GOOGLE FORMS

MATERIAL DE AYUDA

Ing. Claudio Figueroa

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Contenido
¿QUÉ ES UN FORMULARIO DE GOOGLE?.........................................................................................2
TIPO DE CAMPOS EN UN FORMULARIO...........................................................................................2
¿CÓMO CREAR UN FORMULARIO DESDE DRIVE?.............................................................................3
CREAR LOS ELEMENTOS (PREGUNTAS) DEL FORMULARIO...............................................................5
Campo Tipo Texto........................................................................................................................5
Campo Tipo Fecha........................................................................................................................6
Campo Tipo Test...........................................................................................................................6
Campo Tipo Elegir de una Lista.....................................................................................................7
Campo Tipo Casillas de Verificación.............................................................................................8
Campo Tipo Escala........................................................................................................................9
Campo Tipo Texto de Párrafo.....................................................................................................10
Campo Tipo Cuadrícula...............................................................................................................10
ENVIAR Y COMPARTIR....................................................................................................................12

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¿QUÉ ES UN FORMULARIO DE GOOGLE?

Los formularios de Google son una herramienta útil que te permite planificar eventos, enviar
una encuesta, hacer preguntas a tus estudiantes o recopilar otro tipo de información de forma
fácil y sencilla. Un formulario de Google puede conectarse a una hoja de cálculo de Google. Si
hay una hoja de cálculo vinculada al formulario, las respuestas se enviarán automáticamente a
la hoja de cálculo. De no ser así, los usuarios pueden verlas en la página "Resumen de
respuestas", accesible desde el menú "Respuestas".
Podemos combinar todos los tipos de campo en un único formulario. Si es formulario es muy
largo puede ser distribuido en diferentes páginas, de manera que una vez cumplimentada la
primera página debes avanzar a la siguiente.
¿Dónde se guardan los datos recogidos a través de un formulario de Google Drive?
Cada formulario que se crea, generará automáticamente un archivo tipo hoja de cálculo, eso
quiere decir que cuando un usuario cumplimenta un formulario y pulsa el botón de enviar, sus
datos van a parar a esta hoja de la que hablamos.

TIPO DE CAMPOS EN UN FORMULARIO

Existen hasta 9 tipos de campos que les resumo a continuación:
Campo Texto.
Ideal para solicitar nombre, apellidos, correo electrónico, asunto, etc. Admite validadores que
permiten notificar si el dato introducido no es acorde.
Campo Texto de Párrafo.
Es un campo libre, ideal para solicitar notas, observaciones, pregunta, en definitiva un texto
amplio de tipo párrafo.
Campo Tipo Test.
Por ejemplo el típico Si, No, No responde, o por ejemplo Hombre, Mujer. Al marcar una
respuesta se excluyen las otras.
Campo Tipo Casilla de Verificación.
Para cuando existe la posibilidad de seleccionar varias respuestas posibles, por ejemplo ¿En
qué ciudades del país ha vivido?
Campo Tipo Elegir de una Lista.
Se presenta como un desplegable, ofrece todas las posibilidades pero sin embargo solo es
posible elegir una de las respuestas. Por ejemplo Departamento de Nacimiento.
Campo Tipo Escala.
Para cuando se tiene por ejemplo que elegir del 1 al 5 en preguntas donde le piden una
valoración.
Campo Tipo Cuadrícula.
Cuando el valor viene dado por una matriz formada por filas y columnas. No se suele ver
mucho pero es una posibilidad de los formularios de google.
Campo Tipo Fecha.
Ideal para cuando se necesita recoger una fecha, el usuario podrá indicar el día, mes y año a
partir de unos desplegables. Opcionalmente puede indicar si se desea mostrar también la
hora.
Campo Tipo Hora.
Al igual que ocurre en el caso anterior, permite al usuario introducir datos de horas.

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¿CÓMO CREAR UN FORMULARIO DESDE DRIVE?

1. Desde el correo electrónico de Gmail:

2. Desde la página de Google.

Nos aparecerá la siguiente ventana donde cargamos los datos de nuestra cuenta. (Si entramos
por Gmail, los datos los habremos cargado previamente al ingresar).

3. Una vez dentro del Google Drive, comenzaremos con la creación del formulario. Para ello
hacemos clic en el botón “Crear”.

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4. Del menú desplegado seleccionamos la opción “Formulario”.

En la siguiente ventana ingresamos el nombre del formulario y seleccionamos uno de los

diseños. Luego clic al botón “Aceptar”.

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CREAR LOS ELEMENTOS (PREGUNTAS) DEL FORMULARIO

Al definir un elemento de un formulario (las preguntas del mismo) deberemos establecer
algunos parámetros:
Título de la pregunta.
Texto de ayuda (para guiar al usuario, no es obligatorio establecerlo).
Tipo de pregunta (texto, casillas de verificación, escala, etc.).

Campo Tipo Texto

1. Crearemos la primera pregunta del formulario como tipo “Texto”, establecemos como título
“Nombre Completo”, como texto de ayuda “Nombres y apellidos”.

2. En la lista del tipo de pregunta seleccionamos la opción “Texto” y marcamos como “Pregunta
obligatoria” para que no se permita que quede sin contestar. Hacemos clic en el botón azul
“Ok”.

3. Veremos la pregunta como un campo de texto de una sola línea:

4. Para añadir otra pregunta desplegamos el menú “Añadir Elemento” seleccionando el tipo de
pregunta adecuado.

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Campo Tipo Fecha

1. En la lista “Añadir Elemento” seleccionamos el tipo “Fecha”.
2. Si se necesita que el usuario ingrese la fecha con un formato que incluya la hora deberemos
marcar la casilla de “Incluir Hora”. Luego clic en el botón azul “Ok”.

3. Veremos la pregunta como un campo de selector de fecha (mes, día, año):

Campo Tipo Test

1. En la lista “Añadir Elemento” seleccionamos el tipo “Test” (selección única).
2. Definiremos las opciones a elegir que tendrá el usuario. Ingresamos una nueva opción
haciendo clic en el campo de texto “Haga clic para añadir una opción”.

3. Veremos la pregunta como un campo de grupo de opciones tipo test (selección única):

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Campo Tipo Elegir de una Lista

1. En la lista “Añadir Elemento” seleccionamos el tipo “Elegir de una Lista”.

2. Definiremos las opciones a elegir que se le desplegarán en una lista al usuario. Ingresamos
una nueva opción haciendo clic en el campo de texto “Haga clic para añadir una opción”.

3. La lista se despliega en la vista de usuario, cuando recibe el formulario por coreo electrónico
para llenarlo.

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Campo Tipo Casillas de Verificación

1. En la lista “Añadir Elemento” seleccionamos el tipo “Casilla de Verificación” (selección
múltiple).

2. Definiremos las opciones a elegir que se le desplegarán en una lista al usuario. Ingresamos
una nueva opción haciendo clic en el campo de texto “Haga clic para añadir una opción”.

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3. Veremos la pregunta como un campo de grupo de opciones tipo checkbox (selección

múltiple):

Campo Tipo Escala

1. En la lista “Añadir Elemento” seleccionamos el tipo “Escala”.
2. Definiremos los valores numéricos mínimo y máximo que mostrará la escala.

3. Luego definimos el nombre de los niveles extremo inferior y extremo superior de la escala.

4. Veremos la pregunta tipo escala donde el usuario escogerá un determinado nivel.

Campo Tipo Texto de Párrafo

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1. Un campo tipo “Texto de Párrafo” permite ingresar texto en un campo de texto multilínea.

2. En este tipo de pregunta podemos ingresar más caracteres que en un campo tipo Texto.

Campo Tipo Cuadrícula

Las preguntas tipo cuadrícula las utilizaremos para agrupar preguntas tipo escala donde los
valores de la escala son idénticos para cada opción a evaluar.
1. En la lista “Añadir Elemento” seleccionamos el tipo “Cuadrícula”.

2. Primero ingresamos las etiquetas de las filas de la escala (opciones a evaluar).

3. Luego ingresamos las etiquetas de las columnas de la escala (valores de la escala).

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4. Veremos luego la cuadrícula con sus opciones y valores.

Recordemos que en cualquier momento podemos volver a las preguntas anteriores para
verificarlas, modificarlas, eliminar alguna o cambiar de orden (haciendo click en el borde
superior del bloque y manteniendo presionado arrastramos hacia la posición deseada).

ENVIAR Y COMPARTIR

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Al finalizar nuestro formulario podemos enviarlo y compartirlo vía correo electrónico.

1. Hacemos clic en el botón “Enviar Formulario” ubicado en la parte inferior de la pantalla.

2. En la siguiente ventana ingresamos los correos electrónicos de los usuarios que deseamos
que reciban y contesten el formulario.

3. Ingresamos las direcciones de email separadas por coma y luego hacemos clic en el botón
“Enviar”.

4. En la pantalla siguiente definiremos dónde deseamos que se cree e l consolidado de las

respuestas, si en una nueva hoja de cálculo de google o en una hoja de cálculo ya existente.
Seleccionamos que se cree una nueva hoja de cálculo de google.

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4. Cerramos la pestaña del navegador web y regresamos a la pestaña del google drive, veremos
ahora 2 elementos:
 El formulario creado.
 La Hoja de Cálculo de las respuestas.

5. En la Hoja de Cálculo veremos un consolidado con las respuestas de los formularios que los
usuarios contesten.

6. Si queremos enviar y compartir el formulario a más personas entonces marcamos la casilla del
referido formulario, desplegamos el menú “Más” y seleccionamos “Compartir”.

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7. En la ventana siguiente ingresamos los correos electrónicos separados por comas.

8. El usuario a quien le enviamos y compartimos el formulario recibirá un mail con el formulario

listo para ser llenado. Lo contesta y hace clic en el botón “Enviar” que aparece al final.

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