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MS Powerpoint 2007

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MS PowerPoint 2007 3

Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis ......................................................................................................................... 3
Über diese Trainingsbasis............................................................................................................... 6

Modul 1: Erster Eindruck - Kennen lernen von Microsoft PowerPoint 2007 ............................ 7
Was ist MS PowerPoint? ................................................................................................................. 8
Starten und Beenden von MS PowerPoint ......................................................................................... 9
Der PowerPoint-Arbeitsplatz ......................................................................................................... 10
Microsoft PowerPoint 2007: Was ist neu?........................................................................................ 11
Neu, Öffnen, Speichern etc.: Die Schaltfläche "Office" ...................................................................... 12
Symbolleiste für den Schnellzugriff ................................................................................................ 13
Benutzerdefinierte Einstellungen: PowerPoint-Optionen .................................................................... 14
Zusammenfassen und Vertiefen Modul 1: Erster Eindruck - Kennen lernen von Microsoft PowerPoint 200715

Modul 2: Dokumente erstellen, öffnen, speichern ................................................................ 16


Erstellen von neuen Präsentationen ............................................................................................... 17
Öffnen vorhandener Präsentationen............................................................................................... 18
Speichern und Schließen von Präsentationen und Vorlagen ............................................................... 19
Zusatzinformationen speichern: Dokument-Eigenschaften................................................................. 20
Einstellungsoptionen und mehr ..................................................................................................... 21
Wenn eine Präsentation ins Netz geht: Als Webseite speichern .......................................................... 22
Zusammenfassen und Vertiefen Modul 2: Dokumente erstellen, öffnen, speichern ................................ 23

Modul 3: Unterschiedliche Darstellungen - Ansichten .......................................................... 24


Ansichten und Bildschirmpräsentation: ein Überblick ........................................................................ 25
Ideale Bearbeitungsumgebung: Die Normalansicht .......................................................................... 26
Die Hintergrundebene: Master erstellen und zuweisen...................................................................... 27
Foliensortierung: Die Reihenfolge in der Präsentation ändern ............................................................ 28
Damit Sie den Faden nicht verlieren: Rednernotizen ........................................................................ 29
Das Ergebnis: Die Bildschirmpräsentation....................................................................................... 30
Arbeiten mit mehreren Präsentationen ........................................................................................... 31
Zusammenfassen und Vertiefen Modul 3: Unterschiedliche Darstellungen - Ansichten ........................... 32

Modul 4: An die Arbeit - die erste Präsentation.................................................................... 33


Neue Folien erstellen ................................................................................................................... 34
Layouts: Vorgefertigte Platzhalter ................................................................................................. 35
Texterfassung: Eingeben und Korrigieren von Text .......................................................................... 36
Dem Fehler auf der Spur: Rechtschreibprüfung und AutoKorrektur..................................................... 37
Ein anderes Wort für…: Der Thesaurus ........................................................................................... 38

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Inhaltsverzeichnis 4

Bildnerische Darstellung: Einfügen von Zeichnungen ........................................................................ 39


Fertige Grafiken: ClipArt einfügen ................................................................................................. 40
Bewegen in Präsentationen / Markieren.......................................................................................... 41
Ortswechsel: Kopieren und Verlagern von Text und Grafik ................................................................ 42
Es geht um's Aussehen: Formatieren ............................................................................................. 43
Drucken von Folien, Notizen, Handzetteln und Gliederungen ............................................................. 44
Präsentationen versenden ............................................................................................................ 45
Zusammenfassen und Vertiefen Modul 4: An die Arbeit - die erste Präsentation ................................... 46

Modul 5: Detailarbeit - Arbeiten mit Text und Grafik............................................................ 47


Informationen finden: Recherchieren ............................................................................................. 48
Erstellen von Listen: Tabulatoren .................................................................................................. 49
Übersichtliche Auflistung von Inhalten: Erstellen von Tabellen ........................................................... 50
Alpha, Beta, Gamma: Einfügen von Sonderzeichen .......................................................................... 51
Text an beliebiger Stelle: Arbeiten mit Textfeldern........................................................................... 52
Illustrationen in Microsoft PowerPoint ............................................................................................ 53
Viele Formen gibt es schon: Legenden, Sterne, Banner,... ................................................................ 54
SmartArt-Grafiken: Schematische Darstellungen einfügen ................................................................ 55
Zahlen veranschaulichen: Erstellen von Diagrammen ....................................................................... 56
WordArt: Texte effektvoll gestalten ............................................................................................... 57
Exaktes Arbeiten: Gitternetzlinien, Reihenfolge und Gruppierungen.................................................... 58
„Abzweigungen“: Interaktive Schaltflächen ..................................................................................... 59
Immer dasselbe: Kopf- und Fußzeilen ............................................................................................ 60
Zusammenfassen und Vertiefen Modul 5: Detailarbeit - Arbeiten mit Text und Grafik ............................ 61

Modul 6: Datenaustausch - Übernahme von Text, Grafiken und anderen Objekten .............. 63
Der Datenaustausch – ein Überblick .............................................................................................. 64
Wir wollen uns ein Bild machen: Grafiken importieren ...................................................................... 65
Wenn noch etwas fehlt: Folien und Texte importieren....................................................................... 66
Da spielt sich was ab: Import von Audio- und Videoclips................................................................... 67
Lebhafte Präsentationen: Einfügen eines Macromedia Flash Movies .................................................... 68
Zwischenablage: Text oder Grafiken einfügen bzw. verknüpfen ........................................................ 69
Wenn es um mehr geht: Die Office-Zwischenablage......................................................................... 70
Anwendungsgrenzen überschreiten: OLE ........................................................................................ 71
Zusammenfassen und Vertiefen Modul 6: Datenaustausch - Übernahme von Text, Grafiken und anderen
Objekten ................................................................................................................................... 72

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Inhaltsverzeichnis 5

Modul 7: Design oder nicht sein - Formatieren von Text, Grafik und Folien.......................... 73
Formatierung: Ein Überblick ......................................................................................................... 74
Damit etwas ins Auge springt: Formatieren von Texten .................................................................... 75
Formatierung von Grafiken und Objekten ....................................................................................... 76
Grundlegendes: Designs und Folienhintergrund ............................................................................... 77
Zusammenfassen und Vertiefen Modul 7: Design oder nicht sein - Formatieren von Text, Grafik und Folien
................................................................................................................................................ 78

Modul 8: Es wird konkret - Vorbereiten und Durchführen von Bildschirmpräsentationen .... 79


Animationen und Übergänge: Ein Überblick .................................................................................... 80
Abwechslung zwischen Folien: Übergänge ...................................................................................... 81
Benutzerdefinierte Animationen (und fast alles wird möglich): 1/2 ..................................................... 82
Benutzerdefinierte Animationen (und fast alles wird möglich): 2/2 ..................................................... 83
Akustische Erläuterungen: Kommentar aufzeichnen ......................................................................... 84
Kiosk oder Fenster: Vorbereiten der Bildschirmpräsentation .............................................................. 85
Der Ernstfall: Durchführen der Bildschirmpräsentation...................................................................... 86
Präsentationen weitergeben: Verpacken für CD ............................................................................... 87
Zusammenfassen und Vertiefen Modul 8: Es wird konkret - Vorbereiten und Durchführen von
Bildschirmpräsentationen ............................................................................................................. 88

Modul 9: Als Webseite speichern - Hyperlinks einsetzen...................................................... 89


Wenn die Präsentation ins Netz geht: Als Webseite speichern ............................................................ 90
Die schnelle Verbindung: Erstellung von Hyperlinks ......................................................................... 91
Zusammenfassen und Vertiefen Modul 9: Als Webseite speichern - Hyperlinks einsetzen ....................... 92
Wichtige Tastenkombinationen ..................................................................................................... 93
Index ........................................................................................................................................ 95

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MS PowerPoint 2007 6

Über diese Trainingsbasis


Wie gliedert sich dieser Text? Wie sind die einzelnen Kapitel aufgebaut? Welche Dokumentkonven-
tionen werden verwendet?

Dieser Text gliedert sich in Module mit klar definierten Lernzielen, Voraussetzungen und Inhalten. In den
Modulen erlernt der Anwender in einzelnen Schritten das Arbeiten mit dem Programm.
Jedes Thema beginnt auf einer neuen Seite, übersichtlich gestaltet und leicht verständlich.
Jede Seite enthält sieben Elemente:

Der Titel beschreibt das Thema.

Aufgabenorientierte Fragen bilden


den Ausgangspunkt für die Erläu-
terung des Themas.

Ein Bildschirmfoto oder eine Gra-


fik veranschaulichen den Inhalt.

Die Erläuterung des Inhaltes ist


kurz und praxisorientiert.

Marginaltexte helfen, gesuchte


Textpassagen rasch zu finden.
Am Fuß der Seite finden sich Tipps
und Tricks von erfahrenen Anwen-
Hier ist Platz für eigene Notizen. dern oder Verweise auf weiterfüh-
rende Informationen.

Eine Seite am Ende jedes Moduls dient der Zusammenfassung und Vertiefung des Gelernten.

Dokumentkonventionen
fett Menübefehl oder Schlüsselwort in Programmiersprachen
fett und kursiv Bildschirmelemente
fett und unterstrichen Hyperlinks
kursiv QuickTips
GROSSBUCHSTABEN Tastaturbefehle
Courier Vom Anwender mittels Tastatur einzugebene Texte, Codebeispiele

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MS PowerPoint 2007 33

Modul 4: An die Arbeit - die erste Präsentation

Wie kann ich eine neue Folie hinzufügen? Wie gebe ich Text und Grafik in eine Folie ein? Wie kann
ich eine veränderte Folie wieder auf das ursprüngliche Layout zurücksetzen? Kann ich einen neuen
Absatz erzeugen, ohne ein Aufzählungszeichen zu bekommen? Wie kann ich meinen Text auf kor-
rekte Rechtschreibung überprüfen? Wie finde ich für ein in meiner Präsentation verwendetes Wort
einen neuen Ausdruck mit derselben Bedeutung? Wie erzeuge ich in PowerPoint Kästen, Kreise
oder andere Formen? Kann ich Text darin eingeben? Wie kann ich Clips in mein Dokument einfü-
gen? Wie füge ich einen Clip zu meiner eigenen Sammlung hinzu? Wie erreiche ich mit einem Be-
fehl das Ende einer Präsentation? Wie markiere ich einen Text rationell? Wie verlagere ich Text an
eine andere Stelle? Wie wird ein grafisches Objekt kopiert oder verlagert? Welche Formatierungs-
möglichkeiten habe ich grundsätzlich in MS PowerPoint? Was muss ich tun, wenn ich Folien aus-
drucken möchte? Wie kann ich meine Rednernotizen bzw. Handzettel ausdrucken? Welche Mög-
lichkeiten habe ich, wenn ich meine Präsentation per Mail versenden möchte?

In diesem Modul werden folgende Themen behandelt:


Neue Folien erstellen ................................................................................................................... 34
Layouts: Vorgefertigte Platzhalter ................................................................................................. 35
Texterfassung: Eingeben und Korrigieren von Text .......................................................................... 36
Dem Fehler auf der Spur: Rechtschreibprüfung und AutoKorrektur..................................................... 37
Ein anderes Wort für…: Der Thesaurus ........................................................................................... 38
Bildnerische Darstellung: Einfügen von Zeichnungen ........................................................................ 39
Fertige Grafiken: ClipArt einfügen ................................................................................................. 40
Bewegen in Präsentationen / Markieren.......................................................................................... 41
Ortswechsel: Kopieren und Verlagern von Text und Grafik ................................................................ 42
Es geht um's Aussehen: Formatieren ............................................................................................. 43
Drucken von Folien, Notizen, Handzetteln und Gliederungen ............................................................. 44
Präsentationen versenden ............................................................................................................ 45

Lernziel:
In diesem Modul erhalten Sie einen Überblick über die wichtigsten Funktionen von MS PowerPoint. Ange-
fangen beim Anlegen neuer Präsentationen (mit bzw. ohne Assistent) über das Hinzufügen von Folien, Text
und Grafik bis hin zum Formatieren und Drucken werden hier alle grundlegenden Funktionen besprochen.

Voraussetzungen:
Sie sollten den Bildschirm von MS PowerPoint kennen und wissen, wie Windows-Anwendungen prinzipiell
bedient werden.

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Modul 4: An die Arbeit - die erste Präsentation 34

Neue Folien erstellen


Wie kann ich eine neue Folie hinzufügen? Wie gebe ich Text und Grafik in eine Folie ein?

Das Anlegen einer neuen Folie im gewünschten Layout


PowerPoint-Folien basieren auf sog. Layouts. Diese beinhalten verschiedene Zweck
vorgefertigte Formatierungselemente und Elementplatzhalter.
So legen Sie neue Folien an: Folien anlegen
1. Register Start, Symbol Neue Folie.
2. Auswahl eines Folienlayouts aus dem darauf erschienenen Listenfenster.
3. Durch Mausklick auf das gewünschte Layout erhalten Sie dieses mit einer
neuen Folie.
Die Texteingabe erfolgt in der Normalansicht im Register Folien oder im Regi- Texteingabe
ster Gliederung. Soll Text in die Platzhalter eines Folienlayouts eingegeben
werden, gibt das Programm Hinweise wie „Text durch Klicken hinzufügen“.
Mit Hilfe der Symbole und des Registers Einfügen können Sie nun Objekte in Grafikerstellung
der Präsentation erstellen. Zunächst ist das gewünschte Symbol auszuwählen
und anschließend ist das Objekt aufzuziehen (Maustaste gedrückt halten). Bei
gleichzeitig gehaltener UMSCHALT-Taste erzeugen Sie regelmäßige Körper
(Quadrate, Kreise, Linien rasten in 15 Grad-Schritten ein). Änderungen der
Größe bzw. Position von Grafiken sind jederzeit durch Anklicken und Ziehen mit
der Maus an den Rändern bzw. an den Ziehpunkten möglich.
Sind Sie in der Normalansicht auf der Folie können neue Folien durch einfaches Normalansicht
Drücken von STRG+EINGABE-Taste erzeugt werden. Diese Folien erhalten
dann das gleiche Layout wie die vorherige Folie. Sollen Absätze in der Gliede-
rungshierarchie verschoben werden, ist – vor der Eingabe von Text – die TAB-
Taste (stuft hinunter) bzw. die Tasten UMSCHALT+TAB (stuft hinauf) zu ver-
wenden.
Um Folien zu löschen klicken Sie in Register Start auf den Befehl Löschen. Folien löschen

Mit der Tastenkombination STRG+M können Sie auch eine neue Folie rasch anlegen. STRG+EINGABE-Taste
springt auch vom Folientitel in den Folienrumpf bzw. in weitere Platzhalter.

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Modul 4: An die Arbeit - die erste Präsentation 35

Layouts: Vorgefertigte Platzhalter


Wie kann ich eine veränderte Folie wieder auf das ursprüngliche Layout zurücksetzen?

Das Zurücksetzen eines veränderten Folienlayouts


Ein Layout enthält vorgefertigte Formatierungselemente wie Überschriftenfor- Zweck
mate, Aufzählungsformate, Platzhalter für Grafiken oder ClipArt, Diagramme,
Organigramme etc. Je nach Layout können nun Texte eingegeben bzw. Grafi-
ken, Tabellen etc. erstellt bzw. entsprechend formatiert werden.
In Register Start, Neue Folie können Sie die neue Folie mit dem gewünschten Neue Folie
Layout aus dem Listenfenster anklicken.
Sie können aber auch das Layout einer bestehenden Folie ändern. Folgende Layout ändern
Möglichkeiten bestehen:
z Soll das Layout einer bestehenden Folie geändert werden klicken Sie in Layout wechseln
Register Start auf Layout und wählen dann aus dem Listenfenster das
gewünschte Layout aus.
z Soll ein vom Anwender modifiziertes Layout zurückgesetzt werden, können Layout zurücksetzen
Sie in Register Start den Befehl Zurücksetzen wählen.
Wichtig ist, dass hierbei jedenfalls alle Texte und Grafiken erhalten bleiben!
Um eine Folie zu entfernen, ist die Folie zunächst aufzusuchen – im Foliensor- Folie löschen
tierer bzw. in der Gliederung- oder Folienansicht ist diese zu markieren – und
in Register Start ist der Befehl Löschen anzuklicken. Im Foliensortierer und in
der Gliederung kann nach entsprechender Markierung auch einfach die ENTF-
Taste verwendet werden.

Misslungene Aktionen können rückgängig gemacht werden: Symbol Rückgängig (Schnellzugriff Symbol-
leiste) oder STRG+Z. Bis zu 150 Schritte (Voreinstellung: 20) können rückgängig gemacht werden. Die
entsprechenden Einstellungen sind im Dialogfenster PowerPoint-Optionen (Schaltfläche Office, Kate-
gorie Erweitert, Bereich Bearbeitungsoptionen) zu finden.

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Modul 4: An die Arbeit - die erste Präsentation 36

Texterfassung: Eingeben und Korrigieren von Text


Kann ich einen neuen Absatz erzeugen, ohne ein Aufzählungszeichen zu bekommen?

Die Texterfassung erfolgt wie in einer Textverarbeitung


Die Texteingabe erfolgt in der Normalansicht entweder im Register Folien oder Texteingabe
im Register Gliederung. Wird beabsichtigt, Text in der Normalansicht in Platz-
halter eines Layouts einzugeben, bekommt man entsprechende Hinweise, etwa
„Text durch Klicken hinzufügen“.
Werden neue Zeilen in Text-Platzhalter eingefügt, ist folgendes zu beachten: Absätze / Zeilen
z EINGABE-Taste = neuer Absatz mit Aufzählungszeichen
z UMSCHALT+EINGABE-Taste = neue Zeile ohne Aufzählungszeichen
Sollen bestehende Aufzählungszeichen von Absätzen verändert, entfernt oder Aufzählungszeichen
soll überhaupt ohne Aufzählungszeichen gearbeitet werden, kann das Symbol
Aufzählungszeichen in Register Start, Gruppe Absatz verwendet werden. In
der gleichen Weise lässt sich das Symbol Nummerierung verwenden.
Sollen Unteraufzählungen erstellt werden, ist – vor der Eingabe von Text für Hierarchie
diesen Absatz – folgende Vorgangsweise zu wählen:
z TAB-Taste stuft den Absatz tiefer,
z UMSCHALT+TAB-Taste stuft den Absatz höher.
Gleiches gilt für die Texteingabe und -bearbeitung im Register Gliederung. Register Gliederung
Generell erfolgt die Textbearbeitung im Register Gliederung effizienter, für
das Arbeiten mit Grafiken muss jedoch in das Register Folien gewechselt wer-
den.
Das nachträgliche Tiefer- bzw. Höherstufen von Absätzen gelingt leichter, wenn Listenebene verändern
ein Absatz an beliebiger Stelle angeklickt wird und die Symbole Listenebene
verringern/erhöhen in Register Start, Gruppe Absatz verwendet werden. Wird
in der Normalansicht im Register Gliederung das Symbol Listenebene verrin-
gern in einem tiefergestuften Absatz angeklickt, wird ab diesem Absatz eine
neue eigene Folie erstellt.

Für Korrekturen am Text ist vorzugehen wie in allen Textverarbeitungen: Mit der RÜCK-Taste wird das
Zeichen links von der Einfügemarke gelöscht, mit der ENTF-Taste das Zeichen rechts (in Verbindung mit
der STRG-Taste werden ganze Wörter gelöscht). Mit beiden Tasten können die Zeichen innerhalb einer
Markierung entfernt werden.

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Modul 4: An die Arbeit - die erste Präsentation 37

Dem Fehler auf der Spur: Rechtschreibprüfung und AutoKorrektur


Wie kann ich meinen Text auf korrekte Rechtschreibung überprüfen?

Kontextmenü des falsch geschriebenen Wortes und das Dialogfenster Rechtschreibung


MS PowerPoint unterstreicht falsch geschriebene Wörter mit einer roten Linie. Rote Wellenlinie
Diese Linie können Sie mit der rechten Maustaste anklicken, um aus einem
Katalog von Korrekturvorschlägen zu wählen. Neben den Korrekturvorschlägen
finden Sie noch folgende Befehle im Kontextmenü:
z Hinzufügen zum Wörterbuch trägt das unterstrichene Wort bzw. die
aktuelle Schreibweise im Wörterbuch als richtig ein. Dadurch wird das
Wort in Zukunft nicht mehr als falsch markiert.
z Alle ignorieren bewirkt, dass unterstrichene Wörter in dem aktuellen Do-
kument als korrekt aufgefasst werden.
Register Überprüfen, Symbol Rechtschreibung öffnet ein Dialogfenster, mit Dialogfenster
dem Sie die Orthographie innerhalb von Markierungen oder im gesamten Text
überprüfen können. Zusätzlich zu den Befehlen des Kontextmenüs bestehen
hier u. a. folgende Möglichkeiten:
z Alle ändern findet alle Stellen mit dem Fehler und ersetzt sie durch das
ausgewählte oder manuell korrigierte Wort.
z Ignorieren belässt ein als falsch markiertes Wort wie es ist.
z Optionen... bringt Sie in das Dialogfenster PowerPoint-Optionen und
ermöglicht weitere Einstellungen zu Rechtschreibung.
Mit der Schaltfläche AutoKorrektur können Sie ein falsch geschriebenes Wort AutoKorrektur
und sein richtiges Pendant in die AutoKorrektur-Liste aufnehmen. Dies bewirkt,
dass in Zukunft solche Fehler automatisch verbessert werden. Die AutoKor-
rektur-Liste wird über die Schaltfläche Office, Kategorie Dokumentprüfung,
Bereich AutoKorrektur-Optionen aufgerufen. Bestehende Einträge können
bearbeitet oder neue hinzugefügt werden. Ausnahmen... ermöglicht nach Ab-
kürzungen eine Kleinschreibung (z.B. nach „bzw.”) und zwei Großbuchstaben
am Wortanfang, ohne dass eine Korrektur erfolgt.

Den Status der Rechtschreibprüfung sehen Sie durch ein entsprechendes Symbol in der Statuszeile (ein
Doppelklick auf dieses Feld springt zum nächsten Fehler). Um ungewollte AutoKorrektur-Aktionen rückgän-
gig zu machen, verwenden Sie STRG+Z. Um die Sprache, in der die Rechtschreibprüfung durchgeführt
werden soll, zu ändern, wählen Sie in Register Überprüfen das Symbol Sprache und wählen in dem Dia-
logfenster die gewünschte Sprache.
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Modul 4: An die Arbeit - die erste Präsentation 38

Ein anderes Wort für…: Der Thesaurus


Wie finde ich für ein in meiner Präsentation verwendetes Wort einen neuen Ausdruck mit derselben
Bedeutung?

Die Liste der Synonyme im Kontextmenü


Microsoft PowerPoint ist mit dem Thesaurus, dem elektronischen Synonym- Einsatz des Thesaurus
wörterbuch, ausgestattet. Mit seiner Hilfe können Sie Wortwiederholungen in
Ihren Präsentationen vermeiden. Beim Ersetzen durch Synonyme ist jedoch be-
sondere Aufmerksamkeit geboten: Das Synonym hat möglicherweise einen an-
deren Artikel, Beugung etc. Ein genaues Korrekturlesen des betroffenen Satzes
ist daher unerlässlich.
Um den Thesaurus zu verwenden, klicken Sie in das betroffene Wort und wäh- Kontextmenü
len Sie im Kontextmenü des Wortes Synonyme. Hier finden Sie eine Liste von
Vorschlägen, die durch Anklicken an die Stelle des markierten Wortes gesetzt
werden können.
Der letzte Eintrag in der Liste der Synonyme ist Thesaurus... Dieser Befehl Register Start, Thesaurus
(oder auch Register Überprüfen, Symbol Thesaurus) ruft den Aufgabenbereich
Recherchieren auf. Auch hier finden Sie eine Liste von Wortvorschlägen.
Sollte das durch ein Synonym zu ersetzende Wort mehrere Bedeutungen ha-
ben, so werden diese in der Liste hervorgehoben dargestellt und Sie finden je-
weils darunter die zu jeder Wortbedeutung passenden Synonyme. Um ein Wort
aus der Liste in der Folie einzufügen, wählen Sie aus dem Kontextmenü des Li-
steneintrags den Befehl Einfügen. Um nach einem Synonym für ein Wort in
der Liste zu suchen, klicken Sie einfach auf diesen Listeneintrag.
Ist ein Text als fremdsprachig festgelegt (Register Überprüfen, Sprache), ruft Fremdsprachige Synonyme
der Befehl Thesaurus... die entsprechenden fremdsprachigen Synonyme auf.
Die Thesaurus-Sprache kann aber auch in dem entsprechenden Listenfenster
im Aufgabenbereich von Recherchieren gewählt werden.

Um zu veranlassen, dass die Menüs, Befehle, Dialogfenster etc. und/oder die Hilfe von MS Word in einer
anderen Sprache erscheinen, wird Menü Start, Alle Programme, Microsoft Office, Microsoft Office
Tools und dort Microsoft Office 2007 Spracheinstellungen aufgerufen.

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Modul 4: An die Arbeit - die erste Präsentation 39

Bildnerische Darstellung: Einfügen von Zeichnungen


Wie erzeuge ich in PowerPoint Kästen, Kreise oder andere Formen? Kann ich Text darin eingeben?

Zeichenobjekte erstellen mit Register Einfügen, Formen


Vorgefertigte Formen finden Sie in dem Listenfenster Formen (Register Einfü- Formen
gen oder Register Start, Gruppe Zeichnung). Dort stehen Ihnen Zuletzt
verwendete Formen, Linien, Rechtecke, Standardformen, Blockpfeile,
Formelformen, Flussdiagramme, Sterne und Banner, Legenden und In-
teraktive Schaltflächen zur Verfügung.
Das Zeichnen erfolgt durch einfaches Aufziehen mit der Maus, wobei die ge- UMSCHALT-Taste
drückt gehaltene UMSCHALT-Taste gleichmäßige Figuren zeichnet. So zum Bei-
spiel entstehen aus Rechteck und Ellipse Kreise und Quadrate.
Um Objekte zu bearbeiten, muss Objekte markieren (Register Start, Gruppe Markieren
Bearbeiten, Markieren) aktiviert sein und anschließend das gewünschte Ob-
jekt angeklickt werden. Bei gedrückter UMSCHALT-Taste können mehrere Ob-
jekte markiert werden. Der Befehl Auswahlbereich... blendet den Aufgaben-
bereich Auswahl und Sichtbarkeit ein, wo die Objekte auf der Folie aus-
/eingeblendet und auch neu angeordnet werden können.
Markierte Objekte können durch Bewegen ihrer Seiten-, Eck- oder gelben Kor- Bearbeitungsmöglichkeiten
rekturpunkte nachträglich umgeformt und in ihrer Größe verändert werden.
Durch Ziehen mit der Maus verändern Sie die Position. Text in der Zeichnung
entsteht durch Markieren und Eintippen. Mit Hilfe des grünen Ziehpunktes kön-
nen Sie das Objekt drehen.
Ein Klick auf das Objekt blendet das Register Format der Zeichentools Regi- Register Format der Zei-
sterkarte ein, in dem Fülleffekt, Formkontur, Formeffekte, Größe etc. chentools Registerkarte
festgelegt werden.
Um Objekte genauer zu positionieren, kann in Register Ansicht das Kontroll- Gitternetzlinien
kästchen Gitternetzlinien aktiviert werden. Das Kontextmenü bietet auch den
Befehl Raster und Führungslinien... an, um individuelle Zeichnungslinien an-
zeigen zu lassen.

In Register Format der Zeichentools Registerkarte werden noch Weitere Füllfarben... (in Fülleffekt)
und weitere Stärke und Striche (in Formkontur), sowie weitere Formeffekte angeboten.

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Modul 4: An die Arbeit - die erste Präsentation 40

Fertige Grafiken: ClipArt einfügen


Wie kann ich Clips in mein Dokument einfügen? Wie füge ich einen Clip zu meiner eigenen Samm-
lung hinzu?

Clips suchen und einfügen über den Aufgabenbereich ClipArt


Clips sind Bilder, Fotos, Sounds und Videos, die in eigenen Sammlungen nach Was sind Clips?
Themen geordnet abgespeichert werden, um schnell auf sie zugreifen zu kön-
nen. Eine große Anzahl von Clips wird bereits vom Programm zur Verfügung
gestellt.
Gehen Sie folgendermaßen vor, um ein Clip in Ihr Dokument einzufügen: ClipArt einfügen
1. Klicken Sie im Register Einfügen auf das Symbol ClipArt.
2. Der Aufgabenbereich ClipArt wird geöffnet und Sie können ein Thema ein-
geben, zu dem Sie einen Clip suchen. Bevor Sie die Suche starten, können
Sie auswählen, in welchen Sammlungen (Meine Sammlungen, Office und
Web Sammlungen) und welche Mediadateitypen gesucht werden sollen.
3. Wählen Sie einen Clip aus dem Vorschaufenster aus und klicken Sie es an,
um es an der Einfügemarke in Ihr Dokument einzufügen.
Clips, die Sie voraussichtlich öfter verwenden werden, können Sie den Ordnern Meine Sammlungen
in Meine Sammlungen hinzufügen. Klicken Sie dazu auf das Dreieck neben
dem Clip und wählen Sie den Befehl Zur Sammlung verschieben...
Um Ihre Clips zu verwalten bzw. um in die Sammlungsliste aller zur Verfügung Clip Organizer
stehenden Clips einzusehen, klicken Sie im Aufgabenbereich auf Organisieren
von Clips… Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie neue Sammlungen
und Ordner erstellen sowie Clips löschen, kopieren, suchen usw. können. Hier
können Sie auch eigene Clips zu den Sammlungen hinzufügen.
Zugang zu einer weiteren Clipsammlung verschafft Ihnen ClipArt auf Office Clips im Web
Online. Dieser Link führt Sie zur Design Gallery Live von Microsoft.

Die vom Programm zur Verfügung gestellten Clips sind in zwei Sammlungen abgelegt: Ein kleinerer Teil
befindet sich in den Office-Sammlungen, der weit größere Teil ist in den Web-Sammlungen zu finden. Die
Web-Sammlungen können jedoch nur abgerufen werden, wenn ein Zugang zum Internet besteht.

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Modul 4: An die Arbeit - die erste Präsentation 41

Bewegen in Präsentationen / Markieren


Wie erreiche ich mit einem Befehl das Ende einer Präsentation? Wie markiere ich einen Text ratio-
nell?

Tastenkombinationen zum schnellen Bewegen im Text


Die Maus in Kombination mit Bildlaufleisten, Register und Symbolen bietet alle Maus
Möglichkeiten, sich in einer Präsentation zu bewegen. Wer es eilig hat, der
verwendet Tasten(kombinationen):

Taste(n): Geht zu Tastenkombinationen


z TAB: Springt von Objekt zu Objekt (im Text: Tabulatorsprung)
z POS1: Anfang der Zeile
z STRG+POS1: Erste Folie; Im Text einer Folie: Beginn dieses Textes
z ENDE: Ende der Zeile
z STRG+ENDE: Letzte Folie; Im Text einer Folie: Ende dieses Textes
z Bild ↑: Folienansicht: Eine Folie zurück
z Bild ↓: Folienansicht: Eine Folie vorwärts
Das Markieren ist Voraussetzung für viele Tätigkeiten wie Kopieren oder For- Objekte markieren
matieren. Objekte werden durch einen Klick mit der Maus markiert, bei ge-
drückter UMSCHALT-Taste können mehrere Objekte gleichzeitig markiert wer-
den.
Markieren von Text erfolgt durch Ziehen mit der Maus bei gedrückter Mausta- Text markieren
ste. Ein Wort kann durch einen Doppelklick in das Wort markiert werden. Mit
der UMSCHALT-Taste können Sie ganz einfach einen Bereich markieren. Die
STRG-Taste ermöglicht eine Mehrfachauswahl.

Verwenden Sie auch die doppelten Richtungspfeile unterhalb der vertikalen Bildlaufleiste zum Blättern in
den Folien. Wenn Sie das Bildlaufelement ziehen, bekommen Sie den Hinweis eingeblendet, welche Folien-
nummer und welcher Folientitel angezeigt werden, wenn Sie die Maus wieder loslassen.

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Modul 4: An die Arbeit - die erste Präsentation 42

Ortswechsel: Kopieren und Verlagern von Text und Grafik


Wie verlagere ich Text an eine andere Stelle? Wie wird ein grafisches Objekt kopiert oder verlagert?

„Drag & Drop“ verschiebt markierten Text (oder Grafiken)


Das schnellste Verfahren zum Kopieren oder Verlagern ist das so genannte Drag & Drop
„Drag & Drop“ (Ziehen und Fallenlassen).
So verlagern Sie Text oder Grafik mit „Drag & Drop“: Verlagern
1. Markieren Sie den Text oder die Grafik.
2. Klicken Sie in die Markierung und ziehen Sie den Text oder die Grafik an
die Zielstelle.
Bei gleichzeitigem Halten der STRG-Taste wird kopiert. Kopieren

Alternativ dazu kann aus Register Start, Gruppe Zwischenablage das Symbol Alternativen
Ausschneiden oder Kopieren oder aus dem Kontextmenü der Markierung
(rechte Maustaste) der Befehl Kopieren bzw. Ausschneiden gewählt werden.
Daran anschließend ist die Zielstelle anzuklicken (diese kann sich auch in einer
anderen Folie bzw. einer anderen Präsentation befinden). Der Befehl Einfügen
schließt den Vorgang ab. Diesen finden Sie als entsprechendes Symbol in Regi-
ster Start oder im Kontextmenü.
Eine weitere Alternative stellen die Tastenkombinationen dar: Tastenkombinationen
z STRG + C: Kopieren
z STRG + X: Ausschneiden
z STRG + V: Einfügen
Den Aufruf der Office-Zwischenablage können Sie über das Startsymbol der MS Office-Zwischenablage
Gruppe Zwischenablage (Register Start) erreichen. Diese kann bis zu 24
Elemente aufnehmen und ermöglicht, einzelne oder alle Posten an der Stelle
des Cursors einzufügen.
Markierte Grafik kann besonders leicht mit der Tastenkombination STRG+D ko- Duplizieren
piert werden.

Das Kopieren und Verlagern von Text und Grafik mit der Zwischenablage ist immer fensterübergreifend
möglich – Drag & Drop hingegen nur dann, wenn alle betroffenen Fenster vorher sichtbar angeordnet wur-
den.

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Modul 4: An die Arbeit - die erste Präsentation 43

Es geht um's Aussehen: Formatieren


Welche Formatierungsmöglichkeiten habe ich grundsätzlich in MS PowerPoint?

Das Register Start enthält alle Formatierungsbefehle


So formatieren Sie in MS PowerPoint:
1. Markieren Sie die entsprechenden Grafik- oder Textelemente. Markieren
2. Erteilen Sie einen Formatbefehl. Dazu stehen folgende Alternativen zur Befehl
Verfügung:
z Register Start bei Text und für Objekte zusätzlich Register Format der
Bildtools Registerkarte
z Zahlreiche Befehle befinden sich auch im Kontextmenü (rechte Maustaste)
und in der Minisymbolleiste des Kontextmenüs
In Register Start finden Sie in den jeweiligen Gruppen die entsprechenden Register Start und Format
Formatierungsmöglichkeiten:
Schriftart: Schriftart, Schriftschnitt und Schriftgröße, Farbe, Schatten, etc.
und Alle Formatierungen löschen. Im Dialogfenster Schriftart (Startsym-
bol der Gruppe Schriftart) finden Sie noch weitere Zeichenformatierungen wie
Hoch- und Tiefstellung, Kapitälchen,...
Absatz: Nummerierung-, Aufzählungszeichen, Symbole für die Absatzausrich-
tung (Linksbündig, zentriert, rechtsbündig und Blocksatz), Zeilenabstand,
Spalten, Listenebenen verändern, Textausrichtung,...
Zeichnung: Vorgefertigte Formen, Fülleffekte, Formkontur, Formeffekte,...
Das Register Format der Zeichentools Registerkarte bietet in den Gruppen
Formenarten und WordArt-Formate ebenfalls noch weitere Möglichkeiten
zum Formatieren von Objekten an.

Auf eine Einheitlichkeit der Formatierung sollte geachtet werden. Dies ist sehr einfach mit dem Einsatz von
Formatvorlagen möglich. Der Befehl Schnellformatvorlagen der Gruppe Zeichnung im Register Start
zeigt dies in einer Livevorschau an.

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Modul 4: An die Arbeit - die erste Präsentation 44

Drucken von Folien, Notizen, Handzetteln und Gliederungen


Was muss ich tun, wenn ich Folien ausdrucken möchte? Wie kann ich meine Rednernotizen bzw.
Handzettel ausdrucken?

Festlegen, was gedruckt werden soll - das Dialogfenster Drucken


Wird im Nachhinein ein anderes Ausgabemedium gewählt, sollten Sie im Regi- Ausgabemedium
ster Entwurf den Befehl Seite einrichten aufrufen. In dem folgenden Dialog-
fenster wird im Listenfenster Papierformat das Ausgabemedium gewählt.
Weitere Möglichkeiten im Dialogfenster Seite einrichten: Seite einrichten
z Der Bereich Orientierung stellt Hoch- oder Querformat für Folien und
(gesondert) für Notizen, Handzettel und Gliederung zur Auswahl.
z Die erste Zahl der Seitennummerierung wird bei Nummerierung beginnt
bei angegeben.
Mit dem Befehl Drucken der Schaltfläche Office können Sie auswählen: Drucken
z Seitenansicht: Es wird eine Seitenvorschau angezeigt und es können
noch Änderungen an der Seite durchgeführt werden.
z Schnelldruck: Die Präsentation wird direkt an den Standarddrucker ge-
sendet.
z Drucken: Sie kommen zu einem Dialogfenster Drucken, um die
Druckoptionen festzulegen. Zu bestimmen ist, auf welchem Drucker die
Präsentation ausgegeben werden soll; der Druckbereich kann von einzel-
nen Seiten bis zur gesamten Präsentation definiert werden. Im Listenfen-
ster Drucken können Folien, Handzettel (2 bis 9 Folien pro Seite), No-
tizenseiten oder die Gliederungsansicht als Druckauftrag gewählt wer-
den. Darüber hinaus werden weitere Optionen wie die Anzahl der Exem-
plare, Druck in Farbe und Graustufen etc. angeboten.
Die Schaltfläche Vorschau bringt die gleiche Darstellung wie die Seitenansicht. Vorschau

Im Dialogfenster PowerPoint- Optionen (Schaltfläche Office), Kategorie Erweitert, Bereich Drucken


lassen sich die Standarddruckeinstellungen für ein Dokument festlegen.

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Modul 4: An die Arbeit - die erste Präsentation 45

Präsentationen versenden
Welche Möglichkeiten habe ich, wenn ich meine Präsentation per Mail versenden möchte?

Schaltfläche Office und Befehl Senden


Die folgenden Möglichkeiten bestehen im Bereich Senden:
z E-Mail: Bewirkt, dass eine Kopie der PowerPoint-Präsentation als Anlage E-Mail
(Attachment) einer neuen E-Mail gesendet wird. Ein Fenster mit einer neu-
en E-Mail-Nachricht wird geöffnet, in dem Sie den/die Empfänger angeben
und einen Nachrichtentext erstellen können.
z PDF-E-Mail-Anlage...: Eine Kopie dieser PowerPoint-Präsentation wird als PDF-E-Mail-Anlage
PDF-Anlage in einer neuen E-Mail versendet. Ein Fenster mit einer neuen
E-Mail-Nachricht wird geöffnet, in dem Sie den/die Empfänger angeben
und einen Nachrichtentext erstellen können.
z XPS-E-Mail-Anlage...: Eine Kopie dieser PowerPoint-Präsentation wird als XPS-E-Mail-Anlage
XPS-Anlage in einer neuen E-Mail versendet. Ein Fenster mit einer neuen
E-Mail-Nachricht wird geöffnet, in dem Sie den/die Empfänger angeben
und einen Nachrichtentext erstellen können.
XPS (XML Paper Specification) ist ein elektronisches Dateiformat mit festem
Layout. Die Dokumentformatierungen bleiben erhalten und die Freigabe von
Dateien wird ermöglicht. Mit XPS wird sichergestellt, dass eine Datei das beab-
sichtigte Format behält, wenn die Datei online angezeigt oder gedruckt wird.
Außerdem können die Daten in der Datei nur schwer geändert werden.
z Internetfax: Sie können die Präsentation auch direkt faxen. Vorausset- Internetfax
zung dafür ist ein Konto bei einem Internet-Fax-Dienstanbieter.

Senden per E-Mail ermöglicht dem Empfänger eine Bearbeitung der Präsentation.

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Modul 4: An die Arbeit - die erste Präsentation 46

Zusammenfassen und Vertiefen


Modul 4: An die Arbeit - die erste Präsentation

z Neue Folien legen Sie mit Neue Folie (Register Start) und anschließender Folien hinzufügen/löschen
Auswahl eines Layouts an. Das Löschen von Folien erfolgt mit dem Befehl siehe Seite 34
Löschen.
z Bereits beim Anlegen neuer Folien können Sie ein Layout wählen. Nach- Folienlayout
trägliche Änderungen des Folienlayouts sind über das Register Start mög- siehe Seite 35
lich.
z Um Text einzugeben, ist zunächst die Maus in einem Text-Platzhalter zu Texteingabe und Korrektu-
klicken (Text durch Klicken hinzufügen). Die EINGABE-Taste beginnt einen ren
siehe Seite 36
neuen Absatz und erzeugt ein neues Aufzählungszeichen bzw. eine neue
Nummer.
z Rechtschreibfehler erkennen Sie an den rot unterstrichenen Textpassagen. Rechtschreibprüfung
Klicken Sie solche Textpassagen mit der rechten Maustaste an und wählen siehe Seite 37
Sie aus den Korrekturvorschlägen.
z Verwenden Sie den Thesaurus, um gleiche Ausdrücke innerhalb Ihrer Folien Thesaurus
zu vermeiden. Das elektronische Synonymwörterbuch listet Ihnen zu dem siehe Seite 38
markierten Wort Ausdrücke mit gleicher Bedeutung auf.
z Erzeugen Sie Grafiken mit Hilfe der Formen (Register Start oder Einfügen) Grafiken
und werten Sie dadurch Ihre Präsentationen auf. Die vorgefertigten Formen siehe Seite 39
können jederzeit nachbearbeitet werden.
z Um Bilder, Fotos, Sounds und Videos schnell in ein Dokument einfügen zu Clips einfügen
können, werden sie thematisch geordnet in Clip-Sammlungen abgelegt. siehe Seite 40
Diese Clips können über das Register Einfügen, ClipArt, in Ihr Dokument
eingefügt werden.
z Markieren ist häufig die Voraussetzung für das Ausführen von Funktionen. Markieren
Markieren Sie kleinere Bereiche mit der Maus. Größere Bereiche lassen sich siehe Seite 41
leichter markieren, wenn Sie zunächst an den Beginn der gewünschten
Markierung klicken, in der Folge die UMSCHALT-Taste drücken (und halten)
und abschließend die Stelle anklicken, wo die Markierung enden soll.
z Um Texte oder Grafiken zu kopieren oder zu verlagern, sind diese zunächst Kopieren / Verlagern
zu markieren. In weiterer Folge ist entweder Drag & Drop (Ziehen der Mar- siehe Seite 42
kierung mit der Maus) oder das Kontextmenü mit den Befehlen Kopieren,
Ausschneiden und Einfügen zu verwenden.
z Das Formatieren von Text und Grafik erfolgt nach dem Markieren entweder Formatieren
über das Register Start oder Format bzw. dem Kontextmenü. siehe Seite 43

z Wenn Sie Ihre Folien drucken wollen gehen Sie zu Schaltfläche Office, Drucken
Drucken. Dort befinden sich Befehle zum Ausdruck und zur Seitenansicht. siehe Seite 44

z Präsentationen können Sie mit verschiedenen Methoden per Mail versen- Präsentationen mailen
den. Die entsprechenden Möglichkeiten finden Sie in der Schaltfläche Of- siehe Seite 45
fice, Befehl Senden.

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