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qxport 2.

1
Machen Sie �
Word und Xpress
zu guten Freunden

Vielen Dank, daß Sie sich für qXport entschieden haben. In dieser klei-
Systemvoraussetzungen
nen Dokumentation lernen Sie alle Funktionen von qXport kennen, um
das Addin effektiv einzusetzen.

qXport arbeitet mit folgenden Word-


Versionen zusammen. Was gibts Neues
Batchkonv
– Microsoft Word 98, 2001 und X in qXport 2?
für Macintosh und Mac OS X Konvertieren Si
qXport ist das Tool, um
– Microsoft Word 97 für Word-Dateien sauber Word-Dateien
in a
Windows 95/98/NT/2000
Indexmarken XPress zu importieren.
in einen Ordner
– Microsoft Word 2000 und Word XP Endlich eine Lösung, � qXport 2 bietet eine oder an den Or
Reihe von Verbesserungen

qxport 2
für Windows 95/98/NT/2000, Machen Sie �
Indizes aus Word � Originaldatei.
Word 5.1, 6.01 und 95 werden Word und Xpress und Neuheiten:
leider nicht unterstützt. zu guten Freunden in Xpress zu importieren.�
Und das ohne manuelle �

qxport 2
Die Hardwarevoraussetzungen Machen Sie � Anpassung!
sollten denen der jeweiligen Word-
Word und Xpress
zu guten Freunden Indexmarken
Version entsprechen, wir empfehlen
jedoch mindestens folgende Konfi-
Mehr Kontroll
Endlich eine Lösung, Indizes aus Word in Xpress 4 zu impor-
Batchkonvertierung
tieren. Und das ohne manuelle Anpassung!

qxport 2
guration. Machen Sie � Erweiterte Konvertier
Word undKonvertieren
Xpress Sie unzählige �
zu guten Freunden Batchkonvertierung
Word-Dateien automatisch;
optionen lokaler Absa
Indexmarken
Macintosh:
System: ab 8.1
Konvertieren
in einen Ordner Ihrer Wahl und Zeichenattribute
Sie unzählige Word-Dateien automatisch; in �
Endlich eine Lösung, � oder an den Ort der �
Prozessor: abIndizes
G3 aus Word � Batchkonvertierung
einen Ordner Ihrer Wahl oder an den Ort der Originaldatei.
vergrößern Ihren Spie
Originaldatei.
mindestens 64
inMB RAMzu importieren.�
Xpress Konvertieren Sie unzählige � raum, ohne die Word-
Und das ohne manuelle � Mehr Kontrolle
Word-Dateien automatisch;
Indexmarken Datei ändern zu müss
Windows: Anpassung! Erweiterte
in einen Ordner IhrerKonvertierungsoptionen
Wahl lokaler Absatz- und Zei-
Endlich eine Lösung, � oder an den Ort der �
System: ab Windows 95 chenattribute
Batchkonvertierung vergrößern Ihren Spielraum, ohne die Word-
Indizes aus Word �
Prozessor: abinPentium
Mehr Kontrolle
Originaldatei.
Datei ändern zu müssen.
Xpress133
zu importieren.� Konvertieren Sie unzählige �
mindestens 64UndMBdas
RAM ohne manuelle � Erweiterte Konvertierungs-�
Word-Dateien automatisch;
Indexmarken optionen lokaler Absatz- �
Anpassung! in einen Ordner Ihrer Wahl
Endlich eine Lösung, � und Zeichenattribute �
Sie kennen qXport noch nicht?
oder an den Ort der �
vergrößern Ihren Spiel-�
Indizes aus Word � Mehr Kontrolle
Originaldatei.
in Xpress zu importieren.� qXport
raum, ohneist
dieeine Erweiterung (Addin) für Microsoft Word, mit der Sie
Word-�
Erweiterte Konvertierungs-�
Und das ohne manuelle � Datei ändern zu müssen.
beliebige Word-Dokumente nach QuarkXPress konvertieren können.
optionen lokaler Absatz- �
Anpassung!
undqXport berücksichtigt
Zeichenattribute � bei der Konvertierung möglichst viele für den
professionellen
vergrößern Schriftsatz
Ihren Spiel-� relevanten Informationen und Strukturen,
Mehr Kontrolle
wobei
raum, Siediedurch
ohne Word-�Wahl verschiedener Optionen Einfluß auf die Konver-
Erweiterte Konvertierungs-�
Datei ändern zu müssen.
tierung nehmen.
optionen lokaler Absatz- �
undDas Ziel ist eine
Zeichenattribute � möglichst reibungslose Zusammenarbeit zwischen
thomas kaltschmidt
MicrosoftIhren
vergrößern Word und QuarkXpress. Viele eher störende Informationen
Spiel-�
kronprinzenstrasse 62 der Word-Datei
raum, werden von qXport ignoriert, womit auch eine Bereini-
ohne die Word-�
40217 düsseldorf gung
Datei komplexer
ändern Word-Dateien gegeben ist.
zu müssen.
Einsatzgebiete
qXport ist als Zulieferer für XPress 3 und Xpress 4 konzipiert, wobei
sowohl die Macintosh- als auch die Windows-Version unterstützt wer-
den. Zielgruppe sind professionelle Publisher, die problemlos und mög-
lichst fehlerfrei Word-Inhalte in QuarkXPress importieren wollen. Sei es,
Installation daß Ihr Workflow die Bearbeitung großer Textmengen in Word beinhal-
tet oder Sie Word-Dateien von Ihren Kunden angeliefert bekommen und
Sie diese als Layout-Grundlage verwenden wollen: qXport nimmt der
Um qXport korrekt zu installieren,
bisher oft arbeitsintensiven Datenübergabe den Schrecken.
entfernen Sie zunächst alle vor-
herigen Versionen von „qXport“,
Was wird konvertiert?
berücksichtigen Sie dabei sowohl
Beim Konvertierungsprozess werden alle wichtigen Strukturen der
die Datei „qxport.dot“, als auch die
Word–Datei beachtet, die weniger wichtigen werden ignoriert. Ziel ist
Datei „qxport.ini“.
also nicht jedes Detail einer Word-Datei zu übertragen, sondern nur die
Beenden Sie Word für den Schriftsatz in XPress wirklich brauchbaren.
Windows Oftmals sind angelieferte Word-Dateien nicht nach den Vorstellungen
Legen Sie die Datei „qxport.dot“ in
des professionellen Schriftsatzes angelegt und enthalten eine Vielzahl
den Ordner „Microsoft Office/Office/
von unstrukturierten, lokalen Informationen, die eine konsistente Wei-
Startup“
terbearbeitung nur Verkomplizieren würden. Durch die Bereinigung in
qXport wird Ihnen will Handarbeit erspart.
Legen Sie die Datei „qxport.ini“ in
den Ordner „Microsoft Office/Office“.

Macintosh
qXport beachtet folgende Strukturen:

Legen Sie die Datei „qXport.dot“


– absatz- und zeichenbasierte Stilvorlagen
in den Ordner – Fußnoten (werden an das Ende des Dokumentes gestellt)
„Microsoft Office 98/Office/Start/Word“ – Tabellen (werden in Text mit Tabulatoren verwandelt)
Legen Sie die Datei „qxport.ini“ in den – Numerierungen, Aufzählungen (Bullets) und Gliederungen
Ordner „Microsoft Office 98“ (bzw
– beliebige Sonderzeichen
Microsoft Office 2001 oder Microsoft
– typographisch relevante Spezialzeichen (wie „Manueller
Office X).
Zeilenwechsel“, „Weiche Trennung“, „Gedankenstrich“,
Starten Sie Word. qXport ist nun
„geschütztes Leerzeichen“, „geschützter Bindestrich“)
installiert. Eine neue Symbolleiste
– lokale Schriftauszeichnungen (wie kursiv, fett, unterstrichen, Kapi-
ist verfügbar.
tälchen, Versalien, hochgestellt, tiefgestellt, usw.)
– lokale Änderungen der Schriftgröße und der verwendeten Schrift
– neu: lokale Absatzattribute werden wahlweise konvertiert,
darunter „Linker Einzug“, „Erste Zeile“, „Rechter Einzug“, „Aus-
richtung“, „Zeilenabstand“, „Abstand vor“, „Abstand nach“.
Die Definitionen der global wirkenden Stilvorlagen sind ent-
sprechend erweitert, sobald Sie eine der lokalen Absatzattribute
auswählen.
– neu: Unterstützung von Indexmarken. Eine echte Arbeitserleichte-
rung für alle, die Indizes aus Word in XPress anlegen müssen.

Wofür ist qXport nicht geeignet?


qXport ist nicht die geeignete Lösung, wenn Sie Word-Dateien zwecks
problemloserer Belichtung und Farbseparation ohne Nachbearbeitung
in QuarkXPress importieren wollen. Dies ist auch praktisch nicht
thomas kaltschmidt
kronprinzenstrasse 62 möglich, weil XPress viele der in Word interaktiven Strukturen nicht
40217 düsseldorf
unterstützt, beispielsweise werden Fußnoten nicht automatisch auf den
entsprechenden Seiten positioniert. qXport versucht daher wenigstens
durch Zusammenfassen der Fußnoten am Ende des Dokumentes eine
gewisse Arbeitserleichterung zu bringen.
Außerdem haben Textimporte in XPress im Normalfall keinen Einfluß
auf das Seitenlayout selbst, sondern nur auf den Text innerhalb des
Textrahmens. Es wäre somit ohne weiteres nicht möglich, Bilder oder
außerhalb des Textrahmens stehende Rahmen zu positionieren.

Bedienung
Die Bedienung von qXport ist einfach. Zwar sind die Einstellmöglichkeiten
von qXport 2 im Vergleich zur Vorversion stark gestiegen, durch eine Anpas-
sung der Benutzeroberfläche wurde jedoch versucht, die Übersichtlichkeit
zu wahren. Nach der korrekten Installation
erscheint nach jedem Programmstart von
Word die qXport-Symbolleiste, mit der Sie
den qXport-Dialog öffnen.
Alternativ starten Sie den Dialog über
das Menü „Datei/qXport...“. Sollte
die Symbolleiste nicht sichtbar sein,
prüfen Sie bitte im Menü „Ansicht/
Symbolleisten“, ob dort die qXport-
Symbolleiste überhaupt verfügbar ist.
Falls nicht, schauen Sie bitte im Abschnitt
„Frage und Antwort“ nach möglichen
Auswegen.
Zum Konvertieren öffnen Sie die
gewünschte Datei in Word und starten
den qXport-Dialog. Die Konvertierungs-
optionen beziehen sich in der Einstellung
„Aktives Dokument“ immer auf das
gerade aktive Dokument. Im qXport-
Dialog wird zur Kontrolle immer der
aktuelle Dokumentname und der Ausgabe-Dateiname angezeigt. Das
Dokument, welches qXport erzeugt, trägt grundsätzlich den Namen des
aktiven Dokumentes, ergänzt durch das Suffix *.xtg. Diese Ausgabedatei
importieren Sie innerhalb Xpress in einen Textrahmen. Dabei muß die
Option „Einschließlich Stilvorlagen“ angeklickt sein, sonst wird der Text
nicht korrekt importiert. Sollte die Ausgabedatei im Textimport-Dialog
gar nicht erst angezeigt werden, springen Sie bitte in die Sektion „Frage
und Antwort“.
qXport 2 informiert Sie vor der Konvertierung über eine Reihe von
Eigenschaften der Word-Datei in der Statistik-Anzeige, wodurch Sie die
nötigen Einstellungen besser abschätzen können.
Während des Konvertierungsprozesses blinkt die Zeile „Konvertierung
in Arbeit – bitte warten“ in rot. Solange diese Zeile blinkt, läuft die
Konvertierung. Bei sehr großen und komplexen Dateien kann dies eine
thomas kaltschmidt
gewisse Zeit dauern.
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Batchkonvertierung
Mit qXport 2 sind Sie in der Lage, mehrere Dateien in
einem Schwung zu konvertieren, eine enorme Arbeits-
erleichterung. Dazu öffnen Sie einfach die gewünschten
Dateien in Word und wählen im qXport-Dialog die
Einstellung „Alle geöffneten Dokumente“. Die Sta-
tistikanzeige gilt für das gerade in der Liste markierte
Dokument, durch Anklicken eines anderen Dokumentes
oder Bewegen mit den Cursortasten passt sich die Statis-
tikanzeige automatisch an.
Um mehrere Dateien in Word auf einmal zu öffnen,
gehen Sie wie folgt vor: In Word für Windows markieren
Sie in der Öffnen-Dialogbox die gewünschten Dateien
(Gedrückthalten der Shift-Taste). Diese Vorgehenswei-
se funktioniert auf dem Macintosh leider nicht, hier
lässt sich immer nur eine Datei markieren.
Der Workaround ist aber im Grunde noch komfortabler.
Erstellen Sie von Word eine Alias-Datei (Befehlstaste-
M) und verschieben Sie diese auf den Schreibtisch. Die
zu öffnenden Dateien ziehen Sie nun einfach auf das
Word-Icon (drag and drop),

Konvertierungs-Einstellungen
Mit den Konvertierungs-Einstellungen im qXport-Dia-
log beinflussen Sie den Konvertierungsprozess. Hier
wählen Sie, ob Sie für XPress 3, für XPress 4, für Inde-
sign oder VivaPress exportieren wollen und auf wel-
chem Betriebssystem Sie die Ausgabedatei importieren
möchten. Diese Angaben sind sehr wichtig, weil durch
eine falsche Einstellung Sonderzeichen und evtl. auch
Umlaute falsch umgesetzt werden. Das liegt daran, daß
die Zeichencodierung zwischen Macintosh und Win-
dows-Rechnern teilweise unterschiedlich ist.
Mit den weiteren Optionen haben Sie die Wahl
bestimmte Strukturen in Word zu konvertieren oder
diese zu ignorieren.
Lokale Absatzattribute
WennWord-Dokumente gut strukturiert und einheitlich
formatiert, jedoch kaum Stilvorlagen verwendet wurden,
macht es Sinn, möglichst viele der lokalen Absatzattri-
bute zu konvertieren; mit qXport 2 entscheiden Sie, was
den Weg in XPress findet, und was nicht; und das, ohne
die Word-Datei ändern zu müssen!
Lokale Zeichenattribute
Die Einstellung „Lokale Schriftart und -größe“ kann gerade dann hilf-
reich sein, wenn Text zum Großteil inkonsistent und ohne Verwendung
von Stilvorlagen erstellt wurde.
Sobald „Farbe“ aktiviert ist, konvertiert qXport farbigen Text mit den
thomas kaltschmidt
Farbbezeichnungen „Blau“, „Rot“, „Gelb“ und „Dunkelgrün“. Sie
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müssen auf jeden Fall die deutsche Programmsprache in Xpress Passport
gewählt haben, sonst kann Xpress die Farbnamen nicht erkennen.

Spezial: Fussnoten
Ist diese Option aktiviert, durchsucht qXport das Dokument nach Fuss-
noten. Der Inhalt der Fussnoten wird in Reihenfolge ihres Erscheinens
mitsamt den Formatierungen an das Ende des Dokumentes gestellt, die
Fussnotenzeichen werden hochgestellt (XPress 3) oder im Falle von
XPress 4 mit einer zeichenbasierten Stilvorlage versehen.

Spezial: Sonderzeichen
Bei Aktivierung dieser Option konvertiert qXport alle Sonderzeichen
wie Wingdings, Symbol u.a. Dabei spielt es keine Rolle, ob diese in
Aufzählungen vorkommen, oder diese über „Einfügen/Sonderzeichen“
eingesetzt wurden. Es werden sogar in Feldern benutze Symbol-Son-
derzeichen erkannt und konvertiert. Da diese Funktion auch dann recht
arbeitsintensiv ist, wenn keine Sonderzeichen im Text gefunden werden,
sollten Sie sie austellen, wenn Sie sicher sind, daß keine Sonderzeichen
im Dokument verwendet wurden.

Spezial: Indexmarken
Mit qXport 2 sind Sie endlich in der Lage, Indexmarken in QuarkX-
Press zu importieren. Dazu ist Xpress in der Version 4 erforderlich und
wir empfehlen, mindestens Version 2.05 des Xpress-Marken-Filters zu
benutzen. Natürlich muss auch die Index-Xtension von Quark installiert
sein, damit Xpress die Spezialmarken auswerten kann.
qXport 2 unterstützt praktisch alle in Word relevanten Index-Einstellun-
gen, darunter Haupteinträge und Untereinträge, Querverweise, aktuelle
Seite, Seitenbereiche und Formatierungen der Seitenzahlen.
Bitte beachten: Beim Import der von qXport erzeugten Datei, muss die
Index-Xtension von Quark nicht nur installiert und geladen sein, sie
muss auch auf dem Bildschirm geöffnet sein.

Programmoptionen
In qXport 2 haben Sie die Möglichkeit zu wählen, wo die
Ausgabedateien gespeichert werden. Ausgabe unter „Pfad
des Originaldokumentes“ speichert die konvertierte Datei
im selben Ordner wie die Originaldatei, mit Hilfe der
Option „individueller Pfad“ legen Sie den Ort fest, wo alle
Ausgabedateien gespeichert werden, egal in welchem Ver-
zeichnis die Originaldatei abgelegt ist.
Des weiteren legen Sie fest, ob die Original-Dokumente
nach der Konvertierung geschlossen werden oder offen
bleiben, das automatische Schliessen kann gerade beim
Batchbetrieb hilfreich sein

thomas kaltschmidt
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Frage und Antwort

Die qXport-Symbolleiste
in Word erscheint bei mir
nicht!
Um zu überprüfen, daß
qXport korrekt installiert
ist, schauen Sie am besten
unter „Extras/Vorlagen und
Addins“ nach. Wenn dort
der Eintrag „qXport.dot“
nicht zu finden ist, hat
etwas bei der Installation nicht geklappt. Wir empfehlen folgende
Vorgehensweise:
– Prüfen Sie auf dem Macintosh im Finder, ob die Datei „qXport.dot“ mit
einem Word-Icon erscheint, oder nur mit einem PC-Datei-Icon. Damit
Word 98 das Addin erkennt, muß es mit einem Word-Icon erscheinen.
Falls nicht, spielen Sie die Datei erneut von der Original-CD über einen
Macintosh auf. Die Datei „qxport.ini“ hat auf dem Mac grundsätzlich
ein PC-Datei-Icon, dies ist korrekt so.
– Eventuell hilft es Word mehr Arbeitsspeicher zuzuweisen.
– Möglicherweise benötigt Word bei Verwendung mit Ihrem System ein
Update, damit Addins korrekt ablaufen können. Bitte installieren Sie
im Falle von Word 97 unter Windows das Service Release 2 (SR2). Dies
bekommen Sie über das Internet (www.microsoft.de) oder direkt von
Microsoft.
– Benutzen Sie Word 98 auf dem Macintosh ab System 8.5 benötigen Sie
ebenfalls das Update aus dem Internet.

Jedesmal wenn ich Word beende, erscheint Fehler 75, wieso?


Dieser Fehler ist in qXport 1.59 behoben. Sollten Sie eine vorherige
Version einsetzen wollen, stellen Sie sicher, daß die Datei „qxport.ini“
nicht schreibgeschützt ist.

Es gibt doch einen Word-Filter von Quark, wozu brauche ich ihre
Erweiterung?
qXport hat gegenüber dem Quark-Filter viele Vorteile:
– Individuelle Optionen erlauben Anpassung an Ihren Workflow.
– Unterstützung für Xpress 3, hierfür bietet Quark keinerlei
Word-8-Filter an.
– Aufzählungen (Bullets), Numerierungen und Gliederungen
werden erkannt.
– Das Feld „Sonderzeichen einfügen“ wird korrekt konvertiert.
– Tabellen werden in Text konvertiert, welcher mit Tabulatoren getrennt
wird. Quark läßt die Tabulatoren einfach weg, was die Nacharbeit unnö-
tig erhöht.
thomas kaltschmidt – qXport importiert wirklich nur die Absatzstilvorlagen, die im Doku-
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ment verwendet wurden, dadurch bleibt die Stilvorlagenpalette über-
sichtlich. Der Quark-Filter berücksichtigt auch Stilvorlagen, die irgend-
wann einmal im Dokument genutzt wurden, auch wenn der betroffene
Text längst gelöscht wurde. Das Ergebniss ist eine lange Liste von Stil-
vorlagen, die Sie gar nicht brauchen und die Übersicht erschwert.
– qXport reinigt komplexe Word-Dateien von unnötigem Ballast und
erleichtert damit den professionellen Satz in XPress. Dabei schreckt
qXport auch vor sehr komplexen Dateien nicht zurück.
– Indexmarken werden erkannt

Wie kann ich qXport beschleunigen?


Es gibt mehrere Möglichkeiten: Vor allem sollten Sie überdenken, die
Arbeitsspeicherzuteilung für Word auf dem Macintosh zu erhöhen. Wir
empfehlen mindestens einen Macintosh-G3 für die Konvertierung kom-
plexer Dateien. qXport unter Windows ist etwas genügsamer. Falls Sie
die Wahl haben, qXport unter Macintosh oder Windows auszuführen,
testen Sie den Einsatz unter Windows, ob die Konvertierung schneller
abläuft.

Kann ich nur Worddateien konvertieren?


Nein, Sie können alle Dateien konvertieren, die Word öffnen kann, also
z.B. alle Word-Formate, RTF-Dateien, HTML-Dateien, Exceldateien und
Formate anderer Textverarbeitungen. In Verbindung mit Acrobat 4 sind
Sie sogar in der Lage, den Textinhalt einer PDF-Datei über die Zwische-
nablage in Word hereinzukopieren und dann qXport einzusetzen.

Gibt es eine Möglichkeit, Exceldateien in XPress zu importieren?


Es gibt einen Excel-Filter in Word, der es erlaubt Excel-Dateien direkt
zu öffnen, alternativ kopieren Sie die gewünschten Excel-Daten über die
Zwischenablage in ein neues Word-Dokument.

Warum unterstützt Ihre Erweiterung nicht auch Adobe Pagemaker,


Adobe Indesign und VivaPress Pro?
Tut es doch, Sie brauchen nur „kompatibel zu XPress 3“ wählen und
schon importieren Sie Word-Inhalte in Pagemaker, Indesign und Viva-
Press Pro.

Bestimmte Sonderzeichen werden immer falsch konvertiert, wenn ich


mit Xpress 3 arbeite.
Wegen eines Bug in Xpress 3 dürfen Sie beim Import der Datei keines-
falls „Anführungszeichen umwandeln“ auswählen.

qXport 2.1
Version der Dokumentation: 2.1

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