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DevOps

Anlage - 6 Transition
Version 1.1

zwischen
BMW AG („BMW“)
Bremerstraße 6
80788 München

und
Template File („Auftragnehmer“)
[Straße]
[PLZ Ort]
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INHALTSVERZEICHNIS

1 PRÄAMBEL ..................................................................................................................... 4

2 TRANSITION IN ............................................................................................................... 4

2.1 Dokumentenstruktur................................................................................................................................. 4
2.1.1 Addendum 6.1 (Transition Plan) .................................................................................................................. 4
2.1.2 Addendum 6.2 (Transition Risiko Management Plan) ................................................................................. 4

2.2 Allgemeine Richtlinien .............................................................................................................................. 4

2.3 Transition Phasen und Lieferkomponenten ............................................................................................... 5


2.3.1 Transition Planung ....................................................................................................................................... 5
2.3.1.1 Transition Plan..................................................................................................................................... 5
2.3.1.2 Wellenplanung .................................................................................................................................... 6
2.3.1.3 Staffing ................................................................................................................................................ 7
2.3.1.4 Risikomanagement .............................................................................................................................. 7
2.3.1.5 Technologie, Infrastruktur und Facilities ............................................................................................. 8
2.3.1.6 Transition Governance und Programm Management ........................................................................ 8
2.3.2 Transition Durchführung .............................................................................................................................. 9
2.3.2.1 Allgemein ............................................................................................................................................ 9
2.3.2.2 Selbststudium und Knowledge Transfer (KT)-Sessions ....................................................................... 9
2.3.2.3 Work Shadowing ................................................................................................................................. 9
2.3.2.4 Reverse Work Shadowing ................................................................................................................. 10
2.3.2.5 Staffing .............................................................................................................................................. 10
2.3.2.6 Risikomanagement ............................................................................................................................ 10
2.3.2.7 Transition Governance und Programm Management ...................................................................... 10

2.4 Kritische Lieferkomponenten .................................................................................................................. 11

2.5 Transition Management .......................................................................................................................... 11


2.5.1 Transition Manager und Projekt Management Office ............................................................................... 11
2.5.2 Management und Überwachung der Transition ........................................................................................ 12
2.5.3 Berichtswesen ............................................................................................................................................ 12
2.5.4 Meetings und Governance ......................................................................................................................... 13

3 TRANSITION OUT .......................................................................................................... 13

3.1 Dokumentenstruktur............................................................................................................................... 13
3.1.1 Addendum 6.3 (Transition Out Plan) ......................................................................................................... 14

3.2 Allgemeine Richtlinien ............................................................................................................................ 14

3.3 Transition Phasen und Lieferkomponenten ............................................................................................. 14


3.3.1 Pre-Transition ............................................................................................................................................ 14
3.3.2 Transition Planung ..................................................................................................................................... 15

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3.3.2.1 Wellenplanung .................................................................................................................................. 15


3.3.2.2 Staffing .............................................................................................................................................. 15
3.3.3 Transition Durchführung ............................................................................................................................ 15
3.3.3.1 Selbststudium und KT-Sessions ......................................................................................................... 15
3.3.3.2 Reverse Work Shadowing ................................................................................................................. 16
3.3.3.3 Staffing .............................................................................................................................................. 16

3.4 Kritische Lieferkomponenten .................................................................................................................. 16

3.5 Abnahme von Transition Lieferkomponenten ......................................................................................... 16

3.6 Transition Management .......................................................................................................................... 17

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1 PRÄAMBEL
Anlage 6 regelt die Übernahme der Verantwortung für SERVICES von einem bestehenden AUF-
TRAGNEHMER sowie die Abgabe an einen FOLGE-DIENSTLEISTER bzw. an BMW. Alle in Anlage
6 beschriebenen Regelungen finden auch ANWENDUNG für alle Scopeerweiterungen sowie -
reduzierungen während der Vertragslaufzeit.
Kapitel 2 dieser Anlage beschreibt die Übernahme (TRANSITION IN) von SERVICES zu Beginn
der Vertragslaufzeit. Kapitel 3 dieser Anlage beschreibt die Abgabe (TRANSITION OUT) von
SERVICES am Ende der Vertragslaufzeit.

2 TRANSITION IN
Alle Aktivitäten der TRANSITION, die für den Transfer der Verantwortung für SERVICES von
BMW und/oder dem bestehenden AUFTRAGNEHMER an einen FOLGE-DIENSTLEISTER erfor-
derlich sind, werden gemäß dieser Anlage 6 (TRANSITION) Kapitel 2 (TRANSITION IN) erbracht.
Dies gilt auch im Rahmen von Transitionen, welche zur Vertragslaufzeit infolge des Change Re-
quest Verfahrens erforderlich werden.

2.1 Dokumentenstruktur
Die aufgeführten Dokumente sind wie folgt eingebunden:
2.1.1 Addendum 6.1 (Transition Plan)
Der AUFTRAGNEHMER verwendet Addendum 6.1 zur Beschreibung der Methodik der TRANSI-
TION, des Zeitplans und anderer Aspekte der TRANSITION, gemäß Festlegung in Kapitel 2.3.1
(1) (TRANSITION Plan) des vorliegenden Dokumentes.
2.1.2 Addendum 6.2 (Transition Risiko Management Plan)
Der AUFTRAGNEHMER verwendet Addendum 6.2 dazu, die TRANSITION Risiko Management
Methode und alle bekannten TRANSITION Risiken und Mitigationsmaßnahmen (Maßnahmen
zur Minderung der Wirkung des Risikos bei Eintreten des Risikos) zu beschreiben, die es BMW
erlauben, die Risiken und Maßnahmen gemäß der Festlegung in Kapitel 2.3.1.5 (1) (TRANSI-
TION Risiko Management Plan) des vorliegenden Dokumentes zu bewerten.
Dieses Kapitel ist für Transitionen während der Vertragslaufzeit nicht relevant.

2.2 Allgemeine Richtlinien


1) Der AUFTRAGNEHMER verantwortet die Erstellung der Dokumente Addendum 6.1 (TRAN-
SITION Plan) und Addendum 6.2 (TRANSITION Risiko Management Plan) sowie die Einho-
lung der Freigabe durch BMW für diese beiden Dokumente und die darauf basierende
Durchführung und Steuerung der TRANSITION. Bei einer Transition während der Vertrags-
laufzeit ist lediglich das Dokument Addendum 6.1 zu erstellen
2) Der AUFTRAGNEHMER erbringt alle für die TRANSITION erforderlichen Leistungen an oder
vor den in Addendum 6.1 (TRANSITION Plan) sowie Anlage 3 (Performance Management)
festgelegten Terminen. Der AUFTRAGNEHMER ist verantwortlich für einen termingerech-
ten Abschluss der TRANSITION.

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3) Der AUFTRAGNEHMER ist verantwortlich für das übergreifende Management der TRANSI-
TION gemäß TRANSITION Plan und sorgt dafür, dass auftretende Probleme während der
TRANSITION identifiziert und gelöst werden.
4) Bis zum Abschluss der TRANSITION aktualisiert und entwickelt der AUFTRAGNEHMER Ad-
dendum 6.1 (TRANSITION Plan) unter Berücksichtigung der notwendigen Genehmigungen
und BMW Freigaben weiter. Der AUFTRAGNEHMER wird außerdem Änderungen am TRAN-
SITION Plan vornehmen, die von BMW angefordert wurden. Konsequenzen auf die TRAN-
SITION bezüglich Zeit, Budget und Qualität, die in diesem Zusammenhang auftreten kön-
nen, werden gemeinsam vereinbart.
5) Der AUFTRAGNEHMER prüft im Rahmen der TRANSITION die Dokumentation des bisheri-
gen Dienstleisters auf Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit um in einem Gewährleis-
tungsfall das Verursacherprinzip feststellen zu können. Der CUT-OVER kann erst nach voll-
ständiger Prüfung vollzogen werden und ist im detaillierten TRANSITIONPLAN zu dokumen-
tieren. Die Nachvollziehbarkeit ist BMW zum Zeitpunkt des CUT-OVER schriftlich zu bestä-
tigen.

2.3 Transition Phasen und Lieferkomponenten


Der AUFTRAGNEHMER hat im Rahmen der TRANSITION IN zu den beschriebenen Phasen fol-
gende Lieferkomponenten bereitzustellen:
2.3.1 Transition Planung
2.3.1.1 Transition Plan
1) Gemäß Anlage 3 (Performance Management) legt der AUFTRAGNEHMER zum definierten
Termin, jedoch spätestens 30 Arbeitstage nach VERTRAGSBEGINN bzw. im Falle von Transi-
tionen während der Vertragslaufzeit zum definierten Termin, BMW eine detaillierte Ver-
sion von Addendum 6.1 (TRANSITION Plan) zur Zustimmung vor. Der TRANSITION Plan ent-
hält:
a) die Ziele der TRANSITION,
b) den Umfang der TRANSITION,
c) den Zeitplan inkl. Meilensteinen (“TRANSITION MEILENSTEINE”) in Relation zum VER-
TRAGSBEGINN bzw. CUT-OVER und zum Abschluss der Gesamttransition,
d) eine Wellenplanung gemäß Kapitel 2.3.1.2,
e) Einen Projektplan der alle spezifischen TRANSITION Tasks und Aktivitäten detailliert
sowie deren Abhängigkeiten und Zuordnungen der Aufgaben enthält. Dieser dient als
Grundlage zur Abstimmung mit BMW.
f) eine Aufwandschätzung hinsichtlich der vom AUFTRAGNEHMER benötigten Ressour-
cen sowie die von BMW bereit zu stellenden Ressourcen (BMW, bestehender Dienst-
leister und Third-Party Dienstleister) gemäß Vertragsvereinbarung, unterteilt nach der
Anzahl der Stunden, nach Aktivität und nach Monat sowie
g) alle weiteren vereinbarten Details des TRANSITION Projekts.

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2) Der TRANSITION Plan enthält darüber hinaus eine ausführliche Darstellung der folgenden
Themen:
a) eine Beschreibung des Dokumentationsmanagement Prozesses, den der AUFTRAG-
NEHMER implementiert und während der gesamten Vertragslaufzeit anwendet, um
sicherzustellen, dass die relevante Dokumentation aktuell ist und den fachlichen An-
forderungen von BMW genügt,
b) die Integration von bestehendem AUFTRAGNEHMER und anderen Third-Party Dienst-
leistern in einer Art und Weise, dass ein reibungsloser Übergang von SERVICES und An-
lagen ermöglicht wird, einschließlich der für diese Themen identifizierten Risiken und
Mitigationsmaßnahmen,
c) die Prozesse und Verantwortlichkeiten des AUFTRAGNEHMERS zu IT Security, IT SER-
VICE Continuity Management, Recovery und Notfall-Plan Aktivitäten sowie die Sicher-
stellung des bisherigen Sicherheits-Niveaus beim Verantwortungsübergang während
der TRANSITION,
d) eine Beschreibung von Software und Tools, die der AUFTRAGNEHMER bei der Über-
führung der SERVICES einsetzt, einschließlich der TRANSITION und Transformation von
DATEN,
e) eine Beschreibung, wie der Zugriff auf Infrastruktur, Systeme und Informationen von
BMW auf autorisiertes Personal des AUFTRAGNEHMERS beschränkt wird,
f) eine Beschreibung, wie die vereinbarten physischen Sicherheitsmaßnahmen vom AUF-
TRAGNEHMER implementiert werden,
g) eine Beschreibung, wie nicht ausreichende Systemdokumentation vervollständigt wird,
h) die Räumlichkeiten, welche seitens des AUFTRAGNEHMERS bereitgestellt werden (auf-
geschlüsselt nach Lokationen). Um einen reibungslosen Verlauf der TRANSITION zu ge-
währleisten, ist eine Zugangsberechtigung sowohl für das Personal des AUFTRAGNEH-
MERS als auch des bestehenden AUFTRAGNEHMERS zwingend erforderlich,
i) die Beschreibung des Review-Prozesses des AUFTRAGNEHMERS hinsichtlich Aktualität
und Korrektheit des TRANSITION Plans, einschließlich Identifikation von Änderungsbe-
darfen und deren Kommunikation an BMW.
2.3.1.2 Wellenplanung
1) Der AUFTRAGNEHMER liefert im TRANSITION Plan eine detaillierte Wellenplanung, in der
alle SERVICES eindeutig einer Welle zugeordnet sind. Für jede Welle ist ein individuelles
Start- und Enddatum festgelegt. Wellen können unabhängig voneinander starten/enden
und sich zeitlich überschneiden. Unabhängig von der Wellenplanung ist ein Zeitpunkt des
CUT-OVER vom AUFTRAGNEHMER zu definieren. Zum Zeitpunkt des CUT-OVER übernimmt
der AUFTRAGNEHMER die volle Verantwortung für die Erbringung der SERVICES des ent-
sprechenden Vertragsscopes.
2) Darüber hinaus detailliert der AUFTRAGNEHMER die Methode, die für den Wissenstransfer
zwischen den betroffenen Mitarbeitern des bestehenden AUFTRAGNEHMERS bzw. von

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BMW und den Mitarbeitern des AUFTRAGNEHMERS, die anschließend die Verantwortung
für die SERVICES übernehmen, angewendet wird. Die Beschreibung enthält:
a) eine detaillierte Zeitplanung der Wissenstransferaktivitäten, einschließlich der Identifi-
zierung von Wissensbereichen, Interview-Plänen, Anforderungen für die Shadowing-
Aktivitäten,
b) eine detaillierte, quantitative Beschreibung der Aufwände nach Phase / Wochen bzw.
Monaten, die vom bestehenden AUFTRAGNEHMER und BMW benötigt werden, um
den Wissenstransfer zu unterstützen. Diese müssen sich im Rahmen des Angebots be-
wegen. Darüber hinausgehende Mehraufwände gehen zu Lasten des AUFTRAGNEH-
MERS.
2.3.1.3 Staffing
1) Besetzung Schlüsselrollen: Der AUFTRAGNEHMER hat zum definierten MEILENSTEIN M2
die Rollen AUFTRAGNEHMER TRANSITION Manager, SERVICE Delivery Manager und
Contract Manager namentlich besetzt. Die benannten Personen sind verfügbar und ein-
satzbereit. Der AUFTRAGNEHMER TRANSITION Manager steht während der gesamten
TRANSITION zur Verfügung.
2) Ramp-up Plan und Organisationsstruktur: Der AUFTRAGNEHMER liefert zum definierten
MEILENSTEIN M2 einen von BMW abgenommenen Ramp-up Plan, der zeigt, wie viele Res-
sourcen ab welchem Zeitpunkt für die TRANSITION sowie den nachfolgenden Betrieb/War-
tung zur Verfügung stehen. Zusammen mit dem Ramp-up Plan legt der AUFTRAGNEHMER
die geplante Aufbauorganisation und Teamstruktur vor. Für jeden SERVICE benennt der
AUFTRAGNEHMER einen Ansprechpartner sowie einen Vertreter, der als Brückenkopf
während der Leistungserbringung eingesetzt wird.
3) On- und Offboarding Prozess: Der AUFTRAGNEHMER liefert zum definierten MEILENSTEIN
M2 einen von BMW abgenommenen On- und Offboarding Prozess, der beschreibt, welche
Aktivitäten erforderlich sind, um einen Knowledge Transfer sicherzustellen, bzw. die Ein-
haltung der BMW Richtlinien beim Ausscheiden von Mitarbeitern sicherzustellen. Der AUF-
TRAGNEHMER implementiert den Prozess nach erfolgter Abnahme durch BMW und setzt
ihn konsequent bis zum Vertragsende um.
4) Knowledge Management: Der AUFTRAGNEHMER liefert zum definierten MEILENSTEIN M2
einen von BMW abgenommenen Knowledge Management Prozess, der für die gesamte
Vertragslaufzeit Gültigkeit hat. Darüber hinaus weist der AUFTRAGNEHMER die erforderli-
chen Zertifikate nach.
2.3.1.4 Risikomanagement
1) TRANSITION Risiko Management Plan: Addendum 6.2 (TRANSITION Risiko Management
Plan) zeigt potentielle Risiken auf, beschreibt mögliche Mitigationsansätze und definiert
spezielle Aufgaben, die unternommen werden müssen, um identifizierte TRANSITION Risi-
ken zu verhindern und um für eine schnelle Behebung zu sorgen. Zusätzlich berichtet der
AUFTRAGNEHMER BMW umgehend jedes identifizierte Risiko und die Mitigationen, für
deren Umsetzung BMW verantwortlich ist.

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2) Lieferdatum TRANSITION Risiko Management Plan: Der AUFTRAGNEHMER stellt BMW zum
definierten MEILENSTEIN M2, jedoch spätestens 30 Arbeitstage nach VERTRAGSBEGINN,
gemäß Anlage 3 (Performance Management) eine detaillierte Version von Addendum 6.2
(TRANSITION Risiko Management Plan) zur Abnahme bereit.
3) Vor Beginn der Transitionsaktivitäten stimmt der AUFTRAGNEHMER mit BMW alle bekann-
ten Risiken ab und fährt nicht eher mit den entsprechenden Aktivitäten fort, bevor BMW
die Mitigationspläne dieser Risiken genehmigt hat.
2.3.1.5 Technologie, Infrastruktur und Facilities
1) Erforderliche Rollen und Berechtigungen: Der AUFTRAGNEHMER stellt BMW mindestens
20 Arbeitstage vor dem geplanten Startzeitpunkt jeder Welle eine Liste mit benötigten Rol-
len und Berechtigungen zur Verfügung.
2) Netzwerkanbindung/-infrastruktur: Der AUFTRAGNEHMER stellt zum definierten MEILEN-
STEIN M2 die notwendige Netzwerk-Anbindung der Delivery Center an BMW bereit. Über-
gabeschnittstelle ist ein geeignetes BMW Rechenzentrum (in Abstimmung mit BMW fest-
zulegen). Die Kosten für die Netzwerkanbindung trägt der AUFTRAGNEHMER. Die für die
Netzwerkanbindung benötigten Konfigurationsanforderungen müssen BMW mindestens
20 Arbeitstage vor Beginn der ersten Welle vom AUFTRAGNEHMER zur Verfügung gestellt
werden.
3) Kommunikationstool: Der AUFTRAGNEHMER implementiert bis zum definierten MEILEN-
STEIN M2 ein Kommunikationstool, was dem aktuellen BMW Standard entspricht (z.B.
Skype Federation), sodass eine digitale Kommunikationsgrundlage mit BMW vorhanden
ist.
4) Lizenzen: Der AUFTRAGNEHMER stellt sicher, dass alle für den Betrieb/Wartung notwendi-
gen Lizenzen zum definierten MEILENSTEIN M2 beschafft und verfügbar sind.
5) Verantwortungsübernahme Hardware Assets: Im Falle einer Infrastruktur TRANSITION
stellt der AUFTRAGNEHMER sicher, dass er spätestens ab dem definierten MEILENSTEIN
M2 – wenn mit BMW nicht anders vereinbart – die Verantwortung für alle relevanten
Hardware Assets übernimmt.
2.3.1.6 Transition Governance und Programm Management
1) Rollen und Steuerungsstrukturen: Der AUFTRAGNEHMER besetzt zum definierten MEILEN-
STEIN M2 die erforderlichen Rollen für die TRANSITION sowie Kapitel 2.6.1 und setzt die
Steuerungsstrukturen und Governance für das TRANSITION Projekt gemäß Kapitel 2.6.4
auf.
2) Eskalationsprozess: Der AUFTRAGNEHMER definiert und etabliert zum definierten MEILEN-
STEIN M2 einen Eskalationsprozess, der für die Dauer der TRANSITION ANWENDUNG fin-
det.
3) Qualitätsmanagement: Der AUFTRAGNEHMER setzt zum definierten MEILENSTEIN M2 ein
Qualitätsmanagement für die gesamte Dauer der TRANSITION auf und stellt damit die
Quality Assurance im Rahmen der TRANSITION sicher.

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4) TRANSITION Reporting: Der AUFTRAGNEHMER implementiert zum definierten MEILEN-


STEIN M2 ein TRANSITION Reporting gemäß BMW Standards und den in Kapitel 2.6.3 defi-
nierten Anforderungen. Dieses ist von BMW abzunehmen.
2.3.2 Transition Durchführung
2.3.2.1 Allgemein
Der AUFTRAGNEHMER führt die TRANSITION durch und implementiert den TRANSITION Plan
gemäß Addendum 6.1 (TRANSITION Plan). Der AUFTRAGNEHMER implementiert den TRANSI-
TION Plan in der Weise, dass:
1. es keine wesentliche Störung oder erheblichen Einfluss auf den Geschäftsbetrieb von
BMW gibt,
2. es zu keiner Minderung der SERVICES beim Übergang der Betriebsverantwortung auf
den AUFTRAGNEHMER kommt und
3. BMW die SERVICES vollständig und unverändert nutzen kann, es sei denn der verein-
barte TRANSITION Plan beinhaltet anderslautende Regelungen.
Die Durchführung der TRANSITION erfolgt in Wellen. Daher sind die in den nachfolgenden Ka-
piteln beschriebenen Lieferkomponenten der Knowledge Transfer-Phasen pro Welle zu erbrin-
gen.
2.3.2.2 Selbststudium und Knowledge Transfer (KT)-Sessions
1. Nachweis von Grundwissen durch Selbststudium: Der AUFTRAGNEHMER liefert bis
zum Beginn der KT-Sessions einen Nachweis des durch Selbststudium erworbenen
Grundwissens in Form einer bestätigten Übersicht der durchgearbeiteten Dokumente
und Inhalte.
2. Durchgeführte und dokumentierte Trainings gemäß KT-Plan: Der AUFTRAGNEHMER
nimmt an den gemäß KT-Plan vereinbarten Trainings-Sessions teil und dokumentiert
die Teilnahme.
3. Durchgeführte fachliche Trainings/WBTs (nachgewiesen durch Zertifikate): Der AUF-
TRAGNEHMER weist die Teilnahme an den erforderlichen fachlichen Trainings (u.a.
WBTs) durch die entsprechenden Zertifikate bzw. Teilnahmebestätigungen nach.
4. KT Assessment: Die Phase „Selbststudium und KT-Sessions“ (MEILENSTEIN M3) gilt als
erfolgreich abgeschlossen, wenn der AUFTRAGNEHMER das abschließende Assessment
durch BMW besteht. Das Assessment gilt als bestanden, wenn 80% der gestellten Fra-
gen/Aufgaben korrekt beantwortet werden. Besteht der AUFTRAGNEHMER das Asses-
sment nicht, finden zusätzliche KT-Sessions statt. Die dadurch entstehenden Mehrkos-
ten sind vom AUFTRAGNEHMER zu tragen.
2.3.2.3 Work Shadowing
1) Protokolle der Work Shadowing Sessions: Der AUFTRAGNEHMER liefert BMW Protokolle
über die durchgeführten Work Shadowing Sessions, aus denen hervorgeht, welche SER-
VICES und Inhalte jeweils bearbeitet wurden.

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2) Dokumentation der bearbeiteten Übungsinhalte: Der AUFTRAGNEHMER stellt BMW eine


Dokumentation aller bearbeiteten Übungsinhalte (z.B. Tickets) als Nachweis von weiterem
Wissensaufbau zur Verfügung.
2.3.2.4 Reverse Work Shadowing
1) Fristgerechter CUT-OVER: Der AUFTRAGNEHMER hält die im TRANSITION Plan vereinbar-
ten CUT-OVER Termine pro Welle ein.
2) Nachweis durch KPI Report: Das Reverse Work Shadowing gilt als erfolgreich abgeschlos-
sen, wenn der AUFTRAGNEHMER 90% der vereinbarten SLAs (Minimum SLAs) in der letz-
ten Woche vor CUT-OVER (MEILENSTEIN M5) erreicht hat.
2.3.2.5 Staffing
1) Nachweis erfolgtes Staffing: Der AUFTRAGNEHMER weist BMW zum MEILENSTEIN M5 ein
erfolgtes Staffing gemäß Ramp-up Plan nach.
2) Der AUFTRAGNEHMER sorgt bei entsprechender kapazitativer Veränderung in seiner Per-
sonalbesetzung zeitnah und selbstorganisiert für eine adäquate Nachbesetzung
2.3.2.6 Risikomanagement
1) TRANSITION Risiko Management Plan: Der AUFTRAGNEHMER stellt während der gesamten
TRANSITION die Aktualität des TRANSITION Risiko Management Plans sowie die Durchfüh-
rung der definierten Maßnahmen zur Risikomitigation sicher.
2) IT SERVICE Continuity Plan inkl. Disaster Recovery Plan: Der AUFTRAGNEHMER stellt BMW
zum definierten MEILENSTEIN M5 der ersten Welle einen IT SERVICE Continuity Plan ge-
mäß Addendum 2.6 zur Abnahme zur Verfügung.
2.3.2.7 Transition Governance und Programm Management
1) Zum definierten MEILENSTEIN M4 der ersten Welle liefert der AUFTRAGNEHMER BMW
folgende Lieferergebnisse zur Abnahme:
a) SERVICE Reporting und SERVICE Level Reporting der AUFTRAGNEHMER legt ein SER-
VICE Reporting sowie ein SERVICE Level Reporting gemäß Anlage 3 (Performance Ma-
nagement) vor.
2) Zum definierten MEILENSTEIN M5 der ersten Welle liefert der AUFTRAGNEHMER BMW
folgende Lieferergebnisse zur Abnahme:
a) Kontrollhandlungsplan: Der AUFTRAGNEHMER legt BMW einen Kontrollhandlungsplan
vor, der beschreibt, wie die im Rahmen der Transition eingeforderten Kontrollhandlun-
gen nach CUT-OVER umgesetzt und gemessen werden.
b) Leistungsverrechnungsreporting: Der AUFTRAGNEHMER liefert ein Reporting gemäß
BMW Anforderungen, das sämtliche für die Leistungsverrechnung mit BMW erforderli-
chen DATEN enthält.
c) Abrechnungsstrukturen: Der AUFTRAGNEHMER implementiert die notwendigen Ab-
rechnungsstrukturen.

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2.4 Kritische Lieferkomponenten


Die kritischen Lieferkomponenten für die TRANSITION und die jeweiligen Abnahmekriterien
sind in Anhang 3.2 (Kritische Lieferkomponenten) beschrieben.
Abnahme von TRANSITION Lieferkomponenten
Sofern es sich nicht um eine kritische Lieferkomponente handelt, deren Abnahmeprozess in
Anhang 3.2 (Kritische Lieferkomponenten) gesondert geregelt ist, finden folgende Regelungen
für die Abnahme von TRANSITION Lieferkomponenten ANWENDUNG:
1) Die Lieferkomponenten für die TRANSITION IN sind in Addendum 6.1 (TRANSITION Plan)
und in Anlage 3 (Performance Management) dokumentiert.
2) Der AUFTRAGNEHMER liefert jede TRANSITION Lieferkomponente bis spätestens zum in
Addendum 6.1 (TRANSITION Plan) definierten Meilensteinen bzw. Zeitpunkten.
3) Der AUFTRAGNEHMER besitzt ein internes Qualitätsverifizierungsverfahren, welches ent-
weder durch das Programm Management des AUFTRAGNEHMERS oder durch ein dedizier-
tes AUFTRAGNEHMER Qualitätssicherungsteam außerhalb des TRANSITION Projekts wahr-
genommen wird, bevor Lieferkomponenten zur Abnahme an BMW übergeben werden.
4) BMW führt – auf Anforderung unterstützt durch den AUFTRAGNEHMER – innerhalb einer
Woche, sofern nicht anders vereinbart, nach Lieferung Abnahmetests durch. Wenn die re-
levante TRANSITION Lieferkomponente oder das SERVICE Element in Bezug auf die verein-
barten Abnahmekriterien nicht abgenommen wird, so teilt BMW dies dem AUFTRAGNEH-
MER schriftlich innerhalb von 2 Wochen nach Lieferung mit.
a) Der AUFTRAGNEHMER führt den betreffenden Teil der TRANSITION erneut durch und
der Abnahmetest wird wiederholt. Wenn die Abnahme erneut nicht erteilt wird, so
führt der AUFTRAGNEHMER den betreffenden Part der TRANSITION so lange durch, bis
BMW seine Abnahme zu dieser Lieferkomponente erteilt.
b) BMW darf in seinem Zuständigkeitsbereich jede nicht-konforme TRANSITION Liefer-
komponente vorab akzeptieren. In diesem Fall behebt der AUFTRAGNEHMER die Non-
Konformität gemäß eines mit BMW vereinbarten Zeitplans. Die TRANSITION Abnahme
Tests werden in diesem Fall wiederholt.
c) Grundsätzlich können nicht abgenommene, d.h. nicht-konforme TRANSITION Liefer-
komponenten, dazu führen, dass das TRANSITION Projekt insgesamt nicht beendet
und abgenommen wird.
5) Der AUFTRAGNEHMER beginnt nicht mit der Erbringung der SERVICES (andere als die
TRANSITION SERVICES), bevor die jeweilige Welle gesamthaft abgenommen wurde oder
bis BMW die non-konformen SERVICES abgenommen hat.

2.5 Transition Management


2.5.1 Transition Manager und Projekt Management Office
1) Der AUFTRAGNEHMER benennt einen erfahrenen Projekt Manager mit ausreichend inter-
ner Entscheidungskompetenz, der die Gesamtverantwortung für das Management, die

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Leistung und die Lieferung der TRANSITION trägt und welcher der dedizierte Eskalationsan-
sprechpartner für BMW in Bezug auf die TRANSITION ist ("AUFTRAGNEHMER TRANSITION
Manager").
2) BMW benennt bei Bedarf einen dedizierten Ansprechpartner für die TRANSITION (“BMW
TRANSITION Manager”).
3) Beide Parteien wenden kommerziell vertretbare Aufwände auf, um sicherzustellen, dass
jegliche Fragen oder Dispute hinsichtlich der TRANSITION zeitnah vom AUFTRAGNEHMER
TRANSITION Manager und vom BMW TRANSITION Manager gelöst werden, und dass Prob-
leme, die nicht gelöst werden im Rahmen des Eskalationsverfahrens gemäß Anlage B
Governance Ziffer 1.3, geklärt werden.
4) Spätestens fünf (5) Werktage nach VERTRAGSBEGINN hat der AUFTRAGNEHMER ein TRAN-
SITION Projekt Management Office etabliert, das vom TRANSITION Manager des AUF-
TRAGNEHMERS geleitet wird und aus einem erfahrenen TRANSITION Team besteht. Das
Project Management Office bleibt bis zum Abschluss des TRANSITION Projekts bestehen.
5) Ein Austausch des AUFTRAGNEHMER TRANSITION Managers muss vom AUFTRAGNEHMER
im TRANSITION Management Committee angezeigt und abgestimmt werden.
2.5.2 Management und Überwachung der Transition
Der AUFTRAGNEHMER ist verantwortlich für das Management, die Überwachung und die Im-
plementierung der TRANSITION, einschließlich:
1) der Steuerung (inklusive Projekt Management), Koordination und Planung aller Aspekte
einer TRANSITION (unabhängig davon, ob sie vom AUFTRAGNEHMER, BMW, dem beste-
henden AUFTRAGNEHMER oder einem Third-Party Dienstleister erbracht werden),
2) der Überwachung des Fortschritts aller TRANSITION Aufgaben und Verantwortlichkeiten
gegenüber dem TRANSITION Plan und die zeitnahe Eskalation an BMW bei allen Fehlern,
die bei der Erfüllung der Aufgaben oder Verantwortlichkeiten auftreten,
3) der Implementierung eines TRANSITION Risiko Management Prozesses, gemäß Kapitel
2.3.1.4 des vorliegenden Dokumentes,
4) der Etablierung eines Eskalationsprozesses für den Fall, dass der TRANSITION Fortschritt
nachhaltig gefährdet ist und Planungsziele nicht erreicht werden können,
5) dem zeitnahen Aufsetzen der notwendigen Kommunikation und Schnittstellen zwischen
Mitarbeitern des AUFTRAGNEHMERS, von BMW, des bestehenden AUFTRAGNEHMERS
und Third-Party Dienstleistern, die die SERVICES erbringen und
6) der Initiierung, Administration und Durchführung von Workshops sowie die zeitnahe Infor-
mation von BMW über den Zeitpunkt, den Ort und die vorgeschlagene Agenda solcher
Workshops.
2.5.3 Berichtswesen
1) Zusätzlich zu allen Berichten, die laut Anlage 3 (Performance Management) erforderlich
sind, stellt der AUFTRAGNEHMER BMW während der gesamten TRANSITION wöchentlich
einen detaillierten Fortschrittsbericht zur Verfügung. Dieser Bericht enthält die folgenden
Informationen:

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a) eine Executive Level Summary über den aktuellen TRANSITION Fortschritt, einschließ-
lich einer aktualisierten Summary des Projekt Plans und der MEILENSTEINE,
b) einen aktualisierten Projekt Plan mit einer Detail-Aufstellung des Status der wichtigs-
ten TRANSITION Aktivitäten,
c) eine Auflistung der TRANSITION Lieferkomponenten und TRANSITION MEILENSTEINE,
einschließlich des Abnahmestatus, des geschätzten Zeitraums bis zum Abschlussda-
tum, überfällige Tage, VERTRAGSBEGINN und Kommentare sowie ein Bericht über den
Gesamtstatus der TRANSITION,
d) eine Auflistung aller ungelösten Probleme bezüglich der Ausführung des TRANSITION
Plans zusammen mit den Fälligkeitsterminen, Prioritäten, verantwortlichen Parteien
und eine Bewertung der potentiellen und tatsächlichen Auswirkung auf den TRANSI-
TION Plan,
e) einen Status aller Risiken gemäß dem TRANSITION Risiko Management Plan sowie alle
Schritte, die ergriffen werden, um die Risiken zu mitigieren und
f) eine Aufstellung über Entscheidungen, die getroffen werden müssen, um weiterarbei-
ten zu können, und potentielle Risiken, die von der Entscheidung abhängen.
g) Sofern BMW standardisierte Vorlagen oder ein standardisiertes Reportingtool bereit-
stellt, sind diese verpflichtend zu verwenden.
2) Darüber hinaus informiert der AUFTRAGNEHMER BMW unverzüglich über auftretende
Probleme und Verzögerungen.
2.5.4 Meetings und Governance
1) Das TRANSITION Management Committee sowie alle anderen Governance Meetings sind
in Anlage B Governance Ziffer 3 beschrieben.
2) Zusätzlich treffen sich der TRANSITION Manager des AUFTRAGNEHMERS und der TRANSI-
TION Manager von BMW im Rahmen eines TRANSITION Meetings wöchentlich (oder häufi-
ger, wenn anders vereinbart) während der TRANSITION, um den Status der TRANSITION zu
besprechen und Maßnahmen abzuleiten, um sicherzustellen, dass die Ziele der TRANSI-
TION erfüllt werden.

3 TRANSITION OUT
Alle Aktivitäten der TRANSITION, die für den Transfer der Verantwortung für SERVICES vom
AUFTRAGNEHMER an BMW und/oder einen FOLGE-DIENSTLEISTER erforderlich sind, werden
gemäß dieser Anlage 6 (TRANSITION) Kapitel 3 (TRANSITION OUT) erbracht.
Der AUFTRAGNEHMER unterstützt den FOLGE-DIENSTLEISTER bestmöglich im Sinne einer er-
folgreichen Übergabe der Vertragsinhalte.

3.1 Dokumentenstruktur
Die aufgeführten Dokumente sind wie folgt eingebunden:

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Anlage - 6 Transition
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3.1.1 Addendum 6.3 (Transition Out Plan)


Der AUFTRAGNEHMER verwendet Addendum 6.3 zur Beschreibung der Methodik und Aktivitä-
ten, Verantwortlichkeiten und Aufwände hinsichtlich der TRANSITION OUT.

3.2 Allgemeine Richtlinien


1) Der AUFTRAGNEHMER bleibt solange für die Erfüllung sämtlicher vertraglich vereinbarter
SERVICES verantwortlich, bis der CUT-OVER zum FOLGE-DIENSTLEISTER von BMW freigege-
ben und erfolgreich abgeschlossen ist.
2) Der AUFTRAGNEHMER stimmt sich bei sämtlichen Aktivitäten, insbesondere bei der Erstel-
lung des TRANSITION Out Plans mit dem FOLGE-DIENSTLEISTER ab, um eine Synchronisa-
tion der Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu gewährleisten. Der erstellte TRANSITION
Out Plan muss mit dem TRANSITION Plan des FOLGE-DIENSTLEISTERS abgestimmt sein.
3) Der AUFTRAGNEHMER verantwortet die Erstellung und Aktualisierung des Dokuments Ad-
dendum 6.3 (TRANSITION Out Plan) sowie die Einholung der Freigabe durch BMW und die
darauf basierenden Zuleistungen zur TRANSITION.
4) Der AUFTRAGNEHMER erbringt alle für die TRANSITION von ihm erforderlichen Leistungen
an oder vor den in Addendum 6.3 (TRANSITION Out Plan) sowie Anlage 3 (Performance
Management) festgelegten Terminen.
5) Alle TRANSITION Aktivitäten und Lieferergebnisse sind vom AUFTRAGNEHMER in engli-
scher Sprache zu erbringen, falls nicht abweichend von BMW gefordert.
6) Der AUFTRAGNEHMER verpflichtet sich, sämtliche bei ihm im Besitz befindlichen DATEN,
Dokumente (einschließlich des Betriebshandbuches) und Materialien, welche geschäftli-
che, organisatorische oder technische DATEN oder Informationen von oder über BMW
enthalten oder die Erbringung der IT-LEISTUNGEN betreffen und individuell für BMW er-
stellt wurden, an BMW herauszugeben oder auf Anforderung von BMW zu vernichten. Vor
der Entsorgung von Materialien sind die auf diesen etwa enthaltenen DATEN fachmän-
nisch zu löschen. Zurückbehaltungsrechte können insoweit nicht geltend gemacht werden.
Die DATEN sind vom AUFTRAGNEHMER in von BMW geforderten üblichen elektronischen
Formaten sowie auf Verlangen von BMW auch in gedruckter Form, soweit vorhanden, her-
auszugeben. Die Vollständigkeit der Herausgabe oder die vollständige Vernichtung sind
gegenüber BMW schriftlich zu bestätigen.

3.3 Transition Phasen und Lieferkomponenten


Der AUFTRAGNEHMER hat im Rahmen der TRANSITION OUT zu den beschriebenen Phasen fol-
gende Lieferkomponenten bereitzustellen:
3.3.1 Pre-Transition
1) TRANSITION Out Plan: Gemäß Anlage 3 (Performance Management) legt der AUFTRAG-
NEHMER zum von BMW genannten Zeitpunkt (MEILENSTEIN M1), spätestens aber 12 Mo-
nate vor Vertragsende BMW eine detaillierte Version von Addendum 6.3 (TRANSITION Out
Plan) zur Zustimmung vor. Der TRANSITION Out Plan enthält:

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a) Übersicht Planungsinformationen: Der AUFTRAGNEHMER liefert BMW eine Übersicht


aller relevanten Planungsinformationen, die für die Planung der TRANSITION durch
den FOLGE-DIENSTLEISTER relevant sind, gemäß Vorgabe von BMW.
b) Aufwandschätzung: Der AUFTRAGNEHMER stellt BMW eine Aufwandsschätzung über
die zu erwartenden TRANSITION Aufwände (FOLGE-DIENSTLEISTER, BMW & Third
Party Dienstleister) zur Verfügung. Diese ist mit BMW abzustimmen.
c) Konzept Wissensmanagement Transfer: Der AUFTRAGNEHMER stellt BMW einen
schriftlichen Überblick über das in seinem Hoheitsbereich dokumentierte Wissen so-
wie ein Konzept zur Übergabe dieses Wissens in einheitlicher Form an BMW zur Ab-
nahme bereit.
3.3.2 Transition Planung
3.3.2.1 Wellenplanung
1) KT-Planung: Der AUFTRAGNEHMER ist verpflichtet, sich mit dem FOLGE-DIENSTLEISTER
hinsichtlich der Planung der KT-Sessions abzustimmen, um einen möglichst effektiven Ab-
lauf und Transfer des Wissens zu gewährleisten.
2) KT-Inhalte: Der AUFTRAGNEHMER stellt BMW zum MEILENSTEIN M2 eine detaillierte Auf-
stellung aller notwendigen KT-Inhalte, die zur Durchführung einer erfolgreichen TRANSI-
TION erforderlich sind, zur Verfügung.
3) Bereitstellung DATEN und Transfer Wissensmanagement: Zum MEILENSTEIN M2 stellt der
AUFTRAGNEHMER gemäß des in Addendum 6.3 (TRANSITION Out Plan) beschriebenen
Konzepts BMW und, soweit von BMW gewünscht, dem FOLGE-DIENSTLEISTER sämtliche
BMW gehörende oder zustehenden BMW-DATEN sowie sein gesamtes über die Vertrags-
laufzeit gesammeltes Wissen, soweit das nicht bereits in geeigneter Form in Systeme von
BMW überspielt worden ist, in einem Format zur Verfügung, das BMW und dem FOLGE-
DIENSTLEISTER ermöglicht, die BMW-DATEN in ein marktgängiges System des FOLGE-
DIENSTLEISTERS zu übertragen.
3.3.2.2 Staffing
1) Ramp-down Plan: Der AUFTRAGNEHMER liefert BMW zum definierten MEILENSTEIN M2
einen auf die Wellenplanung abgestimmten Ramp-down Plan zur Abnahme. Hierbei ist si-
cherzustellen, dass die eingeplanten Ressourcen des AUFTRAGNEHMERS noch bis zum
CUT-OVER der jeweiligen Welle zur Verfügung stehen.
2) Offboarding Prozess: Der AUFTRAGNEHMER liefert zum definierten MEILENSTEIN M2 ei-
nen von BMW abgenommenen Offboarding Prozess, der beschreibt, welche Aktivitäten
erforderlich sind, um die Einhaltung der BMW Sicherheitsanforderungen beim Ausschei-
den von Mitarbeitern sicherzustellen.
3.3.3 Transition Durchführung
3.3.3.1 Selbststudium und KT-Sessions
1) Durchführung KT-Sessions: Der AUFTRAGNEHMER verpflichtet sich die KT-Sessions gemäß
TRANSITION Plan durchzuführen und dabei Mitarbeiter als Trainer zur Verfügung zu stel-

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len, die während der Vertragslaufzeit für mindestens 12 Monate bereits für den Be-
trieb/Wartung der jeweiligen SERVICES hauptverantwortlich oder als Vertreter betraut wa-
ren.
2) Dokumentation KT-Sessions: Der AUFTRAGNEHMER stellt BMW eine Dokumentation aller
durchgeführten Trainings und KT-Sessions zur Verfügung.
3.3.3.2 Reverse Work Shadowing
1) Pflichtdokumente: Der AUFTRAGNEHMER liefert zum MEILENSTEIN M5 jeder Welle für je-
den SERVICE dieser Welle eine vollständige und aktuelle Version aller Pflichtdokumente
zur Abnahme durch BMW.
2) Unterstützung FOLGE-DIENSTLEISTER: Während der Reverse Shadowing Phase räumt der
AUFTRAGNEHMER dem FOLGE-DIENSTLEISTER die Möglichkeit ein, zunächst selbständig
die Bearbeitung der anfallenden Tickets und Aufgaben zu übernehmen. Der AUFTRAGNEH-
MER greift unterstützend ein, sofern die Erfüllung seiner SLAs gefährdet ist. Der AUFTRAG-
NEHMER protokolliert die Unterstützungsleistung gemäß BMW Vorgaben.
3.3.3.3 Staffing
1) Offboarding: Der AUFTRAGNEHMER liefert BMW zum definierten MEILENSTEIN M5 pro
Welle einen Nachweis über das erfolgte Offboarding gemäß Ramp-down Plan.
2) Der AUFTRAGNEHMER weist zum definierten MEILENSTEIN M6 den Abschluss des Ramp-
down Plans nach.

3.4 Kritische Lieferkomponenten


Die kritischen Lieferkomponenten für die TRANSITION und die jeweiligen Abnahmekriterien
sind in Anhang 3.2 (Kritische Lieferkomponenten) beschrieben.

3.5 Abnahme von Transition Lieferkomponenten


Sofern es sich nicht um eine kritische Lieferkomponente handelt, deren Abnahmeprozess in
Anlage 3.2 (Kritische Lieferkomponenten) gesondert geregelt ist, finden folgende Regelungen
für die Abnahme von TRANSITION Lieferkomponenten ANWENDUNG:
1) Die Lieferkomponenten für die TRANSITION OUT sind im TRANSITION Plan des bestehen-
den AUFTRAGNEHMERS, in Addendum 6.3 (TRANSITION Out Plan) und in Anlage 3 (Perfor-
mance Management) dokumentiert.
2) Der AUFTRAGNEHMER liefert jede TRANSITION Out Lieferkomponente bis spätestens zu
den im TRANSITION Plan des bestehenden AUFTRAGNEHMERS definierten Meilensteinen
bzw. Zeitpunkten.
3) BMW führt – auf Anforderung unterstützt durch den AUFTRAGNEHMER – innerhalb einer
Woche, sofern nicht anders vereinbart, nach Lieferung Abnahmetests durch. Wenn die
relevante TRANSITION Out Lieferkomponente oder das SERVICE Element in Bezug auf die
vereinbarten Abnahmekriterien nicht abgenommen wird, so teilt BMW dies dem AUF-
TRAGNEHMER schriftlich innerhalb von 2 Wochen nach Lieferung mit.
a) Der AUFTRAGNEHMER führt den betreffenden Teil der TRANSITION Out erneut durch
und der Abnahmetest wird wiederholt. Wenn die Abnahme erneut nicht erteilt wird,

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so führt der AUFTRAGNEHMER den betreffenden Part der TRANSITION so lange durch,
bis BMW seine Abnahme zu dieser Lieferkomponente erteilt.
b) BMW darf in seinem Zuständigkeitsbereich jede nicht-konforme TRANSITION Out Lie-
ferkomponente vorab akzeptieren. In diesem Fall behebt der AUFTRAGNEHMER die
Non-Konformität gemäß eines mit BMW vereinbarten Zeitplans. Die TRANSITION Ab-
nahme Tests werden in diesem Fall wiederholt.

3.6 Transition Management


1) TRANSITION Manager AUFTRAGNEHMER: Der AUFTRAGNEHMER stellt BMW einen zentra-
len Ansprechpartner für die TRANSITION OUT zur Verfügung.
2) Der TRANSITION Manager des AUFTRAGNEHMERS nimmt an den regelmäßigen TRANSI-
TION Meetings gemäß Kapitel 2.6.4 teil. Die Anwesenheitspflicht beschränkt sich dabei auf
die für den AUFTRAGNEHMER relevanten Anteile.

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