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Pour mener à bien notre rapport nous nous intéressons à la manière dont le
compte caisse est tenu dans une entreprise. En d’autres termes combien de
caisses existe-t-il au PMUG et comment sont tenues ces caisses en particulier
celle de Libreville ?
Dans cette section il est question pour nous de présenter l’historique et les
produits commercialisés au PMUG.
a- Le Quinté +
C’est un type de jeu qui a été créé en juillet 2007 par la Direction
Générale. Ce jeu se joue tous les jours, il consiste à désigner cinq chevaux d’une
même course en précisant leur ordre de classement à l’arrivée.
b- Le Quarté
C’est une course qui existait d’abord par le passé après plusieurs années de
cessation, elle est revenue depuis janvier 2016. Cette course se joue tous les
jours avec report tous les mardis. Ce type de jeu consiste à aligner quatre
chevaux.
2sur5 : c’est un jeu de deux chevaux, ces deux chevaux sont parmi les
cinq de l’arrivée quel que soit l’ordre. L’enjeu de base est de 300f
CFA. Il se joue en une combinaison simple, élargie, ou en un champ
réduit ou partiel ou encore en champ total.
a- Le Conseil d’Administration
Le Conseil d’Administration est l’organe supérieur de l’entreprise. Il
dirigé par un Président du Conseil d'Administration. Ses missions sont d’orienter
la politique générale de l’entreprise, promouvoir les ressources humaines et
augmenter et diminuer le capital de l’entreprise.
b- La Direction Générale
La Direction Générale du PMUG est basée à Libreville, elle a pour
mission de coordonner et superviser les activités de l’entreprise. Le Directeur
c- La Direction Financière
Cette Direction du PMUG est dirigée par un Directeur financier qui a pour
rôle de superviser toutes les transactions financières effectuées au sein de
l’entreprise. Elle comprend le Service Comptabilité et le Service caisse.
e- La Direction Administrative
Elle est cette direction qui a une très large influence dans l’entreprise. Le
Directeur Administratif a sous son autorité, le Service des Ressources
Humaines, le Service paie, le standard, les relations avec la CNSS, celles avec
les mutuelles de santé et les assurances et les assurances. Elle s’occupait de la
cohésion des différents services de l’entreprise. Mais cette tâche est désormais
réservée au service Ressource Humaines.
f- La Direction de la communication
Elle est chargée du montage et du suivi des opérations publiques et
relation presse, afin de développer au sein de l’entreprise la création, la qualité
de la cohérence des formes et contenus de communication interne et externe, en
accord avec la stratégie fixée par la Direction Générale. Ainsi, cette direction a
pour mission de : concevoir le programme des courses destinées aux parieurs,
regrouper les informations hippiques mais également s’occuper de la création,
de la publicité, et des spots, rédiger le journal de l’entreprise, créer des
maquettes, présenter les émissions télévisées et radio et enfin réaliser des
reportages.
g- La Direction Commerciale
Elle a à sa tête un Directeur Commercial et un Directeur commercial
Adjoint, elle a pour mission d’établir les politiques commerciales en vue
d’accroître les ventes et élaborer des stratégies permettant à l’entreprise
d’atteindre ses objectifs. Quatre services sont rattachés à cette direction, le
service marketing, commercial, et le service logistique. Ces services travaillent
en étroite collaboration avec la direction communication et des relations
extérieures.
i- La Direction technique
Elle est sous la gérance d’un Directeur Technique, elle gère et assure
également la cohésion entre les différents services ci-après :
Nous examinons dans cette section comment le service dans lequel nous
avons passé notre stage est structuré et les différents pools qui le constituent ce
service.
a- Le pool caisse
Le pool caisse est éclaté de façon à tenir compte de la couverture du
réseau PMUG à Libreville et à l’intérieur du pays. Cependant dans le but de
mieux suivre toutes les entrées et les sorties d’espèces, le pool caisse est divisé
en deux à savoir une caisse pour le compte de Libreville et d’autres pour les
provinces. Ainsi nous distinguons les caisses de :
Libreville ;
Port-Gentil ;
Franceville ;
Oyem ;
Lambaréné ;
Mouila ;
Koula-Moutou ;
Makokou.
La caisse de Libreville est quotidiennement tenue au siège de l’entreprise qui est
basé à Libreville. Par ailleurs, les caisses des différentes provinces sont
régulièrement expédiées à Libreville tous les dix (10) jours. Chaque province
tient deux caisses, une caisse course et une caisse fonction. La caisse course est
celle qui enregistre toutes les recettes et les dépenses liées aux courses et la
caisse fonctionnement ou d’exploitation est réservée essentiellement pour
supporter les charges de l’entreprise. Ces informations sont toutes regroupées
dans un document appelé contrôle de caisse. Nous retrouvons à l’intérieur de ce
document :
b- Le pool banque
Les opérations de banque sont composées essentiellement des règlements des
fournisseurs, des parieurs gagnants lorsque la cagnotte est à partir de trois
millions de francs CFA (3.000.000 F CFA). Il y a aussi des règlements qui se
font par virement bancaire. Aussi, le PMUG détient plusieurs comptes bancaires
répartis dans diverses institutions financières dans chaque province.
c- Le pool Immobilisation
Ce pool s’occupe de la gestion des immobilisations de l’entreprise. En effet,
lorsque l´entreprise acquiert une immobilisation pour l’exploitation de son
activité, ces immobilisations entrent dans le patrimoine de l’entreprise. A cet
effet, ils sont enregistrés d’abord dans le journal achat ensuite dans le journal
des immobilisations. Par ailleurs, certaines des immobilisations acquises sont
amorties lorsqu’elles ont une valeur supérieur ou égale à cinq cent mille
(500.000F) CFA.
d- Le pool achat
Comme tous les autres, le pool achat est centralisé au siège de Libreville.
Il s’occupe de la comptabilisation des factures de l’entreprise. Ce pool travaille
en étroite collaboration avec la Direction des achats pour vérifier la conformité
entre les marchandises commandées et celles livrées, ou encore les services
vendus par les prestataires.
Dès notre arrivée au Pari Mutuel Urbain Gabonais abrégé PMUG, nous
avons été affectés au service comptabilité. En effet nous avons passé un stage de
trois mois, durant cette période de stage, nous avons pris connaissance du
service comptabilité mais également de la structure et quelques membres du
personnel dans le but de nous familiariser avec tout ce qui se fait pour une
meilleure intégration. Par ailleurs, nous avons effectués plusieurs tâches compte
tenu de notre formation.
La date d’acquisition ;
Outre ces tâches annoncées plus haut, lors de notre stage au Paris Mutuel
Urbain Gabonais (PMUG), nous faisions aussi l’établissement des chèques
gagnants. Notons d’abord qu’il existe deux types de chéquiers gagnants au
PMUG à savoir le chéquier barrer et le non barrer. Le chèque non barrer est un
chèque dont la disponibilité est immédiate c’est-à-dire que le parieur gagnant
peut réclamer le montant de son chèque en espèce en s’adressant à l’agence
bancaire de l’entreprise. Il peut ainsi être payé au guichet de la banque sous
forme d’argent liquide présentant sa carte d’identité nationale.
Quant au chèque barré, c’est un chèque qui ne peut être encaissé que par
une banque c’est-à-dire que le gagnant pourra ensuite s’en servir librement mais
l’endossement devra obligatoirement passé par le compte d’une banque. Donc,
lorsqu’il y a des parieurs qui remportent la cagnotte et celle-ci devrait être
supérieur ou égale à trois millions (3.000.000) de francs CFA, un agent de la
caisse nous apporte un formulaire contenant des informations sur le ou les
gagnants pour nous permettre d’établir les chèques. Après l’établissement des
chèques, ils sont classés dans un parafeur pour leur signature chez le Directeur
Général. Lorsqu’ils sont signés, nous les déposons au service caisse qui, eux
s’occupe de leur règlement.
a- La vie en entreprise
Par ailleurs, les employés du service dans lequel nous avons passé la plupart de
notre temps travaillent dans une bonne ambiance. En effet, l’atmosphère au sein
de ce service est très chaleureuse et bienveillante ce qui facilite le travail en
équipe. Nous avons ainsi constaté que la hiérarchie des fonctions au sein du
PMUG est bien respectée dans les rapports entre les employés et les chefs,
favorisant ainsi la performance de l’entreprise mais aussi de chaque service
pourquoi pas de chaque employé dans l’exécution de leurs tâches.
Nous avons rencontré peu de difficultés lors de notre stage. En effet, nous avons
su rapidement nous adapter à l’environnement de l’entreprise et nous avons su
gérer les missions qui nous avons été confiées. Par contre, les premiers jours ont
été un peu difficiles car ce n’était pas facile d’aborder des nouvelles personnes
que nous rencontrions pour la première fois mais au fil du temps nous avons su
nous intégrés.
Dans cette partie, il est question de présenter les généralités sur la caisse et de
montrer comment elle se tient au niveau du Pari Mutuel Urbain Gabonais
(PMUG) Libreville d’une part et d’autre part faire une analyse.
Chapitre 3 : Généralités sur le fonctionnement de la caisse du PMUG
Libreville et traitement des opérations de caisses
Dans cette section il est question de voir de façon brève des rappels théorique
sur la caisse.
a- Définitions de la caisse
La caisse est l’endroit où est entreposé de l’argent en espèce que l’entreprise
possède. Elle peut-être aussi définie comme étant un ensemble d’éléments qui se
présentent sous la forme de supports (en papier ou informatique) qui retrace les
opérations d’une journée, d’une semaine ou d’un mois, on parle ainsi de caisse
journalière, hebdomadaire ou mensuelle. Elle doit être scellée, l’argent
disponible dans celle-ci ne sert qu’à financer les dépenses de faibles montants.
Ainsi nous disons que lorsque l’entreprise possède une caisse, cela lui sert à
subvenir aux dépenses quotidiennes correspondantes à ses besoins de court
terme.
De plus, la caisse est une disponibilité au bilan au même titre que le compte
banque et certaines valeurs mobilières de placements par conséquent elle
constitue donc une part élémentaire de la trésorerie. En outre, elle se détermine à
travers la trésorerie par le versement des espèces et les remises de chèque par
cette assertion, nous pouvons dire que la caisse représente l’argent liquide
conservé à l’intérieur de l’entreprise auquel on associe un ensemble de supports
qui justifient les transactions qui ont été effectuées pendant une période donnée.
Elle est utilisée pour les petites dépenses qui ne peuvent pas être réglées par
chèque afin de faciliter et accélérer le traitement des opérations de faibles
valeurs.
Par ailleurs, l’avantage d’une comptabilité de caisse est qu’il n y a pas de charge
et produits à calculer c’est pourquoi elle se réfère uniquement aux encaissements
et décaissement qui sont engendrés par des justificatifs. En plus, la caisse n’est
débitée que lors de sa création ou lors de son approvisionnement en revanche,
elle n’est crédité que lors d’une diminution ou de sa fermeture
b- Les caractéristiques de la caisse
Une caisse est caractérisée par les supports suivants : le journal caisse, les pièces
caisse, le brouillard de caisse, la liste des transactions, les encaissements et
décaissements.
Le brouillard de caisse
C’est un document qui sert à noter les opérations comptables au fur et à mesure
qu’elles se présentent et qui seront enregistré ultérieurement dans les livres
comptables.
Le journal caisse
Le journal caisse ou le livre de caisse est un support qui permet de noter
l’ensemble des transactions (encaissements et décaissements en espèces)
effectuées durant une période. Il peut se présenter sous la forme d’un fichier
numérique ou physique. Sa tenue est une obligation pour toute entreprise qui
réalise des sorties d’argent en espèce et des entrées en espèce également.
Les encaissements
Les encaissements regroupent les opérations effectuées par l’entreprise, générant
des recettes qui constituent des entrées d’espèce dans le compte caisse ainsi ils
permettent à l’entreprise d’honorer ses différents engagements par rapport à ses
tiers.
Les décaissements
Les décaissements sont considérés comme toutes les opérations réalisées par
l’entreprise pendant une période donnée dans l’exploitation de ses activités, ces
opérations aboutissent à des sorties de liquidité.
1.2- La notion de caisse des provinces
Le PMUG étant une entreprise commerciale dont l’activité principale est la prise
de pari sur la course des chevaux a une particularité dans la gestion de son
compte caisse. Pour un meilleur suivi de caisse, la caisse du PMUG est divisée
en deux de façon générale à savoir une caisse Libreville et une caisse pour
chaque ville dénommée caisses provinces. Par ailleurs, la caisse province est
scindée en deux types de caisse notamment la caisse course et caisse
fonctionnement.
Le paiement de course ;
Elle se présente sous la forme d’un support physique mais aussi en fichier
numérique retraçant tous les mouvements d’entrées et sorties d’espèce de la
semaine ou du mois appelé livre de caisse ou journal de caisse.
En ce qui concerne le traitement comptable de la caisse course il se fait à
Libreville comme toutes les autres courses par le comptable en charge des
caisses courses et fonctionnement.
Selon le nouveau plan comptable OHADA, le PMUG ayant structuré son plan
comptable selon sa convenance de manière à identifier ses comptes par un
numéro et un intitulé pour permettre l’enregistrement de ses écritures
comptables. Sur ce plan comptable, la caisse course de chaque ville est rattachée
à un numéro de compte pour faciliter le traitement comptable.
b- La caisse fonctionnement
Dans le but d’avoir une meilleure clarté concernant la gestion des caisses de
provinces, le PMUG a mis en place une caisse spéciale pour ses besoins, c’est la
caisse fonction. En effet, cette caisse encore appelé caisse d’exploitation est la
caisse qui permet à l’entreprise de faire face à ses dépenses quotidiennes parmi
lesquelles nous pouvons trouver quelques-unes à savoir :
L’achat du carburant ;
c- Le contrôle caisse
Le contrôle de caisse est effectué pour s’assurer que le montant physique
disponible dans la caisse correspond au solde du journal de caisse. Il est réalisé
en province avant chaque course et de manière journalière. C’est un contrôle qui
consiste à vérifier le solde de compte avec les espèces qui sont dans le coffre de
l’entreprise et au PMUG, il est réalisé uniquement pour la caisse course compte
tenu de la vente de tickets. C’est le caissier qui est chargé d’établir ce contrôle
de caisse sous support physique et de l’expédier à la comptabilité du PMUG
Libreville. Cette fiche se présente comme suit : ( cf annexe 4)
Le PMUG de Libreville tient par contre une seule caisse c’est à dire qu’il n’y a
pas de différence entre la caisse course et celle réservée aux charges de
l’entreprise. Au niveau de la caisse de Libreville, le traitement des opérations de
caisse suit une démarche bien précise. A cet effet, dans cette section nous
décrivons le schéma de traitement de la caisse du PMUG Libreville et nous
montrons comment sont comptabilisées les opérations de caisses.
Toutes ces pièces représentent les justificatifs des opérations effectuées pendant
une journée et pendant un mois.
Lorsque nous rangeons les pièces, elles sont rangées d’abord par nature de
l’opération qu’elle justifie, ensuite par date, dans ce cas elles sont rangées de la
plus ancienne à la plus récente afin de faciliter leur traitement. Elles sont aussi
classées par ordre numérique c’est-à-dire que nous les rangeons en fonction du
numéro inscrit sur la pièce.
En ce qui concerne les numéros de compte, les numéros utilisés sont ceux du
plan comptable de l’entreprise claqué sur celui du système comptable OHADA.
Ce plan comptable permet de normaliser la comptabilité de l’entreprise.
Cependant comme toute entreprise, le PMUG à son propre plan comptable
OHADA ayant les mêmes racines que celui du plan comptable OHADA, ces
numéros de compte contiennent huit chiffres.
Après avoir mis les numéros de compte, nous faisons une imputation analytique
pour les comptes de charges. Cette imputation analytique est un code conçu par
le PMUG pour la répartition des charges en vue de spécifier la charge qui
revient à une agence. Au PMUG chaque ville à un code analytique qui lui est
spécifique.
Exemple : PMUGLBV
PMUGPOG
PMUGMLA
PMUGOYE
PUMGFCV
PMUGMKK
PMUGKLM
PMUGLBN
PMUGTCHIB
La caisse de Libreville est différente de celle des provinces car il n’y a pas de
séparation de caisse entre la caisse course et fonctionnement. Cependant lors de
son traitement sur Excel nous retrouvons toutes les opérations effectuées
pendant le mois y compris toutes les courses. Toutefois, nous retrouvons lors de
la saisie des pièces de caisse sur Excel les éléments suivants : le code journal, le
numéro de pièce, le numéro de facture, la référence, le numéro de compte
général, le numéro de compte tiers, le libellé, le débit et crédit et la section
analytique.
Ainsi, après le traitement qui se fait sur Excel vient la phase d’importation dans
le logiciel SAGE 100 comptabilité, c’est une méthode de comptabilisation
adoptée par le Directeur financier du PMUG dans le but de gagner en temps et
d’alléger la tâche aux comptables chargés des caisses car autrefois, les caisses
étaient saisies directement dans le logiciel et cela prenait du temps dans la
mesure où pour saisir la caisse d’un mois cela prenait à peu près deux mois voire
plus. Enfin, après la comptabilisation des écritures, toutes les pièces traitées sont
rangées dans les boîtes d’archives. Sur chaque boîte d’archive est inscrit le mois
et l’année des pièces de caisses pour faciliter la recherche en cas de besoin.
Exemple : Pour une recette réalisée le 15/01/2018 à Oyem par la course numéro
6654 et le 24/01/18 la course 6662 a été enregistré dans la ville de Franceville.
L’enregistrement comptable est le suivant :
NB : Notons que les recettes réalisées dans les villes de Bitam et Mitzic sont
versées à Oyem.
Durant le temps que nous passé au PMUG, nous avons remarqué que cette
entreprise ne possède pas un service de contrôle interne qui se chargera
d’évaluer le fonctionnement de l’entreprise et de proposer des axes
d’amélioration à la Direction Générale. Le contrôle interne se chargera de
vérifier et analyser les comptes de l’entreprise afin de déceler les anomalies liées
dans le travail et de proposer des recommandations afin de résoudre le problème
mais aussi de lutter contre la fraude et le vol dans l’entreprise.
Enfin nous suggérons que le compte 58 doit être soldé après chaque
opération.
A travers ce chapitre, nous avons effectué une description du processus de
traitement des caisses tel qu’il en découle au PMUG.
Conclusion
Nous avons effectué un stage d’un mois au PMUG précisément service
comptabilité. Ce stage a été très enrichissant car il nous a permis d’acquérir une
certaine expérience professionnelle mais aussi renforcer nos connaissances sur
le plan académique. Par ailleurs au sorti de ce stage nous avons rédigé un
rapport sous la base d’un sujet relevé lors de notre séjour au PMUG.
Ainsi, l’objectif de cette étude est de contribuer à l’amélioration du processus
de traitement des caisses du PMUG. Pour ce faire nous avons utilisé une
démarche scientifique scindée en deux parties à savoir une partie où nous avons
fait une présentation de l’entité concernée et une description de nos tâches
effectuées. Enfin une deuxième partie dans laquelle nous avons traité notre sujet
d’étude.
Toutefois, lors de notre stage au PMUG nous avons fait quelques observations
que nous avions mentionné dans notre rapport en guise de remarques par la suite
qui nous a permis de formuler des suggestions qui peuvent être considérées
comme étant des outils d’aide à la décision.