ESTUDIO PREVIO – JUSTIFICACIÓN PARA

CONTRATO DE MINIMA CUANTIA

SECRETARÍA GESTION ADMINISTRATIVA

Versión: 02 Fecha de Vigencia: Marzo14 de 2018

ESTUDIO PREVIO

LA SECRETARÍA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA del Municipio de Pereira,

realiza el ESTUDIO PREVIO requerido conforme al artículo 25, numeral 7 de la
Ley 80 de 1993, y el artículo 2.2.1.1.2.1.1 del Decreto 1082 de 2015.

1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD.

La Secretaría de Gestión Administrativa dentro de sus funciones y actividades

principales tiene la obligación de apoyar a todas las secretarías y dependencias
de la Administración Municipal con todos los suministros que permitan cumplir a
cabalidad las diferentes funciones. Es así como se requiere contar con la
adquisición de insumos para cafetería; insumos que serán administrados y
entregados directamente por la Secretaria de Gestión Administrativa, con el fin de
atender a los funcionarios, consejos de Gobierno, y reuniones propias de la
administración, coordinadas directamente por la Secretaria de Gestión
Administrativa y realizadas en el Despacho del Señor Alcalde para atención a
personalidades, así como las diferentes comitivas locales, municipales e
internacionales que visitan el Despacho del Señor Alcalde en función a sus
labores.

La Presente contratación no se encuentra incluida en el banco de programas y

proyectos dado que el recurso para este tipo de contratación es del presupuesto
de gastos de funcionamiento.

2. OBJETO:

“SUMINISTRO DE INSUMOS DE CAFETERIA PARA EL FUNCIONAMIENTO

DE LA ADMINISTRACION MUNICIPAL”

2.1. Identificación en el clasificador de bienes y servicios UNSPSC

CÓDIGO GRUPO SEGMENTO FAMILIA CLASE PRODUCTO

50201706 50000000 50000000 50200000 50201700 Café.

Azucares naturales o
50161509 50000000 50000000 50160000 50161500
productos endulzantes.

50201714 50000000 50000000 50200000 50201700 Cremas no lácteas.

Tazas o vasos o tapas

52151504 52000000 52000000 52150000 52151500 desechables para uso
doméstico.

Mezcladoras para uso

52141520 52000000 52000000 52140000 52141500
doméstico.

50201713 50000000 50000000 50200000 50201700 Bebidas aromáticas

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NOTA: Los anteriores códigos solo son referencia, por tal motivo no son requisito
habilitante para el proponente.

2.2. ALCANCES

A. Realizar la entrega de los insumos en el Edificio Palacio Municipal o donde se

requiera previa solicitud por parte del supervisor, cumpliendo con las
especificaciones técnicas establecidas y atendiendo que se cuenta con un
periodo máximo de entrega de un (1) día hábil.

B. Durante la ejecución del contrato la Administración Municipal si lo considera

pertinente, requerirá al contratista para que en el término de un (1) día hábil,
realice la reposición de aquellos insumos, que a juicio del supervisor estén
defectuosos, vencidos o no cumplan con las especificaciones técnicas exigidas.

C. El Municipio de Pereira no reconocerá el valor de los suministros solicitados por

personas diferentes al supervisor del contrato, para el efecto deberán coordinar
las entregas sólo con las personas autorizadas las cuales serán informadas
después de haber sido adjudicado el contrato.

D. Los productos comestibles deberán tener el registro INVIMA y deberán ser

productos que cumplan con un mínimo de condiciones técnicas que garanticen
el bienestar de los funcionarios que consuman los mismos para de esta manera
cumplir con las exigencias en seguridad y salud en el trabajo.

E. Para los productos que aplique fecha de vencimiento debe ser de un (1) año a
partir de la entrega del producto.

2.3. OBLIGACIONES

A. El contratista se obliga a suministrar la totalidad de los elementos necesarios.

B. Cumplir oportunamente con los pagos al Sistema General de Seguridad Social

y cuando corresponda parafiscales, de conformidad con lo establecido en la
normatividad vigente.

C. A no subcontratar ni ceder el contrato sin el conocimiento previo y escrito del

Municipio de Pereira.

D. Obrar con lealtad, responsabilidad, idoneidad, durante la ejecución del contrato.

E. Realizar por su cuenta y riesgo todas las diligencias que se requieran para el
cumplimiento del objeto contractual.

F. Mantener los precios ofrecidos durante la ejecución del contrato.

G. Para persona natural: Pago de seguridad social integral, (salud, pensión y ARL, esta
última, si el plazo supera un mes).

H. Para persona jurídica: parafiscales, los contratistas están en la obligación del pago
de la seguridad social y de parafiscales durante el tiempo de ejecución del contrato,
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ellos son: EPS, Pensión, ARL, SENA, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar. Esto
en concordancia con el Articulo 50 de la ley 789 y el Articulo 23 de la ley 1150 de
2007. Según el caso.

3. CONDICIONES TÉCNICAS EXIGIDAS

UNIDAD
CÓDIGO DENOMINACIÓN DENOMINACIÓN TÉCNICA
No DE DESCRIPCIÓN GENERAL
UNSPSC DE BIEN DEL BIEN
. MEDIDA
Café de consumo nacional, Café de consumo nacional,
1 50201706 Café tostado y molido, en bolsa Libra tostado y molido, en bolsa
metalizada x 500 g. metalizada x 500 g.
Azúcar refinada, en sobres Azúcar refinada, en sobres de x
de x 5 g x 200 unidades, 5 g x 200 unidades, bolsa
2 50161509 Azúcar Kilo
bolsa polietileno. polietileno. Presentación de 1
Presentación de 1 Kg. Kg.
Bebida aromática de panela Bebida aromática de panela
Aromática de con sabores, instantánea, con sabores, instantánea,
3 50201713 Paquete
panela paquete 48 sobres de 6 gr. paquete 48 sobres de 6 gr.
Peso total 288 gr. Peso total 288 gr.
Hierba aromática, en
Hierba aromática, en bolsitas
4 50201713 Hierba aromática bolsitas en caja x 15 g, de Caja
en caja x 15 g, de 20 bolsitas.
20 bolsitas.
Crema no láctea para café, Crema no láctea para café,
Crema no láctea empacada en frasco de empacada en frasco de
5 50201714 Unidad
para café polipropileno, presentación x polipropileno, presentación x
450 g. 450 g.
Vaso cartón x 9 onzas x Vaso cartón x 9 onzas x
6 52151504 Vaso desechable Paquete
paquete de 40 unidades. paquete de 40 unidades.
Vaso desechable x 9 onzas Vaso desechable x 9 onzas x
7 52151504 Vaso desechable Paquete
x paquete de 50 unidades. paquete de 50 unidades.
Mezcladores de madera de 14
Mezcladores de madera de
8 52141520 Mezcladores Paquete Cm x 500 unidades por
14 Cm x 500 unidades
paquete.
Vaso desechable por 3,5 a 4 Vaso desechable por 3,5 a 4
9 52151504 Vaso desechable onzas x paquete de 25 Paquete onzas x paquete de 25
unidades. unidades.

4. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO

El presupuesto oficial para el presente proceso de contratación es de hasta

CINCUENTA MILLONES DE PESOS MCTE ($50.000.000,oo), IVA incluido, los
cuáles serán pagados mediante actas parciales mensuales de acuerdo a los
elementos efectivamente entregados, a precios unitarios ofertados por el oferente
seleccionado, por los valores contenidos en la propuesta final, y previo informe de
recibo a satisfacción por parte del supervisor designado por el respectivo
Secretario de despacho. NO HABRÁ ENTREGA DE ANTICIPO.

NOTA: Valores que incluyen IVA, y todos los impuestos, tasas, y demás erogaciones que debe
tener en cuenta cada proponente, además comprende todos los costos que pueda generar el
objeto la contratación, por lo tanto el proponente deberá proyectar todos los costos en que pudiera
incurrir durante la ejecución del contrato.

5. JUSTIFICACIÓN DEL VALOR DEL CONTRATO

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El valor estimado del contrato esta soportado en el presupuesto disponible que

tiene la Administración Municipal, y en tres cotizaciones para el SUMINISTRO DE
INSUMOS DE CAFETERIA PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA
ADMINISTRACION MUNICIPAL.

De acuerdo a lo anterior se consultaron los precios del mercado, solicitando

cotizaciones a proveedores que se encargan específicamente de la prestación del
suministro de implementos de cafetería, requeridos por la Entidad, determinando
el promedio de las cotizaciones recibidas.

NOTA 1: El presupuesto del contrato se calcula de acuerdo a los consumos que se han
presentado en las vigencias anteriores más que en los valores unitarios, teniendo en
cuenta que se trata de un contrato a monto agotable

DISTRITODO Y PROVEER
FACTOR INK
MÁS INSTITUCIONAL
UNIDAD
ITEM

COTIZACIÓN 1 COTIZACIÓN 2 COTIZACIÓN 3

CONCEPTO DE PROMEDIO
(IVA INCLUIDO) (IVA INCLUIDO) (IVA INCLUIDO)
MEDIDA
Café de consumo
nacional, tostado y
1 Libra $ 10.295 $ 9.160 $ 10.650 $ 10.035
molido, en bolsa
metalizada x 500 g.

Azúcar refinada, en
sobres de x 5 g x 200
2 unidades, bolsa Kilo $ 4.990 $ 4.940 $ 6.671 $ 5.534
polietileno. Presentación
de 1 Kg.

Bebida aromática de
panela con sabores,
3 instantánea, paquete 48 Paquete $ 4.637 $ 4.180 $ 4.465 $ 4.427
sobres de 6 gr. Peso
total 288 gr.
Hierba aromática, en
4 bolsitas en caja x 15 g, Caja $ 1.697 $ 1.520 $ 3.025 $ 2.081
de 20 bolsitas.
Crema no láctea para
café, empacada en
5 Unidad $ 13.836 $ 15.000 $ 20.237 $ 16.358
frasco de polipropileno,
presentación x 450 g.

Vaso cartón x 9 onzas x

6 Paquete $ 5.157 $ 4.380 $ 6.191 $ 5.243
paquete de 40 unidades.
Vaso desechable x 9
7 onzas x paquete de 50 Paquete $ 3.622 $ 3.110 $ 3.791 $ 3.508
unidades.
Mezcladores de madera
8 de 14 Cm x 500 Paquete $ 8.309 $ 3.780 $ 9.739 $ 7.276
unidades.
Vaso desechable por
9 3,5 a 4 onzas x paquete Paquete $ 2.296 $ 1.020 $ 2.423 $ 1.913
de 25 unidades.
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NOTA 2: El personal de la secretaría y el secretario de despacho, verificaron rigurosamente los

precios establecidos para el presente análisis de las personas naturales o jurídicas a las cuales se
les solicita información referente a la justificación del valor del contrato.

6. RESPALDO PRESUPUESTAL

El Municipio de Pereira adelantara el presente proceso con cargo a la siguiente

disponibilidad presupuestal:

CÓDIGO DE
CDP NOMBRE DE RUBRO FONDO PROYECTO VALOR
RUBRO
Materiales y
3151 121001 101 Fondos comunes. $50.000.000
Suministros.

7. FORMA DE PAGO:

Serán pagados mediante actas parciales mensuales de acuerdo a los elementos

efectivamente entregados, a precios unitarios ofertados por el oferente
seleccionado, por los valores contenidos en la propuesta final, y previo informe de
recibo a satisfacción por parte del supervisor designado por el respectivo
Secretario de despacho. NO HABRÁ ENTREGA DE ANTICIPO.
NOTA 1: Valores que incluyen IVA, y todos los impuestos, tasas, y demás erogaciones
que debe tener en cuenta cada proponente, además comprende todos los costos que
pueda generar el objeto la contratación, por lo tanto, el proponente deberá proyectar
todos los costos en que pudiera incurrir durante la ejecución del contrato.

NOTA 2: El presupuesto será ejecutado a precios unitarios, en todo caso el valor final del
contrato será el que resulte de multiplicar el número de elementos efectivamente
entregados por los valores unitarios ofertados por el proponente.

8. PLAZO DE EJECUCIÓN:

TÉRMINO NO EXCEDER
A partir del acta de inicio, hasta agotar presupuesto 31 de diciembre del 2020

9. TRIBUTACIÓN EN EL SECTOR:

- Reteica: Método de recaudo anticipado del impuesto de industria y comercio que deben pagar
cada una de las personas que desarrollen actividades comerciales, industriales o de servicios en
el respectivo municipio.

Lo deben practicar las personas jurídicas, personas naturales pertenecientes al RÉGIMEN

COMÚN que hayan sido catalogadas como agentes de retención renta, y las entidades públicas,
por todos los pagos o abonos en cuenta que constituyan para quienes lo perciban, ingresos por
actividades comerciales, industriales y de servicios, que están sometidas a impuesto en el
municipio.

Las bases que se utilizan, son las mismas que aplican para la retención en la fuente renta, es
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decir, el valor del pago o abono en cuenta, antes de IVA, y debe efectuarse en el momento del
pago o abono en cuenta.

Las tarifas que deben aplicarse para determinar el valor a retener, están establecidas en la tabla
que rija para cada actividad en particular, pudiendo el agente retenedor aplicar la tarifa que
corresponda de acuerdo con la actividad pública que ejecute el sujeto pasivo de la retención, por
lo tanto, y para evitar confusiones, es mejor que el mismo proveedor sea quien informe en sus
facturas la tarifa de Reteica que se le debe aplicar.

El Reteica, por ser un sistema de recaudo de un impuesto municipal, debe practicarse solamente a
proveedores que tengan sede en el mismo Municipio del agente retenedor.
- Rete fuente: Recaudo anticipado del impuesto sobre la renta y complementarios, del impuesto a
las ventas, del impuesto de timbre nacional y del impuesto de industria y comercio; que consiste
en restar de los pagos o en abonos en cuenta un porcentaje determinado por la ley, a cargo de los
contribuyentes de dichos pagos o abonos en cuenta.

- Reteiva: La retención en la fuente por IVA consiste en que el comprador, al momento de causar
o pagar la compra, retiene al vendedor el 50% del valor del IVA.

- Estampillas Pro-Cultura: Deducible que se realiza del 1.5% sobre el valor del contrato antes de
IVA. Según consta en el acuerdo No 23 del 2014 por medio del cual se regula este impuesto.

- Estampillas Adulto Mayor: Deducible que se realiza del 2.0% sobre el valor del contrato antes
de IVA Según consta en el acuerdo No 12 del 2012 por medio del cual se regula este impuesto.

- Estampilla Universidad Tecnológica de Pereira “Hacia el tercer milenio”:

Deducible que se realiza del 1.0% sobre el valor del contrato y sus adiciones, sin
incluir el valor del impuesto a las ventas – IVA. Según consta en el acuerdo No.
25 de 2018, por medio del cual se regula este impuesto.

NOTA 1: Los impuestos de estampillas Pro Cultura, Adulto Mayor y Universidad Tecnológica de
Pereira, solo se deducen en el primer pago y si se realiza adición el cobro es el mismo.

NOTA 2: Cualquier tipo de retención es aplicada de acuerdo a las características

que se reflejan en el RUT, ya sea por régimen simplificado o régimen común, no
obstante, cuando el proveedor tiene

10. ANÁLISIS DEL RIESGO La dependencia solicitante analizó los posibles

riesgos que puedan afectar el presente proceso contractual, tales como: su
objeto, disponibilidad de recursos, la suficiencia del presupuesto estimado, la
responsabilidad laboral, la normatividad aplicada, entre otros, esta información se
encuentra consignada en la estimación, tipificación y asignación de riesgos
previsibles, según matriz anexa que hace parte integral del presente estudio.
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¿A QUIEN SE LE DEBE
IMPACTO

RESPONSABLE POR
VALORACIÓN DEL
DESPUES DEL MONITOREO Y REVISIÓN

PROBABILIDAD

IMPLEMENTAR
TRATAMIENTO
CONTRATO?
¿AFECTA EL
TRATAMIENTO

CATEGORIA
FECHA FECHA

ASIGNAR?

PERSONA
IMPACTO
CONSECUENCI
FUENTE

RIESGO
CLASE

ETAPA

DESCRIPCIÓN (Qué TRATAMIENTO/ ESTIMADA EN ESTIMADA EN

TIPO

A DE LA

Probabilidad

Calificación
N° puede pasar y cómo CONTROLES A SER QUE SE INICIA QUE SE
OCURRENCIA

Impacto
puede ocurrir) IMPLEMENTADOS EL COMPLETA EL ¿CÓMO SE

Total
DEL EVENTO PERIOCIDAD
TRATAMIENTO TRATAMIENTO REALIZA EL
¿CUÁNDO?
MONITOREO?
Riesgos operacionales

El diseño del proceso

de selección puede Perturba la Reducir la probabilidad

Insignificante
evitar la pluralidad de ejecución de de la ocurrencia del
Planeación

Municipio
General

Interno

oferentes y la manera grave, evento; aclarar los Durante todo el

Mayor
Riesgo Fin del proceso
1 declaratoria de desierto imposibilitando la 4 5 requisitos, 2 2 Si Municipio 1/07/2020 Revisiones proceso de
extremo de selección
del proceso, debido a consecución del requerimientos y selección
las exigencias y objeto del especificaciones y
requisitos solicitados proceso. productos del contrato.
durante el proceso.
Perturba la
Insuficiencia de Reducir la probabilidad

Insignificante

Insignificante
ejecución de
económicos
Selección

Municipio
proponentes; se de la ocurrencia del
Riesgos
General

Externo

manera grave, Durante todo el

materializa por la Riesgo evento, dando una mejor Fin del proceso
2 imposibilitando la 1 4 1 2 No Municipio 1/07/2020 Revisiones proceso de
ausencia de empresas medio administración de la de selección
consecución del selección
que presten los relación entre oferentes
objeto del
servicios requeridos. y entidad.
contrato.
Se verificará al inicio del
contrato que las
No cumplimiento a personas que ingresan a
Riesgos operacionales

tiempo con las laborar estén afiliadas al

Durante la
obligaciones laborales sistema de seguridad
Insignificante

Insignificante
ejecución del
Contratista
Específico

Ejecución

tanto con los Incumplimiento social, riesgos

Externo

Supervisor Fin de la contrato de

trabajadores como son de las leyes que Riesgo profesionales y
3 3 3 1 4 No y 1/07/2020 ejecución del Revisiones manera
las empresas generan posibles alto parafiscales. El
Contratista contrato mensual como
prestadoras de servicios demandas. contratista constituye
soporte para el
en seguridad social, una garantía de pago de
pago
parafiscales y riesgos salarios, prestaciones
profesionales. sociales e
indemnizaciones a favor
del Municipio.
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Durante las

Riesgos operacionales
entregas
Versión: 02 Llevar un registro
Fecha o de Vigencia: Marzo14 de 2018 programadas

Insignificante
Contratista
Específico

Moderado
Ejecución
Interno Imposibilita la control de los insumos con el
Incumplimiento o retraso Supervisor Fin de la
consecución del Riesgo de cafetería para supervisor
4 en la entrega de los 4 4 1 4 No y 1/07/2020 ejecución del Revisiones
objeto del extremo verificar que se cumple hasta la
productos de cafetería Contratista contrato
contrato con el objeto del finalización del
contrato plazo de
ejecución del
contrato
Durante las
Riesgos operacionales

El contratista constituye
entregas
una garantía de calidad
Se incurre en programadas

Insignificante
de los insumos. Al

Contratista
Específico

Moderado
Ejecución

reprocesos, en con el
Externo

Mala calidad en los identificar la mala Supervisor Fin de la

incumplimientos y Riesgo supervisor
5 productos de cafetería 4 4 calidad, el contratista 1 4 No y 1/07/2020 ejecución del Revisiones
genera mayores extremo hasta la
suministrados estará obligado a Contratista contrato
costos para el finalización del
realizar cambio o
oferente plazo de
reposición de los
ejecución del
productos de cafetería
contrato
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11. GARANTÍAS.

Conforme lo dispuesto en la Sección 3, subsección 1, relacionado con las

generalidades de las Garantías del Decreto 1082 de 2015 y teniendo en cuenta la
descripción y los alcances del presente proceso de contratación, la
Administración Municipal considera necesario exigir la constitución de las
garantías que se describen a continuación:

a) Cumplimiento: Por el 20% del valor del contrato, con una vigencia igual al mismo y seis (6)
meses más.

INDEMNIDAD: Será también obligación del contratista, mantener indemne al

Municipio de Pereira de cualquier daño o perjuicio originado en reclamaciones de
terceros, que se deriven de sus actuaciones o de las de sus subcontratistas o
dependientes.

MULTAS POR INCUMPLIMIENTO: En caso de mora en el cumplimiento de

alguna de las obligaciones a cargo del contratista, la entidad una vez agotado el
debido proceso le impondrá una multa equivalente al 1% del valor total del
contrato por cada semana de mora. En ningún caso el monto de las multas podrá
superar el 10% del valor del contrato. El simple retardo imputable al contratista
dará origen al pago de las multas previstas en esta cláusula, sin necesidad de
requerimiento alguna para constituirlo en mora.

CLAUSULA PENAL PECUNIARIA: Si se llegare a suceder el evento de

incumplimiento total de las obligaciones a cargo de El Municipio de Pereira o de
EL CONTRATISTA, la parte que incumplió, deberá pagar a título de cláusula
penal pecuniaria el valor correspondiente al veinte por ciento (20%) del valor total
del contrato, el mero retardo del contratista dará lugar al cobro de la cláusula
penal sin necesidad de requerimiento por mora. El pago de la pena no extingue la
obligación principal.

Corresponde al Supervisor evaluar el cumplimiento del objeto y avance de las

metas a ejecutar descritas en la propuesta del contratista que hace parte integral
del contrato.

El Supervisor garantizará el cumplimiento del objeto y el alcance del mismo en las

evaluaciones de los informes mensuales presentados por el contratista y
refrendará dicho informe autorizando su pago.

12. MODALIDAD DE SELECCIÓN:

Conforme a la naturaleza y cuantía del contrato el proceso de selección será de

bajo la modalidad de INVITACIÓN PÚBLICA DE MÍNIMA CUANTÍA.
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13. TIPO DE CONTRATO: Suministro.

14. FUNDAMENTOS JURÍDICOS: El presente proceso de selección se adelanta de acuerdo

con la ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, la Ley 1474 de 2011 y el Decreto 1082 de 2015.

15. RECOMENDACIÓN AL REPRESENTANTE LEGAL:

De acuerdo con el presente estudio previo, queda evidenciada la necesidad que

requiere satisfacer el Municipio de Pereira- Secretaría de Gestión Administrativa,
por lo que se recomienda al Representante legal del Municipio de Pereira,
adelantar el proceso de contratación a través de la modalidad de Mínima Cuantía.

Se firma a los 16 días del mes de junio del año 2020.

GUSTAVO ANDRES MONTES AYALA RUBEN DARIO BARONA RUIZ

Secretario de Gestión Administrativa Director Administrativo de Bienes
Muebles y Recursos Físicos

PROYECTO: Ezequiel Mauricio González Giraldo.

Abogado Contratista.