EI-FO-11 Lista de Verificacion V. 4

TIPO DE DOCUMENTO: FORMATO
NOMBRE: LISTA DE VERIFICACIÓN

RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: EQUIPO AUDITOR
EL HISTORIAL DE CAMBIOS REGISTRADO A CONTINUACIÓN SE DEBE DILIGENCIAR CADA VES QUE EL FORMATO CAMBIE DE VERISON. ESTA PARTE DEL
IMPRESA PARA LA APLICACIÓN DEL MISMO.
HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO
Actualización listado modelo de actividades / preguntas a realizar Norma Tecnica Colombiana: Si
3
calidad - Requisitos ( NTC ISO 9001).
Actualización en la formulación del modelo de preguntas y actividades a verificar de acuerdo c

4 Colombiana Sistema de Gestión de Calidad - Requisitos ( NTC ISO 9001:2015) y listado del m
actividades a verificar de acuerdo con Manual Operativo del Modelo Integrado de Planeación y Ges
Elaboró: Elaida Olier/ Olga Mendoza
Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.

Ministerio de Relaciones Exteriores
República de Colombia
FORMATO CÓDIGO: EI-FO-11

LISTA DE VERIFICACIÓN VERSIÓN: 4
EQUIPO AUDITOR Página 1 de 1
VES QUE EL FORMATO CAMBIE DE VERISON. ESTA PARTE DEL FORMATO NO DEBERÁ SER
PLICACIÓN DEL MISMO.
DE CAMBIOS
ATURALEZA DEL CAMBIO
eguntas a realizar Norma Tecnica Colombiana: Sistemas de Gestion de
preguntas y actividades a verificar de acuerdo con la Norma Técnica

Requisitos ( NTC ISO 9001:2015) y listado del modelo de preguntas y
perativo del Modelo Integrado de Planeación y Gestión -MIPG.
FV: 14/08/2019
se considera copia no controlada.

TIPO DE DOCUMENTO: FORMATO CÓDIGO: EI-FO-11

NOMBRE: LISTA DE VERIFICACIÓN VERSIÓN: 4
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: EQUIPO AUDITOR Página 1 de 1
DEPENDENCIA: FECHA DE DILIGENCIAMIENTO:
PROCESO: AUDITOR(ES):
FUNCIONARIO(S) ENTREVISTADO (S):
CRITERIO DE CUMPLE NC/

AUDITORIA O ACTIVIDAD/ PREGUNTAS OBSERVACIONES
OBSV
NORMA SI NO
Elaboró: Elaida Olier/ Olga Mendoza FV: 14/08/2019

CRITERIO DE CUMPLE NC/
AUDITORIA O ACTIVIDAD/ PREGUNTAS OBSERVACIONES
OBSV
NORMA SI NO
Ministerio de Relacione
República d
RESPONSABILIDAD POR
EQUIPO AUDITOR
APLICACIÓN:
Modelo de preguntas a realizar y actividades a verificar de acuerdo con la Norma Técnica Colombiana Sistema de Gestión de Calidad - Requisitos ( NTC ISO 9001:2015)
Numeral
No. CRITERIO DE AUDITORIA O NORMA ACTIVIDAD / PREGUNTAS
Norma
4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN
4.1 COMPRENSIÓN DE LA ORGANIZACIÓN Y SU Dentro del contexto estratégico de la Entidad ¿Qué elementos internos y externos que aportan al
1 CONTEXTO cumplimiento de los objetivos y que, por otro lado, afectan a los objetivos del SIG, se identificaron
para su proceso?
¿Se realiza el seguimiento y la revisión de la información sobre estas cuestiones externas e

2
internas?
3 ¿Se documenta el seguimiento y la revisión de la información?
4.2 COMPRENSIÓN DE LAS NECESIDADES Y
4 EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS Desde su proceso ¿Cómo identifica y cumple los requisitos de las partes interesadas?
¿Se realiza el seguimiento y la revisión de la información sobre estas partes interesadas y sus
5
requisitos?
¿El proceso ha definido riesgos y oportunidades asociadas a las partes interesadas y acciones o
6
estrategias para abordarlas?
4.3 DETERMINACIÓN DEL ALCANCE DEL SISTEMA DE ¿Toda la información acerca de su proceso se encuentra documentada y disponible en el Sistema
7 GESTIÓN DE CALIDAD Integrado de Gestión / Sistema Maestro?
¿El alcance del SIG se ha determinado teniendo en cuenta los factores externos e internos, las
8
partes interesadas, ubicación geográfica, los productos y servicios de la Entidad?
De acuerdo con el alcance del Sistema de Gestión de Calidad del Ministerio de Relaciones
9 Exteriores y su Fondo Rotatorio y con el objetivo de su proceso. ¿Tiene conocimiento de algún
requisito de la norma ISO 9001:2015 que no le aplique a su proceso?
Si dentro del Sistema Integrado de Gestión del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo
10 Rotatorio se tiene definido como no aplicable algún requisito, por favor informe donde se encuentra
justificado.
4.4 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y SUS PROCESOS
¿Considera que todas las actividades que realiza el proceso se encuentran definidas en la
11
caracterización?
¿Al revisar y analizar la caracterización del proceso, usted podría determinar que cuenta con las
12
entradas requeridas y las salidas esperadas?
¿La caracterización del proceso tiene definida una secuencia lógica en cuanto a la interacción con
13
otras áreas, sus responsabilidades y el ciclo de mejora continua?
¿Considera que la caracterización cuenta con los recursos necesarios y la asignación de
14 4.4.1
responsables y supervisores para el proceso?
¿Dentro de la caracterización del proceso se aplicaron criterios y métodos e indicadores de
15
desempeño?
16 ¿Dentro de la caracterización del proceso se abordaron los riesgos y oportunidades?
Con el objetivo de mejorar el proceso y el SGC, ¿se realizan evaluaciones periódicas? De acuerdo
17
con los resultados ¿se implementan cambios?
18 ¿Se han realizado cambios y mejoras en el proceso? Indique cuáles.
19 ¿Se mantiene y conserva información documentada que permita apoyar el proceso?
¿La organización conserva la información documentada para tener la confianza que los procesos
20 4.4.2
se realizan según lo planificado?
21 ¿Con qué periodicidad se revisa la información documentada de su proceso?
5. LIDERAZGO
5.1 LIDERAZGO Y COMPROMISO
22 5.1.1 Generalidades ¿Desde su posición de qué forma rinde cuentas con relación a la eficacia del SGC?
¿Cómo se asegura que se establezcan la política y los objetivos de la calidad para el SGC, y que
23
éstos sean compatibles con el contexto y la dirección estratégica de la Entidad?
¿Cómo se asegura de la integración de los requisitos del SGC en los procesos de la Entidad?
24
25 ¿De qué forma promueve el uso del enfoque a procesos y el pensamiento basado en riesgos?
26 ¿Cómo asegura que los recursos necesarios para el SGC estén disponibles?
¿Qué mecanismos utiliza para concientizar, comprometer, dirigir y apoyar a los funcionarios, para
27
contribuir a la eficacia del sistema de gestión de la calidad?
28 ¿De qué forma asegura que el sistema de gestión de la calidad logre los resultados previstos?
29 ¿Cómo promueve la mejora?

30 ¿Apoya otros roles pertinentes de la dirección?
5.1.2 Enfoque al cliente ¿Cómo verifica que se determinen, comprendan y cumplan regularmente los requisitos de los
31
usuarios, tanto técnicos, administrativos, legales y reglamentarios?
¿Cómo determinan y consideran los riesgos y oportunidades de la Entidad que pueden afectar la
32
conformidad de los servicios y la capacidad de aumentar la satisfacción del usuario?
¿Qué Iniciativas se tiene para aumentar la satisfacción del usuario frente a los productos y
33
servicios ofrecidos por el proceso?
34 ¿Cómo mantiene el enfoque en el aumento de la satisfacción del usuario?
35 5.2 POLÍTICA
36 5.2.1 Establecimiento de la política de calidad ¿Qué criterios se tuvieron en cuenta para establecer e implementar la política del SIG?
República d
RESPONSABILIDAD POR
EQUIPO AUDITOR
APLICACIÓN:
Numeral
Norma
5.2.1 Establecimiento de la política de calidad
¿Considera que la política de calidad se alinea con el propósito y el contexto de la Entidad y brinda
37
apoyo a su dirección estratégica?
¿La política de calidad proporciona un marco de referencia para el establecimiento de los objetivos
38
de la calidad?
¿La política incluye el compromiso de cumplir los requisitos aplicables y de mejorar continuamente
39
el SGC?
40 ¿Cómo asegura el mantenimiento de la política del SIG?
41 ¿La política del SIG incluye compromisos resaltables? Indique cuales.
42 ¿La política del SIG de la Entidad se encuentra como información documentada? Indique donde.
¿La política de calidad se encuentra disponible para las partes interesadas y cuenta con
43
información documentada?
5.2.2 Comunicación de la política de calidad ¿Mediante qué mecanismo el proceso se informa de los temas de la política de calidad del
44
Ministerio?
¿Cómo asegura la socialización de la política del SIG de la Entidad con los funcionarios y que sea
45
entendida y aplicada?
46 ¿La política del SIG de la Entidad está disponible para las partes interesadas? Indique donde.
5.3 ROLES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES EN

47 LA ORGANIZACIÓN ¿Cómo se asegura de que el SIG cumple con los requisitos de la Norma ISO 9001:2015?
48 ¿El proceso tiene definidos los roles y responsabilidades del Sistema de Gestión de Calidad?
49 ¿Mediante qué mecanismo aseguran que el proceso esté generando los resultados previstos?
¿El líder del proceso asiste y comunica los resultados y compromisos de las reuniones de alta
50
dirección sobre los temas de desempeño de SIG y acciones a mejorar?
51 ¿Mediante qué mecanismo se promueve el enfoque al cliente en el proceso?
¿Cómo asegura que la integridad del Sistema de Gestión de Calidad se mantiene cuando se
52
planifican e implementan cambios?
6. PLANIFICACIÓN
6.1 ACCIONES PARA ABORDAR RIESGOS Y OPORTUNIDADES
53 6.1.1 ¿Cuáles son los riesgos del proceso y como fueron identificados?
¿Cómo los riesgos identificados previenen los eventos o situaciones que pueden afectar el logro
54
del objetivo del proceso?
¿Considera que la identificación de los riesgos y de las oportunidades han aumentado los efectos
55
deseables? Y por otra parte, ¿Estos han prevenido los efectos no deseados?
56 ¿Considera que los riesgos y oportunidades identificados logran la mejora? Explique.
6.1.2 ¿Qué acciones planificaron para abordar los riesgos y oportunidades? Indique si estas fueron
57
integradas e implementadas en su proceso.
¿Cuál fue el resultado del último seguimiento a los riesgos? Y ¿Cómo fue el resultado de la
58
evaluación de la eficacia de las acciones?
59 ¿Cómo se llevan a cabo los controles y las acciones planificadas?
6.2 OBJETIVOS DE LA CALIDAD Y PLANIFICACIÓN PARA LOGRARLOS
6.2.1
60 ¿Conoce los objetivos de calidad y donde consultarlos? Evidenciar la información documentada.
¿Cuál es el objetivo de calidad relacionado con el proceso y como aporta desde sus funciones a su
61
cumplimiento?
¿El objetivo de calidad de su proceso es coherente con la política de calidad? ¿Cuando el proceso
62
estableció el objetivo, se tuvo en cuenta lo estipulado en la Norma de Calidad?
63 ¿Su equipo de trabajo conoce el objetivo del proceso? ¿Cómo se socializó?

64 ¿Se ha actualizado el objetivo? Evidenciar.
65 ¿Mediante qué acciones implementa los objetivos ambientales?
66 6.2.2 ¿Mediante que instrumento se le hace seguimiento al cumplimiento del objetivo de calidad?
67 6.3 PLANIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS ¿Cuándo y cuál fue la última modificación realizada a los documentos del proceso?
¿Qué aspectos tuvieron en cuenta antes de realizar el cambio? ¿Cuál fue el proposito y las
68
consecuencias del cambio y indique si afecto la integridad del SGC?
69 ¿Para realizar el cambió se contaba con disponibilidad de recursos?
¿Cómo se comunicaron esos cambios a las personas involucradas? y ¿Fue necesario reasignar
69
responsabilidades y autoridades?
7. APOYO
7.1 RECURSOS
7.1.1 Generalidades ¿La Entidad determina y proporciona los recursos necesarios para el establecimiento,
70
implementación, mantenimiento y mejora continua del SIG?
71 ¿La Entidad considera las capacidades y limitaciones de los recursos internos existentes antes de
proporcionar estos?
72 ¿La Entidad determina y considera que se necesita obtener de los proveedores externos, en este
caso los contratistas?
7.1.2 Personas ¿La Entidad determina y proporciona las personas necesarias para la implementación eficaz del
73
SIG, para la operación y control de los procesos?
República d
RESPONSABILIDAD POR
EQUIPO AUDITOR
APLICACIÓN:
Numeral
Norma
7.1.3 Infraestructura
74 ¿La Entidad determina, proporciona y mantiene la infraestructura necesaria para la operación de
sus procesos y así lograr la conformidad de los productos y servicios? Especifique cuáles.
7.1.4 Ambiente para la operación de los procesos ¿La Entidad determina, proporciona y mantiene un ambiente necesario para la operación de sus
75
procesos y para lograr la conformidad de los productos y servicios?
7.1.5 Recursos de seguimiento y medición
7.1.5.1 Generalidades
¿La Entidad determina y proporciona los recursos necesarios para asegurarse de la validez y
76 fiabilidad de los resultados cuando se realiza seguimiento y medición de los procesos, productos y
servicios?
77 ¿La Entidad se asegura que los recursos proporcionados son apropiados para el tipo de
seguimiento y medición realizados?
78
¿La Entidad se asegura que los recursos se mantienen para asegurarse de la idoneidad continua?
79 ¿La Entidad conserva la información documentada apropiada como evidencia de que los recursos
de seguimiento y medición con idóneos para su propósito?
80 7.1.5.2 Trazabilidad de las mediciones
¿El proceso cuenta con equipos que generen resultados para cumplimiento de objetivos?
81 ¿El proceso cuenta con equipos para realizar trabajos de demarcación fronteriza?
Teniendo en cuenta que la trazabilidad de las mediciones es un requisito esencial para

82 proporcionar confianza en la validez de los resultados de la medición, explicar ¿Cómo el proceso
calibra o verifica los resultados de la medición previa, con qué intervalos y contra qué patrones lo
hace?
¿Se cuenta con evidencias de calibración de los equipos utilizados en el procedimiento de
83
demarcación fronteriza? ¿Son de otra entidad?
84 En caso de que no existan patrones ¿La base utilizada para la calibración o la verificación se
encuentra como información documentada?
85 ¿El proceso identifica los resultados de la medición para determinar su estado?
86 ¿El proceso protege contra ajustes, daño o deterioro que pudieran invalidar el estado de
calibración y los posteriores resultados de la medición?
87 ¿Ha sido necesario tomar acciones como consecuencia de determinar que el equipo de medición
no se considere apto para el propósito previsto?
7.1.6 Conocimientos de la organización ¿La Entidad determina los conocimientos necesarios para llevar a cabo los procesos y para lograr
88
la conformidad de los productos y servicios?
89 ¿De qué manera los conocimientos de la Entidad se mantienen y se ponen a disposición de las
partes interesadas?
Cuando se presentan nuevas necesidades, tendencias o conocimientos ¿Se determina cómo

90 adquirir o acceder a estos nuevos conocimientos adicionales necesarios y a las actualizaciones
requeridas? Explicar la metodología y si se encuentra documentada.
7.2 COMPETENCIAS ¿La Entidad determina la competencia necesaria de las personas que realizan trabajos que afectan
91
el desempeño y eficacia del SIG? Explique cómo lo realiza.
92 ¿La Entidad se asegura que estas personas sean competentes en educación, formación y
experiencia apropiada? Explique cómo lo realiza.
93
¿La Entidad toma acciones para adquirir la competencia necesaria, cuando sea aplicable?
94 ¿La Entidad evalúa la eficacia de las acciones tomadas?
95
¿La Entidad conserva la información documentada apropiada como evidencia de la competencia?
7.3 TOMA DE CONCIENCIA
¿La Entidad se asegura que las personas que realizan trabajos que afectan el desempeño y
96 eficacia del SIG toman conciencia de la política y los objetivos de la calidad y sobre las
implicaciones del incumplimiento de los requisitos?
97 ¿La Entidad se asegura que las personas que realizan trabajos, tomen conciencia sobre su
contribución a la eficacia del SIG, incluido los beneficios de una mejora del desempeño?
7.4 COMUNICACIÓN ¿Cómo el proceso determina las comunicaciones internas y externas pertinentes al Sistema de
98
Gestión de Calidad?
99 Explique concretamente qué, cuándo, a quién y quién comunica la información y a través de qué
medios lo hace.
100 ¿La Entidad responde las comunicaciones de las partes interesadas?
101 ¿Se conserva información documentada como evidencia de las comunicaciones?
102 ¿La Entidad comunica internamente información pertinente al SIG en los distintos niveles, incluidos
los cambios?
103 ¿La Entidad se asegura de que sus procesos de comunicación permitan que las personas que
realicen trabajos bajo el control de la Entidad contribuyan a la mejora continua?
¿La Entidad comunica externamente información pertinente al Sistema de Gestión Ambiental,

104 según se establezca en sus procesos de comunicación de la organización y según lo requieran sus
requisitos legales y otros requisitos?
7.5 INFORMACIÓN DOCUMENTADA
7.5.1 Generalidades ¿El SIG de la Entidad incluye toda la información documentada solicitada por las normas
105
certificadas?
106 ¿El SIG de la Entidad incluye la información documentada que está determinada como necesaria
para la eficacia del SIG?
107 ¿El proceso tiene información documentada en el SIG? Indique cuáles.
108 ¿Mediante qué mecanismo se determina la información documentada que debe ser incluida en el
SIG?
República d

7.5.1
RESPONSABILIDAD POR
EQUIPO AUDITOR
APLICACIÓN:
Numeral
Norma
109 ¿Se socializa al interior del proceso la actualización de los documentos en el SIG? Evidencie un
ejemplo.
7.5.2 Creación y actualización ¿La Entidad al crear y actualizar la información documentada, se asegura que esta esté
110
identificada y con descripción (título, fecha, autor, número de referencia)?
111 ¿La Entidad al crear y actualizar la información documentada, se asegura que el formato y los
medios de soporte sean los apropiados?
112 La Entidad al crear y actualizar la información documentada, ¿Cómo se asegura que antes de
revisar y aprobar, esta sea conveniente y adecuada?
113 ¿El proceso ha creado y/o actualizado documentos en el último semestre? Si no lo ha hecho,
¿Tiene conocimiento del procedimiento para hacerlo?
114 ¿Cómo asegura que no se pierda la trazabilidad de las actualizaciones de la información

documentada?
7.5.3 Control de la información documentada
¿La Entidad se asegura que la información documentada esté disponible y sea idónea para su uso,
115
donde y cuando se necesite?
7.5.3.1
116 ¿La Entidad se asegura que la información documentada esté protegida adecuadamente?
117 ¿Cómo realiza control a la información documentada de su proceso?
118 ¿La Entidad asegura la distribución, el acceso, la recuperación y el uso de la información

documentada?
119 ¿La Entidad almacena y preserva la legibilidad (y uso no intencionado) de la información

documentada?
120 7.5.3.2 ¿La Entidad cómo controla el "Control de cambios" de la información documentada?
121 ¿La Entidad cómo conserva y dispone la información documentada?
¿Su proceso cuenta con información documentada de origen externo? De ser así, ¿esta se
122
encuentra identificada y controlada? Explique lo anterior.
¿La Entidad cómo protege contra modificaciones no intencionadas a la información documentada
123
conservada como evidencia de la conformidad ?
8. OPERACIÓN
8.1 PLANIFICACIÓN Y CONTROL OPERACIONAL
¿Mediante qué mecanismos se planifican, implementan y controlan los procesos para cumplir los
124
requisitos necesarios para la provisión de los productos y/o servicios ofrecidos por la Entidad?
125 ¿La Entidad determinó los requisitos para los productos y servicios? ¿Cuáles son?
¿La Entidad estableció los criterios para los procesos y la aceptación de los productos y servicios?
126
Indique cuáles.
¿Mediante qué mecanismos el proceso planifica la determinación de los recursos necesarios para
127
lograr la conformidad de los requisitos de los productos y servicios?
128 ¿Cómo se asegura que los procesos estén controlados?
¿El proceso mediante qué mecanismo garantiza la adecuada determinación, mantenimiento y
129
conservación de la información documentada?
¿Mediante qué mecanismo la Entidad controla los cambios planificados y revisa las consecuencias
130
de los cambios no previstos? Y ¿Qué acciones toma al respecto?
131 ¿Mediante qué mecanismo la Entidad controla los procesos contratados externamente?
8.2 REQUISITOS PARA LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS
8.2.1 Comunicación con el cliente ¿Cómo el proceso realiza la comunicación con los usuarios con el fin de dar información relativa a
132
los productos y servicios ofrecidos por la Entidad?
¿Cómo el proceso asume, hace el tratamiento y realiza la retroalimentación de las solicitudes,

133
peticiones, quejas o reclamos de los usuarios relativa a los productos y servicios ofrecidos?
134 ¿Cómo el proceso controla o manipula la propiedad del usuario?

¿Cuáles son los requisitos específicos que el proceso tiene para las acciones de contingencia
135
cuando sea pertinente?
8.2.2 Determinación de los requisitos para los productos y
servicios ¿Cómo la Entidad se asegura que los requisitos se definieron teniendo en cuenta la normatividad
136
actual, los requisitos legales y reglamentarios aplicables y los considerados necesarios?
¿Mediante qué mecanismo da aplicación de los requisitos legales en los productos y/o servicios
137
ofrecidos por el proceso?
138 ¿El proceso cumple con los requisitos para sus productos y servicios ofrecidos?
139 8.2.3 Revisión de los requisitos para los productos y servicios
8.2.3.1 ¿Mediante qué mecanismo el proceso asegura la capacidad de cumplir los requisitos de los
140
productos y servicios?
¿Mediante qué actividad el proceso revisa los requisitos antes de suministrar productos y/o
141
servicios?
¿En dicha revisión se consideró los requisitos especificados por el cliente, los no establecidos y los
142
especificados por la Entidad?
¿El proceso cuenta con la capacidad para cumplir los requisitos legales y reglamentarios del
143
producto o servicio?
¿Cómo el proceso asegura que se resuelvan las diferencias existentes entre los requisitos del
144
contrato o pedido y los expresados previamente?
¿Cómo el proceso confirma los requisitos del cliente antes de la aceptación, cuando este no
145
proporcione una declaración documentada de sus requisitos?
8.2.3.2 ¿Mediante qué actividad el proceso se asegura de tener la información documentada de las
146
revisiones de los productos?
República d
RESPONSABILIDAD POR
EQUIPO AUDITOR
APLICACIÓN:
8.2.3.2
Numeral
Norma
Cuando se presenta un nuevo requisito para los productos y servicio, ¿Mediante qué mecanismo el
147
proceso documenta esta actividad?
8.2.4 Cambios en los requisitos para los productos y servicios ¿Mediante qué mecanismo el proceso analiza, planifica y controla los cambios en los requisitos de
148
los usuarios?
¿Cómo el proceso asegura que cuando cambien los requisitos, la información documentada sea
149
actualizada e inmediatamente socializada a las partes interesadas?
¿Qué actividades tiene definidas el proceso para documentar la aceptación de los cambios por
150
parte de los usuarios?
8.3 DISEÑO Y DESARROLLO DE LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS
8.3.1 Generalidades ¿Cómo la Entidad establece, implementa y mantiene formalmente un proceso de diseño y
151
desarrollo para asegurarse de la provisión de un producto y/o servicio?
8.3.2 Planificación del diseño y desarrollo Dentro de la planificación del diseño y desarrollo ¿Cómo la Entidad determinó la naturaleza,
152
duración y complejidad de las actividades de diseño y desarrollo?
¿Cómo la Entidad determinó las etapas del proceso requeridas, incluyendo las revisiones del
153
diseño y desarrollo?
¿Cómo la Entidad consideró las actividades requeridas de verificación y validación del diseño y
154
desarrollo?
¿Cómo la Entidad determinó las responsabilidades y autoridades involucradas en el proceso de
155
diseño y desarrollo?
¿Cómo la Entidad determinó las necesidades de recursos internos y externos para el diseño y
156
desarrollo de los productos y/o servicios?
¿Qué actividades tiene definidas la Entidad para controlar las interfaces de los colaboradores que
157
participan activamente en el proceso de diseño?
158 ¿Hubo participación activa de los usuarios en el proceso de diseño y desarrollo?
159 ¿La Entidad consideró los requisitos para la posterior provisión de productos y servicios?
160 ¿Cómo se aplica control al proceso de diseño y desarrollo esperado por las partes interesadas?
¿Con qué medidas cuenta el proceso para documentar los cambios que se realizaron el diseño y
161
demostrar que se ha cumplido con los requisitos de diseño y desarrollo?
8.3.3 Entradas para el diseño y desarrollo ¿Mediante qué mecanismo el proceso identifica los requisitos esenciales para los tipos específicos
162
de productos y servicios a desarrollar?
¿Cómo el proceso considera los requisitos funcionales y de desempeño, los requisitos legales y
163
reglamentarios?
164 ¿Cuándo se realiza un diseño, el proceso tiene en cuenta un diseño similar existente?
¿Cuándo se realiza el diseño el proceso considera requisitos legales/reglamentarios/ normas
165
comprometidas por el proceso?
¿Mediante qué mecanismo el proceso considera las consecuencias potenciales de fallos en el
166
desarrollo del diseño?
¿Cómo la Entidad asegura que las entradas son adecuadas para los fines del diseño y desarrollo y
167 que a su vez están completas y sin ambigüedades? Y en caso de ser contradictorias, ¿Cómo se
resuelve?
¿Qué actividades tiene definidas el proceso para conservar la información documentada sobre las
168
entradas para el diseño y desarrollo?
8.3.4 Controles del diseño y desarrollo ¿Qué controles implementa el proceso para la verificación de las actividades desarrolladas en el
169
diseño?
¿Qué controles tiene definidos el proceso para verificar si los resultados del diseño son acordes a
170
los que estaba planeados?
¿Mediante qué mecanismos el proceso verifica que las salidas del diseño cumplan con los
171
requisitos de las entradas?
172 ¿Cómo el proceso valida que los producto y servicios satisfacen los requisitos para su aplicación?
¿Qué acciones se toman cuando se evidencian problemas durante las revisiones, las actividades
173
de verificación y validación?
¿Qué actividades tiene definidas el proceso para conservar la información documentada sobre los
174
Controles del diseño y desarrollo?
8.3.5 Salidas del diseño y desarrollo ¿Mediante qué mecanismo el proceso asegura que los diseños cumplen con los requisitos de las
175
entradas?
¿Qué actividades tiene definidas el proceso para asegurar que las salidas del diseño y desarrollo
176
son adecuadas para los procesos posteriores para la provisión de productos y servicios?
177 ¿Cómo el proceso verifica el seguimiento y medición a las salidas del diseño?
178 ¿Cómo el proceso verifica los criterios de aceptación de la salida del diseño?
¿Cómo el proceso asegura que las salidas del diseño y desarrollo especifican las características
179 de los productos y servicios, que son esenciales para su propósito previsto y su provisión segura y
correcta?
¿Qué actividades tiene definidas el proceso para conservar la información documentada sobre la
180
salida del diseño y desarrollo?
8.3.6 Cambios del diseño y desarrollo ¿Cómo el proceso identifica, revisa y controla los cambios hechos durante el diseño y desarrollo de
181
los productos y servicios?
¿Qué actividades tiene definidas el proceso para conservar la información documentada sobre los
182 cambios del diseño y desarrollo, los resultados de las revisiones, la autorización de los cambios y
las acciones tomadas para prevenir los impactos adversos?
República d
RESPONSABILIDAD POR
EQUIPO AUDITOR
APLICACIÓN:
Numeral
Norma
8.4 CONTROL DE LOS PROCESOS, PRODUCTOS Y SERVICIOS SUMINISTRADOS EXTERNAMENTE
8.4.1 Generalidades
¿Mediante qué mecanismo el proceso se asegura que los procesos, productos y servicios
183
suministrados externamente están conforme a los requisitos del servicio o producto contratado?
¿Mediante qué mecanismo el proceso determina los controles a aplicar a los procesos, productos y
184
servicios suministrados externamente por los proveedores?
¿La Entidad aplica controles a todos los procesos, productos y servicios suministrados
185
externamente? Indique a cuáles.
¿Cómo el proceso verifica el cumplimiento de requisitos de un proveedor que presta un servicio o

186 que ejecuta un proceso tercerizado y que el producto y/o servicio final impacte en los requisitos
entregables a los usuarios?
¿Cuáles son los criterios que utiliza el proceso para determinar cuáles proveedores de productos
187
y/o servicios necesitan seguimiento y evaluación del desempeño?
¿Mediante qué mecanismo el proceso determina y aplica criterios para la evaluación, selección,
188
seguimiento del desempeño y la reevaluación de los proveedores externos?
189 ¿El proceso conserva información documentada de estas actividades?
8.4.2 Tipo y alcance del control
190 suministrados por los proveedores están conformes con los parámetros de la Entidad en la entrega
de productos y servicios y que sean coherente a la solicitud de los usuarios?
191
suministrados se encuentran alineados con el Sistema de Gestión de Calidad?
¿Mediante qué mecanismo el proceso define los controles a aplicar a un proveedor externo y a las
192
salidas resultantes?
¿Se ha considerado el impacto potencial de los procesos, productos y servicios suministrados por
193 los proveedores, en el dado caso de no tener la capacidad del proveedor de cumplir con los
requisitos del ciudadano, legales y/o reglamentarios aplicables?
¿Mediante qué mecanismo el proceso se asegura que los controles aplicados por el proveedor a
194
los productos y/o servicios suministrados sean eficaces?
¿Mediante qué mecanismo el proceso determina la verificación o actividades necesarias para

195
asegurar que los procesos, productos y servicios cumplen con los requisitos contratados?
8.4.3 Información para los proveedores externos ¿Cómo el proceso asegura la construcción y la adecuación de los requisitos antes de ser
196
comunicados al proveedor externo?
¿Mediante qué mecanismo el proceso comunica a los proveedores externos los requisitos para los
197
procesos, productos y servicios?
¿Mediante qué mecanismo el proceso comunica la aprobación de productos y servicios, métodos,

198
procesos y equipos, y la liberación o entrega de productos y servicios a los usuarios?
¿Mediante qué mecanismo el proceso comunica las competencias y calificaciones de las personas
199
requeridas para la prestación del proceso, producto o servicio?
200 ¿Mediante qué mecanismo el proceso realiza las interacciones con el proveedor externo?
¿El proceso aplica controles y seguimientos del desempeño del proveedor externo y se los
201
comunica?
¿El proceso comunica las actividades de verificación o validación que la Entidad o su cliente
202
pretende llevar a cabo en las instalaciones del proveedor externo?
8.5 PRODUCCIÓN Y PRODUCCIÓN DEL SERVICIO
8.5.1 Control de la producción y de la provisión del servicio ¿Cómo el proceso documenta las características y las condiciones bajo las cuales se prestará el
203
servicio, las actividades a desempeñar y los resultados a alcanzar?
¿Cuáles son los recursos de seguimiento y medición para verificar que se cumplen los criterios
204
para el control del proceso y de sus salidas?
¿Mediante qué control el proceso implementa la producción y provisión del servicio bajo
205
condiciones controladas?
¿Mediante qué mecanismo el proceso dispone de la información documentada que defina las
206
características de los productos a producir, servicios a prestar, o las actividades a desempeñar?
¿Mediante qué mecanismo el proceso dispone de información documentada que defina los
207
objetivos y resultados a alcanzar?
¿Mediante qué mecanismo el proceso realiza control de la disponibilidad y el uso de recursos de
208
seguimiento y medición?
¿Mediante qué mecanismo el proceso realiza control de la implementación de actividades de

209 seguimiento y medición para verificar que se cumplan los criterios de control de los procesos y los
criterios de aceptación de los productos y servicios?
¿Mediante qué mecanismo el proceso realiza control del uso de la infraestructura y el entorno
210
adecuado para la operación de los procesos?
¿Mediante qué mecanismo el proceso controla que se le designen personas con las competencias
211
y calificaciones necesarias?
¿Mediante qué mecanismo el proceso realiza control de la validación y revalidación periódica de la

212 capacidad para alcanzar los objetivos y resultados planificados en los procesos de producción y de
prestación de servicios?
República d
RESPONSABILIDAD POR
EQUIPO AUDITOR
APLICACIÓN:
Numeral
Norma
¿Mediante qué mecanismo el proceso realiza control de la implementación de acciones para
213
prevenir los errores humanos?
¿Mediante qué mecanismo el proceso realiza control de la implementación de actividades de
214
liberación, entrega y posteriores a la entrega?
8.5.2 Identificación y trazabilidad ¿Mediante qué mecanismo la Entidad realiza la identificación de las salidas de los productos y
215
servicios, para asegurar la conformidad de estos?
¿Mediante qué mecanismo la Entidad realiza la Identificación del estado de las salidas con
216
respecto a los requisitos?
¿Mediante qué mecanismo la Entidad realiza el control y la conservación de la identificación única

217 de las salidas de información documentada para permitir la trazabilidad de la información
entregada?
8.5.3 Propiedad perteneciente a los clientes o proveedores
externos ¿Mediante qué mecanismo el proceso realiza el control, verificación, protección y salvaguarda de
218 la propiedad de los usuarios o de los proveedores externos suministrada para la utilización de la
producción en los productos y servicios mientras esta bajo el cuidado de la Entidad?
¿Mediante qué mecanismo el proceso informa al ciudadano o proveedor externo, cuando su

219 propiedad se pierde, deteriore o de algún otro modo se considere inadecuada para el uso y
mediante qué actividad se documenta el evento ocurrido?
¿Mediante qué mecanismo el proceso conserva la información documentada sobre los eventos
220
ocurridos de pierda, deterioro o inadecuado uso de la propiedad de los usuarios?
8.5.4 Preservación
¿Con qué medidas el proceso preserva la calidad del producto y/o prestación del servicio, con
respecto a la identificación; la manipulación; el control de la contaminación; el embalaje; el
221
almacenamiento; la transmisión de la información o el transporte y la protección, lo anterior para
asegurar el cumplimiento de los requisitos?
¿Los procedimientos de embalaje e identificación de productos son suficientes para preservar la

222
calidad y asegurar la trazabilidad del producto? ¿Se cumplen?
8.5.5 Actividades posteriores a la entrega ¿El proceso cumple los requisitos para las actividades posteriores a la entrega asociadas con los
223
¿Cómo el proceso obtiene retroalimentación del Ciudadano con respecto a los productos y
224
servicios ofrecidos?
¿Al determinar el alcance de las actividades posteriores a la entrega el proceso considero los
225
requisitos legales y reglamentarios?
¿El proceso ha considerado las consecuencias potenciales no deseadas asociadas a sus
226
227 ¿El proceso ha considerado la naturaleza, el uso y la vida útil prevista de sus productos y servicios?
228 ¿El proceso ha considerado los requisitos del usuario?

229 ¿El proceso ha considerado la retroalimentación de los usuarios?
8.5.6 Control de los cambios ¿Cómo el proceso evalúa los cambios en la producción o la prestación de servicios antes de
230
implementarlos?
¿Cómo el proceso asegura la continuidad en la conformidad de los requisitos ante los cambios en
231
la producción o la prestación del servicio?
¿Mediante qué mecanismo el proceso conserva información documentada que describa la revisión
232
de los cambios, las personas que autorizan o cualquier acción que surja de la revisión?
8.6 LIBERACIÓN DE LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS ¿De qué manera el proceso planifica la verificación del cumplimiento de los requisitos para el
233
producto o el servicio que va a ser suministrado al ciudadano?
¿Cómo el proceso realiza la entrega del producto o servicio al ciudadano? ¿Se asegura del
234
cumplimiento de los requisitos antes de entregarlo?
235 ¿El proceso conserva la información documentada sobre la liberación de los productos y servicios?
¿El proceso cuenta con evidencia de la conformidad con los criterios de aceptación en la
236
información documentada?
¿El proceso cuenta con la trazabilidad a las personas que autorizan la liberación en la información
237
documentada?
8.7 CONTROL DE LAS SALIDAS NO CONFORMES
238 8.7.1 ¿Cómo el proceso identifica y da tratamiento a los productos o servicios no conformes?
239 ¿Cómo el proceso documenta la no conformidad de productos y servicios y las acciones tomadas?
¿El proceso se asegura que las salidas de los productos y servicios no conformes con los
240
requisitos se identifican y se controlan para prevenir su uso o entrega no intencionada?
¿Qué tratamiento le da el proceso al producto no conforme? Especificar los siguientes pasos:

corrección; separación, contención, devolución y suspensión de provisión de producto o servicio;
241
información al usuario acerca del producto no conforme y obtención de autorización para su
aceptación bajo concesión.
¿El proceso documenta la aceptación y entrega de un producto o servicio no conforme, cuando

242
una autoridad pertinente así se decida?
243 ¿El proceso verifica la conformidad con los requisitos cuando se corrigen las salidas no conformes?
¿Cómo el proceso documenta y conserva el tratamiento del producto y/o servicio no conforme, las
244 8.7.2 acciones tomadas, las concesiones obtenidas y la identificación de la autoridad que decide la
acción con respecto a la no conformidad?
República d
RESPONSABILIDAD POR
EQUIPO AUDITOR
APLICACIÓN:
Numeral
Norma
9. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
9.1 SEGUIMIENTO, MEDICIÓN, ANÁLISIS Y EVALUACIÓN
9.1.1 Generalidades ¿Cómo mide la gestión del proceso? ¿Considera que la metodología es necesaria para obtener los
245
resultados válidos?
246 ¿A qué actividades le realiza seguimiento y medición?
247 ¿Cada cuánto realiza seguimiento y cuál ha sido el resultado?
248 ¿La Entidad evaluó el desempeño y la eficacia del SGC? Indique el resultado.
249 ¿El proceso conserva la información documentada como evidencia de los resultados?
9.1.2 Satisfacción del cliente
250 ¿Quiénes son los clientes de su proceso?
251 ¿Cómo mide la satisfacción de sus clientes?
252 ¿Cada cuánto revisa la información obtenida en el seguimiento?
9.1.3 Análisis y evaluación ¿Cómo lleva a cabo el análisis y evaluación de los datos resultantes del seguimiento y la medición
253
de la gestión del proceso?
254 ¿Cuál fue el resultado respecto a la conformidad de los productos y servicios de su proceso?
255 ¿Cuál fue el resultado respecto al grado de satisfacción del cliente?

¿El resultado del análisis le permitió determinar si lo planificado se ha implementado de forma
256
eficaz?
¿El resultado del análisis le permitió determinar la eficacia de las acciones tomadas para abordar
257
los riesgos y las oportunidades?
258 ¿Cuál fue el resultado respecto al desempeño de los proveedores externos?
259 ¿El resultado del análisis le permitió determinar mejoras en el SGC?
9.2 AUDITORIA INTERNA
9.2.1 ¿Cómo verifica que el SIG es conforme con los requisitos propios de la Entidad y los requisitos de
260
la ISO 9001: 2015?
261 ¿Cómo se construye el Programa Anual de Auditorias?
262 ¿Cuenta con personal calificado para la ejecución de las auditorías internas?
¿La Entidad planifica, establece, implementa y mantiene uno o varios programas de auditoría?
263
Indicar que incluye el procedimiento.
264 ¿Qué aspectos tienen en cuenta durante el desarrollo de una auditoría?
265 ¿El proceso define previamente los criterios y el alcance de la auditoría?
¿El líder del proceso selecciona los auditores que llevaran a cabo las auditorias para asegurar
266
objetividad e imparcialidad en el ejercicio auditor? ¿Qué aspectos son considerados?
267 ¿El proceso a quién le informa el resultado de la auditoría?

¿Cómo se verifica que la Entidad realiza las correcciones y toma las acciones correctivas
268 9.2.2
adecuadas sin demora injustificada?
¿Se hace seguimiento a los procesos sobre la implementación de las oportunidades de mejora
269
resultantes de una auditoría?
270 ¿Se hace seguimiento a la implementación de las acciones de mejora resultantes de una auditoría?
¿Se lleva registro de las no conformidades detectadas en las Auditorías Internas y de las acciones
271
correctivas adoptadas para abordarlas?
¿El proceso conserva la información documentada como evidencia de la implementación del
272
programa de auditoria y los resultados de estas?
9.3 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
¿La alta dirección revisa el SIG a intervalos planificados, para asegurar su conveniencia,
273 9.3.1 Generalidades
adecuación, eficacia y alineación continua con la estrategia de la Entidad? Indicar la frecuencia.
9.3.2 Entradas de la revisión por la dirección ¿La revisión por la dirección se planifica y se tienen en cuenta las revisiones por la dirección
274
previas? Indicar si cuentan con una metodología específica para realizarlo.
¿Qué cambios se consideran en cuanto a asuntos externos e internos que sean relevantes para el
275
Sistema de Gestión de Calidad y que se incluyan en la revisión por la dirección?
¿En la revisión por la dirección se incluyó la información sobre el desempeño y la eficacia del
Sistema de Gestión de Calidad, incluidas las tendencias relativas a la satisfacción del cliente y la
276 retroalimentación de las partes interesadas; el cumplimiento de los objetivos; el desempeño de los
procesos; las no conformidades y acciones correctivas; los resultados de seguimiento y medición;
resultados de auditorías y el desempeño de los proveedores externos ?
277 ¿Qué aspectos de la adecuación de los recursos se incluyeron en la revisión por la dirección?
¿La alta dirección revisa la eficacia de las acciones tomadas para abordar los riesgos y las
278
oportunidades, además de las oportunidades de mejora?
9.3.3 Salidas de la revisión por la dirección ¿En las salidas de la revisión por la dirección se incluyeron las decisiones y acciones relacionadas
279 con las oportunidades de mejora, necesidades de cambio en el SGC y las necesidades de
recursos?
280 ¿Cómo se encuentra la información que pertenece a la revisión de la dirección?
República d
RESPONSABILIDAD POR
EQUIPO AUDITOR
APLICACIÓN:
9.3.3 Modelo de preguntas a realizar y actividades a verificar de acuerdo con la Norma Técnica Colombiana Sistema de Gestión de Calidad - Requisitos ( NTC ISO 9001:2015)
Numeral
Norma
281 ¿Dónde quedan documentadas las acciones requeridas después de la revisión?
282 ¿Se conserva información documentada como evidencia de los resultados de las revisiones?
10. MEJORA
10.1 GENERALIDADES
283 ¿El proceso determina y selecciona las oportunidades de mejora e implementan las acciones?
¿Estas oportunidades de mejora o acciones seleccionadas por el proceso, incluyeron la mejora en

284 los productos y servicios para cumplir los requisitos considerando necesidades futuras y las
expectativas?
¿Se incluyeron oportunidades de mejora o acciones que corrigen, previenen o reducen los efectos
285
no deseados? Indique cuáles.
¿Se establecieron oportunidades de mejora o acciones que mejoran el desempeño y la eficacia del
286
SGC? Indique cuáles.
287 10.2 NO CONFORMIDAD Y ACCIÓN CORRECTIVA
10.2.1 Cuando al proceso le reportan una no conformidad, aplican acciones para controlarla y corregirla y
288
le hacen frente a las consecuencias? Evidenciar lo anterior.
¿El proceso evalua la necesidad de las acciones para eliminar las causas de la no conformidad
289 con el fin de que no vuelva a ocurrir? En caso afirmativo, indique ¿Cómo realiza y analiza la no
conformidad?
Dentro del análisis a la no conformidad ¿Cómo determina las causas de esta y la posible existencia
290
de no conformidades similares o que potencialmente puedan ocurrir?
291 ¿Se ha implementado cualquier acción necesaria? Evidenciar un caso.
292 ¿Se ha revisado la eficacia de cualquier acción correctiva tomada?
293 ¿El proceso ha actualizado los riesgos y oportunidades determinados durante la planificación?
294 ¿Se han realizado cambios en el SGC a raiz de la ocurrencia de una no conformidad?
¿Se verifica que las acciones correctivas sean apropiadas a los efectos de las no conformidades
295
encontradas?
¿Se conserva la información documentada como evidencia de la naturaleza de las no
296
conformidades y las acciones tomadas porsteriormente?
10.2.2
¿Dentro de la información documentada que conserva el procesos, se encuentran los resultados
297
de las acciones correctivas aplicadas?
298 10.3 MEJORA CONTINUA ¿Qué acciones de mejora han implementado para mejorar la gestión del proceso?
¿Considera que la Entidad ha mejorado la conveniencia, adecuación y eficacia del SGC? Explique
299
y de un ejemplo.
Teniendo en cuenta los resultados del análisis y la evaluación, y las salidas de la revisión por la
300
dirección ¿Se han determinado necesidades u oportunidades para la mejora continua?
301 ¿Qué actividades ha llevado a cabo el proceso producto de la revisión por la dirección?
CÓDIGO: EI-FO-11
VERSIÓN: 4
Página 1 de 1
tos ( NTC ISO 9001:2015)
Tener en cuenta Anexo A - Observaciones
A4
A3
A5
A4
CÓDIGO: EI-FO-11
VERSIÓN: 4
Página 1 de 1
tos ( NTC ISO 9001:2015)
A4
CÓDIGO: EI-FO-11
VERSIÓN: 4
Página 1 de 1
tos ( NTC ISO 9001:2015)
Este requisito aplica para la Dirección de Soberanía en los

equipos de topografía que utilizan en las tareas de
demarcación, la cual pertenece al proceso de Desarrollo
de la Política Exterior.
A7
CÓDIGO: EI-FO-11
VERSIÓN: 4
Página 1 de 1
tos ( NTC ISO 9001:2015)
A6
A6
CÓDIGO: EI-FO-11
VERSIÓN: 4
Página 1 de 1
tos ( NTC ISO 9001:2015)

CÓDIGO: EI-FO-11
VERSIÓN: 4
Página 1 de 1
tos ( NTC ISO 9001:2015)
A8
CÓDIGO: EI-FO-11
VERSIÓN: 4
Página 1 de 1
tos ( NTC ISO 9001:2015)

CÓDIGO: EI-FO-11
VERSIÓN: 4
Página 1 de 1
tos ( NTC ISO 9001:2015)
De acuerdo con el Manual del Sistema Integrado de

Gestión este requisito este definido como requisito no
aplicable, específicamente para los trámites protocolarios:
visas; carné de identificación; licencias de conducción y
tarjetas de propiedad, las cuales hacen parte de la
Dirección de Protocolo perteneciente al proceso de
Desarrollo de la Política Exterior.
CÓDIGO: EI-FO-11
VERSIÓN: 4
Página 1 de 1
tos ( NTC ISO 9001:2015)

LISTA DE
NOMBRE:
VERIFICACIÓN
EQUIPO
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN:
AUDITOR
Modelo de preguntas a realizar y actividades a v
N
MECI o
.
DIMENSIÓN DEL TALENTO HUMANO
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Ambiente de control: Es necesario que una adecuada GETH asegure que la

selección, la capacitación, la evaluación del desempeño y la calidad de vida
laboral, se conviertan en herramientas adecuadas para el ejercicio de las
funciones y responsabilidades y en condición mínima para facilitar el
###
Ambiente de control: Es necesario que una adecuada GETH asegure que la
selección, la capacitación, la evaluación del desempeño y la calidad de vida
###
laboral, se conviertan en herramientas adecuadas para el ejercicio de las
funciones y responsabilidades y en condición mínima para facilitar el
autocontrol por parte de cada servidor. ###
La adecuada GETH debe igualmente contemplar las directrices para la toma
de decisiones frente al talento humano, en especial sobre aquellos aspectos
que tienen que ver con su preparación y responsabilidad frente al Sistema de###
Control Interno, y sobre los parámetros éticos y de integridad que han de regir
todas las actuaciones de los servidores públicos. ###
Gestión de Riesgo Institucional: La política para la gestión del riesgo se

constituye en una política de operación para la entidad, por lo que la misma es###
aplicable a todos los procesos, proyectos y programas especiales. Para su
definición se requiere contar con una visión sistémica y estratégica de las
operaciones, se debe analizar los principales factores internos y externos
acorde con el entorno de la entidad, los riegos a nivel estratégico y su
evaluación, aspectos que dan línea a toda la entidad en la identificación de los###
riesgos a todos los niveles
###
Actividades de Control: Para asegurar que el personal de la entidad transite
por ese mismo camino, la alta dirección de la entidad le corresponde hacer
seguimiento a la adopción, implementación y aplicación de los controles, por
parte de los responsables de la gestión. De la misma forma, de los medios,###
mecanismos y procedimientos de control que aseguren que sus competencias
se ejerzan y las actividades se llevan a cabo eficaz y eficientemente para la
obtención de los resultados pretendidos. ###
Monitoreo y Supervisión: Este componente es transversal a todas las

dimensiones, por cuanto evalúa de manera independiente los resultados
esperados en cada una de ellas. ###
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DIMENSIÓN DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Y PLA
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Ambiente de control: En la dimensión de Direccionamiento Estratégico y

Planeación se establecen las pautas para implementar y fortalecer el Sistema
de Control Interno, como prioridad de la alta dirección. Dado que el
direccionamiento estratégico define la ruta organizacional que debe seguir una
entidad para lograr sus metas estratégicas, los resultados esperados y en
general sus objetivos nstitucionales, es a partir de la misma que se diseñan
los lineamientos que contribuyen a crear un ambiente favorable al control, así
como para la administración del riesgo.
En esta dimensión se diseñan los controles necesarios para que la planeación
y su ejecución se lleven a cabo de manera eficiente, eficaz, efectiva y
Ambiente de control: En la dimensión de Direccionamiento Estratégico y
Planeación se establecen las pautas para implementar y fortalecer el Sistema
de Control Interno, como prioridad de la alta dirección. Dado que el
direccionamiento estratégico define la ruta organizacional que debe seguir una
entidad para lograr sus metas estratégicas, los resultados esperados y en
general sus objetivos nstitucionales, es a partir de la misma que se diseñan###
los lineamientos que contribuyen a crear un ambiente favorable al control, así
como para la administración del riesgo.
###
En esta dimensión se diseñan los controles necesarios para que la planeación
y su ejecución se lleven a cabo de manera eficiente, eficaz, efectiva y
transparente, logrando una adecuada prestación de los servicios o producción###
de bienes que le son inherentes. ###
Gestión de Riesgo Institucional: En la dimensión de Direccionamiento

Estratégico y la Planeación, el representante legal y la alta dirección deben
definir los lineamientos para la administración del riesgo de la entidad; el
equipo directivo debe identificar aquellos riesgos que impidan el logro de su###
propósito fundamental y las metas estratégicas.
###
Actividades de Control: En el marco estratégico (Direccionamiento Estratégico

y Planeación) se constituye en el andamiaje sobre el cual se desarrolla de la
gestión de la entidad, en la medida en que traza la hoja de ruta para la
ejecución de las acciones a cargo de toda la entidad, y es determinante para
encaminarla al logro de los objetivos, metas, programas y proyectos
institucionales.
###
dimensiones, por cuanto evalúa de manera independiente los resultados###
esperados en cada una de ellas.
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DIMENSIÓN GESTIÓN CON VALORES PARA RESULTAD
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Ambiente de control: A partir de la dimensión de Gestión con Valores para

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Ambiente de control: A partir de la dimensión de Gestión con Valores para

Resultados se asegura que la estructura organizacional, los procesos de la###
cadena de valor y los de apoyo, el uso de los bienes muebles e inmuebles, el
suministro de servicios internos, la ejecución presupuestal y la focalización de
los recursos, estén en función del cumplimiento de los propósitos de la entidad
y de atender lo previsto en la planeación institucional, de forma eficiente.
Gestión de Riesgo Institucional: ###

La política para la gestión del riesgo se constituye en una política de operación
para la entidad, por lo que la misma es aplicable a todos los procesos,
proyectos y programas especiales. Para su definición se requiere contar con
una visión sistémica y estratégica de las operaciones, se debe analizar los###
principales factores internos y externos acorde con el entorno de la entidad, los
riegos a nivel estratégico y su evaluación, aspectos que dan línea a toda la
entidad en la identificación de los riesgos a todos los niveles
Actividades de Control: De otra parte, en cada uno de los aspectos de la

dimensión de gestión para resultados, los responsables deberán adoptar
mecanismos de control encaminados a asegurar el cumplimiento de las leyes y
las regulaciones, la eficacia y la eficiencia operacional de la entidad y la###
corrección oportuna de las deficiencias. La existencia, aplicación y efectividad
de tales controles se verifica a través de la autoevaluación y se comprueba por
medio de la auditoría interna.
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DIMENSIÓN EVALUACIÓN DE RESULTADOS
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Monitoreo y Supervisión: Este componente adquiere mayor importancia frente

a la dimensión de evaluación para resultados, en tanto a partir del seguimiento
y monitoreo a los controles es posible corregir en tiempo real, las desviaciones###
encontradas frente al logro de las metas y objetivos planeados.
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DIMENSIÓN INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
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Información y Comunicación: El trabajo abordado desde la dimensión gestión

de la información y la comunicación es fundamental, para las actividades en
este componente.
Información y Comunicación: El trabajo abordado desde la dimensión gestión
de la información y la comunicación es fundamental, para las actividades en
este componente.
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DIMENSIÓN GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO Y LA INNOV
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DIMENSIÓN GESTIÓN DE CONTROL INTERNO
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Elaboró: Elaida Olier/ Olga Mendoza

odelo de preguntas a realizar y actividades a verificar de acuerdo con el Manual Operativo del Modelo Integrado de Plane
-MIPG
CONTENIDO
MENSIÓN DEL TALENTO HUMANO

Alcance de la Dimensión
Aspectos mínimos para la implementación
Política de Gestión Estratégica
del Talento Humano
Política de Integridad
Atributos de calidad de la
Dimensión
MENSIÓN DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Y PLANEACIÓN
Aspectos mínimos para la implementación
Política de Planeación
institucional
Política de Integridad - Motor
de MIPG
Política de Integridad - Motor
de MIPG
Atributos de calidad para la

Dimensión
MENSIÓN GESTIÓN CON VALORES PARA RESULTADOS
Aspectos mínimos para la Implementación
De la ventanilla hacia adentro
Política de Fortalecimiento
organizacional y simplificación
de procesos
Política de Gestión
presupuestal y eficiencia del
gasto público
Política Gobierno Digital

Política de Seguridad Digital
Política de Defensa Jurídica
Política de Mejora normativa
Relación Estado Ciudadano

Política de Servicio al
ciudadano
Política de Racionalización de
trámites
Política de Participación
Ciudadana en la Gestión
Pública
De la ventanilla hacia adentro
Alianzas estrategicas
Trabajos por proyectos
Gestión ambiental para el buen

uso de los recursos públicos

Dimensión
MENSIÓN EVALUACIÓN DE RESULTADOS
Seguimiento y evaluación del
desempeño institucional
Evaluación de indicadores y
metas de gobierno de
entidades nacionales

Dimensión
MENSIÓN INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Recomendaciones para una
adecuada gestión de la
información y comunicación
Política de Gestión Documental

Política de Gestión Documental
Criterios diferenciales para la

policía de Gestión Documental
Política de Transparencia,
acceso a la información pública
y lucha contra la corrupción
Dimensión
MENSIÓN GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO Y LA INNOVACIÓN
Política de Gestión del
Conocimiento y la Innovación
Criterios diferenciales para la
política de Gestión del
Conocimiento
Atributos de calidad a tener en

cuenta en la dimensión
MENSIÓN GESTIÓN DE CONTROL INTERNO

Política de Control Interno
Diseñar y mantener de manera adecuada y efectiva el MECI desarrollando las siguientes actividades para cada uno de sus componentes
Asegurar un ambiente de
Control
Asegurar la gestión del riesgo

en la entidad
Asegurar la gestión del riesgo
en la entidad
Diseñar y llevar a cabo las

actividades de control del
riesgo en la entidad
Efectuar el control a la
información y la comunicación
organizacional
Implementar las actividades de

monitoreo y supervisión
continua en la entidad
Asignar las responsabilidades
para cada componente

zar y actividades a verificar de acuerdo con el Manual Operativo del Modelo Integrado de Planeación y Gestión
-MIPG
ACTIVIDAD / PREGUNTAS
ANO
nsión
para la implementación
¿Considera que las prácticas del talento humano están alineadas con los objetivos y con el propósito fundamental de
la Entidad?
¿De qué manera se ha vinculado al talento humano desde la planeación?
¿La Entidad dispone de información oportuna y actualizada? ¿Es de fácil consulta?
¿Se cuenta con un diagnóstico de la Gestión Estratégica del Talento Humano (GETH)? En caso afirmativo, ¿Mediante
qué herramienta se desarrolló y qué variables fueron consideradas?
¿Se han diseñado acciones para la Gestión Estratégica del Talento Humano (GETH)? ¿Dónde se encuentran
registradas?
¿En el Plan de Acción Institucional se incluyeron los planes relacionados con la Dimensión de Talento Humano, tales
como: Vacantes, Previsión de Recursos Humanos, Estratégico de Talento Humano, Institucional de Capacitación, de
Incentivos Institucionales y el Plan de Trabajo Anual en Seguridad y Salud en el Trabajo?
¿Se han implementado acciones para la Gestión Estratégica del Talento Humano (GETH)? Explique cuáles.
¿Han tenido en cuenta las Rutas de Creación de Valor?
¿Se ha evaluado la Gestión Estratégica del Talento Humano? ¿Cuál fue el resultado de la evaluación?
¿Se llevan a cabo permanentemente ejercicios participativos para la divulgación y apropiación de los valores y
principios propuestos en el Código de Integridad?
¿Se cuenta con un sistema de seguimiento y evaluación de la implementación del Código para garantizar su
cumplimiento por parte de los servidores en el ejercicio de las funciones?
¿Ha notado cambios en los servidores públicos a raíz de la implementación del Código de Valores?
¿El Talento Humano de la Entidad vinculado mediante el mérito, que responde a los perfiles y competencias definidos
para atender las prioridades estratégicas y satisfacer las necesidades de los grupos de valor?
¿El Talento Humano se gestiona de acuerdo con las prioridades fijadas en la dimensión de Direccionamiento
Estratégico y Planeación?
¿El Talento Humano se vincula de acuerdo con la naturaleza de los empleos, la normatividad que los regula y que
responde a la estructura óptima de la Entidad?
¿Los Servidores Públicos conoce las políticas institucionales, del Direccionamiento Estratégico y Planeación, de los
procesos de operación y de su rol fundamental dentro de la Entidad?
¿Considera que el talento humano está fortalecido en sus conocimientos y competencias, de acuerdo con las
necesidades institucionales?
¿Considera que el talento humano está comprometido con la realización de sus funciones bajo atributos de calidad en
busca de la mejora y la excelencia y ejerciendo en su actuación los valores del servicio público?
¿Considera que el talento humano demuestra sentido de pertenencia a la Entidad y lo proyecta con los valores del
servicio público?
¿La Entidad asegura a los funcionarios condiciones de salud y seguridad en el trabajo que preservan su bienestar y
con mínimos niveles de riesgos materializados?
¿La Entidad asegura que el funcionario esté preparado física y emocionalmente para el retiro de la Entidad por la
culminación de su ciclo laboral?
¿El equipo directivo esta enfocado tanto en el logro de resultados como en el desarrollo de las personas a su cargo?
¿El equipo directivo ejemplifica los valores del servicio público con su actuación diaria en ejercicio de sus funciones ye
con su liderazgo lleva a la Entidad al cumplimiento de propósito fundamental? Evidenciar un ejemplo.
O ESTRATÉGICO Y PLANEACIÓN
para la implementación
Se ha promovido la reflexión acerca de ¿Cuál es el propósito fundamental (misión, razón de ser u objeto social) para
el cual fue creada la Entidad?
¿Los funcionarios de la Entidad saben cuál es el valor público que debe generar?
¿Se ha revisado la normatividad con el fin verificar que toda su actuación esté efectivamente encaminada a su
cumplimiento, de manera que su estructura, procesos, planes, programas, proyectos, actividades, recursos, e
información, sean coherentes con los objetivos para los cuales fue concebida?
¿Se han identificado si existen problemas, relativos a este propósito fundamental y cómo podrían ser abordados?
¿Se busca que los equipos que implementan MIPG y sus políticas tengan el mismo entendimiento de la razón de ser
de la entidad y hacia dónde ella debe ir?
¿Se tiene caracterizado a qué grupo de ciudadanos deben dirigir los productos y servicios (grupos de valor) y para
qué lo debemos hacer, es decir, cuáles son los derechos que se deben garantizar, qué necesidades se deben
satisfacer, qué problemas se deben solucionar y qué información que debe suministrar?
¿Se han diseñado mecanismos que promuevan la participación ciudadana en la planeación y haga explícita la forma
en la que facilita y promueve la participación en las distintas fases del ciclo de la gestión pública sobre los asuntos de
su competencia?
¿Cuáles son las prioridades identificadas por la Entidad y señaladas en los planes de desarrollo nacionales?
¿Se ha adelantado un diagnóstico de capacidades y entornos?
¿Se han revisado aspectos internos tales como el talento humano, procesos y procedimientos, estructura
organizacional, recursos disponibles, cultura organizacional, entre otros?
¿Se identifica el conocimiento de los servidores públicos (formación, capacitación y experiencia) que posteriormente
permitirá la difusión del conocimiento, la generación de proyectos articulados y el desarrollo de los procesos de la
organización?
¿Se ha identificado cómo el uso de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones -TIC, apalanca el
desarrollo de los planes, programas y proyectos de la entidad, la gestión interna de los procesos y la información, la
prestación de trámites y servicios a los ciudadanos y en general, la implementación de todas las políticas de gestión y
desempeño?
¿Se han revisado aspectos externos a la Entidad, como su entorno político, ambiental, cultural, económico y fiscal, la
percepción, propuestas y recomendaciones que tienen sus grupos de valor y ciudadanía en general, frente a bienes y
servicios ofrecidos, sus resultados e impactos?
¿Se ha revisado el contexto estratégico de la Entidad y ha verificado su proceso?

¿Se han identificado espacios de articulación y cooperación con otras entidades del sector, órganos de control, u
organismos internacionales para la implementación de estrategias y articular la rendición de cuentas horizontal?
Evidenciar.
¿Se han atendido los lineamientos previstos en las normas para la formulación de los planes estratégicos?
¿Qué principios se tuvieron en cuenta en la elaboración del plan de acción?
¿Qué aspectos se tuvieron en cuenta en la formulación del plan de acción?
¿Se incluyó o se incluirá la planeación de todas las demás dimensiones de MIPG y de sus políticas, de acuerdo con
los lineamientos que cada líder ha emitido al respecto y teniendo en cuenta los atributos de calidad definidos en el
Manual Operativo para cada Dimensión?
El plan de acción anual debe publicarse a 31 de enero de cada vigencia en la página web de cada entidad, acorde con
lo previsto en el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011. Verifique la publicación.
Para la integración de los planes previstos en el Decreto 612 de 2018 ¿Cómo se definieron las rutas de acción
detalladas, de forma articulada y orientada al direccionamiento estratégico de la Entidad?
¿Cómo se definieron los mecanismos a través de los cuales se hará el seguimiento y evaluación a su cumplimiento?
¿Considera que el grupo de indicadores que tiene la Entidad, permite conocer el estado real de la ejecución de las
actividades?
¿Qué tipo de indicadores tiene su proceso? ¿Cómo fueron definidos?
¿Cómo se formularon los lineamientos para administración del riesgo - Política de Riesgo?
¿Cómo se alinean los planes de acción a los compromisos asumidos por el país para el cumplimiento de los Objetivos
de Desarrollo sostenible ODS?
¿Se atendieron los lineamientos metodológicos para garantizar rendición de cuentas del cumplimento de ODS?
¿Las acciones diseñadas para atender el cumplimiento de los ODS, se ejecutan de acuerdo con lo previsto en sus
respectivos planes de acción?
¿Qué criterios diferenciales fueron considerados para la Política de Planeación Institucional?
¿En la planeación se consideraron las acciones necesarias para avanzar en la política de integridad?
¿Qué acciones de integridad ha generado la Entidad?

Teniendo en cuenta que el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano - PAAC se debe socializar antes de su
publicación para que los actores internos y externos formulen sus observaciones y propuestas. ¿Cuáles fueron las
observaciones enviadas por los actores y fueron consideradas generando cambios o ajustes en el PAAC?
¿Tiene actividades en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano –PAAC? ¿Cuántas y Cuáles?

¿Qué resultados han obtenido después de los seguimientos al PACC realizados por el Grupo Interno de Trabajo de
Control Interno de Gestión?
¿La Entidad cómo se asegura que la planeación estratégica sea presupuestalmente viable y sostenible?
¿Qué examina la Entidad para que la programación del presupuesto sea un ejercicio articulado?
¿Qué aspectos mínimos fueron considerados para la programación del presupuesto?
¿Qué aspectos fueron considerados para elaborar el Programa Anual Mensualizado de Caja -PAC?
¿A lo largo del ciclo de proceso de programación y ejecución presupuestal fue necesario solicitar asesoría al Ministerio
de Hacienda? A través de qué medio.
El PAA se encuentra actualizado en la página oficial de la Entidad y en la página de Colombia Compra Eficiente?
Evidenciar.
¿Quién alimenta la Plataforma Integrada de Inversión Pública-PIIP del DNP?
¿Cuáles con los criterios diferenciales para la Política de Gestión Presupuestal y Eficiencia del Gasto Público?
¿Para la Dimensión de Direccionamiento Estratégico y Planeación se consideraron los atributos de calidad?
¿El Direccionamiento estratégico esta orientado al propósito fundamental para el cual fue creada la Entidad y a la
generación de valor público?
¿El Direccionamiento estratégico responde al análisis del contexto externo e interno y a su capacidad para lograr los
resultados? Explique.
¿El Direccionamiento estratégico es comunicado e interiorizado a todos los servidores y contratistas? Evidenciar.
¿El Direccionamiento estratégico define claramente los roles y responsabilidades? ¿Dónde de puede consultar?
¿El Direccionamiento estratégico se formuló basado en principios de integridad y legalidad?

¿El Direccionamiento estratégico se formuló con metas estratégicas de gran alcance, coherentes con el propósito y
las necesidades de los grupos de valor?
¿El Direccionamiento estratégico de la Entidad permite la articulación interinstitucional y alianzas estratégicas, así
como la inclusión de mejores prácticas?
¿la Planeación Institucional se definió como resultado de un proceso de participación de sus grupos de valor?
¿La Planeación Institucional esta articulada con los planes de desarrollo nacional y el Direccionamiento Estratégico?
¿La Planeación Institucional esta articulada con los recursos físicos, de infraestructura, tecnológicos y demás
disponibles?
¿En la Planeación Institucional se consideraron los resultados anuales para el cumplimiento de las metas
estratégicas?
¿La Planeación Institucional se formuló orientada a resultados y a satisfacer las necesidades de sus grupos de valor,
con los recursos necesarios que aseguren su cumplimiento?
¿La Planeación Institucional se formuló soportada en un esquema de medición para su seguimiento y mejora?
¿La Planeación Institucional se formuló teniendo en cuenta los riesgos identificados y controles definidos para
asegurar el cumplimiento de gestión institucional?
¿En la Planeación Institucional se incorporaron las acciones a desarrollar para las demás dimensiones de MIPG?
¿En la Planeación Institucional se incorporaron las acciones a desarrollar para las demás dimensiones de MIPG?
ORES PARA RESULTADOS

nsión
para la Implementación
ia adentro
¿Se ha realizado un análisis de capacidades y entornos del Direccionamiento Estratégico y la Planeación?
Para entender la situación de la Entidad y como complemento al análisis de capacidad institucional y de entornos de la
dimensión de Direccionamiento Estratégico y Planeación, ¿Se describió y abordó acerca de la identidad, propósito,
prospectiva, capacidad organizacional y fuentes alternas de información?
¿Después de recopilar información acerca de la situación de la Entidad, se trabajó en el diseño o rediseño adecuado
que realmente requería la institucionalidad objeto de análisis?
¿Se midió el impacto que en materia presupuestal podía generar dichos procesos?
¿Se consideraron las prioridades definidas por los planes de desarrollo y otros instrumentos de Direccionamiento
Estratégico?
Para el diseño y el rediseño es importante realizar algunas formalizaciones, teniendo en cuenta lo anterior, ¿La
estructura orgánica ha tenido ajustes?
¿Se ha revisado el esquema del negocio?
¿Se ha revisado la cadena de valor?
¿Se ha revisado la pertinencia de realizar posibles cambios en la estructura funcional o administrativa de la Entidad o
se han realizado estos cambios?
¿Se han determinado las necesidades de personal en cuanto a número de empleos, para concluir si hay déficit o
excedente que permita el cumplimiento de los objetivos y de la misión institucional?
¿Se han definido, ajustado o modificado los perfiles de los empleos que requiere el proceso de fortalecimiento? ¿Se
han descrito las funciones y competencias laborales, y definido las características de remuneración?
¿Considera que se cumple con los aspectos mínimos que una entidad debe tener en cuenta para trabajar por
procesos?
¿Se Identificaron los procesos necesarios para la prestación del servicio y la adecuada gestión, a partir de las
necesidades y expectativas de los grupos de valor identificadas en la dimensión de Direccionamiento Estratégico y de
Planeación?
¿El proceso cuenta con objetivo, secuencia de cada una de las diferentes actividades, desagregándolo en
procedimientos o tareas y se definieron los responsables del proceso y sus obligaciones?
¿Se identificaron los riesgos del proceso, y cuentan con los controles correspondientes?
¿Se definieron los controles de medición y seguimiento correspondientes?
¿Se definieron estrategias que permitan garantizar que la operación de la Entidad se haga acorde con la manera en la
que se han documentado y formalizado los procesos?
¿Se revisan y analizan permanente el conjunto de procesos institucionales, a fin de actualizarlos y racionalizarlos
(recorte de pasos, tiempos, requisitos, entre otros)?
¿Se documentan y formalizan los procesos para identificar el aporte que cada uno hace a la prestación del servicio y
la adecuada gestión?
¿Quién es el responsable de los recursos físicos, los bienes muebles (mobiliario de las oficinas, vehículos, entre otros)
e inmuebles (edificios y/o espacios de trabajo) de los que dispone la Entidad?
¿Cómo se ejerce el control legal y técnico de los bienes y servicios con que cuenta la Entidad?
¿Cómo se garantiza la adecuada gestión que le permite a la Entidad, identificar y disponer de aquellos recursos
requeridos para la generación de los productos o prestación de los servicios, en las cantidades y cualidades
necesarias, así como las condiciones de ambiente y seguridad laboral propicias para que los riesgos de salud
ocupacional asociados no se materialicen?
¿De qué manera se cuantifican los recursos de las sedes, los consulados, las misiones y las embajadas?
¿Cómo se garantizan la adecuada gestión de los servicios internos: mantenimiento, ingreso y salida de elementos,
aseo y cafetería, servicios públicos, eventos y logística, impresos y publicaciones, almacén y suministros,
administración de vehículos, caja menor?
¿Cómo la Entidad garantiza una adecuada provisión de recursos físicos y servicios internos?
¿Cómo se mantiene una permanente comunicación entre la gestión de recursos físicos y la gestión contable, para
conciliar mensualmente la información registrada en la base de datos del área de almacén e inventarios? y ¿Esta el
control administrativo y físico de los bienes acorde con el control contable?
¿Se tuvieron en cuenta las disposiciones previstas en el Plan General de la Contabilidad Pública de la CGN, las
directrices dadas por Colombia Compra Eficiente y las establecidas en el Manual de Contratación? Evidenciar.
¿Se verificaron las disposiciones dadas por el Gobierno Nacional en materia de políticas de austeridad en el gasto
público (consumo de servicios públicos, de combustibles, compras, viáticos gastos de personal, entre otros), y por las
autoridades competentes (igualmente, nacionales y locales), en temas de gestión ambiental.? Evidenciar.
¿Se ha solicitado acompañamiento técnico al Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP para el
ejercicio de diseño y rediseño institucional? Evidenciar.
De acuerdo con lo programado en la dimensión de Direccionamiento Estratégico y Planeación, para una eficiente
ejecución del gasto público se debe ejercer un permanente y efectivo control administrativo, seguimiento y evaluación,
para soportar decisiones y tomar medidas correctivas en caso de ser necesario. Indicar ¿A través de qué mecanismo
se realiza control administrativo, seguimiento y evaluación?
¿Se hace uso de los acuerdos marco de precios existentes para la adquisición de bienes y servicios de características
técnicas uniformes?
Si existe el acuerdo marco de precio, pero la Entidad requiere un bien o servicio adicional que no se encuentra
incluido en el mismo. ¿Se ha solicitado a Colombia Compra Eficiente que adelante el trámite para su incorporación?
Evidenciar.
Si se trata de un nuevo acuerdo marco de precio para el bien o servicio que corresponde a un bien o servicio de
características técnicas uniformes. ¿Se ha solicitado a Colombia Compra eficiente el desarrollo de este nuevo marco
de precio? Evidenciar.
¿Cómo se promueve el uso y aprovechamiento de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones -TIC?
¿Considera que la Entidad hace uso de las TIC como herramientas que permiten optimizar la gestión, interactuar de
manera ágil y coordinada, trabajar conjuntamente en el diseño y desarrollo de políticas, normas, proyectos y servicios,
y dar solución a problemáticas y necesidades de interés público?
¿En qué grado se encuentra el avance de la implementación de la Política de Gobierno Digital?

Teniendo en cuenta los habilitadores transversales ¿Cómo se ha incorporado la seguridad de la información en todos
los procesos, trámites, servicios, sistemas de información, infraestructura y en general, en todos los activos de
información del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, con el fin de preservar la confidencialidad,
integridad, disponibilidad y privacidad de los datos?
¿Para el fortalecimiento de las capacidades institucionales y de gestión de TI, la Entidad ha aplicado los lineamientos,
estándares y mejores prácticas contenidos en el Marco de Referencia de Arquitectura Empresarial del Estado.?
Evidencie el avance.
¿La Entidad ha integrado los servicios ciudadanos digitales a los procesos, servicios digitales, trámites digitales,
sistemas de información y demás que lo requieran, buscando racionalizar recursos, estandarizar y armonizar la
administración pública en pro de mejorar los servicios del Estado.? Evidencie el avance.
¿En qué grado se encuentra el avance de la implementación de la Política de Seguridad Digital?
¿Teniendo en cuenta que en el Comité Institucional de Gestión y Desempeño se debe articular los esfuerzos,
recursos, metodologías y estrategias para asegurar la implementación de la política de Seguridad Digital y que para
ello se debe designar un responsable de Seguridad Digital. ¿Quién es es el responsable de la Seguridad de la
Información en la Entidad?
¿En qué grado se encuentra el avance de la implementación de la Política de Defensa Jurídica?
udadano
¿La Entidad cuenta con carta de trato digno?¿Dónde se puede encontrar?
¿A través de qué mecanismo la Entidad informa los derechos que tienen los ciudadanos (derecho fundamental de
petición, eliminación de barreras físicas, verbales, y actitudinales, servicio con enfoque diferencial, atención
preferencial y prioritaria, gratuidad en el acceso a información pública, derecho a la participación en la gestión, entre
otras)? Evidenciar.
¿Cómo la Entidad se asegura que el servicio al ciudadano se enmarca en los principios de información completa y
clara, de igualdad, moralidad, economía, celeridad, imparcialidad, eficiencia, transparencia, consistencia, calidad y
oportunidad, teniendo presente las necesidades, realidades y expectativas del ciudadano?
¿Considera que las áreas de la Entidad tienen claro que la gestión del servicio al ciudadano no es una tarea exclusiva
de las dependencias que interactúan directamente con los usuarios?
Teniendo en cuenta la pregunta anterior, ¿Considera que existe total articulación entre las dependencias, compromiso
expreso de la alta dirección y la gestión de los recursos necesarios para el desarrollo de las diferentes iniciativas, todo
en búsqueda de garantizar el ejercicio de los derechos de los ciudadanos y su acceso real y efectivo a la oferta del
Estado?
¿Se ha realizado una evaluación al avance de la implementación de la Política de Racionalización de Trámites y cuál
fue el resultado?
¿Los resultados fueron los esperados de acuerdo con la guía metodológica para la racionalización de trámites de la
Función Pública?
¿Cómo la Entidad ha avanzado en el diseño, mantenimiento y mejora de los espacios que garanticen la participación
ciudadana en todo el ciclo de la gestión pública (diagnóstico, formulación, implementación, evaluación y seguimiento)
en el marco de lo dispuesto en artículo 2 de la Ley 1757 de 2015?
¿A través de qué espacios la Entidad promueve la participación ciudadana?

¿Estos espacios facilitan el ejercicio del control social y la evaluación ciudadana?
¿Se ha realizado una evaluación al avance de la implementación de la Política de Participación Ciudadana en la
Gestión Pública y cuál fue el resultado?
Si la respuesta anterior fue afirmativa ¿Los resultados de esa evaluación fueron los esperados de acuerdo con la guía
metodológica para la racionalización de trámites de la Función Pública?
¿Se ha elaborado un diagnóstico del estado actual de la participación ciudadana en la Entidad?

¿A partir del resultado de las evaluaciones se ha identificado y documentado las debilidades y fortalezas en la
implementación de la política de Participación Ciudadana en la Gestión Pública?
¿Se han realizado actualizaciones a la descripción de las partes interesadas y su interrelación con el Ministerio de
Relaciones Exteriores?
¿Se ha diagnosticado si los canales que empleó la Entidad para promover la participación ciudadana son los idóneos
de acuerdo con la descripción de las partes interesadas y su interacción con el Ministerio de Relaciones Exteriores?
¿La Entidad realizó un autodiagnóstico de la Gestión de la rendición de cuentas, siguiendo los pasos que indica el
Manual Único de Rendición de Cuentas?
¿Se socializó con los servidores públicos de la Entidad los resultados del diagnóstico de la participación ciudadana?
¿La Entidad cuenta con un equipo encargado de liderar la planeación de la participación?
¿Se identificó en conjunto con las dependencias misionales y de apoyo a la gestión, las actividades en las cuales han
programado involucrar a sus grupos de valor e identificar cuáles de ellas corresponden a participación en el ciclo de la
gestión y clasificarlas en cada una de las fases?
¿Se verificó que todos los grupos de valor estén contemplados en al menos una de las actividades identificadas. En
caso contrario, se determinaron otras actividades en las cuales se pudieran involucrar? ¿En estas actividades se
involucraron las instancias de participación legalmente establecidas?
¿la Entidad construyó un mecanismo para hacer seguimiento a las observaciones ciudadanas en el proceso de diseño
de la estrategia, y divulgó la versión definitiva de acuerdo con las observaciones recibidas por los grupos de valor?
¿la Entidad construyó la estrategia de Rendición de Cuentas en el PAAC?
¿Se han definido canales y metodologías para desarrollar las actividades de rendición de cuentas? ¿Cuáles?
¿Se han definido mecanismos de capacitación para los grupos de valor, que incluya la capacitación para el control
social? Evidenciar.
¿Se ha definido un cronograma de ejecución de las actividades con roles y responsabilidades de las diferentes
dependencias? Evidenciar.
¿Se han definido etapas y mecanismos de seguimiento a la implementación y evaluación de la estrategia, y se han
realizado campañas de comunicación (interna y externa)? Evidenciar.
¿Se incluyeron en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano las acciones de participación relacionadas con
Rendición de Cuentas, lo anterior acorde con lo señalado en la Ley 1474 de 2011? Evidenciar.
¿Se han ejecutado las estrategias de Participación y Rendición de Cuentas? Evidenciar.
¿Se ha Identificado la información que servirá de insumo para los procesos de participación ciudadana, y se ha
socializado previamente, en especial con los grupos de valor que serán convocados al proceso de participación, así
como las rutas de consulta de la misma? Evidenciar.
¿Se han convocado las actividades ya definidas habilitando canales, escenarios, mecanismos y medios presenciales y
electrónicos para recoger las recomendaciones u objeciones de los grupos de valor frente a la gestión de la Entidad?
¿Se han analizado las recomendaciones u objeciones recibidas en el proceso de participación y se han realizado los
ajustes a que haya lugar?
¿Se han evaluado las estrategias de Participación y Rendición de Cuentas?
¿Se han analizado los resultados obtenidos en la implementación de las estrategias de Participación y Rendición de
Cuentas?
¿Se han publicado y divulgado los resultados, se han consolidado y visibilizado de forma masiva? y ¿Mediante qué
mecanismo se convocó a los grupos de valor que participaron?
¿Se documentan las buenas prácticas de la Entidad en materia de Participación y Rendición de Cuentas?
ia adentro
¿Se han realizado alianzas con otras entidades (públicas, privadas o de la sociedad civil)? Evidenciar.
Indicar ¿Cuántos Convenios, Contratos plan y Alianzas público-privadas –APP se han celebrado durante la última
vigencia?
¿Cuántos proyectos de inversión tiene su proceso y cómo se definieron los lineamientos para su formulación?
¿Cuántos proyectos de inversión tiene su proceso y cómo se definieron los lineamientos para su formulación?
¿La Entidad ha definido una política ambiental y objetivos ambientales, basados en los aspectos e impactos
ambientales, incluyendo en los mapas de riesgos las cuestiones ambientales detectadas en el contexto, las partes
interesadas y los requisitos legales?
¿La Entidad incorporó en la planeación, la gestión y el control, nociones y acciones tendientes a identificar estudiar,
controlar y gestionar aquellos elementos de la actividad del Ministerio (actividades, insumos, productos, subproductos,
entre otros) que generan cambios favorables o negativos en el entorno natural?
¿Se ha entendido el contexto de la Entidad enfocado al ciclo de vida de sus productos y servicios y teniendo en
cuenta la normatividad vigente?
¿Cómo se aseguran las competencias de los servidores públicos que intervienen en la gestión ambiental?
¿A través de qué medición se evidencia el desempeño ambiental? Evidenciar.
¿La gestión de la entidad se soporta en el trabajo por procesos, el cual tiene en cuenta los requisitos legales, las
necesidades de los grupos de valor, las políticas internas de la entidad y los cambios del entorno, para brindar
resultados con valor?
¿La Entidad hace uso de las TIC para tener una comunicación fluida con la ciudadanía y atendiendo las políticas de
Gobierno Digital y Seguridad?
¿La gestión de la entidad se soporta en las disposiciones legales?
¿La Entidad cuenta una estructura organizacional articulada con los procesos y que facilita su interacción, en función
de los resultados institucionales?
¿La gestión de la entidad esta comprometida con la preservación del medio ambiente?
¿Se promocionan espacios de participación ciudadana que posteriormente se evalúan para generar acciones de
mejora?
ESULTADOS
nsión
¿La Entidad ha definido un área o servidor responsable del diseño, implementación y comunicación de los
mecanismos de seguimiento y evaluación?
¿Se han revisado y actualizado los indicadores y demás mecanismos de seguimiento y evaluación establecidos en la
Entidad y por otras autoridades?
¿Se han evaluado el logro de los resultados?
¿Cuál ha sido el resultado de la evaluación de la gestión del riesgo en la Entidad?¿Se han establecido oportunidades
de mejora?
¿Cómo se evalúa la percepción de los grupos de valor?
¿Se han adelantado ejercicios de autodiagnóstico? Si la respuesta es afirmativa, ¿De acuerdo a los resultados se han
tomado medidas de acción encaminadas a la mejora continua?
¿La Entidad documenta los resultados de los ejercicios de seguimiento y evaluación?
¿Cuántos son los principales programas de acción de Gobierno que tiene el Sector de Relaciones Exteriores?
¿Cuántos indicadores tiene el Sector de Relaciones Exteriores y qué avance presentan actualmente?
¿Quién se encarga de realizar seguimiento a los programas de acción de Gobierno y a los avances y a quién se
reportan?
Teniendo en cuenta que la evaluación de las políticas públicas y los proyectos de inversión del Gobierno Nacional se
adelanta a través de otros sistemas de información oficial como el Sistema de Seguimiento a Proyectos de Inversión -
SPI, el Sistema de Seguimiento a CONPES - SISCONPES y el Sistema Unificado de Inversiones y Finanzas Públicas
- SUIFP, por favor explicar la metodología para realizar este seguimiento e indicar quiénes son los responsables del
mismo.
¿Se han realizado ejercicios de evaluación y seguimiento diseñados y planificados que establecen lo que se va a
medir, cómo se va a medir y en qué momento?
¿Se han realizado evaluaciones que permitan a la entidad saber si logró sus objetivos y metas en los tiempos
previstos, con las condiciones de cantidad y calidad esperadas y con el uso óptimo de recursos?
¿Se han realizado evaluaciones que determinen los efectos de la gestión institucional en la garantía de los derechos,
satisfacción de las necesidades y atención de los problemas de los grupos de valor?
¿Cómo realizan seguimiento y evaluación los servidores que tienen a su cargo cada proyecto, plan, programa o
estrategia, en sus diferentes etapas de desarrollo? Evidenciar.
¿Los Indicadores validados brindan la información suficiente y pertinente para establecer el grado de avance o el
logro de los objetivos y resultados esperados?
¿Se han detectado desviaciones en los avances de gestión e indicadores que permitan establecer las acciones
preventivas, correctivas o de mejora, de manera inmediata?
¿Cuál ha sido el resultado del seguimiento a los riesgos identificados de acuerdo con la política de administración de
riesgos establecida por la Entidad?
¿Se realiza un ejercicio constante de medición de la percepción y satisfacción ciudadana, que permita identificar
puntos críticos de trabajo, oportunidades de mejora, y necesidades de los grupos de valor?
¿La Alta Dirección realiza evaluación del desempeño institucional que le permita generar lineamientos claros para la
mejora?
¿Se analiza la información y evaluación de los datos que surgen por el seguimiento y la evaluación para mejorar los
productos y servicios y la satisfacción de los grupos de valor?
¿Se toman decisiones basadas en el análisis de los resultados de los seguimientos y evaluaciones, para lograr los
resultados, gestionar más eficiente y eficazmente los recursos y facilitar la rendición de cuentas a los ciudadanos y
organismos de control?
¿Se evalúa el cumplimiento de los atributos de calidad en el desempeño institucional para garantizar la satisfacción de
los grupos de valor?
OMUNICACIÓN
nsión
¿La Entidad ha Identificado y gestionado la información externa? Explique la metodología.
¿La Entidad ha Identificado las fuentes de información externa? Explique.
¿La Entidad ha Identificado y gestionado la información interna? Explique la metodología.
¿Cómo la Entidad fomenta el sentido de pertenencia en los funcionarios?
¿En qué grado se encuentra el avance de la implementación de la Política de Gestión Documental? Evidenciar.
¿Se incorporó dentro de la planeación institucional, acciones en materia de gestión documental? Evidenciar.
¿Qué actividades relacionadas con el diseño, planeación, verificación, mejoramiento y sostenibilidad de la función
archivística (gestión de documentos y administración de archivos) se han llevado a cabo en la Entidad? e informar ¿Si
se ha implementado algún esquema a través de planes, programas y proyectos que apalancan los objetivos
estratégicos de la Entidad, además de articularse con otras políticas de eficiencia administrativa.?
¿Qué estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos,
tecnológicos, financieros y del talento humano, se han llevado a cabo para la realización de los procesos de la gestión
documental y el eficiente funcionamiento de los archivos, en el marco de la administración institucional?
¿Qué actividades técnicas se han realizado en cuanto a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y
conservación?
¿Qué ha realizado la Entidad en cuanto a la administración electrónica de documentos, la seguridad de la información

y la interoperabilidad en cumplimiento de las políticas y lineamientos de la gestión documental y administración de
archivos.?
¿Qué actividades ha desarrollado la Entidad respecto a la interiorización de una cultura archivística, mediante la
gestión del conocimiento, gestión del cambio, la participación ciudadana, la protección del medio ambiente y la
difusión?
¿Cuál es el marco normativo en la política de administración de gestión documental a los que se ciñe la Entidad?
¿Cómo la Entidad garantiza el ejercicio del derecho fundamental de acceder a la información pública? Evidenciar.
¿Considera que la Entidad publica y divulga documentos y archivos de valor para el ciudadano y que constituyen un
aporte en la construcción de una cultura de transparencia? Explique.
¿Se han desarrollado ejercicios de participación ciudadana para identificar información de interés para los ciudadanos
que deba ser publicada? Evidencie.
¿Qué tipo de información general básica se encuentra publicada? Evidencie.
¿Se actualiza la información de los trámites y otros procedimientos administrativos en el Sistema Único de
Información de Trámites –SUIT-? Evidencie.
¿Se actualizan y vinculan las hojas de vida de los servidores públicos en el Sistema de Información de Gestión de
Empleo Público –SIGEP--? ¿Cómo se asegura la actualización?
¿La información se complementa, además, con la publicación de los instrumentos de gestión de la información pública
(registro de activos de información, índice de información clasificada y reservada, esquema de publicación de
información y programa de gestión documental), así como de las Tablas de
Retención Documental, el informe de solicitudes de acceso a la información pública de la entidad y el documento
donde consten los costos de reproducción de la información?
¿Se cogestiona, con la alta dirección, la planeación y gestión estratégica de la información pública, atendiendo
criterios de confidencialidad, integridad y disponibilidad?
¿La Entidad armoniza los procesos de servicio al ciudadano, gestión documental y las TIC con las dimensiones de
transparencia activa, pasiva y gestión de la información?
¿La Entidad armoniza los procesos de servicio al ciudadano, gestión documental y las TIC con las dimensiones de
transparencia activa, pasiva y gestión de la información?
¿La Entidad estructura vasos comunicantes entre la información pública de la entidad y los procesos de participación y
rendición de cuentas, a fin de que el ciudadano conozca y retroalimente la gestión en ambos espacios a través de la
información pública?
¿Se ha analizado qué otra información pública se debe generar y la manera de asociar la misma a la actividad
misional, consultando con los grupos de valor los tipos de información y la utilidad pública de la misma?
¿Se utiliza el lenguaje claro como una herramienta que permite mejorar la comunicación con el ciudadano, con el fin
de garantizar el goce efectivo de derechos de los ciudadanos, la calidad del servicio que prestan la Entidaa y la
confianza hacia los servidores públicos?
¿Se ha capacitado a los servidores públicos en el nuevo derecho de acceso a la información y a sus grupos de valor
en la información pública de la Entidad? Evidenciar.
¿Mediante qué mecanismo se identifican las condiciones de los grupos de interés, para que la información pueda ser
trasmitida en leguaje claro y adecuado para su entendimiento? Evidenciar.
¿Se ha determinado con claridad cuál es la información pública reservada y la información pública clasificada de la
Entidad acorde con la ley y los tiempos en los cuales el ciudadano tiene acceso restringido? ¿Se ha capacitado y
divulgado a los servidores públicos y ciudadanos estas condiciones.? Evidenciar.
¿Se han identificado las necesidades de información para la gestión interna y para atender los requerimientos de los
grupos de valor? ¿A través de qué mecanismo?
¿Se cuenta con un sistema de información documentado, que permite monitorear periódicamente la gestión de la
Entidad y realizar los ajustes necesarios, para alcanzar los resultados esperados?
¿La Información es considerada como un activo de la Entidad para la generación de conocimiento y esta se
encuentra disponible, integra y confiable para el análisis, la identificación de causas, la generación de acciones de
mejora y la toma de decisiones?
¿La Entidad cuenta con canales de comunicación identificados y apropiados donde se difunde información sobre las
políticas, el direccionamiento estratégico, la planeación y los resultados de gestión de la Entidad, promoviendo la
transparencia en la gestión y la integridad de los servidores públicos y además se transmite la información a los
grupos de valor?
¿Se han mejorado los procesos como resultado de la producción y análisis de la Información?
¿Considera que la información es segura y no se afecta durante los procesos de producción, análisis, transmisión,
publicación y conservación?
¿La información que se soporta en el uso de las TIC, se genera, procesa y transmite de manera segura,
garantizando su disponibilidad, integridad y veracidad?
¿Por medio de la Gestión de la información se asegura la conservación de la memoria institucional y la evidencia en la
defensa jurídica de la Entidad?
¿Se han mejorado los canales de información internos y externos, como resultado de la evaluación de la efectividad
de los mismos?
OCIMIENTO Y LA INNOVACIÓN
nsión
¿En qué grado se encuentra el avance de la implementación de la Política de Gestión del Conocimiento y la
Innovación? Evidenciar.
¿Considera que la Entidad ha desarrollado una cultura organizacional fundamentada en la información, el control y la
evaluación, para la toma de decisiones y la mejora continua?
¿Con qué tipo de conocimiento cuenta la Entidad?
¿Teniendo en cuenta los cuatro ejes de la Dimensión de Gestión del Conocimiento y la Innovación, considera que la
Entidad se centra en actividades tendientes a consolidar grupos de servidores públicos capaces de idear, investigar,
experimentar e innovar en sus actividades cotidianas?
¿La Entidad busca identificar la tecnología para obtener, organizar, sistematizar, guardar y compartir fácilmente datos
e información de la misma? ¿Dichas herramientas sonr usadas como soporte para consolidar un manejo confiable de
la información y de fácil acceso para los servidores públicos.?
¿La Entidad busca identificar la tecnología para obtener, organizar, sistematizar, guardar y compartir fácilmente datos
e información de esta? ¿Dichas herramientas son usadas como soporte para consolidar un manejo confiable de la
información y de fácil acceso para los servidores públicos?
¿La Entidad ha implementado redes de enseñanza-aprendizaje entre personas y entidades? Evidenciar.
¿La Entidad ha generado espacios de ideación y creación colaborativa para el mejoramiento del ciclo de política
pública a través de la retroalimentación? Lo anterior teniendo en cuenta que las experiencias compartidas fortalecen
el conocimiento a través de la memoria institucional e incentivan los procesos de aprendizaje y fomentan la
innovación.
¿La información de la Entidad que se encuentra disponible al público cuenta con procesos de búsqueda y aplicación
efectivos, que consoliden y enriquezcan la gestión institucional? Evidenciar.
¿Considera que en la Entidad, el conocimiento circula de manera conectada entre las dependencias para fortalecer
sus capacidades y, además, contribuye a su aprendizaje?
¿La Entidad cuenta con una gestión documental y recopilación de información de los productos generados por todo
tipo de fuente?
¿La memoria institucional se encuentra recopilada y disponible para consulta y análisis?
¿Se han entregado bienes o productos a los grupos de valor, como resultado del análisis de las necesidades y de la
implementación de ideas innovadoras de la Entidad?
¿La Entidad cuenta con espacios de trabajo que promueven el análisis de la información y la generación de nuevo
conocimiento?
¿Los resultados de la gestión de la Entidad se incorporan en repositorios de información o bases de datos sencillas
para su consulta, análisis y mejora? Evidenciar.
¿Las decisiones institucionales se incorporan en los sistemas de información y disponibles? Evidenciar.
¿Se han realizado Alianzas estratégicas o grupos de investigación donde se revisen sus experiencias y se compartan
con otros, generando mejora en sus procesos y resultados? Evidenciar.
ROL INTERNO
nsión
¿En qué grado se encuentra el avance de la implementación de la Política de Gestión de Control Interno? Evidenciar.
¿Considera que la Entidad ha desarrollado una cultura organizacional fundamentada en la información, el control y la
evaluación, para la toma de decisiones y la mejora continua?
de manera adecuada y efectiva el MECI desarrollando las siguientes actividades para cada uno de sus componentes
¿La Entidad tiene clara la estructura del Modelo Estándar de Control Interno - MECI?
¿Considera que la Entidad asegura un ambiente de Control? Explique.
¿Desde su punto de vista, considera que la Entidad demuestra el compromiso con la integridad (valores) y principios
del servicio público; incluyendo conflictos de interés, transacciones con partes relacionadas, uso inadecuado de
información privilegiada y otros estándares éticos y de comportamiento esperados que pueden implicar riesgos para la
Entidad. Es posible evaluar el establecimiento de una línea de denuncia interna sobre situaciones irregulares o
posibles incumplimientos al código de integridad?
¿La Entidad ha establecido los mecanismos para ejercer una adecuada supervisión del Sistema de Control Interno,
donde se definan sus funciones de forma clara que incluya el seguimiento al diseño y efectividad de la estructura de
control?
¿La Entidad toma en cuenta la estructura, facultades y responsabilidades, con el fin de asignar la responsabilidad y
autoridad en todos los niveles organizacionales, incluyendo líneas de reporte.?
¿la Entidad establece en la planeación estratégica, responsables, metas, tiempos que faciliten el seguimiento y
aplicación de controles que garanticen de forma razonable su cumplimiento. Así mismo a partir de la política de riesgo,
se definen sistemas de gestión de riesgos y las responsabilidades para controlar riesgos específicos bajo la
supervisión de la alta dirección. Con base en esto, determinan los mapas de riesgos en los diferentes niveles?
¿Existe compromiso con la competencia de todo el personal, por lo que la gestión del talento humano tiene un
carácter estratégico con el despliegue de actividades clave para todo el ciclo de vida del servidor público –ingreso,
permanencia y retiro?
¿Acorde con los niveles de autoridad y responsabilidad se definen líneas de reporte en temas clave como: financiera,
contable, resultados en la gestión, contratación, ejecución presupuestal, entre otros, que faciliten la toma de
decisiones. Cada líder suministra información de forma periódica, con datos y hechos que le permitan al
Representante Legal tomar decisiones informadas y a tiempo sobre el desarrollo y gestión de la Entidad?
¿El ejercicio efectuado bajo el liderazgo del equipo directivo y de todos los servidores de la entidad, ha permitido
identificar, evaluar y gestionar eventos potenciales, tanto internos como externos, que puedan afectar el logro de los
objetivos institucionales?
¿Previo a la Gestión del Riesgo, la Entidad establece sus objetivos alineados con la planeación estratégica, dirigidos
al cumplimiento de la normatividad vigente; partiendo del análisis del contexto interno, externo de la Entidad y el del
proceso?
¿Se identificaron los riesgos para la consecución de sus objetivos en todos los niveles y se analizaron como base para
determinar cómo deben gestionarse?
¿La Entidad contó con mecanismos efectivos de evaluación de riesgos, con el fin de establecer en nivel de riesgo
inherente y residual? Explique cuáles.
¿La Entidad consideró la probabilidad de fraude y corrupción (Acción u omisión + uso del poder + desviación de la
gestión de lo público + el beneficio privado) que pueda afectar el logro de los objetivos?
¿La Entidad identifica y evalúa los cambios que pueden afectar el Sistema de Control Interno para el cumplimiento de
los objetivos.?
¿La Entidad define y desarrolla actividades de control que contribuyen a la mitigación de los riesgos hasta niveles
aceptables para la consecución de los objetivos estratégicos y de proceso?
¿La Entidad implementa políticas de operación mediante procedimientos u otros mecanismos que den cuenta de su
aplicación en materia de control?
¿Cómo la Entidad genera y obtiene información relevante, oportuna, confiable, íntegra y segura que soporte al
Sistema de Control Interno?
¿Cómo la Entidad comunica la información relevante hacia el interior de la Entidad, para apoyar el funcionamiento del
Sistema de Control Interno?
¿Cómo la Entidad se comunica con los grupos de valor, sobre los aspectos claves que afectan el funcionamiento del
Sistema de Control Interno y proporciona información hacia las partes externas en respuesta a las necesidades y
expectativas.?
¿Considera que se aplican evaluaciones continuas y/o independientes para determinar el avance en el logro de la
Meta estratégica, los resultados y los objetivos propuestos, así como la existencia y operación de los componentes del
Sistema de Control Interno? Evidenciar.
¿Cómo se Evalúan y comunican las deficiencias de control interno de forma oportuna a las partes responsables de
aplicar medidas correctivas? Evidenciar.
¿Considera que se aplican evaluaciones continuas y/o independientes para determinar el avance en el logro de la
Meta estratégica, los resultados y los objetivos propuestos, así como la existencia y operación de los componentes del
Sistema de Control Interno? Evidenciar.
¿Estas evaluaciones continuas se han constituido como operaciones rutinarias que se integran en los diferentes
procesos o áreas de la Entidad, las cuales se llevan a cabo en tiempo real por parte de los líderes de proceso para
responder ante un entorno cambiante? Evidenciar.
¿La evaluación continua o autoevaluación se lleva a cabo a través del monitoreo a la operación de la Entidad por
medio de la medición de los resultados generados en cada proceso, procedimiento, proyecto, plan y/o programa,
teniendo en cuenta los indicadores de gestión, el manejo de los riesgos, los planes de mejoramiento, entre otros?
¿La evaluación continua o autoevaluación se lleva a cabo a través del monitoreo a la operación de la Entidad por
medio de la medición de los resultados generados en cada proceso, procedimiento, proyecto, plan y/o programa,
teniendo en cuenta los indicadores de gestión, el manejo de los riesgos, los planes de mejoramiento, entre otros?
Teniendo en cuenta que las evaluaciones permiten determinar si se han definido, puesto en marcha y aplicado los
controles establecidos por la Entidad de manera efectiva.¿Qué resultados se han obtenido?
Teniendo en cuenta que oficina de control interno elabora un plan de auditoría anualmente y selecciona los proyectos,
procesos y actividades a ser auditados basados en un enfoque de riesgos documentado, alineados con los objetivos y
prioridades de la entidad, y desarrolla adecuados procedimientos para obtener suficiente evidencia para evaluar el
diseño y la eficacia de los procesos de control en los diferentes procesos y actividades de la entidad. ¿Se han
efectuado ajustes durante el año a este plan, como consecuencia de cambios en las estrategias de la dirección,
condiciones externas, áreas de mayor riesgo o modificación a los objetivos de la Entidad? Evidenciar.
En desarrollo del rol de evaluación y seguimiento, el Jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces,
debe adelantar la evaluación del control interno contable con criterio de independencia y objetividad, para tal ¿Se han
considerado los lineamientos que, para el efecto, establece la Contaduría General de la Nación? ¿De qué manera se
asegura el cumplimiento de estos?
¿Se han definido las responsabilidades de la alta dirección y de los servidores de la Entidad?
¿Los funcionarios de la Entidad conocen el rol que desempeñan dentro de las líneas de defensa del MIPG? Evidenciar
¿Los funcionarios de la Entidad donde pueden encontrar la documentación acerca de los roles en las líneas de
defensa del MIPG?

CÓDIGO: EI-FO-11
VERSIÓN: 4
Página 1 de 1
eación y Gestión
OBSERVACIONES
Las áreas de planeación y de servicio al ciudadano, de manera coordinada, pueden
liderar este ejercicio.
Artículos 26 y 29 de la Ley 152 de 1994,
Los principios generales de autonomía, ordenación de competencias, coordinación,

consistencia, prioridad del gasto público social, continuidad, participación,
sustentabilidad ambiental, desarrollo armónico de las regiones, proceso de planeación,
eficiencia, viabilidad y coherencia, así como las disposiciones constitucionales y
legales pertinentes.
La Ley 152 de 1994, el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011, el artículo 2 de la Ley 1757
de 2015. Adicionalmente, los planes de que trata el Decreto 612 de 2018.
Plan Institucional de Archivos PINAR
Plan Anual de Adquisiciones
Plan Anual de Vacantes
Plan de Previsión de Recursos Humanos
Plan Estratégico de Recursos Humanos
Plan Institucional de Capacitación
Plan de Incentivos Institucionales
Plan de Trabajo Anual en Seguridad y Salud en el Trabajo
Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano
Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones PETI
Plan de Tratamiento de Riesgos de Seguridad y Privacidad
de la Información
Plan de Seguridad y Privacidad de la Información
Esta es una tarea propia del equipo directivo y se debe hacer desde el ejercicio de
Direccionamiento Estratégico y de Planeación. En este punto, se deben emitir los
lineamientos precisos para el tratamiento, manejo y seguimiento a los riesgos que
afectan el logro de los objetivos institucionales.
Tal como lo establezca el Departamento Administrativo de la Función Pública en el

Manual Único de Rendición de Cuentas con enfoque basado en derechos humanos y
paz y su relación con los objetivos, metas e indicadores de los ODS.
Para esta política el criterio diferencial se define desde el marco normativo.
En cumplimiento del Decreto 1499 de 2017.

La programación presupuestal de las entidades del orden nacional debe estar acorde
con los lineamientos que imparte MinHacienda y DNP, así como con lo previsto en el
Estatuto Orgánico de Presupuesto Nacional (Decreto 111 de 1996).
Asesoría de la Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional de

MinHacienda y teniendo en cuenta las metas financieras establecidas por el CONFIS
Para el presupuesto ordinario, está el capítulo III del Título XII de la Constitución
Política, desarrollado por la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995,
compiladas en el Decreto 111 de 1996.
Para el Sistema presupuestal del Sistema General de Regalías, está el artículo 361 de
la Constitución Política y desarrollado por la Ley 1530 de 2012.Adicionalmente,
deberán tener en cuenta las indicaciones que las asambleas o concejos estimen
convenientes, siempre y cuando no vayan en contra de mandatos constitucionales o
legales.
Saber en dónde centrar la promesa de valor, saber a qué grupos de valor dirigir la
oferta, cómo relacionarse con ellos, por qué canales, en qué condiciones, cómo ofrecer
servicios diferenciales, qué recursos utilizar, y cómo medirlos, entre otras; hacen de
este modelo un elemento valioso a la hora de fortalecer capacidades organizacionales.
MIPG promueve determinar claramente la(s) cadena(s) de entrega (actuales mapas de

procesos) más adecuada(s) para generar los resultados previstos en el
Direccionamiento Estratégico y Planeación. Esta definición o redefinición, es relevante
y determinante a la hora de decidir en dónde es necesario fortalecer las capacidades
de una organización.
Si se trata de entidades de la rama ejecutiva, la estructura se debe formalizar de

acuerdo con el marco normativo que rige para el orden nacional o territorial, y las
demás disposiciones que regulan temas asociados a la estructura, tales como plantas
de personal, manuales de funciones y sistemas de nomenclatura y clasificación de
empleos.
Los procesos se pueden clasificar en estratégicos, misionales, de apoyo y de

evaluación, lo que permitirá la adecuada gestión y prestación del servicio de la
organización.
Mapa de Procesos
Las entidades son legalmente responsables de aquellos bienes que,

independientemente de su origen o adquisición o del estado en que se encuentren,
son necesarios para su operación.
El Régimen de Contabilidad Pública (RCP), adoptado mediante la Resolución 354 de

2007, contiene la regulación contable pública de tipo general y específico y está
conformado por el Plan General de Contabilidad Pública, el Manual de Procedimientos
y la Doctrina Contable Pública.
El Artículo 46 de la Ley 909 de 2004 establece que las reformas de plantas de
personal de empleos de las entidades de la Rama Ejecutiva de los órdenes nacional y
territorial, deberán motivarse, fundarse en necesidades del servicio o en razones de
modernización de la administración y basarse en justificaciones o estudios técnicos
que así lo demuestren, elaborados por las respectivas entidades bajo las directrices
del Departamento Administrativo de la Función Pública y de la Escuela Superior de
Administración Pública ESAP.
Para la implementación de Gobierno digital, las entidades públicas deberán aplicar el
Manual de Gobierno Digital, que presenta los lineamientos, estándares y acciones a
ejecutar para el desarrollo de los componentes y habilitadores transversales de la
política.
El Documento CONPES 3854 de 2016 incorpora la Política Nacional de Seguridad

Digital coordinada por la Presidencia de la República, para orientar y dar los
lineamientos respectivos a las entidades.
La implementación de la política, se hará a través de la adopción e implementación del

Modelo de Gestión de Riesgos de Seguridad Digital, que será desarrollado y
socializado por MinTic.
Los contenidos de esta nueva política de MIPG serán trabajados por el Comité Técnico
para la Mejora Normativa, creado mediante Acuerdo 05 del Consejo para la Gestión y
el Desempeño Institucional; dicha instancia definirá directrices y lineamientos que
requieran las entidades nacionales y territoriales para dar cumplimiento eficiente y
efectivo a esta política.
Ley 489 de 1998.
La política se desarrolla en el Documento CONPES 3785 de 2013 (Política de

Eficiencia Administrativa al Servicio del Ciudadano) que define un Modelo, enmarcado
hoy en MIPG, que ubica al ciudadano como eje central de la Administración Pública y
reúne los elementos principales a tener en cuenta para mejorar la efectividad y
eficiencia de las entidades, con el fin de garantizar que el servicio que prestan a los
ciudadanos responda a sus necesidades y expectativas, mediante un
análisis integral desde dos áreas: elementos de la ventanilla hacia adentro y hacia
afuera.
Los siguientes atributos de calidad permitirán constatar que las entidades han logrado
la consolidación de la presente dimensión.
la consolidación de la presente dimensión.
Componente estratégico
Componente Administración de Archivos - la Ley General de Archivos, Ley 594 de

2000, en el Título IV.
Componente Documental
Componente Tecnológico
Componente Cultural - Ley 397 de 1997. Art. 1 num.1.
La Ley 594 de 2000

La información pública es un bien público y uno de los principales activos de la
Entidad.
El conocimiento en las entidades se presenta de manera intangible en las capacidades
de las personas, su intelecto, experiencia y su habilidad para proponer soluciones. Así
mismo, se evidencia de manera explícita en los documentos (infografías, planes,
informes, guías, instructivos, herramientas), piezas audiovisuales (presentaciones,
videos), publicaciones en redes sociales o grabaciones. El conocimiento dentro de las
entidades se soporta en la triada: personas, procesos y tecnología.
Eje de Generación y producción del conocimiento.

Eje de Herramientas para uso y apropiación.
Eje de Analítica institucional.
Eje de Cultura de compartir y difundir.

Creación o actualización del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno,
de acuerdo con lo previsto en el Artículo 2.2.21.1.6 del Decreto 1083 de 2015,
modificado por el Decreto 648 de 2017.
Es recomendable que dentro de las políticas para el manejo del personal se defina que
de manera regular, participen en sesiones para evaluar sus habilidades y
conocimientos, con el fin de enfocar de mejor forma las acciones de talento humano en
materia de capacitación y habilidades para el desarrollo de sus funciones.
En cumplimiento al artículo 73 de la Ley 1474 de 2011, relacionado con la prevención
de los riesgos de corrupción.
Este tipo de actividades se pueden dar en el día a día de la gestión institucional o a

través de evaluaciones periódicas (autoevaluación, auditorías), y su propósito es
valorar: (i) la efectividad del control interno de la entidad pública; (ii) la eficiencia,
eficacia y efectividad de los procesos; (iii) el nivel de ejecución de los planes,
programas y proyectos; (iv) los resultados de la gestión, con el propósito de detectar
desviaciones, establecer tendencias, y generar recomendaciones para orientar las
acciones de mejoramiento de la entidad pública.
El Informe Anual de Evaluación del Control Interno Contable se efectúa en cada
vigencia con corte al 31 de diciembre de cada periodo contable, y se presenta
mediante el diligenciamiento y reporte del formulario por medio del cual se hacen las
valoraciones cuantitativa y cualitativa:
– Valoración cuantitativa: evalúa en forma cuantitativa el control interno contable y el

grado de efectividad de los controles asociados al cumplimiento del marco normativo, a
las actividades de las etapas del proceso contable, a la rendición de cuentas y a la
administración del riesgo contable, mediante la formulación de preguntas que deben
ser debidamente calificadas conforme a la información y la evidencia documental
obtenida.
– Valoración cualitativa: tiene el propósito de describir cualitativamente, y en forma

breve, el análisis de las principales fortalezas y debilidades del control interno. contable
que se determinaron en la valoración cuantitativa, los avances con respecto a las
recomendaciones realizadas en las evaluaciones anteriores, así como las
recomendaciones realizadas a la evaluación actual por parte del Jefe de Control
Interno, o quien haga sus veces, para efectos de mejorar el proceso contable de la
entidad.
FV: 14/08/2019
14/08/2019

EI-FO-11 Lista de Verificacion V. 4

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TIPO DE DOCUMENTO: FORMATO

NOMBRE: LISTA DE VERIFICACIÓN

Actualización en la formulación del modelo de preguntas y actividades a verificar de acuerdo c

Elaboró: Elaida Olier/ Olga Mendoza

Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.

FORMATO CÓDIGO: EI-FO-11

preguntas y actividades a verificar de acuerdo con la Norma Técnica

se considera copia no controlada.

TIPO DE DOCUMENTO: FORMATO CÓDIGO: EI-FO-11

RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: EQUIPO AUDITOR Página 1 de 1

DEPENDENCIA: FECHA DE DILIGENCIAMIENTO:

FUNCIONARIO(S) ENTREVISTADO (S):

CRITERIO DE CUMPLE NC/

Elaboró: Elaida Olier/ Olga Mendoza FV: 14/08/2019

TIPO DE DOCUMENTO: FORMATO

NOMBRE: LISTA DE VERIFICACIÓN

¿Se realiza el seguimiento y la revisión de la información sobre estas cuestiones externas e

29 ¿Cómo promueve la mejora?

TIPO DE DOCUMENTO: FORMATO

NOMBRE: LISTA DE VERIFICACIÓN

5.3 ROLES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES EN

63 ¿Su equipo de trabajo conoce el objetivo del proceso? ¿Cómo se socializó?

TIPO DE DOCUMENTO: FORMATO

NOMBRE: LISTA DE VERIFICACIÓN

Teniendo en cuenta que la trazabilidad de las mediciones es un requisito esencial para

Cuando se presentan nuevas necesidades, tendencias o conocimientos ¿Se determina cómo

¿La Entidad comunica externamente información pertinente al Sistema de Gestión Ambiental,

TIPO DE DOCUMENTO: FORMATO

NOMBRE: LISTA DE VERIFICACIÓN

114 ¿Cómo asegura que no se pierda la trazabilidad de las actualizaciones de la información

117 ¿Cómo realiza control a la información documentada de su proceso?

118 ¿La Entidad asegura la distribución, el acceso, la recuperación y el uso de la información

119 ¿La Entidad almacena y preserva la legibilidad (y uso no intencionado) de la información

¿Cómo el proceso asume, hace el tratamiento y realiza la retroalimentación de las solicitudes,

134 ¿Cómo el proceso controla o manipula la propiedad del usuario?

TIPO DE DOCUMENTO: FORMATO

NOMBRE: LISTA DE VERIFICACIÓN

TIPO DE DOCUMENTO: FORMATO

NOMBRE: LISTA DE VERIFICACIÓN

¿Cómo el proceso verifica el cumplimiento de requisitos de un proveedor que presta un servicio o

¿Mediante qué mecanismo el proceso determina la verificación o actividades necesarias para

¿Mediante qué mecanismo el proceso comunica la aprobación de productos y servicios, métodos,

¿Mediante qué mecanismo el proceso realiza control de la implementación de actividades de

¿Mediante qué mecanismo el proceso realiza control de la validación y revalidación periódica de la

TIPO DE DOCUMENTO: FORMATO

NOMBRE: LISTA DE VERIFICACIÓN

¿Mediante qué mecanismo la Entidad realiza el control y la conservación de la identificación única

¿Mediante qué mecanismo el proceso informa al ciudadano o proveedor externo, cuando su

¿Los procedimientos de embalaje e identificación de productos son suficientes para preservar la

228 ¿El proceso ha considerado los requisitos del usuario?

¿Qué tratamiento le da el proceso al producto no conforme? Especificar los siguientes pasos:

¿El proceso documenta la aceptación y entrega de un producto o servicio no conforme, cuando

TIPO DE DOCUMENTO: FORMATO

NOMBRE: LISTA DE VERIFICACIÓN

251 ¿Cómo mide la satisfacción de sus clientes?

252 ¿Cada cuánto revisa la información obtenida en el seguimiento?

255 ¿Cuál fue el resultado respecto al grado de satisfacción del cliente?

267 ¿El proceso a quién le informa el resultado de la auditoría?

TIPO DE DOCUMENTO: FORMATO

NOMBRE: LISTA DE VERIFICACIÓN

¿Estas oportunidades de mejora o acciones seleccionadas por el proceso, incluyeron la mejora en

tos ( NTC ISO 9001:2015)

Tener en cuenta Anexo A - Observaciones

tos ( NTC ISO 9001:2015)