COMPARATIF LOGICIELS DE

La Gestion Electronique de Documents (G.E.D.) fait référence

aux solutions logicielles permettant de gérer l’ensemble du cycle

G.E.D.
de vie des documents de la création à la suppression.

Les fonctions suivantes sont au coeur de la G.E.D. :

• Création et édition de documents
• Organisation et classement de documents

USAGES
• Recherche plein texte et plein document
• Partage nominatif ou groupé de documents
• Sauvegarde des documents avec historique des versions
• Suppression et restauration de documents

Parmi les tendances lourdes qui tracteront la G.E.D. dans les 5

prochaines années on note les fonctions suivantes :
• Accès en édition aux documents depuis tout type de terminal
via une connexion internet
• Co-édition simultanée de documents entre plusieurs inter-
venants
• Intégration de fonctions sociales pour créer ou valoriser l’in-
formation
Acquisition Création Edition Partage Suppression Archivage
En revanche, les fonctions d’acquisition de documents sont plus
Réversibilité marginales dans les demandes de solutions de G.E.D. En ef-
Dématérialisation Sauvegarde Recherche Organisation Versioning Workflow fet, de moins en moins de documents physiques sont créés au
profit des documents numériques. L’archivage est également
une fonction de moins en moins demandée car les fonctions de
sauvegarde des solutions de G.E.D. sont de plus en plus perfor-
BENEFICES mantes avec des espaces de stockage volumineux et la gestion
des versions des fichiers. L’archivage est principalement utilisé
à des fin légales pour les professions réglementées. Bien que la
réversibilité des données soit un critère majeur pour les clients,
elle est néanmoins peu sollicitée du fait de la fidélité des utilisa-
Gain de temps teurs aux applications SaaS (avec plus de 90% de renouvelle-
ment en 2015).
Collaboration
Bénéfices Les fonctionnalités de workflow sont peu utilisées par les TPE et
Mobilité
majeurs PME bien que le SaaS offre des perspectives intéressantes sur
Procédures et traçabilité ce sujet. Grâce aux A.P.I. et aux passerelles natives il est relati-
vement simple de créer, modifier, ou transférer des documents.
Sauvegarde
En 2015, le marché de la G.E.D. progresse de 4% par rapport à
Bénéfices Rentabilité l’année précédente pour atteindre un volume d’affaires estimé à
secondaires 1,5 Mds.
Ecologie
SELECTION
Ftopia est un acteur fort et spé-
cialisé de la gestion documen-
taire. Sa récente alliance avec le
fournisseur de cloud souverain
Cloudwatt renforce sa présence
sur le marché à long terme.
L’ADN de ftopia repose sur la
simplicité, l’ergonomie, et l’éco-
système professionnel. C’est
sur ce dernier point que l’édi-
teur français s’oppose à des
solutions comme DropBox ou
GoogleDrive qui sont à l’origine
créées pour les particuliers.
Ftopia met donc un point d’hon-
neur sur la sécurisation de ses
infrastructures, des données, et
des usages.
Son environnement très mo-
derne vous permet de créer fa-
cilement vos dossiers, fichiers,
partager vos documents, puis y
accéder depuis n’importe quel
terminal.
FTOPIA héberge les données
aux Etats-Unis chez Amazon
Web Services.
FTOPIA se distingue sur les
points suivants :
• L’ergonomie
• L’ouverture (API RESTful)
• La sécurité
En savoir plus
Jalios Document System est
une solution qui aborde la ges-
tion documentaire d’abord par
le levier social. Jalios est une
société française qui a fait sa
réputation sur le succès de son
réseau social d’entreprise.
Jalios offre un environnement
collaboratif et social essentiel
à toute entreprise souhaitant
offrir les meilleurs outils à ses
équipes dans le but de créer
de l’intelligence à travers les
procédures et les logiciels. Do-
cument System fait partie d’un
ensemble plus important (Digital
Platform). La suite permet de
gérer ses documents en ligne
de manière souple grâce aux
fonctions d’organisation en dos-
siers et de partage entre colla-
borateurs. La suite respecte les
standards de la gestion docu-
mentaire et offre par ailleurs une
compatibilité totale avec la suite
Microsoft Office.
Les atouts de Jalios Document
System sont les suivants :
• Respect des standards
• Evolution vers un réseau
social d’entreprise
• Intranet
En savoir plus
NetExplorer est une autre so-
lution française qui brille sur le
marché de la G.E.D.
NetExplorer se positionne
comme un expert du partage de
fichiers, du stockage en ligne
et du travail collaboratif 100%
made in France.
La solution dispose de bonnes
performances et d’un niveau de
sécurité à la hauteur des meil-
leurs standards. NetExplorer est
par ailleurs ouvert et accessible
via des applications ou des ser-
vices sécurisés.
La solution dispose de fonctions
asticieuses comme les conver-
sations autour des versions
des documents ou la gestion
intuitive des meta-données des
documents qui permettent une
meilleure traçabilité et une re-
cherche plus efficace.
Les points forts de NetExplorer
sont avant tout :
• Gestion astucieuse des ver-
sions
• Visionneuse de fichiers er-
gonomique
• Gestion des meta données
En savoir plus
La solution iExtranet de Oo-
drive ajoute une couche colla-
borative sur un environnement
classique existant. Les fonc-
tions de base de la G.E.D. sont
toutes présentes : partage, ver-
sioning, traçabilité, notifications,
moteur de recherche, et édition
de documents. En plus de ces
fonctions, iExtranet offre un en-
vironnement très rigoureux qui
permettra aux utilisateurs les
plus exigeants d’évoluer dans
un environnement au niveau de
leurs attentes.
L’ADN de Oodrive est la gestion
des espaces de sauvegarde,
et de partage de documents.
Cette société française bénéfi-
cie d’une infrastructure robuste
entièrement sur le sol Fran-
çais. Oodrive est un acteur de
confiance sur lequel utilisateurs,
revendeurs, et intégrateurs
peuvent se reposer.
Les fonctions différenciatrices
d’Oodrive sont les suivantes :
• Double-authentification
• Workflow de validation
• Signature électronique
• Archivage à valeur légale
En savoir plus
Google Drive est connu comme
faisant partie de la suite Goo-
gle Apps for Work. Depuis
Juin 2014, Google propose ce
service pour les entreprises
pour concurrencer Microsoft et
DropBox.
L’ADN de Google dont profitent
des milliers d’utilisateurs est le
Full Web. Quasiment 100% des
fonctionnalités sont disponibles
via un navigateur Web mo-
derne. La compatibilité entre les
différents systèmes d’exploita-
tion est totale à l’exception de la
Synchronisation des documents
sur un poste linux qui devrait ar-
river en 2016.
Google Drive for work gère re-
marquablement bien les conver-
sions de fichiers entre formats
Google, Microsoft, et OpenOf-
fice.
Voici les avantages de la solu-
tion :
• Stockage illimité
• Rapports d’audit
• Administration ultra précise
• Chiffrement des fichiers
stockés et en transit
• SLA de 99,99%
• Support 24h/24, 7j/7
En savoir plus
COMPARATIF FONCTIONNEL

Gestion documentaire Collaboration

Meta Données éditables OUI OUI OUI OUI NON Intranet & Communauté NON option NON NON option
Synchonisation multi-terminaux OUI OUI OUI OUI OUI Extranet NON option NON NON option
Envoi de liens de téléchargement OUI OUI OUI OUI OUI Base de savoir, wiki NON option NON NON option
Coediter un document en temps réel NON option NON NON OUI Conversations et commentaires NON OUI OUI NON OUI
Vérouillage de documents OUI OUI OUI OUI OUI Gestion de groupes OUI OUI OUI NON OUI
Dossiers partagés OUI OUI OUI OUI OUI Gestionnaire de tâches NON option NON NON option
Documents partagés OUI OUI OUI OUI OUI Fil d’actualités OUI OUI OUI NON OUI
Versions des documents OUI OUI OUI OUI OUI Elections et votes NON option NON NON NON
Revisions et versions OUI OUI OUI OUI OUI Publication et partage de contenu NON option NON NON NON
Import en masse OUI OUI OUI OUI OUI Notes NON option NON NON NON
Modèles de documents NON NON NON NON OUI
Libellés / Tags OUI OUI OUI OUI OUI Administration
Visionneuse photos et vidéos OUI OUI OUI OUI OUI Backup OUI OUI NON OUI option
Editeur de documents textes NON NON NON NON OUI Duplication des données NON NON NON OUI option
Editeur de tableurs NON NON NON NON OUI Gestion des utilisateurs OUI OUI OUI OUI OUI
Editeur de présentations NON NON NON NON OUI Gestion des droits OUI OUI OUI OUI OUI
Librairie de documents OUI OUI OUI OUI OUI Règles de partage des données OUI OUI OUI OUI OUI
Visionneuse de documents OUI OUI OUI OUI OUI Groupes OUI OUI OUI OUI OUI
Synchronisation de documents OUI OUI OUI OUI OUI Gestion des territoires NON NON NON OUI OUI
Recherche simple OUI OUI OUI OUI OUI Tableau de bord OUI OUI OUI OUI OUI
Recherche plein texte NON OUI NON OUI OUI Multi-oragnisations NON NON NON OUI OUI
OCR (Reconnaissance de caractères) NON OUI NON NON OUI Import et export de données OUI OUI OUI OUI OUI
Import de document via email NON OUI NON NON OUI Personnalisation de l’interface OUI NON OUI NON OUI
Horodateur de documents OUI OUI OUI OUI OUI
Envoi de documents par email NON OUI NON NON NON