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Master of Advanced Studies in Information Science

Masterarbeit 2008

Neue Web-Technologien und das ECM-Konzept für den Parlamentsbetrieb

Student Markus Nagel

Referent Dr. Roger Peter

Korreferent Stefan Gemperli


HTW Chur
Hochschule für Technik und Wirtschaft

Titel der Masterarbeit Neue Web-Technologien und das ECM-


Konzept für den Parlamentsbetrieb

Studiengang MAS Information Science

Personalienblatt

Name, Vorname Nagel, Markus


Adresse Bürenstrasse 19
PLZ, Wohnort 3007 Bern

Geburtsdatum 01.09.1970
Heimatort Deutschland
Zivilstand verheiratet
Beruf Technical Consultant

Ich erkläre hiermit, dass ich die vorliegende Arbeit selbständig, ohne Mithilfe Dritter
und nur unter Benutzung der angegebenen Quellen verfasst habe.

Ort und Datum Unterschrift


MAS Information Science
Masterarbeiten 2008

Studienleitung: Prof. Dr. Urs Naegeli

Neue Web-Technologien und das ECM-Konzept für den Parlamentsbetrieb

Diplomand Markus Nagel


Referent Dr. Roger Peter
Korreferent Stefan Gemperli

In der vorliegenden Arbeit werden im Umfeld von eGovernment die beiden Begriffe
Enterprise Content Management (ECM) und Ratsinformationssystem (RIS) näher er-
klärt und in Verbindung mit dem technologischen Stand bei der Entwicklung von In-
formationssystemen betrachtet. Da beide Begriffe hauptsächlich in einem betriebs-
wirtschaftlichen Umfeld von Unternehmensentwicklung und -organisation dargestellt
werden, scheint es notwendig, die Technologie nicht auszublenden.

Die Entwicklungen im Rahmen von Web 2.0 bergen Möglichkeiten, um Arbeitsabläu-


fe zu optimieren. Thematisiert werden Web-Technologien wie RIA, Ajax, Mashups
und RSS und neue Anwendungen der Social Software mit ihren Funktionalitäten. Ei-
nige kantonale Verwaltungen publizieren ihre Parlamentsgeschäfte bereits in einem
RIS. Ausgewählte Lösungen werden systematisiert und näher betrachtet. Für das
Praxisbeispiel wird der Kanton Bern gewählt. Um die Bedürfnisse und Anforderungen
an ein modernes Informationssystem zu ermitteln, wurden mit fünf Berner Grossräten
Gespräche geführt. Anhand der Gesprächsergebnisse werden Bausteine eines mo-
dernen Parlamentsbetriebs ausgearbeit und in einem Modell dargestellt.

Schliesslich werden Handlungsempfehlungen für Kantone formuliert, die die Informa-


tionsangebote ihrer Parlamente verbessern wollen.
Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung...............................................................................................................................7
1.1 Ausgangslage und Vorgeschichte...................................................................................7
1.2 Ziel und Aufbau der Arbeit.............................................................................................7
1.3 Forschungsstand und Quellenlage..................................................................................8
2 Veränderte Anforderungen an IKT.......................................................................................10
2.1 Ubiquitäres Computing................................................................................................10
2.2 Unified Communication...............................................................................................10
2.3 Informationsflut ...........................................................................................................11
2.4 Potentiale der Informations- und Kommunikationstechnologie..................................12
2.5 Grundlegende Funktionalitäten von Informationssystemen.........................................13
2.5.1 Informationsbereitstellung über Datenbanken und Portale...................................13
2.5.2 Automation und Unterstützung der Rechtsanwendung.........................................13
2.5.3 Vorgangsbearbeitungssysteme...............................................................................14
2.5.4 Kollaborationssysteme...........................................................................................14
2.6 Neue Funktionalitäten durch neue Web-Technologien................................................15
2.6.1 Rich Internet Application.......................................................................................15
2.6.2 Asyncronous JavaScript + XML............................................................................16
2.6.3 Mashups.................................................................................................................16
2.7 Neue Anwendungen der Social Software mit ihren Funktionalitäten..........................16
2.7.1 Vom Tagging zum Thesaurus oder zum Social Bookmarking...............................16
2.7.2 RSS – der Standard für Inhalte im Web 2.0...........................................................17
2.7.3 Anwendungen mit Fokus Information...................................................................18
2.7.4 Anwendungen mit Fokus Beziehung.....................................................................20
2.7.5 Anwendungen mit Fokus Kommunikation............................................................20
2.8 Web 2.0-Design als Unterstützung der neuen Funktionalitäten...................................21
3 Das ECM..............................................................................................................................23
3.1 Definition......................................................................................................................23
3.2 Geschichte des ECM-Konzepts....................................................................................24
3.3 Architektur und Bereiche..............................................................................................24
3.4 Die wichtigsten fünf Komponenten und ihre Anwendungsfelder................................25
3.4.1 Erfassung (Capture)...............................................................................................26
3.4.2 Verwaltung (Manage)............................................................................................27
3.4.2.1 Dokumentenmanagement.............................................................................27
3.4.2.2 Collaboration.................................................................................................27
3.4.2.3 Web Content Management............................................................................28
3.4.2.4 Records Management....................................................................................28
3.4.2.5 Workflow / Business Process Management..................................................29
3.4.3 Speicherung (Store)...............................................................................................30
3.4.4 Sicherung (Preserve)..............................................................................................31
3.4.5 Ausgabe (Deliver)..................................................................................................32
3.5 Weitere Komponenten..................................................................................................33
3.6 Die ECM-Suites – Der Markt.......................................................................................33
3.7 Verwendung von ECM in der Schweiz........................................................................35
3.8 Gegenwärtige Anforderungen an eine ECM-Suite.......................................................35
3.9 Trends für ECMs..........................................................................................................36
4 Anwendungsfall Politik und Verwaltung.............................................................................38
4.1 Das Ratsinformationssystem – ein Konzept für ein Informationssystem....................38
4.2 RIS und eGovernment – eine Einordnung...................................................................39
4.3 RIS und eGovernment in der Schweiz.........................................................................41
4.4 ECM-Strategie des Kantons St. Gallen........................................................................43
4.4.1 Ausgangslage........................................................................................................43
4.4.2 Komponenten der St. Galler ECM-Strategie........................................................44
4.5 Übersicht kantonaler RIS.............................................................................................45
4.5.1 Kantonsrats-Website mit guten RIS-Funktionalitäten...........................................46
4.5.2 DMS als RIS..........................................................................................................46
4.5.3 Das RIS in St. Gallen.............................................................................................48
4.5.3.1 RIS-Applikation............................................................................................48
4.5.3.2 Projektverlauf und Kosten des RIS-Projekts................................................49
4.5.3.3 Erfolgsbeurteilungen.....................................................................................49
4.6 Praxisbeispiel Grossrat des Kantons Bern....................................................................51
4.6.1 Motion „Projekt elektronisch abrufbare Informationsangebote für Öffentlichkeit
und Behörden“.................................................................................................................51
4.6.2 Funktionalitäten eines RIS – Interviews mit Parlamentariern...............................51
4.6.3 Vorarbeiten für die Gespräche...............................................................................51
4.6.4 Gesprächsergebnisse .............................................................................................52
4.7 Bausteine eines modernen Parlamentsbetriebs.............................................................54
4.7.1 Die Website des Parlaments...................................................................................55
4.7.1.1 Öffentlicher Bereich der Website..................................................................55
4.7.1.2 Geschützter Bereich der Website..................................................................55
4.7.2 Die Wissensdatenbank...........................................................................................57
4.7.3 Zentrales Content Repository................................................................................57
4.7.4 ECM-Komponenten...............................................................................................57
5 Zusammenfassung und Handlungsempfehlungen...............................................................60
6 Literaturverzeichnis.............................................................................................................62
7 Abbildungsverzeichnis.........................................................................................................66
Anhang I: Alfresco Open Source ECM....................................................................................67
1. Quellenlage zu Alfresco...................................................................................................67
2. Entwicklungsgeschichte von Alfresco..............................................................................68
3. Vorteile Open Source Software kontra proprietäre Software...........................................69
4. Kommerzielle Open Source-Lösung................................................................................70
5. Lizenzmodell für Alfrescoprodukte..................................................................................71
6. ECM-Funktionalitäten......................................................................................................71
6.1.DMS...........................................................................................................................71
6.2.Image Management...................................................................................................72
6.3.WCMS.......................................................................................................................72
6.4.Records Management ...............................................................................................72
6.5.Java Content Repository Standard.............................................................................73
7. Innovative Funktionalitäten..............................................................................................74
7.1 Freier CIFS-Server...................................................................................................74
7.2 Lucene......................................................................................................................74
7.3 Portleteinbindungen JSR 168...................................................................................74
8. Verbreitung in Europa......................................................................................................75
Anhang II: Fragebogen für die Gespräche mit kantonalen Parlamentariern............................76
Anhang III: Glossar..................................................................................................................78
Neue Web-Technologien und das ECM-Konzept für den Parlamentsbetrieb

1 Einleitung

1.1 Ausgangslage und Vorgeschichte

Im Rahmen seiner Weiterbildung zum MAS Information Science Schwerpunkt Archiv besuchte der
Autor der vorliegenden Arbeit eine Veranstaltung zum Thema Langzeitarchivierung. Von den drei
grundlegenden Konzepten Informatikmuseum, Virtualisierung und automatisierte Migrationen, wird
nur den „automatisierten Migrationen“ Bedeutung als Lösung für das Problem der Langzeitarchivie-
rung zugestanden. In diesem Zusammenhang wurde das Konzept von Enterprise Content
Management (ECM1) vorgestellt. Parallel dazu erhielt der Autor von einem schweizerischen Kan-
tonsarchivar den Themenvorschlag für eine Masterarbeit: Die Bewirtschaftung und Internet-
Aufschaltung aller öffentlich zugänglichen Unterlagen des Kantonsrats unter Gewährleistung der
langfristigen archivischen Nutzbarkeit dieser digitalen Unterlagen seien zu prüfen. Der Autor,
beruflich mit Informationssystemen betraut, realisierte, dass das gängige Konzept der Web Content
Management Systeme (WCMS) für diese Aufgabe nicht ausreichend sein dürfte. Er recherchierte zum
Thema ECM. Es erwies sich auch bei Rücksprache mit Anbietern eines ECMs als sinnvolles und
zielführendes Softwarekonzept für das geforderte Anliegen. Leider kam es wegen kurzfristigen, nicht
vorhersehbaren personellen Engpässen nicht zu einer Zusammenarbeit mit der Kantonsverwaltung.
Nach weiterer Recherche in anderen Kantonen ergab es sich, dass die Staatskanzlei des Kantons Bern
als Administration des Grossrates Bern zu einer Begleitung bereit war.

1.2 Ziel und Aufbau der Arbeit

Die Staatskanzlei des Kantons Bern möchte den Betrieb seines Grossen Rates verbessern und neue
elektronische Informationsangebote aufbauen. Die vorgelegte Masterarbeit hat zum Ziel, Beiträge zu
den umfangreichen Planungsarbeiten zu leisten. Zuerst sollen die Anforderungen an die Informations-
und Kommunikationstechnologien (IKT) dargestellt werden. Bei der Frage nach der ubiquitären IKT-
Nutzung wird beleuchtet, wie umfassend die IKT unseren Alltag betrifft. Die immer unübersichtlicher
werdende Datenflut erfordert neuartige Techniken und veränderte Verhaltensweisen. Diese werden
dargestellt, und es wird ausgeführt, worin eigentlich die Potentiale der IKT bestehen und welches die
grundlegenden Funktionalitäten von Informationssystemen sind. Das Thema Web 2.0 wird anhand
neuer Web-Technologien, nämlich der Social Software und dem spezifischen Web 2.0-Design
1
Abkürzungen werden, wenn nicht davon ausgegangen werden kann, dass sie allgemein bekannt sind, erstmals in
Klammern eingeführt. Zur Frage der Definitionen sei hier folgendes zu sagen: Die Arbeit behandelt verschiedene
eigentlich von einander unabhängige Themen und versucht, sie in Beziehung zu einander zu bringen. Daher erscheint es
sinnvoller, die entsprechenden Definitionen nicht in der Einleitung abzuhandeln, sondern am Ort der ausführlichen
Betrachtung. Viele Fachbegriffe werden aber nicht ausführlich definiert, sondern sind im Glossar aufgeführt.

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beleuchtet. Die Informationsangebote der Verwaltung, die damit für das WWW aufbereitet werden,
stehen immer in Beziehung zu anderen Informationssystemen. Das Beziehungsgefüge der
Informationssysteme, die Informationsarchitektur innerhalb einer Organisation, werden in der Regel
mit dem ECM-Konzept erfasst, welches in der Folge dargestellt wird. Es versteht sich ausserdem als
neuartige Antwort auf die veränderten Anforderungen an die IKT für das Informationsmanagement
einer Unternehmung. ECM ist auch eine Herausforderung an Open Source Software. Ein ECM-
Produkt, welches sich dieser Herausforderung stellt, wird im Anhang I vorgestellt. Für Politik und
Verwaltung stellen sich die veränderten Anforderungen an die IKT bei der konkreten Ausgestaltung
von eGovernment-Lösungen dar. Das Ratsinformationssystem (RIS) ist eine eGovernment-
Anwendung und wird näher betrachtet, wie auch der Zusammenhang zwischen den beiden Konzepten
ECM und RIS.

Konkretisiert werden die Überlegungen durch Gespräche mit Parlamentariern 2, die geführt werden, um
Ideen für das Anforderungsprofil des Informationsangebots zu erarbeiten. Aus den Gesprächen, den
Vorarbeiten, sowie den sonstigen theoretischen Überlegungen werden Bausteine für das
Informationsangebot eines Parlaments abgeleitet. Es wird gezeigt, welche Funktionalitäten und Berei-
che ein modernes RIS haben sollte und welche ECM-Komponenten eine Rolle im Informati-
onsmanagement eines Parlamentsbetriebs spielen müssten.

1.3 Forschungsstand und Quellenlage

Das Thema liegt am Schnittpunkt verschiedener Disziplinen und Fachrichtungen. Neben der Be-
triebswirtschaft, mit den Themen Organisation und Verwaltungswirtschaft, ist die Wirt-
schaftsinformatik mit den Themen Informationssysteme und Internettechnologien betroffen. Der
Fachbereich Informationswissenschaft beschäftigt sich ausgehend von den Themen Infor-
mationsmanagement und Wissensmanagement mit dem vorliegenden Thema.
• Bei vertiefter Beschäftigung mit „e“-Themen hat man damit zu kämpfen, dass
Internettechnologien sich ständig weiterentwickeln, Forschungsliteratur darüber nach 2 Jahren
schon veraltet ist und nur noch aus historischem Interesse herangezogen werden kann. Das hat
zur Folge, dass die Quellenlage an aktueller Literatur sehr dürftig ist. Im vorliegenden Fall
kann aber die Lage etwas differenzierter betrachtet werden. Literatur zu ECM im Besonderen
oder Content-Forschung im Allgemeinen gibt es eigentlich schon einige Jahre, und die
grundlegenden Werke von Kampffmeyer sind auch schon älter, haben allerdings in vielen
Punkten den Charakter der Vorausschau.3 Was Kampffmeyer in den Anfangsjahren des 21.
2
Um die Lesbarkeit zu erleichtern, wurde durchgehend die männliche Form verwendet.
3
Thome, Günter; Sollbach, Wolfgang: Grundlagen und Modelle des Information Lifecycle Management. Berlin: Springer

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Jahrhunderts gefordert hat, wird heute dank der Innovationen im Bereich der Web-
Technologien, der sich ständig verbessernden Hardware und der wachsenden Bandbreiten bei
der Datenübertragung mehr und mehr umgesetzt.
• Forschungen zu eGovernment thematisieren fast ausschliesslich Verwaltungsaspekte, der
Bezug zu Informations- und Kommunikationstechnologien (IKT) wird selten hergestellt.
• Den Forschungsstand zu IKT-Themen gibt es nicht, da er sich in diesem Bereich permanent
verändert. Daher haben alle Betrachtungen von technologielastiger Contentforschung nur den
Charakter einer Momentaufnahme.

(Xpert.press) 2007. S. 12.

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2 Veränderte Anforderungen an IKT

In diesem Kapitel wird aufgezeigt, wie informationsgesellschaftliche Entwicklungen und innovative


Technologien neue Anforderungen an die Entwicklung von IKT und damit an verbesserte
Informationsangebote bspw. von Kantonsparlamenten stellt.

2.1 Ubiquitäres Computing

Vor 25 Jahren war die Vorstellung, dass jeder Büroarbeitsplatz mit einem PC als grundlegendem
Arbeitsinstrument ausgerüstet sein wird, für viele nicht denkbar. Heute gehen die Trends über die
Nutzung von Informations- und Kommunikationsinstrumenten in eine ähnlich unabsehbare Richtung,
denn die IKT werden in der Zukunft unseren Alltag noch stärker durchdringen. Man spricht im
Umfeld von multimediafähigen Handys, Chips in Kreditkarten und Ausweispapieren und
Funketiketten auf RFID-Basis gar von der Informatisierung unseres Alltags.4 Ubiquitäres Computing
(UC) handelt von der allgegenwärtigen Datenverarbeitung mittels immer kleineren mobilen End- und
Zugangsgeräten. Für viele Menschen ist es heute notwendig, arbeitsplatzunabhängig auf ihre
beruflichen oder privaten Dokumente zugreifen zu können. Ausgehend von der Idee des UC werden
vier technische Funktionalitäten gefordert, welche schon heute zum Teil realisiert sind:

• „Stetig und überall verfügbare Computerunterstützung („ubiquitär“).

• Stark vereinfachte Schnittstellen zwischen Mensch und Computer, die die Auf-
merksamkeit und Interaktion der Nutzer minimal einfordern.

• Automatische Steuerung und Anpassung der Umgebung an Nutzerpräferenzen


oder situative Kontexte.

• Automatische Ausführung und Abwicklung wiederkehrender standardisierter Ab-


läufe ohne Einforderung einer Nutzerinteraktion.“5

2.2 Unified Communication

Ein weiterer relativ unscharf verwendeter Begriff, welcher die technologischen Entwicklungen im
Kommunikationsmarkt basierend auf dem Internet-Protocol (IP) beschreiben soll, ist Unified
Communication. Er wird wie Ubiquitäres Computing mit UC abgekürzt. Bei UC werden eine Vielzahl
4
Mattern, Friedemann (Hg.) (2007): Die Informatisierung des Alltags. Leben in smarten Umgebungen. Berlin, Heidelberg:
Springer-Verlag Berlin Heidelberg (Springer-11774 /Dig. Serial]).
5
Bizer, Johann; Dingel, Kai; Fabian, Benjamin; Günther, Oliver; Hansen, Markus; Klafft, Michael et al. (2006):
Technikfolgenabschätzung Ubiquitäres Computing und Informationelle Selbstbestimmung. Studie im Auftrag des
Bundesministeriums für Bildung und Forschung. Online verfügbar unter http://www.taucis.de. S. 12.

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von Kommunikationskanälen miteinander verschmolzen. Das Web 2.0-Phänomen, das Internet zum
Mitmachen und zur Nutzung für die zwischenmenschliche Kommunikation, spielt für UC eine nicht
zu unterschätzende Rolle. Das Medium Video, dessen Umgang im Internet dank Zuwachs an
Bandbreiten für verschiedene Dienste wie der von Youtube für breite Bevölkerungsschichten
selbstverständlich geworden ist, wird Teil eines Mashups mit anderen Web 2.0-Diensten wie Blogs,
Chats, den Gruppenkommunikationen und den Social Network-Diensten. Die gebündelten
Kommunikationskanäle drängen nun auf den Markt der mobilen Endgeräte, und es könnte durchaus
passieren, dass im Sinne von Ubiquitärem Computing der PC seinen Platz eins bei den
Zugangsgeräten zum Internet und den Firmennetzen verliert und sich kleine und mobile Endgeräte
durchsetzen.6

2.3 Informationsflut

Riesige Informationsmengen zu den verschiedensten Themen sind heute verfügbar, und immer mehr
Information wird bereitgestellt. Gerade im lexikalen Bereich mutet die Situation im Vergleich zu vor
zehn Jahren beispielsweise geradezu paradiesisch an. Nachdem das frei verfügbare Onlinelexikon
Wikipedia seine Angebote ständig optimiert und ausbaut, überraschen der Spiegel und die
Brockhausenzyklopädie damit, dass sie ihre gesamte archivierte Information gratis im Internet zur
Verfügung stellen. Diese Fülle an Informationen kann als bereichernd empfunden werden, aber auch,
wie der Begriff Informationsflut sagt, als bedrohlich. Es braucht Strategien, wie die relevanten In-
formationen in dieser Fülle gefunden werden können. Dazu gibt es bereits Forschungsrichtungen der
Informationswissenschaft, die sich der Information Literacy, der Informationskompetenz, annehmen.
So stellt sich dem Einzelnen die Situation der Informationsfülle dar.

Für die Organisationen und Unternehmungen erscheint die Situation komplexer. Schon lange ist klar,
dass der optimale Umgang mit Information ein Wettbewerbsvorteil darstellt. Das ergibt für die
Unternehmungen einen vierfachen Handlungsbedarf. Relevante Informationen müssen gefunden,
bewertet, abgelegt und jederzeit ohne grossen Aufwand wieder gefunden werden. Im „Papierbüro“ war
solches Informationsmanagement mit der Pflege der Ablage noch recht gut zu regeln. Heute, mit den
verschiedenen Informationssystemen, die gleichzeitig im Gebrauch sind, unterschiedlichen Output
realisieren und oft nicht oder nur sehr schwer miteinander kompatibel sind, verschärft sich das
Problem. Es braucht eine unternehmensweite Strategie für das Information-Lifecycle-Management
(ILM). Sie lässt oft auf sich warten und statt der Informationsflut herrscht in der Unternehmung die
Informationswüste mit ungeordneter, ungenutzter, zersplitterter und verstreuter Information. Die
6
Siehe: Horn, Frank (2008): Unified Communications: Technologie, Philosophie oder beides? Dossier Telematiktage Bern.
In: netzwoche, H. 3, S. 31–32.

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einzelne Information ist zwar vorhanden, aber steht zusammenhangslos zu allen anderen
Informationen, ist in unübersichtliche „Content-Inseln“7 der verantwortlichen Informationssysteme
verstreut und eigentlich nur sehr schwer zugänglich. Dieser Zustand birgt erhebliche Risiken der
Unternehmungen, die in einer uneingeschränkten Verantwortung und Haftungspflicht ihren Kunden
gegenüber stehen. Nur Information, die rasch auffindbar ist, kann zur notwendigen raschen
Entscheidung beitragen und hat als Information, die als Wissen in Prozessen genutzt wird, ihren Wert.8

2.4 Potentiale der Informations- und Kommunikationstechnologie

Grundsätzlich sollen drei Grundprinzipien der menschlichen Interaktion mit der Welt technisch rea-
lisiert werden:

1. IKT ermöglicht es, Handlungen zu automatisieren,

2. die menschlichen Fähigkeiten zu unterstützen und

3. eine neue „Erreichbarkeit von Personen, Daten und Programmen“9 zu ermöglichen.

Hieraus lassen sich fünf Potentiale ableiten:

1. Prozesse und Handlungen lassen sich automatisieren. Dadurch werden Beschäftigten


Routinearbeiten abgenommen, aber auch innerhalb eines Prozesses Handlungsspielräume
verringert.

2. Eine optimalere Informationsverteilung findet statt und Informationen bezüglich des einzelnen
Prozesses werden erhoben und können zur Prozessoptimierung ausgewertet werden.

3. Viele örtliche und zeitliche Schranken können abgebaut werden. Das bedingt aber einen me-
dienbruchfreien Information-Lifecycle und die Einrichtung von asynchronen Kommunikati-
onsmöglichkeiten.

4. Durch parallel ausgeführte Arbeiten dort wo bisher sequentielles Arbeiten nötig war, lassen

7
Krüger, Jörg Denis: Der Markt für Enterprise-Content-Management - Vom Hype zur Lebensader. Enterprise-Content-
Management (ECM) hat sich von einem Hype-Begriff und Buzzword schnell zu einer ernst zu nehmenden IT-Disziplin
gewandelt. In: Computerwoche.de, Jg. 2007. Online verfügbar unter
http://www.computerwoche.de/top_100/software/549889/index.html, zuerst veröffentlicht: 28.09.2007, zuletzt geprüft am
13.12.2007.
8
Hauser, Christian (2008): Eine ILM-Strategie minimiert das Risiko mit Information. Dossier ECM. In: netzwoche, H. 2,
S. 27.
9
Brüggemeier, Martin: Organisatorische Gestaltungspotenziale durch Electronic Government. Auf dem Weg zur
vernetzten Verwaltung. Berlin: Ed. Sigma (E-Government und die Erneuerung des öffentlichen Sektors, 8) 2006.

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sich Bearbeitungszeiten reduzieren.

5. IKT ermöglicht es auch, verschiedene Tätigkeiten zu integrieren und zu einem Ganzen


zusammenzuführen. In der Vergangenheit führte aber der Gebrauch von IKT-Tools häufig zum
gegenteiligen Phänomen. Durch den Gebrauch verschiedener Informatiklösungen sind in den
Unternehmungen „Content-Inseln“ entstanden, die mittels ECM-Systeme aufgebrochen und
einem zentralen Content Repository zugeführt werden müssen.10

2.5 Grundlegende Funktionalitäten von Informationssystemen

2.5.1 Informationsbereitstellung über Datenbanken und Portale11

Schon lange Jahre werden Informationen in Datenbanken gespeichert. Zwei wichtige Vorteile dieser
Speicherung liegen darin, dass die Daten für die verschiedensten Dienste aufbereitet und präsentiert
werden können. Ausserdem verhindert man die Mehrfacherfassung von Daten. In den Anfängen
standen Datenbanken nur dem IKT-Spezialisten als Arbeitsinstrument zur Verfügung. Er
programmierte die Abfragen. Heute werden die Datenbankoberflächen immer komfortabler, und die
Abfragen sind auch ohne IKT-Knowhow mittels einfach zusammenstellbaren Abfragemasken
möglich. Solche Datenbanken nennt man Portale, und sie stellen strukturierte Information zur
Verfügung oder ermöglichen Transaktionen. Der Zugang zu Daten via Portale lässt sich auch
personalisieren, der User entscheidet selbst darüber, welche Angebote er sehen will und erstellt dazu
für sich ein Profil, das die Versorgung mit der für ihn relevanten Information steuert. Um eine andere
Art der Personalisierung handelt es sich, wenn auf Portalen geschützte Bereiche eingerichtet wurden
und die Informationen nur für einen klar definierten Benutzerkreis zugänglich gemacht werden.

2.5.2 Automation und Unterstützung der Rechtsanwendung

Verwaltungsautomation war von Beginn an der wichtigste IKT-Anwendungsfall. Viele Routineabläufe


in der Verwaltung lassen sich sehr gut automatisieren. Komplexe Verwaltungsabläufe lassen sich aber
schwerlich automatisieren. Hier bieten sich andere Unterstützungen von Seiten der IKT an. Die
Rechtsanwendungen unterstützen mit wissensbasierten Systemen die Verwaltungsexperten bei ihrer
Arbeit. Eine andere Art der Verwaltungsautomation ist aber momentan viel gefragter und effizenter:
Nicht mehr die IKT-Unterstützung der fachlichen Seite des Geschäftsprozesses steht im Vordergrund.
Gefragt ist die verfahrensmässige Koordination des Geschäftsprozesses mittels einer generischen Vor-

10
Brüggemeier, Martin: Organisatorische Gestaltungspotenziale durch Electronic Government. S. 48ff.
11
Überschriften und Inhalte nach Brüggemeier, Martin: Organisatorische Gestaltungspotenziale durch Electronic
Government. S. 51ff.

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gangsbearbeitung.

2.5.3 Vorgangsbearbeitungssysteme

Vorgangsbearbeitungssysteme oder Workflow Management Systeme (WMS) zielen darauf ab, alle
Informationen als elektronische Information in Akten zu bündeln. Dabei gilt es, die Auflagen und
Regeln zur elektronischen Aktenführung zu befolgen. In der Schweiz wurde für die
Vorgangsbearbeitung, auch als Geschäftsverwaltung, der GEVER-Standard entwickelt. In Deutschland
z.B. handelt man nach dem DOMEA-Konzept. Ein WMS ist eine Art Metasystem, das auf einem
Prozessmodell aufgesetzt ist. Der GEVER-Standard z.B. ist nach den Geschäftsphasen Eröffnung,
Bearbeitung und Abschluss gegliedert. Den jeweiligen Phasen sind Funktionalitäten und Tätigkeiten
zugeordnet.

Grundsätzlich unterscheidet man zwei Arten von WMS. Zum einen gibt es Systeme, die doku-
mentenorientiert ablaufen. Im Mittelpunkt sehen schriftliche Vorgänge. Diese sollen entgegen-
genommen, verteilt und gemeinsam bearbeitet werden. Es wird angestrebt, die Durchlaufzeit der Do-
kumente zu optimieren. Die Informationen sollen in einer zentralen Ablage verschiedenen Be-
nutzerkreisen zur Verfügung stehen und die Bearbeitungsstände mittels Versionskontrolle einsichtig
sein. Die zweite Art von WMS laufen funktionsorientiert ab. Die Geschäftsabläufe stehen im
Vordergrund. Ausgehend davon wird ein Musterprozess gestaltet. Das dient zur Unterstützung, zur
Dokumentation und zur Kontrolle der Prozesse, mit dem Ziel, sie effizienter ablaufen zu lassen.
Besonders die funktionsorientierten WMS der Verwaltung leiden darunter, dass Prozessabläufe nicht
wie bei der Industrie klar geregelt sind, sondern es gerade den persönlichen Spielraum des Bearbeiters
von Verwaltungsentscheidungen braucht. Bei der Modellierung eines WMS bedarf es einer grossen
Kenntnis des konkreten Verwaltungshandelns. Prozesstypen müssen definiert werden, um so
gleichzeitig möglichst automatisierte und möglichst individuell gestaltbare Prozesse im WMS
abbilden zu können.

2.5.4 Kollaborationssysteme

Teamarbeit steht im Mittelpunkt von Kollaborationssystemen. Kollaborationssysteme regeln die


Zusammenarbeit mehrerer Bearbeiter eines Vorgangs. Die Zusammenarbeit kann sehr strikt struktu-
riert sein oder relativ frei erfolgen. Solche Kollaborationssysteme, auch Groupware genannt, regeln
die IKT-gestützte Zusammenarbeit nach folgenden Faktoren: Sie regeln zeitgleiche bzw. zeitversetzte,
synchrone und asynchrone Tätigkeiten, die hierarchischen Strukturen und räumliche Verteilung der
Teammitglieder sowie die Art der zu lösenden Aufgaben, z.B. Ideenfindung, Entscheidungsfindung

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und gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten. Innerhalb eines Kollaborationssystems gibt es


gemeinsame und geschützte Bereiche sowie meistens auch einen persönlichen Bereich. Die
Funktionalitäten der Zusammenarbeit reichen von synchronen Funktionalitäten wie chatten,
kommunizieren über Video- und Telefonkonferenzen bis zu asynchronen Funktionalitäten wie
Beiträge für Foren schreiben und das Verfassen von eMails. Sie betreffen
Koordinationsfunktionalitäten, wie die gemeinsame Nutzung von Kalendern und Todo-Listen.
Wichtige Funktionalitäten erfüllen Kollaborationssysteme bei der gemeinsamen Bearbeitung von
Dokumenten. Hierbei sind die Versionierung und Ein- und Auscheckmöglichkeiten von Dokumenten
als Funktionalitäten unabdingbar. Die gemeinsame Bearbeitungsoberfläche eines
Kollaborationssystems braucht eine gute Usability, um als Arbeitsinstrument Anerkennung zu finden.

2.6 Neue Funktionalitäten durch neue Web-Technologien

Neue Informationssysteme müssen sich bezüglich ihrer Usability und ihrer Funktionalitäten auch an
den neuen Möglichkeiten messen lassen, wie sie im Zeichen von Web 2.0 geboten werden.

2.6.1 Rich Internet Application

Rich Internet Application (RIA) nennt man die neuen, sehr leistungsfähigen und hochinteraktiven
Web-Anwendungen. Es wird versucht, typisches Desktop- und Programmverhalten wie MS Word oder
Outlook zu imitieren. Als Folge wird eine höhere Benutzerfreundlichkeit ermöglicht. Die
Applikationen werden immer vom Server geladen, benötigen keine lokale Installation mehr und
können schnell und interaktiv auf Benutzeraktionen reagieren. Ebenso ist die Integration von dyna-
misch nachgeführten Inhalten möglich und gewünscht. Bezüglich der Wirtschaftlichkeit der neuen
Web-Applikationen lassen sich folgende Vorteile nennen:
• Wegen der stark verbesserten Usability erhöht sich die Anzahl der abgeschlossenen
Transaktionen im Web.
• Die Datenqualität verbessert sich erheblich durch die Prüfung der eingegeben Daten
unmittelbar bei der Eingabe, und der Support wird weniger stark in Anspruch genommen. Die
ganze Kraft kann für die Optimierung der IKT investiert werden.
• Mit der zentralen Serverinstallation und Applikationsbetreuung können gegenüber der
parallelen Programminstallation pro Desktop erheblich IKT-Kosten gespart werden. Die
Kunden, welche zufrieden mit der funktionierenden Dienstleistung sind, kommen gerne
zurück.12

12
Rotz von, Bruno: RIAs steigern die Prozess-Effizienz und die Benutzerzufriedenheit. contentmanager.de. Online
verfügbar unter http://www.contentmanager.de/magazin/artikel_1608_ria_rich_internet_applications.html, zuletzt geprüft
am 26.12.2007.

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2.6.2 Asyncronous JavaScript + XML

Ajax ist eine Abkürzung für Asyncronous JavaScript + XML. Der Begriff, ein Kunstbegriff, erklärt die
Technologie nicht sehr gut, denn sie muss nicht zwingend asynchron sein, und auch XML wird nicht
benötigt. Ajax steht für die Technik, die es ermöglicht, neue Inhalte auf einer Website zu zeigen, ohne
die Seite komplett neu zu laden. Der Datenaustausch im Hintergrund mittels des neuen Objektes
XMLHttpRequest wurde von Microsoft als ActivX-Objekt geschaffen, um im Outlook Web Access
das häufige Neuaufbauen der Seite zu verhindern, wenn im Posteingang nach neuen Mails geschaut
wird. Diese Idee ist inzwischen in allen gängigen Browsern eingebaut und bietet beeindruckende
Möglichkeiten.13

2.6.3 Mashups

Mashups sind erst seit kurzer Zeit bekannt, werden aber bereits sehr breit eingesetzt. Ein Mashup ist
ein Mix von eigenproduzierten Webfunktionalitäten mit Funktionalitäten, die andere bereitgestellt
haben. Immer häufiger geben Unternehmen die Schnittstelle (API) ihrer Webapplikation im Internet
bekannt. Nach Schätzungen im Jahr 2006 waren bereits über 1100 APIs im Web publiziert. Mit
geringem Programmieraufwand lassen sich auf der eigenen Website damit verschiedene Dienste zu
einem neuen Dienst verknüpfen. Bekannteste Beispiele sind die Verknüpfungen mit Google-Maps und
mit Diensten von Amazon. Auf Websites wie programmableweb.com und We2Null werden die
neusten Mashups präsentiert und es wird ersichtlich, wie gross die Vielfalt an bereits existierenden
Mashups ist. Mit etwas Fantasie lassen sich viele spannende und sinnvolle Mashups entwickeln und
grossen Mehrwert für die eigene Website erreichen.14

2.7 Neue Anwendungen der Social Software mit ihren Funktionalitäten

2.7.1 Vom Tagging zum Thesaurus oder zum Social Bookmarking

Für das Ordnen eines elektronischen Dokumentenablagesystems gab es bis vor einigen Jahren nur die
Möglichkeit hierarchisch gegliederter Ordnungssysteme. Diese Ordnungssysteme erwiesen sich als
wenig flexibel, denn der Ausbau einer festgelegten Ordnung ist nur mit sehr grossem Aufwand zu
realisieren und unterbleibt in der Regel. Die Folgen davon sind, dass neue Dokumente nicht richtig
abgelegt werden können. Hilfskonstrukte, wie der Ordner Diverses, beginnen sich zu füllen und das

13
Wenz, Christian (2006): Die Web-Wunderwaffe. Was steckt wirklich hinter JAVA. In: T3N Magazin für Open Source und
TYPO3, H. 4, S. 14–15. Online verfügbar unter http://t3n.yeebase.com/magazin/ausgaben/artikel/die-web-wunderwaffe/,
zuletzt geprüft am 28.12.2007.
14
Klees, Antonius; Pisculla, Alexander (2006): Kombiniere. Mashups mischen die Karten im Netz neu. In: T3N Magazin
für Open Source und TYPO3, H. 4, S. 18–20. Online verfügbar unter
http://t3n.yeebase.com/magazin/ausgaben/artikel/kombiniere/, zuletzt geprüft am 28.12.2007.

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Markus Nagel, 10.3.2008
Neue Web-Technologien und das ECM-Konzept für den Parlamentsbetrieb

Ordnungssystem, welches eigentlich gedacht war, um die Dokumente optimiert abzulegen und auch
wieder zu finden, wird untergraben. Eine völlig neue Art der freien Kategorisierung von Content kam
auf und wird von vielen Web 2.0 Anwendungen unterstützt: das Tagging. Tags 15 sind Metainformation
bzw. persönliche Notizen zu einem Content und bestehen aus frei wählbaren Schlüsselbegriffen, die
den Content beschreiben. Da den Tags keine einheitliche Systematik zugrunde liegt, fordert und
fördert die Beschlagwortung des Contents ein gewisses Mass an Kreativität, führt aber meist auch zu
einem Mehrwert. Kann das Informationssystem neben der Volltextsuche auch eine kombinierte Suche
aus Tags und Volltext durchführen, ergeben sich genauere Suchergebnisse. Wenn man nun
organisationsweit einen eigenen Thesaurus mit den frei gewählten Tags erweitert, eliminiert man die
Synonyme, die ein Tagging zwangsläufig produziert. Das Social Bookmarking geht noch einen Schritt
weiter als das einfache Tagging. Die Sammlung der verschiedenen Tags, genannt Folksonomie,
werden innerhalb einer Gemeinschaft freigegeben. Der einzelne User kann in der Sammlung auch die
Tags anderer durchsuchen und sich für die eigene Kategorisierung inspirieren. So könnte das eigene
kontrollierte Vokabular einer Gemeinschaft entstehen. Auch bei der Präsentation des eigenen kon-
trollierten Vokabulars geht man bei Web 2.0-Anwendungen neue Wege, auf die weiter unten näher
eingegangen wird.

2.7.2 RSS – der Standard für Inhalte im Web 2.0

RSS ist als Service in der immer grösser werdenden Informationsfülle für viele unverzichtbar
geworden, um den Überblick zu bewahren. RSS ist die Abkürzung für Really Simple Syndicationals.
RSS kann man sich als Abodienst vorstellen, mit dem man sich bezüglich Neuigkeiten einer Website
auf dem Laufenden halten kann. Der RSS-Feed besteht aus einem kurzen Text mit einem
weiterführenden Link und gleicht einem Nachrichtenticker. Der Feed lässt sich in allen modernen
Browsern anzeigen sowie in eigenen Programmen, wie RSS-Agregatoren und Feedreader. Die
Verbreitung von RSS massgeblich unterstützt haben die Weblogs, wie Wordpress, die schon von
Anfang an RSS-Feeds aller neuen Blogeinträge automatisiert angeboten haben. RSS-Feeds bestehen
aus XML-Dateien, in die Kurzbeschreibungen einer Website, z.B. News, gespeichert werden. Diese
Dateien enthalten den Content in strukturierter Form, jedoch ohne Layout und Formatierungen. Die
eigentliche Stärke von RSS ist aber der Standard, der sich durchsetzt. Denn in der Welt der IKT
beruhen beinahe alle Anwendungen, die mit dem Web 2.0 verbunden sind, auf RSS: Podcasts, Blogs
und Mashups. Wikis z.B. und die aufkommenden Desktop- und Alert-Tools nutzen RSS-Content oder
lassen sich sehr gut damit verbinden. Daraus lässt sich folgern:
„Anders als häufig vermutet, geht es bei RSS nicht bloß um RSS-Feeds, die man in einem

15
engl. für Anhänger, Kennzeichen, Etikett

Masterarbeit an der HTW Chur Seite 17 von 83


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Neue Web-Technologien und das ECM-Konzept für den Parlamentsbetrieb

klassischen RSS-Reader aggregiert. Es handelt sich vielmehr um einen Standard, der


ohne Übertreibung als "technische Wirbelsäule", also als Rückgrat vieler Contents für
den "Long Tail" im WEB 2.0 bezeichnet werden kann: Erst die Standardisierung über
RSS ermöglicht nämlich eine effiziente Veröffentlichung von Inhalten für eine beliebig
große Anzahl von häufig unbekannten Tools oder Frontends des Long Tail!“16

Das Tool iGoogle zeigt heute schon, wie einfach es ist, Contents der verschiedensten Anbieter in einer
Plattform zu vereinen.

2.7.3 Anwendungen mit Fokus Information17

• Weblogs, kurz Blogs genannt, entwickeln sich zu einer wichtigen Informationsquelle im In-
ternet. Ein Blog ist ein im WWW geführtes Tagebuch, welches von einer Einzelperson ver-
fasste Artikel und Nachrichten in chronologischer Reihenfolge enthält. Durch Tabs wird der
Inhalt kategorisiert und mittels Abo eines RSS-Feeds kann man sich bei den gewünschten
Blogs auf dem Laufenden halten. In der Regel handelt es sich bei Blogs um das Werk von Pri-
vatpersonen, Blogger genannt, die sehr individuell gefärbt Neuigkeiten zum Besten geben. Als
journalistisches Mittel sind Blogs schon seit einiger Zeit bekannt 18, und werden auch immer
mehr von Politikern entdeckt.19 Im Bereich IKT findet der Blog als Kommunikations- und
Marketinginstrument und natürlich auch als unabhängige Quelle von News aus der IKT-Welt
Verwendung.20 Technische Grundlage der Blogs sind einfache WCMS, auch Weblog
Publishing System genannt. Blogsoftware zeichnet sich durch verschiedene Funktionalitäten
aus: Der Post, wie der einzelne Eintrag genannt wird, ist der Kernbestand eines Blogs. Ein
weiterer Kernbestand des Blogs ist die Möglichkeit, Kommentare zu Posts abzugeben. Damit
man sich auch in anderen Blogs auf einzelne Posts beziehen kann, hat jeder Post eine
eindeutige URL, genannt Permalink. Durch den Blogroll, die Verweisliste auf andere Blogs,
entsteht ein Eindruck von der Blogosphäre, der Gesamtheit der Blogs. Bekannteste Systeme
16
Merx, Oliver Matthias (2008): RSS – der Standard für Inhalte im WEB 2.0. contentmanager.de. Online verfügbar unter
http://www.contentmanager.de/magazin/artikel_1556_rss_web20.html, zuletzt aktualisiert am 11.01.2008, zuletzt geprüft
am 11.01.2008.
17
Die nächsten drei Überschriften sind Zitate von: Hippner, Hajo (2006): Bedeutung, Anwendung und Einsatzpotentiale
von Social Software. In: Hildebrand, Knut; Hofmann, Josefine (Hg.): Social Software. Einsatz- und Nutzungspotenziale,
Web 2.0 im Kundenmanagement, Mobile Social Software, Wissensmanagement mit Wikis, Social Internet, Wikipedia in
der Aus- und Weiterbildung, Mobile Communities. Heidelberg: dpunkt-Verl. (HMD - Praxis der Wirtschaftsinformatik,
43.2006,252), S. 6–16.
18
Seine Wichtigkeit für den Journalismus zeigte sich im September 2007, als Berichte von den Unruhen in
Burma/Mayanmar nur via Blogs verbreitet werden konnten.
19
Hierzulande macht vorallem Bundesrat Moritz Leuenberger Gebrauch von diesem Medium:
http://moritzleuenberger.blueblog.ch/ Ein anderer Blog, der Politikern der verschiedensten Parteien eine Plattform zum
Publizieren geben will, http://blog.bundeshaus.ch/, erfreut sich aber nicht grosser Beliebtheit.
20
Der Autor selbst hat mehrere IT-Blogs abonniert. Zum Thema der Masterarbeit hat er den Blog von Jörg Dennis Krüger
http://www.jdk.de/de/ecmblog/ und den Googlewatchblog http://www.googlewatchblog.de/ abonniert.

Masterarbeit an der HTW Chur Seite 18 von 83


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Neue Web-Technologien und das ECM-Konzept für den Parlamentsbetrieb

sind das WordPress und Blogger von Google.


• Das Podcast widmet sich, wie der Blog auch, der Verbreitung von Information im Internet.
Podcast wird als Wort vom Zusammenschluss der Worte iPod und Broadcasting (engl. Rund-
funk) abgeleitet. Die klassischen Podcasts sind Audiodateien, die über das Internet zur Verfü-
gung gestellt werden. Eine Sonderform des Podcasts ist das Video-Podcast, in dem digitale
Filme als Podcasts angeboten werden. Meist werden die Podcasts von privaten Internetnutzern
produziert. Das Podcast wird aber auch zunehmend als Marketinginstrument benutzt. Bekann-
teste Beispiele sind sicher die Podcasts von Steve Jobs, CEO von Macintosh, in denen neue
Produkte angepriesen werden. Podcasts kann man ebenfalls mittels RSS abonnieren.
• Professionelle Internetrecherche bedarf einer guten Dokumentation der gefundenen Internet-
quellen. Dies tut man am besten mit den Browsertools für Bookmarks oder Favoriten, wie die
Lesezeichen oder Linksammlungen genannt werden. Nachdem der Firefoxbrowser seine Le-
sezeichenfunktionalität stetig ausbaut, hat auch der IE 7 ein gutes Werkzeug für Bookmarks.
Die Sammlung von Bookmarks sollten gut gepflegt werden. Neben der Aufnahme der Link-
adresse gibt es ein Feld für Schlagwörter im Sinne eines Tagging. Als Social Bookmarking
bezeichnet man das Sammeln von Links, wenn man die Lesezeichen mit der individuellen
Beschlagwortung via einem Social Bookmarking Dienst im WWW veröffentlicht. Man erhofft
sich, dass durch den einzelnen Tag die vielen bereits gesetzten Tags beeinflusst werden und
ein taxonomieähnliches Netz entsteht.21
• Wikipedia ist bekannt als die bedeutendste frei verfügbare Online-Enzyklopädie, bei der Mit-
arbeit erwünscht ist. Von Anfang an wurde die Software als Open Source Software mit ihrem
Quellcode freigegeben. Inzwischen gibt es eine Fülle verschiedener Wikisoftwares mit den
unterschiedlichsten Lizenzmodellen. MediaWiki22 als Grundlage von Wikipedia, entwickelt
sich zur beliebtesten Wikiversion. Wiki-Software weist viele Funktionalitäten auf und ist sehr
einfach zu bedienen. Das erklärt auch die grosse Beliebtheit dieser Software. Nach einer An-
meldung erhält man die Möglichkeit, Artikel zu verfassen oder an bestehenden Artikeln mitzu-
schreiben. Alle Änderungen an den Texten werden exakt dokumentiert, und man kann mit an-
deren Personen über die Texte diskutieren. Nur wenige Formatierungsmöglichkeiten der Tex-
te, wie die Auszeichnung von Überschriften, Verweise auf andere Wiki-Artikel oder externe
Links, versetzen einen schnell in die Lage, Texte für Wikipedia zu verfassen. Das Wiki ist
auch für das organisationsweite Intranet ein geeignetes Tool und wird oft als Wissensplattform
eingesetzt.

21
Der Autor der vorliegenden Arbeit nutzt selbst den Dienst Mister Wong: http://www.mister-wong.de
22
http://www.mediawiki.org

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2.7.4 Anwendungen mit Fokus Beziehung

• Im Berufsleben gewinnt der Aufbau und die Pflege von beruflichen Kontakten immer mehr an
Bedeutung. Im Zeichen von Web 2.0 spricht man bei einer solchen Aufgabe von Networking.
Inzwischen sind auch einige sogenannte Business Networking Services als Webplattformen
entstanden. Dort hat man die Möglichkeit, ein Profil der eigenen Person zu erstellen und mit
Suchmaschinen, Newslettern, Benachrichtigungstools, Menschen mit einem ähnlichen Profil
und Interessen kennenzulernen. Bekanntestes Beispiele ist XING23, das 2006 aus openBC ent-
standen ist.
• Für das private Networking gibt es eine Vielzahl von Onlinecommunities, denen man beitreten
kann. Wichtigste Angebote hierzu sind facebook.com und myspace.com. Ein interessanter An-
satz verfolgt das ECM Alfresco. Dort werden nach Mashup Gesichtspunkten die wichtigsten
privaten Networkingtools in das eigene Arbeitsumfeld integriert, um diese Dienste mit ihren
vielfältigen Möglichkeiten und Funktionalitäten zu nutzen.
• Neben den klassischen Networkingdiensten gibt es auch sogenannte Special Interest
Communities. Rund um viele Hobbies und private Interessen existieren Communities. Hier
wird vor allem ein zweifaches gesucht: Hilfe bei Problemen und Kontakte mit anderen
Interessierten.24 Für viele Open Source-Produkte ist die funktionierende Community ein
Garant des Erfolgs und grundlegender Bestandteil der Philosophie.

2.7.5 Anwendungen mit Fokus Kommunikation

• Instant Messaging (IM) ist ein Tool, das die textuelle Kommunikation, das Chatten, möglich
macht. Neben der Übertragung von Echtzeitnachrichten (asynchrone Kommunikation) können
auch Dokumente übermittelt werden. Die Kontaktpflege ist eine wichtige Anforderung an IM,
deshalb gibt es auch wichtige Funktionalitäten, die sie unterstützen. Mit einer Kontaktliste
kann man jederzeit sehen, ob ein gewünschter Kommunikationspartner online ist, oder wie
sein Beschäftigungs-Status gerade ist. Die Adresslisten sind sehr komfortabel zu verwalten.
IM ist auch geeignet, um Gruppengespräche zu realisieren. Der Versand und der Empfang von
SMS können ebenfalls über die meisten IM abgewickelt werden. Die bekanntesten IM Dienste
sind der AOL Messenger, der Windows Live Messenger und ICQ. Mit der zunehmenden
Verbreitung des Google Maildienstes Gmail, erfreut sich auch der in Gmail integrierte Google
Talk immer grösserer Beliebtheit.

23
http://www.xing.com/
24
Die Community von TYPO3 war für den Autor in der Vergangenheit sehr wichtig. Ebenso kontaktiert er immer wieder
die Communities, die sich für ECM und Langzeitarchivierung stark machen.

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Neue Web-Technologien und das ECM-Konzept für den Parlamentsbetrieb

• Die Internettelefonie25, Voice over IP genannt, wurde hauptsächlich durch die Software Skype,
die die Internettelefonie relativ benutzerfreundlich anbietet, bekannt gemacht. Sie benötigt
keinen Festnetzanschluss mehr und kann zwischen Skype-Usern gratis verwendet werden. Es
gibt vereinzelt Organisationen und Einzelpersonen, die ihre gesamte Telefonie über Skype ab-
wickeln. Da hierfür von Skype auch Gebühren erhoben werden, erscheint das in Zeiten per-
manent fallender Telefonkosten nicht mehr so attraktiv. Neben Einzelgesprächen, Video- und
Audiokonferenzen werden für die Nutzer von Internettelefonie aber auch die Funktionalitäten
von IM immer wichtiger, die gerade von Skype im gleichen Mass angeboten werden. So ver-
schwimmen die Grenzen zwischen IM und Internettelefonie.

2.8 Web 2.0-Design als Unterstützung der neuen Funktionalitäten

Die Usability und die Funktionalität einer Website sind bei der Entwicklung sehr wichtig. Der einzelne
Besucher soll sich optimal zurechtfinden. Bei der Gestaltung von Web 2.0-Websites gibt es einige
Neuerungen in der Art und Weise der Strukturierung von Content:
• Die Navigation auf einer Website wird oft mit Registerkarten so genannten Tabs realisiert.
Diese Anwendung ist als Desktop-Anwendung bekannt und zeichnet sich durch hohe Benut-
zerfreundlichkeit aus. Sowohl der Firefox-Browser als auch der IE7 setzen auch auf das Tab-
Konzept, auch Tabbed Browsing genannt.
• Such- und Eingabeformulare werden grafisch aufgewertet und nehmen viel mehr Platz auf der
Website ein als bisher. Bei Anmeldeformularen muss der User nur wenige Angaben machen.
Das Anmeldeverfahren wird damit deutlich verkürzt. Mittels der oben erwähnten Ajax-Tech-
nologie lassen sich in einem Suchfeld während der Eingabe Vorschläge einblenden. Ein gutes
Beispiel ist hier die Seite Google suggest aus www.labs.google.com.
• Ein weiteres, wichtiges Strukturierungs- und Navigationselement einer Website sind Tag-
clouds, Stichwortwolken. Mit ihnen lassen sich die Inhalte auf eine neue Art visualisieren. Die
einzelnen Begriffe der Tagcloud sind alphabetisch geordnete Stichwörter, Tags, die zuvor für
die Inhaltsbeschreibung verwendet wurden und die in der Regel automatisch generiert sind, je
nach Gewicht und Häufigkeit der Nennung auf einer Website. Sie können aber auch von
angemeldeten Users bestimmt werden. Bei automatischer Generierung der Begriffe müssen
diese zuerst auf ihre Grundform reduziert werden. Die Zählhäufigkeit der Begriffe wird durch
die Grösse und Dicke der Darstellung in der Tagcloud repräsentiert. Mit den Tagclouds
entstehen Navigationen, die die Schwerpunkte einer Website visuell vermitteln.
25
Bächle, Michael; Daurer, Stephan (2006): Potenziale integrierter social Software - das Beispiel Skype. In: Hildebrand,
Knut; Hofmann, Josefine (Hg.): Social Software. Einsatz- und Nutzungspotenziale, Web 2.0 im Kundenmanagement,
Mobile Social Software, Wissensmanagement mit Wikis, Social Internet, Wikipedia in der Aus- und Weiterbildung,
Mobile Communities. Heidelberg: dpunkt-Verl. (HMD - Praxis der Wirtschaftsinformatik, 43.2006,252).

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Neue Web-Technologien und das ECM-Konzept für den Parlamentsbetrieb

• Ein weiteres Strukturierungselement, welches auf vielen Web 2.0-Seiten zu finden ist, ist die
Tabelle mit abwechselnder Hintergrundfarbe und deutlich visuellem Unterschied zwischen
zwei Zeilen oder zwei Spalten, die Zebratabellen. Die User können sich auf langen Tabellen
deutlich besser orientieren und auf den gesuchten Content fokusieren. Solche Tabellen lassen
sich mit der Ajax-Technologie sehr einfach realisieren und ausserdem mit einer Sor-
tierfunktion ausstatten.26

26
Friedman, Vitaly: Praxisbuch Web 2.0. Moderne Webseiten programmieren und gestalten ; [Web 2.0-Design verstehen
und realisieren; Schritt für Schritt zur aktuellen Webseite; Farb- und Seitengestaltung mit Photoshop]. 1. Aufl. Bonn:
Galileo Press (Galileo Computing) 2007.

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Neue Web-Technologien und das ECM-Konzept für den Parlamentsbetrieb

3 Das ECM

3.1 Definition

ECM ist eine Abkürzung für Enterprise Content Management. Seit 2005 scheint sich die Definition
der AIIM27 durchzusetzen:

Enterprise Content Management (ECM) is the technologies used to capture, manage,


store, preserve, and deliver content and documents related to organizational processes.
ECM tools and strategies allow the management of an organization's unstructured in-
formation, wherever that information exists.28

Zu Recht wird in einer neuen Veröffentlichung aus der Reihe HMD, Praxis der Wirtschaftsinormatik,
diese Definition aber noch etwas optimiert. Dort heisst es:

„Enterprise Content Management (ECM) ist die Methodik zur Erfassung und
Erschaffung, Verwaltung, Speicherung und Aufbewahrung sowie Verarbeitung von
Inhalten zur Unterstützung von organisatorischen Prozessen im Unternehmen.“29

Man betont, dass es wichtiger sei, den Schwerpunkt nicht auf die Technologie, sondern auf die
Methode zu legen und nicht mehr nur von unstrukturiertem Content zu sprechen, sondern ganz einfach
von Inhalten.30 In diesem Sinne sind auch in der vorliegenden Arbeit immer, wenn von Content
gesprochen wird, Inhalte gemeint.

Das ECM ist ein System, das den gesamten Content einer Unternehmung im Blick hat und diesen
mittels webbasierten Softwarelösungen verwaltet. ECM ist ebenso ein Konzept und ein Modell, das
die Planung und Durchführung der Workflow-Konzepte auf den gesamten Content Life Cycle
ausgedehnt hat. Für die Abkürzung ECM wird manchmal auch DRT (Document Related Tech-
nologies), DLM (Document Lifecycle Management) oder ILM (Information Lifecycle Management)

27
Internationale Vereinigung der Hersteller und Anwender von Informations- und Dokumentenmanagement-Systemen mit
Sitz in Silver Spring, Maryland (USA).
28
Duhon, Bryant; Patel, Jeetu; Tucker, Rick: What is ECM? The ECM Association. Online verfügbar unter
http://www.aiim.org/about-ecm.asp, zuletzt geprüft am 16.11.2007.
29
Fröschle, Hans-Peter; Reich, Siegfried: Enterprise Content Management. Heidelberg: dpunkt-Verl. (HMD - Praxis der
Wirtschaftsinformatik, 258) 2007. S. 9.
30
Das forderte auch schon eine ältere Betrachtung zu Content Management, indem sie folgende Definition vorschlägt: „Als
Content bezeichnet man neben verschiedenen Typen von schwach strukturierten Inhalten auch E-Business-
Transaktionsinhalte“. Siehe Büren, Adrian (2005): Content Management zur Unterstützung von kundenorientierten
Geschäftsprozessen. Fallstudien, Architektur und Methodenvorschlag. Dissertation. Betreut von Walter Brenner. St.
Gallen. HSG, Institut für Witschaftsinformatik. S. 35ff.

Masterarbeit an der HTW Chur Seite 23 von 83


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Neue Web-Technologien und das ECM-Konzept für den Parlamentsbetrieb

verwendet.31

3.2 Geschichte des ECM-Konzepts

In den achtziger und neunziger Jahren des 20. Jahrhunderts verwendete man für die Arbeiten mit den
Inhalten im Unternehmen die verschiedensten Softwarelösungen von ganz verschiedenen Anbietern.
Das führte zu in sich abgeschlossenen Content- und Funktionsinseln. Betriebswirtschaftlich gesehen
hatte und hat diese ungewollte Vielfalt schwerwiegende Folgen. Nur mit sehr hohen Kosten konnte die
Pflege der IKT-Systeme sichergestellt werden. So gab es überlappende Funktionalitäten, einen hohen
Schulungsaufwand und keine einheitliche Supportstruktur für die vielen Systeme. Für die
Weiterentwicklung und den Upgrade der jeweiligen Softwarelösung brauchte man Kenntnisse der
verschiedensten Entwicklungsumgebungen.32

Dachte man bis vor wenigen Jahren bei Contentverwaltungsystemen nur an Dokumenten Management
Systeme (DMS), die die digitalen Dokumente einer Unternehmung pflegen oder an Web Content
Management Systeme (WCMS), welche auf Contentverwaltung im Web spezialisiert sind33, so möchte
man heute mit einer ECM-Lösung beide Funktionalitäten in einem System anbieten. Das muss nicht
zwangsläufig eine einzige Softwarelösung sein, zumindest aber verschiedene Softwarelösungen, die
optimal miteinander harmonisieren. Ein Ziel ist es dabei, Medienbrüche innerhalb des Content Life
Cycles zu verhindern. Als weiteres Ziel gilt es, die Information einer Unternehmung sowohl in der
weborientierten Aussenwirkung als auch in der Erschliessung interner Dokumente zu vereinen. Trotz
neuen Web-Technologien im Zeichen von Web 2.0 finden die entsprechenden Funktionalitäten bisher
nur recht spärlich ihren Weg in die grossen ECM-Systeme.34

3.3 Architektur und Bereiche

WCMS bieten heutzutage vermehrt auch Funktionalitäten, die bisher auf die Kommunikation
innerhalb der Unternehmung ausgerichtet war. Das bekannte WCMS TYPO3 z.B. bietet seit einiger
Zeit das Digital-Asset-Management (DAM) Modul an, mit dem umfangreiche Datenbanken mit den
unterschiedlichsten Dokumenttypen betrieben werden können. Ausserdem wird es in seiner nächsten
31
Kampffmeyer, Ulrich (2007b): ECM Enterprise Content Management. Herausgegeben von Project Consult. Project
Consult; Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH. Online verfügbar unter http://www.central-
it.de/downloads/335/1571/index.html, zuletzt geprüft am 16.11.2007. S. 6.
32
Zöller, Berhard (2007): ECM-Strategie: Konsolidierung der Vielfalt im Unternehmen. Zöller & Partner GmbH. Online
verfügbar unter http://www.contentmanager.de/magazin/artikel_1407_ecm_anbieter.html, zuletzt geprüft am 19.12.2007.
33
Siehe: Altmann, Werner; Fritz, René; Hinderink, Daniel: TYPO3. Enterprise Content Management; [aktuell zu Version
4.0]. 2., aktualisierte und überarb. Aufl. München: Open Source Press2006.
34
Kampffmeyer, Ulrich; Hammerschmidt, Fabian (2006): Web 2.0 und Content Management. Online verfügbar unter
http://www.contentmanager.de/magazin/artikel_1058_web_20_content_management.html, zuletzt geprüft am 16.11.2007.

Masterarbeit an der HTW Chur Seite 24 von 83


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Neue Web-Technologien und das ECM-Konzept für den Parlamentsbetrieb

Version ein Content Repository für den Content bieten. Mit diesen Neuerungen lassen sich die
wichtigsten DMS-Funktionalitäten bereitstellen. Den umgekehrten Weg sind wichtige Exponenten aus
dem DMS-Bereich gegangen. Nachdem sie als DMS etabliert waren, versuchten sie auch im WCM-
Markt Fuss zu fassen.35 Wichtige Beispiele hierfür sind Documentum36 und Alfresco37. Drei wichtige
Ideen prägen das ECM-Konzept und unterscheiden es damit grundsätzlich von einem WCMS:

• ECMs sind als integrative Middleware zu verstehen.38 Bisher waren die einzelnen IKT-
Anwendungen der Unternehmen meist vertikal aufgebaut und in sich geschlossen. ECM
bedeutet eine Integration von den elektronisch unterstützten Geschäftsprozessen und ihren
verschiedenen unabhängigen Applikationen. Der Anwender eines ECMs sieht nicht die
Komplexität der Anwendung und ihre Infrastruktur. Das ECM ist Teil einer webbasierten IKT,
für die der Anwender nur seinen Browser und seine Logindaten braucht. Entsprechend seiner
Rolle innerhalb der Rechtevergabe kann er auf Dokumente zugreifen und Funktionalitäten
nützen. Dank der neuen Technologien, die mit RIA39 zusammengefasst werden, gewinnen die
Webanwendungen an Bedeutung, denn sie weisen unübersehbare Vorteile gegenüber den
Desktopanwendungen auf, wie in Kapitel 2 erläutert wurde.

• ECM-Komponenten werden als unabhängige Dienste ausgelegt. Bei dieser Idee wird die je-
weilige ECM-Funktionalität von Diensten abgedeckt, die von den verschiedensten Anwen-
dungen genützt werden können. Damit vermeidet man unnötige Redundanzen und parallele
Pflege von gleichen Funktionalitäten.

• Das ECM hat zwar unterschiedliche Module mit ganz verschiedenen Funktionalitäten, greift
aber auf ein einheitlich strukturiertes Content Repository und damit auf einheitlich
strukturierten Content zu, bearbeiten ihn und stellen ihn anschliessend den anderen
Anwendungen zur Verfügung. Somit wird während des gesamten Dokumenten Life Cycles die
Konstistenz der Information gewährleistet, und Medienbrüche sind ausgeschlossen.

3.4 Die wichtigsten fünf Komponenten und ihre Anwendungsfelder

Die Hauptkomponenten der ECM-Suites lassen sich gemäss untenstehender Abbildung in fünf
35
Fröschle, Hans-Peter; Reich, Siegfried: Enterprise Content Management. S. 6.
36
Documentum ist heute Teil der ECM Suite EMC: http://software.emc.com
37
Alfresco präsentierte 2007 mit der Version 2.1 ein WCM-Modul und ist damit in den Kreis der ECM Suites aufgestiegen,
die den gesamten Dokumenten Life Cycle abdecken können.
38
Kampffmeyer, Ulrich: ECM Enterprise Content Management.
39
Rotz von, Bruno; Schotman, Hugo (2007): Rich Internet Applications steigern die Prozess-Effizienz und die
Benutzerzufriedenheit. Optaros - Point of View (Juli 2007). Optaros. Online verfügbar unter
http://www.optaros.com/de/publications/white_papers_reports/rich_internet_applications_steigern_die_prozess_effizienz
_und_die_benutzerzufriedenheit, zuletzt geprüft am 16.11.2007.

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Hauptkategorien gliedern: Erfassung (Capture), Verwaltung (Manage), Speicherung (Store),


langfristige Sicherung (Preserve) und Ausgabe (Deliver).

Abbildung 1: Das Fünf-Komponenten-Modell zum Beschreiben des ECM-Kreislaufes. 40

3.4.1 Erfassung (Capture)

Mit der Komponente Erfassung werden die Entstehungsmöglichkeiten, der Input des Contents,
strukturiert betrachtet.41 Auf verschiedene Weise gelangt der Content in den ECM-Kreislauf. Erstens
wird Content manuell erzeugt, seien das Office-Dokumente, Emails, verschiedene Multimedia-
Dokumente. Zweitens wird die Information erfasst, manuell, halbautomatisch oder voll automatisch.
Das geschieht entweder über den manuellen oder standardisierten Export von XML- oder EDI-
Dokumenten. Über die entsprechenden Schnittstellen kann der Content auch vollautomatisch aus ERP-
Anwendungen oder anderen Fachanwendungen erfasst werden. Da das papierlose Büro noch eine
Vision ist, werden viele Informationen zuerst gescannt und mittels verschiedener Er-
kennungstechnologien bearbeitet. Hierbei werden Bildinformationen in maschinenlesbare Zeichen
umgewandelt, sei die Bildinformation nun Handschrift oder andere Zeichen, wie z.B. Strichcodes oder
kombinierte Formen, z.B. bei der Erfassung von Papierformularen. Diese Phase des Dokumenten Life
Cycles wird in der Forschungsliteratur als Enterprise Report Management (ERM) bezeichnet.42 Teil
der Erfassungsphase des Contents müssen die Komponenten zur inhaltlichen Erschliessung des Con-
tents sein. Content kann manuell oder automatisch indexiert und klassifiziert werden. Ziel der Er-
fassungskomponente ist die Überführung in den Manage-Kreislauf.

40
Kampffmeyer, Ulrich (2007a): ECM 2.0? Kernpunkt Kompetenztag. Project Consult; Unternehmensberatung Dr. Ulrich
Kampffmeyer GmbH. Online verfügbar unter http://www.project-
consult.net/files/Kernpunkt_ECM_Kff_Handout_20070913.pdf, zuletzt geprüft am 16.11.2007. S. 19.
41
Kampffmeyer, Ulrich: ECM 2.0? S. 34f.
42
Kampffmeyer, Ulrich: ECM 2.0? S. 38.

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3.4.2 Verwaltung (Manage)

Bisherige Hauptanwendungsfelder eines ECMs innerhalb der Manage-Komponenten waren das


Dokumentenmanagement, die Collaboration, das Web Content Management, das Records
Management, der Workflow sowie das Business Process Management. Aktuell werden zwei weitere
Anwendungsfelder immer wichtiger: Das eMail-Management gewinnt wegen der Compliance immer
mehr an Bedeutung43, und durch das Digital Asset Management lassen sich die wichtigen
Unternehmensdokumente regelbasiert veröffentlichen. In einem ECM-System werden alle Manage-
Komponenten als Dienste bereitgestellt und über standardisierte Schnittstellen und sichere
Übertragungsprozesse miteinander verbunden. Der Content wird einheitlich in einem Content
Repository abgelegt, und über ein einheitliches Berechtigungssystem werden die gesamten Zugriffe
darauf gesteuert.

3.4.2.1 Dokumentenmanagement

Ziel dieser Komponente ist es, den Lebenszyklus der Dokumente, von der Entstehung bis zur Archi-
vierung, zu überwachen. Folgende Funktionalitäten müssen bereitgestellt werden: Um die abgelegte
Information optimal verwenden zu können, müssen geeignete Suchfunktionalitäten sichergestellt
werden. Darüber hinaus muss der Informationskontext mittels Navigationsmöglichkeiten sichergestellt
werden. Weiter muss es möglich sein, den einzelnen Content innerhalb seiner Strukturen zu vi-
sualisieren, um virtuelle Akten, Verzeichnisse und Übersichten zu erstellen. Ein Checkin/Checkout-
Mechanismus kann redundante Information verhindern helfen und die Bearbeitungsmöglichkeiten des
Content durch verschiedene Personen steuern. Um die Entstehungsgeschichte des Contents do-
kumentieren zu können, braucht es die Funktionalität Versionsmanagement. Innerhalb dieser
Komponente ist das Integrieren von oder die optimierte Interaktion mit Office-Funktionalitäten,
Email-Clients, unabdingbar. Ausserdem muss das Speichern des Contents erleichtert werden, um red-
undante Information wirkungsvoll zu bekämpfen.

3.4.2.2 Collaboration

Für die Zusammenarbeit gibt es sehr funktionsreiche Einzellösungen, die auch viel genutzt werden.
Deshalb sind die Anforderungen an eine Collaborationskomponente technisch, inhaltlich und infra-
strukturell recht hoch. Es geht bei der Zusammenarbeit um mehr als nur um rechnergestützte Gruppen-
arbeit. Es geht um eine Wissensmanagement-Lösung mit allen gängigen Funktionalitäten. Alle
Funktionalitäten beziehen sich auf ein gemeinsames Content Repository, welches ein „gemeinsames,
43
Schmitt, Kathrin (2007): E-Mail-Archivierung ist der erste Schritt zur Compliance. Herausgegeben von CNET Networks
Deutschland GmbH. silicon.de Technologie und Business Nachrichten. Online verfügbar unter
http://www.silicon.de/enid/email-archivierung/31407, zuletzt geprüft am 01.12.2007.

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Markus Nagel, 10.3.2008
Neue Web-Technologien und das ECM-Konzept für den Parlamentsbetrieb

gleichzeitiges und kontrolliertes Bearbeiten von Informationen“44 ermöglicht. In Wissensbasen werden


Metainformationen zur eigenen Content-Bearbeitung abgelegt und als Terminpläne, Whiteboards,
Wikis und Projekt- und Prozessarbeitstools gepflegt. Kommunikationsanwendungen ermöglichen
synchrone und asynchrone Kommunikation zwischen den Beteiligten, von Foren, Chats bis zur
Videokonferenz.

3.4.2.3 Web Content Management

Web Content Management-Lösungen mit den Kürzeln CMS und WCMS werden seit dem Jahr 2000
häufig benutzt, um die Bereitstellung von Content im Internet zu regeln. Der Hauptunterschied zwi-
schen einem WCMS und einer statischen Weblösung mit einem Webeditor, liegt in dem Umstand, dass
bei einem WCMS der Inhalt dynamisch aus einer Datenbank generiert wird, wobei es zu einer
strengen Trennung zwischen Form und Inhalt kommt. WCMS können inzwischen sehr mächtige
Funktionalitäten aufweisen: Ein WCMS erhebt den Anspruch, für den Web-Content den gesamten
Publishingprozess zu steuern und den Beteiligten, wie Redaktoren, Administratoren und Webmastern
entsprechende Rechte zuzuweisen. Die Content-Eingabe erfolgt über vorgegebene Seitentemplates, die
Seiten-Layout und Funktionalitäten festlegen. Automatisch kann der Content in unterschiedliche
Anzeigeformate konvertiert werden. Er kann für verschiedene Usergruppen gesondert dargestellt
werden und lässt sich versionieren. Zu diesen klassischen Funktionen gibt es einige sogenannte Web
2.0-Funktionalitäten, die aber bisher nur in wenigen WCMS-Komponenten eine Rolle spielen.

3.4.2.4 Records Management

Unter Records Management versteht man die Verwaltung von Records, das heisst von wichtigen und
aufbewahrungspflichtigen Informationen. Eine Komponente, die für die Compliance einer
Unternehmung immer wichtiger wird.45 Wichtige Funktionalitäten von Records Management sind die
Folgenden:

• Die gespeicherte Information wird mit standardisierten Metadaten beschrieben und identifi-
ziert.
• Die Metadaten werden aus Thesauri und kontrolliertem Vokabular entnommen.

• Die gespeicherten Records lassen sich mit Aktenplänen oder anderen strukturierten Verzeich-
nissen als geordnete Ablage abbilden.
• Das Records Management muss ebenfalls die Pflege der Aufbewahrungsfristen sicherstellen,
44
Kampffmeyer, Ulrich: ECM 2.0? S. 48.
45
Wolff, Tanja (2007): Compliance treibt ECM-Markt an. Dokumenten- oder Content-Verwaltung wird für Firmen immer
wichtiger. Herausgegeben von IDG Business Media GmbH. CIO IT-Strategie für Manager. Online verfügbar unter
http://www.cio.de/knowledgecenter/ecm/826832/, zuletzt aktualisiert am 02.05.2007, zuletzt geprüft am 01.12.2007.

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Neue Web-Technologien und das ECM-Konzept für den Parlamentsbetrieb

sowie den relevanten Content vor dem Zugriff unberechtigter Personen schützen.

3.4.2.5 Workflow / Business Process Management

Für den englischsprachigen Begriff Workflow gibt es keine adäquate Übersetzung ins Deutsche.
Verschiedentlich wird er mit Geschäftsverwaltung gleichgesetzt. Workflow kann nach vordefinierten
Regeln laufen oder vom Anwender nach individuellen Vorgaben selbst in Bewegung gesetzt werden,
wobei er als komponentenübergreifender Dienst verstanden wird oder als Anwendung mit eigenem
Client. Für den Workflow gibt es eine Vielzahl von Funktionalitäten zu berücksichtigen, wobei es das
Ziel ist, dass er sich automatisieren lässt und auf die gesamten Informationen des ECMs administrativ,
funktional und inhaltlich, zugreifen kann. Die Komponente erlaubt die Abbildung von komplexen
Prozessen und Organisationsstrukturen und kann die entsprechend zusammengehängten
Informationspakete empfangen, verwalten, visualisieren und weiterleiten. Das Bearbeiten, wofür man
officeähnliche Tools benötigt, muss parallel oder sequentiell funktionieren können und übliche
Verwaltungsvorgänge, wie Wiedervorlage, Fristen und Delegation, abdecken. Die Prozesse müssen
kontrolliert und dokumentiert werden können, und es müssen Gestaltungswerkzeuge für neue Prozesse
vorliegen.46

Business Process Management (BPM) beinhaltet die Funktionalitäten des Workflows, geht aber noch
einen Schritt weiter. Vollständige Kontrolle der Prozesse und der Daten wird angestrebt. Man möchte
die gesamten Unternehmensanwendungen ins ECM integrieren und miteinander verbinden. Ebenso
soll die Unternehmensbewertung und die dafür notwendigen Anwendungen hier erfolgen.

Im ECM-Modell werden BPM und Workflow als Teil des ECM-Kreislaufes dargestellt. Das ist nicht
ganz zutreffend, denn beide Komponenten sind eigentlich nicht getrennt von den anderen
Komponenten zu betrachten. Sie bilden das eigentliche „Rückgrat“47, steuern und kontrollieren das
gesamte ECM und stellen die Verbindung der einzelnen Komponenten untereinander sicher. Um dieser
Tatsache gerecht zu werden, publizierte das AIIM 2005 ein weiteres ECM-Modell. Das Modell stellt
ein Haus dar, bei dem BPM und Workflow als quasi Aufzüge zwischen den Etagen/Komponenten
fungieren.

46
Kampffmeyer, Ulrich: ECM 2.0? S. 55.
47
Kampffmeyer, Ulrich: ECM 2.0? S. 54.

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Neue Web-Technologien und das ECM-Konzept für den Parlamentsbetrieb

Abbildung 2: Das Enterprise Content Management Haus nach AIIM 200548

3.4.3 Speicherung (Store)

Das Kreislaufmodell (Abbildung 1) zeigt, dass die Speicherung schon bei beinahe allen Manage-Kom-
ponenten als Funktionalität eine wichtige Rolle spielt. Die Speicherung als Komponente muss ganz
klar von der Sicherung abgegrenzt werden. Sie dient nur zur temporären Speicherung, quasi als Ab-
lage. Die Archivierung erfolgt innerhalb der Sicherungs-Komponente. Die Speicherungs-Komponente
teilt man in drei Bereiche, in den Bereich „Repositories“, „Library Services“ und „Technologie“.

Repositories umfassen verschiedene Speicherorte und Speicherarten. In einem ECM lassen sich diese
auch kombiniert verwenden:

• Der Anwender im ECM arbeitet mit einem Filesystem, welches für die temporäre Speicherung
zuständig ist und für die Komponenten Verwaltung, Speicherung und Sicherung arbeitet.
• Es gibt ein Speichersystem für den Content. Eine standardisierte Content-Speicherart wird
später als Innovation noch unter dem Begriff Java Content Repository Standard JSR 170 näher
betrachtet.
• In Datenbanken werden die Zugriffsinformationen verwaltet.
• Spricht man von einem Data Warehouse, so meint man ein komplexes datenbankbasiertes
Speichersystem, das Information referenziert oder direkt bereitstellt.49

Unter Library Services versteht man die Dienste, die Bibliotheken anbieten. Library Services stellen
mittels Verwaltungskomponenten den Zugriff auf die Information sicher; sie regeln Empfang und
Speicherung und verwalten die Speicherorte. Die Library Services sind es auch, die für die
48
Kampffmeyer, Ulrich (2007): ECM Enterprise Content Management. S. 29.
49
Kampffmeyer, Ulrich: ECM 2.0? S. 59.

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Informationssuche zuständig sind. Heute genügt eine Volltextsuche, wie sie die meisten ECMs
anbieten aber nicht mehr. Innovative Schritte sind nötig. Der Library Service verwaltet auch die
Speicherorte in Bezug auf ihre Erreichbarkeit. Die Daten, die ständig gebraucht werden, werden im
Onlinespeicher gehalten. Je nach der Verwendungshäufigkeit, verwaltet der Library Service einen
Nearline-Speicher, bei welchem der Zugriff über Robotik erfolgt, und einen Offline-Speicher, für
welchen der Zugriff nicht automatisiert ist. Der Library Service stellt auch ein Versionsmanagement
und ein Checkin/Checkout bereit, sofern das Recordsmanagement oder das Dokumentenmanagement
diese Funktionalität nicht bieten. Weiterhin steuert der Library Service Nutzungsprotokolle und
Journale. Hier wird jede Veränderung am Content protokolliert. Funktionalitäten zur Content
Integration, Syndication und Localization werden auch durch den Library Service bereitgestellt.50

In der Komponente Speicherung werden die verschiedenen Speicher-Technologien verwaltet. Das


Thema Speichertechnologien ist momentan einem sehr grossen Wandel unterworfen. Grundsätzlich
sind drei Technologiearten zu unterscheiden, deren Gewichtung permanent verschoben wird. Es gibt
mehrfach beschreibbare Onlinespeicher, Magnetbänder und digitale, optische Speichermedien.

3.4.4 Sicherung (Preserve)

Rechtliche Anforderungen und das gleichzeitige Wachsen der Content-Menge lassen eine
Archivierungsstrategie elektronischer Dokumente notwendig erscheinen. Besonders Fragen zur Email-
Archivierung werden diskutiert, und ständig werden neue Software-Lösungen präsentiert.51 Unter
elektronischer Archivierung versteht man die langfristige Aufbewahrung elektronischer Information.
Elektronische Archivsysteme haben ihre Funktionalitäten sehr ausgebaut und sind so zu
Mischsystemen mit Funktionalitäten aus den Bereichen Records Management und Dokumenten Ma-
nagement geworden, speichern nicht nur archivwürdige und archivpflichtige Dokumente, haben den
Fokus nicht mehr auf erhalten, bewahren und archivieren, sondern fungieren als Temporärspeicher.
Die eigentliche Herausforderungen für die Sicherungskomponente eines ECMs ist die Frage nach der
Langzeitarchivierung. Einzige realistische Herangehensweise an die elektronische Langzeitar-
chivierung ist der Einbau eines regelmässigen Migrationsprozesses, „Continuous Migration“ genannt.

Folgende wichtigen Sicherungskomponenten lassen sich unterscheiden:

• WORM52 ist ein optischer Speicher mit einem Schreibschutz, der eine Veränderung des einmal
50
Kampffmeyer, Ulrich: ECM 2.0? S. 62.
51
Jobst, Eckhardt (2007): E-Mail-Archivierung - Grundlagen, Markt, Produkte, Policy. Zöller & Partner GmbH. Online
verfügbar unter http://www.competence-site.de/cms.nsf/27BC4140E5D94CA9C1257397006BF5DC/$File/ccsr_e-mail-
archivierung_zoeller_dms-2007_voi-forum_jobst-eckardt.pdf, zuletzt geprüft am 01.12.2007.
52
Write once read multiple

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geschriebenen nicht möglich macht. WORM gibt es als Magnetband oder als optisches
Speichermedium.
• Bei CAS53 handelt es sich um Festplatten, welcher den Zugriff auf Information sichert und
gleichzeitig gegen Überschreiben, Löschen und Verändern absichert.
• Ein NAS/SAN54 wird ebenfalls zur Speicherung herangezogen, wenn die Bedingungen der
Revisionssicherheit erfüllt sind.

3.4.5 Ausgabe (Deliver)

Unter dem Begriff Output-Management werden die Funktionalitäten der Komponente Ausgabe zu-
sammengefasst und in drei Gruppen geteilt: Transformations-Technologien, Sicherheits-Technologien
und Verteilung. Die Transformation und die Sicherheit gelten komponentenübergreifend für das
gesamte ECM. Für alle drei Gruppen gelten zwei Funktionaliäten: Für die Darstellung und Gestaltung
der Ausgabe sowie für den Distributionsprozess und die Publikation braucht es entsprechende
Werkzeuge.

Innerhalb der Gruppe Transformations-Technologien werden folgende Funktionalitätengruppen unter-


schieden:

• Im Bereich COLD werden Funktionalitäten zusammengefasst, um die Daten, z.B. als Listen
und formatierten Output für die Verteilung, für den Druck und für das Archiv bereit zu ma-
chen. Damit der ECM-Nutzer nur Funktionalitäten angeboten bekommt, die er benötigt, lässt
sich das ECM personalisieren.
• Weitere Transformations-Funktionalitäten sind die Transformationsmöglichkeit aller
Informationen in XML, sowie in das gängige Archivformat PDF/A. Um die Transformationen
bequem durchführen zu können, bietet das ECM Konverter und Viewer, und es besteht die
Möglichkeit, die Daten zu komprimieren sowie eine Syndications-Funktionalität, die gleichen
Content in verschiedenen Ausgabeformaten steuert. Die Sicherheitstechnologien müssen auch
allen ECM-Komponenten zur Verfügung stehen. Hier wird die Frage nach den digitalen
Signaturen beantwortet.
• Die dritte Funktionalitätengruppe innerhalb der Ausgabekomponente steuert die
Distributionswege. Es gibt aktive Komponenten und passive Komponenten. Aktive
Distribution erfolgt durch den Versand von eMails, Datenträger und Rundschreiben. Passiv ist
die Distribution über Websites und Portale.

53
Content Adressed Storage
54
Network Attached Storage/Storage Area Network.

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3.5 Weitere Komponenten

Um die gesamte Businessanforderung einer grösseren Unternehmung mit IKT-Mitteln abzudecken,


muss eine ECM-Suite immer komplexere Sachverhalte beachten und mit ihrer Software unterstützen.
Das hat zur Folge, dass besonders spezialisierte Softwarelösungen sich nur sehr schwer in eine Suite
einbinden lassen. Man geht dann dazu über, diese Software nicht innerhalb einer ECM Suite
anzubieten. Zum Beispiel wird die unternehmensweite Suche, genannt „Enterprise Search“, aus der
Suite ausgelagert, um noch vorhandene und nicht ins ECM integrierte Content-Stämme durchsuchbar
zu machen.55 Es gibt noch weitere gewichtige Komponenten, die in der Regel noch nicht in eine ECM
eingebunden sind: ERP und CRM.

3.6 Die ECM-Suites – Der Markt

Es gibt viele ECM-Suites. Vermehrt versuchen Anbieter von WCMS, sich mit ihren Lösungen im
ECM-Markt, einem grossen Wachstumsmarkt, zu positionieren.56 Das populäre „Magic Quadrant for
Enterprise Content Management, 2007“ von Gartner hat folgende fünf Marktführer genannt: IBM-
Filenet, Opentext-Hummingbird, EMC Documentum, Oracle-Stellent und Microsoft Sharepoint.57

55
Krüger, Jörg Denis: 2007: Der Markt für Enterprise-Content-Management - Vom Hype zur Lebensader.
56
Krüger, Jörg Denis: 2007: Der Markt für Enterprise-Content-Management - Vom Hype zur Lebensader. Und der
Contentmanager.de führt auf seinem Vergleichsportal für 111 verschiedene ECM-Lösungen, alphabetisch sortiert an:
http://www.contentmanager.de/itguide/marktuebersicht.html. Die letztgenannten Angaben sind aber mit Vorsicht zu
geniessen, da die Übernahmebewegungen der letzten Zeit noch nicht vollständig nachgetragen sind.
57
Shegda, Karen M.; Gilbert, Mark R.; Chin, Kenneth; Bell, Toby (2007): Magic Quadrant for Enterprise Content
Management, 2007. Gartner RAS Core Research Note G00150426. Online verfügbar unter
http://mediaproducts.gartner.com/gc/reprints/ibm/external/volume2/article16/pdf/article16.pdf, zuletzt aktualisiert am
21.09. 2007, zuletzt geprüft am 02.01.2008.

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Abbildung 3: „Magic Quadrant for Enterprise Content Management, 2007“ von Gartner58

Nach Marktanteilen führt IBM mit seinem Produkt Filenet P8 Version 4.0. Grundsätzlich sind die
ECM-Suites nur schwer vergleichbar, weil die Studien in der Regel nicht frei verfügbar und weil
Produktbeschreibungen der Anbieter eher als Marketingaussagen zu verstehen sind.

Der ECM Markt verhält und entwickelt sich sehr heterogen. Zwei Gruppen von ECM-Suites lassen
sich unterscheiden:

• Da gibt es Anbieter, die sich durch den Kauf von Softwarelösungen eine bessere Abdeckung
der ECM-Funktionalitäten erhoffen. Die eingekaufte Software weist in der Regel für eine
ECM-Komponente einen grossen Spezialisierungsgrad mit erprobten Funktionalitäten auf und
hat sich vorher unabhängig vom Käufer am Markt bewährt. Der ECM-Anbieter kann zwar
hochspezialisierte Software zu fast jeder ECM Komponente59 anbieten, muss aber einen sehr
grossen Aufwand betreiben, um das entstandene heterogene System zu konsolidieren.60
• Die andere Gruppe von ECM-Anbietern haben ein ECM-Grundsystem, welches sie mittels
Weiterentwicklung ausbauen. Sie haben ein System mit einer einheitlichen Architektur und
können schnell auf Kundenwünsche und Trends reagieren. In den einzelnen ECM-

58
Shegda, Karen M.; Gilbert, Mark R.; Chin, Kenneth; Bell, Toby: Magic Quadrant for Enterprise Content Management,
2007.
59
Siehe Produktevielfalt aus ECM von Open Text: http://www.opentext.de/3/sol-products.htm
60
Hofmann, Katrin (2007): IT-Insellösungen beim Wissensmanagement erzeugen Content-Chaos. Studie von Oracle zum
Umgang mit unstrukturiertem Wissen. Vogel Media. Online verfügbar unter http://www.it-
business.de/themenkanaele/marktforschung/allgemein/articles/100916/, zuletzt aktualisiert am 19.12.2007, zuletzt geprüft
am 20.12.2007. Nicht immer aber ist es klar, ob eine Konsolidierung in eine neue und einheitliche ECM-Suite gewünscht
wird. Von den Anwendern der übernommenen Software-Lösung wird oft gefordert, dass die Lösung auch unter dem Dach
des neuen Besitzers selbständig weitergeführt wird. Das versprechen auch IBM, Oracle und SAP ihren Neukunden von
den kürzlich aufgekauften Busines Intelligence-Lösungen. Damit ist klar, dass die Unternehmen die Software
eigenständig weiterführen und nicht in ihre ECM-Suite integrieren. Siehe: Weishaupt, Christian (2008): Nach 2007 bleibt
im Business Intelligence nichts, wie es war. In: netzwoche, H. 2, S. 20–21.

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Komponenten sind sie nicht so spezialisiert, und es benötigt daher Anpassungen an die
konkreten Kundenwünsche.61 ECM-Suites, egal welcher Gruppe, sind hochkomplexe
Softwarekonstrukte, die dringend ein standardisiertes Produkteportfolio und standardisierte
Schnittstellen brauchen.62

3.7 Verwendung von ECM in der Schweiz

Hauptanwendungsfeld von ECM in der Schweiz sind Unternehmungen aus dem Finanz-,
Government-, Pharma- und Industriesektor.63 Das Thema ECM wird langsam auch von den
einschlägigen IKT-Magazinen in der Schweiz aufgegriffen. Die InfoWeek.ch, das IKT-Magazin für die
Schweiz, hat in der Nr. 20 vom 11. November 2007 ihren Schwerpunkt auf ECM gelegt. Neben einer
Fallstudie ECM bei Skyguide „ECM statt nur Intranet“64 wurden auch die Ergebnisse einer Studie des
Berner Marktforschungs- und Beratungsunternehmen Dr. Pascal Sieber und Partner zu ECM erläutert.
Wichtigste Erkenntnis der Studie ist, dass Schweizer Unternehmen ECM vor allem für Anwendungs-
Integration nutzen. Obwohl auch in Schweizer Unternehmen die Geschäftshandlungen nach Prozessen
geordnet sind, spielt die Integration von Prozessen ins ECM noch keine grosse Rolle für die
Unternehmen. Die Netzwoche widmet dem Thema ECM in der Nr. 2/2008 ein mehrseitiges Dossier.
Besonders interessant erscheint das Arbeitspapier „IKT-Strategien: Entstehungsimpulse und
Veränderungsprozesse“65 des Schweizer eGovernment Fachmanns Schedler und seiner Mitarbeiterin
Collm. Sie untersuchten die IKT-Strategien der öffentlichen Verwaltung in der Schweiz und
versuchten, „die Brücke zum umfassenden technologischen Konzept der Enterprise Content
Management-Systeme“ zu schlagen.66

3.8 Gegenwärtige Anforderungen an eine ECM-Suite

Von Unternehmen werden verschiedentlich Anforderungen an ein ECM gestellt. 67 In der neuesten
Studie von The Forrester Wave werden die Anforderungen in fünf Schwerpunkte gefasst:

61
Zöller, Berhard: ECM-Strategie: Konsolidierung der Vielfalt im Unternehmen. S. 1ff.
62
Zöller, Berhard: ECM-Strategie: Konsolidierung der Vielfalt im Unternehmen. S. 4.
63
Auf dem ECM Forum 2007 berichteten Rivella, das VBS, Zürich Financial Services, Altana Pharma, die Dresdner Bank,
Helvetia, Ivoclar Vivdent, JURA Elektroapparate, die Kantone St. Gallen und Basel-Stadt, Roche, die RUAG, die UBS,
die Visana, VonRoll Inova und die ZKB von ihren ECM-Erfahrungen.
64
Binder, Urs (2007): ECM statt nur Intranet. Der Schweizer Flugsicherheitsdienst verbessert sein Management dank ECM.
Fallstudie ECM bei Skyguide. In: Infoweek, H. 20, S. 38–39.
65
Collm, Alexandra; Schedler, Kuno (Dezember 2007): IT-Strategien: Entstehungsimpulse und Veränderungsprozesse. St.
Gallen. (IDT-Working Paper). Online verfügbar unter
http://www.alexandria.unisg.ch/Publikationen/Kuno_Schedler/41931, zuletzt geprüft am 17.02.2008.
66
Management Summery in Collm, Alexandra; Schedler, Kuno: IT-Strategien: Entstehungsimpulse und
Veränderungsprozesse.
67
Steinforth, Matthias (2006): Informationsverwaltung im Konzern: Strategisches Enterprise Content Management. Online
verfügbar unter
http://www.contentmanager.de/magazin/artikel_1202_strategisches_enterprise_content_management.html, zuletzt geprüft
am 19.12.2007.

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Neue Web-Technologien und das ECM-Konzept für den Parlamentsbetrieb

1. Der ECM-Anbieter soll die ganze Palette der ECM-Funktionalitäten bereitstellt, die da sind:
Dokumenten Management, Digital Asset Management, Records Management, Archivierung
und Web Content Management.
2. Einer ECM-Plattform sollte eine zeitgemässe Enterprise Architektur zugrunde liegen. Für die
Weiterentwicklung der Plattform müssen übliche Entwicklungswerkzeuge wie Eclipse oder
Microsoft Visual Studio .Net zur Verfügung stehen.
3. ECMs sollte von einer breiteren Öffentlichkeit genutzt werden können. Dazu müssten aber die
Preise für ECMs fallen.
4. ECMs werden als Lösungen angesehen, um contentbezogene Risiken zu minimieren. Bei
ECMs soll mit automatisierten Migrationsprozessen deshalb das Problem von Inkompa-
tibilitäten bei Dateiformaten der Vergangenheit angehören.
5. Content soll mittels ECM-Tools immer im Gesamtkontext der Unternehmung betrachtet
werden können.68

3.9 Trends für ECMs

The Forrester Wave nennt fünf wichtige Trends der IKT-Branche, die womöglich grossen Einfluss auf
die Entwicklung von ECM-Software haben werden.69
1. Populäre Neuerungen in der IKT-Anwendung werden das Nutzerverhalten ändern, und die
ECM-Entwicklung muss auf diese technologischen Innovationen reagieren. Google mit seinen
Werkzeugen Kalender, Gmail, Notizbuch, etc. geben hierin momentan die Richtung vor. Rich
Internet Applications (RIA) müssen in diesem Zusammenhang genannt werden. Mittels Flash
und Ajax werden leistungsfähige Webanwendungen ermöglicht, die gängige Desktop-
Funktionalitäten bieten und ähnliches Verhalten wie in bekannten Office- und eMail-
Programmen simulieren.70
2. Die Komplexität der IKT drängt das ECM in eine Information-Management Infrastruktur. Um
das Chaos im Bereich der Inhalte einzudämmen, haben Organisationen Investitionen in ECM
Priorität zugeordnet. Es setzt sich aber langsam die Erkenntnis durch, dass man Inhalte und
Daten nicht getrennt betrachten kann, sondern eine Gesamtstrategie benötigt wird.
Strategische Investitionen sollten sich auf Information-Management Infrastrukturen fo-

68
McNabb, Kyle (2007): The Forrester Wave: Enterprise Content Management Suites, Q4 2007. For Information &
Knowledge management Professionals. November 9; 2007. Forrester. Online verfügbar unter
http://www.oracle.com/corporate/analyst/reports/infrastructure/ocs/forrester-ecm-q42007.pdf, zuletzt aktualisiert am
13.12.2007.
69
McNabb, Kyle: The Forrester Wave: Enterprise Content Management Suites, Q4 2007. S. 4f. Übersetzung nach
http://www.doxtop.com/Browse/409eaee9/PROJECT-CONSULT-Newsletter-20071219.aspx
70
Ausführlicher dargestellt werden die Trends zu Web 2.0-Technologien, die unter den Ziffern 2.6 bis 2.8 beschrieben
wurden, bei Fröschle, Hans-Peter; Reich, Siegfried: Enterprise Content Management. S. 13ff.

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Neue Web-Technologien und das ECM-Konzept für den Parlamentsbetrieb

kussieren.
3. Die wachsenden Bedürfnisse der Anwender zerschlagen die bisherige Strategie, die besagt,
dass alle ECM-Komponenten von einem Anbieter bezogen werden sollen. Im Bereich Output
Management denkt man wieder intensiver an verschiedene Printlösungen und Direkt-
Mailings, welche sich bisher nicht als Komponenten in den ECM-Kontext integrieren liessen.
4. Als vierter Trend erkennt Gartner, dass neue Software-Marktmodelle wie Open Source Soft-
ware (OSS), SaaS71 und andere die Softwareentwicklungsmöglichkeiten erweitern und
bisherige Vorgehensweisen bei der Softwareentwicklung mindestens in Frage stellen. Indem
OSS auf offene, standardisierte APIs setzt, hat sie die Möglichkeit, mit geringem
Programmieraufwand Neuerungen einzuführen, denn es existieren ja schon viele Vorarbeiten,
und ausserdem steht meist eine Community zur Verfügung, die in Zusammenarbeit die
permanente Weiterentwicklung der Software garantiert.72 Das SaaS-Konzept beruht darauf,
dass Softwarelösungen als gemietete Dienstleistung auf externen Servern bereitgestellt werden
können. Um eine solch komplexe Lösung wie ein ECM für eine Zeit zu mieten zu können,
bedarf es weitgehend standardisierter Software. Die etablierten Anbieter werden versuchen,
Teile der OSS- und der SaaS-Konzepte nachzuahmen.
5. Laut Gartner wird es eine Bewertungsverschiebung von ECM geben. Nicht mehr so sehr die
Frage „Wie werden Inhalte verwaltet?“ wird relevant sein, sondern „Wie können die Inhalte
nützlich eingesetzt werden?“ wird bei der Bewertung des Leistungsvermögens eines ECMs im
Mittelpunkt stehen.

71
Software as a Service
72
Robert, Heiko (2007): Open Source ist reif für ECM! Die neuen Ansätze im ECM mit Standards und offenen
Architekturen. dmc digital media center GmbH. Online verfügbar unter http://www.dmc.de/fileadmin/ecm/secure-
Vortrag_Heiko_Robert.pdf, zuletzt aktualisiert am 4.10.2007, zuletzt geprüft am 14.12.2007.

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4 Anwendungsfall Politik und Verwaltung

Mittels IKT lassen sich bei der Geschäftsverwaltung Optimierungspotentiale realisieren. Das ist seit
einigen Jahren auch bei der öffentlichen Verwaltung ein gewichtiges Thema. Heute ist ein
zeitgemässes Verwaltungshandeln ohne eine elektronische Geschäftsverwaltung oder entsprechende
elektronische Projekt- und Prozessmanagement-Tools nicht mehr vorstellbar.

4.1 Das Ratsinformationssystem – ein Konzept für ein Informationssystem

Ein Ratsinformationssystem (RIS) ist ein auf den Parlamentsbetrieb spezialisiertes Informati-
onssystem, das über das Internet erreichbar ist. So lautet eine Kurzdefinition aus der Wikipedia.73 Das
ist nahezu die einzige Definition, die zu finden ist. Dazu erläutert der Schlussbericht der politools.net
Grundsätzliche zum RIS.74 Eine Definition, womöglich auch eine Abgrenzung zu
Informationssystemen allgemein und zu Tools aus dem Bereich eGovernment lassen sich aber nicht
finden.

Ein RIS ist das Konzept eines webbasierten Informationssystems, das den Parlamentsbetrieb
elektronisch unterstützt. Hier wird die Zusammenschau der elektronischen Informationsangebote eines
Parlaments geboten. In der Regel erfüllt ein RIS folgende Aufgaben: Für die Sitzungen des Parlaments
soll der Sitzungskalender geführt und die Trakandenliste nach aktuellstem Stand automatisiert ge-
neriert werden. Ausserdem werden die Einladungen per eMail versandt, die Unterlagen für die Sitzung
generiert und die erforderlichen Arbeitsmittel bereitgestellt. Das Protokoll sollte in einer Rohfassung
dank geeigneter Vorlagen unmittelbar als ungenehmigter Entwurf zur Verfügung stehen und relativ
schnell, mit den notwendigen Informationen angereichert, abrufbar sein und für den Verwaltungsbet-
rieb und die Öffentlichkeit bereitstehen. Der Bezug von Protokollauszügen sollte auf dieser Basis
möglich sein. Das RIS müsste auch die Sitzungsgeldabrechnung übernehmen können. Der Workflow
des Parlamentsbetriebs muss mit einem RIS optimiert werden, und die Dokumente sollen im Sinne der
Idee des papierlosen Büros ohne Medienbrüche erarbeitet, bereitgestellt und verwaltet werden können.
Die politischen Manadatsträger müssten darüber hinaus für ihre politische Arbeit in einem geschützten
Rahmen Zugang zu den benötigten Informationen haben. Ein RIS stellt auch die Versorgung der Öf-
fentlichkeit mit relevanten Informationen durch das Publizieren von Sitzungskalender, Sit-
zungsvorlagen und Protokollen des Ratsbetriebs in einer benutzergerechten Weise im Internet sicher.

73
http://de.wikipedia.org/wiki/Ratsinformationssystem [Stand: 20. Februar 2008].
74
Fivaz, Jan; Schwarz, Daniel; Hermann, Michael; Leuthold, Heiri (2007): Das neue Ratsinformationssystem (RIS).
Perspektiven bezüglich Transparenz und Öffentlichkeit. Schlussbericht, verfasst im Auftrag der Staatskanzlei des Kantons
St. Gallen. Staatskanzlei des Kantons St. Gallen. Online verfügbar unter
http://www.politools.net/documents/ris_2004.pdf, zuletzt aktualisiert am 13.12.2007.

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Für die Verwaltung des Ratsbetriebs könnte ein RIS auch die Übersicht über den gesamten Ratsbetrieb
ermöglichen. Dank neuer Internettechnologie müssen alle Aufgaben komplett webbasiert und ohne
Installation von Programmen und Clients möglich sein. Ratsinformationssysteme gibt es eigentlich für
jeden Parlamentstyp.75

4.2 RIS und eGovernment – eine Einordnung

eGovernment meint den Einbezug des Internets in staatliche Prozesse.76 Neuroni schlägt folgende
Unterteilung des eGovernment-Konzepts vor: eAssistance, eAdministration und eDemocracy. Unter
eAssistance versteht man den Einsatz der IKT zur Unterstützung der alltäglichen Lebensgestaltung.
Der Bereich eAdministration betrifft den ganzen Behördenverkehr. Mit eDemocracy fasst sie alle
Arten der politischen Partizipation zusammen. Nach dieser Unterteilung lässt sich ein RIS keinem der
drei Bereiche eindeutig zuordnen. Es gibt Affinität zu eAdministration und zu eDemocracy. Eine
andere Aufteilung ist die nach den drei Gewalten. In dieser Einteilung versteht man unter
eAdministration die Dienstleistungen ausgehend von der Exekutive. Mit eDemocracy sind
Handlungen der Legislative gemeint und eJustice meint alles, was mit der Judikative zu tun hat.77 Im
Zusammenhang der vorliegenden Betrachtung erscheint eine Unterteilung des eGovernment nach der
Informatisierung der eGovernment-Lösung ebenfalls sinnvoll. West unterteilte vier Phasen: Die erste
Phase nennt er „The bill-board stage“. eGoverment-Lösungen dieser Phase zeichnen sich durch die
Präsentation von Reports, Publikationen und Datenbanken aus. Es gibt keine Dienste und interaktive
Angebote. Die eGovernment-Lösungen der zweiten Phase „The partial service delivery“ ermöglichen
dem Websucher des Webangebots eine Suche und einige wenige Services. In dieser Phase werden nur
wenige Datenschutz- und Sicherheitsrichtlinien realisiert. Ausserdem bestehen keine Möglichkeiten,
das jeweilige Webangebot zu personalisieren. Der dritten Phase werden die meisten eGovernment-
Angebote zugeordnet. „The portal stage with fully executable and integrated services“ bedeutet für das
Angebot, dass es Online-Services gibt. Sicherheits- und Datenschutzrichtlinien werden gebührend be-
achtet. Die vierte Phase, die „interactive Democracy“ wird für eGovernment Angebote angestrebt und
beinhaltet „lots of online services and interactive features. Site features accountability-enhacing
features and technologies for public feedback and deliberation.“78 Als letztes eGovernment-Modell
wird das Modell von Kuno Schedler betrachtet. Mit den vier Elementen scheint hier eine Einordnung

75
Gibt man den Begriff Ratsinformationssystem in eine Suchmaschine ein, ergeben sich 335'000 Treffer. Neben Verweisen
auf Webportale von deutschen Städten, mit Presseerklärungen zu ihren RIS, welche ausser Marketingaussagen keine
verwertbare Information liefern, gibt es Berichte zum RIS St. Gallen und zum RIS Zürich, von denen einige
Informationen hier verwertet wurden.
76
Neuroni, Alessia C.: Was will der Staat im Web? E-Government-Konzepte in der Schweiz, Italien und Frankreich im
Vergleich. Konstanz: UVK Verl.-Ges. 2007.
77
Neuroni, Alessia C.: Was will der Staat im Web? S. 38f.
78
Neuroni, Alessia C.: Was will der Staat im Web? S. 40f.

Masterarbeit an der HTW Chur Seite 39 von 83


Markus Nagel, 10.3.2008
Neue Web-Technologien und das ECM-Konzept für den Parlamentsbetrieb

des RIS in die Vielfalt des gesamten eGovernments am zielführendsten zu sein.

Abbildung 4: Modell für ein umfassendes eGovernment79

Der Bereich Elektronische Demokratie und Partizipation (eDP) „bezeichnet die elektronische
Abbildung und Unterstützung demokratisch legitimierter Entscheidungsverfahren und deren
Vorbereitung.“80 Bekannteste Anwendungen aus diesem Bereich ist das eVoting. Mit elektronischen
öffentlichen Verwaltungsleistungen (ePS) sind Dienstleistungen gemeint, die bisher am Schalter erle-
digt werden und von deren Erbringung im Internet man sich viel erhofft. Die elektronischen
Produktionsnetze (ePN) erfassen die gemeinsame Leistungserstellung von privater und öffentlicher
Hand. Hier sei zum Beispiel der öffentliche Einkauf genannt. Der Bereich elektronische interne
Zusammenarbeit (eIC) umfasst das eigentliche Spektrum eines Ratsinformationssystems. Es betrifft
alle verwaltungsinternen Prozesse und Kommunikationsvorgänge. Alle Versuche, elektronische
Aktenführung zu etablieren, wie es die Projekte ELAK, in Österreich, MoReq in der EU, DOMEA in
Deutschland und GEVER in der Schweiz planen, fallen ebenfalls in den Bereich eIC.

4.3 RIS und eGovernment in der Schweiz

Die Realisierung von Ratsinformationssystemen ist immer abhängig von politischen Rahmen-
bedingungen eines Gemeinwesens. Ein Forschungsstand zur Situation von eGovernment-Konzepten in
der Schweiz lässt sich insofern zeichnen, als dass die Schweiz ein föderatives Staatsgebilde ist und
daher dazu tendiert, Insellösungen zu schaffen. Trotzdem verdient die eGovernment-Strategie, die der
Bundesrat Anfang 2007 erlassen hat, Aufmerksamkeit für die Verbesserungen der elektronischen
Informationsangebote von kantonalen Parlamenten. Von den drei Zielen, die in der Strategie definiert
79
Schedler, Kuno; Summermatter, Lukas; Schmidt, Bernhard: Electronic Government einführen und entwickeln. Von der
Idee zur Praxis. Bern: Verlag Paul Haupt (Arbeitspapiere zum Public Management) 2003. S. 106.
80
Schedler, Kuno; Summermatter, Lukas; Schmidt, Bernhard: Electronic Government einführen und entwickeln. S. 24.

Masterarbeit an der HTW Chur Seite 40 von 83


Markus Nagel, 10.3.2008
Neue Web-Technologien und das ECM-Konzept für den Parlamentsbetrieb

werden, hat vor allem Ziel zwei direkten Bezug zum vorliegenden Thema:

„Die Behörden haben ihre Geschäftsprozesse modernisiert und verkehren untereinander


elektronisch.“81

Zur Umsetzung der eGovernment-Strategie publiziert der Steuerungsausschuss eGovernment Schweiz


einen Katalog mit 39 priorisierten Vorhaben.82 Sie sind unterteilt in Leistungen und in
Voraussetzungen, damit die Leistungen elektronisch abgewickelt werden können. Die Ziele
„Optimierung des Informationsangebots eines Parlaments“ sowie die „Umsetzung innerhalb einer
ECM-Strategie“ sind mit den Vorhaben nur zum Teil getroffen. Verschiedene Vorhaben haben
Berührungspunkte83 zur vorliegenden Arbeit:

Unter der Ziffer A2.08 Zugang zu Rechtsdaten, soll der

„Zugang zu Rechtsdaten aller föderalen Stufen nach einheitlichen Strukturen gegliedert,


erschlossen und für jedermann unentgeltlich elektronisch zugänglich [gemacht werden].
Der Suchaufwand für die Nutzenden und der "Auskunfts-Aufwand" der Behörden [...]
[sollte] gering [sein].“84

Viele Abgeordnete fordern eine solche Recherchemöglichkeit. Der Dienst www.lexfind.ch von der
Universität Freiburg i.Ü. versucht bereits etwas Ähnliches.

Unter Ziffer B1.03 soll ein einheitliches Inventar und eine Referenzdatenbank öffentlicher Leistungen
erstellt werden:

• „Dieses Inventar umfasst relevante öffentliche Leistungen von Bund, Kantonen


und Gemeinden gegenüber ihren Kunden.

Diese zentrale Voraussetzung

• liefert eine gemeinsame, schweizweit nutzbare, einheitliche Referenzdatenbasis


für öffentliche Leistungen,

• ermöglicht eine einheitliche Strukturierung sowie ein wirtschaftliches

81
Fischer, Peter (2008): Die Schweiz ist startklar für die Aufholjagd. Dossier Telematiktage Bern. In: netzwoche, H. 3, S.
32–33.
82
Steuerungsausschuss E-Gov Schweiz (2007): E-Government-Strategie Schweiz: Katalog priorisierter Vorhaben. Online
verfügbar unter http://www.isb.admin.ch/themen/egovernment/00269/index.html?lang=de, zuletzt geprüft am 16.02.2008.
83
Gespräch mit Peter Fischer, Delegierter des Bundes für die Informatikstrategie, am 25.2.2008.
84
Steuerungsausschuss E-Gov schweiz: E-Government-Strategie Schweiz: Katalog priorisierter Vorhaben. S. 5.

Masterarbeit an der HTW Chur Seite 41 von 83


Markus Nagel, 10.3.2008
Neue Web-Technologien und das ECM-Konzept für den Parlamentsbetrieb

Management der Leistungsangebote auf E-Gov-Portalen,

• unterstützt den durchgängigen Aufbau von E-Gov-Leistungen (Interoperabilität),

• ermöglicht eine eindeutige Zuweisung von Kontaktinformationen zu


eFormularen,

• unterstützt die verwaltungsweite Priorisierung sowie das Controlling des E-Gov-


Angebots.“

Harmonisierungen und der Aufbau einer gemeinsamen Semantik betrifft auch das Informationsange-
bot eines Kantonsparlaments.

Das Vorhaben B1.06 „eGovernment-Architektur Schweiz“ regelt

„die Raumplanung für das E-Government in der Schweiz. Sie schafft die Voraussetzung-
en dafür, dass bei Bund, Kantonen und Gemeinden autonom Puzzlesteine erstellt werden
können, welche zusammen ein funktionierendes, für die Kunden einfach zugängliches und
effizient nutzbares E-Government-Angebot ergeben und innerhalb der Verwaltung ohne
Medienbrüche verarbeitet werden können. Die Architektur trägt dazu bei, dass Lösungen
mehrfach genutzt und Konstruktionsfehler vermieden werden.“85

Eine eGovernment-Architektur scheint wohl nur über die ECM-Strategie realisierbar.

Ziffer B2.01 definiert den grundlegenden Zugang zu den elektronisch verfügbaren öffentlichen
Leistungen.

„Die elektronisch verfügbaren öffentlichen Informationen und Leistungen sind für die
Leistungsbeziehenden zugänglich. Dieser Zugang richtet sich nach der aktuellen Lebens-,
resp. Geschäftssituation der Leistungsbeziehenden aus. In der Regel handelt es sich
dabei um Personen (Privatpersonen oder Mitarbeitende eines Unternehmens, einer
Organisation oder einer anderen Behörde), immer häufiger sind es jedoch Maschinen.“86

Das skizzierte Informationsangebot stellt Informationen für die Öffentlichkeit bereit und sollte den
Präsentationsstandard für elektronisch verfügbare öffentliche Leistungen kennen und unterstützen.

Ziffer B2.05 nimmt sich des übergreifenden elektronischen Datenverkehrs an:


85
Steuerungsausschuss E-Gov schweiz: E-Government-Strategie Schweiz: Katalog priorisierter Vorhaben. S. 6.
86
Steuerungsausschuss E-Gov schweiz: E-Government-Strategie Schweiz: Katalog priorisierter Vorhaben. S. 7.

Masterarbeit an der HTW Chur Seite 42 von 83


Markus Nagel, 10.3.2008
Neue Web-Technologien und das ECM-Konzept für den Parlamentsbetrieb

„Jede Transaktion, welche die Grenzen einer Behörde überschreitet, benötigt eine Infra-
struktur, welche den zuverlässigen Transport und die Verteilung der Informationen über-
nimmt (vergleichbar mit der Post). Dies betrifft den Datenaustausch zwischen Anwendun-
gen der Behörden, die Verbindung von Geschäftsverwaltungssystemen für die Abwicklung
von behördenübergreifenden Prozessen und den protokollierten, verbindlichen Verkehr
(analog „eingeschriebener Brief“) zwischen Behörden (z.B. Gerichten) und ihren
Kunden (z.B. Anwälten, Notaren). Für diesen Datenaustausch steht mit dem Event Bus
Schweiz eine Infrastruktur für den sicheren und effizienten Datenaustausch zur
Verfügung, welche von einem Netz von kooperierenden Anbietern bereitgestellt wird.“ 87

Bringt man diese Anliegen auf einen Nenner, so wird klar, dass eine Softwarelösung gesucht wird, die
den Content ohne Medienbruch während des gesamten Life Cycles pflegt. Dies lässt sich am besten
mit einem ECM realisieren.

4.4 ECM-Strategie des Kantons St. Gallen

4.4.1 Ausgangslage

Der Dienst für Informatikplanung des Kantons St. Gallen hat Handlungsbedarf bei der kantonsweiten
Anwendungsintegration geortet.88 Er formuliert Rahmenbedingungen und Einflussfaktoren, wie „neue
Möglichkeiten durch das Internet“, „neue Möglichkeiten durch ECM/EAI“, „Abbau von Grenzen und
Förderung Kooperation“, „Übergreifendes Prozessdenken“ und „Kostendruck“. Dazu kommt als
Kundenerwartung „einfacher, orts- und zeitunabhängiger Zugang zu Information und Dienstleistung“
und dass der Dienst „rasch und kostengünstig und von hoher Qualität“ sein muss. Es wird aufgezeigt,
dass das ECM-Konzept Teil der kantonalen eGovernment-Strategie ist. Der Kanton verfolgt in seinem
eGovernment-Engagement das Ziel, eine umfassende ECM-Plattform für die kantonale Verwaltung zu
schaffen. „Enterprise Content Management ist ein entscheidendes Element einer eGovernment-
Architektur und stellt die Erfüllung der Anforderungen seitens digitalem Aktenmanagement bzw.
Records Management sicher.“89

87
Steuerungsausschuss E-Gov schweiz: E-Government-Strategie Schweiz: Katalog priorisierter Vorhaben. S. 7.
88
Gespräche mit Beat Müggler, Rechtsdienst der Staatskanzlei des Kantons St. Gallen am 1.2.2008 und mit Christian Dolf ,
Amt für Informatikplanung des Kantons St. Gallen am 4.2.2008.
89
Dolf, Christian (2006): ECM im Kanton St.Gallen. Die Entwicklung einer massgeschneiderten ECM Plattform im
Umfeld von eGovernment und digitalem Aktenmanagement. Online verfügbar unter
http://www.wirtschaft.bfh.ch/content/File/forschung/ccegov/veranstaltungen/symposien/vaegov/20060505_ECM-
Plattform_Dolf.pdf, zuletzt geprüft am 15.02.2008.

Masterarbeit an der HTW Chur Seite 43 von 83


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Neue Web-Technologien und das ECM-Konzept für den Parlamentsbetrieb

4.4.2 Komponenten der St. Galler ECM-Strategie

Abbildung 5: ECM-Plattform des Kantons St. Gallen.90

Die ECM-Strategie ist in vier Ebenen geteilt. Drei davon sollen generisch realisiert werden und somit
für alle kantonalen Ämter nutzbar sein: Portal/Identity Management/Search Engine, digitales
Aktenmanagement/Recordsmanagement und elektronische Langzeitarchivierung. Die verschiedenen
IKT-Dienstleistungen des Kantons werden als ECM-Komponenten geplant und realisiert. Die gesamte
ECM-Software läuft auf einer für ECM optimierten Plattform FileNet P8 bei der Firma Abraxas. Die
Firma sorgt für einen reibungslosen Betrieb des ECMs und für eine optimale Performance, wickelt das
ganze Lizenzwesen ab und stellt darüber hinaus die Backups sicher.

Bereits heute werden einige IKT-Dienstleistungen der kantonalen Ämter als ECM-Komponenten
betrieben. Das RIS bildet eine Komponente, ebenso Dienstleistungen des Konkursamts, des
Baudepartements, des Ausländeramts, des Strassenverkehrsamts, des Handelsregisteramts, der
Kantonspolizei, der Staatsanwaltschaft und des Bildungsdepartements. Dienstleistungen weiterer
Ämter, wie des Steueramts, sind in Planung. Die Komponenten stellen in der Regel DMS-
Funktionalitäten mit Archivfunktionalität bereit. Vereinzelt werden auch Workflow-Funktionalitäten
angeboten, wie bei der Baugesuchsverwaltung des Baudepartements und beim RIS der Staatskanzlei.

Die bisherige Suche als ämterübergreifende Applikation ist eine Schwäche des bestehenden ECMs.
Schon länger ist klar, dass nach einer neuen Lösung gesucht werden muss. Nun ist man mit der
Retrieval-Software Retrieval Ware der Firma Fast fündig geworden. Diese Lösung soll mittels SOA
Teil des bestehenden ECMs werden.

Das RIS war ein wichtiger Baustein auf dem Weg zu einer umfassenden ECM-Strategie der Ver-

90
Collm, Alexandra; Schedler, Kuno: IT-Strategien: Entstehungsimpulse und Veränderungsprozesse.

Masterarbeit an der HTW Chur Seite 44 von 83


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Neue Web-Technologien und das ECM-Konzept für den Parlamentsbetrieb

waltung des Kantons St. Gallen. Das Konzept des RIS mit Geschäftsverwaltung und In-
ternetpublikation ist generisch angelegt, da geplant war, das RIS als Geschäftsverwaltungstool auf
andere Ämter zu übertragen. Nach einigen Tests musste aber eingeräumt werden, dass dieses Vorhaben
nicht realisierbar ist. Das RIS ist zu klar auf den Ratsbetrieb ausgelegt und zu komplex, als dass es
auch für einfachere Geschäftsverwaltungsprozesse einsetzbar wäre. Ausserdem ist das RIS nicht man-
dantenfähig. Für die Informatikverantwortlichen des Kantons St. Gallen ist inzwischen klar: Das RIS
wird weitergeführt als ECM-Komponente des Kantons St. Gallen. Für die kantonsübergreifende
Geschäftsverwaltung wird aber das RIS in seiner jetzigen Ausgestaltung nicht eingesetzt.

Die Anpassung der bisherigen RIS-Software Filenet wird, wie der Zukauf einer weiteren Filenet-
Applikation speziell für die Geschäftsverwaltung geprüft. Diese Lösungen sind aber nur mit
erheblichen finanziellen Zusatzaufwendungen realisierbar. Realistischer scheint den Verantwortlichen
eine Lösung auf Basis Sharepoint. Wie auf Bundesebene bereits gefordert, soll der Kanton die
GEVER-konforme Lösung wählen, die von Microsoft Schweiz als Office-Erweiterung, Microsoft
Oxba, entwickelt wurde. Diese Lösung gilt als sehr kostengünstig, da die finanzielle Hauptlast über
die Softwarelizenzen für das Office-Softwarepaket dezentral in den Ämtern anfällt. Mit dem SOA-
Prinzip91 sollen die Komponenten, die nicht auf Filenet-Basis arbeiten, Teil der ECM-Strategie sein.92

Die Langzeitarchivierung (ELAR) soll ebenfalls amtsübergreifend realisiert werden. Dazu laufen
Pilotprojekte im Handelsregisteramt und im Ausländeramt mit guten Anfangsergebnissen.93

4.5 Übersicht kantonaler RIS


Im Folgenden sollen die bisher bestehenden kantonalen Angebote systematisiert werden. 94 Bisher gibt
es noch nicht viele Ratsinformationssysteme für kantonale Parlamente in der Schweiz. In den meisten
Fällen führt die Kanzlei des Parlaments auf der Website des Kantonsrats eine mehr oder weniger
geordnete Liste von Geschäften des Parlaments mit Protokollen. Man muss sehr genau Bescheid
wissen, um Unterlagen zu einem Geschäft auf der Website zu finden. Grundsätzlich kann man bei
einer Übersicht vier verschiedene Typen von Kantonsratswebsites unterscheiden.
• Kantone mit sehr wenigen Informationen über den Ratsbetrieb auf ihrer Website;
• Kantonsratswebsite mit guten RIS-Funktionalitäten (siehe Ziffer 4.5.1);
• Verwendung von Dokumenten Management Systemen, um die Kantonsratsunterlagen elek-
91
Service Oriented Architecture
92
Mehr zum RIS des Kantons St. Gallen unter Ziffer 4.5.3.
93
Aktueller Stand und weiteres Vorgehen, siehe: http://www.informatik.sg.ch/home/kantonale_strategie/ecm/workflow.html
94
Ratsinformationssysteme gibt es eigentlich für jeden Parlamentstyp. Einschränkend zur Übersicht muss gesagt werden,
dass für die meisten Kantone nur die Website analysiert wurde. Einzig für die Kantone Zürich, Basel-Stadt, Solothurn,
Bern und St. Gallen liegen Zusatzinformationen vor. Ausserdem ist dem Autor in der Regel nicht bekannt, ob die
Parlamentarier Unterstützung von weiteren Informationssystemen für ihre Parlamentsarbeit erhalten.

Masterarbeit an der HTW Chur Seite 45 von 83


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Neue Web-Technologien und das ECM-Konzept für den Parlamentsbetrieb

tronisch zu pflegen und für das Web zu publizieren (siehe Ziffer 4.5.2);
• RIS am Beispiel des Informationssystems des Kantonsrats St. Gallen (siehe Ziffer 4.5.3.)

4.5.1 Kantonsrats-Website mit guten RIS-Funktionalitäten

Als Beispiel betrachtet wird die Website des Kantonsrats Basel-Stadt.

Basel-Stadt95 verwendet für seinen Kantonsrat eine selbstentwickelte Web Content Management
Lösung. Die Inhalte der Website werden aus einer MySQL-Datenbank heraus generiert. Die
Aktualisierung der Daten erfolgen zweimal pro Woche aus dem internen Geschäftsverwaltungssystem
Konsul. Dazu kommen die aktualisierten und neuen Dokumente, die hauptsächlich als PDF auf den
Server aufgespielt werden. Die Website ist zweigeteilt in einen öffentlich zugänglichen Teil und einen
Bereich, welcher nur den Mitgliedern des Parlaments zur Verfügung steht:

• Der öffentliche Teil verfügt über einige RIS-Funktionalitäten. So sind über den Sitzungska-
lender alle Sitzungsdaten 2008 zugänglich. Dieser Teil wird aus dem Geschäftsverwaltungs-
system exportiert. Ratsprotokolle, die Sitzungsprotokolle des Grossen Rates, sind automatisch
generierte Auswertungen des Dateibestandes auf dem Server. Der dritte Bereich, der Gross-
ratsversand, welcher ein Abbild des tatsächlichen Versandes an die Mitglieder des Grossen
Rates darstellt, wird weitgehend nicht automatisiert auf der Website präsentiert.
• Der geschützte Bereich, das Extranet des Grossen Rates, ist eingerichtet, um die Mitglieder
der beiden Oberaufsichtskommissionen (Geschäftsprüfungskommission und Finanzkommissi-
on) mit digitalen Dokumenten zu versorgen, seien das Sitzungseinladungen, Protokolle, Be-
richte, Adresslisten, Terminkalender und andere Dokumente.

4.5.2 DMS als RIS

Die Kantonsparlamente in den Kantonen Zürich und Solothurn setzen für die Präsentation der
Kantonsratsunterlagen im Internet auf ein DMS.

Das RIS des Kantons Zürich96 ist dreigeteilt. Der grösste Teil ist via WWW frei zugänglich. Für
Kommissionen wurde ein geschützter Bereich als Extranet realisiert, in den die Kommissions-
sekretariate Protokolle und weitere Dokumente ablegen. Das Intranet, welches nur über das
hauseigene Netzwerk erreichbar ist, regelt Geschäftskontrolle und Mitgliederverwaltung. Technisch
realisiert wurde die Informationslösung mit Microsoft Sharepoint 1.0. Geplant ist für das laufende Jahr

95
Informationen laut eMail von Peter Frankenbach, Informatik Support & Webmaster.
96
Produktinformation vom Webdienstleister 1eEurope (Switzerland) AG zur Verfügung gestellt.

Masterarbeit an der HTW Chur Seite 46 von 83


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ein Upgrade des Systems auf SharePoint 2007, welches auf SharePoint 3 basiert. Sharepoint als DMS
ermöglicht die gängigsten DMS-Funktionalitäten, wie gemeinsam nutzbare Kalender, Tasklist für die
Gruppe, ein zentrales Repository für allen Content sowie das gemeinsame Bearbeiten von
Dokumenten.

Der Kanton Solothurn97 setzt mit seinen eGoverment-Lösungen zur Unterstützung der Parla-
mentsarbeit mehrheitlich auf Open Source-Produkte. Schon vor einigen Jahren sah sich das Amt für
Informatik, ausgehend von einem starken Spardruck, gezwungen, seine umfangreichen
Softwareverträge inklusive Lizenzvereinbarungen sukzessive aufzukündigen und sich stattdessen mit
OSS auszurüsten. Aktuell befindet es sich in Verhandlungen mit dem Anbieter ihrer proprietären
Geschäftsverwaltungssoftware. Das Amt will, dass der Anbieter den Quellcode für sie öffnet, denn
Solothurn wird mit seinen Arbeitsrechnern im Laufe des Jahres auf Linux migrieren. Die
Geschäftsverwaltungssoftware läuft bisher nur auf Windows-Betriebssystemen.

In der Geschäftsverwaltungsoftware Konsul werden die Ratsgeschäfte verwaltet und in das DMS
OWL exportiert.98 OWL ist ein bekanntes Open Source-DMS. Dort stehen die Daten für
Parlamentarier und die interessierte Öffentlichkeit zur Verfügung. Das RIS ist dreigeteilt. Es gibt einen
Bereich für die hängigen Geschäfte. Dieser Bereich mit seinen Dokumenten ist öffentlich zugänglich.
Ebenfalls frei zugänglich ist der Bereich mit den abgeschlossenen Geschäften. Der dritte Bereich ist
ein geschlossenes Extranet für Kantonsräte. Während die öffentlichen Bereiche des RIS nur als
Dokumentenablage fungieren, bringt der geschützte Bereich sehr viele wichtige DMS-
Funktionalitäten. So unterstützt das RIS des Kantons Solothurn die gängigen DMS-Funktionalitäten.
Es verfügt über ein sehr weitreichendes Rechtesystem, das sich bis auf das einzelne Dokument
herunterbrechen lässt. Die Suche ist als Volltextsuche ausgelegt und umfasst neben dem Dokument
auch alle Metaangaben. Mit dem DMS lässt sich umfangreich arbeiten. Man kann Dokumente suchen,
sie zur Weiterbearbeitung auschecken und damit für die parallele Bearbeitung sperren.
Bearbeitungszustände erkennt man an der jeweiligen Versionsnummer. Es lassen sich Notizen in Form
von weiteren Textdateien zu den Dokumenten hinzufügen. Über einen Sonderzugang, einen
persönlichen Bereich, kann der User sich alle Inhalte anzeigen lassen, die für ihn selbst relevant sind:
alle selbst hochgeladenen Dokumente, Dokumente, bei der eine Mitarbeitsberechtigung vorliegt und
die Dokumente, die beobachtet werden sollen. Für die Kollaboration wertvoll ist die Möglichkeit,

97
Den Informationen liegen Gespräche mit Kurt Bader, Amt für Informatik des Kanton Solothurn und Fritz Brechbühl,
Ratssekretär und Leiter der Parlamentsdienste des Kantonsrats Solothurn, sowie ein Handbuch von OWL für die
Parlamentarier in Solothurn zugrunde.
98
Das Amt für Informatik ist über einen Schweizer Informatikdienstleister direkt mit den Entwicklern von OWL in Kontakt
getreten, liess sich Anpassungen der Software programmieren und stellt mit Supportverträgen den Support direkt von den
Entwicklern sicher.

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eMails aus dem DMS heraus zu generieren, ohne Verwendung eines eMail-Clients wie Outlook oder
Thunderbird.

Die Schwäche des Systems scheint die schwerfällige Integration der Daten der Geschäftsverwaltung
ins DMS zu sein. Das DMS steht nur den Abgeordneten als Arbeitsinstrument zur Verfügung. Für die
Parlamentsdienste ergeben sich für die Prozesssteuerung keine wirklichen Synergien.

4.5.3 Das RIS in St. Gallen

Das RIS des Regierungs- und Kantonsrats St. Gallen99 ist nach mehrjähriger Projektarbeit seit Mai
2006 online100. Es steht folgenden Benutzerkreisen zur Verfügung: den Mitgliedern des Kantonsrats,
den parlamentarischen Kommissionen, den Fraktionen, den Parlamentsdiensten, der Regierung, den
Medien und der Öffentlichkeit.

Im Zentrum des RIS steht das Geschäft mit den zugehörigen Metadaten Bezeichnung, Art, Eröffnungs-
und Abschlussdatum, zuständige Person und Organisationseinheit. Zugehörige Dokumente, beteiligte
Personen und Gruppen, Prozesse, Abstimmungen, Wortmeldungen und Ergebnisse der Sitzungen
werden ebenfalls den Geschäften zugeordnet. Bisher sind die Geschäfte des Kantonsparlaments in der
Regel öffentlich zugänglich, die Geschäfte der Regierung jedoch nur in Ausnahmefällen. Die
Publikationsprozesse fürs WWW und Intranet laufen hauptsächlich automatisiert ab.

4.5.3.1 RIS-Applikation

Entsprechend den zwei grundsätzlichen Benutzerinteressen, Information und Geschäftsverwaltung,


wird die RIS-Applikation zweigeteilt, in eine RIS-Geschäftsverwaltung und das Publikationsgefäss
RIS-Internet. Die Geschäftsverwaltung steht als browserbasiertes Intranettool Mitgliedern der
Kantonsverwaltung zur Verfügung, um die Arbeiten der Parlaments- und Regierungsadministration
elektronisch zu erledigen. Viele Schritte sind weitgehend automatisiert; es besteht aber die
Möglichkeit, mit dem Instrument der Codeverwaltung neue Begrifflichkeiten einzuführen und mit
neuen Geschäften analog neue Vorlagen zu erstellen. Im Ergebnis werden durch die
Geschäftsverwaltung die vielfältigen Beziehungen zwischen Geschäften, Personen, Dokumenten,
Gruppen und Sitzungen abgebildet. Die Versionierung der Dokumente, die Historisierung der
Personen in Gruppen und das Beziehungsnetz zwischen Dokumenten und Personen stellen einen
erheblichen Mehrwert gegenüber der blossen Information dar.

99
Quelle: Neben den zur Verfügung gestellten Unterlagen, ausführliche Gespräche mit Beat Müggler vom Rechtsdienst der
Staatskanzlei St. Gallen und mit Christian Dolf vom Amt für Informatikplanung des Kantons St. Gallen.
100
https://www.ratsinfo.sg.ch

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Technisch ist das RIS ebenfalls zweigeteilt. Die RIS-Geschäftsverwaltung wird mit der ECM-Suite
von IBM FileNet P8 umgesetzt. Die RIS-Internet-Publikation wird mit dem CMS Day Communiqué
CMS 4 der Firma Day realisiert, welche vor allem mit ihrem standardisierten Content Repository JSR
170 bekannt und für ECMs relevant wurde.

Die RIS-Internet-Publikation richtet sich an die interessierte Öffentlichkeit und enthält die
strukturierten Wahl- und Sachgeschäfte des Parlaments. Seit Mitte 2006 stehen über das RIS die
Beratungsunterlagen, die Abstimmungsergebnisse, das Stimmverhalten der einzelnen Ratsmitglieder
sowie Audiodateien der Sessionsvoten zur Verfügung. Neben einer tabellarischen Übersicht besteht
auch die Möglichkeit, den Verfahrensstand der einzelnen Geschäfte grafisch darzustellen. Ausserdem
können Interessierte themenbezogene Newsletters abonnieren. Mitgliedern des Parlaments werden
über den geschützten Bereich Zusatzinformationen für die Beratung in den Kommissionen
bereitgestellt, und sie erhalten mittels personalisierten Newsletters Informationen über Veränderungen
bei Geschäften und Kommissionssitzungen. Sie haben ausserdem die Möglichkeit, parlamentarische
Vorstösse elektronisch einzureichen. Das RIS ist Teil einer umfassenden ECM-Strategie der
kantonalen Verwaltung St. Gallen, welche zum Ziel hat, eine kantonsweite ECM-Plattform zu schaffen
(vgl. dazu Ziffer 4.4).

4.5.3.2 Projektverlauf und Kosten des RIS-Projekts

Das Ratsinformationssystem der Regierung und des Kantonsrats des Kantons St. Gallen wurde über
mehrere Jahre entwickelt. Die konkreten Arbeiten starteten 2004 mit der Erarbeitung des Pflichtenhef-
tes und der Einholung von Offerten. Ende 2004 fiel die Entscheidung zugunsten der oben erwähnten
Systeme. Es war geplant, das RIS auf Ende 2005 aufzuschalten. Mitte 2005 war aber schon ersichtlich,
dass die Integration der beiden für das RIS zuständigen Systeme mehr Zeit in Anspruch nehmen
würde. Nach neuem Zeitbuget wurde die Phase des ersten Releases auf Januar 2006 festgelegt. Ende
März 2006 wurde der Internetauftritt aufgeschaltet und am 1. Juni 2006 den Medien vorgestellt. Trotz
Prozessverzögerung konnte der Projektkredit eingehalten werden, da mit der Generalunternehmung
ein Festpreis vereinbart worden war. Der Projektkredit belief sich auf CHF 690'000,-. Diese wurden
für die Realisierung des RIS bezahlt. Dazu fallen jährliche Betriebskosten von CHF 75'000,- für
Lizenz, Wartung und Support an.

4.5.3.3 Erfolgsbeurteilungen

Das RIS läuft inzwischen fast zwei Jahre, sodass Erfolgsbeurteilungen des Systems vorgenommen
werden können. Sie lassen sich nach Effizienzgewinne (Punkte 1 bis 7) und Transparenz und
Öffentlichkeit strukturieren.

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1. Als Effizienzgewinn wird die automatisierte Internetpublikation ausgehend von der


Geschäftsverwaltung betrachtet.

2. Die Prozesssteuerung bei der Geschäftsabwicklung konnte durch einen klar vorgegebenen
Workflow bei allen Geschäften ebenfalls optimiert werden.

3. Eine bessere Verfügbarkeit von Dokumenten mit ihrer Abhängigkeit von und Verwandtschaft
zu anderen Dokumenten wird gesichert.

4. Durch die klaren Prozessabläufe wird implizites Wissensmanagement betrieben. Man ist
bezüglich Recherche-Knowhow nicht mehr ausschliesslich auf einzelne Mitarbeiter
angewiesen.

5. Mit dem RIS lässt sich der Papierverbrauch für die Kantonsratsunterlagen drastisch
reduzieren. Die Parlamentarier erhalten vor jeder Session einen Satz Unterlagen.
Aktualisierungen sind nur noch über das Intranet zu beziehen.

6. Die Mitglieder des Kantonsrats können ihre Sitzungsvorbereitung effizienter gestalten. Ihnen
stehen sehr schnell die einzelnen Wortmeldungen der aktuellen Session zur Verfügung, und sie
können auf eine gesamthafte, sessionsübergreifende Sammlung der Geschäftsunterlagen
zugreifen, welche sich nach verschiedenen Kriterien strukturieren lassen.

7. Durch das RIS kann auch die Sessionsorganisation optimiert werden. Viele Arbeitsschritte im
Sessionsablauf lassen sich vom Protokollführer noch vor Ende der Session realisieren.

8. Öffentlichkeit des Kantonsrats wird durch das RIS in einer neuen Dimension realisiert. Die
Mitglieder des Kantonsrats lassen sich in ihrem konkreten politischen Handeln, in
Abstimmungen, Voten und Vorstössen besser erfassen und überprüfen.

9. Dieses Informationsmaterial kann für die Öffentlichkeit von Interesse sein wie auch zum
Auswerten und Bearbeiten durch Medien und Wissenschaftsbetriebe.

10. Im Sinne einer direktdemokratischen Kontrolle lassen sich der Stand der Geschäfte sowie
deren Entwicklung mitverfolgen, in dem man Newsletters zu einzelnen Themenbereichen
abonniert. Dadurch wird auch die Flut an Information besser bearbeitbar.

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4.6 Praxisbeispiel Grossrat des Kantons Bern

4.6.1 Motion „Projekt elektronisch abrufbare Informationsangebote für Öffentlichkeit und Behörden“

Bereits 2004 wurde im Grossrat des Kantons Bern eine Motion eingereicht, die ausgehend von der
„Vorstudie informatikgestützte Informationsangebote“ vom 10. August 2004 konkrete Schritte der
Modernisierung bei den elektronisch abrufbaren Informationsangeboten fordert.101

Um dieses Ziel zu erreichen, müssen die Geschäftsprozesse so modernisiert werden, dass das
behördliche Handeln elektronisch abgebildet wird und dass Medienbrüche vermieden werden. Dies ist
nur möglich, wenn sich der gesamte Content der Behörde in einem homogenen Softwaresystem
befindet.

4.6.2 Funktionalitäten eines RIS – Interviews mit Parlamentariern

Ein RIS ist ein komplexes Informationssystem für den Ratsbetrieb, welches sehr verschiedene
Anspruchsgruppen zufrieden stellen muss. Mindestens drei Gruppen kann man unterscheiden, welche
nach unterschiedlichen Vorgaben und mit unterschiedlicher Zielsetzung mit einem RIS arbeiten
wollen:

• Mitglieder des Parlaments. Ihnen ist es besonders wichtig, dass ein RIS sie bei ihrer
konkreten Arbeit im Parlament unterstützt.
• Parlamentsadministration. Sie möchte durch das RIS die Versorgungswege der
Parlamentarier mit der notwendigen Information optimieren.
• Öffentlichkeit. Für interessierte Laien oder Medienbetriebe ist es wichtig, durch das RIS
mit der relevanten Information aus dem Parlamentsbetrieb versorgt zu werden.

Da die verschiedenen Anspruchsgruppen jeweils völlig unterschiedliche Erwartungen an die


Funktionalitäten eines RIS stellen, sollen hier mögliche Funktionalitäten eines RIS aus der Sicht der
Mitglieder des Parlaments betrachtet werden. Dazu wurden fünf Grossräte in Interviews befragt.102

4.6.3 Vorarbeiten für die Gespräche

Interessierte IKT-Nutzer haben sich sicher schon Gedanken gemacht, wie sie ihr berufliches und

101
Grossrat Kanton Bern (2004): Projekt Elektronisch abrufbare Informationsangebote für Öffentlichkeit und Behörden. M
239/2004.
102
Marc Jost (EVP) am 23.1.2008, Patrick Bhend (SP), Adrian Haas (FDP), Samuel Leuenberger (SVP) und Reto Steiner
(EVP) am 24.1.2008.

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privates IKT-Umfeld im Sinne eines Personal Informations Management (PIM103) optimieren könnten.
Gerade Google bietet mit Google Apps104 oder den einzelnen Googlediensten wie Mails, Kalender,
Notizen, Reader, Fotos, Blogs etc. spannende Komponenten für ein PIM. Die Funktionalitäten zeigen
einen Quasi-Standard, an dem sich heute alle PIM-Lösungen messen lassen müssen.

Der Autor konnte drei PIMs testen.105 Ausgehend von den Funktionalitäten dieser PIMs sowie den
Funktionalitäten aus anderen webbasierten Informationssystemen wurde der aktuelle Stand der PIM-
Software erarbeitet, mit dem Arbeitsumfeld eines Berner Grossrates in Beziehung gesetzt und Fragen
abgeleitet.106

Die Gespräche sind als qualitative Befragung mit offenen Fragen ausgelegt. Befragt werden Personen,
die ein grundsätzliches Interesse an der IKT-Unterstützung des Parlamentsbetriebs haben und
gedanklich damit vertraut sind. Deshalb soll sich das Gespräch auch nicht in der blossen
Beantwortung der Fragen erschöpfen, sondern Stoff zum strukturierten Nachdenken über das Thema
liefern.

Die technische Seite der im Gespräch erarbeiteten Funktionalitäten ist für das Gespräch noch nicht von
Bedeutung. Das wird erst beim Schreiben des Pflichtenhefts und der Definition der technischen
Spezifikation von Bedeutung. Die Fragen sollen aber als Grundlage für die Erarbeitung des
Pflichtenhefts dienen.

4.6.4 Gesprächsergebnisse

Die Befragung von interessierten Parlamentariern brachte folgende Ergebnisse107:

• Zusammenfassung der Antworten zu Frage 1: Nach der Notwendigkeit von IKT-


Unterstützung der Parlamentsarbeit gefragt, waren sich alle einig, dass eine optimale
elektronische Unterstützung des Parlamentbetriebs unabdingbar sei. Es brauche
Instrumente, um der immer umfangreicher werdenden Informationen gerecht zu werden.
Gefragt seinn geeignete Suchinstrumente, um die relevanten Information zu finden.
• Zusammenfassung der Antworten zu Frage 2: Ein Ratsinformationssystem könne ein
geeignetes Kommunikationsinstrumt sein, um Transparenz und Nachvollziehbarkeit der
Parlamentsarbeit sicher zu stellen. Da es nur wenige vertrauliche Unterlagen gebe,

103
Hier ist nicht gemeint: Product Information Management, welches auch mit PIM abgekürzt wird.
104
http://www.google.com/a/help/intl/en/index.html
105
http://www.plaxo.com, http://www.airset.com und die verschiedensten Dienste, die Google bietet.
106
Fragebogen siehe Anhang II.
107
Fragebogen siehe Anhang II.

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müssten die Fülle der Dokumente im RIS für die Öffentlichkeit verfügbar sein. Die
Dokumente sollten in ihrer ganzen Entstehungsgeschichte und im Kontext anderer
relevanter Dokumente stehen.
• Zusammenfassung der Antworten zu Frage 3: Da alle Befragten über eine relativ hohe
Affinität zur IKT verfügen, nutzen sie auch vielfältige Funktionalitäten der IKT. Sie
nutzen die verschiedensten Arten der Kommunikation mit eMail, Beteiligung an Foren
und Chat und haben auch Erfahrung mit Dokumentenablagen mit komfortabler
Suchfunktion. Die befragten Parlamentarier kennen auch die Zusammenarbeits-
möglichkeiten, die verschiedene Collaborationstools bieten.
• Zusammenfassung der Antworten zu Frage 4: Von den möglichen Funktionalitäten
erhoffen sich die Parlamentarier vor allem eine bessere Strukturierung der
Grossratsunterlagen. Dazu zählt auch, dass der Parlamentarier für sich selbst die
Unterlagen zu Dossiers formen und Notizen und Reden hinzufügen kann. Ebenfalls
benötigte ein RIS geeignete Such- und Recherchetools sowie gut aufbereitete Links-
ammlungen, die die kantonsübergreifende Suche ermöglichen.
• Zusammenfassung der Antworten zu Frage 5: Die Aufteilung eines RIS in die
erforderlichen Bereiche wurde von allen Gesprächspartnern ähnlich vorgenommen. Klar
war, dass es einen öffentlichen Bereich geben muss, in dem alle öffentlichen Unterlagen
benutzerfreundlich und gut strukturiert zu finden sind. Nicht ganz einig war man sich
darüber, wie stark der geschützte Bereich aufgegliedert werden sollte. Einen geschlossener
Bereich für die jeweiligen Kommissionen mit den gängigen DMS- und Kollabo-
rationsfunktionalitäten brauche es, da waren sich alle Befragten einig. Ob es solche
Zusammenarbeitsräume auch für Parteien und Fraktionen, sowie als Arbeitsraum für jeden
einzelnen Parlamentarier, im Sinne von myGrossrat, einen personalisierten Bereich als
eigene Dokumentenablage und Kollaborationsinstrument mit Bezug von Newsletters und
einer ebenfalls personalisierten Ausgabe von Pressediensten wie Argus geben soll, darüber
gingen die Meinungen auseinander.
• Zusammenfassung der Antworten zu Frage 6: Mit den bisher genannten Funktionalitäten
hofft man, als Milizionär seine Aufgaben im Parlament in Einklang mit der sonstigen
Berufstätigkeit zu bringen. Dass Verwaltung dem Parlamentarier auch ein Werkzeug zum
Aufbau und zur Pflege seines Netzwerkes zur Verfügung stellen sollte, wurde von den
meisten Abgeordneten abschlägig beantwortet.
• Zusammenfassung der Antworten zu Frage 7: Wichtigstes Anliegen der Befragten zur
Verbesserung und Erleichterung der Parlamentsarbeit ist eine geeignetere und

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umfassendere Präsentation der Grossratsunterlagen auf dem Web und eine sehr gute
Usability der Weboberfläche für die Parlamentarier. Es brauche eine klarere
Strukturierung der Inhalte sowie eine grössere Treffgenauigkeit der Suchmaschine. Einig
waren sich die Grossräte nicht, ob es angestrebt werden muss, den Papierversand
aufzuheben und total durch elektronische Dokumente zu ersetzen.

4.7 Bausteine eines modernen Parlamentsbetriebs

Bei der Planung eines RIS steht man grundsätzlich vor der Entscheidung ob man das System mehr auf
die Dokumente ausrichten will oder auf die Prozesse, innerhalb derer die Unterlagen anfallen. Alle
relevanten Standards, wie DOMEA, ELAK, MoReq und zuletzt auch GEVER bilden die für die
Verwaltung elektronischer Unterlagen notwendigen Prozessabläufe ab und bauen eine Ge-
schäftsverwaltung auf, beides möglichst generisch. Mittels dieser Geschäftsverwaltung werden die
Dokumente abgelegt. Ausgehend von theoretischen Überlegungen und den Gesprächen mit den Berner
Grossräten gelangt man zu folgenden Bausteinen eines modernen Parlamentsbetriebs:

Abbildung 6: Bausteine eines modernen Parlamentsbetriebs108

108
Braun, Tilman; Nagel, Markus: Bausteine eines modernen Parlamentsbetriebs. 2008.

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Das Informationssystem besteht aus drei Teilen: aus einer Website, aus der „Wissensdatenbank“ und
aus dem Content Repository. Es sollte über eine einheitliche Benutzeroberfläche zugänglich sein.

4.7.1 Die Website des Parlaments

Die Website ist geteilt in einen öffentlich zugänglichen und in einen geschützten Teil. Alle Teile
verfügen über eine einheitliche Benutzeroberfläche. Die vereinfacht die Usabillity und stärkt die
Akzeptanz beim Anwender.

4.7.1.1 Öffentlicher Bereich der Website

Im öffentlich zugänglichen Teil finden sich alle notwendigen Informationen zum Grossen Rat in den
üblichen Rubriken wie News, FAQ, Sitemap und einer allgemeinen Suche. An sehr prominenter Stelle
der Website befinden sich die optimal aufbereiteten Sessionsunterlagen. Es braucht einen guten
Überblick über die aktuelle Session und ein Suchwerkzeug, das optimal auf den Ratsbetrieb
ausgerichtet ist. Das RIS St. Gallen z.B. teilt die Suche in vier Rubriken ein: Neben einer erweiterten
Volltextsuche, der Geschäftssuche, kann man strukturiert nach Geschäftsart, Schlagworten und
Themen suchen. Bei der Beschlagwortung könnte es sinnvoll sein und Mehrwert in Form von
genaueren Suchanfragen bringen, wenn man, neben der Integration eines Thesaurus, auch
Userbeschlagwortung im Sinne des unter Ziffer 2.7.1 beschriebenen Taggingkonzepts ermöglicht. Die
zusätzliche Präsentation von Schlagwörtern als Tagcloud ist auch bedenkenswert. Von einigen
Parlamentariern wurde eine Suche nach Parlamentsgeschäften ausserhalb des eigenen
109
parlamentarischen Geltungsbereichs gefordert.

4.7.1.2 Geschützter Bereich der Website

Der geschützte Teil ist mindestens dreigeteilt. In einem geschützten Bereich für alle Grossräte sind
relevante Internas für alle abgelegt, wie z.B. Informationen über gemeinsame Unternehmungen,
interne Schulungen und das eigene Kursprogramm. Ein zweiter geschützter Bereich ist für die
ständigen Kommissionen eingerichtet. Sie verfügen über einen jeweils nur für die eigenen Mitglieder
zugänglichen geschützten Raum. In diesem geschützen Räumen ist das asynchrone Kommunizieren
und die gemeinsame Arbeit an Dokumenten auch in der sessionsfreien Zeit möglich. Für die ge-
meinsame Arbeit an den Dokumenten werden ungefähr folgende Funktionalitäten bereitgestellt:

• Es braucht Checkout/Checkin-Mechanismen, um sicher zu gehen, dass nicht verschiedene


Personen gleichzeitig an einem Dokument arbeiten und so bereits getätigte Änderungen nicht
109
Es gibt einen Webdienst, der solches anbietet, www.lexfind.ch vom Institut für Föderalismus der Uni Freiburg. Es wäre
abzuklären, ob und wie diese Datenbasis in ein RIS integrierbar wäre.

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überschrieben werden.

• Die Parlamentarier müssen auf einfache Weise Dokumente zur Dokumentenbasis der
jeweiligen Kommission laden können.

• Indem man das Dokument mit automatischen Versionsnummern versieht, ist jederzeit transpa-
rent, wer die Änderungen im Dokument vorgenommen hat.

• Eine nachträgliche Metadatenverwaltung der Dokumente ist möglich.

• Das Dokument ist in der Regel Teil einer Akte oder eines Dossiers. Deshalb ist die Verbindung
zu den anderen zum Dossier oder der Akte gehörenden Dokumente jederzeit ersichtlich.

• Die Suche ist möglich, indem man durch die Dossiers „blättert“ und indem man komplexe
Suchanfragen mittels Formular durch alle relevanten Metainformation durchführt.

• Der Überblick über die Dokumente kann am besten gewährleistet werden, wenn die
Ordnerstrukturen visualisiert dargestellt werden.

• Zusätzlich zu den klassischen Funktionalitäten eines DMS stehen Groupware-Funktionalitäten


zur Verfügung, ebenso wie Funktionalitäten für die Kommunikation der Grossräte
untereinander, vom einfachen eMail, das aus dem geschützten Raum heraus generiert wird,
über Chats und Skype.

• Für die Koordination der gemeinsamen Arbeiten stehen Planungsinstrumente wie Kalender,
Tasklists und ein Umfragetool zur Verfügung.

Der dritte geschützte Bereich ist personalisiert und vom einzelnen Grossrat für sein PIM nutzbar. Von
hier greift der Grossrat auf die Dossiers zu. Er kann eigene Dokumente verfassen oder hochladen.
Zusätzlich kann er automatisiert und manuell Fremdquellen, wie z.B. personalisierte Medienspiegel
oder andere Newsletters und Berichte beziehen und mit den Dossiers verknüpfen und eigene
Anmerkungen über Notizzettel anfügen. Der Parlamentarier benötigt für seinen PIM-Bereich eigene
Strukturierungswerkzeuge, damit er den Content verwalten kann, wie Beschlagwortung mittels Tags
und Anpassungsmöglichkeiten für die Navigation des Bereichs. Für allen Content gibt es eine
Archivfunktion. Alle eigenverfassten Dokumente, Navigationselemente und Notizzettel können auch
mit anderen Grossräten PIM-übergreifend genutzt werden und für die Suche im PIM-Bereich werden
dieselben Suchwerkzeuge wie in den anderen Bereichen verwendet.

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Neue Web-Technologien und das ECM-Konzept für den Parlamentsbetrieb

Zusätzlich besteht die Möglichkeit, weitere geschützte Gruppenbereiche für Fraktionen, Parteien oder
für Adhoc-Groups einzurichten. Für eine solche komplexe Rechteverwaltung benötigt es eine Software
mit einem feingranularen Rechtekonzept. Die Rechte können auf Dokumente, auf Personen und auf
Gruppen bezogen sein. Es braucht einen Administrator, der die Rechteverwaltung durch vordefinierte
Rechteprofile realisiert. Ausserdem muss es für den Verfasser oder Besitzer von Information möglich
sein, Lese- und Bearbeitungsrechte selbständig vergeben zu können. Bei all dem muss die
Datenkonsistenz sichergestellt sein.

4.7.2 Die Wissensdatenbank

Der Content wird über die Website zugänglich gemacht und in einer „Wissensdatenbank“ in
chronologischer und thematischer Ordnung und in seiner Dossierstruktur bereitgestellt. Der
Lebenszyklus eines Dokuments kann eingesehen werden, ebenso das einzelne Geschäft. In der
„Wissensdatenbank“ sind auch alle Strukturierungshilfen für die Aufbereitung des Contents abgelegt,
seien das die Suchmaschine mit ihren Konfigurationsmöglichkeiten, die Strukturierungsmöglichkeiten,
Thesauri, Tags, Indices sowie der Volltext. Die „Wissensdatenbank“ speist den Content in das
Webangebot des Parlaments ein. Es gibt aber auch einzelne, genau definierte Möglichkeiten aus dem
geschützten Bereich, z.B. der Kommissionen, Content in die „Wissensdatenbank“ zu überführen.

4.7.3 Zentrales Content Repository

Das Content Repository gehört eigentlich nicht mehr zum Informationssystem. Es ist Teil des
einheitlichen, applikationsübergreifenden Datenspeichers. Als bedeutende Applikation speichert die
Geschäftsverwaltung ihren Content im Content Repository. Die Verwaltung der Mitglieder des
Parlaments und seiner Organe erfolgt über eine Applikation, und der Output wird im Content
Repository ablegen. Dokumente zu den Beschlüssen, zu den Abstimmungen und den Ratsprotokollen
werden ebenfalls im Content Repositoy gespeichert.

4.7.4 ECM-Komponenten

Der Betrieb von vielen unabhängigen IKT-Systemen in einer Unternehmung sind in Zeiten, in denen
man Geschäftsabläufe optimiert und nach Effizenzsteigerung sucht, nicht mehr zielführend, weil die
Pflege dieser Systeme zu personalaufwendig, zu zeitaufwendig, zu umständlich und einfach zu teuer
ist. Gefragt sind Systeme, die möglichst viele Anwendungen und Funktionalitäten integrieren,
normierten Abläufen folgen, sich am technologischen Standard ausrichten und den Content einer
Unternehmung oder eben eines Kantonsparlaments medienbruchfrei verwalten können.

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Enterprise Content Management (ECM) ist ein Sammelbegriff für diese Konvergenz der
Ziele bei gleichzeitiger Heterogentiät der Ausgangsbedingungen. ECM ist dabei nicht nur
als technisches, sondern in hohem Masse auch als konzeptionelles Phänomen der
Inhalts- und Wissensarbeit zu verstehen.110

Setzt man die Bausteine einer modernen Parlamentsarbeit in Bezug zu den Komponenten des ECMs
so wird deutlich, dass sie sich auch als Funktionalitäten einer ECM-Komponente indentifizieren
lassen.

Abbildung 7: Manage-Komponente des ECM-Konzepts111

Die Komponente Manage des ECM-Kreislaufs umfasst alle notwendigen Funktionalitäten und
Bausteine für einen modernen Parlamentsbetrieb. Um Transparenz und Nachvollziehbarkeit der
Parlamentsarbeit gegenüber der interessierten Öffentlichkeit zu realisieren, werden die Produkte der
Arbeit möglichst benutzerfreundlich über ein WCMS im Internet publiziert. Um auch den
Parlamentariern in einem geschützten Bereich optimale Arbeitsmöglichkeiten zur Verfügung zu
stellen, gibt es Funktionalitäten eines DMS und Funktionalitäten, die die elektronische
Zusammenarbeit zwischen den Grossräten ermöglicht. Workflow und BPM gehört zur Manage
Komponente. Beim RIS St. Gallen ist der Workflow und das BPM der Kern des Systems. Im
vorliegenden Modell ist die Geschäftsverwaltung, der Workflow und das BPM eine Applikation, die
ihren Output ins zentrale Content Repository ablegt. Das Beispiel RIS St. Gallen zeigt, dass eine
möglichst generische Geschäftsverwaltung und gleichzeitig möglichst genaue Prozessabläufe
abzubilden ein unmögliches Unterfangen ist.

Das Content Repository hat im vorliegenden Modell einen wichtigen Platz als applikations-
übergreifender Datenspeicher. Das Content Repository innerhalb des ECM-Kontextes sorgt dafür, dass

110
Fröschle, Hans-Peter; Reich, Siegfried: Enterprise Content Management. S. 6.
111
Siehe Ziffer 3.4.2

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Contentinseln verschwinden und Fremdsysteme mit ihrem Content optimal in die IKT-Landschaft des
Parlaments einfügt.

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5 Zusammenfassung und Handlungsempfehlungen

In der vorliegenden Arbeit wurden im Umfeld von eGovernment die beiden Begriffe ECM und RIS
näher erklärt und in Verbindung mit dem technologischen Stand bei der Entwicklung von Infor-
mationssystemen betrachtet. Da beide Begriffe hauptsächlich in einem betriebswirtschaftlichen
Umfeld von Unternehmensentwicklung und -organisation dargestellt werden, schien es notwendig, die
Frage der Technologie nicht auszublenden.

Deshalb wurden auf Veränderungen im Rahmen von Web 2.0 näher eingegangen. Diese Entwicklun-
gen werden zwar oft als Luxus und Spielereien abgetan, bergen aber gewaltige Möglichkeiten, um
Arbeitsabläufe zu optimieren. Seien die neuen Funktionalitäten durch Web-Technologien wie RIA,
Ajax, Mashups und RSS realisiert, oder seien es sind neue Anwendungen der Social Software mit
ihren Funktionalitäten. Viele der erwähnten Funktionalitäten und Anwendungen haben sich wegen
ihrer starken Verbreitung schon zu Quasistandards entwickelt.

Im nächsten Schritt wurde das RIS mit den gängigen eGovernment-Modellen abgeglichen und in den
Kontext eines Katalogs mit 39 priorisierten Vorhaben gestellt, die der Steuerungsausschuss E-
Government Schweiz Anfang 2008 bekannt gegeben hat.112

Einige kantonale Verwaltungen publizieren ihre Parlamentsgeschäfte bereits in einem RIS.


Ausgewählte Lösungen wurden systematisiert und näher betrachtet.

Für das Praxisbeispiel wurde der Kanton Bern gewählt. Um die Bedürfnisse und Anforderungen an ein
modernes Informationssystem zu ermitteln, wurden mit fünf Berner Grossräten Gespräche geführt.
Anhand der Gesprächsergebnisse wurden Bausteine eines modernen Parlamentsbetriebs ausgearbeit
und in einem Modell dargestellt.

Wenn ein Kanton sich dafür entscheidet, seine Informationsangebote im Ratsbetrieb auszubauen, sind
folgende Vorüberlegungen und Vorarbeiten zu empfehlen:
1. Erarbeiten eines umfassenden Informationskonzepts innerhalb der kantonalen Verwaltung
oder mindestens innerhalb der Staatskanzlei.
2. Um das neue Informationssystem in den Kontext eines umfassenden Informationskonzepts zu
stellen, sollte das ECM-Konzept herangezogen werden.
3. Der Workflow und die BPM-Komponente sind das Herz eines ECM-Konzepts. Es wird
empfohlen, den Ist-Zustand des Workflow-Konzepts zu erarbeiten und daraus einen Soll-

112
Steuerungsausschuss E-Gov Schweiz: E-Government-Strategie Schweiz: Katalog priorisierter Vorhaben.

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Zustand zu ermitteln. Musterprozesse im Information Life Cycle werden daraus abgeleitet.


4. Bei der Wahl der einzelnen Applikation ist zu beachten, dass die Information nicht
applikationsspezifisch, sondern applikationsübergreifend in einem Content Repository
abgelegt wird.
5. Bei der Wahl der Grundsysteme ist zu beachten, dass sie über eine zukunftsgerichtete, offene
Architektur und über Kompatibilität gegenüber Fremdsystemen verfügen. Ausserdem sollte
die Lösung modular aufgebaut und sehr stark individualisierbar sein. „Offene Architektur“
und „Kompatibilität“ werden dabei oft als Marketing-Schlagworte behandelt. Deshalb ist sehr
genau zu analysieren, was genau damit gemeint ist. Offenheit und Kompatibilität lassen sich
ermitteln, indem überprüft wird, welche Standards unterstützt werden und ob die eigenen APIs
offengelegt sind.
6. Bei Software-Produkten im ECM-Kontext handelt es sich meistens um sehr hochpreisige
Lösungen. So dürfen neben den Erstimplementierungs- und Anpassungskosten nicht die
Lizenzkosten sowie längerfristige Anpassungskosten aus den Augen verloren werden.
7. Ausgehend von allen diesen Überlegungen wird im Anhang I eine konkrete ECM-Suite
vorgestellt. Das OSS ECM Alfresco überzeugt durch einen modularen und einfachen Aufbau,
verwendet zur Entwicklung neueste Technologie und Frameworks und setzt auf eine Reihe
innovativer Standards.

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Masterarbeit an der HTW Chur Seite 65 von 83


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7 Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Das Fünf-Komponenten-Modell zum Beschreiben des ECM-Kreislaufes. 113


Abbildung 2: Das Enterprise Content Management Haus nach AIIM 2005114
Abbildung 3: „Magic Quadrant for Enterprise Content Management, 2007“ von Gartner115
Abbildung 4: Modell für ein umfassendes eGovernment116
Abbildung 5: ECM-Plattform des Kantons St. Gallen117
Abbildung 6: Bausteine eines modernen Parlamentsbetriebs118
Abbildung 7: Manage-Komponente des ECM-Konzepts119

113
Kampffmeyer, Ulrich (2007): ECM Enterprise Content Management. S. 19.
114
Kampffmeyer, Ulrich (2007): ECM Enterprise Content Management. S. 29.
115
Shegda, Karen M.; Gilbert, Mark R.; Chin, Kenneth; Bell, Toby: Magic Quadrant for Enterprise Content Management,
2007.
116
Schedler, Kuno; Summermatter, Lukas; Schmidt, Bernhard: Electronic Government einführen und entwickeln. Von der
Idee zur Praxis. Bern: Verlag Paul Haupt (Arbeitspapiere zum Public Management) 2003. S. 106.
117
Collm, Alexandra; Schedler, Kuno (Dezember 2007): IT-Strategien: Entstehungsimpulse und Veränderungsprozesse. St.
Gallen. (IDT-Working Paper). Online verfügbar unter
http://www.alexandria.unisg.ch/Publikationen/Kuno_Schedler/41931, zuletzt geprüft am 17.02.2008.
118
Braun, Tilman; Nagel, Markus: Bausteine eines modernen Parlamentsbetriebs. 2008.
119
Siehe Abbildung 1.

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Anhang I: Alfresco Open Source ECM

Wie bereits beschrieben, sehen die grossen Marktforschungunternehmen, wie z.B. Gartner und und
Forrester ein sehr grosses Zukunfts-Potential für Open Source Software.120 In vielen Bereichen sind
bereits bekannte OSS-Lösungen im Einsatz, so z.B. der Firefox-Browser, LAMP, eine grundlegende
Internet-Infrastruktur und das erwähnte WCMS TYPO3. Es gibt seit einiger Zeit auch
ernstzunehmende Open Source ECM-Lösungen. Die wichtigste wird in der Folge vorgestellt, denn sie
weicht in grundlegenden Fragen von den herkömmlichen ECMs ab. Damit empfiehlt sich die Software
gerade für die Verwendung im Verwaltungsumfeld.

Alfresco kann mit Fug und Recht als das bedeutendste Open Source-ECM bezeichnet werden.
Immerhin wird es in der neuen Studie von „The Forrester Wave“ unter den elf besten ECM-Suiten
aufgeführt.121 Ausserdem wird in verschiedenen Veröffentlichungen das grosse Potential der Alfresco-
Lösung bestätigt, welches sich anschickt, durch eine offene Architektur und leistungsfähige
Schnittstellen mit den grossen kommerziellen Systemen gleichzuziehen.122 Die Entwickler von
Alfresco, welche viele Jahre Erfahrungen bei kommerziellen DMS mitbringen123, setzen auf die
Anwendung von aspektorientierter Programmierung. Das heisst, es lassen sich neue Funktionalitäten
hinzufügen oder Funktionalitäten ändern, ohne den eigentlichen Code der Anwendung zu ändern. Das
sichert eine hohe Modularität auch komplexer Systeme, wie ein ECM eines ist. Die Macher von
Alfresco verwenden dazu die besten Open Source-Frameworks Spring, Hibernate ACEGI und die
besten und innovativsten Ansätze, die Java zu bieten hat, wie z.B. JavaServer Faces mit MyFace für
die Oberflächen und Lucene als Suchmaschine. Sie setzen ganz auf offene Standards bei den
Schnittstellen, wie z.B. das Content Repository, das auf JSR170 beruht. Die verteilte Architektur hat
einen serviceorientierten Ansatz und zeichnet sich durch sehr hohe Skalierbarkeit aus. Alfresco
benötigt eine einfache Serverinstallation, keine Client-Installation ist nötig, was bei der Systempflege
enorm Kosten spart.

1. Quellenlage zu Alfresco

Nachrichten zu Alfresco ECM oder DMS sind seit Mitte 2007 häufig in der einschlägigen Presse für
120
Grenzebach, Elisabeth (2007): Klasse statt Masse - ECM - Knowledge Center - CIO - CIO.de. IDG BUSINESS
VERLAG GMBH. Online verfügbar unter http://www.cio.de/knowledgecenter/ecm/837364/index1.html, zuletzt
aktualisiert am 24.8.2007, zuletzt geprüft am 27.02.2008. Und Krüger, Jörg Denis: 2007: Der Markt für Enterprise-
Content-Management - Vom Hype zur Lebensader.
121
McNabb, Kyle: The Forrester Wave: Enterprise Content Management Suites, Q4 2007. S. 13.
122
Krüger, Jörg Denis: 2007: Der Markt für Enterprise-Content-Management - Vom Hype zur Lebensader. Und Robert,
Heiko: Enterprise Content Management mit Open Source. S. 86.
123
Firmenmitgründer John Newton kennt das EMC Flaggschiff Documentum als Mitbegründer sehr gut. Kevin Cochrane,
Leiter der WCM-Sparte bei Alfresco, war über viele Jahre Vizepräsident bei Interwoven. Beide konnten Mitarbeiter von
ihren ehemaligen Firmen zu Alfresco abwerben.

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IKT zu finden. Dort werden auch alle Neuerungen besprochen. Vielfach sind die Nachrichten aber
durchzogen von Marketingaussagen aus dem Hause Alfresco und eignen sich nicht unbedingt als
Quellenangaben in einer wissenschaftlichen Abhandlung.124

2. Entwicklungsgeschichte von Alfresco

Die ersten Releases von Alfresco als DMS wurden im Juni 2005 veröffentlicht. Zuerst handelte es sich
um ein Dokumentenablagesystem. Bereits mit Release 1.0 konnte sich Alfresco als DMS bezeichnen
und hatte als wichtigste Komponente den CIFS Server JLAN, ein „eingebettetes virtuelles
Dateisystem“. Alle Inhalte können auch über gemeinsam nutzbares Laufwerk verwaltet werden. Mit
einem solchen virtuellen Laufwerk ist der Umstieg von herkömmlichen Fileserver zum webbasierten
DMS in kleinen Schritten realisierbar, was die Nutzerakzeptanz erheblich verbessert.

Den nächsten grossen Schritt machte Alfresco im Februar 2006 mit dem Release 1.2. Ab dieser
Version wurde das System mit einem übergreifenden Speicherort, dem standardisierten Content
Repository JSR 170, ausgerüstet. Auf das Content Repository als innovativen neuen Standard wird
weiter unten ausführlicher eingegangen.

Mit dem Release von Version 1.4 wurden zwei wichtige Komponenten eingeführt. Im Inputbereich der
ECMs wurde die Integration von Kofax realisiert, dem weltweit führenden Anbieter von Information
Capture-Lösungen. Mit einer solchen Lösung werden Papierunterlagen, Formulare und elektronischen
Dokumente aus allen Unternehmensbereichen erfasst und in abrufbare Informationen umgewandelt.
Diese werden dann dem Workflow übergeben. Hierfür wurde die Open Source Workflow-Engine
jBPM implementiert, welche mit dem Business Process Execution Language, kurz BPEL, als stan-
dardisierte Webserviceschnittstelle arbeitet.

Den Wechsel vom DMS zur ECM-Lösung vollzog Alfresco mit dem Release 2.0 Anfang 2007. Es
führte die lange erwartete WCM-Komponente ein. Nachdem bereits mit der Version 1.4 das Records
Management eingeführt wurde, verfügte Alfresco nun über die komplette Bandbreite der ECM-
Funktionalitäten. Zusätzlich wurde das Lizenzmodell von der MPL auf die GPL gewechselt. Mit der
Version 2.0 implementierte man ausserdem die Suchmaschine Lucene.

Die aktuelle Version 2.1 ist seit Mai 2007 verfügbar. Neu ist der einfache Zugriff auf
Unternehmensinformationen, Metadaten und Komponenten der Benutzeroberfläche, um diese neu zu
kombinieren. Die Entwickler setzen damit auf die im Web 2.0-Umfeld beliebten Mashups. So kann
124
Der Autor hat aber nicht nur diese Art von Quellen zur Verfügung. Er besitzt selbst den Zugang zu einem ECM-
Demosystem von Alfresco, das er von der Firma Westernacher, ECM-Dienstleister, freundlich zur Verfügung gestellt
bekam. Die Verantwortlichen von Westernacher stellten sich am 19.10.2007 zusätzlich den Fragen zum ECM Alfresco.

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man neu komplett aus der Office-Umgebung heraus mit dem Dokumenten Management arbeiten. Web
2.0-Konzepte und -Komponenten lassen sich von Alfresco nutzen, wie z.B. die Darstellung von Unter-
nehmensinformationen innerhalb des personalisierten iGoogle, Facebook und innerhalb der
Blogprogramme WordPress und TypePad, sowie umgekehrt das Präsentieren von externen In-
formationen innerhalb der Alfresco Umgebung. Die Weboberfläche kann vollständig personalisiert
und mittels Dashlets sehr individuell angepasst werden. Die Entwickler von Alfresco setzen ganz auf
den Ansatz einer weborientierten Architektur mit URL-Zugriff, im Gegensatz zum vielgepriesenen
Zugriff via SOA mit Mashups, Integration und Kombination von Inhalten verschiedener Herkunft und
realisieren das über einfache Schnittstellen, wie z.B. den Java Standard für Webportlets JSR 168 und
mit wenig komplexen Scripts. In diese Richtung gehen die Kooperationen, die Alfresco in der zweiten
Hälfte 2007 eingegangen ist, wie z.B. mit Google, Facebook JBoss und Quark.125

3. Vorteile Open Source Software kontra proprietäre Software

Bei ECM-Softwarelösungen handelt es sich um Businesslösungen. Die Zuverlässigkeit von Softwa-


reprodukten und deren Herstellern wird daher als besonders wichtig erachtet. Es stellt sich die Frage,
ob OSS den Herausforderungen gewachsen ist. Zum Thema Open Source wurde schon vieles
veröffentlicht, besonders die seit 2004 erscheinenden Open Source Jahrbücher sind zur vertieften
Beschäftigung bestens geeignet.126

• Die Kosten werden meist als erster Grund erwähnt, der für die Wahl einer OSS Lösung
spricht. Das Produkt ist aber nicht gratis, denn es werden Arbeitskosten erhoben für die Ent-
wicklung einer Software oder für individuelle Anpassungen und für den Support. Bei Open
Source-Produkten fallen keine Lizenzkosten an, ein nicht zu vernachlässigender Kostenpunkt.
• Offene Standards werden von offizieller Seite in der Schweiz beim Thema eGovernment und
eHealth gefordert.127 Open Source hält sich in der Regel an global, definierte Standards. Auf
ein paar der wichtigsten offenen Standards wird weiter unten noch etwas näher eingegangen.
Mit offenen Standards ist die Integration in andere Anwendungen möglich.
• Dank dem Recht zur Modifikation, Verbreitung und Vervielfältigung kann man die Software
nach den eigenen Wünschen weiterentwickeln. Es besteht eine sehr hohe Investitionssicherheit

125
Henning, Detlev (2007): Alfresco mit Weltpremiere: Web 2.0-Funktionen im Enterprise Content Management.
documanager.de. Online verfügbar unter http://www.documanager.de/magazin/news_h25796.html, zuletzt geprüft am
22.02.2008.
126
Lutterbeck, Bernd: Open Source Jahrbuch 2007. Zwischen freier Software und Gesellschaftsmodell. 1. Aufl. Berlin:
Lehmanns Media 2007. Ausserdem hat der Autor der vorliegenden Arbeit selbst sehr tiefgehende Erfahrungen mit OSS.
Er hat mehrere Jahre mit dem beliebten und erfolgreichen WCMS TYPO3 gearbeitet, das selbst ein Open Source-Produkt
ist.
127
Siehe Strategie eHealth vom Juni 2007und eGov Strategie vom Januar 2007.

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und Entwicklungsflexibilität.
• Die Herstellerunabhängigkeit ist ein weiterer wichtiger Vorteil von OSS. Es besteht keine
Abhängigkeit von Lieferanten oder Herstellern. Ausserdem ist der Kunde vollständig
unabhängig von Release-Zyklen und der Preispolitik eines Herstellers.
• Sicherheit ist auch bei OSS ein wichtiges Thema. Dank der Qualitätskontrolle von vielen, die
am Produkt irgendwie beteiligt sind und der Tatsache, dass OSS nicht einem Verkaufszwang
(keine zwingenden Produktzyklen) unterliegt, ist OSS sicher. Gerade im Bereich Business-
Software sind die Firmen, die hinter den Produkten stehen, oft klein und erst seit wenigen
Jahren im Geschäft. Es besteht ein gewisses Risiko, dass ihnen die Mittel ausgehen oder sie
ihre Strategie ändern.

Für OSS existiert inzwischen ein sehr grosser Markt. Im Open Source Katalog 2008, der gemeinsam
von der IKT-Zeitschrift Computerworld und dem Open Source Dienstleister Optaros herausgegeben
wird, wurden rund 300 OSS-Projekte ausgewählt. Sie wurden in die folgende Softwarekategorien auf-
geteilt: Betriebssysteme und -infrastuktur, Applikationsentwicklung und -infrastuktur, Infrastukturlö-
sungen und Geschäftsanwendungen. Man bewertete sie nach der Unternehmenstauglichkeit, den Funk-
tionalität, der Community, der Reife/Maturität, den Trends und der Enterprise Readiness. Bei einer
kurzen Zusammenstellung der Chancen und Risiken freier Business-Software kommt der Autor Bruno
von Rotz, der auch am Open Source Katalog 2008 beteiligt war, zu folgender Schlussfolgerung:

Open Source ist reif. So kann man sagen, dass Open-Source-Geschäftslösungen den
Kinderschuhen entwachsen sind und in vielen Fällen brauchbare Alternativen zu
traditionellen proprietären Angeboten darstellen.128

4. Kommerzielle Open Source-Lösung

Zum Start der Aktivitäten in Europa wurde die Frage nach der Ausrichtung von Alfresco in den ein-
schlägigen Foren sehr engagiert diskutiert.129 Zur herkömmlichen OSS-Lösung war mit dem Produkt
Alfresco ECM der Firma Alfresco Inc. eine weitere kommerzielle OSS-Lösung getreten, wie Sugar-
CRM130, OpenBravo, die ERP-Lösung131 oder Pentaho, die BI-Lösung132. Was ist der Unterschied zwi-
schen den zwei Softwaremodellen? Beide Modelle geben den Quellcode ihrer Software frei und
ermutigen interessierte Softwareentwickler an der Optimierung des Codes mitzuarbeiten. Während bei

128
Rotz von, Bruno (2007): Chancen und Risiken freier Business-Software. InfoWeek.ch. Online verfügbar unter
http://www.infoweek.ch/archive/ar_single.cfm?ar_id=19129&ar_subid=2&sid=0, zuletzt geprüft am 09.01.2008.
129
Siehe: http://www.jdk.de/de/ecmblog/2007/05/16/kommerzielle-open-source-software/
130
http://www.sugarcrm.com/
131
http://www.openbravo.com/
132
http://www.pentaho.com/

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den bekannten OSS wie TYPO3 Einzelpersonen die Ideen hatten und eine Community um sich schar-
ten, gehen die Entwickler von kommerzieller OSS, in der Regel eine Firma, den umgekehrten Weg.
Sie entwickeln ein fertiges closed source (proprietäres) Softwareprodukt, veröffentlichen anschlies-
send den Quellcode der Software und stellen sie unter eine OSS-Lizenz, wie z.B. GPL. Die Communi-
ty spielt bei der kommerziellen OSS nicht eine solch entscheidende Rolle wie z.B. bei TYPO3. Da die
Firmen, die kommerzielle OSS entwickeln, gewinnorientiert arbeiten, sind sie in der Regel dazu über-
gegangen, verschiedene Editionen derselben Software anzubieten. Eine Community-Edition ist frei
verfügbar und unter der GPL-Lizenz freigegeben. Eine Enterprise-Edition ist kostenpflichtig und nur
mit einem Supportvertrag bei zertifizierten Alfrescopartnern, mit der Laufzeit von mindestens einem
Jahr erhältlich.

5. Lizenzmodell für Alfrescoprodukte

Auf Anfang 2007 wechselte Alfresco von der MPL-Lizenz133 zur GPL-Lizenz134. Mit diesem Wechsel
wollte Alfresco zeigen, dass die Zukunft in OSS gesehen wird und sich für eine vollständige
Veröffentlichung des Softwarecodes stark macht. Die MPL-Lizenz erlaubt eine Mischung aus freier
und unfreier Software. Die GPL trennt dabei strikt in OSS und proprietäre Software.

6. ECM-Funktionalitäten

6.1. DMS

Alfresco deckt mit seiner ECM-Software die gängigen Anforderungen an ein ECM ab. Es entstammt
den DMS und ist, was seine Funktionalitäten im Dokumenten Management betrifft, sehr stark. Das
Alfresco DMS realisiert das Erfassen, Benutzen und Suchen von Dokumenten, sowie das gemeinsame
Nutzen der Dokumente auf eine sehr einfache und intuitive Weise. Es setzt auf ein virtuelles
Dateiensystem. Das ersetzt Netzlaufwerke, bietet aber dieselbe Oberfläche. Gerade für den schwie-
rigen Umstiegsprozess vom Filesystem als herkömmlichem Dokumentenspeicher zum webbasierten
DMS kann das System sehr viel Akzeptanz gewinnen, denn der Nutzer kann weiterhin in derselben
Umgebung arbeiten. Mittels emailähnlichen Regeln können Prozesse automatisiert werden. Wählt der
Nutzer dann nach einer Übergangsphase die DMS-Oberfläche, stehen ihm eine Vielzahl an
Funktionalitäten zur Verfügung. Er kann mittels Browsererweiterungen für Firefox und IE 7 sehr
komfortabel google-ähnlich suchen. Für die Zusammenarbeit können gemeinsame Spaces,
Zusammenarbeitsräume, eingerichtet werden. Mittels interner Verlinkung können Dossiers über
verschiedene Spaces gebildet werden. Diese verfügen über die Möglichkeit, Dokumente auszuchecken

133
Mozilla Public License
134
GNU General Public License

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und wieder einzuchecken. Eine Versionskontrolle stellt sicher, dass man über alle Veränderungen des
Contents im Bilde ist. Content mit den verschiedensten Formaten kann eingebunden und durchsucht
werden. Über die standardisierte Schnittstelle JSR 168 können mittels Portlets zusätzliche
Benutzeroberflächen mit externem Content eingebunden werden. Die Metadaten sind extrahierbar, und
die Formate sind umwandelbar. Alle diese Funktionalitäten können über einen frei definierbaren und
konfigurierbaren Workflow automatisiert werden. Mit Integration der Workflowengine jBPM lassen
sich auch komplexere Workflows realisieren.

6.2. Image Management

Das Image Management regelt über die Schnittstelle seines virtuellen Netzlaufwerks, der CIFS-
Schnittstelle, den Input ins ECM. Müssen Bilder und Dokumente in grossem Umfang erfasst werden,
übernimmt es die integrierte Erfassungs-Software Kofax Ascent Capture. Sie realisiert die
automatische Bild-Korrektur und -veredelung und ist zudem spezialisiert auf automatische
Formularerkennung und Dokumententrennung. Für die Umwandlung von Bildmaterial zu Text setzt
Kofax auf OCR- und ICR-Technologie und kann auch mit Strichcodes und ähnlichem mittels OMR
sicher umgehen. Da die meisten handelsüblichen Scanner für den Einsatz mit Kofax zertifiziert sind,
ergeben sich für die Arbeit mit Alfresco auch hier optimale Bedingungen.

6.3. WCMS

Seit Anfang 2007 verfügt Alfresco über eine WCMS-Komponente und rückte damit aus der Sparte
DMS zu einer vollwertigen ECM-Suite auf. Die Web 2.0-Funktionalitäten Portlets, Mashups und
RIAs, mit AJAX realisiert werden in der Presse vielfach thematisiert, da hier eindeutig die Stärke des
WCMS liegt und sich die Innovationsfreude der Entwickler zeigt. Ansonsten stellt das WCMS die
gängigen Funktionalitäten bereit und muss sich neben den grossen WCMS nicht verstecken.

6.4. Records Management

Die Records Management (RM) Komponente wurde konstruiert, um die DOD 5015.2-Anforderungen,
strenge Richtlinien des Verteidigungsministeriums der USA, zu erfüllen. Dank AJAX-Unterstützung
funktioniert auch auf der webbasierten Bearbeitungsoberfläche das Drag-and-Drop. Durch Erweite-
rungen kann der Anwender direkt aus Microsoft Office, Microsoft Exchange und Open Office Desktop
Tools arbeiten. Der CIFS Server als ein in den Standard Windows Explorer eingebundenes, virtuelles
Netzlaufwerk funktioniert auch für das RM. Die Metadaten werden automatisch herausgefiltert und
klassifiziert. Über den Workflow lassen sich viele Aufgaben automatisieren, wie die
Formatkonvertierung zur Langzeitarchivierung. Einige Dienstleister für Alfresco bieten bereits

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Erweiterungen, wie z.B. ArchiveManager, zur sicheren Langzeitarchivierung. Die automatische


Konvertierung von geschützten Office-Formaten in herstellerneutrale Formate wie Open Document
Format (ODF) und Portable Document Format (PDF) lässen sich ebenfalls über den Workflow
steuern.

6.5. Java Content Repository Standard135

Alle Informationen, die sich im ECM befinden, sind im Content Repository abgelegt. In der Regel
nutzen die ECMs Content Repositories. An diesem Punkt wird der Unterschied zwischen Alfresco
ECM und den anderen bekannten ECM-Suites wie Open Text, Sharepoint, Filenet, Stellent
offenkundig. Sie nutzen jeweils sehr verschiedene Content-Infrastrukturen. Mit der Folge, dass die
verschiedenen Systeme nur mit sehr grossem Aufwand verbunden werden können. Alfresco nutzt für
die Contentablage das Java Content Repository Standard JSR 170. Das JSR ist keine Datenbank als
solche, sondern stellt die standardisierte Schnittstelle JSR 170 auf das Content Repository dar.
Während eine Datenbank den Content nur bereitstellt, werden über das JSR die Daten mit Services
versehen. Es sind wenige Services, die für Content-Anwendungen immer wieder gebraucht werden,
z.B. Steuerung von Zugriffsrechten, die Versionierung und die Suche. Die Idee des JSR ist es nun, dass
man die wichtigsten Services von den Anwendungen trennt und über eine standardisierte API zur
Verfügung stellt. Damit spart man sehr viel Entwicklungszeit, denn die Services müssen nicht mit
jeder Anwendung entwickelt werden. Sie müssen nur über die JSR API abgerufen werden. Damit fällt
der Umstieg auf andere Systeme leichter, sowohl zu neuen Content Repositories mit Standard API als
auch zu neuen Anwendungen. Für die Ausarbeitung der API gab es grundlegende Ziele: Sie musste
unabhängig von den zugrundeliegenden Architekturen, Datenquellen und Protokollen sein und
hierarchische, pfadbasierte und ID-basierte Zugriffmöglichkeiten sicherstellen. Ihr sollte ein möglichst
einfaches Objektmodell zugrundeliegen, und sie sollte nur mit wenigen Kernfunktionalitäten realisiert
werden. Ausserdem sollte man darauf achten, dass die API für viele Content Repositories möglichst
einfach zu implementieren ist.

Die Arbeit an diesem Standard wird inzwischen durch das Open Source-Projekt Apache Jackrabbit
weitergeführt. Man arbeitet an der zweiten Version des Standards als JSR 283. Wichtigste
Funktionalitäten sind Administration und Management des Repositories.

135
Dem Abschnitt über JSR liegen zwei Artikel zugrunde: Fielding, Roy T. (2007): JSR 170: Standardisierung der Content-
Repository-Schnittstelle. Das Content Repository API für Java Technologie. contentmanager.de. Online verfügbar unter
http://www.contentmanager.de/magazin/artikel_1507-611_jsr_170.html, zuletzt geprüft am 1.10.2007. und Nüscheler,
David; Handke, Gerd (2007): Content für alle. Der Java Content Repository Standard im Portrait. In: T3N Magazin für
Open Source und TYPO3, H. 8, S. 48–49.

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7. Innovative Funktionalitäten

7.1 Freier CIFS-Server

Wichtiger Bestandteil des ECMs ist das Alfresco Intelligent File System (AIFS), ein eingebundenes
virtuelles Filesystem, welches visuell im Netzlaufwerk als eigenes Verzeichnis erscheint. Es ist die
erste Java-Implementierung des Window CIFS (Common Internet File System). Alfresco hat im
Oktober 2007 diesen als CIFS-Server JLAN (eigenständige OSS-Lösung) veröffentlicht und unter die
GPL gestellt. Die Performance gilt als sehr hoch und ist der eines lokalen Dateisystems vergleichbar.
Es werden Datenzugriffe über FTP und NFS ermöglicht, die auch entsprechend authentifiziert werden
können. Trotz des vermeintlichen eigenen virtuellen Laufwerks erfolgt ein Direktzugriff auf die Daten.
Sie werden nicht auf lokale Verzeichnisse kopiert, und es gibt auch keine Zugriffskonflikte. Der
Offlinezugriff auf die Daten wird mit der Briefcase-Funktion von Microsoft sichergestellt.

Mit einem gemeinsamen Laufwerk nutzt Alfresco den wichtigsten Quasistandard für das Do-
kumentenmanagement und kann mit einer grossen Akzeptanz bei zukünftigen Nutzern rechnen, da sie
ihre Handhabung von Content nicht wirklich ändern müssen und trotzdem in den Genuss der DMS-
Funktionalitäten von Alfresco ECM kommen.

7.2 Lucene

Hinter der Suchmaschine Open Search, die Alfresco verwendet, steht das OSS Suchmaschinen-
Framework Lucene. Lucene ist keine fertige Suchmaschine, sondern stellt nur das Grobgerüst der
Architektur. Die Feinfunktionalitäten müssen je nach Anwendungsgebiet von den Entwicklern
implementiert werden. Inzwischen gibt es eine Vielzahl von Tools, die starke Zusatzfunktionalitäten
anbieten. Sie werden einfach ins Framework eingebunden und machen aus Lucene mit minimalem
Aufwand eine sehr starke Suchmaschine. Ausserem zeichnet sich Lucene durch seine hohe
Performance und Skalierbarkeit aus. Lucene wurde bis 2001 als Kleinprojekt von einer einzelnen
Person entwickelt. Seit 2005 ist Lucene ein Top-Level-Apache-Projekt und wird vielfach als
Suchmaschine eingesetzt, unter anderem von Wikipedia, dem Enwicklungswerkzeug Eclipse und den
ECMs Alfresco und Nuxeo, sowie dem Apache Jackrabbit als Referenzimplementierung des Java
Content Repository JSR 170.

7.3 Portleteinbindungen JSR 168

Portlets sind beliebig kombinierbare Elemente einer Benutzeroberfläche auf dem Web. Diese
Webapplikationen werden von einem Portalserver angezeigt und verwaltet. Portlets sind nur Teile

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einer sichtbaren Website, und als solche beliebte Elemente von Mashup und zeigen häufig eMails,
Wetterberichte und Nachrichten an. Da die verschiedenen Portale verschiedene proprietäre
Schnittstellen für ihre Portlets entwickelten, führte das zu mangelder Interoperabilität zwischen Portal
und Portlets. Entwickler von Java und Sun entwickelten zusammen einen Standard für Portale auf der
Grundlage von Java Technologie und veröffentlichten 2003 den Standard als Java Portlet Specification
(JSR 168). Alfresco nutzt diesen Standard, um all seinen Content auch als Portlets an andere
Portalserver auszuliefern. Die Kooperation mit dem Liferay Enterprise Portal, dem meistverwendeten
OSS-Portalserver ist für Alfresco selbstverständlich. Ausserdem realiseren die Entwickler mit dem
iGoggle-Gagets und der Integration von Content aus Facbook und anderen Social Computing
Plattformen in das Alfresco ECM, ein Mashup von Kanälen und Inhalten, vom ECM zu anderen
Portalen und umgekehrt.

8. Verbreitung in Europa

Seit Mitte des Jahres 2007 hat Alfresco begonnen, seine Dienstleistungen auch in Europa auszubauen.
Im Mittelpunkt der Expansion steht bisher das deutschsprachige Europa. Dafür baut Alfresco seine
Partnerschaften kontinuierlich aus. Das Partnerschaftsmodell sieht drei Stufen vor: Bronze, Gold und
Platin. Die beiden einzigen Partner der Stufe Platin haben Niederlassungen in der Schweiz. Es sind die
Dienstleister Optaros136 und Unisys137. Dazu kommen die Dienstleister der Partnerschaft der Stufe
Gold: Bedag138, Cambridge Technology Partners139 und ELCA140 haben Niederlassungen in der
Schweiz. Daneben seien noch die Gold-Dienstleister die in Deutschland situiert sind, erwähnt: fme
AG141, Westernacher142 und dmc143.

136
www.optaros.com.
137
www.unisys.com.
138
www.bedag.ch.
139
www.cpt.com.
140
www.elca.ch.
141
www.fme.de.
142
www.westernacher.com.
143
www.dmc.de.

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Neue Web-Technologien und das ECM-Konzept für den Parlamentsbetrieb

Anhang II: Fragebogen für die Gespräche mit kantonalen Parlamentariern

Abschlussarbeit für den Master of Information Science an der HTW Chur 2006 - 2008

Studienleiter: Prof. Dr. Urs Naegeli


Referenten: Dr. Roger Peter und Stefan Gemperli
Autor: Markus Nagel

Arbeitstitel: Informationssysteme im Bereich Parlamentsbetrieb

Projektbeschrieb:
Die Informationsmöglichkeiten sowie die Informationsansprüche seitens der Bevölkerung haben sich
mit der rasanten Entwicklung der Kommunikationstechnologien stark verändert. Zum einen werden an
die Legislative die höchsten Ansprüche bezüglich Transparenz und Nachvollziehbarkeit der
Entscheidungsfindung gestellt, und zum anderen sind heutzutage IKT-Lösungen und IKT-Infra-
strukturen im Privaten und im Bussinessumfeld gang und gäbe. Man hat hier die Chance und den
Nutzen der IKT erkannt, und die Werkzeuge der IKT werden als Arbeitsinstrumente eingesetzt.

Es fragt sich, wie mit Informations- und Kommunikationstechnologien der regelmässige Ratsbetrieb
optimal unterstützt werden kann. Ein Ratsinformationssystem (RIS) ist ein auf die Abbildung
demokratischer Strukturen spezialisiertes EDV-gestütztes Informations- und Doku-
mentenmanagementsystem und kann die Anforderungen optimal abdecken (vgl. RIS St. Gallen144).
Ausgehend von der Motion M 239/2004 des Grossen Rates des Kantons Bern möchte ich in meiner
Masterarbeit die nötigen Anforderungen und gewünschten Funktionalitäten von Seiten der
Abgeordneten des Grossen Rates im Kanton Bern an ein solches RIS ausarbeiten. Als Basis dafür die-
nen mir Gespräche mit interessierten Parlamentarierinnen und Parlamentariern. Unten finden Sie die
Fragen, auf die ich mich im Gespräch gerne stützen würde:

Gesprächsdauer ca.: 1h
Gesprächszeitraum: Mitte bis Ende Januar 08

Anforderungen und Funktionalitäten eines RIS für den Grossen Rat des Kantons Bern

1. Für viele Tätigkeiten, beruflich und privat, bieten sich IKT-Werkzeuge zur Unterstützung an.
144
https://www.ratsinfo.sg.ch/

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Wie notwendig ist die IKT-Unterstützung der Parlamentsarbeit?

2. Wie könnte man mit einem RIS Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Entscheidungsfindung im
Parlament sicherstellen?

3. Welche IKT-Unterstützungsfunktionen kennen Sie aus Ihrem beruflichen und privaten Umfeld?
Welche Funktionalitäten nutzen Sie und welche bräuchten Sie?

4. Welches sind die konkreten Arbeiten der Parlamentarier im Grossrat? Wie könnte man diese
Arbeiten mit IKT- Werkzeugen unterstützen?

5. Als Werkzeug für die IKT-Unterstützung des Parlamentsbetriebs hat sich das
Ratsinformationssystem (RIS) als Webangebot etabliert.
In welche Bereiche würden Sie ein RIS des Grossrats Bern aufteilen?
Was könnten bereichsspezifische Funktionalitäten sein?
Welche Anforderungen und Wünsche haben Sie an ein neues Webangebot des Grossrats mit seinen
verschiedenen Bereichen?

6. Der Grossrat ist ein Milizparlament.


Welche Funktionalitäten wünschen Sie sich, damit Sie auch in sessionsfreier Zeit optimal arbeiten
können?
Wie sieht der Bedarf nach asynchronem Kommunizieren und Zusammenarbeiten aus?

7. Um sich gute Dossierkenntnis erarbeiten zu können, benötigt die Parlamentarierin und der
Parlamentarier ein gutes persönliches Informationsmanagement.
Wie sieht die optimale IKT-Unterstützung hierfür aus?
Wie sollte ein neues Webangebot Sie bei Ihrem Networking unterstützen?

8. Welche Anforderungen stellen Sie darüberhinaus an ein RIS des Grossen Rates?

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Neue Web-Technologien und das ECM-Konzept für den Parlamentsbetrieb

Anhang III: Glossar

Die Definitionen im Glossar sind Zitate aus der Wikipedia, sofern nichts anderes vermerkt ist.
Stand am 28.2.2008

API Eine Programmierschnittstelle ist eine Schnittstelle, die von einem


Softwaresystem anderen Programmen zur Anbindung an das System zur
Verfügung gestellt wird. Oft wird dafür die Abkürzung API (für engl. application
programming interface, deutsch: „Schnittstelle zur Anwendungsprogrammierung“)
verwendet.
Applikation Anwendungsprogramm (umgangssprachlich), ein Computerprogramm, das eine
für den Anwender nützliche Funktion ausführt.
Aspektorientierte Programmierparadigma, das anstrebt, verschiedene logische Aspekte eines
Programmierung Anwendungsprogramms (kurz Anwendung) getrennt voneinander zu entwerfen,
zu entwickeln und zu testen. Die getrennt entwickelten Aspekte werden dann zur
endgültigen Anwendung zusammengefügt.
Asynchrone Unter asynchroner Kommunikation versteht man in der Informatik und
Kommunikation Netzwerktechnik einen Modus der Kommunikation, bei dem das Senden und
Empfangen von Daten zeitlich versetzt und ohne Blockieren des Prozesses durch
bspw. Warten auf die Antwort des Empfängers (wie bei synchroner
Kommunikation der Fall) stattfindet.
Bookmark Im Internet versteht man unter einem Bookmark einen Link, der von einem
Computerprogramm zwecks schnellerem Zugriff auf gewisse häufig besuchte
Standorte im PC oder im Internet in einer Lesezeichen-Sammlung verwaltet wird.
Meistens sind diese Programme sogenannte Browser. Je nach Programm werden
unterschiedliche Bezeichnungen verwendet, meistens Lesezeichen, im Internet
Explorer jedoch Favoriten. Bei englischsprachigen Programmen findet sich häufig
die englische Entsprechung Bookmark.
COLD Computer Output on LaserDisk (auch Computer Output to LaserDisk, verbreitetes
Akronym COLD) beschreibt ein Verfahren zur Übernahme von
Ausgabedatenströmen wie Druckdaten (engl. Computer Output), die in DV-
Systemen erzeugt werden, in ein Archivsystem.
Compliance Compliance beschreibt in der Unternehmensführung die Zusammenfassung der
gesetzlichen und vertraglichen Regelungen im Bereich der IT-Landschaft. Die IT-
Compliance ist im Zusammenhang mit der IT-Governance zu sehen, die das
Thema um die Bereiche Controlling, Geschäftsprozesse und Management er-
weitert.
Content Content wird verwiesen zu Medieninhalte. Das sind Inhalte, die über Medien
verbreitet werden. Seit etwa Mitte der 1990er Jahre wird im deutschen
Sprachraum auch der Anglizismus Content (eng.: der Gehalt, der Inhalt)
verwendet, insbesondere im Zusammenhang mit Neuen Medien.
Content Life Der Content-Lifecycle bzw. Inhaltslebenszyklus beschreibt die Lebensphasen des
Inhaltes eines Dokumentes. Diese bauen sich wie folgt auf: Inhalte erstellen,
Cycle
Kontrollieren und freigeben, Publizieren und Archivieren.
CRM Customer Relationship Management, (CRM) bezeichnet die Dokumentation und
Verwaltung von Kundenbeziehungen und ist ein wichtiger Baustein für
Beziehungsmarketing. Da Kundenbeziehungen langfristig ausgerichtet sind,

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steigert es den Unternehmenserfolg, alle kundenspezifischen Unterneh-


mensaktivitäten aufzuzeichnen.
Data-Warehouse Ein Data-Warehouse bzw. Datenlager ist eine zentrale Datensammlung (meist eine
Datenbank), deren Inhalt sich aus Daten unterschiedlicher Quellen
zusammensetzt.
Desktop Der Desktop ist in der EDV die Arbeitsfläche einer grafischen Benutzeroberfläche.
Der Desktop bildet die unterste Fensterebene.
Digital-Asset- Digital-Asset-Management ist die Speicherung und Verwaltung von beliebigen
digitalen Inhalten, insbesondere von Mediendateien wie Grafiken, Videos,
Management
Musikdateien und Textbausteinen.
DOMEA Konzept Das DOMEA-Konzept ist ein Konzept für Dokumentenmanagement und
elektronische Archivierung in der öffentlichen Verwaltung in Deutschland.
EDI Electronic Data Interchange (EDI), bezeichnet als Sammelbegriff alle
elektronischen Verfahren zum asynchronen und vollautomatischen Versand von
strukturierten Nachrichten zwischen Anwendungssystemen unterschiedlicher
Institutionen.
ERP Enterprise Resource Planning (ERP, auf Deutsch in etwa „Planung [des
Einsatzes/der Verwendung] der Unternehmensressourcen“) bezeichnet die
unternehmerische Aufgabe, die in einem Unternehmen vorhandenen Ressourcen
(Kapital, Betriebsmittel oder Personal) möglichst effizient für den betrieblichen
Ablauf einzusetzen.
Folksonomie Folksonomie ist eine Form der freien Verschlagwortung, bei der das Volk die
Deskriptoren (Schlagwörter) mit Hilfe verschiedener Arten von Sozialer Software
ohne Regeln zuordnet. Die bei diesem Prozess erstellten laienhaften Sammlungen
von Schlagwörtern werden zu Deutsch Folksonomien genannt.
FTP Das File Transfer Protocol (engl. für „Dateiübertragungsverfahren“, kurz FTP), ist
ein spezifiziertes Netzwerkprotokoll zur Dateiübertragung über TCP/IP-
Netzwerke. FTP ist in der Anwendungsschicht (Schicht 7) des OSI-
Schichtenmodells angesiedelt. Es wird benutzt, um Dateien vom Server zum Cli-
ent (Download), vom Client zum Server (Upload) oder clientgesteuert zwischen
zwei Servern zu übertragen.
GEVER Standard GEVER Standard ist ein Standard für Dokumentenmanagement und elektronische
Archivierung in der öffentlichen Verwaltung der Schweiz.
GPL Die GNU General Public License (GPL) ist eine von der Free Software
Foundation herausgegebene Lizenz mit Copyleft für die Lizenzierung freier
Software, die zurzeit hauptsächlich in ihrer Version 2 und seit dem 29. Juni 2007
auch in ihrer dritten Version Verwendung findet.
Groupware Als Gruppen-Software (auch kollaborative Software) bezeichnet man eine
Software zur Unterstützung der Zusammenarbeit in einer Gruppe über zeitliche
und/oder räumliche Distanz hinweg. Groupware ist die Umsetzung der
theoretischen Grundlagen der computergestützten Gruppenarbeit (Computer
Supported Cooperative Work, Abkürzung CSCW) in eine konkrete Anwendung.
Gelegentlich werden auch Hardware-Komponenten zu einer Groupware hinzu
gezählt.
ICR Intelligent Character Recognition wird im angelsächsischen Sprachraum die
elektronische Texterkennung genannt, wohingegen im deutschsprachigen Umfeld
„OCR“ als Synonym Verwendung findet. Tatsächlich handelt es sich jedoch um
unterschiedliche Teilbereiche der Texterkennung.

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IE 7 IE 7 oder MSIE bezeichnet einen Webbrowser von Microsoft für das


Betriebssystem Microsoft Windows. Seit Windows 95b, SR2 ist der Internet
Explorer fester Bestandteil von Windows-Betriebssystemen. Bei älteren Windows-
Versionen kann er nachinstalliert werden. Für einige Zeit gab es auch Versionen
für Mac OS und Unix-Derivate (wie Solaris und HP-UX). Die derzeit aktuelle
Version ist Windows Internet Explorer 7.
Information- Information-Lifecycle-Management beschreibt eine Speicherstrategie. Ziel dieser
Lifecycle- Strategie ist die Speicherung von Informationen entsprechend ihrem Wert auf dem
Management jeweils günstigsten Speichermedium einschließlich der Regeln und Prozesse, wie
Information auf die geeigneten Speichermedien verschoben wird.
Infomations- Mit Informationsmanagement wird die Schnittmenge aus Führungsaufgaben und
der als Informationsfunktion bezeichneten betrieblichen Funktion bezeichnet. Das
management
Sachziel (Aufgabe) ist die Schaffung einer aufgabenorientierten
Informationsverarbeitung und Kommunikation, sowie die Gewährleistung der
Informations- und Kommunikationsfähigkeit der Unternehmung durch
Entwicklung, Aufrechterhaltung und Betrieb der Informationsinfrastruktur.
Informations- und Unter Informations- und Kommunikationstechnologie (IKT, auch IuK-
Technologie, IuK-Technik oder engl. information and communications technology,
Kommunikations-
Abk. ICT) werden Technologien im Bereich der Information und Kommunikation
technologie zusammengefasst. Ebenfalls geläufig ist der Begriff Infrastruktur zweiter
Ordnung.
Input Die Eingabe (englisch input) eines Computerprogramms ist das, was es zu seiner
Ausführung benötigt. Der Begriff Eingabe bezeichnet dabei sowohl die Daten als
auch den Vorgang, mit dem diese an das Programm übergeben werden. Der
Begriff bezeichnet auch innerhalb eines Programms die Übergabe von Daten an
dessen Teilstrukturen wie Funktionen, Prozeduren oder Operationen über
Parameter, die dann Eingabeparameter genannt werden.
Internetprotocol Das Internet Protocol (IP) ist ein in Computernetzen weit verbreitetes
Netzwerkprotokoll. Es ist die Implementierung der Vermittlungsschicht des
TCP/IP-Modells bzw. der Vermittlungsschicht (Network Layer) des OSI-Modells.
jBPM Bestandteil des Applikationservers JBOSS. Das Produkt kann aber auch
eigenständig betrieben werden.
JSR Ein Java Specification Request (JSR) ist eine Anforderung einer neuen Java-
Spezifikation oder einer wichtigen Änderung einer existierenden Java-
Spezifikation, die im Rahmen des Java Community Process (JCP) an das von Sun
Microsystems betriebene Process Management Office (PMO) gestellt wird. Über
dieses Verfahren werden also neue Java-Standards definiert und auch
Erweiterungen der Programmiersprache Java oder der Java-Laufzeitumgebung
gemeinschaftlich entwickelt.
LAMP LAMP ist ein Akronym für den kombinierten Einsatz von Programmen auf Basis
von Linux, um dynamische Webseiten zur Verfügung zu stellen. Dabei stehen die
einzelnen Buchstaben des Akronyms für die verwendeten Komponenten: Linux,
Apache, MySQL und PHP (auch Perl oder Python). Diese Programmkombination
definiert im Sinne einer Software-Distribution eine Infrastruktur, in deren Rahmen
„dynamische“ Web-Seiten und -Anwendungen entwickelt werden können.
Medienbruch Unter einem Medienbruch versteht man einen Wechsel des informationstragenden
Mediums innerhalb eines Informationsbeschaffungs- oder
-verarbeitungsprozesses. Die Informationen suchende (oder verarbeitende) Person
wird dadurch gezwungen, im Verlauf des Prozesses die Such- bzw.

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Neue Web-Technologien und das ECM-Konzept für den Parlamentsbetrieb

Verarbeitungsstrategie zu wechseln, um dem gerade vorliegenden Medium zu ent-


sprechen. Man geht davon aus, dass durch einen Medienbruch in der
Informationskette der Informationsbeschaffungs- oder -verarbeitungsprozess
erschwert, verlangsamt und unter Umständen auch in seiner Qualität gemindert
wird.
Middleware Middleware (deutsch etwa „Zwischenanwendung“) bezeichnet in der Informatik
anwendungsneutrale Programme, die so zwischen Anwendungen vermitteln, dass
die Komplexität dieser Applikationen und ihrer Infrastruktur verborgen wird. Man
kann Middleware auch als eine Verteilungsplattform, d. h. als ein Protokoll (oder
Protokollbündel) auf einer höheren Schicht als der der gewöhnlichen
Rechnerkommunikation auffassen. Im Gegensatz zu niveautieferen Netz-
werkdiensten, welche die einfache Kommunikation zwischen Rechnern
handhaben, unterstützt Middleware die Kommunikation zwischen Prozessen.
MPL MPL ist eine Open-Source-Lizenz und wurde von der Firma Netscape 1998 für die
Code-Freigabe des damals geplanten Netscape Communicator 5 entwickelt.
Version 1.0 wurde von Mitchell Baker, als sie als Anwalt für Netscape arbeitete,
und Version 1.1 durch die Mozilla Foundation entworfen.
NFS Das Network File System – abgekürzt NFS (auch: Network File Service) – ist ein
von Sun Microsystems entwickeltes Protokoll, das den Zugriff auf Dateien über
ein Netzwerk ermöglicht. Dabei werden die Dateien nicht wie z. B. bei FTP
übertragen, sondern die Benutzer können auf Dateien, die sich auf einem
entfernten Rechner befinden, so zugreifen, als ob sie auf ihrer lokalen Festplatte
abgespeichert wären.
Output Unter Ausgabe (englisch Output) versteht man in der Informatik das, was ein
Programm nach interner Berechnung auf einem Ausgabegerät (beispielsweise
Bildschirm oder Drucker) oder in eine Datei ausgibt. Die Ausgabe ist also das
Gegenteil der Eingabe.
OCR Optische Zeichenerkennung (Abkürzung OCR von englisch Optical Character
Recognition, selten auch: OZE) ist ein Begriff aus dem IT-Bereich und beschreibt
die automatische Texterkennung von einer gedruckten Vorlage.
Personalisierung Personalisierung bezeichnet in der Informationstechnik die Anpassung von
Programmen, Diensten oder Informationen an die persönlichen Vorlieben und
Abneigungen, Bedürfnisse und Fähigkeiten eines Benutzers.
SaaS SaaS ist ein Software-Distributions-Modell, respektive ein Geschäftsmodell mit
der Philosophie, Software als Dienstleistung basierend auf Internettechnologien
bereitzustellen, zu betreuen und zu betreiben.
SOA Serviceorientierte Architektur (SOA), engl. service oriented architecture, auch
dienstorientierte Architektur, ist ein Ansatz der Informationstechnik, Dienste von
Mitarbeitern und Organisationen zu strukturieren und zu nutzen.
Suite Suite ist eine organisierte Sammlung z. B. von Software.
URL Als Uniform Resource Locator (URL, engl. „einheitlicher Quellenanzeiger“)
bezeichnet man eine Unterart von Uniform Resource Identifiern (URIs). URLs
identifizieren eine Ressource über das verwendete Netzwerkprotokoll
(beispielsweise http oder ftp) und den Ort (engl. location) der Ressource in
Computernetzwerken.
Usability Usability bezeichnet die vom Nutzer erlebte Nutzungsqualität bei der Interaktion
mit einem System. Eine besonders einfache, zum Nutzer und seinen Aufgaben
passende Bedienung wird dabei als benutzerfreundlich angesehen.

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Neue Web-Technologien und das ECM-Konzept für den Parlamentsbetrieb

User User ist in der elektronischen Datenverarbeitung gebräuchlich für den Benutzer
eines Computers, also eine reale Person und einen Internetnutzer.
Web 2.0 Web 2.0 beschreibt ohne geschlossene Spezifikation technischer Einzelheiten eine
veränderte Einschätzung und Benutzung des Webs, mit dem Hauptaspekt am
Nutzen orientierten Sichten aller Nutzer: Inhalte werden nicht mehr nur
zentralisiert von großen „Medien“, der „vierten Gewalt“, erstellt und an die
Massen verbreitet, sondern auch von unabhängigen Personen, die sich
untereinander vernetzen, der „fünften Gewalt“. Typische Beispiele hierfür sind
Wikis, Weblogs sowie Bild- und Videoportale (vgl. Flickr, YouTube) und
Tauschbörsen.
Webbrowser Webbrowser oder allgemein auch Browser genannt (engl. für „Durchstöberer“,
„Blätterer“) sind spezielle Computerprogramme zum Betrachten von Webseiten
im World Wide Web. Das Durchstöbern des World Wide Webs respektive das
aufeinanderfolgende Abrufen beliebiger Hyperlinks als Verbindung zwischen
Webseiten mit Hilfe solch eines Programms wird auch als Internetsurfen
bezeichnet. Neben HTML-Seiten können sie verschiedene andere Arten von
Dokumenten anzeigen. Webbrowser stellen die Benutzeroberfläche für
Webanwendungen dar.
XML XML ist eine Auszeichnungssprache zur Darstellung hierarchisch strukturierter
Daten in Form von Textdateien. XML wird u. a. für den Austausch von Daten
zwischen unterschiedlichen IT-Systemen eingesetzt, speziell über das Internet.

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Markus Nagel, 10.3.2008
Neue Web-Technologien und das ECM-Konzept für den Parlamentsbetrieb

Dank

Folgende Personen und Institutionen haben zum Gelingen der vorliegenden Masterarbeit beigetragen:
- Kurt Bader, Amt für Informatik des Kantons Solothurn
- Gerhard Baumgartner, Grossrat des Kantons Bern
- Peter Bernasconi, Grossrat des Kantons Bern
- Patrick Bhend, Grossrat des Kantons Bern
- Tilman Braun, Staatskanzlei Bern
- Walter Büttner, Westernacher Products & Services AG, Bruchsal
- Christian Dolf, Amt für Informatikplanung des Kantons St. Gallen
- Fritz Brechbühl, Ratssekretär und Leiter der Parlamentsdienste des Kantonsrats Solothurn
- Peter Fischer, Delegierter Informatikstrategie des Bundes
- Adrian Haas, Grossrat des Kantons Bern
- Marc Jost, Grossrat des Kantons Bern
- Samuel Leuenberger, Grossrat des Kantons Bern
- Beat Müggler, Rechtsdienst der Staatskanzlei des Kantons St. Gallen
- Roger Peter, Stellvertretender Stadtarchivar, der Stadt Zürich
- Reto Steiner, Grossrat des Kantons Bern
- Peter Witschi, Staatsarchivar des Kantons Appenzell-Ausserhoden
- viele andere, die mir Dokumente geschickt und Tipps weitergegeben haben
- und Andrea, die mit mir unzählige Diskussionen zum Thema geführt und die Masterarbeit Korrektur
gelesen hat.
Ihnen allen ein herzliches Dankeschön.

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Markus Nagel, 10.3.2008