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PROCESO GESTION METROLÓGICA

EQUIPOS DE LABORATORIO 2019-10-18
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1. OBJETIVO
Definir los lineamientos para realizar el aseguramiento metrológico en equipos de laboratorio,

instrumentos de medición y equipos de apoyo crítico, con el fin de garantizar el óptimo
funcionamiento, asegurando que las actividades misionales que se desarrollen con el apoyo de
éstos no se vean afectadas.
2. ALCANCE
Este documento aplica para los equipos de laboratorio, instrumentos de medición y equipos de
apoyo crítico, a los cuales se les realiza un aseguramiento metrológico para garantizar su óptimo
funcionamiento.
3. RESPONSABILIDAD
Las responsabilidades específicas para cada una de las actividades de este procedimiento se
relacionan en el numeral “6 Contenido”.
4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS:
Ajuste de un sistema de medida: Conjunto de operaciones realizadas sobre un sistema de medida

para que proporcione indicaciones prescritas, correspondientes a valores dados de la magnitud a
medir. [VIM 2012]
NOTA 1 — Diversos tipos de ajuste de un sistema de medida son: ajuste de cero, ajuste del offset
(desplazamiento) y ajuste de la amplitud de escala (denominado también ajuste de la ganancia).
NOTA 2 — No debe confundirse el ajuste de un sistema de medida con su propia calibración, que
es un requisito para el ajuste. NOTA 3 — Después de su ajuste, generalmente un sistema de
medida debe ser calibrado nuevamente.
Cadena de trazabilidad metrológica: sucesión de patrones y calibraciones que relacionan un

resultado de medida con una referencia. [VIM 2012]
NOTA 1 - Una cadena de trazabilidad metrológica se define mediante una jerarquía de calibración.
NOTA 2 - La cadena de trazabilidad metrológica se emplea para establecer la trazabilidad
metrológica de un resultado de medida. NOTA 3 - La comparación entre dos patrones de medida
puede considerarse como una calibración si ésta se utiliza para comprobar y, si procede, corregir el
valor y la incertidumbre de medida atribuida a uno de los patrones.
Calibración: Operación que bajo condiciones especificadas establece, en una primera etapa, una
relación entre los valores y sus incertidumbres de medida asociadas obtenidas a partir de los
patrones de medida, y las correspondientes indicaciones con sus incertidumbres asociadas y, en
una segunda etapa, utiliza esta información para establecer una relación que permita obtener un
resultado de medida a partir de una indicación. [VIM 2012]
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NOTA 1 — Conviene no confundir la calibración con el ajuste de un sistema de medida, a menudo

llamado incorrectamente “autocalibración”, ni con una verificación de la calibración.
Calificación de instalación: Cubre todos los procedimientos relacionados a la instalación del

instrumento en el ambiente seleccionado. La CI establece que el instrumento se recibió como se
diseñó y se especificó, que este instrumento fue adecuadamente instalado en el ambiente
seleccionado, y que este ambiente es apropiado para la operación y uso del instrumento. [ZAPATA
E., HERRERA R. y RAMIREZ E., 2006]
Calificación operacional: Es el proceso de demostración de que un instrumento funcionará de

acuerdo a las especificaciones operacionales en el ambiente seleccionado. [ZAPATA E.,
HERRERA R. y RAMIREZ E., 2006]
Calificación de desempeño: Es el proceso en donde se demuestra que un instrumento se

desempeña de acuerdo a sus especificaciones apropiadas, para su uso rutinario. [ZAPATA E.,
HERRERA R. y RAMIREZ E., 2006]
Confirmación metrológica (OCM): Conjunto de operaciones necesarias para asegurar que el equipo
de medición cumple con los requisitos para su uso previsto. [NTC-ISO 10012:2003]
NOTA 1 - La confirmación metrológica generalmente incluye calibración o verificación, cualquier

ajuste necesario o reparación y posterior recalibración, comparación con los requisitos
metrológicos para el uso previsto del equipo de medición, así como cualquier sellado y etiquetado
requeridos.
NOTA 2 - La confirmación metrológica no se consigue hasta que se demuestre y documente la
adecuación de los equipos de medición para la utilización prevista.
NOTA 3 - Los requisitos relativos a la utilización prevista pueden incluir consideraciones tales como
el rango, la resolución, los errores máximos permisibles, etc.
NOTA 4 - Los requisitos metrológicos normalmente son distintos de los requisitos del producto y no
se encuentran especificados en los mismos.
Contratista: Es la persona natural o jurídica que suscribe un contrato, cuya propuesta fue escogida
por ser la más favorable para los fines que busca la entidad. [MANUAL DE CONTRATACIÓN,
2014]
Corrección: Compensación de un error sistemático estimado. [VIM 2012]
NOTA 1 – Véase la guía ISO/IEC 98-3:2008, 3.2.3, para la explicación del concepto de “efecto
sistemático”.
NOTA 2 – La compensación puede tomar diferentes formas, tales como la adición de un valor o la
multiplicación por un factor, o bien puede deducirse de una tabla.
Deriva instrumental: Variación continua o incremental de una indicación a lo largo del tiempo,
debida a variaciones de las características metrológicas de un instrumento de medida. [VIM 2012]
Equipo de medición: Instrumento de medición, software, patrón de medida, material de referencia o

equipo auxiliar, o una combinación de estos, necesario para llevar a cabo una medición. [NTC- ISO
10012:2003]
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GELP: Grupo equipos de laboratorio y producción.

Magnitud: Propiedad de un fenómeno, cuerpo o sustancia, que puede expresarse
cuantitativamente mediante un número y una referencia. [VIM 2012].
INS: Instituto Nacional de Salud
Material de Referencia: Material suficientemente homogéneo y estable con respecto a propiedades

especificadas, establecido como apto para su uso previsto en una medición o en un examen de
propiedades cualitativas. [VIM 2012]
NOTA 1 - El examen de una propiedad cualitativa comprende la asignación de un valor a dicha

propiedad y de una incertidumbre asociada. Esta incertidumbre no es una incertidumbre de
medida.
NOTA 2 - Los materiales de referencia con o sin valores asignados pueden servir para controlar la
precisión de la medida, mientras que únicamente los materiales con valores asignados pueden
utilizarse para la calibración o control de la veracidad.
NOTA 3 - Los materiales de referencia comprenden materiales que representan tanto magnitudes
como propiedades cualitativas.
NOTA 4 - Algunas veces un material de referencia se incorpora a un dispositivo fabricado
especialmente.
NOTA 5 - Algunos materiales de referencia tienen valores asignados que son metrológicamente
trazables a una unidad de medida fuera de un sistema de unidades. Tales materiales incluyen
vacunas a las que la Organización Mundial de la Salud ha asignado Unidades Internacionales (UI).
NOTA 6 - En una medición dada, un material de referencia puede utilizarse únicamente para
calibración o para el aseguramiento de la calidad.
NOTA 7 - La definición según ISO/REMCO es análoga, pero emplea el término “proceso de
medida” para indicar “examen” (ISO 15189:2007, 3.4), el cual cubre tanto una medición de la
magnitud como el examen de una propiedad cualitativa.
Material de referencia certificado (MRC): Material de referencia acompañado por la documentación

emitida por un organismo autorizado, que proporciona uno o varios valores de propiedades
especificadas, con incertidumbres y trazabilidades asociadas, empleando procedimientos válidos.
[VIM 2012]
Mantenimiento: Conjunto de operaciones que permiten que un equipo o sistema de medida esté en
perfectas condiciones de uso. El mantenimiento de los equipos puede ser correctivo (corregir fallos,
averías) o preventivo (prevenir fallos, deterioros, averías o un mal funcionamiento). [ISO/IEC
GUIDE 25, 3.8:1990]
Patrón de medida: Realización de la definición de una magnitud dada, con un valor determinado y
una incertidumbre de medida asociada, tomada como referencia. [VIM 2012]
NOTA 1 — Un patrón se utiliza frecuentemente como referencia para obtener valores medidos e
incertidumbres de medida asociadas para otras magnitudes de la misma naturaleza, estableciendo
así la trazabilidad metrológica, mediante calibración de otros patrones, instrumentos o sistemas de
medida.
NOTA 2 — El valor de la magnitud y su incertidumbre de medida debe determinarse en el
momento en que se utiliza el patrón.
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NOTA 3 — Varias magnitudes de la misma naturaleza o de naturalezas diferentes pueden

realizarse mediante un único dispositivo, denominado también patrón.
NOTA 4 — El término “patrón” se utiliza a veces para designar otras herramientas metrológicas,
por ejemplo, un “programa de medida patrón” (software patrón). (Véase ISO 5436-2).
Patrón de medida de trabajo: Patrón de trabajo. Patrón utilizado habitualmente para calibrar o
verificar instrumentos o sistemas de medida. [VIM 2012]
NOTA 1 — Un patrón de trabajo se calibra habitualmente con relación a un patrón de referencia.

NOTA 2 — Un patrón de trabajo utilizado en verificación se designa también como “patrón de
verificación” o “patrón de control”.
Proponente: Persona natural o jurídica interesado en un proceso contractual que presente una
propuesta técnica y económica para suplir la necesidad del INS, esta propuesta es evaluada desde
el INS, y desde allí se emite concepto de favorabilidad o no favorabilidad.
RAM: Responsable de aseguramiento metrológico
SI: Sistema internacional de Unidades.
Trazabilidad Metrológica: Propiedad de un resultado de medida por la cual el resultado puede

relacionarse con una referencia mediante una cadena ininterrumpida y documentada de
calibraciones, cada una de las cuales contribuye a la incertidumbre de medida. [VIM 2012]
NOTA 1 — En esta definición, la referencia puede ser la definición de una unidad de medida,
mediante una realización práctica, un procedimiento de medida que incluya la unidad de medida
cuando se trate de una magnitud no ordinal, o un patrón.
NOTA 2 — La trazabilidad metrológica requiere una jerarquía de calibración establecida.
NOTA 3 — La especificación de la referencia debe incluir la fecha en la cual se utilizó dicha
referencia, junto con cualquier otra información metrológica relevante sobre la referencia, tal como
la fecha en que se haya realizado la primera calibración en la jerarquía.
NOTA 4 — Para mediciones con más de una magnitud de entrada en el modelo de medición, cada
valor de entrada debiera ser metrológicamente trazable y la jerarquía de calibración puede tener
forma de estructura ramificada o de red. El esfuerzo realizado para establecer la trazabilidad
metrológica de cada valor de entrada debería ser en proporción a su contribución relativa al
resultado de la medición.
NOTA 5 — La trazabilidad metrológica de un resultado de medida no garantiza por sí misma la
adecuación de la incertidumbre de medida a un fin dado, o la ausencia de errores humanos.
NOTA 6 — La comparación entre dos patrones de medida puede considerarse como una
calibración si ésta se utiliza para comprobar, y si procede, corregir el valor y la incertidumbre
atribuidos a uno de los patrones.
NOTA 7 — La ILAC considera que los elementos necesarios para confirmar la trazabilidad
metrológica son: una cadena de trazabilidad metrológica ininterrumpida a un patrón internacional o
a un patrón nacional, una incertidumbre de medida documentada, un procedimiento de medida
documentado, una competencia técnica reconocida, la trazabilidad metrológica al SI (Sistema
internacional de unidades) y los intervalos entre calibraciones (véase ILAC P-10:2002).
Verificación: Aportación de evidencia objetiva de que un elemento satisface los requisitos

especificados. [VIM 2012]
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NOTA 1 — Cuando sea necesario, es conveniente tener en cuenta la incertidumbre de medida.

NOTA 2 — El elemento puede ser, por ejemplo, un proceso, un procedimiento de medida, un
material, un compuesto o un sistema de medida.
NOTA 3 — Los requisitos especificados pueden ser, por ejemplo, las especificaciones del
fabricante.
NOTA 4 — En metrología legal, la verificación, tal como la define el VIML, y en general en la
evaluación de la conformidad, puede conllevar el examen, marcado o emisión de un certificado de
verificación de un sistema de medida.
NOTA 5 — No debe confundirse la verificación con la calibración. No toda verificación es una
validación.
Trazabilidad metrológica a una unidad de medida: Trazabilidad metrológica en la que la

referencia es la definición de una unidad de medida mediante su realización práctica.
NOTA 1 - La expresión “trazabilidad al SI” significa trazabilidad metrológica a una unidad de

medida al sistema Internacional de Unidades.
5. CONDICIONES GENERALES
5.1 Las características metrológicas de los equipos se definen de acuerdo con los requerimientos
de las respectivas actividades de cada una de las áreas del INS y se registran en el Plan de
Aseguramiento Metrológico FOR A04.2070-002 vigente.
a. En caso de que se dispongan de instrucciones de verificaciones internas, el grupo

responsable del equipo establecerá la frecuencia de dicha operación y se realizará la
verificación por el personal que se designe desde el GELP.
b. En el marco de las normas objeto de acreditación ISO/IEC 17025 y/o ISO/IEC 17043, se
deben seguir los lineamientos establecidos por dichas normas, así como los criterios
reglamentarios definidos por el ente acreditador en los documentos específicos frente a
Políticas de Trazabilidad Metrológicas vigentes.
c. Para la contratación de servicios que incluyan operaciones de confirmación metrológica en
equipos e instrumentos de medición, debe definirse el contenido de los informes de las
operaciones de confirmación metrológica asociadas teniendo en cuenta Criterios para la
evaluación de informes emitidos por el proveedor de servicios de operaciones de
confirmación metrológica (Anexo 2).
d. Cuando no sea posible ejecutar las operaciones de confirmación metrológica (OCM),
puede extenderse la vigencia hasta por 6 meses, realizando actividades de control
analítico o metrológico como por ejemplo las verificaciones internas de acuerdo con
los lineamientos establecidos en el Proceso Equipos de Laboratorio o de cada
Dirección permitiendo demostrar que se conservan las características metrológicas del
equipo para su uso; esta actividad deberá registrarse en los formatos para dicho propósito.
La guía ILAC-G24-D10 es una referencia normativa que orienta la definición de los
intervalos de calibración.
e. Para garantizar la identificación univoca de los equipos e instrumentos de medición, se
asigna un número metrológico. De forma general, ese código corresponde al número único
de inventario. En algunos casos que se exponen a continuación, no se dispone de ese
sistema de identificación, razón por la que se debe asignar un número para la identificación
metrológica:
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 Cuando un equipo y/o instrumento de medición según manejo institucional en años

anteriores no cuenta con un número de inventario asignado.
 Cuando un equipo incluye más de dos instrumentos de medición los cuales deben
calibrarse y/o verificarse por aparte, y a su vez el método de ensayo lo requiere
para un reporte final de resultados, por ejemplo, autoclaves.
 Cuando un equipo y/o instrumento de medición al ingresar al INS llegue en
presentación no individual, por ejemplo, kits de pipetas y/o periféricos de equipos
como HPLC.
Nota: El número metrológico también podrá ser asignado cuando sea requerido como parte del
control metrológico independientemente de que cuente con un número de inventario.
Para asignar el número metrológico, el Responsable de Aseguramiento Metrológico de cada

Dirección considerar la codificación sugerida en la tabla No.1:
DIRECCIÓN - AREA GRUPO CÓDIGO DIRECCIÓN - AREA GRUPO CÓDIGO

GENERAL APOYO CRÍTICO APC INVESTIGACIÓN MICOBACTERIAS LMB
RED NACIONAL BANCO DE
RED GBS INVESTIGACIÓN MICROBIOLOGÍA LMI
SANGRE
RED CENTRAL DE MUESTRAS GCM INVESTIGACIÓN ENTOMOLOGÍA LEI
RED ENTOMOLOGÍA GEN INVESTIGACIÓN PARASITOLOGÍA LPI
RED GENÉTICA - CRÓNICAS GGN INVESTIGACIÓN FISIOLOGÍA MOLECULAR LFM
RED MICOBACTERIAS GMC INVESTIGACIÓN MORFOLOGÍA CELULAR LMC
ASEGURAMIENTO DE LA
RED MICROBIOLOGÍA GMR PRODUCCIÓN AC
CALIDAD
RED PARASITOLOGÍA GPR PRODUCCIÓN BIOTERIO BIO
RED PATOLOGÍA GPT PRODUCCIÓN MEDIOS DE CULTIVO MC
RED VIROLOGÍA GVI PRODUCCIÓN PLANTA DE SUEROS SH
INVESTIGACIÓN NUTRICIÓN LNI PRODUCCIÓN HACIENDA GALINDO HG
GRUPO EQUIPOS DE
GELP GELP GENERAL ÁREAS COMÚNES ARC
LABORATORIO Y PRODUCCIÓN
RED QUÍMICA Y TOXICOLOGÍA GQT
Tabla 1 Asignación del número metrológico por área
En caso de creación de nuevas áreas, el número metrológico será asignado por el Proceso A04 –
Equipos de Laboratorio, y la forma de asignación corresponderá a las letras iniciales del área,
seguido de un guion y el consecutivo correspondiente en tres dígitos, son por ejemplo:
GVI - 001
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6. CONTENIDO:
¿QUÉ? ¿QUIÉN?
No ¿CÓMO? REGISTROS
(ACTIVIDAD) (RESPONSABLE)
Adquisición de equipos:
1.1 Justificando técnicamente la necesidad de adquirir el equipo, de
acuerdo con lo señalado en el proceso adquisición de bienes y servicios
vigente.
1.2 Solicitando las cotizaciones requeridas como soporte de la disponibilidad

Cotizaciones
del equipo en el mercado.
1.3 Diligenciando la ficha técnica para la adquisición de equipos de

laboratorio FOR-A04.0000-047.
Nota 1. La garantía de cumplimiento de las especificaciones de los equipos

adquiridos se asegura por una parte, a través de la definición de
especificaciones técnicas generales y las particulares definidas en los Ficha técnica para la
respectivos estudios previos/fichas técnicas para contratación de servicios adquisición de equipos
de operaciones de confirmación metrológica; y por otra parte, mediante el de laboratorio FOR-
aseguramiento de las condiciones de instalación de equipos y operaciones A04.0000-047
Definir las ÁREA O GRUPO
de confirmación metrológica aplicables para garantizar que el
Usuario del
especificaciones funcionamiento o mediciones realizadas se adecúe a los requerimientos
equipo
técnicas y establecidos por los métodos de ensayo y procesos de producción, o
criterios de teniendo en cuenta las actividades de cada una de las áreas del INS, según
competencia aplique.
1 para adquisición
de bienes y 1.4 Remitiendo la información consolidada (Justificación,
servicios para cotizaciones, ficha técnica) al grupo equipos de laboratorio y Correo electrónico
equipos de producción (GELP).
laboratorio y Adquisición de servicios - Operaciones de confirmación
apoyo crítico metrológica (OCM):
1.5 Revisando y notificando novedades con relación a las OCM
programadas por parte del GELP, de acuerdo con el tipo de ensayo(s) o
proceso(s) en el (los) cual(es) vayan a ser utilizados (Consultar Anexo 1 Correo electrónico
Criterios orientativos para determinar criticidad de equipos e instrumentos de
medición).
1.6. Notificando al GELP acerca del ingreso de nuevos equipos por

donación, proyectos de investigación u otros, y la vigencia del proyecto, FOR-A04.0000-032
indicando la información de datos y características metrológicas, Verificación de
para ser incluidos en el Plan de Aseguramiento Metrológico respectivo
Áreas para
(Anexo 3); y solicitar visita por parte del GELP para verificar las áreas
disponibles en la instalación. Instalación y
Compra de Equipos
Nota 2. El aseguramiento metrológico será programado por parte de GELP De Laboratorio
en la siguiente vigencia.
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¿QUÉ? ¿QUIÉN?
Adquisición de equipos:
1.7 Consolidando la información para compra de equipos, según
prioridad y disponibilidad presupuestal; considerando los siguiente:
a. Cantidad de equipos disponibles en el área con la
misma especificación técnica.
Ficha técnica para la
b. Disponibilidad de instalaciones adecuadas para la
adquisición de
instalación y funcionamiento.
c. En caso de que el equipo que se requiera debido a necesidades equipos de
tales como: la demanda del servicio que presta el equipo o recambio laboratorio
tecnológico (siempre y cuando exista evidencia técnica objetiva), son FOR-A04.0000-047
factores que dan prioridad en el visto bueno de la compra.
1.8. Verificando en conjunto con el grupo de Gestión Administrativa

Verificación de
la disponibilidad y condiciones requeridas para la instalación,
áreas para
diligenciando el formato Revisión de áreas para instalación y compra
instalación y compra
de equipos de laboratorio FOR A04.0000-032. Así mismo, revisando
de equipos de
y verificando la idoneidad de la información técnica consignada en el
FOR-A04.0000-047. laboratorio
Definir las FOR A04.0000-032
especificaciones 1.9 Realizando la inclusión del equipo y/o servicios en el plan de Plan de compras
técnicas y Profesional compras respectivo; una vez recibido el aval técnico por parte del Plan anual de
criterios de administrativo área o grupo solicitante. adquisiciones
competencia designado por
1 para adquisición GELP / Adquisición de servicios (OCM):
de bienes y Responsable de 1.12 Definiendo los tipos de operaciones de confirmación metrológica
servicios para Aseguramiento aplicables a cada familia de equipos según su naturaleza y tipo de
equipos de Metrológico operación (Anexo 1).
laboratorio y Nota 3. La frecuencia de la OCM, se determina por recomendación
apoyo crítico Plan de
del fabricante, literatura relacionada, resultados de verificaciones
aseguramiento
ya sean externas o internas y control de calidad, así como la
metrológico
frecuencia de uso del mismo (Recomendaciones guía ILAC-
FOR-A04.2070-002
G24-D10).
Nota 4. Para el diligenciamiento del Plan de aseguramiento metrológico, se deben

tener en cuenta los lineamientos establecidos en el INT-A04.2070-019.
1.13 Planificación de las OCM de acuerdo con los siguientes

criterios:
a. En caso de que pueda ser ejecutada por parte del GELP,
evaluar el alcance y programar las actividades correspondientes
de acuerdo con lo descrito en la actividad No. 2
Plan de
b. En caso de que no pueda ser ejecutada por parte de GELP,
aseguramiento
evaluar el alcance e iniciar la elaboración de estudios previos
metrológico
correspondientes de acuerdo con lo descrito en la actividad No. 3.
FOR-A04.2070-002
c. En caso de que no pueda ser gestionada por parte de GELP,
en razón a situaciones presupuestales, realizar una evaluación
del comportamiento del equipo de acuerdo con el histórico de las
OCM y actualizar el PAME según corresponda el resultado de la
evaluación
Nota 5. Esta revisión se realizará en conjunto con el área o grupo.
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¿QUÉ? ¿QUIÉN?
¿CÓMO? REGISTROS
No
2.1. Revisando la disponibilidad del personal del GELP para Carpeta compartida
determinar que OCM se puede realizar. Servicios del GELP
2.2. Elaborando un plan de trabajo para la realización de la OCM.
2.3. Notificando al personal técnico designado y al área o grupo

Correo electrónico
correspondiente el plan de trabajo.
Ficha de servicio
2.4. Recibiendo y revisando los reportes del servicio técnico
Responsable de técnico
realizados por parte del personal técnico designado. FOR -A04.0000-033
Aseguramiento
Metrológico o Nota 6: No es necesario el diligenciamiento del formato verificación y
Ingeniero del puesta en marcha para las fichas de servicio técnico.
GELP
designado 2.5 Solicitando al personal técnico designado en caso de requerirse,
Correo electrónico
correcciones en el reporte de servicio técnico.
PAME
2.6 Actualizando el Plan de Aseguramiento Metrológico (PAME) FOR-A04.2070-002
según corresponda a la OCM realizada.
FOR-A04.0000-045
2.7 Entregando el reporte del servicio al área o grupo que Entrega de Informes
corresponda. a Laboratorios
2.8 Revisando el alcance de los servicios asignados en la Carpeta compartida

programación de servicios del GELP, y notificando alguna Servicios del GELP
Ejecutar las
novedad frente a la viabilidad del servicio al ingeniero
operaciones de
encargado de la programación.
confirmación
2 metrológica a PAME
Personal técnico 2.9 Realizando la OCM programada según lo acordado en el plan
cargo de GELP FOR-A04.2070-002
designado por el de trabajo, y revisando en el PAME de equipos patrón la
GELP vigencia de la calibración de los patrones a utilizar en los
servicios de verificación interna.
2.10 Identificando el equipo con la fecha y el servicio realizado.

Correo electrónico
2.11 Notificando mediante correo electrónico al solicitante con copia
al RAM correspondiente, el resultado de la revisión, en caso de que
no se emita una ficha de servicio técnico.
2.12 Diligenciando y entregando al ingeniero encargado de la Ficha de servicio

programación de servicios del GELP, la ficha de servicio técnico técnico
según corresponda a los servicios de Mantenimiento preventivo FOR -A04.0000-033
y/o verificación interna. El tiempo establecido para esta entrega
será de ocho (8) días hábiles después de realizado el servicio.
2.13 Realizando las correcciones solicitadas por parte del

ingeniero encargado de la programación, en las fichas
técnicas de servicio.
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¿QUÉ? ¿QUIÉN?
Correo electrónico
3.1 Consolidando las necesidades entregadas por el RAM de cada
Solicitud de CDP
dirección.
FOR-A09.0000-
006
3.2 Solicitando el CDP y realizando seguimiento en la emisión del mismo
con el área encargada del INS. En el caso de requerirse actualizar las Cotizaciones
cotizaciones correspondientes. Estudios previos
FOR-A02.0000-008
3.3 Elaborando los estudios previos, en los formatos vigentes del FOR-A02.0000-009
Elaborar los
proceso Adquisición de bienes y servicios, y teniendo en cuenta lo FOR-A02.0000-010
estudios previos
señalado en el Anexo 5. Especificaciones técnicas generales para la FOR-A02.0000-011
para la adquisición Profesional
3 contratación de prestación de servicios de operaciones de FOR-A02.0000-012
de equipos de administrativo
3
confirmación metrológica.
laboratorio y designado por GELP
servicios
Nota 7. En caso de requerirse confirmación de la información no
regular para el profesional administrativo en la elaboración del estudio
previo, se solicitará revisión por parte del personal responsable del
proceso del área o grupo correspondiente.
3.4 Solicitando revisión de la información técnica a los responsables Correo electrónico

de aseguramiento metrológico según corresponda.
Nota 8: Incluir los soportes técnicos necesarios para la evaluación.
3.5 Entregando al profesional administrativo designado del GELP las Correo electrónico
necesidades y documentación necesaria para la elaboración de los
Responsable de estudios previos, cuando se requiera para servicios de calibración,
Aseguramiento incluir tolerancias asociadas.
Elaborar los Metrológico
3.6 Revisando la información técnica en los estudios previos y
estudios previos
ajustándolos en caso de requerirse por parte del profesional Estudios previos
para la adquisición
3 administrativo del GELP.
de equipos de
3
laboratorio y
servicios 3.7 Realizando seguimiento al estado de aprobación de los estudios
Correo electrónico
Profesional previos entregados al área encargada del INS.
administrativo
designado por GELP Nota 9: Notificar al RAM correspondiente para asegurar que no se
presentan novedades para la radicación en Secretaria General.
4.1 Realizando una evaluación técnica y verificando el cumplimiento de

ÁREA O GRUPO los requisitos técnicos y económicos del INS en las propuestas de los
Usuario del equipo oferentes o cotizaciones con aval del RAM correspondiente. Evaluación de
proponentes o
Evaluar los Nota 10: Solo aplica para adquisición de equipos. cotizaciones
proponentes de En la Dirección de Producción aplica también para servicios.
4 servicios y
equipos. Responsable de Evaluación de
Aseguramiento 4.2 Realizando una evaluación técnica y verificando el cumplimiento de proponentes o
Metrológico los requisitos técnicos y económicos del INS en las propuestas de los cotizaciones
oferentes o cotizaciones.
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¿QUÉ? ¿QUIÉN?
4.3. Requiriendo, cuando no se presenten oferentes de servicios de OCM
con capacidad para calibrar equipos de acuerdo con CEA-4.1-02 (numeral
8.1.1 y 8.1.2), evidencia objetiva de que sus métodos proporcionan Evaluación de
trazabilidad metrológica al SI; si no se garantiza cumplimiento de CEA-4.1- proponentes o
Responsable de
02 (numeral 8.1.1 a 8.1.4), se evaluará, de acuerdo con necesidad, visita cotizaciones
Aseguramiento
de verificación de numeral 5.6.2.1.2 para establecer capacidad para
Metrológico prestar el servicio.
Nota 11. Se debe propender por contratar con proveedores nacionales
Evaluar los de OCM acreditados por norma ISO/IEC 17025, en cumplimiento a la
proponentes de circular externa 4.1-02 Organismo Nacional de Acreditación
4 servicios y (ONAC).
equipos. 4.4 Emitiendo un concepto técnico con base en la verificación técnica
Concepto Técnico
realizada por el área o RAM.
Profesional
administrativo 4.5 Solicitando la documentación requerida al proponente, de acuerdo con
designado por el lo descrito en el Manual de Contratación.
GELP 4.6 Radicando el concepto técnico, documentación del proponente y Estudios previos
estudio previo al área encargada del INS. Se deberá tener en cuenta la
modalidad de contratación.
5.1 Notificando al profesional administrativo y a los responsables de
aseguramiento metrológico cuando sea adjudicado un contrato para la
adquisición de equipos y servicios. Certificación de
Supervisar los Coordinador del Nota 12: La supervisión sobre la ejecución y cumplimiento del objeto y aprobación de pago e
contratos GELP obligaciones del contrato está a cargo del Coordinador del Grupo de informe de avance
contractual
adjudicados Equipos de Laboratorio y Producción o a quien este delegue. De acuerdo FOR-A02.0000-020
5 para la con lo descrito en la Resolución 064 del 30 enero del 2017 o las normas
adquisición de que la modifiquen, adicionen o sustituyan.
equipos de Certificación e informe
Coordinador del 5.2 Verificando el cumplimiento de las obligaciones contenidas en el final de avance
laboratorio y contrato, siguiendo los lineamientos establecidos en el procedimiento
GELP contractual FOR-
servicios. vigente del proceso Adquisición de bienes y servicios. A02.0000-015
6.1 Planificando las Operaciones de Confirmación metrológica a Cronograma de
realizarse anualmente en un Cronograma, según la clasificación de actividades
familias (ver Anexo 5b) FOR-D01.0000-001
6.2 Planificando con los proveedores de servicio las actividades a
Correo electrónico
realizarse en cada uno de los laboratorios. Soporte de actividades FOR-
A03.0000-001
6.3 Realizando acompañamiento de forma aleatoria de las operaciones de Verificación técnica de
confirmación metrológica desarrolladas por los proveedores de servicios, en servicios para equipos e
aras de evidenciar la realización de la OCM. instrumentos de medición
FOR-A04.0000- 048
Responsable de
6 Aseguramiento Aseguramiento 6.4 Diligenciando el formato FOR-A04.0000-048 Verificación técnica de
Metrológico Metrológico servicios para equipos e instrumentos de medición.
6.5 Solicitando al proveedor la relación de los patrones requeridos y hojas Correo electrónico
de vida del personal disponible para la ejecución de OCM (cuando Listado patrones físicos y
materiales de referencia.
apliquen los patrones) FOR-A04 0000-007
Notificación de personal
6.6 Actualizando el listado de patrones autorizados (soportado con los autorizado para operaciones
certificados correspondientes), la notificación de personal autorizado y el de confirmación metrológica
cronograma de operaciones requeridas, documentación que será en equipos de laboratorio
compartida a través del correo o en medio digital a cada grupo FOR-A04.0000-046
responsable del equipo y/o instrumento de medición del INS
Versión: 11
POE-A04.0000-001 Página 12 de 45
¿QUÉ? ¿QUIÉN?
6.7 Realizando carta de trazabilidad para los casos en que se contrata
entidades no acreditadas pero que garantizan la prestación del Carta de trazabilidad
servicio trazable al SI.
Nota 13: Con el fin de evidenciar objetivamente el cumplimiento de la Norma
NTC-ISOIEC 17025 y el ente acreditador frente a la trazabilidad metrológica
para los servicios de OCM se construirán las cartas de trazabilidad se cuente
o no con proveedor acreditado de acuerdo a los lineamientos establecidos
desde la Dirección de Redes en Salud Publica y la competencia del rol que se
asigne.
6.8 Notificando al área o grupo el plan de trabajo para confirmar la

Correo electrónico
disponibilidad del equipo según programación del GELP.
6.9 Notificando al usuario del equipo, la necesidad de salida del equipo,

Solicitud salida de equipos
solicitando a dicha área el diligenciamiento del formato FOR-A04.0000- e instrumentos de medición
041 y revisando el contenido para gestionar la correspondiente para OCM
autorización por parte del coordinador del GELP. FOR-A04.0000-041
Nota 14. En caso de que el INS cuente con los equipos o instrumentos
de medición apropiados para verificar el estado físico, mecánico y/o
metrológico en que son entregados y devueltos los equipos, ésta
verificación debe realizarse y registrarse. Por ejemplo, en el caso de
Micropipetas o Termohigrómetros.
Responsable de
6 Aseguramiento 6.10 Contactando al proveedor para la entrega del equipo y/o
instrumento de medición. Correo electrónico
Metrológico
Aseguramiento
Soporte de actividades FOR-
Metrológico 6.11 Proyectando un soporte de actividades a desarrollar por el proveedor, A03.0000-001
o recibiendo un reporte de servicio presentado por parte del mismo.
6.12 Recibiendo y revisando el informe de cada operación confirmación Verificación de operaciones
metrológica con el fin de identificar su estado de funcionamiento. Anexo 2. de confirmación metrológica
Criterios orientativos para la revisión de informes de confirmación y/o puesta en marcha.
metrológica. Diligenciar el formato Verificación de operaciones de FOR-A04.0000-004
confirmación metrológica y/o puesta en marcha.
Nota 15: Cuando se realice la calibración de instrumentos de medición FOR.A04.0000-062

en las magnitudes temperatura y humedad, en tres puntos según Corrección de Lectura
corresponda, y de acuerdo con el análisis de los resultados, realizar Temperatura y
la corrección de lectura. Entregar la información correspondiente al Humedad
laboratorio para que se relacione en el Registro de Magnitud.
Nota 16. Para el caso de correcciones en magnitudes diferentes, entregar

Etiqueta de corrección
al usuario la etiqueta de corrección (ver anexo 2). Cuando la corrección
cambie debido a un nuevo informe de OCM, eliminar el rótulo.
Nota 17: Cuando se cuente con un software asociado a un equipo de

medición se debe asegurar que las correcciones aplicables se actualizan en
el software, de no ser posible se debe comunicar al usuario para que sea
incorporado en sus mediciones.
Versión: 11
POE-A04.0000-001 Página 13 de 45
¿QUÉ? ¿QUIÉN?
6.13 Solicitando al proveedor las correcciones en los informes de Correo electrónico
servicio, cuando sea necesario.
6.14 Actualizando el Plan de Aseguramiento Metrológico según Plan de aseguramiento
corresponda de acuerdo con la OCM realizada. Revisar los metrológico
lineamientos establecidos en el INT-A04.2070-019. FOR-A04.2070-002
6.15 Entregando el informe del servicio al área o grupo que corresponda. Entrega de informes al
Revisar los lineamientos establecidos en el laboratorio
INT- A04.0000-146 Tiempos de entrega informes de OCM. FOR-A04.0000-045
6.16 Revisando la(s) factura(s) correspondientes con las actividades
ejecutadas por parte del proveedor. Actualizar la información en el Facturas
PAME.
Hoja de vida de equipo
Documentación del proceso FOR-A04.0000-001
6.17 Elaborando la ficha técnica y hoja de vida del equipo.
Ver Anexo 4. Organización Documentación Equipos. Actualizando Ficha técnica de equipo
6 Aseguramiento Responsable de la información en Ficha Técnica si se requiere. FOR-A04.0000-010
Metrológico Aseguramiento
Metrológico 6.18 Recibiendo y revisando las necesidades para la Correo electrónico
elaboración, actualización o eliminación de la documentación
de las actividades de la manipulación segura, el transporte, el
almacenamiento y el uso de los equipos e instrumentos de
medición, considerando 10 días hábiles para la revisión por parte
del GELP, incluyendo en este tiempo la revisión por las demás
áreas y grupos que tengan el mismo equipo.
Nota 18. En lo posible, el GELP proyectará la construcción progresiva de
instrucciones de uso transversales, según las necesidades específicas
de las áreas o grupos.
6.19 Recibiendo sugerencias, cambios, dudas de cada uno de los grupos
Correo electrónico
en un plazo no mayor a 5 días hábiles. En caso de no recibirse
novedades o respuesta por parte de los grupos y/o áreas se da por
entendido que aceptan el documento enviado.
6.20 Entregando el documento final y solicitud al SIG con los anexos
correspondientes según instrucciones del POE-D02.0000- 001 Control de
Solicitud al SIG FOR-
documentos y Registros.
D02.0000-004
7.1 Presentando las novedades requeridas en la documentación del Correo electrónico
proceso Equipos de Laboratorio aplicable a los usuarios, para su
revisión y aprobación.
ÁREA O GRUPO 7.2 Disponiendo las instrucciones de uso, flujogramas o manuales de

7 Control Metrológico Usuario del equipo operación de equipos, según corresponda, para consulta inmediata por el
usuario en el lugar o área que tenga definido.
Registro de uso
7.3 Registrando condiciones de operación y uso del equipo de cronológico de equipos.
acuerdo con las especificaciones del mismo, según aplique. FOR-A04.0000-002
Versión: 11
POE-A04.0000-001 Página 14 de 45
¿QUÉ? ¿QUIÉN?
Nota 19. Para los grupos que implementen normas acreditables
(ISO/IEC 17025 e ISO/IEC 17043), los equipos sólo podrán ser
utilizados por el personal que tenga la competencia técnica para el
desarrollo de las actividades o para su uso, soportada a través de un
entrenamiento para su operación de acuerdo con su complejidad y
utilización.
Salida y devolución de
7.4 En el caso de que el equipo sea utilizado por personal ajeno al equipos e instrumentos
laboratorio, el responsable del equipo deberá revisar el funcionamiento de medición para OCM
posterior a su uso, de manera que se asegure su conformidad y se FOR-A04.0000-041.
prevenga la invalidación de las mediciones realizadas. Si el equipo
requiere retirarse del laboratorio para la realización de un servicio
de OCM fuera del instituto, se debe registrar el formato de salida y
devolución de equipos e instrumentos de medición.
Registro de uso
Nota 20. En el caso que se cambie la localización de un equipo, por ejemplo a cronológico de equipos.
razón de un préstamo se debe asegurar que el equipo es verificado previo a su FOR-A04.0000-002
uso y relacionar la observación de la salida del equipo indicando el (Según aplique)
responsable, en alguno de los siguientes formatos: uso cronológico,
limpieza, magnitud o ingreso al laboratorio.
Nota 21: En el caso de traslado, se debe notificar previamente al GELP el Limpieza de equipos
traslado y solicitar una visita para verificación de áreas para la instalación.
FOR-A04.0000-008
Si el equipo requiere calibración deberá rotularse como fuera de uso hasta que la
OCM sea realizada y se establezca la conformidad para el uso. (según aplique)
7.5 Realizando las actividades periódicas de limpieza de equipos de

acuerdo con lo descrito en el instructivo “Recomendaciones Generales
ÁREA O GRUPO para la limpieza y desinfección de equipos INT- A04.0000-025” y deben
7 Control Metrológico
Usuario del equipo ser registradas en el formato de “Limpieza de equipos FOR.A04.0000-
008”.
7.6 Considerando que dicho equipo no generará ningún riesgo de tipo

biológico o químico durante la manipulación, transporte y/o desarrollo de
la operación de la confirmación metrológica autorizada al proveedor del
servicio de la OCM.
Nota 22. En todo equipo que sea entregado para la ejecución de

cualquier OCM debe garantizarse la limpieza y/o desinfección, esto
puede ser evidenciado en el registro de limpieza correspondiente o en el
formato de solicitud de salida de equipos e instrumentos de medición Carpetas Historia de
para OCM, entregado por el usuario. equipos de Laboratorio
7.7 Organizando la información relativa a la historia del equipo (Anexo Entrega de informes al
4). En caso de contar con lineamientos documentales vigentes como laboratorio
por ejemplo lo establecido en la Tabla de Retención Documental FOR-A04.0000-045
Vigente (TRD), seguir estos lineamientos.
Verificación de
7.8 Recibiendo y revisando los informes de servicios de OCM operaciones de
entregados por el GELP. confirmación metrológica
y/o puesta en marcha.
FOR-A04.0000-004
Nota 23. Revisar los datos error, corrección e incertidumbre para establecer un
nivel de conformidad según la especificación de uso del equipo, cuando aplique.
(Ver anexo 2 Criterios orientativos para la revisión de informes de confirmación
metrológica fuente interna).
Versión: 11
POE-A04.0000-001 Página 15 de 45
¿QUÉ? ¿QUIÉN?
7.9 Registrando la OCM realizada, en la hoja de vida del Hoja de vida de equipo
equipo, una vez sea recibido el informe. Revisar los lineamientos FOR-A04.0000-001
establecidos en el INT-A04.0000-146 Tiempos de entrega
informes de OCM, y archivando dicha información en la carpeta
Historia de equipos de Laboratorio respectiva. Anexo 4.
Organización Documentación Equipos
Nota 24. Cuando en un equipo se controle más de una magnitud, es decir, se

generen operaciones de confirmación metrológica derivadas de los instrumentos
de medición internos, no es necesario construir carpeta de equipo de forma
separada: toda la información técnica en lo posible debe manejarse en la misma
historia de equipos de laboratorio. Por ejemplo, Autoclave, con reportes de
calibración de la(s) sonda(s) de temperatura y presión respectiva(s): sistemas de
ventilación.
7.10 Notificando al RAM correspondiente en caso de requerirse Verificación de

correcciones en los informes, detallando en las observaciones operaciones de
del formato FOR-A04.0000-004. Cuando estas ya sean confirmación metrológica
subsanadas detallar en el mismo campo de dicho formato. y/o puesta en marcha.
FOR-A04.0000-004
7.11 Etiquetando el equipo como Fuera de servicio, en caso de
que éste no sea apto para su uso. (Anexo 6).
Nota 25. Para grupos bajo alcance de las normas acreditables (ISO/IEC 17025
y/o ISO/IEC 17043), si se identifica que después de la OCM el equipo no cumple
con las especificaciones requeridas para el método se debe evaluar si impactó
el aseguramiento de la calidad del resultado, en cuyo caso deberá Etiqueta fuera de servicio
documentarse el hallazgo de acuerdo con los lineamientos del instructivo
Control de Trabajo no conforme INT-R01.0000-004.
7.12 Notificando al responsable de aseguramiento metrológico,

Correo electrónico
en caso de presentarse una restricción para el uso metrológico,
de acuerdo con lo descrito en la actividad No.8.
8.1 Realizando la solicitud respectiva frente a la novedad que se Intranet

identifica en el equipo. Centro de Servicios
8.2 Identificar como “Fuera de Servicio” (Anexo 6), los equipos y/o Etiqueta fuera de
instrumentos de medición que presentan fallas de funcionamiento y servicio
que están a la espera de ser intervenidos ya sea por diagnóstico,
Gestionar las mantenimiento correctivo o que no se esté utilizando por la demanda
actividades de del servicio, mediante la adhesión de la etiqueta que contenga como
ÁREA O GRUPO mínimo la siguiente información: No.Metrológico o número de
8 mantenimiento
Usuario del equipo inventario, motivo por el cual está fuera de servicio y fecha desde la
correctivo de
equipos cual se encuentra fuera de servicio.
Nota 26. En el caso que se cambie la localización del equipo fuera de

servicio, se debe relacionar la observación del cambio de área, indicando
el responsable, en alguno los siguientes formatos: uso cronológico,
limpieza, o magnitud. Si no se cuenta con los formatos citados
anteriormente para el equipo, relacionar esta información en la Hoja de
Vida.
Versión: 11
POE-A04.0000-001 Página 16 de 45
¿QUÉ? ¿QUIÉN?
8.3 Realizando seguimiento diario de las solicitudes recibidas Intranet
por parte de los usuarios en el centro de servicios. Centro de Servicios
8.4 Verificando la viabilidad de la solicitud, si la atención será por Contratos vigentes

Gestionar las Responsable de parte del personal del GELP o por proveedor externo,
actividades de Aseguramiento
8 mantenimiento Metrológico o 8.5 Asignando los casos según corresponda.
Correo electrónico
correctivo de personal designado
equipos del GELP 8.6 Realizando seguimiento de la ejecución del servicio,
registrando el avance en las actividades, cierre del caso, y
entregando un consolidado de los correctivos mensualmente al
GELP.
9.1 Solicitando al Grupo de Equipos de Laboratorio y producción,

aquellos equipos que requieran concepto técnico para devolución
de instrumentos de medición y/o equipos de laboratorio Correo electrónico
9.2 Disponiendo del último informe de servicio que justifique el

motivo por el cual el equipo no puede ser utilizado para su uso Carpeta del equipo
previsto (tales como no seguro, no confiable, no apto para el
funcionamiento o no viable económicamente, entre otros).
9.2 Si el concepto técnico es “ servible”, gestionando mediante el

aplicativo institucional BORSINS, cuando se aprueba equipo para
Notificación por
traslado teniendo en cuenta: denominación del equipo, número de BORSINS
inventario o número metrológico según corresponda, estado
metrológico, marca, modelo, serie, ubicación actual, traslado,
ÁREA O GRUPO
especificaciones técnicas.
Usuario del equipo
9.3 Notificando al Responsable de Aseguramiento Metrológico las
actualizaciones correspondientes en el plan de aseguramiento Correo electrónico
Realizar metrológico.
9 Devolución 9.4 Si el concepto técnico es “no servible”, diligenciando y
de equipos entregando el formato requerido por parte de almacén para la Solicitud a almacén
devolución de elementos y/o equipos.
9.5 Solicitando al área encargada del INS la recogida del equipo.
Nota 27. En caso de que no exista personal ni la herramienta necesaria para

realizar el traslado de equipos, éste debe permanecer en el área hasta que el INS
proporcione los recursos.
9.6 Disponiendo el concepto técnico en la carpeta del equipo Carpeta del equipo
para dar cierre al expediente documental.
Concepto técnico para
9.7 Diligenciando el concepto técnico para devolución de devolución de
Responsable de instrumentos de medición y/o equipos de laboratorio FOR- instrumentos de
Aseguramiento A04.0000-042, y entregando al laboratorio. medición y/o Equipos
Metrológico o de laboratorio FOR-
personal designado Nota 28. El alcance del concepto técnico del equipo incluirá las A04.0000-042
observaciones asociadas con el cierre del expediente documental. Ver
del GELP anexo 4. Organización Documentación Equipos.
Versión: 11
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7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
 BUREAU INTERNATIONAL DES POIDS ET MESURES – BIPM. International vocabulary of metrology – Basic and
general concepts and associated terms (VIM). 2012.
 CENTRO NACIONAL DE METROLOGÍA – CENAM. uso de certificados de calibración. México. 2002.
 CENTRO NACIONAL DE METROLOGÍA – CENAM. Edith Zapata C., Raúl Herrera B., y Estela Ramírez M.
CALIFICACIÓN DE OPERACIÓN DE UN ESPECTRÓMETRO DE FLUORESCENCIA DE RAYOS X, Octubre de 2006
 EUROPEAN CO-OPERATION FOR ACCREDITATION. Accreditation for Microbiological Laboratories – EA 04/10
(en línea) http://www.european-accreditation.org/n1/doc/ea-4-10.pdf (consultado en Julio de 2012).
 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Sistemas de gestión de la calidad-
Fundamentos y vocabulario. Bogotá. ICONTEC, 2005. (NTC-ISO 9000).
 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN Evaluación de la Conformidad.
Requisitos Generales para los Ensayos de Aptitud; Bogotá; ICONTEC 2010 (NTC- ISO 17043).
 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN Requisitos generales para la
competencia de los laboratorios de ensayo y de calibración; Bogotá; ICONTEC 2005 (NTC-ISO 17025)
 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN Sistemas de Gestión de la Medición.
Requisitos para los procesos de medición y los equipos de medición; Bogotá; ICONTEC 2003 (NTC-ISO 10012).
 INTERNATIONAL LABORATORY ACCREDITATION COOPERATION. Guidelines for the determination of
calibration intervals of measuring instrument. ILAC-G24. 2007 (E).
 INTERNATIONAL LABORATORY ACCREDITATION COOPERATION. Policy on the traceability of measurements
results. ILAC P10:01/2013.
 INTERNATIONAL LABORATORY ACCREDITATION COOPERATION. Guidelines for the determination of
calibration intervals of measuring instruments. ILAC-G24:2007 OIML D10:2007
8. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
VERSIÓN APROBACION DESCRIPCIÓN
AA MM DD
00 2009 Sep 08 Creación de documento.
Revisión y ajuste general del esquema del documento, integrando los requisitos de la NTC-ISO 17025. Se cambia título del
01 2012 Sep 18 documento de “etapas del proceso de mantenimiento y metrología” a “Gestión Metrológica”. Ajuste del documento según
lineamientos para documentar vigentes.
Revisión y ajuste general del esquema del documento, integrando los requisitos de la NTC-ISO17025. Se cambia Coordinar
02 2013 Nov 01 las actividades de mantenimiento correctivo de equipos ya que el software que estaba estipulado en el documento tenía
caducidad, se modifica la forma como se deben realizar dichas solicitudes. Se especifican responsabilidades en el cuerpo
del procedimiento en todas las actividades.
Eliminación lista de verificación de carpeta de equipos y operaciones de confirmación metrológica, cambio de nombre del
grupo de ingeniería, mantenimiento y transporte por Grupo de Administración de Recursos Físicos, inclusión de actividad
para la aprobación del cronograma de operaciones de confirmación metrológica, cambio de nombre de Coordinador del
03 2014 Sep 26 Proceso, modificación de anexos, anexo 2 se incluye tabla de y se agrega justificación, anexo 4 se modifica todo el
contenido, se incluye anexo 5, Documentación Mínima Requerida. En Carpetas De Los Equipos De Laboratorio y Apoyo
Crítico, eliminación de documentos FOR-A04.0000-009 lista de verificación de documentación del equipo y FOR- A04.0000-
011 Intervención metrológica interna.
Cambio de denominación del proceso. Eliminación de etiquetas como formato. Se realizó inclusión de términos del VIM.
Ajuste en condiciones generales. Creación de formato para disponibilidad de áreas para compra de equipos, se crea la
instrucción de “Devolución de equipos por obsolescencia o por no uso.”. Se asignan responsabilidades tanto para el usuario
del equipo como al Responsable de Aseguramiento metrológico, se aclara uso de formato de corrección y fuera de uso de
equipo. Se aclara el procedimiento a seguir frente a la documentación de instrucciones de uso. Se separa la actividad de
04 2015 06 26 supervisión de contratos de la de control metrológico. Se unifica adquisición de bienes y servicios para equipos. Se incluye la
participación del Director técnico de cada Dirección para aprobación de plan de compra de equipos. Se ajustan roles y
responsabilidades. Se ajustan anexos técnicos. Se da alcance a la norma ISO/IEC 17043 de implementación en la Dirección
de Redes en Salud Pública. Se unifica el uso del formato de corrección para todas las Direcciones del INS. Inclusión de
asistencia inmediata por parte del grupo de equipos para verificar la pertinencia de la solicitud de fallo en equipos.
Versión: 11
POE-A04.0000-001 Página 18 de 45
FECHA
VERSIÓN APROBACIÓN DESCRIPCIÓN
AA MM DD
Se ajustó concepto de mantenimiento bajo [ISO/IEC GUIDE 25, 3.8:1990], que los tipos de OCM son definidos en el PAME,
adicional se ajustó Nota No. 5 frente a supervisión aleatoria de OCM, se realizó cambio en definición de calificación de
instalación, operacional y de desempeño. Se incluyó que en la hoja de vida del equipo cuando este salga para OCM, se
realizó inclusión de nueva bibliografía para calificación; se incluyó forma de asignación de número metrológico y los códigos
vigentes para cada área; las condiciones generales fueron redistribuidas en los numerales correspondientes en que se
trataba el tema; se incluyó instrucción de publicación de equipos para donación; se realizó ajuste en flujograma de ingreso
de equipos al laboratorio y notificación al grupo de equipos de laboratorio, anexo No. 3, se inserta cuadro de convenciones
de notas en flujograma; se ajustó opciones de baja del equipo en condiciones generales; a su vez se detalla diligenciamiento
05 2016 07 07 por parte del RAM el formato FOR-A04.0000-004m, se incluye la necesidad de registrar la desinfección del equipo para
entrega de equipos para desarrollo de OCM, se incluye formatos: concepto técnico para devolución de instrumentos de
medición y equipos de laboratorio y el de salida de equipos. Se indica contenido mínimo de etiqueta de corrección de
lectura, se modifica contenido del informe de calibración (anexo No. 2). Se realiza creación de anexo No. 6. Las anteriores
modificaciones se realizaron teniendo en cuenta los hallazgos de auditoría y por mejoras del proceso. Se realizó ajuste en
todas las notas para que fueran consecutivas. Se hizo inclusión de nuevos anexos 6 y 7. Se modificó todo el contenido del
anexo No. 5
Se incluye código para el Bioterio como BIO, estos equipos son ubicados en el nuevo Bioterio y se incluye Serpentario con
código S. Según reunión con Gestión Documental se hace ajuste al contenido de la carpeta No. 1 de Historia de equipos de
laboratorio, incluyendo el capítulo 4 el formato de “Verificación de áreas parea instalación y compra de equipos de
laboratorio FOR – A04.0000-032”. Se incluye en formato la remisión de entrega de informes y anexos FOR – A04.0000-043.
Se incluye entrega de productos para el anexo No. 5. En el anexo 6 se incluyó licuadoras en la familia de electrónicos y en la
familia de equipos patrón se incluyeron: flujómetro, medidor de radiación y analizador de gas. Se incluye al proceso el
formato para definición de especificaciones técnicas para la adquisición de equipos: ficha técnica para la adquisición de
equipos de laboratorio FOR-A04.0000-043, se asigna la responsabilidad del diligenciamiento del PAME y del respectivo
cumplimiento a las instrucciones de diligenciamiento del mismo mediante el INT-A04.2070-019. Se excluye del
06 2017 01 12 diligenciamiento del formato Verificación de operaciones de confirmación metrológica y/o puesta en marcha FOR-A04.0000-
004 para OCM realizadas por personal del GELP. Se incluye numeral 5.12 Entregando a los grupos los informes de OCM y
anexos, mediante creación del FOR-A04.2070-019 Entrega de informes y anexos a laboratorios, se asigna la
responsabilidad al usuario del equipo en el numeral 5.1.4 del diligenciamiento de los formatos requeridos por el Instructivo
Historia de Equipos de Laboratorio. Se incluye selección de proveedor de calibración de acuerdo con el mejor CMC
presentado por los proponentes y acorde a lo requerido por los MEN del INS.
Objetivo: Se elimina la redacción “de cada uno de ellos” en el objetivo.
Responsabilidades: Se elimina la descripción de cada una y se indica la responsabilidad según lo descrito en el INT-D02-
0000-001 numeral 6.2.3 Responsabilidad.
Definiciones y abreviaturas: Se elimina la numeración, se indica con negrilla cada definición. En la definición proponente se
eliminan las notas. Se elimina la referencia de la definición de calificación, al no ser una descripción literal de la misma.
Condiciones generales: literal e, se reemplaza “prolongación” por “redefinición”; “laboratorio” por “áreas”. Literal f, se describe
más detalladamente la indicación “Consideraciones para la asignación de número de identificación metrológico”. Se elimina
07 2017 10 30 literal g y h. Se incluye familia General: áreas comunes: ARC Contenido: Se reorganizan las actividades dando secuencia a la
planeación, ejecución, verificación y actuación del GELP dando alcance a una observación de auditoría interna, así como, se
indica un grupo de actividades por cada responsabilidad. De igual manera se indica en 8.6 la entrega de un consolidado de
los correctivos cada trimestre al GELP. Se incluye la actividad “Ejecutar las operaciones de confirmación metrológica a cargo
de GELP”, indicando tiempos establecidos para la entrega de informes y en caso apliquen correcciones; y actividades
realizadas por el GELP; y “Actividades de apoyo en la supervisión de contratos”, especificando esta actividad para los
responsables involucrados. Se identifican los anexos como referencia en cada una de las actividades correspondientes, para
orientar al responsable, eficacia en la ejecución de las actividades. Se cambia la codificación del formato para la Verificación
Técnica de productos y servicios de laboratorio a Verificación técnica de servicios para equipos e instrumentos de medición
FOR-A04.0000-048. Se corrige el código en su consecutivo para el formato Ficha técnica para la adquisición de equipos de
laboratorio FOR-A04.0000-047. Se elimina la indicación del uso de hoja control como parte de la carpeta del equipo, teniendo
en cuenta es un registro control de gestión documental. En la relación de actividades se incluye el rol del profesional
administrativo designado por el grupo GELP y los formatos asociados: Solicitud de CDP FOR-A09.0000-06, Estudios previos
FOR-A02.0000.008, FOR-A02.0000.009, FOR-A02.0000.010,
FOR-A02.0000.011, FOR-A02.0000.012, Certificación e informe final de avance contractual FOR- A02.0000-015,
Certificación de aprobación de pago e informe de avance contractual FOR-A02.0000-20. Se reemplaza en los casos de
“fuera de uso” por “fuera de servicio”, referenciando el anexo 7. Se corrige el código para la guía ILAC-G24:2007 OIML
D10:2007 Anexos: Se modifica el Anexo 1, indicando que los termómetros, termohigrómetros y todos los equipos en la
familia de Equipos Manuales y los que sean reportados por cada laboratorio, son libres de mantenimiento. Se reclasificaron
las familias de los equipos, dando alcance al hallazgo de auditoría externa y de acuerdo con la especificación técnica del
equipo e instrumento de medición.
Versión: 11
POE-A04.0000-001 Página 19 de 45
FECHA
AA MM DD
Se actualiza la actividad 5.12 (RAM) y 5.19 (usuario) relacionada con el diligenciamiento de la OCM realizada, en la hoja de
vida del equipo, incluyendo revisar el INT-A04.0000-146. Se incluye revisar el INT- A04.2070-019 en actividad 5.11 (RAM).
08 2018 01 02 Se ajusta secuencia de numeración en la actividad 9. Se incluye algunos equipos en algunas familias, para el caso de
patrones los empleados en verificaciones por parte del GELP. Se ajustan algunos conectores en la redacción.
Se incluye código GELP, para asignar número metrológico a los equipos e instrumentos de medición a cargo del grupo.
En la actividad 4. Evaluar proponentes, se incluye 4.3 en el cual se da alcance al documento ONAC CEA 4.1-02
Trazabilidad metrológica. En la actividad 5. Apoyo en la supervisión, se incluye 5.4 asociado a la carta de trazabilidad a
cargo de RAM. En la actividad 6. Control metrológico. Como responsabilidad para RAM, en 6.4 se referencia el anexo 2, y
en 6.7 se incluye indicaciones asociadas a la manipulación, transporte relacionado con la documentación. En 6.10 y 6.11
se incluyen indicaciones asociadas a la manipulación, transporte relacionado con la documentación, como
responsabilidad del usuario. En la actividad 6.16, se relacionan acciones en el caso de facilitar el uso del equipo a
personal ajeno del laboratorio. Las actividades 6.21 a 6.25 estaban con otra numeración en numeral 5.apoyo a la
09 2018 02 23 supervisión y pasan a actividad 6 control metrológico por parte del usuario.. Anexo 4. Se indica la información general para
organizar la Carpeta 1 y Carpeta 2, considerando las directrices específicas a seguir se consideran como parte del
instructivo historia de equipos de gestión documental. Anexo 5, se numeran las condiciones y se organizan de acuerdo a
la aplicabilidad de varias o una OCM. Se Actualizan los ítems asociados con requerimientos ONAC – Calibración. Se
suprime el anexo 6, considerando el listado de familias de los equipos se encontraba listado en la información de la tabla
indicación de especificaciones por familia del anexo 5. Se actualizan el contenido de equipos en algunas familias.
En consideración de las actividades de aseguramiento y control metrológico, se reemplaza la actividad anteriormente
citada como 5. Actividades de apoyo en la supervisión de contratos como actividad 6 Aseguramiento metrológico, y en el
caso de la actividad anteriormente citada como Realizar control metrológico como actividad 7 Control metrológico. Por lo
anterior la actividad anteriormente citada como 7 Supervisar los contratos adjudicados para la adquisición de equipos de
laboratorio y servicios se indica previo a las actividades de aseguramiento y control metrológico como actividad número 5.
Anexo 2. Se incluye formato plantilla para la notificación de corrección cuando aplique.
10 2018 07 27
Anexo 4. Documentación requerida en carpetas de los equipos de laboratorio y apoyo crítico, en respuesta a las acciones
definidas en el plan de mejoramiento Hallazgo N° 100-2018: Gestión Documental en Fecha 08 de mayo 2018, notifica al
Proceso Equipos de Laboratorio la transferencia de los instructivos Organización Historia de Equipos y Diligenciamiento
Hoja Control Equipos se actualiza la información de los instructivos incluyéndolos como anexo en el POE. Anexo 5. En
respuesta a las observaciones presentadas por parte de algunos usuarios en la encuesta de equipos realizada a los
laboratorios se actualizan algunas familias incluyendo equipos.
En la asignación de número metrológico, se incluye codificación sugerida en la tabla No.1 para el grupo Química y
Toxicología (GQT) de RED. Actividad 1. 1.6 consideración del ingreso de equipos por, proyectos de investigación u otros,
Solicitar visita por parte del GELP para verificar las áreas disponibles en la instalación. FOR-A04.0000-032. 1.12 Nota 3.
Se incluye la referencia Recomendaciones guía ILAC-G24-D10.
Actividad 2. 2.7 Se incluye el FOR-A04.0000-045 Entrega de Informes a Laboratorios. 2.8. Identificar el equipo con la fecha
y el servicio realizado.
Actividad 3 3.5 cuando se requiera para servicios de calibración, incluir tolerancias asociadas. 3.7 Nota 9: para la
radicación en Secretaria General. Actividad 4. 4.1 Nota 10: En la Dirección de Producción aplica también para servicios.
4.6 Se deberá tener en cuenta la modalidad de contratación.
Actividad 6. 6.3 Verificando aleatoriamente el cumplimiento del protocolo de transporte de equipos presentado por el
proveedor (cuando aplique) 6.5 Solicitando al proveedor la relación de los patrones requeridos y hojas de vida del personal
disponible para la ejecución de OCM (cuando apliquen los patrones). 6.7 Nota 13: Con el fin de evidenciar objetivamente el
cumplimiento de la Norma NTC-ISOIEC 17025 y el ente acreditador frente a la trazabilidad metrológica para los servicios
de OCM se construirán las cartas de trazabilidad se cuente o no con proveedor acreditado de acuerdo a los lineamientos
establecidos desde la Dirección de Redes en Salud Publica y la competencia del rol que se asigne. 6.8 Notificando al área
11 2019 10 18
o grupo el plan de trabajo para confirmar la disponibilidad del equipo según programación del GELP. 6.12 Nota 15: Cuando
se realice la calibración de instrumentos de medición en las magnitudes temperatura y humedad, en tres puntos según
corresponda, y de acuerdo con el análisis de los resultados, realizar la corrección de lectura. Entregar la información
correspondiente al laboratorio para que se considere en el Registro de Magnitud. Se incluye FOR.A04.0000-062
Corrección de Lectura Temperatura y Humedad. Nota 16. Para el caso de correcciones en magnitudes diferentes, entregar
al usuario la etiqueta de corrección (ver anexo 2). Cuando la corrección cambie debido a un nuevo informe de OCM,
eliminar el rótulo. Documentación del proceso 6.17 Elaborando la ficha técnica y hoja de vida del equipo. Ver Anexo 4.
Organización Documentación Equipos. Actualizando la información en Ficha Técnica si se requiere.
Actividad 7. 7.4 Si el equipo requiere retirarse del laboratorio para la realización de un servicio de OCM fuera del instituto,
se debe registrar el formato de salida y devolución de equipos e instrumentos de medición. Nota 20. En el caso que se
cambie la localización de un equipo, por ejemplo a razón de un préstamo se debe asegurar que el equipo es verificado
previo a su uso y relacionar la observación de la salida del equipo indicando el responsable, en alguno de los siguientes
formatos: uso cronológico, limpieza, magnitud o ingreso al laboratorio. Nota 21: En el caso de traslado, se debe notificar al
GELP el traslado y solicitar una visita para verificación de áreas para la instalación. 7.9 se incluye Anexo 4. Organización
Documentación Equipos.
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FECHA
AA MM DD
Actividad 8 Intranet Centro de Servicios 8.2 Nota 26. En el caso que se cambie la localización del equipo fuera de servicio,
se debe relacionar la observación del cambio de área, indicando el responsable, en alguno los siguientes formatos: uso
cronológico, limpieza, o magnitud. Si no se cuenta con los formatos citados anteriormente para el equipo, relacionar esta
información en la Hoja de Vida. 8.3 Realizando seguimiento diario de las solicitudes recibidas por parte de los usuarios en
el centro de servicios. 8.4 Verificando la viabilidad de la solicitud, si la atención será por parte del personal del GELP o por
proveedor externo, 8.5 Asignando los casos según corresponda. 8.6 Realizando seguimiento de la ejecución del servicio,
registrando el avance en las actividades, cierre del caso, y entregando un consolidado de los correctivos mensualmente al
GELP.
Actividad 9 Realizar Devolución de equipos. 9.1 Solicitando al Grupo de Equipos de Laboratorio y producción, aquellos
equipos que requieran concepto técnico para devolución de instrumentos de medición y/o equipos de laboratorio. 9.2
Disponiendo del último informe de servicio que justifique el motivo por el cual el equipo no puede ser utilizado para su uso
previsto (tales como no seguro, no confiable, no apto para el funcionamiento o no viable económicamente, entre otros). 9.3
Notificando al Responsable de Aseguramiento Metrológico las actualizaciones correspondientes en el plan de
aseguramiento metrológico. 9.4 Si el concepto técnico es “no servible”, diligenciando y entregando el formato requerido por
parte de almacén para la devolución de elementos y/o equipos.9.6 Disponiendo el concepto técnico en la carpeta del
equipo para dar cierre al expediente documental.9.7. Nota 28. El alcance del concepto técnico del equipo incluirá las
observaciones asociadas con el cierre del expediente documental. Ver anexo 4. Organización Documentación Equipos.
Anexo 4A. En 1. FOR-A04.0000-010 Ficha Técnica de Equipo se indica que si se requiere actualización, es viable en medio
digital asegurando que su consulta se encuentre disponible por parte de los usuarios. Transferencia. - CARPETA 1: Retirar
las hojas de control dispuestas para los formatos ficha técnica y hoja de vida. Solicitar al GELP el concepto técnico para dar
de baja el equipo, y una vez recibido, disponerlo al final del expediente la carpeta, anexando los documentos ficha técnica y
hoja de vida. Las fechas extremas corresponderán así: “Desde” la fecha del primer informe del servicio de OCM realizado
“Hasta” la fecha en la cual se emitió el concepto técnico para dar de baja al equipo. Nota: En los casos que el equipo cuente
con un concepto técnico de fecha anterior a este lineamiento, el laboratorio deberá solicitar nuevamente el concepto técnico,
y el GELP dará alcance en este documento al cierre del expediente, es decir, relacionará los formatos ficha técnica y hoja de
vida como anexos. Diligenciar y entregar a los laboratorios los conceptos técnicos para dar de baja a un equipo o dar cierre
el expediente documental. Acompañar a los laboratorios en la actividad de transferencia documental según el cronograma
que notifique Gestión Documental Ins.
Anexo 5. Se especifica por temas Anexo 5A Especificaciones Técnicas Generales para la Contratación de Orientación
en la descripción de las condiciones de obligatorio cumplimiento para el proponente, según OCM a contratar. Anexo 5B
Clasificación de familias. Incluyendo indicaciones para la definición de CMC como Anexo 5C.
9. ANEXOS
Anexo 1. Criterios orientativos para determinar criticidad de equipos e instrumentos de medición.
Anexo 2. Criterios orientativos para la revisión de informes de operaciones de confirmación metrológica.
Anexo 3. Adquisición de nuevas Tecnologías.
Anexo 4. Organización Documentación Equipos
Anexo 5 Especificaciones técnicas generales para la contratación de prestación de servicios de operaciones
de confirmación metrológica.
Anexo 6. Etiqueta fuera de servicio.
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Angela Gissel Cortés Urrego
Dorcy Tatiana Díaz Donato Angie Paola Rodríguez Guerrero Juan Carlos Bocanegra Moreno
Diana Johanna Collazos Acevedo
Deysi Angela Acero Ortiz
Referente de Calidad Grupo de Responsables de Aseguramiento Coordinador Grupo de Equipos
Equipos de Laboratorio y Producción Metrológico GELP de Laboratorio y Producción
(GELP) Profesional especializado GELP (GELP)
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ANEXO 1. CRITERIOS ORIENTATIVOS PARA DETERMINAR CRITICIDAD DE EQUIPOS E INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN
Para establecer el impacto, se ha asignado un valor ponderado de la criticidad. Los aspectos que se contemplan y su descripción se describen a continuación:
TIPO DE CONTROL
CRITICIDAD DESCRIPCIÒN METROLÓGICO FRECUENCIA
Máxima, cada 24 meses*. Una mayor frecuencia la determinan los errores históricos que presente.
Patrón de referencia: Utilizado únicamente para verificación del
1 Calibración * De acuerdo al tiempo dado por el fabricante o lo que el usuario haya desafiado y pueda
estado de calibración de los patrones de trabajo y/o equipos o
instrumentos críticos. comprobar.
Equipos o instrumentos de Trabajo Primarios: Son utilizados para Mantenimiento preventivo: de 12 a 24 meses, una mayor frecuencia la determina el estado de los
realizar mediciones directas relacionadas con el desarrollo de las errores históricos que presente.
operaciones y actividades y que proporcionan resultados de Mantenimiento. Calibración: de 12 a 24 meses. Una mayor frecuencia la determina el estado de los errores
2 medición de primera importancia para la toma de decisiones. Calibración históricos que presente.
Impactan directamente la eficacia de las actividades y de la misión Si lo determina el usuario, una en la mitad del intervalo de calibración establecido.
en general. Para el caso especial de pipetas, tener en cuenta no superar frecuencia de calibración al menos
una vez al año, basados en la ISO 8655-1:2002, NUMERAL 7.3.
Mantenimiento
Equipos o instrumentos de trabajo Secundarios: son utilizados Mantenimiento preventivo: de 12 a 24 meses, una mayor frecuencia la determina el estado de los
para realizar mediciones directas o indirectas y proporcionan Verificaciones intermedias. errores históricos que presente.
3 resultados de medición de apoyo para la toma de decisiones. Los termómetros, termohigrómetros, todos los equipos en la familia de Equipos Manuales y los
Impacta la eficacia de las actividades y de la misión de manera Calibración cuando se que sean reportados por cada laboratorio, son libres de mantenimiento. Calibración: de 12 a 24
moderada o de manera indirecta. evidencie la necesidad o meses. Una mayor frecuencia la determina el estado de los errores históricos que presente.
por el tipo de actividad
Relacionada
Equipos o instrumentos de seguimiento y monitoreo auxiliares:
Mantenimiento preventivo: de 12 a 24 meses, una mayor frecuencia la determina el estado de las
proporcionan resultados de medición de apoyo para monitorear el
4 Mantenimiento fallas que presente. Por ejemplo, la reincidencia de fallas antes de cumplir el tiempo establecido
desempeño eficaz del proceso o actividad en que están
involucrados. Su impacto sobre la eficacia de las actividades o de para su mantenimiento preventivo.
la misión es mínimo.
Para la frecuencia de cada confirmación metrológica, se tiene en cuenta: Para determinar el tipo de operación que requiere cada equipo se tiene en cuenta:
- Requerimientos del método de ensayo.
- Manuales de fabricante.
- Recomendaciones de EUROPEAN COOPERATION FOR ACCREDITATION. - INTERNATIONAL - Actualizaciones emitidas por entes acreditadores en las normas que se implemente en el INS para
LABORATORY ACCREDITATION COOPERATION. Guidelines for the determination of calibration alcances técnicos de calibración.
intervals of measuring instrument. ILAC-G24. 2007 (E). - Características técnicas metrológicas de cada tipo de equipo.
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ANEXO 2. CRITERIOS ORIENTATIVOS PARA LA REVISIÓN DE INFORMES DE CONFIRMACIÓN METROLÓGICA

Fuente interna
El análisis de la información contenida en un informe de cualquier tipo de operación de confirmación metrológica a un equipo permite
determinar si realmente cumple con las especificaciones requeridas para su uso previsto dependiendo de su complejidad y tipo de Operación
de Confirmación Metrológica. Por tal razón, es de gran importancia analizar su contenido y adoptar las acciones pertinentes, de acuerdo con
los resultados detallados por el proveedor. Esta actividad es responsabilidad del Responsable Técnico con el apoyo del Líder Técnico del
respectivo laboratorio para equipos empleados en acreditación, en los otros casos dicha responsabilidad es del usuario del equipo y la
evidencia de su revisión se registra en el formato FOR-A04.0000-004 Verificación de operaciones de confirmación metrológica y/o puesta en
marcha.
De los temas en específico de los informes de calibración se encuentra:

Correcciones: La información sobre el error de medición de las lecturas del equipo en relación al patrón, permite corregir las lecturas y
asegurar su trazabilidad con una incertidumbre apropiada. De manera general y siempre que sea aplicable se deben compensar los errores
informados en la calibración o calificación, lo cual puede realizarse utilizando los siguientes esquemas:
 Cuando la calibración del equipo se realiza en un punto específico, la corrección se realiza mediante la resta algebraica del error en el
punto específico.
 Cuando la calibración se realiza en un rango y los errores evidenciados guardan una relación lineal frente a la magnitud respectiva, la
aplicación de una curva de ajuste permite aplicar las correcciones requeridas.
En cualquier caso y con el fin de determinar si el equipo cumple con las especificaciones de uso previsto, se debe relacionar el error (E) con la
incertidumbre expandida (U) del instrumento y luego compararlo con la tolerancia (T) establecida por el método o usuario. La corrección
definida se debe evidenciar mediante la etiqueta indicada en el literal t de las condiciones generales del presente documento y adherirse en
lugar visible para aplicación al momento de lectura/registra de la indicación del equipo.
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A continuación, se ilustra un ejemplo:
Incertidumbre: según la naturaleza del método de ensayo, el laboratorio debe estimar la incertidumbre de su medición considerando las
contribuciones pertinentes, en las cuales debe incluir la proveniente de la calibración, tomada del certificado, y combinarlas apropiadamente.
Para determinar la conformidad de la calibración de equipos frente a las especificación de los métodos de ensayo o de calibración,
como parte de los procesos asociados al sistema de gestión de calidad, seguir los lineamientos del instructivo INT-R01.0000-021
“Criterios Generales para Determinación de Reglas de Decisión” dando alcance a la evolución de la conformidad en control
metrológico. Evidenciándose esta actividad en el Formato de Verificación de conformidad de OCM de equipos frente a especificación
de uso FOR-R01.0000-079.
Evidencia de trazabilidad: Un certificado de calibración también constituye una evidencia de la trazabilidad de los resultados de calibración,
trazabilidad que se trasladará a las mediciones del laboratorio si se le asocia la respectiva incertidumbre. Esta evidencia está soportada en la
declaración del laboratorio de calibración y los certificados adicionales que aporta hasta llegar al patrón nacional o internacional. Cuando el
laboratorio está acreditado, el soporte de dicha declaración se amplía al respaldo del sistema de acreditación.
La revisión de trazabilidad se realiza asegurando que:
 Se cuenta con la totalidad de evidencia de trazabilidad a patrón nacional e internacional

 Los patrones a utilizar están calibrados en puntos cercanos a los que son requeridos en la operación de confirmación metrológica
Posteriormente y una vez se realice la respectiva operación de confirmación metrológica, el Responsable de Aseguramiento Metrológico es
responsable de listar los patrones o materiales de referencia empleados en las operaciones de confirmación metrológica mediante el formato
“Listado de patrones físicos y materiales de referencia” FOR-A04-0000-007.
Se detalla en la tabla a continuación la información mínima que debe contener cada informe de OCM según su especificación:
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CORRECCIÓN DE LECTURA CORRECCIÓN DE LECTURA
No de inventario o No de inventario o metrológico del

Fecha de OCM Fecha de OCM
metrológico del equipo equipo
No. informe de calibración Corrección a la No. informe de calibración Corrección a la
indicación más indicación más
Magnitud incertidumbre Magnitud incertidumbre


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Recomendaciones en la descripción del contenido de los informes
1. Calibración. El contenido de los informes de calibración debe ser acorde con lo indicado en el numeral correspondiente con el contenido del informe
de la norma ISO/IEC 17025.
2. Mantenimiento, verificación y calificación.
Fuente CENTRO NACIONAL DE METROLOGÍA – CENAM

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ANEXO 3. ADQUISICIÓN DE NUEVAS TECNOLOGÌAS

INGRESO DE NUEVA TECNOLOGIA A LAS INSTALACIONES DEL INS:
Fuente: J. Marcela Rojas Morales, Lynda Prieto Navarrera, Subdirección Gestión de Calidad de LSP 2013
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Anexo 3A.Convención de numerales detallados en las notas del flujograma

.
DENOMINACIÓN DOCUMENTO CÓDIGO DEL FORMATO TIPO
4. Ficha Técnica Para La Adquisición De Equipos De Laboratorio FOR-A04.0000-047 Word, Digital
7. Formato institucional contrato con relación al tipo de contratación
Minuta Word, Digital
ofrecida.
9. Plan de aseguramiento metrológico PAME: Ficha técnica del equipo, FOR-A04.2070-002; FOR-A04-
Excel, digital.
Hoja de Vida del equipo. 0000-010; FOR-A04-0000-001
10. Verificación de operaciones de confirmación metrológica y/o puesta

FOR- A04.0000-004 Excel, digital.
en marcha.
11. Informes de Operación de confirmación metrológicas entregadas por

NO APLICA NO APLICA
cada proveedor en medio físico.
12. Devolución y/o traslado de bienes muebles FOR-A10.0000-026 Excel, digital.
ANEXO 4. ORGANIZACIÓN DOCUMENTACIÓN EQUIPOS
Consideraciones Generales: Se debe tener en cuenta las siguientes indicaciones para seleccionar los formatos que deben contener las
carpetas de los equipos.
TIPO DE FORMATO ¿CUÁNDO SE REQUIERE? FAMILIA DE EQUIPOS
DOCUMENTO
Ficha técnica de equipo FOR-A04.0000-010 Todo equipo de laboratorio e instrumentos de medición.
Hoja de vida FOR-A04.0000-001 Todo equipo de laboratorio e instrumentos de medición.
Verificación de FOR-A04.0000-004 Una vez sean puestos en marcha los equipos, posteriores a la
operaciones de instalación y/o después de cada operación de confirmación Para todas las familias de equipos
confirmación metrológica realizada por proveedor externo (no servicios
metrológica y/o puesta del GELP).
en marcha
Ficha de Servicio FOR-A04-0000-033 Según especificación técnica del equipo y/o instrumento de
Técnico o Según se contrate. medición.
Verificación de áreas FOR-A04-0000-032 En caso de desplazamiento Para los equipos que se requiere garantizar
para instalación y En el caso de adquisición de nueva tecnología se dispone en condiciones específicas de infraesructura para
compra de equipos de conjunto con los documentos contractuales su funcionamiento
laboratorio
Registro de limpieza de FOR-A04.0000-008 Se recomienda para todos los equipos de laboratorios y/o Según lo establecido por el usuario
equipos instrumentos de medición a excepción de pipetas y equipos
patrón. Revisar lo establecido en el INT-A04.0000-025
Recomendaciones Generales para Limpieza y Desinfección
de Equipos
Registro de Uso FOR-A04.0000-002 Se recomienda especialmente para equipos que tengan un Equipos con consumibles, como, por ejemplo:
Cronológico consumible que pueda controlarse; y equipos que sean Cabinas de Bioseguridad, Microscopios, entre
utilizados por dos personas o más como por ejemplo otros.
Balanzas. Equipos compartidos, como, por ejemplo:
Balanzas, Termocicladores, Autoclaves,
Centrifugas, Cromatógrafos, Equipos
especiales, Espectrofotómetro y fotómetros,
Ópticos.
Registro de Magnitud FOR-A04.0000-003 Para equipos que requieran monitoreo de temperatura, Calor y Frio
humedad y/o CO2 según corresponda.
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Anexo 4A. Organización de carpetas

Creación de los formatos información técnica del Equipo
GELP 1. FOR-A04.0000-010 Ficha Técnica de Equipo

2. FOR-A04.0000-001 Hoja de vida de Equipo
3. El FOR-A04.0000-004 Verificación de operaciones de confirmación metrológica y/o puesta en marcha. Se
diligencia para cada uno de los informes de OCM correspondientes con el equipo.
Creación de carpetas (Ordenación Documental)
LABORATORIO CARPETA 1: Seguimiento metrológico, tres capítulos

1. FOR-A04.0000-010 Ficha Técnica de Equipo (si se requiere actualización, es viable en medio digital
asegurando que su consulta se encuentre disponible por parte de los usuarios)
2. FOR-A04.0000-001 Hoja de vida de Equipo
3. Informes de servicios de OCM. Se debe anexar como primera página el FOR-A04.0000-004 correspondiente.
CARPETA 2: Esta carpeta es opcional, contiene dos capítulos o más, según aplique los siguientes formatos:
1. FOR-A04.0000-002. Registro de Uso Cronológico
2. FOR-A04.0000-003. Registro de Magnitud
3. FOR-A04.0000-008. Limpieza de Equipos
Identificación de la carpeta
LABORATORIO - Realizar la marcación de acuerdo con la tabla de retención documental vigente.

Se debe considerar que el GELP se conformó de acuerdo con la resolución 0313 en la fecha 12 de febrero del año
2016, por lo anterior la relación como unidad productora de archivo es partir del año 2016
- La marcación de la carpeta se debe realizar en lápiz. (ver ejemplo en el Anexo 4B)
Separación Documental por capítulos
LABORATORIO CARPETA 1: Disponer en un bolsillo de acetato o polipropileno el FOR-A04.0000-060 Hoja de Control como separador
entre los capítulos: Ficha técnica - Hoja de vida e Informes de servicios de OCM (Ver anexo 4C)
CARPETA 2: Es opcional el uso de la Hoja Control para separar cada uno de los capítulos.
Foliación
- El archivo de los documentos se realizara del más antiguo al más reciente.
LABORATORIO
- Realizar la foliación con lápiz en el extremo superior derecho en sentido de lectura de la hoja.
- Cuando una carpeta supera los folios establecidos (200) se abre una nueva carpeta conservando el consecutivo de la
foliación (201…). En los casos que en un documento supere el folio número 200 se puede considerar máximo a 220.
Transferencia documental
LABORATORIO - Una vez cumplido el tiempo de retención documental en los archivos de gestión, es decir, después de cumplir el
tiempo establecido para el cierre del expediente (baja del equipo), notificar por correo electrónico al GELP para
realizar el diligenciamiento del formato FUID IN SITU, en el lugar donde reposa la carpeta.
- CARPETA 1: Retirar las hojas de control dispuestas para los formatos ficha técnica y hoja de vida.
Solicitar al GELP el concepto técnico para dar de baja el equipo, y una vez recibido, disponerlo al final del
expediente de la carpeta, anexando los documentos ficha técnica y hoja de vida.
Las fechas extremas corresponderán así: “Desde” la fecha del primer informe del servicio de OCM realizado
“Hasta” la fecha en la cual se emitió el concepto técnico para dar de baja al equipo.
Nota: En los casos que el equipo cuente con un concepto técnico de fecha anterior a este lineamiento, el
laboratorio deberá solicitar nuevamente el concepto técnico, y el GELP dará alcance en este documento al
cierre del expediente, es decir, relacionará los formatos ficha técnica y hoja de vida como anexos.
- CARPETA 2: En el caso que el laboratorio requiera transferir estos documentos, organizarlos de manera que se
garantice una foliación consecutiva en el momento de la transferencia.
GELP Diligenciar y entregar a los laboratorios los conceptos técnicos para dar de baja a un equipo o dar cierre el
expediente documental. Acompañar a los laboratorios en la actividad de transferencia documental según el
cronograma que notifique Gestión Documental Ins.
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Anexo 4B. Marcado de Carpetas
Unidad productora: Grupo de Equipos de Laboratorio

y Producción, Código: 2070
Serie Documental: El cual refleja la TRD del Grupo de

Equipos de Laboratorio y Producción
Subserie: El cual refleja la TRD del Grupo de Equipos

de Laboratorio y Producción
ID – Nombre del Expediente: Nombre del equipo y su

número de inventario o metrológico
Fechas extremas:
Fecha inicial: documento más antiguo
Fecha Final: Documento más reciente en

el momento de realizar la transferencia
Anexo 4C. Diligenciamiento del Formato Hoja Control
Apertura y ubicación
- Se ubicará al principio de cada capítulo que conforma el expediente.

LABORATORIO - Se deberá almacenar el formato “UNICAMENTE” en un bolsillo de acetato o polipropileno, máximo 10 hojas de
control por bolsillo.
Diligenciar Hoja de Control
LABORATORIO
1. La Hoja control se diligenciara cada vez que se requiere anexar un nuevo documento.
2 Se colocara la fecha que dio origen a la tipología documental diligenciando año, mes, día (AAAA-MM-DD)
en caso que no tenga fecha se registrara las letras SF en mayúscula (sin fecha).
3. En el caso de los informes de servicio de las OCM, se debe considerar la fecha en la que se realizó la intervención.
4. En el caso de los documentos que son archivados en la carpeta 2, se debe considerar la fecha en la cual se realiza
la primera actividad en el registro.
5. Se diligenciará el nombre de la tipología documental (nombre del documento) en la casilla correspondiente.

En caso de encontrar CDs, se procede a registrar junto con la tipología documental, el CD se mantendrá contenido en
un bolsillo de acetato que ira ubicado al final de la carpeta, se marcará con la foliación del documento al que
corresponde.
6. Se registrará el nombre de la persona que realizó la inclusión en la hoja de control y su firma.

Versión: 11
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ANEXO 5. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS GENERALES PARA LA CONTRATACIÓN DE

Anexo 5A.Orientación en la descripción de las condiciones de obligatorio cumplimiento para el proponente, según OCM a contratar:
MANTENIMIENTO PREVENTIVO MANTENIMIENTO PREVENTIVO
No. DESCRIPCIÓN VERIFICACIÓN
MANTENIMIENTO CORRECTIVO MANTENIMIENTO CORRECTIVO CALIBRACIÓN CALIFICACIÓN
METROLÓGICA
POR EXCLUSIVIDAD GENERAL POR MARCAS
Realizar los servicios de mantenimiento preventivo, verificación,
1
calibración o calificación contratados.
Realizar el mantenimiento correctivo en caso de requerirse, cumpliendo

2
con el protocolo establecido para tal fin.
Entregar los informes o reportes de servicio después de realizadas las

3
actividades.
Entregar el plan de trabajo en versión física ó magnética que se ajuste al
Plan de Aseguramiento Metrológico del INS para la correspondiente
4 vigencia, en el cual se deben contemplar las actividades contratadas y los
tiempos en que se ejecutarán, el cual debe ser aprobado por la
supervisión antes de iniciar las actividades.
5 Entregar los protocolos acorde al servicio contratado.
Entregar hoja de vida con los respectivos soportes de capacitación en el servicio

a ofrecer, incluyendo formación y experiencia, del personal ofrecido para realizar
6 las operaciones de confirmación metrológica, No. de la tarjeta profesional.
Según lo requerido en las especificaciones técnicas del contrato.
Si durante la prestación de servicio, el contratista genera residuos peligrosos de
características CRETIP (según el Decreto 4741 de 2005 del Ministerio de N/A N/A N/A
Ambiente, tales como: solventes tóxicos, aceite usado, sustancias con trazas de
hidrocarburos, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos-
7 RAEE's), además de los residuos no peligrosos ordinarios, reciclables y otros
especiales como escombros (<menor de 1m3) , deberá clasificar, recolectar y
almacenar en coordinación con el Área de Gestión Ambiental Interna del INS
para su posterior entrega al gestor autorizado por parte del INS.
Realizar la medición de las condiciones ambientales cada vez que se realice
8 ajuste y/o verificación de un equipo e instrumento de medición, teniendo en
cuenta el criterio técnico que requiere el equipo. Según lo requerido en las
especificaciones técnicas del contrato.
Atender llamadas de emergencia cuando se requiera en caso de falla en algún
9 equipo, en un término máximo de 12 horas a partir de la llamada, en caso de N/A N/A N/A
necesitarse un mantenimiento correctivo.
Versión: 11
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No. DESCRIPCIÓN MANTENIMIENTO PREVENTIVO MANTENIMIENTO PREVENTIVO

VERIFICACIÓN
MANTENIMIENTO CORRECTIVO MANTENIMIENTO CORRECTIVO CALIBRACIÓN CALIFICACIÓN
METROLÓGICA
Diligenciar el rótulo del proveedor con marcador indeleble que debe ser
adherido a cada uno de los equipos luego de ejecutarse la operación de
10
confirmación metrológica, el cual debe contener el tipo de operación, fecha
de realización y número de informe de la operación metrológica.
En caso de requiera verificar la competencia del contratista para efectos de
11 aseguramiento de los servicios que entregue el proveedor, el Instituto Nacional
de Salud, podrá realizar auditorías y/o revisiones de segunda parte.
Presentar certificación emitida por casa matriz de la marca en soporte técnico
12 del personal ofrecido, o certificación de autorización del proponente en soporte N/A N/A
técnico, en aras de evidenciar la competencia para prestar servicio, cuando
aplique.
El proveedor de mantenimiento deberá disponer del personal para realizar el
13 acompañamiento en la realización de operaciones de confirmación metrológica N/A N/A
tipo calibración y/o calificación en los equipos, cuando aplique.
Cumplir con las condiciones acordadas con el supervisor y cualquier otra
14 disposición en el marco del Sistema Integrado de Gestión.
Los Materiales de Referencia Certificados utilizados para la verificación de los N/A N/A
15 equipos, deben emplearse en los puntos solicitados por los usuarios de los
equipos.
Asistir a las reuniones solicitadas por los supervisores del contrato.
16
Prestar asesoría permanente en temas técnicos relacionados con los equipos, y

17 dar respuesta y atención oportuna a las inquietudes formuladas.
Informar al supervisor, sobre las situaciones que se presenten inconsistencias que

18 se presenten durante la ejecución del contrato.
Responder por cualquier daño que se genere en el momento de realizar el

19
servicio contratado.
Garantizar que el personal de la empresa contratista esté debidamente

identificado con carnet y vestuario de la empresa, además de contar con los
20 elementos protección personal (guantes, tapa bocas, gafas, entre otros)
apropiados para la realización de sus trabajos.
Los patrones físicos utilizados para la verificación de los equipos, deben estar N/A N/A
21 calibrados en puntos que abarquen el intervalo de los equipos del INS, cuando
aplique.
Cumplir con los procedimientos de ingreso, flujo de personal y materiales dentro
22 de las áreas según el área de trabajo.
Versión: 11
POE-A04.0000-001 Página 33 de 45
VERIFICACIÓN
No. DESCRIPCIÓN MANTENIMIENTO CORRECTIVO MANTENIMIENTO CORRECTIVO CALIBRACIÓN CALIFICACIÓN
METROLÓGICA
Dejar las áreas en las mismas condiciones de orden y limpieza en que fueron
23 encontradas al inicio de la actividad.
Realizar pruebas de funcionamiento conjuntamente con el personal del
23 laboratorio, previo y posterior a la realización de la operación de confirmación
metrológica.
Presentar certificación emitida por ONAC en el alcance técnico correspondiente

definido en la especificación técnica del proceso, dando cumplimiento al decreto
24 1595 de 2015 y los demás que lo modifiquen y/o complementen. Nota: De N/A N/A N/A N/A
acuerdo con lo establecido por la circular externa No. 04 emitida por ONAC.
Cuando se requiera un valor especifico de CMC en el servicio de

25 calibración, revisar lo descrito en el anexo 5 Definición de OCM. N/A N/A N/A N/A
Cuando sea necesaria la salida de los equipos y/o instrumentos de medición
para el desarrollo de las OCM contratadas, realizar entrega del procedimiento
26 para el transporte de equipos, en aras de evidenciar la integridad del mismo
durante su traslado a las instalaciones correspondientes.
El proveedor deberá, en el caso de que el equipo de medición requiera para su N/A N/A N/A
27 funcionamiento un software, garantizar la revisión, actualización y necesidades
de creación o eliminación de usuarios.
Contar con los patrones a emplear en la verificación, vigentes y trazables, con N/A N/A
sus respectivos certificados de calibración emitidos por entes acreditados a nivel
nacional o internacional (reconocidos bajo Acuerdo de Reconocimiento Mutuo),
bajo la norma ISO/IEC17025 y entregar copia de cada patrón al laboratorio
28 como mínimo quince (15) días antes de la programación de la operación de
confirmación metrológica, adicional a esto realizar verificación de cada magnitud
de equipo según especificación técnica. Todo certificado de calibración de
patrones empleados para verificación, calibración y/o calificación debe cumplir
con los requisitos de la norma NTC-ISO/IEC 17025 Numeral 5.10 y Criterios de
trazabilidad e incertidumbre establecidos en los documentos CEA-4.1-02 (Antes
CEA-02) y CEA-06 de ONAC. Certificado que no cumpla con los requisitos, no
será aceptado el patrón para su uso en los equipos del Laboratorio; para
materiales de referencia estos deben ser manufacturados por proveedor
acreditado en ISO 17034:2016.
En caso de limitaciones al respecto deberán justificarse y están sujetas a

evaluación por parte del Instituto Nacional de Salud. En caso que no exista
patrón a nivel nacional, ni internacional deberá entregarse toda la trazabilidad
respectiva hasta patrón de mayor jerarquía, dando cumplimiento a los Criterios
específicos de acreditación – Trazabilidad metrológica CEA-4.1-02 (Antes CEA-
02) vigente de la ONAC, cuando aplique.
Versión: 11
POE-A04.0000-001 Página 34 de 45
VERIFICACIÓN
No. DESCRIPCIÓN MANTENIMIENTO CORRECTIVO MANTENIMIENTO CORRECTIVO CALIBRACIÓN CALIFICACIÓN
METROLÓGICA
Entregar cronograma de calibración de los patrones a emplear en las N/A N/A
verificaciones de los equipos del INS, deben cumplir los criterios de trazabilidad
establecidos en la Norma NTC-ISO/IEC 17025 vigente Numeral 5.6, el
documento CEA-4.1-02 (Antes CEA-02) “Criterios específicos de acreditación -
Trazabilidad metrológica” y CEA-06 “Criterios específicos para la estimación y
30 declaración de la incertidumbre de medición en la calibración”: para patrones
físicos no pueden superar los dos años de calibración, en caso de que el
período sea más extenso debe justificarse técnicamente entregando la evidencia
de verificaciones intermedias realizadas con patrones trazables (para este último
debe proporcionarse de igual forma que los demás patrones, la trazabilidad
respectiva y debe cumplir con los lineamientos dado por la ONAC, dando
cumplimiento a las políticas CEA-4.1-02 (Antes CEA-02) vigentes). Para
materiales de referencia certificados, deben ser manufacturados por proveedor
acreditado en ISO 17034:2016, cuando aplique.
Para las normas ISO/IEC 17025 e ISO/IEC 17043, se asegura cuando se N/A N/A
requiera demostrar trazabilidad de las mediciones realizadas por el INS, se
contrata a Institutos Nacionales de Metrología o proveedores acreditados para
calibración de los equipos y/o instrumentos de medición asociados al ensayo,
31 dando cumplimiento a los CRITERIOS ESPECIFICOS DE ACREDITACIÓN -
TRAZABILIDAD METROLÓGICA emitidos por ONAC. En el caso de que las
magnitudes requeridas no estén cubiertas bajo la consideración anterior, el
proveedor aportará evidencia objetiva de que las mediciones son trazables.
El proveedor debe garantizar que mantienen la trazabilidad metrológica a los N/A N/A N/A N/A
patrones de medición (nacionales, extranjeros o internacionales) de acuerdo con
32 las directrices del documento ILAC- P10:01/2013: ILAC “Policy on traceability of
measurements results”, los requisitos en cuanto a calibración de equipos y
trazabilidad de los materiales de referencia establecidos en NTC ISO/IEC
17025:2005.
En caso de requerirse la verificación de la competencia del contratista según N/A N/A N/A N/A
CEA-4.1-02 (Antes CEA-02) y CEA-06, y en cumplimiento al numeral 5.10 de la
33 norma ISO/IEC 17025 para efectos de estructura y contenido del certificado de
calibración, el Instituto Nacional de Salud, para sus grupos en proceso de
acreditación podrá realizar auditorías y/o revisiones de segunda parte,
cuando aplique.
Atender los lineamientos dados por el INSTITUTO en materia de procesos y
34 procedimientos relacionados con el Sistema Integrado de Gestión – SIG.
Cumplir con lo establecido para la aprobación del valor de repuestos,

35
elementos y/o componentes.
Versión: 11
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Productos para el contratista o prestador del servicio para OCM:
1. Plan de trabajo que se ajuste al Plan de Aseguramiento Metrológico del INS para la vigencia de la contratación, en el cual se debe contemplar:
Para mantenimientos, verificaciones y calificaciones: Para calibración:

1.1. Fecha de ejecución del servicio. 1.1 Fecha de ejecución del servicio
1.2. Tiempo de ejecución del servicio. 1.2. Tiempo de devolución del equipo y/o instrumento de medición.
1.3. Nombre del profesional que realizará la OCM 1.3 Condiciones de entrega del instrumento de medición y/o equipo.
2. Entregar al Responsable de Aseguramiento Metrológico delegado del Grupo de Equipos de Laboratorio y Producción el informe de OCM que contenga como
mínimo lo indicado en el anexo No. 2 del POE de gestión metrológica vigente.
3. Entregar copias de certificados de calibración de patrones empleados en las OCM, los cuales serán previamente autorizados por el Responsable de Aseguramiento
Metrológico delegado del Grupo de Equipos de Laboratorio y Producción.
4. Entregar cronograma de calibración de os patrones empleados en las OCM teniendo en cuenta los criterios establecidos en las condiciones de obligatorio
cumplimiento.
5. Entregar informe de ejecución de servicios de OCM por Dirección una vez realizada la operación de confirmación metrológica, dicho informe debe contener: No. de
contrato, Dirección y la información del (los) equipo (s) y/o instrumento (s) de medición intervenido (s) tipo tabla:
INVENTARIO O NUMERO FECHA TIPO DE N° UBICACIÓN ESPECIFICA

EQUIPO MARCA MODELO SERIE
METROLÓGICO OCM* OCM* INFORME DEL EQUIPO
Donde OCM* hace referencia Operación de Confirmación Metrológica (Mantenimiento Preventivo, Mantenimiento Correctivo, Verificaciones internas o externas de tipo
intermedio o posterior al mantenimiento, Calibración y/o Calificación).
6. Entregar un informe original firmado y dos copias del mismo; según formato entregado por el supervisor, cada vez que se facturen productos y servicios, donde se
describa el presupuesto utilizado en las OCM*, mano de obra, repuestos y las demás solicitadas por el Supervisor del contrato.
7. Diligenciar e Identificar con el respectivo rotulo de servicio de OCM, el cual debe ser adherido a cada uno de los equipos y/o instrumentos de medición, luego de
ejecutarse la operación de confirmación metrológica, el cual debe contener como mínimo: nombre del tipo de OCM, fecha de ejecución del servicio y número de
informe asociado a la OCM. Este rótulo debe ser instalado de tal forma que se proteja el equipo y/o instrumento contra ajustes.
8. Para servicios de mantenimientos, calificaciones y verificaciones: entregar el protocolo que será utilizado para realizar la operación de confirmación metrológica a
cada uno de los equipos y/o instrumentos de medición descritos en la especificación técnica del contrato.
Versión: 11
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ANEXO 5B Clasificación de familias:
ESPECIFICACIONES ESPECIFICACIONES METROLÓGICAS PARA MANTENIMIENTO

No. NOMBRE FAMILIA EQUIPOS CONTENIDOS EN CADA FAMILIA
GENERALES PREVENTIVO
1 AGITADORES Agitador con plancha de calentamiento Ninguna Ninguna
Agitador magnético
Agitador orbital
Agitador vortex
2 AUTOCLAVES Autoclaves Evidencia en el informe del Verificación de temperatura y de presión.
mantenimiento a la bomba
de vacío para equipos con
Autoclaves tipo olla función de Bowie and Dick.
Evidencia de mantenimiento
a bomba de agua.
3 BALANZAS Balanzas Analíticas Condiciones ambientales Verificación bajo guía SIM
Balanzas de Piso
Balanzas electrónicas
Balanzas mecánicas
Báscula con tallímetro
Báscula ganadera
Balanza pesa bebe
4 BOMBAS Bomba Centrífuga Ninguna Ninguna
Bomba de cloración
Bomba De desplazamiento positivo
Bomba de flujo variable
Bomba De lóbulos
Bomba Dosificadora
Bomba Peristáltica
Bomba sumergible
Bomba Vacío para laboratorio
Bombas de muestreo
Compresores
Equipos de filtración
Filtración por membrana
Generador de hidrogeno
Versión: 11
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5 CABINAS Y MODULOS Cabina de Bioseguridad Realizar desinfección del Realizar pruebas según NSF 49, NEBB, ISO 14644-1 o las especificadas por
Cabina de Flujo Laminar equipo de acuerdo a las fábrica.
normas de bioseguridad
Cámara de Extracción
establecidas.
Campana de extracción
Estaciones de trabajo.
Módulos de flujo
6 CALOR Baño Serológico Condiciones ambientales Verificación de temperatura
Baño Serológico con agitación Los informes de verificación
deben contener un diagrama
Baño de Flotación con la ubicación de cada
Baño Enfriador sensor.
Baño Seco Ninguna Ninguna
Baño de ultrasonico Ninguna Ninguna
Calentador de ambiente Ninguna Ninguna
Cámara ambiental Ninguna Verificación de temperatura y humedad
Dispensador de parafina Ninguna Ninguna
Estufa Ninguna Ninguna
Cuartos Calientes Condiciones ambientales Verificación de temperatura
Horno coagulador Para la verificación de cada Verificación de temperatura
medio isotermo, el
Horno despirogenizador proveedor debe contar como Verificación de temperatura
Horno Digestor mínimo con 5 sensores Verificación de temperatura
calibrados según lo estipulan
Horno esterilizador las demás condiciones de Verificación de temperatura
Horno de Hibridación obligatorio cumplimiento del Verificación de temperatura
contrato.
Horno de Calor Seco o de secado Los informes de verificación Verificación de temperatura
Incubadora deben contener un diagrama Verificación de temperatura
Incubadora con Agitación con la ubicación de cada Verificación de temperatura
Incubadora Mezcladora de Gases sensor. Verificación de temperatura
Incubadora refrigerada Verificación de temperatura
Incubadora de CO2 Verificación de temperatura y CO2
Lavador Ultrasónico o ultrasonido Ninguna Ninguna
Mufla Ninguna Verificación de temperatura
Plancha de calentamiento Ninguna Verificación de temperatura
Secador de geles Ninguna Ninguna
Horno microodas Ninguna Ninguna
Versión: 11
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7 CÁMARAS DE Cámara de electroforesis Ninguna Ninguna
ELECTROFORESIS Fotodocumentador
Fuente de voltaje para Cámara de
electroforesis
Sistema de campo pulsado
Sistema de transferencia
8 CENTRÍFUGAS Centrífugas refrigerada Condiciones ambientales Verificación de temperatura y frecuencia
Microcentrifuga refrigerada
Centrifuga capilar Verificación de frecuencia
Centrífuga (Variable y Fija)
Concentrador centrifugo
Microcentrífuga
Mini centrifuga
Serofugas
9 CROMATOGRAFOS Cromatografos líquidos Condiciones ambientales Emplear MRC y/o patrones físicos, según corresponda, trazables al SI
Cromatografos de gases
Cromatografos con automuestreadores
10 ELECTRONICOS UPS Ninguna Ninguna
Reguladores de voltaje.
Fuente de voltaje
11 EQUPOS DE Caldera Ninguna Ninguna
APOYO CRITICO
Compresor
Motobomba
Planta eléctrica
Subestación eléctrica
Tablero de distribución
Transformador
Versión: 11
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12 EQUIPOS ESPECIALES Analizador automático de Hemoglobina Condiciones ambientales Verificación, emplear MRC y/o patrone físicos, según crresponda, trazables al
Analizador Coprológico SI.
Analizador de Carbono Orgánico Total
Analizador de integridad de unidades de
filtración
Analizador de Mercurio
Analizador de Plomo
Analizador Genético
Analizador Químico
Luminómetro
Muestreador de aire
Turbidímetro
Valorador volumétrico (Karl Fischer)
Cámara de eutanasia para animales Ninguna
Citómetro Ninguna
Coagulador Ninguna
Concentrador Magnético de Partículas Ninguna
Contador de Centelleo Ninguna
Contador de Colonias Ninguna
Digestor Ninguna
Dispensador de encamado Ninguna
Ecográfo veterinario Ninguna
Equipo de Elución Verificación de frecuencia
Equipo de extracción de ácidos nucleicos Ninguna
Equipo para hemocultivo Verificación con estándares de fábrica
Equipos de espectroscopia Ninguna
Equipo de transferencia de proteínas Ninguna
Estación de inclusión de Parafina Ninguna
Estación para necropsia de animales Ninguna
Filtamax Ninguna
Homogenizador Rototorque Ninguna
Lavador de gases (scrubber) Ninguna
Versión: 11
POE-A04.0000-001 Página 40 de 45

Lavadora de racks Calificación de desempeño
Llenador automático de cajas de petri Ninguna
Llenadora de botellas Ninguna
Lupa Electrónica Ninguna
Macrohomogenizador Ninguna
Mesa para necropsia de animales Ninguna
Microaisladores Ninguna
Micrótomo Ninguna
Módulo aislador de conejos Ninguna
Plato Frío Ninguna
Preparador de medios de cultivo Ninguna
Procesador de tejdidos Ninguna
Osmométro Ninguna
Rack ventilado de jaulas Ninguna
Rotoevaporador Ninguna
Unidad manejadora de residuos Calificación de desempeño
Valorador volumétrico (Karl Fischer) Ninguna
Sistema Automatizado Identificación Ninguna
microbiana
Sistema de derivatización Ninguna
Sonicador Ninguna
Tanques Ninguna
Turbidímetro Ninguna
13 EQUIPOS MANUALES Contador de células Ninguna Ninguna
Entrecruzador de ácidos nucléicos -
Crosslinkers
Equipo de Órgano de los Sentidos
Fonendoscopio
Fuente de luz fría
Infantometro
Lámpara con visor de aglutinación
Licuadora tipo industrial
Sellador
Tallimetro
Tensiómetro
Versión: 11
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14 EQUIPOS PATRON Manómetros para sistema de refrigeración Ninguna Ninguna
Juego de pesas E2
Juego de pesas F1
Termocupla - Termmétro
Tacómetros
Verificador de estanqueidad
15 ESPECTROFOTÓMETROS Equipo portátil para Análisis de Agua Condiciones ambientales Verificación acorde a la indicación de fabricante
Y FOTÓMETROS
Espectrofotómetro
Espectrofotómetro de Absorción Atómica
Espectrofotómetro de emisión óptica por
plasma.
Fotocolorímetro
Lavador de Elisa
Lector de Elisa
16 FRIO Congeladores Condiciones ambientales Verificación de temperatura
Para la verificación de cada
medio isotermo, el
Cuarto fríos proveedor debe contar como
mínimo con 5 sensores
calibrados según lo estipulan
Nevera las demás condiciones de
obligatorio cumplimiento del
Refrigerador contrato.
Los informes de verificación
deben contener un diagrama
Ultracongelador con la ubicación de cada
sensor.
Para neveras realizar
verificación de temperatura
en refrigeración y en
congelación
Máquina de hielo Condiciones ambientales Ninguna

Versión: 11
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17 INSTRUMENTOS DE Analizador de gases Ninguna Verificación según corresponda
MEDICIÓN
Cronómetro
Diferencial de presión
Flujómetros
Higrómetros
Medidores de radiación
Pie de Rey
Sensores de humedad
Sensores de temperatura
Termohigrómetros
Termómetros
18 LIOFILIZADORES Liofilizadores Condiciones ambientales Verificación acorde a la indicación de fabricante
19 OPTICOS Cabezal de enseñanza Ninguna Ninguna

Cámara de Corrimiento
Cámara UV
Cámara fotográfica para microscopio
Comparador de color
Transiluminador
Estereomicroscopio Condiciones ambientales Verificación de reglilla con micrométro calibrado para equipos que tengan
dicha especificación
Microscopio
Microscopio Electrónico Verificación acorde a la indicación de fabricante
Refractómetro
20 pH,CONDUCTIVIDAD Y Medidores de pH Condiciones ambientales Verificación en temperatura y MRC pH
OXÍGENO SUELTO
Conductímetros Verificación en temperatura y MRC conductividad
Medidores Multiparámetro Verificación en temperatura y MRC pH, conductividad y oxígeno disuelto
Versión: 11
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21 PURIFICACION DE AGUA Destiladores Condiciones ambientales Verificación de conductividad
Equipo de osmosis inversa
Sistema de producción de agua WFI
Sistemas de filtración Tangencial
Sistemas de Purificación y/o tratamiento de
Agua
Tanque de almacenamiento de agua Ninguna
Tanque hidroacumulador
Tanques de presurización
22 SISTEMAS DE AIRE Compresor Condiciones ambientales Verificación de presión, punto de rocío
COMPRIMIDO Sistema de Aire Comprimido
23 SISTEMA DE Sistema de Ventilación Mecánica y Aire Condiciones ambientales Ninguna
VENTILACIÓN MECÁNICA Acondicionado
Y AIRE ACONDICIONADO
24 TERMOCICLADORES Termociclador de tiempo real y convencional Condiciones ambientales Verificación de tempertura

25 VOLUMÉTRICOS Ayudador de pipeteo Ninguna Ninguna
Bureta Condiciones ambientales Verificación de volumen acorde con la
Dispensador norma ISO 8655
Verificación metrológica por canal
Pipeta repetidora
Pipeta tipo pistón volumen fijo o variable
monocanal
Pipeta tipo pistón volumen fijo o variable
multicanal
26 SISTEMA DE GAS Central de gas CO2 Ninguna Ninguna
ESPECIALES
27 SISTEMAS ELÉCTRICOS Sistema de iluminación Ninguna Verificación luxes a 1 m respecto al suelo

Sistema control de acceso Ninguna Ninguna
Sistema de enclavamiento de esclusas Ninguna Ninguna
Sistema detección de incendios Ninguna Ninguna
Versión: 11
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ANEXO 5C. Definición de CMC.
Criterios para seleccionar la capacidad de medición y calibración (CMC) de los proveedores de servicios de Calibración
El alcance de acreditación de un laboratorio de calibración está definido por sus capacidades metrológicas, las cuales permiten establecer los valores de incertidumbre de
medición que el laboratorio puede obtener al ofrecer los servicios de calibración o medición; (contribución propia de cada laboratorio a la incertidumbre del proceso de
calibración). Los laboratorios de calibración cuentan con patrones de referencia de diferente calidad metrológica, especificaciones técnica e intervalo de medición lo cual aporta
en la consideración de una menor o mayor incertidumbre en un servicio de calibración.
Teniendo en cuenta las especificaciones técnicas de los métodos de ensayo se hace necesario considerar las CMC en la selección de los proveedores con el objetivo de tener
resultados y mediciones que permitan dar cumplimiento a las tolerancias permitidas o especificaciones de cada uno de los métodos de ensayo realizados en los laboratorios.
Con el objetivo de garantizar esta conformidad se puede aplicar la siguiente fórmula para la cual se debe considerar la tolerancia del equipo o instrumento de medición objeto de
calibración para hallar la incertidumbre que se requiere por parte del proveedor a seleccionar.
En consideración de lo anterior, se requiere realizar la recolección y análisis de datos con las siguientes indicaciones:
1. Definir el listado de equipos por familia a calibrar e indicar tolerancia requerida. Para lo anterior tenga en cuenta por ejemplo requisitos del método de ensayo o propios
del laboratorio (seleccionar la tolerancia mínima requerida para iniciar el ejercicio de aplicar formula, siendo este el más exigente y continúe identificando los requisitos
de los demás equipos )
2. Aplicar la fórmula “relación tolerancia incertidumbre” para obtener el valor de incertidumbre requerida por parte del proveedor.
3. Identifique los posibles proveedores del servicio de calibración que cumple de acuerdo con la información publicada por el ente acreditador.
4. En el caso que no se identifique que un proveedor cumpla, considerar el proveedor con el valor de incertidumbre más cercano al requerido
5. El laboratorio debe mantener la CMC por la vigencia del contrato.
6. Como mínimos se debe contar con la siguiente información:
Fecha de revisión:
Responsable:
SELECCIÓN DE PROVEEDORES PARA CALIBRACIÓN
INTERVALO DE UNIDAD DE INSTRUMENTO A
PROVEEDOR MAGNITUD INCERTIDUMBRE PATRÓN TRAZABILIDAD
MEDICIÓN MEDIDA CALIBRAR
Análisis y conclusión:
Nota: Considerando el alcance técnico de la actividad es responsabilidad de las Responsables de Aseguramiento metrológico notificar esta información al profesional
encargado de los procesos de contratación del GELP.
Versión: 11
POE-A04.0000-001 Página 45 de 45
ANEXO 6. ETIQUETA FUERA DE SERVICIO

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Versión: 11

PROCESO GESTION METROLÓGICA

Definir los lineamientos para realizar el aseguramiento metrológico en equipos de laboratorio,

Ajuste de un sistema de medida: Conjunto de operaciones realizadas sobre un sistema de medida

Cadena de trazabilidad metrológica: sucesión de patrones y calibraciones que relacionan un

NOTA 1 — Conviene no confundir la calibración con el ajuste de un sistema de medida, a menudo

Calificación de instalación: Cubre todos los procedimientos relacionados a la instalación del

Calificación operacional: Es el proceso de demostración de que un instrumento funcionará de

Calificación de desempeño: Es el proceso en donde se demuestra que un instrumento se

NOTA 1 - La confirmación metrológica generalmente incluye calibración o verificación, cualquier

Corrección: Compensación de un error sistemático estimado. [VIM 2012]

Equipo de medición: Instrumento de medición, software, patrón de medida, material de referencia o

GELP: Grupo equipos de laboratorio y producción.

INS: Instituto Nacional de Salud

Material de Referencia: Material suficientemente homogéneo y estable con respecto a propiedades

NOTA 1 - El examen de una propiedad cualitativa comprende la asignación de un valor a dicha

Material de referencia certificado (MRC): Material de referencia acompañado por la documentación

NOTA 3 — Varias magnitudes de la misma naturaleza o de naturalezas diferentes pueden

NOTA 1 — Un patrón de trabajo se calibra habitualmente con relación a un patrón de referencia.

RAM: Responsable de aseguramiento metrológico

SI: Sistema internacional de Unidades.

Trazabilidad Metrológica: Propiedad de un resultado de medida por la cual el resultado puede

Verificación: Aportación de evidencia objetiva de que un elemento satisface los requisitos

NOTA 1 — Cuando sea necesario, es conveniente tener en cuenta la incertidumbre de medida.

Trazabilidad metrológica a una unidad de medida: Trazabilidad metrológica en la que la

NOTA 1 - La expresión “trazabilidad al SI” significa trazabilidad metrológica a una unidad de

a. En caso de que se dispongan de instrucciones de verificaciones internas, el grupo

 Cuando un equipo y/o instrumento de medición según manejo institucional en años

Para asignar el número metrológico, el Responsable de Aseguramiento Metrológico de cada

DIRECCIÓN - AREA GRUPO CÓDIGO DIRECCIÓN - AREA GRUPO CÓDIGO

Tabla 1 Asignación del número metrológico por área

1.2 Solicitando las cotizaciones requeridas como soporte de la disponibilidad

1.3 Diligenciando la ficha técnica para la adquisición de equipos de

Nota 1. La garantía de cumplimiento de las especificaciones de los equipos

1.6. Notificando al GELP acerca del ingreso de nuevos equipos por

1.8. Verificando en conjunto con el grupo de Gestión Administrativa

Nota 4. Para el diligenciamiento del Plan de aseguramiento metrológico, se deben

1.13 Planificación de las OCM de acuerdo con los siguientes

2.3. Notificando al personal técnico designado y al área o grupo

2.8 Revisando el alcance de los servicios asignados en la Carpeta compartida

2.10 Identificando el equipo con la fecha y el servicio realizado.

2.12 Diligenciando y entregando al ingeniero encargado de la Ficha de servicio

2.13 Realizando las correcciones solicitadas por parte del

3.4 Solicitando revisión de la información técnica a los responsables Correo electrónico

Nota 8: Incluir los soportes técnicos necesarios para la evaluación.

4.1 Realizando una evaluación técnica y verificando el cumplimiento de

6.8 Notificando al área o grupo el plan de trabajo para confirmar la

6.9 Notificando al usuario del equipo, la necesidad de salida del equipo,

Nota 15: Cuando se realice la calibración de instrumentos de medición FOR.A04.0000-062

Nota 16. Para el caso de correcciones en magnitudes diferentes, entregar

Nota 17: Cuando se cuente con un software asociado a un equipo de

ÁREA O GRUPO 7.2 Disponiendo las instrucciones de uso, flujogramas o manuales de

7.5 Realizando las actividades periódicas de limpieza de equipos de

7.6 Considerando que dicho equipo no generará ningún riesgo de tipo

Nota 22. En todo equipo que sea entregado para la ejecución de

Nota 24. Cuando en un equipo se controle más de una magnitud, es decir, se

7.10 Notificando al RAM correspondiente en caso de requerirse Verificación de

7.12 Notificando al responsable de aseguramiento metrológico,

8.1 Realizando la solicitud respectiva frente a la novedad que se Intranet

Nota 26. En el caso que se cambie la localización del equipo fuera de

8.4 Verificando la viabilidad de la solicitud, si la atención será por Contratos vigentes

9.1 Solicitando al Grupo de Equipos de Laboratorio y producción,

9.2 Disponiendo del último informe de servicio que justifique el