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Anleitung zur Berichtserstellung des neuen Selbstaudit Berichts

Documentation Manual for the new Self Audit report

(Formel Q Fähigkeit)

Stand: Juli 2020 (Version 3.8) K – BN-LZ KSU 4.2 E + 15 Jahre max. 35 Jahre Kopie – 0.2 – 4 Jahre 1
Index

Deutsch English

► Vor der Nutzung ► Before using

► Wichtige Hinweise für die Nutzung ► Important Advice for the use

► Eingabe der Daten in den Bericht ► Input of Data in the report

► Bericht-Ausdruck ► Printing of the report

Stand: Juli 2020 (Version 3.8) K – BN-LZ KSU 4.2 E + 15 Jahre max. 35 Jahre Kopie – 0.2 – 4 Jahre 2
Vor der Nutzung / Before using (1)

► Deutsch
Im ersten Schritt ist es zwingend erforderlich, dass die Datei lokal auf dem eigenen Computer / Laptop abgespeichert wird.
Nach dem Öffnen der Datei müssen die Makros aktiviert werden. Dies geschieht, indem man auf „Inhalt aktivieren“ klickt.

► English

Stand: Juli 2020 (Version 3.8) K – BN-LZ KSU 4.2 E + 15 Jahre max. 35 Jahre Kopie – 0.2 – 4 Jahre 3
Vor Nutzung / Before using (2)

► Deutsch
Es muss in Excel sichergestellt sein, dass die “Sicherheitsstufe” der Makros als "Alle Makros mit Benachrichtigung deaktivieren" (eventuell “Alle
Makros aktivieren”) definiert ist. Ohne diese Konfiguration, funktionieren die Makros nicht. Bitte beachten sie, dass Version-bedingte Unterschiede der
Einstellungsmasken geben kann (aktuelle Screenshots basieren auf Excel 2010). Für abweichenden Excel Versionen bitte internes IT kontaktieren.

► English

You must make sure, that the “security level” of the macros in Excel is set to „Disable all macros with notification“ (or „Enable all macros”).
Without this configuration, the macros won´t be functional. Please be aware that the layout of the option menus may be different depending on the
version you are using (screenshots presented here base on Excel 2010). If
using a different version, please contact your IT department.

Stand: Juli 2020 (Version 3.8) K – BN-LZ KSU 4.2 E + 15 Jahre max. 35 Jahre Kopie – 0.2 – 4 Jahre 4
Wichtige Hinweise / Important advice

Deutsch English

► Für jedes neue Audit ist die Original Vorlage zu verwenden. ► Use a new blank Excel Audit Report for each new audit.

► Keine Tabellenblätter löschen oder umbenennen. * ► Do not erase or rename any Excel sheet. *

► Keine Zellen verschieben. * ► Do not slide Cells in other position. *

► Keine Zeilen oder Spalten einfügen oder löschen. * ► Do not delete or insert additional columns or rows. *

► Die Blätter dürfen nicht gesperrt werden. * ► Do not block any Excel sheet.*

* Sonst funktionieren die Excel Makros nicht. * Otherwise, the Excel macros do not function.

Stand: Juli 2020 (Version 3.8) K – BN-LZ KSU 4.2 E + 15 Jahre max. 35 Jahre Kopie – 0.2 – 4 Jahre 5
Tabelle / Sheet: “01_EM“

Deutsch English

1. Erst- und Zweitsprache auswählen. 1. Select first and second language.


Die Zweitsprache definiert die Sprache für das Blatt The second language defines the language of the sheet
„Management Info 2“ (03_MI2). “Management Info 2” (03_MI2).

2. Geben Sie die geforderten Informationen ein. 2. Fill in the blanks all required information.
Diese Infos werden automatisch in die anderen Blätter des These data will be transferred to the other sheets of the report
Berichtes übertragen. automatically.

Stand: Juli 2020 (Version 3.8) K – BN-LZ KSU 4.2 E + 15 Jahre max. 35 Jahre Kopie – 0.2 – 4 Jahre 6
Tabelle / Sheet: “01_EM“

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Deutsch
English
1. Aus der Liste „13_PG“ nehmen Sie die entsprechende
Produktgruppennummer (der Name der Produktgruppe wird 1. Select and fill in the relevant product group number from the
dann automatisch ergänzt).* sheet „13_PG“ (name of the product group will be filled in
2. Aus der Liste „13_PS“ nehmen Sie die entsprechenden automatically).*
Prozessschrittnummern (der Name der Prozessschritte wird 2. Fill in process step´s number from the sheet „13_PS“ (name of
dann automatisch ergänzt).* the process step will be filled in automatically).*
3. Durch „X“ verbinden Sie die Produktgruppe mit den 3. Connect product groups with the relevant process steps by the
entsprechenden Prozessschritten.* letter „X“.*

* By the selfaudit must be evaluated all product groups


and processes relevant for the VW Concern.

Stand: Juli 2020 (Version 3.8) K – BN-LZ KSU 4.2 E + 15 Jahre max. 35 Jahre Kopie – 0.2 – 4 Jahre 7
Tabelle / Sheet: “01_EM“

► Deutsch Hinweis: Bereich für Angabe der letzten Bewertungen bzw. Zertifizierungen.

Achtung! Nur wenn alle Informationen zur Auditbasis eingetragen sind, wird der rote Hinweistext ausgeblendet.
Nur bei vollständiger Angabe aller Informationen kann das Endergebnis „A“ werden (bei Frage 7.1 berücksichtigen!)

Weitere Bewertungen / Zertifizierungen können unterhalb dieses Eingabefelds im Bereich „QM Daten zum Standort“
eingegeben werden.

► English Advice: Area for Input of the last evaluations / certifications.

Attention! Only if all information about the audit type is entered the red text will disappear.
Only if all information is given, an “A” can be achieved as a final result (to be considered for question 7.1!)

Further evaluations / certifications can be entered below in the area of “QM Information of the Production Location”.

Stand: Juli 2020 (Version 3.8) K – BN-LZ KSU 4.2 E + 15 Jahre max. 35 Jahre Kopie – 0.2 – 4 Jahre 8
Tabelle / Sheet: “03_MI1 / 03_MI2“
► Deutsch
1. Diese Daten werden von der “EingabeMaske“
1 übernommen.
2. Hier sollten die Grundinformationen für das Management
zusammengefasst werden, z.B. Übersicht des
Produktionsstandortes, eingesetzte Technologien,
Kunden, vorhandene Herstellprozesse sowie eine
4 Zusammenfassung der wichtigsten, festgestellten
Schwachstellen / Abweichungen.
2
3. Unterschriften (Auditor und Management).
4. Wählen Sie ein Produktgruppen-Merkmal, nachdem die
Blätter “04_BF” und “07_PA1” vollständig bearbeitet
wurden.

► English

1. These data are transferred from the input mask sheet


(“EingabeMaske”).
2. In this column please fill in the basic management infos,
e.g. overview of the production location, used technologies,
customers, existing production processes as well as a
summary of the most important identified weaknesses /
deviations, etc..
3 3. Signatures (auditor and management).
4. Choose a “PG-M” after the sheets “04_BF” and “07_PA1”
have been completely processed.

Stand: Juli 2020 (Version 3.8) K – BN-LZ KSU 4.2 E + 15 Jahre max. 35 Jahre Kopie – 0.2 – 4 Jahre 9
Tabelle / Sheet: “04_BF“

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► Deutsch 1. In diesem Blatt soll die Bewertung der einzelnen Fragen durchgeführt werden.
Nur die Punkte (0, 4, 6, 8, 10, n.b.) können wahlweise mit Pulldown oder Direkteintrag eingegeben werden.
2. Die Schwachstellen oder Feststellungen können hier erfasst werden. Die Texte werden automatisch in das
Verbesserungsprogramm übertragen.

► English 1. Every question should be evaluated in this sheet. Only the preselected scores (0, 4, 6, 8, 10, n.b.) can be filled in
manually or by selecting them from the drop down menu.
2. Weak points / Statements should be introduced here. The texts will be transferred automatically into the
improvement program.

Stand: Juli 2020 (Version 3.8) K – BN-LZ KSU 4.2 E + 15 Jahre max. 35 Jahre Kopie – 0.2 – 4 Jahre 10
Tabelle / Sheet: “04_BF“

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► Deutsch ► English

1. Setzt die Bewertung aller Fragen auf 10. 1. The evaluation of all questions will be set to 10.
2. Löscht die Bewertungen aller Fragen. 2. All evaluations will be deleted.
3. Fragen bewertet mit 10 Punkten und ohne Kommentar werden 3. Questions evaluated with 10 points and without any comments will
ausgeblendet (verbesserte Darstellung). Es wird empfohlen diese be hidden (optimized layout of the report). It´s recommended to use
Funktion vor dem Dokumenten Ausdruck zu nutzen. this function before printing.
4. Alle Fragen werden eingeblendet. 4. All questions will be displayed.
5. Das Anpassen des Druckbereichs kann hier manuell ausgelöst werden. 5. Adjusting of the printing area can be activated manually here.
6. Durch Anwählen einer dieser Optionen werden alle Zeilen 6. If one of the two options is enabled all rows will be hidden, except
ausgeblenden und nur die Zeilen eingeblendet die der Benutzer for the rows which the user is selecting.
anwählt.

Stand: Juli 2020 (Version 3.8) K – BN-LZ KSU 4.2 E + 15 Jahre max. 35 Jahre Kopie – 0.2 – 4 Jahre 11
Tabelle / Sheet: “07_PA1 “

► Deutsch

Dieses Blatt dokumentiert die Ergebnisse vom Produktaudit.

1. In diesem Bereich, müssen die Teilenummern des Kunden, die Teile Bezeichnung, die Menge der geprüften Teilen und die Fehleranzahl incl.
Fehlerarten (systematisch oder zufällig) dokumentiert werden. Wenn keine Fehler während des Produktaudits gefunden wurden, wird "0" gesetzt.

Bitte beachten: Ein vollständiger Produktauditbericht inkl. Prüfergebnissen muss zu jedem durchgeführten Produktaudit mit abgegeben werden.

► English

This sheet presents results of the product audit.

1. In this area, you should fill in the customer part number, the part description, volume of tested parts, volume and kind of the defect found
(systematic or accidental). In case of no defects found during the product audit, write down „0“.

Please note that a complete product audit report incl. test results must be submitted for each conducted product audit.

Stand: Juli 2020 (Version 3.8) K – BN-LZ KSU 4.2 E + 15 Jahre max. 35 Jahre Kopie – 0.2 – 4 Jahre 12
Tabelle / Sheet: “05_MP “
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► Deutsch
1. Dieses Blatt übernimmt automatisch die Werte und Texte (Schwachstellen/Feststellungen) aus dem Blatt “04_BF“.
2. Die Maßnahmen, die Termine und die verantwortlichen Personen müssen hier eingetragen werden.
3. Der Status der Maßnahmen ist per Dropdown-Auswahl-Menü zu kennzeichnen. Anschließend das Datum der letzten Aktualisierung eintragen.
4. Über diesen Button kann der Maßnamenplan als separate Datei erstellt werden. Diese kann ausgedruckt oder als PDF abgespeichert werden.

► English
1. The values and texts (Weak points / Statements) in sheet “04_BF” are transferred automatically to this sheet.
2. Corrective actions, terms and responsible persons should be defined here.
3. The status of measures has to be selected via the dropdown menu. After that the date has to be updated.
4. With this button a separated file of the action plan can be generated, which can be printed or saved as a PDF-file.

Stand: Juli 2020 (Version 3.8) K – BN-LZ KSU 4.2 E + 15 Jahre max. 35 Jahre Kopie – 0.2 – 4 Jahre
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Tabelle / Sheet: “06_UM“
► Deutsch
Dieses Blatt übernimmt automatisch die Werte aus dem
Blatt “04_BF“ und die Ergebnisse aus den Produktaudit
Blättern. Diese Matrix berechnet alle eingetragenen
Daten.*

1. Hier werden nur Abstufungsregeln angezeigt gegen


die verstoßen wurde.
2. Die detaillierten Ergebnisse einer Produktgruppe
werden in einem separaten Ergebnisblock dargestellt.

* Hier müssen keine Daten eingetragen werden.

► English
The values in sheet “04_BF” as well as the results in the
product audit sheet are automatically transferred to this
sheet. The final result will be calculated in this matrix.*

1. Only violated downgrading rules are listed here.


2. The detailed results of a product group are displayed
in a separate result block.

* Do not enter any values in this sheet.

Stand: Juli 2020 (Version 3.8) K – BN-LZ KSU 4.2 E + 15 Jahre max. 35 Jahre Kopie – 0.2 – 4 Jahre 14
Tabelle / Sheet: “13_PS“

► Deutsch

Aus diesem Blatt nehmen Sie die relevanten


Prozessschritte und ergänzen die
Prozessschrittnummern in das Blatt „01_EM“
(siehe Seite 7).

► English

Select and fill in the relevant process steps from


this sheet to the sheet „01_EM“ (see p. 7).

Stand: Juli 2020 (Version 3.8) K – BN-LZ KSU 4.2 E + 15 Jahre max. 35 Jahre Kopie – 0.2 – 4 Jahre 15
Tabelle / Sheet: “13_PG“

► Deutsch Aus diesem Blatt nehmen Sie die


relevante Produktgruppe(n) und
ergänzen die Produktgruppenummer(n)
in das Blatt „01_EM “ (siehe Seite 7).

► English Select and fill in the relevant product


group number from this sheet to the
sheet „01_EM“ (see p. 7).

Stand: Juli 2020 (Version 3.8) K – BN-LZ KSU 4.2 E + 15 Jahre max. 35 Jahre Kopie – 0.2 – 4 Jahre 16
Bericht-Ausdruck / Printing of the report
► Deutsch

1. Um den Bericht auszudrucken, kann die Druckauswahl


über das Druck-Sysmbol in der “01_EM“ abgerufen
werden.
2. Hier können die ausgewählten Blätter selektiert und
1 ausgedruckt werden. Nur Blätter in der Tabelle 2 sind
benötigt.
2 3. Der Maßnahmenplan wird separat über den
entsprechenden Button im Blatt „05_MP“ generiert.

Alle diese Blätter müssen (an den vorgesehenen Feldern


unterschrieben) an den entsprechenden Auditor gesendet
werden. (Datei im PDF-Format)

► English

1. To print the report, you should use the Print-Icon in the


sheet “01_EM”.
2. Here, you can select, which pages you want to print. Only
sheets described in the table 2 are requested.
3. The action plan is to print separated via the print-button in
the sheet “05_MP”.

All these pages, should be sent to the respective auditor


(signed on the designated fields). (File as PDF)

Stand: Juli 2020 (Version 3.8) K – BN-LZ KSU 4.2 E + 15 Jahre max. 35 Jahre Kopie – 0.2 – 4 Jahre 17