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Mapear processos nas transportadoras

Para começar, você conhece o conceito de processo e o que


ele significa?
Processos são uma série de ações relacionadas e práticas que
recebem entradas de recursos. Estes são utilizados e
convertidos em saídas, o que nos faz entender que os
processos acontecem sempre quando ocorre mudança na
informação inicial. Assim, o resultado é diferente quando os
procedimentos são finalizados.
Esquematizar e otimizar os procedimentos internos depende do
conhecimento profundo de todas as informações importantes.
Mapear processos nas transportadoras tem o objetivo de
encontrar os principais problemas internos e solucioná-los
sempre pensando na qualidade do serviço de transporte.
Além disso, é importante conhecer as falhas que precisam ser
resolvidas e ressaltar os acertos.
Processos padronizados e enxutos são essenciais para a
conquista de resultados melhores. O mapeamento permite que
o fluxo de atividades e informações ocorram de forma
sincronizada.
O acompanhamento permite conhecer todas as atividades
realizadas do inicio ao fim e prever situações que poderiam
prejudicar a operação.
Agilizar processos é um grande desafio para entregar o melhor
serviço e vencer a concorrência, o que só é possível ao mapear
processos nas transportadoras.
Contudo, a empresa não pode deixar de analisar a
concorrência e tentar entender suas estratégias. Mapear
processos nas transportadoras junto a melhoria contínua
possibilita criar um diferencial de mercado e satisfazer o
consumidor.

Benefícios de mapear processos nas


transportadoras
A esta altura você já entendeu que mapear processos nas
transportadoras e avaliar os procedimentos internos é
importante e faz parte de uma estratégia de sucesso.
Entretanto, você já conhece os principais benefícios? Caso
não, apresentamos os principais resumidamente na lista a
seguir:

 Detecta falhas de maneira mais precisa e as corrige;


 Identifica melhorias e oportunidades para o setor de
transporte;
 Aumenta a produtividade;
 Facilita as atividades dos gestores;
 Estabelece checklists;
 Redefine responsabilidade e, até mesmo, funções;
 Elemina as ações desnecessárias;
 Otimiza o tempo dos colaboradores;
 Identifica quais profissionais precisam de atualização;
 Incentiva a execução das atividades com agilidade e a
criação de estratégias;
 Implementa mudanças positivas nas rotinas;
 Define os padrões dos processos de gestão e
operacionais;
 Reduz desperdício de tempo, materiais, custos e
recursos.

Com estas vantagens, sua empresa consegue ampliar a


qualidade e o alcance dos seus serviços. O conhecimento
interno é a melhor arma contra a ineficiência e falta de
organização nos processos.
Mapear processos nas transportadoras e analisar todo o
sistema da transportadora e o fluxo de informações ajuda o
empreendedor a ter um olhar crítico sobre suas decisões e
ações.
Com isso, a transportadora será modernizada e oferecerá a
melhor experiência ao consumidor. Assim, abrem-se
oportunidades de conquistar mais o mercado de transporte e a
fidelização de quem já é cliente.
As vantagens conquistadas influenciam o setor administrativo e
financeiro, os colaboradores, o atendimento e todos os outros
departamentos das transportadoras.
O mapeamento de processos permite que as
transportadoras:
 Estabeleçam o que acontece e por quais motivos;
 Meçam a qualidade dos processos atuais;
 Reúnam informações importantes para compreender a
origem dos desperdícios;
 Entendam como os processos afetam os clientes;
 Criem processos novos e aperfeiçoem os que já existem;
 Reduzam ou eliminem a ineficiência;
 Aumentem o desempenho.

Como evitar os erros ao fazer o


mapeamento
É muito fácil ter insucesso ao mapear processos nas
transportadoras pela dificuldade de detectar o que afeta o bom
desempenho. Os erros mais comuns que podem acontecer
são:
Aplicar mapeamento de processos inapropriados – cada
processo deve ser mapeado adequadamente e envolver
metodologias que sejam alinhadas com o que está sendo
realizado.
Esquecer de melhorar o negócio – não lembrar que o
objetivo do mapeamento dos processos é aperfeiçoar a
empresa, não apenas desenhar processos perfeitos, mas que
não refletem a realidade.
Não ter foco e desconsiderar fatores externos – não deixe
de fazer uma análise preliminar para detectar as áreas das
transportadoras que tenham mais ineficiência. Os processos
nestes departamentos podem ser afetados por problemas
causados por diversos motivos que estão além da empresa.

Como fazer o mapeamento dos processos


Agora que você entendeu melhor os benefícios de mapear
processos nas transportadoras, podemos apresentar as boas
práticas para garantir as mudanças necessárias que precisarão
ser aplicadas na transportadora.
Apesar de ser uma tarefa complexa, você se surpreenderá com
as mudanças simples que fará para conquistar grandes
resultados, alcançar metas e melhorar o setor de atuação.
Aprimorar a execução das atividades deve ser a primeira coisa
em mente ao começar a mapear processos nas
transportadoras.
O resultado desta mudança de mindset é uma nova
configuração no pensamento da gestão e dos colaboradores.
Este alinhamento na equipe incentivará uma nova postura,
mais comprometida e interessada.
Prepare-se para começar a mapear processos nas
transportadoras com o passo a passo a seguir!
1 – Acompanhe o andamento de cada processo
Neste momento inicial, você deve estudar as rotinas de
trabalho e anotar todos os passos realizados ao mapear
processos nas transportadoras. É importante anotar as falhas
que aconteceram ao longo do dia e quais recursos faltaram
para a execução de algumas atividades.
A visão detalhada das atividades permite que as melhorias
sejam aplicadas de forma simples e prática. Algumas vezes,
uma pequena modificação num processo conseguirá um
grande aumento na eficiência.
Isto posto, no momento de acompanhar a execução das
tarefas, você deverá analisar algumas particularidades, como:

 As entradas e as saídas de informações nos sistemas;


 Fornecedores;
 Métodos de trabalho;
 Tecnologia;
 Colaboradores;
 Gastos com combustível;
 Rotas realizadas;
 Problemas no percurso;
 Principais clientes e demandas.

2 – Crie um fluxograma dos processos


Após finalizar o acompanhamento dos processos você deve
parar um pouco para organizar as informações em um
fluxograma.
Tenha cuidado nesta etapa para que nada falte e o desenho
reflita a realidade dos processos. Mas, como criar um
fluxograma?
Entenda os objetivos estratégicos da organização – pode
ser que alguns processos nas transportadoras sejam
desnecessários e cabe a você selecionar o que realmente
importa. Conheça e entenda os procedimentos que trarão os
resultados esperados, como a redução de custos.
Descubra se o processo pode ser inserido nos demais – os
procedimentos não podem ser criados e inseridos sem que se
relacionem com os outros existentes. Tenha uma visão geral e
identifique como cada mudança ou novo processo pode ser
inserido.
Envolva toda a equipe – não deixe ninguém de lado para
evitar que informações vitais fiquem de fora. Qualquer detalhe
omitido fará toda a diferença na criação do fluxograma. Além
disso, podem existir pessoas que, ao não participar dessa
etapa, alegarão que seu ponto de vista é diferente do resultado
alcançado.
Compartilhe esse fluxograma com toda a sua equipe e peça
que avaliem se há alguma falha, se algo falta ou se precisa ser
incluído.
3 – Detecte as falhas e erros
A padronização facilita a detecção de problemas no andamento
das atividades, pois qualquer coisa fora de ordem terá muito
destaque.
É importante procurar vulneráveis e pontos fracos e saber qual
o momento que ocorrem.
Com estas informações você terá condições de levantar as
causas dos problemas da mesma maneira que será possível
suprimir os erros.
Mapear os processos nas transportadoras permite empregar a
uniformidade e padronizar todas as atividades dos
colaboradores.
Assim, encontrar onde melhorias devem ser realizadas é ainda
mais rápido, o que evita problemas com manutenção corretiva.
Para finalizar você deve apontar os gargalos reconhecidos na
análise e criar um plano de ação a fim de corrigir as falhas.
4 – Descubra oportunidades
As oportunidades de melhorias podem ser encontradas durante
o mapeamento, pois é muito importante maximizar os
resultados.
Ao mapear os processos nas transportadoras, você pode
analisar a realidade do seu cotidiano e identificar as
oportunidades necessárias para transformar a transportadora e
ser um grande diferencial competitivo.
Preste muita atenção e apure seus olhos e ouvidos para
entender tudo o que pode ser mudado e aperfeiçoado.
5 – Refaça os processos e execute as mudanças
necessárias
Após mapear os processos nas transportadoras, esta é a etapa
de colocar a mão na massa e refazer os procedimentos para
implementar as mudanças.
Readeque o fluxograma e atualize cada alteração,
compartilhando com os colaboradores.
O engajamento de toda a equipe é essencial para o triunfo de
cada ajuste e modificação realizada.
O novo desenho dos processos precisa ser acompanhado dos
benefícios para que todo mundo entenda a razão dos ajustes e
não se sinta desconfortável.
Contudo, você e o time precisam monitorar os resultados para
saber se as alterações surtiram efeito. Mantenha o canal de
comunicação aberto para receber feedbacks e continue
experimentando e mudando o que precisar.
Uma transportadora precisa atuar com alta performance e, por
isso, os profissionais devem investir em estratégias para trazer
mais produtividade.
Mapear processos nas transportadoras é primordial para a
evolução da área e proporciona benefícios que refletem na
relação com os clientes, colaboradores e fornecedores.
6 – Crie e formalize as instruções
Quando os ajustes são estabelecidos você deve registrar em
um documento denominado “Instruções de Trabalho”.
Assim, a empresa terá um tipo de “guia de processos” e todos
os colaboradores saberão quais procedimentos devem realizar.
Por isso, deixe cópias disponíveis nos diferentes setores da
transportadora, na rede interna ou envie por e-mail. Além disso,
certifique-se que todo mundo leia as instruções e entenda
quais foram as mudanças e o que deve ser feito.
Informe a todos que o documento é oficial e o que foi
estabelecido nele deve ser realizado.
A padronização é a melhor forma de conquistar melhorias e o
desempenho dos procedimentos internos, com redução de
custos!

O que fazer depois de mapear os


processos nas transportadoras?
Terminada a fase de mapear, você perceberá diversas
oportunidades que existem para transformar a empresa.
Você e sua equipe, após verem as melhorias no dia a dia,
perceberão mais coisas para ajustar e continuarão com esse
hábito.
Para isso, é importante garantir que todo o esforço tenha
continuidade e que nada seja deixado de lado. Assim, a
organização iniciará uma fase de qualidade e excelência na
gestão.
O trabalho nunca acabará, pois você precisará mapear os
processos das transportadoras, acompanhar os resultados e
fazer avaliações periódicas dos procedimentos.
Esta será uma etapa sem fim em que você precisará de muita
atenção visando a conquista da eficiência e aumento da
produtividade.
Os processos devem ser monitorados sempre, utilizando
métodos mais adequados. Além disso, você deve definir
indicadores de desempenho para avaliar cada procedimento.
Toda a equipe precisa conhecer e entender os novos
processos. Assim, todos se sentirão responsáveis pelo sucesso
da transportadora, o que servirá como uma excelente forma de
motivação.
Você entendeu o quanto mapear processos nas
transportadoras é decisivo para manter a empresa competitiva?
Para completar este momento de transformação e busca por
qualidade, busque soluções tecnológicas, como o Praxio
Globus.
Reduza seus custos e controle o fluxo de entregas e coletas,
além do frete e outros procedimentos que envolvem o
transporte de cargas.