HISTORIAS CLINICAS EN COLOMBIA

La historia clínica en Colombia ha estado regulada por diferentes normas;

 La historia clínica según la ley 23 de 1980 es el registro obligatorio de las condiciones de la

salud del paciente. Es un documento privado sometido a reserva que únicamente puede
ser conocido por terceros previa autorización del paciente o en los casos previstos por la
ley.
 En la Constitución Política de 1991 en su artículo 15 donde nos habla que todas las
personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el
Estado debe respetarlos y hacerlos respetar.
 La resolución 1995 de 1999 se define el manejo de las historias clínicas.
 Decreto ley 019 de 2012 en su artículo 110 habla sobre la custodia y conservación de la
historia clínica en caso de la liquidación de las entidades del Sistema General de Seguridad
Social en Salud, previendo el deber de la correspondiente Entidad Promotora de Salud –
EPS, de proceder a su recibo, custodia y conservación hasta por el término
normativamente previsto.
 Resolución 839 de 2017, modifica Resolución 1995 de 1999.

La resolución 1995 de 1998 define la Historia Clínica es un documento privado, obligatorio y

sometido a reserva donde se registran cronológicamente las condiciones de salud del paciente, los
actos médicos y demás procedimientos ejecutados por el equipo de salud que interviene en su
atención. Dicho documento únicamente puede ser conocido por terceros previa autorización del
paciente o en los casos previstos por la ley. Las disposiciones expuestas en esta resolución son de
estricto cumplimiento por parte de los prestadores de servicios de salud, personas naturales y
jurídicas relacionadas con la atención en salud.

La historia clínica debe tener las siguientes características:

Integralidad: debe reunir la información de los aspectos científicos, técnicos y administrativos de

la atención en salud en sus diferentes fases.

Secuencialidad: Los registros de la prestación de los servicios en salud deben consignarse en la

secuencia cronológica en que ocurrió la atención y organizarse como un expediente.

Racionalidad científica: Evidenciar en forma lógica, clara y completa, el procedimiento que se

realizó al paciente, diagnóstico y plan de manejo.

Disponibilidad: Es la posibilidad de utilizar la historia clínica en el momento en que se necesita, con

las limitaciones que impone la Ley.

Oportunidad: Es el diligenciamiento de los registros de atención de la historia clínica, simultánea o

inmediatamente después de que ocurre la prestación del servicio.
Las historias clínicas deben ser diligenciadas en forma clara, legible, sin tachones, enmendaduras,
intercalaciones sin dejar espacios en blanco y sin utilizar siglas. Cada anotación debe llevar fecha y
hora en que se realiza con nombre completo y firma del autor.

La custodia de la historia clínica estará a cargo del prestador de servicios de salud que la generó,
cumpliendo los procedimientos de archivos relacionados en la resolución 1995, sin perjuicio de lo
señalado en las otras normas vigentes. El prestador puede entregar copia de la historia clínica al
usuario o a su representante legal cuando este lo solicite, para efectos previstos en las
disposiciones legales vigentes.

El prestador de servicios de salud debe archivar la historia clínica en área restringida, con acceso
limitado al personal de salud autorizado, conservando las historias clínicas en condiciones que
garanticen la integridad física y técnica, sin adulteración y alteración de la información. Los
archivos de historias clínicas deben conservarse en condiciones locativas, procedimentales,
medioambientales y materiales, propias para tal fin, de acuerdo con los parámetros establecidos
por el AGN en los acuerdos 07 de 1994, 11 de 1996 y 05 de 1997, o las normas que los deroguen,
modifiquen o adicionen.

La resolución 839 de 2017 establece el manejo custodia, tiempo de retención, conservación y

disposición final de los expedientes de las historias clínicas y Reglamenta el procedimiento que
deben adelantar las entidades del SGSSS, para el manejo en caso de liquidación.

La historia clínica debe retenerse y conservarse por el responsable de su custodia, por un periodo
mínimo de 15 años contados a partir de la fecha de la última atención, los cinco primeros años la
retención y conservación se hará en el archivo de gestión y los diez años siguientes en el archivo
central; para las historias clínicas de víctimas de violaciones de derechos humanos o infracciones
graves al Derecho Internacional Humanitario, lo términos de retención y conservación documental
se duplicaran.

Cumplidos estos términos y para garantizar la entrega de la historia clínica al usuario,

representante legal o apoderado responsable de su custodia, se publicaran como mínimo dos
avisos en un diario de amplia circulación nacional, definidos por la entidad responsable de la
publicación con un intervalo de 8 días entre el primer aviso y el segundo. En los que indicará el
plazo y las condiciones para la citada entrega, plazo que podrá extenderse hasta por dos (2) meses
más, contados a partir de la publicación del último aviso.

La disposición final y la eliminación de la historia clínica, procederá por parte del responsable de la
custodia siempre que cumplan las siguientes condiciones:

Que se haya cumplido el tiempo de retención y conservación documental de que trata el artículo
anterior.

Que se haya adelantado el procedimiento de publicación a que refiere el artículo 3 de la presente

resolución, salvo lo previsto para las entidades a que refiere el parágrafo de dicho artículo
Que se haya adelantado la valoración correspondiente, orientada a determinar si la información
contenida en las historias a eliminar posee o no valor secundario (científico, histórico o cultural),
en los términos establecidos por el Archivo General de la Nación, de lo cual se dejará constancia
en un acta, que será firmada por el representante legal de la entidad y por el revisor fiscal cuando
a ello haya lugar, acompañada del respectivo inventario en el que se identifique la valoración
realizada a cada una de aquellas. En el caso de profesionales independientes, una vez realizado el
proceso de valoración, el acta será suscrita únicamente por dicho profesional.

Cumplidas las condiciones se procederá a eliminar las historias clínicas así:

Las entidades públicas seguirán el procedimiento contemplado en el artículo 15 del Acuerdo 004
de 2013 expedido por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación o las normas que lo
modifiquen o sustituyan.

Las entidades privadas adelantarán el siguiente procedimiento:

1 Identificarán cada una de las historias clínicas que se vayan a eliminar, de lo cual levantarán un
acta denominada "acta de eliminación", indicando la fecha y el número de expedientes a eliminar,
que será firmada por el representante legal de la entidad, por el responsable del archivo de
historias clínicas y por el revisor fiscal cuando normativamente deba tenerlo. Dicha acta,
adicionalmente deberá contener el señalamiento expreso de que se ha cumplido con los tiempos
de retención y conservación establecidos en el artículo 3 de esta resolución, a la cual deberá
anexarse el acta que contenga el análisis sobre el valor secundario de las historias clínicas.

2 Elaborarán el inventario documental, de conformidad con el Formato Único de Inventario

Documental y su instructivo, reglamentado por el Archivo General de la Nación, el cual deberán
publicar en medio de amplia difusión o en su página de internet.

3 La eliminación de historias clínicas deberá estar respaldada en las tablas de retención o las tablas
de valoración documental. Este último instrumento archivistico se elaborará y aplicará cuando
posean fondos documentales acumulados, todo acorde a la debida sustentación técnica, legal o
administrativa, y consignada en conceptos técnicos emitidos por el Comité de Historias Clínicas.

Los profesionales independientes adelantarán el siguiente procedimiento:

1 Identificarán cada una de las historias clínicas a eliminar, de lo cual levantarán un acta
denominada "acta de eliminación", indicando la fecha y el número de expedientes a eliminar, que
será firmada por el profesional independiente que tenga la custodia, posesión o control de las
historias clínicas. Dicha acta, adicionalmente deberá contener el señalamiento expreso de que se
ha cumplido con los tiempos de retención y conservación establecidos en el artículo 3 de esta
resolución, a la cual, deberá anexarse el acta que contenga el análisis sobre el valor secundario de
las historias clínicas.
2 Elaborarán el inventario documental, de conformidad con el Formato Único de Inventario
Documental y su instructivo, reglamentado por el Archivo General de la Nación, que deberán
publicar en medio de amplia difusión o en su página de internet.

Los prestadores de servicios de salud y demás destinatarios que incumplan lo establecido en esta
resolución, incurrirán en las sanciones aplicables de conformidad con las disposiciones legales
vigentes.