Planeación de la Auditoría Administrativa

Adriana Lorena Gallo Campuzano, Amparo Mayorga Cangrejo, Ángel María

Barrera Blanco

Fundación Universitaria del Área Andina

Agosto de 2020

Nota del Autor

Auditoría administrativa, Profesora: María del pilar Pulido Ramírez, Tecnología

en Gestión de la Calidad, Facultad de Ciencias Administrativas Económicas y

Financieras, Fundación Universitaria del Área Andina.

La correspondencia relacionada con este documento debe ser enviada a :

Agallo6@estudiantes.areandina.edu.co, amayorga8@estudiantes.areandina.edu.co,

abarrera23@estudiantes.areandina.edu.co
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Tabla de Contenido

Introducción............................................................................................................................4

Planeación de la Auditoria Administrativa........................................................................5

Empresa Auditora:..........................................................................................................5

Términos de referencia:..................................................................................................5

Control:.......................................................................................................................5

Productividad:............................................................................................................5

Organización:.............................................................................................................5

Servicio:.....................................................................................................................5

Calidad:......................................................................................................................5

Cambio:......................................................................................................................5

Aprendizaje:...............................................................................................................5

Otros:..........................................................................................................................6

Conocimiento del cliente................................................................................................6

Actividad económica......................................................................................................6

Órganos de dirección, administración y representante legal..........................................6

Planta física....................................................................................................................9

Comercialización............................................................................................................9

Programa de Fortalecimiento a la Familia.....................................................................9

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Programa de Apoyo a la Primera Infancia.....................................................................9

Apoyo a la Niñez y a la Adolescencia..........................................................................10

Procedimientos.............................................................................................................12

Marco Normativo del Icbf........................................................................................12

Programa de trabajo propuesto:....................................................................................13

Coordinador General:...............................................................................................13

Objetivo:...................................................................................................................13

Líderes de áreas de proyecto:...................................................................................13

Objetivos:.................................................................................................................13

Analistas de áreas de proyectos:...............................................................................13

Objetivos:.................................................................................................................14

Procedimiento Para Recolectar, Examinar Y Analizar La Información......................14

Reportes e informes para presentar..............................................................................17

Tiempos de desarrollo..................................................................................................17

Informe.........................................................................................................................18

Conclusiones....................................................................................................................19

Referencias.......................................................................................................................20
AUDITORIA ICBF 4

Tabla de Ilustraciones

Ilustración 1 Organigrama ICBF........................................................................................9

Ilustración 2 Cronograma de Actividades .......................................................................16

Ilustración 3 Diagrama de Flujo.......................................................................................17

AUDITORIA ICBF 5

Introducción

La auditoría es la parte administrativa que representa el control de las medidas

establecidas, en su alcance más amplio, significa verificar que la información financiera,

administrativa y operacional que se genera es confiable, veraz y oportuna.

Retomando lo anterior el presente trabajo tiene como objeto realizar una auditoria

administrativa a la empresa, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, que para tal fin se

llevan a cabo una serie de procedimientos, estrategias, cronogramas y reportes con el fin de

desarrollar la actividad de acuerdo con lo visto en el eje 2, y poner en práctica lo aprendido.

AUDITORIA ICBF 6

Planeación de la Auditoria Administrativa

Empresa Auditora: Adriana Lorena Gallo Campuzano, Amparo Mayorga Cangrejo,

Ángel María Barrera Blanco

Términos de referencia: El objetivo de esta auditoría es establecer un marco para

definir los objetivos de la empresa Instituto colombiano de Bienestar Familiar, cuya

cobertura encamine hacia las tareas y así obtener resultados específicos, en esta

organización se enmarcará lo siguiente:

Control: Evaluar el comportamiento de la organización en relación con los estándares y

controles establecidos. También destinado a orientar la utilización adecuada de los recursos

financieros, físicos y humanos de la organización.

Productividad: Aprovechar al máximo de los recursos de acuerdo con la dinámica

administrativa establecida por la organización.

Organización: Aprovechar la estructura organizacional, competencia, funciones y

procesos de trabajo a través del manejo efectivo de la delegación de autoridad y el trabajo

en equipo.

Servicio: Es la forma de constatar que la organización vincula y cubre todas las

expectativas y satisfacción al cliente.

Calidad: Que la auditoría de la organización tienda a elevar los niveles de actuación en

todos sus contenidos y ámbitos, para que así produzcan bienes y servicios altamente

competitivos.

Cambio: Transforman a la organización en un instrumento que la hace más absorbente y

receptiva a la misma.

Aprendizaje: Permite transformarse en un mecanismo de aprendizaje para que la

organización pueda asimilar sus experiencias.

AUDITORIA ICBF 7

Otros: La auditoría debe generar un ambiente de toma de decisiones efectivas,

interacción y de vinculación, teniendo en cuenta las recomendaciones dadas.

Conocimiento del cliente

El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) es la entidad del Estado

colombiano que trabaja por la prevención y protección integral de la primera infancia, la

niñez, la adolescencia y el bienestar de las familias en Colombia, brindando atención

especialmente a aquellos en condiciones de amenaza, inobservancia o vulneración de sus

derechos, llegando a cerca de 3 millones de colombianos con sus programas, estrategias y

servicios de atención con 33 sedes regionales y 214 centros zonales en todo el país.

Actividad económica

El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) es un establecimiento público

descentralizado, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio,

creado por la Ley 75 de 1968 y reorganizado conforme a lo dispuesto por la Ley 7 de 1979

y su Decreto Reglamentario No. 2388 de 1979, que mediante Decreto No. 4156 de 2011 fue

adscrito al Departamento Administrativo para la Prosperidad Social.

Órganos de dirección, administración y representante legal

La administración y dirección del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar estará a

cargo de un presidente, un vicepresidente, una Junta Directiva, y un Director General con la

asesoría de un Comité Técnico, los cuales ejercerán sus funciones de acuerdo con la

competencia y atribuciones que les fijan la ley, los decretos reglamentarios y los presentes

estatutos.
AUDITORIA ICBF 8

A continuación se presenta la estructura orgánica de la entidad, de acuerdo con

el Decreto No. 879 del 25 de junio de 2020 Por el cual se modifica la estructura del

Instituto Colombiano de Bienestar Familiar “Cecilia de la Fuente de Lleras” y el Decreto

No. 987 de 2012.

 AUDITORIA ICBF 9

Ilustración 1 Organigrama ICBF

[ CITATION Icb20 \l 9226 ]Fuente: [ CITATION IcbSf \l 9226 ]
AUDITORIA ICBF 10

Planta física

Toda institución para su funcionamiento debe contar con las instalaciones adecuadas que

ofrezcan condiciones ambientales e higiénicas, iluminación, ventilación y espacio acorde

con el total de menores atendidos. Es esencial que las instituciones brinden un ambiente

acogedor y familiar a los menores ( artículo 4 Resolución N° 00853 de Mayo 2 de 1980)

Sede de la Dirección General en la Av. Carrera 68 # 64C - 75 Bogotá, Colombia

NIT: 899999.239-2.

Horario de Atención: lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.

Comercialización

En el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras se

adelantan programas que constituyen el pilar fundamental de la misión institucional:

Programa de Fortalecimiento a la Familia

Es el conjunto de procesos, acciones y estrategias interdisciplinarias encaminadas a

propiciar oportunidades y capacidades para que las familias, como unidad básica de

desarrollo, en todas sus estructuras, tipologías y manifestaciones interculturales, puedan

garantizar el cumplimiento de sus funciones de socialización, construcción de valores, de

democracia y responsabilidades en el desarrollo humano y afectivo de todos sus miembros,

de tal forma que favorezcan el ejercicio de sus derechos.

Programa de Apoyo a la Primera Infancia

Tiene como objetivo contribuir a mejorar el desempeño académico, la asistencia regular,

así como promover la formación de hábitos alimentarios saludables en la población escolar,

prioritariamente a la primera infancia, con la participación de la familia, la comunidad y los

entes territoriales. El apoyo a la primera infancia se brinda a través de la operación del

Servicio Público de Bienestar Familiar en diferentes modalidades de atención, las cuales

AUDITORIA ICBF 11

comprenden el conjunto de procesos, recursos, parámetros y actividades en

corresponsabilidad (acordadas) con la familia, la comunidad y el Estado, que se articulan

para dar respuesta al derecho que tiene la familia de ser apoyada para garantizar a los niños

y niñas su desarrollo armónico e integral y el ejercicio pleno de sus derechos. Cuál de los

dos aplicaría, porque estaba repetido.

Apoyo a la Niñez y a la Adolescencia

Tiene como objetivo contribuir a mejorar el desempeño académico, la asistencia regular,

así como promover la formación de hábitos alimentarios saludables en la población escolar,

prioritariamente a la primera infancia, con la participación de la familia, la comunidad y los

entes territoriales.

[ CITATION Icb20 \l 9226 ]

Inventario – Cartera.

Anualmente la cartera de la entidad es manejada en diferentes montos y con diferentes

depuraciones.

Endeudamiento

El artículo 364 de la Constitución Política establece que el endeudamiento interno y

externo de la Nación y de las entidades territoriales no podrá exceder su capacidad de pago

y le otorga al legislador la facultad de regular la materia. En desarrollo de esta facultad, el

legislativo ha autorizado al gobierno nacional para contratar los empréstitos y demás

instrumentos de crédito público, frente a los cuales la Nación o las entidades territoriales

son responsables por su pago según sea el caso. Esta norma se estructura con los artículos

345 a 349 constitucionales, según los cuales todos los gastos del Estado deben ser previstos

y sustentados en las leyes generales de presupuesto y apropiaciones en las que se autorizan

AUDITORIA ICBF 12

las erogaciones para cada anualidad y se planean los rubros para la inversión a mediano

plazo.

Gastos

Requisitos para tramitar los desembolsos por concepto de aporte para la atención de los

beneficiarios. El valor de los aportes periódicos para la atención de los beneficiarios se

desembolsará de acuerdo con la periodicidad y forma de pago establecida en el contrato de

aporte, previa presentación y aprobación de los siguientes requisitos:

 . Informe mensual de ingresos y gastos. Esta información se refiere al reporte y

de los dineros que ingresan a la entidad en el periodo evaluado y los gastos

efectuados en el mismo período.

 Los soportes que deben acompañar el informe mensual de ingresos y gastos son

los siguientes:

 Listado de preinscripción de beneficiarios

 Certificación de cobertura atendida

 Planilla de registros de asistencia mensual

 Planilla de pago de becas a madres comunitarias.

 Certificado de cumplimiento de obligaciones tributarias y pago a proveedores:

 Listado de productos adquiridos

 Planillas de pago de cuotas de participación de población desplazada

 El informe mensual de ingresos y gastos debe estar avalado por el revisor fiscal,

contador o Representante legal de la EAS según la normatividad que les aplique.

[ CITATION IcbSf1 \l 9226 ]

AUDITORIA ICBF 13

Procedimientos

Marco Normativo del Icbf

 Ley 75 de 1968 por la cual se dictan normas sobre filiación y se crea el Instituto

Colombiano de Bienestar Familiar.

 Ley 12 de 1991 Por medio de la cual se aprueba la Convención sobre los

Derechos del Niño adoptada por la Asamblea General de las Naciones Unidas, el

20 de noviembre de 1989.

 Ley 1098 de 2006. Mediante la cual se promulga el Código de la Infancia y la

Adolescencia que deroga el Código del Menor. Esta Ley establece en su Artículo

29 el derecho al desarrollo integral de la primera infancia

 CONPES 109 de 2007. Mediante el cual materializa el documento ‘Colombia

por la Primera Infancia’ y fija estrategias, metas y recursos al Ministerio de la

Protección Social, Ministerio de Educación y al ICBF, con el fin de garantizar la

atención integral a esta población.

 Ley 1295 de 2009

 Por la cual se reglamenta la atención de los niños y niñas de la primera infancia

en los sectores 1, 2 y 3 del Sisbén, con la que el Estado plantea contribuir a la

calidad de vida de las madres gestantes y a garantizar los derechos de las niñas y

los niños desde su gestión.

 Decreto 0987 de 2012

AUDITORIA ICBF 14

 Por el cual se modifica la estructura del Instituto Colombiano de Bienestar

Familiar “Cecilia De la Fuente de Lleras” y se determinan las funciones de sus

dependencias.

 Artículo 28. Funciones de la Dirección de Primera Infancia.

 Artículo 29. Funciones de la Subdirección de Gestión Técnica para la Atención a

la Primera Infancia.

 Artículo 30. Funciones de la Subdirección de Operación de la Atención a la

Primera Infancia.

 Ley 1804 de 2016

 Por la cual se establece la política de Estado para el Desarrollo Integral de la

Primera Infancia de Cero a Siempre.

[ CITATION IcbSf \l 9226 ]

Programa de trabajo propuesto:

Coordinador General: Adriana Lorena Gallo Campuzano

Objetivo: Coordinar y ejecutar los diferentes auditorias planificando y examinando las

mismas, llevando un cumplimiento de los procesos de acuerdo con los reglamentos y

normas de la organización tanto como auditorías internas como externas

Líderes de áreas de proyecto: Amparo Mayorga Cangrejo

Objetivos: Realizar los análisis necesarios para el desarrollo, implementación y

coordinación del proyecto que se está implementando como también verificar que se

cumplan los alcances determinados.

Analistas de áreas de proyectos: Ángel María Barrero Blanco

AUDITORIA ICBF 15

Objetivos: Promover proyectos para la inversión, contribuyendo a que su formulación se

realice de acuerdo con las normas de un manual de operaciones

Área de intervención

La auditoría se enfocará en la parte de gestión administrativa y de gestión de talento

humano, gestión global con un equipo de trabajo y con funciones a cargo para llevar a cabo

las siguientes actividades:

 Entrevistas

 Análisis del cumplimiento de manuales de funciones

 Revisión de proceso de contratación de proveedores de acuerdo con manual de

funciones

 Revisión de proceso de contratación de talento humano de acuerdo a manual de

funciones.

Procedimiento Para Recolectar, Examinar Y Analizar La Información

 Reuniones con las áreas encargadas de procesos Misional, Estratégico y de Apoyo.

 Solicitar información de las áreas mediante un informe de gestión.

 Solicitar hojas de ruta con los soportes requeridos en cada uno de los procesos a

Misional, Estratégico y apoyo.

 Reunión con área administrativa y solicitud de informe de gestión.

 Reporte de hallazgos encontrados semanales

 Elaboración de plan de monitoreo

 Talento Análisis de manual Reunión de
cierre Reunión de Contratación
proveedores Contratación Actividad
humano
Entrevista apertura
de funciones

22/09/2020 16/09/2020 10/09/2020 04/09/2020 01/09/2020 01/09/2020 inicio

AUDITORIA ICBF

22/09/2020 19/09/2020 15/09/2020 09/09/2020 03/09/2020 01/09/2020 fin

01/10/2020
02/09/2020
03/09/2020

04/09/2020

05/09/2020

06/09/2020

07/09/2020

08/09/2020

09/09/2020

10/09/2020

11/09/2020

12/09/2020

13/09/2020

14/09/2020

15/09/2020

16/09/2020
Cronograma de Actividades

17/09/2020

18/09/2020
16

19/09/2020

20/09/2020

21/09/2020

22/09/2020

23/09/2020

24/09/2020

25/09/2020

26/09/2020

27/09/2020

28/09/2020

29/09/2020

30/09/2020
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30/09/2020

30/09/2020
Entrega

informe
de
Ilustración 2 Cronograma de Actividades Fuente : propia
 AUDITORIA ICBF 18
Autoridad para el programa

de auditoria

Planificar
Actuar

Establecimiento P.A.
 Objetivo y empatía
 Recursos
 Responsabilidad
 Procedimientos

Implementación P.A. Compet

Mejora  Elaboración de calendario encia y
 Evaluación de auditores evaluaci
del programa  Conducción de actividades Hacer
 Conservación de registros Actividad de
de auditoria  Selección de equipo de auditoria
auditores

Seguimiento y revisión P.A.

 Seguimiento y revisión
 Identificación de la
necesidad de acciones Verificar
preventivas y correctivas
 Identificación de
oportunidades de mejora

Ilustración 3 Diagrama de Flujo

Fuente: Propia
AUDITORIA ICBF 19

Reportes e informes para presentar

Los seguimientos se realizarán de la siguiente manera:

 Se inicia con una reunión de apertura donde se indica cómo se va a desarrollar la

auditoría.

 Cada día al finalizar la jornada se realizará una reunión y se entregaran informes

parciales de forma verbal de los avances realizados.

 Al finalizar la auditoría se realizará una reunión de cierre donde se brindarán las

conclusiones, hallazgos y no conformidades identificadas durante la auditoría.

 Se indica cuándo se entregará el informe final.

Tiempos de desarrollo

 La auditoría se realizará con un tiempo de un mes, cada de semana se

está auditando un proceso de la dependencia de Talento Humano.

 El día 01/09/2020 se realizará la reunión de apertura.

 Del día 01/09/2020 al día 03/09/2020 el proceso de entrevistas.

 Del día 04/09/2020 al día 09/09/2020 análisis de los cumplimientos

de manuales de funciones.

 Del día 10/09/2020 al día 15/09/2020 revisión de proceso de

contratación de proveedores de acuerdo con manual de funciones.

 Del día 16/09/2020 al día 19/09/2020 revisión de proceso de

contratación de talento humano de acuerdo con manual de funciones.

 El día 22/09/2020 se realizará la reunión de cierre.

 El día 30/09/2020 se presentará el informe final de la auditoría y las

observaciones.
AUDITORIA ICBF 20

Informe

Una vez analizada y planteada una auditoria administrativa y teniendo una visión

completa de lo que se ha examinado y sabiendo que aunque muchas veces no es necesario

para quien recibe el informe, señalar a grandes rasgos la metodología empleada y sus

limitaciones, por tal razón se deben describir las técnicas o instrumentos principales que se

utilizan en el desarrollo de la auditoría, haciendo hincapié cuando se haya tenido la

necesidad de contratar a ciertos especialistas para la solución de complejos problemas de la

empresa. También se indicará qué gente se entrevistó y que las pláticas se tuvieron con el

personal de la empresa para discutir aquellos problemas cuya solución era difícil o se

prestaba a discrepancias entre los auditores y el personal de la empresa.

AUDITORIA ICBF 21

Conclusiones

Las Auditorías a entidades públicas son un mecanismo disponible en la actualidad para

los diversos órganos de control y vigilancia, así como para las autoridades de las diversas

entidades que componen el sector público.

 Una auditoria permite el ejercicio de funciones de revisión, control y fiscalización de

manera independiente, profesional y confiable, sin interferir o demorar las funciones

administrativas en ejecución.

La función de auditoría es una actividad que no puede dejar de estar presente en las

organizaciones, en función de los beneficios que puede aportar a los administradores de las

mismas, por medio de la prevención de inconsistencias en los procedimientos, políticas y

controles, permitiéndoles optimizar de esta forma la protección de sus activos, sus

operaciones y, por consiguiente, su desarrollo, crecimiento y resultados financieros.

AUDITORIA ICBF 22

Referencias

Icbf. (2020). Institutlo Colombiano de Binestar familiar . Obtenido de

https://www.icbf.gov.co/

Icbf. (S.f). Gestión Financiera. Obtenido de https://www.icbf.gov.co/apoyo/gestion-

financiera

Icbf. (S.f). Institulo cololbiano de bienestar familiar. Obtenido de https://www.icbf.gov.co/