UNIVERSIDAD NACIONAL DE CAJAMARCA

FACULTAD DE CECA
ESCUELA ACADEMICO PROFESIONAL DE CONTABILIDAD
LOS LIBROS DE CONTABILIDAD
Son libros especiales donde se anotan o registran en forma en forma
ordenada, analítica y justificada, las diversas operaciones mercantiles que
realiza la empresa, a fin de conocer la situación económica financiera de la
misma, en un determinado periodo de tiempo.
IMPORTANCIA DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD
Los libros de contabilidad son de suma importancia para la vida económica
del país, desde el punto de vista jurídico permite registrar las operaciones
mercantiles empleando reglas o disposiciones establecidas: en lo
económico en base a los datos que nos proporcionan se podrán realizar
proyecciones de acuerdo a una toma de decisiones coherente; en lo
funcional nos conduce a la realización de una buena administración. Su
importancia radica en:
A ) permite el registro y control de los valores que ingresan y salen de la
empresa.
B ) Nos dan a conocer el estado financiero y económico de la empresa
hasta un periodo de tiempo determinado.
C ) Sirven de sustentación y prueba de que las operaciones mercantiles
han sido registradas objetivamente, y en base a ello determinar y
comprobar el monto de los tributos a pagar.
D ) En líneas generales representan la fotografía de los acontecimientos
mercantiles de la empresa, permiten registrar las entradas y salidas de los
recursos de una empresa dando a conocer los resultados de la gestión en
un periodo determinado.
LOS PRINCIPALES LIBROS DE CONTABILIDAD
_ Libro inventarios y balances
_ Libro diario
_ libro mayor
_ Libro caja
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LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES

es el primer libro de contabilidad, con él se inicia el registro de todo
proceso contable, por lo tanto: se debe consignar en él, el balance inicial
con toda la empresa inicia sus operaciones y actividades, así como los
estados financieros anuales revelando los activos, pasivos y patrimonios
que lo conforman. Poe consiguiente:
Es un libro obligatorio principal de foliación simple, en el cual se registran
todos los bienes y valores, deudas u obligaciones que posee y contrae una
empresa natural o jurídica.
El libro de inventarios y balances, además de especificar la situación de la
empresa, sirve de base y punto de partida de toda labor administrativa, ya
que da a conocer pormenorizadamente lo que pertenece y/o adeuda la
sociedad o comerciante, al mismo tiempo que determina la ganancia o
pérdida sufrida en las operaciones mercantiles realizadas.
En empresas unipersonales, éste inventario, además de las partes
señaladas en el inventario inicial o de apertura, cuenta con otro grupo
denominado COMPARACIÓN, que viene a ser la relación que se establece
entre el patrimonio inicial y el de cierre, lo que determina por si el
resultado del ejercicio. Habrá utilidad cuando el patrimonio de cierre es
mayor que el inicial, caso contrario habrá pérdida. Al igual que el
inventario inicial, en éste podemos agrupar en uno sólo las cunetas del
pasivo y patrimonio, obedeciendo a la ecuación contable Activo = Pasivo +
Patrimonio. Inventario de situación. - Se efectúa en cualquier época del
año, motivado por circunstancias especiales, tales como: fusión,
transformación o liquidación de empresas.
PROCEDIMIENTOS PARA REGISTRAR EL INVENTARIO.-
El inventario se inicia anotando en la parte superior del folio que se utiliza,
la clase de inventario que corresponda y la fecha de su realización;
ejemplo, si el inventario es inicial, en el encabezamiento se anotará:
INVENTARIO INICIAL
Al…………… de………………………….. del 2005
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Seguidamente se registrará en forma detallada en la cuenta que
corresponda , los bines y valores del activo de acuerdo al grado liquidez
decreciente , precisando luego el total. A continuación se anotará cada
una de las partidas del pasivo de acuerdo a su grado de exigibilidad
decreciente, precisamente luego su total. Acto seguido, en el patrimonio,
las partidas que lo conforman, empezando por el capital. En empresas
unipersonales, si se tratara del inventario de cierre después del
patrimonio, hay que registrar la comparación, que equivale a establecer la
relación entre el patrimonio inicial y de cierre, hecho que va a representar
la utilidad o pérdida del ejercicio. Culmina el registro del inventario
señalando el lugar, fecha y estampado desello y firma tanto del contador
como del propietario o representante de la empresa.
CASOS PARA CONFECCIONAR UN INVENTARIO.-
Los casos más comunes son:
a. Con una cuenta de activo sin pasivo.
b. Con dos o más cuentas de activo y sin pasivo.
c. Con una cuenta de activo y una o más de pasivo.
d. Con varias cuentas de activo y varias cuentas de pasivo.
BALANCE DE INVENTARIO.-
Como el inventario general resulta amplio y especificado, se pierde el
aspecto central de su contenido por cuya razón, se hace necesario
resumirlo, a esta forma de presentar el inventario se le conoce con el
nombre de BALANCE o BALANCE DE INVENTARIO. En éstos, se presentan
únicamente los rubros o cuentas y sus cantidades en forma global,
facilitando con ello la visión concreta y clara de las diferentes categorías
de bienes, obligaciones y capital (o patrimonio) de la empresa.
CLASES DE BALANCE DE INVENTARIO.-Al igual que el inventario, el balance
puede ser inicial y de cierre, quedando representados por el resumen del
inventario inicial y de cierre respectivamente.
PARTES QUE COMPRENDEM EL BALANCE DE INVENTARIO.-Tanto el
balance inicial como el de cierre agrupan cuentas de activo y pasivo cuyos
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totales deben estar siempre equilibrados por alguna razón, el término
“Balance” se deriva de “Balanza”
-. Esta igualdad se consigue insertando al pasivo patrimonio inicial o de
cierre según se trate de inventario inicial o de cierre.
EL PATRIMONIO.-
La empresa para desarrollar sus actividades, necesita tener un patrimonio
propio; es decir, bienes y riquezas que administrar, cambiar o transformar,
según sea su objetivo económico. El patrimonio de la empresa está
constituido por un conjunto de propiedades, derechos, créditos y
obligaciones que asisten a un individuo o persona jurídica. La persona
jurídica siempre tiende a un objetivo determinado y realiza actos
conducentes a mismo; por lo que en términos mercantiles se puede decir
que: Empresa es la reunión de capital y energías con la finalidad de
obtener lucro, a cambio de realizar o prestar un servicio económico.
Siendo diferentes los objetivos que persiguen las empresas, sea
cuantitativa o cualitativamente de acuerdo al índole y magnitud de los
fines propuestos, puede establecerse una agrupación genérica de las
diferentes riquezas y valores que componen el patrimonio. En primer
término encontramos el ACTIVO que es la masa positiva en donde se
consideran los bienes y derechos que posee la empresa. Por otro lado se
encuentra el PASIVO, que es la parte negativa del activo patrimonial en
donde se concentran las deudas y obligaciones a cargo del ente. El pasivo
Considerado estrictamente
constituye la responsabilidad jurídica, suponga o no, una prestación
económica del patrimonio frente a terceros. El valor neto o líquido de la
APORTACIÓN de los propietarios de la empresa se determinan por la
diferencia que en principio tiene que existir entre las dos masas.
Definiendo el valor de esta aportación como la diferencia del ACTIVO
menos el PASIVO del negocio, el PATRIMONIO estará representado por la
siguiente ecuación:
ACTIVO –PASIVO = PATRIMONIO o también; ACTIVO = PASIVO +
PATRIMONIO También el activo, pasivo y el neto líquido (patrimonio)
representan un conjunto homogéneo, únicamente en lo que se refiere al
sentido positivo y negativo en que deben considerarse dentro del
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patrimonio; por ello, cabe realizar un análisis de los elementos
componentes y agrupaciones con rasgos comunes. Inicialmente y sin
perjuicio de ampliar y precisar mejor más adelante, vamos a señalar los
siguientes grupos básicos:
Activo
Cosas materiales.- Dinero, mercaderías, muebles, inmuebles, etc.
Relaciones materializadas.- Créditos a favor de la empresa, efectos de
comercio, etc.
Derechos.- Marcas de fábrica, patentes, llave del negocio, etc.
Pasivo
Deudas y cargas, gravando directamente a algún grupo del activo. Deudas
sobre el conjunto de la empresa por razón de las operaciones del negocio.
Obligaciones, de toda suerte que pueden ser valoradas y afecten o puedan
afectar el conjunto patrimonial.
Patrimonio neto (o líquido)
Aportación inicial del propietario o propietarios. Modificaciones de
aumento o disminución que las operaciones del negocio han producido.
Producto de donaciones recibidas. Excedente de revaluación de activos
fijos. Independientemente de la anterior clasificación, hemos de distinguir
dentro del activo, dos conceptos de gran importancia contable: el capital
inmovilizado y el capital circulante. El primero es un conjunto de valores
permanentemente empleados por la empresa y constituyen la base
inalienable del patrimonio, admitiendo esta inaliebilidad, no en términos
absolutos para cada uno de los valores que la componen, sino sujeta a
reposición; pues la enajenación pura y simple repercutirá en detrimento
de la continuidad de la empresa. Dentro de este grupo se comprenden las
inversiones en valores, bienes materiales duraderos (activos fijos)y
derechos necesarios para la marcha y desarrollo de la empresa. El
circulante, el verdadero motor del negocio, es aquella parte del activo que
es objeto de cambio y tráfico, dando lugar a la especulación o servicio
propio de la empresa, removiéndose y modificándose constantemente
como consecuencia de las operaciones que se van realizando: Dinero,
mercaderías, cuentas por cobrar, etc.
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CONSIDERACIONES JURÍDICAS DEL PATRIMONIO. -
En la organización actual, la sociedad humana debe reunir ciertas
condiciones jurídicas que la doten de personalidad, facultándole ser sujeto
de derechos y obligaciones. La personalidad jurídica presupone el
reconocimiento de la capacidad de ostentar derechos y obligaciones en la
vida de relación y no sólo es privativa de al persona física; nuestra
legislación reconoce personería jurídica también a las agrupaciones,
sociedades o instituciones independientemente de las que pueden tener
las personas que lo forman.
NOTA.-
Por razones netamente didácticas, las operaciones relativas al balance
general y estado de ganancias y pérdidas que se registran en el libro de
inventario y balances, se expondrá en la integración contable.
LIBRO DIARIO
El libro Diario General es uno de los más básicos que se utilizan en
contabilidad en el día a día. En este se registran de forma cronológica
todas las operaciones económicas que se realizan en un negocio para su
posterior pase al mayor. Al momento de registrar un asiento contable en
el libro diario es necesario entender qué es lo que vamos a registrar y
siempre recordar que la suma de todos los débitos debe ser igual a la
suma de todos los créditos para cumplir con el principio de partida doble.
Esto quiere decir que cada vez que demos un débito a una cuenta,
también hay que darle un crédito por el mismo valor a la otra cuenta
afectada.
Partes del libro Diario General:
Fecha de la transacción
Código de la cuenta contable que se está modificando
Nombre de la cuenta y una pequeña explicación
Columna de cuenta auxiliar
Columna del Débito
Columna del Crédito
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En una empresa se pueden presentar diferentes tipos de operaciones,
unas más complejas que otras, y es por esta razón que en el libro diario
aparecen asientos simples y asientos compuestos. Un asiento contable es
simple cuando solo tiene un débito y un crédito.
Ejercicio de asiento compuesto: El día 5 de julio del 2014 la empresa
X vende mercancías a un cliente por el valor de 25,000 pesos. El cliente le
paga 5,000 como inicial y acuerdan que le pagará el resto en 3 meses.

Para realizar el registro de esta operación empezamos anotando la fecha

de la transacción, colocamos el código de la cuenta contable que
modificaremos – en este caso Caja, Caja General, Clientes y Venta de
Mercancías, colocamos el nombre de la cuenta y anotamos el
valor mencionado en la columna correspondiente. En la imagen de abajo
puedes ver un formato del libro diario general.
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1. ASPECTOS PREVIOS
Como es de conocimiento general, a partir del 1 de julio de 2010 será de
aplicación obligatoria, el artículo 13º de la Resolución de Superintendencia
Nº 234-2006/SUNAT (30.12.2006) norma que regula los formatos e
información mínima que deben contener cada uno de los libros y registros
contables.
Sobre el particular, debemos recordar que uno de los libros que deben
llevar los sujetos del Régimen General del Impuesto a la Renta que estén
obligados a llevar contabilidad completa, es el Libro Diario, libro que a
partir de la fecha antes citada, tendrá una estructura e información
mínima distinta a la que tradicionalmente conocemos.
Precisamente y a propósito de este cambio, a continuación mostramos
estos nuevos aspectos, a los que adicionamos las principales
particularidades que debemos observar al llevar este libro.
2. OBLIGADOS A LLEVAR EL LIBRO DIARIO
Tal como se señaló en los aspectos previos, únicamente están obligados a
llevar el Libro Diario, los sujetos del Régimen General del Impuesto a la
Renta, que estén obligados a llevar contabilidad completa.
Así se desprende de lo señalado en el artículo 65º de la Ley del Impuesto
a la Renta, así como del artículo 12º de la Resolución de Superintendencia
Nº 234-2006/SUNAT.
3. FORMALIDADES DEL LIBRO DIARIO
Los sujetos obligados a llevar el Libro Diario, deben considerar las
siguientes formalidades:
3.1 Datos de Cabecera
El Libro Diario debe contar con los siguientes datos de cabecera:
• Denominación del
libro o registro.
• Período y/o ejercicio al que corresponde la información registrada.
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• Número de RUC del deudor tributario, Apellidos y Nombres,
Denominación y/o Razón Social de éste.
No obstante lo anterior, tratándose del Libro Diario llevado en forma
manual, bastará con incluir estos datos en el primer folio de cada período
o ejercicio.
3.2 Registro de las Operaciones
Al efectuar el registro de operaciones en el Libro Diario, el sujeto obligado
deberá efectuar el mismo:
• En orden cronológico o
correlativo, salvo que por norma especial se establezca un orden
predeterminado.
• De manera legible, sin espacios ni líneas en blanco, interpolaciones,
enmendaduras ni señales de
haber sido alteradas.
• Utilizando el Plan Contable General vigente en el
país, a cuyo efecto se empleará cuentas contables desagregadas como
mínimo al nivel de dígitos establecidos en dicho plan, salvo que por
aplicación de las normas tributarias deba realizarse una desagregación
mayor.
• Totalizando sus importes por cada folio, columna o cuenta contable
hasta obtener el total general del período o ejercicio gravable, según
corresponda. Lo dispuesto en este punto no es exigible al Libro Diario que
se lleve en hojas sueltas o continuas. En ese caso, la totalización se
efectuará finalizado el período.
El Libro Mayor
Libro Mayor es donde se registran las cuentas de activos, pasivos y
patrimonio de la Empresa .
Es el libro de contabilidad en donde se organizan y clasifican las
diferentes cuentas que moviliza el ente económico de sus activos,
pasivos y patrimonio.
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Para que los registros sean válidos deben asentarse en el libro
debidamente legalizado.
Es el registro o resumen de todas las transacciones que aparecen en
el libro diario, con el propósito de conocer su movimiento y saldo en
forma particular.
Los cargos y créditos a las distintas cuentas, según se muestra en los
asientos de diario, se registran en las cuentas mediante el proceso
llamado pasar al mayor.
Cuenta es una hoja individual que registra las cantidades de una
cuenta en el debe y en el haber, así como el saldo de la misma. El
libro mayor precisamente lo que hace es eso; anotar las cantidades
que intervienen en los asientos en su correspondiente cuenta del
libro mayor, representada por una T.
Dado que cualquier empresa efectúa múltiples operaciones, la
valoración de sus elementos será objeto de continuas variaciones.
El Mayor contiene todas las cuentas que se han ido registrando en el
Diario hasta cierta fecha, en éstas se habrán ido anotando las
alteraciones producidas.
A través de estos registros será posible conocer el valor por el que
figuran las distintas cuentas a esa data, siendo éste el cometido del
Mayor.
Al valor que presenta una cuenta en una fecha dada se le conoce con
el nombre de saldo. Éste viene dado por la diferencia entre la suma
del Debe y la suma del Haber de la correspondiente cuenta. El saldo
puede ser:
– Deudor, si la suma del Debe es mayor que la del Haber.
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– Acreedor, si la suma del Debe es inferior a la suma del Haber.
–Cero , si el valor de ambas sumas coincide.
En cualquier fecha, en el libro Mayor se cumplirá que la suma de los
saldos deudores coincidirá con la suma de los saldos acreedores y,
además, el valor total de las sumas del Debe será igual al importe
total de las sumas del Haber.
Importancia y Finalidad.
Cuando se habla de la cuenta, en el medio contable permite clasificar
el Activo, el Pasivo y el Capital, y agruparlos de acuerdo a ciertas
características de afinidad; permitiendo controlar los aumentos y
disminuciones que experimentan las diferentes partidas reales y
nominales. El Libro Mayor constituye un libro obligatorio que debe
llevar toda empresa.
LIBRO CAJA
El Libro de Caja, es un libro auxiliar, aunque obligatorio, es un registro
contable que muestra la liquidez de una empresa, su disponibilidad de
efectivo en el tiempo, certificados con los debidos comprobantes que
justifican el ingreso o el egreso.
En el sector izquierdo del Libro de Caja se consignan bajo la columna
titulada “Debe” los ingresos y cobros efectivos o por cheque, mientras a la
derecha, en el “Haber” van las erogaciones por pagos o gastos, y depósitos
bancarios, más los cheques emitidos, consignando además la cuenta de la
que salieron los fondos o a la que ingresaron. Cada cuadro se completa
con el mes y el año de la transacción que figuran en la parte superior del
cuadro correspondiente.
La cuenta “Caja” se acredita cuando un pago es efectuado, y se debita la
cuenta cuando se produce la recepción del dinero efectivo o en cheque.
Cada mes las operaciones de este libro auxiliar se trasladan a un libro
principal, llamado “Diario”. Este es un libro contable que se utiliza para
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diferentes fines. En finanzas, para saber cuanto tenemos de disponible
para realizar las transacciones. En tributación para dar fe del pago de los
tributos. En contabilidad para llevar un registro ordenado de los cobros y
pagos de efectivo y equivalentes de efectivo. Es un libro de mucha
importancia por que lleva el manejo del dinero.

Concepto
Es un libro auxiliar pero obligatorio en donde se registra todas las
operaciones al contado que realiza la empresa, entendiendo como tales,
aquellas donde interviene dinero en efectivo y/o cheques bancarios.

FOLIACIÓN

La foliación de este libro al igual que la foliación del libro mayor es DOBLE;
el debe se anota frente al haber.

EL DEBE, ocupa la parte izquierda del libro;

EL HABER; ocupa la parte derecha del libro;

En la parte superior se anotan el mes y el año a que corresponde al cuadro

que se esta elaborando.

FORMA DE ANOTAR EN ESTE LIBRO.

En el DEBE; se anota cuando el dinero ingresa, asimismo el importe de los

cheques que gira la empresa contra su cuenta corriente bancaria.
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En el HABER, se anota cuando el dinero sale ya sea para comprar; pagar
deudas o enviar dinero al Banco como deposito en cuenta corriente.

En ambos casos se registrar con el nombre de la cuenta, que ha dado

origen el ingreso o la salida de dinero.

SALDO DEL LIBRO CAJA

Este libro, generalmente; presenta SALDO DEUDOR, es decir que los

ingresos son mayores que los egresos y al decir ingresos lo estamos
considerando sumado con el saldo inicial.

En algunos casos CAJA no tendrá SALDO, pero JAMAS TENDRA SALDO

ACREEDOR ya que no puede salir más dinero del que hay.

SALDO INICIAL DE CAJA

Es el importe de dinero con el que se inicia el mes; o el ejercicio

económico; si es al inicio del ejercicio económico.

Este saldo debe ser el indicado en el Inventario Inicial en la subcuenta 101

Caja.

Si es al inicio del nuevo mes; este debe ser igual al saldo de cierre del mes
anterior.

EL SALDO INICIAL SE ANOTA EN EL DEBE Y AL INICIO DE LAS OPERACIONES.

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SALDO DE CIERRE O SALDO FINAL DE CAJA

Viene a ser el importe de dinero con el que finaliza el mes o el ejercicio

económico.

Si se trata de la terminación del mes, este debe ser igual al saldo inicial del
mes siguiente.

Si se trata de la terminación del ejercicio económico; este debe ser igual al

que indica el Balance General y que también se encuentra en el Inventario
Final o de cierre.

OBTENCION DEL SALDO

El saldo del libro Caja se obtiene sumando el DEBE (entradas mas saldo
inicial) y a ese resultado se le resta las salidas. La diferencia será el SALDO
DE CIERRE o SALDO FINAL DE CAJA.

Centralización del Libro caja en el procedimiento de registro manual

Las anotaciones registradas en el libro caja, al término del mes deben ser
trasladadas al libro principal DIARIO mediante dos formas:

a) Mediante dos asientos: uno por los INGRESOS y otro por los EGRESOS.

ASIENTO DE CENTRALIZACION POR EL DEBE (INGRESOS)

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Para registrar los ingresos de Caja en el Libro Diario, se carga a la cuenta
10 Caja y Bancos, sub.-cuenta 101 caja con abono a todas las cuentas que
están anotadas en el DEBE DEL LIBRO CAJA.

ASIENTO DE CENTRALIZACION POR EL HABER (EGRESOS)

Para registrar los egresos de Caja en el Libro Diario, se cargan todas las
cuentas que están anotadas en el HABER DEL LIBRO CAJA, con abono a la
cuenta 10Caja y Bancos, Subcuenta 101 Caja.

b) Cuando ya se tiene dominio del Libro Caja, se puede realizar un solo

asiento: Cargando a las cuentas del HABER y abonando a las cuentas del
DEBE. Para cumplir el principio de la PARTIDA DOBLE, donde el DEBE es
igual al HABER, se completará con el registro de la cuenta 101 Caja
registrando lo que falte para cumplir con la PARTIDA DOBLE.

Lo normal en CAJA es que se utilicen cuentas de activo (DEBE: 12, 14, 16,
etc.) y cuentas de pasivo (HABER: 40, 41, 42, 45, 56, 47, etc.). Esto al
menos ocurre en las medianas y grandes empresas, donde las cuentas de
la clase 6 y 7 se provisionan el Libro Diario.

http://www.monografias.com/trabajos78/librocaja/librocaja.shtml#ixzz5H
2tc7hb9
https://es.scribd.com/doc/115130802/Libro-de-Inventarios-y-Balances
https://es.scribd.com/document/290852994/FORMALIDADES-DEL-LIBRO-
DIARIO-pdf