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República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria


Universidad Nacional Experimental Rómulo Gallegos
Área de Post-grado
Maestría en Gerencia Administrativa
Núcleo – Valle de la Pascua

Los Sistemas de Información Gerencial como Herramienta


de Gestión

Facilitador: Integrantes:
Dr. José García - Milagros Duran
V- 13.513.284
- Idaixy Gonzalez
V-14.345.810
- Alfredo Jimenez
V-19.361.841

Octubre – 2020

1
INDICE

Pág.
Introducción…………………………………………………………………… 3
Como concebir los sistemas de información gerencial en Venezuela………… 4
Proceso de los sistemas de información gerencial……………………………………. 6
Soluciones de los Sistemas de Información Gerencial………………………... 12
Fundamentos éticos de los Sistemas de Información Gerencial……………… 13
Importancia y Características de los Sistemas de Información Gerencial……. 17
Coordinación y administración: (Información para la gestión, Indicadores 19
para la gestión y los Índices de gestión)……………………………………….
Supervisión de la gestión del programa de Información Gerencial como 23
Herramienta de Gestión………………………………………………………..
Evaluación del programa de Información Gerencial como Herramienta de 25
Gestión…………………………………………………………………………
La rendición de cuentas del Sistema de Información Gerencial……………… 27
Conclusión……………………………………………………………………... 29
Bibliografía…………………………………………………………………… 31

2
INTRODUCCIÓN

Los sistemas de información gerencial ofrece amplias oportunidades para crear


ventajas competitivas, para cambiar la manera como una empresa compite, o para
innovar los procesos de una organización en términos de eficiencia. Un sistema de
información gerencial en una organización tiene como propósito asegurar la
adecuación entre los objetivos estratégicos de la misma y la información necesaria
para soportar dichos objetivos. Se trata de una metodología de planificación de
sistemas, de tal manera, que comprenda a toda la organización y exige un nivel de
conocimientos en estrategias gerencial.

Los gerentes o administradores dependen de medios formales e informales para


obtener los datos que requieren para tomar decisiones.

La información formal llega a manos de los gerentes mediante informes


administrativos y estadísticas de rutina. Estos informes son estandarizados, se
producen regularmente y constituyen la parte más visible de lo que se denomina
Sistema de Información Gerencial (SIG).

Por su parte la Ética en la informática estudia la forma de transparentar e idoneizar


los métodos que son utilizados para transformar la información, los mecanismos que
permiten realizar las transformaciones, la valoración de los modos de comunicación
más apropiados entre las personas y los que hacen de la información su filosofía de
vida.

La informática como recurso, fundado en la lógica y las matemáticas debe estar


sustentada en lo religioso, lo ético y lo económico, produciendo una escala de valores
de hechos y formas de comunicación dentro de una sociedad democrática.

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TEMA I

INTRODUCCIÓN Y CONCEPTO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN


GERENCIAL

1.- Como concebir los sistemas de información gerencial en Venezuela

Los sistemas de información diseñados por los administradores, son la fuente de


información que se provee a los inversionistas, acreedores, autoridades
gubernamentales, y a quienes interactúan con los directores. De allí pues, que este
sistema proporciona la información que necesitan los expertos en finanzas para la
gestión de una empresa. En teoría, un SIG puede ser diseñado para captar
información de todos los componentes de una organización, la cual es ordenada en
una base de datos que provee información para adopción de decisiones por usuarios
internos y externos. En un SIG, el análisis de las necesidades y fuentes de
información resultan sumamente importantes. Desde el surgimiento de dicho término
han existido un gran número de definiciones que acentúan alguno que otro aspecto.

Siguiendo a Laudon y Laudon, (2006), un SIG, es un conjunto de componentes


interrelacionados que procesan una base de datos actualizada y un sistema de análisis
y evaluación para proporcionar a los actores del proceso de investigación
(investigadores y gerentes) y sus clientes, información oportuna sobre insumos,
actividades y resultados para apoyar la toma de decisiones apropiadas. Este puede
estructurarse según las funciones organizacionales que apoya y varían de acuerdo con
la misión y el formato de las instituciones, no existiendo por lo tanto un patrón único
para todas ellas. Para una organización de investigación agropecuaria las funciones
pueden ser descritas a través del modelo de análisis de contexto, insumos, procesos y
productos, modelo que podría ser adaptado para cualquier tipo de organización de
investigación, sin embargo quizás no resultara idóneo para instituciones comerciales.

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Dentro de esta perspectiva señala, Watson y col. (1991:120), “ los SIG no solamente
están destinados a proporcionar información, sino también capacidades de
comunicación electrónicas, análisis de datos y organización de manera tal que
favorezca el proceso de toma de decisiones” . Las redes y los nuevos enfoques para
almacenar y acceder datos hoy en día han madurado, permitiéndose de manera
sencilla el uso compartido de los datos y el procesamiento rápido de los mismos
debido al poder de cómputo alcanzado y la visualización en formatos gráficos en
formas fáciles de entender.

Los SIG actuales deben permitir que la información pueda ser tabulada y copiada
o exportada hacia otras herramientas que favorezcan el análisis de los datos, dando
más posibilidades tanto a los directivos como a los empleados que se encuentran
distanciados del máximo nivel de dirección. De este modo, quedaría entonces
garantizar el dato que se registra sea lo más cercano posible al tiempo real en que se
ejecutan los procesos.

Por lo tanto, los SIG proporcionan a los directivos y empleados de las


organizaciones financieras, que poseen problemas estructurados que ocurren
generalmente a nivel táctico y le proporcionan datos de fuentes internas y externas,
así como un entorno generalizado de computación y de comunicaciones que puede
ser aplicado a un conjunto diverso de problemas. Facilitan hacen pronósticos de
tendencias e identifican oportunidades, al mismo tiempo que ayudan a detectar
problemas en la ejecución de los procesos establecidos. Permiten el seguimiento del
desempeño organizacional e incrementan el control de los diferentes niveles de
dirección para apoyar que la toma de decisiones sea coordinada, pero descentralizada
y que ocurra en los niveles operativos más bajos de la institución.

En Venezuela los sistemas de información en la actualidad no funcionan de forma


correcta ya que muchas empresas aunque implementan este tipo de sistemas, es

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sabido que por las constantes fallas de los servicios eléctricos y de internet que
ocurren en la mayor parte del país los sistemas de información que se llevan de forma
automatizada no se pueden ejecutar de forma correcta. Lo cual a afectado en gran
medida a las empresas privadas y entes públicos del estado que requieren de estos
servicios de información para poder operar y brindar atención al público.

2.- Proceso de los sistemas de información gerencial

Los sistemas de Información realizan un ciclo de vida que se cumple en varias


fases.
Fase I. Requerimientos.
Esta fase es fundamental para que la estrategia informática encaje dentro de las
metas de la empresa, ya que en ella se cumplen las funciones del modelaje del
negocio y planificación de sistemas; esto con el fin de proyectar las estrategias del
negocio y determinar de esta forma sus requerimientos de información.

Aunque la fase de requerimientos puede aplicarse a todos los procesos de


la empresa, o a un área en específico, suele ser más practico analizar área por área del
negocio.

Durante esta fase se desarrolla un modelo del área estudiada, donde se representa:
Los procesos que se llevan a cabo, la información utilizada por ellos y las
reglas políticas y prácticas de la empresa relacionada con estos procesos.

Este modelo permite proyectar las estrategias, procesos y flujos de datos de la


empresa al igual que las interrelaciones entre procesos y datos, con el fin de
desarrollar un plan de sistema de información capaz de guiar el desarrollo de un
sistema que permita dar soporte al área en estudio en el cumplimiento de sus
objetivos.

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El Plan de Sistemas debe contener:
 Los sistemas que requiere el área del negocio, así como sus bases de datos y la
información que intercambiaran o compartieran.
 Descripción detallada de cada sistema y aplicación incluyendo sus objetivos
funcionales y sus bases de diseño.
 Todo hardware y software que serán utilizados para el funcionamiento requerido
por el área de negocio (incluyendo las redes).
 Métodos de desarrollo para cada sistema como lo es adquisición de paquetes,
nuevo desarrollo o actualizaciones.
 Esquema de los problemas actuales del área de negocio y de las posibles mejoras
que se puedan realizar en cada sistema.
 Análisis de los beneficios que se espera derivar de los sistemas que conforman
la arquitectura.

El plan de sistemas de información es uno de los factores más importantes para el


departamento de informática o sistemas ya que constituye la guía para emprender los
proyectos que requiera el cliente, reclutar y adiestrar al personal necesario y la
adquisición e instalación de hardware y software necesarios.

Además, el plan de sistemas es fundamental para la construcción y desarrollo de


un ambiente de alta calidad y productividad ya que:

La arquitectura de sistemas sobre la cual descansa el plan para una determinada


área de negocios define la forma de cómo cada aplicación desarrollada será destinada
a dar soporte a objetivos claves y estratégicos para esa específica área del negocio y,
por ende, a la empresa.

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Se determinara una definición precisa de los beneficios, alcances y objetivos de
cada sistema, lo cual creara soluciones que el negocio realmente necesite. Estos
sistemas se ajustaran a las estrategias definidas por la gerencia.
Cada proyecto tendrá una prioridad fijada por la gerencia, lo que determinara el orden
de ejecución.
Cada aplicación desarrollada podrá ser interrelacionada con otros sistemas.

Fase II. Análisis y Diseño.


El objetivo de esta fase es desarrollar el diseño arquitectónico de los sistemas,
utilizando los requerimientos obtenidos en la primera fase. En el diseño
arquitectónico se engloban dos componentes: los datos y los procesos, los cuales
serán analizados y diseñados desde una perspectiva conceptual a una física, dentro de
las cuatros actividades que se encuentran en esta fase.
Actividades dentro de la fase de Análisis/Diseño:
 Analizar y Diseñar Proceso: Las operaciones del negocio y los requerimientos de
funcionamiento definidos en la primera fase, se toman en cuenta con el propósito
de determinar la forma en que debe funcionar el sistema.
 Analizar y Diseñar Los Datos: Con los requerimientos de información definidos
en la fase I se debe organizar los distintos modelos de datos que nos ayuden a
diseñar la base de datos que hagan falta para que el sistema funcione de acuerdo al
modelo de funcionamiento.
 Diseñar y Organizar Los Componentes Físicos: Todo componente físico como
(pantallas, base de datos) que hagan posible el funcionamiento del sistema de
acuerdo al modelo de funcionamiento.
 Planificar El Desarrollo De Los Componentes Físicos: actividad en la cual
planificamos la forma en que pueden ser construidos e implementados los
componentes físicos de una forma rápida y productiva.

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En esta fase de análisis / diseño puede incluirse una sub.-fase de evaluación de
paquetes. Esta se pudiese realizar si en los requerimientos se estableció adquirir un
paquete de aplicaciones en lugar de completar un diseño arquitectónico.

Fase III. Construcción.


Dentro de esta fase de construcción existen actividades separadas en cinco sub.-
fases:

• Desarrollo de Infraestructura
Durante esta fase se desarrollará y organizará la infraestructura que permita cumplir
las tareas de construcción en la forma más productiva posible.

• Adaptación de Paquetes
Ofrece una desventaja fundamental: el personal de la instalación no conoce los
componentes del paquete con la misma profundidad con que conoce los componentes
desarrollados por ellos mismos. Uno de los objetivos centrales de esta sub-fase es
conocer al máximo detalle posible el funcionamiento del paquete, este asegurará que
el paquete será utilizado con el máximo provecho, tanto desde el punto de vista del
negocio, como de la utilización de recursos. Cada componente del paquete será
revisado en forma exhaustiva por el equipo Analista–Usuario, con el fin de conocer y
comprender todos los aspectos del paquete.

• Desarrollo de Unidades de Diseño Interactivas


Las unidades de diseño interactivas, son procedimientos que se cumple o se ejecutan
a través de un dialogo usuario – sistema.
Las actividades de esta sub-fase tienen como objetivo central:
1. Especificar en detalle las tareas que debe cumplir la unidad de diseño
2. Desarrollar componentes.

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3. Realizar las pruebas unitarias y las pruebas de integración a nivel de la unidad
de diseño.

• Desarrollo de Unidades de Diseño Batch


Las unidades de diseño Batch, son aquellos procedimientos que se cumplen en forma
automatizada, pero en la que no se entabla un dialogo entre usuario y el analista, sino
que involucra grupos de transacciones que se alimentan al computador de una sola
vez. Su objetivo central es igual a la fase de desarrollo de unidades de diseño
interactivas. En esta sub.-fase se preparan especificaciones hechas utilizando una
combinación de técnicas como flujo gramas, diagramas de estructuras, tablas de
decisiones etc. Cualquiera que se utilice será útil para que la especificación sea clara
y se logre el propósito de que el programador comprenda y pueda programar y probar
los programas correspondientes.

• Desarrollo de Unidades de Diseño Manuales


Esta sub-fase incluyen las tareas que se ejecutan en forma manual que se incluyen
dentro de los procedimientos administrativos. Las actividades de esta sub-fase tienen
como objetivo central desarrollar todos los procedimientos administrativos que
rodearán y gobernarán la utilización de los componentes computarizados
desarrollados en la fase de diseño detallado y construcción.

Fase IV. Pruebas.


Esta fase, da inicio luego de que las diferentes unidades de diseño han sido
desarrolladas y probadas por separado. Durante su desarrollo, el sistema se emplea de
forma experimental para asegurar que el software no falle, es decir que funcione de
acuerdo a sus especificaciones y a la manera que los usuarios esperan que lo haga, y
de esta forma poder detectar cualquier anomalía, antes de que el sistema sea puesto en
marcha y se dependa de él. Para evaluar el desenvolvimiento del sistema, en esta fase
se llevan a cabo varios niveles de prueba:

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 Funcional: Prueba desde el punto de vista de los requerimientos funcionales.
 De Sistema: Prueba desde el punto de vista de los niveles de calidad del sistema y
de desempeño.
 De Integración: Prueba de interfaces.
 De Aceptación Técnica: Prueba de manejo de condiciones extremas.

Si el Sistema cumple de forma satisfactoria con estos niveles mencionados


anteriormente, se procede a realizar la carga de los archivos, base de datos y tablas
del nuevo sistema, para de esta forma dar inicio al proceso de aceptación final,
durante el cual, el sistema comenzará a funcionar bajo la responsabilidad del
departamento de operaciones y del usuario, por un lapso determinado
de tiempo llamado Periodo de Aceptación.
Finalizado el Periodo de Aceptación, se le dará al sistema la aprobación final, para
que pase a ser el sistema oficial.

Fase V. Producción y Mantenimiento.


Una vez que un sistema pasa a formar parte de la vida diaria de la empresa,
cada programa, cada procedimiento y cada estructura de datos se convierte en una
pieza del negocio que, como tal, deberá funcionar en forma constante, exacta y
confiable. La operación del negocio ahora dependerá del funcionamiento del sistema,
por lo que las tareas de mantenimiento cobran vital importancia.

Durante la fase de mantenimiento, se ponen en práctica todas las políticas y los


procedimientos destinados a garantizar la operación continúa de los de los sistemas y
a asegurar su uso efectivo, con el fin, de que éstos se constituyan en una verdadera
herramienta de apoyo al logro de los objetivos estratégicos de la empresa.

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Producción
Finalmente, en la etapa de producción se asegura que el sistema funcione
correctamente en la mayoría de los casos, y con intervención mínima de los
administradores del sistema. Para esto se realizan nuevas pruebas, se reevalúan los
resultados y se hacen refinamientos del sistema, los cambios necesarios deberán ser
introducidos sin afectar a los usuarios, y deberá conseguirse la máxima confianza de
los usuarios. El resultado de esta etapa un sistema listo para su operación.

Mantenimiento
Luego que el nuevo sistema ha estado operando, el auditor de sistemas
independiente de las otras fases de la vida del sistema, revisará lo siguiente:
Determinar si el programa ha logrado los requerimientos de los objetivos, se debe
prestar especial atención a la utilización y la satisfacción de los usuarios finales, ellos
constituirán un indicador excelente. Verificar que se miden, analizan e informan
adecuadamente a la gerencia los beneficios identificados con el estudio de
factibilidad. Revisar las solicitudes de cambios a los programas que se han realizado,
para evaluar el tipo de cambios que se exigen al sistema, el tipo de cambios puede
indicar problemas de diseño, programación o interpretación de los requerimientos de
usuario.

3.- Soluciones de los sistemas de información gerencial

Para entender cuáles son las soluciones que nos brindan los sistemas de
información en el entorno empresarial, conviene hacernos la siguiente pregunta:
¿Por qué es necesario un sistema de información gerencial para una organización?

Las razones pueden ser muchas, pero pueden resumirse en estas:

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 Oportunidad: Para lograr un control eficaz de una organización, se deben tomar a
tiempo medidas correctivas en caso de ser necesarias, antes de que se presente
una gran desviación respecto de los objetivos planificados con anterioridad.
 Cantidad: Es probable que los gerentes casi nunca tomen decisiones acertadas y
oportunas si no disponen de información suficiente, pero tampoco deben verse
desbordados por información irrelevante e inútil (redundancia), pues ésta puede
llevar a una inacción o decisiones desacertadas.
 Relevancia: Reducción de costos.
 Mejora el desempeño organizacional.
 Permite el procesamiento transacciones y reportes.
 Apoya a la toma de decisiones.
 Apoya a la ventaja competitiva.

Una vez respondido la pregunta, nos damos cuenta que los sistemas de
información aportan muchas soluciones a las empresa y que permiten que los
procesos de lleven de forma rápida y confiable disminuyendo el margen de errores y
también permiten obtener respuestas de forma inmediata.

4.- Fundamentos éticos de los sistemas de información gerencial

La ética en los sistemas de información es una ética aplicada. El intento de una


aplicación tal sobre la base de la ciencia de la comunicación. Si bien los medios de
comunicación tiene como requisito las metas del sistema, en su subjetividad
sobrepasa las metas meramente técnicas hacia un más.
La perspectiva ética en la automatización de los procesos consiste en aprender a
convivir con la tecnología que día a día avanza e incide en la sociedad,
transformándola en una sociedad de la información y del conocimiento, lo que ha
generado nuevas situaciones, muchas veces conflictivas porque afectan el estilo de
vida y las costumbres arraigadas en los seres humanos, promueve la deshumanización

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de los procesos y atenta a la privacidad de la información. Se plantean así nuevos
desafíos éticos para automatizar los procesos y el procesamiento de datos con tareas
significativamente innovadoras y de control, para lo cual el diseño de los nuevos
sistemas de información requerirá de profesionales que hayan adquirido a través de su
formación- los conocimientos, habilidades y actitudes que lo han de transformar en
un profesional competente y honesto.

Al igual que otras profesiones, Rodríguez, H. (1997) afirma que, la computación


debe tener un conjunto de normas que indiquen la conducta que se espera ante
determinadas situaciones del profesional en esta área. Es fácil notar que de esa
conducta depende la seguridad y el bienestar de muchas personas que a veces, sin
darse cuenta pueden verse afectadas por el mal uso de las computadoras o debido a
errores u omisiones de aquellos que se dedican al desarrollo de software.

En el caso de la computación, a un profesional se le puede instruir que en el


desarrollo del software se debe luchar por obtener productos de la más alta calidad,
sobre todo cuando el producto final esté destinado a trabajar en ambientes donde se
encuentra en juego la privacidad, la seguridad física, moral y el bienestar en general
de algún grupo de personas. Tal es el caso del control computarizado del tráfico aéreo
en los aeropuertos o de los tratamientos clínicos en los hospitales, casos en los que es
fácil comprender que la calidad del software que se utiliza para auxiliar en tales tareas
juega un papel muy importante, pues un error en el diseño, en la programación o en
su utilización, podría resultar en graves daños o hasta en la pérdida de vidas humanas.

Nissenbaum, H. (1994) afirma que la gran cantidad de personas que intervienen en


el proceso de desarrollo de software (analistas, diseñadores, programadores y
usuarios) tienen una considerable responsabilidad con ellos mismos y con la sociedad
por obtener un producto de alta calidad que garantice el bienestar y la seguridad de
aquellos que en última instancia se vean afectados por su producto. Para obtener la

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calidad deseada en el software, lo primero que se necesita es que quienes lo
desarrollan estén conscientes de la responsabilidad que tienen con el usuario final y
con las personas que resultarán afectadas por el uso del mismo. Existen muchos casos
en los que se observa una conducta irresponsable y criticable moralmente por
descuidos y omisiones en el desarrollo de sistemas de información, por la poca
atención a la seguridad informática, errores en el código de los programas, pruebas
incompletas, análisis insuficientes y a la vulnerable privacidad de la información. La
responsabilidad referente al software no terminan en su desarrollo; existen otros
grupos de personas cuya actitud y conducta también pueden llegar a causar daños, tal
es el caso de las personas que se relacionan con la adquisición y uso del software.

Por un lado se tiene a los compradores, que aunque nada tienen que ver con el
desarrollo de software, si tienen la responsabilidad de asegurarse de que están
adquiriendo un producto de calidad que impida en lo posible el daño a terceras
personas. ¿Qué pasa si el sistema adquirido presenta problemas en el proceso interno?
y estos problemas produjeran pérdidas económicas, registros inconsistentes de
cantidades o hasta demandas legales por malos manejos de dinero. Visto así, los
encargados de adquirir el software o hacer contratos con compañías externas para el
desarrollo de sistemas computacionales, tienen la obligación de exigir a los
proveedores que se realicen todas las pruebas posibles de volumen, acceso, seguridad,
privacidad, documentación y garantía antes de comprarles un producto.

En siguiente término tenemos a los usuarios del software, de quienes depende el


buen uso que a éste se le dé, principalmente porque, aun cuando el producto sea de
buena calidad y proporcione mucha seguridad, el usuario final todavía no está exento
de sufrir daño alguno por mal uso o descuido por parte de los usuarios encargados de
operar del software. Se ha mencionado parte de la responsabilidad que corresponden
a los creadores, compradores y usuarios del software, pero nada se ha dicho sobre la
parte de la sociedad que resulta afectada. La responsabilidad que sobre ella recae es la

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de exigir que se hagan leyes, tanto en el ámbito gubernamental como en todas y cada
una de las empresas que estén involucradas con el uso y desarrollo de software, para
regir la utilización de medios computacionales y evitar o sancionar el abuso, la
negligencia y la imprudencia que pudiera presentarse. Al usuario final, a la sociedad
le corresponde denunciar los casos en que se detecte riesgo de daño proveniente del
mal uso de los sistemas computacionales, porque de no hacerlo y quedarse callados,
los mismos afectados estarán incurriendo en una conducta irresponsable.

En el proceso de desarrollo y uso de los sistemas computacionales de información


se encuentra involucrada mucha gente, tanta que en muchos casos es muy difícil
detectar en qué momento un error, un descuido o un acto intencional pudieron ser el
origen de algún daño físico o material causado al usuario final. Debido a ello es
necesario que se busque la forma de concientizar a todos los involucrados en el ciclo
de vida de los sistemas de cómputo sobre las responsabilidades que tienen consigo
mismos y con las demás partes.

No basta con establecer un código ético que indique el comportamiento esperado


del especialista en informática o computación. Hace falta además difundir tal código
hacia todos los ámbitos involucrados en el desarrollo de productos computacionales,
enseñar al público en general las posibilidades y limitaciones de las computadoras,
crear una cultura informática que ayude a comprender la importancia de asumir la
responsabilidad cuando se forma parte de este proceso de desarrollo. Indudablemente
las computadoras han traído grandes beneficios y han causado cambios radicales en el
modo de vida de muchas sociedades, pero es posible que algunos de estos cambios no
se han alcanzado a apreciar aún como serios problemas.

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5.- Importancia y características de los sistemas de información gerencial

Todas las instituciones no cuentan con algún tipo de sistemas de información,


aunque consideren que un sistema mínimo pudiese ser suficiente, para tener una
buena información cuando se requiera. Ahora bien, es esencial para que una
institución pueda desempeñarse de manera eficiente disponer de tecnología de
información para crear un SIG que les permita coordinar y controlar los recursos y
analizar problemas, visualizar aspectos complejos para apoyar la toma de decisiones.

De este modo siguiendo a Waterfield y Nack (1998), un SIG es una serie de


procesos y acciones involucradas en captar datos en bruto, procesarlos en
información utilizable y luego difundirla a los usuarios en la forma en que estos la
requieran. Por lo tanto, la información gerencial implica esencialmente la
comunicación entre las personas sobre aquellos eventos que afectan el trabajo que
desempeña su institución, esto abarca desde sus traslaciones comerciales, las políticas
y procedimientos hasta los programas informáticos, influyen sobre el flujo de
información en una institución que guiara las decisiones y acciones de la gerencia.

De tal manera, el SIG es una solución organizacional y administrativa, basada en


la tecnología de la información a un reto que se presenta en al entorno. Ahora bien, el
objetivo de un SIG, es proporcionar un marco estratégico de referencia para los
sistemas de información de un determinado ámbito de la organización que integrados
con la técnica de la administración que permiten conducir y controlar
milimétricamente a la organización, por tanto, En ese sentido, refiere Scott
(1995:100), “ orientan las actuaciones en materia de desarrollo de sistemas de
información con el objetivo básico de apoyar la estrategia corporativa, elaborando
una arquitectura de la información y un plan de proyectos informáticos para dar
apoyo a los objetivos estratégicos que permitan enriquecer una visión con la

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aportación de ventajas competitivas por medio de los sistemas y tecnologías de la
información y comunicación.

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UNIDAD II

LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL COMO HERRAMIENTA


DE GESTIÓN

1.- Coordinación y administración: (Información para la gestión, Indicadores


para la gestión y los Índices de gestión)

Coordinación y administración
Consiste en la realización de un plan de sistemas de información dentro de
cualquier organización, tiene con finalidad asegurar la adecuación entre los objetivos
estratégicos de la misma y la información necesaria para soportar dichos grades
objetivos. Esta hace que una metodología de planificación de sistema abarque a toda
la organización y exige tener en cuenta una serie de conceptos, en cuanto a
coordinación y administración de estrategias, que desbordan el marco especifico de
una metodología de desarrollo de sistemas. No se trata de ser más eficientes en
algunos procesos productivos o transaccionales, sino de utilizar los sistemas de
información para mejorar la posición competitiva de una empresa alterando la
naturaleza, el comportamiento o la orientación del negocio, que es el fruto del
proceso evolutivo durante las tres últimas décadas..

Ahora bien la importancia de los sistemas de información radica en el valor que


este le otorgue al cliente, y a la formulación para conseguir el resultado. La
experiencia, la intuición y el buen juicio son factores imprescindibles a la hora de
adoptar decisiones, pero a medida que los entornos se vuelven más complejos y
hostiles, complementar estas informaciones obtenidas con un buen sistema de
captación, recogida, análisis e interpretación de todo el cumulo de datos que se
generan, puede reducir en gran medida la probabilidad de equivocarnos. Lo
importante es pensar cómo lograr el futuro deseado para nuestras empresas, creando

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el futuro de la organización tomando decisiones apoyadas en información interna y
externa, desarrollando sistemas de información útiles para la toma de decisiones,
mediante un proceso que requiere saber hacia dónde vamos y el entorno en el que se
opera.

En este sentido, tiene como finalidad dar una visión general necesaria para
posibilitar dicha integración del factor humano de mano con la innovación de la
tecnología, para obtener un modelo integral que permita controlar efectivamente una
organización, para una mejor administración.

Los sistemas de información gerencial son una necesidad hoy en día, ya que las
empresas manejan grandes cantidades de datos los cuales pueden ser analizados de tal
manera que se puedan encontrar información relevante para los distintos cursos de
acción, la coordinación y administración son funciones gerenciales, necesarios en los
sistemas de información. Por tanto el valor de la información proporcionada por el
sistema, debe cumplir con los siguientes cuatro supuestos calidad, oportunidad,
cantidad y relevancia.

Calidad
Para los gerentes es imprescindible que los hechos comunicados sean un fiel
reflejo de la realidad planteada.

Oportunidad
Para logara el control eficaz de una organización se deben tomar a tiempo medidas
correctivas en caso de ser necesarias, ya que deben aplicarse a tiempo, ante que se
presente una gran desviación con respecto a los objetivos planificados con antelación,
por ello la información suministrada por un sistema de información gerencial debe
estar disponible a tiempo para actuar al respecto.

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Cantidad
Es probable que los gerentes casi nunca tomen decisiones acertadas y oportunas
sino disponen de información suficiente, pero tampoco deben verse desbordados por
información irrelevante e inútil, pues esta puede llevar a una inacción o a decisiones
desacertadas.

Relevancia
La información que le es proporcionada a un gerente debe estar relacionada con
sus tareas y responsabilidades, en la conformación de los sistemas gerenciales es
necesario un proceso, donde participe la planificación de sistemas de información, en
el cual intervengan por un lado los responsables de los procesos industriales, con una
visión estratégica yn por otro, los profesionales de SIG capaces de enriquecer dicha
visión con la aportación de ventajas competitivas por medio de los sistemas y
tecnologías de la información y comunicación, ya que la información gerencial
necesaria para los distintos niveles de una organización no es homogénea, por lo tanto
no deben de ser tratadas en la misma forma las necesidades de información de los
gerentes, gerencia media y alta gerencia; ya que estos tienen necesidades distintas de
acuerdo a la actividad que desempeñan

Información para la gestión


Con el desarrollo de la sociedad y de los sistemas de producción influenciados por
el desarrollo científico técnico y las revoluciones industriales, la forma de enfrentar
situaciones objetivas ha exigido una mayor profundidad de análisis y conceptos para
asumir funciones o desempeñar papeles determinados y mantener al menos un nivel
de competencia que permita sobrevivir. Derivados de este proceso surgen ideas y
términos como la gestión y todo lo que ella representa.
La gestión está caracterizada por una visión más amplia de las posibilidades
reales de una organización para resolver determinada situación o arribar a un fin
determinado. Puede asumirse, como la disposición y organización de los recursos de

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un individuo o grupo para obtener los resultados esperados, pudiera generalizarse
como una forma de alinear los esfuerzos y recursos para alcanzar un fin determinado.

Indicadores para la gestión y los Índices de gestión


Los sistemas de gestión han tenido que irse modificando para dar respuesta a la
extraordinaria complejidad de los sistemas organizativos que han ido adoptando, así
como a la forma en que incide sobre las organizaciones.

Ahora bien el control de gestión orientado hacia el futuro, integra conceptos como:
estrategia, clientes y competencia, transformándose en una herramienta que permite
gestionar más que controlar. Para logar definir, por tanto el control de gestión, que ha
ido reforzando una serie de etapas que lo caracterizan como un proceso en el cual las
organizaciones deben definir la información y hacerla fluir e interpretarla acorde con
sus necesidades para tomar una decisión.

Consta de una serie de elementos que son:


a) Establecimiento de los criterios de medición, o estándares, tanto de la
actuación real como de lo deseado. Esto pasa por la fijación de cuáles son los
objetivos y cuantificarlos; por determinar las áreas críticas de la actividad de
la organización relacionadas con las acciones necesarias para la consecución
de los objetivos y por el establecimiento de criterios cuantitativos de
evaluación de las acciones en tales áreas.
b) Fijación de los procedimientos de comparación de los resultados alcanzados
con respecto a los deseados.
c) Análisis de las causas de las desviaciones y posterior propuesta de acciones
correctoras, la principal limitante de este enfoque radica en que las acciones
correctivas se tomaran una vez ocurrida la desviación, por el hecho de no
encontrase previamente informados y preparados para evitar la posible
desviación.

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El establecimiento de estándares y putos críticos, permite la dirección orientarse
directamente sobre indicadores que le informen sobre la situación de la organización,
se incluye la determinación de los objetivos que se traza la organización para su
superación pero la poca flexibilidad en el mayor de los casos solo les permite
sobrevivir.
2.- Supervisión de la gestión del programa de Información Gerencial
como Herramienta de Gestión
Mientras se desarrolla o mejora el SIG, es necesario revisarlo periódicamente para
ver si se mantiene en el camino correcto, para verificar si el sistema de información
cubre las necesidades, es útil aplicar los siguientes criterios;
 El SIG es ahora más accesible, es decir después de una adecuada orientación y
capacitación el personal puede utilizarlo.
 El SIG ya no es una carga para el personal, los trabajadores en todos los
niveles perciben al SIG como una herramienta de administración importante y
no como un conjunto de tareas difíciles, ni como una pérdida de tiempo.
 El SIG es una ayuda para tomar decisiones informadas.
 Se tiene una idea clara sobre el porqué se recolecta cada uno de los datos.
 La información ahora es más actualizada, confiable y exacta.
Acciones para mejorar el SIG
La revisión por parte del administrador para indicar en qué áreas debe mejorarse el
SIG, tomando en consideración las distintas formas en la cuales un sistema de
información puede desarrollarse. Muchas de la mejoras podrán hacerse mediante:
 La eliminación de información innecesaria.
 El mejoramiento de los informes en los cuales se hace la retroalimentación.
 Involucrar al personal en el uso regular de la información para planear,
supervisar y evaluar sus actividades.
Acciones simples que pueden incrementar la efectividad del sistema de
información:

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Recolección de datos
Los registros con frecuencia son ilegibles porque no hay suficiente espacio para
registrar la información requerida. Este problema puede resolverse eliminando la
información innecesaria y rediseñando el modelo para incorporar las sugerencias
hechas por l personal. Este personal requiere capacitación sobre el uso de los nuevos
formularios.
Registro de datos
Los miembros del personal cometen muchos errores totalizar la información de los
registros. Las hojas de resumen simples con instrucciones y capacitación en su uso,
pueden ayudar a reducir estos errores matemáticos.

Análisis e interpretación de los datos:


Los supervisores pueden no utilizar la información mensual del número de
usuarios para hacer el seguimiento al desempeño de cada trabajador, porque los
informes pueden ser difíciles de leer. Es posible que una gráfica que ilustre el
desempeño de cada trabajador puede mejorar el seguimiento y de paso el desempeño
de los trabajadores.

La dirección debe concientizar al personal de los servicios sobre la importancia de


una recolección, tabulación y análisis exactos de los datos para los informes, una de
las formas de lograr esto consiste en utilizar los datos como medio para evaluar el
desempeño el personal de los servicios para proporcionar la retroalimentación

Ahora bien, los supervisores necesitan información sobre el número de usuarios que
serán atendidos por cada trabajador para determinar los medios más efectivos para
apoyar el trabajo y hacer un mejor seguimiento del mismo, es por ello que es de gran
importancia que los trabajadores necesiten información sobre los requerimientos de

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cada usuario para planear visitas de consejería y contar con los formatos y contenido
apropiados de los informes.

En este sentido, considerar si se cuenta con la información apropiada, de utilidad y


en el momento en que se requiera, es posible que los trabajadores, utilicen los mapas
de la zona para tener registro de la residencia de los usuarios y que tipo de producto o
servicio usan.

Los supervisores pueden motivar al personal a trabajar más activamente


permitiéndole comparar su desempeño con el de sus compañeros, la retroalimentación
puede utilizarse para mostrar los logros del programa que pueden ser útiles para
generar apoyo político.

3.- Evaluación del programa de Información Gerencial como Herramienta de


Gestión
Las evaluaciones rápidas, son útiles para obtener información en temas tales como
el cambio de métodos, los usuarios que abandonan el producto o servicio.
Para obtener una visión general del SIG, la manera cómo funciona y que se requiere
para mejorarlo. Los resultados de cada paso ayudan a determinar si se necesitan
cambios, aseguran que el sistema de información cubre las necesidades propias y las
del personal los pasos más importantes son los siguientes:
1. identificar a todos los distintos tipos de información (profesionales,
trabajadores e campo, supervisores, administrador, etc.)
2. establecer los objetivos a largo plazo de la organización, departamento o
punto de prestación de servicios.
3. Identificar la información que se requiere para ayudar a las diferentes
personas a desempeñarse efectiva y eficientemente, y eliminar la información
que se recolecta pero que no se utiliza.

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4. Determinar cuáles de los formularios y procedimientos actuales para
recolectar, registra, tabular, analizar y brindar la información, son sencillos,
no requieren demasiado tiempo y cubren las necesidades de los diferentes
trabajadores y que formularios y procedimientos necesitan mejorarse.
5. Revisar todos los formularios y procedimientos existentes para recolectar y
registrar información que necesiten mejorarse o preparar nuevos instrumentos
si es necesario.
6. Establecer o mejorar los sistemas manuales o computarizados para tabular,
analizar y ofrecer la información para que sean más útiles a los diferentes
trabajadores.
7. Desarrollar procedimientos para confirmar la exactitud de los datos.
8. Capacitar y supervisar al personal en el uso de nuevos formularios, registros,
hojas de resumen y otros instrumentos para recolectar, tabular, analizar,
presentar y utilizar la información.

Es muy probable que estas sigan una seria de pasos para obtener una visión
general del sistema de información, la manera cómo funciona y que se requiere para
mejorarlo. Los resultados de cada paso ayudan a determinar si se necesitan hacerse
cambios, así como que cambios aseguran que el sistema de información cubre las
necesidades propias y las del personal.

Se considera que la evaluación debe hacerse con un enfoque multidimensional y


medirse a través de criterios como estabilidad, eficiencia, eficacia y mejora del valor
para los cuales, se toman como referencia estandartes normados planificados,
expresaran el nivel de efectividad de la organización, que interactúa armónicamente
con los objetivos, estrategias, indicadores. Lo cual permite hacer análisis cualitativos
y hacerlo en función de los objetivos globales de la organización, de allí que los
sistemas se diseñan para garantizar una mayor probabilidad de funcionamiento y los
resultados que se obtienen de la decisiones adoptadas, estén relacionados y

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vinculados a los estilos y métodos de dirección que posibiliten adecuados los
procesos de toma de decisiones.

4.- La rendición de cuentas del Sistema de Información Gerencial


Por lo general la información se origina en los distintos subsistemas de una
organización, tales como: la infraestructura de servicio, el departamento de finanzas,
el departamento de administración de suministros, el departamento de infraestructura
física, etc. La información llega en varios tipos de registros, entre ellos archivos,
formularios, resúmenes mensuales, informes oficiales, encuestas y estudios especiales
que son preparados por el personal en los diferentes niveles y departamentos.

Si la información es completa, exacta regular, integrada, los gerentes podrán


determinar si la empresa está logrando sus objetivos, si los recursos son utilizados
eficiente y apropiadamente y si la organización se encuentra en el camino correcto
para ayudar al país a alcanzar sus objetivos socioeconómicos, demográficos, etc.

Un sistema de información gerencial se efectivo si proporciona los datos


necesarios a los gerentes para analizar la situación actual, identificar problemas
inmediatos y encontrar soluciones, descubrir patrones y tendencias que les permitan
formular objetivos apropiados para el futuro y tomar decisiones inteligentes sobre el
uso de recursos limitados tanto humanos como financieros y materiales.

Para determinar si SIG, es efectivo se deben considerar las siguientes premisas:


¿Se recolecta la información en forma continua y regular?
¿Es confiable la información recolectada?
¿Opera el SIG en todos los niveles de la organización?
¿Contiene el SIG un mecanismo regular de retroalimentación?
¿Se elaboran los informes periódica y regularmente?

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Los SIG, cambian las metas, operaciones productos o relaciones con el entorno de
las instituciones para ayudarlas a ganar una ventaja sobre la competencia. A menudo
cambian a las instituciones así como a los productos, servicios y procedimientos
internos, llevándolos a nuevos patrones de comportamiento, tales cambios con
frecuencia requieren de nuevos administradores, una nueva mano de obra y una
relación más estrecha con los clientes y proveedores.

Así, un SIG permitirá a una organización obtener uno mejores resultados que le
resto de los agentes de la economía, la empresa se beneficiara de una reducciones de
costos en la fabricación del producto, reducción de costos de comunicación entre las
diferentes áreas de la empresa, mejor coordinación entre los diferentes niveles
jerárquicos de la empresa, una mejor conectividad con los proveedores y clientes
rápida adaptación a las necesidades del consumidor, disminución del tiempo de
entrega del producto.

Finalmente los SIG, no solamente están destinados a proporcionar información,


sino también capacidades de comunicación electrónicas, análisis de datos y
organización, de manera tal que favorezca el proceso de toma de decisiones. Las
redes y los nuevos enfoques para almacenar y acceder datos y el procesamiento
rápido de los mismos debido al poder de computo alcanzado y la visualización en
formatos gráficos en formas fáciles de entender, de igual manera los actuales sistemas
deben permitir que la información pueda ser tabulada y copiada o exportada hacia
otra herramientas que favorezcan el análisis de los datos, dando más posibilidades
tanto a los directivos como a los empleados que se encuentran distanciados del
máximo nivel de dirección, que garanticen que el dato que se registra esta los más
cercano posible al tiempo real en que se ejecutan los procesos.

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CONCLUSIÓN

El desarrollo tecnológico de los sistemas computacionales y de los de transmisión


de datos continua a un ritmo impresionante, la computadora inicialmente vista por la
gerencia como un instrumento poderoso para procesar datos, hoy es considerado un
eficaz medio en la toma de decisiones, en la planificación y el control.

El sistema de información gerencial cumple con una función primordial respecto a


la tomas de decisiones. Ayuda a los gerentes a realizar esa actividad suministrándoles
la información necesaria y solucionando problemas de optimización para ofrecerles
una guía, brindando información que apoya en la toma de decisiones, desde el análisis
orientado a los datos hasta la información centrada en modelos tendientes a apoyar las
decisiones gerenciales.

Asimismo, tiene como finalidad dar una visión general necesaria para posibilitar
dicha integración del factor humano de mano con la innovación de la tecnología, para
obtener un modelo integral que permita controlar efectivamente una organización,
para una mejor administración.

La calidad de los sistemas de información, constituye un factor central en el SIG.


La calidad puede medirse mediante factores como incerteza, oportunidad, rapidez,
actualidad, exactitud, precisión e integridad, el objetivo del SIG consiste en
proporcionar información conforme a las exigencias de costo, beneficio y objetivos
establecidos para esos factores de la calidad.

Aunado a ellos deben ser medibles y cuantificables para de esta manera aportar
información precisa que le permita a la organización medir el rendimiento de los
sistemas en los diferentes procesos ejecutados en la organización.

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Por último, la evaluación debe hacerse con un enfoque multidimensional y
medirse a través de criterios como estabilidad, eficiencia, eficacia y mejora del valor
para los cuales, se toman como referencia estandartes normados planificados,
expresaran el nivel de efectividad de la organización, que interactúa armónicamente
con los objetivos, estrategias, indicadores. Lo cual permite hacer análisis cualitativos
y hacerlo en función de los objetivos globales de la organización, de allí que los
sistemas se diseñan para garantizar una mayor probabilidad de funcionamiento y los
resultados que se obtienen de la decisiones adoptadas, estén relacionados y
vinculados a los estilos y métodos de dirección que posibiliten adecuados los
procesos de toma de decisiones.

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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

www.monografias.com

www. wikipedia.com

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