Principes et outils du management

Comment animer une réunion

Source: BARJOU, B. et CUISINIER, F. , « Réussissez vos réunions », Paris, ESF éditeur, 1994
1- Préparation
2- Animateur
3- Gérer les différents types de participants
4- Méthodes de travail
5- Cadre matériel
6- Suivi
7- Les causes d’échec
Préparation
⚫ Préparer efficacement une réunion,
c’est garantir à plus de 80% sa
réussite
Questions à se poser avant de faire une réunion

⚫ Cette réunion est-elle nécessaire?

⚫ Le choix des participants est-il
pertinent ?
⚫ Quel est le but de cette réunion?
 Définir clairement les objectifs

⚫ Définir clairement les objectifs

⚫ En informer les participants (ordre
du jour).
Explorer l’objectif général de la réunion

⚫ Rassembler les informations

disponibles sur le sujet
⚫ Rechercher les informations
manquantes
⚫ Réfléchir aux informations précises
que les participants peuvent apporter
et identifier celles dont ils vont avoir
besoin
 Le rôle de l’animateur

Préparer le voyage (préparer la réunion)

Conduire le véhicule à bon port (animer

la réunion et atteindre l’objectif)

Raconter son voyage et prévoir

les suites (le compte rendu et suivi des
réunions)
 Le rôle de l’animateur

I- Préparer la réunion
II- Conduire la réunion
III- Conclure et assurer le suivi de la réunion
IV- Fonction principale de l’animateur
 Préparer une réunion
Définir le lieu de destination (l’objectif)

Tracer le chemin (l’ordre du jour, le top)

Fixer des étapes (horaires)
Constituer l’équipage (les participants)
Choisir le mode de déplacement (le matériel, la salle…)

Vérifier ses papiers et cartes (documents, supports)

Préparer l’équipage (invitation, convocation)

Contrôler le véhicule (vérifier le matériel)

 Faire progresser la réunion
Conduire la réunion

Arriver le premier (accueillir les participants)

Démarrer en toute sécurité (Introduire)

Respecter le code de la route (les règles)

Piloter, co-piloter (animation, rapporteur)
Rendre le voyage agréable (donner un âme)
Gérer les imprévus (régulation)
Contrôler les étapes (gardien du temps)
Regarder le chemin parcouru (atteindre les
buts)
 Conclure et assurer le suivi de la réunion

Raconter le déroulement

Réaliser une synthèse des résultats

La suite du voyage (calendrier, PERT…)

L’album photo (diffusion du compte rendu)

Le prochain voyage (date, ordre du jour)

 Fonction principale de l’animateur
Faciliter et faire progresser la réunion

1) Être à l’affût des obstacles à la communication

2) Adapter son style à la situation
3) Écouter pour gérer les échanges entre les
participants
4) Utiliser des support d’animation variés
Être à l’affût des obstacles à la communication

⚫ Le système hiérarchique
⚫ Les jargons
⚫ La peur du jugement d’autrui
⚫ La frustration
⚫ La fatigue
⚫ La timidité...
Adapter son style à la situation
⚫ Participatif : on suscite les suggestions et
l’approbation sur un contenu ou sur une
méthode; on propose...

⚫ Directif : on apporte une méthode ou un

contenu sans laisser le choix au groupe.
L’animateur impose la méthode de travail
prévue
Écouter pour gérer les échanges entre les participants

L’écoute
• Écouter =
– se mettre à la place de l’autre pour comprendre son point
de vue
– S’assurer que l’on a bien compris son point de vue
– Avoir une attitude empathique

• Ce n’est pas :
– Seulement entendre ou s’entendre
– Être d’accord avec le point de vue de l’autre
– Être sympathique
 Les attitudes de Porter
1. Le jugement
– On évalue par rapport à son propre modèle moral et son système de
référence, on porte un jugement sur l’autre (« c’est bien, c’est mal… »)
2. La décision
– On conseille avec conviction, on recommande, on décide implicitement (« à
votre place je.., il faut… »)
3. Le soutien
– On rassure, on encourage en minimisant la situation (« ce n’est pas si
grave… il est normal de… »)
4. L’enquête
– On pose des questions, on interroge pour en savoir plus (« pouvez-vous me
dire… comment l’expliquez-vous… ? »)
5. L’interprétation
– On tente d’expliquer à l’autre le sens de ce qu’il pense, on lui rend plus
manifestes les raisons de son attitude (« c’est parce que… »)
6. La reformulation
– On ré-exprime en d’autres termes ce que l’autre vient de dire, sans
interpréter (« si j’ai bien compris, vous voulez dire que… »)
 Attitudes : leurs usages
Attitudes Caractéristiques Usage et précautions

Jugement Attitude orientée qui peut conforter Si nécessité d’évaluer. Tenir compte du
la position de l’autre ou le système de référence de l’autre et se
déstabiliser baser sur des faits
Décision Attitude ferme et autoritaire qui Si nécessité de décider ou pour conclure
peut sécuriser ou déresponsabiliser suite à une synthèse. Expliquer les
raisons de la décision
Soutien Attitude paternaliste qui peut Si nécessité de redonner confiance. Ne
soutenir ou au contraire renforcer pas prolonger ni répéter pour ne pas
le malaise enferrer l’autre dans le problème
Enquête Attitude interrogative qui peut Pour éclairer un point, orienter un
dynamiser ou être perçue comme de débat ou s’abstenir de juger. Préférer
l’indiscrétion les questions ouvertes et les préparer
Interprétation Attitude explicative qui peut S’il existe une demande de clarification.
éclairer l’autre ou déclencher Seulement si on se sent compétent et ne
l’hostilité pas aller trop loin
Reformulation Attitude miroir qui a un effet de Dans tous les cas où la relation
relance, de clarification ou être psychologique est délicate et où toute
perçue comme un désengagement autre attitude est inadaptée.
 1er cas
"...J'ai l'impression qu'en ce moment tout fiche le camp dans tous les sens... Le projet
sur lequel je travaille ne débouche sur rien de solide... D'ailleurs, la Maison me semble
aller bien mal. Je me demande si ça vaut le coup de s'accrocher..."

1 A ta place, j'irais voir mon chef de projet et je me

reposerais. Décision
2 Je pense surtout qu'on t'a donné un travail qui
n’est pas intéressant. Jugement
3 Qu'entends tu par "tout fiche le camp dans tous les
sens" ? Enquête

4 T'en fais pas mon vieux, on a tous des moments de

cafard. Soutien

5 Tu as l'impression que tout va mal en ce moment,

Reformulation
et tu te demandes si tu ne vas pas renoncer,

6 Tu as tort de dire ça après tout ce que l'on a fait

pour toi Jugement
 2ème cas
Un chef de service répond au Directeur Administratif : "Monsieur le Directeur, je ne
pense pas que ces cours sur l’organisation du travail m'apportent quelque chose,
Ces ingénieurs en organisation ne peuvent pas connaître mieux que moi un travail
que je fais depuis douze ans !"

1 Votre opinion est fausse, ils sont là pour vous apporter

- une méthode que vous appliquerez vous- même à vos Jugement
problèmes.
2 Vous pensez que ces ingénieurs ont incompétents ?
- Enquête
3 Je comprend que cela vous étonne.
- Soutien
4 il est indispensable que vous suiviez ces cours qui ne
- peuvent que vous aider. Décision

5 Pensez-vous qu'il soit nécessaire de bien connaître

– votre travail pour donner des cours d’organisation du Enquête
travail de qualité ?
6 Vous pensez que les ingénieurs en organisation ne
- peuvent rien vous apporter en formation pour votre Reformulation
travail que vous connaissez de longue date.
 3ème cas
Ce cadre est dans l'usine depuis trois mois et fait partie du Service Commercial, Au cours
d'une conversation, il déclare ; "Je ne comprends pas pourquoi, mais j'ai l'impression de
ne pas faire partie de l'équipe, Ils sont tous très "chics", mais ils semblent former un cercle
fermé dans lequel je me sens étranger, C'est peut-être ma faute. Je n'en sais rien."

1- Pourquoi n'essayez-vous pas de leur rendre service à la

première occasion ? Décision
2- Vous avez l'impression de mal vous intégrer à l'équipe, mais
vous ne savez pas si cela provient de leur attitude ou si vous Interprétation
en êtes responsable.
3- Vous avez l'impression que le groupe est hostile ?
Interprétation

4- Croyez-vous qu'il y ait une raison pour que les autres ne vous
intègrent pas ?
Enquête
5– Ne pensez-vous pas qu'ils pourraient vous accepter si vous
leur donniez davantage de temps pour vous connaître et vous Décision
estimer ?
6- II n'y a que 3 mois que vous faites partie de l'équipe, c'est
normal. Soutien
Utiliser des supports d’animation
variés

⚫ Tableaux
⚫ Documents…
⚫ Audiovisuel
⚫ etc.
Types de participants

• Adopter certains comportements caractéristiques

correspond à jouer un rôle.
• Plusieurs auteurs associent ces rôles à certains types
de participants que l’on peu reconnaître à l’intérieur
d’un groupe.
• Ces types de participants peuvent être regroupés en
deux catégories:
• Influences négatives
• Influences positives
Gérer les différents types de participants

▪ Le silencieux _ ⚫ L’informateur +
▪ L’agressif ⚫ L’attentif
▪ Le bavard ⚫ Le coopératif
▪ L’obstructionniste ⚫ L’expert
▪ Le hors d’ordre ⚫ Le stimulateur
▪ Le bouffon ⚫ Le médiateur
▪ L’indifférent ⚫ Le clarificateur
Le silencieux
⚫ Ses contributions se limitent
en générale à des
hochements de la tête ou à
des expressions faciales.
⚫ Le regarder fréquemment
pour l’inviter discrètement à
s’exprimer.
- question fermée: Est-ce
que toi aussi tu vois ça de
cette façon? Es-tu d’accord
avec…?
- Ne pas forcer.

Les types de participants exercant une influence négative

L’agressif
– Il désapprouve tout: les
sentiments; les idées; les
actions; les décisions; etc.
– - Conserver son calme et si
possible faire preuve d’un peu
d’humour pour détendre
l’atmosphère.
- Apaiser le débat: en
demandant de présenter des
faits plutôt que des opinions, le
questionner.
- Reformuler ce qu’il dit,
relancer la question au groupe.

Les types de participants exercant une influence négative

Le bavard
⚫ Il a toujours quelque chose à dire sur
n’importe quel sujet et, bien souvent
en dehors de ce qui concerne le
groupe.
⚫ - Interrompre avec tact: profiter du
moment où il reprend son souffle,
résumer ce qu’il vient de dire et offrir
la parole à un autre membre
- Lui demander poliment d’être plus
bref ou lui signifier poliment qu’il a
assez parlé.
- Éviter de la regarder pour ne pas lui
laisser croire qu’il peut reprendre la
parole
Les types de participants exerçant une influence négative
 L’obstructionniste

⚫ Il s’objecte à toute idée

développée par les autres
membres, il remet en question
les décisions déjà prises, il
prolonge inutilement les
discussions.

⚫ Lui demander de justifier ses

propos et lui demander des
solutions alternatives

Les types de participants exercant une influence négative

Le hors d’ordre
⚫ Il a toujours une histoire à raconter ou
quelque chose qu’il trouve intéressant
à dire. Ses interventions concernent
rarement le sujet de la discussion.
⚫ - Rappeler le sujet de la discussion, lui
expliquer poliment que ces propos
n’ont pas de lien avec ce qui est
discutés.
- Lui demander de mettre en réserve
ses commentaires pour le moment où
le sujet sera débattu.
- Quand il continue: lui demander
d’expliquer le bien-fondé de son
intervention en fonction du sujet de
discussion.
Les types de participants exerçant une influence négative
Le bouffon
⚫ Toutes ses interventions
cherchent à faire rire. Parfois
blessant, souvent de moins en
moins drôle, il ne cesse de
plaisanter.
⚫ - Réorienter ses interventions
vers la tâche, en lui posant une
question sérieuse mais facile à
répondre.
- Le rappeler à l’ordre en lui
demandant de revenir au
sérieux

Les types de participants exerçant une influence négative

L’indifférent
⚫ Celui que rien ne semble intéresser, si ce
n’est l’heure où la réunion va finir.
⚫ - Chercher à connaître ses véritables
sources de motivation afin d’établir des
liens entre ses intérêts et le sujet débattu.
- Lui donner des tâches qui l’obligeront à
s’impliquer ou donner son avis.
- Soigner la relation avec lui.

Les types de participants exerçant une influence négative

 L’informateur
⚫ Cette personne
cherche
continuellement à
enrichir les
discussion.

Les types de participants exercant une influence positive

 L’attentif
⚫ Cette personne
participe à
l’avancement du
groupe mais sans
alimenter la
discussion par
elle-même.

Les types de participants exercant une influence positive

 Le coopératif
⚫ Il défend ses
points de vue mais
sans obstination, il
tente plutôt de
construire avec les
idées des autres.

Les types de participants exercant une influence positive

 L’expert
⚫ Temporairement,
ces personnes
agissent en tant
qu’experts tant
que le sujet ou le
problème n’est pas
épuisé.

Les types de participants exercant une influence positive

 Le stimulateur
⚫ De nature
enthousiaste, il,
transmet aux
autres le plaisir de
travailler à une
cause commune.

Les types de participants exercant une influence positive

 Le médiateur
⚫ Personne qui
cherche les points
d’entente entre les
partis impliqués et
tente de
développer des
idées qui les
rallieront.

Les types de participants exercant une influence positive

 Le clarificateur
⚫ Cette personne
supporte
difficilement les
mésententes et les
imprécisions. Elle
assure ainsi la
compréhension de
tous les membres
face à la
discussion.

Les types de participants exerçant une influence positive

Méthodes de travail
⚫ Ordre du jour
⚫ Méthode de travail en groupe …

Méthodes Avantages Inconvénients

Le tour de table Simple, rapide, utile Directif,

pour compléter un peut être stressant
livrable, donner la
parole à tous
Le Favorise la Foisonnement,
brainstorming créativité et pas de classement
l’écoute
Cadre matériel
Prévoir l’organisation du matériel

⚫ Le choix du lieu et du temps

⚫ Les supports d’animation
Suivi

⚫ Rédiger le compte rendu et le

diffuser rapidement
⚫ S’assurer des correctifs discutés
⚫ Préparer éventuellement la prochaine
réunion
Les difficultés des réunions
–La préparation
•Temps accordé insuffisant
•Objectif, ordre du jour ou rôles mal définis…
–L’animation :
•L’objectif de la réunion n’est pas partagé avec les participants
•L’animateur se sent débordé lorsqu’un débat s’installe
•L’animateur ne prend pas en compte une idée émise
•Jugement sur les idées émises ou attitudes de participants
•méthode inadéquate (tous les participants ne s’expriment pas)
•L’animateur ne se fait pas aider par le groupe ou par le rapporteur
–La prise de note :
•Le rapporteur ne note pas tout ou déforme l’idée ou écrit mal
•L’animateur ne s’appuie pas sur le rapporteur
•Pas suffisamment de synthèses, pas de conclusion
–Les participants
•Respect de la parole de l’autre, écoute
•Remise en cause de l’objectif…