“Año de Atención Integral a la Primera Infancia”

Oficina Nacional de Planificación y Desarrollo Educativo

Sistema de Información para la

Gestión Escolar de República Dominicana

MANUAL PASO A PASO

Módulos:
Registro Estudiantes
Planeación Académica
(Distribución
de Secciones)
 Autoridades

Lic. Danilo Medina Sánchez

Presidente Constitucional de la República
 
Dra. Margarita Cedeño de Fernández
Vicepresidente Constitucional de la República
 
Lic. Carlos Amarante Baret
Ministro de Educación
 
Ing. Víctor R. Sánchez Jáquez
Lic. Antonio Peña Mirabal
Lic. Jorge Adarberto Martínez
Lic. Luis E. Matos de la Rosa
Lic. Luis de León
Lic. Saturnino de los Santos
Viceministros de Educación
Contenido

05 Presentación

06 I.
Introducción

07 El Sistema en nueve puntos

1- Es un proyecto consensuado
2- Puesta en marcha por etapas
3- Gestión más rápida y sencilla
4- Una plataforma segura
5- Herramienta democrática y transparente
6- Información escolar de calidad
7- Alarmas sobre datos incoherentes
8- Información real en todo momento
9- Mejora continua

09 II. Inicio

10 Cómo entrar al Sistema

11 El Menú Principal

12 III. Módulo Registro Estudiantes

13 A. Generación
14 B. Inscripción estudiantes
19 C. Reinscripción estudiantes
20 D. Relación estudiantes
22 E. Condición Académica Final

27 IV. Módulo Planeación Académica

28 A. Distribución de Secciones
 MANUAL PASO A PASO • Sistema de Información para la Gestión Escolar de República Dominicana

Presentación
A partir de junio de este año contaremos con una nueva plataforma informática para el apoyo
a la gestión de los centros educativos. Se trata del Sistema de Información para la Gestión
Escolar de República Dominicana, una versión extendida, renovada y mucho más sencilla,
que llega para agilizar procesos como el registro y la actualización de datos.

El objetivo es contar con un sistema ajustado a las necesidades de todos los actores que
intervienen directa e indirectamente en la gestión escolar y necesitan de las informaciones
que genera y almacena la propia plataforma.

Cada actor del sistema educativo nacional en Centros Educativos, Regionales, Distritos
Educativos, institutos descentralizados y nivel central del MINERD tendrá que articular sus
respectivos equipos de trabajo para que todos y todas puedan adueñarse de la herramienta
y aprovecharla al máximo.

La información registrada en el Sistema se usará para realizar las transferencias de recursos

a las Juntas Descentralizadas, planificar el suministro de alimentos a escolares y depositar
en la Tarjeta Solidaridad los recursos correspondientes a las familias beneficiarias de
los programas de Incentivos a la Asistencia Escolar (ILAE) y el Bono Estudiantil Estudiando
Progreso (BEEP), entre otros.

Este manual fue diseñado para que los usuarios aprendan las funcionalidades del sistema
paso a paso. Es un documento en construcción y, como tal, solo incluye los módulos de alta
prioridad. El manual irá creciendo en función de nuestros aportes y su versión definitiva
estará disponible con la entrada en funcionamiento de todos los módulos del Sistema.

En la construcción de este recurso tan valioso han participado distintas instancias del MINERD.
Gracias al sistema, contaremos con una base de datos única que genere la información y los
análisis necesarios para evaluar y planificar nuestro accionar. De este modo, alcanzaremos
el objetivo de ofrecer un mejor aprendizaje a nuestros niños, niñas, jóvenes y adultos que
asisten a las escuelas.

Es importante destacar el apoyo técnico y financiero brindado por la Fundación INICIA en

el desarrollo de este sistema. Asimismo, de la Unión Europea y la Agencia Española de
Cooperación Internacional para el Desarrollo (AECID).

El éxito de esta iniciativa estará definido por la suma de esfuerzos realizados por cada uno de
los actores involucrados en el sistema educativo dominicano.

5
 I
Introducción
 MANUAL PASO A PASO • Sistema de Información para la Gestión Escolar de República Dominicana

El Sistema en nueve puntos

1. ES UN PROYECTO CONSENSUADO

El desarrollo del Sistema de Información para la Gestión Escolar de República Dominicana

es resultado de un año de consultas y retroalimentación continua entre diversas dependencias
del Ministerio de Educación (MINERD) y Alsus IT Group, compañía seleccionada para el
desarrollo de la plataforma.
Esta iniciativa cuenta con el apoyo de la Fundación Inicia y se enmarca dentro de la política
educativa relativa a la reforma y modernización institucional del MINERD y la gestión eficiente
de los centros educativos del país para una educación de calidad para todos y todas.

2. PUESTA EN MARCHA POR ETAPAS

El Sistema es fundamentalmente una herramienta para registrar o consultar datos sobre

el alumnado, pero también un instrumento valioso de planificación académica (inventarios de
centros educativos, configuración de horarios, etcétera).
Su «salida en vivo» fue programada para junio y, en la actualidad, solo están disponibles
unos módulos clasificados como de «alta prioridad», es decir, que ya existían en la versión
anterior del Sistema.
De ahí que sea tan importante la participación activa de todas y todos. Cuando prueben
estos módulos, les invitamos a identificar los ajustes que consideren necesarios.

3. GESTIÓN MÁS RÁPIDA Y SENCILLA

El Sistema llega para agilizar las tareas de la comunidad educativa (docentes, técnicos,
directores) y ofrecer herramientas simples para la gestión escolar. Por ejemplo, ya será
posible realizar diagnósticos en tiempo real y hacer más ágil la toma de decisiones.
El Sistema fue diseñado a partir de una idea clave: cuando hablamos de calidad educativa
no nos referimos únicamente a registro y almacenamiento de datos, sino también a análisis
de informaciones como la comparación de desempeños entre grados o centros.

4. UNA PLATAFORMA SEGURA

El Sistema cuenta con una plataforma segura que deja rastro cuando alguien genera o
cambia información. Además comprende servidores de última generación, es decir, capaces
de almacenar grandes cantidades de datos. Por otro lado, la pérdida de información —un
temor muy común entre algunos usuarios— es improbable.

7
 MANUAL PASO A PASO • Sistema de Información para la Gestión Escolar de República Dominicana

5. HERRAMIENTA DEMOCRÁTICA Y TRANSPARENTE

El aspecto más revolucionario del Sistema es su apertura, pues involucra a los principales
actores de la comunidad educativa, incluidos padres y madres.
En una etapa más avanzada de la puesta en marcha, estos tendrán acceso a las
informaciones académicas de sus hijos e hijas, pero también a datos de interés generados
por el propio centro educativo (inventarios, calendarios, estadísticas).

6. INFORMACIÓN ESCOLAR DE CALIDAD

Los usuarios manejan las informaciones en tres niveles: un grupo alimenta el Sistema
con datos, otro grupo puede consultar estas informaciones y un tercer grupo tiene la opción
de divulgarlas.
Este manejo de informaciones es provechoso para toda la comunidad educativa: docentes,
directores, personal administrativo de las escuelas, técnicos y directivos regionales, distritales
y nacionales, de instituciones descentralizadas adscritas al MINERD, así como padres,
madres, tutores y los propios estudiantes.

7. ALARMAS SOBRE DATOS INCOHERENTES

El Sistema genera alarmas cuando se detectan datos incoherentes. La definición de estos

datos se realizará a partir de las normativas y planes propios del centro, los distritos, las
regionales y las directrices trazadas desde el nivel central.

8. INFORMACIÓN REAL EN TODO MOMENTO

Cada usuario desempeña un rol a partir de su posición en el sistema educativo. Con este
instrumento vamos a realizar nuestras tareas con mayor eficacia, pues manejaremos las
mismas informaciones y en todo momento.

9. MEJORA CONTINUA

Con este nuevo Sistema finalmente será posible sumar nuevos módulos y/o funcionalidades
a partir de las necesidades de los usuarios. El Sistema irá creciendo, mejorando y simplificando
las tareas de la gestión escolar.

8
 II
Inicio
 MANUAL PASO A PASO • Sistema de Información para la Gestión Escolar de República Dominicana

Cómo entrar al Sistema

El enlace para ingresar al sistema está disponible en:

www.minerd.gob.do

La ventana de inicio de sesión del Sistema de Información para la Gestión Escolar de República
Dominicana es muy parecida a las ventanas de arranque de los correos electrónicos (Gmail,
Hotmail) y cuenta con dos campos: Email y contraseña.

Para entrar solo debe introducir estos datos y presionar el botón INGRESAR.

10
 MANUAL PASO A PASO • Sistema de Información para la Gestión Escolar de República Dominicana

Menú principal

Cuando el Sistema valide sus datos de usuario, aparecerá la pantalla de inicio con los módulos
del menú principal.

Esta pantalla tiene dos áreas.

En la primera se encuentra su nombre de usuario.

Y en la segunda aparece la fotografía del centro y, a la izquierda, los ocho módulos del
sistema: Registro Estudiantes, Personal, Planeación Académica, Tareas y Asistencias,
Infraestructura Física, Indicadores, Reportes y Configuración.

En esta versión del manual se explican únicamente las cinco funcionalidades del módulo
Registro Estudiantes y la funcionalidad Distribución de Secciones del módulo Planeación
Académica.

RECUERDE: El sistema está en construcción y, por tanto, es muy posible que encuentre
cambios en el aspecto de algunas ventanas. Sin embargo, estas variaciones (comunes en un
proceso de puesta en marcha) no afectan a las acciones descritas para cada funcionalidad.

11
 III
Módulo
Registro Estudiantes
 MANUAL PASO A PASO • Sistema de Información para la Gestión Escolar de República Dominicana

Registro estudiantes

Con este módulo, el usuario puede INSCRIBIR, REINSCRIBIR, LIBERAR ESTUDIANTES

y realizar consultas acerca del alumnado.

A. GENERACIÓN

1- En el módulo REGISTRO ESTUDIANTES del menú principal, seleccione la

funcionalidad GENERACIÓN.

2- A continuación haga clic en la opción GENERAR NUEVO AÑO ESCOLAR.

3- El Sistema irá mostrando cómo se generan PLANTA FÍSICA, SECCIONES,

ASIGNATURAS, la PREMATRÍCULA, etcétera.

13
 MANUAL PASO A PASO • Sistema de Información para la Gestión Escolar de República Dominicana

B. INSCRIPCIÓN ESTUDIANTES

1- En el módulo REGISTRO ESTUDIANTES del menú principal, seleccione la

funcionalidad INSCRIPCIÓN ESTUDIANTES.

14
 MANUAL PASO A PASO • Sistema de Información para la Gestión Escolar de República Dominicana

2- Complete las celdas NOMBRES, PRIMER APELLIDO, SEGUNDO APELLIDO, FECHA

NACIMIENTO y el número de identificación que corresponda (ID ESTUDIANTE,
NUI1 o RNE).


El icono en la celda Fecha Nacimiento
despliega un calendario que le permitirá
introducir día, mes y año.

NOTA: Como la búsqueda se realiza por nombres, apellidos, ID, NUI y RNE
es importante que verifique los datos del estudiante y confirme su fecha de
nacimiento y el centro escolar de procedencia.

3- Cuando confirme la información del estudiante, presione

1 Número Único de Identidad que otorga la Junta Central Electoral.

15
 MANUAL PASO A PASO • Sistema de Información para la Gestión Escolar de República Dominicana

4- El Sistema realizará una búsqueda que arrojará dos resultados:

ESTUDIANTE ENCONTRADO y ESTUDIANTE NO ENCONTRADO.

5- Si el estudiante figura en la base de datos como ENCONTRADO:

a) Presione el botón INSCRIBIR de la columna ACCIONES.

b) La INFORMACIÓN BÁSICA del estudiante aparecerá en pantalla.

c) Seleccione SERVICIO, GRADO, SECCIÓN y luego presione REGISTRAR para

completar el procedimiento.

16
 MANUAL PASO A PASO • Sistema de Información para la Gestión Escolar de República Dominicana

6- Si el estudiante figura en la base de datos como NO ENCONTRADO:

a) Aparecerá la siguiente pantalla con el mensaje:

No se encontraron registros!

b) Presione el botón

17
 MANUAL PASO A PASO • Sistema de Información para la Gestión Escolar de República Dominicana

c) Las celdas de información básica aparecerán en pantalla:

d) Complete los datos requeridos para crear la matrícula y seleccione

SERVICIO, GRADO y SECCIÓN.

e) Presione REGISTRAR para completar el procedimiento.

18
 MANUAL PASO A PASO • Sistema de Información para la Gestión Escolar de República Dominicana

C. REINSCRIPCIÓN ESTUDIANTE

1- Seleccione la funcionalidad REINSCRIPCIÓN ESTUDIANTE en el módulo REGISTRO

ESTUDIANTES del menú principal.

NOTA: Una vez concluido el proceso de generación, El Sistema permite visualizar

a los y las estudiantes en la funcionalidad REINSCRIPCIÓN ESTUDIANTE.

2- Seleccione los y las estudiantes que serán REINSCRITOS en el año escolar lectivo
y LIBERE a aquellos que no estarán en el centro.


Para seleccionar al estudiante, haga clic sobre
el cuadrito que se encuentra junto a la columna
ID ESTUDIANTE.

a) Para liberar a un estudiante, solo tiene que seleccionarlo y presionar el botón

LIBERAR.

19
 MANUAL PASO A PASO • Sistema de Información para la Gestión Escolar de República Dominicana

D. RELACIÓN ESTUDIANTE

1- Seleccione la funcionalidad RELACIÓN ESTUDIANTE en el módulo REGISTRO

ESTUDIANTES del menú principal.

2- En pantalla aparecerán los filtros SERVICIO, GRADO y SECCIONES.

20
 MANUAL PASO A PASO • Sistema de Información para la Gestión Escolar de República Dominicana

3- Seleccione los campos a consultar.

4- Los resultados de la búsqueda aparecerán en una pantalla similar a la siguiente:

NOTA: En la funcionalidad RELACIÓN ESTUDIANTE los usuarios pueden realizar

los siguientes procesos:

• Modificar la información básica del estudiante

• Asignar número de orden
• Desinscribir, cambiar de sección o cambiar de tanda a uno o varios
estudiantes a la vez
• Consultar el historial académico
• Indicar si el estudiante abandonó el centro o fue transferido a otro

21
 MANUAL PASO A PASO • Sistema de Información para la Gestión Escolar de República Dominicana

E. CONDICIÓN ACADÉMICA FINAL

1- Seleccione la funcionalidad CONDICIÓN ACADÉMICA FINAL en el módulo

REGISTRO ESTUDIANTES del menú principal.

2- En pantalla aparecerán los filtros SERVICIO, GRADO y SECCIONES.

3- Seleccione los campos a consultar.

22
 MANUAL PASO A PASO • Sistema de Información para la Gestión Escolar de República Dominicana

4- Los resultados de la búsqueda aparecerán en una pantalla similar a la siguiente:

5- Por defecto, todos los estudiantes tendrán una condición académica NO DEFINIDA.
Para cambiar esta condición, siga los siguientes pasos:

23
 MANUAL PASO A PASO • Sistema de Información para la Gestión Escolar de República Dominicana

a. Seleccione al estudiante haciendo clic en el cuadrito que se encuentra delante

de ID ESTUDIANTE.

b. En CONDICIÓN ACADÉMICA señale si fue PROMOVIDO, si REPROBÓ o si

ABANDONÓ EL CENTRO.

24
 MANUAL PASO A PASO • Sistema de Información para la Gestión Escolar de República Dominicana

c. Para ganar tiempo, puede hacer clic en el botón ACCIONES y luego en SELECCIONAR
TODOS. De esta forma, todos los estudiantes de la sección quedarán seleccionados.
A continuación, haga clic en CAMBIAR CONDICIÓN VARIOS.

d. Un cuadro aparecerá a la derecha del botón ACCIONES. Seleccione la opción

deseada (PROMOVIDO) y haga clic en el botón ACTUALIZAR CONDICIÓN FINAL.

25
 MANUAL PASO A PASO • Sistema de Información para la Gestión Escolar de República Dominicana

e. Una alerta aparecerá en pantalla para informar que la actualización se realizó

con éxito.

f. Para completar el procedimiento, seleccione los estudiantes que no fueron

promovidos y cambie su condición académica a REPROBADO, ABANDONO…

NOTA: Antes de salir, no olvide presionar el botón CONDICIÓN FINAL o perderá

todos los cambios realizados.

26
 II
Módulo
Planeación Académica
 MANUAL PASO A PASO • Sistema de Información para la Gestión Escolar de República Dominicana

Planeación académica

Este módulo contiene las funcionalidades ASIGNATURAS, SECCIONES, HORARIOS y

DISTRIBUCIÓN DE SECCIONES. Sin embargo, en esta ocasión, solo explicaremos el
paso a paso de la cuarta funcionalidad.

1- Seleccione DISTRIBUCIÓN DE SECCIONES en el módulo PLANEACIÓN ACADÉMICA

del menú principal.

28
 MANUAL PASO A PASO • Sistema de Información para la Gestión Escolar de República Dominicana

2- En pantalla aparecerán los filtros SERVICIOS y GRADOS.

3- Seleccione los campos a consultar.

4- Los resultados de la búsqueda aparecerán en una pantalla similar a la siguiente:

29
 MANUAL PASO A PASO • Sistema de Información para la Gestión Escolar de República Dominicana

5- Para realizar la distribución de secciones automáticamente, SELECCIONE EL

TIPO DE DISTRIBUCIÓN (edad, orden alfabético, etcétera) y presione el botón
DISTRIBUIR.

6- El Sistema realizará la distribución de alumnos y alumnas en las distintas secciones

disponibles.

30
 MANUAL PASO A PASO • Sistema de Información para la Gestión Escolar de República Dominicana

7- Para hacer la distribución de secciones manualmente, haga clic en el botón de la

columna correspondiente tal como muestra la imagen.

8- El Sistema realizará la distribución de alumnos y alumnas en las distintas secciones

disponibles.

NOTA: Antes de salir, no olvide presionar el botón ACTUALIZAR DISTRIBUCIÓN

o el sistema no registrará las secciones.

31
 MANUAL PASO A PASO • Sistema de Información para la Gestión Escolar de República Dominicana

Utilizar el Sistema de Información para la

Gestión Escolar de República Dominicana es
manejar información útil, ganar tiempo en la
toma de decisiones y planificar los procesos
educativos de una forma rápida, transparente
y, sobre todo, participativa.

32