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1 ALCANCE
Este documento hace parte de los requisitos contractuales que suscriben el ONAC y el OEC, y
que rigen al servicio de acreditación de los OEC.
2 DEFINICIONES
Para efectos de este documento se aplican las definiciones establecidas en las normas:
2.1 Equipo evaluador: persona o grupo de personas asignadas para realizar una evaluación y
que está constituido por un evaluador líder, quien podrá estar acompañado de evaluador(es),
experto(s) técnico(s) y/o evaluador(es) en entrenamiento u observadores designados por los
Acuerdos de Reconocimiento Multilateral para evaluar a ONAC. De acuerdo con su competencia
el evaluador líder puede estar calificado como “Evaluador Líder Técnico” y el evaluador puede
estar calificado como “Evaluador Técnico”.
criterios de la acreditación y con base en los resultados obtenidos en las evaluaciones realizadas
al OEC.
3 ALCANCE DE LA ACREDITACIÓN
La acreditación se debe basar en alcances de acreditación definidos de forma clara, precisa y sin
ambigüedades que proporcionen tanto al cliente del OEC acreditado como a otras partes
interesadas una información concreta sobre la competencia técnica demostrada.
El OEC deberá proponer el alcance para el que desea ser acreditado y ONAC revisa este
alcance propuesto en la solicitud y se acuerda con el OEC al presentar la cotización del servicio
de acreditación. El ONAC limita las evaluaciones y la decisión de acreditación al alcance
acordado con el OEC, o el aprobado en la acreditación.
4 CRITERIOS DE ACREDITACIÓN
Son aquellos requisitos que deben cumplir los organismos de evaluación de la conformidad para
ser acreditadas por ONAC.
Dentro de los criterios generales ONAC adopta y aplica los requisitos establecidos en los
documentos mandatorios establecidos por las organizaciones:
- International Laboratory Accreditation Cooperation (ILAC)
- International Accreditation Forum (IAF)
- Inter American Accreditation Cooperation (IAAC).
Por necesidades sectoriales los requisitos de los criterios generales se pueden complementar
con los criterios de aplicación establecidos en los correspondientes documentos de Criterios
Específicos de Acreditación (CEA) aprobados por ONAC y desarrollados en los Comités
Técnicos con la participación de las partes interesadas. ONAC hará públicos estos criterios
específicos mediante su publicación en el sitio web: www.onac.org.co.
5 SOLICITUD DE ACREDITACIÓN
En el caso de que un OEC solicite la acreditación con varias de las normas mencionadas en el
numeral 4.1, el OEC debe presentar las solicitudes individuales, que serán en ese caso
gestionados de forma independiente.
ONAC asume que el OEC que solicita la acreditación cumple con todos los requisitos legales
aplicables a su organización.
En el caso de que, en cualquier momento del proceso de acreditación, sea evidente que esto no
es así, ONAC procederá a la paralización del proceso hasta que el OEC aporte evidencias de que
el problema detectado ha sido adecuadamente resuelto.
No obstante lo anterior, ONAC podrá, en casos particulares, solicitar evidencia del cumplimiento
de dichos requisitos legales antes de iniciar el proceso de acreditación.
Cuando la acreditación solicitada tiene implicaciones reglamentarias o va a ser utilizada por las
autoridades de reglamentación técnica en procesos de designación, autorización o similares, es
responsabilidad del OEC el asegurarse de que el alcance de acreditación que solicita sea el
requerido por la autoridad competente en cada caso.
6 PROCEDIMIENTO DE ACREDITACIÓN
Para iniciar el trámite se deberá anexar al formulario de solicitud la copia del pago de los
derechos de evaluación del formulario, por el monto equivalente a 0,5 día evaluación a la tarifa
vigente al momento de la presentación.
Una vez recibida la solicitud de acreditación y constatado el pago por concepto de su revisión
inicial , ONAC acusará recibo de la solicitud y revisará la documentación suministrada con objeto
de comprobar que la actividad es susceptible de ser acreditada o si existe algún motivo legal, o
de otra índole que lo impida, en cuyo caso se lo comunicará al solicitante. Se evaluará también si
la actividad corresponde al esquema de acreditación bajo el que se solicita y que ONAC tiene la
capacidad para atender dicha solicitud. Así mismo se verificará que el alcance está claramente
definido, y la documentación de la solicitud es completa y adecuada. En algunos casos, por
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ejemplo actividades novedosas o de especial riesgo o criticidad ONAC podrá solicitar, en este
momento o en fases posteriores del proceso, información adicional, si así lo estima necesario
para garantizar la correcta ejecución del proceso de acreditación.
Dentro de cualquiera de las fases del proceso de solicitud de la acreditación, si transcurren más
de 30 días calendario sin respuesta por parte del solicitante a un requerimiento de información,
ONAC considerara la cancelación de la solicitud.
ONAC podrá considerar la conveniencia de realizar previamente una visita preliminar al OEC
solicitante, con objeto de preparar las siguientes etapas del servicio de acreditación de forma que
éste se desarrolle con la mayor eficacia posible.
Nota: Si la solicitud es viable, el valor cancelado por derechos de revisión estudio inicial de la
solicitud se
abonará al pago del precio de la evaluación. Si la solicitud no es viable, o el OEC desiste tácita o
expresamente de la solicitud, el valor cancelado por derechos de evaluación del formulario se
causará a favor del ONAC y no habrá lugar a devolución alguna.
Cuando la información se considere completa para iniciar la prestación del servicio, se asignará
un código de archivo a la solicitud y se enviará al solicitante, para su aceptación, una cotización
de los costos del proceso de evaluación inicial, elaborado de acuerdo a lo establecido en el
documento de tarifas vigente (R-AC-02).
Una vez aceptada la cotización, el solicitante deberá pagar el valor correspondiente de la suma
establecida en la cotización para la evaluación inicial, para que así ONAC pueda iniciar la
programación de la evaluación.
El número de integrantes del equipo evaluador estará en función del alcance de la acreditación
solicitada pero, contará en cualquier caso, con un evaluador líder, responsable final de la
evaluación y tantos evaluadores y expertos técnicos como se requieran para realizar la
evaluación.
El solicitante será informado con anticipación de los miembros del equipo evaluador y las fechas
en las que se realizara las etapas de la evaluación.
En este caso ONAC analizará los motivos expuestos por el OEC y comunicará su decisión al
solicitante.
6.4.1 Etapa 1
Se debe realizar una revisión de la documentación y registros y del estado de preparación del
organismo de evaluación de la conformidad para ser evaluado en sitio.
Esta etapa se lleva a cabo para todos los procesos de acreditación. Se realizará una revisión, ,
por parte del evaluador líder designado para:
- determinar estado de preparación del OEC para realizar la evaluación en sitio, en elementos
como: existencia de la documentación requerida por la norma de requisitos de acreditación,
implementación de auditorias internas, acciones correctivas, acciones preventivas, revisión por
la dirección.
- procedimientos y registros de tratamiento de reclamaciones o quejas al OEC
- procedimiento y registros de apelaciones al OEC, si es aplicable.
- verificar la adecuación o suficiencia de la documentación del OEC frente a los requisitos y el
alcance de acreditación solicitado.
- preparación del plan de evaluación en sitio
En esta etapa se pueden generar no conformidades, por incumplimiento del OEC frente a los
criterios de acreditación mencionados en el numeral 4.
Se debe realizar una revisión previa de la documentación y registros del organismo de evaluación
de la conformidad.
Esta etapa se lleva a cabo para todas las evaluaciones de vigilancia o re-evaluación Se realizará
una revisión, por parte del evaluador líder designado para:
En esta etapa se pueden generar no conformidades, por incumplimiento del OEC frente a los
criterios de acreditación mencionados en el numeral 4.
Esta etapa se realiza para todas las evaluaciones: inicial, vigilancia o re-evaluación.
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En la fecha programada, el equipo evaluador designado realizará una visita de auditoría a las
instalaciones del OEC cuyo objeto es verificar el cumplimiento de los criterios de acreditación (Ver
numeral 4).
1) Reunión de apertura: entre los representantes del OEC y el equipo evaluador, durante la
cual se harán las presentaciones del equipo evaluador, se confirmará el plan de la evaluación
y el alcance de la misma y describirá la metodología por seguir.
3) Reunión de cierre del equipo evaluador con los representantes del OEC con objeto de
presentar a los responsables del mismo un resumen de los resultados de la evaluación en
términos de las conclusiones de la evaluación y la presentación de las no conformidades, si se
detectaron éstas.
En el caso de que el OEC realice su actividad en diversos sitios, la evaluación se realizará tanto a
la sede central del OEC como en todos aquellos sitios en los que se realicen actividades dentro
del alcance de la acreditación.
Con objeto de evaluar la aplicación de los procedimientos del OEC y su competencia, como parte
del proceso de evaluación se realizarán actividades de atestiguamiento durante las cuales el
equipo evaluador de ONAC presenciará la realización de las actividades de determinación, del
organismo de evaluación de la conformidad.
El OEC debe establecer disposiciones documentadas para permitir el acceso del equipo
evaluador de ONAC a atestiguar estas actividades de determinación en las instalaciones de sus
clientes. La no aceptación por parte de un cliente del OEC de esta condición implicará la
imposibilidad de emitir certificados/informes con la acreditación de ONAC a ese cliente, o su
retirada si ya la posee.
Cuando no se realicen actividades de determinación “in situ”, podrá no ser necesaria la realización
de actividades de atestiguamiento, lo cual será decidido por ONAC.
- Establecer las acciones correctivas para eliminar la causa de la no conformidad y así evitar su
repetición.
- Establecer la responsabilidad y el plazo en el que está previsto que las correcciones y las
acciones correctivas se implementen y así resolver la no conformidad
El OEC deberá enviar al evaluador líder el resultado del análisis anterior y las propuestas de
correcciones y acciones correctivas para su revisión, en un lapso de tiempo de máximo de diez
(10) días hábiles después de la reunión de cierre.
El evaluador líder podrá realizar observaciones al análisis de causas, a las correcciones o a las
acciones correctivas propuestas si no hay la suficiente evidencia de que las no conformidades
detectadas se resolverán adecuadamente.
El OEC cuenta con noventa días para dar cierre a las no conformidades halladas durante el
proceso de evaluación.
El plazo máximo para realizar esta verificación complementaria es de noventa (90) días contados
a partir de la fecha de finalización de la etapa 2. Este plazo también se aplica en los casos de
evaluación de ampliación.
El plazo máximo para realizar esta evaluación complementaria es de noventa (90) días contados
a partir de la fecha de finalización de la etapa 2 de la evaluación.
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El evaluador líder elaborará un informe con los resultados e información recopilada durante cada
evaluación, y si se requirió la verificación complementaria.
Este informe será enviado al OEC una vez haya sido revisado por el Comité de Acreditación.
Para decidir sobre la acreditación, el Comité de Acreditación debe obtener la suficiente evidencia
de que se cumplen los requisitos de acreditación y que las no conformidades detectadas en cada
caso, han sido convenientemente tratadas.
Para ello analizará la información generada durante el proceso de evaluación y basándose en ello
adoptará una de estas decisiones:
El Comité de Acreditación podrá tener en cuenta, para la toma de decisiones, cualquier otra
información pertinente recibida en ONAC durante el proceso de evaluación (reclamaciones,
información obtenida en el mercado o en evaluaciones de otros organismos de acreditación, entre
otras).
Contra las decisiones del Comité de Acreditación, los OEC podrán interponer apelaciones
justificadas, por escrito, en el plazo de diez (10) días hábiles contados desde la recepción de la
notificación respectiva, ante el Director Ejecutivo de ONAC, el cual debe convocar a la Comisión
de Apelaciones quien establecerá la decisión en última instancia, de acuerdo con lo establecido
en el procedimiento establecido para tal fin.
Una vez acreditado y firmado el contrato que regirá la acreditación por un representante legal del
OEC y del ONAC, el organismo de evaluación de la conformidad tiene derecho a hacer uso de la
marca de ONAC de acreditación con referencia a su condición de acreditado en las condiciones
establecidas en el documento R-AC-03 “Criterios para la utilización de la marca ONAC o
referencia a la condición de acreditado”.
acreditación…” o cualquier referencia a ONAC que pueda dar la impresión de que está
acreditado.
Tras una decisión positiva, y una vez que el OEC haya pagado los costos correspondientes,
ONAC emitirá un Certificado de Acreditación, que atestigua la concesión de la acreditación a favor
del OEC. En dicho certificado se expresará específicamente como mínimo lo siguiente:
Este documento es propiedad de ONAC y está bajo su control. Por lo tanto, no podrá ser
modificado, si no es por el propio ONAC.
Tanto los requisitos de acreditación establecidos en las normas internacionales como los criterios
aplicados por ONAC en sus evaluaciones pueden cambiar en el tiempo, con el fin de
mantenerse actualizados con los desarrollos de normas internacionales de requisitos de
acreditación y para asegurar en todo momento que las acreditaciones son adecuadas para la
finalidad para la cual se otorgan. Por ello, los OEC acreditados por ONAC deberán adaptarse
durante la vigencia de su acreditación a los nuevos requisitos y criterios que se establezcan,
ONAC comunicará siempre a los OEC con suficiente antelación los cambios y establecerá las
condiciones y periodo de transición, en función de la naturaleza de los cambios producidos.
7 MANTENIMIENTO DE LA ACREDITACIÓN
ONAC realizará evaluaciones de vigilancia a los OEC acreditados anualmente. Los propósitos
fundamentales de estas evaluaciones de vigilancia son:
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- Comprobar que el OEC ha cumplido durante el periodo transcurrido los criterios establecidos
para la concesión de la acreditación.
- Examinar cualquier cambio en la organización del OEC, sus procedimientos y recursos para la
realización de las actividades incluidas en el alcance de su acreditación.
Estas evaluaciones se realizan de acuerdo con lo establecido en los numerales 6.4 y 6.5 de este
documento.
Cuando se aprueba la acreditación, ONAC comunicará la duración, el mes y el año de cada una
de estas evaluaciones.
ONAC informará cada año la programación de las evaluaciones de vigilancia en el mes 9 y 21,
después de aprobada la acreditación y para la primera re-evaluación en el mes 33 después de
aprobada la acreditación.
El OEC debe confirmar las fechas programadas por ONAC para la realización de la evaluación de
vigilancia o re-evaluación máximo 15 días después de realizada la notificación. En caso de que
ONAC no reciba confirmación de las fechas programadas o solicitud de modificación de la
programación, se asume que el OEC está de acuerdo con las fechas programadas y debe pagar
los costos de la evaluación correspondiente antes de 30 días de iniciar la evaluación
correspondiente.
Cuando el OEC preste el servicio de evaluación de la conformidad desde diferentes sedes o sitios
se establecerá un plan de muestreo tal que asegure que todos los sitios han sido evaluados al
menos una vez antes de cada re-evaluación.
7.2 Re-evaluaciones
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Antes de que hayan transcurrido 3 años desde la fecha de la acreditación inicial, ONAC debe re-
evaluar la competencia del OEC y si el sistema de gestión implementado cumple los requisitos de
acreditación vigentes, realizando una evaluación equivalente a la inicial. La siguiente re-
evaluación al OEC se programará en un plazo no superior a 5 años desde la anterior.
Para la re-evaluación se aplica lo establecido en los numerales 6.4 y 6.5 de este documento.
Las evaluaciones extraordinarias se realizarán previo aviso, no obstante el plazo con el que se
anuncie y la información aportada al OEC acreditado sobre el propósito, podrán variar en función
del motivo de la evaluación. En cualquier caso el OEC será informado siempre del propósito de la
evaluación extraordinaria durante la reunión inicial. Si las circunstancias así lo aconsejan, ONAC
podrá extender sus investigaciones tanto a los clientes del OEC como a otras partes interesadas.
Si el OEC desea hacer coincidir la evaluación para la ampliación con una evaluación de vigilancia
o una re-evaluación, las solicitudes de ampliación deben hacerse con al menos tres meses de
antelación a la fecha prevista para la siguiente evaluación.
9 NOTIFICACIÓN DE CAMBIOS
El OEC debe comunicar a ONAC los cambios que se proponga llevar a cabo en relación con:
e) cualquier otro cambio fundamental que se produjese en las condiciones iniciales en que se
concede la acreditación.
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Ante una comunicación de cambio ONAC procederá a su revisión y establecerá las actividades de
evaluación que correspondan.
10 DERECHOS Y OBLIGACIONES
10.1 Derechos
- Que toda la información que proporcione a ONAC, salvo declaración expresa en contrario en
las reglas publicadas por ésta, sea tratada como confidencial.
- Apelar justificadamente las decisiones adoptadas por ONAC, según lo establecido en este
procedimiento.
10.2 Obligaciones
Los OEC acreditados deberán cumplir en todo momento las obligaciones resultantes de su
acreditación tal y como se establece en los documentos aplicables de ONAC, estas son:
- Cumplir con los criterios de acreditación aplicables en las actividades cubiertas por la
acreditación
- Fomentar la utilización de los certificados o informes con el logo de acreditación como medio
de aumentar la confianza general en las actividades de evaluación de la conformidad,
absteniéndose de cualquier actividad que dañe la reputación de ONAC.
- Comunicar a ONAC oportunamente los cambios que se proponga llevar a cabo en relación
con los aspectos mencionados en el numeral 9.
- Informar a ONAC cuando, por causa de falta de personal, cambio de instalaciones u otro
motivo, no pueda dar servicio a sus clientes durante un periodo cumpliendo con los requisitos
de acreditación, en parte o en su totalidad de su alcance.
- Permitir el libre acceso a las personas debidamente autorizadas por ONAC y cooperar con
ellas para la correcta realización de las actividades de evaluación en las fechas acordadas.
- Adoptar las disposiciones necesarias para asegurar que sus clientes aceptan las actividades
atestiguadas por el personal evaluador de ONAC.
- Cumplir en todo momento con todos los requisitos legales y reglamentarios que se hayan
establecido, en su caso, para desarrollar la actividad de evaluación de la conformidad para la
que está acreditado.
- Ofrecer toda la información acerca de los peligros y riesgos para la seguridad y la salud
ocupacional a los representantes de ONAC antes de su ingreso a sus instalaciones y
proporcionar los equipos de protección personal necesarios para controlar estos peligros y
riesgos.
El incumplimiento por un OEC de las obligaciones derivadas de la acreditación dará lugar a las
siguientes medidas que se adoptarán en función de la gravedad de la infracción:
11.1 Amonestación
11.2 Suspensión
Las suspensiones serán hechas públicas en el sitio web de ONAC o por el procedimiento que se
establezca. En cualquier caso si la suspensión afecta a la totalidad del alcance acreditado, el
OEC será retirado de la lista de OEC acreditados mientras dure la suspensión.
Las suspensiones serán acordadas por el Comité de Acreditación, y serán notificadas al OEC
interesado. Si en un plazo de cinco (5) días hábiles, luego de la notificación el interesado no
mostrara su desacuerdo con la suspensión, ésta se hará pública.
La suspensión de una acreditación no podrá prolongarse por más de noventa (90) días, salvo que
para su levantamiento acuerde el Comité de Acreditación la realización de una evaluación
extraordinaria, en cuyo caso podrá extenderse hasta la finalización de ésta.
Si al final del plazo de suspensión establecido no se hubieran subsanado las causas que
motivaron la suspensión, el Comité de Acreditación decidirá la cancelación de la acreditación.
11.3 Cancelación
También podrá proponerse la cancelación si la actuación del OEC pone en riesgo la credibilidad o
prestigio de ONAC o de la acreditación.
Si el OEC interesado no efectuara apelación dentro del plazo señalado, se considera aceptada la
decisión de cancelación.
Las decisiones del Comité de Acreditación serán inmediatamente ejecutivas, sin perjuicio de que
contra ellos se interpongan las apelaciones que procedan.
11.4 Apelaciones
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Contra las decisiones del Comité de Acreditación se podrán interponer apelaciones ante la
Dirección Ejecutiva.
En todos los casos, las apelaciones deberán interponerse por escrito en comunicación dirigida a
la Dirección Ejecutiva de ONAC en el plazo de quince (15) días desde la notificación de la
decisión que se apele.
Las apelaciones las resolverá en todos los casos la Comisión de Apelaciones, de acuerdo con el
procedimiento establecido para tal efecto.
Para comunicarse con los interesados durante la tramitación de la solicitud y una vez obtenida por
éstos la acreditación ONAC utilizará correo ordinario, teléfono o correo electrónico. Igualmente
estos medios de comunicación serán utilizados por ONAC y sus evaluadores y por éstos entre sí
para el adecuado desarrollo de la función de acreditación.
En relación con el uso del correo electrónico, ONAC manifiesta que no puede garantizar la
seguridad de una transmisión electrónica de datos que esté libre de errores, ni que los datos sean
interceptados, cambiados, perdidos o destruidos, que lleguen tarde, incompletos o perjudicados,
ni que sea segura su utilización.
Numeral. 6.8.
Se aclara que el período de vigencia de acreditación de 3
años aplica sólo para acreditación por primera vez. A
partir de la primera renovación el periodo de acreditación
2 2009-11-12 será de 5 años
Numeral 7.2
Se aclara que la re-evaluación de la primera acreditación
se hace al tercer año y las subsiguientes al quinto año.