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Zoom Anleitung

für Lehrende

EDV-Beauftragte:

Gudrun Inmann-Khan DW 24109

gudrun.inmann@univie.ac.at

Thomas Cekal DW 24118

thomas.cekal@univie.ac.at

Version 1 / Stand: 22. Juni 2020


Inhalt
Grundlegendes ........................................................................................................................................ 3
Kursraum ................................................................................................................................................. 4
Einstieg ................................................................................................................................................ 4
Das Hauptfenster................................................................................................................................. 6
Teilnehmer*innen einladen ................................................................................................................ 7
Teilnehmer hereinlassen ..................................................................................................................... 8
Chat ................................................................................................................................................... 10
Bildschirm teilen ................................................................................................................................ 11
Whiteboard ....................................................................................................................................... 12
Breakout Rooms ................................................................................................................................ 12
Lehrendenzimmer ................................................................................................................................. 15
Trouble Shooting bei technischen Problemen ...................................................................................... 17
Zoom App lässt sich nicht schließen.................................................................................................. 17
Auf PCs........................................................................................................................................... 17
Auf Apple ....................................................................................................................................... 17
Kamera/Mikrofon funktioniert nicht................................................................................................. 18
Wiedereinstieg nach PC Absturz ....................................................................................................... 20

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Grundlegendes

Benutzername (E-Mail-Adresse) und das Passwort ist NUR für die Lehrperson bestimmt und darf
nicht an die Teilnehmer weitergegeben werden. Die Teilnehmer bekommen ausschließlich den Link!

Die Zoom-Räume sind analog wie Klassenräume, das heißt, dass diese nur zu den Kurszeiten plus 10
Minuten vorher und nachher für den jeweiligen Kurs zur Verfügung stehen.

Die Einhaltung dieser Zeiten wird nicht von der IT geprüft oder vor eingestellt, sondern unterliegt der
Disziplin und Kollegialität der Lehrenden wie in den physischen Klassenräumen auch.

Im gleichen Zoom-Raum werden in Zukunft auch mehrere Klassen mit unterschiedlichen Lehrenden
hinter einander abgehalten.

Um zu verhindern, dass Teilnehmer*innen eines anderen Kurses zur falschen Zeit in eine falsche Klasse
einsteigen können gibt es die Warteraum Funktion. Damit kann der/die Lehrende (Host) nur die
Teilnehmer*innen für den gerade stattfindenden Kurs einlassen und den Beitritt Fremder in ein
Meeting verhindern.

Die Teilnehmenden haben im Warteraum auch keinen Kontakt zu anderen. Der Host kann aber auch
Nachrichten an die Teilnehmer*innen in den Warteräumen senden. Jede*r TN hat einen eigenen
Warteraum.

Das Zoom Lehrendenzimmer funktioniert ein wenig anders, da es hier ja keine Hierarchie zwischen den
Nutzer*innen geben soll. Die Details sind unten noch einmal eingefügt. Das Lehrendenzimmer ist auch
24/7 benutzbar und unterliegt keinen Zeitlimitierungen.

Bitte auf keinen Fall die Hintergrund Einstellungen der Räume ändern. Wir (die IT) hat die Einstellungen
bewusst und mit guten Gründen so vorgenommen.

Einige Teilnehmer werden vor dem Beitritt des Meetings nach einem Meeting Passwort gefragt.
Normalerweise wird das nicht benötigt, bei manchen Geräten und Betriebssystemversionen wird
allerdings auch noch die SitzungsID und das Passwort bzw. nur das Passwort verlangt. Detailierte
Beschreibung wie man den TN diese zukommen lassen kann unten unter „Teilnehmer*innen
einladen“.

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Kursraum

Einstieg
Zoom – Link in Browser eingeben

Die Zugangsdaten werden vor Kursbeginn an den jeweiligen Lehrenden individuell versendet.

Falls Zoom noch nicht als Browser Ad On eingerichtet ist, kommt folgende Meldung:

Datei speichern und unter Downloads mit Doppelklick auf Datei ausführen

Wenn die Zoom App installiert ist, kommt für den ersten Einsteiger/Host folgendes Fenster:

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Hier bitte Link in der untersten Zeile „melden Sie sich an“ anklicken und die Zugangsdaten
eintragen.

Mit „Anmelden“ bestätigen - danach öffnet sich der Meetingraum.

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Sollte zu Beginn folgendes Fenster erscheinen, Klick auf Per Computer dem Audio beitreten

Das Hauptfenster

In der schwarzen Menüleiste ganz unten sind die wichtigsten Funktionen rot markiert.
• Mit den ersten zwei Buttons von links, kann das Mikrofon sowie die Webcam aktiviert und
deaktiviert werden.
• Der Button Teilnehmer blendet rechts ein Fenster mit allen Teilnehmern ein. Hier sind auch
die Teilnehmenden sichtbar, die sich im Warteraum befinden. Von hier aus können die TN
auch mit einer automatischen E-Mail Vorlage eingeladen werden.
• Chat: Öffnet rechts ein Fenster für Textnachrichten. Hier kann entweder an alle oder nur an
einzelne Teilnehmer (Privatnachricht) gesendet werden.
• Mit dem Button Bildschirm freigeben, kann der Bildschirm oder einzelne Fenster geteilt bzw.
die Whiteboard Funktion aufgerufen werden.
• Breakout Session: hier können Breakout Rooms erstellt werden.
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Teilnehmer*innen einladen
Wenn man auf Teilnehmer in der Leiste unten klickt öffnet sich rechts die TN Übersicht. Hier gibt es
unten im Fenstern den Button einladen.

Button klicken und dann im nächsten Fenster Standard-E-Mail auswählen.

Dann öffnet sich ein E-Mail Fenster mit den Daten zur Einwahl – mobil ist bei uns nicht notwendig,
wichtig sind nur der Link und falls dieser bei manchen TN je nach Geräteeinstellungen nicht
funktioniert, die Meeting-ID und das Passwort.

Man kann auch mit dem Button „Einladung kopieren“ den Inhalt der E-Mail in die Zwischenablage
kopieren und ihn dann mit Strg+V überall einfügen.

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Der Inhalt der Mail Vorlage sieht wie folgt aus:

Teilnehmer hereinlassen

Nachdem der Link (bitte nur den Link!!) an die Teilnehmer gesendet wurde und diese dem Zoom
Meeting beigetreten sind, erscheinen sie rechts im Teilnehmer Fenster. Diese befinden sich zuerst im
Warteraum und müssen vom Host (der Lehrperson) hineingelassen werden.

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Warteraum aus der Sicht eines Teilnehmers, hier am Beispiel eines Smartphones:

Teilweise werden die TN je nach Gerät und Betriebssystem davor noch nach dem Passwort gefragt.

Hier müssen sie dann noch das Passwort wie in der Mailvorlage oben beschrieben, eintragen.

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Chat

Chatnachrichten können entweder an alle oder an einzelne Teilnehmer gesendet werden. Im


Chatfenster auf der rechten Seite kann der Empfänger ausgewählt werden.

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Bildschirm teilen

Um Inhalte vom Bildschirm zu teilen, klickt man auf den Button Bildschirm freigeben.

Hier kann man zwischen dem ganzen Bildschirm oder einzelnen Fenstern wählen.
Anschließend klickt man auf den Button Teilen.

Während der gesamten Bildschirmfreigabe ist die schwarze Menüleiste für den Host sichtbar. Mit
einem Klick auf den Button Stoppen wird die Freigabe beendet.

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Whiteboard

Möchte man das Whiteboard verwenden, wählt man im „Bildschirm freigeben“ Fenster den Eintrag
Whiteboard aus und bestätigt mit einem Klick auf Teilen.

Danach öffnet sich das Whiteboard. Hier gibt es in der Menüleiste diverse Werkzeuge zum Bearbeiten.

Mit einem Klick auf den Button Speichern wird das Whiteboard als *.jpg Datei abgespeichert.
Pro Sitzung wird dafür ein Ordner in den Eigenen Dokumenten angelegt.

Beispiel: C:\Users\Thomas\Documents\Zoom\2020-06-18 15.15.29 Persönlicher Meetingraum von


Lehre42 Zoom 6449485284\

Von hier kann das Dokument auch an die TNs versendet werden, falls das gewünscht ist.

Breakout Rooms

Um Breakout Rooms oder Breakout Sessions zu erstellen, klickt man auf den Button Breakout Session.
Anschließend wählt man Manuell aus um die TNs selbst in die einzelnen Räume zuzuweisen.

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Mit einem Klick auf den Button Eine Session hinzufügen können neue Räume hinzugefügt werden.
Anschließend klickt man auf Zuordnen und wählt die Teilnehmer aus, die in dem Raum sein sollen.

Mit Klick auf den Teilnehmernamen kann dieser auch in andere Räume verschoben oder mit anderen
ausgetauscht werden. Hierfür gibt es den Button Verschieben nach oder austauschen.

Zum Umbenennen der Räume klickt man auf Umbenennen.


Wird der Raum gelöscht, so landen alle Teilnehmer wieder in der Hauptsitzung.

Hat man alle Räume geplant, klickt man auf Alle Sessions beginnen.
Die Teilnehmer bekommen eine Einladung zu dem Breakout-Room und müssen diese annehmen.

Beispiel Smartphone

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Eine eventuell noch wichtige Einstellung findet sich unter dem Punkt Optionen.

Hier kann eingestellt werden, ob die Teilnehmer selbst wieder zurück zur Hauptsitzung zurückkehren
dürfen.

Wenn die Breakout Room Sessions begonnen wurden, kann der Host über den Button „beitreten“ den
jeweiligen Raum betreten.

Um alle Sessions zu beenden klickt man an der selben Stelle wie alle Sessions beginnen, damit werden
alle Breakout Rooms nach 60 Sekunden geschlossen und die TN wieder in den Hauptraum verschoben.
Um nach dem Schließen der Breakout Sessions die Selben noch einmal zu erstellen, kann man auf
„Erneut erstellen“ klicken.

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Lehrendenzimmer

Zoom – Link in Browser eingeben

https://us02web.zoom.us/j/8987450771?pwd=MUZsMi9ISlE2SUp0b3gvTkJ2UGJNQT09

Sobald die Zoom App installiert ist, kommt für den ersten Einsteiger/Host folgendes Fenster:

Hier bitte Link in der untersten Zeile „melden Sie sich an“ anklicken und die Zugangsdaten
eintragen.

E-Mail: zooml20@univie.ac.at

PW: SZUWZoom1

Mit „Anmelden“ bestätigen - danach öffnet sich der Meetingraum.

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Für alle weiteren Einsteigenden öffnet sich der Meetingraum direkt nach dem Klick auf den
Link.

Der/ Die Erstangemeldete ist automatisch Host und kann in der Folge auch alle anderen
Teilnehmenden zum Host machen. Dadurch können dann alle eigenständig Breakout Sessions
anlegen und alle anderen Host Funktionen nutzen.

Alle anderen Teilnehmenden kommen mit dem Link automatisch in den Zoom Meetingraum
– das funktioniert aber NUR für das Lehrendenzimmer so – für die regulären Klassenzimmer
gibt es für die Teilnehmenden die Warteraum Funktion und der Lehrende/Host muss diese in
den Raum einlassen.

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Trouble Shooting bei technischen Problemen

Zoom App lässt sich nicht schließen

Falls sich die Zoom App aufgehängt hat und sich nicht mehr schließen lässt:

Auf PCs
STRG+Alt+Entf drücken – Task Manager auswählen und das Zoom Meeting mit „Task beenden“
schließen.

Auf Apple
CMD + ALT+ ESC drücken und der Task Manager öffnet sich automatisch. Hier die Zoom
App anklicken und auf „sofort beenden“ drücken.

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Kamera/Mikrofon funktioniert nicht.

Kontrolle der Datenschutzeinstellungen unter Windows 10.

Einstellungen öffnen: Startmenü Klick auf das Windows Logo -> Zahnrad wählen

Im Einstellungsmenü den Punkt Datenschutz wählen.

Auf der linken Seite unter dem Punkt Mikrofon bzw. Kamera die Einstellungen kontrollieren.
Zugriff auf Kamera/Mikrofon muss aktiviert sein.

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Wiedereinstieg nach PC Absturz
Sollte die Zoom Sitzung nicht ordnungsgemäß beendet werden oder der PC während der
Videokonferenz abstürzen, wird folgendermaßen vorgegangen.

zoom.us in Browser eingeben und auf Anmelden klicken

Login E-Mail und Kennwort eingeben

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Hier persönliche Meeting ID „anzeigen“ und dann kopieren – danach auf „einem Meeting beitreten“
klicken.

Jetzt Meeting ID eintragen und auf Beitreten klicken, dann ist man wieder im Zoom Raum.

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