SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO – SST

CÓDIGO: SST-PR-04
PROCEDIMIENTO PARA LA
FECHA: 02/12/2019
IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS
VERSIÓN: 001
LEGALES APLICABLES EN SST
Página 1 de 7

1. OBJETIVO

Establecer un procedimiento que permita identificar y tener acceso a los requisitos

legales y otros en Seguridad y Salud en el Trabajo, aplicables a las actividades de los
procesos ejecutados por el CONDOMINIO CAMPESTRE QUINTAS DE BARCELONA,
comunicarlos y evaluar su cumplimiento.

2. ALCANCE

Inicia con la consulta de la información sobre la actualización de las normas jurídicas

relacionadas con la SST aplicables al CONDOMINIO CAMPESTRE QUINTAS DE
BARCELONA y termina con la evaluación anual del cumplimiento de los requisitos
legales establecidos.

3. BASE LEGAL

TIPO DE ARTÍCULO
FECHA DESCRIPCIÓN
NORMA APLICABLE
Artículo 2.2.4.6.8
numeral 5;
Por medio del cual se expide
el Decreto Único
Artículo 2.2.4.6.8
Reglamentario del Sector
parágrafo;
26/05/201 Trabajo, Capítulo 6 Sistema
Decreto 1072
5 de Gestión de la Seguridad y
Artículo 2.2.4.6.12
Salud en el Trabajo,
numeral 15;
expedido por el Ministerio del
Trabajo.
Artículo 2.2.4.6.17 literal
a) numeral 1.

4. DEFINICIONES

ARL: Administradora de Riesgos Laborales.

Artículo: Cada una de las partes más o menos independientes, en que se divide un
escrito jurídico, como una ley o reglamento.

CONDOMINIO CAMPESTRE QUINTAS DE BARCELONA

NIT. 900.539.306-8
Dirección: Km 2 Vereda El Dedito
Correo: quintasdebarcelona1@gmail.com
Florencia - Caquetá
 SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO – SST
CÓDIGO: SST-PR-04
PROCEDIMIENTO PARA LA
FECHA: 02/12/2019
IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS
VERSIÓN: 001
LEGALES APLICABLES EN SST
Página 2 de 7

Circular: Escrito dirigido a varias personas para comunicar algo.

Código: Colección sistemática de leyes.

Decreto: Acto administrativo expedido por funcionarios en ejercicio de funciones

administrativas. Por lo general son expedidos por el Presidente, Gobernadores y
Alcaldes, entre otros.

Decreto - Ley: Acto expedido por el Presidente de la República que tiene la misma
fuerza que una ley, pero que por mandato de la Constitución en algunos casos
particulares, se asimilan a leyes expedidas por el Congreso.

Jurisprudencia: Decisiones de carácter general y definitivo tomadas por los órganos

jurisdiccionales del país.

Legislación: Conjunto de leyes por la que se rige una materia.

Ley: Regla, norma, disposición emanada del poder legislativo.

Matriz Legal: Es la compilación de los requisitos normativos exigibles a la compañía

acorde con las actividades propias e inherentes de su actividad productiva, los cuales
dan los lineamientos normativos y técnicos para desarrollar el Sistema de Gestión de la
Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), el cual deberá actualizarse en la medida
que sean emitidas nuevas disposiciones aplicables.

Normatividad: Es el marco Regulatorio Nacional que existe en el ordenamiento

jurídico y que regula los distintos comportamientos y acciones de toda persona natural
o jurídica.

Requisito legal: Condición necesaria y de estricto cumplimiento de la constitución y de

las leyes colombianas, las cuales una organización esté sometida y/o sea afectada por
ésta.

Resolución: Acto administrativo por el cual las diferentes entidades de la

Administración Pública adoptan decisiones en el ejercicio de sus funciones.
CONDOMINIO CAMPESTRE QUINTAS DE BARCELONA
NIT. 900.539.306-8
Dirección: Km 2 Vereda El Dedito
Correo: quintasdebarcelona1@gmail.com
Florencia - Caquetá
 SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO – SST
CÓDIGO: SST-PR-04
PROCEDIMIENTO PARA LA
FECHA: 02/12/2019
IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS
VERSIÓN: 001
LEGALES APLICABLES EN SST
Página 3 de 7

SG-SST: Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.

SST: Seguridad y Salud en el Trabajo.

5. RESPONSABLES

Responsable del SG-SST: Es responsables de:

a. Identificar la normatividad nacional vigente en materia de SST, la cual debe

quedar plasmada en una Matriz Legal que debe actualizarse en la medida que
sean emitidas nuevas disposiciones aplicables al Condominio.
b. Verificar que el SG SST cumpla los requisitos legales aplicables.
c. Analizar, interpretar e informar a las partes interesadas (Gerencia, vigía, Comité
de Convivencia Laboral, Brigada de Emergencia, Trabajadores, etc.) los
nuevos requisitos cuando sea necesario. (En caso de que se requiera mayor
claridad sobre el análisis de los requisitos identificados, se consultará a un
abogado para su respectiva interpretación).
d. Seguimiento y evaluación de la puesta en marcha de los cambios legales
identificados.
e. Mantener actualizada la Matriz Legal conforme a las disposiciones que surjan,
necesarias para el funcionamiento del Condominio.
f. Definir plan de acción para el cumplimiento de los requisitos legales aplicables y
establecer los mecanismos requeridos para su ejecución.

Administración: Es responsable de:

a. Garantizar la protección de la Seguridad y la Salud de los Trabajadores acorde

con lo establecido en la normatividad.
b. Conocer y hacer cumplir las responsabilidades legales en asuntos de SST
aplicables al Condominio.
c. Emitir las comunicaciones internas a las partes interesadas del Condominio,
cuando sea necesario.
Trabajadores: Es responsable de:

a. Conocer y cumplir los requisitos relevantes en materia de SST.

CONDOMINIO CAMPESTRE QUINTAS DE BARCELONA
NIT. 900.539.306-8
Dirección: Km 2 Vereda El Dedito
Correo: quintasdebarcelona1@gmail.com
Florencia - Caquetá
 SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO – SST
CÓDIGO: SST-PR-04
PROCEDIMIENTO PARA LA
FECHA: 02/12/2019
IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS
VERSIÓN: 001
LEGALES APLICABLES EN SST
Página 4 de 7

b. Participar en las actividades de promoción y prevención programadas por el

Condominio.
Vigía en SST: Es responsable de vigilar y verificar que el SG-SST., cumpla con los
requisitos legales adoptados por el Condominio.

6. CONDICIONES GENERALES

 Desarrollo de este procedimiento se efectúa con la asesoría y colaboración de la

ARL POSITIVA a la cual está afiliada el Condominio.

 Las fuentes de actualización de los requisitos legales entre otras son: Ministerio
de Trabajo, Ministerio de Salud y Protección Social, páginas Web de otros
ministerios, Consejo Colombiano de Seguridad, División Jurídica Senado de la
Republica, la página web de la Alcaldía de Bogotá, entre otras.

 Los requisitos legales aplicables a la compañía, se determinan según los

procesos, las actividades, servicios y riesgos que la empresa desarrolla. Cada
vez que ocurra un cambio en la normatividad sobre SST, se realizará la
respectiva modificación en la matriz de requisitos legales, esta revisión se hará
cada seis meses para identificar qué normatividad se han modificado, emitido o
derogado.

 La Matriz de Requisitos Legales Aplicables en SST, se debe mantener

actualizada con base a los cambios en la legislación, normatividad o ante
nuevos requisitos legales aplicables, a los cuales el Condominio se suscriba de
manera voluntaria o por obligación. La revisión de los cambios en la
normatividad, se realizará de manera trimestral.

 La Matriz de Requisitos Legales Aplicables en SST, también podrá ser

modificada en caso de que existan cambios o modificaciones en su alcance,
entendiéndose como cambios: la incorporación de nuevas actividades o
procesos en la compañía; la ampliación o modificación de las instalaciones o
centros de trabajo; la identificación de nuevos peligros y su evaluación de riesgo.

 Todos los cambios y actualizaciones deberán ser comunicados a los

trabajadores, a través de los medios de comunicación establecidos previamente
para ello se emitirá una comunicación escrita por medio del correo electrónico,
CONDOMINIO CAMPESTRE QUINTAS DE BARCELONA
NIT. 900.539.306-8
Dirección: Km 2 Vereda El Dedito
Correo: quintasdebarcelona1@gmail.com
Florencia - Caquetá
 SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO – SST
CÓDIGO: SST-PR-04
PROCEDIMIENTO PARA LA
FECHA: 02/12/2019
IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS
VERSIÓN: 001
LEGALES APLICABLES EN SST
Página 5 de 7

mediante circular o mediante charlas notificando los nuevos requisitos legales

identificados y actualizaciones a las personas interesadas.

 Se deberá mantener el registro correspondiente de la verificación y evaluación

del cumplimiento de los requisitos legales aplicables.

7. PROCEDIMIENTOS

La actualización de la matriz de requisitos legales aplicables en SST se puede originar

de dos formas:

 La adición, modificación o eliminación de una norma de la matriz.

 La actualización de evidencias de cumplimiento del requisito legal.

7.1. PORCEDIMIENTO DE ACTUALIZACIÓN NORMATIVA

Este procedimiento debe ser ejecutado como mínimo una vez cada seis (6) meses.

No
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS
.
SST-FO-19
Crear una Generar una copia de la Formato Matriz
Responsable del
nueva versión matriz legal existente, de Requisitos
1 SG-SST
de la matriz actualizar la versión y la Legales
legal. fecha de modificación. Aplicables en
SST.
Consultar en fuentes
normativas confiables las
Consultar
leyes, decretos,
2 fuentes
resoluciones, acuerdos o
normativas.
circulares expedidos
desde la última revisión.
Eliminar de la matriz las
Eliminar las
normas que fueron
3 normas
derogadas desde la
derogadas.
última revisión.
4 Actualizar las Actualizar la normatividad
normas que se encontraba en la
CONDOMINIO CAMPESTRE QUINTAS DE BARCELONA
NIT. 900.539.306-8
Dirección: Km 2 Vereda El Dedito
Correo: quintasdebarcelona1@gmail.com
Florencia - Caquetá
 SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO – SST
CÓDIGO: SST-PR-04
PROCEDIMIENTO PARA LA
FECHA: 02/12/2019
IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS
VERSIÓN: 001
LEGALES APLICABLES EN SST
Página 6 de 7

matriz de requisitos
modificadas. legales y cambió desde la
última expedición.
Adicionar en la matriz
legal tantas filas como
nuevas normas se hayan
Adicionar
encontrado. En caso de
5 nueva
ser necesario, dividir una
normatividad.
norma en varias filas
separando los artículos
relacionados.
Comunicar a la
Correo
Comunicar los Administración y a las
electrónico,
6 cambios en la partes interesadas los
carta, charla o
matriz legal. cambios en la matriz
comunicado.
legal.

7.2. PROCEDIMIENTO DE ACTUALIZACIÓN DE EVIDENCIAS

Este procedimiento debe ser ejecutado como mínimo una vez al año.

No
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS
.
Para cada uno de los
requisitos legales se
Búsqueda de debe realizar la búsqueda Responsable del
1
evidencias de los registros que SG-SST
evidencian su
cumplimiento.
Para cada uno de los SST-FO-19
requisitos se deben Formato Matriz
Actualizar
actualizar los campos de Responsable del de Requisitos
2 evidencia de
la matriz legal para SG-SST Legales
cumplimiento
involucrar las evidencias Aplicables en
existentes. SST.
3 Verificar Para las evidencias Responsable del
vigencia de existentes, se debe SG-SST
las evidencias establecer si la fecha de
registro de las mismas
CONDOMINIO CAMPESTRE QUINTAS DE BARCELONA
NIT. 900.539.306-8
Dirección: Km 2 Vereda El Dedito
Correo: quintasdebarcelona1@gmail.com
Florencia - Caquetá
 SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO – SST
CÓDIGO: SST-PR-04
PROCEDIMIENTO PARA LA
FECHA: 02/12/2019
IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS
VERSIÓN: 001
LEGALES APLICABLES EN SST
Página 7 de 7

representa que se
encuentran vigentes o si
se requiere una evidencia
más reciente.
Buscar la normatividad
que no tiene evidencias
Informar a la Correo
de cumplimiento y remitir
dirección de Responsable del electrónico,
4 a la alta dirección un
normatividad SG-SST carta, charla o
reporte de las no
no cumplida comunicado.
conformidades
encontradas.

8. REGISTROS

 SST-FO-19 Formato Matriz de Requisitos Legales Aplicables en SST.

Cuando un documento cambie de versión debe ser identificado con un sello de

documento obsoleto.

9. TABLA DE CONTROL DE MODIFICACIONES

REV Apartado Modificado Descripción Fecha

001 Todas las páginas Creación del Documento 02 de diciembre de 2019

CONDOMINIO CAMPESTRE QUINTAS DE BARCELONA

NIT. 900.539.306-8
Dirección: Km 2 Vereda El Dedito
Correo: quintasdebarcelona1@gmail.com
Florencia - Caquetá