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Whitepaper zum Thema Produktivität

PDF IM BÜRO
W h i t e p a p e r | PDF im Büro

Zusammenfassung

Für die Vernetzung von PCs wird ein beträchtlicher Aufwand betrieben, und Microsoft Word ist weltweit überall im
Einsatz. Daraus sollte man eigentlich schließen können, dass die Handhabung von Dokumenten im Geschäftsleben
weitgehend automatisiert abläuft. Dem immensen technischen Fortschritt zum Trotz aber erzeugt die Erstellung,
Verteilung und Archivierung von Dokumenten ständig weiter steigende Kosten.

Für eine effizientere Handhabung von Dokumenten problematisch ist vor allem der Umstand, dass sie in aller Regel
in einem von zwei inkompatiblen elektronischen Formaten vorliegen – Microsoft® Word und PDF. Millionen von
Unternehmen und Institutionen weltweit nutzen den Funktionsreichtum von Microsoft Word zum Erstellen und
gemeinsamen Bearbeiten von Inhalten. Genau hierfür ist das Programm auch gedacht; fürs Desktop Publishing und
zur Online-Archivierung ist es jedoch denkbar ungeeignet. Auf der anderen Seite steht das PDF-Format, das ursprünglich
für Grafikdesign und Druckvorstufe entwickelt wurde und inzwischen im normalen Bürobetrieb zum universalen
Dateiaustauschformat avanciert ist, da PDF-Dateien einfach zu öffnen, zu verteilen und zu archivieren sind.

Kurzum: Bei der Erstellung und Bearbeitung von Geschäftsdokumenten ist Word der Standard schlechthin. Geht es
aber um ihre Verteilung oder Online-Bereitstellung, übernimmt PDF das Ruder.

Angesichts der beeindruckenden Anzahl von Word- und Acrobat-Reader-Installationen (400 bzw. 500 Millionen) liegt
der Bedarf an einer Dokumentenmanagementlösung nahe, die den reibungslosen Übergang von dem einen in das
andere Format bewerkstelligt. Software-Entwickler stellt dies vor drei Aufgaben:

• Aufhebung der Unverträglichkeit zwischen Word und PDF, da sie das unnötige und kostenträchtige Neuerfassen
von Informationen mit sich bringt und damit die Dokumentenerstellung insgesamt ausbremst
Einen Ausweg aus diesem Dilemma bietet PDF Converter für Microsoft Word. Das Programm wurde von ScanSoft
in Zusammenarbeit mit Microsoft entwickelt und verwandelt PDF-Dokumente in formatierte Word-Dateien.
• Entwicklung einer erschwinglichen Software zum Erstellen von PDF-Dateien
Dieses Problem hat ScanSoft mit PDF Create! gelöst, einer preislich attraktiven Software zur PDF-Erstellung, die
speziell auf das normale Bürogeschehen zugeschnitten ist.
• Einführung benutzerfreundlicher PDF-Lösungen, die auch ohne große Einarbeitung und technische Unterstützung
die Produktivität steigern
Dies ist jetzt möglich durch die nahtlose Integration von ScanSoft PDF Converter Professional in Windows und
Microsoft Office.

Dieses Whitepaper enthält Ausführungen zu den Trends in Sachen elektronische Dokumente sowie zur neuen Rolle
von PDF in diesem Zusammenhang. Dargestellt wird außerdem Software, die zum reibungslosen Informationstransfer
zwischen Microsoft Office und PDF in der Lage ist.

Der Dokumentenzyklus

Mit dem Internet hat sich vieles verändert, u. a. auch die Erstellung, Nutzung und Verteilung von Dokumenten.
Anstelle von Fax und Briefpost nutzen wir nun weitgehend E-Mail; Zeitschriften und Fachjournale erscheinen in
zunehmendem Maße online und nicht mehr nur gedruckt. Nahezu jeder Büroarbeitsplatz ist computerisiert; ein
Großteil dieser Geräte ist an irgendein lokales oder globales Netz angeschlossen.

„Jeder Papiervorgang sollte digitalisiert werden."


– „Business @ The Speed of Thought" Bill Gates

Einfacher gesagt als getan. Technik und Vernetzung werden zwar immer besser, aber die mäßige Produktivität bei der
Erstellung und im Umgang mit Dokumenten ist für Finanzmanager allerorten immer noch eine harte Nuss.
Unabhängig von der Organisationsgröße sind es die manuellen Dokumentenvorgänge, die der betrieblichen Effizienz
und Personalproduktivität die größten Steine in den Weg legen.

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Das Internet verbindet uns und erleichtert den Austausch von Informationen – Chance und Problem zugleich, was
den Dokumentenzyklus angeht. Die schiere Möglichkeit zum elektronischen Austausch von Dokumenten ist noch
lange kein Garant für mehr Produktivität, diese Erkenntnis wächst allerorten. Der Grund: Die maßgeblichen
Probleme bei der Bearbeitung sind immer noch nicht gelöst. Trotz der ausgeklügelten Elektronik, die in modernen
Organisationen anzutreffen ist – ein echtes „papierloses Büro" kann kaum jemand sein eigen nennen.

Die größte Hürde bei der Einführung eines integrierten Dokumentenzyklus' ist das Fehlen eines allgemeingültigen
Standards, der Erstellung, Bearbeitung, Verteilung und Archivierung unter einen Hut bringt. Stattdessen existieren
zwei elektronische Formate nebeneinander her – Microsoft Word und PDF (Portable Document Format). Beide
Formate werden intensiv genutzt und haben ihre Berechtigung an verschiedenen Stellen des Dokumentenablaufs:
Word ist das Werkzeug schlechthin zur Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten, PDF wiederum eignet sich
besonders zur Verteilung und Archivierung von Informationen.

Geschäftsdokumente werden in aller Regel mit Word erstellt und bearbeitet. Besonders geschätzt sind die effizienten
Überarbeitungsfunktionen dieser Software, die es auch in den anderen Office-Programmen gibt, denn sie erleichtern
erheblich die Teamarbeit, da sie die Verfolgung von Änderungen und das Einfügen von Kommentaren zulassen.

Bislang war die Zusammenarbeit am Quelldokument der


übliche Ansatz, was so lange problemlos funktioniert, wie alle Zwei elektronische Formatstandards
Beteiligten über die entsprechende Anwendung auf ihrem PC beherrschen die Geschäftswelt
verfügen. Zu bedenken ist dabei jedoch eines: Der Empfänger – Word und PDF
eines Dokuments kann nicht nur Änderungen darin
vornehmen, sondern hat auch Zugriff auf verborgene Datei- Kosten Neuerstellung
bis zu 250 US$ pro Durchschnittliches
Informationen. Ein Beispiel: Bei aktivierter Word-Funktion Dokument Tipptempo < 300
„Änderungen verfolgen" bleibt der ursprüngliche Text nach Anschläge/Minute
Erstellen
dem Anbringen von Änderungen erhalten. So sehen andere Konvertieren
Dateinutzer u. U. Inhalte, die der Texturheber vielleicht gar
nicht zur Verfügung stellen wollte. Auch Microsoft Powerpoint
ist eine solche Quelle für verborgene Informationen, etwa bei
eingebetteten Balken- oder Kuchendiagrammen, denn diese Verteilen Kosten
Archivieren manuelle
weisen auch die Daten aus, anhand derer sie erstellt wurden. Genehmigung und
Vielleicht will der Autor nur prozentuale Verhältnisse Kosten Ablage 5 US$ Verarbeitung 150 US$
pro Dokument pro Dokument
darstellen, die dazugehörigen absoluten Zahlenwerte sind
Kosten Suche 20
jedoch leicht in der PPT-Datei einsehbar. Bei der Weitergabe US$ pro abgelegtem Druck-, Kopier-, Fax-
Dokument und Kurierkosten
von Informationen im PDF-Format ist dies alles kein Problem,
da die Konvertierung etwaige Hintergrunddaten entfernt, die
Datei also "verflacht" – einer der Gründe, warum PDF zum
Verteilen und Archivieren von Geschäftsdokumenten so beliebt ist.

Die Entwicklung von PDF

Als digitales Äquivalent zu echtem Papier ist PDF zum Verbreiten von Dokumenten per Internet inzwischen das
Format der Wahl. 500 Millionen Downloads von Adobe Reader und über 1.200 Anbieter von Software rund um das
PDF-Format zeigen deutlich: Dieser Dateistandard ist wirklich weit verbreitet.

Warum ist PDF derart beliebt? Weil es Vorteile bietet, die Word und andere Dateiformate gar nicht oder nur
eingeschränkt bieten.

PDF ist eigentlich schon älter als das World Wide Web. Entwickelt wurde das Format als offener Standard von Adobe
Systems. Ursprünglich kam es hauptsächlich in Grafikdesign und Druckvorstufe zum Einsatz und dort ist es auch nach
wie vor geschätzt, gerade weil es sich im Arbeitsfluss so praktisch ausnimmt. Besonders in der Entwurfsphase ist PDF
ideal, denn das kostspielige und langsame Erstellen und Versenden von Druckfahnen per Post gehört damit der
Vergangenheit an.

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Mit der Zeit kamen neue speziell auf den Bedarf dieser Branche zugeschnittene Originaltreue & Verbreitung
Funktionen hinzu: Unterstützung von Werkzeugen zur Druckvorstufe und
Hoch
Fehlerprüfung, Farbseparation, Layer und andere nützliche Funktionen für Paper
Grafikdesigner, Drucker und Verleger. PDF

Originaltreue
Speciality, MS Word
Mit dem Aufkommen des Web-Formats HTML galt die Beschränkung von PDF
Visio, CAD,
auf die Grafikdesign- und Druckbranche als besiegelt. Doch so geeignet HTML zur PPT
Darstellung von Inhalten im Internet auch sein mag, in einigen Punkten muss HTML
es passen. Erstens kann HTML nicht die identische Anzeige eines Dokuments in
verschiedenen Betriebssystemen bzw. Browsern garantieren. Ein Beispiel hierfür
Niedrig Verbreitung Hoch
ist, wenn die Position von Text- und Grafikbestandteilen eines Webseitenausdrucks
nicht mit der Anzeige der Seite im Browser übereinstimmt. Zweitens ist HTML
nicht zur Betrachtung offline geeignet, da verlinkte Dateibestandteile, etwa Bilder
oder Texte, nur bei bestehender Internetverbindung angezeigt werden können.

Hier unterscheidet PDF sich von HTML, denn es wurde von vornherein dafür entwickelt, Drucksachen originalgetreu
abzubilden, und zwar nicht nur im Hinblick auf das Layout, sondern auch auf die Farben des Dokuments. Außerdem
ist PDF ein eigenständiges Format, also können darin gespeicherte Dokumente problemlos offline angezeigt werden.
Und mit der kostenlosen Bereitstellung von Adobe Reader für verschiedenste Betriebssysteme hat PDF sich zum
Defacto-Standard für druckreife Online-Informationen entwickelt – im Internet, per E-Mail oder über LAN und WAN.

Der Austausch elektronischer Dokumente im PDF-Format hat gleich mehrere Vorteile. PDFs lassen sich problemlos
per E-Mail verschicken, im Browser anzeigen und drucken, ganz so, als ob Sie mit der Originalanwendung arbeiten
würden. Neben ihrer kompakten Dateigröße bieten sie Kennwortschutz, 128-Bit-Verschlüsselung, Wasserzeichen,
Lesezeichen, Verknüpfungen u. a. PDF lässt sich von jedem Computer aus ohne die Originalanwendung anzeigen und
drucken. Diese Eigenschaft ist vor allem bei der gemeinsamen Nutzung derjenigen Dokumente von Vorteil, die mit
nicht ganz so weit verbreiteten Anwendungen erstellt wurden: Programme zur Bildbearbeitung (JASC Paint Shop Pro)
oder Layoutgestaltung (Microsoft Publisher), CAD- (Autodesk AutoCAD), Zeichen- (Microsoft Visio), Buchhaltungs-
(Intuit QuickBooks) und Kontaktmanagementprogramme (ACT!).

Kurzum: Für alle, die Geschäftsdrucksachen online verteilen möchten, ist PDF das Mittel der Wahl.

• PDF-Dateien sind in der Regel kleiner als die Originaldatei.


Dank PDF-Konvertierung sind auch Dateien aus speicherintensiven Quellformaten wie Powerpoint problemlos zu
versenden, die ansonsten zu groß für so manchen E-Mail-Server wären.
• PDF ist weniger anfällig gegen Viren als andere Dateiformate.
Word und andere Dateien sind potenzielle Träger gefährlicher Viren, die PDF-Dateien nicht so leicht befallen.
• PDF macht Dateien „flach".
Die PDF-Konvertierung entfernt verborgene Daten des Quellformats – ein Plus an Sicherheit bei sensiblen
Dokumenten.
• PDFs lassen sich nicht bearbeiten.
Geschäftsdokumente lassen sich damit ohne die Gefahr unerlaubter oder unbeabsichtigter Veränderungen
verteilen.
• PDFs sehen gedruckt genauso aus wie am Bildschirm.
Der Ausdruck von Webseiten variiert je nach Computersystem und Browser.
• PDFs lassen sich einfacher als andere Formate sicher machen.
Adobe Reader und in zunehmendem Maße auch die PDF-Software anderer Anbieter unterstützen sichere PDF-
Dokumente.
• PDFs lassen sich auch ohne die Quellanwendung anzeigen.
Word, Excel und Powerpoint mögen ja noch verbreitet sein, aber auf CAD-, Buchhaltungs- und andere
Spezialsoftware trifft das schon nicht mehr zu. Das PDF-Format macht unabhängig vom Besitz und der Kenntnis
solcher Spezialprogramme.

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PDF, ursprünglich vor allem für Grafikdesign und Druck gedacht, ist inzwischen auch in normalen Büroumgebungen
auf dem Vormarsch. Als führender Hersteller von Produktivitätsanwendungen führte ScanSoft eine Umfrage unter
Büroanwendern durch. Das Ergebnis: 44 % fanden die Möglichkeit zum Erstellen von PDF-Dateien aus Microsoft
Office heraus „sehr wichtig", weitere 28 % stuften sie als „wichtig" ein. Und, so die Umfrage weiter, 33 % fanden
die Erstellung von PDF-Dateien aus anderen PC-Anwendungen heraus „sehr wichtig", weitere 34 % stuften sie als
„wichtig" ein.

Gut 60 % der Befragten haben also einen deutlichen Bedarf an der Erstellung von PDFs, aber auf nicht einmal
10 % der geschäftlich genutzten PCs lassen sich solche Dateien erstellen. Wie kommt das? Laut Umfrage wird
eine Software gewünscht, die in Preis, Funktionsumfang und Leistung auf die Anforderungen in normalen Büros
zugeschnitten ist. Mit ihrer Funktionspalette sind die derzeit erhältlichen Programme – Adobe Acrobat Standard
(249 US-Dollar) und Adobe Acrobat Professional (449 US-Dollar) sicher ideal für Grafikdesigner, aber für normale
Büroanwender fehlen darin wichtige Funktionen, etwa die Konvertierung von PDF-Dokumenten in formatierte
Word-Dateien.

Glücklicherweise ist PDF ein offener Standard; wer Software dafür entwickeln möchte, kann das also ungehindert
tun. So erklärt sich die ständig wachsende Zahl an PDF-Programmen, die funktional und preislich eigens für den
normalen Büroeinsatz konzipiert wurden.

PDF und Word = Mehr Effizienz im Büro

PDF Converter Professional hebt die Inkompatibilität zwischen Microsoft Word und PDF und die damit verbundenen
Produktivitätsprobleme auf. Zum ersten Mal ist es möglich, mit einem einzigen Programm aus jeder beliebigen
PC-Anwendung heraus PDF-Dateien zu erstellen und PDF-Dateien in vollständig formatierte Microsoft Word-
Dokumente zurückzuverwandeln.

ScanSoft PDF Converter Professional ist erschwinglich und benutzerfreundlich und vereint in sich zwei Funktionen: die
Erstellung von PDFs aus jeder beliebigen PC-Anwendung heraus und die Konvertierung von PDF-Dateien in perfekt
formatierte Word-Dokumente oder -Formulare. Die Software erstellt PDF-Standarddateien, kompakt und sicher,
bequem per E-Mail zu verschicken, problemlos zu öffnen und zu drucken, und das in einer Qualität, die dem Original
um nichts nachsteht. Umgekehrt verwandeln sich PDF-Dateien im Handumdrehen in bearbeitbare originalgetreue
Word-Dateien – komplett mit Formatierung und Grafiken. PDF Converter Professional vereinfacht die Handhabung
von PDFs entscheidend und spart dadurch jede Menge Zeit und Geld.

PDF-Dateien aus jeder PC-Anwendung

ScanSoft PDF Create! verwandelt PC-Dokumente, Zeichnungen und Bilder schnell, zuverlässig und kostengünstig in
PDF-Standarddateien. Sie erstellen damit im Handumdrehen kompakte PDF-Dokumente, die Sie per E-Mail verschicken,
im Browser anzeigen und drucken können, ganz so, als ob Sie mit der Originalanwendung arbeiten würden. PDF
Create! Bietet praktische PDF-Funktionen, einschließlich Kompatibilität mit PDF 1.5, Dateikomprimierung,
Kennwortschutz, 128Bit-Verschlüsselung, Stapelverarbeitung von mehreren Dateien gleichzeitig, Wasserzeichen,
Lesezeichen, Verknüpfungen u. a. PDF Create! ist mit ScanSoft PaperPort® Pro Office, Adobe® Acrobat® und Reader
sowie anderen PDF-Anzeige- und Bearbeitungsprogrammen kompatibel.

PDF-Erstellung – nützliche Funktionen

• Kostengünstige PDF-Erstellung von jedem Computerarbeitsplatz aus

• Einfache Installation und Bedienung; Installation über Netz ohne Einarbeitungsaufwand

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• PDF-Standardformat
Unterstützt PDF 1.3, 1.4, die neuste Version 1.5 sowie PDF-XML-Tags.
Erstellt PDF-Standarddateien, die in gängigen PDF-Anzeigeprogrammen
(z. B. ScanSoft PaperPort® Pro Office und Adobe® Acrobat® Reader) gelesen,
gedruckt und verarbeitet werden können.

• PDFs in Spitzenqualität
Erstellt PDF-Dateien einwandfreier Qualität aus fast allen Windows-
Anwendungen heraus unter präziser Beibehaltung des Originallayouts.

• Optimierte Dateigrößen
Die ursprüngliche Dateigröße wird bei der PDF-Umwandlung beträchtlich “Wir haben schon bald erkannt, dass
reduziert. Unterstützt gängige Komprimierungsstandards, einschließlich das Bequemste und Sicherste beim
loss-less (verlustfrei) und JPG 2000, und optimiert die Dateien für den Dokumentenaustausch PDF wäre, fanden
Online-Einsatz. die derzeit angebotene Software für den
flächendeckenden Einsatz aber zu teuer.
• Kennwortschutz und Sicherheit PDF Create! von ScanSoft ist sozusagen
PDF-Dateien können mit Kennwortschutz versehen werden. Ansicht und die Essenz von PDF: Es ist einfach zu
Druck sind dann nur mit Kennworteingabe möglich. Verfügbar ist auch eine bedienen, hat die Funktionen, die wir
40- oder 128-Bit-Verschlüsselung. Sie können bestimmen, ob Dokumente brauchen und ist so günstig, dass wir
angezeigt, gedruckt, bearbeitet, kopiert oder kommentiert werden dürfen. jeden Arbeitsplatz damit ausstatten
können.”
• Automatische Stapelfunktion – Dr. Allan Shapiro
Mit dem PDF-Create!-Assistenten lassen sich PDF-Dokumente schnell und Manager Unternehmensentwicklung
einfach erstellen, auch aus mehreren Dateien und Dateitypen gleichzeitig. Alda Pharmaceuticals
Die zu konvertierenden Dateien werden einfach per Drag&Drop in den
Verarbeitungsordner gezogen oder vom Anwender zusammengestellt.

• Zusammenführung von Dokumenten


Sie können gleich mehrere Dateien auf einmal in PDF umwandeln und haben
die Möglichkeit, mehrere PDF-Dokumente zu erstellen oder die betreffenden
Dateien in einer einzigen PDF-Datei zusammenzufassen. Es lassen sich auch
Einzelseiten verschiedener Dateien in einer PDF-Datei kombinieren, etwa ein
Brieftext mit einer Briefvorlage oder Daten mit einer Formularvorlage.

• Automatischer PDF-Anhang
PDF-Dateien können automatisch an E-Mails angehängt werden. Das macht
die Zusammenarbeit per Internet noch einfacher.

• Wasserzeichen und Stempel


Sie können Ihre Dokumente mit Wasserzeichen und Stempel versehen.
Diese wählen Sie unter vorhanden Objekten aus oder erstellen Sie selbst.
Benutzerdefinierte Wasserzeichen können aus anderen PDF-Dateien
übernommen oder mit dem PDF Create!-Assistenten erstellt werden.

• Verknüpfungen und Anwendungsintegration


Mit PDF Create! können Sie PDF-Dateien aus praktisch jeder PC-Anwendung erstellen. Der Zugriff auf die
Funktionen erfolgt über eine Druckerschnittstelle. Außerdem hat ScanSoft PDF-Create!-Symbole in vielen gängigen
Anwendungen integriert, darunter Microsoft Word, Powerpoint und Outlook®. Auch über das Kontextmenü
(rechter Mausklick) des Windows Explorer ist die Erstellung von PDF-Dateien möglich.

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• Erweiterte Einstellungen für Schriftarteinbettung, Grafiken und Seitengröße


PDF Create! unterstützt die Einbettung aller Standard- und Nichtstandard-Schriftarten und konvertiert auch
Eigenschaften wie Schattierungen und Transparenz. Auflösung der Grafiken sowie Seitengröße und -ausrichtung
der Zieldatei lassen sich ebenfalls festlegen. Die Software unterstützt benutzerdefinierte Seitengrößen und die
automatische Skalierung in Zoll, Millimetern und Bildpunkten.

• Unterstützung mehrerer Sprachen


Unterstützt wird der internationale Doppelbyte-Zeichensatz, der die Erstellung von PDF-Dokumenten in praktisch
jedem lateinischen, kyrillischen oder asiatischen Zeichensatz ermöglicht.

• Adobe® Acrobat® nicht erforderlich.


PDF-Dateien können ohne jede weitere Software erstellt werden.

Überwindung von Produktivitätsbarrieren

Im Gegensatz zu Word oder anderen bearbeitbaren Formaten enthalten PDF-Dateien keine Informationen in
direktem Zusammenhang mit der Bearbeitung. Vielleicht haben Sie schon einmal PDFs erstellt. Dann wissen Sie,
dass es sich dabei um eine Art „Drucken" der Datei handelt. Wie Papier, so enthält auch der PDF-„Ausdruck" alle
Gestaltungselemente der Ursprungsdatei, also Text, Schriftarten, Farben, Grafiken usw. Hingegen enthält er keinerlei
verborgene Informationen, etwa nicht druckbare Steuerzeichen aus der Originaldatei – auch hierin gleicht er Papier.
Haben Sie schon einmal eine Powerpoint-Datei als PDF gedruckt und sich gewundert, wo die Animationen geblieben
sind? Sie gehen auch beim Druck auf Papier verloren, und das Gleiche gilt für das PDF-Format.

Geht es um die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten, so kann das Fehlen wichtiger Layoutinformationen die
Produktivität wiederum empfindlich herabsetzen. Besonders gilt dies, wenn in einem PDF-Dokument enthaltene
Informationen verändert werden sollen. Das manuelle Nachbilden von PDF-Dokumenten in Word ist mühsam und
teuer. Zahlreiche unabhängige Studien beweisen es: Wer beim Dokumentenmanagement auf Papier und Bearbeitung
von Hand setzt, erzeugt erhebliche Kosten. So haben auch Coopers & Lybrand jüngst festgestellt, dass die
Neuerstellung eines einzelnen Dokuments im Schnitt 250 US-Dollar kostet. Ein Wert, der von der IDC-Studie
„The High Cost of Not Finding Information" gestützt wird; diese Untersuchung geht von durchschnittlichen
Neuerstellungskosten in Höhe von 5.000 US-Dollar pro Mitarbeiter und Jahr aus. (Je größer das Dokument und je
komplexer sein Layout, desto höher die Kosten.)

Ein Rechenbeispiel: Bearbeitbarkeit und Verbreitung

Hoch
• Gehalt eines Wissensarbeiters = 80.000 US-Dollar
• Ein Drittel der produktiven Arbeitszeit wird mit der Neuerstellung von MS Word
Bearbeitbarkeit

Dokumenten verbracht (Coopers & Lybrand)


• 5 % dieser Zeit wird durch PDF-Produktivitätsprobleme gebunden Speciality,
Visio, CAD,
(Schätzung ScanSoft) PPT
• Kosten der PDF-Ineffizienz schätzungsweise 1.300 US-Dollar pro Jahr
pro Mitarbeiter PDF HTMLPaper
• Wenn sich PDFs automatisch und komplett mit allen Layoutmerkmalen
Niedrig Verbreitung Hoch
in Word-Dateien verwandeln ließen, würde ein Unternehmen mit
500 Angestellten 650.000 US-Dollar Personalkosten im Jahr sparen

PDF wirkt im Dokumentenzyklus wertschöpfend und bietet einige praktische Funktionen. Nicht weniger wichtig ist
jedoch auch die Möglichkeit zur reibungslosen Verwandlung von PDFs in bearbeitbare Word-Dateien, eine Funktion,
die ScanSoft PDF Converter bietet.

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PDFs in Word-Dokumente umwandeln

ScanSoft PDF Converter für Microsoft Word ist die weltweite Nummer
Eins zur Verwandlung von PDF-Dateien in vollständig formatierte Word-
Dokumente und -Formulare – komplett mit Text, Spalten, Tabellen und
Grafiken. Die Software ist das Ergebnis einer Zusammenarbeit zwischen
Microsoft und ScanSoft und lässt sich daher nahtlos in Anwendungen
integrieren, mit denen Sie tagtäglich arbeiten, wie z. B. Word, Outlook,
Internet Explorer und Windows Explorer. Dank PDF Converter lassen sich
in PDF-Dateien enthaltene Informationen und Grafiken ganz einfach
„knacken". Das erneute Abtippen und Neuformatieren erübrigt sich, und
“Mit PDF Converter habe ich schon
Sie sparen eine Menge Geld.
Hunderte von Stunden Tipparbeit gespart.
Es ist schnell und arbeitet äußerst genau Dank PDF Converter erübrigt sich das manuelle Neuerstellen von
– ein hervorragendes Programm.” Dokumenten, denn es macht „eingefrorene" PDF-Inhalte zugänglich.
Hiervon profitiert die Produktivität aller Funktionsbereiche im Unternehmen.
– Chris Mattmann
Software-Entwickler, NASA JPL Beispiele:

Alle Abteilungen – Eine PDF-Datei gibt es, aber das Original ist nicht auffindbar? PDF Converter macht die
PDF-Inhalte zugänglich.

Verkauf – Angebotsaufforderungen werden in aller Regel als PDF geliefert. Um sie im Computer ausfüllen zu
können, müssen sie also von Hand abgetippt werden – wertvolle Zeit, die man in die inhaltliche Arbeit am Angebot
investieren könnte. PDF Converter verwandelt ein 30-seitiges PDF in etwa einer Minute in eine Word-Datei, spart also
etliche Stunden Arbeitszeit.

Rechtsabteilung – Beweisdokumente oder Gesetzestexte, da häufig im PDF-Format, müssen abgetippt werden. Das
kostet nicht nur Zeit, sondern ist auch eine potenzielle Fehlerquelle. Mit PDF Converter lässt sich beides vermeiden.

Marketing, technische Dokumentation – Datenblätter, Bedienungsanleitungen und sonstige technische


Dokumente werden oft nur als PDF-Version archiviert. Anstelle viel Zeit mit der Suche nach der richtigen Word-Datei
zu vergeuden, konvertieren Sie mit PDF Converter die PDF-Version des Dokuments und haben damit sogar
Gewissheit, dass Sie an der aktuellsten Fassung weiterarbeiten.

Entwicklung – Produktinformationen werden häufig als PDF veröffentlicht, die entsprechende Quelldatei ist nicht
verfügbar. Durch Verwandlung der Datei ins Word-Format gelangen Sie schnell an die Informationen.

PDF ins Word-Format – nützliche Funktionen

• Präzise Konvertierung von PDF in Word


PDF Converter verwandelt PDF-Dateien in vollständig formatierte Word-Dateien – komplett mit Text, Spalten
und Grafiken. Ob Fließspalten oder umfließender Text, ob Text- oder Grafikfelder, die leistungsfähige
Konvertierungstechnik von ScanSoft bewältigt alle Layoutanforderungen gleichermaßen.

• Konvertierung von PDF-Formularen


PDF Converter verwendet für Formulare die moderne Konvertierungstechnik LFR (Logical Form Recognition™), auf
die u. a. auch die US-Finanzbehörden und der US-Geheimdienst zurückgreifen. Statische PDF-Formulare lassen sich
damit in bearbeitbare und ausfüllbare Microsoft Word-Formulare verwandeln.

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• PDFConverter-Assistent
PDF Converter bietet einen praktischen Konvertierungsassistenten
und ist damit denkbar benutzerfreundlich. PDF-Dokumente
lassen sich damit schnell und einfach konvertieren – ganz ohne
Öffnen von Microsoft Word. Das beschleunigt den Konvertierungs-
vorgang und ermöglicht die Erstellung bearbeitbarer Dokumente
für jede beliebige Anwendung, die das DOC- bzw. RTF-Format
unterstützt.

• PDF-Miniaturvorschau und Seitenbereiche


Auch das Konvertieren umfangreicher PDF-Dokumente ist mit
PDF Converter kein Problem. Sie zeigen einfach die Seiten einer
PDF-Datei als Miniaturansichten an und wählen die gewünschten
Seiten oder Seitenbereiche zum Konvertieren aus.
Den Adobe Reader brauchen Sie hierzu gar nicht.

• Kennwortschutz und Verschlüsselung


Geschützte PDF-Dateien werden von PDF Converter nicht umgewandelt, es sei denn, der Anwender verfügt über
das dafür erforderliche Kennwort.

• PDF-Bilddateien
PDF Converter konvertiert auch gescannte oder in Bildbearbeitungsprogrammen erstellte PDF-Bilddateien in
Microsoft Word. Dabei können Sie die Anzahl der zu verarbeitenden Bildseiten und die Auflösung der Grafiken
festlegen.

• Anwendungsintegration
PDF Converter ist das Ergebnis einer Zusammenarbeit zwischen Microsoft und ScanSoft und ist daher im Word-
Menü „Datei/Öffnen" nahtlos integriert. Symbolschaltflächen und Kontextmenübefehle für PDF Converter sind in
Word, Outlook, Internet Explorer, Windows Explorer sowie auf dem Windows-Desktop verfügbar.

• Sie benötigen weder Adobe Acrobat noch eine andere Zusatzsoftware.


PDF Converter ist ein völlig eigenständiges Programm.
Ein paar Zahlen zu
elektronischen Dokumenten
Zusammenfassung
• Microsoft Word wird von gut 400 Mio.
Fast in jedem Büro kommen Word und PDF in verschiedenen Phasen bei der Anwendern genutzt (Microsoft)*
Handhabung von Geschäftsdokumenten zum Einsatz. Die Unverträglichkeit dieser • 10 Mio. Exemplare von Adobe®
Acrobat® wurden bisher verkauft**
beiden sehr verbreiteten Formate sorgt für Reibungsverluste, die sich jetzt dank • 500 Mio. Downloads gab es bisher
neuer Software von ScanSoft vermeiden lassen. von Adobe (Acrobat) Reader
(Forbes.com)
PDF Create! ist eine erschwingliche Alternative zu Adobe Acrobat und bietet • Bei Google.com sind über 18 Mio.
PDF-Dateien indexiert; viele davon
Büroanwendern alles, was sie zum Erstellen von PDFs aus gängigen PC- stammen ursprünglich aus Word oder
Anwendungen heraus brauchen. PowerPoint
• In den USA ist PDF inzwischen das
PDF Converter verwandelt PDF-Dokumente in formatierte Word-Dateien – etwas, einzige digitale Format, in dem
Zulassungen für Medikamente
was Adobe Acrobat und andere Programme zur PDF-Erstellung schlicht und beantragt werden können
ergreifend nicht können. Die manuelle Neuerstellung entfällt; damit spart PDF • Bei Google.com sind über 5 Mio.
Converter Kosten und steigert die Produktivität unabhängig von der DOC- und RTF-Dokumente indexiert
Unternehmensgröße. • Pro Arbeitstag werden im Schnitt
schätzungsweise 30 Mio. PowerPoint-
Präsentationen gezeigt (Microsoft)
Weitere Informationen hierzu erhalten Sie unter www.ScanSoft.com/PDFConverter • Bei Google.com sind 1 Mio. PPT-
Dateien indexiert

* "Office Online Debuts, Comprehensive New Web Repository of


Microsoft Office Resources", September 2003, Microsoft.com

** "The Trojan Document", Forbes.com, July 2003; Interview


with Bruce Chizen, CEO of Adobe Systems.)

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ScanSoft, das ScanSoft-Logo und PDF Create! sind Marken


oder eingetragene Marken von ScanSoft, Inc. in den USA bzw.
anderen Ländern. Alle anderen Marken sind Eigentum der
jeweiligen Inhaber.

ScanSoft, Inc. Alle Rechte vorbehalten. 6/04

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