Documentation de la fonction

maintenance

par Bernard MECHIN

Directeur du Centre international de maintenance industrielle (CIMI)

1. Documentation générale ....................................................................... AG 4 50 - 2

2. Nomenclature............................................................................................ — 2
3. Documentation du matériel .................................................................. — 4
3.1 Dossier technique ........................................................................................ — 4
3.1.1 Connaissance du matériel.................................................................. — 4
3.1.2 Dossier opérationnel .......................................................................... — 5
3.2 Dossier historique........................................................................................ — 8
4. Formulaires d’enregistrement .............................................................. — 8
5. Organisation de la fonction documentation .................................... — 9
Références bibliographiques ......................................................................... — 9

l est reconnu par tous les acteurs de la fonction maintenance que la docu-
I mentation joue un rôle très important dans la conception et la réalisation des
actions de maintenance d’un bien. Il en va de même d’ailleurs pour son exploi-
tation au quotidien. Encore faut-il savoir ce que l’on entend par documentation.
En effet, la documentation devra être adaptée au besoin tel que les personnels
concernés peuvent le ressentir. En particulier, on devra attacher une importance
considérable à toute la documentation intrinsèquement liée au matériel que l’on
appellera couramment « documentation d’exploitation et de maintenance ».
Cependant, pour accomplir sa mission et atteindre ses objectifs, la fonction
maintenance aura besoin d’utiliser tout un ensemble d’autres documents, qu’ils
relèvent d’un ordre général ou qu’ils soient adaptés au fonctionnement et à la
gestion de la fonction.
On sera donc amené à envisager tous les aspects de ces besoins documen-
taires dans le cadre d’une sous-fonction de la fonction maintenance : la fonction
documentation, qui, en règle générale, est de la responsabilité de la fonction
méthodes maintenance.
Dans cette approche, on s’intéressera aux points suivants :
— type de documents nécessaires ;
— conception des documents et de la base documentaire ;
— modes opératoires d’utilisation des documents ;
— gestion de la base documentaire ;
— etc.
Chacun des points précédents nécessitera de se poser les questions
classiques : Quoi ? Qui ? Comment ? Quand ? Où ? Pourquoi ?...
Pour assumer pleinement ses missions et satisfaire les besoins de ses clients
internes dans le respect des objectifs réciproques, la fonction maintenance a
besoin de se constituer une base documentaire structurée. Le principal objectif
de cette base est de mettre à la disposition des personnes autorisées, de
préférence dans un même lieu géographique, tous les documents, de quelque

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nature qu’ils soient, pouvant être utiles pour l’accomplissement de la fonction.
Cette base documentaire devra bien sûr être cohérente avec les procédures du
système qualité éventuellement en place. Elle comprendra essentiellement les
familles de documents suivantes qui seront tour à tour décrites et analysées :
— documentation générale ;
— nomenclature ;
— documentation du matériel ;
— documents de gestion.
1. Documentation générale
● Cette documentation, propre au service maintenance,
comprend tous les documents généraux, internes ou externes, qui
concernent le cœur des métiers de la maintenance et qui ne sont pas
propres à tel ou tel matériel. Ce sont par exemple :
— livres traitant des problèmes de maintenance, tant du point
de vue général ou organisationnel que du point de vue technique ;
— encyclopédies générales ou spécialisées de maintenance ;
— revues techniques, générales ou spécialisées ;
— actes de congrès, colloques, conférences..., traitant des pro-
blèmes de maintenance ;
— normes françaises et, éventuellement, internationales ;
— documentations des fournisseurs : catalogues généraux ou
spécifiques de composants, d’outillages et de matériels et fourni-
tures divers.
● À cette documentation présentant un caractère plutôt technique,
on peut adjoindre tous les documents internes à la société et qui
doivent être connus et appliqués par l’ensemble du personnel
concerné. Il s’agit, entre autres, de l’ensemble des procédures rela-
tives au système d’assurance de la qualité et qui définissent les
modes de fonctionnement requis.
● Tous ces documents devront être répertoriés et classés dans
une (des) armoire(s) accessible(s) en permanence à tout un chacun,
en adoptant le mode de classement qui semblera le plus approprié
en fonction du type de document :
— rayonnages pour les livres et gros catalogues ;
— dossiers suspendus pour les notices, catalogues, classés par
thèmes et/ou fournisseur... ;
— classeurs de procédures... ;
— etc.
● Il sera nécessaire, dans la plupart des cas, d’établir un fichier, de
préférence informatisé, en fonction de l’importance de cette base
documentaire afin de retrouver facilement tout document recher-
ché. Le mode de référencement des documents et leurs modes de
classement et de rangement devront être connus de chaque per-
sonne concernée.
● Toute documentation ne peut s’envisager que vivante. On
s’attachera donc à définir de façon précise la procédure de mise à
jour des fichiers documentaires, décrivant, pour chaque type de
document, les éléments suivants :
Fréquence de la mise à jour ...................................... Quand ?
Personne(s) responsable(s) de cette mise à jour .... Qui ?
Moyens nécessaires à mettre en œuvre .................. Comment ?
2. Nomenclature
■ Définition
Pour pouvoir maintenir les biens d’une entreprise, il est néces-
saire dans un premier temps d’en connaître la nature et l’impor-
tance. Tous les biens d’une entreprise devront donc être
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inventoriés, classés et codifiés selon les critères les plus appropriés.
C’est la nomenclature qui va permettre de formaliser cet inventaire.
Bien évidemment, ne serait-ce que pour des impositions fiscales,
toute entreprise dispose déjà d’un inventaire valorisé de ses biens
immobilisés au sens comptable du terme. Toutefois, cet « inventaire
comptable » répond rarement aux besoins de la maintenance. C’est
pourquoi, au sein d’une entreprise et en accord bien sûr avec les
services de gestion, les responsables de la fonction maintenance
sont conduits à établir la nomenclature « maintenance » des biens
dont elle a la responsabilité.
La nomenclature des biens d’une entreprise est donc l’énumé-
ration de tous ses biens, classifiés et codifiés après avoir été
désignés, établie à partir de critères d’utilisation (systèmes,
fonctions) et de la structure (organes physiques).
■ Objectifs généraux
● Établir le fichier des biens : répertorier et identifier les biens
immobilisés.
● Favoriser la création et le classement d’une documentation
appropriée pour chaque bien identifié.
● Servir de base de données pour :
— analyser techniquement les coûts de maintenance ;
— établir le budget de maintenance ;
— définir les méthodes de maintenance appropriées et, en parti-
culier, mettre en place un plan de maintenance préventive.
■ Principes généraux de classement des biens
Le classement des biens est effectué en fonction de critères tels
que :
• Type d’industrie :
— industries où les biens sont pratiquement fixes ;
— industries où les biens sont mobiles.
• Nature des biens.
• Utilisation des biens.
Pour une entreprise donnée, le classement peut s’effectuer de
deux façons complémentaires.
● Les biens peuvent être classés successivement par :
• Secteurs : ateliers, unités de production, ligne de production,
annexes.
• Chaîne de maintenance, au sein de chaque secteur, atelier...
Une chaîne de maintenance est un ensemble homogène d’installa-
tions, machines et appareils dont l’usure ou la diminution de rende-
ment est fonction du même nombre d’unités d’œuvre ou d’une
fraction constante de cette quantité dont l’unité caractérise le mieux
l’utilisation (heures de marche, kilomètres, tonnes produites, nombre
de pièces...).
Le classement par chaîne de maintenance permet de :
— simplifier le suivi de l’utilisation du matériel ;
— adapter la maintenance à cette utilisation ;
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— faciliter la coordination et le regroupement des travaux de ● Matériel : terme englobant tout ensemble livré par un pro-
maintenance préventive à effectuer à l’occasion d’un arrêt ducteur à un client.
de production ; ● Installation : ensemble de matériels et/ou d’appareils mis en
— séparer les coûts fixes et les coûts variables dans le place pour un fonctionnement déterminé.
domaine de la maintenance.
● Ensemble : groupe de plusieurs unités de montage constituant
● L’ensemble des biens de l’entreprise peut ensuite être classé en :
entre elles un tout cohérent.
• Famille (par ex : étiqueteuse, grenailleuse, centre d’usi-
nage...) ; ● Sous-ensemble ou unité de montage : lot de pièces qui logi-
• Catégorie (par ex : « à jet d’encre » pour une étiqueteuse) ; quement doivent être montées ou démontées ensemble. Les critè-
• Constructeur ; res déterminant les limites de ce lot de pièces sont :
• Type (défini par le constructeur). — nombre minimal de démontages sur place ;
— immobilisation minimale de l’ensemble.
■ Termes employés dans une nomenclature
À l’occasion de l’établissement d’une nomenclature, il est clas- ■ Décomposition d’un système
sique d’utiliser un certain nombre de termes dont les définitions
les plus classiques, pas toujours normalisées, sont rappelées Un matériel, ou un appareil, peut lui-même donner lieu à l’éta-
ci-dessous. blissement d’une nomenclature propre qui donnera la liste exhaus-
tive de toutes les pièces détachées ou sous-ensembles le
● Appareil ou machine : ensemble de mécanismes combinés pour
constituant.
recevoir une forme définie d’énergie, la transformer et la restituer
sous une forme appropriée ou pour produire un effet donné. La décomposition peut s’effectuer de deux façons complémen-
taires.
● Cette nomenclature pourra être établie selon :
• une logique technique, par un découpage structurel à la
recherche du plus petit élément physique souhaité ;
Groupe motoalternateur • une logique « client-fournisseur », par un découpage fonc-
tionnel à la recherche des fonctions principales et des fonc-
tions secondaires.
Ces deux logiques conduisent à établir des nomenclatures et des
Circuit d'eau Bloc moteur arborescences de découpage d’équipements différents. Les
HT/BT diesel figures 1a et b, relatives toutes les deux au même matériel (groupe
diesel de secours) montrent la différence d’approche des deux
logiques.
Circuit de Chambre de Dispositif ● À partir du découpage d’un équipement, il sera possible de
refroidissement combustion d'injection dissocier les documents fonctionnels des documents matériels
moteur
selon une structure horizontale ou verticale.
• Structure horizontale : le matériel est considéré comme un
tout ; chacune des phases de mise en œuvre et de gestion
Chemise Soupape fait l’objet d’un document donnant des instructions : mon-
d'admission tage et installation, utilisation, réglage, maintenance...
• Structure verticale : dans le cas d’équipements complexes,
on procède d’abord à un découpage fonctionnel en matériels
Chemise Chemise Chemise simples. Les documents techniques seront ensuite associés à
(externe) (paroi interne (paroi interne chacun de ces matériels selon une structure horizontale.
supérieure) inférieure)
Exemple de la décomposition d’un système automatisé
a découpage matériel (ou structurel) Un système automatisé, quelle que soit sa complexité, peut toujours
être décomposé selon les fonctions technologiques suivantes, comme
représenté sur la figure 2.
Produire de l'énergie Groupe ● Énergie : l’énergie est la source d’alimentation nécessaire à tout
électrique sous 6,6 kV motoalternateur équipement du système pour que celui-ci soit en mesure d’accomplir
sa fonction requise.
● Actionneurs : ce sont les équipements qui permettent de mou-
Créer Bloc voir ou mettre en œuvre les outillages, ou moyens divers permettant de
Évacuer Circuit de
la chaleur refroidissement un couple moteur réaliser le processus dans le cadre de la fonction requise.
moteur diesel ● Préactionneurs : ce sont les équipements qui contrôlent l’énergie
absorbée par un actionneur à partir d’un ordre émanant de la « logique
de commande et/ou du dialogue homme/machine ».
Refroidir les
Contrôler la Guider ● Capteurs : les capteurs rendent compte à la « logique de
chambres de
combustion le piston commande » de l’état de tout ou partie de la partie opérative du
combustion
système.
Chemise (externe) Chemise (paroi Chemise (paroi
interne supérieure) interne inférieure) ● Logique de commande : à l’aide des moyens appropriés, la
logique de commande élabore les ordres de commande à partir des
b découpage fonctionnel informations provenant des capteurs et des consignes données par
l’opérateur par l’intermédiaire du « dialogue homme/machine ».
● Dialogue homme/machine : il s’agit de l’interface qui permet à
Figure 1 – Exemple de décomposition d’un système l’opérateur de communiquer avec le système automatisé afin de réaliser
suivant les deux logiques : cas d’un groupe diesel de secours certaines fonctions de conduite, gestion de production, maintenance...

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Énergie

Capteur Processus

Dialogue Logique de
Opérateur homme/machine commande

Préactionneur Actionneur

Partie commande Partie opérative Figure 2 – Exemple de décomposition

d’un système automatisé (document CIMI)

3. Documentation du matériel sorte la « carte d’identité » du matériel. Il apparaît ainsi clairement

La documentation d’un matériel donné, souvent appelée
« dossier machine », permet d’avoir, sous une forme pratique et
suivant une présentation rationnelle, les renseignements néces-
saires à la compréhension du montage du matériel, de son installa-
tion, de son fonctionnement et de sa maintenance. Ce dossier
permet d’identifier rapidement et précisément tous les composants
et pièces détachées. Il doit également permettre de retracer toute la
que l’on devra accorder beaucoup de soins à la constitution de ce
dossier technique. Dans la plupart des cas, ce dossier technique
sera prévu dès l’investissement et donnera lieu à l’établissement
d’un cahier des charges documentaire. À défaut d’être satisfait à
l’origine, le besoin documentaire sera pris en compte par l’utilisa-
teur qui sera amené à concevoir une documentation opérationnelle
dès la mise en service industrielle du matériel. Ce dossier technique
est généralement constitué de trois familles de documents :
— connaissance du matériel ;


vie du matériel depuis sa mise en service dans l’entreprise jusqu’à — exploitation
son « départ » (mise au rebut, vente...). dossier opérationnel.
— maintenance
C’est pourquoi le dossier machine comprend généralement deux
parties essentielles mais distinctes l’une de l’autre tant dans leur
traitement que dans leur structure. Cette décomposition en dossier 3.1.1 Connaissance du matériel
technique et en dossier historique est représentée sur la figure 3.
■ Éléments d’acquisition ou d’études
Cette partie, qui reste souvent classée à part, comporte l’ensem-
3.1 Dossier technique ble des éléments administratifs et techniques qui ont présidé à
l’acquisition du bien, lorsqu’il n’est pas conçu et réalisé au sein de
Le dossier technique rassemble tous les documents qui vont per- l’entreprise elle-même.
mettre de connaître le matériel considéré et qui, aux réserves près Dans ce dernier cas, elle comportera tous les éléments liés aux
des modifications et améliorations, resteront a priori inchangés études, à la réalisation, à l’installation, à la mise en service et aux
pendant toute la vie du matériel. Ce dossier représente en quelque essais.

Dossier
du bien

Dossier Dossier
technique historique

Répertoire Commandes Rapports

du dossier extérieures expertise/incidents

Éléments Synthèse des Modifications Ordres de Fiche

d'identification modifications et travaux historique
améliorations
= =
carte d'identité carnet de santé Figure 3 – Documentation du bien :
(statique) (dynamique)
décomposition en dossier technique
et dossier historique (d’après NF X 60-000)

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Lorsque le bien provient d’un fournisseur extérieur, le dossier
d’acquisition sera souvent détenu par un service administratif
(achats...). Il y aura lieu d’en réclamer la nomenclature pour en
connaître son contenu. On y trouvera bien souvent des éléments
techniques précieux et même de la documentation relevant des
autres familles de documents (fiches descriptive et technique).
■ Fiche descriptive
La fiche descriptive remise par le fournisseur du bien est une
partie importante de la connaissance du matériel. Elle permet de
définir le matériel dans ses grandes fonctions et, si elle suit un
découpage arborescent, elle permet divers niveaux de détails.
■ Fiche technique
Cette fiche comporte les informations concernant les caracté-
ristiques essentielles du bien : caractéristiques générales, modes et
caractéristiques de fonctionnement, conditions générales d’instal-
lation, accessoires usuels... Cette fiche technique comporte elle-
même plusieurs documents en fonction de la complexité du bien :
● Plan d’ensemble : ce plan ou vue d’ensemble, de dimension
suffisante pour être suffisamment clair donne une vision d’ensemble
du bien, de ses différents organes et sous-ensembles.
Doivent y être précisées toutes les données permettant la bonne
installation du bien : massifs, plates-formes, socles, charges au sol,
adductions d’eau, de combustibles, de courant électrique, éva-
cuations, ventilation.... Ce document doit bien sûr prendre en
compte l’aspect maintenance en prévoyant l’accessibilité des appa-
reils de manutention, de mesure...
● Schéma de principe : le fonctionnement d’ensemble peut être
illustré par un plan ou un schéma général de principe dont la lecture
devra être rapide.
● Schémas fonctionnels et techniques : le schéma de principe doit
être complété par des schémas spécifiques détaillés, par fonction,
par circuit d’énergie, ainsi que par des schémas partiels s’ils s’avè-
rent nécessaires. Parmi les schémas les plus importants on pourra
distinguer :
• Le(s) schéma(s) de fonctionnement qui, développé(s) suffisam-
ment, permet(tent) de comprendre un circuit ou un équipement
ainsi que son utilisation pour la description et la recherche des
défaillances.
• Les schémas techniques de câblage, pour les circuits électriques
et électroniques, qui permettent l’identification et la localisation
de tous les éléments et conducteurs du circuit, ils comprennent
donc toute la filerie interne et les raccordements extérieurs repé-
rés sur les borniers. La réalisation de ces schémas se doit d’être
conforme aux normes en vigueur.
• Les schémas des circuits hydrauliques et/ou pneumatiques qui,
à l’image des précédents, doivent donner tous les détails sur les
composants et circuits utilisant l’air comprimé ou un fluide
hydraulique. La réalisation de ces schémas sera également réa-
lisée en conformité avec les normes en vigueur.
• Les schémas des circuits logiques et analogiques.
• Les diagrammes de séquences s’il y a lieu.
• Les listings d’instructions pour les matériels programmables
(API).
Tous les organes à fonctionnement électrique, mécanique,
hydraulique, pneumatique ou autres seront clairement identifiés à
l’aide d’une désignation normalisée, si elle existe, et d’une codi-
fication appropriées.
3.1.2 Dossier opérationnel
3.1.2.1 Instructions d’installation
Même si leur usage est limité à des moments très précis de la vie
du bien, les instructions d’installation doivent être fournies de façon
détaillée à l’utilisateur. Elles doivent comprendre toutes les
instructions et précautions à mettre en œuvre pour la manutention,
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le déballage, l’installation et les raccordements, la première mise en
service et, éventuellement, la mise en conservation et le stockage
du bien.
■ Manutention et déballage
Si ces indications sont justifiées par l’encombrement ou la masse
du matériel en cause, on doit définir toutes les conditions, moda-
lités et précautions particulières relatives au chargement, transport,
déchargement et déballage du matériel. En particulier, on
s’attachera à préciser la position des points de levage, à repérer les
élingues, les flèches.
On insistera particulièrement sur les précautions à prendre au
moment du déchargement de certains colis instables ou fragiles :
position du centre de gravité, respect des consignes « haut » et
« bas », etc.
■ Plans d’installation
Les plans d’installation du matériel doivent être clairs et précis.
Tous les renseignements relatifs à l’encombrement, l’implantation,
l’environnement, la sécurité, aux raccordements et alimentations
(air comprimé, électricité, vapeur...) et de façon générale à toutes
les servitudes extérieures doivent être énumérés et les méthodes
de branchement détaillées. Les positions des organes de
commande, ainsi que les efforts en valeur et direction pour les
commandes manuelles, seront clairement indiquées de façon à
prévoir les moyens d’accès et de manutention nécessaires (pont
roulant, portique permanent...).
De la même façon, on précisera toutes les contraintes géo-
métriques à respecter telles que : alignements, orthogonalité,
planéité, etc.
■ Première mise en service
On donnera sous forme de procédure ou de mode opératoire
toutes les indications concernant les différents contrôles à effectuer
préalabement à la mise en service ainsi que pour les opérations de
mise en marche : consignes et contrôles de sécurité.
L’ordre des opérations de mise en service et d’arrêt est indiqué,
de préférence sous forme de tableau, d’organigramme ou autres
outils graphiques appropriés.
Les différents réglages avant mise en marche sont précisés sous
la forme appropriée (tableau par exemple) et serviront de réfé-
rentiels en cas de besoin.
■ Mise en conservation et stockage
On doit établir une procédure dans le cas où l’on serait amené à
mettre le bien en conservation et à le stocker un certain temps. On
fournira ainsi toutes les instructions pour le démontage, la conser-
vation en état fonctionnel, les marquages éventuels nécessaires, les
traitements de protection divers, etc. La norme NF X60-211 fournit
un modèle de rubriques à étudier.
3.1.2.2 Instructions d’utilisation
Ces instructions sont destinées principalement aux utilisateurs du
bien. Toutefois, elles devront être connues des intervenants de
maintenance. Leur importance est capitale car nombre de
défaillances sont initiées par une mauvaise utilisation des biens.
Très souvent pour les biens industriels, on est conduit à reconcevoir
ces instructions d’utilisation pour les adapter au contexte de l’ate-
lier et aux modes de fonctionnement des utilisateurs.
Elles doivent intégrer toutes les opérations en charge de l’utili-
sateur et donner suffisamment de précisions sur les caractéristi-
ques qui ont une influence sur l’utilisation et la conduite du bien.
L’accent doit être mis sur toutes les informations relatives à
l’utilisation :
— moyens de commande et de contrôle (dialogue homme/
machine) ;
— performances nominales et limites d’utilisation ;
— lubrification ;
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— dysfonctionnements éventuels et solutions à apporter relevant
des compétences de l’utilisateur ;
— consignes particulières de sécurité.
On fournira donc, dans un ordre logique, toutes les informations
concernant :
— la préparation et la mise en marche du bien, y compris les
précautions à prendre en cas de rodage nécessaire ;
— le fonctionnement dans les conditions nominales et pour tous
les modes possibles ;
— l’arrêt, dans les conditions nominales et dans les conditions
d’urgence.
Tous les organes permettant à l’utilisateur de surveiller le bien en
fonctionnement seront listés, explicités et commentés. Leur rôle sera
défini avec précision et des seuils d’alerte éventuels caractérisés.
3.1.2.3 Instructions de réglage
Les instructions de réglage sont souvent incluses dans les
instructions d’utilisation. Elles doivent lister et détailler tous les
réglages que l’utilisateur du bien devra maîtriser en fonction de son
niveau de compétences et de responsabilité : réglages avant mise
en route ou réglages en cours de fonctionnement seront présentés
sous forme de tableaux faisant référence, le cas échéant, aux
schémas fonctionnels et aux modes opératoires associés. Les
valeurs caractéristiques de paramètres seront éventuellement
précisées si leur valeur est connue et si leur respect est impératif
pour le bon fonctionnement du bien.
3.1.2.4 Instructions de maintenance
Les instructions de maintenance sont constituées de l’ensemble
des documents spécifiant et décrivant la maintenance adoptée pour
chaque type de bien à maintenir. Elles sont essentielles pour l’acti-
vité maintenance et sont, en général, conçues par la fonction docu-
mentation de maintenance à partir des indications préconisées par
le fournisseur du bien. Ces instructions doivent intégrer parfaite-
ment toutes les règles d’hygiène et de sécurité spécifiques à l’entre-
prise ainsi que les aspects réglementaires (environnement...). Pour
un bien donné, elles sont essentiellement constituées d’un plan de
maintenance pouvant être complété de documents divers tels que
« check-lists » ou des outils méthodologiques d’aide au diagnostic.
De par son importance, le plan de maintenance justifie que l’on
en rappelle ici les points essentiels et que l’on précise la nature des
documents associés.
■ Plan de maintenance
● Le plan de maintenance doit permettre d’organiser et de réaliser
la maintenance du bien auquel il est rattaché.
Afin d’assurer une bonne maîtrise dans le temps de la mainte-
nance d’un bien, le plan de maintenance doit contenir toutes les
informations nécessaires. Le contexte dans lequel le plan a été
rédigé doit être précisé, car il ne faudra pas oublier de modifier le
plan de maintenance si ce contexte évolue :
— taux d’engagement ;
— produits fabriqués ;
— rendements ;
— taux de pannes ;
— objectifs à atteindre ;
— etc.
● Pièce maîtresse du plan de maintenance, l’inventaire des inter-
ventions énonce l’ensemble des interventions à réaliser sur le bien
avec la périodicité préconisée (maintenance préventive systéma-
tique) et les observations nécessaires :
— modes opératoires associés ;
— check-lists associées ;
— ressources nécessaires (pièces et fournitures, matériel, outil-
lage, compétences...) ;
— état du bien (en fonctionnement, à l’arrêt...) ;
— etc.
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● Suivant l’inventaire, le planning des interventions permet de
représenter, de façon globale et synthétique, l’activité maintenance
prévisible sur le bien concerné. Le planning peut être scindé en
fonction de l’organisation en place et de la répartition des tâches.
Par exemple, on distinguera le planning des opérations de mainte-
nance de niveau 1 destiné à l’opérateur de production chargé de réa-
liser ces tâches d’« automaintenance » et le planning des tâches de
niveau supérieur qui resteront de la responsabilité de la fonction
maintenance.
■ Mode opératoire de maintenance
Le mode opératoire de maintenance est un document décrivant
le déroulement d’une intervention de maintenance, préalablement
analysée et découpée en tâches élémentaires, afin d’en assurer la
maîtrise et la pérennité du savoir-faire. Résultat d’une préparation
d’intervention, le mode opératoire est adapté aux interventions
présentant des difficultés particulières :
— complexité de l’installation ;
— durée de l’intervention ;
— risques d’accidents ;
— intervenants multiples ;
— transfert de compétences ;
— etc.
Document de terrain, le mode opératoire doit présenter un
contenu adapté aux intervenants devant réaliser l’intervention (lisi-
bilité, schémas...) et complet (références des articles, tolérances des
réglages...). La mise en œuvre doit en être aussi simple que pos-
sible afin que chaque utilisateur se l’approprie sans difficultés.
■ Check-list de maintenance
Une check-list de maintenance est un document synthétique
regroupant l’ensemble des actions simples, souvent réalisées par
l’utilisateur lui-même, et ne nécessitant pas la rédaction d’un mode
opératoire. Toutes ces actions doivent présenter la même pério-
dicité et être réalisables par le même intervenant.
Une check-list de maintenance est particulièrement adaptée à la
maintenance de niveau 1, celle-ci étant composée pour une bonne
partie d’actions simples, courtes et de périodicité identique. On
peut également utiliser la check-list pour énumérer les points de
contrôle lors d’une visite d’installation, d’une ronde...
■ Outils d’aide au diagnostic
Les « outils » d’aide au diagnostic sont l’ensemble des docu-
ments formalisant la connaissance que l’entreprise possède des
défaillances potentielles et réelles sur un bien.
Un outil d’aide au diagnostic doit répertorier les symptômes de
défaillance (effet) comme données d’entrée et définir pour chacun
de ces symptômes la ou les causes potentielles. Dans certains cas,
on peut compléter par les mesures correctives à mettre en œuvre.
Outre la maîtrise du diagnostic qu’apportent ces outils, on peut déli-
miter les champs d’action des différents intervenants en fonction de
leur niveau de compétence. Par exemple, dans le cadre d’une main-
tenance de niveau 1 déléguée à l’opérateur de production, celui-ci
peut, en cas de défaillance (ne démarre pas) et en se référant à son
outil d’aide au diagnostic, déterminer les causes potentielles de la
défaillance (absence de pression d’air), effectuer les contrôles qui
sont de son ressort (contrôle de la pression sur le manomètre). Si
l’action corrective est de son niveau, il pourra la réaliser sans être
tenu de faire appel au service maintenance.
3.1.2.5 Prescriptions relatives à la présentation, au contenu
et à la tenue à jour des instructions de maintenance
La présentation des instructions de maintenance doit être
conforme aux prescriptions relatives à la présentation de
l’ensemble de la documentation technique destinée aux utilisateurs
de biens durables à usage industriel et commercial telles qu’elles
sont formulées, par exemple, dans la norme NF X60-200, en parti-
culier en ce qui concerne la maniabilité et la durabilité du support.
_________________________________________________________________________________________ DOCUMENTATION DE LA FONCTION MAINTENANCE

■ Structure documentaire — collecter les informations auprès des « experts » techniques ;

Selon leur volume et/ou leur utilisation, les instructions de main- — mettre en forme les informations ;
tenance peuvent se composer de plusieurs documents. On peut — faire valider l’instruction par un futur utilisateur ;
cependant retenir une structure type adaptée à la plupart des cas où — modifier et optimiser si nécessaire ;
le programme de maintenance compose un document et où les ins- — publier et officialiser l’instruction.
tructions techniques intègrent la documentation technique du bien
concerné. Dans le cas où une maintenance de niveau 1 est déléguée ● Contenu des instructions de maintenance
aux utilisateurs, un extrait des instructions techniques correspon- Pour la plupart des instructions de maintenance, une structure
dantes constitue un autre document placé à la disposition des inter- standard doit être définie et respectée par le rédacteur. Ces struc-
venants concernés. tures standards facilitent la rédaction, l’utilisation et la modification
Nota : l’application des normes, sauf exception, n’est pas légalement obligatoire. Ce ne des documents. Les contenus doivent être adaptés à l’utilisateur et
sont que des recommandations qui, en revanche, dans le cadre d’un contrat (de vente ou
de maintenance) peuvent devenir obligatoires si la norme fait partie de documents dits doivent donc tenir compte des niveaux de compétences respectifs
contractuels. (niveau culturel !). Les instructions de maintenance pouvant
s’inscrire dans une structure type sont :
■ Désignation et codification des instructions — les règles de fonctionnement ;
de maintenance
— les plans de maintenance ;
Les instructions de maintenance doivent respecter les termes et — les modes opératoires ;
désignations retenus dans la nomenclature telle que définie au § 2 — les check-lists.
du présent document, sauf si le contexte de l’entreprise impose un
autre référentiel. En règle générale, il est recommandé d’utiliser les a) Contenu d’une règle de fonctionnement
référentiels normatifs (national, européen ou, à défaut, inter-
La règle de fonctionnement correctement identifiée, le rédacteur
national). Une règle de fonctionnement peut prendre le nom de
doit déterminer en premier lieu l’objet et le(s) domaine(s) d’applica-
« procédure » par exemple dans un environnement qualité. De
tion de cette règle. Il doit également s’attacher à définir clairement
même, l’utilisation d’un outil informatique (GMAO...) peut imposer
tous les termes spécifiques utilisés dans la rédaction du document.
parfois certains termes notamment dans les formulaires d’enregis-
Le corps du document décrivant la règle de fonctionnement doit
trement. Dans tous les cas, la terminologie doit être définie, connue
être explicite et simple à interpréter (organigramme par exemple) et
et respectée. Pour une identification correcte, chaque document
doit faire apparaître les responsabilités, les acteurs et les moyens
doit comporter la mention de sa désignation (mode opératoire,
nécessaires à la réalisation.
check-list, compte-rendu d’intervention...), du bien concerné ainsi
qu’une information distinguant les versions (indice, date...).
Exemple de structure d’une règle de fonctionnement :
Si un système de codification des instructions de maintenance — objet et domaine d’application ;
est mis en place, dans le cadre d’une gestion centralisée de la — terminologie utilisée ;
documentation, le code utilisé doit rester un code de gestion docu- — responsabilités ;
mentaire et ne doit reprendre aucune des informations figurant par — descriptif de la règle de fonctionnement ;
ailleurs sur ce même document (code non significatif). — moyens.
Exemple :
b) Contenu d’un plan de maintenance
— Désignation : Mode opératoire d’intervention
— Installation : Encaisseuse 24-612 Le plan de maintenance doit être correctement identifié et doit
— Ligne : 02 préciser le contexte dans lequel il a été rédigé. Il doit contenir un
— Secteur : 12 inventaire des interventions préconisées avec leur périodicité, les
— Objet : Contrôle références aux check-lists et aux modes opératoires s’il y en a, un
— Périodicité : Trimestrielle (ou des) planning(s) prévisionnel(s) d’intervention. Pour certaines
— Date de rédaction : 12/04/99 interventions (durée importante, moyens particuliers...) et s’il n’y a
— Indice : C pas de mode opératoire correspondant, le plan de maintenance
Le code de ce document pourra être : 0427 et non : MO 24-612 02 précisera les ressources nécessaires (durée, compétences requises,
12 CTC. pièces de rechange, outillages...).
En effet, cette dernière codification, totalement significative, ne sup- Selon le choix de structure documentaire adopté, les check-lists
portera pas les changements de numérotation et les déplacements et les modes opératoires auxquels le plan de maintenance fait
(changements de ligne ou de secteur) des installations ainsi que les référence pourront venir s’y rajouter.
modifications de périodicité..., et entraînera des difficultés de mise en
œuvre et d’utilisation (compréhension, saisies, mémorisations...). Exemple de structure de plan de maintenance :
— contexte de rédaction du plan de maintenance ;
■ Règles de rédaction et contenu — inventaire des interventions ;
des instructions de maintenance — plannings prévisionnels d’intervention ;
— check-list d’automaintenance ;
● Généralités sur les règles de rédaction — check-list de contrôle mensuel ;
Afin d’assurer une mise en œuvre efficace et une utilisation — check-list... ;
pratique des instructions de maintenance, il est nécessaire de stan- — mode opératoire...
dardiser leur présentation, les tailles et polices de caractères, les
emplacements des informations (titre, code, bien...) par l’utilisation c) Contenu d’un mode opératoire
d’une matrice type. Les outils graphiques (organigrammes,
tableaux, schémas...) doivent satisfaire à des standards et être uti- Document de travail opérationnel, le mode opératoire, correc-
lisés couramment. tement identifié, doit contenir toutes les informations dont l’interve-
nant peut avoir besoin au cours de l’intervention. Il doit préciser la
Le rédacteur d’une instruction de maintenance doit procéder en qualification requise de l’intervenant. La structure adoptée doit per-
plusieurs étapes : mettre de retrouver facilement toute information, de même qu’elle
— sélectionner la structure type de l’instruction à rédiger ; facilitera la rédaction de nouveaux modes opératoires et en assu-
— désigner et codifier le document ; rera la cohérence.

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DOCUMENTATION DE LA FONCTION MAINTENANCE __________________________________________________________________________________________
Exemple de structure de mode opératoire :
— préparation de l’intervention : moyens nécessaires, schéma
d’enclenchement ;
— plans et schémas associés ;
— phases de l’intervention :
• préparation du chantier,
• consignation,
• mesures de sécurité,
• dépose, démontage,
• mesure, contrôle, expertise, changement,
• remontage,
• déconsignation,
• essai fonctionnel, réglages, requalification,
• repli de chantier,
• compte-rendu.
d) Contenu d’une check-list
Document opérationnel, la check-list est un inventaire d’opé-
rations ou d’interventions simples (relevés, contrôles, nettoyage...)
maîtrisées par l’intervenant concerné. Celui-ci doit donc être correc-
tement identifié par ses compétences, profil de poste...
Elle ne contient que la désignation des opérations pour une
périodicité donnée et pour un profil d’intervenant donné (check-list
d’automaintenance journalière par exemple).
Si la check-list est utilisée comme support de traçabilité où l’inter-
venant doit inscrire une remarque relative à l’intervention qu’il vient
d’effectuer, on peut alors regrouper sous forme de tableau
l’ensemble des opérations sur une semaine par exemple afin de
simplifier la mise en œuvre par la limitation du nombre de
documents et une visualisation plus globale.
3.1.2.6 Catalogue des pièces détachées
Le catalogue des pièces détachées peut être établi :
— au niveau de chaque bien identifié, à partir de sa nomenclature :
il constitue la pièce maîtresse de la documentation d’un bien. Il
fournit, en effet, aux gestionnaires et aux techniciens la liste complète
des éléments et des pièces qui constituent le bien considéré afin d’en
faciliter la maintenance : approvisionnement en pièces détachées,
identification sans ambiguïté des ensembles et éléments suscep-
tibles d’être remplacés.
— au niveau du magasin : il représente alors l’ensemble des
pièces et composants répertoriés au magasin maintenance et
pouvant être disponibles pour des interventions de maintenance
(amélioration, standardisation...) ou de travaux neufs (modification,
installation...).
Le catalogue des pièces détachées d’un bien est conçu pour
illustrer les relations entre les différents éléments constitutifs du
bien, au moyen d’une décomposition arborescente de ce bien, telle
qu’elle a été présentée paragraphe 2. Il est à ce titre complémentaire
des instructions de maintenance explicitées ci-dessus. Il comporte :
— des illustrations repérées, présentant le bien et ses principaux
sous-ensembles et renvoyant chacune à une nomenclature ou liste
descriptive des pièces prévues, ou non, en rechange ;
— des répertoires des articles entrant dans la composition du
bien construits selon des critères adaptés.
Ce catalogue, relatif à un bien, peut se présenter sous forme de :
— catalogue unique où se trouve regroupée la totalité des pièces
entrant dans la composition du bien ;
— plusieurs catalogues lorsqu’il s’agit d’un système dont l’impor-
tance ou la complexité le justifient. Ce découpage en plusieurs
tomes doit être effectué dans l’optique d’une efficacité optimale par
exemple en suivant la décomposition fonctionnelle et/ou struc-
turelle du système. Chaque sous-catalogue est lui-même autonome.
3.1.2.7 Instructions pour les modifications
Ces instructions répertorient les recommandations du construc-
teur, à respecter, dans le cas où on envisage d’effectuer des amé-
liorations ou des modifications au bien concerné.
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3.2 Dossier historique
■ Objectifs
L’objectif principal du dossier historique d’un bien est d’assurer la
traçabilité dans le temps de tous les événements qui sont apparus
pendant sa vie opérationnelle.
■ Structure et contenu
En fonction du bien, de sa complexité et de sa criticité dans le
système productif, on sera conduit à mettre en place des dossiers
historiques adaptés dont la structure sera conçue en fonction du
besoin identifié.
La nature des informations retenues pour figurer dans le dossier
historique d’un bien sera prédéfinie en fonction des critères précé-
dents.
L’élément fondamental constitutif d’un dossier historique est le
CRI, compte-rendu d’intervention, qui est détaillé dans le
paragraphe 4.
4. Formulaires
d’enregistrement
La traçabilité indispensable de l’activité de la fonction mainte-
nance conduit à mettre en place un ensemble de documents, quelle
qu’en soit la forme, permettant d’enregistrer les données néces-
saires pour établir les tableaux de bord de pilotage de l’activité en
fonction de la politique maintenance appliquée. L’ensemble des
paramètres nécessaires au calcul des indicateurs de maintenance
constituant ces tableaux de bord détermine la nature et le contenu
des formulaires d’enregistrement. Ce sont les sources (production/
utilisateurs, magasin, maintenance...) et le système d’information
en vigueur (GMAO ou pas...) qui définissent le nombre de formu-
laires. Cependant, quel que soit ce système d’information et ses
performances, un minimum de trois formulaires est requis :
— demande d’intervention (bon de travail ou demande de
travail...) ;
— compte-rendu d’intervention ;
— bon de sortie magasin.
D’autres besoins spécifiques pourront nécessiter la mise en place
d’autres formulaires.
■ Demande d’intervention (DI), bon de travail (BT)
ou demande de travail (DT)
Quelle que soit l’appellation retenue (consulter à ce sujet la
norme européenne EN13460), la DI est un formulaire renseigné par
le « demandeur » (client interne ou externe) et transmis au
« fournisseur » (interne ou externe) pour définir de façon précise
l’intervention demandée ainsi que son contexte. Cette demande
comportera donc plusieurs paramètres tels que :
— date et heure de la demande ;
— nom du demandeur et service ;
— identification et localisation du bien concerné (machine, instal-
lation, local, atelier...) ;
— descriptif du contexte : symptômes de défaillance... ;
— degré d’urgence ;
— etc.
En ce qui concerne le degré d’urgence, celui-ci doit être défini de
façon réaliste en fonction de paramètres objectifs connus et accep-
tés par les deux partenaires. Cette détermination du degré
d’urgence est indispensable à la fonction maintenance pour ordon-
nancer et planifier sa charge de travail.
■ Compte-rendu d’intervention (CRI)
Ce formulaire doit être rempli par le(s) intervenant(s), dès que le
travail opérationnel est terminé. Une intervention n’est terminée
_________________________________________________________________________________________ DOCUMENTATION DE LA FONCTION MAINTENANCE

que lorsque le CRI a été renseigné. Base essentielle du dossier
historique du bien, ce CRI doit contenir tous les paramètres néces-
saires à la gestion technique et économique de l’intervention et du
bien en général. Selon les cas et la finesse du système d’exploita-
tion des données, ce CRI indiquera :
— nom de l’intervenant ou du responsable de l’équipe d’inter-
vention ;
— méthode de maintenance (corrective/préventive) ;
— description de l’intervention ;
— compteurs d’unités d’usage ;
— diagnostic éventuel ;
— durée de l’intervention ;
— pièces changées ;
— nombre d’heures de maintenance opérationnelle ;
— etc.
Toutefois, on sera amené à déterminer de façon précise les cri-
tères permettant de décider s’il doit y avoir compte-rendu formalisé
et enregistré dans l’historique ou pas.
Par exemple, on pourra décider que :
— toute intervention ayant une durée supérieure à X minutes sera
enregistrée et/ou ;
— toutes les opérations de maintenance de niveau 1 réalisées par
les opérateurs ne seront pas enregistrées et/ou ;
— les interventions n’ayant pas entraîné de consommation de
pièces de rechange ne seront pas enregistrées et/ou ;
— l’enregistrement d’une intervention sera laissé à la libre appré-
ciation de l’agent de maîtrise responsable ;
— etc.
Il est souvent possible, pour limiter le nombre de « papiers » à
renseigner et éviter les redondances, de cumuler sur le même
formulaire la demande d’intervention et le compte-rendu d’inter-
vention en se limitant aux renseignements essentiels pour les deux
formulaires.
■ Bon de sortie magasin (BSM)
Le BSM est un formulaire d’enregistrement des sorties du
magasin des pièces et des composants. Il permet bien évidemment
de gérer correctement le stock de maintenance par l’enregistrement
de toutes les sorties et de valoriser, par affectation aux biens
concernés, les interventions réalisées sur ces mêmes biens.
5. Organisation de la fonction
documentation
■ Objectifs
La fonction documentation de maintenance est l’une des
sous-fonctions fondatrices de la maintenance car il est pratique-
ment impossible de bien maintenir un patrimoine de biens si l’on
ne dispose pas d’un minimum de documentation sur ce patrimoine.
L’objectif principal de cette fonction documentation est donc de
faire le nécessaire pour que chaque acteur de la fonction main-
tenance dispose, au moment où il en a besoin, des informations
fiables qui lui sont nécessaires pour accomplir ses missions et
réaliser ses actions. Chacun sera donc tour à tour utilisateur et four-
nisseur d’informations. Ce sera le rôle de la fonction documentation
de gérer ces données, les classer, les présenter et les rendre
disponibles aux utilisateurs.
■ Missions et activités
Les missions principales de la fonction documentation et les
activités associées sont les suivantes :
• rechercher et collecter les documents et informations existants
relatifs au matériel à traiter ;
• contrôler, dès réception, les éléments de documentation éma-
nant des fournisseurs et sous-traitants, en particulier du point de
vue de la reproductibilité ;
• caractériser le fonctionnement du matériel considéré ;
• coordonner et planifier les tâches nécessaires à l’élaboration
des documents ;
• choisir les méthodes de réalisation ;
• créer et proposer les maquettes de formulaires et documents
divers ;
• créer la maquette de la documentation opérationnelle :
— rédiger le catalogue des pièces détachées,
— établir des nomenclatures de pièces détachées,
— rédiger les textes et les procédures d’utilisation et de
maintenance ;
• valider techniquement les divers documents et les modifier le
cas échéant ;
• réaliser les bons à tirer des différents documents nécessaires ;
• choisir les supports adaptés aux besoins et aux moyens de
l’utilisateur ;
• éditer la documentation ;
• mettre en place une structure de mise à jour et de maintenance
de l’ensemble des documents ;
• gérer l’ensemble des documents techniques, administratifs et
de gestion ;
• etc.
■ Organisation
L’organisation à mettre en place pour que ces différentes mis-
sions soient assurées dépend bien sûr de l’importance de la struc-
ture concernée. Cette fonction documentation pourra selon les cas
être centralisée sur une ou plusieurs personnes dont ce sera la
fonction principale, ou répartie sur les différents acteurs concernés.
Dans ce dernier cas, il sera important de définir de façon précise la
répartition des tâches et des responsabilités, surtout en ce qui
concerne le suivi et la mise à jour de la documentation.
On sera donc amené, pour définir l’organisation et les modes de
fonctionnement à mettre en place, à se poser les questions
classiques :
• Quoi ? Quelles sont les tâches à accomplir ?
• Qui ? Qui peut (ou doit) les accomplir ?
• Quand ? Dans quels délais doivent-elles être accomplies ?
• Comment ? Quels sont les moyens et les procédures
nécessaires ?
• Combien ? Quels sont les coûts associés ?
Comme toute organisation, l’organisation de la fonction docu-
mentation devra être vivante et évoluer en fonction des besoins.

Références bibliographiques
Dans les Techniques de l’Ingénieur,
traité L’entreprise industrielle

[1] VERNIER (J.-P.). – Fonction maintenance.

A 8 300 (1999).
[2] MÉCHIN (B.). – Contexte normatif et régle-
mentaire de la maintenance. AG 4 810 (2004).

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