PROTOCOLO PARA PRESENTACIÓN DE ENCUESTA DE LAS ACTIVIDADES DE INDUCCIÓN A LOS APRENDICES

DE LOS PROGRAMAS DE FORMACIÓN EN EL MARCO DE LOS CONVENIOS DE AMPLIACION DE COBERTURA

2017

ANTES DE LA FECHA DE LA ENCUESTA: Debe verificarse:

1. Instalación del enlace en el escritorio de cada computador. NO debe darse click en el enlace en ningún
momento, tan solo al iniciar la encuesta, por parte de los aprendices.

2. Definición de los funcionarios responsables de la encuesta en cada sala de sistemas y que cada uno
conozca los procedimientos y protocolos.

3. Ubicación de salas de sistemas, número de equipos y conectividad

4. Habilitación de las ventanas emergentes en cada computador

5. Revisión de programación por grupos y la convocatoria de los aprendices para presentar la encuesta.

DURANTE LA ENCUESTA: Debe asegurarse:

1. Cada aspirante debe de presentarse con el Documento de identidad original. Ningún aprendiz puede
ingresar a presentar la encuesta si actualmente no ha participado previamente en proceso de Inducción.

2. Para la presentación de la encuesta no debe ingresarse papel ni lápiz.

3. Antes de iniciar la encuesta se realiza presentación y objetivo de la misma.

4. Cada aprendiz que ingresa a la sala debe realizar el registro de los datos personales en el formato de
asistencia GD-F-014_Formato_Lista_de_Asistencia_V01, pero solo se debe firmar al finalizar la misma.

5. Durante la permanencia en la sala de sistemas no está permitido el uso de equipos electrónicos (Celulares,
Tabletas, Portátiles, Cámaras, etc).

6. No se debe permitir a los aprendices copiar o fotografiar la dirección de la encuesta.

7. No se permite el uso de memorias o dispositivos externos para copiar archivos, ni el uso de la Internet para
abrir o utilizar correos electrónicos.

8. Aunque no se tiene un tiempo de presentación de la encuesta, cada ficha podrá presentarla cada media
hora.

9. Durante la presentación de la encuesta la persona que acompaña, debe verificar los datos de identificación
del aprendiz en pantalla, con el documento de identidad original.

10. En caso de presentar un mensaje de error durante la realización de la encuesta o al finalizar, solicitar en
forma inmediata a la persona que acompaña la sala, verificar las condiciones del error para realizar registro
del mismo, y cerrar el navegador para reiniciar nuevamente la encuesta, haciendo click en el enlace
enviado.

11. Indicar que al terminar de responder las preguntas, cada aprendiz debe dar click en la opción ENVIAR y en
presencia del responsable de la sala, realice la firma de la planilla de asistencia. Ningún aspirante debe
permanecer en la sala, después de finalizar la encuesta.

12. Verificar que se cierre la ventana con cada encuesta.

13. Al finalizar todas las encuestas de una sola ficha se debe de guardar en archivo nombrado de la siguiente
manera: Nombre de la formación abreviado-número de ficha (ej: Contabilización-7324567)

13. Al finalizar la jornada de encuesta se debe borrar el archivo que contiene el enlace de encuesta, tanto del
escritorio, como de la papelera.

DESPUÉS DE LAS ENCUESTA

1. Los formatos con los registros de los aprendices que presentaron la encuesta deben ser cargados a la
plataforma Black Board, como parte de las evidencias a entregar ante Comité Coordinador u otra instancia
SENA