Manual de Interventoria Y Supervision: Hospital San Juan de Dios de Girón

MANUAL DE INTERVENTORIA Y
SUPERVISION
HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN
El contenido del presente Manual de interventoría y Supervisión es un
documento de guía y consulta; contiene disposiciones y recomendaciones
que deben ser aplicadas por los funcionarios y/o contratistas designados
formalmente para la realización del seguimiento a la correcta ejecución de
los contratos y/o convenios que celebre la Empresa Social del Estado ESE
Hospital San Juan de Dios de Girón – Santander - Igualmente contiene
disposiciones que deben ser acatadas por los contratistas.
DICIEMBRE 30 DE 2014
Código: M-PJC-002
MANUAL DE INTERVENTORIA Y Versión: 01
SUPERVISION Página: 1 de 54
Fecha de Aprobación:
30/12/2014
INTRODUCCIÓN 2
1. MARCO ESTRATÉGICO 3
2. MANUAL DE INTERVENTORIA 11
3. DEFINICIÓN DE SUPERVISIÓN 12
4. DEFINICIÓN DE INTERVENTORIA 13
5. CONCURRENCIA DE INTERVENTOR Y SUPERVISOR 13
6. DESIGNACIÓN DEL SUPERVISOR 14
7. CAMBIO DE SUPERVISIÓN 14
8. DESIGNACIÓN DEL INTERVENTOR 14
9. CODIGO DE CONDUCTA DEL INTERVENTOR Y EL SUPERVISOR
DESIGNADO 15
10. DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN PARA LA SUPERVISION Y/O
INTERVENTORÍA 16
11. FACULTADES Y DEBERES DE LOS SUPERVISORES E
INTERVENTORES 17
12. TIPOS DE INTERVENTORÍA 21
13. FUNCIONES ESPECÍFICAS DE LA INTERVENTORÍA 22
14. FUNCIONES ESPECÍFICAS DE LA INTERVENTORÍA TÉCNICA Y
ADMNISTRATIVA. 22
ADMNISTRATIVA A LOS CONTRATOS DE OBRA PÚBLICA 24
16. OBLIGACIONES DEL INTERVENTOR 27
17. ÓRDENES DEL INTERVENTOR 30
18. OBLIGACIONES DE CONTROL PRESUPUESTAL 32
19. INFORMES DE INTERVENTORIA 34
20. ACTAS 37
21. MODIFICACIONES AL CONTRATO Y CONTRATO ADICIONAL 45
22. PROHIBICIONES DE LA INTERVENTORÍA 47
RESOLUCIÓN N°. 190 DE 2014 50
M-PJC-002 HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN

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0. INTRODUCCIÓN
Con el objetivo de que la E.S.E. HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN,

cuente con elementos que LE permitan una mejor y oportuna gestión, se ha
elaborado el presente manual de Interventoría y supervisión, para que sirva de
guía a los funcionarios que ejercen esta función en los respectivos contratos
suscritos por la institución. Este instrumento se ha diseñado con el fin de que la
institución e interventores ejerzan un mayor control y una mejor supervisión, de
manera clara y ordenada respecto de los contratos celebrados, así mismo le
proporciona las herramientas de solución de eventos confusos, dudas o vacíos
que se puedan presentar en el desarrollo de los contratos.
En este manual se han unificado los criterios sobre los cuales se va a ejercer la
interventoría, así como las actividades generales y particulares de la misma, las
funciones y responsabilidades específicas del interventor y los procedimientos
específicos para cada tipo de contrato. La metodología utilizada es sencilla y
objetiva con el propósito de hacer extensible su aplicación a los diversos contratos
que se celebren en la entidad.
Todo contrato que celebre la Empresa Social del Estado ESE Hospital San Juan
de Dios de Girón – Santander - tendrá por lo menos un interventor o supervisor.
La supervisión puede ser ejercida directamente por el ESE a través de sus
funcionarios, y la interventoría por contratistas que ejerzan funciones
administrativas y/o técnicas, siempre y cuando esta función esté permitida
expresamente en el contrato o la Ley. La designación del interventor se realizará
en el mismo contrato mediante una cláusula que se denominará Interventoría.
La designación del Interventor debe recaer en una persona idónea, con
conocimientos, experiencia y perfil apropiado al objeto de la Interventoría. Para tal
efecto, el funcionario responsable de designar al interventor deberá tener en
cuenta que el perfil profesional de la persona designada o seleccionada, se ajuste
al objeto del contrato, así como la disponibilidad y logística para desarrollar las
funciones.

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1. MARCO ESTRATÉGICO
1.1. RESEÑA HISTÓRICA
El Hospital San Juan de Dios proviene desde principios del siglo pasado, pues
aunque no hay documentos exactos sobre su fundación, sí existen algunas actas
de visitas al Hospital para constatar si se les estaban suministrando los
medicamentos a los enfermos y qué clase de comida se les suministraba. Estas
visitas eran efectuadas por un sacerdote y un delegado que representaba al
Virrey; al parecer se hacían cada mes y según archivos del Hospital, las más
antiguas datan de 1.800 y 1.802. Por testimonio de algunas personas, pero sin
documentos que así lo demuestren, se sabe que el Hospital nació como ancianato
en una casona (donde funciona actualmente) donado por el Galeno Facundo
Navas Mantilla quien fue su fundador y quien en asocio con el párroco del pueblo
y otros benefactores, empezó una labor de protección al anciano, pero después se
dio inicio a la atención de maternas y una especie de consulta médica por un
doctor que se desplazaba de Bucaramanga; no se sabe qué entidad pagaba sus
servicios.
En sus comienzos el Hospital contó con gran cantidad de bienes, fincas, lotes y
casas, donadas por personas que al morir dejaban estos bienes a la Institución.
En la actualidad solo queda un lote de unos 5.542 metros cuadrados, en donde se
proyecta construir el nuevo Hospital ya que la planta física actual cuenta con unos
doscientos años y es no solo insuficiente sino inadecuado.
Los primeros estatutos de la Institución fueron aprobados en Bogotá en noviembre

de 1.964 y fueron expedidos a su vez en agosto del mismo año por la junta de
Beneficencia Municipal de Girón.
Por el año de 1.916, en mayo 26, le fue otorgada la Personería Jurídica; ya para
agosto de 1.964 mediante Acuerdo Municipal N° 003 s e crea oficialmente para
Girón como Hospital. Más tarde, para 1.991 el Hospital continuaba funcionando en
el casco urbano de Girón, pero administrativamente hablando, estaba bajo la
jurisdicción de la Secretaría de Salud Departamental de Santander, y su
presupuesto de funcionamiento provenía de un alto porcentaje de transferencia
Departamental y el resto de recursos propios. Posteriormente en desarrollo de la
nueva Constitución y de varias leyes sobre seguridad social, se inició el proceso
de descentralización de la salud en Girón, de donde surgió con el lleno de todos
los requisitos de ley, la transformación del Hospital en Empresa Social del Estado.
En 1.997 se crea mediante el decreto 144 del concejo municipal, la E.S.E Hospital
San Juan de Dios de Girón, institución de baja complejidad que ofrece servicios de

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primer nivel de atención en salud y algunos de segundo nivel habilitados como:

Cirugía General, Ginecobstetricia, Optometría, Terapia Física y Respiratoria; de tal
forma se descentraliza y adquiere autonomía administrativa y financiera. Pasando
a ser dirigida por la Gerencia y una junta directiva, quienes elaboran el
presupuesto y dan pautas para el direccionamiento de la institución.
1.2. MISIÓN
El HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRON; Es una Empresa Social del

Estado del orden municipal que ofrece sus servicios de salud de baja y mediana
complejidad de acuerdo con los perfiles epidemiológicos de la población, mediante
acciones de promoción y prevención de la salud e intervención de la enfermedad
con criterios de Calidad, Seguridad, Equidad y Solidaridad, buscando mejorar la
Calidad de vida de la comunidad del municipio de Girón – Santander - y su área
de influencia.
Para lo cual contamos con un equipo humano comprometido con la calidad en la

atención y seguridad del paciente, garantizando el bienestar de nuestros usuarios
y la satisfacción de sus necesidades.
La entidad está comprometida con la formación de profesionales, tecnólogos y

técnicos en salud mediante la participación en convenios de docencia-servicio con
las diferentes instituciones educativas de la región.
1.3. VISIÓN
En cumplimiento de los mandatos constitucionales y legales el equipo humano del

Hospital San Juan de Dios de Girón a través de sus objetivos y políticas tiene
como visión: ser en el 2015 una Empresa Social del Estado líder, en la prestación
de servicios de salud de baja y mediana complejidad, en Santander; logrando
certificar su Sistema de Gestión Integral (NTC GP 1000: 2009, ISO 9001:2008,
ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007), para ello se compromete con el
mejoramiento continuo de todos sus procesos, soportados en un talento humano
competente dentro de un clima organizacional adecuado que fortalezca e
incremente, la oferta y promoción de servicios, la optimización de los recursos
físicos, financieros y tecnológicos, como también, la prevención de la
contaminación y afectación al medio ambiente por causa de la ejecución de sus
actividades, proporcionando ambientes de trabajo que garantice la seguridad y el
bienestar de los funcionarios, los contratistas y terceros, buscando así, aumentar

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la satisfacción de sus partes interesadas, dándole cumplimiento a los requisitos

legales, reglamentarios y propios, creando una cultura que permita mejorar la
Calidad de vida de la comunidad del municipio de Girón-Santander- y su área de
influencia.
1.4. POLÍTICA DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO
El Hospital San Juan de Dios de Girón, está comprometido con la prestación de

servicios de salud de baja y mediana complejidad de acuerdo con los perfiles
epidemiológicos de la población, mediante acciones de promoción y prevención de
la salud e intervención de la enfermedad con criterios de Calidad, Equidad y
Solidaridad, buscando mejorar la Calidad de vida de la comunidad del municipio
de Girón y su área de influencia; a través del mejoramiento continuo de todos sus
procesos, soportados en un talento humano competente y la optimización de los
recursos físicos, financieros y tecnológicos; la prevención de la contaminación y
afectación al medio ambiente por causa de la ejecución de sus actividades; con
ambientes seguros de trabajo, promoviendo la seguridad y el bienestar de los
funcionarios, los contratistas y terceros, la identificación, evaluación y control de
los peligros y riesgos, derivados de nuestra actividad misional con miras a la
prevención de accidentes y enfermedades laborales, los daños a la propiedad,
minimizando los impactos negativos en todo nuestro entorno al realizar nuestras
labores; buscando así el cumplimiento de los requisitos legales, reglamentarios y
propios para aumentar la satisfacción de nuestros usuarios y las partes
interesadas.
1.5. OBJETIVOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO
 Implementar el Sistema de Información Gerencial permitiendo mejorar

la operatividad del Hospital San Juan de Dios de Girón.
 Fortalecer el cumplimiento de la normatividad aplicable al Hospital,

satisfaciendo las expectativas y necesidades de las partes
interesadas.
 Administrar en forma efectiva los recursos humanos, físicos y

financieros.
 Desarrollar una cultura de mejora continua que establezca

compromiso y participación activa en el Sistema de Gestión Integrado.

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 Mejorar la capacidad de respuesta del Hospital para cumplir con las

expectativas y necesidades de los usuarios aumentando el nivel de
satisfacción.
 Contar con proveedores que garanticen productos y servicios

confiables, de buena calidad y acordes a la normatividad vigente.
 Implementar los programas de gestión ambiental en la Sede Principal

y en los CAMI Rincón de Girón Y Consuelo.
 Implementar los controles operacionales establecidos en el Hospital de

acuerdo a sus actividades y aspectos ambientales.
 Garantizar ambientes de trabajo seguro con el fin de prevenir la

ocurrencia de accidentes de trabajo y enfermedades de tipo laboral
durante el desarrollo de actividades.
 Reconocer, evaluar y controlar los factores de riesgos que se originan

en los lugares de trabajo y que puedan afectar la salud y bienestar de
los trabajadores, contratistas, visitantes, proveedores y de la
comunidad.
1.6 INDICADORES DE GESTIÓN
POLITICA DE GESTION 0BJETIVOS DE

INDICADOR
INTEGRAL GESTION INTEGRAL
"…. está comprometido (Número de actividades
Implementar el Sistema
con la prestación de ejecutadas/ Numero de
de Información
sus servicios de salud Actividades del Plan) *
Gerencial permitiendo
de baja complejidad de 100
mejorar la operatividad
acuerdo con los perfiles (Número de Historias
del Hospital San Juan
epidemiológicos de la Digitalizadas/ Número
de Dios de Girón.
población….." Total de Historias) * 100
"...Prevención de la Implementar los
contaminación y programas de gestión (# Programas
afectación al medio ambiental en la sede ejecutados / #
ambiente por causa de principal y en los CAMI Programas
la ejecución de sus del Hospital proyectados) * 100
actividades…"

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INDICADOR
Implementar los
(# Controles
controles operacionales
operacionales
establecidos en el
ejecutados / # Controles
Hospital de acuerdo a
operacionales
sus actividades y
establecidos) * 100
aspectos ambientales.
(Indicadores cumplidos
/ Indicadores
Desarrollar una cultura
Establecidos) * 100
"….a través del de mejora continua que
mejoramiento continuo establezca compromiso
(Acciones preventivas o
de todos sus y participación activa en
correctivas
procesos…." el Sistema de Gestión
implementadas /
Integrado.
Acciones preventivas y
correctivas
establecidas) * 100
(Capacitaciones
Administrar en forma
"… soportados en un ejecutadas) /
efectiva, los recursos
talento humano (capacitaciones
humanos, físicos y
competente…." programadas) *100
financieros.
Oportunidad en entrega
de informes
(Ejecución real) /
(Presupuesto
Administrar en forma programado)
efectiva, los recursos *100
humanos, físicos y (Mantenimiento
".. La optimización de
financieros. ejecutado) /
los recursos físicos,
(mantenimiento
financieros y
programado) *100
tecnológicos…“
Contar con proveedores
(# productos devueltos
que garanticen
por garantía / #
productos y servicios
productos comprados) *
confiables, de buena
100
calidad y acordes a la
normatividad vigente
"...aumentar la Cumplir con las
( usuarios satisfechos/ #
satisfacción de expectativas y
usuarios encuestados
nuestros usuarios y las necesidades de las
)*100
partes interesadas…» partes interesadas

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INDICADOR
(Metas cumplidas / Total
metas programadas)
* 100
(# Solicitudes
Fortalecer el tramitadas/ #
"... buscando así el cumplimiento de la Solicitudes
cumplimiento de los normatividad aplicable recepcionadas) *100
requisitos legales, al Hospital, llenando las (# Solicitudes
reglamentarios y expectativas y tramitadas en los plazos
propios…» necesidades de las establecidos / #
partes interesadas. Solicitudes
presentadas) * 100
(Requisitos legales
cumplidos / requisitos
legales aplicables
establecidos) * 100
Garantizar ambientes de
trabajo seguro con el fin (Número total de
«….Con ambientes
de prevenir la recomendaciones a los
seguros de trabajo,
ocurrencia de riesgos aplicados
promoviendo la
accidentes de trabajo y realmente / número total
seguridad y el bienestar
enfermedades de tipo de recomendaciones
de los funcionarios, los
profesional durante el para los riesgos
contratistas y terceros»
desarrollo de existentes) * 100
actividades.
«... identificación,
evaluación y control de
Reconocer, evaluar y
los peligros y riesgos,
controlar los factores de
derivados de nuestra
riesgos que se originan
actividad misional con
en los lugares de (No. de procesos con
miras a la prevención
trabajo y que puedan identificación de
de accidentes y
afectar la salud y el peligros / No. de
enfermedades
bienestar físico de los procesos existentes)*
laborales, los daños a la
trabajadores, 100
propiedad, minimizando
contratistas, visitantes,
los impactos negativos
proveedores y de la
en todo nuestro entorno
comunidad.
al realizar nuestras
labores;…»

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1,7 PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO

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PROCESOS ESTRATEGICOS: Son los procesos que dan el norte a la

organización, contribuyendo a la formulación del Direccionamiento Estratégico y
planificación y administración del Sistema de Gestión de la Calidad.
Planeación Estratégica PEC

Mejora Continua PMC
Gestión Integral PGI
PROCESOS MISIONALES: Son los procesos que proporcionan el resultado

previsto por la organización en el cumplimiento del objeto social o razón de ser.
Urgencias PUR
Consulta Externa y Especializada PCE
Odontología POD
Hospitalización PHO
Promoción y Prevención PPP
Cirugía PCI
Ayudas Diagnosticas PAD
Servicios de Apoyo PSA
PROCESOS DE APOYO: Son los procesos que proveen los recursos necesarios
para el desarrollo de los procesos estratégicos, misionales y de apoyo.
Seguridad y Servicios Generales PSG

Gestión de Recurso Humano PRH
Gestión Jurídica y Contratación PJC
Gestión de Recurso Físico PRF
Facturación y Cartera PFC
Gestión de la Información y Comunicación PIC
Gestión Financiera y Costos PGF
PROCESOS DE EVALUACIÓN Y CONTROL: Son los procesos necesarios para

medir y recopilar datos para el análisis del desempeño y al mejora de la eficacia y
eficiencia
Control Interno PCI

Control Interno Disciplinario PCD

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2. MANUAL DE INTERVENTORIA
2.1 ALCANCE DEL MANUAL DE INTERVENTORIA Y SUPERVISION
El contenido del presente Manual de interventoría y Supervisión es un documento

de guía y consulta; contiene disposiciones y recomendaciones que deben ser
aplicadas por los funcionarios y/o contratistas designados formalmente para la
realización del seguimiento a la correcta ejecución de los contratos y/o convenios
que celebre la Empresa Social del Estado ESE Hospital San Juan de Dios de
Girón – Santander - Igualmente contiene disposiciones que deben ser acatadas
por los contratistas.
Inicia con la celebración del contrato y concluye con la liquidación del mismo, la
entrega del informe final y la incorporación de los registros generados en el
archivo central.
2.2 OBJETIVO
El presente manual tiene como objetivo proporcionar y establecer los lineamientos,

reglas y responsabilidades que deberán cumplir las personas o servidores
públicos que ejercen el proceso de interventoría en los contratos que celebre la
Empresa Social del Estado ESE Hospital San Juan de Dios de Girón – Santander -
como herramienta eficaz que sirva de guía para la correcta realización de las
actividades y tareas que amerita el ejercicio de la labor de interventoría o
supervisión.
2.3 CONDICIONES GENERALES
Todo contrato que celebre la Empresa Social del Estado ESE Hospital San Juan
de Dios de Girón – Santander - tendrá por lo menos un interventor o supervisor.
La supervisión puede ser ejercida directamente por el ESE a través de sus

funcionarios, y la interventoría por contratistas que ejerzan funciones
administrativas y/o técnicas, siempre y cuando esta función esté permitida
expresamente en el contrato o la Ley. La designación del interventor se realizará
en el mismo contrato mediante una cláusula que se denominará Interventoría.
La designación del Interventor debe recaer en una persona idónea, con

conocimientos, experiencia y perfil apropiado al objeto de la Interventoría. Para tal
efecto, el funcionario responsable de designar al interventor deberá tener en
cuenta que el perfil profesional de la persona designada o seleccionada, se ajuste

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al objeto del contrato, así como la disponibilidad y logística para desarrollar las
funciones.
La designación de supervisor a un funcionario de la Empresa Social del Estado

ESE Hospital San Juan de Dios de Girón – Santander - es de obligatoria
aceptación. Cuando el supervisor considere que no puede ejercer dicha
supervisión, así lo hará saber a quién lo haya designado mediante oficio motivado.
Quien haya realizado la designación analizará objetivamente los motivos

expuestos y en caso de aceptarlos procederá a dictar acto administrativo motivado
designando nuevo supervisor, decisión que se notificará al nuevo supervisor y se
comunicará al contratista.
Ya sea en el contrato o con la notificación del Acto Administrativo al supervisor

designado se le hará saber que debe darle cumplimiento al presente Decreto.
Copia del contrato le será entregada por la oficina de origen del mismo, en el cual
se le hará saber que la totalidad del proceso contractual está a su disposición para
su examen.
En los casos que aplique una vez iniciado el contrato se elaborará un acta firmada
por el contratista y el interventor o supervisor, en la que se consignará como
mínimo el número del contrato, el nombre del contratista, fecha de iniciación, fecha
de terminación, plazo, objeto, valor, valor del anticipo, si hubiere lugar a ello.
El acta debidamente diligenciada, será remitida inmediatamente a la oficina en la

que repose el contrato para que haga parte del mismo. En caso de que ella no se
remita, el ordenador del gasto requerirá al interventor o supervisor para este fin.
En el ejercicio de sus funciones el interventor y supervisor deberá tener en cuenta

que la actividad de la Empresa Social del Estado ESE Hospital San Juan de Dios
de Girón – Santander - se enmarca dentro de los principios constitucionales
contenidos en el artículo 209 y de manera especial en los mandatos de la Ley 80
de 1993 y sus decretos reglamentarios.
3. DEFINICIÓN DE SUPERVISIÓN
Desarrollo de las actividades requeridas para la realización del seguimiento

técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento
del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad estatal cuando no
requieren conocimientos especializados.

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La vigilancia a la correcta ejecución del contrato de interventoría se realizará a

través de la Supervisión.
Para la supervisión, la Empresa Social del Estado ESE Hospital San Juan de Dios
de Girón – Santander - podrá contratar personal de apoyo, a través de los
contratos de prestación de servicios que sean requeridos. Las actividades
concernientes a la supervisión deberán ser ejercidas desde el momento de la
designación formal hasta la liquidación del contrato o convenio.
4. DEFINICIÓN DE INTERVENTORIA
Desarrollo de actividades requeridas para la realización del seguimiento técnico,

administrativo, financiero, contable, jurídico que sobre el cumplimiento del contrato
realice una persona natural o jurídica contratada para tal fin por la Empresa Social
del Estado ESE Hospital San Juan de Dios de Girón – Santander - , cuando el
seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o
cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen.
Conforme a lo indicado en el parágrafo 1º del artículo 83 de la Ley 1474 de 2011,

en los contratos de obra a que se refiere el artículo 32 de la Ley 80 de 1993, los
estudios previos de los contratos cuyo valor supere la menor cuantía de la ESE,
con independencia de la modalidad de selección, se pronunciarán sobre la
necesidad de contar con interventoría.
5. CONCURRENCIA DE INTERVENTOR Y SUPERVISOR
Por regla general, no serán concurrentes en relación con un mismo contrato, las
funciones de supervisión e interventoría. Sin embargo, la entidad puede dividir la
vigilancia del contrato principal, caso en el cual en el contrato respectivo de
interventoría, se deberán indicar las actividades técnicas a cargo del interventor y
las demás quedarán a cargo de la Entidad a través del supervisor.
El contrato de Interventoría será supervisado directamente por la Empresa Social

del Estado ESE Hospital San Juan de Dios de Girón.-

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6. DESIGNACIÓN DEL SUPERVISOR
Desde el estudio previo debe informarse al ordenador del gasto sobre el

funcionario o contratista que cuenta con el perfil o experiencia requerida para
realizar la supervisión del contrato o convenio.
En todo caso corresponde al ordenador del gasto hacer la designación en forma

escrita.
La designación se informará al contratista en la minuta del contrato y se

formalizará al supervisor a través de comunicación escrita, la cual deberá ser
entregada oportunamente al designado, pues a partir de este momento nacen las
obligaciones relacionadas con vigilancia del contrato.
En el evento de que la designación de supervisión recaiga sobre un contratista

deberá constar tal obligación en el contrato suscrito entre este y la entidad y
adicionalmente dicha obligación deberá estar amparada con garantía de
cumplimiento.
7. CAMBIO DE SUPERVISIÓN
Solo el ordenador del gasto podrá ordenar el cambio de supervisor de un contrato.
En el evento de cambio de supervisor por disposición del ordenador del gasto o

por cesación de relación laboral o contractual, el primero deberá hacer entrega
formal al segundo de toda la información relativa a la ejecución del contrato, con
informe detallado sobre las actuaciones realizadas. Solo hasta ese momento
quedará exonerado del cumplimiento de las obligaciones como supervisor.
En caso que el funcionario entre en periodo de vacaciones deberá informar al

ordenador del gasto para que se nombre supervisor provisional, ya que de lo
contrario no se interrumpe la obligación de vigilancia y control.
Cuando se requiera el cambio de supervisor, no será necesario modificar el

Contrato, la nueva designación se efectuará mediante comunicación escrita, de la
cual deberá enviarse copia al anterior supervisor y al contratista, por parte del
ordenador del gasto.

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8. DESIGNACIÓN DEL INTERVENTOR
En los casos que la ley obliga a contratar Interventor, este será seleccionado
mediante concurso de méritos o mediante los procedimientos establecidos en la
ley. El interventor deberá constituir la garantía de que trata el parágrafo del artículo
85 de la Ley 1474 de 2011 y el parágrafo 3º del artículo 5.1.9 del Decreto 734 de
2012.
Los interventores responderán civil, fiscal, penal y disciplinariamente, tanto por el

cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de interventoría, como por
los hechos u omisiones que les sean imputables y causen daño o perjuicio a las
entidades, derivados de la celebración y ejecución de los contratos respecto de los
cuales hayan ejercido o ejerzan las funciones de interventoría.
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 53 de la ley 80 de 1993, el

interventor responderá civil y penalmente tanto por el cumplimiento de las
obligaciones derivadas del contrato de interventoría, de ser el caso, como por los
hechos u omisiones que les fueren imputables y que causen daño o perjuicio a la
entidad, derivados de la celebración y ejecución de los contratos respecto de los
cuales haya ejercido o ejerza la función de interventoría.
Así mismo, de conformidad con lo dispuesto en los artículos 25 y 53 de la Ley 734

de 2002, indistintamente de la clase de interventoría, los interventores son sujeto
disciplinables y responden disciplinariamente.
9. CODIGO DE CONDUCTA DEL INTERVENTOR Y EL SUPERVISOR

DESIGNADO
En ejercicio de la función de interventoría o supervisión, el funcionario público o el

contratista designado, deberá actuar cumpliendo estrictamente los principios de
conducta que a continuación se relacionan.
Lo anterior, sin perjuicio de las responsabilidades fiscales, penales, disciplinarías y

administrativas que pueden derivarse del incumplimiento de estos deberes o de
cualquiera otra de las funciones consignadas en el presente Manual.
 Actuar en forma imparcial y objetiva en la valoración y verificación del

cumplimiento de las obligaciones por parte del contratista.
 Informar a su supervisor o superior, según el caso, cualquier relación que

de manera directa o a través de algún integrante de su equipo de trabajo

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tenga con el contratista, antes de emprender cualquier función de

interventoría.
 No aceptar estimulo, regalo, comisión, descuento o cualquier otro beneficio

del contratista, de sus representantes, o de cualquier otra persona
interesada, ni permitirlo al personal que este bajo su responsabilidad.
 Abstenerse de divulgar los resultados, parte de ellos, u otra información

obtenida en el
 curso de la supervisión o la interventoría a cualquier tercero, sin previa

autorización del superior o del supervisor, según el caso.
 Abstenerse de realizar cualquier actuación que perjudique la imagen de la

Empresa Social del Estado ESE Hospital San Juan de Dios de Girón –
Santander - o la del contratista.
 Abstenerse de constituirse en acreedor o deudor de alguna persona

interesada directa o indirectamente en el contrato.
 Abstenerse de exonerar al contratista del cumplimiento de sus obligaciones

contractuales.
 Abstenerse de autorizar cambios o modificaciones en los contratos.
 Sin perjuicio de sus funciones de control vigilancia y auditoría, cooperar con

el contratista para el cumplimiento de los objetivos de la contratación.
10. DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN NECESARIA PARA EL ADECUADO

EJERCICIO DE LA SUPERVISION Y/O INTERVENTORÍA
Los documentos que se describen a continuación, deben ser conocidos y

analizados, por el interventor o supervisor antes de la iniciación de la ejecución del
contrato y por ende antes de iniciar la labor de supervisión o interventoría:
 Estudios previos y asignación y distribución de riesgos

 Pliego de Condiciones y sus anexos (importante, el anexo técnico)
 Adendas y formularios de aclaración a los documentos del proceso de
selección
 Propuesta
 Informe de evaluación
 Documento de respuesta a las observaciones

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 Acto de adjudicación
 Contrato
 Garantía
Los anteriores documentos constituyen el marco de referencia para el ejercicio de

todas las actividades que integran la función de interventoría o supervisión, en sus
aspectos administrativos, técnicos, financieros y legales. Por lo anterior, es
responsabilidad del interventor o supervisor, revisar y estudiar los documentos e
información suministrados por la Oficina Gestora que da origen al contrato, con el
propósito de establecer criterios claros y precisos sobre el proyecto, que le
permitan adelantar con efectividad las labores encomendadas, solicitando al
gestor del contrato las aclaraciones que estime pertinentes.
11. FACULTADES Y DEBERES DE LOS SUPERVISORES E INTERVENTORES
El interventor y/o supervisor está facultado para actuar conforme lo establece la

ley, el contrato y lo regulado en el presente manual. Compete al interventor y/o
supervisor:
1. UNA VEZ NOTIFICADA LA DESGINACION :
 Enterarse del contenido del contrato, las obligaciones del contratista y el

contenido de la propuesta.
 Revisar y aprobar el plan de inversión del anticipo en caso de haberse

pactado.
 Revisar y aprobar el cronograma de actividades.
 Suscribir junto con el contratista el acta de inicio cuando así se haya

pactado en el contrato y remitirla al ordenador del gasto para su archivo.
 Verificar que se cuente con las licencias y permisos requeridos para la

ejecución del contrato y que se encuentren vigentes.
 Verificar que el contratista haya aportado la garantía establecida en el

contrato y que la misma haya sido revisada y aprobada.
2.- DURANTE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO
 Vigilar, controlar y verificar la ejecución de las obligaciones a cargo del

contratista.

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30/12/2014
 Hacer el seguimiento por la entidad contratante al ejercicio del cumplimiento

obligacional a cargo del contratista.
 Solicitar informes, aclaraciones y explicaciones al contratista sobre el

desarrollo de la ejecución contractual.
 Mantener informada a la entidad contratante de los hechos o circunstancias

que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas
punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del
contrato, o cuando tal incumplimiento se presente.
 Informar al ordenador del gasto sobre la ejecución del contrato, el estado de

avance o sus novedades.
 Exigir al contratista el cumplimiento de las obligaciones contractuales, la

entrega de obras, bienes o servicios con total apego a las especificaciones
técnicas ofrecidas y pactadas.
 Servir de interlocutor entre el contratista y la Empresa Social del Estado

ESE Hospital San Juan de Dios de Girón – Santander - .
 Requerir al contratista por escrito, para que ejecute cabalmente las

obligaciones pactadas en el contrato.
 Suministrar al contratista toda la información que requiere para la correcta

ejecución del contrato.
 Con la debida antelación, tramitar ante el funcionario competente las

solicitudes de prórroga, adición o modificación del contrato, con la
justificación que corresponda al caso concreto.
 Exigir al Contratista el cumplimiento de las obligaciones previstas en el

contrato y en las leyes, decretos y normas que le apliquen.
 Impartir de manera oportuna y clara las instrucciones al contratista sobre el

cumplimiento de las obligaciones.
 Exigir la información que considere necesaria, recomendar lo que estime y

contribuya a la mejor ejecución del contrato, y en general adoptar las
medidas que propendan por la óptima ejecución del objeto contratado.

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 Dejar constancia escrita de todas sus actuaciones. Las órdenes e

instrucciones que imparta son de obligatorio cumplimiento siempre y
cuando estén en concordancia con la ley y lo pactado.
 Sugerir las medidas que considere necesarias para la mejor ejecución del
objeto pactado.
 Archivar adecuadamente todos los documentos que se produzcan con

ocasión o en desarrollo del contrato, tales como memorias de cálculo,
planos y fotografías, bitácora de obra notificaciones, actas de aprobación de
material, especificaciones, planos y catálogos de herramientas y
maquinaria, actas, correspondencia, etc. El material archivo deberá estar
clasificado y archivado de acuerdo con las normas vigentes en materia de
archivo.
 Responder oportunamente las solicitudes y peticiones realizadas por el

contratista evitando que se configure el silencio administrativo positivo,
previsto en el numeral 16 del artículo 25 de la ley 80 de 1993.
 Informar oportunamente al ordenador del gasto, sobre las situaciones que

alteren el equilibrio financiero del contrato.
 Establecer el monto del desequilibrio económico en los contratos.
 Presentar los informes correspondientes, de conformidad con las

obligaciones y actividades requeridas para la ejecución del objeto
contractual.
 Avalar los informes que rinda el contratista cuando así se requiera,

verificando su coherencia con las obligaciones pactadas y con las tareas
desarrolladas.
 Verificar para efecto de pago, que el contratista haya cumplido con la

obligación de afiliación y pago al sistema de seguridad social integral,
administradora de riesgos laborales, aportes parafiscales, por parte del
contratista, en los montos legalmente establecidos.
 En el evento de incumplimiento requerir al contratista para que le dé

cumplimiento a sus obligaciones contractuales.

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 Presentar un informe al ordenador del gasto con copia a la aseguradora

acerca del posible incumplimiento de las obligaciones contractuales, los
requerimientos realizados y las respuestas del mismo, el cual servirá de
sustento a la actuación de qué trata el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011,
conforme a lo indicado en el párrafo siguiente.
 Solicitar la imposición de las sanciones previstas en el contrato, por el

incumplimiento de las obligaciones por parte del contratista anexando las
evidencias del posible incumplimiento y los requerimientos realizados al
contratista conminándolo al cumplimiento. Estos requerimientos y actas
suscritas con el contratista son necesarias toda vez que constituyen la
prueba necesaria para iniciar el procedimiento de que trata el artículo 86 de
la ley 1474 de 2011.
 Exigir al contratista entregar todos los documentos requeridos para la

liquidación del contrato, así como mantener vigentes las garantías
contractuales y post contractuales establecidas en el contrato, en valor y
vigencia.
 Recibir los informes de gestión o de avance de ejecución del contrato

verificando que el mismo de cuenta del cumplimiento de las obligaciones
pactadas en el contrato por parte del contratista.
 Suscribir el formato de supervisión o interventoría, en el cual se autoriza el

pago que se debe realizar al contratista de acuerdo con el avance en la
 En caso de adquisición de bienes, verificar la entrada a almacén de los

productos y anexar al correspondiente formato de supervisión la constancia
del mismo.
 Verificar y dejar constancia escrita si los bienes adquiridos cumplen con las
especificaciones técnicas señaladas en el pliego y la propuesta, en caso
contrario proceder a su devolución.
3.- A LA FINALIZACION DEL CONTRATO
 Exigir al contratista, la extensión de los amparos que así se requiera.
 Suscribir, cuando aplique el acta de recibo final a entera satisfacción de los

bienes, obras o servicios en el cual se dejará constancia del balance de
ejecución, discriminando los valores pagados y el saldo cuando sea el caso,

Código: M-PJC-002
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la calificación al contratista respecto del cumplimiento de las obligaciones

pactadas en el contrato. Dicha acta deberá ser remitida al ordenador del
gasto junto con la proyección del acta de liquidación.
4.- A LA LIQUIDACION DEL CONTRATO
 Entregar en la dependencia ordenadora del gasto todos los soportes

adicionales de ejecución del contrato que repose en su poder, ya que
durante la ejecución del contrato debió haber enviado las actas e informes
suscritos.
 Proyectar y suscribir junto con el ordenador del gasto el acta de liquidación

del contratista.
12. TIPOS DE INTERVENTORÍA
Según el tipo de labor de la interventoría, ésta se clasifica así:
a) Interventoría del proyecto: Consiste en la asesoría durante la etapa de

diseño y estudios del proyecto para garantizarle a la entidad que los planos
interpreten su voluntad, cumplan con sus requisitos dentro de la
disponibilidad de recursos y estén debidamente coordinados y completos
para la ejecución de la obra. Además, implica la vigilancia del cumplimiento
de las actividades previas, control de pólizas, control a los contratos de
estudios técnicos y control sobre trámites municipales.
b) Interventoría técnica: Comprende las funciones propiamente técnicas y

administrativas, complementarias e inseparables durante la ejecución del
contrato, por lo que deben ser realizadas por la misma persona y son :
 Función técnica: Se encamina a velar por el cumplimiento de las

normas de calidad. En los contratos de obra pública, implica además
vigilar el correcto desarrollo delos planos y el cumplimiento de las
normas de seguridad y economía adecuadas a la obra.
 Función administrativa: Busca el cumplimiento del contrato. Además,

vigila el cumplimiento del otorgamiento de la garantía en favor de la
entidad, de los pagos de prestaciones sociales, fiscales y parafiscales y
de las demás obligaciones contractuales y legales.

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c) Interventoría económica y financiera: Implica la verificación de la

inversión de los recursos provenientes del contrato hecha por el contratista,
de acuerdo a la necesidad y los principios de economía, eficiencia y
efectividad.
d) Interventoría legal: Comprende la revisión de la legalidad de los actos

realizados por el contratista para la ejecución del contrato.
El tipo de Interventoría debe guardar correspondencia con la naturaleza del

contrato objeto de la misma.
13. FUNCIONES ESPECÍFICAS DE LA INTERVENTORÍA DEL PROYECTO
En la interventoría del proyecto, el interventor tendrá, entre otras, las siguientes

funciones específicas:
a) Asesorar a la entidad durante la etapa del estudio y diseños del proyecto

para garantizarle que los planos interpreten la voluntad de ésta, guarden
correspondencia con la disponibilidad de recursos y estén coordinados y
completos para la ejecución de la obra.
b) Vigilar el cumplimiento de las actividades previas.
c) Ejercer el control de las pólizas.
d) Controlar la ejecución de los contratos de estudios técnicos.
e) Vigilar el cumplimiento de los trámites que se deban hacer ante las distintas
autoridades para obtener los permisos, licencias y autorizaciones que se
deban obtener.
f) Hacer revisar, de ser necesario, los proyectos y estudios técnicos por
especialistas. El costo de la revisión será asumido por el contratista de los
proyectos o estudios técnicos.
g) Asesorar a quienes realizan presupuestos y elaboran pliegos de
condiciones o términos de referencia para que las condiciones reales de
construcción, los materiales y demás requerimientos de la obra estén
acorde con lo que se consigna en los contratos.

ADMNISTRATIVA.
En la interventoría técnica y administrativa, entre otras, son funciones específicas

del interventor las siguientes:
a. Velar por el cumplimiento de las normas de calidad, seguridad y economía

adecuadas al bien, el servicio o la obra objeto de la interventoría.

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b. Exigir, cuando sea necesario, la realización de ensayos y pruebas.
c. Llevar un control a las especificaciones de materiales, pruebas a las

instalaciones y puesta en marcha de los equipos.
d. Conocer plenamente el objeto del contrato y las especificaciones técnicas

con el fin de garantizar la adecuada ejecución del contrato.
e. Vigilar el cumplimiento de las condiciones fijadas en los pliegos de

condiciones o términos de referencia, estudios previos y especificaciones
generales para la debida ejecución del contrato, teniendo en cuenta que en
caso de discrepancias prevalecerán los pliegos de condiciones o términos
de referencia.
f. Si hubiere anticipo, solicitar al contratista el plan de inversión del anticipo,

aprobarlo y manejarlo, en representación del municipio, conjuntamente con
el contratista.
g. Suscribir con el contratista, cuando sea necesario, el acta de iniciación de la

h. Exigir al contratista, previamente al acta de iniciación, la actualización de la

programación de los trabajos entregados en la propuesta.
i. Exigir al contratista, cuando se requiera, copia de la hoja de vida y de la

matrícula de los profesionales que de acuerdo con la propuesta presentada
por éste van a laborar en la ejecución del contrato, y verificar que los
mismos cumplan con los requisitos exigidos y ofrecidos.
j. Organizar los comités técnicos o administrativos necesarios para garantizar

el debido cumplimiento del contrato.
k. Cuando la naturaleza del contrato lo exija, realizar con la periodicidad

pactada los cortes de ejecución del contrato, en el que se especifique el
concepto ejecutado, su unidad, cantidad y valor.
l. En caso de que el contrato no mencione los periodos de cortes, éste se

hará quincenal o mensualmente.
m. Elaborar, con base en los cortes anteriores, las actas de recibo parcial del
contrato.

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n. Evaluar la ejecución del contrato previamente a su finalización e indicar al

contratista las faltantes y deficiencias de la misma, con el fin de que sean
subsanadas en el periodo restante para el vencimiento del plazo
contractual.
o. Elaborar la solicitud de suspensión temporal del contrato por circunstancias

de fuerza mayor o caso fortuito, la que debe justificarse, ser visada por el
funcionario responsable del proyecto y sometida a la aprobación de la
entidad.
p. Aprobada la suspensión, el interventor conjuntamente con el contratista y la

entidad suscribirá la respectiva acta.
q. Elaborar el acta de reiniciación de la ejecución del contrato, la que se debe

suscribir conjuntamente con el contratista y la entidad, dejando constancia
del tiempo total de suspensión temporal y del vencimiento final del contrato.
r. Cuando de acuerdo con la naturaleza y objeto del contrato fuere pertinente,

exigir al contratista los planos de la obra ejecutada o equipos entregados,
memorias o manuales de operación, los cuales se anexaran al control de
interventoría.
s. Cuando de acuerdo con la ley se requiera, liquidar los contratos.
t. Verificar la aprobación de las pólizas exigidas así como de las

modificaciones realizadas a las mismas durante la ejecución del contrato.

ADMNISTRATIVA A LOS CONTRATOS DE OBRA PÚBLICA
En la interventoría técnica y administrativa a los contratos de obra pública, entre

otras, son funciones específicas del interventor las siguientes:
a) Velar por el correcto desarrollo de los planos así como solicitar al diseñador,
cuando sea necesario completar o introducir modificaciones al proyecto, la
elaboración de los planos y de las especificaciones pendientes.
b) Realizar visita previa al sitio de la obra en compañía de quienes realizaron

los presupuestos y los diseños con el fin de conocer las características del
sitio y las condiciones de ejecución de la obra.

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c) Establecer que las cantidades de obra del contrato y las especificaciones

particulares del proyecto estén debida y completamente definidas.
d) Suscribir, antes de dar inicio a los trabajos, con el contratista y propietarios

de inmuebles o predios vecinos, las actas de vecindad a que hubiere lugar,
complementándolas con registros fotográficos si fuere necesario.
e) Registrar con el contratista o el representante de aquel en la bitácora o libro

de obras las acciones realizadas; los inventarios periódicos de materiales,
equipo y personal; las actas de los comités técnicos o administrativos de
obras que se realicen; las novedades que se presenten; los conceptos
técnicos emitidos por consultores externos a la obra y demás
observaciones que a su juicio sean necesarias hacer.
f) Participar al inicio de la obra en el control de la ejecución de la localización

y el replanteo del proyecto, el diseño y ubicación de los campamentos, los
sitios de almacenamiento de materiales de obra y en general en todas las
actividades preliminares de la construcción.
g) Efectuar mediciones periódicas de los ítems ejecutados, las cuales deberá

hacer constar en el diario de medidas, discriminando fechas, especificación
del ítem medido, unidad y cantidad medida.
h) Con base en lo anterior, efectuar con la periodicidad pactada, los cortes de

obra, en caso de que el contrato no mencione los periodos de cortes, éste
se hará quincenal o mensualmente.
i) Elaborar, con base en los cortes de obra, las actas de recibo parcial de
obra.
j) Exigir para la ejecución del contrato, materiales, mano de obra y elementos

de primera calidad que estén conforme con las normas y especificaciones
establecidas en los planos, pliegos de condiciones y la propuesta.
k) Ordenar todos los análisis y pruebas necesarios para establecer las

condiciones técnicas o de uso que demande el correcto desarrollo del
objeto contractual, y con base en los resultados efectuar, de ser necesario,
las recomendaciones pertinentes y dar las órdenes necesarias para
garantizar la debida ejecución del contrato.
l) En los ensayos de los concretos, se deberá tener en cuenta lo establecido

en el Código Colombiano de Construcciones Sismo Resistente.

Código: M-PJC-002
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m) Para los ensayos y aceptación de los materiales se deberá tener en cuenta

las condiciones estipuladas en las normas de calidad que regulen la
materia.
n) Aportar copia de todas las pruebas o ensayos que serán conservados en el

fólder del proyecto, discriminando la ubicación, orden y fecha de ejecución.
o) Aprobar o improbar la iniciación o terminación de los ítems contratados,

teniendo en cuenta la programación establecida y su secuencia técnica.
p) Ordenar la remoción y reemplazo de la obra mal ejecutada o no aprobada,

fijando para el efecto un plazo.
q) Verificar y exigirle al contratista que realice las obras con el equipo y

maquinaria que ofreció en la propuesta, así como sus buenas condiciones
de servicio.
r) Verificar que el contratista cuente con todos los medios y recursos para
mantener la seguridad dentro de la obra.
s) Ordenar lo necesario para que la ejecución del contrato se lleve a cabo sin
ocasionar perjuicios a terceros.
t) Exigir el total cumplimiento de la programación de la obra pudiendo

recomendar modificaciones cuando se haga necesario, sin cambiar el
plazo.
u) Estas modificaciones deberán acompañarse de la respectiva programación

y el flujo de caja correspondiente, si lo hubiere.
v) Presentar con anticipación suficiente los estudios que indiquen la necesidad

de mayor cantidad de obra, obras complementarias o adicionales,
estipulando el plazo adicional que pueda ser requerido para la ejecución de
las mismas.
w) De presentarse obras extras adicionales, suscribir en forma conjunta con el

contratista actas donde consten los precios para los ítems cuyos valores no
aparezcan en la propuesta inicial, respaldadas por los respectivos análisis
de precios unitarios y remitirlos como parte integral de los estudios que
presente para la aprobación del funcionario responsable del proyecto, quien
anexará a éstos el correspondiente certificado de disponibilidad.

Código: M-PJC-002
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x) Evaluar la obra previamente a su finalización e indicar al contratista las

faltantes y deficiencias de la misma, con el fin de que sean subsanadas en
el periodo restante para el vencimiento del plazo contractual.
16. OBLIGACIONES DEL INTERVENTOR
OBLIGACIONES ADMINISTRATIVAS
Las siguientes son las obligaciones administrativas del interventor:
a) Solicitar a la Empresa Social del Estado ESE Hospital San Juan de Dios
de Girón – Santander – la documentación e información necesaria para
desarrollar adecuadamente la interventoría.
b) Establecer mecanismos ágiles y eficientes para el desarrollo de la

interventoría a su cargo.
c) Revisar y estudiar los documentos e información suministrados por la

Santander - que dieron origen al contrato, con el propósito de establecer
criterios claros y precisos sobre el proyecto, que le permitan adelantar
con efectividad las labores encomendadas; solicitando a la Empresa
Social del Estado ESE Hospital San Juan de Dios de Girón – Santander
- las aclaraciones del caso.
d) Verificar la existencia de las licencias y/o permisos necesarios para la

ejecución del contrato, así mismo revisar los requisitos exigidos por las
entidades competentes a través de dichos permisos con el fin de
garantizar su implementación antes del inicio del contrato.
e) Exigir al contratista la entrega de los análisis de precios unitarios de las

actividades estipuladas en las reglas de participación. Considerar la
información contenida en los análisis de precios unitarios para la
aprobación y fijación de los precios unitarios no previstos que se
requieran en el desarrollo del proyecto.
f) Cumplir y hacer cumplir durante el desarrollo del contrato lo establecido

en las reglas de participación, relacionada con los requisitos exigidos
para los perfiles profesionales del recurso humano y el tiempo de
dedicación de los mismos al contrato, así como el equipo exigido para la
ejecución de los trabajos.

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g) Programar y coordinar con el contratista y con la Empresa Social del

Estado ESE Hospital San Juan de Dios de Girón – Santander - las
reuniones de seguimiento a la ejecución del contrato. En estas
reuniones se debe presentar el estado de avance del contrato, se tratan
y analizan temas y problemas relacionados con el desarrollo del
proyecto y se convienen soluciones prácticas y oportunas.
h) Elaborar, revisar, suscribir y radicar las actas y demás documentos

necesarios para la ejecución del contrato.
i) Mantener actualizada la documentación de los contratos y el archivo de

los mismos, conforme a la composición documental establecida en la
Ley.
j) Solicitar cuando se requieran los cambios respectivos de personal de los

equipos de trabajo del contratista; aprobar conforme a las reglas de
participación los cambios del equipo de trabajo del mismo, dejar registro
de dicha aprobación e informar a la Empresa Social del estado ESE
Hospital San Juan de Dios de Girón – Santander –
k) Cumplir y hacer cumplir al contratista en que todo el personal a su cargo

se encuentre afiliado al Sistema General de Seguridad Social (Salud,
pensiones y riesgos profesionales) de acuerdo con lo dispuesto en la
ley, así como el cumplimiento de pago de obligaciones parafiscales,
cuando corresponda.
l) Cumplir con la entrega de los informes de ejecución física, financiera y

legal además de los semanales, mensuales y finales requeridos por la
Santander en los cuales se presente el estado de ejecución avance y
terminación del contrato.
m) Realizar cualquier otra actividad administrativa requerida para la

correcta administración del contrato.
n) Verificar y exigir que se otorguen las garantías exigidas y velar por que
estas permanezcan vigentes de acuerdo con las condiciones estipuladas
en el contrato.

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o) Suscribir las actas de inicio, recibo parcial de obra, seguimiento a los

contratos, terminación, entrega y recibo final, el proyecto de liquidación y
las demás que se produzcan con ocasión de la ejecución del contrato y
en desarrollo de la interventoría.
p) Cumplir y hacer cumplir al contratista las obligaciones laborales que se

generen con relación al contrato suscrito.
q) Estudiar las sugerencias, consultas y reclamaciones presentadas por el

contratista y emitir un concepto a la Empresa Social del Estado ESE
Hospital San Juan de Dios de Girón – Santander - para la resolución
final de las mismas.
r) Si es necesario suspender el contrato de ejecución, o si se establece

posteriormente ampliar el plazo pactado para la suspensión, la
interventoría deberá emitir un concepto técnico previo sobre la
suspensión.
s) Revisar las solicitudes de adición en valor y/o prórrogas, modificaciones,

suspensiones, del plazo de ejecución del contrato, presentadas por el
contratista y emitir un concepto técnico a la Empresa Social del Estado
ESE Hospital San Juan de Dios de Girón – Santander - Revisar y remitir
dichas solicitudes a la Empresa Social del Estado ESE Hospital San
Juan de Dios de Girón – Santander - para su aprobación con una
antelación mínima de 10 días a la fecha requerida para su
implementación, las cuales deben estar suficientemente justificadas.
t) Verificar y adelantar las acciones pertinentes para que las adiciones y

prorrogas se realicen oportunamente antes del vencimiento del contrato.
u) Velar por el oportuno trámite de las solicitudes y peticiones que hagan

los particulares o las autoridades en relación con el desarrollo del
contrato.
v) Revisar permanentemente la vigencia de las pólizas del contrato y

efectuar al contratista los requerimientos del caso, cuando sea necesario
su ampliación en valor o en plazo.
w) En caso de cualquier tipo de incumplimiento del contrato, el interventor

deberá enviar al Municipio, copia de los requerimientos realizados al
contratista, de los cuales siempre se deberá allegar copia a la compañía

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aseguradora. No obstante el requerimiento - el cual deberá establecer

un término para el cumplimiento de la obligación -, el Contratista persiste
en el incumplimiento, el interventor deberá informar de inmediato a la
Santander - con el fin de proceder a declarar el siniestro y comunicar a
la compañía aseguradora dentro de los tres días siguientes a la
ocurrencia del mismo de conformidad con el Código de Comercio. Una
vez se de aviso del siniestro a la compañía aseguradora, el interventor
deberá enviar a la Empresa Social del estado ESE Hospital San Juan de
Dios de Girón un informe técnico sobre el incumplimiento del contratista
y una tasación de los perjuicios ocasionados.
17. ÓRDENES DEL INTERVENTOR
Las órdenes o sugerencias del interventor deben darse por escrito y dentro de los
límites del respectivo contrato y el tipo de interventoría.
OBLIGACIONES TÉCNICAS
Las siguientes son las obligaciones técnicas del interventor:
a) Verificar y aprobar la localización de los trabajos y de sus condiciones

técnicas para iniciar y desarrollar el objeto del contrato, igualmente
constatar - según el caso – la existencia de planos, diseños, licencias,
autorizaciones, estudios, cálculos, especificaciones y demás
consideraciones técnicas que estime necesarias para suscribir el acta de
iniciación y la ejecución del objeto pactado.
b) Controlar que el contratista cuente con la infraestructura física y el recurso

humano suficiente para adelantar la implementación de los requerimientos
exigidos por las entidades competentes a través de las licencias y/o
permisos otorgados para el desarrollo del contrato.
c) Verificar oportuna y permanentemente los ítems y las cantidades de obra

establecidas en el contrato, a partir de la información suministrada y
presentar un informe a la Empresa Social del Estado ESE Hospital San
Juan de Dios de Girón sobre los aspectos que repercutan en el normal
desarrollo de los contratos y que puedan implicar modificaciones al
contrato.

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d) Verificar que el contratista cumpla las normas y especificaciones técnicas

establecidas por la Empresa Social del Estado ESE Hospital San Juan de
Dios de Girón para el desarrollo del contrato. En caso de advertir la
necesidad de introducir modificaciones a las especificaciones, el interventor
deberá informar a la Empresa Social del Estado ESE Hospital San Juan de
Dios de Girón para su evaluación y aprobación.
e) Controlar e inspeccionar permanentemente la calidad de la obra, equipos,

materiales, bienes, insumos y producto. Para lo anterior, el interventor
exigirá al contratista efectuar los ensayos de laboratorio o pruebas
necesarias para el control de calidad de los mismos, igualmente realizará
los ensayos de laboratorio o pruebas requeridas para verificar y aprobar
que el contratista esté cumpliendo con las normas y especificaciones
técnicas establecidas para el contrato. En caso que estas pruebas o
ensayos no cumplan con los resultados, el interventor deberá dejar registro
de la implementación y verificación de las acciones correctivas pertinentes.
f) Velar por el cumplimiento del cronograma y flujo de inversión del contrato,

efectuando controles periódicos de las actividades programadas y
recomendar los ajustes a los que haya lugar. En caso de incumplimiento, el
interventor deberá informar oportunamente a la Empresa Social del Estado
ESE Hospital San Juan de Dios de Girón y sugerir si es el caso la
aplicación de los procedimientos sancionatorios establecidos en el contrato.
g) Estudiar y decidir los requerimientos de orden técnico que no impliquen

modificaciones al contrato. En caso de requerir modificaciones éstas
deberán someterse al estudio de la Empresa Social del Estado ESE
Hospital San Juan de Dios de Girón, previo concepto de la interventoría.
h) Recibir y estudiar los análisis de precios unitarios de ítems no previstos

presentados por el Contratista. Cuando se requiera, el interventor debe
soportar la revisión efectuada a los análisis de precios unitarios de los ítems
no previstos con mínimo dos cotizaciones. Una vez se revisen por parte del
Interventor los precios no previstos, éste debe remitir a la Empresa Social
del Estado ESE Hospital San Juan de Dios de Girón el concepto de
aprobación de ítems y precios no previstos. Si el incumplimiento conlleva
además, a un indebido manejo de recursos, el interventor deberá informar a
la Empresa Social del estado ESE Hospital San Juan de Dios de Girón para
que se inicien las acciones a las que haya lugar.
i) Elaborar el proyecto de liquidación del contrato objeto de la interventoría en

un tiempo máximo de 2 meses contados a parir de la fecha de terminación

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y remitir a la Empresa Social del Estado ESE Hospital San Juan de Dios de
Girón para su revisión y aprobación final junto con la totalidad de los
soportes.
j) Verificar que el contratista presente los paz y salvos a los que haya lugar
según la naturaleza del contrato.
k) Las demás actuaciones que de conformidad con la normatividad vigente y

con su naturaleza correspondan a la función de interventoría.
18. OBLIGACIONES DE CONTROL PRESUPUESTAL
Las siguientes son las obligaciones de control presupuestal del interventor:
a) Verificar que el contratista cumpla con los requisitos exigidos por la

Empresa Social del Estado ESE Hospital San Juan de Dios de Girón para la
entrega del anticipo o pago anticipado pactado. Constatar la correcta
inversión del anticipo, para este efecto deberá exigir según corresponda la
programación de los trabajos, el flujo de inversión del contrato y el plan de
inversión del anticipo.
b) Cuando lo estipule el contrato, la interventoría deberá abrir con el

contratista una cuenta bancaria para el manejo del anticipo del contrato, la
cual deberá ser manejada en conjunto (contratista interventor) y debe ser
independiente de sus cuentas particulares. Esta cuenta deberá estar a
nombre del proyecto y contendrá el nombre del contratista y el número del
contrato.
c) Verificar y aprobar mensualmente los informes de buen manejo del anticipo

y remitirlos a la Empresa Social del Estado ESE Hospital San Juan de Dios
de Girón. Los informes de buen manejo del anticipo deberán estar
soportados como mínimo por los siguientes documentos:
 Extracto bancario
 Conciliación bancaria
 Plan de inversión vigente

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 Comprobante de egresos con la respectiva fotocopia del cheque

girado, debidamente diligenciado. El comprobante de egreso
debe contener el número de la cédula de ciudadanía o NIT del
beneficiario, discriminar el concepto de pago y dejar constancia
de los descuentos tributarios.
 Los comprobantes de egresos deben estar debidamente

soportados con facturas, las cuales deben cumplir lo establecido
por la ley.
 Los recibos de pago deben tener los mismos requisitos que la

factura. Cuando son de nómina y/o planillas de jornales, se deben
firmar por los beneficiarios, consignando el número de
identificación, nombre y cargo.
 No se deben crear cajas menores con el fondo del anticipo.
d) Verificar que no haya diferencia entre los saldos que se registren en el

extracto, con el registro de gastos o el plan de inversión del anticipo. En el
caso en que se compruebe que el contratista otorgó a los dineros
provenientes del anticipo una destinación diferente a la autorizada, será
causal para hacer efectiva la garantía de buen manejo y correcta inversión
del mismo, debiendo informar inmediatamente a la Empresa Social del
Estado ESE Hospital San Juan de Dios de Girón .
e) Garantizar que se esté llevando a cabo la amortización del anticipo en las

cuentas presentadas por el contratista, así mismo que el contratista
transfiera a la Empresa Social del estado ESE Hospital San Juan de Dios
de Girón de acuerdo al procedimiento establecido para ello, los
rendimientos financieros generados por el anticipo.
f) Revisar y aprobar las solicitudes de pago formuladas por el contratista y

llevar un registro cronológico de los pagos, y ajustes económicos del
contrato.
g) Cuando este establecido, el interventor debe calcular los ajustes de precios

del contrato de acuerdo a lo indicado en las cláusulas contractuales.
h) Verificar y controlar el balance de ejecución del contrato, para garantizar el

cumplimiento del objeto dentro del presupuesto asignado.

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i) Efectuar el balance presupuestal de ejecución del contrato para efectos de

la liquidación del mismo.
19. INFORMES DE INTERVENTORIA
En cumplimiento de sus funciones el interventor debe elaborar informes de

interventora, los cuales de acuerdo con el objeto del contrato intervenido y el tipo
de interventora pueden ser: de ejecución física, ejecución financiera y ejecución
legal.
Dichos informes pueden darse durante la etapa de ejecución o al final, es decir,

pueden ser informes de ejecución parcial o definitiva.
INFORME DE EJECUCIÓN FÍSICA
En él se compara la cantidad del objeto contratado, ítem por ítem, con la cantidad
ejecutada a la fecha del informe.
INFORME DE EJECUCIÓN FINANCIERA
En él se refleja la aplicación de los recursos económicos de conformidad con los

ítems y Cantidades contratadas y los precios pactados, de modo que en todo
momento se pueda Verificar la ejecución de los recursos.
INFORME DE EJECUCIÓN LEGAL
En él se refleja la legalidad de los actos realizados por el contratista para la

ejecución del Contrato.
INFORME SEMANAL
Este documento sirve de control para los objetivos trazados en el corto y largo
plazo del contrato. Debe contener la localización exacta donde se desarrolla el
contrato, la descripción de las licencias y/o permisos requeridos para el contrato,
Información contractual, control a la programación y ejecución del contrato, avance
físico del contrato expresado en costos, avance o atraso del contrato en tiempo,
acciones implementadas por la interventoría para recuperar el atraso de la obra en
el caso que se presente, información de actividades realizadas en la semana, las
actividades a realizar en la próxima semana, actividades críticas del contrato,
comentarios del estado del contrato, registro fotográfico del avance del contrato,

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acciones y recomendaciones que hace la interventoría para la supervisión del

contrato.
El informe semanal se debe presentar a partir de la primera semana de iniciación

del proyecto y debe ser elaborado por la interventoría y entregado al supervisor
del contrato el primer día hábil siguiente a la semana a que se hace referencia en
el informe.
INFORME MENSUAL
El informe mensual está conformado por un resumen ejecutivo y un informe

básico. En el informe ejecutivo, se presenta la información general del contrato, el
control de la programación, las actividades ejecutadas en el periodo, el control
presupuestal y legal del contrato y los comentarios y recomendaciones de la
Interventoría.
El informe básico está conformado por tres apartes que son:
1. Anexo Administrativo:
 Estado general de los contratos.

 Control de la programación.
 Actas de veeduría.
 Actas de seguimiento al contrato.
 Control del personal del contratista y del interventor.
 Actas suscritas durante el periodo.
 Correspondencia entre el contratista y el interventor.
2. Anexo Técnico:
 Análisis de precios unitarios.

 Relación de planos.
 Relación de documentos.
 Concepto aprobación de ítems y precios no previstos.
 Selección de equipos de medición.
 Control de inspección o ensayos.
 Actas de reunión con la comunidad.
 Control de equipos.
 Control de seguridad industrial.
 Registro fotográfico.
 Informe meteorológico o control diario del estado del tiempo.
 Cumplimiento ambiental y social.

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 Adicional de lo anterior, en el anexo técnico la interventoría debe

adjuntar los resultados de ensayos de laboratorio y demás
documentos que soporten la información presentada en cada uno de
los formatos.
3. Anexo Presupuestal:
 Informe de buen manejo del anticipo.

 Balance presupuestal.
 Acta de recibo parcial.
 El supervisor designado por la Empresa Social del Estado ESE
Hospital San Juan de Dios de Girón , deberá aprobar cada uno de
los informes mensuales entregados por la Interventoría, el cual le
servirá para verificar el cumplimiento del contrato.
INFORME FINAL
Una vez terminado el proyecto, la interventoría debe elaborar un informe que haga
memoria descriptiva del proyecto. Este informe final deberá contener los
siguientes capítulos:
 Capítulo I: Antecedentes y descripción general del contrato.
 Capitulo II. Licencias y /o permisos requeridos para el desarrollo del

contrato, así como paz y salvos con las diferentes empresas de
servicio público o con las entidades requeridas para la aprobación
final del contrato.
 Capitulo III: Cantidades de obra ejecutadas, discriminando las

mayores cantidades de obras ejecutadas y obras adicionales.
Relación de metas físicas ejecutadas y no ejecutadas.
 Capítulo IV. Control de calidad. En este capítulo se deben anexar los

formatos relacionados con el cumplimiento de especificaciones
técnicas, control equipos de medición, resultados de ensayos de
laboratorio, etc.
 Capítulo V. Aspectos logísticos: Personal del contratista, equipo

utilizado por el contratista, cumplimiento de seguridad industrial y
salud ocupacional.

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 Capítulo VI. Cumplimiento de aspectos ambientales y sociales

requeridos en el desarrollo del contrato.
 Capítulo VII Aspectos presupuestales y legales del contrato - Balance
de ejecución presupuestal y facturación del contrato. Modificaciones
realizadas al contrato.
 Capitulo VIII- Contrato de interventoría. En este capítulo se deben

presentar generalidades, facturación, recursos del interventor, control
de calidad.
 Capítulo IX- Anexos. Estos deben ser:
 Presupuesto general del contrato.

 Análisis de Precios Unitarios de los ítems originales así como
de los ítems de precios extras fijados durante la ejecución del
contrato.
 Licencias y permisos obtenidos.
 Paz y salvos con las empresas de servicios públicos y/o
empresas requeridas para la aprobación final del contrato.
 Planos récord del proyecto donde se visualice tanto lo
ejecutado como lo no ejecutado; perfiles estructurales etc.
 Actas suscritas (acta de iniciación, suspensión, reiniciación,
terminación, entrega y recibo final de obra).
 Registros fotográficos y/o fílmicos en ejecución y finales tanto
de lo ejecutado como de lo no ejecutado (con fechador).
 Manual de mantenimiento y conservación o recomendaciones
especiales que sean necesarios para la conservación de los
bienes entregados.
 Libro o bitácora del contrato.
 Evaluación de proveedores.
 Todos los demás documentos que se consideren pertinentes
por parte de la Empresa Social del Estado ESE Hospital San
Juan de Dios de Girón.
20. ACTAS
Las actas son documentos protocolarios donde se registra el desarrollo del

contrato y los compromisos, acuerdos o discrepancias entre las partes o sus
representantes.

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Dentro del seguimiento de los contratos existen una serie de actas, las cuales
deben llevar una numeración con su respectivo consecutivo como se muestra a
continuación:
Las actas que se generen dentro del procedimiento de seguimiento a la ejecución

de contratos y de liquidación de contratos tendrán una numeración consecutiva
que va desde el número uno (1) acta de iniciación hasta el acta (n) de liquidación.
Para el caso de las actas de recibo parcial se debe colocar una numeración
consecutiva que va desde el ACTA DE RECIBO No 1 hasta el ACTA DE RECIBO
No (n):
Para las actas de seguimiento de contratos y de recibo parcial se puede manejar

un consecutivo independiente de las otras actas que se generen durante la
ejecución de los contratos, es decir se tendrá un consecutivo paralelo como se
muestra a continuación:
 Acta No. 1 de seguimiento de contrato

TIPOS DE ACTAS
Las actas surgidas en desarrollo de la interventoría pueden ser:
a) Acta de inicio: documento que determina el primer día de ejecución del

contrato, señalando el inicio del desarrollo físico del mismo y, por tanto, el
punto de partida para el control del plazo y seguimiento por parte del
interventor.
b) Acta de vecindad: documento donde se deja consignado el estado actual de

las edificaciones, vías y demás elementos existentes en la vecindad directa
del proyecto, que puede ir acompañado de fotografías y videos. Además del
interventor y el contratista, la deben firmar los vecinos existentes.
c) Acta de obra, de bien o de servicio ordinaria: su finalidad es registrar la

ejecución de la obra, bien o servicio que se pactó desde el inicio del
contrato.
d) Acta de obra, de bien o de servicio extra: se registra en ella la obra, bien o

servicio que no es objeto del contrato, pero que es necesario incluirlo en él

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para dar cumplimiento a la finalidad pretendida con la celebración del

contrato.
e) Previamente a la suscripción del acta, el interventor debe obtener el

certificado de disponibilidad presupuestal.
f) Acta de obra, de bien o de servicio adicional: en ella se consigna la obra,

bien o servicio que se pactó en el contrato principal pero cuya cantidad
exceden las contempladas en él. Previamente a la suscripción del acta, el
interventor debe obtener el certificado de disponibilidad presupuestal.
g) Acta de compensación de obra, de bien o de servicio: en ésta se consigna

la reducción de las cantidades de algunos de los ítems contratados y el
incremento de otros igualmente pactados o el establecimiento de ítems
extras o no contemplados inicialmente.
h) Acta de pago parcial: registra el pago que se efectúa una vez ejecutado un
determinado porcentaje del objeto contratado o transcurrido un lapso
determinado.
i) Acta de convenio de precios no previstos: en ella se consigna el acuerdo de

los precios correspondientes a los ítems no contemplados inicialmente.
Para la fijación de los mismos, ha de tenerse en cuenta los precios
indicativos del mercado.
j) Acta de suspensión: en ésta se consignan la suspensión de la ejecución del

contrato por un determinado tiempo, indicándose la circunstancia que
origina la misma.
k) Acta de reiniciación: en ella se consigna el reinicio de la ejecución del

contrato una vez superada la circunstancia que diera inicio favorito a su
suspensión.
l) Acta de recibo parcial: en ella se registra el recibo por parte del interventor
de la ejecución parcial del objeto del contrato intervenido, registrándose las
cantidades de obra, bienes o servicios recibidos.
m) Acta de recibo final: en ésta el interventor y el contratista declaran que el

contrato se ha cumplido de acuerdo a lo pactado, registrándose las
cantidades de obra, bienes o servicios recibidos.

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n) Acta de liquidación final: en ésta se declara que se dio cumplimiento al

objeto contratado, consagrándose el valor de lo ejecutado, lo pagado
parcialmente y el saldo a favor del contratista o de la entidad. Además, en
ella se acordarán los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya
lugar, y constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que
llegaran las partes para poner fin a la diferencias presentadas y poder
declararse a paz y salvo.
CONTENIDO DE LAS ACTAS
CONTENIDO DE LAS ACTAS DE INICIACIÓN
Las actas de iniciación deben contener como mínimo la siguiente información:
a) Número del contrato.

b) Objeto del contrato.
c) Nombre del contratista.
d) Nombre de la entidad.
e) Valor y plazo del contrato.
f) Pólizas, riesgos amparados, valores amparados y vigencias.
g) Relación del personal del contratista para la ejecución del contrato.
h) Declaración completa de iniciación del contrato.
i) Nombre del interventor.
j) Firmas del interventor y el contratista.
CONTENIDO DE LAS ACTAS DE VECINDAD
Las actas de vecindad deben contener como mínimo la siguiente información:

e) Enumeración y características de los elementos vecinos.
f) Fotografías y videos si se consideran necesarios.
g) Firmas del interventor, contratista y los vecinos.
CONTENIDO DE LAS ACTA DE OBRA, BIEN O SERVICIO ORDINARIO
Las actas de obra, bien o servicio ordinario deben contener como mínimo la
siguiente información:

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a) Número de contrato.
f) Fecha de iniciación de la ejecución del contrato.
g) Descripción, cantidad, valor unitario y total de la obra, bien o servicio
ejecutado.
h) Firmas del interventor y el contratista.
CONTENIDO DE LAS ACTAS DE OBRA, BIEN O SERVICIO EXTRA O

ADICIONAL
Las actas de obra, bien o servicio extra o adicional deben contener como mínimo
la siguiente información:

g) Descripción de la obra, bien o servicio extra o adicional, cantidad, valor
unitario y total.
h) Justificación de la obra extra o adicional.
i) Firmas del interventor y contratista.
CONTENIDO DE LAS ACTAS DE COMPENSACIÓN DE OBRA, DE BIEN O

SERVICIOS
Las actas de compensación de obra, de bien o servicio deben contener como

mínimo la siguiente información:

g) Descripción de las obras, bienes o servicios compensados,
h) cantidad, valor unitario y total.

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i) Justificación de la compensación.
j) Firmas del interventor y contratista.
CONTENIDO DE LAS ACTAS DE PAGO PARCIAL
Las actas de pago parcial deben contener como mínimo la siguiente información:
a) Número de contrato u orden.

f) Número del acta de pago.
g) Fecha de iniciación de la ejecución del contrato.
h) Fecha de corte.
i) Ítem y cantidad de labor ejecutada.
j) Precios unitarios.
k) Unidad de medida.
l) Valor total.
m) Cantidad ejecutada acumulada.
n) Grado de ejecución física.
o) Firmas del interventor y contratista.
CONTENIDO DE LAS ACTAS DE CONVENIO DE PRECIOS NO PREVISTOS
Las actas de convenio de precios no previstos deben contener como mínimo la

siguiente Información:

i) Precio unitario o global acordado.
j) Unidad de medida.
k) Análisis de precios unitarios, de ser necesarios.
l) Firmas del interventor, contratista y la entidad.
CONTENIDO DE LAS ACTAS DE SUSPENSIÓN
Las actas de suspensión deben contener como mínimo la siguiente información:

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b) Fecha del acta.
c) Objeto del contrato.
d) Nombre del contratista.
e) Nombre de la entidad.
f) Valor y plazo del contrato.
h) Móvil y justificación de la suspensión.
i) Plazo estimado de la suspensión, de ser posible.
j) Firmas del interventor, contratista y la entidad.
CONTENIDO DE LAS ACTAS DE REINICIO
Las actas de reiniciación deben contener como mínimo la siguiente información:

b) Fecha del acta.
h) Fecha de la suspensión.
i) Fecha de la reiniciación.
j) Fecha de vencimiento del plazo para la ejecución del contrato.
k) Declaración expresa de que el motivo que generó la suspensión ha
cesado, con
la explicación correspondiente, de ser necesario.
L) Firmas del interventor, contratista y la entidad.
CONTENIDO DE LAS ACTAS DE RECIBO FINAL
Las actas de recibo final deben contener como mínimo la siguiente información:

b) Fecha del acta.

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h) Fechas de suspensión y reiniciación, de existir éstas.

i) Fecha de vencimiento del plazo para la ejecución del contrato.
j) Fecha de corte.
k) Ítem y cantidad de obra, bienes y servicios ejecutados.
l) Precios unitarios.
m) Unidad de medida.
n) Valor total.
o) Ítem, cantidad, unidad de medida, valor unitario y total reconocido en
actas de pago parcial.
p) Grado de ejecución física.
q) Firmas del interventor y contratista.
CONTENIDO DE LAS ACTAS DE LIQUIDACIÓN FINAL
Las actas de liquidación final deben contener como mínimo la siguiente

información:
a) Número de contrato u orden.

b) Fecha del acta.
h) Fechas de suspensión y reiniciación, de existir éstas.
i) Fecha de vencimiento del plazo para la ejecución del contrato.
j) Fecha de recibo de la obra, bien o servicio.
k) Ítem y cantidad de obra, bienes y servicios ejecutados, señalando si son
ordinarios, extras o adicionales.
l) Precios unitarios.
m) Unidad de medida.
n) Valor total.
o) Grado de ejecución física.
p) Valor de lo pagado parcialmente.
q) Saldo a favor de la entidad o del contratista.
r) Declaración expresa de que se dio cumplimiento al objeto contratado.
s) Acuerdos sobre ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar.
t) Acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaron las partes para
poner fin a las diferencias presentadas y poder declararse a paz y salvo.
u) Firmas del interventor, contratista y la entidad.

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21. MODIFICACIONES AL CONTRATO Y CONTRATO ADICIONAL
Cuando de las actas de la interventoría o de la labor de ésta se desprenda la

modificación o adición del contrato, quien ejerza aquella así lo comunicará al
funcionario competente de la entidad para que proceda de conformidad, debiendo
velar por que ello ocurra.
En el evento de contrato adicional, el interventor tendrá en cuenta al momento de

la suscripción del acta que dé lugar a aquel, que de conformidad con lo dispuesto
en el inciso 2 del parágrafo único del artículo 40 de la Ley 80 de 1993.
Los contratos no podrán adicionarse en más del cincuenta por ciento (50%) de su
valor inicial, expresado éste en salario mínimos legales mensuales.
RECIBO DE BIENES Y SERVICIOS CONTRATADOS
El recibo y aceptación de los bienes y servicios contratados se realizará de

conformidad con las especificaciones y características estipuladas en el contrato, y
dentro de los términos allí señalados.
Al recibo de los mismos se efectuará la verificación correspondiente, de acuerdo

con las cantidades, unidades, calidades, marcas, precios y descripción del bien o
servicio.
En el evento de presentarse diferencias entre el bien o servicio solicitado y lo

recibido, se procederá a su devolución, dejando constancia de ello. Lo anterior
debe efectuarse de inmediato. Corresponde al funcionario encargado, hacer la
confrontación del bien o servicio que recibe respondiendo por las irregularidades
presentadas.
En el procedimiento de recibo, deben agotarse todos los pasos que se encuentran

descritos o que se implementen en el Proceso de Adquisición de Bienes y
Servicios para la Empresa Social del Estado ESE Hospital San Juan de Dios de
Girón. .
TERMINACIÓN DEL CONTRATO
Es el acto mediante el cual cesan las obligaciones para ambas partes, una vez
verificado el cumplimiento del objeto contractual, situación que ocurre en
circunstancias normales; pero puede suceder que el contrato termine en forma
unilateral tal como lo señala el artículo 17 de la Ley 80 de 1993 (causales
provenientes del contratista como la muerte, la incapacidad física permanente, la

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disolución de la persona jurídica, la interdicción judicial, concordato preventivo, la

cesación de pagos, concurso de acreedores o embargos judiciales que afecten de
manera grave el cumplimiento del contrato).
Así mismo pueden presentarse otras circunstancias ajenas al contratista

consistentes en exigencias del servicio público o del orden público que requieran
una terminación unilateral. La terminación unilateral, debe ordenarse mediante
acto administrativo motivado, contentivo de la justificación y la comprobación de la
causal que dio origen a la terminación. Cuando la causal es ajena al contratista, en
el mismo acto administrativo y si a ello hay lugar, se debe ordenar el pago de la
indemnización, así como la liquidación del contrato.
Cuando las partes no llegan a un acuerdo sobre las condiciones de liquidación del
contrato, debe decretarse la liquidación del mismo. La terminación del contrato
debe contener en tratándose de obra pública:
a) Verificación previa al recibo.

b) Acta de recibo del bien o servicio o el visto bueno de quien recibió.
c) Planos actualizados (cuando a ello hubiere lugar).
d) Trámite protocolario de recibo en el sitio.
e) Cierre del acta de vecindad (cuando a ello hubiere lugar).
f) Entrega del contratista de la bitácora, del registro fotográfico, de los
ensayos de laboratorio que todavía tenga en su poder, del paz y
salvo de la cancelación realizada a los trabajadores por concepto de
salarios y prestaciones sociales.
g) Entrega final al usuario.
LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO
El interventor deberá elaborar el proyecto de liquidación definitiva a la terminación

del contrato dentro de los plazos establecidos para este efecto.
De conformidad con lo establecido en los artículos 60 y 61 de la Ley 80 de 1993

en concordancia con el artículo 44 numeral 10 literal d) de la Ley 446 de 1998: Los
contratos de tracto sucesivo cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el
tiempo y los demás que lo requieran, serán objeto de liquidación de común
acuerdo con las partes contratantes, procedimiento que se efectuará dentro del
término fijado en el pliego de condiciones o términos de referencia o, en su
defecto, a más tardar antes del vencimiento de los cuatro (4) meses siguientes a la
finalización del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la
terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga .

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A su turno, se procederá a liquidar el contrato en forma unilateral por parte de la

empresa, Social del Estado ESE Hospital San Juan de Dios de Girón , mediante
resolución motivada, susceptible del recurso de reposición, cuando el contratista
no se presente a la liquidación por mutuo acuerdo, o las partes no lleguen a
consenso sobre el contenido de la misma.
El término para la liquidación unilateral se sujeta a lo dispuesto en el artículo 44,

arriba citado; En los que requieran liquidación y esta sea efectuada
unilateralmente por la administración, a más tardar dentro de los dos (2) meses
siguientes al vencimiento del plazo convenido por las partes o, en su defecto del
establecido por la ley, el interesado podrá acudir a la jurisdicción para obtener la
liquidación en sede judicial a más tardar dentro de los dos (2) años siguientes al
incumplimiento de la obligación de liquidar;...
En todo caso, el Interventor del contrato debe proyectar la respectiva acta de

liquidación del mismo, con base en todo el seguimiento y recorrido que se ha
realizado del desarrollo contractual. Es por esto que el interventor es el funcionario
que debe realizar toda la inspección y vigilancia del contrato estatal, para lo cual
deberá presentar informe final y a tratado en precedencia, anexo al acta de
liquidación, la cual deberá contener: el objeto del contrato, el plazo de ejecución
del mismo, la fecha de perfeccionamiento, el día de aprobación de la garantía
única, los datos de las adiciones, la información relacionada con las prórrogas, el
valor, los pagos efectuados, obras ejecutadas o servicios prestados o bienes
recibidos.
El interventor tendrá la responsabilidad de remitir a la Empresa Social del Estado

ESE Hospital San juan de Dios de Girón los documentos relacionados a
continuación, con el fin de que hagan parte de la carpeta del contrato dentro del
procedimiento de liquidación de contratos.
22. PROHIBICIONES DE LA INTERVENTORÍA
Sin perjuicio de las normas que regulan las inhabilidades e incompatibilidades, las
prohibiciones y deberes, la Empresa Social del Estado ESE Hospital San Juan de
Dios de Girón, se abstendrá de designar interventor a quien se encuentre en
situación de conflicto de intereses definidos en el Manual de ética y que puedan
afectar el ejercicio imparcial y objetivo de la interventoría o esté incurso en alguna
conducta contemplada en la ley 734 de 2002. A los interventores les está
prohibido:
a) Adoptar decisiones que le corresponden a la Empresa Social del Estado

ESE Hospital San Juan de Dios de Girón tales como la aprobación de

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adiciones, prórrogas, suspensiones y demás que impliquen

modificaciones del contrato.
b) Solicitar y/o recibir, directa o indirectamente, para sí o para un tercero,

dádivas, favores o cualquier otra clase de beneficios o prebendas de la
entidad contratante del contratista.
c) Omitir, denegar o retardar el despacho de los asuntos a su cargo.
d) Obstaculizar las actuaciones de las autoridades o el ejercicio de los

derechos de los particulares en relación con el contrato.
e) Constituirse en acreedor o deudor de alguna persona interesada directa

o indirectamente en el contrato.
f) Permitir indebidamente el acceso de terceros a la información del

contrato.
g) Gestionar indebidamente a título personal asuntos relativos con el

contrato.
h) Exonerar al contratista de cualquiera de sus obligaciones.
i) Participar en procesos de selección en la Empresa Social del Estado

ESE Hospital San Juan de Dios de Girón con el contratista persona
natural o jurídica, el cual le está ejerciendo la interventoría.
j) Autorizar la ejecución de ítems no previstos, obras adicionales o

mayores cantidades de obra sin la autorización de la Empresa Social del
Estado ESE Hospital San Juan de Dios de Girón, formalizada mediante
la celebración de contratos adicionales que así lo establezca.
k) Autorizar la ejecución del contrato por fuera de los plazos contractuales

sin haber realizado la modificación del contrato.
EN RELACIÓN CON LA ENTIDAD
El interventor es el delegado de la entidad ante todas las personas o entidades

que intervienen en la ejecución del contrato objeto de la interventoría. En
consecuencia, la entidad sólo podrá intervenir por el conducto regular del
interventor. De no ser así, releva a éste del cumplimiento de sus funciones y de la

Código: M-PJC-002
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responsabilidad correspondiente, sin que implique disminución de los honorarios

pactados.
EN RELACIÓN CON EL CONTRATISTA
El interventor mantendrá una relación directa con el contratista de la entidad para

dar su opinión y sugerencias sobre la forma en que se ejecute el contrato. El
interventor sólo podrá dar órdenes escritas al contratista o su representante y no a
sus empleados o subcontratistas. Además, podrá ordenar por escrito labores
parciales al contratista o a su representante, cuando considere que no se están
cumpliendo las especificaciones del contrato.

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RESOLUCIÓN N°. 190 DE 2014
(Diciembre 30)
Por la cual se adopta el Manual de Interventoría y Supervisión de la E.S.E.

Hospital San Juan de Dios de Girón.
El Gerente de la ESE Hospital San Juan de Dios de Girón, en uso de sus

facultades legales y estatutarias, las conferidas por la Ley y;
CONSIDERANDO:
 Que en el año de 1.916, en mayo 26, le fue otorgada la Personería Jurídica;

ya para agosto de 1.964 mediante Acuerdo Municipal N° 003 s e crea
oficialmente para Girón como Hospital. Más tarde, para 1.991 el Hospital
continuaba funcionando en el casco urbano de Girón, pero
administrativamente hablando, estaba bajo la jurisdicción de la Secretaría
de Salud Departamental de Santander, y su presupuesto de funcionamiento
provenía de un alto porcentaje de transferencia Departamental y el resto de
recursos propios. Posteriormente en desarrollo de la nueva Constitución y
de varias leyes sobre seguridad social, se inició el proceso de
descentralización de la salud en Girón, de donde surgió con el lleno de
todos los requisitos de ley, la transformación del Hospital en Empresa
Social del Estado. En 1.997 se crea mediante el decreto 144 del concejo
municipal, la E.S.E Hospital San Juan de Dios de Girón, institución de baja
complejidad que ofrece servicios de primer nivel de atención en salud y
algunos de segundo nivel habilitados como: Cirugía General,
Ginecobstetricia, Optometría, Terapia Física y Respiratoria; de tal forma se
descentraliza y adquiere autonomía administrativa y financiera. Pasando a
ser dirigida por la Gerencia y una junta directiva, quienes elaboran el
presupuesto y dan pautas para el direccionamiento de la institución.

Código: M-PJC-002
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 Que para cumplir con su objeto, el Hospital, dada su naturaleza jurídica de

Empresa Social del Estado, debe orientarse por el principio de eficiencia,
definida como la mejor utilización de los recursos, técnicos, materiales,
humanos y financieros con el fin de mejorar las condiciones de salud de la
población atendida.
 Que el artículo 195 de la Ley 100 de 1993 establece el régimen jurídico de

las Empresas sociales del Estado, destacándose el relativo al régimen de
contratación.
 Que el numeral 6 del artículo 195 de la Ley 100 de 1993 prevé la aplicación
del régimen de derecho privado para los contratos celebrados por las
Empresas Sociales del Estado, autorizando de paso incluir en tales
contratos las cláusulas excepcionales al derecho común, consagradas en el
Estatuto de Contratación Estatal.
 Que con el fin de que el HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN,

cuente con elementos que permitan una mejor y más eficiente gestión, se
ha elaborado el Manual de Interventoría, para que sirva de instrumento de
trabajo a quien ejerza la actividad de interventoría o supervisión.
 Que la Ley 1474 de 2011 dicta normas orientadas a fortalecer los

mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción
y la efectividad del control de la gestión pública, introduciendo importantes
cambios relacionados con la Contratación Estatal, en particular los asuntos
que tienen que ver con las labores propias de los Supervisores e
Interventores de los contratos estatales, suscritos tanto con particulares
como con entidades y personas jurídicas de derecho público y privado.
 Que las actividades desempeñadas por los Supervisores e Interventores de

los Contratos Estatales, son fundamentales en la dirección general y en el
ejercicio del control y la vigilancia de la ejecución de los contratos, con
miras a garantizar el cumplimiento de la EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN, es por ello que el presente
manual es de obligatorio cumplimiento en los contratos celebrados por la
ESE HOSPITAL, tanto con particulares como con entes y personas
jurídicas de derecho público y privado.

Código: M-PJC-002
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 Que se hace necesario estructurar un documento guía, que sirva de

referencia para ilustrar de manera óptima a todos los comprometidos en la
contratación de la ESE HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN,
articulando la actividad de Supervisión e Interventoría con todos los actores
que participan en los proceso de contratación de la entidad.
 Que el presente manual es una guía y una herramienta administrativa para

el personal que conforma la familia Hospital San Juan de Dios de Girón;
Buscando fortalecer la cultura de Mejoramiento Continuo, que le permita a
la entidad ser mejor cada día en lo individual y en lo colectivo.
De conformidad con lo anterior,
RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO: Adoptar el Manual de Interventoría y Supervisión del

Hospital San Juan de Dios de Girón empresa Social del Estado; el cual deberá ser
aplicado y cumplido por los funcionarios y contratistas, para el logro eficiente y
eficaz de los objetivos de la Entidad.
ARTICULO SEGUNDO: Corresponde a los Subdirectores y Jefes de Oficina del

Hospital, vigilar, controlar, evaluar y motivar a la correcta aplicación del Manual de
Interventoría y Supervisión que se describe en el presente documento, por parte
de los funcionarios a su cargo.
ARTICULO TERCERO: Corresponde a los Subdirectores y Jefes de Oficina del

Hospital, proporcionar los medios logísticos necesarios para garantizar el éxito de
la implementación del manual.
ARTÍCULO CUARTO: Para efectos de la presente resolución, el Manual de

Interventoría y Supervisión que se adopta mediante la presente Resolución
contiene: La Visión, Misión, Política de Calidad, presentación de las principales
funciones de los interventores y supervisores y la Resolución.

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ARTICULO QUINTO: El Manual de Interventoría y Supervisión, podrá ser

modificado o adicionado y actualizado de acuerdo a la legislación vigente,
estructura orgánica y funciones de la entidad, mediante acto administrativo del
Gerente General y a iniciativa de los líderes de los procesos de contratación de la
Entidad.
ARTÍCULO SEXTO: VIGENCIA Y DIVULGACIÓN: El Manual Interventoría y

Supervisión entra en vigencia a partir de su aprobación y deberá ser divulgado a
los miembros de la Entidad y a sus grupos de interés.
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Expedida en San Juan de Girón, Santander, a los treinta (30) días del mes de
Diciembre de dos mil catorce (2.014)
Proyectó: JAIME FRANCISCO BARRERA MANTILLA – Abogado Externo Oficina Jurídica

Revisó: CLAUDIA MILENA JAIMES DELGADO – Asesora de Control Interno
HÉCTOR VARGAS RODRÍGUEZ – Subdirector Administrativo
CONTROL DE MODIFICACIONES
No. De Versión Fecha Publicación Descripción del cambio

01 Diciembre 30 de 2014 Emisión Inicial.

Manual de Interventoria Y Supervision: Hospital San Juan de Dios de Girón

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Manual de Interventoria Y Supervision: Hospital San Juan de Dios de Girón

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MANUAL DE INTERVENTORIA Y

M-PJC-002 HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN

Con el objetivo de que la E.S.E. HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN,

M-PJC-002 HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN

1.1. RESEÑA HISTÓRICA

Los primeros estatutos de la Institución fueron aprobados en Bogotá en noviembre

M-PJC-002 HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN

primer nivel de atención en salud y algunos de segundo nivel habilitados como:

El HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRON; Es una Empresa Social del

Para lo cual contamos con un equipo humano comprometido con la calidad en la

La entidad está comprometida con la formación de profesionales, tecnólogos y

En cumplimiento de los mandatos constitucionales y legales el equipo humano del

M-PJC-002 HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN

la satisfacción de sus partes interesadas, dándole cumplimiento a los requisitos

1.4. POLÍTICA DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO

El Hospital San Juan de Dios de Girón, está comprometido con la prestación de

1.5. OBJETIVOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO

 Implementar el Sistema de Información Gerencial permitiendo mejorar

 Fortalecer el cumplimiento de la normatividad aplicable al Hospital,

 Administrar en forma efectiva los recursos humanos, físicos y

 Desarrollar una cultura de mejora continua que establezca

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 Mejorar la capacidad de respuesta del Hospital para cumplir con las

 Contar con proveedores que garanticen productos y servicios

 Implementar los programas de gestión ambiental en la Sede Principal

 Implementar los controles operacionales establecidos en el Hospital de

 Garantizar ambientes de trabajo seguro con el fin de prevenir la

 Reconocer, evaluar y controlar los factores de riesgos que se originan

1.6 INDICADORES DE GESTIÓN

POLITICA DE GESTION 0BJETIVOS DE

M-PJC-002 HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN

POLITICA DE GESTION 0BJETIVOS DE

M-PJC-002 HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN

POLITICA DE GESTION 0BJETIVOS DE

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1,7 PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO

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PROCESOS ESTRATEGICOS: Son los procesos que dan el norte a la

Planeación Estratégica PEC

PROCESOS MISIONALES: Son los procesos que proporcionan el resultado

Seguridad y Servicios Generales PSG

PROCESOS DE EVALUACIÓN Y CONTROL: Son los procesos necesarios para

Control Interno PCI

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2.1 ALCANCE DEL MANUAL DE INTERVENTORIA Y SUPERVISION

El contenido del presente Manual de interventoría y Supervisión es un documento

El presente manual tiene como objetivo proporcionar y establecer los lineamientos,

2.3 CONDICIONES GENERALES

La supervisión puede ser ejercida directamente por el ESE a través de sus

La designación del Interventor debe recaer en una persona idónea, con

M-PJC-002 HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN

La designación de supervisor a un funcionario de la Empresa Social del Estado

Quien haya realizado la designación analizará objetivamente los motivos

Ya sea en el contrato o con la notificación del Acto Administrativo al supervisor

El acta debidamente diligenciada, será remitida inmediatamente a la oficina en la

En el ejercicio de sus funciones el interventor y supervisor deberá tener en cuenta

Desarrollo de las actividades requeridas para la realización del seguimiento

M-PJC-002 HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN

La vigilancia a la correcta ejecución del contrato de interventoría se realizará a

Desarrollo de actividades requeridas para la realización del seguimiento técnico,

Conforme a lo indicado en el parágrafo 1º del artículo 83 de la Ley 1474 de 2011,

5. CONCURRENCIA DE INTERVENTOR Y SUPERVISOR

El contrato de Interventoría será supervisado directamente por la Empresa Social