ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS

Un Sistema de Administración de Documentos, controla el período de vida de

un documento dentro de una empresa, es decir, su creació n, clasificació n,
publicació n, exportació n, quien y cuando lo usa o elimina durante el periodo de vida
que tiene el documento dentro de la empresa.

DOCUMENTOS
Un documento es un testimonio material de un hecho o acto realizado en funciones
por instituciones o personas físicas, jurídicas, pú blicas o privadas, registrado en una
unidad de informació n en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos,
fotografías, etc.) en lengua natural o convencional. Es el testimonio de una actividad
humana fijada en un soporte, dando lugar a una fuente archivística, arqueoló gica,
audiovisual, entre otras.

DOCUMENTAR
Informar a alguien, proporcioná ndole documentos, sobre un asunto en el que va a
intervenir. Proporcionar documentos para acreditar algo que se dice o se escribe.

CARTOGRAFICO
La cartografía es la ciencia que se encarga del estudio y de la elaboració n de los
mapas geográ ficos, territoriales y de diferentes dimensiones lineales y demá s. Por
extensió n, también se denomina cartografía a un conjunto de documentos territoriales
referidos a un á mbito concreto de estudio.

DOCUMENTACION
Se conoce como documentació n a la ciencia que consiste en documentar, ésta se
encuentra identificada por el procesamiento de información que
otorgará  datos específicos sobre un tema determinado; de acuerdo a esto puede
identificarse como una técnica instrumental y auxiliar, para lograr informar a
numerosas personas sobre un tema en específico. 

DOCUMENTO PÚBLICO
Por documento pú blico se entiende aquel cuya formació n está encomendada por la
ley, dentro de los límites de su competencia, a un funcionario investido de la fe pú blica
y el expedido por un funcionario pú blico en el ejercicio de sus funciones.

CLASIFICAR
La palabra clasificar la usamos mayormente para dar cuenta de la actividad de
disponer o de ordenar un conjunto de cosas, personas, entre otras alternativas, ya sea
por clases, o en su defecto por grupos.

CATALOGAR
Registrar en un catá logo: catalogar los libros y manuscritos de una biblioteca.
Registrar ordenadamente libros, manuscritos, etc., formando catá logo.

PALABRA DE ORDEN
Orden es una secuencia en la cual son colocadas cosas, ideas o personas en un
espacio o tiempo determinado, como, por ejemplo, el orden alfabético.
Orden también se asocia al concepto de disciplina con respecto a las reglas de
comportamiento dictadas por cada sociedad o cultura, como, por ejemplo, el orden
pú blico o el orden jurídico

UNIDAD DE ARCHIVO
La Unidad de Archivo y Correspondencia es un organismo de apoyo administrativo,
que salvaguarda, administra y provee de forma eficaz y eficiente informació n
documental relacionada con el quehacer universitario, para el logro de los objetivos
misionales, contemplando las directrices archivísticas nacionales e institucionales.

INVERSION
Inversió n es un término econó mico que hace referencia a la colocació n de capital en
una operació n, proyecto o iniciativa empresarial con el fin de recuperarlo con
intereses en caso de que el mismo genere ganancias.

ACTIVO
Aquellos donde los documentos son consultados frecuentemente o que la
documentació n, ya sea por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal no pierde
vigencia. Por lo general la fecha de emisió n de los registros no es superior a los cinco
añ os y es consultada má s de una vez al mes.

SEMIACTIVO
Se conservan los documentos que han sido retirados del archivo activo finalizado el
añ o fiscal. Su finalidad es suministrar informació n para comprobar operaciones
realizadas. Archivo inactivo: Se conservan los documentos de consulta poco frecuente,
que tienen utilidad temporal de acuerdo a su valor.

TRANSFERIR
Pasar o llevar una cosa de un lugar a otro.
Ceder a otra persona el derecho, dominio o atribució n que se tiene sobre algo.

ELIMINAR
Excluir o descartar a una persona o una cosa de un asunto o del conjunto en que está .
Hacer que desaparezca o deje de existir una cosa.