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DevOps

Anlage - 7 Transformation
Version 1.3

zwischen

BMW AG („BMW“)
Bremerstraße 6
80788 München

und

Template File („Auftragnehmer“)


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Anlage - 7 Transformation
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INHALTSVERZEICHNIS

1 PRÄAMBEL ..................................................................................................................... 3

2 DOKUMENTENSTRUKTUR ............................................................................................... 3

2.1 Addendum 7.1 (Transformation Plan) ....................................................................................................... 3

2.2 Addendum 7.2 (Transformation Risiko Management Plan) ....................................................................... 3

2.3 Anhang 5.1 (Technisches Zielbild) .............................................................................................................. 3

2.4 Allgemeine Richtlinien .............................................................................................................................. 3

3 TRANSFORMATION PHASEN UND LIEFERKOMPONENTEN ............................................... 4

3.1 Transformation Plan .................................................................................................................................. 4

3.2 Transformation Execution ......................................................................................................................... 6


3.2.1 Allgemein ..................................................................................................................................................... 6
3.2.2 Risikomanagement ...................................................................................................................................... 6
3.2.3 Transformation Governance und Programm Management ........................................................................ 6
3.2.4 Kommunikation und Change Management ................................................................................................. 7

4 KRITISCHE LIEFERKOMPONENTEN ................................................................................... 7

5 ABNAHME VON TRANSFORAMTION LIEFERKOMPONENTEN............................................ 7

6 TRANSFORMATION MANAGEMENT ................................................................................ 8

6.1 Transformation Manager und Projekt Management Office ....................................................................... 8

6.2 Management und Überwachung der Transformation ............................................................................... 9

6.3 Berichtswesen ........................................................................................................................................... 9

6.4 Meetings und Governance ...................................................................................................................... 10

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1 PRÄAMBEL
Anlage 7 regelt die Überführung der SERVICES und Betriebsumgebung vom bisherigen Be-
triebsmodus CMO („Current mode of operations“) in den vereinbarten Zielbetrieb FMO („Fu-
ture mode of operations“) unter Berücksichtigung der vereinbarten technischen Lösung und
Architektur, der SERVICE Prozesse, SERVICE Levels und des vereinbarten Zusammenarbeitsmo-
dells.

2 DOKUMENTENSTRUKT UR
Alle übergreifenden Transformationsaktivitäten, die erforderlich sind, um die bestehende Sys-
temumgebung von BMW und / oder deren Betriebsaufgabengestaltung auf die Umgebung und
/ oder deren Betriebsaufgabengestaltung umzustellen, auf die sich der AUFTRAGNEHMER im
Rahmen dieser Vereinbarung verpflichtet hat, werden gemäß dieser Anlage und ihren Ad-
denda erbracht.
Die aufgeführten Dokumente sind wie folgt eingebunden:

2.1 Addendum 7.1 (Transformation Plan)


Der AUFTRAGNEHMER verwendet Addendum 7.1 zur Beschreibung der Methodik der Transfor-
mation, des Zeitplans und anderer Aspekte der Transformation, gemäß Festlegung in Kapitel
3.1 (Transformation Plan) des vorliegenden Dokumentes.

2.2 Addendum 7.2 (Transformation Risiko Management Plan)


Der AUFTRAGNEHMER verwendet Addendum 7.2 dazu, die Transformation Risiko Manage-
ment Methode und alle bekannten Transformation Risiken und Mitigationsmaßnahmen (Maß-
nahmen zur Minderung der Wirkung des Risikos bei Eintreten des Risikos) zu beschreiben, die
es BMW erlauben, die Risiken und Maßnahmen gemäß der Festlegung in Kapitel 3.2.2 (Trans-
formation Risiko Management Plan) des vorliegenden Dokumentes zu bewerten.

2.3 Anhang 5.1 (Technisches Zielbild)


Sofern von BMW gefordert können in Anhang 5.1 konkrete Inhalte der von BMW identifizier-
ten Transformationsprojekte spezifiziert sein. Für jedes Transformationsprojekt ist der gefor-
derte FMO (Zielbetrieb) beschrieben.

2.4 Allgemeine Richtlinien


1) Der AUFTRAGNEHMER verantwortet die Erstellung der Dokumente Addendum 7.1 (Trans-
formation Plan) und Addendum 7.2 (Transformation Risiko Management Plan) sowie die
Einholung der Freigabe durch BMW für diese beiden Dokumente und die darauf basie-
rende Durchführung und Steuerung der Transformation.
2) Der AUFTRAGNEHMER erbringt alle für die Transformation erforderlichen Leistungen an
oder vor den in Addendum 7.1 (Transformation Plan) sowie Anlage 3 (Performance Ma-
nagement) festgelegten Terminen. Der AUFTRAGNEHMER ist verantwortlich für einen ter-
mingerechten Abschluss der Transformation.

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3) Der AUFTRAGNEHMER ist verantwortlich für das übergreifende Management der Transfor-
mation gemäß Transformation Plan und sorgt dafür, dass auftretende Probleme während
der Transformation identifiziert und gelöst werden.
4) Bis zum Abschluss der Transformation aktualisiert und entwickelt der AUFTRAGNEHMER
Addendum 7.1 (Transformation Plan) unter Berücksichtigung der notwendigen Genehmi-
gungen und BMW Freigaben weiter. Der AUFTRAGNEHMER wird außerdem Änderungen
am Transformation Plan vornehmen, die von BMW angefordert wurden. Konsequenzen
auf die Transformation bezüglich Zeit, Budget und Qualität, die in diesem Zusammenhang
auftreten können, werden gemeinsam vereinbart.
5) Die in der initialen und vertraglich fixierten Version von Addendum 7.1 (Transformation
Plan) festgelegten Mitwirkungspflichten von BMW sind im Rahmen der Transformation
nicht änderbar oder ergänzbar.
6) Alle Transformation Aktivitäten und Lieferergebnisse sind vom AUFTRAGNEHMER in engli-
scher Sprache zu erbringen, falls nicht abweichend von BMW gefordert.

3 TRANSFORMATION PHASE N UND LIEFERKOMPONEN TEN


Transformation erfolgt immer als Projekt und ist vom AUFTRAGNEHMER gemäß ITPM Stan-
dards durchzuführen.

3.1 Transformation Plan


1) Im Transformation Plan sind die wesentlichen Aktivitäten, Tasks und Projekte im Detail be-
schrieben, die der AUFTRAGNEHMER zur Erbringung der Transformationsleistungen unter-
nimmt. Gemäß Anlage 3 (Performance Management) legt der AUFTRAGNEHMER zum defi-
nierten Termin, jedoch spätestens 2 Monate nach VERTRAGSBEGINN, BMW eine detail-
lierte Version von Addendum 7.1 (Transformation Plan) zur Zustimmung vor. Der Transfor-
mation Plan enthält:
a) die Ziele der Transformation,
b) den Umfang der Transformation,
c) Methodik und Vorgehen während der Transformation,
d) den Zeitplan inkl. Meilensteinen (“Transformation MEILENSTEINE”) in Relation zum
VERTRAGSBEGINN und zum Abschluss der Transformation,
e) einen Projektplan im Gantt Format oder einem anderen Format gemäß BMW Anforde-
rung (“Transformation Projekt Plan”),
i) Der Projektplan detailliert alle spezifischen Transformation Tasks und Aktivitäten
sowie deren Abhängigkeiten und dient als Grundlage zur Abstimmung mit BMW
ebenso wie innerhalb des Transformation Projekts zur Abstimmung zwischen wei-
teren Stakeholdern und Gruppen/Projekten,
ii) Alle Aktivitäten und Tasks sind entweder dem AUFTRAGNEHMER, dem bestehen-
den Dienstleister oder BMW zugeordnet.

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f) die Lieferkomponenten („Transformation Lieferkomponenten“), wobei zusätzlich zum


Transformation Plan mindestens vier (4)weitere Lieferkomponenten im Rahmen der
Transformation Execution als kritische Lieferkomponenten zu definieren sind,
g) das Erfüllungsdatum für alle Lieferkomponenten und MEILENSTEINE,
h) die vereinbarten und von BMW anzuwendenden Abnahmekriterien für die Lieferkom-
ponenten,
i) das jeweilige SERVICE-Beginn-Datum für in den Zielbetrieb (FMO) umgestellte (Teil-)
SERVICES,
j) die Zuweisung von Rollen und Verantwortlichkeiten,
k) eine Aufwandschätzung hinsichtlich der vom AUFTRAGNEHMER benötigten Ressour-
cen sowie die von BMW bereit zu stellenden Ressourcen (BMW, bestehender Dienst-
leister und Third-Party Dienstleister) gemäß Vertragsvereinbarung, unterteilt nach der
Anzahl der Stunden, nach Aktivität und nach Monat sowie
l) alle weiteren vereinbarten Details des Transformation Projekts.
2) Der Transformation Plan enthält darüber hinaus eine ausführliche Darstellung der folgen-
den Themen:
a) eine Beschreibung aller Abhängigkeiten zu anderen Transformationsprojekten oder
Stakeholdern, die eine unterstützende Funktion in der Transformation einnehmen,
b) eine Beschreibung von Kooperations- und Integrationsbereichen, die für eine reibungs-
lose Transformation erforderlich sind,
c) eine Beschreibung der Projektorganisation für die Transformation sowie eine Über-
sicht der Teamstruktur,
d) die Prozesse und Verantwortlichkeiten des AUFTRAGNEHMERS zu IT Security, IT SER-
VICE Continuity Management, Recovery und Notfall-Plan Aktivitäten sowie die Sicher-
stellung des bisherigen Sicherheits-Niveaus während der Transformation,
e) eine Beschreibung von Software und Tools, die der AUFTRAGNEHMER verwendet, um
die Transformationsservices zu erbringen, einschließlich Datenbereitstellung und Da-
tenmigrationsaktivitäten,
f) die Beschreibung des Review-Prozesses des AUFTRAGNEHMERS hinsichtlich Aktualität
und Korrektheit des Transformation Plans, einschließlich Identifikation von Änderungs-
bedarfen und deren Kommunikation an BMW,
g) eine Liste von Schlüssel-Annahmen, die der AUFTRAGNEHMER bei der Erstellung des
Transformation Plans zugrunde gelegt hat, mit besonderem Fokus auf die Aktivitäten,
für die BMW die Verantwortung zu übernehmen hat,
h) eine Beschreibung aller Leistungen, die nicht im Umfang des Transformation Projekts
enthalten sind,
i) einen verbindlichen Rollback-Plan für den Fall, dass das Transformationsprojekt schei-
tert.

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3.2 Transformation Execution


3.2.1 Allgemein
1) Der AUFTRAGNEHMER erbringt spätestens ab dem vertraglich festgelegten Wirksamkeits-
datum bzw. dem jeweiligen SERVICE-Beginn-Datum für Teil-SERVICES alle Leistungen, die
für die Transformation der SERVICES und dem Einsatz der BETRIEBSLEISTUNGEN im Zielbe-
triebsmodus (FMO) notwendig sind.
2) Der AUFTRAGNEHMER führt die Transformation durch und implementiert den Transforma-
tion Plan gemäß dem Zeitplan und der MEILENSTEINE in Addendum 7.1 (Transformation
Plan).
3) Der AUFTRAGNEHMER implementiert den Transformation Plan in der Weise, dass:
a) es keine wesentliche Störung oder erheblichen Einfluss auf den Geschäftsbetrieb von
BMW gibt,
b) keine Minderung der SERVICES beim Übergang in das Zielbetriebsmodell auftritt und
c) BMW die SERVICES vollständig und unverändert nutzen kann, es sei denn der verein-
barte Transformation Plan beinhaltet anderslautende Regelungen.
3.2.2 Risikomanagement
1) Transformation Risiko Management Plan: Addendum 7.2 (Transformation Risiko Manage-
ment Plan) zeigt potentielle Risiken auf, beschreibt mögliche Mitigationsansätze und defi-
niert spezielle Aufgaben, die unternommen werden müssen, um identifizierte Transforma-
tion Risiken zu verhindern und um für eine schnelle Behebung zu sorgen. Zusätzlich berich-
tet der AUFTRAGNEHMER BMW umgehend jedes identifizierte Risiko und die Mitigatio-
nen, für deren Umsetzung BMW verantwortlich ist.
2) Lieferdatum: Der AUFTRAGNEHMER stellt BMW zum definierten MEILENSTEIN, jedoch spä-
testens 2 Monate nach VERTRAGSBEGINN, gemäß Anlage 3 (Performance Management)
eine detaillierte Version von Addendum 7.2 (Transformation Risiko Management Plan) zur
Abnahme bereit.
3) Vor Beginn der Transformationsaktivitäten stimmt der AUFTRAGNEHMER mit BMW alle
bekannten Risiken ab und fährt nicht eher mit den entsprechenden Aktivitäten fort, bevor
BMW die Mitigationspläne dieser Risiken genehmigt hat.
4) Der AUFTRAGNEHMER stellt während der gesamten Transformation die Aktualität des
Transformation Risiko Management Plans sowie die Durchführung der definierten Maß-
nahmen zur Risikomitigation sicher.
3.2.3 Transformation Governance und Programm Management
1) Rollen und Steuerungsstrukturen: Der AUFTRAGNEHMER besetzt bis spätestens zum Ab-
schluss der Transformationsplanungsphase die erforderlichen Rollen für die Transforma-
tion gemäß Kapitel 6.1 und setzt die Steuerungsstrukturen und Governance für das Trans-
formation Projekt gemäß Kapitel 6.4 auf.

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2) Eskalationsprozess: Der AUFTRAGNEHMER definiert und etabliert bis spätestens zum Ab-
schluss der Transformationsplanungsphase einen Eskalationsprozess, der für die Dauer der
Transformation ANWENDUNG findet.
3) Qualitätsmanagement: Der AUFTRAGNEHMER setzt bis spätestens zum Abschluss der
Transformationsplanungsphase ein Qualitätsmanagement für die gesamte Dauer der
Transformation auf und stellt damit die Quality Assurance im Rahmen der Transformation
sicher.
4) Transformation Reporting: Der AUFTRAGNEHMER implementiert bis spätestens zum Ab-
schluss der Transformationsplanungsphase ein Transformation Reporting gemäß BMW
Standards und den in Kapitel 6.3 definierten Anforderungen. Dieses ist von BMW abzuneh-
men.
3.2.4 Kommunikation und Change Management
Kommunikation und Change Management ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor in Transformati-
onsprojekten.
1) Der AUFTRAGNEHMER ist verantwortlich für die Kommunikation und das Change Manage-
ment während der Transformation sowohl in der BMW Organisation als auch in seiner ei-
genen Organisation.
2) Der AUFTRAGNEHMER führt im Rahmen der Transformationsplanungsphase eine Stakehol-
der Analyse durch und aktualisiert diese monatlich bis zum Abschluss der Transformation.
3) Basierend auf dem Ergebnis der Stakeholder Analyse erstellt der AUFTRAGNEHMER einen
Kommunikations- und Change Management Plan, der pro Kommunikations- oder Change
Management Aktivität folgende Informationen enthält: Zielgruppe, Botschaft, Kommunika-
tionskanäle.
4) Der Kommunikations- und Change Management Plan wird BMW bis spätestens zum Ab-
schluss der Transformationsplanungsphase zur Abnahme vorgelegt.
5) Die wesentlichen Aktivitäten des Kommunikations- und Change Management Plans sind als
kritische Lieferkomponenten im Transformation Plan zu verankern.
6) Der AUFTRAGNEHMER setzt den von BMW abgenommenen Kommunikations- und Change
Management Plan im Rahmen der Transformation um.

4 KRITISCHE LIEFERKOMP ONENTEN


Die kritischen Lieferkomponenten für die Transformation und die jeweiligen Abnahmekriterien
sind in Anhang 3.2 (Kritische Lieferkomponenten) beschrieben.

5 ABNAHME VON TRANSFOR AMTION LIEFERKOMPONE NTEN


Sofern es sich nicht um eine kritische Lieferkomponente handelt, deren Abnahmeprozess in
Anhang 3.2 (Kritische Lieferkomponenten) gesondert geregelt ist, finden folgende Regelungen
für die Abnahme von Transformation Lieferkomponenten ANWENDUNG:
1) Die Lieferkomponenten sind in Addendum 7.1 (Transformation Plan) und in Anlage 3 (Per-
formance Management) dokumentiert.

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2) Der AUFTRAGNEHMER liefert jede Transformation Lieferkomponente bis spätestens zum


in Addendum 7.1 (Transformation Plan) definierten Meilensteinen bzw. Zeitpunkten und in
der Qualität, dass sie die in Addendum 7.1 (Transformation Plan) definierten Abnahmekri-
terien erfüllen.
3) Der AUFTRAGNEHMER besitzt ein internes Qualitätsverifizierungsverfahren, welches ent-
weder durch das Programm Management des AUFTRAGNEHMERS oder durch ein dedizier-
tes AUFTRAGNEHMER Qualitätssicherungsteam außerhalb des Transformation Projekts
wahrgenommen wird, bevor Lieferkomponenten zur Abnahme an BMW übergeben wer-
den.
4) BMW führt – auf Anforderung unterstützt durch den AUFTRAGNEHMER – innerhalb einer
Woche, sofern nicht anders vereinbart, nach Lieferung Abnahmetests durch. Wenn die re-
levante Transformation Lieferkomponente oder das SERVICE Element in Bezug auf die ver-
einbarten Abnahmekriterien nicht abgenommen wird, so teilt BMW dies dem AUFTRAG-
NEHMER schriftlich innerhalb von 2 Wochen nach Lieferung mit.
a) Der AUFTRAGNEHMER führt den betreffenden Teil der Transformation erneut durch
und der Abnahmetest wird wiederholt. Wenn die Abnahme erneut nicht erteilt wird,
so führt der AUFTRAGNEHMER den betreffenden Part der Transformation so lange
durch, bis BMW seine Abnahme zu dieser Lieferkomponente erteilt.
b) Der AUFTRAGNEHMER informiert BMW innerhalb von 3 Werktagen über den neuen
Liefertermin. Addendum 7.1 (Transformation Plan) wird vom AUFTRAGNEHMER ent-
sprechend aktualisiert.
c) BMW darf in seinem Zuständigkeitsbereich jede nicht-konforme Transformation Liefer-
komponente vorab akzeptieren. In diesem Fall behebt der AUFTRAGNEHMER die Non-
Konformität gemäß eines mit BMW vereinbarten Zeitplans. Die Transformation Ab-
nahme Tests werden in diesem Fall wiederholt.
d) Grundsätzlich können nicht abgenommene, d.h. nicht-konforme Transformation Lie-
ferkomponenten, dazu führen, dass das Transformation Projekt insgesamt nicht been-
det und abgenommen wird.
5) Der AUFTRAGNEHMER beginnt nicht mit der Erbringung der SERVICES im Zielbetriebsmo-
dus (FMO), bevor die Transformation für den betreffenden Teil der SERVICES abgenom-
men wurde oder bis BMW die non-konformen SERVICES gemäß Punkt (4 c) abgenommen
hat.

6 TRANSFORMATION MANAG EMENT

6.1 Transformation Manager und Projekt Management Office


1) Der AUFTRAGNEHMER benennt einen erfahrenen Projekt Manager mit ausreichend inter-
ner Entscheidungskompetenz, der die Gesamtverantwortung für das Management, die
Leistung und die Lieferung der Transformation trägt und welcher der dedizierte Eskalati-
onsansprechpartner für BMW in Bezug auf die Transformation ist ("AUFTRAGNEHMER
Transformation Manager").

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2) BMW benennt bei Bedarf einen dedizierten Ansprechpartner für die Transformation
(“BMW Transformation Manager”).
3) Beide Parteien wenden kommerziell vertretbare Aufwände auf, um sicherzustellen, dass
jegliche Fragen oder Dispute hinsichtlich der Transformation zeitnah vom AUFTRAGNEH-
MER Transformation Manager und vom BMW Transformation Manager gelöst werden,
und dass Probleme, die nicht gelöst werden im Rahmen des Eskalationsverfahrens gemäß
Anlage B Governance Ziffer 1.3, geklärt werden.
4) Spätestens fünf (5) Werktage nach VERTRAGSBEGINN hat der AUFTRAGNEHMER ein Trans-
formation Projekt Management Office etabliert, das vom Transformation Manager des
AUFTRAGNEHMERS geleitet wird und aus einem erfahrenen Transformation Team besteht.
Das Project Management Office bleibt bis zum Abschluss des Transformation Projekts be-
stehen und synchronisiert die einzelnen Transformationsprojekte.
5) Ein Austausch des AUFTRAGNEHMER Transformation Managers muss vom AUFTRAGNEH-
MER im Transformation Management Commitee angezeigt und abgestimmt werden.

6.2 Management und Überwachung der Transformation


Der AUFTRAGNEHMER ist verantwortlich für das Management, die Überwachung und die Im-
plementierung der Transformation, einschließlich:
1) der Steuerung (inklusive Projekt Management), Koordination und Planung aller Aspekte
einer Transformation (unabhängig davon, ob sie vom AUFTRAGNEHMER, BMW, dem be-
stehenden AUFTRAGNEHMER oder einem Third-Party Dienstleister erbracht werden),
2) der Überwachung des Fortschritts aller Transformation Aufgaben und Verantwortlichkei-
ten gegenüber dem Transformation Plan und die zeitnahe Eskalation an BMW bei allen
Fehlern, die bei der Erfüllung der Aufgaben oder Verantwortlichkeiten auftreten,
3) der Implementierung eines Transformation Risiko Management Prozesses, gemäß Kapitel
3.2.2 des vorliegenden Dokumentes,
4) der Etablierung eines Eskalationsprozesses für den Fall, dass der Transformation Fort-
schritt nachhaltig gefährdet ist und Planungsziele nicht erreicht werden können,
5) dem zeitnahen Aufsetzen der notwendigen Kommunikation und Schnittstellen zwischen
Mitarbeitern des AUFTRAGNEHMERS, von BMW, des bestehenden AUFTRAGNEHMERS
und Third-Party Dienstleistern, die die SERVICES erbringen und
6) der Initiierung, Administration und Durchführung von Workshops sowie die zeitnahe Infor-
mation von BMW über den Zeitpunkt, den Ort und die vorgeschlagene Agenda solcher
Workshops.

6.3 Berichtswesen
1) Zusätzlich zu allen Berichten, die laut Anlage 3 (Performance Management) erforderlich
sind, stellt der AUFTRAGNEHMER BMW während der gesamten Transformation wöchent-
lich einen detaillierten Fortschrittsbericht zur Verfügung. Dieser Bericht enthält die folgen-
den Informationen:

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a) eine Executive Level Summary über den aktuellen Transformation Fortschritt, ein-
schließlich einer aktualisierten Summary des Projekt Plans und der MEILENSTEINE,
b) einen aktualisierten Projekt Plan mit einer Detail-Aufstellung des Status der wichtigs-
ten Transformation Aktivitäten,
c) eine Auflistung der Transformation Lieferkomponenten und Transformation MEILEN-
STEINE, einschließlich des Abnahmestatus, des geschätzten Zeitraums bis zum Ab-
schlussdatum, überfällige Tage und Kommentare sowie ein Bericht über den Ge-
samtstatus der Transformation,
d) eine Auflistung aller ungelösten Probleme bezüglich der Ausführung des Transforma-
tion Plans zusammen mit den Fälligkeitsterminen, Prioritäten, verantwortlichen Par-
teien und eine Bewertung der potentiellen und tatsächlichen Auswirkung auf den
Transformation Plan,
e) einen Status aller Risiken gemäß dem Transformation Risiko Management Plan sowie
alle Schritte, die ergriffen werden, um die Risiken zu mitigieren und
f) eine Aufstellung über Entscheidungen, die getroffen werden müssen, um weiterarbei-
ten zu können, und potentielle Risiken, die von der Entscheidung abhängen.
g) Sofern BMW standardisierte Vorlagen oder ein standardisiertes Reportingtool bereit-
stellt, sind diese verpflichtend zu verwenden.
2) Darüber hinaus informiert der AUFTRAGNEHMER BMW unverzüglich über auftretende
Probleme und Verzögerungen.

6.4 Meetings und Governance


1) Das Transformation Management Committee sowie alle anderen Governance Meetings
sind in Anlage B Governance Ziffer 3 beschrieben.
2) Zusätzlich treffen sich der Transformation Manager des AUFTRAGNEHMERS und der Trans-
formation Manager von BMW im Rahmen eines Transformation Meetings wöchentlich (o-
der häufiger, wenn anders vereinbart) während der Transformation, um den Status der
Transformation zu besprechen und Maßnahmen abzuleiten, um sicherzustellen, dass die
Ziele der Transformation erfüllt werden.

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