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PROCESO DIRECCIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

FORMATO GUÍA DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

 Denominación del Programa de Formación: Contabilizacion de operaciones contables y financieras


 Código del Programa de Formación: 133100 Ficha: 2111623
 Competencia: 210303022 - RECONOCER RECURSOS FINANCIEROS DE ACUERDO CON METODOLOGÍA
Y NORMATIVA.
 Resultados de Aprendizaje Alcanzar:
PREPARAR DOCUMENTOS E INFORMACIÓN CONTABLE, DE ACUERDO CON PROCEDIMIENTO
TÉCNICO Y NORMATIVA.

2. PRESENTACIÓN

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En el «papeleo» de una empresa, de un autónomo o de una familia también se incluyen comprobantes y
justificantes de pago de todo tipo que se amontonan casi a diario a la espera de una inspección contable o de
la entrega, si es requerido, en la declaración de la renta. Estos denominados documentos contables son
también conocidos como soportes contables y son la «prueba» documental de un suceso que modifica la
situación financiera. Por muy meticuloso que pueda parecer guardar cada uno de los tickets de compra o de
los talonarios de facturas, el documento contable es un pilar de la contabilidad.

El término incluye diversos tipos de documentos que sirven para «demostrar» las transacciones en la
contabilidad: facturas, recibos y tickets son algunos de los tipos de comprobante más cotidianos, pero esta
acepción también incluye a los que acreditan la salida de mercancías o las nóminas. Su función es la de
documentar salidas y entradas comerciales y registrar cambios en el inventario, de forma que todas las
actividades de una empresa sean fehacientes, transparentes y comprobables. Con esto, el documento
contable se erige como uno de los documentos mercantiles más importantes de la facturación de las
empresas.

Pero aún hay algo más que hace especial al documento contable: como hoy la contabilidad está casi
completamente digitalizada, el comprobante ha quedado como único testimonio de la contabilidad manual,
pues se emiten y se archivan, a menudo se sellan y han de ser conservados durante seis años. La pregunta
es cómo gestionar esta documentación de forma correcta y eficiente. A continuación desgranamos los
aspectos más importantes de los soportes contables.

Los distintos tipos de documento contable ya plantean diferencias considerables. Observemos un ticket de
compra de una tienda, una factura por una reparación o un recibo de un pago y encontraremos disimilitudes
obvias por el tipo de operación y de objetivos que reflejan. Aun así, hay información esencial que nunca debe
omitirse:

1. Un texto que describa la transacción


2. El importe acordado (cantidad o valor)
3. La fecha de la transacción
4. La firma de una persona autorizada (excepto en el caso de comprobantes digitales emitidos
automáticamente)
5. El número de identificación tributaria del emisor.

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Como ya se ha indicado, un documento contable es un documento mercantil que acredita una operación que
modifica el activo. El tipo de comprobante comercial más habitual es la factura, la cual atestigua la recepción
de un pago por una prestación, pero hay muchos más. Cada tipo distinto de soporte contable tiene su razón
de ser en una transacción específica y así encontramos aquellos que se emiten entre una empresa y actores
externos, los llamados comprobantes externos, y aquellos derivados de eventos internos que tienen lugar en
el seno de una sociedad mercantil, es decir, los comprobantes internos.

Entre los comprobantes externos se cuentan todos aquellos que proceden del exterior de una empresa, por
ejemplo:

 Facturas de pagos y cobros


 Extractos bancarios
 Notas de envío y cartas comerciales
 Comprobantes postales
 Tickets de restauración
 Declaraciones de impuestos
 Recibos

En cambio, los comprobantes internos se emiten dentro de la misma empresa. Entre estos, por ejemplo:

 Listas de salarios y sueldos


 Comprobantes de salida de mercancías
 Copias de facturas de pagos
 Copias de recibos, cartas comerciales, cheques, etc.
 Justificantes de devoluciones o cambios
 Recibos de caja o comprobantes de ingreso
 Comprobantes de depósitos y retiros de cuentas de ahorro

Así, vemos que considerar a un documento contable como interno o externo depende de su origen y lo que
podría parecer una obviedad no lo es tanto: los extractos bancarios que emite la banca online son documentos
externos porque los genera y entrega un tercero, aun cuando es la entidad bancaria la que los emite. Una
factura enviada por correo electrónico también sería un comprobante externo aunque se imprima en la
empresa.

Una tercera variante es el comprobante desustitución que una empresa puede expedir como duplicado de
una factura o un recibo en caso de pérdida o porque no se pudo emitir en su momento. Para que el organismo
recaudatorio los reconozca, los comprobantes de sustitución por importes elevados deberían ser la excepción
así como capaces de demostrar sólidamente la necesidad de atestiguar una cantidad tan elevada con un
documento de sustitución. Lo más habitual es verificar con este tipo de documento contable pagos pequeños
en efectivo como propinas, portes, fotocopias o aparcamiento. Con ello este justificante de pago se cuenta
entre los documentos internos pues, en definitiva, se trata de un documento emitido por la empresa –aunque
a menudo también se le especifica como otra categoría diferente debido a su carácter diferenciado.
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Una vez emitidos ¿cómo se contabilizan y se archivan estos documentos? El registro de los comprobantes
se supedita a algunas normas fundamentales. En primer lugar, se debe respetar el momento de su
contabilización, pues en principio todas las operaciones y sus justificantes se deben anotar en los libros en el
momento en que tienen lugar, a final de mes como máximo. Asimismo, no puede faltar ningún documento y
se han de almacenar de forma clara, es decir, en orden cronológico y correlativo.

LOS PRINCIPALES SOPORTES CONTABLES


Recibo de caja

El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la
empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para
anexar al comprobante diario de contabilidad.

El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su contenido o
concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de
una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura.

Recibo de consignación bancaria

Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al
consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina
registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna.

Hay dos tipos de consignaciones, una para consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para
consignar remesas o cheques de otras plazas.

Los soportes de contabilidad se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo
exija

Comprobante de depósito y retiro de cuentas de ahorros

Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que suministran a sus clientes, en libretas,
para que sean diligenciados al depositar, o retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos
opciones para elegir solo una; depósitos en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en
cheque, de acuerdo con la cuantía y exigencia del cliente.

Factura de compra-venta

La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos generales de los soportes de
contabilidad, la descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las
condiciones de pago.

Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del comprador, factura de compra.
Generalmente, el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y
otra para anexar al comprobante diario de la contabilidad.
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La factura se debe expedir con los siguientes requisitos:

 Estar denominada expresamente como factura de venta. (preimpreso).


 Numeración en orden consecutivo. (preimpreso).
 Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio. (preimpreso).
 Apellidos y nombre o razón social del adquiriente los bienes o servicios.
 Fecha de expedición.
 Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
 El nombre o razón social y NIT del impresor de la factura. (preimpreso).
 Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

Cheque

Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada «girador», ordena a un banco llamado «girado» que
pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado «beneficiario».

Comprobante de pago

Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el
pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque. Generalmente, en la empresa se
elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo
consecutivo.

Para mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al
beneficiario.

Los soportes contables deben asentarse en forma ordenada y resumida, expresando claramente las
transacciones que diariamente se realizan en una empresa

Letra de cambio

Este documento negociable o título valor es una orden incondicional de pago que da una persona llamada
«girador» a otra llamada «girado», para que pague a la orden o al portador, cierta suma de dinero, a la vista
o en una fecha determinada.

En el comercio se utiliza la letra de cambio como garantía de pago en compras y ventas a crédito. El vendedor
hace firmar letras de cambio a sus clientes y se denominan letras por cobrar; el comprador acepta las letras
a sus proveedores y se llaman letras por pagar.

Pagaré

Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de dinero en una fecha
determinada. Este documento se utiliza para respaldar los créditos bancarios.

Nota Débito
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Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por
concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por mora
en el pago de sus obligaciones.

Nota Crédito

Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura o cuando los clientes
hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías, para su contabilización se utiliza un comprobante
llamado nota crédito. Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una
copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

Recibo de caja menor

El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no
requieren el giro de un cheque, para ello se establece un fondo denominado caja menor.

Nota de contabilidad

Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable
como es el caso de los asientos de corrección, ajustes y cierre.

Comprobante diario de contabilidad

Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indica
el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento.
A cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen.

3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 ACTIVIDADES DE REFLEXION INICIAL

Con el fin de entrar en el tema, instructor y aprendices responderán los siguientes interrogantes

 ¿Que entiende usted por documento soporte y para que cree que sirve?
 ¿alguna vez se ha detenido a observar una factura de un supermercado o tienda?

3.2 ACTIVIDADES DE APROPIACIÓN DEL CONOCIMIENTO. (DURANTE EL APRENDIZAJE).

Teniendo en cuenta los conceptos que repasamos anteriormente, desarrollara las siguientes actividades:

Actividad 1: elabore un mapa conceptual a cerca de los documentos o soportes contables en donde
decriba sus principales características, asi como también un ejemplo de cada uno de ellos.

Actividad 2: elabore un cuadro comparativo a cerca de los principales documentos contables, en los
cuales defina sus características y usos.
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Actividad 3: diseñar y diligenciar tres documentos contables con sus respectivos requisitos legales para
que sean validos en una empresa.

4. REFERENTES BILBIOGRÁFICOS

https://es.wikipedia.org/

https://economipedia.com

Código de Comercio

Decreto 2649 de 1993

Ley 43 de 1990

5. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) JANIER OSWALDO INSTRUCTOR ARTICULACION 03/07/2020


VILLAZANA CASTAÑEDA DE LA MEDIA

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