Actividad evaluativa - Tarea Eje 4

Ejecución y presentación del informe de la auditoria administrativa

Angelly Tatiana Bernal Escobar

Jorge Andrés Orduña Morales

Derly Yesenia Pinzón Muñoz

Edwin Villamil

Grupo 724

Ingrid Zoraida Sandoval Pérez

Docente.

Fundación Universitaria de Área Andina

Facultad de Ciencias Administrativas Económicas y Financieras
Programa Administración de Empresas Virtual
Curso Auditoría administrativa
Bogotá
31/08/2020
 Introducción

Esta auditoría se desarrolla con el fin de analizar, medir el desempeño de una área en específico

de la empresa Unimasivos Cundinamarca sas, ubicada en el municipio de Funza, además con la

intención de validar el cumplimiento en las entregas de la mercancía.

Esta auditoría está enfocada al área de despachos de la compañía, este análisis nos permitirá

identificar si la empresa cumple con los estándares según la Norma Iso 9001, la cual se encarga

de evaluar todos los elementos de gestión de calidad, generando un sistema más efectivo donde

pueda administrar y mejorar la calidad del producto y servicio que está prestando.
 Información general de la compañía

Ilustración 1: información Unimasivos

Fuente: propia

Información relevante de:

a) Gestión Global: Según su posición en el mercado es una empresa de consumo masivo, enfocada a

clientes de todas las edades, con diferentes opciones ya que en su portafolio cuenta con distintos

tipos de productos que se ajustan a los gustos y necesidades económicas de cada cliente. Según

estudio realizado la competencia en el mercado para la empresa Unimasivos son las grandes

empresas que distribuyen alimentos de necesidad básica; debido al alto consumo y la rapidez con la

que se pueden preparar además el precio favorece que el cliente opte por llevar otros productos y no
los que ofrecen la empresa. También influye el gusto de quien desea comprar según sus

preferencias, estados de ánimo, amistades y la capacidad económica.

Ilustración 2: estructura gerencial

Fuente: propia

Balance Social: La empresa Unimasivos Cundinamarca aporta a las tiendas, pequeñas, grandes

supermercados y mini mercados un portafolio de productos muy extensos reflejando calidad,

buenos precios, colabores comprometidos para que la mercancía sea entregada en un plazo

máximo de 24 horas sin presentar productos agotados al momento de su entrega

Además, permite brindar 50 empleos directos y más de 60 indirectos en todos los meses del año

ya que es una venta constante, estos empleos se ven reflejados en cargos administrativos,

auxiliares logísticos, representantes de ventas y los transportadores de los alimentos

Proceso de Dirección Estratégica: Según el objetivo planteado por la empresa busca satisfacer

y cumplir las expectativas de sus socios comerciales y tener un mejoramiento continuo

Cargos directivos: Podemos identificar en esta empresa los cargos son gerente regional, gerente

comercial, gerente administrativo, gerente financiero.

b) Financiero:
Tabla 1: información financiera

Capital de trabajo Está conformado por un capital por un valor de

$ 2.500.000.000
Inversiones la inversiones que tiene la compañía es de
alrededor de 2.000.000.0000
Se lleva una estimada planeación de acuerdo a
costos y productividad, siempre manteniendo un
Planeación financiera
orden en cuentas sin hacer gastos de más que no
van con el ente de lo cual toma riendas el
contador vigilando diariamente este proceso.
Fuente: propia

c) Comercial:
Tabla 2: información comercial

Se realizan difusiones masivas por redes sociales, y por la página web donde se
Estrategia da a conocer un lugar atractivo ́ para pasar un rato agradable representado en
Comercial: calidad y excelente atención al cliente.
Se atrae clientela con nuestra oferta de 2*1 el cual se maneja dos días a la
semana- se dan convenios del 7% de descuento antes de IVA a los clientes que
oferta: son mayoristas, su distribuidores o con grandes superficies
Se lleva una medida entre el mercado para no explotar valores y perder
clientela, nos mantenemos entre los precios más bajos del mercado pero claro
Precios está sin perder la calidad de los productos.

actualmente tiene una página web, donde hay posibilidad de realizar sus
Publicidad
compras,
 Actualmente las ventas mensuales son muy buenas, ya que para poder cumplir

los convenios comerciales son de $1.100.000.0000.

Ventas
Fuente: propia

d) La producción:

Diseño productivo: la empresa Unimasivos no produce directamente los productos por lo tanto

los adquiere de la empresa oficial que es Unilever Andina para luego distribuir diferentes

productos de la canasta básica, es de aclarar que dicha compañía solo hace pactos comerciales

con ciertos socios comerciales y para esto se llevan a cabo muchos convenios, por esta razón

Unimasivos es una de las pocas distribuidoras que tiene la exclusividad de la venta de dichos

productos

Programación: cada semana se hace una orden de compra solicitando los productos al

proveedor, esto con el fin de tener una mejor rotación del producto y poder garantizar que

cuando se hagan las entregas los productos tengan una buena fecha de rotación, las ventas

mensuales para poder cumplir los convenios comerciales son de $1.100.000.0000.

Control de calidad: la persona encargada de recibir la mercancía programa con anterioridad la

cita para hacer la revisión exhaustiva donde tiene que validar que las cajas estén selladas y de no

ser así validar que los productos estén en buenas condiciones con fechas largas de vencimiento y

que venga la cantidad estipulada en la factura del proveedor.

Inventarios: este proceso está encabezado por el personal logístico quienes son los encargados

de hacer un inventario cíclico de los productos y así mismo estar reportando las pocas existencias

a la persona encargada de las compras, para que este puede hacer la solicitud de los pedidos; el

inventario principal se hace semanalmente y adicionalmente validar que la mercancía en el

sistema sea la misma que se encuentra de forma física dentro de la bodega.

e) Talento humano

Tabla 3: información de talento humano

En los contratos de cada empleado está reflejado un día libre al mes para que
puedan estar con sus familias y además de esto un bono de efectividad. Donde
busca que los empleados estén contentos para que así se vea reflejado en su
Motivación: trabajo.
Al empleado se le válida la productividad en la hora de ingreso y estos
productividad empleados son premiados con bonos de $ 100.000 mensuales.

las políticas internas hacen que fluya un ambiente laboral positivo, el respeto
en todas las direcciones es su principal norma, se tienen establecidos los
horarios de trabajo con anterioridad para que cada empleado pueda disponer
de su tiempo libre, las condiciones de temperatura e iluminación de las áreas
de trabajo son positivas y cada empleado cuenta con las herramientas
Ambiente suficientes para llevar a cabo su función ya por último cada funcionario tiene
laboral: sus prestaciones sociales legales y al día
 dentro de las áreas de producción, administrativo y servicio mensualmente se
selecciona el empleado con mejor desempeño y se le reconoce de diferentes
Incentivos: maneras (tiempo libre, bonos).
Cada área tiene sus respectivas responsabilidades, al interior de ellas cada
encargado responde por la ejecución de las mismas y la distribución de las
Diseño de tareas, desde la gerencia el trabajo se realiza en el momento de la selección ya
Cargas y dentro el encargado del área responde por realizar una distribución equitativa
Tareas de las cargas.

Fuente: Propia

f) Gestión administrativa

Proyectos y programas: aunque está en su fase inicial el proyecto en el que se viene trabajando

es de una nueva sucursal por lo que la información es limitada, en cuanto a programas se cuenta

con un sistema de fidelización consistente en por cada 10 cajas adquiridas puede reclamar un

producto totalmente gratis. -

Procesamiento de información: Se cuenta con dos softwares empresariales uno maneja toda la

parte financiera que se llama Siesa Enterprise ERP, el otro lo maneja la parte comercial para el

tema de mostrar el catálogo de productos, precios y subir los pedidos que solicitan los clientes se

llama R-SALES ADATEC, este último puede ser utilizado en teléfonos inteligentes y tabletas

Procedimiento de liderazgo y Administración, así como esquemas de control internos: la

interacción de la gerencia con los empleados es constante, por lo que el ejemplo es uno de los

factores de influencia en esta frutería manteniendo un buen liderazgo, en cuanto al control

interno semanalmente se verifica inventarios y mensualmente se realizan verificación de estados

financieros y semestralmente se contrata una verificación por un ente externo.

Término de Referencia: Mejorar la administración de los recursos evaluando el servicio

prestado basándose en la satisfacción del cliente, aumentar los niveles de calidad y

competitividad mediante diversos mecanismos y planes de gestión. Se llevan varios puntos de

vista a la mesa de trabajo, comparación de varios esquemas administrativos y después se da a

demostrar cómo podemos mejorar falencias que tenga el ente

3 términos de referencia, objetivos del trabajo de auditoria administrativa

Actividad económica: 4631 Comercio al por mayor de productos alimenticios

Órganos de dirección control y representación legal: El órgano de control es el gerente ya que

por ser una empresa grande donde se cuenta con 1100 empleados haciendo facilidad a lo hora de

llevar un control contable y financiero

Composición del capital: El capital está compuesto por una suma de.
Tabla 4: Capital suscrito

CAPITAL SUSCRITO

RAZÓN SOCIAL UNIMASIVOS CUNDINAMARCA SAS

TIPO DE CAPITAL VALOR ACCIONES

CAPITAL AUTORIZADO $2.500.000.000 $250.000

CAPITAL SUSCRITO $1.641.500 $164.150

CAPITAL PAGADO $1.641.500 $164.150

Fuente: propia

Planta física: Al momento cuenta con una bodega para su distribución, dicha locación se

encuentra en área administrativa, productiva, de bodegas y de ventas.

Ilustración 3: Planta física

Fuente: Dsierra

g) Comercialización:

Este negocio realiza actos comerciales donde tiene aproximadamente 400 socios comerciales en

todo el municipio de Cundinamarca, de igual manera posee una gran variedad de productos que

comercializa,

Tabla 5: Información de servicios

Servicios descripción del servicio

Home care En la línea de productos de cuidado personal,

ofrece desde desodorantes, cremas para el
One
cuidado de la cara, shampoo , tratamientos
Jabón 3D - Jabón para el cabello.

Home food
En la línea de productos one se ofrece salsas
de tomate, mayonesa, aderezos, harina
Maizena, barras de proteínas entre otras.

En el catálogo de jabones se ofrecen todas las

presentaciones de jabón Fab, Dersa líquido y
en polvo, jabón 3D, suavizantes para ropa.

En el catálogo Home food, se venden cremas

 soperas, ricostilla y una de las líneas que
manejaba anteriormente Quala SAS .

Fuente: propia

de igual manera tiene una gran alianza con diferentes marcas como:

Inventario: el negocio actualmente cuenta con un inventario que consiste en, actualmente no se

cuenta con una propiedad de finca raíz propia.

Cartera: Actualmente posee unas cuentas por cobrar por valor de $2.240217.402, con una

rotación de cartera mensual de 35 días, con un cumplimiento mensual del 80% con el cual

garantiza poder cumplir con sus obligaciones financieras, proveedores y nómina.

4. Programa de trabajo para las áreas de Bodega y Distribución de la mercancía de la empresa

Unimasivos.

El responsable del programa de trabajo es el supervisor de auditoria para la distribución de la

mercancía de la empresa, y el equipo a cargo se compone por el coordinador de Bodega e

inventario de mercancía y por el coordinador de Distribución nacional, cada uno con su

respectivo equipo de trabajo, contando cada uno con un total de 25 personas a cargo.

Las áreas de intervención serán dos:

 ● La primera área es BODEGA y se compone por inventarios, embalaje y alistamiento.
Ilustración 4: área de Bodega

● la segunda área es DISTRIBUCION y se compone por transporte y distribución de la

mercancía.
Ilustración 5: Distribución
Las actividades a realizar para la auditoría de estas dos áreas son:

❖ Realizar inventario total de existencias en la bodega.

❖ Verificación de equipos de manejo de inventarios como lo son equipos de cómputo,
terminales portátiles, montacargas y estantes de separación de mercancías.
❖ Capacitación del personal a cargo frente a la importancia de hacer las cosas con alta
calidad para la mejora de los procesos.
❖ Toma de tiempos en el proceso de inventarios, ubicación de la mercancía, traslado a los
muelles de carga, embalaje de la mercancía, cargue de camiones.
❖ Verificación de mercancía en el transporte y como llega a su destino final, el cual es el
cliente, toma de tiempo de entrega, estado de la mercancía y rutas establecidas por la
empresa para la entrega.

Fases para llevar a cabo el proceso de auditoría de las dos áreas de la empresa:
FASE 1

En esta fase se realizará una reunión, para dar a conocer los lineamientos de la auditoría a las dos

áreas auditadas que son BODEGA y DISTRIBUCION.

FASE 2

En esta fase el líder de la auditoría se encargará de responder las inquietudes de las áreas

auditadas, y al mismo tiempo se encargará de informar los procesos que se han llevado a cabo

dentro de la auditoría.

FASE 3

En esta fase se definirá todas las personas y cargos dentro de la auditoría, las cuales realizarán el

seguimiento de la misma.

FASE 4
En esta fase se realizará la recopilación de toda la información que nos arroja la auditoría y así
mismo la verificación de los procesos de cada área auditada y de esta forma ver si se están
cumpliendo correctamente los estándares, o se informa de las mejoras pertinentes para los
procesos.

FASE 5

En esta fase se generan los hallazgos tanto positivos como negativos de cada área, se genera un
informe con el cual se especifican las mejoras a realizar y los procesos que se están llevando a
cabo con total calidad.

FASE 6

Esta fase es la última y quizás la más valiosa porque es en donde se reúne todo el grupo de la
auditoría, se debate los informes de la auditoría y se dan conclusiones para realizar el informe
final con las conclusiones y mejoras por hacer dentro de las áreas.

Cronograma de actividades

En este espacio observamos el cronograma de actividades que llevaremos a cabo para realizar la
auditoría a las dos áreas de la empresa Unimasivos, las cuales son embalaje y distribución.

Ilustración 6: cronograma de actividades

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES AUDITORIA EMPRESA UNIMASIVOS

TIEMP
Fecha Actividad Responsable Objetivo
O
Reunión para dar a conocer
los lineamientos de la
Obtener información dentro de
25/09/202 auditoría a las dos áreas Líder
2 horas las dos áreas de cómo se va a
0 auditadas que son Auditoria
llevar a cabo la auditoria.
BODEGA y
DISTRIBUCION.
Definición de personas para
27/09/202 Líder Definición de grupo A y grupo
la auditoria y repartición de 3 horas
0 Auditoria B para realizar las auditorias.
dos grupos para el inicio.
 Realizar actividad de auditoria
29/09/202 Inicio de Auditoria al área Grupo de
2 días para conocer conformidades o
0 de BODEGA. Auditoria A
no conformidades.
Realizar actividad de auditoria
02/10/202 Inicio de Auditoria al área Grupo de
2 días para conocer conformidades o
0 de DISTRIBUCION. Auditoria B
no conformidades.
Respuesta de inquietudes Dar respuesta a las dos áreas
05/10/202 frente a la auditoria por Líder auditadas, en relación a las
5 horas
0 parte del líder de la Auditoria conformidades o no
auditoria. conformidades.
07/10/202 Relación de formatos Grupo de Legalización de formatos de
1 día
0 auditoria área de BODEGA. Auditoria A auditoria sobre el área.
Relación de formatos
09/10/202 Grupo de Legalización de formatos de
auditoria área de 1 día
0 Auditoria B auditoria sobre el área.
DISTRIBUCION.
Informe final sobre la
15/10/202 Grupo de Entrega de hallazgos positivos y
realización de la auditoria al 1 día
0 Auditoria A negativos de la auditoria.
área de BODEGA.
Informe final sobre la
16/10/202 Grupo de Entrega de hallazgos positivos y
realización de la auditoria al 1 día
0 Auditoria B negativos de la auditoria.
área de DISTRIBUCION.
Reunión final en donde se Conformidades o no
20/10/202 Líder
dará a conocer la mejora 1 día conformidades sobre las dos
0 Auditoria
para las dos áreas áreas auditadas.
Fuente: Creación Propia.

Diagrama de proceso de flujo

Ilustración 7: Diagrama de auditoria

INICIO DE LA AUDITORIA EMPRESA

UNIMASIVOS

- Designación de líder del equipo auditor.

- Selección del equipo auditor, grupos A y B de auditoria.
- Definición de los objetivos, el alcance y los criterios de la
auditoria.
- Establecimiento de contacto inicial con el auditado.
 Revisión de la documentación
- Revisión de los documentos pertenecientes al sistema de
gestión, incluyendo los registros y determinación de su
adecuación con respecto a los criterios de la auditoria.

Preparación de las actividades de auditoria

- Preparación del plan de auditoria.
- Asignación de tareas al equipo auditor.
- Preparación de los documentos de trabajo.

Realización de las actividades de la auditoria

- Realización de reunión de apertura
- Comunicación durante la auditoria.
- Papel y responsabilidades de los guías y observadores.
- Recopilación y verificación de la información.
- Generación de hallazgos de la auditoria.
- Preparación de las conclusiones de la auditoria.
- Realización de la reunión de cierre.

Preparación, aprobación y distribución del informe de la auditoria

- Preparación del informe de la auditoria.
- Aprobación y distribución del informe de la auditoria.
 Finalización de la auditoria

Realización de las actividades de seguimiento de la auditoria

Se realizarán 4 entregas de informes reportes las cuales se harán semanalmente, y al final se

realizará la entrega de un informe final, en el cual se dará a conocer los puntos positivos y

negativos de las áreas auditadas, para su respectiva mejora de procesos o para su respectivo

mantenimiento de los procesos que funcionan de forma competitiva y con alta calidad.

El tiempo dispuesto para realizar la auditoría de estas dos áreas será de 30 días, en los cuales se

realizará un informe semanal del proceso realizado y la observación y seguimiento de las labores

realizadas. no obstante, el tiempo de entrega de la auditoría también dependerá de la complejidad

y el volumen de los procesos llevados a cabo por las áreas auditadas.

 1. Combinar los hallazgos y diagnosticar

a. ¿Cuál es la capacidad óptima para el logro de los objetivos?

La capacidad de los objetivos que debemos cumplir con esta auditoría es de proyección a mejora
de los tiempos en los procesos y a la debida mano de obra que se necesita emplear para el
cumplimiento de las labores de las dos áreas a las que estamos auditando:

1. La primera área, es el área de bodega que se compone por inventarios, alistamiento y

embalaje, en la cual los objetivos que se desean alcanzar son:

 Obtener información de tiempos reales de ejecución de los procesos de

inventarios, alistamiento y embalaje.
 Saber específicamente con cuanto personal se debe contar para cada proceso.
 Calcular el gasto de materiales para el alistamiento y el embalaje de los productos.
 mejorar los equipos utilizados para realizar los inventarios (terminales portátiles,
equipos de cómputo, montacargas y utensilios de protección para los empleados).
 Reducir las averías presentadas en los productos, con procesos más adaptados al
trato adecuado de los mismos.

2. La segunda área es la de distribución que se compone de cargue de la mercancía,

transporte y distribución, en la cual los objetivos que se desean alcanzar son:

 Reducir el tiempo de carga de la mercancía en los camiones, reduciendo de la

misma forma las averías presentadas en la mercancía.
 Verificar rutas de entrega de la mercancía, para su optimización y su
minimización en tiempos de entrega.
 Se realiza validación para que el número de personal laborando por ruta y camión
sea de tres personas.
 Realizar desde el área de logística previo manejo de rutas con mapeo, para una
distribución más ágil.
 Obtener más rutas y camiones para la mejora de los tiempos de entrega.

b. ¿Cómo se está ejecutando realmente el proceso de acuerdo con lo planeado?

En el momento las áreas se están ejecutando de la siguiente forma:

Área de Bodega: es necesaria la contratación de más personal, se evidencia que los tiempos en
los procesos de inventarios, alistamiento y embalaje están mal parametrizados, ya que se
presenta demora en el despacho de la mercancía, hay gasto innecesario de materiales para el
proceso de alistamiento, es necesario realizar una inversión en la mejora de equipos para el
debido cumplimiento de los procesos del área, es de prioridad dar capacitación al personal en el
manejo de la mercancía, para reducir el número de averías que se están presentando.

Área de distribución: se evidencia la falta de camiones para la mejora de tiempos en la entrega al

cliente de la mercancía, se debe solicitar al área de logística un enrutamiento de los camiones
para tener rutas específicas y así mejorar los tiempos de entrega y el gasto de combustible, se
debe reducir las averías en el cargue de la mercancía.

se evidencia que en estas dos áreas de la empresa no se están ejecutando los procesos como había
sido planeado en un principio, se deben realizar mejoras en sus procesos, en el tiempo de
ejecución, en el trato que se le debe dar a la mercancía, en la capacidad de labor, en la capacidad
de la maquinaria y transporte.

c. ¿Qué factores no permiten que se logren los objetivos con claridad?

 Falta de toma de tiempos en las dos áreas (Área de Bodega y Área de distribución),
periódicamente para la optimización de sus procesos.
 Capacitación del personal en las labores a su cargo, para la reducción de tiempos mal
empleados y averías en la mercancía.
 Adquisición de modernos equipos, camiones y maquinaria para la mejora de los procesos.
 Colaboración entre las áreas para el mejor enlute de la mercancía y así reducir los
tiempos de entrega.
 Auditorías más periódicas para verificar el cumplimiento de los procesos.

d. ¿A qué factores debemos poner mayor atención?

cuando se realiza una auditoria administrativa se debe realizar una propuesta que se pueda
aplicar adecuadamente con todos los pro y los contra en cualquier situación que implique
reformulación en este caso los procesos a verificar que son: capacitación del personal, tiempos
en producción, almacenaje y distribución, insumos, maquinaria y locación son los factores a los
que le debemos poner mayor atención en esta auditoría ya que al ser una cadena si se en uno de
los pasos no se realizan las actividades acuerdo procedimientos establecidos o peor aún no
existen estos procedimientos será imposible lograr las metas impuestas. 

e. ¿Cuáles objetivos pueden alcanzarse en estas condiciones y cuáles no?

la empresa debe centrarse en corregir las novedades las cuales le está generando un menor
rentabilidad ya sea por fraudes o errores, por lo que los objetivos planteados en esta auditoría que
son la mejora de los tiempos en los procesos y a la debida mano de obra se pueden cumplir ya
que una buena Técnicas de recolección de información, un plan de capacitaciones con sus
respectivo diagramas, un ciclo PHVA y la adquisición de un software para el manejo de
inventarios se pueden cumplir los objetivos.
f. Se debe examinar y conciliar con todo el equipo de auditores.

 Una vez realizada la recopilación de los auditores previamente mediante un comité y verificados
los procesos se establece que se deben realizar mejoras en cada una de las secciones a las que
fueron practicadas las auditorías, generada a la distribuidora Unimasivos Cundinamarca los focos
a atacar están definidos para que mejore continuamente, lo cual conlleva a un cumplimiento
adecuado de los objetivos

Una vez realizadas las auditorías se diagnostica que la empresa posee en su mayoría fortalezas y
que estas deben seguir encaminadas a su correcta aplicación, a fin de lograr el objetivo de
entregas completas y mercancía en buen estado, es de resaltar que las oportunidades de mejora
se basan en las debilidades detectadas por cada auditor en los sectores que influyen a la hora del
cumplimiento de la actividad. Este proceso abarca desde la parte directiva hasta la operativa por
lo cual se debe realizar una adecuada planeación, encaminar bien las acciones desde las partes
directivas para con esto lograr una sincronización entre los operarios y directivos.

2. Presentación del diagnóstico.

a) Se deben preparar los documentos para hacer el diagnostico. 

Se realiza la recopilación de los informes de gestión mediante los cuales se evidencia las
actividades realizadas, así como, así como planes de despachos, manipulación de la mercancía, el
manejo del transporte, con el fin de mejorar considerablemente todos los procesos auditados   

b) Indicar con claridad la problemática y los factores que la generan.

la problemática principal es la falta de un sistema de inventario, ya que el inventario se realiza

manual y se requiere de mucho tiempo, además se necesita  que se fortalezcan los diferentes
métodos de almacenamiento, ya que la compañía cuenta con una gran bodega,  además  se
necesita saber cómo llega la mercancía a su destino final y con óptimas condiciones, además se
ha evidenciado que al realizar el inventario manual, pueden haber confusiones en temas de
pedidos, ya que se han agotado los productos y la compañía no se ha dado cuenta de esto.

c) Exponer a las personas involucradas

 ya que las empresas no se componen de un gran equipo la única persona involucrada es el

gerente comercial.

d) Sugerir las decisiones para mejorar e impulsar que se hagan

  como se manifestó anteriormente es necesario una implementación de tecnología y un
sistema de inventario, es necesario que, para implementar esta herramienta tecnológica,
se necesita de una capacitación especializada en inventarios, además se necesita una
inversión de tecnología, realizando esta acción se puede solucionar el problema de
inventario.

Informe

La auditoría en este caso es un proceso independiente de la empresa Unimasivos Cundinamarca

que recolecta evidencia basada en hechos buscando identificar errores en los procesos, evaluar el

desempeño de los colaboradores, valorar los procedimientos internos y proponer estrategias o

controles de mejora. Para hacer una correcta auditoría es necesario ser un equipo de trabajo imparcial,

y tener conocimiento de cómo es la empresa en todas sus áreas, como son sus procesos, cuáles son los

pasos que requiere en el cumplimiento de su objetivo, con cuántas personas cuenta y cuantas son

necesarias para llevar a cabo los procesos sin errores y alcanzar los objetivos planteados, los formatos

utilizados en dicho proceso se encuentran en los (anexo 1 – 2)

Uno de los factores más importantes fueron los errores operativos que por falta de filtros en los

procesos, capacitaciones; muchos errores se pasaban desapercibidos causando gastos inesperados y

retrasos en la operación de Unimasivos Cundinamarca Por ello se realizaron capacitaciones más fuertes

se entregó equipo tecnológico, sistemas contables ), con el fin de que se cree conciencia de la

importancia que tiene cada función de los colaboradores y los costos en que puede incurrir la entidad a

causa de estos, a su vez se realizaron adecuaciones estratégicas de puestos de trabajo con el fin de que

los Líderes trabajen de la mano con su equipo mejorando

Áreas de Intervención

Área de Bodega:

Al auditar esta área se encontraron varias falencias, por tal motivo se recomienda a la compañía
que genere una reestructuración y genera más contrataciones para poder dar cumplimiento y
generar capacitaciones periódicas a los equipos de trabajo del área para fortalecer. (anexo 3 -4)

Área de distribución:

Se Evidencia falta de sistemas y claridad en el proceso por tal motivo se recomienda a la

compañía enfocarse en generar capacitaciones, empezar a diligenciar los formularios necesarios
para el alistamiento del producto y con esto no generar reprocesos, generar planillas de control y
seguimiento a los pedidos entregados.( Anexo 3 – 4)
 Referencias Bibliográficas

Tomado de distribución de productos https://www.google.com/search?

q=distribucion+de+productos&tbm=isch&ved=2ahUKEwjxyKeFvcHrAhVoTDABHYbiDxwQ2
-cCegQIABAA&oq=distrib&gs_lcp=CgNpbWcQARgAMgQIABBDMgUIABCxA consultado
el 27 de agostos de 2020.
Tomado de Ealde bussines school, gestión de riesgos https://www.ealde.es/fases-auditoria-iso-
19011/ , 29 de julio de 2019.

Tomado de compaña Dsierra https://dsierra.com/ , consultado el 27 de julio de 2020

Tomado de diagrama de procesos para una auditoria, https://www.google.com/search?

q=diagrama+de+procesos+de+flujo+para+una+auditoria
Consultado el 27de agosto de 2020.

Tomado de Ealde bussines school, gestión de riesgos https://www.ealde.es/fases-auditoria-iso-

19011/ , 29 de julio de 2019.
 Anexos

Anexo 1 Plan anual de auditoria interna

Codigo: UN-1254

PLAN ANUAL DE AUDITORIA INTERNA Versión: 01

Vigente desde: 19/09/2020

CRITERIOS
Planificar y establecer las actividades a ejecutar durante la vigencia 2020 por el area de Control Interno, en el marco de evaluación y
seguimiento al nivel de desarrollo del Sistema de Control interno.
ALCANCE mejorar los procesos de almacenamiento y distribución
CRITERIOS Normatividad aplicable según corresponda y documentación interna relacionada con los procesos necesarios a evaluar
RECURSOS HUMANOS Equipo de profesionales asignados para realizar las auditorias internas necesarias

FINANCIEROS Presupuesto asignado por parte del area Administrativa para atender los requerimientos necesarios
TECNOLÓGICOS Equipos de cómputo y herramientas de ofimática.
PERIODO DESDE: HASTA:
  25/09/2020 20/10/2020
HOJA DE
AUDITORIA N° ALCANCE DE LA AUDITORIA AUDITOR EJECUTAR DESPUES DE EJECUTAR ANTES DE
RUTA

la distribución de la mercancía de la empresa, y el equipo a

Jorge Andrés Orduña Morales, Derly
cargo se compone por el coordinador de Bodega e inventario único plan de
1 Yesenia Pinzón Muñoz y Edwin Giovanni    
de mercancía y por el coordinador de Distribución nacional, auditoria
Villamil Morales
cada uno con su respectivo equipo de trabajo

           
           
           
           
           
           
           
           
           
           
           
APROBACION PLAN DE AUDITORIA
OBSERVACIONES: APROBADO POR:

NOMBRES:
FIRMA:
FECHA:

Anexo 2 Programa de auditoria interna

Código: UN-1253
Versión: 01
PROGRAMA DE AUDITORIA INTERNA
Vigente desde:
19/09/2020
Verificar si el Sistema Integrado de Gestión se ha implementado adecuadamente, se
OBJETIVO
mantiene actualizado y está conforme con las disposiciones establecidas
PROCESO A AUDITAR
BODEGA Y DISTRIBUCIÓN
Determinar el grado de conformidad del auditado, con los criterios de Auditoría, evaluar la
ALCACE DE LA AUDITORIA
capacidad para asegurar el cumplimiento de los requisitos legales, reglamentarios y
contractuales. Evaluar la eficacia, eficiencia y efectividad del de los objetivos
especificados, identificar los puntos de mejora.
Jorge Andrés Orduña Morales, Derly
LIDER AUDITOR Angelly Tatiana Yesenia Pinzón Muñoz y Edwin Giovanni
Bernal Escobar EQUIPO AUDITOR Villamil Morales
FECHA DE
AUDITORIA N° HOJA DE RUTA 25/09/2020
EJECUCION
PROGRAMACION DE LA AUDITORIA
DIA/HORA ACTIVIDAD DOCUMENTOS/ REGISTROS REQUERIDOS
 Reunión para dar a conocer los lineamientos de la auditoría a
25-09-2020 0800 AM actas de inicio, soportes legales de la auditoria
las dos áreas auditadas que son BODEGA y DISTRIBUCION

Definición de personas para la auditoria y repartición de dos

25/09/2020 1000 AM plan anual de auditoria,
grupos para el inicio.

inventarios, entradas de material, salida de material, actas

25/09/2020 0100 PM Inicio de Auditoria al área de BODEGA.
de entrega

27/09/2020 0800 AM Inicio de Auditoria al área de DISTRIBUCION. pedidos, cronogramas de entrega, ruta de distribución

Respuesta de inquietudes frente a la auditoria por parte del

29/09/2020 0800 AM acta de reunión
líder de la auditoria.

29/09/2020 0200 PM Relación de formatos auditoria área de BODEGA verificación formatos ya presentados

30/09/2020 0800 AM Relación de formatos auditoria área de DISTRIBUCION verificación formatos ya presentados

Informe final sobre la realización de la auditoria al área de

01/10/2020 0800 AM informe final
BODEGA
     
 
OBSERVACIONES: REVISADO POR: APRBADO POR:

  NOMBRE: Jorge Andrés Orduña NOMBRE: Angelly Tatiana Bernal Escobar

Morales
  FIRMA:
  FECHA: 01-10.2020 FECHA: 01-10.2020

Anexo 3 Hoja de ruta

Código: UN-1254
Versión: 01
Vigente desde: 19/09/2020
 HOJA DE RUTA
PROCESO A AUDITAR:
bodegaje y distribución
NUMERO DE FICHA: 1
LIDER AUDITOR: Angelly Tatiana Bernal Escobar
GRUPO AUDITOR: Jorge Andrés Orduña Morales, Derly Yesenia Pinzón Muñoz y Edwin Giovanni Villamil Morales

FECHA DE AUDITORIA:
25/09/2020
LEYENDA: 1=CORRECTO 2=PUNTO DE MEJORA 3=NO CONFORMIDAD 4:OBSERVACIONES

PUNTO
REQUISITO
NORMA
1 2 3 4 NO CONFORMIDAD
  inventarios     x   no se lleva actualizado el registro de material
  entradas de material     x   no se conoce el stock actual del almacén
  salidas de material     x   no se conoce el stock actual del almacén
los pedidos son entregados sin ningún tipo de control para el
  registro de pedidos   x     seguimiento
  certificados capacitación del personal   x     el personal carece de capacitación
  rutas de distribución   x     las rutas carecen de claridad
             
             
             

             

Anexo 4 Informe de auditoria interna

Codigo: UN-1254
INFORME DE AUDITORIA INTERNA Versión: 01
 Vigente desde: 19/09/2020
AREA AUDITADA: bodegaje y distribución
DOCUMENTO DE
REFERENCIA:
ISO 9001
LIDER DE AUDITORIA: parque industrial Galicia mz a bodega 11 km 3.5 via siberia
Angelly Tatiana Bernal Escobar, Jorge Andrés Orduña Morales, Derly Yesenia Pinzón Muñoz y Edwin Giovanni Villamil
EQUIPO DE AUDITORIA:
Morales
HOJA DE RUTA 1
AUDITORIA NUMERO: 1
FECHA: 25/09/2020
N° DE NO
DESCRIPCION DE LA NO CONFORMIDAD GRAVEDAD DOCUMENTO DEL SISTEMA APARTADO DE LA NORMA
CONFORMIDAD

1 no se lleva actualizado el registro de material 3 registro material  

2 no se conoce el stock actual del almacén 3 inventario  
los pedidos son entregados sin ningún tipo de
3 2 planillas control documentación  
control para el seguimiento
4 el personal carece de capacitación 2    

5 las rutas carecen de claridad 2 rutas de distribución  

         
         
Elaboró

Firma:__________________________________________________________________________

 
Nombre:
Cargo: