Introducción al modelo de

la Tarjeta de Compras

Facilitador Docente - Educación Especial

NOVIEMBRE 2010
Agenda
• Datos del proceso de compra actual
• ¿Por qué una Tarjeta de Compra en Educación
Especial?
• Modelo de la Tarjeta de Compras
• Unidades que intervienen con la Tarjeta de
Compras
• Procesos relacionados a la Tarjeta de Compras
• Reglas de uso de la Tarjeta de Compras
• Próximos pasos
Datos del proceso de compra actual
− 68% de las compras efectuadas son
por menores de $1,000
• Compras de necesidad inmediata

− Tiempos de entrega varían

significativamente

− Proceso que en su mayoría es manual

¿Por qué una tarjeta para Educación Especial?

• La Tarjeta de Compras (TC): permite:

− Efectuar compras pequeñas y
rápidas
− Comprar bienes y
servicios que no pueden
o deben esperar
− Para llevar a cabo el 4040 9384 2201 8329

proceso de manera 00/00

FACILITADOR DOCENTE
00/00

efectiva
23222 LUIS MUÑOZ RIVERA
Modelo de la Tarjeta de Compra
• Asigna una Tarjetas de Compra al Facilitador Docente
− Permite comprar bienes y servicios independientemente
• Para los estudiantes de Educación Especial asignados a la
escuela
− De amplia pero controlada aceptación

• Agiliza las reglas de compra

− Simplifica los pasos requeridos para comprar con TC
− Establece y administra las reglas de utilización de la TC (vs.
compra tradicional), de acuerdo a objetivos y política
central
• Establece mecanismos de control centralizados y efectivos
− Limitación de uso de acuerdo al presupuesto, y otros
parámetros
− Definición y administración de objetivos de control
(prevención, detección y corrección)
¿Quiénes intervienen con la tarjeta?

Informes

Unidad Fiscal Regional

Unidad Administradora
de Tarjetas

$$
$
Asistencia y
$ Monitoría
Compras sobre
$1,000

Proveedor de Servicios Escuela de la

de Tarjetas Comunidad Facilitador
Docente
¿Quiénes intervienen?

Escuela de la Comunidad

Facilitador Conciliador o Personal

Receptor
Docente Designado
Escuela de la Comunidad
− Facilitador Docente
• Tarjetahabiente
• Ejecuta el proceso de compra hasta $1,000 sólo
para los estudiantes de Educación Especial
− Recomendaciones de Asistencia Tecnológica
• Una vez se determina que el estudiante es elegible a recibir los
servicios de Educación Especial se genera un Plan Estudiantil
Individualizado (PEI)
• El PEI contiene sugerencias para la compra de Asistencia
Tecnológica (AT) de acuerdo a la necesidad del estudiante
• Luego se realiza la Evaluación de AT
• Reunión en la cual se analiza las sugerencias de
compra para AT
• Establece artículos y servicios a ser comprados para el
estudiante de acuerdo a la necesidad del PEI
Escuela de la Comunidad
• Facilitador Docente
− Asistencia Tecnológica (6185)
• Es todo lo equipo o servicio que pueda ser utilizado
como herramienta por una persona con impedimento,
para aminorar el deterioro funcional, o aumentar y/o
mantener capacidad funcional, o aumentar su nivel de
capacidad para participar y recibir una educación
apropiada. Es una herramienta poderosa y útil para las
personas con impedimento en muchas formas y
situaciones, aunque la tecnología no elimina todas las
dificultades que surgen como consecuencia de tener un
impedimento.
Escuela de la Comunidad
− Conciliador o Personal Designado
• Recibe las peticiones de compra
− Verifican si proceden y las entrega al Facilitador
Docente para la ejecución de la compra.

• Ejecuta el proceso de Conciliación y

Verificación del Estado de Cuenta

• Custodio de la documentación relacionada a

la Tarjeta de Compras
− Recibos, Estados de Cuenta, etc.

• Inicia el proceso de disputa de transacciones

Escuela de la Comunidad
− Receptor
• Receptor de los bienes o servicios adquiridos
(sea mediante la Tarjeta de Compras, o
mediante una Orden de Compra)
¿Quiénes intervienen?

Unidad Administradora
de Tarjetas

Asuntos de Tarjeta Verificación de

Habiente Cumplimiento
Unidad Administradora de Tarjetas
− Localizada a nivel central
• Responde a la Secretaría Auxiliar de
Finanzas

− Administra los diferentes procesos

relacionados a la Tarjeta de Compras en
las siguientes áreas:
• Asuntos de Tarjetahabientes
• Verificación de Cumplimiento
Unidad Administradora de Tarjetas
− Asuntos de Tarjetahabientes
• Administración general de los procesos
relacionados a la Tarjeta de Compras
− Renovación, cancelación, etc.
• Servicio de apoyo al Tarjetahabiente
− Verificación de cumplimiento
• Monitoreo de utilización de la Tarjeta de
Compras
• Monitoreo de conciliación del Estado de
Cuenta
• Conciliación de pagos efectuados al
Proveedor de Servicios de Tarjetas
• Procesamiento y análisis de las transacciones
efectuadas mediante la tarjeta
¿Quiénes intervienen?

Unidad Fiscal Regional

$
$
$

$ $

Contador Conciliador
Pagador
Bancario
Secretaría Asociada de Educación Especial
− Contador
• Registra en SIFEC el presupuesto asignado al
facilitador docente
• Contabiliza las transacciones de la Tarjeta de
Compras
− Pagador
• Prepara y firma cheques
− Conciliador Bancario
• Preparar la conciliación bancaria al final del
mes
¿Quiénes intervienen?
$

Proveedor de Servicios
de Tarjetas

Servicio al Cliente Sistema de

PST Tarjetas
Proveedor de Servicios de Tarjetas
− Emite las tarjetas de compras y las envía a
la Unidad Administradora de Tarjetas

− Envía los Estado de Cuenta de la Tarjeta a

la Escuela

− Provee una línea de Servicio al Cliente

− Provee el sistema de Administración de

Tarjetas
• Ofrece balances, conciliación del Estado de
cuenta, entre otros
Procesos relacionados a la Tarjeta de Compras

Estructuración y
Autorización de Uso
de Tarjetas
· Surge necesidad de
adquisición para un
· SAEE establece la · En la Escuela se
estudiante
lista de recibe el Estado de
Distribución y
tarjetahabientes · Se documenta la Cuenta
Activación de
· SAEE establece necesidad y
Tarjetas requisición · Conciliador interviene
límites de utilización
y somete a la
por TC
aprobación del
· SAEE interacúa y · PST envía TC Facilitador el Estado · La Unidad Fiscal
Ciclo de Adquisición Regional (UFR)
provee información a directamente a Nivel de Cuenta
con Tarjetas prepara cheque por
la Unidad Central a la UAT
Administradora de el monto de las
Tarjetas UAT · UAT distribuye las transacciones
· Facilitador Docente Manejo de Estados
· La UAT solicita las tarjetas · UAT verifica que se
utiliza TC de Cuenta
tarjetas al proveedor · Facilitador Docente emitan los pagos
del servicio de
activa TC · Conciliador evidencia
tarjetas (PST) recibo conforme
independientemente · Conciliador archiva
· Se retiene documentación Procesamiento de
documentación Pagos

· UAT maneja
excepciones con PST
Reglas de uso de Tarjeta de Compras
• Límites
− Por transacción de compras con tarjeta
− Por uso total de la tarjeta (presupuesto), a nivel
anual
− Por el tipo de establecimiento en el que se
efectúan las compras

• Documentación requerida
− Documentación de requisición y compra
− Evidencia de recibo
− Proceso de reconciliación

• Mecanismos de apoyo y fiscalización

− Unidad de Administrara de Tarjetas
− Auditoría Interna
− Oficina del Contralor de Puerto Rico
 ¿Cómo funcionaría?
A nivel de la escuela… A nivel central…
Controles de prevención
· Límites por transacción · Lista de tarjetahabientes
· Límites presupuestarios · Administración de altas y bajas
· Límites por uso · Definición de límites
· Segregación de funciones

Controles de detección

· Monitores Fiscales · Acceso a datos electrónicos de

transacciones efectuadas
· Herramientas y algoritmos de detección
· Gestión de personal de campo (Auditoría
Interna, OCPR)

Controles de corrección

· Monitores Fiscales · Proceso de retroalimentación

· Adiestramiento a personal
Próximos Pasos
• Adiestramiento a conciliadores
− Sistema de manejo de fondos
− Conciliación de transacciones
− Mantenimiento de documentación

• Adiestramiento a facilitadores
docentes
− Reglas de uso
− Entrega de la Tarjeta de Compras
¿Preguntas?