ICS 03.100.40; 35.240.

10 VDI-RICHTLINIEN November 2002

VEREIN Informationsverarbeitung in der Produktentwicklung

DEUTSCHER Einführung und Wirtschaftlichkeit VDI 2219
INGENIEURE von EDM/PDM-Systemen

Information technology in product development

Former edition: 11/99 draft, in German only

Introduction and economics

Frühere Ausgabe: 11.99 Entwurf, deutsch

of EDM/PDM Systems Ausg. deutsch/englisch

Issue German/English

Die deutsche Version dieser Richtlinie ist verbindlich. The German version of this guideline shall be taken as authorita-
tive. No guarantee can be given with respect to the English trans-
lation.

Inhalt Seite Contents Page

1 Einleitung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 1 Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
1.1 Bedeutung der EDM/PDM-Systeme 1.1 Need for EDM/PDM systems to support
für den Produktentwicklungsprozess . . . . 4 the product development process . . . . . . 4
1.2 Notwendigkeiten und Ziele von 1.2 Needs and targets for EDM/PDM
EDM/PDM-Anwendungen . . . . . . . . . 5 applications . . . . . . . . . . . . . . . . 5
1.3 EDM/PDM-Einsatz zur Unterstützung 1.3 EDM/PDM to support existing processes . . 6
vorhandener Abläufe . . . . . . . . . . . . 6
1.4 EDM/PDM-Einsatz für eine effizientere 1.4 EDM/PDM to enable more effective
Vorgehensweise . . . . . . . . . . . . . . . 6 processes . . . . . . . . . . . . . . . . 6
2 Grundzüge der EDM/PDM-Technologie . . . . 7 2 Fundamentals of EDM/PDM technology . . . . 7
2.1 Begriffsdefinitionen . . . . . . . . . . . . . 7 2.1 Definitions . . . . . . . . . . . . . . . . 7
2.2 Produktbezogene Daten/Datenmodelle . . . 8 2.2 Product-related data and data models . . . . 8
2.3 EDM/PDM-Systemklassen . . . . . . . . . 10 2.3 Classes of EDM/PDM systems . . . . . . . 10
2.4 Systemarchitektur und Funktionen eines 2.4 Architecture and functions of an
EDM/PDM-Systems . . . . . . . . . . . . 11 EDM/PDM system . . . . . . . . . . . . . . 11
2.5 Verteilte EDM/PDM-Systeme . . . . . . . 13 2.5 Distributed EDM/PDM systems . . . . . . . 13
2.6 EDM/PDM-Datenaustausch . . . . . . . . 14 2.6 EDM/PDM data exchange . . . . . . . . . . 14
3 EDM/PDM-Systeme im betrieblichen 3 EDM/PDM systems and the surrounding
Umfeld . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 environment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
3.1 Abgrenzung zu anderen IT-Systemen . . . 16 3.1 Boundaries with other IT systems . . . . . . 16
3.1.1 CAD-Systeme bzw. CAx-Systeme . 16 3.1.1 CAD and CAx systems . . . . . . . . 16
3.1.2 PPS-Systeme und betriebswirt- 3.1.2 ERP systems . . . . . . . . . . . . . 17
schaftliche Standardsoftware . . . . 17
3.1.3 Weitere Systeme . . . . . . . . . . . 18 3.1.3 Other systems . . . . . . . . . . . . . 18
3.1.4 Schlussfolgerungen . . . . . . . . . 18 3.1.4 Conclusions . . . . . . . . . . . . . . 18
3.2 Integration in das betriebliche Umfeld . . . 19 3.2 Integration in the surrounding environment . 19
3.2.1 CAD-Systeme . . . . . . . . . . . . 19 3.2.1 CAD systems . . . . . . . . . . . . . 19
3.2.2 PPS-Systeme und betriebswirt- 3.2.2 ERP systems . . . . . . . . . . . . . 19
schaftliche Standardsoftware . . . . 19

VDI-Gesellschaft Entwicklung Konstruktion Vertrieb

Ausschuss EDM/PDM-Systeme

VDI-Handbuch Konstruktion
–2– VDI 2219

Seite Page

4 Vorbereitende Arbeiten . . . . . . . . . . . . . 20 4 Preparatory work. . . . . . . . . . . . . . . . . 20

4.1 Projektorganisation . . . . . . . . . . . . . 21 4.1 Project organisation . . . . . . . . . . . . . 21
4.2 Gestaltung des Auswahlprojekts . . . . . . 22 4.2 Managing the selection project . . . . . . . 22
4.3 Ablaufplanung . . . . . . . . . . . . . . . 24 4.3 Activity planning. . . . . . . . . . . . . . . 24
4.3.1 Organisatorische Maßnahmen. . . . 25 4.3.1 Organisational measures . . . . . . . 25
4.3.2 Systemtechnische Maßnahmen 4.3.2 System-oriented measures
(IT-Infrastruktur) . . . . . . . . . . 26 (IT infrastructure). . . . . . . . . . . 26
4.4 Allgemeine Vorgehensweise für die 4.4 General methodology for EDM/PDM
EDM/PDM-Einführung. . . . . . . . . . . 27 introduction . . . . . . . . . . . . . . . . 27
4.4.1 Ist-Analyse und Soll-Konzeption . . 27 4.4.1 ”As-is state“ analysis and
4.4.2 Bewertung, Auswahl und ”To-be state“ design . . . . . . . . . 27
Entscheidung. . . . . . . . . . . . . 27 4.4.2 Evaluation, selection and decision . . 27
4.4.3 Einführung und Betrieb . . . . . . . 28 4.4.3 Introduction and use . . . . . . . . . 28

5 Ist-Analyse und Soll-Konzeption . . . . . . . 29 5 ”As-is state“ analysis and ”To-be state“

design . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
5.1 Aufnahme des Ist-Zustands . . . . . . . . . 29 5.1 Understanding the “As-is state” . . . . . . . 29
5.2 Erstellung des Soll-Konzepts . . . . . . . . 30 5.2 Developing the targeted ”To-be state“. . . . 30
5.3 Aktualisierung der Nummerungssysteme . 33 5.3 Updating the numbering systems . . . . . . 33
5.4 Auswahl von Anwendungsbereichen. . . . 34 5.4 Selecting the range of application . . . . . . 34
5.5 Aufstellen eines Anforderungsprofils 5.5 Creating a statement of requirements . . . . 36
(Lastenheft) . . . . . . . . . . . . . . . 36
5.5.1 Strategische Anforderungen. . . . . 36 5.5.1 Strategic requirements . . . . . . . . 36
5.5.2 Technisch-organisatorische 5.5.2 Technical organisational
Anforderungen. . . . . . . . . . . . 37 requirements . . . . . . . . . . . . . 37
5.5.3 Funktionsbezogene Anforderungen . 37 5.5.3 Function-oriented requirements . . . 37
5.5.4 Mengenbezogene Anforderungen. . 38 5.5.4 Quantification of requirements. . . . 38
5.5.5 Ergonomische Anforderungen . . . 38 5.5.5 Ergonomics . . . . . . . . . . . . . . 38
5.6 Marktanalyse für EDM/PDM-Systeme. . . 38 5.6 Market analysis of EDM/PDM systems. . . 38
5.7 Abschätzung der Wirtschaftlichkeit . . . . 40 5.7 Estimation of financial benefits . . . . . . . 40
5.8 Arbeitsrechtliche Bestimmungen . . . . . . 41 5.8 Regulations pertaining to labour laws . . . . 41
5.9 Juristische Fragestellungen . . . . . . . . . 43 5.9 Legal issues . . . . . . . . . . . . . . . . 43

6 Bewertung, Auswahl, Entscheidung . . . . . 45 6 Evaluation, selection, decision . . . . . . . . . 45

6.1 Allgemeine Vorgehensweisen für
Bewertung und Auswahl von EDM/PDM-
Systemalternativen . . . . . . . . . . . . . 45
6.2 Bewertung aus strategischer Sicht . . . . . 46
6.3 Bewertung aus technischer Sicht . . . . . . 46
6.4 Wirtschaftliche Bewertung . . . . . . . . . 48
6.4.1 Bestimmung der Kosten . . . . . . . 49
6.4.2 Bestimmung der Nutzen. . . . . . . 51
6.4.2.1 Kostenreduktion bei
gleicher Leistung . . . . . . 52
6.4.2.2 Leistungserhöhung bei
gleichem Ressourceneinsatz 52
6.4.2.3 Schwierigkeiten bei der
Nutzenerfassung . . . . . . 53
6.4.3 Bestimmung der Wirtschaftlichkeit . 54
6.4.4 Berechnungsbeispiel. . . . . . . . . 57
6.5 Entscheidung für eine Alternative . . . . . 60
6.6 Erstellung eines Pflichtenhefts . . . . . . . 60
6.1 Methodologies for evaluation and selection
of an EDM/PDM system alternatives . . . . 45
6.2 Evaluation from the strategic viewpoint. . . 46
6.3 Evaluation from the technical viewpoint . . 46
6.4 Evaluation from the economic viewpoint . . 48
6.4.1 Determination of the costs . . . . . . 49
6.4.2 Estimation of benefits . . . . . . . . 51
6.4.2.1 Cost reduction benefits . . . 52
6.4.2.2 Performance improvement
benefits. . . . . . . . . . . . 52
6.4.2.3 Difficulties in calculating
benefits. . . . . . . . . . . . 53
6.4.3 Financial benefits . . . . . . . . . . . 54
6.4.4 Sample calculation . . . . . . . . . . 57
6.5 Selection of one alternative . . . . . . . . . 60
6.6 Development of product requirement
specifications . . . . . . . . . . . . . . . . 60

Seite
7 Einführung und Betrieb . . . . . . . . . . . . 62
7.1 Systemimplementierung und -anpassung . 62
7.1.1 Übernahme der Altdaten . . . . . . 63
7.1.2 Anpassung (Customising) . . . . . 63
7.2 Integration von EDM/PDM – Systemen
in die IT-Landschaft des Unternehmens . 65
7.3 Pilotanwendung . . . . . . . . . . . . . . 66
7.4 Schulungsmaßnahmen. . . . . . . . . . . 67
7.4.1 Zu schulender Personenkreis . . . 67
7.4.2 Planung des Schulungsinhalts . . . 68
7.4.3 Festlegung des Schulungsumfangs 69
7.5 Überführung in den laufenden Betrieb . . 70
7.6 Laufender Betrieb, Review . . . . . . . . 70
7.6.1 Laufende Betreuung der Benutzer . 70
7.6.2 Releasewechsel. . . . . . . . . . . 71
7.6.3 Weiterbildungsmaßnahmen . . . . 71
7.6.4 Kostenabrechnungsverfahren . . . 72
8 Erweiterung der Anwendungen . . . . . . . . 74
8.1 Funktionserweiterung . . . . . . . . . . . 75
8.1.1 Systeminterne Erweiterung . . . . 75
8.1.2 Systemexterne Erweiterung . . . . 76
8.2 Erweiterung der Anwendungsbereiche . . 77
9 Zusammenfassung, Ausblick . . . . . . . . 78
10 Glossar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
Schrifttum . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
VDI 2219 –3–
Page
7 Introduction and operation . . . . . . . . . . . 62
7.1 System installation and customising . . . . 62
7.1.1 Import of legacy data . . . . . . . . 63
7.1.2 Customising . . . . . . . . . . . . . 63
7.2 Integration of the EDM/PDM system into
the enterprise IT architecture. . . . . . . . 65
7.3 Pilot application . . . . . . . . . . . . . . 66
7.4 Training . . . . . . . . . . . . . . . 67
7.4.1 The people to be trained . . . . . . 67
7.4.2 Planning the course contents . . . . 68
7.4.3 Defining the scope of the training
course . . . . . . . . . . . . . . . 69
7.5 Transfer into everyday use . . . . . . . . . 70
7.6 Operations and review . . . . . . . . . . . 70
7.6.1 On-going support of users . . . . . 70
7.6.2 Change of release . . . . . . . . . . 71
7.6.3 Additional educational activities . . 71
7.6.4 Financial justification procedures . 72
8 Extending the use of EDM/PDM . . . . . . . . 74
8.1 Extension of functionality . . . . . . . . . 75
8.1.1 Extension internal to the
EDM/PDM system . . . . . . . . . 75
8.1.2 Extension external to the
EDM/PDM system . . . . . . . . . 76
8.2 Extension of the application range of the
EDM/PDM system . . . . . . . . . . . . . 77
9 Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
10 Glossary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
Bibliography . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
–4– VDI 2219
1 Einleitung
Der Einsatz von rechnerunterstützten Systemen beim
Produktentwicklungsprozess hat in den letzten Jah-
ren kontinuierlich zugenommen. Der Zuwachs an
Rechnerleistung durch verbesserte Hard- und Soft-
ware führt dazu, dass CAx-Systeme (CAD, CAM,
CAE, CAQ, EDA usw.) für eine Vielzahl von Auf-
gaben wirtschaftlich eingesetzt werden können. Da-
durch entsteht eine Fülle von Daten, was dazu führt,
dass dem Management dieser Daten ein immer wich-
tigerer Stellenwert zukommt.
Engineering Data Management Systeme bzw. Pro-
duct Data Management Systeme (EDM/PDM-Sys-
teme) sind technische Datenbank- und Kommunika-
tionssysteme, die dazu dienen, Informationen über
Produkte und deren Entstehungsprozesse bzw. Le-
benszyklen konsistent zu speichern, zu verwalten und
transparent für alle relevanten Bereiche eines Unter-
nehmens bereitzustellen. Sie stellen damit eine Inte-
grationsplattform für die verschiedenen Erzeugersys-
teme bzw. CAx-Systeme, die während des gesamten
Produktentwicklungsprozesses eingesetzt werden,
dar. EDM/PDM-Systeme bilden einen Baustein in-
nerhalb der informationstechnischen Gesamtinfra-
struktur eines Unternehmens und müssen mit ande-
ren IT-Systemen (z.B. betriebswirtschaftliche Stan-
dardsoftware) kommunizieren bzw. mit diesen abge-
glichen werden können.
1.1 Bedeutung der EDM/PDM-Systeme für den
Produktentwicklungsprozess
Die Weiterentwicklung der CAx-Systeme schreitet in
rasantem Tempo voran, beispielsweise im CAD-Be-
reich mit dem Übergang von der 2D-Zeichnungser-
stellung zur 3D-Produktmodellierung. Die von 3D-
CAD-Systemen erzeugten Daten sind zwangsläufig
in ihrer Struktur komplexer und stellen somit erhöhte
Anforderungen an die Datenverwaltung in der Pro-
duktentwicklung.
Es werden immer mehr Informationen rechnerintern
abgebildet und gespeichert, um eine frühzeitige und
verbesserte Visualisierung der Produkteigenschaften
zu ermöglichen. Gleichzeitig unterstützen globale
und lokale Netzwerke (Internet bzw. Intranet) die
Verteilung der Produktdaten und erlauben dadurch
die Zusammenarbeit räumlich getrennter Funktions-
bereiche [AbGe-96].
Eine Verkürzung der Produktentwicklungszeiten
wird durch geänderte Abläufe angestrebt, wobei ein
simultanes Arbeiten verschiedener Bereiche auf Ba-
sis gemeinsamer Produktdaten erfolgen soll. Wie be-
reits bei der CAD/CAM-Einführung [VDI 2216]
wird auch hier der integrierte Einsatz mit allen im
Produktentwicklungsprozess zusammenhängenden
1 Introduction
The use of Computer Aided systems in the product
development process has grown enormously in re-
cent years. The increase in computer performance
due to improved hardware and software means that
the use of CAx systems (CAD, CAM, CAE, CAQ,
EDA etc.) can be cost-justified for many applica-
tions. As a result, large volumes of data are created,
and the management of this data becomes more and
more important.
Engineering Data Management or Product Data
Management systems (EDM/PDM systems) are the
technical database and communication systems used
to manage this data. They are used to store and man-
age information about products and their related
processes throughout their lifecycles, and to provide
access to this data from all parts of the enterprise.
They represent an integration platform for the differ-
ent data producer systems (e.g. CAx systems) which
are used during the entire product development proc-
ess. EDM/PDM systems are a building block for the
overall technical information infrastructure of an en-
terprise and must be integrated with other enterprise
IT systems (e.g. ERP software).
1.1 Need for EDM/PDM systems to support the
product development process
CAx system technology progress at a rapid speed, for
example within the CAD area there has been a rapid
transition from 2D drawing production to 3D product
modelling. The data produced by 3D CAD systems
with new technology are inevitably more complex in
their structure and make increased demands on the
product development data management function.
More information is calculated and stored in order to
provide enhanced visualisation of the product being
developed and its properties. At the same time, local
and global networks (Internet and /or Intranet) enable
wide distribution of the product data and allow co-op-
eration of geographically separate organisations.
[AbGe-96].
A key objective these days is the reduction of product
development times cycles through modifications to
the sequence of activities in the product development
process – for example, simultaneous activities may
take place on different parts of the product being de-
veloped. As described in CAD/CAM Introduction
Strategies [VDI 2216], integration of EDM/PDM

Bereichen einschließlich der administrativen und be-
triebswirtschaftlichen Datenverarbeitung angestrebt.
EDM/PDM-Systeme können den gesamten Produkt-
lebenszyklus unterstützen, da bereits Unterlagen aus
frühen Projektphasen (Spezifikationen, Designvor-
gaben usw.) sowie auch die Unterlagen von nicht
mehr aktiven Produkten verwaltet werden.
1.2 Notwendigkeiten und Ziele von
EDM/PDM-Anwendungen
CAx-Systeme wurden weitgehend entwickelt, um die
spezifischen Aufgabenstellungen optimal zu erfüllen
(z.B. CAD zur rechnerinternen Modellierung der
Teilegeometrie, CAM zur Abbildung der Bearbei-
tungsvorgänge, CAE/FEM zur Simulation und Visu-
alisierung von Belastungen und physikalischen Vor-
gängen usw.). Die diesen Anwendungen zugrundelie-
genden Daten beziehen sich aufeinander, sie haben
dadurch Schnittmengen, die für zwei oder mehrere
Anwendungen gemeinsam genutzt werden könnten.
Trotz intensiver Bemühungen (beispielsweise im
Rahmen der Normungsaktivitäten um STEP
[ISO 10 303]) sind ein Großteil dieser Daten nicht
kompatibel und müssen partiell kopiert, konvertiert
und angepasst werden.
Neben den durch CAx-Systeme erstellten Daten gibt
es Unterlagen (Vorschriften, Anleitungen, Werknor-
men usw.), die sich auf Einzelteile, Baugruppen oder
Produkte beziehen. Hierdurch entstehen komplexe
Strukturen zwischen den Produkten, den verschiede-
nen Unterlagentypen und deren Attributen. Es be-
steht somit die Notwendigkeit, die Beziehungen zwi-
schen Produkten, Unterlagen und Projekten zu defi-
nieren, aufzubauen und zu verwalten.
Aus der globalen Vorgabe, Entwicklungsprozesse
schneller, qualitativ besser sowie kostengünstiger zu
realisieren, ergeben sich als Ziele von EDM/PDM-
Anwendungen:
• Inhalte, Abhängigkeiten und Strukturen der pro-
duktbeschreibenden Daten zu übernehmen bzw.
zu erzeugen und transparent zu machen
• das Auffinden, Weitergeben und Verwalten dieser
Daten effektiv durchzuführen
• optimierte Abläufe abzubilden und zu unterstüt-
zen
• Integration bzw. Kopplung an benachbarte IT-
Systeme wie Produktionsplanung und -steuerung,
Büroautomatisierung und Projektmanagementsys-
teme zur Verfügung zu stellen
VDI 2219 –5–
systems with systems in other parts of the enterprise,
including administrative and supply chain informa-
tion systems, is very important. EDM/PDM systems
can support the entire product life cycle, managing
documents in early project phases (customer specifi-
cations, design requirements, etc.) as well as docu-
ments used to support products that have already
been manufactured.
1.2 Needs and targets for
EDM/PDM applications
CAx-systems were developed to a large extent to
carry out specific tasks optimally (e.g. CAD was de-
veloped to define the geometry of a part, CAM to de-
fine the path of a tool, CAE/FEM for the simulation
and visualisation of parts under various conditions,
etc.). The underlying data used by these systems are
related, and often several applications are interfaced
together. Despite intensive efforts (for example in the
context of the standardisation activities for STEP
[ISO 10 303]) most of the data used is not compatible
and must be partially copied, converted and adapted.
In addition to the data created by CAx systems there
are also many documents (regulations, specifications,
company standards, etc.) which refer to individual
parts, modules or products. Products, CAx data and
documents are linked by complex structures. The
need arises to structure and manage the relations be-
tween products, documents and projects.
The following targets for EDM/PDM applications re-
sult from the global requirement for faster develop-
ment processes, better quality and reduced costs:
• make the meaning, dependencies and structures of
data describing products and processes transpar-
ent
• provide effective search, transmission and man-
agement of this data
• optimise workflows to support the product devel-
opment process
• integrate to neighbouring IT systems such as ERP,
Office Automation and project management
–6– VDI 2219
1.3 EDM/PDM-Einsatz zur Unterstützung
vorhandener Abläufe
EDM/PDM-Systeme können im einfachsten Fall für
die Verwaltung vorhandener Dokumente und die
Unterstützung vorhandener Abläufe eingesetzt wer-
den. Probleme wie Auffindbarkeit, Versionsmanage-
ment, Änderungswesen und Dokumentenverteilung
lassen sich somit lösen. Die von der Informa-
tionstechnologie angebotenen Möglichkeiten werden
genutzt, um das Problem der zunehmenden Informa-
tionsmengen (Platzbedarf, Speicherort, Zugriffszeit)
zu lösen.
Probleme beim Visualisieren unterschiedlicher Da-
tenformate lassen sich durch die Verwendung neutra-
ler Formate und durch ihre Bereitstellung auf PCs
und Arbeitsstationen lösen. Die Langzeitarchivie-
rung von CAx-Daten stellt dabei eine besondere He-
rausforderung dar, da CAx-Systeme und Archivie-
rungstechniken kontinuierlich weiterentwickelt wer-
den. Bei geeigneter Wahl des Archivierungsmediums
und des Archivierungsformates können Kompatibili-
tätsprobleme gelöst werden [VSt-91].
Migration (das Überführen von Daten eines Altsys-
tems in ein Nachfolgesystem) ist heute ein alltäglicher
Vorgang, EDM/PDM-Systeme können diesen Prozess
unterstützen und helfen, Datenbestände auf lange Zeit
zu sichern. Die Umsetzung von ISO 9000 ff. (Quali-
tätsmanagement) sowie die Einhaltung der Produkt-
haftungsregeln stellt viele Firmen vor die Aufgabe,
ihren produktbezogenen Datenbestand zu erfassen
und transparent zu verwalten. EDM/PDM-Systeme
stellen auch zur Lösung dieser Probleme die notwen-
digen Funktionen bereit.
1.4 EDM/PDM-Einsatz für eine effizientere
Vorgehensweise
Dem Druck zur schnelleren Markteinführung innova-
tiver Produkte begegnen Unternehmen durch die Pa-
rallelisierung von Abläufen (Simultaneous bzw. Con-
current Engineering). Diese stellt wesentlich höhere
Anforderungen an die unternehmensweite Koordina-
tion der Entwicklungsarbeiten, in die auch Externe
(Kunden, Entwicklungspartner, Zulieferer) mit ein-
bezogen werden können. Diese Koordination ist vor
allem durch optimierte und sichere Informations-
flüsse zu erreichen. Es gibt einen direkten Zusam-
menhang zwischen den geänderten und effektiveren
Vorgehensweisen und dem dazu notwendigen Werk-
zeug „EDM/PDM-System“. Effizientere Vorgehens-
weisen sind erreichbar durch die Überarbeitung und
Verbesserung der Geschäftsprozesse (Business Pro-
cess Reengineering, beispielsweise [StV1-96]). Da-
mit die optimierten Prozesse auch wie geplant ablau-
fen, lassen sich ablauforganisatorische Festlegungen
1.3 EDM/PDM to support existing
processes
EDM/PDM systems can be used in the simplest case
to manage existing documents and support existing
processes. Issues such as data access, version man-
agement, change management and document distri-
bution can be addressed. In order to solve the prob-
lems of increasing volumes of information (space re-
quirements, memory, and access time), the possibili-
ties of electronic data storage offered by information
technology are used.
Problems when visualising different data formats can
be solved by the use of neutral formats and special
viewing applications on PC’s and workstations. The
long-term archiving of CAx data represents a special
challenge, since CAx systems and archiving tech-
niques are continuously being developed and im-
proved. Suitable selection of the archiving medium
and the archiving format enable compatibility prob-
lems to be solved [VSt-91].
Data migration (the transfer of data from an old sys-
tem to a new system) is a necessary activity; EDM/
PDM systems can support and help this process of
long-term data security. EDM/PDM systems can also
be used in support of ISO 9000 (Quality Manage-
ment) to ensure processes are followed and informa-
tion correctly managed.
1.4 EDM/PDM to enable more effective
processes
The pressure for fast introduction to the market of in-
novative products has led many enterprises to in-
crease the parallelism of workflows (Simultaneous or
concurrent engineering). This makes substantially
higher demands on enterprise-wide co-ordination in
which external players (customers, development
partners, and suppliers) can also be included. This co-
ordination can only be achieved with safe and opti-
mised information flows. There is thus a direct con-
nection between these modified and more effective
methodologies and the tool necessary to support them
– the EDM/PDM system. More efficient methodolo-
gies are achieved by modifying business processes
(Business process reengineering, for example [StV1-
96]). The workflow functionality of an EDM/PDM
system can be used to ensure that the optimised proc-
esses (for example release management and change
management) are executed as planned.

(beispielsweise für Fertigungsfreigabe oder Ände-
rungsmanagement) als Folge von Arbeitsschritten
(Arbeitsablauf, „Workflow“) im EDM/PDM-System
abbilden.
Erst durch die Realisierung und Optimierung eines
transparenten rechnerunterstützten Informationsflus-
ses zwischen den Bereichen Marketing, Entwicklung,
Konstruktion, Fertigungsplanung (den so genannten
Engineering-Bereichen in einem Unternehmen)
einerseits sowie Teilefertigung, Montage, Qualitätssi-
cherung und Vertrieb andererseits können effizientere
Vorgehensweisen besser durch Rechnersysteme un-
terstützt und somit weitere Potenziale genutzt wer-
den. Effizienz wird erreicht durch ein Speichern und
Visualisieren von Dokumenten und ihren komplexen
Abhängigkeiten, Unterstützung und Kontrolle von
Informationsflüssen sowie durch das Abbilden von
optimierten Prozessketten im EDM/PDM-System.
2 Grundzüge der EDM/PDM-Technologie
In diesem Abschnitt werden die Grundzüge der
EDM/PDM-Technologie erläutert, um ein einheit-
liches Verständnis für die nachfolgenden Abschnitte
zu schaffen.
2.1 Begriffsdefinitionen
Die gemeinsame Verwendung der Begriffe „EDM“
und „PDM“ (EDM = Engineering Data Management,
PDM = Product Data Management) ergibt sich aus
den beiden Schwerpunkten des Einsatzes solcher
Systeme, von denen EDM den Arbeitsprozess in der
Entwicklung und die ihn beschreibenden Daten be-
trifft (hierunter fallen auch Betrachtungen zur Steue-
rung des Arbeitsablaufs, dem „Workflow Manage-
ment“) und PDM die das Produkt beschreibenden
Strukturen, Dokumente und Daten umfasst. Diese
beiden Sichten sind notwendig, um eine integrative
Rechnerunterstützung in der Produktentwicklung zu
ermöglichen (die Abkürzung EDM kann im engli-
schen Sprachraum auch für „Electronic Document
Management“ stehen, das heißt die dokumentenori-
entierte Sicht auf Informationen, was im Deutschen
mit dem Begriff „Dokumentenmanagement“ be-
zeichnet wird.). In dieser Richtlinie wird der Begriff
EDM/PDM verwendet, um deutlich zu machen, dass
beide Begriffe synonym für eine einzige Technologie
stehen und sowohl den produktdatenbezogenen As-
pekt als auch den Aspekt der Entstehungsprozesse
(Engineering) berücksichtigen.
Ein EDM/PDM-System unterstützt alle Aktivitäten
bezüglich Erstellen, Ändern bzw. Versionieren und
Archivieren einer Produktstruktur. Es verwaltet die
dazu benötigten beziehungsweise hierbei entstande-
VDI 2219 –7–
It is only through the implementation and optimisa-
tion of a transparent computer aided information flow
between the marketing, design, development and
production planning departments (the so-called Engi-
neering areas), as well as parts of the manufacturing,
assembly and quality assurance departments, that
more efficient methodologies can be implemented
and used. An EDM/PDM system provides the func-
tionality required to manage parts, documents and
their complex dependencies, and to ensure that the
appropriate processes are used.
2 Fundamentals of EDM/PDM technology
In this section, the fundamentals of the EDM/PDM
technology are described in order to provide a com-
mon and uniform basis for the following sections.
2.1 Definitions
Use of the two terms – ”Engineering Data Manage-
ment“ (EDM) and ”Product Data Management“
(PDM) – results from their having slightly different
emphasis. EDM relates to activities in Engineering –
and the management of Engineering data and work-
flows. PDM is more oriented to the management of
product structures, documents and data. The two
technologies are needed to make a complete inte-
grated tool that will support product development
(the abbreviation EDM in English may mean ”Engi-
neering Data Management“ or ”Electronic Document
Management“, the latter document-oriented view on
information corresponding to the German term Doc-
ument Management). In this guideline, the term
EDM/PDM is used in order to make clear that the
technology refers to both the management of product
data and the management of development processes
(Engineering).
An EDM/PDM system supports all activities creat-
ing, changing, versioning and/or archiving a product
structure. It manages all the related documents and
data. The elements of the product structure are made
–8– VDI 2219
nen Dokumente und Daten. Die Elemente der Pro-
duktstruktur werden dabei von CAx-Systemen be-
reitgestellt. Während das EDM/PDM-System alle
möglichen Versionen und Änderungen der Produkt-
struktur transparent für den Benutzer mitführt, reali-
siert ein PPS-System die Fertigung einer ganz be-
stimmten Version dieser Produktstruktur, indem die
dazu notwendigen Termin- und Kapazitätsplanungen
im Rahmen der Auftragsbearbeitung bzw. Ferti-
gungsvorbereitung durchgeführt und die Aufträge in
die Fertigung eingesteuert werden. Damit bilden
EDM/PDM-Systeme das informationstechnische
Rückgrat in der Produktentwicklung.
Die Entwicklung von EDM/PDM-Systemen erfolgte
zunächst nicht nach einem vorgegebenen Architek-
turprinzip. Ausgehend von vorhandenen Software-
systemen für Zeichnungs- oder Dokumentenverwal-
tung haben Softwareanbieter ihre Produkte den
Marktanforderungen entsprechend erweitert. So wur-
den Basisprodukte um übergeordnete Management-
funktionen erweitert und zu einer Integrationsumge-
bung aufgebaut. Der Begriff EDM/PDM wurde für
derartige Systeme Ende der achtziger Jahre einge-
führt. Der Vollständigkeit halber seien noch einige
andere Synonyme für Systeme mit EDM/PDM-
Funktionalität genannt:
• Engineering Database (EDB)
• Technisches Informationssystem (TIS)
• Product Information Management (PIM)
• Technical Data Management (TDM)
In jüngster Zeit sind zusätzlich die Begriffe
• Virtual Product Development Management
(VPDM)
• Product Development Management (PDM2)
geprägt worden. Diese Begriffe sollen verdeutlichen,
dass Systeme der neuen Generation in zunehmendem
Maße zur Unterstützung der frühen Phasen des Pro-
duktentstehungsprozesses sowie des Digital Mock-
Up (DMU), also der vollständigen digitalen Be-
schreibung von Produkten im Rechner, geeignet sind.
2.2 Produktbezogene Daten/Datenmodelle
EDM/PDM-Systeme trennen im Bereich der pro-
duktbezogenen Daten die Verwaltung von so genann-
ten Metadaten und Dateien (Bild 2.2-1). Metadaten
sind beschreibende, klassifizierende bzw. attributive
Informationen zur Verwaltung und Organisation von
Dateien; sie werden innerhalb von Datenbanken ver-
waltet. Sie repräsentieren die Informationen über Er-
steller, Erstellungsdatum, Freigabestatus, Aufbewah-
rungsort usw. und verweisen auf die Dateien, welche
die jeweiligen produktdefinierenden Dokumente
bzw. Modelldaten (beispielsweise technische Zeich-
available by CAx systems. The EDM/PDM system
transparently manages all possible versions and
changes of a product structure. An ERP system man-
ages one version of a product structure – the com-
pletely defined version corresponding to the actual
physical product that will be manufactured at a par-
ticular time. EDM/PDM systems are the technical in-
formation backbone of product development.
The initial development of EDM/PDM systems did
not take place according to a well-defined architec-
tural principle. Instead, on the basis of available soft-
ware building blocks in drawing or document man-
agement systems, software providers extended their
products to meet market needs. In this way, early ver-
sions of systems have been extended by superordi-
nate management functions and structured to meet in-
tegration requirements. The term EDM/PDM was in-
troduced for such systems at the end of the 1980’s.
For the sake of completeness, some other synonyms
for systems with EDM/PDM functionality are men-
tioned:
• Engineering Database (EDB)
• Technical Information System (TIS)
• Product Information Management (PIM)
• Technical Data Management (TDM)
In recent times some other terms have been coined:
• Virtual Product Development Management
(VPDM)
• Product Development Management (PDM2)
These terms clarify that new generation systems are
increasingly suitable for the early phases of the prod-
uct development process, as well as the support of
Digital Mock Up (DMU), thus managing the com-
plete computer-based digital description of products.
2.2 Product-related data and data models
EDM/PDM systems make a distinction between the
management of so-called metadata and files (Fi-
gure 2.2-1). Metadata are descriptive, classifying or
attributive information for the management and or-
ganisation of files; they are stored within databases.
They represent information such as developer, crea-
tion date, release status, repository, etc. and refer to
the underlying files, which contain the corresponding
product-defining documents or model data, for exam-
ple technical drawings, 3D CAD models, parts lists,
text files, etc.

Bild 2.2-1. Datei- und Metadatenmanagement innerhalb von EDM/PDM-Systemen
Fig. 2.2-1. File and meta data management within EDM/PDM systems
nungen, 3D-CAD-Modelle, Stücklisten, Textdateien)
enthalten.
Die Dateien liegen im Allgemeinen in einem gesi-
cherten Bereich des Dateisystems für die Speiche-
rung der verwalteten Dateien (engl. „vault“). Sie kön-
nen sowohl im Format des jeweils verwendeten Er-
zeugersystems als auch in einem standardisierten
oder neutralen Raster- oder Vektorformat, wie bei-
spielsweise TIFF (Tagged Image File Format),
VDAFS (Verband der Automobilindustrie, Flächen-
VDI 2219 –9–
The files themselves are stored in a secure area of the
file system (often referred to as the vault). They may
be stored in either the format of the system that pro-
duced them (e.g. CAx) or in a standardised or neutral
raster or vector format (e.g. TIFF (Tagged Image File
Format), VDA-FS (Federation of the Automobile In-
dustry – Surface Interface), or IGES (Initial Graphics
Exchange Specification)) or both.
– 10 – VDI 2219
schnittstelle), oder IGES (Initial Graphics Exchange
Specification) vorliegen.
Ein Produkt kann über seine Struktur beschrieben
werden, indem es in Haupt- und Teilkomponenten
(Baugruppen) zerlegt wird. Diese Unterteilung wird
als Produktstruktur oder als Erzeugnisgliederung be-
zeichnet, die in einer hierarchischen Ordnung über-
sichtlich dargestellt werden kann. Gleiche Baugrup-
pen bzw. Einzelteile können dabei mehrmals in dieser
Struktur vorkommen. Zur Abbildung der Struktur
wird innerhalb eines EDM/PDM-Systems ein Daten-
modell definiert, in dem verschiedene Dokumente
und andere Objekte analog zu der Erzeugnisgliede-
rung über Relationen miteinander verbunden werden.
Neben den Dokumenten kann das Datenmodell auch
Verweise auf Ressourcen (Bearbeiter, Systeme) und
Prozesse beinhalten. Zur Abbildung und Vernetzung
der Produktstruktur mit weiteren Daten im Daten-
modell stellen EDM/PDM-Systeme entsprechende
Werkzeuge bereit.
2.3 EDM/PDM-Systemklassen
Die heute verfügbaren EDM/PDM-Systeme können
in drei Systemklassen eingeteilt werden:
• erzeugersystemorientierte EDM/PDM-Systeme
• funktionsorientierte erzeugersystemübergreifende
EDM/PDM-Systeme
• integrierte und übergreifende EDM/PDM-Sys-
teme
Erzeugersystemorientierte EDM/PDM-Systeme so-
wie die klassischen Systeme zur Zeichnungsverwal-
tung bzw. CAD- oder DTP-Dateiverwaltung bieten
erweiterte Funktionen für das Management erzeugter
Dateien bzw. Dokumente, beispielsweise eine Versi-
onsverwaltung. Die Systeme sind entweder Teil eines
Erzeugersystems oder werden als Zusatzmodule an-
geboten und in das Erzeugersystem integriert.
Funktionsorientierte erzeugersystemübergreifende
EDM/PDM-Systeme sind Systeme für spezielle
Funktionsgebiete entlang des Produktentwicklungs-
prozesses, beispielsweise für Dokumenten-
verwaltung, Workflowmanagement, Konfigurations-
management oder Archivierung. Sie sind nicht an
spezielle Erzeugersysteme gebunden.
Integrierte und übergreifende EDM/PDM-Systeme
stellen die wichtigste Klasse der heute auf dem Markt
befindlichen Systeme dar. Sie unterstützen den ge-
samten Produktentwicklungsprozess, sind erzeuger-
systemunabhängig und nicht auf einzelne Funktionen
spezialisiert, sondern decken den gesamten Funkti-
onsbereich eines EDM/PDM-Systems ab (siehe den
folgenden Abschnitt). Im Folgenden werden nur
diese integrierten Systeme weiter betrachtet, da sie
A product can be described by its structure of its main
and secondary components (assemblies). This parti-
tioning is called the product structure or the product
organisation, and allows the product to be repre-
sented with a hierarchical structure. Some modules or
components can occur several times in the product
structure. Within an EDM/PDM system a data model
is defined in which documents and other object
classes (analogous to the product structure) are con-
nected by relations. Apart from products and docu-
ments, a data model can refer to resources (e.g. devel-
opers, computer systems) and processes. EDM/PDM
systems provide appropriate functionality for the cre-
ation of product structures and their connection to
other data items.
2.3 Classes of EDM/PDM systems
Currently available EDM/PDM systems can be di-
vided into three classes:
• producer-system-oriented EDM/PDM systems
• function-oriented multi-system EDM/PDM sys-
tems
• integrated and cross-functional EDM/PDM sys-
tems
Producer-system-oriented EDM/PDM systems – like
the classical systems for drawing management or
CAD or DTP file management – offer extended func-
tionality for the management of files or documents
produced by the system, for example version man-
agement, etc. These systems are either part of a pro-
ducer system or are proposed as additional modules
that are closely integrated with the producer system.
Function-oriented multi-system EDM/PDM systems
are systems for specific functional tasks that occur
along the product development process, for example
for document administration, workflow manage-
ment, configuration management or archiving. They
are not part of specific producer systems.
Integrated and cross-functional EDM/PDM systems
represent the most important system class of the sys-
tems currently on the market. They support the entire
product development process, and are not specialised
in individual functions or towards a particular pro-
ducer system, but cover the entire EDM/PDM area
(see the following section). In the following text only
the integrated systems will be considered, since with
their broad-ranging functionality it is possible to de-

am ehesten die gesamte anwendungsspezifische
EDM/PDM-Funktionalität durchgängig und system-
neutral abdecken können und daher sehr vielseitige
Einsatzmöglichkeiten bieten.
2.4 Systemarchitektur und Funktionen eines
EDM/PDM-Systems
EDM/PDM-Systeme arbeiten nach dem Client/Ser-
ver-Prinzip mit grafisch orientierten Benutzungs-
oberflächen. Sie sind üblicherweise durch einen
modularen Aufbau der einzelnen Systemkomponen-
ten gekennzeichnet. Die Basis für EDM/PDM-Sys-
teme bilden kommerziell verfügbare, überwiegend
relationale, teilweise aber auch objektorientierte Da-
tenbankmanagement-Systeme. Daneben gibt es
Werkzeuge zur Systemanpassung und Schnittstellen
zum Datenaustausch mit anderen Systemen. Eine all-
gemeine EDM/PDM-Systemarchitektur zeigt
Bild 2.4-1.
Integrierte EDM/PDM-Systeme verfügen im Allge-
meinen über folgende anwendungsbezogene Funkti-
onsgruppen (wobei die Module von System zu Sys-
tem unterschiedlich sein können):
Produktdaten- und Dokumentenmanagement
Allgemeines Management (Verwaltung) von Pro-
duktdaten und den dazugehörenden Dokumenten wie
CAD-Modelle, Zeichnungen, Stücklisten, Arbeits-
pläne usw., inklusive der verschiedenen Dateitypen
und der Kopplung zu den jeweiligen Erzeugersyste-
men. Dazu gehört eine Versions- bzw. Statusverwal-
tung, die Verwaltung von Mappen bzw. Ordnern (für
die Bündelung beispielsweise aller zu einem Auftrag
gehörenden Dokumente) und die Verwaltung der
Metadaten für diese Objekte, z.B. Klassifizierungs-
daten.
Produktstruktur- und Konfigurationsmanagement
Erstellung und Bearbeitung von Produktstrukturen.
Generierung von Stücklisten bzw. Teileverwen-
dungsnachweisen. Darüber hinaus das Management
der zeitlichen Veränderungen von Produktstrukturen
in Form von Konfigurationen und Versionen sowie
das Management von Produktvarianten.
Klassifizierung und Teilefamilienmanagement
Klassifizierung von Teilen z.B. über Sachmerkmal-
leisten (SML) und Bereitstellung von effizienten Me-
chanismen zum Suchen und Wiederfinden von Teile-
bzw. Produktinformationen.
Prozess- und Workflowmanagement
Abbildung und Kontrolle von Vorgängen bzw. Ar-
beitsabläufen und Informationsflüssen (z.B. Frei-
VDI 2219 – 11 –
scribe them in a coherent and vendor-neutral way.
2.4 Architecture and functions of an EDM/PDM
system
EDM/PDM systems work according to the client/
server principle and have graphically oriented user
interfaces. They are usually characterised by a mod-
ular structure of their individual system components.
Commercially available EDM/PDM systems are pre-
dominantly built on relational databases, few with
object-oriented database management systems. In ad-
dition, EDM/PDM systems include modules for sys-
tem customisation and interfaces to other systems. A
typical EDM/PDM architecture is shown in Fi-
gure 2.4-1.
Integrated EDM/PDM systems usually have the fol-
lowing application-oriented groups of functions, al-
though the exact distribution of functionality be-
tween particular modules may vary from one system
to another:
Product data and document management
General management of product data and documents
such as CAD models, drawings etc., including differ-
ent file types and interfaces to the respective producer
systems. Version management, status management,
the management of briefcases or files (for example,
for bundling all documents belonging to an order),
and the management of the metadata for objects, for
example, classification data.
Product structure and configuration management
Creation, modification and management of product
structures, generation of parts lists or where-used re-
ports.
Classification and parts category management
Classification of objects with special characteristics
e.g. those with special surface features, and provision
of efficient mechanisms for looking up, separating
and sorting product information.
Process and workflow management
Definition and control of processes or operational se-
quences and information flows (e.g. release and mod-
– 12 – VDI 2219
Bild 2.4-1. EDM/PDM Systemarchitektur
Fig. 2.4-1. EDM/PDM system architecture
gabe- und Änderungsprozesse), Bereitstellung von
Statusinformationen über Arbeitsfortschritte usw.
Mit dem Begriff „Workflow“ wird die interne Reprä-
sentation eines zu steuernden Ablaufs im EDM/
PDM-System bezeichnet.
Benutzermanagement
Abbildung der Organisationsstruktur bzw. die Ver-
waltung der Benutzer oder Benutzergruppen, das
heißt deren Funktionen, Rollen und Zugriffsrechte
auf die Datenbestände.
Projektdatenmanagement
Planung und Verwaltung von Aktivitäten, Abhängig-
keiten und Zeitplänen, Verwaltung von Projekt-
management-Informationen wie zum Beispiel pro-
jektspezifischen Rollen, Zugriffsrechten und Meilen-
steinen.
ification processes), supply of status information
about work progress, etc. A ”Workflow“, in EDM/
PDM system terminology, refers to the internal repre-
sentation in the system of one sequence of operations
with a clear deliverable (e.g. a change management
workflow).
User management
Definition and management of the organisational
structure of users and/or user groups, i.e. their roles,
access rights, functions, etc.
Project data management
Planning and management of activities, dependen-
cies and schedules, management of project manage-
ment information such as project-specific roles, ac-
cess rights and milestones.

Neben diesen Hauptfunktionen gibt es weitere an-
wendungsübergreifende Funktionsbausteine, die ent-
weder integriert sind oder durch Zukaufmodule von
Drittanbietern abgedeckt werden:
• Kommunikation, CSCW (Computer Supported
Cooperative Work), z.B. elektronische Post/E-
Mail
• Darstellung („Viewing“), Markierung („Mar-
kup“), Annotation („Redlining“) von Dokumen-
ten auf anderen Systemen als dem EDM/PDM-
System
• Datensicherungs- und Archivierungsfunktionen
• Datengewinnung (z.B. Scan-Funktionen)
• Datenausgabe (z.B. Plot-Funktionen)
Administrations-, Anpassungs- und Konfigurations-
werkzeuge dienen der Einrichtung der EDM/PDM-
Umgebung, der betriebsspezifischen Anpassung des
Datenmodells und seiner internen Strukturen sowie
der Konfiguration der Menüstrukturen und For-
mulare der Benutzungsoberfläche („Customising“).
Schnittstellen werden zu den gängigen CAx-Syste-
men sowie zu Systemen der Büroautomatisierung
(„Office-Welt“) bereitgestellt. Zu betriebswirtschaft-
licher Standardsoftware oder zu anderen IT-Anwen-
dungen, wie beispielsweise Plotsystemen, werden
Schnittstellen im Allgemeinen im Rahmen von unter-
nehmensspezifischen Anpassungsprojekten reali-
siert.
2.5 Verteilte EDM/PDM-Systeme
Heute angebotene EDM/PDM-Systeme sind Anwen-
dungen, die auf kommerziell verfügbaren Daten-
banken basieren und entsprechend der darunterlie-
genden Datenbanktechnologie prinzipiell auch ver-
teilte oder föderierte Systemumgebungen unterstüt-
zen. Die Begriffe „verteilt“ und „föderiert“ werden
im Folgenden näher erläutert und voneinander abge-
grenzt [AGL2-98].
Verteilte EDM/PDM-Systeme sind hierarchisch
strukturiert, das heißt es gibt (in der Regel räumlich
verteilt) einen übergeordneten Server (Hauptserver),
bei Bedarf mehrere untergeordnete Server (Sub-Ser-
ver) und die Clients, die entweder direkt oder über
einen Sub-Server mit dem Hauptserver in Verbin-
dung stehen. Die Nutzdaten können entsprechend auf
die verschiedenen Server verteilt werden. Die Daten-
banken, in denen die Metadaten über die im EDM/
PDM-System verwalteten Objekte gehalten werden,
können ebenfalls auf die verschiedenen Server ver-
teilt werden. Eine übergeordnete Datenbank, die im
Allgemeinen auf dem Hauptserver liegt, dient dazu,
logische Widersprüche zu vermeiden und die Daten-
integrität zu gewährleisten. Die einzelnen Sub-Server
VDI 2219 – 13 –
Beside these main functions, there can be other func-
tional modules, which are either integrated or pro-
vided separately as additional modules by third-party
providers:
• communication, CSCW (Computer Supported
Co-operative Work), e.g. electronic post office/E-
mail
• viewing, mark up or redlining of documents from
systems other than the EDM/PDM system
• data protection and archiving functions
• data input (e.g. scan functions)
• data output (e.g. plot functions)
System administration, customising and configura-
tion tools are also included in the EDM/PDM envi-
ronment to enable customisation of the data model,
the object class structure, the menu structures and the
user interface forms for a particular company. Inter-
faces are implemented to the usual CAx systems as
well as to office automation systems, ERP systems,
and other IT applications, for example plot systems.
2.5 Distributed EDM/PDM systems
Currently available EDM/PDM systems are applica-
tions based on commercially available data bases and
distributed according to the underlying data base
technology or federated system environment support.
The terms ”distributed“ and ”federated“ are de-
scribed and differentiated as follows [AGL2-98].
Distributed EDM/PDM systems have a hierarchical
structure, i.e. in the geographically distributed net-
work there are (usually spatially distributed) a super-
ordinate server (main server), if necessary several
subordinated servers (sub servers), and clients, which
are connected either directly or through a sub server
to the main server. The data can be distributed among
the different servers. The databases in which the
metadata about the objects managed in the EDM/
PDM system can also be distributed on different serv-
ers. A superordinate database, which is usually situ-
ated on the main server, ensures data integrity and
prevents logical contradictions. The individual sub
servers with their databases are not completely auton-
omous, but are dependent on the superordinate
– 14 – VDI 2219
mit ihren Datenbanken sind nicht vollständig auto-
nom, sondern vom übergeordneten Server abhängig,
das heißt dass bei einem Ausfall des Hauptservers das
gesamte System beeinträchtigt wird.
Den anderen wesentlichen Ansatz bilden die so ge-
nannten föderierten Systemarchitekturen. Bei die-
sem Prinzip sind die Server einer verteilten EDM/
PDM-Umgebung mit ihren zu Grunde liegenden Da-
tenbanken im Sinne einer gleichberechtigten Struktur
autonom. Bei dieser Lösung handelt es sich um einen
Verbund von eigenständigen Systemen, die auf unter-
schiedlichen EDM/PDM-Datenmodellen basieren
können. Anfragen von einem Client aus können ent-
weder direkt an den lokalen EDM/PDM-Server ge-
hen oder über diesen an einen der verteilt im Netz
vorhandenen Server. Die Kooperation zwischen den
verschiedenen Umgebungen wird durch so genannte
Federation-Server-Module oder Föderierungs-
dienste gewährleistet [Ger-00].
Verteilte Systemumgebungen unter Nutzung eines
einzelnen EDM/PDM-Systems mit einem logischen
Metadatenmodell (das heißt auch wenn die Daten
physikalisch auf mehrere Server verteilt sind, er-
scheinen sie dem Anwender als eine Einheit) werden
durch die gegenwärtig verfügbaren Systeme im All-
gemeinen unterstützt. Problematisch ist, dass selbst
bei einem Unternehmen die gewachsenen Strukturen
innerhalb der einzelnen Standorte nicht oder nur
schwer durch ein einheitliches EDM/PDM-Daten-
modell abbildbar sind. EDM/PDM-Systeme, die
föderierte Umgebungen unterstützen, sind derzeit
Gegenstand der aktuellen Entwicklungen einiger
Systemhersteller und teilweise bereits verfügbar,
allerdings ebenfalls nur auf Basis eines einzelnen
EDM/PDM-Systems.
2.6 EDM/PDM-Datenaustausch
Für den Datenaustausch bzw. für den Import und Ex-
port von EDM/PDM-Daten verschiedener Systeme
haben sich in den letzten Jahren eine Reihe von inter-
nationalen Standards bzw. Normen für unterschied-
liche Ebenen des Datenaustauschs etabliert
(Bild 2.6-3). Eine einheitliche Norm für den ge-
samten EDM/PDM-Datenaustausch ist bisher nicht
verfügbar [AGL2-98]. Immerhin bietet auf der Ebene
des Austauschs von Modelldaten (CAx-Modelle, da-
mit verbundene Stücklisten und Arbeitspläne sowie
dispositive Daten) der Standard STEP [ISO 10 303]
eine tragfähige Lösung. Es ist noch nicht abzusehen,
wie neue (Quasi-) Standards wie CORBA oder XML
den Datenaustausch von EDM/PDM-Daten beein-
flussen werden.
server, thus a failure of the main server impairs per-
formance of the entire system.
The alternative approach is the federated architec-
ture. In this approach the servers in a distributed
EDM/PDM environment and their underlying data-
bases are autonomous in the sense of being at the
same hierarchical level. This approach enables a net-
work of independent installations, each of which can
be based on a different EDM/PDM data model. In-
quiries from a client can go either directly to the local
EDM/PDM server or be transmitted to another EDM/
PDM server over the network. So-called federation
server modules ensure co-operation between the dif-
ferent environments [Ger-00].
Currently available systems generally support dis-
tributed systems environments for use with a specific
EDM/PDM system with a single logical metadata
model (i.e. even if the data are physically distributed
on several servers, they are managed as if they are to-
gether). However even within one enterprise it is un-
likely that all functions and locations will have ex-
actly the same data model. EDM/PDM systems that
support federated environments are under develop-
ment by some system manufacturers and are to a lim-
ited extent available, but only for one specific EDM/
PDM system.
2.6 EDM/PDM data exchange
In recent years a set of international standards for dif-
ferent levels of data exchange has been established to
enable data exchange for the import and export of
EDM/PDM data between different systems (Fi-
gure 2.6-3). A uniform standard for the exchange of
all EDM/PDM data is not available [AGL2-98]. The
STEP standard [ISO 10 303] provides a solution for
the exchange of model data (CAx models, parts lists
and schedules as well as lay-out data). It is not yet
foreseen how new (quasi-) standards such as CORBA
or XML data exchange will affect EDM/PDM data.
 VDI 2219 – 15 –

Bild 2.6-3. Standards für den EDM/PDM-Datenaustausch

post processor
pre processor

Data bundle Model

data
Meta
PDM 1 data
PDM 2
Transport
data

Standards / Developments

• File transfer • Organisational data • Product data

VDA 4914/2 (OFTP) AP 214 ORG STEP (ISO 10303)
VDA 4951 T1 (ENGDAT) PDM-Enabler IGES
VDA 4951 T2 (ENGPART) • Structural data VDAFS
ANX ISO 10007 • Document data
• Communication, • Classification data SGML (ISO 8879)
infrastructure DIN 4000 XML, HTML
CORBA / DCOM ISO 13584 TIFF, GIF
IIOP PDF

Fig. 2.6-3. EDM/PDM data exchange standards

3 EDM/PDM-Systeme im 3 EDM/PDM systems and the

betrieblichen Umfeld
Als primäres Einsatzgebiet werden durch EDM/
PDM-Systeme sämtliche Prozesse innerhalb der Pro-
duktentwicklung unterstützt. Wie in Abschnitt 2 er-
wähnt, stellen sie auch eine Integrationsplattform von
IT-Systemen zur Unterstützung der Entwicklungs-
prozesse und zur Kopplung an Systeme zur Steue-
rung von Produktionsprozessen dar. Eine mögliche
Einbindung eines EDM/PDM-Systems in das be-
triebliche Umfeld zu anderen Systemen der Daten-
verarbeitung zeigt Bild 3-1.
surrounding environment
The primary field of application of EDM/PDM sys-
tems is the support of product development pro-
cesses. As mentioned in Section 2, they can also be
seen as an integration platform for IT systems to sup-
port development processes and to integrate systems
used for the management of production processes.
Figure 3-1 shows one possible way of integrating an
EDM/PDM system into the surrounding environment
of other IT systems.
– 16 – VDI 2219
Bild 3-1. Zusammenspiel eines EDM/PDM-Systems mit anderen
Systemen der Datenverarbeitung
3.1 Abgrenzung zu anderen IT-Systemen
Da einzelne EDM/PDM-Funktionalitäten auch von
anderen IT-Systemen, insbesondere von CAx 1)- und
PPS-Systemen bzw. betriebswirtschaftlicher Stan-
dardsoftware 2), abgedeckt werden können, ergibt
sich im Rahmen eines EDM/PDM-Auswahlprozes-
ses die Frage, welche Funktionsbereiche vom EDM/
PDM-System abgedeckt werden sollen und wie die
Schnittstellen zu anderen IT-Systemen zu definieren
sind. Die nachfolgenden Unterabschnitte geben als
Entscheidungsgrundlage Hinweise für die Abgren-
zung der Funktionalität von EDM/PDM-Systemen
gegenüber anderen IT-Systemen.
3.1.1 CAD-Systeme bzw. CAx-Systeme
CAD-Systeme bilden den Kern der IT-Anwendungen
im Bereich der Entwicklung und Konstruktion. Die
in CAD-Systeme eingebundenen EDM/PDM-Funk-
tionalitäten umfassen im Wesentlichen die Verwal-
tung der immer vielschichtiger werdenden CAD-Ob-
jekte, wie beispielsweise Zeichnungen, Bauteilmo-
delle, Baugruppenmodelle, Normteilgeometrien und
Symbole, inklusive Status- und Versionsmanage-
1 1
) Der Einfachheit halber wird im Folgenden die Abgrenzung nur für
CAD-Systeme erläutert. Die Aussagen gelten analog für andere CAx-
Systeme wie beispielsweise zur Erstellung von Schaltplänen und Lei-
terplatten.
2 2
) Der Einfachheit halber wird im Folgenden nur der Begriff PPS-
System verwendet. Die Aussagen gelten analog für betriebswirtschaft-
liche Standardsoftware, die neben PPS-Funktionalitäten Materialwirt-
schaft, Personalwirtschaft, Finanz- und Anlagenbuchhaltung,
Kostenrechnung, Projektplanung usw. umfasst.
Fig. 3-1. Cooperation of EDM/PDM with other IT systems
3.1 Boundaries with other IT systems
The individual functionalities of EDM/PDM systems
can also be found in other IT systems, in particular
CAx systems1), MRP systems and ERP systems2). As
a result, the question often arises in the context of
EDM/PDM system selection as to which functions
will be addressed by the EDM/PDM system and
which by these other systems. The following para-
graphs provide a basis for taking decisions about the
functional boundaries between EDM/PDM systems
and other IT systems.
3.1.1 CAD and CAx systems
CAD systems form the core of IT applications within
the areas of design, product development and engi-
neering. Some EDM/PDM functionalities may be
found in CAD systems to address the management of
multiply-represented CAD objects, for example,
drawings, component models, module models, stand-
ard part geometry and symbols, status and version
management. Some CAD systems also offer func-
) For the sake of simplicity in the following text, only CAD systems
are considered. Similar reasoning would apply to other CAx systems,
for example the creation of electrical diagrams and printed circuit
boards.
) For the sake of simplicity in the following text, only the term ERP
system is used. Similar reasoning would apply to other such software
that addresses inventory management, personnel management, finan-
cial accounting, cost accounting, project planning etc. in addition to
manufacturing resource planning.

ment. Einige CAD-Systeme bieten darüber hinaus
auch Funktionalitäten zur Unterstützung von teamo-
rientierten Arbeitsweisen durch Bibliotheksfunktio-
nalitäten, Rollen- und Zugriffsverwaltung, Status-
und Versionsverwaltung usw.
Der Vorteil eines unabhängigen EDM/PDM-Systems
zeigt sich insbesondere beim Einsatz unterschied-
licher Erzeugersysteme, das heißt z.B. mehrerer
CAD-Systeme, da die in CAD-Systeme integrierten
EDM/PDM-Module bezüglich Flexibilität und An-
passbarkeit an andere Systeme nur unzureichende
Eigenschaften besitzen. Die Bedeutung eines unab-
hängigen EDM/PDM-Systems liegt daher in der
übergeordneten Prozessintegration verschiedener
CAx-Systeme bzw. in der Funktion als übergreifen-
des Kommunikations- und Informationssystem.
3.1.2 PPS-Systeme und betriebswirtschaftliche
Standardsoftware
PPS-Systeme und betriebswirtschaftliche Standard-
software werden für die Auftragsabwicklung und die
Unterstützung der Geschäftsprozesse im administra-
tiven und logistischen Umfeld eingesetzt. Diese Sys-
teme haben mit EDM/PDM-Systemen eine Funkti-
onsüberschneidung insbesondere in den Bereichen
Stücklisten- und Stammdatenverwaltung. Der Groß-
teil spezieller EDM/PDM-Funktionalitäten, wie bei-
spielsweise Produktstruktur- und Konfigurationsma-
nagement oder Klassifizierung und Teilefamilienma-
nagement, wird im Allgemeinen von PPS-Systemen
nur unzureichend abgedeckt, wie auch insbesondere
die geringe Integrationstiefe zu CAx-Systemen eine
Schwachstelle für den technischen Bereich darstellt.
Durch die Integration von EDM/PDM-Funktionen in
PPS-Systeme werden diese Systeme komplex und
unüberschaubar und führen zu einer geringen An-
wenderakzeptanz. Die Arbeitsweise in der Produkt-
entwicklung wird durch EDM/PDM-Systeme besser
unterstützt.
Die Vorteile eines EDM/PDM-Systems als Binde-
glied zwischen PPS-Systemen und der CAx-Welt
sind:
• höherer Funktionserfüllungsgrad bezüglich der
EDM/PDM-Funktionen
• bessere Integration zu CAx-Systemen
• geringere Systemkomplexität
• höhere Flexibilität in den Engineering-Bereichen
• höhere Anwenderakzeptanz durch eine abge-
stimmte Funktionalität insbesondere in den Engi-
neering-Bereichen
• Möglichkeit der Verwaltung und Zuordnung von
technischen Regeln und Normen
VDI 2219 – 17 –
tionalities for the support of team-oriented modes of
operation with library functionalities, role and access
management, status and version management, etc.
The advantages of an EDM/PDM system that is not
bundled with a CAD system are very clear when sev-
eral different producer systems, (e.g. several CAD
systems) are in use. In such a situation it will be found
that the EDM/PDM modules integrated into a spe-
cific CAD system will not have sufficient functional-
ity, flexibility and adaptability to support other CAD
systems. The role of the integrated EDM/PDM sys-
tem can be seen as that of superordinate process inte-
gration of different CAx systems. Alternatively an
EDM/PDM system can be seen as a widespread com-
munication and information system.
3.1.2 ERP systems
ERP systems are used for order processing and the
support of administrative and logistic business proc-
esses. These systems have a functional overlap with
EDM/PDM systems in particular within the areas of
parts list and master data management. The majority
of specific EDM/PDM functionalities, for example
product structure management, configuration man-
agement, classification and parts category manage-
ment, are generally insufficiently addressed by ERP
systems, as is the integration to CAx systems. Adding
such EDM/PDM functionality into ERP systems
makes these systems more complex and difficult to
understand, and can lead to reduced user acceptance.
The workflow in product development is better sup-
ported with EDM/PDM systems.
The advantages of using an EDM/PDM system as a
link between ERP systems and the CAx world are:
• more effective work with functions specific to
EDM/PDM
• better integration to CAx systems
• reduced system complexity
• more flexibility for product development activi-
ties
• improved user acceptance due to co-ordinated
functionality, in particular within the engineering
areas
• possibilities for the definition and management of
technical rules and standards
– 18 – VDI 2219
• Abbildung und Verwaltung von technischem Wis-
sen
Allerdings entstehen durch die Anwendung eines
EDM/PDM-Systems als zusätzliches System auch
Nachteile:
• höherer Aufwand für die Einführung und den Be-
trieb einer zusätzlichen Software
• Funktions- und Datenredundanz (kann aber
durchaus aus Gründen der höheren Datensicher-
heit gewollt sein)
• Abgleichmechanismen bzw. zusätzliche techni-
sche und organisatorische Schnittstellen erforder-
lich
3.1.3 Weitere Systeme
Projektmanagement-, CSCW-, Office- und Group-
ware-Systeme beinhalten ebenfalls Funktionalitäten,
die Überlappungen zu EDM/PDM-Systemen aufwei-
sen. Allerdings haben diese Systeme nicht den über-
greifenden Charakter einer Integrationsplattform für
den technischen Bereich, da die Funktionen vorwie-
gend auf den Büroanwendungsbereich abgestimmt
sind. Workflow- und Dokumentenmanagement-Sys-
teme weisen zwar diesen übergreifenden Charakter
auf, sind aber dokumentenorientiert und nicht pro-
duktstrukturorientiert, was im technischen Bereich
von hoher Bedeutung ist.
All diesen Systemen fehlen insbesondere die ingeni-
eurspezifischen Funktionalitäten wie CAD-Daten-
management, Stammdatenverwaltung, Stücklisten-
management, Standard- und Normteilemanagement
oder Freigabe- und Änderungsmanagement.
3.1.4 Schlussfolgerungen
Die Vorteile einer EDM/PDM-Lösung in Koexistenz
mit anderen IT-Anwendungen mit teilweise über-
schneidenden Funktionalitäten, zeigen sich insbeson-
dere bei folgenden Randbedingungen:
• verschiedene Erzeugersysteme
• komplexe Dokumententypen
• komplexe Erzeugnisstrukturen mit vielen Versio-
nen und Varianten
• verschiedene Fertigungs- und Entwicklungsstand-
orte
• hohe Anforderungen an Änderungs- und Konfigu-
rationsmanagement
• geringe Freigabehäufigkeit von Entwicklungslö-
sungen bzw. geringer Anteil von Entwicklungslö-
sungen, die auch produziert werden
• verschiedene Stücklistenarten
• definition and management of technical knowl-
edge
However, disadvantages also result from the imple-
mentation of an EDM/PDM system as an additional
system between CAx and ERP systems:
• increased cost due to the introduction and opera-
tion of additional software
• redundancy of functions and data (however, in
some cases this may be intended to improve data
security)
• additional control mechanisms, additional techni-
cal and organisational interfaces
3.1.3 Other systems
Project management, CSCW, Office and Groupware
systems also contain similar functionality to EDM/
PDM systems, which might indicate overlap with
EDM/PDM systems. However, these systems do not
have the widespread character of integration plat-
forms for the product development and engineering
activities, since their functions are predominantly
closely linked to the world of office applications.
Workflow and document management systems do
have a widespread character, but are document-ori-
ented and not, as required in the technical environ-
ment, oriented towards product structure.
Also missing from these systems are engineering-
specific functionality such as CAD data manage-
ment, master data management, parts list manage-
ment, standard and standard part management, and
release and modification management.
3.1.4 Conclusions
The advantages of having an EDM/PDM solution co-
exist with other IT applications with partly overlap-
ping functionalities are very apparent when the fol-
lowing environmental conditions are met:
• several different producer systems (e.g. CAD sys-
tems)
• complex document types
• complex product structures with many versions
and variants
• different, or several, development and manufac-
turing sites
• high volume of modifications and need for con-
figuration management
• small release frequency of development solutions
or small proportion of development solutions that
are also manufactured
• different types of parts list

• Integration von Eigen- oder Drittanbieterentwick-
lungen
Durch den Einsatz eines EDM/PDM-Systems wird
eine auf Ingenieurbelange abgestimmte Funktionali-
tät gewährleistet, die im Gegensatz zu betriebswirt-
schaftlichen Standardsystemen zu einer effektiveren
Funktionserfüllung, mehr Flexibilität und höheren
Akzeptanz beim Anwender führt.
3.2 Integration in das betriebliche Umfeld
Wie in Bild 3-1 ersichtlich, geht es bei der Integration
in die betriebliche IT-Systemlandschaft um die Inte-
gration von CAx- und PPS-Systemen. Bei den CAx-
Systemen werden primär die CAD-Systeme inte-
griert. Weitere Systeme, die mit einem EDM/PDM-
System zusammenarbeiten können, sind beispiels-
weise Archivierungssysteme und Systeme zur Ver-
waltung der Zeichnungsausgabe (Plotsysteme).
3.2.1 CAD-Systeme
CAD-Systeme liefern die Produktinformationen, die
als Grundlage zur weiteren Verarbeitung in den fol-
genden Prozessen dienen. Für die komplette Erstel-
lung der Fertigungsunterlagen im CAD-System ein-
schließlich der Schriftkopfinformationen usw. wer-
den Informationen über Stammdaten, Auftragsdaten
usw. auch aus dem betriebswirtschaftlichen Bereich
benötigt, die heute im Allgemeinen über das EDM/
PDM-System bereitgestellt werden.
Alle verfügbaren EDM/PDM-Systeme stellen
Schnittstellen zu gängigen CAD-Systemen zur Ver-
fügung, wobei die Integrationstiefe, also die abgebil-
dete Funktionalität dieser Schnittstelle, stark variiert.
Sie ist von den betrieblichen Abläufen, den Forde-
rungen der Anwender sowie der vorhandenen Leis-
tungsfähigkeit der Schnittstellen abhängig. Die
Datenablage aus den verschiedenen Erzeugersyste-
men erfolgt bei einer Integration direkt im EDM/
PDM-System.
3.2.2 PPS-Systeme und betriebswirtschaftliche
Standardsoftware
Die Kopplung von EDM/PDM-Systemen und PPS-
Systemen ist die Voraussetzung für eine gemeinsame
Nutzung bzw. den Abgleich von Stammdaten usw. in
der technischen und betriebswirtschaftlichen IT-
Welt, um so die Aktualität und Konsistenz der Daten
sicherzustellen.
Der übliche Ansatz für diese Datenhaltung ist die
„kontrollierte Redundanz“. Dabei werden gleiche
oder voneinander abhängige Daten sowohl im PPS-
System als auch im EDM/PDM-System gehalten und
laufend abgeglichen.
VDI 2219 – 19 –
• integration of in-house developments or third
party developments
Functionality in line with technical interests is en-
sured by the application of an EDM/PDM system that
leads, contrary to ERP systems, to a more effective
working environment for technical users, more flexi-
bility and higher acceptance with the engineer users.
3.2 Integration in the surrounding environment
Figure 3-1 shows the integration of EDM/PDM into
the operational IT system landscape, in particular in-
tegration with CAx and PPS systems. Within the area
of CAx systems, CAD systems are usually the first to
be integrated. Other CAx systems that can be inte-
grated with an EDM/PDM system include archiving
systems and drawing management systems (plot sys-
tems).
3.2.1 CAD systems
CAD systems create the product information that will
be used and processed during the following pro-
cesses. An EDM/PDM system can provide the CAD
system with additional data that is needed for the
complete creation of production documents – includ-
ing header block information such as master data and
order dates.
EDM/PDM systems provide interfaces to CAD sys-
tems, but the depth of integration and the degree of
functionality vary from one system to another. Data
files from different producer systems may be trans-
ferred directly or indirectly to the EDM/PDM sys-
tem. The depth of integration chosen by a particular
organisation will depend on the needs of the process
and the requirements of users as well as on the avail-
ability of vendor-provided interfaces.
3.2.2 ERP systems
The integration of EDM/PDM systems and ERP sys-
tems is the prerequisite for using the same master
data, etc. in the engineering and production IT worlds
– thus guaranteeing data consistency.
The usual first step towards achieving this objective
involves controlled data redundancy, in which the
same data is managed in both the ERP system and the
EDM/PDM system.
– 20 – VDI 2219
Die erforderlichen Schnittstellen können auf ver-
schiedene Arten realisiert werden. Sie reichen vom
ereignisgesteuerten oder periodischen Dateitransfer
zum Datenabgleich bis hin zur Online-Schnittstelle.
Typische Anwendungen in einer integrierten EDM/
PDM-PPS-Umgebung sind Auskunftsfunktionen
von Preisen, dispositiven Daten usw. zu einem Ein-
zelteil oder einer Baugruppe direkt im EDM/PDM-
System. Artikelstammdaten, Stücklisten usw. werden
im Allgemeinen in der Produktentwicklung erstellt
und gepflegt und nach der Freigabe oder als Vorabin-
formation über die Schnittstelle an das PPS-System
übergeben. Dadurch wird die Flexibilität und Modifi-
kationsmöglichkeit in der Produktentwicklung vor
der Freigabe gewahrt.
4 Vorbereitende Arbeiten
Der Einsatz von EDM/PDM-Systemen hat auf Grund
der Vielzahl der betroffenen Aufgabenfelder und Da-
ten weitreichende Auswirkungen. Er erfolgt im Ideal-
fall unternehmensweit in all den Bereichen, die Zu-
griff auf Produktinformationen benötigen, da da-
durch gewährleistet ist, dass überall ein einheitlicher
Datenbestand zu Grunde liegt. Die Verwaltung der
vielfältigen Daten in diesen Bereichen ist eine zuneh-
mend wichtigere Herausforderung für Unternehmen,
da etwa 75 % der relevanten Daten eines Produktes in
den Engineering-Bereichen festgelegt werden. Eine
nachträgliche Korrektur oder Änderung dieser Daten
ist stets komplex und fehleranfällig. Typische Pro-
bleme in diesem Umfeld sind beispielsweise:
• Schwierigkeiten bei der Verwaltung umfangrei-
cher Datenbestände: Daten gehen verloren, Daten
sind nicht sicher, es existieren überflüssige Ko-
pien, keine eindeutige Zuordnung der Daten an
Ersteller/Besitzer, keine Übereinstimmung zwi-
schen den Produktdaten, den Versionsständen und
dem referenzierten Produkt.
• zeitaufwendiger und schwieriger Zugriff auf die
jeweils zutreffende Version der produktdefinie-
renden Daten
• nicht ausreichende Kontrolle über Auftragsverfol-
gung und Produktkonfiguration
• mangelhafte Flexibilität und Anpassung der Engi-
neering-Bereiche an die Dynamik der Märkte
• hohe Kosten für Datenverwaltung und -bereitstel-
lung
• IT-Landschaft besteht aus Insellösungen, daher
auch kein tragfähiger Datentausch/keine gemein-
same Nutzung gemeinsamer Daten mit anderen
Bereichen
Daher ist das Vorgehen bei der Auswahl und der Ein-
führung eines EDM/PDM-Systems mit allen betrof-
Interfaces between ERP and EDM/PDM systems can
be implemented at different levels, ranging from pe-
riodic file transfer, to event-controlled transfer, to an
on-line interface with instantaneous transfer. Typi-
cally, information such as the price or availability of a
part or assembly will be transferred from the ERP
system to the EDM/PDM system. Part master data,
parts lists, etc., generally created and maintained in
the product development part of the organisation, are
transferred, after their release or as pre-information
from the EDM/PDM system over the interface to the
ERP system. This approach maintains flexibility and
offers possibilities for modification prior to release
from the product development part of the organisa-
tion.
4 Preparatory work
The use of an EDM/PDM system will have wide-
spread effects in an enterprise due to the wide range
of processes and data addressed. In the extreme case
it will affect virtually the entire enterprise since
nearly all parts of the organisation make some use of
product data or are involved in the corresponding
processes. The management of product data within
parts of the organisation outside the basic engineer-
ing functions is becoming increasingly important,
since about 75 % of the data describing a product are
fixed within the engineering environment. Subse-
quent corrections or modifications of these data are
complex, costly and error-prone. Typical problems in
this area include, for example :
• Difficulties due to large volumes of data: data are
lost, data are not safe, unnecessary copies of in-
formation, data is only available by asking its
owner or creator, there is a lack of coherence be-
tween the product data, the version statuses and
the reference product.
• time-consuming and difficult access to the correct
version of product definition data
• lack of control over development activities and
product configuration
• inflexible response of the Engineering organisa-
tions to the dynamics of the market
• high costs of data management and distribution
• islands of automation with manual transfer of data
between IT systems
The selection and introduction of an EDM/PDM sys-
tem has to be co-ordinated with all areas of the enter-

fenen Bereichen abzustimmen und exakt zu planen.
Grob lassen sich EDM/PDM-Projekte in die Phasen
unterteilen:
• Ist-Analyse und Soll-Konzeption
• Systembewertung, Auswahl und Entscheidung
• Einführung und Betrieb
In diesem Abschnitt werden kurz die Vorgehenswei-
sen erläutert, die in den Abschnitten 5, 6 und 7 detail-
liert dargestellt werden.
4.1 Projektorganisation
Auch wenn nicht alle von der Anwendung tangierten
Bereiche im Einführungsprojekt integriert werden
müssen, ist die Teilnahme von Vertretern aller Berei-
che am Einführungsprojekt wichtig. Aus Gründen
der Akzeptanz beinhaltet diese Aktivität Informati-
onsveranstaltungen, in denen über neue Möglichkei-
ten durch EDM/PDM-Unterstützung berichtet wird.
Die Erfahrung zeigt, dass sich dadurch nach und nach
alle Bereiche für das EDM/PDM-Projekt interessie-
ren und nach Möglichkeiten der Integration suchen.
Ein Beispiel für eine Projektorganisation ist in
Bild 4.1-1 aufgeführt.
Bild 4.1-1. Projektorganisation
Fig. 4.1-1. Project organization
VDI 2219 – 21 –
prise concerned and planned accurately. EDM/PDM
projects can be split into the three following phases:
• ”As-is state“ analysis and ”To-be state“ design
• system valuation, selection and decision
• introduction and use
These three phases are described briefly in the
following paragraphs and described in detail in Sec-
tions 5, 6 and 7.
4.1 Project organisation
Even if all applications and parts of the company that
may be impacted by EDM/PDM are not represented
in the project team by full-time project members,
their ongoing representation in the project is impor-
tant. People are much more likely to accept new tech-
nology if they are fully informed of the technology
and the new possibilities it offers. Experience shows
that by involving all parts of the company in the
project, the chances of success are much higher.
An example of a project organisation structure is
given in Figure 4.1-1.
– 22 – VDI 2219
4.2 Gestaltung des Auswahlprojekts
Die Aufgaben des Projektteams für die Auswahl und
Einführung eines EDM/PDM-Systems ist die Erfas-
sung der Unternehmensziele, die Optimierung der
Prozesse im Engineering (siehe Abschnitte 4.4, 5, 6
und 7) und die Marktrecherche, auf die hier im Fol-
genden eingegangen wird. Einen guten Einstieg er-
möglichen Messen und Kongresse. Es gibt auch die
Möglichkeit, von Forschungseinrichtungen Informa-
tionen und Systemdemonstrationen zu erhalten. Erst
nachdem ein gewisser Überblick geschaffen wurde,
sollten EDM/PDM-Anbieter untersucht werden. Pa-
rallel dazu müssen die organisatorischen Aufgaben
erledigt und die Unternehmensziele bis auf eine tech-
nische Ebene detailliert werden, um das Pflichtenheft
zu erstellen. Im Pflichtenheft sind Funktionalitäten
aufgeführt, die aus dem Anforderungsprofil abgelei-
tet wurden. Das Anforderungsprofil enthält folgende
Bereiche:
• strategische Anforderungen
• technisch-organisatorische Anforderungen
• funktionsbezogene Anforderungen
• mengenbezogene Anforderungen
• ergonomische Anforderungen
Da in den meisten Fällen nicht alle Anforderungen in
vollständigem Umfang erfüllt werden können, sollte
mit Gewichtungen gearbeitet werden, welche auch
auf die Funktionen des Pflichtenhefts übertragen
werden können. Dadurch lassen sich prozentuale
Aussagen zur Erfüllung durch verschiedene EDM/
PDM-Systeme treffen, wodurch eine zielgerichtete
Auswahl erleichtert wird. Sehr oft wird die Entschei-
dung für ein EDM/PDM-System durch dessen enge
Kopplung mit dem hauptsächlich zum Einsatz kom-
menden CAD-System beeinflusst.
Im Gegensatz zur Einführung eines neuen CAD-Sys-
tems liegt bei der EDM/PDM-Einführung der Haupt-
anteil der Arbeiten auf dem Anpassen des EDM/
PDM-Systems an die betriebsspezifischen Anforde-
rungen („Customising“). Hierzu wird neben direkten
Systemanpassungsfunktionen, die in einem speziel-
len Modul bereitgestellt werden, eine Programmier-
schnittstelle, das „Application Programming Inter-
face“ (API), verwendet.
In der Systemdesignphase wird unternehmensspezi-
fisch festgelegt, welche Prozesse und Systeme in
welcher Reihenfolge mit EDM/PDM-Unterstützung
arbeiten sollen. Damit wird der Umfang der Imple-
mentierungsphase festgelegt.
Die Einbindung eines EDM/PDM-Systems in die
vorhandene IT-Systemlandschaft eines Unterneh-
mens muss sehr genau geplant werden, da es wegen
des großen Funktionsumfangs der beteiligten Sys-
4.2 Managing the selection project
The role of the project team for the selection and in-
troduction of an EDM/PDM system includes identi-
fying company targets, optimisation of the processes
in the engineering (see Sections 4.4; 5; 6 and 7) and
the search for a suitable EDM/PDM system. First
some basic knowledge about EDM/PDM is needed.
Exhibitions and conferences can provide a good in-
troduction. There is also the possibility of receiving
information and system demonstrations from re-
search organisations. Only after a basic understand-
ing has been attained should EDM/PDM vendors be
contacted. In parallel to these activities, the com-
pany’s technical targets must be detailed, in order to
be able to create the product requirement specifica-
tions of the required system. System functionality is
specified in the product requirement specifications.
These have to be derived from a requirement profile
that addresses the following :
• strategic requirements
• technical-organisational requirements
• function-oriented requirements
• quantitative requirements
• ergonomic requirements
Since in most cases it will not be possible to fulfil all
requirements completely, weightings should be ap-
plied to each requirement. These can be used to
weight the corresponding product requirement speci-
fications. This enables a more meaningful selection
to be made. The decision for an EDM/PDM system is
very often influenced by the quality of the integration
with closely related systems such as CAD system.
In contrast to the introduction of a new CAD system,
most of the work that is required for the introduction
of EDM/PDM usually has to be done during EDM/
PDM system introduction – to customise the system
to meet the specific requirements. EDM/PDM sys-
tems include a special module, a programming inter-
face, the ”Application Programming Interface“ (API)
to support this activity.
In the system design phase the team determines in
which sequence processes and systems will be sup-
ported by the EDM/PDM system. In this way the
scope of the implementation phase is determined.
The integration of an EDM/PDM system into the ex-
isting IT system landscape must be planned precisely,
partly because of the wide functional range of the
systems involved, and partly because of the potential

teme leicht zu Problemen in der Daten- und
Funktionshoheit kommen kann. Grundsätzlich sollte
die gesamte Daten- und Funktionshoheit für Engi-
neeringdaten (Metadaten, Workflowdaten, Erzeug-
nisstrukturdaten) beim EDM/PDM-System liegen.
Im Vorfeld der Einführung muss ein detaillierter Ein-
führungsplan erstellt werden, in dem folgende Ge-
sichtspunkte berücksichtigt werden sollten:
• Prozessanalyse und -optimierung
• detaillierte Definition der Systemanforderungen
• stufenweiser Umsetzungsplan
• klar definierte Meilensteine
• Erfolgskriterien und Methoden für die Bewertung
der Qualität von Einführungsmaßnahmen und
ausgewähltem System
• Aufbau des Datenmodells
• Testkonzept
• Pilotanwendung
Der Einführungsplan muss mit anderen Projekten des
Unternehmens koordiniert werden. Dazu ist die Ver-
wendung eines Masterplans zweckmäßig. Im Master-
plan werden die Abhängigkeiten verschiedener Pro-
jekte markiert. Kritische Abhängigkeiten und zeit-
liche Verschiebungen sind dabei besonders zu beach-
ten. Kritische Abhängigkeiten sind Aufgaben, die auf
Funktionalitäten eines anderen Projektes zurückgrei-
fen.
Im Hinblick auf die notwendige unternehmensspezi-
fische Anpassung ist die Modularität eine besonders
wichtige Eigenschaft eines EDM/PDM-Systems.
Eine kleine Basisversion mit den notwendigsten
Funktionen und vielen optionalen Modulen sind eine
wesentliche Voraussetzung, um ein EDM/PDM-Sys-
tem unternehmensangepasst konfigurieren zu kön-
nen. Vorteilhaft ist eine schnelle Einführung unver-
zichtbarer Basisfunktionen und der schrittweise Aus-
bau des EDM/PDM-Systems. So bleiben auch die
Einstiegskosten geringer und der Ausbau kann sich
an den finanziellen Möglichkeiten des Anwenders
orientieren.
Größere Probleme bei der Einführung eines EDM/
PDM-Systems können vor allem in der monolithi-
schen Architektur der vorhandenen IT-Systeme, die
durch das EDM/PDM-System ergänzt und teilweise
sogar ersetzt werden sollen, begründet sein. Monoli-
thische Systeme sind komplexe funktionsüberladene
Systeme ohne klar ersichtliche Trennung der einzel-
nen Funktionen in separate Module.
In jedem Unternehmen trifft man (häufig in den Be-
reichen der Teileklassifizierung, der Stücklistener-
VDI 2219 – 23 –
overlap of data and functions. If possible, all the data
and processes corresponding to engineering activities
(metadata, workflow data, product structure data)
should be managed by the EDM/PDM system.
A detailed EDM/PDM system introduction plan must
be created. This should address the following activi-
ties:
• process analysis and optimisation
• detailed definition of EDM/PDM system require-
ments
• switch-over plan from existing data management
activities to EDM/PDM-supported data manage-
ment
• clearly defined milestones
• success criteria and related methods to evaluate
the quality of the implementation and the selected
system
• the data model
• test procedures for the new system
• the pilot application
The EDM/PDM introduction plan must be co-ordi-
nated with plans for other projects in the company. In
addition, the use of a company-wide master plan is
appropriate. In this master plan the relationships and
dependencies of the company’s various projects
should be highlighted. Critical dependencies and
time periods need to be carefully considered. In this
context, critical dependencies are activities that de-
pend on the success of activities in another project.
Modularity is an important requirement for com-
pany-specific implementation of an EDM/PDM sys-
tem. An EDM/PDM system with a basic module
(with basic functionality) and many optional modules
with other functionality provides a fairly straightfor-
ward way to adapt the system to enterprise needs.
Fast introduction of indispensable basic functions
and then the gradual rollout of the other functions of
the EDM/PDM system across the enterprise is often a
favoured implementation approach. In this way start-
up costs are low and further developments can be ori-
ented towards functionality that is of most interest
financially to users.
Monolithic systems are complex function-rich sys-
tems that lack any clearly evident separation of indi-
vidual functions into separate modules. Severe prob-
lems during the introduction of an EDM/PDM sys-
tem can often occur if existing monolithic IS systems
are to be partially or even totally replaced.
In any company there will be many in-house develop-
ments in the engineering functions, for example for
– 24 – VDI 2219
zeugung und interner Systemkopplungen) auf Eigen-
entwicklungen, die die existierenden Prozessabläufe
wesentlich bestimmen. Eigenentwicklungen sollten
durch Funktionen des EDM/PDM-Systems ersetzt
werden, auch wenn es durch die Übernahme vorhan-
dener Funktionen durch das EDM/PDM-System zu
veränderten Prozessabläufen kommen kann. Diese
laufen unter Kontrolle des EDM/PDM-Systems auto-
matisiert ab, so dass die Prozessketten für einen Be-
arbeiter transparent bleiben.
Eine Systemeinführung sollte immer in Verbindung
mit einer Geschäftsprozessoptimierung stattfinden.
Auch auf Grund dieser Problematik werden EDM/
PDM-Systeme modular aufgebaut, um den Anforde-
rungen des Kunden entsprechend konfigurierbar zu
sein und Funktionsüberlappungen zu minimieren.
Welche Funktionen ersetzt, von einem anderen Sys-
tem übernommen oder sogar überflüssig werden,
wird ebenso wie die zu integrierenden Systeme in der
Systemdesignphase festgelegt.
Am Ende der Konzeptionsphase einer EDM/PDM-
Einführung müssen folgende Informationen detail-
liert vorhanden sein:
• das Datenmodell
• zu koppelnde bzw. zu integrierende Systeme, Do-
kumente, Rechner, Prozesse und Ressourcen
• Infrastruktur und Client-Server-Architektur
Unvollständige oder fehlende Informationen der
Konzeptionsphase müssen in der Implementierungs-
phase nachgearbeitet werden. Die Vollständigkeit ist
besonders bei der Integration auf Funktions- und Da-
tenebene nur mit detaillierten Systemkenntnissen
(von zu integrierenden Systemen und EDM/PDM-
System) zu überprüfen. Auch eine Überprüfung (Re-
view) nach der Konzeptionsphase schützt nicht vor
Zeitüberschreitungen, da selbst kleine Fehler größere
Strukturänderungen nach sich ziehen können.
4.3 Ablaufplanung
Wegen der Vielzahl der betroffenen Bereiche und der
Komplexität von EDM/PDM-Systemen sind neben
der Entscheidung für ein bestimmtes System auch
wichtige Vorbereitungen für dessen Implementierung
durchzuführen, um einen effektiven Einsatz des Sys-
tems zu ermöglichen. Diese können zum Teil erst
dann beginnen, wenn ein bestimmtes System ausge-
wählt wurde (z.B. die systemtechnische Umsetzung),
teilweise aber auch schon vorher parallel zur System-
auswahl (organisatorische Umsetzung des Soll-Kon-
classification, parts list production and system inter-
faces. These often have a strong influence on the per-
formance of existing processes. Such in-house devel-
opments should be replaced if possible by the equiv-
alent functionality of an EDM/PDM system. In the
long run, they will be developed and maintained bet-
ter by an EDM/PDM vendor than by one or two in-
house individuals. It may even be possible to custom-
ise the user interface functionality so it is not obvious
to users that the underlying software has changed.
The introduction of an EDM/PDM system should al-
ways take place in close association with business
process optimisation. As a result, the EDM/PDM sys-
tem needs to be structured in a modular way so that it
can be configured to correspond to user requirements
with minimum overlap of functionality. It should be
specified in the design phase where the EDM/PDM
will be used to replace the functionality of existing
systems.
At the end of this phase of EDM/PDM introduction,
the following informations must be available:
• the data model
• a business architecture showing which systems
can be integrated, and how processes and re-
sources can be better managed
• the infrastructure and client server architecture
Since any incomplete or missing information will
slow down progress during the following phases it is
best to get all required information in this phase. It is
important to check that the information is complete in
particular concerning functionality, data and system
(both the EDM/PDM system and systems to be inte-
grated) knowledge. It will be useful to carry out a
project review at this time to make sure that every-
body agrees with the results so far. It is quicker and it
costs less to carry out such a review at this time in the
project than to wait until much later in the project
when much more time and money has been invested.
4.3 Activity planning
Because of the wide range of departments concerned
and the complexity of EDM/PDM systems, extensive
preparations for implementation have to be made
well in advance, in order to enable effective imple-
mentation and application once the decision is taken
for a particular system. Many of these can be begun
even before it is known which system will be se-
lected. These preparations are described in the fol-
lowing sections.

zepts). In den folgenden Abschnitten werden diese
notwendigen Vorbereitungen beschrieben.
Die Abläufe in der Implementierungsphase müssen
unter Berücksichtigung verschiedener Aspekte erfol-
gen:
• Zeitliche Aspekte: Der in der Gesamtplanung vor-
gesehene Zeitplan für die EDM/PDM-Einfüh-
rung sollte für die Implementierung genügend
Zeit lassen, da hier festgelegt wird, unter welchen
Bedingungen das System künftig arbeitet. Dabei
wird festgelegt, in welchem Zeitrahmen welche
Module in Betrieb genommen werden. Weiterhin
wird die Ausbaustrategie festgelegt, die den Zeit-
plan für die Erweiterung um zusätzliche Module
enthält.
• Ressourcen: Ebenfalls in der Gesamtplanung
sollte enthalten sein, welche Unternehmensberei-
che das EDM/PDM-System in welchem Zeitrah-
men nutzen sollen. Dabei muss einerseits die Neu-
gestaltung der Geschäftsprozesse und andererseits
die Verfügbarkeit der betroffenen Ressourcen be-
rücksichtigt werden,
• Beteiligte Mitarbeiter: Es muss festgelegt werden,
welche Mitarbeiter die Implementierung vorneh-
men bzw. begleiten sollen. Sie sollten möglichst
aus verschiedenen betroffenen Bereichen kom-
men und so weit wie möglich von anderen Auf-
gaben entlastet werden, um eine reibungslose Im-
plementierung durchführen zu können und breite
Akzeptanz zu schaffen.
• Externe EDM/PDM-Beratung: Es empfiehlt sich,
bei so umfangreichen Projekten wie einer EDM/
PDM-Einführung externe Hilfe hinzuzuziehen.
Die Verfügbarkeit von externen Beratern und Mit-
arbeitern des Systemlieferanten müssen zusam-
men mit der Verfügbarkeit der eigenen Mitarbei-
ter frühzeitig in die Planung eingehen.
Die Ablaufplanung legt nun fest, welche Arbeitspa-
kete unter welchen Zuständigkeiten in welcher Rei-
henfolge durchzuführen sind. Diese durchzuführen-
den Arbeiten lassen sich in organisatorische und sys-
temtechnische Maßnahmen unterteilen.
4.3.1 Organisatorische Maßnahmen
Die meisten organisatorischen Maßnahmen, die die
Umsetzung des Soll-Konzepts betreffen, können
VDI 2219 – 25 –
The activities in the implementation phase must take
various considerations into account:
• Time aspects: The schedule for the EDM/PDM in-
troduction, defined in the master plan, must leave
sufficient time for implementation. The initial im-
plementation has a major bearing on the condi-
tions under which the system will run in the future
and the way that users will view it. Saving a few
weeks at this stage could result in months, or even
years being lost later. It’s important to define the
initial time framework within which the various
modules of the EDM/PDM system will be
brought into use. In addition the development
strategy, containing the schedule for extensions to
existing modules and implementation of addi-
tional modules, must be defined.
• Resources: Similarly the master plan should show
at which time the various departments of the com-
pany are to start using the EDM/PDM system.
This planning may need to be fairly flexible to
take account of potential future business process
reorganisation and changes in the availability of
resources.
• Impacted employees: The impact of the EDM/
PDM implementation on company staff needs to
be identified early so that it is possible to take ap-
propriate measures such as relocation and train-
ing. Similarly the members of staff who will par-
ticipate in the project and train other staff should
be identified. They should come, if possible, from
the various parts of the company that will use the
new system, and be relieved as far as possible of
other tasks so that they can concentrate on ensur-
ing smooth and successful implementation.
• External EDM/PDM consultants: On major
projects such as the implementation of EDM/
PDM it is useful to get assistance from experi-
enced external EDM/PDM consultants. The avail-
ability of external advisors and customisers from
the selected system supplier must be planned to-
gether with that of internal resources.
The planning process will show the skills needed to
implement each part of the system and the order in
which they should be implemented. Activities can be
divided into organisation-oriented and system-ori-
ented activities.
4.3.1 Organisational measures
Most organisational measures which are related to
achieving the target ”To-be state“, can be carried out
– 26 – VDI 2219
schon parallel zur Systemauswahl durchgeführt wer-
den, da sie zunächst nicht unmittelbar von der Sys-
tementscheidung abhängig sind. Im Vorfeld der Im-
plementierung müssen Prozesse und die Organisation
der betroffenen Bereiche in das EDM/PDM-System
abgebildet werden. Dafür sind zum einen die Infor-
mationsflüsse zu definieren und zum anderen die
Tätigkeiten der betroffenen Bereiche zu beschreiben.
Diese Tätigkeitsbeschreibungen enthalten Aufgaben,
Kompetenzen, Verantwortlichkeiten und Schnittstel-
len zu anderen Bereichen, das heißt beispielsweise
die übergebenen Daten in Typ, Format und Umfang.
Ein weiterer Schritt ist die Definition eines Daten-
modells bzw. – falls bereits vorhanden – die Anpas-
sung der Strukturen des EDM/PDM-Systems an die
Struktur des Unternehmens bzw. des Bereichs. Hier-
bei gilt es, die Grundstruktur des Datenmodells ent-
sprechend den Anforderungen festzulegen und Struk-
turdaten, Artikelstammdaten, Attribute usw. zu defi-
nieren. Außerdem muss eine Versions- und Varian-
tenverwaltung aufgebaut werden, die eindeutig fest-
legt, wie unterschiedliche Versionen bzw. Varianten
differenziert werden. Schließlich werden noch Sach-
merkmale, Objekt- und Prozesszustände, Zugriffs-
rechte sowie die Verteilersysteme definiert.
4.3.2 Systemtechnische Maßnahmen
(IT-Infrastruktur)
Diese Maßnahmen, betreffen – soweit notwendig –
Hardware und in umfangreicherem Maße Software.
Mit der Einführung eines EDM/PDM-Systems muss
nicht automatisch die Neuanschaffung von Hardware
einhergehen. Dies kann aber notwendig sein, um
Kompatibilität herzustellen oder aber es wird die Ge-
legenheit genutzt, im Zuge ohnehin notwendiger
Maßnahmen auch die Hardwareausstattung zu aktua-
lisieren.
Die hinzugekommenen Systeme müssen eingerich-
tet, mit Systemsoftware versehen und ins Netzwerk
eingebunden werden. Der weitaus größere Arbeits-
aufwand besteht in der softwareseitigen Anpassung.
Die Server-Software ist zu installieren, sämtliche an
das EDM/PDM-System anzuschließende Systeme
sind mit Client-Software zu versehen, Schnittstellen
müssen definiert, programmiert und installiert wer-
den, Benutzerkonten müssen eingerichtet und den
vorher definierten Tätigkeiten entsprechend mit
Rechten ausgestattet werden. Darstellungs- (View-
ing) und Änderungs- (Editier-)Funktionen für alle zu
unterstützenden Formate müssen benutzerspezifisch
integriert werden.
Ein weiterer sehr wichtiger Punkt ist die Definition
der Datenhoheit, die Replikation über die verschiede-
nen Standorte des Unternehmens und die entspre-
in parallel to the system choice since they are usually
not directly dependent on the decision for a particular
system. Processes and organisational structures need
to be defined in the EDM/PDM system. Information
flows must be defined and described. Work descrip-
tions for the various departments must be defined.
These job descriptions should address functions, au-
thority, responsibility and interfaces to other areas,
for example describing the data types, formats and
volumes to transfer.
A further step is the definition of a data model or – if
already available – the customisation of the structures
of the EDM/PDM system to the structures of the en-
terprise. To do this it’s necessary to determine the
data model corresponding to the requirements, to
structure data, to define article master data, to define
attributes, etc. In addition, version and variant man-
agement rules must be defined to show how unique
and different versions or variants are differentiated.
Special features, object and process conditions, ac-
cess rights and distribution lists need to be defined.
4.3.2 System-oriented measures
(IT infrastructure)
System-oriented measures will probably address both
hardware and software. The introduction of an EDM/
PDM system does not necessarily involve the acqui-
sition of hardware. However, this may be necessary
in order to maintain compatibility, or because the in-
troduction of EDM/PDM is seen as a good opportu-
nity to update the hardware.
Newly acquired hardware must be implemented and
included in the network. Usually this is relatively
straightforward. Ensuring that everyone has the right
software and the right version of software is usually
more complicated. All computers that are to run the
EDM/PDM system need to be identified. Some will
be servers. Many will be clients, and for these it is im-
portant to define software requirements. Interfaces
must be defined, programmed and installed. User ac-
counts must be created. Rights must be applied to ac-
tivities. Viewing and editing functions for all sup-
ported data formats must be assigned to the different
user classes.
Other very important points include the definition of
data ownership, data replication over the different lo-
cations of the enterprise and the definition within the

chende Abbildung innerhalb des EDM/PDM-Sys-
tems bzw. der damit verbundenen Systeme (im
Wesentlichen CAD- und PPS-Systeme). Schließlich
erfolgt noch die benutzerspezifische Anpassung des
Masken- bzw. Menülayouts in der Benutzungsober-
fläche [BuHM-96].
4.4 Allgemeine Vorgehensweise für die
EDM/PDM-Einführung
Zu Beginn eines EDM/PDM-Projekts steht die Pro-
jektdefinition und die Zusammenstellung des verant-
wortlichen Projektteams. In dieser Phase wird unter
Berücksichtigung der Gesamtstrategie des Unterneh-
mens der Umfang des Projekts, die zu erreichenden
Ziele und die Verantwortlichkeit definiert. Wie be-
reits erwähnt, sollte schon zu diesem Zeitpunkt ge-
prüft werden, ob das Projektteam um externe Berater
erweitert werden kann, damit eine unabhängige Sicht
auf die Problemstellung möglich ist.
4.4.1 Ist-Analyse und Soll-Konzeption
In der Analysephase wird die Organisation und die
IT-Infrastruktur der relevanten Bereiche erfasst.
Dazu gehören Geschäftsprozesse im Engineering
(beispielsweise Prüf- und Freigabewesen, Ände-
rungswesen, Verteilerwesen, Stücklistenwesen, Nor-
mungswesen). Informationsflüsse müssen in geeig-
neter Form abgebildet werden. In dieser Phase ergibt
sich die Möglichkeit, generell die Abläufe zu über-
prüfen und zu überarbeiten, denn nur mit optimierten
Prozessen kann man das gesamte Potenzial einer
EDM/PDM-Anwendung ausschöpfen und verhin-
dern, dass ineffiziente Prozesse durch die Rechnerun-
terstützung fixiert werden.
Im Soll-Konzept werden technische und organisato-
rische Rahmenbedingungen festgelegt. Parallel
hierzu ist eine detaillierte Marktanalyse vorzuneh-
men, um die Leistungsfähigkeit und Funktionalität
der in Frage kommenden EDM/PDM-Systeme ver-
gleichen zu können. Die Gesamtheit dieser Ergeb-
nisse ergibt die Grobspezifikation, die in allgemeiner
Form enthält, welche Funktionen auf welche Art und
Weise und von welchen Moduln zu erfüllen sind (die
detaillierte Darstellung findet sich in Abschnitt 5).
4.4.2 Bewertung, Auswahl und Entscheidung
Mit den Angaben aus der Grobspezifikation erfolgt
anhand von Ausschlusskriterien eine Systemvoraus-
wahl von bis zu drei Systemen, von deren Herstellern
Angebote eingeholt und die einer genaueren Untersu-
chung unterzogen werden. Am Ende der Bewer-
VDI 2219 – 27 –
EDM/PDM system of interfaces to other systems in
the environment (in particular CAD and ERP sys-
tems). Customisation of the masks and menu layouts
in the user interface is also important [BuHM-96].
4.4 General methodology for
EDM/PDM Introduction
The first tasks in an EDM/PDM project are to define
the project objectives and to create the EDM/PDM
project team. During this phase the overall strategy of
the enterprise and the scope of the project need to be
considered as inputs to define achieve targets and re-
sponsibilities. As previously mentioned at this time it
should be decided whether the project team can be
usefully assisted by external advisors so that an inde-
pendent, experienced view is available.
4.4.1 ”As-is state“ analysis and
”To-be state“ design
In the analysis phase of the project, the organisation
and the IT infrastructure of the relevant areas of the
enterprise are investigated. The analysis should in-
clude business processes in Engineering such as test
and release activities, change processes, distributors,
the nature of parts lists and standardisation. Informa-
tion flows must be illustrated in a suitable form so
that everybody can understand them and add value
where appropriate. In this phase some thought should
be given to revising the flows because it is only with
optimised processes that the true potential of an
EDM/PDM application can be achieved. Applying an
EDM/PDM system to inefficient processes will only
automate wasteful activities, not improve the pro-
cesses.
In the design of the target, or ”to-be state“, both tech-
nical and conceptual conditions must be addressed.
In parallel to this activity, a detailed market review
should be carried out to identify and compare the ef-
ficiency and functionality of applicable EDM/PDM
systems. These activities lead to a rough specification
for the future system, including the functions to be
fulfilled. A detailed description is given in Section 5.
4.4.2 Evaluation, selection and decision
With the information from the rough specification, a
system preselection can take place. Two or three sys-
tems are selected, the corresponding vendors con-
tacted, and the systems examined in more detail.
Benchmark tests are carried out to ensure that the sys-
– 28 – VDI 2219
tungsphase steht die Auswahl eines EDM/PDM-Sys-
tems aus der Vorauswahl unter Berücksichtigung des
Lastenheftes und der durchgeführten Benchmark-
tests, die die individuellen Gegebenheiten des Unter-
nehmens berücksichtigen sollten. Die detaillierte
Darstellung findet sich in Abschnitt 6.
4.4.3 Einführung und Betrieb
Nach der Auswahl erfolgen Implementierung und An-
passung des Systems an die unternehmensspezifi-
schen Gegebenheiten (Customising). In der Praxis
wird dies oft stufenweise realisiert, das heißt zu Be-
ginn des Betriebs werden zunächst unverzichtbare
Grundfunktionalitäten zur Verfügung gestellt, die spä-
ter sukzessiv ausgebaut werden. Dieser Vorgehens-
weise wird auch der Aufbau der meisten EDM/PDM-
Systeme gerecht, der den Betrieb einzelner Module
ermöglicht und einen künftigen Ausbau auf den ge-
samten Funktionsumfang des Systems erlaubt. Zum
Zeitpunkt der Einführung muss ein Erweiterungskon-
zept erarbeitet werden, das die künftigen Ausbau-
schritte festlegt. So bleibt der anfängliche Aufwand
geringer, der Ausbau kann sich an den finanziellen
und kapazitiven Möglichkeiten des Kunden orientie-
ren und eine mögliche Funktionsüberschneidung mit
einem eventuell bereits vorhandenen PPS-System
kann so gering wie möglich gehalten werden.
• Die technische Systemeinführung beginnt in der
Regel mit dem Dokumentenmanagement (Zeich-
nungsverwaltung). Dies ist ein geeigneter und mit
vergleichsweise geringem Aufwand verbundener
Schritt, der einen späteren Ausbau zum längerfris-
tigen Ziel einer möglichst umfassenden Produkt-
strukturverwaltung ermöglicht. Damit ist das
EDM/PDM-System in der Lage, alle für eine Auf-
gabe relevanten Dokumente verfügbar zu machen
und gegebenenfalls die passende Anwendung zu
starten.
• Im zweiten Schritt werden alle Einzelteile, Bau-
gruppen und Produkte erfasst. Dadurch erhält das
EDM/PDM-System die Kontrolle über alle Zu-
griffe und Veränderungen an Produktdaten.
• Ein weiterer Schritt ist die Rechnerunterstützung
verschiedener Abläufe wie z.B. der Prozesse des
Freigabe- und Änderungswesens durch Abbil-
dung der jeweiligen Workflows.
• Zu Beginn sollte auch die Benutzerverwaltung
mit der Zuordnung der individuellen Rechte ge-
plant und sorgfältig implementiert werden, um die
notwendigen Voraussetzungen für einen späteren
Ausbau zu ermöglichen.
• Die Abbildung der Produktstrukturen sowie die
Zuordnung zu den entsprechenden Dokumenten
aus der Dokumentenstruktur eröffnet schließlich
tems are capable of meeting all the requirements of
the company. The detailed description of this phase is
given in Section 6.
4.4.3 Introduction and use
After a particular system has been selected, custom-
ising to company-specific requirements takes place.
In practice this often takes place gradually, with only
indispensable functionality added first, and addi-
tional developments gradually added later. The struc-
ture of most EDM/PDM systems supports this ap-
proach, since they are very modular and individual
modules can be brought into use one after the other
until all functionality is available. Another advantage
of this approach is that initial expenditure remains
low, developments can be balanced against the finan-
cial and resource possibilities of the users, and possi-
ble overlap with the existing ERP system kept as
small as possible.
• The technical system introduction usually begins
with document management (drawing manage-
ment). This is a useful step that requires compara-
tively small expenditure, but enables later devel-
opment to the long-term target of as global a prod-
uct structure management as possible. Even after
this very first step, the EDM/PDM system will be
able to provide access to all relevant documents –
and if necessary start the corresponding applica-
tion program if so required.
• In the second step all parts, assemblies and prod-
ucts are entered, so the EDM/PDM system can
control all accesses and modifications to product
data.
• In the next step, the EDM/PDM system is used to
support simple processes such as release and
change management through its workflow func-
tionality.
• In order to enable the necessary prerequisites for
successful later development, user administration
rights should be planned and implemented care-
fully to allow the allocation of non-standard
rights.
• Finally, the management of product structures and
related documents from the document structure
leads to the most extensive possibilities of the sys-

die umfangreichsten Möglichkeiten, Produktin-
formationen zu verwalten und einer großen Zahl
von Anwendern zur einfachen Wiederverwen-
dung zur Verfügung zu stellen. Damit ist auch die
Voraussetzung zur Produktverfolgung gegeben,
wobei die Konsistenz der Daten auch bei konkur-
rierenden Zugriffen gewährleistet wird.
Sind alle vorbereitenden Maßnahmen getroffen, er-
folgt ein Systemtest in einer abgegrenzten Testumge-
bung. Hier wird die Systemimplementierung anhand
verschiedener Kriterien geprüft. Besonders wichtig
ist hierbei eine sorgfältig Überprüfung hinsichtlich
der Berücksichtigung der Benutzeranforderungen,
um von vornherein eine möglichst große Akzeptanz
zu schaffen. Sind die Tests erfolgreich abgeschlos-
sen, erfolgt der schrittweise Transfer in die organisa-
torischen Einheiten.
Da EDM/PDM-Systeme wie alle IT-Systeme trotz
laufender Weiterentwicklung nur eine begrenzte Le-
bensdauer aufweisen, sollte bereits bei der Einfüh-
rung die einfache Übertragung aller definierten
Strukturen und Daten auf ein mögliches Nachfolge-
system in einem Migrationskonzept berücksichtigt
werden.
5 Ist-Analyse und Soll-Konzeption
Bei der Durchführung der Ist-Analyse und dem Auf-
stellen des Soll-Konzepts bieten sich gute Gelegen-
heiten, Abläufe und Vorgehensweisen in den betrof-
fenen Bereichen kritisch zu überprüfen, an neue Er-
fordernisse anzupassen und dabei alle Rationalisie-
rungsmöglichkeiten auszuschöpfen. Weitere Schritte
sind die Bereinigung der Nummernsysteme, die Wahl
der Anwendungsbereiche, das Aufstellen des Anfor-
derungsprofils, die Analyse des Marktes für EDM/
PDM-Systeme, die Schätzung der Wirtschaftlichkeit
sowie das Klären von arbeitsrechtlichen Bestimmun-
gen und juristischen Fragestellungen.
5.1 Aufnahme des Ist-Zustands
Zu den Aufgaben bei der Erfassung des Ist-Zustands
gehören:
• Aufnahme der Anforderungen von repräsentati-
ven Kunden, des Marktes allgemein und des Um-
feldes, in dem sich die Engineering-Bereiche be-
wegen
• Erfassen aller Prozesse in den Engineering-Berei-
chen, Identifikation der Hauptprozesse und Zerle-
gung (Dekomposition) in einzelne Prozesse
• Aufnahme der Mengengerüste, auch des Anteils
von Fremdvergaben
VDI 2219 – 29 –
tem and leads to the provision for a large number
of users of all sorts of product information. In this
way the foundation for successful continuation of
the EDM/PDM project is laid, and consistent con-
current access to all product data ensured.
Once EDM/PDM functionality has been imple-
mented it should be formally and systematic tested to
make sure that the system implementation corre-
sponds to requirements. Particularly important in this
context is careful examination of requests from users
for modifications to functionality as these can greatly
increase the level of user acceptance of the system.
Once the formal tests have been completed, the sys-
tem can be rolled out throughout the company.
Since EDM/PDM systems, like all IT systems, only
have a limited life span, the migration of all product
structures and data from the EDM/PDM system to its
successor should already be considered at this stage.
5 ”As-is state“ analysis and
”To-be state“ design
Analysis of the ”As-is State“ and definition of the
”To-be state“ offer good opportunities to review and
improve product development processes. Care
should be taken to see that all possibilities for ration-
alisation and use of new technology are examined.
Other steps in this phase include investigating the
numbering systems, defining the application scope,
defining a statement of requirements, analysing the
market for EDM/PDM systems, estimating financial
aspects and clarifying regulations pertaining to la-
bour law and legal questions.
5.1 Understanding the ”As-is state“
During this activity it’s important to:
• identify the needs of representative customers and
understand the environment in which engineering
activities take place
• describe all processes in the engineering areas,
identify the main processes and hierarchically de-
compose them into their sub-processes
• calculate application statistics, including statistics
relating to engineering activities carried out out-
side the company
– 30 – VDI 2219
• Erstellen folgender Zuordnungs-Matrizen:
– Welcher Prozess wird wo (Funktion/Abteilung/
Standort) bearbeitet?
– Welcher Prozess erzeugt welche Ergebnisse
(Unterlagen, Modelle usw.)?
– Welcher Prozess benötigt welche Ressourcen
und Qualifikationen (Mitarbeiter, Methoden,
Rechnerunterstützung, Zuarbeit von anderen
Abteilungen usw.)?
– Welcher Prozess ist mit welchem anderen Pro-
zess verbunden und welche Informationen wer-
den wohin weitergegeben?
Diese Aufgabe kann vereinfacht werden, indem
man den Auftragsdurchlauf mehrerer repräsenta-
tiver Produkte durch die Engineering-Bereiche
verfolgt.
• Aufnahme der Datenflüsse. Prüfung, ob diese pa-
rallel zu den Prozessen verlaufen bzw. welche Ab-
weichungen warum vorhanden sind
• Bewerten jedes Prozesses auf Kundenorientierung
und möglichst geradlinigem Informationsfluss
• Erfassen der Aufbauorganisation, bezogen auf
Standorte und das Gesamtunternehmen
Die Schwachstellenanalyse nutzt die Ergebnisse der
Ist-Analyse und erstellt daraus eine Rangfolge der
bewerteten Prozesse. Kriterien für diese Rangfolge
stammen aus der Aufnahme der Anforderungen re-
präsentativer Kunden, aus einem Benchmarking und
aus dem Umfeld des Unternehmens. Es ist kein
Nachteil, wenn die Schwachstellenanalyse durch Ex-
terne durchgeführt wird, da diese oft weniger „be-
triebsblind“ sind.
Vor einer EDM/PDM-Einführung ist besonders auf
die Informationsflüsse in der Produktentwicklung
und damit auf die vorhandene IT-Infrastruktur im En-
gineering und in den angrenzenden Bereichen zu ach-
ten, um Schwachstellen bei der Kopplung vorhande-
ner Systeme untereinander im Unternehmen und zu
Kunden herausarbeiten zu können.
Die Ergebnisse der Ist-Analyse werden dem Top-
management und allen Betroffenen präsentiert. Die
beim Aufstellen des Projektplans erfolgte Schätzung
der Kosten und Nutzen wird anhand der Ist-Analyse
aktualisiert.
5.2 Erstellung des Soll-Konzepts
Bei der Erstellung des Soll-Konzepts sollte man die
Chance nutzen, eine grundlegende Umgestaltung der
Produktentwicklung vorzunehmen. Das Soll-Kon-
zept ist dynamisch, das heißt es müssen bei Bedarf
• create the following application templates:
– Which process is executed where (function/de-
partment/location)?
– Which process produces which results (docu-
ments, models, etc.)?
– Which process needs which resources and
skills (workers, methods, computers, prepara-
tory work by other departments, etc.)?
– Which processes are connected and which in-
formation is passed between processes?
This activity can be simplified by following the
path of several representative products through the
engineering areas:
• identifying data flows, checking whether these
run in parallel or series to other processes, and
identifying any deviations
• evaluating the extent to which each process meets
customer requirements and if information flows
are as direct as possible
• describing the organisational structure, in particu-
lar as it relates to geographical locations and the
rest of the enterprise
The weakpoint analysis uses the results of the analy-
sis of the ”As-is state“, and creates from it a ranking
of the evaluated processes. Criteria for this ranking
originate from user requirements, from benchmark-
ing and from the surrounding environment in the en-
terprise. It is not a disadvantage if external consult-
ants execute the weakpoint analysis, since they bring
a fresh, unbiased view to the task.
Before introducing an EDM/PDM system it is partic-
ularly important that information flows in the product
development process and throughout the existing IT
infrastructure in the engineering and adjacent areas
are understood. This will make it possible to identify
weak points in the interfacing of existing systems
both within the enterprise and with its customers.
The results of the ”as-is state“ analysis should be pre-
sented to top management and all people concerned
by the introduction of EDM/PDM. The estimation of
costs and benefits associated with the introduction of
EDM/PDM are based on the ”As-is state“ so it is im-
portant that everybody understands the analysis.
5.2 Developing the targeted ”To-be state“
During the development of the „to-be state“ the pos-
sibility for fundamental transformations in the prod-
uct development activity should be considered. The
”to-be state“ is dynamic, i.e. if necessary, after the in-

Änderungen eingearbeitet werden können, die bei-
spielsweise aus den Ergebnissen der ersten Realisie-
rungen oder aus einem sich ändernden Markt oder
Umfeld resultieren.
Bei der Erstellung eines Soll-Konzepts sollten fol-
gende Voraussetzungen beachtet werden [StV2-96]:
• Im Vordergrund stehen der (außer- und innerbe-
triebliche) Kunde, die Produkte und die Prozesse.
Erst dann folgen die zur Umsetzung benötigten
Methoden, danach die Arbeitstechniken, die Ver-
fahren, die Werkzeuge und, erst ganz zum
Schluss (!), das EDM/PDM-System. Gerade bei
den komplexen Prozessen in der Produktentwick-
lung ist es unbedingt erforderlich, diese vor der
EDM/PDM-Einführung zu überarbeiten, um opti-
mierte Prozesse auf das System abzubilden und
dadurch den maximal möglichen Nutzen der An-
wendung zu erhalten.
• Änderungen der Aufbau- und Ablauforganisation
sind erforderlich, von allen Beteiligten erwünscht
und immer möglich.
• Die Möglichkeiten der Rechnerunterstützung für
die überarbeiteten und die neuen Prozesse werden
als unbegrenzt angenommen. Man sollte sich da-
bei nicht von den heutigen (immer noch begrenz-
ten) Fähigkeiten eines EDM/PDM-Systems be-
einflussen lassen. Auch darum ist es wichtig, dass
zuerst die Prozesse aktualisiert und erst danach
geeignete Systemalternativen untersucht werden.
Durch den EDM/PDM-Einsatz können andere
Arbeitstechniken und Vorgehensweisen als bisher
genutzt werden. Dies führt auch zu anderen
Arbeitsabläufen im Unternehmen.
Für die Inhalte des Soll-Konzepts, die sehr sorgfältig
und vorzugsweise elektronisch dokumentiert werden
sollten, hat sich folgende Zusammenstellung be-
währt:
• Definieren neuer und Festschreiben aktualisierter
Prozesse, die durch Systematisieren und Standar-
disieren vorhandener Prozesse gewonnen wurden.
Welche Tätigkeiten und Prozesse können zusam-
mengefasst, welche müssen komplett neu gestaltet
werden, welche sind parallelisierbar? Diese Syste-
matisierung führt auch zu der Einrichtung einer
Methodenbank, in der für jede Aufgabenstellung
das am besten geeignete Verfahren enthalten ist.
Dadurch wird redundantes und inkonsistentes
Arbeiten bei der Auftragsabwicklung vermieden.
• Erstellen von Zuordnungsmatrizen mit den hier
neu definierten bzw. überarbeiteten Prozessen
analog zu der Vorgehensweise bei der Ist-Analyse
(Abschnitt 5.1). Dabei ist es durchaus sinnvoll,
VDI 2219 – 31 –
itial EDM/PDM implementation or as a result of
changing market conditions it must be possible to
carry out further changes.
When developing the “to-be state“, the following
points should be considered [StV2-96]:
• First think about customers, products and pro-
cesses. Once they have been fully understood (but
not before), consider methods, migration require-
ments, procedures, the tools and, at the very end,
the EDM/PDM system itself. Even if the proc-
esses in product development appear very com-
plex it is absolutely necessary to review them be-
fore the EDM/PDM introduction in order to make
sure they are optimised. If not, the EDM/PDM
system can not provide maximum benefits.
• Modifications to the organisational structure and
the product development processes are usually
necessary, and can provide major benefits.
• Assume that the possibilities of computer-based
support for the new, redefined processes are un-
limited. Do not be influenced by the current (still
limited) abilities of an EDM/PDM system. EDM/
PDM systems will become more powerful in the
future and it will be possible to make use of func-
tionalities that are currently not available. It is im-
portant that first the processes are improved and
only then suitable system alternatives examined.
An EDM/PDM system can support many new ap-
proaches and tools in engineering. Consider the
changes that these may have for operations in
other parts of the enterprise.
For the description of the ”to-be state“, which should
be documented very carefully and preferably elec-
tronically, the following points should be considered:
• Define in detail improved processes by systema-
tising and standardising existing processes. Iden-
tify which activities and process can be shortened,
which must be completely renovated, which can
benefit from carrying out tasks in parallel. Such a
review will lead to the ”development activity
bank“, in which the most suitable procedure for
each task is defined. In this way redundant and in-
consistent activities can be avoided.
• Create templates with redefined or revised proc-
esses as in the analysis of the ”As-is state“ (Sec-
tion 5.1). At the same time it is useful to systema-
tise and standardise the products that are defined
– 32 – VDI 2219
gleichzeitig auch die Produkte zu systematisieren
und zu standardisieren, die durch diese Prozesse
hergestellt werden [VWSS-94].
• Definition von Kernprozessen, Prüfung und Ent-
scheidung, welche der Nicht-Kernprozesse kos-
tengünstiger und ohne Schaden für das Unterneh-
men an Dritte verlagert werden können. Festlegen
der Verantwortlichkeit für jeden einzelnen Pro-
zess.
• Auf der Basis der Zuordnungsmatrizen (Abschnitt
5.1) erfolgt die Konzeption der Produktfamilien,
z.B. mit Hilfe der Gruppentechnologie [Vajn-92].
• Definieren von kleineren Geschäftseinheiten
(„Business Unit“), die auf einen oder mehreren
Kernprozessen aufbauen und die eine abgeschlos-
senene und überschaubare Menge von Prozessen
zur Entstehung einer Produktfamilie enthalten.
Es ist zu prüfen, ob die Beschreibung der neuen Pro-
zesse im Soll-Konzept nicht gleichzeitig als Basis für
eine Zertifizierung nach DIN ISO 9000 ff. verwendet
werden kann, da sich die Dokumentation der Pro-
zesse mit geringem Aufwand zu einem Qualtäts-
management-Handbuch erweitern lässt.
Weitere Inhalte des Soll-Konzeptes sind:
• Einsetzen von interdisziplinären Teams, die mög-
lichst einen oder mehrere Prozesse vollständig be-
arbeiten, um eine oder mehrere Produktfamilien
komplett betreuen zu können. Dies bedeutet für
die Mitarbeiter:
– neue Arbeitsplatzbeschreibungen, die aus den
geänderten Prozessen und der Teambildung re-
sultieren
– veränderter Qualifikationsbedarf, festgehalten
in einer Zuordnungsmatrix aus Prozessen und
jeweils benötigter Qualifikation (Skill)
– neue Entlohnungs- und Prämiensysteme, um
die auf Grund fehlender Hierarchien wegfallen-
den „klassischen“ Aufstiegsmöglichkeiten zu
kompensieren und Leistungsanreize zu schaf-
fen
• veränderte Formen der Zusammenarbeit mit Kun-
den und Zulieferanten, etwa durch Simultaneous
Engineering, virtuelles oder vernetztes Modellie-
ren usw. [Kraus-97]
• veränderte und schnellere Form der Angebotsbe-
arbeitung
• leistungsfähigere Formen des Berichtswesens, die
zum Teil automatisch aus den (hier ebenfalls plan-
baren) Workflow- und Standardsoftware-Syste-
men erzeugt werden können
• Festlegen der neuen Prozesse, die das EDM/
PDM-System unterstützen soll
by these processes [VWSS-94].
• Define key business processes, identify the proc-
esses that are not key business processes and
could be carried out by third parties. Define the
responsibility for each individual process.
• The definition of product families can take place
on the basis of the templates (Section 5.1), e.g.
with the help of group technology [Vajn-92].
• Define smaller organisational entities (”business
units“), built around one or more key business
processes and product families.
Find out whether the description of the new processes
in the ”to-be state“ can also be used for process certi-
fication activities such as ISO 9000, since it would
not cost much to extend the documentation of the
processes for a quality management manual.
Activities to consider when defining the ”to-be state“
include:
• Using interdisciplinary teams. If possible use one
team for the one or more processes that corre-
spond to one or more product families. For team
members this will mean:
– new job descriptions resulting from the modi-
fied processes and the team dynamics
– changed skill requirements. This can be outli-
ned in a skill allocation matrix showing which
skills are needed for each part of the matrix.
– new remuneration and bonus systems, in order
to compensate the traditional opportunities for
advancement that will be greatly reduced with
flat organisations. Instead create achievement-
oriented benefit systems.
• different forms of co-operation with customers
and vendors, such as simultaneous engineering,
virtual product modelling, etc. [Kraus-97]
• new and faster ways of processing offers
• a more efficient reporting system, which can be
produced partially automatically from the work-
flow and ERP systems
• defining the new processes which are to support
the EDM/PDM system

• Festlegen der Systeme, mit denen das EDM/
PDM-System zusammenarbeiten muss. Welche
Schnittstellen sind zu welchen IT-Systemen erfor-
derlich?
Verbunden mit den letzten Anmerkungen ist die Pla-
nung der veränderten IT-Infrastruktur. Dabei hat sich
die Systemkonfiguration nach Bild 3-1 als sehr trag-
fähig erwiesen.
Wie bereits erwähnt, ist es für eine profunde und kon-
fliktarme Realisierung notwendig, dass das Soll-
Konzept gemeinsam erarbeitet und der Unterneh-
mensleitung sowie allen Betroffenen präsentiert
wird, damit diese ihre Zustimmung geben und Ände-
rungsvorschläge mit berücksichtigt werden können.
5.3 Aktualisierung der Nummerungssysteme
Ein wichtiger Bestandteil aller betrieblichen Abläufe
ist die eindeutige Beschreibung aller relevanten Ob-
jekte (Teile, Baugruppen, Produkte, Zeichnungen
usw.), was üblicherweise mit Kurzbezeichnungen
bzw. Nummern geschieht. Da der Aufbau dieser
Nummern systematisch erfolgt, spricht man von
einem Nummerungssystem. Bei herkömmlich ver-
walteten Datenbeständen hatte das Nummerungssys-
tem die Hauptaufgabe, diese Datenbestände zu klas-
sifizieren. Bei rechnerunterstützter Verwaltung von
Datenbeständen muss das Nummerungssystem sys-
tembedingt nur die Eindeutigkeit der Datensätze
sicherstellen, um die Daten identifizieren zu können.
Um ein EDM/PDM-System effektiv nutzen zu kön-
nen, ist es daher notwendig, ein vorhandenes Num-
merungssystem einer effektiven Nutzbarkeit entspre-
chend zu überarbeiten bzw. überhaupt ein Numme-
rungssystem einzuführen. Damit ist meistens auch
eine Neuordnung der Teileklassifizierung verbunden.
Da die IT-seitigen Anforderungen an ein Numme-
rungssystem gänzlich andere sind als bei herkömm-
licher Datenverwaltung, muss bei der Umgestaltung
sorgfältig darauf geachtet werden, nur die wirklich
notwendigen Bestandteile des alten Systems zu über-
nehmen (wenn überhaupt), um die Leistungsfähig-
keit des neuen Systems nicht von vornherein durch
Altlasten einzuschränken. So kann eine bewährte
Grobklassifikation als Teil einer neuen Verbundnum-
mer beibehalten werden. Da nur eine geringe Not-
wendigkeit besteht, über die Nummer ein Teil manu-
ell zu identifizieren, ist eine vollständig sprechende
Nummer nicht mehr nötig [EHSS-91]. Bewährt ha-
ben sich in der betrieblichen Praxis Verbundnum-
mern mit einen kurzen, grob klassifizierenden Teil
und einem identifizierenden Teil, der nur aus einer
Zählnummer besteht. Derart aufgebaute Nummern
sind kurz, leicht zu handhaben und neigen bei ausrei-
chender Dimensionierung des identifizierenden Teils
VDI 2219 – 33 –
• Defining the IT systems with which the EDM/
PDM system must co-operate. Which interfaces
will be necessary for which IT systems?
The system configuration shown in Figure 3-1 pro-
vides a good starting point for the activity of defining
the new IT infrastructure.
The ”to-be state“ must be documented and presented
to management as well as to all people concerned by
the introduction of the EDM/PDM system so that
their proposed amendments can be considered and
eventual agreement achieved.
5.3 Updating the numbering systems
An important component of all product development
processes is the clear identification of all relevant ob-
jects (parts, modules, products, drawings, etc.). This
is usually done with short names or numbers. Since
the structuring of these numbers is systematic, one
can speak of a numbering system. With traditional
manual management systems one of the major tasks
of such systems was also to classify the objects.
When computer aided management of these objects
is introduced with EDM/PDM, the system of num-
bers must guarantee clarity and uniqueness, in order
to be able to clearly identify objects. In order to be
able to use an EDM/PDM system effectively, it may
be necessary to revise existing numbering systems or
to introduce a new numbering system. This activity is
closely connected to re-organisation of the part clas-
sification scheme.
Since the IT requirements of a numbering system
may be completely different from those of manual
data management, careful attention must be paid dur-
ing the transformation to ensure that only the really
necessary constituents (if any) of the old system are
migrated. Otherwise the efficiency of the new system
may be limited from the beginning. A well-proven
rough classification may be maintained as part of a
new number. Since there is only a small need to iden-
tify parts manually using the number, a completely
meaningful number is no longer necessary [EHSM-
91]. In practice it has been found that numbers made
up of a short, roughly classifying section and an iden-
tifying section (which consists only of an incre-
mented number) are suitable. These numbers are
short, easy to handle, and provide enough classifica-
tion information. Selection of a part can then be made
easily based on the attributes in the parts list. The dif-
ferent types of numbering and their structure can be
– 34 – VDI 2219
nicht zum „Platzen“. Eine genauere Beschreibung
des Teils kann dann beliebig über Attribute im Teile-
stamm erfolgen. Die verschiedenen Nummerungs-
arten und deren Aufbau können den einschlägigen
Normen [DIN 6763; DIN 6789-1] entnommen wer-
den.
5.4 Auswahl von Anwendungsbereichen
Eine unternehmensweite Einführung eines EDM/
PDM-Systems wird in den wenigsten Fällen „auf
einen Schlag“ realisierbar sein. Daher müssen die
wichtigsten Einsatzbereiche im Vorfeld genau identi-
fiziert werden. Im Folgenden sollen typische Anwen-
dungsbereiche vorgestellt werden. Welche davon für
ein Einführungsprojekt priorisiert werden sollten,
hängt von der jeweiligen Situation des Unternehmens
ab.
• Der Ausgangspunkt vieler EDM/PDM-Systeme
war die Zeichnungsverwaltung. Mit der zuneh-
menden Verbreitung von CAD-Systemen kam es
sehr schnell zu einem hohen Aufkommen an
CAD-Dateien, deren Verwaltung problematisch
wurde. Die Verwaltung von CAD-Dateien ist auch
heute noch eine der wesentlichen Aufgaben jedes
EDM/PDM-Systems. Da insbesondere moderne
3D-CAD-Systeme oftmals eine sehr komplexe
Dateistruktur aufbauen, ist eine gut funktionie-
rende Kopplung von EDM/PDM- und CAD-Sys-
temen sehr wichtig. Daher beginnen heute die
meisten Einführungsprojekte mit dieser Kopp-
lung. Spezielle Viewer ermöglichen das Betrach-
ten auch von solchen Dateien, deren Erzeuger-
applikation nicht auf dem eigenen Rechner instal-
liert ist (z.B. Darstellung von CAD-Dateien auf
einem Vertriebsrechner). Der Zugriff auf gemein-
sam genutzte Daten aus verschiedenen Bereichen
wird dadurch möglich, auch wenn diese mit unter-
schiedlichen Systemen arbeiten.
• Ist für ein Produkt mehr als ein Dokument eines
bestimmten Typs vorhanden, muss eindeutig er-
kennbar sein, welches aktuell gültig ist bzw. wel-
ches einen älteren Status wiedergibt. Problema-
tisch bei der Nutzung von gemeinsamen Datenbe-
ständen ist die Zugriffsregelung, da einerseits ein
gültiges bzw. freigegebenes Dokument nicht ohne
weiteres von jedem Benutzer änderbar sein sollte
und andererseits bestimmte Änderungen von defi-
nierten Benutzern durchführbar sein müssen. Den
geregelten Ablauf dieser Vorgänge ermöglicht das
so genannte Änderungsmanagement. Dabei wird
über Benutzerprofile festgelegt, von wem welche
Aufgaben durchgeführt werden können. Weiter-
hin ist definiert, welche Dokumente bei Änderun-
gen aktualisiert werden müssen Außerdem wird
inferred from the relevant standards [DIN 6763;
DIN 6789-1].
5.4 Selecting the range of application
Enterprise-wide introduction of an EDM/PDM sys-
tem will rarely be possible in one ”big bang“. As a re-
sult, the most important areas where EDM/PDM
should be implemented first must be clearly identi-
fied. In the following text, typical examples of appli-
cation areas are presented. Selection of a particular
approach by a particular enterprise will depend on the
exact situation of the enterprise.
• The starting point of many EDM/PDM systems is
drawing management. With the increasing use of
CAD systems, a high volume of CAD files is pro-
duced, and their management becomes difficult.
The management of CAD files is still, today, a
major function of most EDM/PDM systems.
Since, in particular in modern 3D CAD systems,
there are very complex file structures, efficient in-
tegration between EDM/PDM and CAD systems
is very important. Today most EDM/PDM intro-
duction projects begin with this activity and this
integration. Special viewing software is available
to view such files even when the CAD application
is not installed on the user’s own computer. In this
way it is possible to have access to data from dif-
ferent parts of the organisation even if these oper-
ate with different systems.
• When more than one document of a certain type is
available for a product, each must be uniquely
recognisable, showing which is up-to-date and
which has an older status. With the use of a large
volume of data, document access regulation be-
comes problematic, since on the one hand a valid
or approved document must not be alterable by
each user, but on the other hand it must be possi-
ble for selected users to make required modifica-
tions. The so-called change process or modifica-
tion process enables the controlled execution of
such modifications. User profiles are used to de-
fine which users have the right to carry out which
activities. It’s also possible to define which docu-
ments must be updated when modifications are
made. Additionally, the change management

durch das Änderungsmanagement sichergestellt,
dass Dateien nicht überschrieben, sondern Kopien
von ihnen aktualisiert werden.
• Ein weiterer Anwendungsbereich für EDM/PDM-
Systeme ist das Produktstruktur- und Konfigurati-
onsmanagement. Mit diesem Instrument zur Ab-
bildung von Struktur und Aufbau eines Produkts
und seiner Varianten können alle zu einem Pro-
dukt gehörenden Dokumente und Informationen
unabhängig vom Erzeugersystem gemeinsam ver-
waltet werden. Dadurch sind verschiedene Sich-
ten auf die Dokumente realisierbar (z.B. verschie-
dene Stücklistenarten).
• Mit Hilfe der Workflowmanagement-Kompo-
nente eines EDM/PDM-System können Aktionen
und Vorgangsschritte von Geschäftsprozessen ab-
gebildet werden. Dafür werden Initiatoren, Bear-
beiter, Ablaufbeziehungen und Objekte (Einzel-
teile, Baugruppen, Produkte und ihre Dokumente)
definiert. Dadurch werden anfallende Aufgaben
transparent dargestellt und der zuständige Bear-
beiter kann elektronisch informiert werden. Die
wichtigsten Abläufe, die mit EDM/PDM-Syste-
men abgebildet werden können, sind das Frei-
gabe- und das Änderungswesen.
• Weitere durch die Workflowkomponente abbild-
bare Vorgänge sind elektronische Wiedervor-
lagen, Genehmigungen, Verteiler, Umlaufmappen
usw. Mit Hilfe dieser Funktion lassen sich Durch-
laufzeiten im Engineering erheblich verkürzen.
• EDM/PDM-Systeme unterstützen das Freigabe-
wesen dadurch, dass die dazu notwendigen Pro-
zesse abgebildet werden und durch das System
der korrekte Ablauf gewährleistet wird. Darüber
hinaus kann sichergestellt werden, dass Freigaben
nur von dazu berechtigten Benutzern erteilt wer-
den.
• Die Rückverfolgbarkeit von Produktentwick-
lungsprozessen, wie sie von der ISO 9000 ff. ge-
fordert wird, kann ebenfalls durch ein EDM/
PDM-System gewährleistet werden. Die Speiche-
rung der verschiedenen Änderungszustände er-
möglicht die genaue Zuordnung, zu welchem
Zeitpunkt welche Dokumentenversion gültig war.
Überall dort, wo mit verschiedenen Varianten
bzw. Versionen gearbeitet wird, stellt das Ände-
rungs- und Freigabewesen ein effektive Möglich-
keit dar, die damit zusammenhängenden Prozesse
zu unterstützen.
VDI 2219 – 35 –
process ensures that files are not overwritten, but
that copies are made and updated.
• Product structure and configuration management
is another application of EDM/PDM systems.
This enables the structure of a product, its ver-
sions and all documents and information belong-
ing to a product to be managed independently of
the producer system.. In this way different views
on the structure can be created (e.g. different types
of parts list).
• With the help of the workflow management com-
ponent of an EDM/PDM system, business pro-
cesses can be supported. Each individual process
step can be managed. Related messages can be
created and communicated. The different roles
and activities of the people in the process have to
be defined – such as data creators and data editors
– as well as relations between process steps and
the objects (parts, assemblies, products and docu-
ments) in the process. This will result in transpar-
ency of the activities represented and the possibil-
ity to provide electronic support to people in the
process. The most important processes that can be
included initially in the EDM/PDM systems are
the release and the change management processes.
• Other activities that can be supported by the
workflow management component include elec-
tronic submissions and re-submissions, requests
for permission, distribution lists, circulation lists,
etc. With the help of such functionality, turn-
around times in engineering can be substantially
reduced.
• The EDM/PDM system can ensure that the re-
lease process is carried out correctly. In addition it
can ensure that only users with the right to do so
can release objects.
• The traceability of product development proc-
esses, as required by ISO 9000, can likewise be
ensured by an EDM/PDM system. The storage of
different revision states enables the exact identifi-
cation of document version validity, even to a par-
ticular point in time. The change management and
release processes ensure that each version of a
document is identified and tracked so that its sta-
tus will always be known in the future.
– 36 – VDI 2219

5.5 Aufstellen eines Anforderungsprofils 5.5 Creating a statement of requirements

(Lastenheft)
Durch eine Synthese unterschiedlicher Anforderun-
gen kann ein firmenspezifischer Anforderungskata-
log für die Auswahl eines EDM/PDM-Systems zu-
sammengestellt werden, der sowohl technische als
auch kosten- und herstellerbezogene Kriterien ent-
hält, Bild 5.5-1. Ausführliche Checklisten, Kriteri-
enlisten, Marktübersichten, Benchmarktests finden
sich regelmäßig im ISIS-Report [ISIS], Computer-
Graphics-Report [CGR], EDM-Report [EDM1] oder
Engineering Data Management Newsletter [EDM2]
sind bei darauf spezialisierten Firmen sowie ver-
schiedenen Hochschulinstituten erhältlich.
Bei den Kriterien sollten die in den folgenden Ab-
schnitten beschriebenen Themen berücksichtigt wer-
den.
An enterprise-specific statement of requirements can
be built by synthesising the various requests from dif-
ferent parts of the organisation for an EDM/PDM
system. This should address technical, cost and ven-
dor issues as shown in Figure 5.5-1. Detailed check
lists, lists of selection criteria, market reviews and
benchmark tests appear regularly in the ISIS report
[ISIS], Computer Graphics Report [CGR], EDM Re-
port [EDM1] or Engineering Data Management
Newsletter [EDM2] are available from companies
specialised in such activities and various university
institutes.
The topics described in the following paragraphs
should be considered when developing the statement
of requirements.

5.5.1 Strategische Anforderungen 5.5.1 Strategic requirements

Neben der Anforderung wichtiger Normen wie Apart from requirements for important standards
ISO 9000 (z.B. Dokumentensicherheit, Reproduzier- such as ISO 9000 (e.g. document security, reproduc-
barkeit) oder DIN 4000 (Sachmerkmalleisten) sind ibility) or DIN 4000 (special feature classification)
insbesondere die Anforderungen der Anwender und other strategic requests from users, the company’s in-

Technik Kosten Anbieter

Anwendungskriterien Software Marktpotenzial

Funktionsvielfalt Lizenzen Stabilität der Firma

Datenmodell Anpassungsmöglichkeit Marktpotenzial
Benutzungsoberfläche Funktionserweiterung Partnerkonzepte
Systemleistung Integrationsfähigkeit Strategie

IT-Kriterien Anwendung Internes Potential

Plattform/Infrastruktur Beratung Entwicklung

Architektur Ausbildung Service
Anpassungsmöglichkeit Unterstützung Training
Integrationsfähigkeit Wartung und Pflege Beratung

Bild 5.5-1. Allgemeiner Kriterienkatalog

Technical Costs Supplier

Application criteria Software Market potential

Function portfolio Licencing Business stability

Data model Adaptation possibilities Market potential
User interface Function enhancement Partner concept
System performance Integration abilities Strategy

IT criteria Use Internal potential

Platform/infrastructure Consulting Research, development

Architecture Training Service
Adaptation possibilities Support Training
Integration abilities Service Consulting

Fig. 5.5-1. General criteria catalogue


der unternehmenseigenen Informationstechnik zu be-
rücksichtigen und in Einklang mit strategischen Ziel-
setzungen auf der Topmanagement-Ebene zu bringen
(z.B. Informationen aus den Engineering-Bereichen
als strategische Ressource, langfristige Zusammen-
arbeit mit dem Anbieter, Einsatz von EDM/PDM-
Systemen zur Steuerung der gemeinsamen Entwick-
lung mit Zulieferanten usw.).
5.5.2 Technisch-organisatorische Anforderungen
Technisch-organisatorische Anforderungen leiten
sich aus der Organisationsform eines Unternehmens
und den mengenbezogenen Anforderungen ab. Dabei
werden EDM/PDM-Systeme dahingehend überprüft,
ob sie in der Lage sind, eine bestimmte Anzahl von
Benutzern und Dokumenten zu integrieren, auch
wenn diese auf verschiedenen Hardwareplattformen
arbeiten. Auch die Entscheidungsstrukturen eines
Unternehmens stellen Anforderungen an die Mög-
lichkeiten des Datenmodells und der Informations-
versorgung.
5.5.3 Funktionsbezogene Anforderungen
Die funktionsbezogenen Anforderungen lassen sich
aus dem Pflichtenheft ableiten, das abstrakte Funk-
tionsblöcke und deren Verhalten beschreibt. Das
Pflichtenheft verlangt Funktionen (Erstellung und
Verwaltung von Stücklisten, Sachmerkmalleisten
u.ä.) vom EDM/PDM-System als Ganzes und be-
schreibt auch deren Verhalten (z.B. Anzahl der Attri-
bute, Umgang mit Nummerungssystemen u.ä.). Das
Lastenheft (Summe der funktionsbezogenen Anfor-
derungen) wird vom Projektteam auf der Basis von
Ist-Analyse und Soll-Konzept erstellt. Es beschreibt
die benötigten Funktionen im Detail.
Neben den vorkonfigurierten Daten- und Prozessmo-
dellen dienen verschiedene Werkzeuge zur kunden-
orientierten Anpassung, um eine optimale Integration
in ein Unternehmen zu gewährleisten. Mit Hilfe die-
ser Werkzeuge sollen firmenspezifische Datenmo-
delle, Abläufe, Klassifikationsschemata, Projekt-
strukturen, Menüs, Formulare, Benutzerrechte, spe-
zifische Auswertungen usw. definierbar sein. Darü-
ber hinaus muss die Funktionalität des EDM/PDM-
Systems durch den Anwender erweiterbar sein. Das
Angebot an Softwareschnittstellen zur Verbindung
des EDM/PDM-Systems mit vorhandenen IT-Syste-
men bildet eine weitere wichtige Anforderung. Au-
ßerdem muss eine Ausrichtung der Schnittstellen
nach vorhandenen oder sich entwickelnden Stan-
dards (z.B. STEP, CORBA, SGML, CALS) gegeben
sein (Näheres in Abschnitt 7.1.2).
VDI 2219 – 37 –
formation technology department or top management
could include long-term co-operation with the ven-
dor, use of EDM/PDM systems for controlling com-
mon development with suppliers, etc.).
5.5.2 Technical organisational requirements
Technical-organisational requirements are derived
mainly from the organisational structure of the enter-
prise. EDM/PDM systems must be checked to see
whether they are able to support a certain number of
users and documents even if these operate on differ-
ent hardware platforms. Also the decision structures
of an enterprise make demands against the possibili-
ties of the data model and the information supply.
5.5.3 Function-oriented requirements
The function-oriented requirements can be derived
from product requirement specifications, which de-
scribe abstract functional modules and their behav-
iour. Product requirement specifications, which are
provided in relatively rough outline by management,
require functions (creation and management of parts
lists, special features, classification, etc.) of the
EDM/PDM system as a whole and for specific tasks
(e.g. number of attributes, numbering systems, etc.).
On the basis of the analysis of the ”as-is state“ and the
”to-be state“, the project team creates the statement
of requirements (the sum of the requirements). It de-
scribes the necessary functions in detail.
In addition to the pure data and process management
functions of the EDM/PDM system, it is also neces-
sary to have functionality to customise the system in
order to ensure optimal integration into the enter-
prise. With the help of customisation tools, enter-
prise-specific data models, flows, classification pat-
terns, project structures, menus, forms, user rights,
etc. must be definable so that the EDM/PDM system
can be used and expanded by the enterprise. The
availability of software interfaces to allow integra-
tion of the EDM/PDM system to the other IT systems
in the environment is an important requirement. The
availability of interfaces for available or developing
standards (e.g. STEP, CORBA, SGML, CALS) must
be considered in detail (details in Section 7.1.2).
– 38 – VDI 2219
5.5.4 Mengenbezogene Anforderungen
Der Umfang an Daten, die in elektronischer Form
vorliegen sollen, kann bei größeren Unternehmen
schnell in den Terabyte-Bereich wachsen. Um ge-
naue Zahlen zu bekommen, sind im Rahmen der Ist-
Aufnahme Mengenanalysen bezüglich der verschie-
denen Teile, Baugruppen und Produkte, aber auch der
Anzahl der Benutzer durchzuführen. Daraus lassen
sich die benötigten Massenspeichergrößen ermitteln,
beispielsweise in Abhängigkeit von der verwendeten
Auflösung bei der Archivierung von Zeichnungen als
Rastergrafik. Daraus ergeben sich informationstech-
nische Anforderungen bezüglich des Antwortzeitver-
haltens von Abfragen an die Datenbank und beim Zu-
griff auf archivierte Objekte. Eventuell sind verteilte
Datenbanksysteme vorzusehen. (siehe auch Ab-
schnitt 2.6)
5.5.5 Ergonomische Anforderungen
Die Benutzungsoberfläche eines EDM/PDM-Sys-
tems sollte sich an marktgängigen Standards (bei-
spielsweise OSF/MOTIF) orientieren, grafisch auf-
gebaut und mehrsprachig sein, über ein kontextsensi-
tives Hilfesystem verfügen und darüber hinaus die
Visualisierung und Manipulation von Objekt-, Pro-
jekt- und Prozessstrukturen mit Hilfe von Browsern
unterstützen. Benutzerdefinierte Einstellungen der
Sichten bzw. Nutzerprofile müssen individuell konfi-
gurierbar sein. Neben den statischen Anforderungen
aus Sicht der Anwender ist ebenfalls das dynamische
Systemverhalten hinsichtlich Stabilität und Antwort-
zeitverhalten zu beachten.
5.6 Marktanalyse für EDM/PDM-Systeme
Ausgehend von der hier gewählten Definition (das
EDM/PDM-System verwaltet alle im Laufe des Pro-
duktlebenszyklus anfallenden Daten und Dokumente
und steuert die zur Erzeugung dieser Dokumente not-
wendigen Prozesse) kann man davon ausgehen, dass
den Kern des EDM/PDM-Marktes in Europa ca. 20
Systeme bilden (Stand Frühjahr 2000), die teilweise
von mehreren Anbietern in verschiedenen Ausbau-
stufen vertrieben werden. Eingeschränkte oder nur
teilweise vorhandene EDM/PDM-Funktionalitäten
werden von weitaus mehr Systemen geboten, aller-
dings variiert der dabei jeweils angebotene Funk-
tionsumfang im Detail stark. Zum Teil handelt es sich
dabei um so genannte Dokumentenmanagement-Sys-
teme oder Archivierungslösungen, zum Teil um Pro-
dukte von CAD/CAM-Anbietern, die ihre ursprüng-
lich zur Zeichnungsverwaltung konzipierten Pro-
dukte um Funktionen für die Verwaltung von Pro-
duktstrukturen und das Änderungsmanagement er-
gänzt haben. Eine Abgrenzung ist jedoch schwierig,
da diese Systeme kontinuierlich weiterentwickelt und
5.5.4 Quantification of requirements
The amount of data to be managed can quickly grow
to Terabytes. In order to have a good idea of the
amount of data to be managed, review the results of
the “as-is state “ analysis and express it in terms of
number of parts, modules, products, documents, files
and users. From this the necessary disk storage sizes
can be determined, for example by calculating the
amount of space each document takes. Identify the
number of annual requests for technical information
– such as database queries and access to archived ob-
jects. Don’t forget to make allowances for changes in
the future. Don’t forget that distributed database sys-
tems are a possible solution (see also Section 2.6).
5.5.5 Ergonomics
The user interface of an EDM/PDM system should
meet current market standards (for example OSF/
MOTIF), be graphically structured and multilingual,
and have a context sensitive help system. In addition
it should support the visualisation and manipulation
of object, project and process structures by browser.
Non-standard user-defined views and user profiles
must be configurable. Apart from the standard re-
quests for views from users, the dynamic interface
performance is to be likewise considered regarding
stability and response time.
5.6 Market analysis of EDM/PDM systems
On the basis of the definition used here (that an EDM/
PDM system manages all data and documents that
define the product and its processes throughout the
course of the product life cycle), one can assume that
about 20 systems make up the European EDM/PDM
core (spring 2000 status). These are from many dif-
ferent vendors and in many different stages of devel-
opment. Some systems only offer a part of the total
functionality. For example there are many document
management systems and archiving solutions. Other
systems focus on the products of some CAD/CAM
vendors. Some systems are extensions to products
originally built for drawing management or for the
management of product structures or for change man-
agement. A simple classification of these systems is
difficult though, since they are continuously being
developed. Many companies find that systems built
primarily for document management meet most of
their current needs.

auch viele vollwertige EDM/PDM-Systeme in der
Praxis noch hauptsächlich für die Dokumentenver-
waltung eingesetzt werden.
Die heute auf dem Markt befindlichen reinen EDM/
PDM-Systeme weisen in den grundlegenden Funkti-
onalitäten immer weniger Unterschiede auf. Daher ist
eine genaue Kenntnis der Systeme notwendig, um die
Differenzierungsmerkmale und die Potenziale zur
Umsetzung der unternehmensspezifischen Anforde-
rungen zu identifizieren.
EDM/PDM-Systeme sind keine vorkonfektionierten
Standardsoftware-Produkte. Die Einführung eines
EDM/PDM-Systems verursacht in der Regel erheb-
lichen Zusatzaufwand für Beratung, firmenspezifi-
sche Anpassung, Anwenderschulung und andere
Dienstleistungen (siehe Abschnitt 7). Im Vorfeld der
EDM/PDM-Einführung sollten auch notwendige Re-
organisationsmaßnahmen durchgeführt werden, um
einen möglichst effizienten Einsatz des Systems zu
ermöglichen (siehe Abschnitt 4). Daher ist es um so
wichtiger, eine vernünftige Vorauswahl zu treffen, da
eine abschließende Bewertung nur unter Berücksich-
tigung von Tests in der realen Umgebung geschehen
sollte.
Ein nicht unerhebliches Kriterium für die Auswahl
eines EDM/PDM-Systems ist die Unterstützung
durch den Anbieter. Neben international agierenden
Unternehmen sind auch viele nationale Anbieter auf
den Märkten vertreten. Die dadurch gewährleistete
Nähe des Anbieters zu den Endkunden erweist sich
vielfach als Vorteil, da marktübliche Anforderungen
besser berücksichtigt werden können. Die nationalen
Anbieter haben auf den heimischen Märkten in der
Regel größere Anteile als die internationalen.
Da der Markt für EDM/PDM-Systeme nicht nur von
einer lebhaften technologischen Weiterentwicklung
der Produkte gekennzeichnet ist, sondern auch von
gravierenden Umstrukturierungsmaßnahmen auf der
Seite der Herstellerfirmen, kann an dieser Stelle
keine detaillierte aktuelle Marktübersicht gegeben
(diese findet sich in entsprechenden Fachpublikatio-
nen, siehe Anhang), sondern vielmehr der derzeitige
Stand der Technik sowie allgemeine Entwicklungs-
richtungen aufgezeigt werden.
Die deutlichsten derzeit zu beobachtenden Trends
sind die Folgenden:
• Integration von Internetfunktionalität: Durch die
weite Verbreitung von z.T. kostenlosen Internet-
Browsern wird diese Funktionalität auch von fast
allen EDM/PDM-Systemen genutzt. Die einfache
Integrierbarkeit ihrer vielfältigen Darstellungs-
funktionen („Viewing“) machen diese Browser zu
geeigneten plattformunabhängigen Clients, die
VDI 2219 – 39 –
The EDM/PDM systems currently on the market do
not have great differences in basic functionality. As a
result, deep knowledge of the systems is necessary in
order to identify the slight differences between them
that can make all the difference between a system be-
ing suitable or unsuitable for a particular enterprise.
EDM/PDM systems should not be thought of as pre-
fabricated standard software products that can be
simply loaded – after which all required functionality
will be available. The introduction of an EDM/PDM
system usually involves substantial additional ex-
penditure for consultancy, customisation, user train-
ing and other services (see Section 7). In the general
context of EDM/PDM introduction a lot of reorgani-
sation will also take place in order to make applica-
tion of the system as efficient as possible (see Sec-
tion 4). It is important to make a reasonable preselec-
tion of systems because the complete evaluation of a
system takes a long time and can only occur in a real-
life environment.
One important criterion for the selection of an EDM/
PDM system is the support offered by the system
supplier. In addition to US companies, many German
vendors also offer EDM/PDM systems. Their prox-
imity to customers in Germany can prove an advan-
tage since they can have a better understanding of lo-
cal market requirements. Currently, German vendors
of EDM/PDM systems have a higher proportion of
the German market than they have of the interna-
tional market.
Not only is the marketplace for EDM/PDM systems
highly dynamic, responding rapidly to technological
changes of the products concerned, but EDM/PDM
success depends greatly on the process-restructuring
measures taken by user enterprises. As a result, no
detailed current market review can be given here
(publications containing such information are listed
in the Appendix). However the present state of the art
as well as general trends will be described here.
The clearest trends that can be observed at present are
the following:
• Integration of Internet functionality: This func-
tionality is achieved by the increasing inclusion of
low-cost viewing software and Internet browsers
in nearly all EDM/PDM systems. The simple in-
clusion of viewing functionality makes these
browsers suitable platform-independent clients,
which can be used enterprise-wide to view data.
– 40 – VDI 2219
unternehmensweit zur Dateneinsicht verwendet
werden können. Dadurch können bestimmte Da-
ten aus dem EDM/PDM-System zu Informations-
zwecken im hauseigenen Intranet bzw. weltweit
im Internet zur Verfügung gestellt werden. Wei-
tergehende Entwicklungen erlauben auch die Da-
tenmanipulation über Internetbrowser, wodurch
beispielsweise Zulieferer ihren Berechtigungen
entsprechend sehr einfach an ein EDM/PDM-Sys-
tem ihres Kunden angebunden werden können.
• Zunehmende Verfügbarkeit auf PCs (sowohl als
Client als auch als Server): Auf Grund von Leis-
tungssteigerungen und einem stetigen Preisver-
fall finden PCs auch im professionellen Bereich
eine immer größere Verbreitung. Viele CAD-Sys-
teme bieten inzwischen auch auf PCs einen hohen
Funktionsumfang an, analoges gilt für EDM/
PDM-Systeme. Dadurch wird EDM/PDM auch
für solche Unternehmen interessant, die prinzipi-
ell ausschließlich PC-Netze nutzen oder aber bis-
lang aus Kostengründen auf den EDM/PDM-Ein-
satz verzichtet haben.
• Zunehmende Überschneidung von EDM/PDM-
und PPS-Funktionalität: Da EDM/PDM-Systeme
teilweise mit demselben Datenbestand arbeiten
wie PPS-Systeme (z.B. Stücklisteninformatio-
nen), ist die Datenhoheit ein kritischer Punkt bei
der Konzeption der Schnittstelle zwischen beiden
Systemen. Daher wird auf der einen Seite PPS-
Standardsoftware sukzessive um EDM/PDM-
Funktionen erweitert. Auf der anderen Seite sind
EDM/PDM-Anbieter daran interessiert, defi-
nierte Kopplungsmöglichkeiten zu schaffen. Im-
mer mehr Anbieter gehen daher im Bereich EDM/
PDM- und PPS-Kopplung strategische Partner-
schaften ein.
5.7 Abschätzung der Wirtschaftlichkeit
Erste Schätzungen und Vorgaben der möglichen Ver-
besserungen bezüglich Kosten, Qualität und Durch-
laufzeit können anhand von Erfahrungswerten sol-
cher Unternehmen gewonnen werden, die bereits
EDM/PDM-Systeme eingeführt haben. Derartige In-
formationen können durch Teilnahme an Kongressen
oder den Besuch von Referenzkunden eines Anbie-
ters gewonnen werden.
Die Kosten für die Beschaffung eines EDM/PDM-
Systems lassen sich aus den Unterlagen der Anbieter
ermitteln. Die Höhe der jährlichen Folgekosten der
Investition kann mit folgender Faustregel zu mindes-
tens 40 % der Investitionssumme geschätzt werden:
Abschreibungen mindestens 20 % pro Jahr (ent-
spricht einer linearen Abschreibung über fünf Jahre,
die aus technologischen Gründen zwar nicht empfeh-
As a result, some data from the EDM/PDM sys-
tem can be made available for information pur-
poses in the internal Intranet or worldwide in the
Internet. Future developments will allow data ma-
nipulation by Internet browsers, whereby for ex-
ample suppliers will be able to link very easily to
the EDM/PDM systems of their customers.
• Increasing availability on PC’s (as both clients
and servers): Due to increases in performance and
constant price reductions, PC’s find an ever-in-
creasing take-up in technical environments. Just
as many CAD systems are increasingly available
on high-end PC’s, so with EDM/PDM. This
makes EDM/PDM become more interesting for
many enterprises, for example those that want to
use existing PC networks or those that were previ-
ously put off from using an EDM/PDM system by
the cost.
• Increasing overlap of EDM/PDM and ERP func-
tionality: Since EDM/PDM systems operate
partly with the same type of data as ERP systems
(e.g. parts list information), data ownership be-
comes a critical point of contact – particularly for
the interface between the two systems. On one
hand ERP software is gradually expanding to of-
fer EDM/PDM functions. On the other hand
EDM/PDM providers are gradually offering better
interfaces to ERP systems. More and more ven-
dors are involved in strategic relationships to ad-
dress this issue.
5.7 Estimation of financial benefits
First estimates and specifications of the possible im-
provements in costs, quality and turn-around time
can be made on the basis of the experience of compa-
nies that have already installed EDM/PDM systems.
Such information can also be found by participating
at EDM/PDM Conferences or by visiting vendors’
reference customers.
The initial costs of procuring an EDM/PDM system
can be calculated from EDM/PDM system vendors’
documentation. The level of the annual subsequent
costs of the investment can be estimated by rule of
thumb as at least 40 % of the investment total. This is
made up of 5-year depreciation of 20% per year (not
recommended for technological reasons, but standard
accounting practice), annual costs of maintenance

lenswert, aber eine Standardvorgehensweise im Con-
trolling ist), jährliche Kosten für Wartung und neue
Softwareversionen 10 bis 15 % (kann auf die Listen-
preise des Anbieters bezogen sein!), Versicherungen
und Betriebskosten zwischen 3 % und 5 % pro Jahr.
Zur Definition geeigneter Vorgaben für die Nutzen
zeigt Tabelle 5.7-1 Werte aus im Zeitraum von
1994 bis 1996 durchgeführten Befragungen und Un-
tersuchungen von Kunden eines EDM/PDM-Anbie-
ters. Die Tabelle enthält die durchschnittlichen Nut-
zenpotenziale, die die befragten Unternehmen bis
1999 von der EDM/PDM-Einführung erwartet hatten
(und heute schon erzielt haben).
Tabelle 5.7-2 enthält solche Kostenreduktionen,
die in Unternehmen als Folge des EDM/PDM-Ein-
satzes erzielt worden sind.
Tabelle 5.7-1. Erwartungshaltung an EDM/PDM-
Systeme
Nutzen Ziele bis 1999
Reduktion der Markteinführungszeit etwa 30 %
Verringerung der Qualitätskosten etwa 20 %
Verringerung der Entwicklungskosten etwa 24 %
Senken der Produktkosten bis zu 20 %
Verringerung der Anpassungsarbeiten bis zu 40 %
Tabelle 5.7-2. Durch EDM/PDM-Einsatz erzielte
Kostenreduktionen
Kriterium Kostenreduktion
um
Kostensituation im Engineering 15 %
Anzahl Entwicklungszyklen 25 %
Zeitaufwand für das Änderungswesen 30 %
Anzahl der Änderungen 40 %
In Tabelle 5.7-3 sind Erfahrungen zusammenge-
tragen, die ein Unternehmen der elektrotechnischen
Industrie durch den Einsatz eines EDM/PDM-Sys-
tems im Vergleich zur früheren Vorgehensweise ge-
sammelt hat. Die Erfahrung aus zahlreichen Indus-
trieprojekten zeigt, dass diese Nutzen auch auf an-
dere Branchen übertragen und daher (sofern eine
grobe Übersicht über Tätigkeiten und Mengengerüste
im Unternehmen vorhanden ist) als erste Ansatz-
punkte in die Abschätzung der Wirtschaftlichkeit ein-
gehen können.
5.8 Arbeitsrechtliche Bestimmungen
EDM/PDM-Systeme führen durch informationstech-
nologische Vernetzung eines Unternehmens zu Ver-
änderungen im technischen, organisatorischen und
personellen Bereich. Es ist daher wichtig, bereits im
VDI 2219 – 41 –
and new software versions of 10 to 15 %, and insur-
ance and operating costs of between 3% and 5 % per
year.
Examples of typical benefits are shown in Ta-
ble 5.7-1. These results come from EDM/PDM user
surveys carried out in the 1994 to 1996 timeframe.
They show the performance gains expected by 1999
(and now attained).
Table 5.7-2 shows the type of results that have been
achieved by companies using EDM/PDM systems.
Table 5.7-1. Expectations to EDM/PDM systems
Benefit Target for 1999
Time-to-market improvement about 30 %
Cost of quality reduction about 20 %
Product development cost reduction about 24 %
Product cost reduction up to 20 %
Reduction in engineering changes up to 40 %
Table 5.7-2. Possible cost reductions created by EDM/
PDM applications
Criteria Cost reduction
of
Engineering costs 15 %
Number of development cycles 25 %
Expenditure of time on changes 30 %
Number of modifications 40 %
Table 5.7-3 shows the results obtained by a com-
pany in the electronics industry. It shows perform-
ance levels obtained with EDM/PDM compared to
the performance levels before EDM/PDM was in-
stalled. Results from numerous other industrial
projects show that similar results are obtainable in
other industries. As a result, if a similar overview of
activities and their statistics is available in an enter-
prise, they can be used as a starting point for initial
estimates of the financial benefits of introducing an
EDM/PDM system.
5.8 Regulations pertaining to labour laws
The introduction of an EDM/PDM system leads to
changes in the technical, organisational and person-
nel areas of an enterprise. It is important to inform the
works council about the potential introduction of an
– 42 – VDI 2219

Tabelle 5.7-3. Nutzen einer EDM/PDM-Anwendung (aktuelles Firmenbeispiel)

Table 5.7-3. Benefits of an EDM/PDM application (actual example of a company)
Aufgabe Durchschnittsdauer Bearbeitungszeit Ersparnis
Task bei herkömmlicher mit EDM/PDM Benefit
Vorgehensweise Operating time
Average period with with EDM/PDM
conventional methodology

Zugriff auf vorhandene Zeichnungen 1 Woche wenige Minuten 1 Woche

Access to existing drawings 1 week few minutes 1 week

Zugriff auf alle Dokumente eines Produktes 1 Monat wenige Minuten 1 Monat
Access to all documents of a product 1 month few minutes 1 month

Zugriff auf geänderte Daten 30 Minuten wenige Minuten etwa 30 Minuten

Access to changed data 30 minutes few minutes about 30 minutes
Verwendung spezifischer Bauteile 1 Stunde wenige Minuten etwa 1 Stunde
Use of specific parts 1 hour few minutes about 1 hour

Verwendungsnachweis manuell nicht möglich wenige Minuten nicht quantifizierbar

Proof of use not possible manually few minutes not quantifiable

Darstellen der Produktstruktur 1 Tag wenige Minuten 1 Tag

Vizualization of the product structure 1 day few minutes 1 day

Erstellen der Prozessplanungs-Struktur 3 Stunden 3 Stunden keine

Creation of the process planning structure 3 hours 3 hours none
Informationen über eine Zeichnungsänderung 10 Minuten wenige Minuten etwa 10 Minuten
in eine Zeichnung eintragen
Include informaton of a drawing change into the drawing 10 minutes few minutes about 10 minutes

Informationen über eine Zeichnungsänderung 30 Minuten wenige Minuten etwa 30 Minuten

für die Abteilung bereitstellen
Provide information of a drawing change 30 minutes few minutes about 30 minutes
to other departments
Informationen über eine Zeichnungsänderung 3 Tage wenige Minuten 3 Tage
für den Bereich bereitstellen
Provide information of a drawing change to other areas 3 days few minutes 3 days

Informationen über eine Zeichnungsänderung 3 Tage wenige Minuten 3 Tage

innerhalb eines Projekts mitteilen
Communicate drawing changes within a project 3 days few minutes 3 days
Erstellen der Erzeugnisstruktur
20 %
Creating the product structure

Vorfeld der Einführung eines EDM/PDM-Systems
den Betriebsrat rechtzeitig im Rahmen der Informa-
tionspflicht oder des Mitbestimmungsrechts einzu-
binden.
• Nach § 90 Abs. 1 des Betriebsverfassungsgesetzes
hat der Arbeitgeber den Betriebsrat rechtzeitig
über die Einführung von technisch-organisatori-
schen Maßnahmen, durch die Veränderungen an
Arbeitsabläufen und Arbeitsplätzen eintreten kön-
nen, unter Vorlage der erforderlichen Unterlagen
zu informieren.
• Nach § 87 Abs. 1 Betriebsverfassungsgesetz hat
der Betriebsrat bei der Einführung und der An-
wendung von solchen technischen Einrichtungen
mitzubestimmen, die dazu geeignet sind, das Ver-
halten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu
überwachen. Dies gilt auch, wenn die Auswertung
EDM/PDM system at an early stage to meet the re-
quirements of the duty to supply information and to
allow the right of codetermination.
• According to § 90.1 of the German Industrial De-
mocracy Act the employer has to inform the
works council in time about the introduction of
technical-organisational measures as a result of
which modifications in operational activities and
work practices may occur.
• According to § 87.1 of the German Industrial De-
mocracy Act the works council has to contribute
to the introduction and use of such technical
mechanisms, which are suitable for it, and to
monitor the behaviour and performance of the
employees. This applies even if the use of per-

von gespeicherten Personaldaten nicht beabsich-
tigt, aber nach den technischen Gegebenheiten
möglich ist.
Da es in der ersten Einführungsphase nur schwer
möglich ist, die konkreten Auswirkungen eines
EDM/PDM-Systems auf Arbeitsabläufe und Arbeits-
plätze vorauszusagen, empfiehlt es sich, Informatio-
nen so früh wie möglich (und nötig) sowie regel-
mäßig an den Betriebsrat zu geben.
Als Leitfaden für die Unterrichtung des Betriebsrates
können beispielsweise die folgenden Zeitpunkte die-
nen:
• Ergebnisse der Ist- und Schwachstellenanalyse
• zur Auswahl stehende EDM/PDM-Systeme mit
detaillierter Systembeschreibung
• die wesentlichen Ziele der EDM/PDM-Einfüh-
rung
• die Beschreibung der Schnittstellen zu anderen
IT-Systemen/Dateien
• die Regelung von Zugriffsberechtigungen/Daten-
schutz
• die voraussichtlichen Auswirkungen auf die Ar-
beitnehmer
• die geplanten/ungeplanten Auswertungen von
Personaldaten
• die Einführung von Workflowkomponenten
Die rechtzeitige Unterrichtung des Betriebsrates und
die frühzeitige Beratung mit ihm ist eine Vorausset-
zung, das geplante EDM/PDM-System terminge-
recht einzuführen und unnötige Blockaden zu verhin-
dern.
5.9 Juristische Fragestellungen
Die Verwaltung und Archivierung digitaler Doku-
mente (Dokumentenmanagement), die im Laufe des
Produktentstehungsprozessses erzeugt werden, ist
eine der wesentlichen EDM/PDM-Aufgaben. Im Fol-
genden werden juristische Fragestellungen, insbe-
sondere im Zusammenhang mit Rechtsgültigkeiten
und Aufbewahrungspflichten der digitalen Doku-
mente, erläutert.
Digitale Dokumente sind Dateien, die entweder ko-
dierte Informationen (CI, coded information) im
Sinne eines Standard-Kodierungsverfahrens (z.B.
ASCII) oder nicht kodierte Informationen (NCI, non-
coded information) bzw. Faksimiles beinhalten kön-
nen (z.B. Pixelgrafiken bzw. Images). NCI-Doku-
mente entstehen beispielsweise beim Scannen von
technischen Zeichnungen. Als Pixel dargestellte Zei-
chen oder Buchstaben in NCI-Dokumenten können
mit Hilfe spezieller Erkennungsprogramme (OCR,
VDI 2219 – 43 –
sonal data is not intended, but may be possible de-
pending on the technical conditions.
Since it is difficult to forecast in the initial introduc-
tion phase the concrete effects of an EDM/PDM sys-
tem on operational activities and work practices it is
advisable to give information as early as possible,
and as regularly as possible to the works council.
The following can serve as a checklist for the infor-
mation that can be given to the works council. The in-
formation can include:
• the results of the ”as-is state“ and weakpoint ana-
lyses
• information about the choice of EDM/PDM sys-
tems including detailed descriptions of systems
• the main objectives of EDM/PDM introduction
• the description of the interfaces to other IT sys-
tems
• rules about access rights and data security
• possible effects on employees
• the planned (or not-planned) evaluation of perso-
nal data
• the introduction of workflow functionality
The provision of timely and full information to the
works council and early consultations with its mem-
bers are prerequisites for introducing the planned
EDM/PDM system in time and without unnecessary
stoppages.
5.9 Legal issues
The management and archiving of digital or elec-
tronic documents (document management), which
are produced during the product development pro-
cess is one of the main EDM/PDM functions. In the
following text, some legal issues, in particular in con-
nection with the legality and obligations of digital
documents, are described.
Digital documents are files, either coded information
(CI) in the sense of a standard coding procedure (e.g.
ASCII) or non-coded information (NCI) such as
faxes or pictures made from pixels. NCI documents
can be created, for example, by scanning technical
drawings. The characters or letter in NCI documents
that are represented by pixels can be converted to CI
with the help of special recognition programs (OCR,
Optical Character Recognition; ICR, Intelligent
Character Recognition).
– 44 – VDI 2219
Optical Character Recognition; ICR, Intelligent
Character Recognition) wieder in CI umgewandelt
werden.
Ein auf einem Datenträger abgelegtes Dokument ist
ein abstrakter Datenstrom, der im juristischen Sinne
nicht Objekt des Augenscheins sein kann [Geis-95],
da Wissen über den Aufbau bzw. die Struktur der Da-
ten benötigt wird, um den Datenstrom zu interpretie-
ren. Somit ist das Objekt des Augenscheins immer
nur eine Reproduktion des ursprünglichen Doku-
ments. Daraus ergibt sich die Notwendigkeit der be-
sonderen Sorgfalt im Umgang mit digitalen Doku-
menten und der Aufstellung von „Grundsätzen für
eine ordnungsgemäße Dokumentenarchivierung“
(GoDok), welche die Anforderungen für die Doku-
mentenerstellung, die Dokumentenverwaltung und
die Reproduktion festlegen. Hierzu sei auf [Geis-95]
verwiesen.
Im Zuge neuer Gesetze und Richtlinien (z.B. Pro-
dukthaftung) müssen Dokumente über einen gewis-
sen Zeitraum (je nach Produkt und Branche bis zu
30 Jahre) verfügbar sein, das heißt sie müssen archi-
viert werden. Die Archivierung kann sowohl in
einem Originalformat (CI) als auch in einem Pixel-
bzw. Rasterformat (NCI) erfolgen. Allerdings muss
die Wiederherstellbarkeit bzw. die Reproduzierbar-
keit gewährleistet werden, gegebenenfalls durch
Aufbewahrung der erforderlichen Hard- und Soft-
ware.
Die Archivierung erfolgt heute überwiegend auf
optoelektronischen Speichermedien in WORM-
(Write Once, Read Multiple) oder CD-ROM-Tech-
nik. Diese Datenträger sind nur einmal beschreibbar,
aber beliebig oft lesbar, wobei heute ihre Lesbarkeit
realistisch mit etwa 30 Jahren angegeben werden
kann (immer unter der Voraussetzung, dass die zum
Speichern verwendeten Formate von der eingesetzten
Hardware und Software auch richtig interpretiert
werden können). Informationen, die auf einer
WORM- oder CD-ROM gespeichert werden, gelten
daher im juristischen Sinne als nicht veränderbar
[Geis-95].
Für eine juristisch einwandfreie Dokumentation der
Freigabe eines Produktes bzw. seiner Dokumentation
für die Fertigung, für die Montage, zur Kundennut-
zung usw. (z.B. als Freigabevermerke im Datensatz
oder in Form der digitalen Signatur für technische
Zeichnungen oder für Stücklisten) werden derzeit die
entsprechenden Sicherheitsmechanismen entwickelt.
Es ist zu erwarten, dass diese in absehbar Zeit in gän-
gigen EDM/PDM-Systemen zur Verfügung stehen
werden, so dass bei einer Auswahl eines Systems die
in diesem Abschnitt beschriebenen Möglichkeiten
bereits berücksichtigt werden sollten.
A document stored on an electronic data medium is
an abstract data stream that can not, in the legal sense,
be the object of inspection [Geis-95], since knowl-
edge is needed about the structure or structures of the
data in order to interpret the data stream. The object
of inspection is in each case a reproduction of the
original document. Special attention must be paid to
handling digital documents. The list of ”principles
for correct document archival“ (GoDok) describes
the needs for the creation of documents, document
management and the reproduction of documents
[Geis-95].
According to new laws and guidelines (e.g. concern-
ing product liability), documents must be available
for a certain period (depending on product and indus-
try up to 30 years), i.e. they must be archived. Archiv-
ing can be carried out in both an original format (CI)
and in a pixel or a raster format (NCI). However the
restorability or the reproducibility of the document
must be ensured, if necessary by keeping the neces-
sary hardware and software available.
Currently archiving is carried out predominantly on
opto-electronic storage media with WORM (Write
Once, Read Multiple) or CD-ROM techniques. Data
can only be recorded once on these data supports, but
read many times. Currently their legibility can be ex-
pected for approximately 30 years (always assuming
that the formats of the corresponding hardware and
software, used for archival, can also be correctly
read). Information, which is stored on a WORM or a
CD-ROM, is considered, in the legal sense as not
changeable.
Appropriate safety mechanisms are being developed
for legally perfect documentation for the release of a
product or its documentation for manufacturing, as-
sembly, customer use, etc. (e.g. as release notes in the
data record or in the form of a digital signature for
technical drawings or for parts lists). It is to be ex-
pected that these will be available in a foreseeable
time in EDM/PDM systems, so that when selecting a
system the possibilities described in this section
should be considered.

6 Bewertung, Auswahl, Entscheidung
Die Einführung eines EDM/PDM-Systems markiert
den Beginn einer sehr engen (Zusammen-)Arbeit mit
diesem System über einen voraussichtlichen Zeit-
horizont von fünf bis zehn Jahren, mindestens aber
über die Abschreibungsdauer dieser Investition, wäh-
rend der man sich an einen Anbieter bindet. Um einen
wirtschaftlichen Einsatz sicherzustellen, müssen Be-
wertung und Auswahl sehr sorgfältig durchgeführt
werden. Gleichwertig nebeneinander stehen dabei
die Bewertungen der technischen Leistungsfähigkeit
des Systems, die Möglichkeiten zur möglichst ein-
fachen Einführung sowie strategische Aspekte im
Hinblick auf Zuverlässigkeit und Bestand des Anbie-
ters.
6.1 Allgemeine Vorgehensweisen für
Bewertung und Auswahl von
EDM/PDM-Systemalternativen
Zunächst werden die strategischen Anforderungen
bewertet, da hierbei mit relativ geringem Aufwand
die Zuverlässigkeit eines Anbieters festgestellt wer-
den kann. Erst danach sind die wesentlich aufwändi-
geren technischen Bewertungsverfahren sinnvoll
durchführbar.
Die Bewertung der technischen Kriterien erfolgt so-
wohl mit der Nutzwertanalyse [Zang-71] als auch mit
einem Testeinsatz vor Ort, dem Benchmark. Die
Nutzwertanalyse ist ein Verfahren zur Ermittlung des
technischen Nutzens einer Alternative (in diesem
Falle eines EDM/PDM-Systems). Dazu werden die
Kriterien aus dem Soll-Konzept nach Bedeutung ge-
wichtet, indem ihnen Gewichtungsfaktoren zugeord-
net werden.
Die Nutzwertanalyse wird in zwei Schritten durchge-
führt. Im ersten Schritt werden die Leistungsfähig-
keiten jeder EDM/PDM-Alternative gemessen und
entsprechend ihrem Erfüllungsgrad mit abgestuften
Noten (z.B. 4 Punkte für „sehr gut erfüllt“ bis 0
Punkte für „nicht erfüllt“) bewertet, so dass sich bei
jedem Kriterium eine Rangfolge der EDM/PDM-Al-
ternativen ergibt.
Das beste, wenn auch zeit- und kostenaufwändige
Verfahren ist die Durchführung eines problemorien-
tierten Leistungstests vor Ort, des „Benchmarks“.
Dieses Verfahren, das auf Grund des hohen Auf-
wands für Projektteam und Anbieter nur in der Fein-
auswahl angewendet werden sollte, liefert objektiv
vergleichbare Daten über die Leistungsfähigkeit des
EDM/PDM-Systems als auch über seine Benut-
zungsfreundlichkeit.
VDI 2219 – 45 –
6 Evaluation, selection, decision
The introduction of an EDM/PDM system marks the
beginning of a very close working relationship with
the system over a likely time period of perhaps five to
ten years, at least beyond the depreciation time for
this investment, and involving a corresponding com-
mitment to the system supplier. In order to be sure of
profitable use, evaluation and selection of the system
must be carried out carefully. The evaluations of the
technical capability of the system, the ease of imple-
mentation and strategic aspects concerning the relia-
bility and future of the system supplier are equally
important.
6.1 Methodologies for evaluation and
selection of an EDM/PDM system
alternatives
The strategic requirements should be evaluated first,
as it requires relatively small expenditure to find out
about the reliability of a system supplier. Only after
the strategic evaluation has been carried out should
the substantially more complex technical appraisal
procedures be carried out.
The evaluation of the technical criteria is made up of
both an efficiency analysis [Zang-71] and a specific
test application, the benchmark test. The efficiency
analysis is a procedure for the determination of the
technical use of an alternative (in this case of an
EDM/PDM system). In this analysis the criteria from
the ”to-be state“ concept are weighted according to
their importance, and weighting factors assigned to
them.
The efficiency analysis is executed in two steps. In
the first step the extent to which each requirement is
met by each EDM/PDM system alternative is evalu-
ated according to its degree of correspondence and a
value assigned. A value (e.g. from 4 points for ”very
well fulfilled“ to 0 points for ”does not fulfil“) is as-
signed to each requirement so that alternatives can be
ranked.
The other evaluation method is the benchmark. This
provides a good opportunity to see how the system
really operates. It may require significant time and
cost, but should be carried out as the cost of not doing
it can be even higher. Benchmark tests should only be
carried out for a small number of systems as a bench-
mark test requires significant expenditure for both the
EDM/PDM project team and the system supplier.
The benchmark test should be identical for each sys-
tem so that comparable results are attained.
– 46 – VDI 2219
6.2 Bewertung aus strategischer Sicht
Strategische Anforderungen betreffen im weitesten
Sinne die Zuverlässigkeit und die Überlebenschan-
cen des jeweiligen Anbieters. Keine EDM/PDM-
Software ist fertig entwickelt, keine vollständig feh-
lerfrei. Nicht immer ist die Software benutzergerecht
aufgebaut. Gerade die EDM/PDM-Software wächst
durch die Wünsche und Anregungen der Benutzer. Es
stellen sich damit Fragen, ob und wie der Anbieter
zum Unternehmen „passt“:
• Besteht die Kundenbasis des Anbieters aus ver-
gleichbaren Unternehmen oder ist sie sehr hetero-
gen?
• Wie zufrieden sind andere Anwender oder gibt es
bereits Absetzbewegungen? Dabei muss aller-
dings geklärt werden, ob dies aus Gründen der
Unzufriedenheit oder auf Druck von außen erfolgt
(z.B. Wunsch eines wichtigen Kunden nach
einem bestimmten EDM/PDM-System).
• Wie war die Geschäftsentwicklung der letzten
Jahre, wie sehen die Marktanteile aus?
• Wo ist das Stammhaus? Wurde die Entwicklungs-
abteilung in letzter Zeit vergrößert oder verklei-
nert?
• Kann und darf bei einem ausländischen Anbieter
die deutsche Zweigniederlassung eigene Software
entwickeln? Wie ist die Betreuungssituation, das
heißt wie viele Mitarbeiter stehen für die Bera-
tung und die Softwarewartung zur Verfügung?
Bekommt das Unternehmen einen eigenen An-
sprechpartner?
• Wie oft pro Jahr wird eine neue Softwareversion
(Revision, Release oder Update) mit fühlbar mehr
Leistung herausgebracht (Referenzkunden fra-
gen)? Wie fehlerfrei sind diese?
Ein Anbieter muss in jedem Fall garantieren, dass
• einmal erstellte Datenbestände unabhängig von
der jeweils verwendeten Hardware während der
Systemlebensdauer lauffähig sind (Aufwärtskom-
patibilität)
• die Software vom Anbieter selbst gepflegt und
weiter entwickelt wird beziehungsweise er die
Hoheit über die Softwareentwicklung behält
• Schnittstellen zu vorhandenen Systemen sowohl
hardware- als auch softwaremäßig vorhanden und
auch lauffähig sind
6.3 Bewertung aus technischer Sicht
Beim Vergleich der Leistungsfähigkeit eines EDM/
PDM-Systems mit den Anforderungen im Rahmen
der Nutzwertanalyse ergibt sich in der Regel von Sys-
6.2 Evaluation from the strategic viewpoint
The strategic evaluation addresses the reliability and
the chances of survival in the broadest sense, of each
system and system supplier. No EDM/PDM software
is completely developed, no EDM/PDM software is
completely error-free. There are always some aspects
that are not very user-friendly. EDM/PDM software
grows as a result of the requirements and suggestions
of users. As a result, questions arise as to how the sys-
tem and the system supplier ”fit“ the enterprise:
• Does the customer base of the supplier include
companies similar to the enterprise, or is it very
different?
• Are customers of the system happy with it or are
they looking to replace it? If they are thinking of
replacing it, the reasons must be clarified. There
could be reasons that have nothing to do with the
system and are related to other causes (e.g. a re-
quirement from an important customer that they
must use a certain EDM/PDM system).
• How has the supplier developed in recent years,
what is its market share?
• Where are the headquarters? Has the R&D depart-
ment grown in recent times or has it been cut
back?
• Can the German distributor of a foreign supplier
develop its own software? How is the customer
service situation, how many people from the sys-
tem supplier will be available for consultation and
software maintenance? Will the enterprise have a
single point of contact?
How many times per year is a new version of the soft-
ware (revision, release or update) released with really
better performance? Reference customers can answer
this question and give their comments on the number
of errors in new versions
A supplier must guarantee in each case that
• once created, data can be managed and reused
throughout its life cycle – independently of the
hardware used (upward-compatibility)
• the software will be maintained and further devel-
oped by the supplier, or that the enterprise will
have rights to own and access the software
• hardware and software interfaces to existing sys-
tems are available and usable
6.3 Evaluation from the technical viewpoint
When comparing the efficiency of EDM/PDM sys-
tems in the context of the efficiency analysis a differ-
ent degree of efficiency is usually found for each sys-

tem zu System ein unterschiedlicher Erfüllungsgrad.
Hier ist zu prüfen, ob am jeweiligen System der noch
fehlende Leistungsumfang in der Einsatzvorberei-
tung implementiert werden kann („Customising“)
und mit welchem Aufwand an Zeit und Kosten das
verbunden ist. Dabei erhält man sowohl den Umfang
der zusätzlich zu implementierenden Software als
auch ihren Kostenanteil in der Einsatzvorbereitung.
Generell sollte der Anpassungsaufwand aber mög-
lichst klein gehalten werden, da, wie die Erfahrung
lehrt, solche Arbeiten bei jedem Releasewechsel wie-
derholt werden müssen (auch wenn von den Anbie-
tern das Gegenteil angegeben wird).
Im zweiten Schritt werden die durch die Multiplika-
tion von Bewertung und Gewichtung entstandenen
Teilnutzen aufaddiert, bis schließlich der Gesamtnut-
zen der Alternative ermittelt ist. Die Nutzwertanalyse
liefert damit immer eine subjektive, das heißt auf den
geplanten Einsatz abgestimmte technische Reihen-
folge der unterschiedlichen EDM/PDM-Alternativen.
In einem Benchmark wird eine Testanwendung aus
einem engen Bereich mit begrenzten Abläufen des
späteren Einsatzgebietes ausgewählt, das repräsenta-
tive Anforderungen an eine EDM/PDM-Unterstüt-
zung stellt. In der Praxis bewährte Vorgehensweisen
und Inhalte eines Benchmarks sind beispielsweise
bei darauf spezialisierten Unternehmen sowie in
Zeitschriften (beispielsweise [EDM1]) zu finden.
Mit dem Benchmark lassen sich z.B. folgende Leis-
tungsfähigkeiten eines EDM/PDM-Systems beurtei-
len:
• Qualität der Benutzungsoberfläche, allgemeine
Handhabbarkeit des Systems und mögliche Er-
stellung von Eingabehilfen (z.B. Menüs und
Makros)
• Leistungsfähigkeit des Datenmodells und seine
Anpassbarkeit an betriebliche Anforderungen
• Austausch von Daten mit CAD- und PPS-Syste-
men unter Nutzung von standardisierten und spe-
ziellen Schnittstellen (direkte Konverter)
• Arbeiten mit dem EDM/PDM-System über in-
terne und externe Netzwerke (zum Beispiel Repli-
kation der Anwendungen an anderen Standorten)
Die Testanwendung wird vom Anbieter in Anwesen-
heit des Projektteams erstellt. Dabei können auch un-
terschiedliche Hardwarekonfigurationen im Hinblick
auf Handhabbarkeit und Arbeitsgeschwindigkeit ge-
prüft werden.
Mit dieser Vorgehensweise erreicht man, dass einer-
seits die Fähigkeiten des EDM/PDM-Systems und
VDI 2219 – 47 –
tem. It should be checked if functionality missing
from a particular system can be easily implemented
in the customising phase, and if so what the expendi-
ture of time and costs would be. Generally speaking,
customisation expenditure should be as low as possi-
ble, since experience shows that this work has to be
repeated for each new release (even if suppliers indi-
cate the opposite).
In the second step of the technical evaluation, the
weightings are applied. After multiplication of the
scores by the weights, and addition of all values, the
total score for each alternative can be calculated. In
this way, the efficiency analysis always supplies an
objective technical ranking of the different EDM/
PDM alternatives being considered.
In the benchmark test, specific tests focusing on nar-
row but very important areas of application use are
carried out. This enables each system alternative to
be tested against theoretical requirements and pro-
vides an opportunity to see how each alternative re-
sponds to representative demands on the system.
Practical proven methodologies and proposed con-
tents for a benchmark test are available, for example,
from companies specialised in benchmarking as well
as in technical magazines (for example [EDM1]).
The benchmark tests enable a variety of issues con-
cerning the efficiency of an EDM/PDM system to be
examined. Some examples are given in the following
list:
• the quality of the user interface, general manage-
ment functionality of the system, the ability to
create user-specific help tools (e.g. menus and
macros)
• the efficiency of the data model and its adaptabil-
ity to specific operational requests
• the exchange of data with the CAD and ERP sys-
tems in use as well as the use of standardised and
special interfaces (direct converters)
• how the EDM/PDM system works over internal
and external networks (for example for replication
of applications at other locations)
The system supplier should carry out the benchmark
test in the presence of the EDM/PDM project team.
Different hardware configurations should be checked
to see how they impact management functionality
and response times.
With this methodological approach an enterprise can,
on the one hand learn about the functional and tech-
– 48 – VDI 2219

nicht die des Vorführenden gemessen werden, ande-
rerseits gewinnt man einen guten Eindruck von Ar-
beitsweise und Antwortzeitverhalten des Systems.
Die Berücksichtigung der Kostenseite erfolgt im
Rahmen der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung, die für
die drei besten Alternativen aus dem Benchmark
durchgeführt wird (Abschnitt 6.4).
nical abilities of the EDM/PDM system (and not just
those of the people demonstrating the system), and,
on the other hand get a good impression of how the
system works, its mode of operation and the response
time of the system under various conditions.
Examination of the costs of the EDM/PDM system
takes place in the context of the evaluation of the sys-
tem from the economic viewpoint. This should be
carried for the three best alternatives resulting from
the benchmark tests. (Section 6.4).

6.4 Wirtschaftliche Bewertung 6.4 Evaluation from the economic viewpoint

Ziel der Berechnung der Wirtschaftlichkeit eines
EDM/PDM-System ist es, jeden durch den Einsatz
entstandenen Nutzen zu erfassen und mit betriebs-
wirtschaftlichen Verfahren in Relation zu den dafür
aufgewendeten Kosten zu bringen [VSt-97].
Die Wirtschaftlichkeit W einer EDM/PDM-Anwen-
dung wird definiert als der Quotient aus den zu er-
bringenden bzw. erbrachten Nutzen/Leistungen und
den dafür aufzuwendenden bzw. angefallenen Kosten
(Bild 6.4-1).
The target of the evaluation of the financial aspects
associated with the EDM/PDM system involves find-
ing out, entering and calculating values related to
both the costs and revenues resulting from applica-
tion of the system [VSt-97].
The economic value W of an EDM/PDM application
can be defined as the ratio between the benefits/per-
formance which can be achieved and the costs that
have to be incurred to achieve such performance
(Figure 6.4-1).

Σ zukünftige bzw. erbrachte Leistungen

W=
Σ geplante bzw. aufgewendete Kosten

Wirtschaftlicher Einsatz

Deckungsbeitrag

0
Analyse, Auswahl Einführung Anlauf laufender Betrieb Phasen

© Lehrstuhl für Maschinenbauinformatik, Universität Magdeburg

Bild 6.4-1. Phasen der Einführung und Wirtschaftlichkeit eines EDM/PDM-Systems

Σ future resp. realised benefits

W=
Σ planned expenditure resp. spent costs

Economic use

Benefit contribution

0
Analysis, selection Introduction Start up Operation Phases

© Lehrstuhl für Maschinenbauinformatik, Universität Magdeburg

Fig. 6.4-1. Introduction and economy phases of an EDM/PDM system


• Ist der Quotient W größer 1, liegt eine absolute
Wirtschaftlichkeit vor.
• Ist der Quotient W größer Null, aber kleiner 1,
dann leistet die Anwendung einen Deckungsbei-
trag zur wirtschaftlichen Situation des Unterneh-
mens, auch wenn sie nicht absolut wirtschaftlich
ist.
• Die Kosten entsprechen dem Wert aller in einer
Periode verbrauchten Güter und Dienstleistungen,
die für Einführung und Betrieb des EDM/PDM-
Systems benötigt werden.
• Die Nutzen bestimmen sich aus allen erbrachten
Leistungen, die eine Anwendung bewirkt. Das be-
deutet, dass alle signifikanten, direkt oder indirekt
quantifizierbaren Auswirkungen kostenstellen-
übergreifend zu ermitteln sind.
Kosten und Nutzen treten nicht einmalig oder sta-
tisch, sondern mehrfach und dynamisch auf. Dies gilt
besonders dann, wenn das EDM/PDM-System nicht
gekauft (entspricht einer einmaligen Investition),
sondern aus Gründen der Liquidität des Unterneh-
mens bzw. der laufenden technischen Aktualisierung
gemietet oder geleast wird.
6.4.1 Bestimmung der Kosten
Die Kosten eines EDM/PDM-Projekts können mit
betriebswirtschaftlichen Methoden relativ einfach er-
fasst werden, da die EDM/PDM-Anbieter sowohl die
Investitions- als auch die Wartungskosten exakt be-
nennen können und das Unternehmen die dazu erfor-
derlichen Aufwände für Personal und Betriebsmittel
beistellen kann. Dabei wird zwischen einmaligen und
laufenden Kosten unterschieden.
Einmalige Kosten fallen bei der Einführung (Jahr 0)
und späteren Ausbaustufen (Softwarelizenzen, Hard-
wareerweiterungen, vollständige Arbeitsplätze),
nicht aber permanent an. Bei Kauf sind dies die In-
vestitionen, bei Miete die erste Rate, bei Leasing die
Sonderzahlung zu Anfang des Leasingvertrages.
Hinzu kommen die Kosten für die Einsatzvorberei-
tung und Dienstleistungen, etwa für Beratung oder
externes Training.
Einmalige Kosten gehen in die Abschreibung ein.
Dabei kann eine lineare oder degressive Abschrei-
bung gewählt werden. Wegen des raschen technolo-
gischen Fortschritts sollte für IT-Systeme eine de-
gressive Form mit Laufzeiten von etwa drei Jahren
bevorzugt werden (beispielsweise 1. Jahr 50 %,
2. Jahr 30 %, 3. Jahr 20 % Abschreibung).
VDI 2219 – 49 –
• When W is greater than 1, the system is absolutely
profitable.
• When W is greater than zero, but less than 1, then
the application is not profitable
• The costs considered here correspond to the value
in a particular time period of the products and
services that are needed for introduction and oper-
ation of the EDM/PDM system.
• The benefits considered here are those that result
from the performance of the system. That means
that all significant benefits must be determined,
whether they are directly or indirectly quantifia-
ble, or whether they are in the cost centre respon-
sible for the EDM/PDM system or in other cost
centres.
Costs and benefits don’t necessarily occur just once
or at particular times in an EDM/PDM implementa-
tion, but several times and dynamically. This applies
particularly if the EDM/PDM system is rented or
leased (and not purchased – which corresponds to a
unique investment). This aspect needs to be consid-
ered as part of the cash-flow calculation of the enter-
prise and its ongoing need to update technology.
6.4.1 Determination of the costs
The costs of an EDM/PDM project can be calculated
relatively easily with standard financial justification
techniques, since EDM/PDM suppliers can define
both the investment and maintenance costs accu-
rately and the enterprise can identify the cost for per-
sonnel and other resources. Investment costs and run-
ning costs need to be treated differently.
Investment costs start with the introduction (year 0)
and may occur in later stages as well (software li-
cences, hardware upgrades, new workstations), but
they do not appear on a periodical basis. If the system
is purchased, year 0 will include the investment cost.
If the system is rented, year 0 will include the first
payments. Similarly, for leasing there will be a spe-
cial payment at the beginning of the leasing contract.
In addition, year 0 should also include the costs of
preparation, customisation, and services such as
those for consultants and external training activities.
Investment costs are depreciated. Linear or degres-
sive depreciation can be used. Because of rapid tech-
nological progress a degressive formula with depre-
ciation times of approximately three years is pre-
ferred for IT systems (for example 50 % in the first
year, 30 % in the second year and 20 % in the third
year).
– 50 – VDI 2219
Die Summe der Einmalkosten, dividiert durch die
Anzahl der EDM/PDM-Arbeitsplätze (unabhängig
davon, ob auf einem Rechner EDM/PDM die einzige
Anwendung ist oder sich die Hardware mit anderen
Softwaresystemen teilt) ergibt die normierten Ein-
malkosten pro Arbeitsplatz. Hierdurch lässt sich un-
ter anderem berücksichtigen,
• ob zusätzliche Hardware beschafft bzw. vorhan-
dene aufgerüstet werden muss, um die Software
einzusetzen
• welche Art und wieviel Softwarelizenzen be-
schafft werden sollen. Hier muss zwischen Ein-
zellizenzen pro Arbeitsplatz, Lizenzbündeln (eine
Basislizenz pro Arbeitsplatz sowie eine kleinere
Anzahl von Lizenzen für Zusatzsoftware auf
Grund geringerer Nutzungshäufigkeit) oder Gene-
rallizenzen (pro Server, pro Standort oder unter-
nehmensweit) abgewogen werden.
Können einmalige Kosten aus der Zukunft bereits
zum Einführungszeitpunkt geplant werden (etwa Er-
weiterungsinvestitionen bei einer mehrjährigen Ein-
führung), dann gehen diese abgezinst in die Kosten-
betrachtung ein.
Laufende Kosten (z.B. Wartungskosten, Betriebskos-
ten, Weiterbildungskosten, laufende Mietraten und
Leasinggebühren) treten erst ab dem 1. Jahr auf. Für
die folgenden Jahre sind sie als Kapitalabflüsse (Aus-
zahlungen) dem jeweiligen Abrechnungszeitraum
zuzurechnen, in dem sie anfallen.
Tabelle 6.4-1 und Tabelle 6.4-2 zeigen typische
Vertreter für einmalige und laufende Kosten.
Wie in Abschnitt 5.6 bereits dargestellt, kann bei der
prospektiven Bestimmung der Wirtschaftlichkeit die
Höhe der jährlichen Folgekosten der Investition in
Tabelle 6.4-1. Einmalige Kosten bei Einführung und
Ausbau
Vorbereitungsarbeiten (Beratung und Planung, System-
auswahl, Process Reengineering, Neustrukturierung des
Informationsflusses, Machbarkeitsstudien, etc.)
EDM/PDM-Software
Ergänzende Software (Datenbanken, Konvertierungs-
software, Präsentationshilfen, Benutzungsoberflächen,
Schnittstellen, etc.)
Zusätzliche Hardware (Erweiterungen für vorhandene Geräte
bzw. zusätzliche vollständige Arbeitsplätze)
Kommunikationshardware und -software
Erstausbildung am EDM/PDM-System
Planbare Folge- und Erweiterungsinvestitionen in
EDM/PDM-Software, -Hardware, Kommunikationssysteme,
für ergänzende Software
The total of investment costs, divided by the number
of EDM/PDM workstations (independent of whether
the EDM/PDM application is the only one running on
the workstation or if other software systems also use
the workstation) results in the standard investment
cost per workstation. Knowing this number, various
questions can be asked,
• whether additional hardware should be procured,
or if existing hardware should be modified in or-
der to use the EDM/PDM software
• which type of software licences should be pro-
cured, how many software licences should be pro-
cured. A distinction can be made between single
licenses per workstation, license bundles (includ-
ing for example some basic workstation licences
as well as a smaller number of licenses for addi-
tional modules due to the lower frequency of use
of the additional modules) or general licences (per
server, per location or enterprise-wide). The ad-
vantages and disadvantages of the possible solu-
tions must be compared.
If future investment costs (for instance for upgrade
investment costs expected to be incurred during the
lifetime of an implementation) can already be
planned when the financial justification is carried
out, then they should also be considered in the calcu-
lation.
Running costs (e.g. maintenance costs, operating
costs, additional training costs, rental payments and
leasing fees) only start in year 1. For the following
years they should be included in the respective ac-
counting period in which they occur as outflows of
capital.
Table 6.4-1 and Table 6.4-2 show typical exam-
ples of investment costs and running costs.
As mentioned in Section 5.6, the size of the subse-
quent annual costs of the investment can be calcu-
lated for an EDM/PDM system by rule of thumb as at
Table 6.4-1. Singular costs at introduction and expan-
sion
Preparatory work (consultancy and planning, system
selection, process reengineering, restructuring of the informa-
tion flow, feasibility studies, etc.)
EDM/PDM software
Complementary software (databases, conversion software,
viewing software, user interface, interfaces, etc.)
Additional hardware (upgrades for existing equipment and/or
additional equipment)
Communications hardware and software
Initial training for the EDM/PDM system
Planned investments in EDM/PDM software, complementary
software, hardware, communication systems

Tabelle 6.4-2. Laufende Kosten einer EDM/PDM-
Anwendung
Wartungskosten für das EDM/PDM-System und für
ergänzende/unterstützende Software
Kosten für den EDM/PDM-Betrieb und die dazu erforder-
lichen Betreuer
Kommunikationskosten (z.B. Nutzungsgebühren für
unternehmensfremde Netze)
Laufende Anpassung des EDM/PDM-Systems
Laufende Integration mit internen und externen Anwendun-
gen (z.B. CAD/CAM, Standardsoftware), Entwicklung
geeigneter Schnittstellen
Datenübertragung aus anderen Systemen in das
EDM/PDM-System
Laufende Anpassung von Geschäftsprozessen
Laufende Weiterbildung/Beratung der Anwender
Teilnahme an EDM/PDM-Konferenzen und
-Anwendergruppen
ein EDM/PDM-System mit einer Faustregel zu min-
destens 40 % der Investitionssumme angesetzt wer-
den.
6.4.2 Bestimmung der Nutzen
Der Einsatz eines EDM/PDM-Systems ermöglicht
eine höhere Integration, Zuordnung und Transparenz
der Daten. Dies erzeugt Nutzen in Form von Reduk-
tion der Bearbeitungszeiten und besserer Ressour-
cenverwendung und damit eine Qualitätsverbesse-
rung von Produkten und Verfahren.
Der Gesamtnutzen entsteht durch Aufsummieren der
detaillierten Nutzen, die durch die einzelnen Anwen-
dungen erzeugt werden. Zum Erfassen der Nutzen
stehen die aus dem Controlling bekannten Quantifi-
zierungsverfahren (im Wesentlichen bewertete Zeit-
vorteile, Einsparungen aus Material- und Ressour-
ceneinsatz, Zunahme des Profits) zur Verfügung.
Allerdings lassen sich damit nicht alle Nutzen ein-
fach quantifizieren.
Zum Erfassen der nur schwer quantifizierbaren und
der qualitativen Nutzen empfiehlt es sich, während
der Erstellung des Soll-Konzeptes (Abschnitt 5.2)
(realistische) Zielvorgaben der Form „Senken der
Nacharbeit von Fertigungsunterlagen um mindestens
15 %“ zu entwickeln, deren Einhaltung während des
laufenden Betriebs geprüft werden kann. In Tabelle
5.7-2 wurden dazu Vorgaben gezeigt, die in anderen
Unternehmen als Kostenreduktionen durch den
EDM/PDM-Einsatz bereits erreicht wurden.
Nutzen unterliegen einem zeitlichen Anlaufverhal-
ten, das von der Eignung des EDM/PDM-Systems
sowie von Güte und Koordination der Einführungs-
maßnahmen (u.a. klare Datenstrukturierung, Opti-
mieren der Abläufe im Engineering und ausreichende
Qualifikation der Mitarbeiter) abhängig ist.
VDI 2219 – 51 –
Table 6.4-2. Continuous costs of an EDM/PDM appli-
cation
Maintenance costs for the EDM/PDM system and for
complementary software
Costs of EDM/PDM operations
Communication costs (e.g. usage for networks)
Ongoing updating of the EDM/PDM system
Ongoing integration with internal and external applications
(e.g. CAD/CAM, ERP), development of suitable interfaces
Data communication from other systems into the
EDM/PDM system
Ongoing updating of business processes
Ongoing training/consultancy
Participation in EDM/PDM conferences and
user group meetings
least 40 % of the investment total.
6.4.2 Estimation of benefits
The application of an EDM/PDM system enables bet-
ter integration, access and transparency of data. This
produces benefits in the forms of reduction in opera-
tional cycles, better use of resources, and an improve-
ment in the quality of products and procedures.
The total benefits result from summing the individual
benefits, which are produced by individual applica-
tions. Financial controllers usually only accept quan-
tified benefits (essentially justified time savings, sav-
ings from better material and resources application,
and increases in revenues). However it is sometimes
not easy to quantitatively justify a benefit that can
easily be recognised qualitatively.
To ensure acceptance of quantifiable and qualitative
benefits it is advisable, when defining the ”to-be
state“ to develop (Section 5.2) realistic targets of the
type ”reducing the need to reproduce production doc-
uments by at least 15 %“, which can then be checked
during use of the system. Table 5.7-2 shows some
values already achieved by enterprises that have im-
plemented EDM/PDM systems.
Benefits have a time value. The time at which a ben-
efit occurs depends on the suitability of the EDM/
PDM system for the enterprise as well as on the qual-
ity and co-ordination of the implementation project.
Among other things it depends on good data structur-
ing, optimising the flows in engineering and provid-
– 52 – VDI 2219
Nutzen treten üblicherweise in zwei Formen auf. Ent-
weder resultieren sie aus einer Kostenreduktion bei
gleicher Leistung oder aus einer Leistungserhöhung
bei gleichem Ressourceneinsatz, wobei die Abgren-
zung zwischen beiden fließend ist.
6.4.2.1 Kostenreduktion bei gleicher Leistung
Im Folgenden sind solche Nutzen dargestellt, die
durch die Reduktion bzw. den Wegfall von Kosten
auf Grund der EDM/PDM-Anwendung bei gleicher
Leistungserbringung entstehen können. Diese Nut-
zen sind überwiegend direkt und relativ einfach
quantifizierbar.
Differenz der Bearbeitungskosten ohne/mit EDM/
PDM bei gleicher Leistung durch verbessertes Ma-
nagement der Aktivitäten:
• Reduktion der Zahl der Mitarbeiter bei gleicher
Leistungserbringung
• Reduktion der Qualitätskosten (besonders für
Nacharbeiten)
• Reduktion von Folgekosten aus Fertigung, Ver-
trieb, Kundendienst usw., die auf Grund einer
mangelhaften Integration und Transparenz der
Daten im Engineering entstehen (aber Zuordnung
nicht immer einfach!)
• Reduktion der Kosten für Einführung neuer bzw.
Anpassung vorhandener Produkte (aber Zuord-
nung nicht immer einfach!)
• Reduktion der Kosten zur Informationsspeiche-
rung und -bereitstellung
• Reduktion der Dokumentationskosten
Daneben lassen sich auch noch Kosten im Energie-
verbrauch, bei dem Materialaufwand in Entwicklung
und Fertigung, beim Lagerbestand und Lagerhaltung,
in Garantie und Kundendienst usw. einsparen.
6.4.2.2 Leistungserhöhung bei gleichem
Ressourceneinsatz
Im Folgenden sind solche Nutzenformen dargestellt,
die als Leistungserhöhungen bei gleichem Ressour-
ceneinsatz auftreten. Mit „(Q)“ sind diejenigen ge-
kennzeichnet, die direkt und einfach quantifizierbar
sind.
• Automatisieren von Aktivitäten (Q)
• Unterstützung und Steuerung von Arbeitsfolgen
(Workflowmanagement) (Q)
• Durch die Verringerung von verwaltenden und or-
ganisatorischen Tätigkeiten können freigewor-
dene Kapazitäten für zusätzliche wertschöpfende
ing sufficient training for project team members and
users.
Benefits can occur in two forms. Either they result
from a cost reduction that occurs without a reduction
in performance, or from a performance increase that
is achieved without increasing resources. Some ben-
efits are a mixture of these two basic types.
6.4.2.1 Cost reduction benefits
The following list includes benefits that result from
the introduction of EDM/PDM in which reduction or
elimination of costs occurs without reductions in per-
formance. These benefits are predominantly direct
and relatively easy to quantify.
Reduction in operating costs, resulting from use of
EDM/PDM, due to improved management of activi-
ties:
• Reduction of the number of workers – but no re-
duction in performance
• Reduction of the quality costs (particularly for re-
work)
• Reduction of downstream costs in manufacturing,
selling, customer service, etc., that were due to
unsatisfactory integration and transparency of
data from the engineering/development organisa-
tion (however the allocation of these savings is
not always easy!)
• Reduction of the costs of introducing new and
modified products (however the allocation of
these savings is not always easy!)
• Reduction of the costs for information storage and
supply
• Reduction of the documentation costs
In addition it is possible to reduce the cost of energy
consumption, the costs for materials and other sup-
plies in development, manufacturing and storage, and
costs for warranties and customer service, etc.
6.4.2.2 Performance improvement
benefits
The following benefits are those which appear as per-
formance improvements without an increase in the
resources applied. Those indicated with a ”(Q)“ are
direct and easy to quantify.
• Automating activities (Q)
• Support and control of work activities (workflow
management) (Q)
• By reducing administration and organisational ac-
tivities, capacity can be freed for additional value-
adding activities, either internally for carrying out

Tätigkeiten verwendet werden, die entweder in-
tern für das Bearbeiten zusätzlicher Aufträge, das
Erhöhen der Produktfunktionalität, Angebot von
zusätzlichen Dienstleistungen um ein Produkt
(Systemlösung) und die Qualitätssteigerung usw.
genutzt oder extern als Dienstleistung an Dritte
verkauft werden können (Q).
• Durch höhere Transparenz der Produktstrukturen
können mehr kundenwunschgesteuerte Varianten
angeboten werden (Q).
• Höhere Produktqualität und niedrigere Produkt-
kosten können einen Kunden veranlassen, auf
eine Parallelbeschaffung des gleichen Produkts
bei einem anderen Lieferanten zu verzichten (Sin-
gle Sourcing) und damit die Stückzahl/Liefer-
menge des Produktes zu erhöhen (Q).
• Verstärkte Wiederverwendung von Informationen
(Information Re-use)
• Verbesserung von Effektivität und Nutzung von
Informationssystemen und damit effektiveres Ar-
beiten in den Engineering-Bereichen durch Auf-
bau einer geeigneten Infrastruktur
• Wenn Produkte mit gleicher oder verbesserter
Qualität schneller im Markt eingeführt werden,
verkürzen sich sowohl die Zahlungsziele für Kun-
den als auch die Zeit bis zur Platzierung von (zu-
sätzlichen) Nachfolgeaufträgen.
6.4.2.3 Schwierigkeiten bei der Nutzenerfassung
Bei der Erfassung der detaillierten Nutzen und ihrer
Umsetzung in Geldwerte (Bewertung) für die Wirt-
schaftlichkeitsrechnung können Schwierigkeiten
auftreten, da beispielsweise Produktivitätssteigerun-
gen im Engineering oft erst in nachfolgenden Berei-
chen sichtbar werden. Die Frage der Kompensation
von Kosten einer Kostenstelle mit den daraus beding-
ten Nutzen, die aber an einer anderen Kostenstelle
auftreten, ist im Controlling aber bisher nicht eindeu-
tig geklärt. Außerdem entstehen bei der Anwendung
von EDM/PDM-Systemen neue Tätigkeiten und
Arbeitstechniken, für die es im herkömmlichen Ab-
lauf kein Vorbild gibt. Daher ist eine Vergleichbarkeit
nicht gegeben und eine direkte Nutzenermittlung nur
schwer möglich.
Derzeit werden neue Ansätze für die Bestimmung der
Wirtschaftlichkeit entwickelt (z.B. [VaSc-97]), die
die oben beschriebenen Schwierigkeiten zu überwin-
den versuchen.
Unabhängig davon sollten für eine vollständige Nut-
zenerfassung im Engineering folgende Maßnahmen
in Angriff genommen werden:
• Um Bezugsgrößen für den Nutzenvergleich zu er-
halten und das Nutzenpotenzial voll auszuschöp-
VDI 2219 – 53 –
additional work (for example, improving product
functionality, building additional services around
a product (system approach), increasing quality)
or externally in the form of a service (Q).
• Meet more customers’ requests for customised
products as a result of better management of prod-
uct structures (Q).
• Due to higher quality products, reduce double
sourcing activities of customers – this will in-
crease the number of items/product (Q).
• Increase re-use of information
• Improve the effectiveness and use of information
systems. Make engineering operations more ef-
fective by providing a more suitable infrastruc-
ture.
• Get products faster to market with the same or im-
proved quality. Customers will pay sooner and
place follow-on orders sooner.
6.4.2.3 Difficulties in calculating benefits
During the detailed calculation of benefits, difficul-
ties can occur in converting qualitative benefits to
monetary values that can be used in the financial jus-
tification. For example it may be difficult to quantify
productivity increases in the engineering department
that give rise to benefits in downstream areas. Issues
about inter-cost centre benefits are frequent and need
to be discussed with the financial controller. Another
problem can be the introduction of new activities and
work tasks due to the use of EDM/PDM systems, for
which there is no model in the conventional opera-
tional model. As a result, a direct comparison is not
possible and the value of the benefit can only be cal-
culated with difficulty.
New approaches to financial justification are cur-
rently under development (e.g. [VaSc-97]) to try to
overcome such difficulties.
Independently of them, the following activities
should be carried out to ensure that a broad spectrum
of benefits is identified and quantified:
• Before the introduction of EDM/PDM all product
development and related processes should be ex-
– 54 – VDI 2219
fen, sollten vor der EDM/PDM-Einführung alle
Prozesse in den betroffenen Bereichen erfasst und
verbessert werden (siehe Abschnitt 4.2).
• Um die Vergleichbarkeit weiter zu erleichtern und
um das Risiko zu minimieren, sollte die Einfüh-
rung so erfolgen, dass zunächst eine Produktfami-
lie bzw. ein Engineering-Bereich vollständig vom
EDM/PDM-System unterstützt wird. Dadurch
wird auch die Synchronisation der einzelnen En-
gineering-Funktionen ermöglicht, so dass Produk-
tivitätssteigerungen an jeder Stelle des Auftrags-
durchlaufs erhalten bleiben. Erst danach wird die
Anwendung auf weitere Produktfamilien bzw. Be-
reiche ausgedehnt.
6.4.3 Bestimmung der Wirtschaftlichkeit
Die Verfahren zur Berechnung der Wirtschaftlichkeit
eines EDM/PDM-Systems [VSt-97] (sowie in Anleh-
nung an [VDI2216]) lassen sich einerseits in pro-
spektive und retrospektive, andererseits in statische
und dynamische Verfahren gliedern.
• Bei der prospektiven oder ex-ante-Betrachtung
werden die von Einführung und Anwendung des
EDM/PDM-Systems erwarteten Kosten und Nut-
zen geschätzt oder aus Erfahrungswerten über-
nommen.
• Bei der retrospektiven oder ex-post-Betrachtung
gehen tatsächlich angefallene Werte für Kosten
und Nutzen in die Berechnung der Wirtschaftlich-
keit ein.
Zu den statischen oder einperiodischen Methoden der
Investitionsrechnung, die prospektiv oder retrospek-
tiv angewendet werden können, gehören die
• Kostenvergleichsrechnung: Bestimmende Größe
ist die Kostenreduktion, die durch den Einsatz des
EDM/PDM-Systems im Vergleich zur bisherigen
Vorgehensweise erzielt wird.
• Rentabilitätsrechnung (Return on Investment,
ROI): Die Wirtschaftlichkeit wird auf Grund der
durch die Investition erzielbaren Verzinsung des
eingesetzten Kapitals beurteilt. Damit die Investi-
tion wirtschaftlich ist, muss RROI einen vom
Unternehmen vorgegebenen Wert übersteigen.
Ø Kostenersparnis/Jahr
R ROI = -------------------------------------------------------- ⋅ 100 %
Ø gebundenes Kapital
Dabei ist das durchschnittlich gebundene Kapital der
Mittelwert aus dem gesamten Kapitaleinsatz eines
Jahres (insofern werden Zusatzinvestitionen berück-
sichtigt). RROI wird jährlich berechnet.
• Amortisationsrechnung: Kriterium ist die Amorti-
sationsdauer A oder Kapitalrückflusszeit (Länge
des Zeitraums für den Rückfluss des eingesetzten
amined so that all opportunities for improvement
are identified (see Section 4.2).
• To facilitate implementation and reduce risk, ini-
tial activities should be carried out in such a way
that first one product family or one engineering
department area is supported completely by the
EDM/PDM system. After this other product fami-
lies or departments can be brought on line. They
will benefit enormously from the lessons learned
during the first implementation. These will be in-
valuable and provide a solid basis for identifying
further benefits.
6.4.3 Financial benefits
The procedures for the financial justification of an
EDM/PDM system [VSt-97] can be split on the one
hand into prospective and retrospective, and on the
other hand into time-independent (static) and time-
dependent (dynamic) procedures.
• The prospective view considers the costs and ben-
efits expected to result from introduction and ap-
plication of an EDM/PDM system.
• The retrospective view considers actual values for
costs and benefits resulting from EDM/PDM im-
plementation.
The time-independent and time-dependent proce-
dures apply to the investment calculation, which can
be applied prospectively or retrospectively:
• Cost comparison calculation: the determining fac-
tor is the cost reduction that is obtained by the ap-
plication of the EDM/PDM system in comparison
to the past situation.
• Return on Investment (ROI): Profitability is
judged on the basis of the interest rate achieved by
the investment in EDM/PDM. For the investment
to be profitable, the RROI must exceed a specific
value chosen by the enterprise.
Ø average cost saving/year
R ROI = ---------------------------------------------------------------- ⋅ 100 %
Ø average investment
The average investment is the average value of all the
investments on a yearly basis. RROI is calculated an-
nually.
• Depreciation calculation: The criterion is the cash
recovery period A, or pay back period (length of
time to repay the investment), which must be un-
 VDI 2219 – 55 –

Kapitals), die unter einem vom Unternehmen vor- der a limit set by the enterprise.
gegebenen Grenzwert liegen muss.
Kapitaleinsatz investment
A = --------------------------------------------------------------------------- ⋅ Jahre A = -------------------------------------------------------------------------------- ⋅ year
Kostenersparnis/Jahr + Abschr. annual cost saving + depreciation
Diese statischen Verfahren enthalten vereinfachende These time-independent procedures contain simpli-
Annahmen (durchschnittliche jährliche Kostenein- fying criteria (average annual cost savings, average
sparungen, durchschnittlich gebundenes Kapital), die investment), that do not take account of the time
das Anlaufverhalten einer EDM/PDM-Anwendung value of money and do not consider the start-up be-
nicht berücksichtigen und damit den Aussagewert für haviour of an EDM/PDM application. This limits the
die Beurteilung von Investitionsalternativen erheb- value of these methods for the evaluation of invest-
lich einschränken. Trotzdem haben sie ihre Berechti- ment alternatives. Nevertheless they have their place
gung bei der prospektiven Bestimmung der Wirt- in financial justification, in particular because of their
schaftlichkeit, vor allem dann, wenn nur Schätzwerte ease of use and understanding.
für Kosten und Nutzen zur Verfügung stehen. Für
eine Wirtschaftlichkeitsrechnung im laufenden Be-
trieb eignen sich statische Verfahren nicht.
Für die Ermittlung der Wirtschaftlichkeit generell, For a more accurate financial justification, static pro-
besonders aber für (retrospektive) Erfolgskontrollen, cedures are not sufficient. For accurate financial jus-
sind dynamische Methoden besser geeignet. Verwen- tification, particularly for retrospective progress con-
det werden dabei im Wesentlichen die Kapitalwert- trols, dynamic methods are more suitable. The Inter-
methode und deren Varianten interne Zinsfußme- nal Rate of Return method and NPV method makes
thode und Barwertmethode. Ihnen liegt folgende For- use of the Net Present Value of a project. This is given
mel zu Grunde: by the following formula:
T = T* T = T*
( ET – AT ) ( ET – AT )
KW = – I + ∑ -----------------------
(1 + p)
KW = – I + ∑ ----------------------
(1 + p)
-
T=1 T=1

Darin sind which uses the following variables:

KW Kapitalwert KW net present value
–I Investition (Kauf) beziehungsweise Son- –I investment (purchase) or special payment
derzahlung (Leasing), beide im Jahr 0 (leasing), both in the year 0
T Laufzeit (Obergrenze: Abschreibungszeit) T project lifetime (upper limit: depreciation
time)
p Zinsfuß p discount rate
ET geldmäßig bewertete Nutzen als Einzah- ET revenue (benefits) in time period
lungen/Einsparungen, bezogen auf die ver- T (month, year)
wendete Einheit von T (Monat, Jahr)
AT Auszahlungen (Kosten), bezogen auf die AT costs in time period T (month, year)
verwendete Einheit von T (Monat, Jahr)
(1 + p)T Zinsfaktor für die Abzinsung (1 + p)T interest factor for discounting
Bild 6.4-2 zeigt den zeitbezogenen Zusammenhang Figure 6.4-2 shows the time-related connection be-
zwischen Einzahlungen und Auszahlungen. Im null- tween revenues and costs. In Year 0 there is no in-
ten Jahr gibt es keine Einzahlungen. Auszahlungen come. Costs addressed could be related to purchase
sind bei Kauf die Investition, bei Miete die erste Rate of a system, the rental payment for the first year, or a
und bei Leasing die Sonderzahlung. Hinzu kommen leasing payment. In addition the costs of the prepara-
in allen Fällen die Kosten für die Einsatzvorberei- tory work have to be included.
tung. Im nullten Jahr fallen noch keine Zinsen an.
Die Einzahlungen (z.B. bewertete Zeitvorteile, Mate- The benefits (e.g. quantified time savings, material
rialeinsparungen usw.) steigen nicht sprunghaft, son- savings, etc..) do not appear all at once, but are built
dern kontinuierlich an, beispielsweise analog zum up over a period of time. They follow a similar curve
Verlauf der Lernkurve der Anwender. Damit gehen to the learning curve for the users of the EDM/PDM
auch Personaleinflüsse in die Einzahlungen ein. system. This curve illustrates how revenues are a
function of personnel influences.
– 56 – VDI 2219

Die Auszahlungen enthalten ab dem 1. Jahr die lau- Outgoings include running costs from the first year.
fenden Kosten. Diese können ansteigen, falls Erwei- Other costs, such as additional investment costs, can
terungsinvestitionen erfolgen (in Bild 6.4-2 im drit- be included if it is known when they will take place
ten Jahr), die zum Zeitpunkt ihres Auftretens zu be- (e.g. in the third year in Figure 6.4-2). Costs do not
rücksichtigen sind. Auszahlungen enthalten keine include depreciation and interest costs, since starting
Abschreibungen und Zinskosten, da ab dem nullten from year 0 the investment (in the case of purchase)
Jahr die Investition (bei Kauf) bzw. die regelmäßigen or the regular payments (in the case of rental and leas-
Raten (bei Miete und Leasing) voll in die Berechnung ing) enter fully into the calculation. By discounting
eingehen. Durch Abzinsung (Division durch den (dividing by the interest factor (1 + p)T the time value
Zinsfaktor (1 + p)T wird das zeitliche Auftreten der of the cost savings is evaluated. P is the discount rate
Kosteneinsparungen bewertet. Dabei ist p der unter- applied by the company for this capital expenditure.
nehmensspezifisch vorgegebene Zinsfuß für die Min-
destrendite des eingesetzten Kapitals.
• Bei der Barwertmethode wird der Kapitalwert KW • Using the Net Present Value method the net
für fest vorgegebene unternehmensspezifische present value KW can be calculated when the dis-
Werte für Zinsfuß p und Abschreibungsdauer T* count rate p and the project life time T* are
berechnet. Wirtschaftlich ist eine Investition, known. An investment is profitable if the net
wenn der Kapitalwert größer Null ist, wobei der present value is greater than zero. The degree of
Grad der Wirtschaftlichkeit direkt proportional zu profitability is directly proportional to the size of
der Höhe des Kapitalwertes ist. the net present value.
• Bei der internen Zinsfußmethode wird derjenige • In the Internal Rate of Return method, the interest
Zinsfuß p* gesucht, bei dem bei fest vorgegebener rate p*, that for a given time period T*, leads to a
Abschreibungsdauer T* der Kapitalwert KW = 0 present value of KW = 0 , is the actual net yield of
wird. p* ist die tatsächliche Rendite des eingesetz- the assigned capital. If this net yield is more than
ten Kapitals. Liegt die Rendite über dem (vorge- the enterprise’s minimum interest rate for invest-
gebenen) unternehmensspezifischen Zinsfuß p ments, then the investment is considered accepta-
(Mindestrendite), so ist die Investition wirtschaft- ble for the enterprise.
lich.
Diese Methode ist besonders dann sinnvoll, wenn die This method is particularly useful if the net yields of
Renditen mehrerer konkurrierender Projekte mitein- several competing projects have to be compared.
ander verglichen werden müssen.
• Die dynamische Amortisationsdauer TA ergibt • The dynamic cash recovery period TA is the time
sich bei fest vorgegebenem Zinsfuß p zu dem it takes, with a known interest rate p, to get to the

Differenz ET - AT (Einzahlungen - Auszahlungen; ohne Abzinsung)

difference ET - AT (income - expenses; not discounted)
Einzahlungen ET
(Einsparungen)

not discounted
ohne Abzinsung

income ET
(savings)

Jahre
0 1 2 3 4 5 6 years
(Ausgaben)

Einsatzvorbereitung

preparation efforts
Investition,

investment
Auszahlungen AT

Laufende Ausgaben
running expenses
expenses AT

Erweiterungsinvestition (incl. Einsatzvorbereitung)

enlargement investment (including preparation efforts)

Bild 6.4-2. Verlauf von Einzahlungs- und Auszahlungsreihen Fig. 6.4-2. Deposits and payments series (without discounting)
(ohne Abzinsung)

Zeitpunkt, in dem KW = 0 wird. Für eine wirt-
schaftliche Investition muss sie unter dem Vor-
gabewert des Unternehmens liegen.
Die dynamischen Methoden eignen sich sowohl für
prospektive (Einführungs- und Anlaufphase) als auch
für retrospektive Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen
(laufender Betrieb). Im prospektiven Fall gehen für
Ein- und Auszahlungsreihen Schätz- bzw. Rechen-
werte ein, im retrospektiven Fall die tatsächlich ange-
fallenen Nutzen und Kosten. Dynamische Methoden
bieten gegenüber den statischen Methoden folgende
Vorteile:
• Die Länge einer Periode, für den die Wirtschaft-
lichkeit bestimmt werden soll, kann je nach Be-
darf festgelegt und beliebig fein unterteilt werden.
Kosten und Nutzen stehen dann entsprechend als
Auszahlungs- und Einzahlungsreihen zur Verfü-
gung.
• Der Einfluss des Anlaufverhaltens (anfangs nied-
rige Kosteneinsparungen, die später ansteigen)
wird berücksichtigt. Gleiches gilt auch für später
auftretende Schwankungen der Einzahlungen.
• Durch Abzinsung der Differenz (ET – AT) wird be-
rücksichtigt, dass Einsparungen in späteren Perio-
den (das heißt mit größerem Abstand zu der In-
vestition und daher aufwändigerem Kapitaldienst)
weniger wertvoll sind als in früheren.
Zur Verbesserung der Wirtschaftlichkeit ist es sinn-
voll, die Zeitpunkte für Investitionen und zu erwar-
tende Nutzen so zu wählen, dass mit möglichst gerin-
gen Investitionen begonnen wird, die aber gleichzei-
tig möglichst hohe Nutzen erzeugen. Da Investitio-
nen auf Grund der Abzinsung in späteren Perioden
deutlich weniger belasten als in früheren Perioden, ist
es daher ratsam, möglichst mehrere konstante Inves-
titionen über den Zeitraum eines EDM/PDM-Pro-
jekts zu verteilen, da die Summe der abgezinsten In-
vestitionen geringer ist, als wenn man alle Investitio-
nen zu Beginn des Projekts auf einmal tätigen würde.
6.4.4 Berechnungsbeispiel
Kennzeichen des Beispiels zur Bestimmung der
Wirtschaftlichkeit der EDM/PDM-Einführung sind:
• Die Laufzeit des Projekts beträgt fünf Jahre.
• Die Investition in das EDM/PDM-System und die
Kosten der Einsatzvorbereitung betragen EUR 2
Mio., die bereits zu Anfang des Projekts (im Jahr
0) vollständig anfallen.
• Es entsteht ein jährlicher Nutzen in Höhe von
EUR 1 Mio. Der Kapitalzufluss tritt am Ende des
jeweiligen Jahres auf, zum ersten Mal am Ende
von Jahr 1.
VDI 2219 – 57 –
situation where KW = 0. For a profitable invest-
ment, this must be less than the pre-set value of
the enterprise.
Time-dependent methods are suitable both for pro-
spective (introduction and start-up phase) and retro-
spective views of financial justification (current op-
eration). In the prospective case, estimates are used,
whereas in the retrospective case the actual benefits
and costs are used. Time-dependent methods offer
the following advantages compared to time-inde-
pendent methods:
• The length of the time period, for which the justi-
fication is intended, can be determined depending
upon needs and partitioned as desired. Costs and
benefits are available then in the form of expenses
and revenues.
• The influence of the initial behaviour of the sys-
tem (low cost savings initially, rising later) is con-
sidered. The same applies to fluctuations in reve-
nues occurring later.
• By discounting the difference (ET – AT) between
revenues and expenses, the value of savings ex-
pected to occur in the distant future (and so with
less certainty) is less than that of those that will
occur soon.
To improve profitability it is useful to select the
points in time for investments and benefits that can be
achieved with as small an initial investment as possi-
ble. Since investments in later periods are discounted
it is advisable to designate if possible several constant
investments distributed over the period of an EDM/
PDM project since the total of the discounted invest-
ments is smaller than it would be if all occurred at the
beginning of the project.
6.4.4 Sample calculation
The base values for this example to demonstrate fi-
nancial justification of an EDM/PDM system are :
• The project length is five years.
• The investment in the EDM/PDM system and the
preparatory costs amount to 2 million EUR. This
is included at the beginning of the project (in the
year 0).
• The project creates an annual benefit of 1 million
EUR. The capital flows occur at the end of each
year, for the first time at the end of year 1.
– 58 – VDI 2219

In Tabelle 6.4-3 werden die jährlichen Nutzen und
die jährlichen Kosten der EDM/PDM-Anwendung
nicht abgezinst. Die Amortisationsdauer (diejenige
Zeit, die der nutzenbedingte Kapitalzufluss benötigt,
um den Kapitalabfluss durch die Investition zu kom-
pensieren, liegt hier bei 2 Jahren. Der Kapitalwert des
Projekts ergibt sich zu EUR 3 Mio. Er wird ermittelt,
indem die Investitionssumme im Jahr 0 (EUR 2 Mio.)
von der Summe der Kapitalzuflüsse in den Jahren 1
bis 5 (EUR 5 Mio.) abgezogen wird.
Um den Zeitwert entsprechend zu berücksichtigen,
werden die jährlichen Kosten und Nutzen (Kapitalab-
flüsse und -zuflüsse) auf die Gegenwart abgezinst.
Dazu wird eine Mindestrendite von 10 % vorgege-
ben. Um die Auswirkung der Abzinsung übersichtli-
cher darzustellen, wird eine zusätzliche Zeile mit den
nicht abgezinsten Nutzen des EDM/PDM-Projekts
hinzugefügt (Tabelle 6.4-4).
Im Kapitalwert sind alle abgezinsten Kosten und
Nutzen des Projekts zusammengefasst. Ist der Kapi-
talwert positiv (wie hier mit TEUR 1.790,6), dann ist
das Projekt wirtschaftlich, da die erzielbare Verzin-
sung des eingesetzten Kapitals höher als die vorgege-
bene Mindestrendite ist. Bei einem negativen Kapi-
talwert ist die erzielbare Verzinsung kleiner als die
für die Berechnung vorgegebene Mindestrendite, das
Projekt wäre in diesem Fall unwirtschaftlich.
Der interne Zinsfuß p* (Rendite) tritt dann auf, wenn
bei fester Abschreibungsdauer T* (hier auf 5 Jahre
festgelegt) der Kapitalwert KW = 0 gesetzt wird. Da
in diesem Beispiel die Rendite bei 41,05 % und damit
In Table 6.4-3 the annual benefits and the annual
costs of the EDM/PDM system are not discounted. In
this case, the payback time (the time needed for ben-
efits to pay back the investment) is about two years.
The present value of the project is 3 million EUR.
This is calculated by subtracting the investment
(2 million EUR) from the total benefits in the years 1
to 5 (5 million EUR).
In order to consider the time value of money, the an-
nual costs and benefits are discounted to give their
present value. A discount rate of 10 % is applied. In
order to represent the effect of the discounting more
clearly, an additional line with the discounted values
of the EDM/PDM project is added (Table 6.4-4).
In the net present value calculation, all discounted
costs and benefits of the project are summarised. If
the present value is positive (as here, 1790,6 thousand
EUR), then the project is profitable, since the interest
earned on the invested capital is higher than the given
minimum net yield. A negative net present value
would mean that the interest earned is less than the
minimum net yield, so the project would not be prof-
itable.
The Internal Rate of Return (ITT) p* (net yield) cor-
responds, with a fixed time period T* (5 years in this
example) to the present value KW = 0. Since in this
example the net yield is 41.05 % and thus more than

Tabelle 6.4-3. Berechnungsbeispiel mit nicht abgezinsten Werten

Alle Beträge in TEUR (nicht abgezinst) Jahr 0 Jahr 1 Jahr 2 Jahr 3 Jahr 4 Jahr 5
Nutzen – 1000 1000 1000 1000 1000

Kosten 2000
Jährlicher Kapitalfluss –2000 1000 1000 1000 1000 1000

Kumulierter Kapitalfluss (nicht abgezinst) –2000 –1000 0 1000 2000 3000

Kapitalwert 3000
Amortisationsdauer 2 Jahre

Table 6.4-3. Calculation example with non-discounted values

All amounts in thousand EUR (undiscounted) Year 0 Year 1 Year 2 Year 3 Year 4 Year 5

Benefits of EDM – 1000 1000 1000 1000 1000

Costs of EDM 2000

Annual cash flow –2000 1000 1000 1000 1000 1000

Cumulative cash flow (undiscounted) –2000 –1000 0 1000 2000 3000

Net present value 3000

Payback time 2 years

 VDI 2219 – 59 –

Tabelle 6.4-4. Berechnungsbeispiel mit unveränderten und abgezinsten Werten

Alle Beträge in TEUR Jahr 0 Jahr 1 Jahr 2 Jahr 3 Jahr 4 Jahr 5
Abzinsung mit 10 % Mindestrendite
Nutzen (nicht abgezinst) – 1000,0 1000,0 1000,0 1000,0 1000,0

Nutzen (abgezinst) 0 909,0 826,4 751,3 683,0 620,9

Kosten 2000,0

Jährlicher Kapitalfluss (abgezinst) –2000,0 909,0 826,4 751,3 683,0 620,9

Kumulierter Kpitalfluss (abgezinst) –2000,0 –1091,0 –264,6 486,7 1169,7 1790,6

Kapitalwert 1790,6
Interner Zinsfuß p* (Rendite) 41,05 %

Table 6.4-4. Calculation example with unchanged and discounted values

All amounts in thousand EUR Year 0 Year 1 Year 2 Year 3 Year 4 Year 5
10 % discount rate

Benefits of EDM (undiscounted) – 1000.0 1000.0 1000.0 1000.0 1000.0

Benefits of EDM (discounted) 0 909.0 826.4 751.3 683.0 620.9

Costs of EDM 2000.0

Annual cash flow (discounted) –2000.0 909.0 826.4 751.3 683.0 620.9
Cumulative cash flow (discounted) –2000.0 –1091.0 –264.6 486.7 1169.7 1790.6

Net present value 1790.6

IRR p* 41.05 %

über der vorgegebenen Mindestrendite von 10 %
liegt, ist die Investition wirtschaftlich. In der Tabelle
6.4-3 wurde auch die Amortisationsdauer dargestellt.
Falls die Nutzen nicht abgezinst werden, beträgt die
Amortisationsdauer zwei Jahre. In der Tabelle 6.4-4,
in der abgezinste Werte verwendet wurden, wird die
Amortisationsdauer nicht aufgeführt, sie kann aber
zu etwa 2,3 Jahren geschätzt werden. Wird die gefor-
derte Mindestrendite erhöht, steigt auch die Amorti-
sationsdauer – da die Nutzen durch die höhere Abzin-
sung permanent weniger werden, dauert es entspre-
chend länger, bis die Kosten ausgeglichen sind. Üb-
licherweise wird die Amortisationsdauer nur für den
einfachsten Fall der Berechnung, nämlich bei nicht
abgezinsten Kosten und Nutzen, angegeben (Tabelle
6.4-3).
Die Nutzen einer EDM/PDM-Anwendung können
auf zwei Arten entstehen – entweder durch gestie-
gene Leistungen (Einnahmen) auf Grund der Einfüh-
rung oder den aus der Einführung resultierenden
Kostensenkungen bei gleicher Leistungserbringung.
Um das Beispiel weiter zu detaillieren, wird der Nut-
zen wie beschrieben aufgeteilt. Er zeigt ein Anlauf-
verhalten und bleibt auch später nicht konstant. Im
dritten Jahr wird eine Zusatzinvestition von TEUR
500 und vierten Jahr eine Zusatzinvestitionen von
TEUR 250 getätigt. Da beide Investitionen bereits zu
the given minimum net yield of 10 %, the investment
is economical. In Table 6.4-3 the payback period is
also shown. If benefits are not discounted, the pay-
back period is 2 years. The payback period is not
shown in Table 6.4-4, in which discounted values are
used. However it can be calculated as about 2.3 years.
If the required minimum net yield is increased, the
discounted payback period increases – benefits are
reduced by a higher discount rate. Usually the pay-
back period is only given for the simplest case, i.e. for
undiscounted costs and benefits (Table 6.4-3).
The use of an EDM/PDM system can lead to cost re-
ductions resulting from its introduction in two ways –
either by increased performance (increased revenues)
at constant cost, or by reduced cost at constant per-
formance. The example can be further detailed as
shown. The behaviour can be modified in later years.
In the third year an additional investment of 500,000
EUR is made, in the fourth year an additional invest-
ment of 250,000 EUR is made. Since both invest-
ments are already planned at the beginning, the val-
ues can be discounted accordingly. The annual run-
– 60 – VDI 2219
Beginn geplant werden, können die Werte entspre-
chend abgezinst werden. Die laufenden Kosten wer-
den mit jährlich TEUR 250 angenommen und eben-
falls abgezinst.
Die Veränderungen der einzelnen Werte und die dar-
aus resultierenden Ergebnisse für den Kapitalwert
und die Rendite zeigt Tabelle 6.4-5. Obwohl sich
der Nutzen im Wesentlichen auf der gleichen Höhe
wie bisher bewegt, zeigt sich der Einfluss der laufen-
den Kosten und der Zusatzinvestitionen in der um
über 26 % auf rund 15 % gesunkenen Rendite. Trotz-
dem bleibt die Investition wirtschaftlich.
Auf diese Weise kann die Berechnung sukzessive
weiter verfeinert werden, beispielsweise indem die
Positionen „Kosten“ und „Nutzen“ auf die davon be-
troffenen Kostenstellen detailliert oder die Abrech-
nungsperioden kürzer gefasst werden (z.B. in Quar-
tale oder Monate).
Die hier vorgestellte Vorgehensweise ist sowohl für
eine prospektive Bestimmung der Wirtschaftlichkeit
als auch für die Bewertung der Ergebnisse beim lau-
fenden Betrieb (retrospektive Sicht) verwendbar.
6.5 Entscheidung für eine Alternative
Die Entscheidung fällt für dasjenige EDM/PDM-
System, das in der Nutzwertanalyse am besten abge-
schnitten hat, die höchste Wirtschaftlichkeit aufweist
und dessen Anbieter eine laufende Weiterentwick-
lung seines Systems glaubwürdig belegen kann. Für
die Entscheidungsfindung ist es daher von Bedeu-
tung, ob der jeweilige EDM/PDM-Anbieter be-
stimmte Eigenschaften seines Systems für die Zu-
kunft garantieren kann (siehe Abschnitt 6.2).
Der Wechsel von einem zum anderen EDM/PDM-
System („Migration“) ist nur mit erheblichem Kos-
ten- und Zeitaufwand möglich, auch wenn Basis-
daten heute zumindest teilweise unter Nutzung vor-
handener Schnittstellen wie ASCII (aber auch über
die Schnittstelle zu betriebswirtschaftlicher Soft-
ware) von einem auf das andere EDM/PDM-System
übertragen werden können.
6.6 Erstellung eines Pflichtenhefts
Bereits in der Angebotsphase werden in enger Zu-
sammenarbeit aller Fachabteilungen alle auftragsre-
levanten Informationen möglichst detailliert in einer
Auftragsspezifikation dokumentiert. Dabei haben
sich Checklisten zur Vollständigkeitskontrolle be-
währt. Das daraus entstehende Pflichtenheft enthält
folgende Beschreibungen:
ning costs are assumed to be 250,000 EUR. They are
also discounted.
Table 6.4-5 shows the resulting changes in the in-
dividual values and the results for the present value
and the net yield that result from them. Although the
benefits essentially remain as before, the influence of
the running costs and the additional investments
shows up in a reduced net yield of about 15 %. Nev-
ertheless the investment remains profitable.
In this way the calculation can be gradually refined,
for example the costs and benefits can be divided be-
tween the cost centres concerned, or the accounting
time periods can be reduced in size (e.g. to quarters or
months).
The methodology presented here is usable both for a
prospective financial justification and for the evalua-
tion of real results achieved with the actual operations
(retrospective view).
6.5 Selection of one alternative
An EDM/PDM system that best meets the efficiency
analysis, promises the highest profitability and whose
supplier demonstrates state-of the art technology can
be selected. For the final decision, technology is of
great importance, and it is important to know which
future system characteristics the EDM/PDM vendor
can guarantee. (see Section 6.2).
However the change from one EDM/PDM system to
another (”migration“) will require lots of effort, time
and cost, even if basic data can be transferred from
one EDM/PDM system to another using available in-
terfaces such as ASCII.
6.6 Development of product requirement
specifications
In the ”to-be state“ design phase, a lot of information
about required functionality will have been gathered
from all parts of the organisation that will use EDM/
PDM. This can be documented in the form of require-
ments. Check lists can be used to make sure all issues
have been addressed. Finally the Product Require-
ment Specifications that will be sent to the system
vendors can be developed. This should contain infor-
mation such as:
 VDI 2219 – 61 –

Tabelle 6.4-5. Berechnungsbeispiel mit Zusatzinvestitionen, laufenden Kosten und nicht konstanten Nutzen
Alle Beträge in TEUR Jahr 0 Jahr 1 Jahr 2 Jahr 3 Jahr 4 Jahr 5
Abzinsung mit 10 % Mindestrendite

Gestiegene Einnahmen auf Grund 500,0 600,0 700,0 700,0 600,0

EDM/PDM-Einsatz (nicht abgezinst)

Kostenreduktion auf Grund EDM/PDM- 200,0 300,0 400,0 500,0 500,0

Einsatz (nicht abgezinst)
Nutzen (nicht abgezinst) 700,0 900,0 1100,0 1200,0 1100,0

Nutzen (abgezinst) 636,4 743,8 826,4 819,6 683,0

Einmalige Kosten (abgezinst) 2000,0 375,7 170,7

Laufende Kosten (abgezinst) 227,0 206,6 187,8 170,7 155,2

Jährlicher Kapitalfluss (abgezinst) –2000,0 409,4 537,2 262,9 478,2 527,8

Kumulierter Kpitalfluss (abgezinst) –2000,0 –1590,6 –1053,4 –790,5 –312,3 215,5

Kapitalwert 215,5

Interner Zinsfuß p* (Rendite) etwa 15 %

Table 6.4-5. Calculation example with additional investment, running costs, and non-constant benefits
All amounts in thousand EUR Year 0 Year 1 Year 2 Year 3 Year 4 Year 5
10 % discount rate

Increase in revenues due 500.0 600.0 700.0 700.0 600.0

to EDM (undiscounted)

Reduction in costs due 200.0 300.0 400.0 500.0 500.0

to EDM (undiscounted)
Benefits of EDM (undiscounted) 700.0 900.0 1100.0 1200.0 1100.0

Benefits of EDM (discounted at 10 %) 636.4 743.8 826.4 819.6 683.0

Investment costs 2000.0 375.7 170.7

Running costs 227.0 206.6 187.8 170.7 155.2

Annual cash flow (discounted) –2000.0 409.4 537.2 262.9 478.2 527.8

Cumulative cash flow (discounted) –2000.0 –1590.6 –1053.4 –790.5 –312.3 215.5

Net Present Value 215.5

IRR p* about 15 %

• Beschreibung des Einsatzgebietes • description of the organisation

• Darstellung des Soll-Konzepts
• gewünschter Angebotsumfang
• welche Punkte muss das Angebot enthalten?
Es ist besonders wichtig, dass das Pflichtenheft von
verschiedenen Fachleuten aufgebaut wird, da es sonst
zu oberflächlich, zu technisch oder nicht zukunftsori-
entiert ist. Das Pflichtenheft bestimmt wesentlich das
zu erwartende Angebot eines Systemanbieters, dabei
sollten auch deutliche KO-Kriterien aufgeführt wer-
den. Daher ist eine übersichtliche und logische Glie-
derung des Pflichtenhefts besonders wichtig. Das
Pflichtenheft gliedert sich in folgende Abschnitte:
• description of the ”to-be“ concept
• the expected scope and range of the proposal
• the expected contents of the proposal
It is particularly important that people from all parts
of the company develop the Product Requirement
Specifications, otherwise some requirements may be
addressed too superficially or in too much technical
detail. The Product Requirement Specifications are a
key document that substantially determines the selec-
tion of a particular system supplier, and can provide
clear knock out criteria that will exclude other ven-
dors. As a result, a very clear and logical structure is
needed for the Product Requirement Specifications.
Product Requirement Specifications can be divided
into the following sections:
– 62 – VDI 2219
• Unternehmenscharakteristik
• Ist-Zustand der geplanten Einsatzgebiete
• Zielsetzungen
• Systemanforderungen
• fachliche Anforderungen
• technische Anforderungen
• Hardware-, Softwareanforderungen
• Mengengerüst
• Mitarbeiter
• zukünftige Benutzer
• unternehmensfremde Mitarbeiter
• Projektorganisation
• zeitlicher Realisierungsrahmen
• Anforderungen an den Systemanbieter
• Wünsche zum Angebotsaufbau und -inhalt
Damit das Pflichtenheft in späteren Reviews die Auf-
gabe als übergreifende Informationsbasis erfüllen
kann, sollten die einzelnen Unterlagen (verschiedene
Formate) mit integrierten Werkzeugen einfach zu
visualisieren sein. Der Status der Unterlagen sollte
immer auch im Inhaltsverzeichnis vermerkt werden.
Die schrittweise Erfüllung des Pflichtenhefts durch
das EDM/PDM-System sollte zur regelmäßigen Pro-
jektarbeit gehören. Dadurch kann das Pflichtenheft
bei Unstimmigkeiten über die vom Systemanbieter
erbrachten Leistungen zur Prüfung der Rechtmäßig-
keit der Forderungen herangezogen werden.
Die Verwaltung des Pflichtenhefts kann zentral oder
dezentral organisiert werden. Es ist jedoch die dezen-
trale Organisation zu bevorzugen, da das EDM/
PDM-System mit Referenzen arbeiten kann, um den
Transfer großer Datenmengen zu umgehen.
7 Einführung und Betrieb
In der Einführungsphase laufen Systemeinrichtung
und Implementierung sowie die Pilotanwendung und
die Schulung der Mitarbeiter zeitlich parallel ab.
7.1 Systemimplementierung und -anpassung
EDM/PDM-Systeme besitzen ein internes Daten-
modell, das aus Objekten (das heißt Einzelteile, Bau-
gruppen und Produkte sowie die dazugehörenden
Dokumente), Relationen und Methoden besteht.
Unter der Anpassung des Systems versteht man die
Zuordnung von Anwender mit Zugriffsrechten,
Dokumenten, Produktinformationen, Ressourcen
usw. zu den systeminternen Objekten. Des Weiteren
müssen die arbeitsplatzspezifischen Einstellungen
der Benutzungsoberfläche vorgenommen werden.
• enterprise characteristics
• current state of the planned areas of application
• objectives
• system requirements
• special requirements
• technical requirements
• hardware and software requirements
• application statistics
• the project team
• expected users in the enterprise
• expected users outside the enterprise
• project organisation
• implementation time frames
• specific requests to the system supplier
• specific requests concerning the proposal
So that the product requirement specifications can be
used in later reviews to validate and widely commu-
nicate progress, the individual pages of the product
requirement specifications should be easy to visual-
ise. The status of each document should always be
noted in the table of contents. The gradual fulfilment
of product requirement specifications by the EDM/
PDM system should become a part of regular project
work once the system has been installed. The product
requirement specifications can be used to identify any
discrepancies between performance promised by the
system supplier and performance actually delivered.
Management of the product requirement specifica-
tions can be carried out on a local basis or organised
centrally, but a local organisation is to be preferred,
since local users will have most knowledge of their
requirements and the functionality actually imple-
mented.
7 Introduction and operation
The EDM/PDM system introduction phase includes
system installation, use of pilot applications and
training of users and system support staff. These ac-
tivities occur in parallel.
7.1 System installation and customising
EDM/PDM systems have internal data models that
are made up of objects (i.e. parts, assemblies, prod-
ucts documents), relations and methods. During cus-
tomising, specific values are allocated to internal sys-
tem entities such as user access rights, documents,
product information, resources, etc. In addition,
workstation-specific adjustments may need to be
made to the user interface.

7.1.1 Übernahme der Altdaten
Bei den Altdaten muss grundsätzlich unterschieden
werden, ob die Inhalte oder nur eine Referenz auf
diese übernommen werden soll. Dazu wird zuerst er-
hoben, ob es sich um digitale Daten oder um Daten
auf anderen Medien wie beispielsweise Mikrofilm
oder Papier handelt. Konventionelle Dokumente
werden nur als Referenz in das EDM/PDM-System
übernommen, das heißt es werden Metadaten ange-
legt, die den Inhalt des Dokumentes beschreiben und
zusätzlich den Ort der Ablage definieren. Konventio-
nelle Datenbestände können auch eingescannt und im
Rasterformat digital abgelegt werden. Bei Zeichnun-
gen bestehen darüber hinaus auch die Möglichkeiten,
diese über einen Digitalisierer manuell einzulesen
oder gerasterte Zeichnungen nachträglich zu vektori-
sieren, um sie weiter zu verarbeiten. Die Möglichkei-
ten sind zurzeit jedoch mit erheblicher manueller
Nacharbeit verbunden.
Für digital vorliegende Dokumente wird in den meis-
ten Fällen ein Archiv im EDM/PDM-System ange-
legt. Beim Transferieren der Altdaten müssen diese
im Archiv eingespeichert und ihre Speicherorte samt
aller Erzeugnisstrukturen usw. als Metadaten im
EDM/PDM-System erzeugt werden („Urladen“). Da-
durch kann auch nach diesen Daten mit EDM/PDM-
Funktionalitäten gesucht werden.
7.1.2 Anpassung (Customising)
Die Anpassung (Customising) ist die Abbildung eines
(im Vorfeld der Einführung optimierten) firmenspezi-
fischen Daten- und Organisationsmodells auf das
EDM/PDM-System. Dazu werden die firmenspezifi-
schen Daten und Abläufe auf die EDM/PDM-Sys-
temobjekte abgebildet und die Struktur mit den vor-
handenen Relationen aufgebaut. Die Benutzer, Res-
sourcen und Systeme werden ebenfalls als Objekte
abgebildet und in Organisationsstrukturen zusam-
mengefasst. Zusätzlich sind Informationen zur Ver-
fügbarkeit und zu Schnittstellen zu anderen IT-Syste-
men vorhanden, um bei Bedarf ein anderes System
aus dem EDM/PDM-System starten zu können (bei-
spielsweise ein CAD-System beim Beginn einer Pro-
duktmodellierung). Allerdings führt eine solche Ein-
bindung auch zu zusätzlichem Anpassungsaufwand.
Neben der Abbildung vorhandener Ressourcen ist die
Übertragung von Funktionen eine wesentliche Arbeit
VDI 2219 – 63 –
7.1.1 Import of legacy data
Legacy data can be divided into two types – that for
which all the legacy data contents must be imported
and that for which only references to the legacy data
need to be imported. Another question concerns data
on traditional media such as microfilm or paper. Doc-
uments on traditional media are imported only as ref-
erences to the EDM/PDM system, i.e. a set of meta-
data is created, which describes the contents of the
document and where the document is stored. Docu-
ments on traditional media can also be scanned in and
digitally stored in raster format. In addition, drawings
can also be digitised and brought into the system in an
electronic vector form, although current methods re-
quire substantial manual rework.
Digitally available documents can be brought into the
EDM/PDM system in the form of files. When import-
ing such legacy data, the file and its metadata should
be stored in the EDM/PDM system (”bootstrap load-
ing“). Then this data will be available for all EDM/
PDM functionality.
7.1.2 Customising
Customising is the activity of modifying an EDM/
PDM system so that it corresponds exactly to a par-
ticular company’s data and organisational require-
ments. Objects and relations in the EDM/PDM sys-
tem are added and modified to fit the company’s spe-
cific data and processes. The company’s users, re-
sources and systems are likewise introduced in the
EDM/PDM system. Additionally specific interfaces
may need to be built between the EDM/PDM systems
and the company’s other IT systems (for example
product modelling data from the CAD system) so that
data can flow between these systems and the EDM/
PDM system. However such integration also leads to
additional expenditure.
In the data model of an EDM/PDM system, descrip-
tions of the roles of users are summarised in groups,
in order to be able to then assign them to processes.
The data model is initially structured during the in-
stallation of the system. It is later extended gradually
by the addition of additional components (users, sys-
tems, and documents).
In addition to installing and customising the EDM/
PDM system, there may also be many other tasks,
– 64 – VDI 2219
während der Anpassung. Bestimmte Funktionen an-
derer IT-Systeme (z.B. Speichern, Suchen) müssen
jetzt vom EDM/PDM-System ausgeführt werden, um
die Datenhoheit zu erhalten. Dadurch kann es z.B.
nötig werden, in einem CAD-System die Funktion
des Speicherns durch die entsprechende Funktion des
EDM/PDM-System zu ersetzen.
Die Kopplung zum CAD-System bedeutet in der Re-
gel auch die Umstellung von CAD-orientierten Sach-
merkmalleisten auf die Sachmerkmalleisten des
EDM/PDM-Systems, da diese meist wesentlich um-
fangreicher und vom EDM/PDM-System besser zu
handhaben sind. Damit kann ein Konstrukteur nach
Dokumenten, Varianten und Versionen im Datenspei-
cher (Vault) des EDM/PDM-Systems suchen, ohne
dabei sein CAD-System verlassen zu müssen. Umge-
kehrt kann der Anwender die Speicherung seiner
Daten durch die o.a. Funktionsübertragung direkt
unter EDM/PDM-Kontrolle durchführen.
Weitaus umfangreicher sind die Anpassungsarbeiten
zur Kopplung mit einem PPS-System, da die dort
vorhandenen Schnittstellen meist nicht auf die spezi-
ellen Wünsche eines Anwenders ausgerichtet sind.
Gerade hier muss das Datenmodell sorgfältig und
sinnvoll aufgeteilt werden, wobei in jedem Einzelfall
entschieden werden muss, welches System jeweils
die Datenhoheit haben soll. Bei einer (aus Gründen
der Datensicherheit oder der Zugriffszeit nicht immer
vermeidbaren) redundanten Datenhaltung müssen
entsprechende Synchronisationen eingeplant werden.
Bei einer eindeutigen Datenhaltung müssen gegen-
seitige Zugriffe unterstützt werden. Für die Funktio-
nalitäten zur Extraktion von Produktionsdaten muss
ebenfalls entschieden werden, welches System diese
ausführt.
Die Integration mit dem PPS-System zieht meist
auch Änderungen in der Prozesskette nach sich, da
die neue Aufteilung der Daten zu veränderten Zugrif-
fen führt. So kann oft die Extraktion produktionsrele-
vanter Daten auf einen früheren Zeitpunkt verlegt
werden, da die notwendigen Daten mit EDM/PDM-
Unterstützung schneller verfügbar sind. Andererseits
müssen die zugreifenden Anwendungen neu konfigu-
riert werden, da nach der neuen Datenverteilung die
Daten eventuell in einer anderen Datenbank mit an-
deren Zugriffsmechanismen gehalten werden. Be-
sondere Beachtung bei der Anpassung gilt immer den
firmenspezifischen Eigenentwicklungen, die im bes-
ten Fall einfach ersetzt werden, da die zu Grunde lie-
gende Funktionalität bereits im Leistungsumfang des
EDM/PDM-Systems enthalten ist. Im Normalfall je-
doch müssen die Eigenentwicklungen auf Zugriff,
Verarbeitung und Speicherung ihrer Daten untersucht
und gegebenenfalls neu ausgerichtet werden.
such as migration of functions and data, to carry out
concerning related systems. Some functions of other
IT systems (e.g. storage, searches) will be executed in
future by the EDM/PDM system, in order to ensure
data integrity. It may therefore be necessary, for ex-
ample, to replace in one CAD system the previously-
used function by the appropriate function in the
EDM/PDM system.
The integration with CAD systems usually also in-
volves modifying the header blocks of drawings from
their previous CAD format to the format offered by
the EDM/PDM system, since this is usually substan-
tially more extensive and can be better managed by
the EDM/PDM system. This will enable a designer
using a CAD system to look for documents and ver-
sions in the vault of the EDM/PDM system without
having to leave the CAD system. Similarly, users can
find their data directly by looking for its characteris-
tics in the EDM/PDM system.
The customising work is usually far more extensive
for the integration with an ERP system, since the in-
terfaces are usually not aligned to the special require-
ments of the users. The data model must be carefully
studied to decide for each individual case which sys-
tem will be the master. It may be necessary (for rea-
sons of data security or access time) to have redun-
dant data, but if so, appropriate synchronisation pro-
cedures must be put in place. In case of unique data,
mutual accesses must be supported. Similarly it must
be decided which of the two systems will execute cer-
tain functions, such as the extraction of production
data.
Integration with the ERP system usually also in-
volves modifications in the process chain, since the
new possibilities for data management can lead to
changes in access. It is often possible to extract pro-
duction-relevant data earlier, since the necessary data
is available earlier with EDM/PDM support. On the
other hand, it may be necessary to modify the appli-
cations that access this data, since with the new dis-
tribution of data, the data may be made available in
another database with other access mechanisms. Spe-
cial attention has to be taken when customising com-
pany-specific in-house software developments. If
possible it is best to replace them with the underlying
functionality of the EDM/PDM system. In-house de-
velopments should be examined to see if their func-
tionality for accessing, processing and storing of data
is correctly aligned with that of the EDM/PDM sys-
tem.

7.2 Integration von EDM/PDM – Systemen in die
IT-Landschaft des Unternehmens
Durch die Verwaltung von prozess- und produktbe-
zogenen Daten nehmen EDM/PDM-Systeme eine
Position im Zusammenspiel aller zu integrierenden
IT-Systeme eines Unternehmens ein, die bereits mit
einer Schlüsselposition verglichen wurde. So können
diese Systeme als Integrator zwischen den Prozessen
zur Produktentwicklung mit CAx-Systemen und der
Produktionsorganisation mit PPS-Systemen verstan-
den werden. Hierbei kann von einer Integration auf
Benutzer-, Prozess-, Funktions- und Datenebene aus-
gegangen werden [PKS-96]. Als Integrationstypen
stehen je nach Grad der Verknüpfung
• die Kopplung (autonome Komponenten tauschen
Daten über standardisierte Formate aus)
• die Kapselung (die Komponenten nutzen Teil-
funktionalitäten auf unterschiedlichen Ebenen ge-
meinsam)
• die direkte Integration (eine vollständige Integra-
tion auf allen Systemebenen wird realisiert)
zur Verfügung [Abel-95].
Der Weg zu einer EDM/PDM-geführten Integration
geht über ein unternehmensweites Integrationskon-
zept, das
• auf dem vorhandenen, aber durch entsprechende
Maßnahmen optimierten Organisationskonzept
des Unternehmens aufbaut
• die in Abschnitt 8.1 aufgeführten Techniken und
besonders Standardschnittstellen berücksichtigt
• durch Nutzung der Netztechniken des World
Wide Web die Systemintegration in die IT-Struk-
tur des Unternehmens selbst (Intranet) und unter-
nehmensübergreifend (Extranet und Internet) ent-
hält
• die Sicherheitsaspekte des Unternehmens befrie-
digt
• die Beteiligten durch intensive Schulungen auf
die Nutzung vorbereitet
Bei der Lösung der Integrationsaufgaben im Umfeld
einer EDM/PDM-Anwendung sollten auf jeden Fall
Entwicklungen, die als Standards oder Industriestan-
dards ihren Niederschlag finden, berücksichtigt wer-
den (beispielsweise International Standards Organi-
zation, z.B. ISO 9000; Workflow Management Coa-
lition, WfMC; Object Management Group, OMG;
Object Database Management Group, ODMG; Ame-
rican National Standards Institute, ANSI; Deutsche
Industrienormen, DIN u.a.).
VDI 2219 – 65 –
7.2 Integration of the EDM/PDM system into the
enterprise IT architecture
Because it manages processes and product-related
data the EDM/PDM system plays a key role in the
overall architecture of all the enterprise’s IT systems.
EDM/PDM systems can be thought of as integrators
between the processes for product development,
which are supported with CAx systems, and the ac-
tivities of the production organisation, which are sup-
ported by the ERP system. This integration can be
been seen at the following levels: user, process, func-
tion, data for example. [PKS-96]. The following
types of integration, depending on the degree of link-
age
• coupling (autonomous components exchange data
over standardised formats)
• capsuling (the components use functionalities on
different levels together) and
• direct integration (complete integration on all sys-
tem levels implemented)
are available [Abel-95].
To achieve integration through EDM/PDM, an enter-
prise-wide integration concept is needed, that
• takes account of the existing systems, but opti-
mises them in the concept of the overall organisa-
tion of the enterprise
• considers the techniques and particularly the
standard interfaces specified in Section 8.1
• takes account of integrating the network tech-
niques of the World Wide Web into the internal IT
structure of the enterprise (Intranet) and enter-
prise-wide (Extranet and Internet)
• satisfies the security aspects of the enterprise
• prepares people impacted by EDM/PDM with in-
tensive training courses
Many international and national organisations are in-
vestigating integration activities in the environment
of EDM/PDM systems (for example, International
Standards Organisation, e.g. ISO 9000; Workflow
Management Coalition, WfMC; Object Management
Group, OMG; Object Database Management Group,
ODMG; American National Standards Institute,
ANSI; German Industrial Standards, DIN among oth-
ers).
– 66 – VDI 2219
7.3 Pilotanwendung
Die Pilotanwendung bildet den Abschluss der Ein-
führungsphase; sie dient zur Überprüfung von Auf-
bau- und Ablauforganisation durch produktiven Ein-
satz eines EDM/PDM-Prototypen an ausgesuchten
Arbeitsplätzen.
Bereits mit der Ablaufplanung der Vorbereitungs-
phase sind für die Ergebnisanalyse die wesentlichen
Eckdaten zu der Durchführung der Pilotanwendung
festzulegen, eine Checkliste mit den wichtigsten Kri-
terien des Soll-Konzepts und möglicher Schwach-
stellen der System- und Funktionssicherheit aufzu-
stellen und mögliche Maßnahmen zur Optimierung
der Pilotanwendung festzulegen.
Als ersten Schritt sollte vor der Pilotanwendung die
Datenübernahme von häufig benötigten Informatio-
nen aus den bisher verwendeten IT-Systemen in das
EDM/PDM-System durchgeführt werden, um eine
Basisausstattung aufzubauen. Die Mitarbeiter der
Pilotanwendung haben dadurch die Möglichkeit, die
wesentlichen Vorteile beim Speichern, Suchen und
Wiederverwenden von Information im EDM/PDM-
System bereits zu einem frühen Zeitpunkt kennenzu-
lernen. Dagegen vermittelt der Start mit einem leeren
System den Eindruck, dass eine EDM/PDM-Anwen-
dung nur aus zusätzlicher Datenerfassung besteht.
Generell sollte die Pilotanwendung alltägliche Auf-
gaben beinhalten. Das heißt, dass mit der Pilotanwen-
dung bereits ein Teil der zu erledigenden Arbeiten
mit dem EDM/PDM-System organisatorisch und da-
tentechnisch durchgeführt wird. Benutzer und Auf-
gaben sind so auszuwählen, dass eine möglichst um-
fassende Analyse und laufende Optimierung der Auf-
bau- und Ablauforganisation der installierten EDM/
PDM-Anwendung möglich ist. Bei international täti-
gen Unternehmen sollte die Pilotanwendung zu-
nächst auf einen ausgesuchten Standort begrenzt
werden.
Voraussetzung zur Überführung in den produktiven
Betrieb ist das für die EDM/PDM-Anwendung defi-
nierte Datenmodell, welches während der Systemein-
führung aufgebaut wurde. Des Weiteren müssen alle
für den produktiven Einsatz vorgesehenen Systeme
integriert sein, um den neuen Benutzern von Anfang
an ein vollständiges Werkzeug zu übergeben.
Es gibt zwei verschiedene Einführungsmethoden:
Die erste sieht vor, dass allen Benutzern von Beginn
an leicht verständliche Funktionalitäten verfügbar
gemacht werden. Dabei sollten vor allem Funktionen
7.3 Pilot application
Execution of the pilot application represents the end
of the introduction phase. It provides a good opportu-
nity to make sure that everything has been put in
place for successful use of EDM/PDM.
Already during planning of the implementation, a
substantial database should be built up in preparation
for the execution of the pilot application. A checklist
should be made listing the most important criteria of
the ”to-be state“ and possible weak points that need
to be tested. The pilot application serves as a way of
showing that the system works satisfactorily, and that
system performance is suitable and secure.
As a first step, the transfer of frequently needed infor-
mation should be made from other IT systems used in
the EDM/PDM system environment. This will make
it possible to build an underlying basis for the pilot
application. The people carrying out the pilot appli-
cation will then have the possibility to make signifi-
cant gains by learning about the way the system
stores and accesses data, and to reuse information in
the EDM/PDM system at an early point in time. On
the other hand, this activity of data import into an
empty system can give the false impression that an
EDM/PDM application consists only of data acquisi-
tion activities.
Generally speaking, the pilot application should
make use of everyday functionality. In this way, part
of the work that is organised and carried out with the
EDM/PDM system during the pilot application will
already be useful for the organisation’s technical ac-
tivities. Users and functions can be selected in such a
way that as global an analysis and an optimisation are
possible during the pilot. Similarly the structures and
processes piloted should be as representative of the
future use of the installed EDM/PDM application as
possible. With internationally located enterprises the
pilot application should be limited to one selected lo-
cation.
A prerequisite for the transfer of the EDM/PDM sys-
tem into productive operation is that the data model
defined for the EDM/PDM application, which was
structured during the system introduction, must be
completed. Moreover, in order to transfer to the new
users a complete tool from the outset, all systems des-
ignated as required for productive application must
be integrated before the EDM/PDM system can be
transferred into productive operation.
There are two different introduction methods:
In the first of these, easily understandable functional-
ity are made available for all users. Above all, func-
tions for routine activities are made available since

für Routinetätigkeiten verwendet werden, da deren
Nutzen für einen Benutzer sehr leicht zu erkennen ist.
Nach einem festgelegten Zeitraum (ca. ein Monat)
werden dann Checklisten von den Benutzern ausge-
füllt, in denen sich der Erfüllungsgrad einzelner
Unterstützungen durch das EDM/PDM-System wi-
derspiegelt. Danach werden die Benutzer in weitere
Funktionalitäten eingearbeitet und der Kreislauf be-
ginnt erneut. Die Vorteile dieser Methode liegen in
der großen Zahl von Benutzern, die gleichzeitig ein-
gearbeitet werden und somit die Möglichkeit zum
Wissensaustausch haben. Auch die Auswertung der
Checklisten spiegelt die Meinung von vielen Benut-
zern wieder und die notwendigen Änderungen wer-
den von allen Beteiligten festgelegt. Der Nachteil
dieser Methode ist die erst sehr spät auftretende kom-
plette Unterstützung der Produktentwicklung durch
das EDM/PDM-System. Da der Beweis erst sehr spät
angetreten werden kann, ist diese sogenannte „hori-
zontale“ Vorgehensweise besonders beim Manage-
ment nicht gern gesehen.
Bei der zweiten Methode wird eine Anwendergruppe
ausgewählt, die, entsprechend geschult, direkt den
vollen Funktionsumfang des EDM/PDM-Systems
nutzt. In Zusammenarbeit mit dem Projektteam wird
der Systemeinsatz optimiert und das optimierte Sys-
tem dann weiteren Anwendergruppen verfügbar ge-
macht. Bei dieser (sogenannten „vertikalen“) Vorge-
hensweise kann direkt der Nutzen des EDM/PDM-
Systems nachgewiesen werden, da die EDM/PDM-
unterstützte Produktentwicklung mit der konventio-
nellen verglichen werden kann (Zeit, Kosten, Quali-
tät).
7.4 Schulungsmaßnahmen
Da sich mit der Einführung eines EDM/PDM-Sys-
tems die Arbeitsumgebung hinsichtlich Benutzungs-
oberfläche, Datenhaltung, Kommunikation und
Funktionalität ändert, sind Schulungen der Benutzer
unumgänglich. Neben der Benutzerschulung muss
auch ein Team zur Administration des EDM/PDM-
Systems ausgebildet werden. Die grundlegenden
Bausteine beider Schulungen sind in Bild 7.4-1
dargestellt.
7.4.1 Zu schulender Personenkreis
Da grundsätzlich mindestens alle Bereiche des Engi-
neering durch die EDM/PDM-Systemeinführung be-
troffen sind, sollten Vertreter aus diesen Bereichen an
den unterschiedlichen Schulungen teilnehmen.
Grundlagenschulungen zur Benutzung des Systems
sollten von ausgewählten Benutzern aus verschiede-
nen Bereichen besucht werden. Administratoren und
Entwickler erhalten gesonderte Schulungen, zumeist
VDI 2219 – 67 –
users would detect their availability (or lack of avail-
ability) very easily. After a certain time (about one
month) checklists are then filled out by the users.
They show the extent to which individual functions in
the EDM/PDM system meet requirements and show
the degree to which users understand individual func-
tionality. Afterwards the users are trained about addi-
tional functionality and the cycle begins again. The
advantages of this method are that a larger number of
users is trained at the same time – and there is the pos-
sibility for knowledge transfer to take place between
them. Also the analysis of the checklists shows the
opinions of a large number of users. As a result, any
necessary modifications can be made. The disadvan-
tage of this method is that it takes a long time to
achieve support of the complete product develop-
ment process with the EDM/PDM system. Manage-
ment would like to see a quicker result than that ob-
tained with this ”horizontal“ approach.
In the second method, a group of users is selected,
trained, and then put to work with the full range of
functions in the EDM/PDM system. In co-operation
with the project team the system is optimised and the
optimised system is made available to additional
groups of users. With this (”vertical“) methodology,
the successful use of the EDM/PDM system can be
quickly proven, since the results (time, costs, quality)
obtained with EDM/PDM-supported product devel-
opment can quickly be compared with those obtained
using conventional product development methods.
7.4 Training
The introduction of an EDM/PDM system leads to a
need for training addressing: The user interface, data
management, communication and functionality as
well as any specific subjects related to the particular
situation of the company and/or users. In addition to
training for users, training must also be given for
those who will support use of the system. The funda-
mental building blocks for both types of training
courses are shown in Figure 7.4-1.
7.4.1 The people to be trained
Since basically all areas of engineering are concerned
by the EDM/PDM system introduction, representa-
tives from all these areas should participate in the dif-
ferent training courses. Selected users should take ba-
sic training courses about the use of the system from
all the different areas. System administrators and de-
velopers will need to participate in other training
courses, focused on use of the system in projects.
– 68 – VDI 2219
Bild 7.4-1. Inhalte einer EDM/PDM-Schulung
schon im Vorfeld der Projektierung. Projektleiter und
weitere Manager sollten die Systemphilosophie und
das Konzept der Datenerhaltung erlernen.
7.4.2 Planung des Schulungsinhaltes
Nachdem die Prozessketten neu definiert wurden,
kann auch der Schulungsinhalt bestimmt werden.
Die Schulung selbst kann am eigentlichen Arbeits-
platz aufgabenspezifisch durchgeführt werden. An-
hand von konkreten Aufgabenstellungen werden die
Mitarbeiter direkt am individuell eingestellten Sys-
tem trainiert. Grundlagen- und Managementkurse
können nicht nur im Unternehmen sondern auch
beim Anbieter oder einem Schulungspartner abgehal-
ten werden.
Der Lieferant des EDM/PDM-Systems bietet Schu-
lungen für die unterschiedlichsten Bedürfnisse (teil-
nehmer- und funktionsbezogen) an. Es ist aber sinn-
voller, firmenspezifische Anwendungsszenarien auf
der Basis der verbesserten Abläufe, gegebenenfalls
veränderter Aufgaben- und Stellenbeschreibungen
Project managers and other managers should learn
about the system philosophy and the concepts of data
management and reuse.
7.4.2 Planning the course contents
After the processes have been redefined, the training
course contents can be determined.
The training can be task-specific and carried out at
the workstation. People can be trained directly at the
workstation to carry out real tasks. Basic and man-
agement courses can be held not only on site in the
enterprise, but also with at the system supplier’s site
or at the site of a partner specialised in giving training
courses.
The supplier of the EDM/PDM system usually offers
training courses for the basic needs (basic user train-
ing and function-oriented training). However it is
more meaningful if training is carried out based on
company-specific application scenarios. These can
be built up on the basis of the improved operational

Fig. 7.4-1. Contents of an EDM/PDM qualification
sowie des Leistungsumfangs des einzuführenden
Systems zu definieren und (mit dem Lieferanten oder
einem Schulungspartner) zu vereinbaren. Dabei wer-
den die Schulungsinhalte individuell erarbeitet.
7.4.3 Festlegung des Schulungsumfangs
Der Schulungsumfang richtet sich in erster Linie
nach dem Kenntnisstand der Auszubildenden. Alle
Schulungspartner bieten Grund- und Zusatzkurse an.
Grundkurse vermitteln neben den Grundlagen der
Systembedienung auch Grundlagen zur Datenhal-
tung (Datenbanken) und Grundlagen zu einzelnen
Funktionsbausteinen (Workflow, Konfiguration, Tei-
lemanagement usw.). Zusatzkurse, die tiefer in die
einzelnen Funktionen vordringen werden für spezi-
elle Bearbeiter notwendig. Alle Bearbeiter mit Kon-
trollfunktionen müssen die zu verwendenden EDM/
PDM-Module und deren Philosophie genau kennen-
lernen.
VDI 2219 – 69 –
processes and given if required by the system sup-
plier or training course partner. Company-specific
modifications for example, to functions and job de-
scriptions, as well as the scope of the system, can be
introduced in the training events.
7.4.3 Defining the scope of the training course
The training course scope depends primarily on the
level of knowledge of the trainees. All training course
providers offer basic and advanced courses. Basic
courses offer knowledge about the basics of data
management, basics about use of the system and the
basics of individual functional modules (workflow,
configuration, parts management, etc.). Advanced
courses, which go more deeply into the individual
functions, will be necessary for specific users. All us-
ers with management and control responsibilities
must become acquainted with the EDM/PDM mod-
ules they may need to use. They need to get a deep
understanding of these modules and their philosophy.
– 70 – VDI 2219
Das zweite Kriterium ist die Aufgabenbeschreibung,
die festlegt, ob ein Bearbeiter nur einen Ausschnitt
oder aber eine übergreifende Aufgabe bearbeiten
muss. Übergreifend eingesetzte Mitarbeiter müssen
ein Grundverständnis des Produktdatenmanagements
erlernen und zusätzlich die Methoden und deren Um-
setzung mit dem EDM/PDM-System.
7.5 Überführung in den laufenden Betrieb
Im Idealfall erfüllt das EDM/PDM-System in seiner
Hard- und Softwareumgebung alle Anforderungen.
Dann kann die Pilotanwendung freigegeben, auf an-
dere Bereiche ausgeweitet und der produktive Ein-
satz des EDM/PDM-Systems begonnen werden.
7.6 Laufender Betrieb, Review
Im laufenden Betrieb können folgende begleitende
Aktivitäten auftreten:
• laufendes Beheben von Fehlern im EDM/PDM-
System
• Durchführung von Releasewechseln
• Betreuung der Anwender bei eventuellen Proble-
men, im Sinne einer laufenden Weiterschulung
oder nach einem Releasewechsel
Auf einige der Aktivitäten wird im Folgenden einge-
gangen. Neben den Ergebnissen der täglichen Arbeit
mit dem EDM/PDM-System müssen auch die Ergeb-
nisse und Auswirkungen der begleitenden Aktivitä-
ten regelmäßig überprüft und quantifiziert werden
(„Review“ oder „Audit“). Dazu eignet sich neben Er-
gebnisdiskussionen besonders die betriebswirtschaft-
liche Überwachung aller Vorgänge nach Kosten und
Nutzen und deren Zuordnung an Kostenträger bzw.
Kostenstellen.
7.6.1 Laufende Betreuung der Benutzer
Ähnlich wie bei anderen IT-Anwendungen hat sich
das Einrichten einer zentralen Unterstützung („Help
Desk“) für die Anwender bewährt. Diese kann ent-
weder (bei ausreichend vielen Benutzern) im Unter-
nehmen selbst angesiedelt oder beispielsweise zum
Lieferanten des EDM/PDM-Systems ausgegliedert
sein. Primäres Kriterium für die Positionierung dieser
Unterstützungsfunktion ist die mögliche Reaktions-
zeit auf Anfragen, die bei komplexen Problemen eine
Anwesenheit eines Betreuers vor Ort verlangen, die
nicht höher als eine Stunde liegen sollte.
Zum zwanglosen Austausch von Erfahrungen und In-
formationen sollten im Unternehmen regelmäßig Be-
nutzertreffen („User Meeting“) durchgeführt werden.
Dazu empfiehlt es sich, den verschiedenen Mitarbei-
The second criterion for the definition of the scope is
the problem description, which determines whether a
user must process only one task or process several
tasks with different functionality. Users with wide-
spread tasks need to get a good basic understanding
of product data management. They also need to un-
derstand in detail the activities they do and the way
they will need to carry them out with support from the
EDM/PDM system.
7.5 Transfer into everyday use
In the ideal case, by this stage the EDM/PDM system
fulfils all requirements in its hardware and software
environment. The pilot application can be then re-
leased and expanded to other areas. Productive appli-
cation of the EDM/PDM system can be launched.
7.6 Operations and review
During operation the following accompanying activ-
ities may be needed:
• recovering from errors in the EDM/PDM system
• implementing new releases
• providing on-going support of users on current
and new versions
In addition to using the EDM/PDM system in every-
day use it’s also necessary to understand the results
and effects of the accompanying activities. They
must be reviewed and audited regularly. In addition,
financial monitoring of all processes is necessary to
determine if costs and benefits are within target.
7.6.1 On-going support of users
As for other IT applications, it’s useful to implement
a central support organisation (”help desk“) to enable
the users to work as well as possible. The help desk
can be in the company (if the number of users is suf-
ficiently high to justify it) or provided externally by
the vendor of the EDM/PDM system. The main crite-
rion for taking a decision about its organisation is the
likely response time to inquiries. For complex prob-
lems, which require the presence of a competent per-
son, this should not be more than one hour.
User meetings should be held on a regular basis in the
company for the informal exchange of experience
and information. Some EDM/PDM users can be
given the task of keeping up-to-date on particular
functions of the system. Others can follow develop-

tern EDM/PDM-Teilgebiete anzuvertrauen, die diese
ständig in Industrie und Forschung beobachten und
Resultate referieren. Hilfreich sind auch die Mit-
gliedschaft in Benutzervereinigungen („User Clubs“)
und die Teilnahme an solchen Benutzertreffen, die
von dem Hersteller des EDM/PDM-Systems (in der
Regel jährlich einmal) organisiert werden.
7.6.2 Releasewechsel
Die Anbieter entwickeln laufend neue Versionen des
EDM/PDM-Systems, einerseits, um neue Funktionen
hinzuzufügen, andererseits, um Fehler in den einzel-
nen Moduln zu korrigieren. Pro Jahr erscheinen ein
bis zwei neue Hauptversionen („Main Release“) mit
erhöhter Leistungsfähigkeit. Korrigierte Versionen
(„Update“, „Revision“) kommen zusätzlich nach Be-
darf heraus. Dabei kann es notwendig sein, be-
stimmte Anwendergruppen nachzuschulen.
Wird die Entwicklungsgeschwindigkeit zu hoch (und
das ist bereits bei mehr als einer Hauptversion pro
Jahr der Fall), ist zunächst die Gefahr groß, dass noch
zu viele Fehler in der neuen Version vorhanden sind.
Bei den Anwendern kann es zu Leistungseinbußen
auf Grund dieser Fehler kommen. Für Test und Frei-
gabe der neuen Software, die Weiterschulung der An-
wender sowie die Konvertierung von Zusatzsoftware
und digitalem Archiv auf die neue Version muss mit
einem Zeitaufwand von mindestens vier Personen-
wochen gerechnet werden.
Ähnliche Größenordnungen für die Bearbeitung sind
anzusetzen, wenn entweder das Betriebssystem der
zu Grunde liegenden Hardware aktualisiert wird oder
sich die mit dem EDM/PDM-System gekoppelten
Systeme grundlegend ändern (beispielsweise bei
einem CAD-System der Übergang zu einem objekt-
orientierten Datenmodell).
7.6.3 Weiterbildungsmaßnahmen
Die Weiterentwicklung der EDM/PDM-Systeme
führt dazu, dass für immer mehr Tätigkeiten rechner-
unterstützte Funktionen zur Verfügung stehen. Der
wirtschaftliche Einsatz bleibt aber nur dann erhalten,
wenn die Anwender laufend in der Lage sind, diese
neuen Funktionen zweckoptimiert im Tagesgeschäft
einzusetzen. Viele Anwender benötigen zudem nach
einiger Zeit eine Nachschulung zur Auffrischung des
Kenntnisstandes. Eine sofortige Auswirkung der
neuen Funktionen auf den Verlauf der Produktivität
ist auf Grund der Lernkurve des Anwenders nicht
möglich.
Bei neuen Versionen ist eine Weiterschulung der An-
wender erforderlich, die wie die Grundausbildung
außerhalb des Tagesgeschäftes durchgeführt werden
sollte. Damit sichergestellt ist, dass der Anwender die
VDI 2219 – 71 –
ments in industry and research and report their find-
ings. It’s also useful for the enterprise to be a member
of the User Group for the system and to participate in
user meetings that are often organised annually by the
EDM/PDM system vendor.
7.6.2 Change of release
EDM/PDM system vendors are continuously devel-
oping their systems in two ways. On the one hand
they add new functions. On the other hand they cor-
rect errors in the individual modules. Each year they
release one or two new main versions with new func-
tionality. Updated versions may also be released with
bug corrections. When new versions are released it
may be necessary to train some groups of users.
If the release rate becomes too high (which may al-
ready be the case when there is more than one new
main version per year), there is the danger that there
will be many uncorrected errors in the new version.
The result of this for users can be a reduction in per-
formance levels due to these errors. In addition, new
releases take a lot of time to implement. For example,
test and release of the new software, additional train-
ing of users and conversion of related software can
easily lead to an expenditure of at least four man
weeks.
Similar orders of magnitude of time will have to be
invested if either the operating system of the underly-
ing hardware is updated or if the architecture or main
functionality of the EDM/PDM system changes fun-
damentally (for example the transition to an object-
oriented data model).
7.6.3 Additional educational activities
The on-going enhancements to the EDM/PDM sys-
tem result in ever more computer-aided functions be-
coming available. Financial benefits are only
achieved however if the users are able to use these
new functions for purposes that will lead to benefits.
Even so, new functions will not result in an immedi-
ate increase in productivity due to the learning curve
of users. In addition many users need to be retrained
after some time to update their knowledge levels.
When training is carried out for new versions, it
should be executed along the lines of the initial basic
training. In addition it can be oriented so that the us-
ers who will gain most benefit are trained first. To en-
– 72 – VDI 2219
neuen Funktionen auch benutzt, dass die Belastung
der Einsatzbereiche durch fehlende Mitarbeiter nicht
zu groß wird und dass die Schulungskosten nicht zu
hoch werden, sollte die Weiterschulung nicht häufi-
ger als einmal pro Jahr stattfinden, auch wenn meh-
rere neue Versionen pro Jahr erscheinen.
7.6.4 Kostenabrechnungsverfahren
Bei diesem Verfahren gilt es einerseits, die entstande-
nen Kosten möglichst gerecht auf diejenigen aufzu-
teilen, die die Leistungen und damit den Nutzen in
Anspruch nehmen, andererseits, die Nutzen entspre-
chend den Kosten zuzuordnen, damit zu bestimmten
Zeitpunkten (beispielsweise zum Quartalsende) eine
Überprüfung der Wirtschaftlichkeit durchgeführt
werden kann.
Erfassung und Zusammenstellung der Kosten eines
EDM/PDM-Projekts sind mit betriebswirtschaft-
lichen Methoden relativ einfach durchzuführen.
Dazu wird im Folgenden zwischen einmaligen und
laufenden Kosten unterschieden. Es wird in dem vor-
liegenden Text nur der Begriff „Kosten“ verwendet,
da die für mehrere Abrechnungsperioden zu tätigen-
den Ausgaben über die kalkulatorischen Abschrei-
bungen zu periodenbezogenen Kosten werden. Wird
ein EDM/PDM-System gekauft, so fallen die Auf-
wendungen (Investitionen) zum Jahr 0, dem An-
schaffungszeitpunkt, an. Es handelt sich dabei um
Ausgaben für das EDM/PDM-System. Während der
Abschreibungsdauer (die allgemein für IT-Systeme
heute nicht länger als drei Jahre betragen sollte) sind
die auf die einzelnen Jahre bezogenen Abschreibun-
gen (unabhängig von der Abschreibungsart) für diese
Jahre ebenfalls Kosten.
Einmalige Kosten sind Ausgaben, die bei der Einfüh-
rung (im Jahr 0) und späteren Ausbaustufen zum
Zeitpunkt der jeweiligen Beschaffung, nicht aber per-
manent anfallen. Bei Kauf sind dies die Investitionen,
bei einer Miete die erste Rate, bei Leasing die Son-
derzahlung zu Anfang des Leasingvertrages. Hinzu
kommen in allen drei Fällen die Kosten für die Ein-
satzvorbereitung. Ein Teil der einmaligen Kosten
kann auch für Dienstleistungen anfallen, etwa für Be-
ratung oder externes Training. Die Summe der Ein-
malkosten, dividiert durch die Anzahl der beschaff-
ten Arbeitsplätze, ergibt die normierten Einmalkos-
ten pro Arbeitsplatz. Hierdurch lässt sich unter ande-
rem berücksichtigen,
• ob alleinstehende Workstations verwendet werden
oder ob diese als Clients an einen entsprechend zu
berücksichtigenden Server angeschlossen sind
sure that some users are not too frequently involved
in training courses to the detriment of productivity
and overload of their colleagues additional training
should not take place more frequently than once per
year, even if several new versions per year appear.
7.6.4 Financial justification procedures
Financial justification of an EDM/PDM project has
two objectives. On one hand the intention is to iden-
tify the costs as exactly as possible and divide them
between the investment cots and the running costs.
On the other hand, the intention is to examine the
profitability of the project at various times in its life
by comparing, for example at the end of a quarter, the
costs and the benefits resulting from the project.
Identification, input and addition of the costs of an
EDM/PDM project are relatively easy to carry out
with various financial justification formulas. The
costs are divided into two types of costs – investment
costs and running costs. If an EDM/PDM system is
purchased, then the investment is assumed to occur in
year 0, the initial investment time. It is more difficult
to calculate the benefits from use of the EDM/PDM
system. During the depreciation period (currently
generally less than 3 years for IT systems) the depre-
ciation costs must be considered.
Investment costs are costs that, either during the ini-
tial EDM/PDM introduction (in year 0), or at later
stages of development, occur at one fixed point in
time, and don’t occur repetitively over an ongoing
time period. In the case of system purchase, the cost
of the system is an investment cost. In the case of sys-
tem rental, the first rental payment is an investment
cost. In the case of leasing, the special payment at the
beginning of the leasing contract is an investment
cost. In addition there will be investment costs for the
EDM/PDM project in all three of these cases. Some
services, such as consultancy and external training,
can also be considered as investment costs. The total
of the investment costs, divided by the number of
constituted workstations, results in the standardised
investment cost per workstation. This can be useful
when considering:
• whether stand-alone workstations are used or
whether these should be connected as clients in
some way to a server

• welche Peripherie für die einzelnen Clients vor-
handen ist
• ab welcher Zahl von Clients ein weiterer Server
erforderlich wird
• wieviel Softwarelizenzen für die geplante Konfi-
guration erforderlich sind. Hier muss zwischen
Einzellizenzen pro Arbeitsplatz, auf Server bezo-
gene Lizenzen, Standortlizenzen oder einer unter-
nehmensweiten Generallizenz abgewogen wer-
den.
Treten einmalige Kosten zu späteren Zeitpunkten
auf, die bereits zum heutigen Zeitpunkt absehbar sind
(etwa Erweiterungsinvestitionen bei einer mehrjähri-
gen Einführung von EDM/PDM-Systemen in das ge-
samte Unternehmen), dann gehen sie abgezinst in die
Wirtschaftlichkeitsrechnung ein (Abschnitt 5.3).
Laufende Kosten (z.B. Wartungskosten, Betriebskos-
ten, Weiterbildungskosten, aber auch die laufenden
Mietraten und Leasinggebühren) treten erst ab dem
1. Jahr auf. Für die folgenden Jahre sind sie als Kapi-
talabflüsse dem jeweiligen Abrechnungszeitraum zu-
zurechnen, in dem sie anfallen.
Typische Vertreter für einmalige und laufende Kosten
können aus der in Abschnitt 6.4 aufgeführten Tabelle
6.4-1 und Tabelle 6.4-2 entnommen werden.
Während Auswahl und Einführung eines EDM/
PDM-Systems (prospektive Sicht) gehen alle Kosten
als Schätz- oder als Erfahrungswerte ein. Während
des laufenden Betriebs (retrospektive Sicht) werden
die Kosten über die Kostenrechnung (Accounting)
erfasst.
Die Höhe der mit der EDM/PDM-Einführung ver-
bundenen Kosten ist unterschiedlich, je nach Unter-
nehmensgröße und Anwendungsfall. Die Bandbreite
reicht von Projekten für einige zehntausend EUR bis
zu Projekten für mehrere Millionen EUR. Es ist daher
nicht realistisch, an dieser Stelle eine Aussage über
die durchschnittlichen Kosten einer EDM/PDM-Ein-
führung zu treffen.
Alle einmaligen und laufenden Kosten einer EDM/
PDM-Einführung können alternativ zu der bisherigen
Betrachtung auch auf eine Stundenbasis, den Maschi-
nenstundensatz, umgerechnet werden. Weitere Hin-
weise hierzu finden sich beispielsweise in der Richt-
linie VDI 2216 [VDI2216].
Zusätzlich zu den in den Tabellen 6.4-1 und 6.4-2
aufgeführten Kostenarten gibt es noch weitere, die
hier von Interesse sind (Tabelle 7.5.1-1). Es sind
die Kosten, die auftreten würden, wenn die gleichen
Aufgaben ohne ein EDM/PDM-System gelöst wer-
den müssten. Die Differenzen zwischen den Kosten
ohne EDM/PDM-Unterstützung und den Kosten mit
VDI 2219 – 73 –
• which peripheral devices are available for which
clients
• for which number of clients a further server will
be needed
• the number of software licences that will be
needed for the planned configuration. These can
be split into single user licenses, server licenses,
site licenses and enterprise-wide licences.
If investment costs occur at later points in time which
are already foreseeable when the calculation is made,
(for example add-on investments during the introduc-
tion of an EDM/PDM system throughout the entire
enterprise), then they are included in discounted form
(Section 5.3) in the calculation of financial justifica-
tion.
Running costs (e.g. maintenance costs, operating
cost, further training costs, rental payments and leas-
ing fees) start in year 1. In the following years they
are included in the accounting period in which they
occur as outflows of capital.
Typical examples for investment and running costs
can be taken from the Table 6.4-1 and Table 6.4-2 in
Section 6.4.
During the selection and introduction of an EDM/
PDM system (prospective view) all costs used in fi-
nancial justification are estimates or result from ex-
periments. During actual operation (retrospective
view) the costs used for financial justification are the
real costs from the cost accounting system.
The magnitude of costs associated with EDM/PDM
introduction differs from one company to another,
depending upon company size and the required appli-
cation. The range extends from projects of some tens
of thousand EUR up to projects for several million
EUR. It is not realistic to give a likely value for the
average costs of introducing EDM/PDM here.
All investment and running costs related to the intro-
duction of EDM/PDM can alternatively, in the retro-
spective view, be considered on an hourly basis. Fur-
ther information about this is given, for example, in
the VDI 2216 guideline [VDI2216].
In addition to the cost types listed in Tables 6.4-1 and
6.4-2, there are other cost types which are of interest
(Table 7.5.1-1). These are the costs that would oc-
cur if the functions that will be carried out by the
EDM/PDM system were carried out without an
EDM/PDM system. The differences between the
costs without EDM/PDM introduction and the costs
– 74 – VDI 2219
Tabelle 7.5.1-1. Durch eine EDM/PDM-Anwendung
beeinflussbare Kosten
• Bearbeitungskosten
• Qualitätskosten (besonders für Nacharbeiten)
• Kosten für die Einführung eines neuen Produkts
• Kosten für die Anpassung existierender Produkte
• Kundendienstkosten
der EDM/PDM-Anwendung (bei gleichen Tätigkei-
ten!) gehen als Nutzen in die Wirtschaftlichkeitsrech-
nung ein, denn durch den EDM/PDM-Einsatz wer-
den diese Kosten entweder reduziert oder sie entfal-
len ganz.
Art und Größe aller für die Berechnung der Wirt-
schaftlichkeit benötigten Kosten sollten in einem
Unternehmen eigentlich bekannt sein. Falls nicht,
müssen sie vor der Einführung des EDM/PDM-Sys-
tems erfasst werden. Nur in Ausnahmefällen sollte
ihre Höhe geschätzt werden.
8 Erweiterung der Anwendungen
Bei der Einführung und Nutzung von EDM/PDM-
Systemen wird ein zeitlich ausgedehnter Prozess in
Angriff genommen, der von Änderungen in den An-
forderungen an die Dienste dieser Systeme begleitet
wird. Die Ursache liegt
• in einer ständig tieferen Durchdringung der zu un-
terstützenden Prozesse
• in der Schnelllebigkeit der bereitgestellten Soft-
wareentwicklungswerkzeuge
• im Investititionsspielraum der Anwender selbst
Aus dem erstgenannten Grund erwachsen Forderun-
gen nach einer funktionalen Erweiterung, die über
eine übliche Anpassung (Customising) hinausgeht.
Vor allem neue Funktionalitäten zur Unterstützung
der Bereiche, die dem Anwendungsgebiet der EDM/
PDM-Systeme bisher vor- oder nachgelagert sind,
warten auf ihre Einbindung. Dabei wird oftmals in
Kauf genommen, dass inhaltliche Überschneidungen
zu anderen Systemen wie PPS-Systemen oder auch
CAx-Systemen vorliegen (siehe Abschnitt 3.2). Ent-
scheidend für eine Erweiterung ist der Gesamtauf-
wand, den der Nutzer für die Automatisierung seiner
gesamten Prozesskette betreiben kann und muss. Zu
diesen Erweiterungsaufgaben können z.B. jene ge-
hören, die nicht unmittelbar mit dem Produkt selbst
oder den produktbezogenen Dokumenten verbunden
sind, wie z.B. die Kundenbetreuung, die Auftrags-
verwaltung, Projektmanagement, die Kostenkalkula-
tion und andere mehr.
Table 7.5.1-1. Costs influenceable by an EDM/PDM
application
• Handling costs
• Quality costs (particularly for rework)
• Costs for introducing a new product
• Costs of modifying existing products
• Customer service costs
with the EDM/PDM application (with the same activ-
ities!) should be included in the financial justifica-
tion, because use of the EDM/PDM system either re-
duces these costs or eliminates them completely.
The type and magnitude of the financial costs in-
volved in the introduction of EDM/PDM into an en-
terprise should be available before the introduction
starts. If they are not they should be identified and cal-
culated. EDM/PDM introduction should not start until
the costs and expected benefits have been clearly
identified and the resulting profitability calculated.
8 Extending the use of EDM/PDM
During the introduction and use of EDM/PDM sys-
tems a gradual extension of the range of application
of EDM/PDM can be expected. In addition it is to be
expected that there will be requests for modifications
to the existing functionality. There are three reasons
for these requests for changes:
• need for increasing levels of support from the
EDM/PDM system
• increase in the functionality and application range
of the system itself due to ongoing developments
• availability of user departments to fund further in-
vestment
For the first mentioned reason, demands arise for an
extension to functionality that goes beyond the usual
customising. Above all, new functionality for activi-
ties that could be supported by the application of
EDM/PDM arise. In practice it is often the case that
these are for areas in which there is overlap between
EDM/PDM and other systems such as ERP systems
or CAx systems (see Section 3.2). For such exten-
sions the support of all the users of the process chain
is necessary to obtain the required funding. The type
of extensions that may be requested may not neces-
sarily be directly related to the product or to product-
related documents e.g. customer service, order man-
agement, project management, cost calculations, etc.

Bei der Lösung dieser Aufgaben können im Wesent-
lichen zwei Wege beschritten werden:
• Erweiterung der systemspezifischen Funktionali-
täten möglichst auf der Basis einer offenen
Systemarchitektur in Anlehnung an ein Referenz-
modell (beispielsweise nach [Abel-95]).
• Einbindung von EDM/PDM-Systemen in einen
unternehmensübergreifenden Verbund
Einige der dazu erforderlichen Technologien werden
im Folgenden aufgeführt.
8.1 Funktionserweiterung
Alle EDM/PDM-Systeme besitzen eine Schnittstelle,
die sich über dem Application Programming Inter-
face (API) befindet. Dieses Integrator Tool Kit (ITK)
stellt Funktionalitäten zur Verfügung, die einen Be-
nutzer darin unterstützen, die systemspezifischen
Objekte zu verändern und neue zu erstellen. Erweite-
rungen können grundsätzlich in Funktionserweite-
rung und Datenmodellerweiterung unterschieden
werden.
Funktionserweiterungen werden durch Programme
(meist in C oder C++ geschrieben) realisiert, die in
das EDM/PDM-System integriert werden. Diese In-
tegration ist jedoch nicht mit der Integration von An-
wendungssoftware zu vergleichen, da die Programme
direkt in das Basismodul eingespielt werden. In die-
sem Basismodul sorgt ein Verteiler für die Weiterlei-
tung der Kommandos an die richtigen Funktions-
module. In den meisten Fällen arbeitet ein neues
Funktionsmodul auch mit neuen Objekten und daher
wird oft auch die Erweiterung des Datenmodells er-
forderlich.
Datenmodellerweiterungen bedeuten die Einführung
neuer Objekte und Strukturrelationen, die immer von
vorhandenen Objektklassen und Relationen abgelei-
tet werden. Objektklassen definieren allgemeine At-
tribute und den Vererbungsmechanismus für die zu-
gehörigen Objekte. Der erste Schritt der Daten-
modellerweiterung ist immer die Definition einer
neuen Klasse, um neue Objekte dem System bekannt
zu machen. Um die Zuordnung dieser neuen Objekte
in die Produktstruktur zu ermöglichen, wird zumeist
auch eine neue Relation eingeführt. Der letzte Schritt
ist die Erweiterung der Benutzungsoberfläche, um
die neuen Objekte bearbeiten zu können. Dabei wird
zumeist ein neuer Menüpunkt zum Generieren des
neuen Objektes erstellt, wobei die Suchfunktion um
das neue Objekt erweitert wird.
8.1.1 Systeminterne Erweiterung
Die zu erweiternden Funktionalitäten (z.B. ablauf-
fähige Muster für unternehmensspezifische Work-
VDI 2219 – 75 –
In responding to these requests two paths can be
taken:
• extension of system-specific functionalities on the
basis of an open architecture following a refer-
ence model, for example as detailed in [Abel-95]
• integration of the EDM/PDM system into an en-
terprise-wise network
Some of the technologies necessary for this approach
are outlined as follows.
8.1 Extension of functionality
All EDM/PDM systems provide an interface through
an Application Programming Interface (API). This
Integrator Tool Kit (ITK) provides functionality to al-
low users to change system-specific objects and cre-
ate new objects. Extensions can be differentiated ba-
sically with respect to functional extension and data
model extension.
Functional extensions are implemented by programs
(usually written in C or C++) which are integrated
into the EDM/PDM system. This integration is not to
be compared however with the integration of applica-
tion software, since the extensions are included di-
rectly in the base module of the EDM/PDM system.
In this base module a distributor forwards commands
to the correct function modules. A new function mod-
ule usually operates with new objects and therefore
also results in an extension to the data model.
Data model extensions involve the introduction of
new objects and structure relations in the data model.
These are always derived from available object
classes and relations. Object classes define general
attributes and the transmission mechanism for the ap-
propriate objects. The first step of the data model ex-
tension is always the definition of a new class, in or-
der to make new objects known to the system. In or-
der to enable the allocation of these new objects into
the product structure, a new relation is also intro-
duced. The last step is the extension of the user inter-
face in order to be able to process the new objects.
Usually a new menu option is created for generating
the new object and to extend functionality for the new
object.
8.1.1 Extension internal to the EDM/PDM system
Functionality that can be extended (e.g. executable
templates for enterprise-specific workflows, struc-
– 76 – VDI 2219
flows oder Strukturen und Netzpläne für das Projekt-
management) werden in der gleichen Entwicklungs-
umgebung unter gleichen konzeptionellen Ansätzen
als integrierbare Module erzeugt und bei Bedarf ein-
gebunden. Der Systemhersteller sollte die entspre-
chenden Werkzeuge zur Gestaltung der internen
Schnittstellen bereits in der Grundausstattung bereit-
stellen (Datenbankmanagement-System, Program-
miersprache, Maskengeneratoren, Reportgeneratoren
usw.). Bei einer systemhauseigenen Erweiterung
sollte nur mit gut dokumentierten Schnittstellen gear-
beitet werden. Erweitert dagegen der Nutzer seine
Anwendung selbst, so hat er für die Transparenz und
Leistungsfähigkeit seiner Entwicklung durch entspre-
chende Konzeption und Dokumentation zu sorgen.
Die Erweiterbarkeit wird durch eine objektorientierte
Struktur des EDM/PDM-Systems deutlich erleich-
tert.
Es ist für eine effiziente Anwendung und Pflege sinn-
voll, Erweiterungen von EDM/PDM-Systemen ob-
jektorientiert als komponierbare und konfigurierbare
Software zu entwickeln. Sind somit Komponenten
der EDM/PDM-Systeme und die anwendungsspezi-
fischen Erweiterungen als Objekte verfügbar, so kön-
nen unter Nutzung der Middleware-Standards wie
CORBA (Common Object Request Broker Architec-
ture) der Object-Management-Group (OMG) oder
Herstellerstandards wie OLE/DCOM von Microsoft
EDM/PDM-Dienste und -Anwendungen plattform-
übergreifend und verteilt eingesetzt werden.
8.1.2 Systemexterne Erweiterung
Trotz zum Teil überlappender Funktionalitäten wer-
den die einzelnen Bereiche der Produktentwicklung
von speziellen Informationssystemen dominiert, die
erst im bidirektionalen Zusammenspiel ihre volle
Leistungsfähigkeit entfalten können. So benötigt ein
EDM/PDM-System z.B. aus einem CAD-System zu-
mindest die Informationen über die Verwaltung der
dort erzeugten Produktmodelle, Zeichnungen und
Stücklisten.
Auch hierbei wird die Nutzung standardisierter, gut
dokumentierter Schnittstellen sowohl den System-
entwicklern als auch den Anwendern empfohlen. Auf
der Ebene des Datenaustausches bieten sich für Pro-
duktmodelle die Standards STEP [ISO 10 303] und
IGES sowie VDAFS, für die Abfrage aus Datenbe-
ständen SQL [ISO 9075] an. Bei der generellen Ver-
wendung standardisierter Schnittstellen können diese
häufig bereits fertig von dritten Anbietern erworben
und damit die Anzahl der zu programmierenden Pro-
zessoren reduziert werden.
Eine gleichfalls herausragende Bedeutung hat die In-
tegration von EDM/PDM- und PPS-Systemen. Der
tures, network plans for project management) are
produced in the same development environment un-
der similar conditions to integrated modules and
merged if necessary. The system vendor should sup-
ply the appropriate tools for the organisation of inter-
nal interfaces in the basic system (database manage-
ment system, programming language, screen format
generators, report generators, etc.). An in-house sys-
tem extension should be used only with well-docu-
mented interfaces. As a result, if a user enhances an
application, then he has to provide for the transpar-
ency and efficiency of his development by appropri-
ate design and documentation.
The expandability is facilitated by an object-oriented
structure of the EDM/PDM system.
For efficient application and maintenance it is impor-
tant to develop extensions of EDM/PDM systems as
modular and configurable object-oriented software.
If components of the EDM/PDM system and the
user-specific extensions are available as objects, then
the Object Management Group (OMG) standards
such as CORBA (Common Object Request Broker
Architecture) or manufacturer standards such as
OLE/DCOM can be applied.
8.1.2 Extension external to the EDM/PDM system
Despite partially overlapping functionality, the dif-
ferent parts of the product development organisation
use very separate information systems. These only
achieve their full efficiency if bi-directional commu-
nication is possible between them. For example, an
EDM/PDM system needs information about the man-
agement of product models, drawings and parts lists
produced in a CAD system.
The use of more standardised, well-documented in-
terfaces is recommended to both system designers
and system users. On the level of data exchange the
STEP [ISO 10 303] and IGES standards are available
as well as VDAFS. For queries about product models,
SQL [ISO 9075] is available. Often interfaces for
such standards can be acquired from third parties to
reduce the number of interfaces that must be pro-
grammed.
The integration of EDM/PDM and ERP systems is
important. This is because these applications meet at

Grund liegt in einer hohen Verzahnung der Prozess-
kette in der Produktentwicklung (von EDM/PDM-
Anwendungen unterstützt) und der logistisch-dispo-
sitiven Prozesskette (von PPS-Anwendungen unter-
stützt). Beide Systeme haben eine gut beschriebene
gemeinsame Schnittmenge an Daten und Funktionen.
Deshalb bieten zum heutigen Stand fast alle markt-
gängigen EDM/PDM-Systeme Schnittstellen zu
PPS-Systemen und umgekehrt an. Damit wird die In-
tegration über eine Kopplung der Systeme erreicht.
So wie sich die CAx-Landschaft vielfältig entwickelt
hat und damit der CAx-Datenaustausch zur dring-
lichen Aufgabe wurde, ist eine ähnliche Entwicklung
auf dem EDM/PDM-Sektor zu beobachten. Unter-
schiedliche EDM/PDM-Systeme müssen Daten zum
Management des Auftragsdurchlaufs (Stamm-, Ver-
sions-, Struktur- und Prozessdaten) austauschen
[NIMA-97]. Für den eigentlichen Austauschvorgang
können Verfahren wie beispielsweise EDI (Electro-
nic Data Interchange) verwendet werden (siehe auch
Bild 2.6-3).
8.2 Erweiterung der Anwendungsbereiche
An dieser Stelle soll noch einmal auf zwei Entwick-
lungsschwerpunkte eingegangen werden. In Ab-
schnitt 8.1 wurde bereits auf den Einsatz der Middle-
ware OLE/DCOM und CORBA zur Schaffung offe-
ner Systemarchitekturen für technische Informati-
onssysteme verwiesen. Diese beiden Technologien
können Komponenten, Teilsysteme oder auch ganz-
heitliche Softwaresysteme wie CAx-, PPS- und
EDM/PDM-Systeme mit einer Schnittstelle verse-
hen, die dann in den heterogenen Umgebungen in das
Netz als Dienste bereitgestellt werden. In Verbindung
mit Web-basierten Techniken (Browser, Server,
HTML, Java u.a.) können unternehmensweite (Intra-
net), unternehmensübergreifende (Extranet) und
weltweite Anwendungen (Internet) mit den EDM/
PDM-Funktionalitäten als Integrationskern aufge-
baut werden.
Bild 8.2-1 zeigt mögliche Entwicklungsrichtungen
der EDM/PDM-Systeme. Zum einen wird die Unter-
stützung der frühen Phasen des Produktentstehungs-
prozesses zunehmend durch die Systeme ermöglicht
und zum anderen findet eine Ausweitung der Nut-
zung von EDM/PDM-Systemen in anderen Berei-
chen (z.B. Betriebsmittelkonstruktion, Arbeitsvorbe-
reitung usw.) statt. Daneben sind andere Entwick-
lungsrichtungen zu beobachten wie beispielsweise
die Integration von Elektronischen Produktkatalo-
gen, Feature Verwaltung im EDM/PDM-System oder
Life Cycle Management.
VDI 2219 – 77 –
the interface of the technical process chain of product
development (supported by EDM/PDM applications)
and the production process chain (supported by ERP
applications). Both systems have clearly identifiable
requirements for data and functionality. Therefore
nearly all EDM/PDM systems on the market today
offer interfaces to ERP. The integration is carried out
by means of a coupling of the systems.
Just as the CAx landscape and the related CAx data
exchange activities developed in response to urgent
needs for functionality, a similar development can be
observed in the EDM/PDM sector. Different EDM/
PDM systems must exchange data for the manage-
ment of the exchange process (part, version, structure
and process data) [NIMA-97]. The actual exchange
process can use procedures such as EDI (Electronic
Date Interchange) (see also Figure 2.6-3).
8.2 Extension of the application range of the EDM/
PDM system
Here again two development possibilities exist. In
Section 8.1 the application of OLE/DCOM and
CORBA middleware was already mentioned in the
context of the creation of open architectures for tech-
nical information systems. These two technologies
can provide components, subsystems or entire soft-
ware systems such as CAx-, ERP and EDM/PDM
systems with interfaces that are then usable in heter-
ogeneous environments. Web-based techniques
(Browser, server, HTML, Java, etc.) can provide an
integration core for enterprise-wide (Intranet),
across-enterprise (Extranet) or worldwide (Internet)
applications of EDM/PDM functionality.
Figure 8.2-1 shows possible future trends for the
EDM/PDM system. On the one hand support of the
early phases of the product development process will
be possible with EDM/PDM systems, and on the
other hand EDM/PDM will expand into other areas
(e.g. resource management, job planning etc.). Other
trends include the integration of electronic product
catalogues, feature management and life cycle man-
agement in EDM/PDM systems.
– 78 – VDI 2219
Bild 8.2-1. Entwicklungsrichtungen von EDM/PDM-Systemen
Fig. 8.2-1. Development directions of EDM/PDM systems
9 Zusammenfassung, Ausblick
Der Markt für EDM/PDM-Systeme ist in Bewegung.
Die Systemanbieter verzeichneten in den vergange-
nen Jahren kräftige Umsatzsteigerungen, die nach
Expertenmeinung auch in den kommenden Jahren
noch anhalten werden. Wegen der rasanten Zunahme
des Rechnereinsatzes in allen Bereichen der Unter-
nehmen steigt der Bedarf an leistungsfähigen Werk-
zeugen zur Verwaltung der Daten und Dokumente.
Eine Vielzahl von Unternehmen plant bzw. realisiert
daher derzeit die EDM/PDM-Einführung. Daher ist
davon auszugehen, dass mittelfristig EDM/PDM-
Systeme in den Unternehmen einen festen Platz
haben und umfassendere, integrierte Lösungen in den
nächsten Jahren vermutlich noch nicht über die benö-
tigte Funktionalität verfügen werden.
Eine derzeit häufig diskutierte Frage ist die, ob die
derzeit von EDM/PDM-Systemen angebotenen
9 Summary
The market for EDM/PDM systems is a fast-moving
market. System vendors register strong increases in
sales, which will, according to expert opinion, con-
tinue in the coming years. Due to the rapid increase in
the use of computer application within all areas of en-
terprises there is a growing need for efficient tools to
manage data and documents. Many enterprises are
currently implementing or planning to implement
EDM/PDM systems. It is likely that in the medium
term EDM/PDM systems will continue to play an im-
portant role. In the medium term it is unlikely they
will be replaced by more global, integrated solutions
as these will probably not yet have the necessary
functionality.
One frequently raised question is whether the func-
tions offered at present by EDM/PDM systems could

Funktionen nicht auch von erweiterten PPS- bzw.
CAx-Systemen abgedeckt werden könnten. Durch
den Wegfall von EDM/PDM als „vermittelndem“
System könnte sich die Zahl der benötigten Schnitt-
stellen verringern. Da die Sichtweisen auf die von
PPS-Systemen verwalteten Daten aber vollständig
andere sind als die, die von der Produktentwicklung
benötigt werden, ist die direkte Kopplung von CAx-
und PPS-Systemen momentan nur eingeschränkt
nutzbar. Da sich auch in der Vergangenheit schon ge-
zeigt hat, dass funktionsüberladene Einheitssysteme
für viele Anforderungen nur einen Kompromiss dar-
stellen, ist eher davon auszugehen, dass durch die
Etablierung von Standards und die definierte gemein-
same Nutzung von Datenbeständen ein geordnetes
Nebeneinander von verschiedenen Systemen von un-
terschiedlichen Herstellern möglich sein wird.
Darüberhinaus werden EDM/PDM-Systeme ver-
stärkt eine zentrale Rolle in firmeninternen Informa-
tionssystemen (Intranets) spielen. Die Möglichkeit,
über ein EDM/PDM-System sämtliche Daten und
Dokumente in deren jeweiligem Zusammenhang ein-
zusehen, prädestiniert diese Systeme als Basis für
eine zentrale Informationsplattform. Mit den von vie-
len Herstellern heute schon erhältlichen Clients auf
Basis von Standard-Browsern für das Internet ist es
möglich, unternehmensweit EDM/PDM-Daten ein-
zusehen bzw. zu bearbeiten, ohne dass weitere spezi-
elle Software installiert sein muss. Über Filter bzw.
speziell definierte Benutzerrechte ist es möglich, je-
weils den Teil der Informationen zugänglich zu ma-
chen, der im jeweiligen Bereich benötigt wird. Auch
eine Anbindung an das Extranet ist bereits möglich,
um gezielt Kunden oder Zulieferer informieren zu
können. Ein entsprechend organisiertes EDM/PDM-
System ist dabei zentraler Datenlieferant, ohne dass
eine Informationsredundanz aufgebaut wird und zu
viele Datenbestände nebeneinander existieren.
Die Internet-Programmiersprache Java spielt nicht
zuletzt auf Grund der Plattformunabhängigkeit in zu-
nehmendem Maße auch eine Rolle im EDM/PDM-
Umfeld. Eine spezielle Client-Installation auf den
Rechnern der EDM/PDM-Anwender kann entfallen,
da herkömmliche Browser auf dem Internet die Ver-
bindung („Frontend“) zum EDM/PDM-System dar-
stellen. Je nach verwendeter Implementierung kön-
nen die Funktionsmodule des Clients in der jeweils
aktuellen Version als Applets vom Server geladen
werden, und müssen nicht auf den lokalen Rechnern
installiert werden. Dadurch wird der Update- bzw.
Wartungsaufwand für den laufenden Betrieb gerin-
ger. Die Verwendung von Java auch auf Server-Seite
bietet zusätzlich Vorteile bzw. neue Möglichkeiten
bezüglich der Leistungsoptimierung, da grundsätz-
lich die Möglichkeit besteht, dass Java-Module so-
VDI 2219 – 79 –
not be addressed by extended ERP or CAx systems.
The omission of EDM/PDM as a ”mediating“ system
between ERP and CAx would reduce the number of
interfaces required. However, since the type of data
managed by ERP systems is very different to that
needed in product development departments, the di-
rect integration of CAx and ERP systems is currently
not viable. In the past it has been the case that systems
with very broad functionality represent a compro-
mise. It is probable that common use of data by dif-
ferent modules of systems from different suppliers
will be achieved through the clear definition of data
structures and flows, and the establishment of stand-
ards.
EDM/PDM systems increasingly play a central role
in a company’s internal information systems (Intra-
nets). In addition, the ability to access via an EDM/
PDM system all the data and documents predestines
these systems to be the base of a central information
platform. Today, clients are already available from
many vendors offering WWW browsers enabling
viewing of enterprise-wide data. Through the use of
filters and specially defined user rights it is possible
to limit access to the users who should have access.
Integration to an Extranet is already possible in order
to be able to provide information to selected custom-
ers and suppliers. A well structured EDM/PDM sys-
tem is therefore a central data supply system in an en-
vironment free from information redundancy.
The Internet programming language Java plays a role
in the EDM/PDM environment, not least because of
its platform independence. A special client installa-
tion on the computers of the EDM/PDM users can be
omitted and replaced by a conventional Web browser
front-end to the EDM/PDM system. Depending upon
the implementation, the latest versions of the func-
tional modules of the clients could be loaded as an ap-
plet by the server and would not have to be installed
on the users’ computers. In this way the update or
maintenance costs decrease. The use of Java from a
server also offers additional advantages and new pos-
sibilities concerning performance optimisation, since
basically the possibility exists that Java modules can
be executed both on the client and on the server.
– 80 – VDI 2219
wohl auf der Client-Seite als auch auf der Server-
Seite ausgeführt werden können.
Verstärkt wird jetzt eine Kopplung von EDM/PDM-
Systemen mit elektronischen Marktplätzen im Inter-
net realisiert. Ein Anbieter von Standardteilen kann
sein Produktspektrum in einem elektronischen On-
line-Katalog bereitstellen und die Produkt beschrei-
benden Daten durch Herunterladen vom Netz („Da-
tei-Download“) seinen Kunden zur Verfügung stel-
len. Diese können die Teile oder Baugruppen direkt
in ihre Produktstrukturen einbinden.
Die zunehmend dezentrale Organisation von Ent-
wicklungsbereichen erfordert in Zukunft eine umfas-
sende systemtechnische Unterstützung der Abläufe.
Schon heute sind Workflowkomponenten wichtige
Bestandteile fast aller EDM/PDM-Systeme. Diese
Funktionen werden derzeit – insbesondere standort-
übergreifend – ausgebaut.
Eine weitere auffällige Entwicklung der letzten Jahre
zeigt einen deutlichen Trend hin zu auf Standard-
betriebssystem-basierten Rechnernetzen. Die zuneh-
mende Verbreitung von PCs zeigt, dass künftig in
höherem Maße als bisher Standardapplikationen en-
ger in EDM/PDM-Systeme eingebunden werden.
Standardschnittstellen werden den Anpassungsauf-
wand von EDM/PDM-Systemen reduzieren. EDM/
PDM-Systeme werden sich auf weitere Funktionsbe-
reiche, wie beispielsweise die Fertigung, ausweiten.
Neben dem starken Anwendungsgebiet Maschinen-
und Anlagenbau wird eine Ausdehnung auf weitere
Anwendungegebiete wie Elektrotechnik, Elektronik,
Software-Engineering stattfinden.
Die zu beobachtenden Entwicklungen zeigen deut-
lich, dass die EDM/PDM-Technologie einen wichti-
gen Bestandteil des unternehmensinternen Informa-
tionsmanagements darstellt. Es ist davon auszuge-
hen, dass der Umgang mit diesen Systemen den sich
ändernden Anforderungen entsprechend einfacher
sein wird. Statt exakt definierter Suchkriterien kön-
nen Suchassistenten (z.B. Agenten, Netzwerksuch-
maschinen usw.) auch mit Hilfe von unscharfen An-
gaben nach den benötigten Informationen suchen.
Neben ausschließlich produkt- und produktionsbezo-
genen Informationen wird künftig das EDM/PDM-
System als wichtiger Bestandteil für das interne Wis-
sensmanagement auch projekt- sowie prozessbezo-
genes Wissen verwalten. Damit wird es nicht nur ein
wichtiges Managementinstrument, sondern insbe-
sondere eine Schlüsseltechnologie, die wesentlich
zum Erfolg des Unternehmens und seiner Produkt-
entwicklung beiträgt.
Integration of EDM/PDM systems with electronic
market places on the Internet is possible. Providers of
standard parts display their product range in elec-
tronic on-line catalogues. Customers can download
the product description data (”File-Download“) and
merge these parts or assemblies directly into their
product structures.
The increasingly distributed organisation of product
development organisations requires a global system-
oriented support of workflows and data flows. Even
today workflow components are important constitu-
ents of almost all EDM/PDM systems. These func-
tions are being developed further – in particular for
multi-site use.
Recent years have shown a clear trend to standard op-
erating system based computer networks. The in-
creasing spreading of PC’s will lead to even higher
number of standard applications being merged more
closely in the future with EDM/PDM systems.
Standard interfaces will reduce the customising ex-
penditure related to EDM/PDM systems. EDM/PDM
systems will expand into additional functional areas,
e.g. manufacturing. Apart from strong penetration of
areas such as machine and equipment construction,
expansion will take place towards application areas
such as electrical, electronics and software engineer-
ing.
EDM/PDM technology can be seen as an important
component of the enterprise-internal information ar-
chitecture. It is to be expected that use of these sys-
tems will become easier. Instead of only working
with clearly defined search criteria, search assistants
(e.g. agent, network search machines, etc..) will al-
low users to use fuzzy specifications. Besides includ-
ing product and production-referred information in
the future the EDM/PDM system will manage enter-
prise knowledge, for example knowledge about proc-
esses and projects. Thus EDM/PDM will become not
only an important data management instrument, but
also a key technology that will contribute substan-
tially to the success of the enterprise.

10 Glossar
ANSI American National Standardisation
Institute; die amerikanische Nor-
mungsbehörde (vergleichbar mit
dem DIN)
API Application Programming Inter-
face, Programmierschnittstelle bei
EDM/PDM-Systemen zur Erweite-
rung der Leistungsfähigkeit auf der
Systemebene (im Unterschied zu
der Erweiterung durch Makros und
Kommandofolgen, die überwie-
gend auf der Ebene der Benut-
zungsschnittstelle durchgeführt
wird)
Artikelstamm Beschreibende und klassifizierende
Attribute zu einem Artikel bzw.
Produkt. Synonym: Materialstamm
CALS Continuous Acquisition and Life
Cycle Support; eine vom amerika-
nischen Verteidigungsministerium
gegründete Initiative zum elektro-
nischen Austausch von produkt-
und auftragsbezogenen Daten auf
elektronischem Wege, besonders
zwischen Unternehmen und staat-
lichen Stellen. CALS greift dabei
auf eine Reihe von Standard-
schnittstellen wie IGES, EDI usw.
zurück.
CAx-Systeme Zusammenfassende Bezeichnung
für CAD-, CAM-, CAE-, FEM-,
CAQ-, EDA-Systeme usw. Syno-
nym: Erzeugersysteme
CI Coded Information, Informationen,
die in einer kodierten und damit
weiterverarbeitbaren Form im
Rechner abgespeichert sind, z.B. in
einem Text- oder einem Vektorfor-
mat
CORBA Common Object Request Broker
Architecture; Standard der OMG
(Object Management Group) zum
Handhaben von Daten aus unter-
schiedlichen Quellen/Erzeugersys-
temen
CSCW Computer Supported Cooperative
Work; Unterstützung und Verbes-
serung von Gruppenarbeit durch
Informations- und Kommunikati-
onstechnologien
VDI 2219 – 81 –
10 Glossary
ANSI American National Standardisation
Institute
API Application Programming Inter-
face. Programming interface pro-
vided with an EDM/PDM system
to allow access to efficient system
level functionality (in contrast to
the access by macros and com-
mand sequences, which is executed
predominantly on the level of the
user interface)
Item Master Description and classification at-
tributes of an article or product.
Synonym: Material master
CALS Continuous Acquisition and Life
Cycle Support. Initiative of the
American Department of Defence
for the electronic exchange of
product data and data relating to or-
ders, particularly between enter-
prises and government organisa-
tions. CALS is built on a set of
standard interfaces such as IGES,
EDI, etc.
CAx Systems General name for systems such as
CAD-, CAM-, CAE-, FEM-,
CAQ-, EDA systems. Also used in
the sense of data producing sys-
tems, as opposed to data manage-
ment systems
CI Coded Information. Information
that is in a coded form so that it can
be further processed in the compu-
ter. Can be stored in a text or a vec-
tor format
CORBA Common Object Request Broker
Architecture. A standard of the
OMG (Object Management
Group) to handle data from differ-
ent source/producer systems
CSCW Computer Supported Cooperative
Work. Support and improvement of
group activities by information and
communication technologies
– 82 – VDI 2219
Customising Anpassen eines Standardsoftware-
systems oder eines Referenzmo-
dells an unternehmensspezifische
Anforderungen
Data Vollständiges Verzeichnis aller in
Dictionary einem Datenmodell bzw. Daten-
bank vorkommenden Objekte
(Datenfelder, Dateien usw.). Es
dient zur Verwaltung von Daten,
der Benutzer und der Protokollie-
rung von Verknüpfungen zwischen
Daten und Programmen. Neben der
Überprüfung der Vollständigkeit
und der Datenkonsistenz werden
auch die logischen Abhängigkeiten
im Data Dictionary verwaltet. Das
Data Dictionary ist Teil des Repo-
sitory.
Datei Einheit elektronisch gespeicherter
Daten bzw. Bezeichnung für eine
nach bestimmten Gesichtspunkten
zusammengestellten Menge von
Daten
Datum, Daten elektronisch gespeicherter, verar-
beitbarer Wert, Mehrzahl: Daten
Datenmodell Datenmodelle werden auf der kon-
zeptionellen und auf der externen
Ebene zur formalen Beschreibung
aller in einer Datenbank enthalte-
nen Daten und ihrer Beziehungen
untereinander verwendet. Hierbei
wird jedes einzelne Objekt (engl.
Entity), seine Eigenschaften (Attri-
bute) und seine Beziehungen zu
anderen Objekten (engl. Relation-
ship) aufgeführt. Dies führt zum
sogenannten Entity-Relationship-
Modell, das unabhängig von einer
konkreten Anwendung ist. Die
Mehrzahl der Datenbanken basiert
auf einem der folgenden drei Mo-
delle: Hierarchisches Datenmodell,
Netzwerkdatenmodell oder relatio-
nales Datenmodell.
DCOM Distributed Componenent Object
Model; Industriestandard der
Firma Microsoft zum Handhaben
von Daten aus unterschiedlichen
Quellen
DM Dokumentenmanagement
Dokument Ein Dokument ist eine als Einheit
behandelte Zusammenstellung von
Informationen, die nichtflüchtig
Customising Adaptation of a software system or
reference model to meet enterprise-
specific requirements
Data Complete directory of all objects in
dictionary a data model or a database (data
fields, files, etc.). It manages the
data, users, and relations between
data and programs. Apart from
controlling data completeness and
consistency, the Data dictionary
also manages logical dependencies
between data. The Data dictionary
is part of the repository.
File Unit of electronically stored data or
name for a quantity of data ar-
ranged in a certain way
Date Electronically stored, processable
value. Plural: data
Data model Data models are used on the con-
ceptual and physical levels to for-
mally describe the data in a data-
base and the relations between the
data. Individual objects (or enti-
ties), their characteristics (or at-
tributes) and their relations (or re-
lationships) with other objects are
specified. This leads to the so-
called entity relationship model,
which is independent of the physi-
cal application. The majority of da-
tabases are based on one of the fol-
lowing three models: hierarchical
data model, network data model or
relational data model.
DCOM Distributed Component Object
Model. Industry standard from Mi-
crosoft for handling data from dif-
ferent sources
DM Document Management
Document A document is a non-volatile com-
ponent of information stored on a
storage medium.

auf einem Informationsträger ge-
speichert sind. Hierzu gehören bei-
spielsweise CAx-Modelle, Stück-
listen und Arbeitspläne.
Dokumentation Eine Dokumentation ist die
Summe der für einen bestimmten
Zweck vollständig zusammmenge-
stellten Dokumente.
DTP Desktop Publishing; Erstellen von
Dokumenten unter Nutzung von
Text-, Grafik- und Layoutsystemen
an einem Arbeitsplatz, beispiels-
weise Zusammenführen von
Zeichnungen aus einem CAD/
CAM-System mit dem passenden
Text zu einer Montageanleitung
EDB Engineering Database; anderer Be-
griff für EDM/PDM
EDI Electronic Data Interchange; stan-
dardisiertes Format zum Austausch
dispositiver Daten, bevorzugt ein-
gesetzt zur Abwicklung von Auf-
trägen zwischen Kunden und Zu-
lieferanten
EDM/PDM Engineering Data Management/
Product Data Management. Bei
„Engineering Data Managament“
liegt der Schwerpunkt auf den Ar-
beitsprozessen und die sie be-
schreibenden Daten (hierunter fal-
len auch Daten zur Steuerung des
Arbeitsablaufs). Bei „Product Data
Management“ liegt der Schwer-
punkt auf den das Produkt be-
schreibenden Daten. Beide Sichten
sind notwendig, um eine vollstän-
dige Rechnerunterstützung in der
Produktentwicklung zu ermögli-
chen.
Erzeuger- Systeme, die primär Daten erzeu-
system gen (wie beispielsweise CAx-Sys-
teme), wobei diese Daten von an-
deren Systemen verwaltet werden
(müssen).
Erzeugnis- Die Struktur der Baugruppen und
gliederung Bauteile eines Produkts bzw. Er-
zeugnisses
Geschäfts- Folge von Funktionen bzw. Aktivi-
prozess täten im betrieblichen Geschehen,
die zur Realisierung und Aufrecht-
erhaltung der unternehmerischen
Aufgaben und des laufenden Ge-
schäfts beitragen, wobei eine
VDI 2219 – 83 –
Documentation The documentation for a particular
activity is made up of all the indi-
vidual documents for the sub-activ-
ities.
DTP Desk Top Publishing. Creating
documents through the use of text,
diagram and layout systems on a
workstation, for example bringing
together drawings from a CAD/
CAM system with the correspond-
ing text for an assembly instruction
EDB Engineering Data Base. An alter-
native term for EDM/PDM
EDI Electronic Data Interchange.
Standardised form for the ex-
change of administrative data, for
example between customers and
vendors
EDM/PDM Engineering Data Management/
Product Data Management. For
”Engineering Data“ the emphasis
is on the processes and the data that
describes them. For ”Product
Data“ the emphasis is on the data
that describes the product. Both
terms are necessary in order to pro-
vide complete computer support of
the product development process.
Producer A system which primarily pro-
system duces data (as for example a CAx
system) rather than manages data.
Product Arrangement of the assemblies and
structure the components in a product
Business Sequence of operational functions
process or activities that contribute to the
implementation and maintenance
of a business activity. A function/
activity is started by an event or
several events and ends with an
– 84 – VDI 2219
Funktion/Aktivität durch ein Er-
eignis oder mehrere Ereignisse ge-
startet wird und in einem Ereignis
oder mehreren Ereignissen endet.
Die Einzelaktivitäten stehen in
einem logischen Zusammenhang
zueinander, sie sind inhaltlich ab-
geschlossen. Synonyme: Vor-
gangskette, Prozesskette, Unter-
nehmensprozess, englisch: busi-
ness process.
Geschäfts- Modell zur Abbildung einer Folge
prozessmodell von Funktionen bzw. Aktivitäten
des betrieblichen Geschehens. Zur
grafischen Darstellung können un-
terschiedliche Beschreibungsarten
(beispielsweise IDEF0) verwendet
werden. Damit lassen sich Ver-
zweigungen, Rück- und Zusam-
menführungen von einzelnen Teil-
prozessen oder Funktionen abbil-
den. Englisches Synonym: busi-
ness process model.
Geschäfts- Aufbau eines Geschäftsprozessmo-
prozess- dells, das heißt eine (abstrakte) Ab-
modellierung bildung von Ablauf- und Aufbau-
organisation eines Unternehmens
unter Nutzung von Beschreibungs-
arten, mit anschließender Gestal-
tung der Prozesse
Geschäfts- Methode zur Optimierung von Ge-
prozess- schäftsprozessen. Dabei werden in-
optimierung genieurmäßige Verfahren (Ist-Ana-
lyse, Schwachstellenanalyse, Soll-
Konzeption, Priorisierung, projekt-
orientierte Umsetzung) mit hetero-
gener Zielsetzung (z.B. Steigerung
der Produktivität, Marktführer-
schaft, technologische Führung
usw.) eingesetzt. Englisches Syno-
nym: business process reenginee-
ring.
GoDok Grundsätze für eine ordnungsge-
mäße Dokumentenarchivierung.
Diese Grundsätze legen die Anfor-
derungen für die Dokumentener-
stellung, die Dokumentenverwal-
tung und die Reproduktion fest.
Groupware Oberbegriff für Softwarewerk-
zeuge zur Unterstützung von
CSCW
ICR Intelligent Character Recognition.
Software zur Umsetzung von Ras-
event or several events. Individual
activities are logically connected to
each other. Synonyms: Process
chain, enterprise process
Business Model of the sequence of opera-
process model tional functions or activities. Dif-
ferent descriptions (for example
IDEF0) can be used to illustrate
branches, loops, etc. of individual
sub-processes.
Business The activity of building a model of
process a business process with the inten-
modelling tion of describing a business pro-
cess. Identifying and creating an
abstract model showing the flow
and organisational structure of an
enterprise
Business Method for optimising business
process processes. Using procedures such
reengineering as actual state analysis, weakpoint
analysis, future concept design,
prioritisation and project-oriented
conversion with the intention of
meeting heterogeneous objectives
such as increasing productivity and
achieving market and technologi-
cal leadership.
GoDok Principles for correct document ar-
chival. These principles determine
the activities for the creation of
documents, document manage-
ment and document reproduction.
Groupware Name for software tools supporting
CSCW
ICR Intelligent Character Recognition.
Software for the conversion of

tergrafiken (NCI) in Text (CI) mit
automatischer Plausibilitätsprü-
fung. Weiterentwicklung von OCR
IGES Initial Graphics Exchange Specifi-
cation, von ANSI genormtes For-
mat (Y14.26M) zum Austausch
von Geometriedaten zwischen un-
terschiedlichen CAx-Systemen,
Vorstufe von STEP
Information Datum, das einen Zweck hat und
das zielgerichtet ist
Informations- Die Gesamtheit der in einem Un-
infrastrukur ternehmen vorhandenen Hardware,
Netze, Betriebssoftware und weite-
rer betriebsnaher Software (der so-
genannten Middleware), die für
den Betrieb der unterschiedlichen
Anwendungssysteme erforderlich
ist
Informations- Die Gesamtheit der Aufgaben,
management Methoden und Werkzeuge zu Auf-
bau, Verwaltung und Nutzung der
Informationsinfrastruktur, die so-
wohl auf den Rechnersystemen
selbst, auf anderen Medien (bei-
spielsweise Papier, Zeichenfolie)
als auch latent vorhanden ist
Informations- Ein strukturiertes (Rechner-)Sys-
system tem aus Geräten (Hardware), Pro-
grammen (Software) und Metho-
den zur Erfassung, Speicherung,
Übertragung, Transformation und
Bereitsstellung von Informationen
Integration Die Integration ist eine auf Dauer
ausgelegte enge Verbindung meh-
rerer Systeme, die von einem Be-
nutzer als Einheit empfunden wer-
den. Die Integration erfolgt über-
wiegend über eine einheitliche Be-
nutzungsoberfläche und/oder über
gemeinsame Datenbestände. Siehe
auch Kopplung
Integriertes Ein durchgängig modelliertes, pro-
Produkt- und dukt- und prozessspezifisches Mo-
Prozessmodell dell. Es entsteht aus einem Pro-
duktmodell und einem Prozessmo-
dell (das die Vorgehensweisen und
Werkzeuge zur Bearbeitung des
Produktmodells beschreibt), die
auf Schema- und Instanzenebene
eng miteinander verknüpft sind.
VDI 2219 – 85 –
raster graphics (NCI) to text (CI)
with automatic plausibility check.
An advance on OCR
IGES Initial Graphics Exchange Specifi-
cation. ANSI standardised format
(Y14.26M) for the exchange of ge-
ometry data between different CAx
systems, a first step towards STEP
Information Data which has a purpose and
meaning
Information The entire functions, methods and
management tools to structure, manage and use
the information infrastructure,
which is latently available both on
the computer systems themselves
and on other media (for example
paper, mylar)
Information A structured (computer-) system
system englobing devices (hardware), pro-
grams (software) and methods for
the entry, storage, transfer, trans-
formation and supply of informa-
tion
Integration or Integration is a close connection of
coupling several systems intended for the
long term that is felt by the user to
be a homogeneous unit. The inte-
gration is made predominantly
through a uniform user interface
and/or by a common data volume.
On the other hand a coupling is a
separable connection of several
systems, which can be identified at
any time as independent.
Integrated A model linking product and pro-
product and cess. It is developed from a closely
process model linked product model and process-
ing concept.
– 86 – VDI 2219
Intranet Ein Netzwerk, das auf den offenen
Standards und Werkzeugen des In-
ternet aufbaut, aber nur innerhalb
eines Unternehmens verwendet
werden kann. Das Intranet wird aus
Gründen der Datensicherheit ge-
gen das Internet durch Schutzme-
chanismen („Firewalls“) abge-
schlossen. Für spezielle Anwen-
dungen, beispielsweise für den Au-
ßendienst oder für den Kunden zur
Auftragsverfolgung, können dedi-
zierte Übergänge zum Internet ein-
gerichtet werden.
Kopplung Eine jederzeit trennbare Verbin-
dung mehrerer Systeme, die jeder-
zeit als eigenständig identifiziert
werden können. Siehe auch Inte-
gration
Langzeit- Verfahren zur möglichst verlust-
archivierung freien Aufbewahrung von Daten
auf dafür geeigneten Medien in
einem Rechnersystem (beispiels-
weise CD-WORMs) unter Nut-
zung von Standardformaten (z.B.
STEP, IGES, TIFF usw.), da
Archivinhalte in der Regel wesent-
lich länger existieren als die Sys-
teme, mit denen sie erstellt wurden.
Mit diesen Verfahren kann das
Konvertieren der Daten bei jedem
Release-Wechsel oder bei einer
Migration vermieden werden.
Metadaten Beschreibende, klassifizierende
bzw. attributive Informationen zur
Verwaltung und Organisation von
Dateien. Metadaten, die in Daten-
banken verwaltet werden, reprä-
sentieren Informationen über Er-
steller, Erstellungsdatum, Freiga-
bestatus, Aufbewahrungsort usw.
und verweisen auf die Dateien,
welche die jeweiligen produktdefi-
nierenden Dokumente bzw. Mo-
delldaten, beispielsweise techni-
sche Zeichnungen, 3D-CAD-Mo-
delle, Stücklisten, Textdateien usw.
enthalten.
Meta-Modell Beschreibung der grundsätzlichen
Struktur eines Systems, losgelöst
vom Anwendungsbezug. Meta-
Modelle definieren die Regeln zur
Beschreibung der Elemente eines
Modells und deren möglichen Be-
Intranet A network structured on the open
standards and tools of the Internet,
but that only exists within an enter-
prise. The Intranet is closed for rea-
sons of data security against Inter-
net by protective mechanisms
(”firewalls“). For special applica-
tions, for example for field service
or for customer queries, dedicated
links can be created to the Internet.
Long-term Procedures for loss-free mainte-
archiving nance of data on media in a compu-
ter system under use of suitable
standard formats. File contents can
exist substantially longer than the
systems with which they were cre-
ated. With these procedures, con-
version of the data with each re-
lease change or migration can be
avoided.
Metadata Descriptive, classifying or attribu-
tive information for the administra-
tion and organisation of files. Data
about data. Metadata, which are
administered in databases, repre-
sent information such as developer,
development date, release status,
repository, etc. and refer to the files
which contain the corresponding
product-defining documents or
model data, for example technical
drawings, 3D-CAD models, parts
lists, text files, etc.
Meta Model Description of the basic structure
of a system. Meta models define
the rules for the description of the
items of a model and their possible
relations. They form the theoretical
basis of modelling, i.e. the models

ziehungen. Sie bilden die theoreti-
sche Grundlage der Modellierung,
das heißt die Modelle müssen den
Vorgaben der Meta-Modelle ent-
sprechen.
Migration Entweder das Umsetzen von Pro-
grammen von einem Rechnersys-
tem in ein anderes (unter Beibehal-
tung von wesentlichen Teilen des
Programmcodes) oder die Einfüh-
rung eines Nachfolgesystems für
ein existierendes System bei
gleichzeitiger vollständiger Über-
führung aller Anwendungen und
Datenbestände in das Nachfolge-
system.
Modell Eine vereinfachte Darstellung ei-
nes Teils der vergangenen, gegen-
wärtigen oder zukünftigen Wirk-
lichkeit, wobei sich das Modell
entweder auf einen tatsächlichen
Zustand oder auf einen Idealzu-
stand beziehen kann. Das Modell
abstrahiert die Realität, das heißt
Eigenschaften und Ausprägungen,
die für die Betrachtung oder die
Aufgabenstellung nicht wesentlich
sind, werden weggelassen.
NCI Non Coded Information; Informa-
tionen, die nicht in einer kodierten
Form im Rechner abgelegt sind
(Gegenteil von CI), z.B. ein Ras-
ter- bzw. Pixelgrafikformat.
Nutzdaten Die Summe aller für die Produkt-
entwicklung benötigten Daten und
Dokumente in einem EDM/PDM-
System
Objekt Ein real oder begrifflich existieren-
der Gegenstand mit fester, bekann-
ter Menge von Eigenschaften
(Attributen). Ein Objekt wird auch
als Entität bezeichnet. Gleichartige
Objekte sind Ausprägungen (In-
stanzen) eines Objekttyps. Sie wer-
den durch Werte der Attribute des
zugehörigen Objekttyps beschrie-
ben. Objekte eines EDM/PDM-
Systems sind beispielsweise Mo-
delle von Produkten, Baugruppen
und Einzelteilen sowie die dazuge-
hörenden Dokumente, aber auch
Benutzer, Systeme und andere Res-
sourcen.
VDI 2219 – 87 –
must correspond to the specifica-
tions of the meta model.
Migration Either transferring programs from
one computer system to another
(while maintaining substantial
parts of the program code) or the
introduction of a new system to re-
place an existing system with si-
multaneous transfer of all applica-
tions and data into the replacement
system.
Model A simplified representation of part
of passed, present or future reality,
whereby the model can refer either
to an actual status or to an ideal sta-
tus. The model abstracts the reality.
Characteristics which are not es-
sential to understanding are omit-
ted.
NCI Non Coded Information. Informa-
tion which is not stored in the com-
puter in a coded form e.g. a raster
or a pixel graph format. (Opposite
of CI).
Object Really or conceptually existing ar-
ticle with fixed, well-known char-
acteristics (attributes). An object
can also be called an entity. Homo-
geneous objects are developments
(instances) of a type of object.
They are described by the values of
the attributes of the appropriate
type of object.
– 88 – VDI 2219
OCR Optical Character Recognition.
Software zur Umsetzung von Ras-
tergrafiken (NCI) in von einem
System verarbeitbaren Text (CI)
OLE Object Linking and Embedding,
Standard der Firma Microsoft zum
Einfügen von Ergebnissen einer
Anwendung in eine andere Anwen-
dung (z.B. Tabellen aus einem
Tabellenkalkulationssystem in ein
Dokument aus einer Textverarbei-
tung)
OMG Object Management Group; defi-
niert Standards im EDM/PDM-
Umfeld, beispielsweise CORBA
Organisation Ein Regelsystem, mit dem Zustän-
digkeiten, Verantwortlichkeiten,
Berechtigungen und Rollen (Auf-
gaben, Funktionen) miteinander
verbundener Personen festgelegt
werden.
PDM-Enabler Definition der OMG (Object Ma-
nagement Group) für eine
CORBA-basierte Schnittstelle zum
Informationsaustausch zwischen
EDM/PDM-Systemen, um einheit-
lich den direkten Zugriff auf be-
stimmte Objekte und Funktionen
(beispielsweise Workflow, Klassi-
fizierung) in einem EDM/PDM-
System zu ermöglichen
PPS-System Abkürzung für Produktionspla-
nung und -steuerungssystem; ein
System zur organisatorischen Pla-
nung, Steuerung und Überwachung
der Abläufe in der Fertigung bis
zum Versand unter Mengen-, Ter-
min- und Kapazitätsaspekten
Produkt- Folge von Aktivitäten, die zur Ent-
entwicklungs- wicklung eines Produktes von der
prozess ersten Idee bis zur Freigabe für die
Fertigung notwendig sind
Produktmodell Die formale Beschreibung aller In-
formationen zu einem Produkt über
alle Phasen des Produktlebenszyk-
lusses hinweg in einem Modell
Produktstruktur Synonym für Erzeugnisstruktur
Prozess Eine in ihrer Länge/Dauer nicht be-
grenzte Folge von Funktionen bzw.
Aktivitäten, wobei eine Funktion/
Aktivität durch ein oder mehrere
Ereignisse gestartet wird und in
einem oder mehreren Ereignissen
OCR Optical Character Recognition.
Software for the conversion of
raster graphics (NCI) to text (CI)
that can be processed in a system
OLE Object Linking and Embedding.
Standard for inserting the results of
one application into another appli-
cation (e.g. tables from a spread-
sheet system into a document from
a text processing system)
OMG Object Management Group. De-
fines standards in the EDM/PDM
environment, for example CORBA
Organisation A system with defined competen-
cies, responsibilities, authorisa-
tions and roles for involved people
PDM enabler OMG (Object Management
Group) definition for a CORBA-
based interface enabling informa-
tion exchange between EDM/PDM
systems in order to enable direct
access to certain objects and func-
tions (for example workflow, clas-
sification) in an EDM/PDM sys-
tem.
ERP system Enterprise Resource Planning sys-
tem.
Product Sequence of development activi-
development ties, from the first idea to the re-
process lease, which are necessary for man-
ufacturing a product
Product model Formal description of all informa-
tion about a product during all
phases of the product life cycle
Process Sequence of functions or activities,
in which a function/activity is
started by one or more events and
ends in one or more events. The in-
dividual function/activities are log-
ically related. Synonyms: Process c
 VDI 2219 – 89 –

endet. Die einzelnen Funktionen/ hain, business process

Aktivitäten sind inhaltlich abge-
schlossen, sie stehen in einem logi-
schen Zusammenhang zueinander.
Synonyme: Vorgangskette, Pro-
zesskette, Geschäftsprozess
Referenz- Ein Basismodell, das auf Grund ei- Reference A generally valid base model from
modell nes gewissen Grades an Allge- Model which models for specific purposes
meingültigkeit potenziell für die can be created
Erstellung mehrerer spezifischer
Modelle herangezogen werden
kann
Repository Vollständiges Verzeichnis aller in Repository Complete directory of all objects
einem Informationsmodell vor- occurring in an information model.
kommenden Objekte. Es besteht It contains data as well as directo-
aus einem Data Dictionary sowie ries about other information, such
Verzeichnissen über sonstige Infor- as data model, function and
mationen, wie Datenmodell, Funk- processing concept, possibly also
tions- und Prozessmodell, ev. auch with the relevant masks
mit den dazugehörigen Masken
SML Sachmerkmalleiste (genormt in SML Special feature list (standardised in
DIN 4000/DIN 4001) DIN 4000/DIN 4001)
SGML Standard Generalized Markup SGML Standard Generalised Markup Lan-
Language (genormt in ISO 8879) guage (standardised in ISO 8879)
Simultaneous Vorgehensweise in Entwicklung, Simultaneous Methodology for engineering and
Engineering Konstruktion, Arbeitsvorbereitung engineering product development activities in
(auch über Unternehmensgrenzen which sub-processes are run in par-
hinweg), bei der entweder ein um- allel with the objective of reducing
fangreicher Prozess aufgeteilt und the overall time to execute the
parallel bearbeitet wird oder nach- process
einander ablaufende Prozesse zeit-
lich weitgehend parallelisiert wer-
den. Dabei werden die einem Pro-
zess folgenden Prozesse zum frü-
hestmöglichen Zeitpunkt gestartet,
lange bevor der betrachtete Prozess
beendet ist. Dieser Zeitpunkt ist er-
reicht, wenn das erste Ergebnis des
betrachteten Prozesses einigerma-
ßen abgesichert vorliegt, so dass es
von den nachfolgenden Prozessen
verwendet werden kann. Simulta-
neous Engineering bedingt min-
destens ein Arbeiten im (üblicher-
weise interdisziplinären) Team.
SQL Structured Query Language, sys- SQL Structured Query Language. Sys-
temneutrale Abfragesprache für tem-neutral query language for
Datenbanken, besonders für relati- data bases, particularly for rela-
onale Datenbanken tional databases
STEP Standard for the Exchange of Pro- STEP Standard for the Exchange of Prod-
duct Model Data, genormtes Aus- uct Model data. A standardised for-
tauschformat für Produktdaten (ge- mat for the exchange of product
normt in ISO 10 303) data (standardised in ISO 10 303)
– 90 – VDI 2219
Technische Eine Dokumentation in der für
Dokumentation einen bestimmten technischen
Zwecke erforderlichen Art und
Vollständigkeit
Technische Gesamtheit der während des Le-
Produkt- benszyklusses eines Produkts er-
dokumentation stellten technischen Dokumente
TIFF Tagged Image File Format; ein
Rasterbildformat, das häufig für
die Archivierung von technischen
Zeichnungen verwendet wird
Vault Ein auf der Festplatte gesicherter
Datenbereich („Datentresor“), in
dem das EDM/PDM-System seine
Dateien ablegt (engl. Vault = Spei-
cher)
VDAFS Vom Deutschen Verband der Auto-
mobilindustrie geschaffenes CAD-
Datenformat zum Austausch von
Daten, besonders von Näherungs-
flächen, genormt in DIN 66 301
Wertschöp- Eine Folge von Prozessen, die
fungskette durch den Einsatz von Personal-
und Betriebsmittelkapazitäten zur
Wertschöpfung beitragen (der
„produktive“ Prozess). Eine Wert-
schöpfungskette kann sich auch
über meherere Unternehmen er-
strecken.
Workflow Arbeitsfluss, Arbeitsfolge, das
heißt eine Folge von Arbeitsschrit-
ten/Prozessen, die rechnerunter-
stützt verwaltet, organisiert und ge-
regelt werden können. Häufige Sy-
nonyme: Geschäftsprozess, Pro-
zess, Vorgang, auch wenn bei die-
sen Begriffen die Rechnerunter-
stützung nicht dazugehört.
Workflow- Konzept zur Verwaltung und Auto-
Management matisierung von Geschäftsprozes-
sen durch Rechnerunterstützung in
verteilten Systemen
Workflow- Ein Softwaresystem, das die voll-
Management- ständige rechnerunterstützte Defi-
System nition, Beschreibung, Verwaltung
und Ausführung von Workflows
ermöglicht. Üblicherweise Be-
standteil eines EDM/PDM-Sys-
tems
WORM Write Once Read Multiple, eine
CD, die als optisches Speicherme-
dium nur einmal beschrieben, aber
Technical Necessary and complete documen-
documentation tation for certain technical pur-
poses
Technical The technical documentation re-
product lated to a product throughout its
documentation life cycle
TIFF Tagged Image File Format. A for-
mat frequently used for archiving
technical drawings
Vault A secure data area on a fixed disk
in which the EDM/PDM system
stores its files
VDAFS German Automobile Industry’s
standard CAD data exchange for-
mat – particularly for surface data –
DIN 66 301
Value chain A sequence of processes, which
contribute to the creation of value
(the ”productive“ process). A value
chain can extend over one or more
enterprises.
Workflow Sequence of work procedures/
processes
Workflow Concept for computer-aided man-
management agement and automation of busi-
ness processes in distributed sys-
tems
Workflow A software system that enables the
Management complete computer aided defini-
System tion, description, management and
execution of workflows. Workflow
Management is a frequent compo-
nent of an EDM/PDM system
WORM Write Once Read Multiple. Optical
memory medium that can be writ-
ten only once, but read many times.

beliebig oft gelesen werden kann.
Bevorzugte Verwendung bei der
Langzeitarchivierung
Die Richtlinie VDI 2219 ist das Ergebnis einer
Gemeinschaftsarbeit des VDI-Ausschusses „EDM/
PDM-Systeme“. Allen ehrenamtlichen Mitarbeitern
dieses Ausschusses sei an dieser Stelle für ihr Enga-
gement und die Zurverfügungstellung ihres Fachwis-
sens sowie von Tabellen- und Bildmaterial gedankt.
VDI 2219 – 91 –
Preferred for long-term archiving
The guideline VDI 2219 is the result of collaborative
work by the VDI ”EDM/PDM systems“ committee.
All members of this committee are thanked here for
their commitment and for providing specialised
knowledge, tables and pictorial material.
– 92 – VDI 2219
Schrifttum/Bibliography
Literatur und Technische Regeln
Literature and technical rules
[Abel-95] Abeln, O.: CAD-Referenzmodell. Stuttgart: B.G.
Teubner Verlag 1995
[AbGe-96] Abramovici, M.; Gerhard, D.: Engineering Data
Management (EDM) – Anspruch, Wirklichkeit
und Zukunftsperspektiven. Industrie Management
5/1996 (EDM Special)
[AbGe-97] Abramovici, M.; Gerhard, D.: Use of PDM in Im-
proving Design Processes – State of the Art,
Potentials and User Perspectives. Proceedings of
the 11th International Conference on Engineering
Design ICED 97 (editor A. Riitahuhta). Schriften-
reihe WDK 25 Volume 3, Tampere 1997
[AGL1-98] Abramovici, M.; Gerhard, D.; Langenberg, L.:
Werkzeuge, Methoden und Standards für die
Unterstützung verteilter Entwicklungsprozesse
durch EDM/PDM. Industrie Management 3/1998
[AGL2-98] Abramovici, M.; Gerhard, D.; Langenberg, L.:
Unterstützung verteilter Entwicklungsprozesse
durch EDM/PDM. VDI-Berichte 1435, Düssel-
dorf: VDI Verlag 1998
[BuHM-96] Bullinger, H.-J.; Hartmann, R.; Marcial, F.:
EDMS-Marktstudie. Fraunhofer-Institut für Ar-
beitswirtschaft und Organisation Stuttgart 1996
[DIN 6763] DIN 6763 : 1985-12 Nummerung – Grundbe-
griffe. Berlin: Beuth Verlag
[DIN 67 891] DIN 6789-1 : 1990-09 Dokumentations-Systema-
tik – Aufbau technischer Erzeugnis-Dokumenta-
tionen. Berlin: Beuth Verlag
[ECMA85] ECMA/TC29/85/11 Office Document Architec-
ture. Final Draft 1985
[EHSS-91] Eigner, M.; Hiller, C.; Schindewolf, S.; Schmich,
M.: Engineering Database – Strategische Kompo-
nente in CIM-Konzepten. München Wien: Carl-
Hanser Verlag 1991
[Geis-95] Geis, I. (Hrsg).: Das digitale Dokument: Recht-
liche organisatorische und technische Aspekte der
Archivierung und Nutzung. AWV, Eschborn 1995
[Ger-00] Gerhard, D.: Erweiterung der PDM-Technologie
zur Unterstützung verteilter kooperativer Produkt-
entwicklungsprozesse. Dissertation Ruhr-Univer-
sität Bochum 2000
[ISO 10 303] ISO 10 303 Product data representation and ex-
change
[ISO 9075] ISO/IEC 9075 Information technology – Database
languages SQL (Structured Query Language)
[ISO 9735] ISO 9735 Electronic Data Interchange for Admini-
stration, Commerce and transport (EDIFACT)
[Kraus-97] Krause, F.-L.: Auf dem Weg zur virtuellen Pro-
duktentwicklung. VDI-Berichte 1357, Düsseldorf:
VDI Verlag 1997
[NIMA97) Nill, R., Machner, B.: PDMI2-Lösungen für die
kompatible Verwaltung geometrischer und admi-
nistrativer Produktdaten bei Automobilherstellern
und Zulieferern. Proceedings des STEP Forums
’97 1997
[PKS-96] Paul, G., Kreutzmann, F., Sattler, K.-U.: Integra-
tionsarchitektur für Systeme im CAD/CAM-Be-
reich. CAD/CAM-Report 15(1996)3
[StV1-96] Stark, J., Vajna, S.: Business Process Reenginee-
ring vor der EDM-Einführung. EDM-Report 2
(1996) 2
[StV2-96] Stark, J., Vajna, S.: Business Process Reenginee-
ring vor der Einführung eines EDM-Systems,
Buch 3 der Reihe „Von der analogen zur digitalen
Reprografie“. Herausgegeben von der Océ
Deutschland GmbH Mülheim/Ruhr 1996
[Vajn-92] Vajna, S.: Gruppentechnologie und CIM. CIM-
Management 8(1992)6
[VaSc-99] Lindemann, U., Birkhofer, H., Meerkamm, H.,
Vajna, S. (Hrsg.): Evaluating Benefits of Invest-
ments into Engineering Processes, Procedures,
Methods and Tools. Proceedings of ICED 99
[VSt-91] Vajna, S., Stenke, W.: Wirtschaftliche Nutzung des
digitalen Archivs in CAD/CAM-Systemen. CAD/
CAM-Report 10(1991)5 und 10(1991)9
[VSt-97] Vajna, S., Stark, J.: Wirtschaftlichkeit von EDM-
Systemen. Buch 4 der Reihe „Von der analogen
zur digitalen Reprografie“. Herausgegeben von
der Océ Deutschland GmbH, Mülheim/Ruhr 1997
[VDI2216] VDI 2216 : 1994-11 Einführungsstrategien und
Wirtschaftlichkeit von CAD-Systemen. Berlin:
Beuth Verlag
[VWSS-94] Vajna, S., Weber, C., Schlingensiepen, J., Schlott-
mann, D.: CAD/CAM für Ingenieure. Wiesbaden:
Vieweg-Verlag 1994
[Zang71] Zangenmeister, Ch.: Nutzwertanalyse in der Sy-
stemtechnik. Eine Methode zur multidimensiona-
len Bewertung und Auswahl von Projektalternati-
ven. München: Wittmannsche Buchhandlung
1971
Auswahl weiterer Literatur zu EDM/PDM-Systemen
Selection of further literature too EDM/PDM systems
Abramovici, M.: Informationsmangement und -logistik mit Engi-
neering Data Management. VDI-Berichte 1289, Düsseldorf: VDI
Verlag 1996
Eigner, M.: PDM goes EDM. AV 34(1997)3
Eigner, M.: PDM – Ein neuer Ansatz für das Produktdaten- und
Prozessmanagement. EDM-Report 5(1999)3
Eigner, M.: Technische Informationssysteme. ZWF 91(1999)9
Friedmann, Th.: EDM-Einführung unter schwierigen Randbedin-
gungen. EDM-Report 1(1995)1
Krzepinski, A.: Nutzungsorientierung – zentraler Erfolgsfaktor in
EDM-Projekten. CADWORLD (1999)3
Lermer, J.: Erfolgreiche EDM/PDM-Systemeinführung durch ge-
stufte Vorgehensweise. VDI-Bericht 1497, Düsseldorf: VDI Verlag
1999
Liss, N.: PDM-Einsatz über verschiedenen Standorten verteilt.
EDM-Report 1(1995)1
Mendel, A.: Der Einfluss des Internet auf PDM-Systeme. EDM-Re-
port 3(1997)3
Muschiol, M.: Digitale Archivierung – der erste Schritt zu EDM. In-
dustrie Management „EDM-Spezial“ 5/1996
Muschiol, M.: Planung eines technischen Informationssystems.
ZwF 88(1993)3
Ulusoy, Y.: EDM und technische Organisation. ZwF 91(1996)4
Vajna, S.; Stark, J.: Wirtschaftlichkeit von EDM-Systemen. EDM-
Report 3(1997)3
Auswahl von Fachzeitschriften
Selection of technical periodicals
[ISIS] ISIS-Report (Nomina-Verlag)
[CGM] Computer-Graphics-Markt (Dressler Verlag Heidel-
berg)
[EDM1] EDM-Report (Dressler Verlag Heidelberg)
[EDM2] Engineering Data Management Newsletter (John Stark
Associates, Genf)