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ESCOLA PROFISSIONAL DA APRODAZ Organização e Manutenção de Arquivo A UFCD Organização e Manutenção de

ESCOLA PROFISSIONAL DA APRODAZ Organização e Manutenção de Arquivo

A UFCD Organização e Manutenção de Arquivo foi de 25 horas, iniciou-se a 10 de

Dezembro de 2010 e finalizou a 18 de Janeiro de 2011, foi leccionada pela Formadora Margarida

Medina.

Esta UFCD tinha como objectivos, Arquivo, Funções do Arquivo, Tarefas do pessoal de

Arquivo, Armazenamento de informação, Organização do Arquivo, Sistema de classificação.

Depois tenho que fazer a ligação desta UFCD com as redes sociais.

O primeiro tema a ser abordado foi o Arquivo, este é um meio de recolha sistemática de

Documentação/Informação de interesse para a gestão, garantindo pela sua eficiente manutenção um

imediato despacho aos pedidos de consulta. Um Arquivo é muito importante para qualquer

empresa, uma vez que esta constrói uma “memória” que possibilita uma consulta posterior e ajuda a

controlar a actividade administrativa, facilita a tomada de decisões, aumenta a eficiência da prática

administrativa.

Depois, a Formadora explicou o que são as Funções do Arquivo. Este tem a função de

recolher sistematicamente todos os documentos que circulam na empresa para depois poderem ser

registados e classificados. De seguida podem-se ordenar e arquivar os documentos em condições

óptimas de segurança e acessibilidade e assegurar a pronta e eficiente resposta aos pedidos de

informação provenientes de elementos interessados, e com direito ao seu acesso.

O tema a seguir leccionado, que eu desconhecia, foram as tarefas do pessoal do Arquivo e

estes, em primeiro lugar, seleccionam a documentação enviada e recebida; segundo classificam os

documentos; terceiro arquivam os documentos; quarto circulam e divulgam os

documentos/informações. Para se ser um bom Arquivista necessita-se de estudar muito, conhecer

bem o arquivo onde se vai trabalhar e, principalmente, gostar muito de o fazer, porque é preciso

muita paciência para organizar muitos documentos.

Armazenamento da informação foi o tema a seguir, este pode ser feito através da Ficha que é

um documento sintético e esquematizado destinado a ser preenchido. A informação que contém será

posteriormente classificada e consultada. A ficha tem de reunir um determinado número de

qualidades como: o formato, a durabilidade, redacção cuidada. Existem dois tipos de fichas cegas e

as parcialmente visíveis, nas cegas apenas ficam visíveis as primeiras letras do alfabeto, as

parcialmente visíveis permitem a leitura do título (existente no canto oblíquo) assim como outros

elementos considerados importantes. Ao conjunto de fichas organizadas sobre determinado assunto

ESCOLA PROFISSIONAL DA APRODAZ Organização e Manutenção de Arquivo chama-se de Ficheiro e o tipo

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chama-se de Ficheiro e o tipo de ficheiro depende da ficha que vamos usar. Os ficheiros podem ser

na horizontal ou na vertical, na generalidade são usados nas gavetas. Actualmente as empresas

recorrem ao uso de programas informáticos, utilizando aplicações adequadas, de forma a criarem

uma base de acesso fácil e rápido.

Depois, abordou-se um tema muito interessante a Organização do Arquivo. Nem todos os

documentos arquivados têm a necessidade de serem consultados por igual, por essa razão existem

três tipos de Arquivo, o Activo, o Semiactivo, o Inactivo. O Arquivo activo consiste nos

documentos recentes relativos assuntos em curso e de que se prevê a necessidade de consultas

frequentes. O semiactivo é constituído por documentos que já deixaram a sua função activa mas

embora não sejam de consulta frequente, são de consulta periódica, este arquivo deve ser dinâmico

e estar pronto a responder sempre que solicitado. O inactivo, este assume um valor histórico,

embora possa ser consultado, pelo que deverá ser cuidadosamente classificado, a fim de ser possível

uma consulta rápida. Muitas empresas optam por outras soluções para se livrar da papelada como, a

Digitalização, a Microfilmagem e a Informatização. Os documentos que já não são necessários nas

empresas são triturados para depois irem para a reciclagem.

O sistema de classificação foi o último tema a ser leccionado, e classificar documentos

consiste em agrupá-los de acordo com as suas características, estabelecendo uma ordem lógica que

permite uma fácil localização. O arquivo pode ser classificado das seguintes formas: Alfabética,

Cronológica, Numérica, Ideológica, Alfanumérica, Geográfica.

Nesta UFCD a Formadora propôs que na turma Técnico Comercial fossemos fazer uma

visita de estudo ao Arquivo Municipal e Biblioteca da Ribeira Grande, onde aprendi muitas coisa e

gostei muito de fazer esta visita, porque tive a percepção do que era uma Arquivo. Isto foi uma

mais-valia para o meu futuro. Tenho a agradecer à Formadora por ter proporcionado esta visita.

Achei esta UFCD muito importante, porque aprendi temas que desconhecia e gostei muito

de os ter aprendido, pois quando for, novamente, para o mercado de trabalho, e se a empresa em que

for trabalhar necessitar de arquivar documentos eu já o sei fazer. Tive muito interesse em todos os

temas que aqui foram leccionados, na medida em que gosto de tudo bem organizado.

A Formadora Margarida Medina é uma excelente profissional, vê-se que está à vontade na

matéria que leccionou e está sempre pronta para ajudar os alunos e, principalmente, tem a

capacidade de motivar os alunos a aprenderem a matéria que está a leccionar.

ESCOLA PROFISSIONAL DA APRODAZ Organização e Manutenção de Arquivo A ligação desta UFCD com as

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A ligação desta UFCD com as redes sociais virtuais, é que as Bibliotecas e os Museus hoje

em dia podem ser visitados através da internet, isto torna-se uma mais-valia para os seus clientes.

Em relação, às redes sociais reais, a boa organização de um Arquivo numa empresa é muito

importante, para que todos os funcionários trabalhem bem e tenham uma boa ligação uns com os

outros mantendo uma boa rede social real.