Guideline of 3W Project Data Entry Form  

Introduction 
The Who does What Where (3W) database 
 is the one product that is universally agreed to be the most important priority for any co‐ordination activity. Knowing 
which organization (WHO) are carrying out which activities (WHAT) in which locations (WHERE) is essential if those 
organizations and activities are to be coordinated in a way that ensures that humanitarian needs are met. 
 
3W stands for:  
    

WHO ‐ Identity of organization undertaking the activity
    

WHAT ‐ Type of activity (eg. Cluster/Sector and Sub Sector) 
    

WHERE ‐ Location where activity is undertaken  
 
Why Is Who What Where Needed? 
• It presents an overview of the humanitarian response identifying gaps and duplications  
• Allows for drill‐down analysis to support detailed co‐ordination  
• It can assist with monitoring and evaluation, and reporting on the crisis 
• The archived information can be useful for subsequent reference, lessons learned, academic studies, etc 
 
How to Update the Existing Project Data 
Check every single line of the project data. 
Provide remarks in the Organiation's Remark Column (Column AB) – Remarks; 
1) New – new information added by organization 
2) Update – changes on the existing data (please highlight the column that you changed data in YELLOW) 
3) No Update – no changes on the existing data 
4) Delete – the project has never been implemented in the respective area after verification with your field offices. 
DO NOT DELETE if your agency executed the project in sometimes ago, please change your project status to 
"Completed".  
* Kindly note that MIMU will assume that the project data is fine to keep as it is if the Agency's Remark Column is 
blank. 
 
How to Add the New Project Data 
General Information 
‐ DO NOT rearrange the column. 
‐ Use ONLY ONE Line for each township or Village Tract or Village for individual sub sector 
‐ Make sure to enable Macros that you can see at the top of the worksheet. 
‐ MIMU has to release updated 3W data entry form for various reasons (eg. Adding new organizations/sub 
sectors/villages). If you have already populated the data in the old form, please copy and paste (paste by value 
and number) into the new form. 
‐ If you would like to delete something in the project data entry form, do use “clear content” instead of using 
“delete”.  If you use delete command, all formula in the cell you deleted is also loss. 
‐ If the drop down menu is not visible in the data entry form, copy the blank line (the line with drop down list) 
and paste it on the lines that you need. 
*** IF you populate project information for Nargis Affected area, USE the form "3w Project Data Entry 
Form_PONREPP". More additional guide note can be found at the end. 

19 January 2010  3W Guidelines  1 | P a g e  

 
 Guideline of 3W Project Data Entry Form  
 
Mandatory Fields (at the moment) 
There are altogether 27 fields (columns) in the 3W data entry form. It would be very informative if the agency could 
populate the data as much as details level. At the moment, MIMU is encouraging the agency to provide the 
information for the following columns: 
1) Organisation (Column A) 
2) Cluster (Column B) 
3) Sub Sector (Column C) 
4) Country (Column D) 
5) State/Division (Column E) 
6) Township (Column F) 
7) Village Tract (Column G) 
8) Village (Column H) 
9) Project Status (Column R) 
10) Implementation Partner (Column P) 
1) Organisation (the acronym visible in the report) 
‐ DO NOT TYPE  the organization name  
‐ Choose from the drop down list for existing organizations 
‐ If you found your agency's name or acronym (which could be seen in the second sheet of Data Entry Form) is 
not correct, 
1) Provide the correct name/acronym to MIMU (info.mimu@undp.org) 
2) DO NOT correct in the data entry form 
‐ If your organization's name is not visible in the drop down list,   
1) Add the name, acronym and type of the organization at the second sheet of the data entry form 
2) Make sorting by Organizations' Names 
3) Provide contact details to MIMU (info.mimu@undp.org) if your agency is not in MIMU Nargis 
Contact list 
3) Sub Sector 
‐ Choose the existing standard sub sectors which could be more suitable for your project. 
‐ You can learn Clusters' sub‐sectors description at the end of the guideline. 
‐ If your project's activities are not matched with current sub sector, you are suggested to provide your project 
description in the Project Description Column (Column K). 
 
7 & 8) Village Tract & Village 
‐ For various reasons (eg. different boundaries, new villages), you might not find the village tract or village name 
in the drop down list. 
‐ If so, inform MIMU in a standard way (village name, village tract name and township name in both English and 
Myanmar in separate excel file). (info.mimu@undp.org) 
‐ DO NOT type the village tract or village’s name in the data entry form. 
‐ If the agency updates the project data from Township/VT Level to the Village Tract/Village Level, the data with 
Township/VT level will automatically be deleted in main 3W database. 
*kindly note that MIMU can’t import the data with the typed village tract/village names, which are not in the 
drop down list, in the main 3W database and cannot produce any reports for those village tracts/villages. After 
investigation and verification, MIMU will create new pcode for the villages and add them to the drop down list. 

19 January 2010  3W Guidelines  2 | P a g e  

 
 Guideline of 3W Project Data Entry Form  
9) Project Status 
‐ Under Implementation – It is for ongoing projects. 
And some activities are completed at sometime but need to be done again and again by the same agency.  
Eg. Food distribution to Village A by WFP repeatedly 
In this case, the project has to be “Under Implementation” until it does not need to be done it again.  
‐ Completed – what we did (a project that has finished) 
1) The activity might not need to do it again and again. Eg. School reconstruction 
2) Some projects have already phased out. Eg. (WFP stopped/phased out Food Distribution to Village A) 
‐ Planned – what we are going to do 
The project is certainly going to be implemented in very near future. 
Eg. Fertilizer distribution in Labutta in next month 
* Kindly note that MIMU will assume the status of the project is “Under Implementation” if the Project Status 
Column is blank.  
 
10) Implementation Partner 
‐ Some Agencies are implementing projects which are being supported by other agency (eg. distributing 
items/aid product and guidelines). In that case, those kinds of agencies are called "Implementation Partner". 
‐ DO NOT choose two organizations’ names in the organization column (both project owner and implementation 
partner) 
‐ Fill project owner in the organization column and Implementation partner in the implementation partner 
column. If you have more than one implementation partners, you can choose as many as you have in the 
Implementation Partner Column.  
Example 1 
The project is provided by World Vision and distributing items from "WFP". 
Organization Column – "WFP" 
Implementing Partner Column – "World Vision"  
Example 2 
The project is done with World Vision's own funds.  
Organization Column – "World Vision" 
Implementing Partner Column – Leave blank  
Example 3 
May be in the same village (and/or same sub sector), World Vision is doing WFP project and its own project as 
well.  
World Vision has to populate the project data both "Example 1" and "Example 2" 
 
Others Columns 
Project Start Date & Project End Date 
‐ The dates have to be provided completely and in order (day/month/year). 
‐ The database could not accept the incomplete date (eg. Month and Year only). 
‐ Without start date, cannot import end date. 
 
Number of Primary Beneficiaries & Secondary Beneficiaries 
‐ The number of beneficiaries is the number of main recipients of assistance. 
‐ It is NOT the number of households and distributing items/unit.  

19 January 2010  3W Guidelines  3 | P a g e  

 
 Guideline of 3W Project Data Entry Form  
Appendix 1. (3W‐Cluster Sub Sector Description) 
Sub Sector  Sub Activities/Brief Description 
Agriculture Sector 
Agricultural Assessment    
Projects to reduce illicit drug cultivation through other agricultural 
Agricultural Alternative Development 
marketing and production opportunities 
Non‐formal training in agriculture, farmers' field schools, 
Agricultural Extension 
demonstrations, awareness building, sensitization 
Agricultural machinery/equipment, eg. hoes, machete (grass cutter), 
Agricultural Inputs  sickle, machetes normal, axes, shovels, power tillers, water pumps, 
threshers, harrows, ploughs, fuel, lubricants) 
Plant breeding, physiology, genetic resources, ecology, taxonomy, 
disease control agricultural bio‐technology; including livestock 
Agricultural Research 
research(animal health, breeding and genetics, nutrition, 
physiology). 
Integrated projects, farm development (farming system), 
Agriculture Development 
rehabilitation of rural infrastructures, Agricultural (Cash) 
Irrigation, reservoirs, hydraulic structures, ground water exploitation 
Agriculture Water Resources 
for agricultural use. 
Stable food processing, diary products, slaughter houses and 
Agro‐Industry  equipments, meat and fish processing, oils/fats, sugar refineries, 
beverages/tobacco, animal feed production 
Developing the technical skills and competencies of households, 
Capacity Building (Agricultural Livelihood) 
groups, communities and support services providers. 
Seed distribution of cereals and grains other than rice ((wheat, 
Crops and Vegetables Seeds Distribution  barley, maize, rye, oats, millet, etc.), pulses, oil crops, cash crops, 
vegetables , fruits seedling  
eg. Urea 46:0:0, Triple super phosphate (0:45:0), Muriate of Potash 
Fertilizer Distribution 
(0:0:60) 
Fishing Nets Distribution, Repair & distribution of fishing boats, 
distribution of  Engine & Longtail Shaft assembly, distribution of  
Fisheries 
insulated fish boxes, distribution of fishing gears, rehabilitation of  
fisheries infrastructures 
recovery of mangroves, re‐establishment of home plantations and 
Forestry 
orchards 
restocking of draught animals, Distribution of small animals, poultry, 
beehives and or feed / fodder as well needed tools and equipment 
Livestock and poultry 
for animal breading, treatment / vaccination of existing livestock and 
distribution of animal feed 
Including integrated plant protection, biological plant  protection 
Pest / disease control  activities, supply and management of agrochemicals, insecticides, 
fungicides, herbicides, protective clothes, sprayers, etc. 
Including grains(wheat, rice, barley, maize, rye, oats, millet, 
Plant Production  sorghum); horticulture; vegetables; fruit and berries; other annual 
and perennial crops. Home Gardening 

19 January 2010  3W Guidelines  4 | P a g e  

 
 Guideline of 3W Project Data Entry Form  
eg. Monsoon Rice seeds 2008, Monsoon Rice seeds 2009, Summer 
Rice Seeds Distribution 
Rice seeds 2009 
Coordination Sector 
Civil Military Coordination    
General Coordination    
Information & Communications 
  
Technology 
Information Management    
Security Management    
Disaster Risk Reduction Sector 
Strengthening the capacity of communities to withstand the after‐
effects of future disasters including through the establishment of 
Capacity Building 
village disaster preparedness committees, training for Disaster 
Preparedness and/or Disaster Risk Reduction 
Community Building and Cyclone Shelter  Construction of community building, cyclone shelters  
Training subjects including Artisan for safe construction techniques,, 
Training  Disaster resistant construction, safer reconstruction of shelters and 
public spaces 
Non‐agricultural livelihoods/Infrastructure Sector 
Public work to repair critical village‐level infrastructure, with the use 
of employment‐intensive techniques and local resources, will provide 
Cash For Work  immediate labour for urgent repairs and facilitate rapid income 
generation. Repair of minor village infrastructure (jetties, footpaths, 
schools, health facilities, etc.) and short link roads. 

Environmental resources directly underpin the livelihoods of poor 
people in Myanmar.  Pre‐existing ecological damage to the area has 
been exacerbated by the natural disaster. Immediate support will be 
Environment 
provided to local authorities, communities and agencies to minimize 
the potential negative environmental impact of their early recovery 
actions.   
Provide cash grant (not loan)/ any assistance to community for 
Income Generation 
earning regular income 

microfinance project targets those who would not normally qualify 
for credit through the banking system: women, the landless, and 
Micro‐Finance 
other marginalized groups. With appropriate support and services, 
these people can manage loans and improve their livelihoods.  

eg. construction new road/bridge with/without employment of local 
Rehabilitation‐Community Infrastructure 
communities, enhancing electrical facilities, Library, recreation 
& Facility 
center/place. 

19 January 2010  3W Guidelines  5 | P a g e  

 
 Guideline of 3W Project Data Entry Form  

Early recovery will work to revitalize and empower local communities 
– which, in many cases, led the recovery effort in the initial response 
phase.  A key priority in this direction is building the capacity of (and 
supporting) civil society organizations – community‐based 
organizations, youth groups, women’s groups and other self‐help 
Social Recovery 
organizations – including through community mobilization activities 
and the strengthening of women’s networks.  Targeted support 
(including psychosocial rehabilitation) will be provided to particularly 
vulnerable groups, such as children, the elderly, single‐headed 
households, and those not able to return to their places of origin.   

Education Sector 
Formal or non‐formal pre‐school education. Included Early Childhood 
Development which sometimes called Early Childhood Care and 
Early Childhood Development 
Development, ECCD. Can be government, community or NGO/CBO 
run services. 
Provision of teaching and learning materials, school supplies, school 
kits, games, teacher supplies, student materials (pencils paper) 
Education Inputs 
school uniforms, textbooks, etc. Also included are school furniture in 
this sub‐sector (desks, chairs, tables, blackboards). 
Support to public Basic Education (Department of Basic Education) 
Formal Education 
schools. Primary, Middle or High schools (BEPS, BEMS, BEHS). 
Formal and Non‐formal education for basic life‐skills for young 
people and adults, literacy and numeracy training, etc. Can be for in‐
Life‐skills Training 
school or out‐of‐school children and youth .Also vocational trainings 
included. 
Support to schools, outside the formal government‐run (Department 
of Basic Education) sector, for example to community‐run (self‐help) 
Non‐Formal Education 
schools, monastic schools, schools run by faith‐based groups, 
affiliated schools. 

Where school buildings were destroyed and completely collapsed, 
Reconstruction  rebuilding a permanent school structure (not temporary structure or 
tent) designed to last 10 years or more. 

Rehabilitation of Schooling Facilities  eg. Providing Multimedia learning center, language lab, etc. 

Repair to damaged schools that were still standing, to allow the 
school to re‐open and learning to re‐start in the original 
building/space.  Roof repairs. Repair to toilets/latrines/water supply.
School Repair/Temporary School  Where school buildings were destroyed by the natural disaster and 
completely collapsed, erecting a temporary learning space, such as a 
tent or a bamboo/tarpaulin structure (to last up to 2 years) where 
learning can happen until a permanent school can be re‐built. 

Training of existing teachers in subjects including Disaster 
Teacher Training  Preparedness, Disaster Risk Reduction, Psychosocial care and 
support. Also training of new teachers. 
19 January 2010  3W Guidelines  6 | P a g e  

 
 Guideline of 3W Project Data Entry Form  
Food Sector 
Providing food  and cash (sometimes for travelling cost) to workers 
Food + Cash For Work 
who are contributing community development activities 
Providing food assistance to students and/or teachers in order to 
Food for Education 
increase enrollment 
Providing food assistance to trainees/audiences/attendees who 
Food For Training 
participates in community development training, etc. 
Providing food to workers who are contributing community 
Food For Work 
development activities 
General Food Distribution  Distribution of Rice Bags, Food Packages, etc. 
Health Sector 

Basic and Primary Health Care programmes, paramedical and nursing 
Basic Health Care  care programmes, supply of drugs, medicines and vaccines related to 
basic health care. Mobile clinics, Orthopedic Health Services 

Providing treatment to an individual in his/her own environment 
(home) by his/her family and supported by skilled welfare officers 
Community Home Based Care 
and communities to meet not only the physical and health needs, 
but also the spiritual, material, and psychosocial needs 
Immunization (partners engaged in activities that support the 
immunization or vaccination services of the MOH, including routine 
immunization programs and special emergency programs); 
Control of Communicable Diseases 
prevention and control of infectious and parasite diseases, except 
malaria, tuberculosis and HIV/AIDS. It includes diarrheal diseases, 
vector‐bone diseases 
Any type of activity involving the active coordination of activities 
Coordination 
amongst health partners in the area 
Reporting on any activities that are supporting the disease 
Disease surveillance  surveillance system (EWARS); predominantly the weekly reporting of 
surveillance data to WHO and MOH.. 
harm reduction refers to policies, programmes and projects which 
aim to reduce the health, social and economic harms associated with 
Harm Reduction  the use of psychoactive substances. It is an evidence‐based and cost‐
effective approach – bringing benefits to the individual, community 
and society. 
Activates on any type of health assessments or surveys conducted by 
Health Assessment 
organizations.  
Providing support to MOH clinics for waste management and/or 
Health Care Waste Management  providing active and effective waste management support for the 
temporary clinics and mobile clinics  
Information, education and training of the population for improving 
Health Education  health Knowledge and practice; public health and awareness 
campaigns 

Providing essential emergency medicines,  supplies and preventive 
Health Kits 
kits. eg Inter‐Agency Health Kits, or other essential supplies.  

19 January 2010  3W Guidelines  7 | P a g e  

 
 Guideline of 3W Project Data Entry Form  
Awareness raising on HIV/AIDS transmission, prevention and care 
among high/middle school students and teachers, rural village 
HIV/AIDS Prevention and Control  residents and gov, etc. Providing STI services, VCCT (Counseling and 
Testing), Prevention of Mother To Child Transmission, supporting 
ARV/ART. Condom use promotion and distribution 
Prevention and control of malaria including testing, prevention, 
Malaria Prevention and Control 
treatment and care 
This includes any of these three activities: mental health activities, 
Mental Health and Psychosocial Support  
psychological support and psychosocial support.  
Agencies only providing mosquito bed‐nets, and that is separate to 
Nets 
those distributed in the shelter kits.  
Providing Biomedical Equipment  eg. X‐ray unit, ECG machine, Infusion Pump 
Partners only engaged in the provision of psychosocial support to the 
Psychosocial Support 
communities. 

Promotion of reproductive health; prenatal and postal care including 
delivery; prevention and treatment of infertility; prevention and 
management of consequences of abortion; safe motherhood 
activities. Partners involved in activities that prevent neonatal and 
maternal morbidity and mortality; activities to reduce HIV 
Reproductive Health Care  transmission; activities preventing and managing the consequences 
of sexual violence; activities integrating comprehensive reproductive 
health service into the primary health system; and the provision of 
general reproductive heath services (antenatal, post natal, birth 
spacing). This would also include the provision of midwifery kits and 
reproductive health kits. 

Partners involved only in the rehabilitation of the human resources 
component of the existing healthcare facilities only. Activities here 
Revitalization of existing HS ‐ HR 
could also include capacity building activities to health staff and 
other human resource development activities 
Construction of new permanent healthcare facilities and 
Revitalization of existing HS ‐ 
reconstruction of existing healthcare facilities. Partners only working 
Infrastructure 
on the physical rehabilitation of health infrastructure 
Partners involved only in the rehabilitation of the equipment and 
supplies component of the existing healthcare facilities only. 
Revitalization of existing HS‐  Activities here would include the provision of equipments, medical 
Equipment&Supplies  materials and supplies to health facilities. This is different from 
partners providing health kits such as emergency health kits and 
emergency medicines 
Any organization reporting on either new or ongoing TB cases, and 
TB surveillance and programs  any organization involved in TB activities should report in this 
category 

Vector control methods would include the distribution of mosquito 
nets and fumigation activities at households or the environment. The 
Vector control methods 
provision of health education on the control of vector borne diseases 
is covered under "Community outreach and health promotion"  

19 January 2010  3W Guidelines  8 | P a g e  

 
 Guideline of 3W Project Data Entry Form  
Women and Child Health    
Logistics Sector 
Nutrition Sector 
Production and / or distribution of IEC (information, education and 
communication) materials such as pamphlet, poster, booklet, sticker, 
Direct Feeding Programme  video TV spot, radio play etc on infant feeding AND / OR Conducting 
health education, undertaking counselling, etc on infant feeding, 
child feeding, school feeding. 
Management of severe acute malnutrition in 6‐59 months old 
Inpatient Therapeutic Programme (ITP)  children with medical complication by nutritional treatment and 
medical treatment undertaken by health workers at hospital. 
Monitoring Breast Milk Substitutes  Monitoring the distribution and use of breast milk substitutes  
Micronutrient tablets for pregnant & lactating women & sprinkle for 
Multiple Micronutrient Supplementation  
< 5 year children. 
Assessment of population nutrition status by measuring “Mid Upper 
Arm Circumference” with appropriate sampling method in order to 
Nutrition Assessment with MUAC 
know malnutrition prevalence which can be used as representative 
data for affected areas. 
Assessment of population nutrition status by using “Weight for 
Height” with appropriate sampling method in order to know 
Nutrition Assessment with W/H 
malnutrition prevalence which can be used as representative data 
for affected areas. 
Study of nutrition status with specific study design using prepared 
Nutrition Survey  
survey tools. 
Nutritional Surveillance    
Management of severe acute malnutrition in 6‐59 months old 
Outpatient Therapeutic Programme (OTP)  children by nutritional treatment with plump nut and medical 
treatment undertaken by health workers at clinic or mobile clinic. 
Routine Micronutrient Supplementation  Micronutrient ( vitamin A, vitamin B1) supplementation & 
Programme  deworming 
Distribution of supplementary food to moderately malnourished 6‐
Supplementary Feeding 
59 months old children  
Protection Sector 
Carrying out Awareness Raising  Microphone messages, radio messages, community mapping 
Protection Issues  exercises, workshops, meetings, training sessions on protection 
A child friendly space is where children can feel safe and protected, 
and where they can establish routine and bring some form of 
normalcy into their lives. The concept is based on providing a space 
Child Friendly Spaces 
and a caring environment within the community where children can 
engage in structured recreational and educational activities (learn 
and play).  
Support Groups, Child Protection Committees, Children's Clubs, 
Community Based Protection Groups 
Women's Groups, Community Networks 

19 January 2010  3W Guidelines  9 | P a g e  

 
 Guideline of 3W Project Data Entry Form  
Assisting people who have been separated from their family 
members or whose relatives are unaccounted for as a result of 
conflicts, disasters, migration or other situations requiring a 
Family Tracing 
humanitarian response. It also involves collecting, managing and 
forwarding information on dead and missing persons to their 
families. 
Promote human rights, international humanitarian law and good 
Human Rights Monitoring 
practices 
Supporting and preventing women, youth and children trafficking for 
Human Trafficking  sex worker or other forms of exploitative labour within Myanmar 
and/or outside Myanmar. 
Providing the needs of displaced people though providing shelter 
and health care to families in need. Assisting displaced communities 
IDP Protection 
through water and sanitation programs and through successfully 
advocating for land. 
People with Disabilities  Aid to disabled persons physically or mentally 
Play groups, painting and drawing sessions, sports events, singing 
Psychosocial Activities (Other than CFS) 
and drama activities 

Registering Separated & Unaccompanied  Systematically registering separated, unaccompanied and orphaned 
Children  children by using standardized forms for the purpose of tracing 

Protection for sexual violence, including sexual exploitation/abuse 
Sexual and Gender Based Violence 
and forced prostitution, Domestic violence, Forced/early marriage. 

Shelter Sector 
Camp Management    
Community Tool Kit Distribution  Distribution of Community tool kits for carpentry work 
Shelter Support  Provision of shelter construction materials 
Distribution of Shelter related IEC materials (eg. Building back safer 
IEC production 
shelter poster) 
Non‐Food Items Distribution  Distribution of Plastic sheets, Household relief kits  
Construction of community housing, monastery, other communities 
Permanent Shelter 
building, etc. 
Shelter & NFI Assessment    
Shelter Cash  Cash grant to community for shelter 
Temporary Shelter    
Telecommunications Sector 
Wash Sector 
Assessment    
Construction and Rehabilitation of Sanitation  Facilities such as 
latrines, sewerage, domestic and industrial waste water treatment 
Construction & Rehabilitation ‐Sanitation  plants. Also included New Latrine Construction, renovation and 
Facility  maintenance for community school/household/ monastery/RHCs),  
distribution of support materials for latrine construction for 
community, etc. 

19 January 2010  3W Guidelines  10 | P a g e  

 
 Guideline of 3W Project Data Entry Form  
Construction/Rehabilitation of tube wells, combined wells, 
Construction & Rehabilitation ‐Water  traditional wells, water deslination plants, pumping stations,etc.  
Facility  Also included services for tube well cleaning, pond cleaning/ 
washing, pond fencing, pond pumping out, pond chlorination, etc. 
Environmental Sanitation    

Waste Management (Municipal and industrial solid waste 
management including hazarous and toxic waste; collection, disposal 
and treatment, etc.);  
distribution of tools for drainage (for new drainage system) and for 
cleaning of old drainages; 
Hygiene Promotion 
Distribution of NFI for Hygiene Promotion Activities ‐ e.g. Nail 
Clipper/ Towel/Comb/ Dust Bin Distribution and Hygiene Kit 
Distribution; 
Hygiene Training (through Hygiene Promotion Training and IEC 
materials distribution) 

Water treatment units Installation, Water Container Distribution, 
Safe Water Supply  Drinking Water Distribution, Water (Rain) Collection Tank 
manufacturing.  
 

19 January 2010  3W Guidelines  11 | P a g e  

 
 Guideline of 3W Project Data Entry Form  
 
Additional Guide Notes for 3W Data Entry Form (PONREPP) 

The Recovery Coordination Centre (RCC) is a central part of the PONREPP architecture and aims to coordinate recovery 
efforts in the Nargis‐affected areas by working closely with a wide range of key stakeholders; both centrally and locally, 
through 4 Recovery Hub Offices (RHOs) in Bogale, Labutta, Pyapon and Yangon. 

The  RCC  and  the  4  RHOs,  in  close  collaboration  with  the  MIMU,  chose  to  use  the  3W  (Who  is  doing  What  Where) 
system  for data collection.  The  3W  is  a standardized  and  globally  utilized  system for coordination purposes  and  has 
been in use in Myanmar for a long time. 

The 3W format should be well‐known to humanitarian organizations working in the Delta, and the only modification is 
3 new columns to capture the actual outputs: 

Item    Deliverables, e.g. health kits, pond renovation, training session etc. 
Quantity  Number of items delivered 
Unit    For instance number, gallon, kyats, megatons and so on 
 
Please, try to fill out these columns as completely as possible as they will gauge the progress in providing support to 
the survivors of Nargis and give the means to quantify products and services delivered to the beneficiaries. 
 
Your organization is also kindly requested to observe the following: 
 
Beneficiaries  Please fill out the columns for beneficiaries (school children, farmers, women, PwD’s etc.) and 
number  of  beneficiaries  as  completely  as  possible,  stating  whether  it  is  individuals  or 
households. 
 
Project title  As  far  as  possible,  please  use  the  FTS  (Financial  Tracking  Services)  code.  If  there  are  any 
uncertainties, the RCC will provide support. 
 
Project status  Kindly only list products and services that have been delivered during the month in reference. 
Avoid accumulative numbers and items that are still under distribution.  If the project is of long 
duration, for instance school construction, ‘under implementation’ should be used, preferably 
in conjunction with project start date and project end date. 
 
Be advised that the 3W data entry sheet contains drop‐down boxes to limit the entry options and ensure consistency. 
The items in the drop‐down boxes, particularly sector and sub‐sector, have been provided by the Working Groups and 
should be adhered to. 
 
On a regular basis, the RCC will consolidate the submissions by sector and map them to PONREPP Outcomes as per the 
Results Framework. These structured datasets, along with derivative products such as maps, graphs etc, will then be 
given to the Working Groups for analysis. 
 

19 January 2010  3W Guidelines  12 | P a g e