta y ubicación de los temas o cosas por resolver.
Contenidos donde se deben enunciar las partes o secciones integrantes del manual.
Seguidamente se describe en forma detallada el INDICE en que todo texto, indicara el
número de página en que se localiza cada título y sub- título.
En un índice numérico será la INSTRUCCIÓN en la que se explicara el propósito del manual y
se incluirán aquello comentarios que sirvan para disponer el lector y clarificar los aspectos
contenidos en los capítulos siguientes.
La cuarta sección contendrá las INSTRUCCIONES PARA EL USO DEL MANUAL es decir
explicara de qué manera se logra ubicar un tema en el cuerpo principal, para efectos de una
consulta.
La quinta sección es el CUERPO PRINCIPAL es decir la parte más importante y la verdadera
razón de ser del manual contiene el verdadero objetivo que le dio origen.
Es importante que en la redacción de manuales se emplee cierta terminología, que si bien comprende
expresiones de uso común, es conveniente que exista una definición de los términos técnicos con el
propósito de uniformar y estandarizar en función de normas establecidas para una fácil comprensión.
11 CLASIFICACIÓN DE MANUALES
12 ENTRENAMIENTO
No existe mejor forma para poner en marcha un manual que el mismo haya tenido un entrenamiento
previo por el personal constituyendo parte de la garantía, y porque, algo no probado no ofrece las
garantías del caso, una vez que tenga plena vigencia se podrá observar los frutos del entrenamiento
de los manuales de organización, funciones y procedimientos.