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CL#004S#07
Created Oct 25, 2020 309 PM

Created By Rafael Reinehr

Last Edited By Rafael Reinehr

Last Edited Time Nov 8, 2020 1104 PM

Status Completado

Type

Clube do Livro
A Arte de Fazer Acontecer | David Allen

Apontamentos e Notas: Rafael Reinehr

Sessão #05 de 08 - 12 de outubro de 2020
"O método GTD - Getting Things Done: Estratégias para Aumentar a
Produtividade e Reduzir o Estresse."

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 Mapa da Leitura e Caderno de Ativação
Atenção para o Código de Cor:
NM Nota do Mentor): sempre algum apontamento complementar escrito pelo
Rafael Reinehr para ilustrar, ampliar ou chamar atenção para outros pontos de
vista sobre o assunto abordado
Referência: um livro, autor, conteúdo, vídeo ou material para consultar sobre o
assunto em questão
Item de Ação: um item "acionável", ou seja, uma prática para ser realizada
imediatamente ou em breve, com o objetivo de transformar a vida para melhor
Título ou Conteúdo em Destaque: o azul chama atenção para alguns títulos,
transições e conteúdos aos quais é desejável atenção focada
Definição: quando um conceito é explicado
Citação: uma "quote" ou frase inspiradora relacionada ao tema em discussão
Você Concorda?: uma asserção ou declaração para que possamos refletir,
argumentar, concordar ou discordar, totalmente ou em parte.
Relato Anedótico: uma história, causo ou fato que nem sempre pode ser
comprovado ou que se refere a história pessoal de um ou poucos indivíduos, sem
verificação ou documentação científica.

PARTE 3: O PODER DOS PRINCÍPIOS-

CHAVE
CAPÍTULO 12: O poder de decidir a próxima ação

💡 Quando uma cultura adota "Qual é a próxima ação?" como uma

pergunta operacional padrão, há um aumento automático na energia, na
produtividade, na clareza e no foco.

Uma dos maiores desafios que você encontra quando começa a perguntar a si
mesmo "Qual é a próxima ação" - é que interagir com pessoas que não formulam

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 essa pergunta pode ser altamente frustrante.

A fonte da técnica
A origem da pergunta remete a Dean Acheson, amigo e mentor de longa data de
Allen.

Parece não ser natural, inata essa técnica de perguntar:

O que estamos fazendo aqui?

Qual é a próxima ação?

Quem é responsável por ela?

Trata-se de uma técnica que precisa ser aprendida e praticada para se tornar
automática e presente em nossas vidas.

Tomar a decisão sobre coisas que estamos comprometidos a fazer avançar antes
de termos que fazer isso é um padrão de comportamento cognitivo poderoso e
elegante que pode ser aprendido, praticado e integrado. É um elemento central
do "exercício do trabalho do conhecimento". A maioria das pessoas, porém, não
age dessa maneira, mesmo em relação às coisas mais importantes da vida.

Criando a opção de fazer

"O segredo para avançar é começar. O segredo para começar é

dividir as tarefas árduas e complicadas em tarefas pequenas e
fáceis de executar e depois começar pela primeira." - Mark
Twain

Um exemplo: alguém tem "pneus" anotado numa lista.

- O que é isto? - pergunto.
Ele responde:
- Preciso de pneus novos para o meu carro.
- Então qual é a próxima ação?
Nesse ponto, ele geralmente franze a testa, pondera por um momento e
apresenta sua solução.
- Bem, tenho que pesquisar na interne lojas e preços de pneus.
É mais ou menos esse tempo e esse investimento cognitivo que são necessários

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 para decidir o que "fazer" em relação a quase tudo. São apenas poucos
segundos de raciocínio focado que a maioria das pessoas ainda não dedicou a
maior parte de suas coisas não concluídas.
É bem provável, também, que a pessoa que precisa de pneus para o carro já
esteja com isso no radar há algum tempo. Também deve ter estado ao
computador centenas de vezes, muitas delas com tempo e energia suficientes
para fazer tal ação. Por que ainda não a fez? Porque, em seu estado mental, a
última coisa do mundo que se sentiria disposta a fazer seria considerar todos os
seus projetos, incluindo comprar pneus, e descobrir quais eram as próximas
ações. Nesses momentos, ele não queria pensar em nada.

O que ele precisava ter feito era haver definido essas coisas. Se tivesse pensado
nas próximas ações com antecedência, então, quando tivesse 15 minutos ao
computador antes de uma reunião e sua energia fosse cerca de 4,2 em 10,
poderia dar uma olhada na lista de coisas a fazer e ficaria maravilhado ao ver
"Pesquisar pneus novos". "Isso é algo que posso começar a fazer e concluir com
sucesso!", pensaria ele, e então de fato ficaria motivado para navegar na internet
e fazer a pesquisa, só para experimentar essa "vitória" de completar algo útil na
janela de tempo e energia que tem. Nesse contexto, ele seria incapaz de começar
a rascunhar uma grande proposta para um cliente, mas tinha recursos suficientes
para acessar a internet e conseguir informações simples rapidamente. É muito
provável que em algum momento ele vá olhar para os novos pneus em seu carro
e se sentir no topo do mundo.

💡 Sem uma próxima ação, sempre haverá uma potencial lacuna infinita
entre a realidade atual e o que você precisa fazer.

Definir o que é uma ação de verdade no nível mais básico e organizar um lugar
para os lembretes no qual possamos confiar são peças-chave para o aumento da
produtividade e para a criação de um ambiente interior relaxado.

Por que pessoas brilhantes são as que mais procrastinam?

Pessoas mais inteligentes e sensatas são as que têm o maior número de decisões
pendentes em suas vidas e em suas listas.

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 💡 Pessoas inteligentes têm a capacidade de surtar mais rápido e de forma
mais dramática que as demais.

Um exemplo: Se nosso corpo responde às imagens que você dá a ele, como vai
se sentir fisicamente quando pensar em, digamos, declarar seu imposto de
renda? Você está criando imagens de facilidade, empolgação, plenitude, sucesso
e vitória? Provavelmente não. Apenas por esse motivo, que tipos de pessoa
logicamente seriam as mais resistentes a serem lembradas de um projeto como
esse - ou seja, quem procrastinaria mais? Com certeza, as mais criativas,
sensíveis e inteligentes, porque sua sensibilidade e criatividade lhes dá a
capacidade de produzir em sua mente cenários de um verdadeiro pesadelo a
respeito do que pode estar envolvido em fazer esse projeto, todas as
consequências negativas que poderiam surgir se ele não ficar perfeito. Elas
simplesmente entram em pânico instantaneamente e desistem.

"Sou velho e já passei por muitas dificuldades, mas a maioria

delas nunca aconteceu." - Mark Twain

💡 Parar de imaginar situações negativas sempre aumentará sua energia.

Emburrecimento inteligente
Emburrecer com inteligência definindo a próxima ação gera uma sensação de
alívio na pressão a respeito de quaiquer coisas com que se comprometeu a fazer
ou mudar.

"Não importa quão grande ou difícil um problema possa ser,

livre-se da confusão dando um pequeno passo na direção da
solução. Faça alguma coisa." - George F. Nordenholdt

💡 Tudo que está nas suas listas e pilhas pode ser atraente ou repulsivo
para você - não há território neutro quando se trata da sua tralha.

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 Cuidar para não deixar sua Lista de Ações se transformar em uma Lista de
Tarefas, abrigando itens como:

Reunião com o comitê do banquete

Aniversário do Johnny

Recepcionista

Apresentação de slides

Em outras palavras, as coisas se transformaram de novo em "coisas" em vez de

estarem no nível da ação. Não há nenhuma próxima ação clara aqui, e qualquer
pessoa que mantenha uma lista cheia de itens como esses sobrecarrega bastante
o cérebro sempre que olha para ela.

"Você só consegue curar o varejo, mas pode prevenir o

atacado." - Brock Chrisholm

As pessoas tendem a decidir sobre as próximas ações quando elas explodem, ao

invés de quando elas aparecem. Definir as próximas ações assim que elas
aparecem no radar e então agrupá-las, de forma eficiente, em categorias de
ações para serem executadas em determinados contextos é muito melhor do que
evitar pensar no que precisa ser feito até que tenha que ser feito, e então
interromper outras ações para apagar incêndios.

💡 Evitar as decisões sobre ações até a pressão do último minuto gera

enorme ineficiência e estresse desnecessário.

A importância do padrão de decisão sobre a próxima ação

Perguntar: qual é a próxima ação conduz à clareza, à responsabilidade, à
produtividade e ao empoderamento.

Clareza

Muitas reuniões terminam com uma vaga sensação de que as pessoas sabem o
que foi decidido e o que devem fazer. Mas sem uma conclusão clara de que

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 existe uma próxima ação, qual é ela e quem é o responsável, muitas vezes as
coisas ficam soltas no ar.

20 minutos antes do final, devemos perguntar: "Então, qual é a próxima ação

aqui?"

"A conversa não cozinha o arroz" - Provérbio chinês

Estamos tratando o assunto com seriedade?

Realmente sabemos o que estamos fazendo aqui?

De fato estamos prontos para dedicar tempo e recursos preciosos a isso?

Responsabilidade
Nas culturas colaborativas, há dificuldade em delegar/assumir tarefas. Minha ou
sua? "Estamos todos juntos nisso" é um sentimento válido, mas raramente uma
realidade do dia a dia do mundo do trabalho.
A verdadeira união do grupo se reflete na responsabilidade que cada um assume
por definir as coisas reais a serem feitas e as pessoas responsáveis por elas, de
modo que todos sejam libertados da angústia das ações ainda indefinidas.
Produtividade

Determinar a alocação necessária de recursos físicos para fazer algo acontecer

tão logo a meta seja definida produzirá mais resultados em menos tempo e com
menos esforço.

"Há riscos e custos em todo programa de ação, mas eles são

muito menores do que os riscos e custos de longo alcance de
uma confortável falta de ação." - John F. Kennedy

💡 A produtividade só melhora quando as pessoas aumentam sua agilidade

de resposta operacional. E, no trabalho do conhecimento, isso significa
esclarecer as ações logo de início.

Empoderamento

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 Ao adotar a abordagem da próxima ação, isso aumenta dramaticamente sua
habilidade de fazer as coisas acontecerem, com um concomitante aumento em
sua autoestima e na perspectiva construtiva.

"Comece fazendo o que é necessário, depois o que é possível

e, de repente, você estará fazendo o impossível." - São
Francisco de Assis

As pessoas não desfrutam da sensação de vitória, de estar no controle, nem da

cooperação entre elas e o mundo. Têm sede destas experiências, pois estão
sempre fazendo as coisas sob pressão de si mesmo ou dos outros.
Perguntar a si mesmo "Qual é a próxima ação" diminui a mentalidade de
vitimização. Pressupõe uma possibilidade de mudança e que há algo que você
pode realizar para fazer acontecer.
Muitas queixas na sua cultura? Então pergunte: "Então, qual é a próxima ação?"
Se algo pode ser mudado, há uma ação capaz de mudá-lo.

"As pessoas estão sempre culpando as circunstâncias pelo que

elas são. Eu não acredito em circunstâncias. Os indivíduos que
progridem neste mundo são aqueles que se mexem e
procuram as circunstâncias que querem, e, se não conseguem
encontrá-las, eles as criam." - George Bernard Shaw

Quando você começa a fazer as coisas acontecerem, começa a acreditar que

pode fazê-las acontecer. E isso faz as coisas acontecerem.

CAPÍTULO 13: O poder do foco nos resultados

Quem está mais interessado em GTD? Aqueles que mais investem no próprio
avanço.
No fim das contas, o GTD te torna mais consciente, mais focado e mais capaz
de implementar as mudanças e alcançar os resultados que deseja, quaisquer que
sejam eles.

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 "Dar um jeito de passar mais tempo com a minha filha" - é um projeto específico
como qualquer outro, e que também demanda que uma próxima ação seja
determinada.

💡 Definir projetos específicos e próximas ações que se voltem para

questões reais referentes à qualidade de vida é a produtividade em seu
mais alto grau.

A importância de aplicar o raciocínio para resultados

Tudo está interligado: você não pode definir a ação correta até que saiba que
resultado está buscando, e seu resultado estará desconectado da realidade se
você não tiver clareza a respeito do que precisa ser feito fisicamente para que
ele aconteça. Para fazer acontecer, você pode, e deve, avançar nas duas
direções.

"Existem apenas dois problemas na vida: você sabe o que quer

mas não sabe como conseguir; e/ou você não sabe o que
quer." - Steven Snyder

💡 Nós estamos constantemente criando e realizando.

O que isso significa para mim?

O que eu quero que seja verdadeiro em relação a isso? Qual é o resultado

almejado?

Como posso fazer isso acontecer agora?

Que recursos preciso alocar para fazer isso acontecer? Qual é a próxima
ação?

"O maior prazer que a vida nos concede é superar as

dificuldades, passar de uma etapa do sucesso para outra,

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 elaborar nossos desejos e vê-los satisfeitos." - Dr. Samuel
Johnson

"A sabedoria não consiste tanto em saber o que fazer no final,

mas em saber o que fazer em seguida." - Herbert Hoover

Gerenciando resultados multiníveis

💡 O desafio é combinar o foco de alto nível com as atividades triviais da

vida. No fim, elas exigem o mesmo raciocínio.

"Um idealista acredita que o curto prazo não conta. Um cínico

acredita que o longo prazo não importa. Um realista acredita
que o que é feito ou o que se deixa de fazer a curto prazo
determina o longo prazo." - Sydney J. Harris

O poder do planejamento natural

Questionar o propósito de qualquer coisa que você esteja fazendo é saudável
e prova de maturidade.

Sentir-se bem em criar visões de sucesso antes de os métodos estarem

claros é um atributo a ser fortalecido.

Dispor-se a ter ideias, boas ou más, e expressar e capturar todas elas, sem
julgamento, é fundamental para acessar plenamente a inteligência criativa.

Reunir várias ideias e informações em categorias, sequências e prioridades,

para a obtenção de um resultado específico, é disciplina mental
indispensável.

E decidir e executar próximas ações reais - fazendo de fato alguma coisa

avançar no mundo físico - é a essência da produtividade.

"Respeito o homem que sabe o que quer. Grande parte de

todo o mal no mundo decorre do fato de os homens não

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 compreenderem muito bem seus próprios objetivos. Decidiram
construir uma torre, mas o trabalho e os recursos que dedicam
às fundações não seriam suficientes nem para sustentar uma
cabana." - Johann Wolfgang von Goethe

Mudando para uma cultura organizacional positiva

O que a pessoa ideal para esse trabalho deveria saber fazer?

Por que estamos fazendo isso?

Que aspecto isso vai ter quando for concluído com sucesso?

"Visão sem tarefa não passa de sonho; tarefa sem visão é

trabalho servil; visão e tarefa são a esperança do mundo." - De
uma igreja em Sussex, Inglaterra, por volta de 1730

Para mudar uma cultura organizacional, é preciso treinar as pessoas e elas devem
ter o desejo de mudar.

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