Guide Inscription Doctorat English Version PDF

DIRECTION
RESEARCHDEAND
LA RECHERCHE
DOCTORAL
ET DES
STUDIES
ÉTUDES
DEPARTMENT
DOCTORALES
REGISTRATION GUIDE
Procédure de soutenance en doctorat
Doctoral degree
à l’Université de Montpellier
The University of Montpellier
Version of 10/07/2017
CONTENTS
CONTACTS 3
 Doctoral Schools 3
 Research Units 3
 Research and Doctoral Studies Department 4
 Continuing Education Office 4
 ADUM 4
INFORMATION 5
 Initial training / Continuing training 5

 Tuition fees 6
 PhD Students’ social welfare 7
 Thesis notification 8
 Intellectual property / Scientific integrity / Confidentiality 8
 Publications 8
 International joint doctorate 9
 International PhD Students 9
 Change in the thesis supervision 10
 Stopping a doctorate 10
FIRST REGISTRATION (1st YEAR) 11
Rules and regulations 11
Procedure 14
ANNUAL REGISTRATION (2nd OR 3rd YEAR) 16
Procedure 17
ANNUAL REGISTRATION (4th YEAR AND BEYOND) 19

Procedure 20
APPENDIXES 22
2
CONTACTS
Doctoral Schools:
 http://www.umontpellier.fr/recherche/ecoles-doctorales/ecoles-doctorales/
 Law and Political Science (DSP) – ED 461

 Economics and Management (EDEG) – ED 231
 GAIA (Biodiversity, Agriculture, Food, Environment, Earth, Water) – ED 584
 Structures and Systems Information (I2S) – ED 166
 Language, Literature, Cultures and Civilizations (LLCC) – ED 58
 Balard Chemistry Sciences (SCB) – ED 459
 Chemistry and Biology Science for Health (CBS2) – ED 168
 Sciences of Human Movement (SMH) – ED 463
 Territory, Time, Society and Development (TTSD) – ED 60
Research Units grouped according to the following research fields:
 http://www.umontpellier.fr/recherche/unites-de-recherche/
 Biology, agrosciences
 Biology, ecology, evolution, environmental, earth and water sciences
 Biology health
 Chemistry
 Law and political science
 Economics
 Educational science
 Management
 Mathematics, informatics, physics and systems
3
Research and Doctoral Studies Department (DRED ; Direction de la Recherche et des Études Doctorales)
Doctoral Studies Office (SED; Service des Études Doctorales) / CC 404
Campus Triolet - building 7 – 1stfloor
Place Eugène Bataillon
34 090 Montpellier
 : 04 67 14 40 23 / 94 35
@ : dred-inscriptions-doctorat@umontpellier.fr
Opening times:
Monday / Tuesday / Wednesday / Friday: from 9am to 12am and from 1.30pm to 4pm
Thursday: from 9am to 12am
 http://www.umontpellier.fr/recherche/ecoles-doctorales/inscription-en-doctorat/
Continuing Education Office (SFC; Service de Formation Continue)

Espace Richter Montpellier Nord office
Building E – CS 29555 Building A – 1st floor
Rue Vendémiaire 99 avenue d’Occitanie
34961 Montpellier Cedex 2 34096 Montpellier Cedex 5
Opening times: Opening times:

8.45am – 12.30am / 1.15pm – 4.45pm Preferentially by appointment
Wednesday morning and Friday afternoon: closed to the public
 : 04 34 43 21 21
@ : sfc@umontpellier.fr
 http://www.sfc.edu.umontpellier.fr
ADUM (single and shared doctorate portal): web portal of information, service, and communication
for PhD Students and Doctors.
Your personal space is the unique interface dedicated to your entire environment concerning the
doctorate. It is activated and updated by yourself during your application for the first PhD
registration. You can complete and update all the information required for the management of your
doctorate and the valorisation of your skills at any moment. It is the collaboration tool that allows
the Doctoral School and the University Offices to manage the ongoing and defended thesis. It is also
the unique space dedicated to all your procedures for the first and annual registrations and thesis
defence. For business companies, it also works as a recruitment «pool» because the PhD Students’
profiles are certified by the institutions.
It allows you:
 To update regularly your profile during and after the doctorate
 To have access to the services of the ADUM network: job offers, doctorate news, network of
PhD Students and Doctors, thesis defence announcements, training offers and more
 To be included in the directories
 To promote your profile and skills online
 To register for training courses
 To ensure the online diffusion of your thesis on the dedicated platforms
 To consult the doctorate rules and regulations.
 http://www.adum.fr
4
INFORMATION
A doctorate is training in research and through research and is prepared within a Doctoral School. The
PhD Student’s research work is performed under the supervision of a thesis Supervisor within a Research Unit.
The preparation of a doctorate is done according to the decree of the 25 May 2016.
To register for a doctorate, candidates must have a master diploma or another diploma giving the grade of
master at the end of a training path that will establish their aptitude to research. The PhD registration is
authorized by the President of the University of Montpellier on proposition by the Doctoral School Director after
suggestion by the thesis Supervisor and the Research Unit Director.
If the academic requirement is not met, the President of the University of Montpellier can, by way of derogation
and upon proposition by the Doctoral School Board, authorize the PhD registration of candidates who have
completed an equivalent level of education or who benefit from the accreditation of prior experiential learning.
A doctorate is prepared generally in three years of full time equivalent devoted to research. In the other
cases, the doctorate preparation duration may be at most of six years.
The Doctoral School Director verifies that the scientific, material and financial conditions are ensured to guarantee
the smooth progress of the PhD Student’s research work and thesis preparation. The candidates’ admission
modalities are defined by the Doctoral Schools.
Initial training / Continuing training
A doctoral degree can be obtained in the framework of initial training or continuing training. The
registration scheme is defined during the first year of registration and cannot change during the course.
Initial training concerns:

- People that do their studies without interruption
- People who interrupted their studies for less than two academic years during their education
- People benefiting from funding managed by Campus France
- People holding a student residence permit.
The administrative registration is done by the Doctoral Studies Office of Research and Doctoral Studies
Department.
Continuing training concerns:

- People who interrupted their studies for more than two academic years during their education
- Jobseekers registered at a job centre (Pôle Emploi) and who receive unemployment benefits
- RSA (Revenu de Solidarité Active = earned income supplement) recipients.
The administrative registration is done by the Continuing Education Office.
For all information concerning continuing training, you must contact the Continuing Education Office of
the University of Montpellier.
5
Tuition fees
The amount of tuition fees for a doctorate is decided by ministerial decree each year.
These fees include:

- Course fees, including access to the university library and the part of tuition fees paid over to the
Fund for the Support and Development of Students’ Initiatives (FSDIE; Fonds de Solidarité et de
Développement des Initiatives Étudiantes)
- Student social welfare according to the PhD Student’s situation
- Preventive healthcare
- Contribution for sport activities (optional).
Accepted payment methods:

- Bank card
- Cheque payable to: ‘Agent Comptable de l’Université de Montpellier’ (UM accountant)
- Cash money order payable to: ‘Agent Comptable de l’UM’ (to be done at the post office)
- Bank transfer (please, write on the payment reference: your surname, name + ‘inscription doctorat
DRED’) (PhD registration DRED).
You must inform the Doctoral Studies Office if you use this payment method and you should take
into account:
 the amount of bank fees for the money transfer (these fees must be paid by the PhD
Student)
 the time required for the money transfer treatment (bank, Accounting Service of the
University of Montpellier).
The following payment methods are not accepted:

- Purchase order
- Cash payment for amounts higher than 300€, according to the article 19 of the amended finance
law of the 29 December 2013.
6
PhD Students’ social welfare
Employed PhD Non-employed PhD Student

Student
You benefit from the You are younger You are older
employees’ social welfare. than 28 years of than 28 years
You and your employer pay age* of age*
contributions that are deducted
directly from you monthly
salary.
The registration to the student

social security scheme is
If you are older than 28
compulsory (for people
years* of age at the moment
younger than 28 years* of
of your first PhD registration,
age) in the following cases:
you cannot join the student
- your contract does not cover
social security scheme.
the university year
If you have never been
- you work less than 150 hours
registered with a social
per quarter or less than 600
security scheme in France,
hours per year.
you must take a private
health insurance or join the
French National Primary
Healthcare Insurance Fund
(CPAM; Caisse Primaire
You must join the student social d’Assurance Maladie).
security scheme. At the moment
of your PhD registration, you will For any information, please
choose your healthcare agency contact the French National
(MEP or LMDE) and you will pay Primary Healthcare Insurance
your annual contribution. Fund of your place of
residence.
If you are younger than 28 years*
of age at the moment of your first
PhD registration, you may join the
student social security scheme for
the next four years.
*On the 1st September of the concerned year.
7
Thesis notification
The aim of the thesis portal, hosted by the Bibliographic Agency for Higher Education (Agence
Bibliographique de l’Enseignement Supérieur), is to promote the synergy between the thesis actors in
France. By unifying the access to all validated French theses and by proposing various information and
services, from the choice of thesis topic to the research work valorisation, it contributes to the valorisation
of French research (http://www.abes.fr/Theses/Les-applications/theses.fr).
This database is fed by the automatic transfer of all data concerning each thesis notified at the moment of
the first/annual registration in ADUM (surname, name, thesis title, Doctoral School, specialty, Research
Unit, Institution of thesis co-supervision if applicable, date of the first registration, key words,
summaries).
If the thesis is confidential, the PhD Student should input only very generic data in ADUM.
Intellectual property / Scientific integrity / Confidentiality
The University of Montpellier has adopted a Scientific Integrity Charter. This charter must be implemented
by all research personnel, including PhD Students.
PhD Student must respect the current legislation relative to intellectual property to avoid plagiarism.
Particularly, the reproduction of part of a publication by third parties must follow the rules and regulations
relative to citation. The authors’ name as well as the source must be clearly indicated, and all reproduced
test must be put in between quotation marks.
To better fight against plagiarism, the University of Montpellier makes available to all thesis Supervisors
the anti-plagiarism software «Compilatio» accessible on ENT (the University of Montpellier Intranet).
All innovation (new product, novel molecule, new procedure, new software program…) must be declared
to the employer, in compliance with the article R611-1 of the French Intellectual Property Code, using the
declaration form available on ENT. This procedure is supervised by the Innovation and Partnership
Department (Direction de l’Innovation et des Partenariats) of the University of Montpellier.
PhD Student must keep confidential the ongoing work. They must also respect the confidentiality of all
information they will acquire in the framework of scientific collaborations in the Institution, of research
projects or of the assessment of projects or of not yet published research works.
Publications
For the University of Montpellier, the signature in publications in which the PhD Student will be author or
co-author, must be worded as follows:
Univ Montpellier, [other parent organizations of the Research Unit], [unit acronym], [type and
number of the unit], F-[postal code of the city where the unit is housed], [city where the unit is
housed], France
This signature address can be on one or more lines; the parent organizations’ order of appearance is not
important.
8
International joint doctorate
A doctorate can be pursued in the framework of an international joint doctorate. This has the objective of
promoting scientific cooperation between a French research group and a foreign research group by
favouring the PhD Students’ mobility.
The PhD Student:

 Registers simultaneously in two higher education institutions.
 Carries out research work under the supervision of a thesis Supervisor in each of the concerned
laboratories.
 Lives for alternating periods in the two institutions for the duration of the doctorate, striving to
find a mobility balance.
The international joint doctorate allows delivering simultaneously a doctoral degree in France and in the
partner country on the basis of a single thesis defence.
This supervision modality relies on an agreement signed between the University of Montpellier and the
partner institution in compliance with the current regulations of the two concerned countries and the
procedures of the two institutions. This agreement defines the mobility periods, the rules for thesis
defence, the payment of tuition fees, the intellectual properties rights… Each agreement will be the object
of negotiations and must be validated by the International Relations Department of the University of
Montpellier before any signature.
It must be signed from the first year of doctorate, at latest on the 30 April, to allow the PhD Student’s
administrative registration.
For this, the PhD Student must contact the Cooperation Unit of the International Relations Department as
quickly as possible (cooperation@umontpellier.fr) and register on ADUM by indicating that it is an
international joint doctorate.
Le doctorant ne pourra s’inscrire à l’Université de Montpellier qu’après la signature de la convention de

cotutelle de thèse. International PhD Students
Doctorantétrangers
For more information about the arrangements for international PhD Students, please check the site of the
Community of Universities and Institutions of the Languedoc Roussillon region:
 http://www.languedoc-roussillon-universites.fr/ (tab «international»)
Another useful link for help with the administrative procedures:

 Euraxess service centre: www.euraxess.fr
9
Change in the thesis supervision
The PhD Student:

 Updates his file in the ADUM private space.
 Asks his thesis Supervisor to sign the form « changement de la direction de thèse » (change in the
thesis supervision) and a new Doctorate Charter.
The PhD Student sends these documents to the Doctoral School that will transmit them to the Doctoral
Studies Office.
The PhD Student prepares an amendment to the training agreement that must be signed by the thesis
Supervisor(s). The PhD Student uploads the signed amendment on ADUM.
Stopping a doctorate
The PhD Student should have a discussion with his thesis Supervisor(s) and must verify the modalities for
stopping a doctorate that are described in the work contract, the studentship terms and conditions, co-
supervision agreement...
After having taken this decision, the PhD Student must fill in the form «demande d’abandon du doctorat
en préparation » (request to stop an on-going doctorate) and send it to the Doctoral School.
He will also complete the procedures with the employer, the sponsoring organization or the International
Relations Department in the case of international joint doctorate.
10
FIRST REGISTRATION (1ST YEAR)
RULES AND REGULATIONS
Registration
Article 11 of the decree of the 25 May 2016:

«The registration to the first year of a doctorate is granted by the head of the institution upon suggestion by the director of the
doctoral school, after favourable opinion by the thesis supervisor and the director of the unit or research group based on the quality
of the project and the conditions of its implementation. The registration constitutes admission to the training courses proposed by
the doctoral school.
To be registered for a doctorate, candidates must have obtained a national master degree or another diploma that gives the degree
of master, at the end of a training path or of a professional experience that establishes their aptitude to research.
If this condition of diploma is not met, the head of the institution may, by dispensation and upon proposition by the doctoral school
board, to register for a doctorate a person who pursued studies at an equivalent level or who benefits from the accreditation of prior
experiential learning […]»
Specific points
 If the academic degree requirement is not met, the future PhD Students will submit an application
for exceptional registration to the first year of doctorate.
 They must register according to the schedule of the Doctoral School and the University of
Montpellier and, if applicable, according to the requirements of the doctoral study sponsor.
 They must also renew the registration each year according to the Doctoral School specific
provisions that are listed in the Doctorate Charter.
 In the framework of an international joint doctorate, future PhD Student should contact the
International Relations Department (cooperation@umontpellier.fr) as quickly as possible to
establish a international joint doctorat agreement. The administrative registration can take place
only after the signature of this agreement.
Doctoral thesis supervision

« PhD student is supervised and under the responsibility of a thesis supervisor. The scientific supervision of a scientific doctoral
project may be ensured conjointly by a co-supervisor. […]
The functions of thesis supervisor or co-supervisor can be undertaken:
1° By university professors or staff of equivalent status […];
2° By other people, holding a doctoral degree, chosen on the basis of their scientific expertise by the head of the institution, upon
suggestion by the director of the doctoral school after favourable opinion of the research commission of the academic committee
[…]. Thesis supervision can also be ensured under the form of a joint supervision established by agreement between one or two thesis
supervisors who meet the previously described qualifications and one person from the socio-economic world recognized for his skills
in that field […].
11
Specific points
 The thesis Supervisor must be affiliated to the Doctoral School.

 The thesis Supervisor(s) must hold the French accreditation to supervise research (HDR;
Habilitation à Diriger des Recherches).
 The thesis Supervisor(s) undertake(s) the responsibility of the scientific supervision of the doctoral
project.
Full-time or part-time doctorate
« A doctorate, within the doctoral school, is normally prepared in three years of full time equivalent devoted to research. In the other
cases, the duration of preparation of a doctorate can be at most of six years. […] »
Specific points
 At the moment of the first PhD registration, PhD Student specifies whether he will register for full-
time or part-time doctorate.
 Full-time doctorate
PhD Student with funding dedicated to the preparation of a doctorate:
- Doctoral contract in compliance with the decree of the 29 August 2016 (with or without
complementary activity)
- Fixed-term or permanent contract (CDD or CDI) in the framework of an Industrial contract for
training through research (CIFRE; Convention Industrielle de Formation par la REcherche)
- Studentship
- Any other funding type linked to the preparation of a doctorate (e.g., CDD funded by the
Research Unit own resources…).
 Part-time doctorate
PhD Student without funding dedicated to the preparation of a doctorate.
12
Doctorate Charter
«Under the responsibility of accredited institutions, the doctoral school defines the conditions of monitoring and supervision of PhD
students in a doctorate charter the terms of which are specified by the doctoral school. Particularly, this charter describes the
modalities of the mediation procedures in the case of conflict between PhD student and thesis supervisor and the PhD student’s
commitment to answer to all request of information concerning their insertion and their professional path at the end of the
doctorate. […] »
Specific points
 The Doctorate Charter is signed by the PhD Student, the thesis Supervisor(s), the Director of the
Research Unit and the Director of the Doctoral School.
 It must be included in the first-year registration dossier.
Training agreement
« […] To comply with this charter, a training agreement, signed by the thesis supervisor and by the PhD Student, specifies the names
of the institution where the PhD Student is registered, of the doctoral school and of the host research unit or research group; it
mentions also the name(s) of the thesis supervisor(s), of the director of the host research unit or group, and of the PhD Student as
well as the rights and obligations of the involved parties.
This training agreement mentions the thesis topic and the specialty of the degree, and if applicable, the PhD Student’s funding
conditions, as well as the following items:
1. If it is a full-time or part-time doctorate; in the latter case, the PhD Student’s professional status is specified;
2. The schedule of the research project;
3. The modalities of the PhD Student’s supervision, training monitoring and research progress;
4. The material conditions of the research project implementation and, if applicable, the specific safety conditions;
5. The modalities of integration in the hos] research unit or group;
6. The PhD Student’s professional project;
7. The individual training path in link with the personal professional project;
8. The objectives of valorisation of the PhD Student’s research work: diffusion, publication and confidentiality, intellectual property
rights according to the field of the doctorate programme.
[…].»
Specific points
 The training agreement is the result of a long discussion between the PhD Student and the thesis
Supervisor(s).
 It must be prepared during the first year of doctorate, at latest in the four months after the
administrative registration.
 It is signed by the PhD Student and the thesis Supervisor(s).
 It can be modified at each annual registration.
13
PROCEDURE
THE PHD STUDENT
1. In the ADUM site:

 Creates his personal space and fills in the fields reserved for the registration: civil status, name and
address, initial or continuing training, funding, thesis schedule, etc.
Note: If the thesis concerns confidential work, the thesis title, summary and key words in French and
in English should be very general. These data will be visible on Internet.
Future PhD Student must give a valid personal e-mail address.
 Declares that he has read and understood and pledge to follow the Scientific Integrity Charter of the
University of Montpellier.
 Clicks on « Transmission des données » (data transmission) in the tab « Je finalise la procédure » (I
confirm the procedure).
 Prints out the application form to register to the first year of the doctorate.
 Prints out the list of supporting documents to present.
 Prints out the Doctorate Charter.
 Prints out the CNIL (French National Commission for Information Technology and Civil Liberties) form.
At latest, four months after the registration:

 Uploads the training agreement signed by the thesis Supervisor(s) to the ADUM site.
NB: Candidates who do not hold a European diploma that allows the access to the doctoral degree (master
degree or diploma that gives the degree of master) will be automatically redirected towards an application
for registration under exemption to the first year of doctorate.
2. Asks the thesis Supervisor(s) and the Director of the Research Unit to sign the complete dossier.
3. Sends the complete and duly signed dossier to the Doctoral School:
- The registration application form,
- The supporting documents (« pièces justificatives 1A » or « pièces justificatives 1A dérogatoire »)
(supporting documents 1A or supporting documents 1A under exemption),
- The Doctorate Charter.
14
THE DOCTORAL SCHOOL
 Checks and analyses the dossier.

 Submits the dossier to the Doctoral School Director for proposing the registration to the President of
the University of Montpellier.
 Sends the complete dossier to the Doctoral Studies Office.
THE DOCTORAL STUDIES OFFICE
 Submits the dossier to the President of the University of Montpellier for registration authorization.
 Sends the registration dossiers of PhD Students who fall into the jurisdiction of continuing training to
the Continuing Education Office.
For PhD Students in initial training:
 Organizes an appointment with the PhD Student. The date is notified by email to the PhD Student. A
copy of the message is sent also to the thesis Supervisor(s) and the Doctoral School.
 Registers the PhD Student during such appointment.
 Collects the tuition fees.
 Delivers a proof of enrolment as well as the student card.
For PhD Students in continuing training:
THE CONTINUING EDUCATION OFFICE
 Contacts the PhD Student and sends a copy of the e-mail message also to the thesis Supervisor(s) and
the Doctoral School.
 Prepares a training contract with the PhD Student or a training agreement in the case of third-party
funding. The tuition fees will be paid upon reception of the invoice(s).
 Does the administrative registration.
 Delivers a proof of enrolment as well as the continuing education trainee card.
PhD Student must come to the appointment with a complete dossier.

No appointment will be given to a PhD Student registered for an international joint doctorate until
the signature of the agreement by the partner university.
15
ND RD
ANNUAL REGISTRATION (2 AND 3 YEAR)
Annual registration renewal
« […] Registration is renewed at the beginning of each university year by the head of the institution, upon suggestion by the
director of the doctoral school, after favourable opinion by the thesis supervisor and, starting from the third registration, by the
PhD student’s individual thesis monitoring committee. If a non-renewal is envisaged, after suggestion by the thesis supervisor,
this substantiated recommendation is notified to the PhD student by the doctoral school director. The PhD student may ask for a
second opinion by the research commission of the academic board or the body that replaces it in the concerned institution. The
non-renewal decision is taken by the head of the institution who then notifies it to the PhD student. […] »
Specific points
 PhD Student must renew the registration according to the schedule of the Doctoral School and the
University of Montpellier.
 In the case of non-respect of these rules, PhD Student risks the removal from the Doctoral School
and the Institution.
Individual monitoring committee (IMC)
An individual monitoring committee (comité de suivi individuel) for each PhD student supervises the smooth implementation of
the curriculum by relying on the doctorate charter and the training agreement. In an interview with the PhD student, it assesses
the training conditions and research progress. It formulates recommendations and sends a report of this interview to the director
of the doctoral school, to the PhD student and to the thesis supervisor. Specifically, it acts to prevent any form of conflict,
discrimination or harassment. The composition, organization and functioning modalities of such committee are fixed by the
doctoral school committee. The members of this committee do not take part in the supervision of the PhD Student’s work.
Specific points
 As the IMC composition, organization and functioning modalities are fixed by the Committee of
each Doctoral School, PhD Student must renew their registration by following the specific
provisions of their Doctoral School that are included in the Doctorate Charter.
 It is important to plan the IMC organization in function of the annual registration key dates.
16
PROCEDURE
For PhD Students affiliated to the following Doctoral Schools:
CBS2 / EDEG / GAIA / I2S / SCB / SMH DSP / ED 58 / ED 60
THE PHD STUDENT THE PHD STUDENT
 Updates his dossier and applies for the  Updates his dossier and applies for the
renewal of the PhD registration in their renewal of the PhD registration in their
ADUM personal space, according to the ADUM personal space, according to the
Doctoral School procedure. Doctoral School procedure.
 Prints out the registration renewal dossier
from their ADUM account.
 Asks his(their) thesis Supervisor(s) to sign
THE THESIS SUPERVISOR the complete dossier.

 Sends the registration renewal dossier
 Gives his opinion on the registration together with the supporting documents
renewal application via the ADUM site. (“pièces justificatives réinscription”)
(supporting documents for registration
renewal) to the Doctoral School.
THE DOCTORAL SCHOOL THE DOCTORAL SCHOOL
 Verifies and analyses the information  Verifies and analyses the dossier.
provided in the ADUM space.  Proposes the registration renewal
 Proposes the registration renewal application to the President of the
application to the President of the University of Montpellier and sends it to the
University of Montpellier and sends it by e- Doctoral Studies Office.
mail to the Doctoral Studies Office via  If a non-renewal is envisaged, the Doctoral
ADUM. School informs the PhD Student.
 If a non-renewal is envisaged, the Doctoral
School informs the doctoral Student.
17
 Submits the dossier to the President of the University of Montpellier for registration renewal
authorization.
 Sends the registration dossier of PhD Students who fall into the jurisdiction of continuing training to
the Continuing Education Office.
 Organizes an appointment with the PhD Student to do the annual renewal of the administrative
registration. The date is notified by e-mail to the PhD Student. A copy of the message is sent also the
thesis Supervisor(s) and the Doctoral School.
 Delivers a proof of enrolment and updates the student card.
THE CONTINUING EDUCATION OFFICE
 Contacts the PhD Student by e-mail and sends a copy of the message also to the thesis Supervisor(s)
and the Doctoral School.
funding. The tuition fees will be paid upon reception of the invoice(s).
 Delivers a proof of enrolment and updates the continuing education trainee card.
18
ANNUAL REGISTRATION (4TH YEAR AND BEYOND)
« The preparation of a doctorate, within a doctoral school, is done generally in three years of full-time equivalent devoted to
research. In the other cases, the duration of preparation of a doctorate can be at most of six years.
The doctoral training duration for a PhD student with disabilities can be extended by the head of the institution upon motivated
request by the PhD student.
If the PhD student took maternity or paternity leave, child setting-in leave or adoption leave, family leave, or sick leave for a
disease longer than four consecutive months or a leave of absence of a duration at least equal of two months following a work
accident, the doctorate preparation duration is extended if the interested party submits such request.
Annual extensions may be accorded by way of exception by the head of the institution, upon suggestion by the thesis supervisor
and after favourable opinion by the monitoring committee and the doctoral school director, upon motivated request by the PhD
student. Each year, the list of students to whom these exceptions are granted is presented to the doctoral school board and sent
to the research commission of the academic board or to the body that that replaces it in the concerned institutions. »
Specific points
 The individual monitoring committee must meet for each annual registration renewal.
 Full-time PhD Student (see page 12) prepares a request for exceptional registration renewal
starting from the fourth year.
 Part-time PhD Student prepares a request for exceptional registration renewal starting from the
seventh year.
 PhD Student must register each year according to the calendar of the Doctoral School and the
University of Montpellier. He must check with the Doctoral School about the specific schedule for
exceptional registrations.
 He must also renew their registration according to the Doctoral School specific provisions that are
included in the Doctorate Charter.
 In the case of non-respect of these rules, PhD Student risks to be removed from the Doctoral
School and the Institution.
 In the framework of an international joint doctorate, PhD Student must contact the International
Relations Department (cooperation@umontpellier.fr) as quickly as possible to put in place an
amendment to the agreement. The annual administrative registration cannot take place until the
amendment has been signed.
19
PROCEDURE
In the case of part-time doctorate, the annual registration procedure up to the 6st year is identical to that of the
previous annual registrations (virtual dossier via ADUM, see page 17).
THE PHD STUDENT
1. In his ADUM personal space:

 Updates his dossier and prepares the annual PhD registration application according to the Doctoral
School procedure.
 Print out the registration renewal dossier.
2. Asks the thesis Supervisor(s) to sign the complete dossier.
3. Sends the complete and duly signed dossier to the Doctoral School:
 The registration renewal application.
 The supporting documents (« pièces justificatives réinscription dérogatoire » ou « pièces justificatives
réinscription ») (supporting documents for exceptional registration or supporting documents for
annual registration).
THE DOCTORAL SCHOOL
 Verifies and analyses the dossier.

 Submits the dossier to the Director of the Doctoral School for suggestion or favourable opinion
concerning the registration renewal and signature.
 Sends the complete dossier to the Doctoral Studies Office.
20
 Submits the dossier to the President of the University of Montpellier for registration renewal
authorization.
 Sends the registration dossier of PhD students who are under the jurisdiction of continuing education
to the Continuing Education Office.
 Organizes an appointment with the PhD Student to do the annual administrative registration. The date
is notified to the PhD Student. A copy of the e-mail message is sent also to the thesis Supervisor(s) and
the Doctoral School.
 Delivers a proof of enrolment and updates the student card.
THE OFFICE OF CONTINUING EDUCATION
 Contacts the PhD Student and sends a copy of the e-mail message to the thesis Supervisor(s) and the
Doctoral School.
funding. The tuition fees are paid upon reception of the invoice(s).
 Delivers a proof of enrolment and updates the continuing education trainee card.
No appointment will be given to a PhD Student registered for an international joint doctorate until
the amendment to the co-supervision agreement has been signed by the partner university.
21
APPENDIXES
 Key dates for administrative registration
 Process for the setting up of an international joint doctorate
 Examples of form types
 Thesis supervision change: replacement of the thesis Supervisor
 Thesis supervision change: co-monitor who would like to become thesis co-supervisor after
having obtained the HDR
 Application form for stopping an ongoing doctorate
 Supporting documents
 Rules and regulations
 Modified decree of the 25 May 2016 that defines the national frame of training and the
modalities leading to the delivery of a national doctoral degree
 Scientific Integrity Charter of the University of Montpellier
 Initial notification of a thesis project
 Useful links
 The University of Montpellier

 www.umontpellier.fr and http://www.umontpellier.fr/university-of-montpellier/
 CROUS (student affairs office)

 www.crous-montpellier.fr
 ANRT (CIFRE) (French national association for research and technology)

 www.anrt.asso.fr
 Social Security
 www.lmde.fr
 www.mep.fr
 www.ameli.fr
22
KEY DATES FOR ADMINISTRATIVE REGISTRATION 2017/2018
DOCTORAL DEGREE OF THE UNIVERSITY OF MONTPELLIER
PhD Students should also take into account the schedule of their Doctoral School.
24 May 6 July 30 September 30 November 15 December
ANNUAL REGISTRATION
 PhD Students with a studentship, without work contract
dedicated to the preparation of the doctorate
ANNUAL REGISTRATION
 PhD Students with a work contract for the preparation of the doctorate
FIRST REGISTRATION
ADUM
(NB: PhD students with a doctoral contract must register before the contract starting date)
OPENING
The University of Montpellier will be closed from 31 July to 20 August 2017

Process for the setting up of an international joint doctorate
Université de Montpellier
Direction des relations internationales Student
Service Coopération Director of thesis
International joint doctorate

degree PhD Registration
- Reception of the demand Application for enrollment in 1st
Information
- Advice and guidance year of Doctorate
and expertise
- Processing the application
- Drafting of the convention
Negociation International Relations Department Doctoral School
Partner University
Cooperation Unit
cooperation@umontpellier.fr
Expertise
Expertise Research and Expertise Innovation

Doctoral Studies and Partnerships
Department - DRED Department - DRED
Contract and Promotion
Doctoral Studies Service Service Enrollment
Subjected to the authorization of enrollment
accorded by the President of the University.
Research and Doctoral Studies Department –

Approval Approval DRED
Doctoral Studies Service
dred-inscriptions-doctorat@umontpellier.fr
Signature Signature
08/06/2017
DOCTORAT DE L’UNIVERSITÉ DE MONTPELLIER
CHANGEMENT DE LA DIRECTION DE THÈSE
Remplacement du Directeur de thèse
Je, soussigné(e),
Nom du nouveau Directeur de thèse : .......................................................................................................................................
Prénom du nouveau Directeur de thèse : ..................................................................................................................................
Titre : ............................................................................................................................................................................................
Titulaire de l’HDR : □ OUI □ NON
Accepte de diriger la thèse :
Nom du Doctorant : ....................................................................................................................................................................
Prénom du Doctorant : ...............................................................................................................................................................
École Doctorale de rattachement : .............................................................................................................................................
Unité de recherche d’accueil : ....................................................................................................................................................
Sujet de thèse : ............................................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................................................................
En remplacement de :
Nom et prénom du précédent Directeur de thèse : ..................................................................................................................
À Montpellier, le .....................................................................
Une nouvelle Charte du doctorat, dûment signée, doit obligatoirement être fournie avec ce document.
Un avenant à la convention de formation doit être signé et déposé sur l’ADUM.
Avis du précédent Directeur de thèse Date et signature

□ Favorable
□ Défavorable
Avis du Directeur de l’Unité de Recherche Date et Signature

□ Favorable
□ Défavorable
Avis du Directeur de l’École Doctorale Date et signature

□ Favorable
□ Défavorable
CHANGEMENT DE LA DIRECTION DE THÈSE

Co-encadrant ayant obtenu l’HDR et souhaitant
exercer les fonctions de co-Directeur de thèse
Je, soussigné(e),
Nom : ...........................................................................................................................................................................................
Prénom : ......................................................................................................................................................................................
Exerçant les fonctions de co-encadrant :
Nom du Doctorant : ....................................................................................................................................................................
École Doctorale de rattachement : .............................................................................................................................................
Unité de recherche d’accueil : ....................................................................................................................................................
Nom du Directeur de thèse : ......................................................................................................................................................
Sujet de thèse : ............................................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................................................................
Certiffie avoir obtenu l’Habilitation à diriger des Recherches le : .........................................................................................
À Montpellier, le .....................................................................
Une nouvelle Charte du doctorat, dûment signée, doit obligatoirement être fournie avec ce document.
Un avenant à la convention de formation doit être signé et déposé sur l’ADUM.
Avis du Directeur de thèse Date et signature

□ Favorable
□ Défavorable
Avis du Directeur de l’Unité de Recherche Date et Signature

□ Favorable
□ Défavorable
Avis du Directeur de l’École Doctorale Date et signature

□ Favorable
□ Défavorable
DEMANDE D’ABANDON DU DOCTORAT EN PRÉPARATION

Je, soussigné(e) : ..........................................................................................................................................................................
Nom du Doctorant : ....................................................................................................................................................................
certifie vouloir abandonner la préparation de la thèse suivante :
Titre de la thèse : .........................................................................................................................................................................
Directeur de thèse : .....................................................................................................................................................................
Unité de recherche : ....................................................................................................................................................................
Employeur : ..................................................................................................................................................................................
Motif : ..........................................................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................................................................
À ................................................................................................
Le ..............................................................................................
Signature du Doctorant
Avis du Directeur de Thèse Date et signature

□ Favorable
□ Défavorable
Avis de l’Employeur (dans le cas d’un financement dédié à la thèse) Date et signature
□ Favorable
□ Défavorable
Visa du Directeur de l’Unité de Recherche Date et Signature
Visa du Directeur de l’École Doctorale Date et Signature

UNIVERSITÉ DE MONTPELLIER
Année universitaire 2017-2018
INSCRIPTION EN 1ÈRE ANNÉE DE DOCTORAT
Liste des pièces à fournir
 Pièces à transmettre obligatoirement à l’École Doctorale :

□ Dossier de demande d’inscription en 1 ère
année de doctorat revêtu obligatoirement de toutes les signatures
demandées
□ Formulaire CNIL
□ Autorisation d’utilisation de la photographie d’identité
□ Charte du doctorat revêtue obligatoirement de toutes les signatures demandées
□ Photocopie du diplôme (ou attestation de réussite*) permettant l’accès en doctorat (Master ou équivalent)
□ Justificatif de financement : contrat, attestation employeur, bourse, etc.
□ Photocopie de la pièce d’identité ou passeport (présenter l’original lors de l’inscription)
* L’attestation de réussite doit obligatoirement être délivrée par le service administratif de l’établissement.
Une attestation de réussite signée par le responsable pédagogique n’est pas recevable.
Une liste complémentaire de pièces à fournir pourra être demandée par l’École Doctorale.
 Pièces à transmettre obligatoirement au Service des Études Doctorales lors de

l’inscription (uniquement sur rendez-vous) :
□ Attestation responsabilité civile pour l’année en cours
□ Attestation Journée Défense Citoyenneté (JDC) ou de Journée d’Appel de Préparation à la Défense (JAPD) pour
les étudiants nés à partir de 1979 et de nationalité française
□ Attestation de droits ouverts à la sécurité sociale / ou carte européenne / ou assurance privée
□ Photo d’identité
□ Attestation MDPH (pour les étudiants en situation de handicap)
□ Titre de paiement (carte bleue, chèque, mandat cash, virement)
□ Si Cotutelle de thèse : copie de la convention signée
L’inscription ne sera pas prise en compte si le dossier est incomplet

INSCRIPTION DÉROGATOIRE EN 1ÈRE ANNÉE DE DOCTORAT

□ Dossier de demande d’inscription dérogatoire en 1 ère
année de doctorat revêtu obligatoirement de toutes les
signatures demandées
□ Formulaire CNIL
□ Charte du doctorat revêtue obligatoirement de toutes les signatures demandées
□ Justificatif de financement : contrat, attestation employeur, bourse…
□ CV
□ Lettre motivée du candidat
□ Photocopie des diplômes et justification des titres (traduits en français et certifiés conformes)
□ Projet de recherche
□ Lettre circonstanciée du directeur de thèse
□ Photocopie de la pièce d’identité ou passeport
 Pièces à transmettre obligatoirement au Service des Etudes Doctorales lors de

l’inscription (uniquement sur rendez-vous) :
□ Attestation Journée Défense Citoyenneté (JDC) ou de Journée d’Appel de Préparation à la Défense (JAPD)
pour les étudiants nés à partir de 1979 et de nationalité française
□ Photo d’identité
□ Attestation MDPH (pour les étudiants en situation de handicap)
□ Si cotutelle de thèse : copie de la convention signée
Doctorants rattachés aux Écoles Doctorales suivantes : CBS2 / EDEG / GAIA / I2S / SCB / SMH
RÉINSCRIPTION EN DOCTORAT
 Pièces à transmettre obligatoirement au Service des Etudes Doctorales lors de la

réinscription (uniquement sur rendez-vous) :
□ Dossier de réinscription (à télécharger depuis votre compte ADUM)

□ Formulaire CNIL (à télécharger depuis votre compte ADUM)
□ Autorisation d’utilisation de la photographie d’identité (à télécharger depuis votre compte ADUM)

Doctorants rattachés aux Écoles Doctorales suivantes : DSP / ED 58 / ED 60
RÉINSCRIPTION EN DOCTORAT

□ Dossier de réinscription revêtu obligatoirement de toutes les signatures demandées
□ Formulaire CNIL
□ Le rapport du comité de suivi préalable à la demande de réinscription
Une liste complémentaire de pièces à fournir pourra être demandée par l’École doctorale.



RÉINSCRIPTION DÉROGATOIRE EN DOCTORAT

□ Dossier de demande de dérogation pour une inscription supplémentaire en doctorat revêtu obligatoirement de
toutes les signatures demandées
□ Formulaire CNIL
□ Rapport circonstancié du directeur de thèse
□ Le rapport du comité de suivi préalable à la demande de réinscription dérogatoire
□ La thèse en l’état en version PDF
□ Toutes pièces susceptibles d’appuyer la demande

□ Si Cotutelle de thèse : copie de l’avenant à la convention

Arrêté du 25 mai 2016 fixant le cadre national de la formation et les modalités
conduisant à la délivrance du diplôme national de doctorat
NOR: MENS1611139A
Version consolidée au 23 septembre 2016
La ministre de l'éducation nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche,

Vu le code de l'éducation, notamment ses articles L. 612-7, L. 613-3 à L. 613-5, L. 718-2, D. 613-1 à D. 613-7, D.
613-11 et D. 613-17 à D. 613-25 ;
Vu le code de la recherche, notamment ses articles L. 412-1 et L. 412-2 ;
Vu l'article L. 812-7 du code rural et de la pêche maritime ;
Vu le décret n° 94-921 du 24 octobre 1994 portant création de l'Agence bibliographique de l'enseignement supérieur ;
Vu le décret n° 99-318 du 20 avril 1999 portant création du Centre informatique national de l'enseignement supérieur
;
Vu le décret n° 2009-464 du 23 avril 2009 relatif aux doctorants contractuels des établissements publics
d'enseignement supérieur ou de recherche ;
Vu l'avis du Conseil national de l'enseignement supérieur et de la recherche en date du 18 avril 2016,
Arrête :
Article 1
La formation doctorale est une formation à et par la recherche et une expérience professionnelle de recherche. Elle
conduit à la production de connaissances nouvelles.
Elle comprend un travail personnel de recherche réalisé par le doctorant. Elle est complétée par des formations
complémentaires validées par l'école doctorale. Elle porte sur des travaux d'intérêt scientifique, économique, social,
technologique ou culturel. Elle est sanctionnée par la délivrance du diplôme national de doctorat. Le diplôme, délivré
par un établissement public d'enseignement supérieur accrédité, confère à son titulaire le grade et le titre de docteur.
Le diplôme de doctorat peut s'obtenir dans le cadre de la formation initiale et de la formation tout au long de la vie.
Les compétences spécifiques acquises au cours de cette formation permettent d'exercer une activité professionnelle à
l'issue du doctorat dans tous les domaines d'activités, dans le secteur public aussi bien que privé.
La formation doctorale est organisée au sein des écoles doctorales.
Dans le cadre de la mise en œuvre de la politique scientifique de site, il peut être créé un collège doctoral afin
d'organiser à ce niveau la politique doctorale, de contribuer à sa visibilité et à la mutualisation des activités des écoles
doctorales. Dans ce cas, une ou plusieurs missions des écoles doctorales, telles que définies à l'article 3 du présent
arrêté, après accord de chaque école doctorale, sont transférées au collège doctoral auquel ces écoles doctorales sont
associées. Les modalités de fonctionnement de ce dernier sont fixées par les établissements dont relèvent les écoles
doctorales, membres de ce collège.
Lorsque le travail de recherche est réalisé par le doctorant pour une partie dans une unité ou une équipe de recherche
rattachée à l'école doctorale dans laquelle il est inscrit et, pour la partie complémentaire, dans un organisme du
monde socio-économique ou culturel, non partie prenante de l'école doctorale, les conditions de l'alternance des
périodes de travail et de celles de recherche font l'objet d'une convention.
Cette convention prévoit les modalités de formation, d'accompagnement matériel, pédagogique et les modalités de
certification, dans le respect des exigences de qualité requises par le présent texte. Elle est signée par le doctorant, le
président ou le directeur de l'établissement d'inscription du doctorant, et le responsable de l'entreprise ou de
l'organisme partenaire de l'alternance.
Titre Ier : ÉCOLES DOCTORALES
Chapitre Ier : Principes
Article 2
Sous la responsabilité des établissements accrédités, les écoles doctorales ou les collèges doctoraux organisent
la formation des doctorants et les préparent à leur activité professionnelle à l'issue de la formation doctorale.
Ils regroupent des unités et des équipes de recherche d'un ou de plusieurs établissements.
Une équipe de recherche participe à une seule école doctorale. Toutefois, à titre exceptionnel, une équipe de
recherche appartenant à une école doctorale peut être rattachée à plusieurs écoles doctorales.
Le périmètre des écoles doctorales tient compte du périmètre des regroupements prévus par l'article L. 718-2
du code de l'éducation. Une école doctorale peut, le cas échéant, associer des unités ou des équipes de
recherche relevant d'établissements n'appartenant pas au regroupement, après avis du conseil académique ou
de l'organe en tenant lieu, de la communauté d'universités ou d'établissements, ou des établissements
membres du regroupement.
Article 3
Les écoles doctorales :

1° Mettent en œuvre une politique d'admission des doctorants en leur sein, fondée sur des critères explicites et
publics, informent les étudiants sur les conditions d'accès, les compétences requises, les financements
susceptibles d'être obtenus, la nature, la qualité et les taux d'activité professionnelle après l'obtention du
doctorat. Elles participent à la recherche des financements, en proposent l'attribution afin de permettre aux
doctorants de préparer et de soutenir leur thèse dans les meilleures conditions ;
2° Organisent les échanges scientifiques entre doctorants et avec la communauté scientifique ; proposent aux
doctorants des activités de formation favorisant l'interdisciplinarité et l'acquisition d'une culture scientifique
élargie incluant la connaissance du cadre international de la recherche ;
3° Veillent à ce que chaque doctorant reçoive une formation à l'éthique de la recherche et à l'intégrité
scientifique ;
4° Assurent une démarche qualité de la formation en mettant notamment en place des comités de suivi
individuel du doctorant et proposent aux encadrants du doctorant une formation ou un accompagnement
spécifique ;
5° Définissent et mettent en œuvre des dispositifs d'appui à la poursuite du parcours professionnel après
l'obtention du doctorat dans les secteurs public et privé et organisent en lien avec les services des
établissements concernés le suivi des parcours professionnels des docteurs formés ;
6° Contribuent à une ouverture européenne et internationale, dans le cadre d'actions de coopération conduites
avec des établissements d'enseignement supérieur ou des centres de recherche étrangers ;
7° Formulent un avis sur les demandes de rattachement d'unités ou d'équipes de recherche.
Article 4
Les écoles doctorales mettent en place des dispositifs spécifiques afin d'organiser une évaluation des cursus et
des activités de formation qu'elles proposent, notamment au moyen d'enquêtes régulières auprès des
doctorants. Cette évaluation est organisée dans le respect des dispositions des statuts des personnels
concernés.
Dans le cadre d'une démarche d'amélioration continue du cursus, les résultats des évaluations font l'objet de
présentations et de débats au sein du conseil de l'école doctorale. Ils sont transmis à la commission de la
recherche du conseil académique ou de l'instance qui en tient lieu.
Article 5
L'arrêté d'accréditation d'un établissement public d'enseignement supérieur emporte habilitation de ce dernier
à délivrer le diplôme de doctorat dans les spécialités concernées, seul ou conjointement. Ce même arrêté
mentionne, après évaluation périodique de chaque école doctorale, réalisée ou validée par le Haut Conseil de
l'évaluation de la recherche et de l'enseignement supérieur, la liste des écoles doctorales autorisées à accueillir
des doctorants en vue de leur formation doctorale, ainsi que le ou les champs disciplinaires concernés.
Des établissements d'enseignement supérieur, des organismes publics de formation ou de recherche et des
fondations de recherche peuvent participer à une école doctorale en accueillant des doctorants de cette école
au sein d'unités ou d'équipes de recherche reconnues à la suite d'une évaluation menée par le Haut Conseil de
l'évaluation de la recherche et de l'enseignement supérieur ou par d'autres instances dont il valide les
procédures. Cette participation est soumise à l'approbation de la commission de la recherche du conseil
académique de l'établissement de rattachement de l'école doctorale ou de l'instance en tenant lieu, après avis
du conseil de l'école doctorale et sur proposition de son directeur.
La demande d'accréditation comprend, le cas échéant, les modalités de coopération entre l'ensemble des
établissements d'enseignement supérieur et de recherche publics concourant à l'école doctorale, telles que
définies par une ou plusieurs conventions, ainsi que la liste des équipes et unités de recherche relevant de
cette école doctorale.
Afin de garantir la connaissance la plus large possible de l'offre de formation doctorale, un annuaire national
des écoles doctorales est mis à jour annuellement par les ministres chargés de l'enseignement supérieur et de
la recherche.
Chapitre II : Organisation
Article 6
L'école doctorale est dirigée par un directeur assisté d'un conseil.

Le directeur de l'école doctorale est choisi, en son sein, parmi ses membres habilités à diriger des recherches,
parmi les professeurs et personnels assimilés au sens de l'article 6 du décret n° 92-70 du 16 janvier 1992
relatif au Conseil national des universités et de l'article 5 du décret n° 87-31 du 20 janvier 1987 relatif au
Conseil national des universités pour les disciplines médicales, odontologiques et pharmaceutiques, ou parmi
les enseignants de rang équivalent qui ne relèvent pas du ministère chargé de l'enseignement supérieur, ou
parmi les personnels des établissements d'enseignement supérieur, des organismes publics de recherche et
des fondations de recherche, habilités à diriger des recherches. Il est nommé pour la durée de l'accréditation.
Son mandat peut être renouvelé une fois.
Lorsqu'une école doctorale relève d'un seul établissement, le directeur de l'école doctorale est nommé par le
chef d'établissement après avis de la commission de la recherche du conseil académique, ou de l'instance qui
en tient lieu, et du conseil de l'école doctorale.
Lorsqu'une école doctorale relève de plusieurs établissements, les chefs d'établissement désignent
conjointement le directeur dans les conditions définies par la convention qui les lie, après avis des commissions
de la recherche des conseils académiques, ou des instances qui en tiennent lieu, dans les établissements
concernés, et du conseil de l'école doctorale.
Article 7
Le directeur de l'école doctorale met en œuvre le programme d'actions de l'école doctorale, et présente chaque
année un rapport d'activité devant la commission de la recherche du conseil académique, ou de l'instance qui
en tient lieu dans les établissements concernés.
Article 8
Chaque chef d'établissement propose à la commission de la recherche du conseil académique ou à l'instance

qui en tient lieu l'attribution des financements propres de l'établissement pouvant être alloués aux doctorants
inscrits dans l'établissement. Le directeur de l'école doctorale présente chaque année la liste des doctorants
bénéficiaires de financements devant le conseil de l'école doctorale et en informe la commission de la
recherche du conseil académique, ou de l'instance qui en tient lieu, dans les établissements concernés.
Article 9
Modifié par Arrêté du 1er juillet 2016 - art. 1
Le conseil de l'école doctorale adopte le programme d'actions de l'école doctorale. Il gère, par ses
délibérations, les affaires qui relèvent de l'école doctorale.
Le conseil comprend de douze à vingt-six membres. Soixante pour cent de ses membres sont des
représentants des établissements, des unités ou équipes de recherche concernées, dont au moins deux
représentants des personnels ingénieurs, administratifs ou techniciens.
Il est complété, à hauteur de 20 % du total des membres du conseil, arrondi s'il y a lieu à l'unité inférieure, par
des doctorants élus parmi et par les doctorants inscrits à l'école doctorale ; et pour le reste, sur proposition
des membres du conseil de l'école doctorale, par des membres extérieurs à l'école doctorale choisis parmi les
personnalités qualifiées, dans les domaines scientifiques et dans les secteurs socio-économiques concernés.
Sa composition doit permettre une représentation équilibrée des femmes et des hommes. Les règles relatives à
l'élection et à la nomination des membres du conseil sont définies suivant des modalités adoptées par le
conseil d'administration de l'établissement ou des établissements concernés par l'accréditation.
Titre II : DOCTORAT
Article 10
Le doctorat est préparé dans une école doctorale sous la responsabilité des établissements accrédités, au sein
d'une unité ou d'une équipe de recherche reconnue à la suite d'une évaluation par le Haut Conseil de l'évaluation
de la recherche et de l'enseignement supérieur ou par d'autres instances dont il valide les procédures, et sous la
responsabilité d'un directeur de thèse rattaché à cette école, ou dans le cadre d'une codirection telle que
mentionnée à l'article 16 du présent arrêté.
Le doctorat peut être préparé au sein d'une unité ou d'une équipe de recherche en émergence, sur proposition de
l'établissement ou des établissements concernés dans le cadre de leur politique scientifique, sur la base d'une
évaluation diligentée à cet effet. L'équipe de recherche concernée est rattachée à une école doctorale, après avis
du conseil de cette école, sur proposition du ou des chefs d'établissement.
Article 11
L'inscription en première année de doctorat est prononcée par le chef d'établissement sur proposition du directeur
de l'école doctorale, après avis du directeur de thèse et du directeur de l'unité ou de l'équipe de recherche sur la
qualité du projet et les conditions de sa réalisation. Elle vaut admission aux formations dispensées par l'école
doctorale.
Pour être inscrit en doctorat, le candidat doit être titulaire d'un diplôme national de master ou d'un autre diplôme
conférant le grade de master, à l'issue d'un parcours de formation ou d'une expérience professionnelle établissant
son aptitude à la recherche.
Si cette condition de diplôme n'est pas remplie, le chef d'établissement peut, par dérogation et sur proposition du
conseil de l'école doctorale, inscrire en doctorat des personnes ayant effectué des études d'un niveau équivalent
ou bénéficiant de la validation des acquis de l'expérience prévue à l'article L. 613-5 du code de l'éducation. La liste
des bénéficiaires de ces mesures est présentée chaque année au conseil de l'école doctorale et à la commission de
la recherche du conseil académique, ou à l'instance qui en tient lieu dans l'établissement concerné.
L'inscription est renouvelée au début de chaque année universitaire par le chef d'établissement, sur proposition du
directeur de l'école doctorale, après avis du directeur de thèse et, à partir de la troisième inscription, du comité de
suivi individuel du doctorant. En cas de non-renouvellement envisagé, après avis du directeur de thèse, l'avis
motivé est notifié au doctorant par le directeur de l'école doctorale. Un deuxième avis peut être demandé par le
doctorant auprès de la commission recherche du conseil académique ou de l'instance qui en tient lieu, dans
l'établissement concerné. La décision de non-renouvellement est prise par le chef d'établissement, qui notifie
celle-ci au doctorant.
Lors de l'inscription annuelle en doctorat, le directeur de l'école doctorale vérifie que les conditions scientifiques,
matérielles et financières sont assurées pour garantir le bon déroulement des travaux de recherche du doctorant
et de préparation de la thèse.
Durant le déroulement de ses travaux de recherche, le doctorant est intégré à l'unité ou à l'équipe de recherche
qui l'accueille et qui contribue à son accompagnement pendant sa formation. Ses travaux sont valorisés dans ce
cadre.
Article 12
Sous la responsabilité des établissements accrédités, l'école doctorale fixe les conditions de suivi et d'encadrement
des doctorants par une charte du doctorat dont elle définit les termes. Cette charte prévoit notamment les
modalités de recours à une médiation en cas de conflit entre le doctorant et son directeur de thèse et
l'engagement du doctorant à répondre à toute demande d'information relative à son insertion et à son parcours
professionnel à l'issue du doctorat. Cette charte est approuvée par le directeur de l'école doctorale, le directeur de
l'unité ou de l'équipe de recherche d'accueil, le ou les directeurs de thèse. Elle est signée par le doctorant et le
directeur de thèse lors de sa première inscription.
Prise en application de cette charte, une convention de formation, signée par le directeur de thèse et par le
doctorant, indique les dénominations de l'établissement d'inscription du doctorant, de l'école doctorale et de l'unité
ou de l'équipe de recherche d'accueil ; elle mentionne également le ou les noms du ou des directeurs de thèse, du
directeur de l'unité ou de l'équipe d'accueil, du doctorant ainsi que les droits et devoirs des parties en présence.
Cette convention de formation mentionne le sujet du doctorat et la spécialité du diplôme, le cas échéant les
conditions de financement du doctorant, ainsi que les éléments suivants :
1° Si le doctorat est mené à temps complet ou à temps partiel ; dans ce cas est précisé le statut professionnel du
doctorant ;
2° Le calendrier du projet de recherche ;
3° Les modalités d'encadrement, de suivi de la formation et d'avancement des recherches du doctorant ;
4° Les conditions matérielles de réalisation du projet de recherche et, le cas échéant, les conditions de sécurité
spécifiques ;
5° Les modalités d'intégration dans l'unité ou l'équipe de recherche ;
6° Le projet professionnel du doctorant ;
7° Le parcours individuel de formation en lien avec ce projet personnel ;
8° Les objectifs de valorisation des travaux de recherche du doctorant : diffusion, publication et confidentialité,
droit à la propriété intellectuelle selon le champ du programme de doctorat.
La convention de formation du doctorant prend en compte les autres conventions existantes. Elle peut être
modifiée en tant que de besoin, lors des réinscriptions par accord signé entre les parties. L'établissement
d'inscription est le garant de sa mise en œuvre.
Article 13
Un comité de suivi individuel du doctorant veille au bon déroulement du cursus en s'appuyant sur la charte du
doctorat et la convention de formation. Il évalue, dans un entretien avec le doctorant, les conditions de sa
formation et les avancées de sa recherche. Il formule des recommandations et transmet un rapport de l'entretien
au directeur de l'école doctorale, au doctorant et au directeur de thèse.
Il veille notamment à prévenir toute forme de conflit, de discrimination ou de harcèlement.
Les modalités de composition, d'organisation et de fonctionnement de ce comité sont fixées par le conseil de
l'école doctorale. Les membres de ce comité ne participent pas à la direction du travail du doctorant.
Article 14
La préparation du doctorat, au sein de l'école doctorale, s'effectue en règle générale en trois ans en équivalent
temps plein consacré à la recherche. Dans les autres cas, la durée de préparation du doctorat peut être au plus de
six ans.
La durée de la formation doctorale du doctorant en situation de handicap peut être prolongée par le chef
d'établissement sur demande motivée du doctorant.
Si le doctorant a bénéficié d'un congé de maternité, de paternité, d'un congé d'accueil de l'enfant ou d'adoption,
d'un congé parental, d'un congé de maladie d'une durée supérieure à quatre mois consécutifs ou d'un congé d'une
durée au moins égale à deux mois faisant suite à un accident de travail, la durée de la préparation du doctorat est
prolongée si l'intéressé en formule la demande.
Des prolongations annuelles peuvent être accordées à titre dérogatoire par le chef d'établissement, sur proposition
du directeur de thèse et après avis du comité de suivi et du directeur d'école doctorale, sur demande motivée du
doctorant. La liste des bénéficiaires de ces dérogations est présentée chaque année au conseil de l'école doctorale
et transmise à la commission de la recherche du conseil académique ou à l'instance qui en tient lieu dans les
établissements concernés.
A titre exceptionnel, sur demande motivée du doctorant, une période de césure insécable d'une durée maximale
d'une année peut intervenir une seule fois, par décision du chef d'établissement où est inscrit le doctorant, après
accord de l'employeur, le cas échéant, et avis du directeur de thèse et du directeur de l'école doctorale. Durant
cette période, le doctorant suspend temporairement sa formation et son travail de recherche, mais peut demeurer
inscrit, s'il le souhaite, au sein de son établissement. Cette période n'est pas comptabilisée dans la durée de la
thèse. L'établissement garantit au doctorant qui suspend sa scolarité son inscription au sein de la formation
doctorale à la fin de la période de césure.
Article 15
Au cours de leur cursus, les doctorants suivent des programmes de formation définis au 2° de l'article 3 du
présent arrêté.
Une formation à la pédagogie est dispensée lorsqu'elle concourt à l'activité ou au projet professionnel du
doctorant.
Un portfolio du doctorant comprenant la liste individualisée de toutes les activités du doctorant durant sa
formation, incluant enseignement, diffusion de la culture scientifique ou transfert de technologie, et valorisant les
compétences qu'il a développées pendant la préparation du doctorat, est réalisé. Il est mis à jour régulièrement
par le doctorant.
Article 16
Modifié par Arrêté du 1er juillet 2016 - art. 1
Le doctorant est placé sous le contrôle et la responsabilité d'un directeur de thèse. La direction scientifique du
projet doctoral peut être éventuellement assurée conjointement avec un codirecteur. Lorsque la codirection est
assurée par une personne du monde socio-économique qui n'appartient pas au monde universitaire, le nombre de
codirecteurs peut être porté à deux.
Les fonctions de directeur ou de codirecteur de thèse peuvent être exercées :
1° Par les professeurs et personnels assimilés au sens de l'article 6 du décret n° 92-70 relatif au Conseil national
des universités et de l'article 5 du décret n° 87-31 pour les disciplines de santé, ou par des enseignants de rang
équivalent qui ne relèvent pas du ministère de l'enseignement supérieur, par les personnels des établissements
d'enseignement supérieur, des organismes publics de recherche et des fondations de recherche, titulaires d'une
habilitation à diriger des recherches ;
2° Par d'autres personnalités, titulaires d'un doctorat, choisies en raison de leur compétence scientifique par le
chef d'établissement, sur proposition du directeur de l'école doctorale et après avis de la commission de la
recherche du conseil académique ou de l'instance en tenant lieu dans l'établissement d'inscription.
La direction de la thèse peut également être assurée sous forme de codirection instaurée par convention entre un
ou deux directeurs de thèse répondant aux conditions fixées ci-dessus et une personne du monde socio-
économique reconnue pour ses compétences dans le domaine. La proposition de codirection est soumise à la
décision du chef de l'établissement accrédité, sur proposition du directeur de l'école doctorale. Dans ce cas, les
doctorants sont placés sous la responsabilité conjointe des codirecteurs de thèse.
Le conseil de l'école doctorale fixe le nombre maximum de doctorants encadrés par un directeur de thèse en
tenant compte des contraintes liées aux disciplines, notamment les disciplines rares.
Article 17
L'autorisation de soutenir une thèse est accordée par le chef d'établissement, après avis du directeur de l'école
doctorale, sur proposition du directeur de thèse.
Les travaux du doctorant sont préalablement examinés par au moins deux rapporteurs désignés par le chef
d'établissement, habilités à diriger des recherches ou appartenant à l'une des catégories mentionnées au 1° et au
2° de l'article 16 du présent arrêté, sur proposition du directeur de l'école doctorale, après avis du directeur de
thèse.
Dans le cas de travaux impliquant des personnes du monde socio-économique qui n'appartiennent pas au monde
universitaire, un troisième rapporteur, reconnu pour ses compétences dans le domaine, peut être désigné sur
proposition du directeur de l'école doctorale, après avis du directeur de thèse.
Sauf si le champ disciplinaire ou le contenu des travaux ne le permettent pas, les deux rapporteurs sont extérieurs
à l'école doctorale et à l'établissement du doctorant. Ils peuvent appartenir à des établissements d'enseignement
supérieur ou de recherche étrangers ou à d'autres organismes étrangers.
Les rapporteurs n'ont pas d'implication dans le travail du doctorant.
Les rapporteurs font connaître, au moins quatorze jours avant la date prévue pour la soutenance, leur avis par des
rapports écrits ; sur cette base, le chef d'établissement autorise la soutenance. Ces rapports sont communiqués au
jury et au doctorant avant la soutenance.
Article 18
Le jury de thèse est désigné par le chef d'établissement après avis du directeur de l'école doctorale et du directeur
de thèse. Le nombre des membres du jury est compris entre quatre et huit. Il est composé au moins pour moitié
de personnalités françaises ou étrangères, extérieures à l'école doctorale et à l'établissement d'inscription du
doctorant et choisies en raison de leur compétence scientifique ou professionnelle dans le champ de recherche
concerné, sous réserve des dispositions relatives à la cotutelle internationale de thèse définies au titre III du
présent arrêté.
Sa composition doit permettre une représentation équilibrée des femmes et des hommes. La moitié du jury au
moins doit être composée de professeurs ou personnels assimilés au sens de l'article 6 du décret n° 92-70 relatif
au Conseil national des universités et de l'article 5 du décret n° 87-31 pour les disciplines de santé, ou
d'enseignants de rang équivalent qui ne relèvent pas du ministère chargé de l'enseignement supérieur.
Les membres du jury désignent parmi eux un président et, le cas échéant, un rapporteur de soutenance. Le
président doit être un professeur ou assimilé ou un enseignant de rang équivalent.
Le directeur de thèse participe au jury, mais ne prend pas part à la décision. Lorsque plusieurs établissements
sont accrédités à délivrer conjointement le doctorat, le jury est désigné par les chefs des établissements concernés
dans les conditions fixées par la convention mentionnée à l'article 5 du présent arrêté.
Article 19
La soutenance est publique, sauf dérogation accordée à titre exceptionnel par le chef d'établissement si le sujet de
la thèse présente un caractère de confidentialité avéré.
Avant la soutenance, le résumé de la thèse est diffusé à l'intérieur de l'établissement ou des établissements
bénéficiant d'une accréditation conjointe.
Dans le cadre de ses délibérations, le jury apprécie la qualité des travaux du doctorant, leur caractère novateur,
l'aptitude du doctorant à les situer dans leur contexte scientifique ainsi que ses qualités d'exposition. Le jury peut
demander des corrections conformément à l'article 24 du présent arrêté. Lorsque les travaux correspondent à une
recherche collective, la part personnelle de chaque doctorant est appréciée par un mémoire qu'il rédige et
présente individuellement au jury.
A titre exceptionnel, et à l'exception de son président, les membres du jury peuvent participer à la soutenance par
des moyens de visioconférence ou de communication électronique permettant leur identification et leur
participation effective à une délibération collégiale et satisfaisant à des caractéristiques techniques garantissant la
transmission continue et simultanée des débats.
L'admission ou l'ajournement est prononcé après délibération du jury.
Le président signe le rapport de soutenance, qui est contresigné par l'ensemble des membres du jury présents à la
soutenance.
Le rapport de soutenance est communiqué au doctorant dans le mois suivant la soutenance.
Titre III : COTUTELLE

Article 20
Afin de développer la dimension internationale des écoles doctorales et la coopération scientifique entre les
équipes de recherche françaises et étrangères, et afin de favoriser la mobilité des doctorants, un établissement
d'enseignement supérieur français accrédité à délivrer le doctorat peut conclure avec un ou plusieurs
établissements d'enseignement supérieur étrangers, bénéficiant dans leur pays des mêmes prérogatives, une
convention visant à organiser une cotutelle internationale de thèse.
Les établissements cocontractants sont liés par un principe de réciprocité.
Lorsque les règles applicables aux études doctorales dans les pays concernés sont incompatibles entre elles, les
établissements français sont autorisés à déroger aux dispositions du titre II du présent arrêté, dans les conditions
définies par la convention de cotutelle.
Article 21
La convention peut être soit une convention-cadre accompagnée, pour chaque thèse, d'une convention
d'application, soit une convention conclue spécifiquement pour chaque thèse. Les directeurs de thèse et le
doctorant signent, pour la thèse concernée, la convention d'application ou, en l'absence de convention-cadre, la
convention conclue spécifiquement pour la thèse.
Outre les mentions prévues à l'article D. 613-19 du code de l'éducation concernant les modalités de formation et
les modalités de certification, dans le respect des exigences de qualité requises par le présent arrêté, la
convention précise les conditions de l'alternance des périodes de formation dans les pays concernés. Elle
détermine les modalités de constitution du jury et d'accompagnement matériel, pédagogique et linguistique des
étudiants. Elle précise notamment :
1° L'intitulé de la thèse, le nom du directeur de thèse, de l'étudiant, la dénomination des établissements
d'enseignement supérieur contractants et la nature du diplôme préparé ;
2° La langue dans laquelle est rédigée la thèse ; lorsque cette langue n'est pas le français, la rédaction est
complétée par un résumé substantiel en langue française ;
3° Les modalités de reconnaissance des activités de formations effectuées dans l'un ou l'autre des établissements
d'enseignement supérieur ;
4° Les modalités de règlement des droits de scolarité conformément aux dispositions pédagogiques retenues, sans
que le doctorant puisse être contraint à acquitter les droits dans plusieurs établissements simultanément ;
5° Les conditions de prise en charge de la couverture sociale ainsi que les conditions d'hébergement et les aides
financières dont le doctorant peut bénéficier pour assurer sa mobilité.
Article 22
Le doctorant effectue ses travaux sous la responsabilité, dans chacun des pays concernés, d'un directeur de thèse
qui exerce ses fonctions d'encadrement en collaboration avec le ou les autres directeurs de thèse.
Article 23
La thèse donne lieu à une soutenance unique. Conformément aux dispositions de l'article 19 du présent arrêté, le
président du jury signe un rapport de soutenance contresigné par les membres du jury.
Le ou les diplômes de doctorat sont délivrés par les autorités académiques habilitées à le faire, sur proposition
conforme du jury, après la soutenance de la thèse.
Par dérogation aux dispositions prévues au titre IV du présent arrêté, les modalités de protection du sujet, de
dépôt de signalement et de reproduction des thèses, ainsi que celles de la gestion des résultats de recherche
communs aux laboratoires impliqués, de leur publication et de leur exploitation, sont arrêtées conformément aux
législations spécifiques à chaque pays impliqué dans la préparation de la thèse et précisées par la convention
mentionnée à l'article 20 du présent arrêté.
Titre IV : DÉPÔT, SIGNALEMENT, DIFFUSION ET CONSERVATION DES

THÈSES OU DES TRAVAUX PRÉSENTÉS
Article 24
Le doctorant engagé dans la préparation d'une thèse de doctorat dépose celle-ci un mois avant la date prévue
pour la soutenance au service chargé du doctorat de l'établissement d'enseignement supérieur dans lequel celle-ci
s'effectue.
Le doctorant fournit sa thèse sous forme numérique selon les prescriptions de l'établissement de soutenance. Il
fournit en outre des exemplaires sur support papier destinés aux membres du jury, lorsque ceux-ci en ont exprimé
la demande. L'établissement assure alors l'impression de la thèse à partir du support numérique.
La soutenance est conditionnée par la délivrance au président du jury par le service chargé du doctorat d'une
attestation du dépôt de la thèse et du bordereau électronique complété, avec le concours du service chargé du
doctorat et du service commun de la documentation ou du service interétablissements de coopération
documentaire ou de la bibliothèque, comportant un résumé en français et un résumé en anglais ainsi qu'une liste
de mots-clés. Il comprend notamment les métadonnées nécessaires à la description, la gestion, la diffusion et
l'archivage de la thèse, conformes à la recommandation nationale TEF (thèses électroniques françaises).
Si le jury a demandé l'introduction de corrections dans la thèse, le nouveau docteur dispose d'un délai de trois
mois pour déposer sa thèse corrigée sous forme électronique.
Article 25
L'établissement de soutenance procède au dépôt de la version validée de la thèse dans ses formats de diffusion et
d'archivage, ainsi que du bordereau électronique, dans l'application nationale Star, gérée par l'Agence
bibliographique de l'enseignement supérieur, qui assure les fonctions suivantes :
1° Enregistrement du dépôt de la version de diffusion et de la version d'archivage de la thèse ainsi que de ses
métadonnées ;
2° Signalement dans le catalogue Sudoc ;
3° Attribution d'un identifiant permanent ;
4° Envoi de la version d'archivage, y compris dans le cas d'une thèse non diffusable, au Centre informatique
national de l'enseignement supérieur ;
5° Le cas échéant, à la demande de l'établissement, envoi des métadonnées ou de la version de diffusion de la
thèse vers les sites désignés par celui-ci.
Sauf si la thèse présente un caractère de confidentialité avéré, sa diffusion est assurée dans l'établissement de
soutenance et au sein de l'ensemble de la communauté universitaire. La diffusion en ligne de la thèse au-delà de
ce périmètre est subordonnée à l'autorisation de son auteur, sous réserve de l'absence de clause de
confidentialité.
Titre V : DISPOSITIONS TRANSITOIRES ET FINALES
Article 26
Les écoles doctorales accréditées à la date de l'entrée en vigueur du présent arrêté le restent jusqu'à la prochaine
vague d'accréditations de l'établissement dans lequel elles sont constituées.
Article 27
Les dispositions de l'article 19 de l'arrêté du 5 juillet 1984 relatif aux études doctorales et l'arrêté du 4 décembre
1984 fixant les mesures transitoires relatives aux inscriptions en doctorat d'Etat sont abrogés à compter du 1er
septembre 2018.
Article 28
A modifié les dispositions suivantes :
Abroge Arrêté du 3 septembre 1998 (VT)
Abroge Arrêté du 3 septembre 1998 - art. 1 (VT)
Abroge Arrêté du 6 janvier 2005 (VT)
Abroge Arrêté du 6 janvier 2005 - art. 1 (VT)
Abroge Arrêté du 7 août 2006 (Ab)
Abroge Arrêté du 7 août 2006 - TITRE II : DOCTORAT. (VT)
Abroge Arrêté du 7 août 2006 - TITRE Ier : ÉCOLES DOCTORALES. (VT)
Abroge Arrêté du 7 août 2006 - art. 1 (VT)
Abroge Arrêté du 7 août 2006 (Ab)
Abroge Arrêté du 7 août 2006 - TITRE II : DÉPÔT SUR SUPPORT PAPIER. (VT)
Abroge Arrêté du 7 août 2006 - TITRE III : DÉPÔT SOUS FORME ÉLECTRONIQUE. (VT)
Abroge Arrêté du 7 août 2006 - TITRE Ier : DISPOSITIONS GÉNÉRALES. (VT)
Article 29
Le présent arrêté entre en vigueur à compter du 1er septembre 2016.

Article 30
La directrice générale de l'enseignement supérieur et de l'insertion professionnelle est chargée de l'exécution du

présent arrêté, qui sera publié au Journal officiel de la République française.
Fait le 25 mai 2016.
La ministre de l'éducation nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche,
Najat Vallaud-Belkacem
Le secrétaire d'Etat chargé de l'enseignement supérieur et de la recherche,
Thierry Mandon
SCIENTIFIC INTEGRITY CHARTER
AT THE UNIVERSITY OF MONTPELLIER
1
CONTENTS
Title 1. Good pratices in scientific integrity .......................................................................................... 3

1.1. Objectives ................................................................................................................................ 3
1.2. Definitions ................................................................................................................................ 3
1.2.1. Scientific integrity ........................................................................................................................................... 3
1.2.2. Situation of conflict of interest......................................................................................................................... 4
1.2.3. Concerned research activities ........................................................................................................................ 4
1.2.4. Concerned people .......................................................................................................................................... 4
1.3. Principles of scientific integrity that drive the research policy at the University ...................... 5
1.3.1. Intellectual integrity ........................................................................................................................................ 5
1.3.2. Honesty................................................................................................................. Erreur ! Signet non défini.
1.3.3. Respect of rights and ethics ........................................................................................................................... 5
1.3.4. Objectivity, independence and impartiality ...................................................................................................... 6
1.4. Mission on scientific integrity and conflitcs of interest ............................................................. 7

Title 2. Final provisions ........................................................................................................................ 7
2.1. Diffusion ................................................................................................................................... 7
2.2. Charter application .................................................................................................................. 7
2.3. Charter entry into force ............................................................................................................ 7
Preamble
The University of Montpellier (UM) houses a community of researchers who work in different scientific
fields and who share the mission of producing high quality research based on common key values of
ethics and scientific integrity.
The attachment to these higher values can be measured at each step of the research process, from
the development of a basic or applied research project, to its valorisation, and knowledge sharing and
dissemination.
Scientific research is going through major changes, such as its internationalization and the use of
digital technology as well as the pressure of research evaluation, the need to publish and the
selectivity of research project funding. Therefore, research actors are confronted with situations that
are more complex than in the past.
UM is placed at the heart of society, as a vector of innovation and progress, and has relations with
public- and private-sector partners for funds.
Therefore, UM wants to promote the implementation of transparent and responsible scientific
practices, based on the respect of the values and basic principles of scientific integrity.
The wording of these values and principles stems, mainly, from the French law n° 2016-483 of 20 April
2016 concerning the code of ethics and the rights and obligations of civil servants (déontologie et aux
droits et obligations des fonctionnaires), from the European Charter for Researchers, and the
Singapore Statement on Research Integrity, the European Code of Conduct for Research
Integrity published by the European Science Foundation, the Global Research Council, and the
French National Charter on the code of ethics for research professions (Charte nationale de
déontologie des métiers de la recherché).
The values and principles promoted are in line with the principles of the European award «HR
Excellence for Researchers» and have their place in the framework given by the European
programme Horizon 2020 on research and innovation.
This Charter contributes to this ethical and responsible approach. It describes the rules and principles
for the conduct of honest scientific research.
Title 1. Good practices in scientific integrity

1.1. Objectives
This Charter has different objectives:
- to promote the fundamental values of ethics and integrity in scientific research, in the respect
of the current legal standards, usages and professional practices;
- to maintain the trust of third party individuals towards scientific research, through an attitude of
individual and collective responsibility;
- to prevent potential situations of scientific research integrity breach;
- to lead to the establishment of an efficient and fair internal procedure for handling the cases of
allegation of scientific integrity breach in the respect of the basic rights of all concerned
parties.
1.2. Definitions
1.2.1. Scientific integrity
In the present Charter, scientific integrity is defined as:
- the respect of the current legal standards, usages and professional practices in scientific
research;
- the intellectual integrity in the design and implementation of a research project and at all
stages of its development, of its diffusion and of its valorisation;
3
- the faithfulness in the access to sources, in quoting sources, in determining the intellectual
property, the anteriority and paternity of research works, in protecting, storing and using the
collected data;
- the respect of the rights of all people who contribute to the production of research works, and
the respect of all ethical principles during the conduct of research on human subjects and on
animals in basic or applied research and by taking into account the environment protection;
- the sound management of research funds and the guarantee of objectivity, independence and
impartiality towards the funding organizations and partners;
Scientific integrity engenders, for the people involved in research, an obligation of responsibility
concerning the trustworthiness of their activity.
1.2.2. Situation of conflict of interest
In the present Charter, conflict of interest designates any situations that could create, for a person who
is included in the field of application of the Charter (see 1.2.4), directly or indirectly (particularly by the
intervention of a third party, of a legal person), a conflict or a risk of conflict between his personal,
professional or financial interests and his obligations towards UM or funding partners, subject to the
application of specific legal provisions, derived, particularly, from the intellectually property laws, the
Code of conduct for research or any other special legal or regulatory status.
The existence of a conflict of interest compromises the exigence of objectivity, independence and
impartiality that are core values for people involved in research. It risks hampering the faith in and the
trustworthiness of the conduct of a research project. This concerns the used protocols as well as the
communicated results.
Independence is considered objectively as the absence of legal, statutory, contractual links that may
lead to subordination, while impartiality refers to the subjective absence of bias.
The conflict of interest can be real, when a person has a personal, direct or indirect, interest, of which
he should be aware and that, to a reasonably informed individual, is enough to call into question the
independence, impartiality or objectivity that should be displayed by that person when performing his
duties.
The conflict of interest can be apparent, when a person seems to have a personal, direct or indirect,
interest, of which he is or should be aware and that, to a reasonably informed individual, is enough to
call into question the independence, impartiality or objectivity that should be displayed by that person
when performing his duties.
The conflict of interest can be potential because a person may be at risk of having a personal, direct or
indirect, interest, of which he is or should be aware and that, to a reasonably informed individual, is
enough to call into question the independence, impartiality or objectivity that should be displayed by
that person when performing his duties.
1.2.3. Concerned research activities
In the present Charter, research activities refer to any activity of creation, development,
implementation of a project or of a work by carrying out basic or applied research, of diffusion and
transfer of knowledge or technologies, of protection, communication, and valorisation or evaluation of
a project.
All activities within UM that are associated with research training, creation and valorisation are also
concerned.
1.2.4. Concerned people
Hereafter, they are designed with the term «people involved in research». The present Charter is
applicable to:
- People employed by UM;

- People using UM;
- People housed in structures for which UM is the supervisory or co-supervisory authority.
4
1.3. Principles of scientific integrity that drive the research policy at Montpellier University
All people concerned by the present Charter (see 1.2.4) take the responsibility to act by respecting it in
full, while taking care to implement the legal legislative and regulatory standards, usages and
professional practices that are in force in the concerned research field.
They must also respect the principles stated hereunder because these principles feed UM scientific
policy concerning the necessity of scientific integrity.
1.3.1. Intellectual integrity
In the design of a research project and at any stage of its development, diffusion and valorisation, all
people involved in research, must maintain intellectual integrity and this translates, particularly, into
the obligation to:
- guarantee the transparency on the methods chosen for performing the research, on the
involvement of each person who contributes to the research and on how data are obtained,
used and stored;
- communicate in a trustworthy, faithful and open manner, on the used protocols and the
research results, objectively, and make them available and accessible, subject to, particularly,
the respect of the intellectual property rights and the provisions concerning confidentiality, in
compliance with the French national and European laws on the protection of private data
(European regulation on the protection of personal data);
- organize with care and transparency how the obtained and used data are archived and stored
(particularly, the practical modalities and the storage duration), as such that they can, if
needed, be verified (for instance, by using and storing laboratory books).
1.3.2. Honesty
In the design of a research project and at any stage of its development, diffusion and valorisation, all
people involved in research, must respect the requirement of honesty. This translates, particularly, into
the obligation to:
- guarantee the access to all sources;
- quote all sources consulted and used, with accuracy and care, including when they are
extracted from Internet, and to ask the author’ accord in the case, for instance, of an
unpublished document or work or when it is required by a legal or regulatory provision;
- ensure the determination of the intellectual property, the anteriority and paternity of the
research works and to agree to quote in the publication the name of all individuals who
contributed significantly to the research content and who assume the responsibility for that
work, in accordance with the current usages and good practices of the scientific community
and of the concerned research discipline;
- use plagiarism detection tools, notably before the doctoral thesis defence and interpret the
results in function of the current usage and good practices of the scientific community and of
the concerned research discipline.
1.3.3. Respect of rights and ethics
The present Charter clearly states that the knowledge progress through research must not prevail over
the individuals’ well-being and integrity.
Therefore, people involved in research must respect the rights of all individuals who contribute to the
production of the research work. This translates, specifically, into the obligation to:
- treat all collaborators with dignity, respect and courtesy, even when they express,
independently of the respective hierarchical positions, different opinions, and put in place
everything possible for handling any potential disagreement in an equitable manner;
- exclude all forms of discrimination based on age, sex, ethnical, national or social origin,
religion or belief, sexual orientation, language, disability, political opinion, social or economic
situation, at the moment of the recruitment or the supervision of collaborators;
5
- take all reasonable measures to assess the risks and dangers that could occur in the
framework of the conduct of a research project, and adopt all necessary precautions to protect
the health and safety of those who take part in the research, either by contributing to its
implementation or by participating as research subjects (particularly relative to the Helsinki
Declaration).
Researchers must adopt an ethical attitude while conducting research on human subjects and when
using animals in basic and applied research. This translates, particularly, on one hand into the
obligation of respecting human dignity and all the provisions relative to research on human beings by
requesting the opinion of an ethics committee and by scrupulously ensuring the respect of the
requirement of free informed consent, and on the other hand into the obligation of respecting the
regulations for animal experimentation.
Researchers must not disclose information of confidential nature and must protect personal data that
they might collect for the purpose of research, particularly when using biobanks that, in accordance
with the French law n° 78-17 of the 6 January 1978 on data protection and privacy (loi relative à
l’informatique, aux fichiers et aux libertés), must be declared to CNIL.
People involved in research must adopt an ethical attitude during the conduct of research that could
have an environmental effect, in the respect of the International Agreements on biodiversity, the
Nagoya Protocol on the access to the genetic resources and the fair and equitable sharing of benefits
arising from their utilization in the European Union and the European Regulation n°511/2014 of 16
April 2014 and its Rules for implementation (UE) 2015/1866 taken for its application within the
European Union and adopt, if applicable, preventive or corrective measures.
1.3.4. Objectivity, independence and impartiality
UM wants to guarantee the reliability of the research for which is responsible. To this aim, all people
involved in research must show objectivity, independence and impartiality.
Free, they should take their decisions objectively and without bias. This translates particularly into the
obligation, when they find or could find themselves in this situation, to:
- disclose and expose all (real or apparent) conflicts of interest or all risks of potential conflict of
interest to the funding organizations and partners;
- disclose and expose all (real or apparent) conflicts of interest or all risks of potential conflict of
interest to all organizations or institutions that might solicit their expertise in their domain of
competence.
According to the article 6 of the French law n° 2016-1691 of 9 December 2016 on transparency, fight
against corruption and modernization of economic life (loi relative à la transparence, à la lutte contre la
corruption et à la modernisation de la vie économique), a whistle-blower is a physical person who
discloses or highlights, in a selfless manner and in good faith, a crime or an offense, a serious and
manifest violation of an international agreement regularly ratified or approved by France, of an
unilateral act of an international organization taken on the basis of this agreement, of the law or
regulation, or a serious threat or damage for the general interest, of which such person had personally
knowledge.
According to the French law n° 2016-483 of 20 April 2016 relative to ethics and the civil servants’
rights and obligations (loi relative à la déontologie et aux droits et obligations des fonctionnaires), the
article 6 ter of the law of 13 July 1983 modified [in 2016] protects all civil servants who will reveal a
situation of conflict of interest concerning a third party or give a warning, within the meaning of the
article 6 of the law n° 2016-1691 of 9 December 2016. Such civil servants cannot be sanctioned or be
the object of (direct or indirect) discriminatory measures, for having reported or alerted about a
situation of conflict of interest, within the meaning of the article 6 of the French law
n° 2016-1691 of 9 December 2016, according to the whistleblowing conditions described in the article
8 of the French law n° 2016-1691 of 9 December 2016 relative to transparency, fight against
corruption and modernization of economic life.
However, the civil servant who will have witnessed or reported facts concerning a situation of conflict
of interest or any facts susceptible to lead to disciplinary sanctions, in bad faith, with the intention of
harming or with the knowledge, at least partial, of the inaccuracy of the facts that have been made
public or diffused exposes himself to the referral, by the UM President, to the competent disciplinary
office for university researchers/professors or for UM users and to the imposition of disciplinary
6
sanctions, and may also be liable to legal prosecution, because he exposes himself to the imposition
of the penalties described in the article 226-10 paragraph 1 of the French Penal Code.
1.4. Mission on scientific integrity and conflicts of interest

An advisor on scientific integrity is designed by the UM President, after suggestion by the Academic
Board and approval by the University Board.
He helps the Vice-President in charge of research with the procedure concerning the handling of
allegations of scientific integrity breaches within the UM.
He chairs the Advisory Board in charge of scientific integrity. The Advisory Board in charge of scientific
integrity is composed of three ex-officio members, a President and two assessors, after approval by
the Research Commission and then by the University Board.
The ex-officio members must be researchers/professors of the University or researchers affiliated to a
structure of which Montpellier University is the main supervisory authority.
They are helped by two experts, designed by the President of the Advisory Board in charge of
scientific integrity.
This Advisory Board has the mission of setting up the procedures for handling any allegation of
scientific integrity breaches.
The Advisor for scientific integrity can also be consulted when the Vice-President in charge of
research is solicited by another University or organization external to UM for taking part in an
investigation procedure concerning an allegation of scientific integrity breach.
Generally speaking, he can be consulted whenever a question on scientific integrity may arise.
Title 2. Final provisions

2.1. Diffusion
UM wants to promote a culture of scientific integrity in research, applicable to all research actors.
To this aim, it wishes that all people who contribute to activities of research, of training to and through
research and of valorisation, are involved in the diffusion of the present Charter.
UM makes sure that the provisions of the present Charter are accessible and diffused to all concerned
people and implements an information policy on scientific integrity. This information and this
awareness are communicated in all components by their director.
The Charter must be annexed to the internal rules and regulations of all structures associated with
research.
The heads of research groups, research structures, doctoral schools, technical facilities diffuse the
training and information on scientific integrity within their unit.
PhD students are made aware and follow a specific training course on the prevention of conflicts of
interest and on integrity in research.
All people involved in research (see 1.2.4) must learn about the regulations concerning scientific
integrity when involved in a process of creation, diffusion or valorisation.
The Charter does not replace the current legal and regulatory texts and the UM internal rules and
regulations; it completes these provisions.
2.2. Charter implementation

The Vice-President in charge of research oversees the application of the present Charter and its
updating.
2.3. Charter entry into force

The present Charter enters into force following its adoption by the UM Board on 30 January 2017,
after approval by the Academic Board.
It can be revised and modified following the same modalities.
I, undersigned …………………………………..declare to have read and understood and pledge to

respect the different provisions of the Charter for scientific integrity at UM.
Date and signature:
7
Civilité Prénom NOM Année universitaire
Notice explicative destinée aux Doctorants - transfert de données pour le signalement des thèses.
DÉCLARATION INITIALE DE LA THÈSE EN PREPARATION

Le portail des thèses, porté par l’Agence Bibliographique de l’Enseignement Supérieur, a pour
objectif de faciliter la synergie entre les acteurs des thèses en France. En fédérant l’accès aux thèses
françaises validées et en proposant un bouquet d’informations et de services, depuis le choix du
sujet de thèse jusqu’à la valorisation des travaux, il constitue un maillon de la valorisation de la
recherche française (http://www.abes.fr/Theses/Les-applications/theses.fr).
Il vise à donner sur le web un point d’entrée à toutes les thèses de doctorat en cours de préparation
en France, à toutes les thèses de doctorat soutenues en France, aux personnes et organismes en lien
avec ces thèses.
Cette base sera alimentée par un transfert automatique des informations relatives aux données
concernant votre thèse déclarées lors de votre (ré)inscription dans l’ADUM (nom, prénom, titre de la
thèse, école doctorale, spécialité doctorale, unité de recherche , Etablissement de cotutelle le cas
échéant, date de première inscription, mots clés, résumés).
Vous pouvez cependant refuser d'indiquer votre sujet de thèse dans http://theses.fr, mais ce défaut
enlèvera toute utilité à cette base et ne permettra pas de faire connaître le sujet de vos recherches.
Le signalement d'une thèse en préparation est une des bonnes pratiques utiles à la visibilité de
la recherche française. Il ne garantit pas une quelconque protection ou exclusivité sur le sujet
traité.
L'intérêt scientifique ou l'originalité d'un sujet déposé relève du dialogue entre le Doctorant et
son Directeur de thèse qui veille à ne pas proposer ou agréer un sujet déjà signalé.
L'ABES est un opérateur technique dans le signalement des thèses en cours. Par conséquent il
ne lui appartient pas de se prononcer sur l'intérêt scientifique d'un sujet déposé.
Nous attirons votre attention sur le fait que le réseau Internet présente des risques de capture, de
falsification et de détournement de finalité des données présentes sur un site. Afin de réduire ces
incidents, le responsable du site a mis en place des systèmes de protection permettant d'éviter que
les données soient modifiées, altérées ou diffusées de manière autonome.
Vous disposez, en application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux
fichiers et aux libertés, d'un droit d'accès et de rectification. Le droit d'accès vous permet de
vérifier les données vous concernant. Le droit de rectification vous permet de demander la
correction des informations vous concernant.
Le droit d’accès et de rectification prévu par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à
l’informatique, aux fichiers et aux libertés, s’exerce auprès de l’ABES : poster une demande sur le
guichet d’assistance : https://stp.abes.fr

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DIRECTION

 Initial training / Continuing training 5

FIRST REGISTRATION (1st YEAR) 11

Rules and regulations 11

ANNUAL REGISTRATION (2nd OR 3rd YEAR) 16

Rules and regulations 16

ANNUAL REGISTRATION (4th YEAR AND BEYOND) 19

Rules and regulations 19

 Law and Political Science (DSP) – ED 461

Research Units grouped according to the following research fields:

Continuing Education Office (SFC; Service de Formation Continue)

Opening times: Opening times:

Wednesday morning and Friday afternoon: closed to the public

Initial training / Continuing training

Initial training concerns:

Continuing training concerns:

The administrative registration is done by the Continuing Education Office.

These fees include:

Accepted payment methods:

The following payment methods are not accepted:

Employed PhD Non-employed PhD Student

The registration to the student

*On the 1st September of the concerned year.

Intellectual property / Scientific integrity / Confidentiality

The PhD Student:

Le doctorant ne pourra s’inscrire à l’Université de Montpellier qu’après la signature de la convention de

Another useful link for help with the administrative procedures:

The PhD Student:

RULES AND REGULATIONS

Article 11 of the decree of the 25 May 2016:

Doctoral thesis supervision

Article 16 of the decree of the 25 May 2016:

 The thesis Supervisor must be affiliated to the Doctoral School.

Full-time or part-time doctorate

Article 14 of the decree of the 25 May 2016:

Article 12 of the decree of the 25 May 2016:

Article 12 of the decree of the 25 May 2016:

THE PHD STUDENT

1. In the ADUM site:

At latest, four months after the registration:

 Checks and analyses the dossier.

THE DOCTORAL STUDIES OFFICE

For PhD Students in initial training:

For PhD Students in continuing training:

THE CONTINUING EDUCATION OFFICE

PhD Student must come to the appointment with a complete dossier.

RULES AND REGULATIONS

Annual registration renewal

Article 13 of the decree of the 25 May 2016:

Individual monitoring committee (IMC)

Article 13 of the decree of the 25 May 2016:

For PhD Students affiliated to the following Doctoral Schools:

CBS2 / EDEG / GAIA / I2S / SCB / SMH DSP / ED 58 / ED 60

THE PHD STUDENT THE PHD STUDENT

THE THESIS SUPERVISOR the complete dossier.

THE DOCTORAL SCHOOL THE DOCTORAL SCHOOL

For PhD Students in initial training:

For PhD Students in continuing training:

THE CONTINUING EDUCATION OFFICE

PhD Student must come to the appointment with a complete dossier.

RULES AND REGULATIONS

Article 14 of the decree of the 25 May 2016:

THE PHD STUDENT