UNIVERSIDAD NACIONAL DE FRONTERA

Facultad de Administración de Hotelería y Turismo

Escuela Profesional de Administración De Hotelería Y Turismo

DOCENTE:
SEGUNDO RAMOS VILLALTA ARELLANO

TEMA:
ELABORACIÓN DEL PLAN DE COMUNICACIÓN

CURSO:
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

GRUPO:
03

INTEGRANTES:
JUAREZ ROMERO DELIA LOURDES
LÁZARO GÓNGORA RUBÉN ARTURO
LOZADA CRISANTO DIANA DANIELA
PORTILLA ANCAJIMA BRUNO DANILO
SEMINARIO ORTIZ DAYANA
INTRODUCCIÓN

Disponer de una estrategia bien planificada de comunicación es fundamental en un

evento como el nuestro, En una sociedad en la que todo comunica, no gestionar
adecuadamente la comunicación supone un riesgo para cualquier organización. El plan
de comunicación pretende ser un manual y una guía estratégica que marque las líneas
generales de comunicación del proyecto y su estrategia, señalando de forma clara y
concisa qué contar (mensaje) y cómo contarlo (acciones).

Para la elaboración de nuestro plan de comunicación hemos regido por 10 pasos, los
cuales estaban divididos de la siguiente manera.

En el primero paso realizamos un análisis del entorno, segundo paso definimos cuales
son los objetivos del plan de comunicación, en el tercer paso definimos nuestro público
objetivo.

En el cuarto paso definimos cual será nuestro mensaje a transmitir, paso 5 las estrategias
a realizar, paso 6 cuales serán nuestros canales de comunicación, paso 7 definimos
nuestro cronograma de actividades, paso 8 el presupuesto, paso 9 control seguimiento y
el último paso nuestra evaluación final.
1. ANALISIS DEL ENTORNO
Fortalezas
 Exclusividad en el diseño de
eventos.
 Contamos con personal
altamente calificado en la
organización de eventos.
 Calidad en publicidad y
promociones.
 Variedad de costos de acuerdo
al presupuesto de los clientes.
Debilidades
 Poco tiempo en el mercado
brindado eventos.
 Falta de tecnología en equipos.
 Falta de experiencia de nuevo
colaboradores en la empresa.
2. OBJETIVOS
General Especifico
- Informar la importancia de la
participación empresarial de la
actividad turística en la región
Piura.
Oportunidades
 Reactivación de los eventos en
el país (región).
 Se cuenta con un mercado
potencial.
 Patrocinios.
 Formar alianzas con empresas
turísticas (hoteles, restaurantes,
etc.)
Amenazas
 Suspensión de eventos.
 Incumplimiento de proveedores.
 Cambio de necesidades o gustos
de los clientes.
 Rebrote del virus (COVID 19).
 Pérdida de clientes.
- Promover la actividad turística
dentro de la región Piura.
- Ayudar al crecimiento turístico en
la región Piura.
- Dar a conocer la cultura,
costumbres, gastronomía de la
región Piura.
 3. Público objetivo

El público objetivo de éste plan de comunicación son los empresarios de organizaciones

especializadas en turismo, con quiénes trataremos directamente a realizan viajes de
negocios.

Según [ CITATION Pro15 \l 10250 ]La variedad de los empresarios que acuden a eventos de
viajes de negocios tienen según grupos de edad, el 63% entre 35años, el 22% entre 25 a
34 años y el 14% de 55 años a más. Del total, el 86% son hombres y 14% son mujeres
y de ellos el 68% es casado o conviviente, el 30% es soltero y el 2% tiene pareja. Como
se muestra el mayor rango a quiénes nos vamos a dirigir es a sexo masculino.

Además el 45% pasó por la universidad, otro 45% cuenta con estudios de postgrado, 7%
ostenta una carrera técnica y el 3% tiene instrucción básica.

Según su ocupación, el 26% es ingeniero, el 25% es profesional técnico, 10% es

empleado en servicio, comercio o vendedor, el 7% es alto funcionario (público o
privado) o director de una empresa, el 6% es empresario, el 4% es administrador.
Asimismo, el 44% tienen un ingreso familiar superior a los S/ 6 000 soles mensuales.

El motivo fundamental del empresario a eventos de negocios está relacionado con su

ocupación o con las operaciones de la organización de la que forman parte, ésta es una
manera muy eficaz de conocer y hacer contactos interesantes y a la vez ganar más
asistentes interesados en el rubro. Se considera que nuestro público objetivo se informa
de los eventos de negocios por email un canal apto para mantenerse informado y en
segundo lugar quedaron las redes sociales (sobre todo Facebook, Twitter y LinkedIn).

Su tiempo libre del corporativo en eventos de negocios suele agregar en su itinerario

algún destino para visitar aproximado de 7 noches para hacer turismo y conocer más
acerca de la ciudad que pernocta, sus principales actividades que realiza son asistir a
restaurantes (93%), pasear por la ciudad (59%), visitar parques o plazuelas (31%),
comprar artesanías (27%) y visitas a centros comerciales (20%).
 4. Mensaje

El mensaje que queremos transmitir a los empresarios del rubro turístico es

incentivarlos a asistir a los eventos de viajes de negocios donde podrán interactuar
conocimientos con otros asistentes del mismo rubro, donde beneficien y motiven a ideas
emprendedoras, conozcan nuevos segmentos de mercado y porque no cerrar negocios,
captar a clientes o prestar servicios.

Fidelizando o haciendo alianzas con organizaciones que basen su cultura en la

compensación de sus empleados que serán las mejores posicionadas para sobrevivir en
incluso seguir creciendo ya que sus empleados se mantendrán motivados y
comprometidos.

Esto le da la oportunidad a los viajeros de, además de atender juntas y reuniones, de

disfrutar los lugares en los que se encuentran y por ello, muchas veces, se ven
dispuestos a pagar de su bolsillo las mejoras en su viaje que les ofrezcan una comodidad
similar a la que buscan cuando viajan por placer o descanso.

“El turismo es un sector horizontal e interconectado, nuestro éxito depende de la

colaboración, es decir darnos la mano unos a otros, compartir inteligencia y compartir
experiencias” – Taleb Rifal.

5. ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN

La estrategia podría definirse como aquella “acción específica desarrollada para

conseguir un objetivo propuesto. Las estrategias tratan de desarrollar ventajas
competitivas en productos, mercados, recursos o capacidades, de modo que aseguren la
consecución de tales objetivos” según [ CITATION Mol05 \l 10250 ]

La estrategia partirá desde la base de crear mensajes adecuados para el público

estratégico y una buena presentación de nuestro evento brindando una buena
información. Debemos de generar una buena relación con el público, entre ellos los
medios, relacionando así nuestro evento con la audiencia, opciones como la publicidad
brindan la opción de que los mensajes claves se publiquen a través de los medios
sociales sin costo.

Otro punto de la estrategia será el uso de las redes sociales, ya que estas plataformas han
conquistado al a usuarios de todas las edades y que nos permite que nuestro evento
pueda llegar a todos de forma no presencial, generando crear relaciones sólidas y
duraderas con nuestro clientes.

6. ACCIONES DE COMUNICACIÓN

Para lograr los objetivos descritos en este plan de comunicación hemos pensado llevar a
cabo las siguientes acciones.

Canales Y Medios A Utilizar

Aprovechando el perfil tecnológico utilizara los siguientes medios

 Internet
 Publicidad

Herramientas Que Se Van A Utilizar

Se realizaran publicaciones en revistas digitales como:

 Emprendedores
 Revista PYME

Redes sociales tales como:

 Facebook
 Instagram
 Twitter
 E-mail
 radio
 prensa

Diseño Y Contenidos

Contenido

 Se realizaran publicaciones de pequeños videos con toda la información de

nuestro evento.
 En Facebook se compartirán semanalmente publicaciones de blog con
contenidos relacionados a las actividades corporativas y como tener un espíritu
emprendedor, notas de prensa, novedades y nuevos productos para que ofrezcan.
  Se realizaran las invitaciones vía correo electrónico a las cuentas privadas de
cada uno de nuestros futuros invitados.

Diseño

 Diseño de los contenidos que van hacer publicados en las diferentes plataformas
virtuales
 Diseño de nuestro logo publicitario que nos ayudara a diferenciarnos del resto

Contratación de la publicidad

Vamos a necesitar de los servicios de las emisoras de radio local y nacional, así
podremos ser más reconocidos a nivel nacional.

7. Cronograma

Cronograma
actividades mes 1 mes 2 mes 3 mes4
Plan de acción de logística 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Realizar convenios con agencias                                
Definición del lugar , fecha y hora del evento                                
Definir a la lista de invitados                                
Organizar el lugar del evento                                
Definir el tema del evento                                
Definir los conferencistas                                
Definir el hotel                                
Contratar el local para las conferencia                                
Elegir el transporte para viaje                                
Contratar el transporte local                                
Definir el costo del paquete                                
Comisión de festejos y recreación                
Contratación de un presentador                                
Contratación de un grupo de danzas de la
región                                
Banda de música                                
Buffet                                
Se contrata un dj y un animador para la fiesta
de clausura                                
Comisión de promoción y relaciones publicas                                
Promoción de redes sociales                                
Realizar Contrato con una imprenta                                
crear una invitación con información del
evento                                
realizar un contrato con los medios de                                
comunicación
postear la imagen con información del evento                                
repartición de folletos                                
enviar correos con la invitación                                
verificar los anuncios del evento                                

8. Presupuesto

Presupuesto
ACTIVIDAD TOTAL
Alojamiento S/3,000
Alimentos S/1,500
Local del eventos S/1,500
Transportes S/3,000
Secretaria S/4,000
Servicios generales S/2,000
Presentador S/250
Alimentos (catering) S/2,500
Grupo de danza S/300
Banda de música S/800
DJ. Animador S/600
Contenido de redes S/3,000
Folletos S/5,000
Invitaciones S/500
Anuncios por radios S/25,000
Anuncios por diarios S/20,000
Gastos adicionales S/35
Carteles S/100
Alquiler de sillas y mesas S/150
TOTAL S/73,235

9. Control de Seguimiento – Indicadores

INDICADORES DE REALIZACIÓN INDICADORES DE IPMACTO

FÍSICA
- Información publicitaria periódica a los
medios de comunicación (2 veces por
mes)
- Inserción de anuncios publicitarios en
- Creación de contenidos en base a
nuestro evento en redes sociales.
-Creación de folletos con información
del evento (1000).
- Invitaciones a la participación del
evento en redes sociales y correo
 redes sociales como Instagram, electrónico.
- Anuncios por Radio.
Facebook, Twitter.
- Anuncios por Diarios de 10cm x 6cm
(2 veces por semana)
- Invitación de folletos directos a la
ciudadanía para su participación en el INDICADORES DE REALIZACIÓN
evento. FINANCIRERA
- Creación de contenidos redes sociales
S/30.00
- Puesta en marcha de un anuncio por
- Creación de folletos S/50.00
radio en un punto de información más
- Invitaciones en redes sociales S/5.00
usada por la ciudadanía.
- Anuncios por Radio S/250.00
- Anuncios por Diarios S/200.00
- Organización de actividades de
dinamización con conocimientos
Total: S/535.00
empresariales durante un día.

- Invitación a correos electrónicos con

invitación al evento a trabajadores del
rubro empresarial y emprendimiento de
negocios.

La responsabilidad acerca de las actividades de la campaña y su control para la

comunicación en la gestión empresarial recae básica y únicamente en el ente gestor y
organizador de esta: La comunidad de la región Piura y Sullana. En este sentido, toda la
comunicación que se dará a conocer tuvo un carácter centralizado que garantizó una
mayor facilidad en la coordinación, el control y el seguimiento del plan. No obstante se
darán a conocer también los detalles de la inauguración y un breve mensaje acerca de su
protocolo se concretaron en coordinación con las entidades municipales de Piura y
Sullana, para la realización del proyecto.

En el presente apartado se describe a las diferentes entidades que han organizado o

podrían organizar un evento empresarial en Piura. Entidades superiores como
universidades y municipalidades asumen el rol rector de la Educación Superior y crea e
institucionaliza la Superintendencia Nacional de Educación Superior (Sunedu), en abril
de 2015, como responsable de la política de aseguramiento de la calidad de la educación
superior universitaria. Quien, reconoce la autonomía académica y administrativa de las
universidades en el Perú por lo que podrían asumir en cargo del evento empresarial para
brindar conocimientos emprendedores y se definen como una comunidad académica
orientada a la investigación y a la docencia, que brinda una formación humanística,
científica, empresarial y tecnológica con una clara conciencia de nuestro país como
realidad multicultural y podrían colaborar en la organización de nuestro evento ya que
están integradas por docentes, estudiantes, profesionales y graduados.

INDICADORES DE REALIZACIÓN INDICADORES DE IMPACTO

FÍSICA

- Elaboración de una nota de prensa - 500 visitas a la web en redes sociales

puesta en periódicos.
- 300 impactos a través de entrega de
- Realización de información puesta en afiches
radio.
- Repercusión en 2 medios informativos
- Organización de una participación a las (radio y prensa)
actividades empresariales
- 300 aperturas de correo electrónico
- Creación de perfiles sociales
INDICADORES DE REALIZACIÓN
- Elaboración de afiches y 1000 dípticos PRESUPUESTARIA
informativos
- Consumo de s/535.00

10. Evaluación.

En resumen, debemos entender la comunicación institucional como una herramienta al

servicio de la consecución de los objetivos marcados por la entidad, así como de la
comunicación de sus actividades. El análisis de los resultados de los indicadores.- El
análisis de la organización de nuestro evento puede ser viable debido al análisis de
indicadores los resultados son rentables en cuanto a los gastos que se harán para la
realización del evento en conjunto con las entidades colaboradoras mencionadas se
puede dar inicio a la realización del evento de manera conjunta con los las
organizaciones colaborativas.

Bibliografía
Molero Hermosilla, A. J. (2005). Plan de comunicación . Obtenido de
http://conocimiento.incae.edu/ES/no_publico/ilgo05/presentaciones/A.Mol

PromPerú. (25 de Septiembre de 2015). Viajes Corporativos . Obtenido de

https://viajescorporativosperu.com/2015/09/25/estudio-de-promperu-revela-el-perfil-
de-los-turistas-de-negocios-y-eventos-que-llegan-al-peru/