MATRIZ DE AUTO EVALUACIÓN INSTITUCIONAL GUÍA 34 MEN

Noviembre 4 de 2020
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
4.MEJORAMIENTO 1 2 3 4 DEBILIDADES FORTALEZA OPORTUNIDADES
PROCESO COMPONENTE 1.EXISTENCIA 2.PERTINENCIA 3.APROPIACIÓN CONTINUO
El proceso de matrícula se La institución La institución hace La institución revisa y X Registros Implementar un
desarrolla según los cuenta con una seguimiento a los evalúa periódicamente manuales sistema de bases
criterios adoptados por política para egresados su plan de seguimiento a de datos para
cada una de las sedes. desarrollar el de manera regular, y egresados y la desarrollar el proceso
proceso utiliza indicadores información que éste de matrícula.
de matrícula que Para orientar sus arroja para adecuar y
garantiza acciones mejorar la pertinencia
su agilidad y pedagógicas. de sus acciones, así
coherencia con Además, como su capacidad de
los lineamientos promueve su respuesta ante las
nacionales y participación y necesidades y
locales. organización, expectativas del
y cuenta con una estudiantado y su
APOYO A LA base de datos que le entorno.
Proceso de
GESTIÓN permite tener
Matricula información sobre su
ACADÉMICA
destino
(estudios
postsecundarios y/o
vinculación al
Mercado laboral).
 . La información La institución La institución La institución hace x Implementación de
académica de cuenta con un cuenta con un evaluaciones un sistema de base
los estudiantes está sistema de proceso de periódicas sobre de datos para
organizada archivo matrícula la satisfacción de las agilizar el proceso
del archivo
en archivo en algunas organizado ágil y oportuno que familias y los
académico
sedes, donde se integra tiene en cuenta las estudiantes
Archivo
según criterios la información necesidades de los en relación con el
Académico
diferentes histórica de los estudiantes y los proceso de matrícula
estudiantes padres de y propicia
de todas las sedes. familia, y que es el mejoramiento del
reconocido por la mismo
comunidad
Educativa.
La expedición de La institución La institución tiene La institución revisa 4 Cuenta con una Revisión
boletines de cuenta con una un sistema de periódicamente la base de datos periódicamente el
Calificaciones presenta política unificada archivo que calidad y para el sistema del archivo
en ocasiones para administrar le permite disponer disponibilidad del procesamiento académico
de los boletines
inconsistencias e la expedición de de la información archivo académico y
de calificaciones
irregularidades. No hay boletines de los ajusta y
un sistema Unificado de calificaciones estudiantes de mejora este sistema.
para todas las sedes. en todas todas las sedes, así
Boletines De Sus sedes. como expedir
Calificaciones constancias y
certificados de
manera
Ágil, confiable y
oportuna.
 El mantenimiento de la La institución La institución La institución revisa x Nuestra Se requiere
planta cuenta con un asegura los periódicamente el institución ha mejorar la planta
Mantenimiento de física se realiza programa de recursos para programa venido mejorado física sedes luis
la planta ocasionalmente, mantenimiento cumplir de mantenimiento de en cuanto la dejanòn y camilo
Física sin obedecer a una preventivo de su el programa de su planta física y planta física torres.
planeación planta física. mantenimiento de realiza los (principal). Sin
Sistemática. su Ajustes pertinentes. embargo, las
Planta física. sedes luis
dejanòn y camilo
torres requieren
de mayor
ADMINISTRACIÓN atención
DE LA PLANTA
FÍSICA Y DE LOS Programas para la La institución realiza La institución El programa de La institución revisa y 4 La institución Implementación
RECURSOS adecuación actividades cuenta con un adecuación, evalúa principal y las proyectos
Y embellecimiento aisladas y ocasionales programa de accesibilidad y periódicamente su sedes ha venido pedagógicos que
de la de adecuación, embellecimiento programa de mejorando en permita el
Planta física adecuación, accesibilidad de la planta física adecuación, cuanto su embellecimiento.
accesibilidad y y se lleva accesibilidad y embellecimiento.
embellecimiento de su embellecimiento a cabo embellecimiento
planta de su planta periódicamente y de su planta física y
Física, y recibe apoyos física, y éste cuenta con la los resultados
puntuales de la cuenta participación Propician acciones de
comunidad educativa con la ayuda de la de los diferentes mejoramiento.
para realizarlas. comunidad estamentos de la
Educativa. Comunidad
educativa.
Seguimiento al La institución tiene La institución La institución realiza La institución x Solicitamos
uso de los algunos registros sobre cuenta con un una programación revisa y evalúa apoyo a las
Espacios la manera cómo se están Sistema de registro coherente de las periódicamente el administracione
utilizando los espacios y seguimiento al uso actividades que se plan de uso de s
físicos, pero éstos son de los espacios llevan a cabo cada uno de sus departamentale
esporádicos y no están físicos. en cada uno de sus espacios físicos y s y municipales
sistematizados. espacios físicos, diseña acciones para ampliar los
basada en para optimizarlos. espacios físicos
indicadores de de las sede,
utilización de los uniendo
mismos esfuerzos.
Adquisición de En los procesos de La institución La institución tiene un La institución x Tener
los recursos adquisición de los cuenta con un plan para adquisición evalúa conectividad
Para el recursos para el plan para la de los recursos para el periódicamente la constante y dar
aprendizaje aprendizaje adquisición de los aprendizaje que disponibilidad buen uso y
apropiación de
computadores, recursos para el garantiza la y calidad de los
los recursos
laboratorios, aprendizaje que disponibilidad recursos para el tecnológicos
bibliotecas, etc.) priman consulta las oportuna de los aprendizaje para apoyar los
los intereses aislados de demandas de mismos dirigidos a y realiza ajustes a procesos de
algunos docentes o los su direccionamiento prevenir las barreras y su plan de aprendizajes de
criterios de la estratégico potenciar la adquisiciones. los estudiantes.
administración y las necesidades de participación de todos
municipal. los docentes los estudiantes, en
y estudiantes. concordancia con el
direccionamiento
estratégico
y las necesidades de los
docentes y estudiantes.
 La adquisición de los La institución tiene El proceso para La institución x Continuar
suministros se realiza en un proceso determinar las revisa y evalúa permanentement
el momento en que se establecido para necesidades periódicamente su e con la
suministros y presentan las garantizar de adquisición de proceso de dotación de
Dotación suministros para
necesidades; no hay un la adquisición y la suministro de insumos, adquisición y
el servicio de las
plan que oriente esa distribución recursos y suministro de acciones
actividad. oportuna de los mantenimiento de los insumos académicas, y
suministros mismos, es en función de la teniendo
necesarios participativo, se hace propuesta encuenta las
(papel, materiales oportunamente y está pedagógica, y necesidades de
de laboratorio, articulado con la efectúa las sedes camilo
marcadores, etc.). propuesta pedagógica Los ajustes torres y luis
de la necesarios para dejanòn.
Institución. mejorarlo.
Mantenimiento El mantenimiento de los La institución El programa de La institución 4 Continuar
de equipos y equipos y otros recursos cuenta con un mantenimiento revisa y evalúa solicitando
Recursos para el para el aprendizaje sólo programa de preventivo y periódicamente su mantenimiento
aprendizaje se realiza cuando éstos mantenimiento correctivo de los programa de preventivo y
correctivo de los
sufren algún daño. Los preventivo y equipos y recursos para mantenimiento
recursos
manuales de los equipos correctivo de el preventivo y tecnológicos que
no están disponibles los equipos y aprendizaje se cumple correctivo apoyan el
para los usuarios. recursos para adecuadamente; con de los equipos y proceso
el aprendizaje y, en ello se garantiza su recursos para el educativo cada
caso de estado óptimo. aprendizaje, seis (6) meses
requerirse, éste se Además, y tiene en cuenta el
hace los manuales de uso grado de
oportunamente. están disponibles satisfacción de los
Además, los cuando se requieran. Usuarios para
manuales realizar ajustes al
de los equipos están mismo.
Disponibles.

La institución tiene una La institución ha La comunidad La institución x x En cuanto, a En la sede Contratar o

Seguridad y aproximación parcial a levantado el educativa conoce y revisa y actualiza la sede principal trasladar un
Protección su panorama de riesgos o Panorama completo adopta las periódicamente el camilo torres cuenta con la celador de la
se encuentra apenas en de los riesgos medidas preventivas Panorama de no cuentan seguridad sede principal
con para mantener la
proceso de iniciar el físicos. derivadas del riesgos.
seguridad. seguridad en las
levantamiento. conocimiento cabal del sedes.
panorama de riesgos..
 ADMINISTRACIÓN Servicios de La institución ofrece La institución Los servicios La institución x x Se cuenta Contamos con Asistencia del
DE SERVICIOS transporte, algunos servicios cuenta con complementarios y revisa y evalúa con servicios restaurante en la servicio de salud
COMPLEMENTARIOS Restaurante, complementarios programas recursos que periódicamente la de salud. sede principal. por parte de la
cafetería y salud esporádicamente definidos para ofrece la comunidad y cobertura, calidad Sin embargo, los oferta externa
estudiantes
(enfermería, y su cobertura algunos servicios los Establecimientos y oportunidad de
reciben su
odontología, es insuficiente complementarios, y Educativos, se los servicios ración
Psicología) los presta con la distribuyen de forma complementarios alimenticia.
calidad y la equitativa, y recursos y
regularidad se ofrecen promueve En cuanto al
necesarias para oportunamente acciones transporte no se
atender los teniendo en correctivas en llevó acabo por
requerimientos del cuenta la calidad función de las motivo de la
estudiantado. requerida. Cada sede necesidades del pandemia.
Además, hay tiene Estudiantado.
una articulación con programas sensibles a
la oferta las demandas de los
externa. estudiantes, y la
institución cuenta con
el apoyo
de otras entidades para
su prestación
 Apoyo a La institución ofrece La institución tiene La estrategia para La institución x Continuar
estudiantes con apoyos puntuales a los una estrategia apoyar a los evalúa periódica y apoyando a los
bajo estudiantes definida para prestar estudiantes sistemáticamente estudiantes en
Desempeño que presentan bajo apoyos pertinentes a que presentan bajo la estrategia de los procesos
mediados por la
académico o con desempeño académico o los estudiantes que desempeño académico apoyo a los
formación a
Dificultades de con dificultades presentan bajo o con dificultades de estudiantes que distancia y
interacción de interacción de desempeño interacción, es aplicada presentan bajo virtual, para
acuerdo con sus académico o con en desempeño lograr el
requerimientos. No dificultades de todas las sedes y es académico o con mejoramiento en
hay una estrategia interacción, conocida por toda la dificultades de los desempeños.
articulada pero esta no es comunidad educativa. interacción y
para atender a esta conocida ni aplicada Además, está adelanta acciones
población por todos. articulada Correctivas y de
con los servicios gestión para
prestados por otras mejorarla.
entidades
o profesionales de
apoyo.
 La institución cuenta Los perfiles se Los perfiles con que La institución
con perfiles poco encuentran bien cuenta la institución se revisa y evalúa
específicos que no definidos, son usan para la toma de continuamente la
Perfiles La orientan con claridad el coherentes con el decisiones de personal definición de los La institución
cuenta con los
institución proceso de selección o PEI y con la y son coherentes con su perfiles y su uso en
perfiles del
TALENTO HUMANO cuenta con solicitud de personal. normatividad estructura los procesos de personal, de
perfiles vigente; sin organizativa. Además, selección, x acuerdo a su
embargo, no son su uso en procesos de solicitud e área de
tenidos en cuenta en selección, solicitud e inducción del conocimiento.
los procesos de inducción del personal personal, en
selección, solicitud facilita el desempeño función del plan de
e inducción del de las personas que se mejoramiento y de
personal. vinculan laboralmente sus necesidades.
a la institución.
Inducción La institución realiza La institución La institución tiene una La institución x Diseñar un plan
actividades de inducción cuenta con una estrategia organizada revisa y evalúa de acción que
con los docentes y estrategia para la inducción y la periódicamente su apunte a la
administrativos nuevos, organizada de acogida del personal estrategia de inducción y
reinducción del
pero éstas no son inducción de nuevo, que incluye el inducción y
personal nuevo
sistemáticas y obedecen docentes y análisis del PEI y del reinducción del que llega a
a iniciativas administrativos plan de mejoramiento. personal, y realiza nuestra institución
individuales, de áreas o nuevos, pero no se Además, realiza la los ajustes
de sedes dan a conocer el PEI reinducción del pertinentes para
ni el plan de antiguo en lo que ésta se adecue
mejoramiento relacionado con al PEI y al plan de
aspectos mejoramiento.
institucionales,
pedagógicos y
disciplinares.
Formación y La formación y la La institución La institución tiene un La institución x Ofrecer un
capacitación capacitación son cuenta con programa de formación revisa y evalúa programa de
asumidas como un lineamientos que que responde a continuamente su formación o
asunto de interés permiten que sus problemas programa de capacitación de
acuerdo a las
particular de cada integrantes opten identificados y formación y
necesidades o
docente. La institución por procesos de demandas específicas; capacitación en perfiles del
acepta procesos de formación en existen criterios claros función de su docente y
formación sin evaluar su coherencia con el para valorar la oferta incidencia en el administrativo
pertinencia con respecto PEI y con las externa y se cuenta con mejoramiento de
al PEI o sus necesidades. necesidades destinación de recursos los procesos de
detectadas para adelantar procesos enseñanza y
internos de aprendizaje y en el
capacitación desarrollo
institucional.
 Asignación La institución cuenta La institución tiene La institución cuenta La institución
académica con criterios explícitos un proceso con procesos explícitos revisa y evalúa
para la asignación establecido para para elaborar los continuamente sus
académica de los elaborar los horarios horarios y los criterios criterios de
docentes; sin embargo y realizar la para realizar la asignación
éstos no son tenidos en asignación asignación académica académica de los
cuenta a la hora de académica de los de los docentes, y éstos docentes y realiza
realizar dicha docentes, pero éste se cumplen. los ajustes
asignación. solamente se aplica pertinentes a los
en algunas sedes o mismos.
niveles, y no
siempre es
equitativo.

Pertenencia del El personal vinculado se Una parte El personal vinculado La institución x Lograr al máximo
personal identifica solamente con importante del está identificado con la revisa mantener el
vinculado algunos aspectos de la personal vinculado institución: comparte permanentemente número de
misma, y ello genera a la institución la filosofía, principios, si el personal estudiantes,
valorando nuestra
indiferencia hacia la comparte la valores y objetivos, y vinculado está
filosofía,
institución. filosofía, principios, está dispuesto a identificado con su principios, valores
valores y objetivos realizar actividades filosofía, y objetivos,
y dedica algún complementarias que principios, valores buscando
tiempo a la sean necesarias para y objetivos, y toma aumentar la
realización de cualificar su labor. medidas población
actividades pertinentes para estudiantil.
relacionadas con lograr que todos se
estos aspectos sientan parte de la
misma.
Evaluación del La institución realiza La institución ha El proceso de La institución 4 La institución
desempeño evaluaciones de implementado un evaluación de revisa evalúa a los
desempeño de docentes, proceso de docentes, directivos y continuamente el docentes del
directivos y personal evaluación de personal proceso de 1278 y
administrativos,
administrativo de forma desempeño para administrativo permite evaluación de
buscando el
esporádica y sin contar docentes, directivos la implementación de docentes, mejoramiento de
con un modelo y personal acciones de directivos y la calidad en lo
evaluativo para este administrativo que mejoramiento y de personal referente a sus
propósito. indaga los desarrollo profesional. administrativo, así desempeños
diferentes aspectos Además, es conocido como los para el logro de
en el desarrollo del por la comunidad y resultados de las los objetivos.
cargo. Este proceso cuenta con un respaldo acciones de
cuenta con amplio de los mejoramiento, con
indicadores y miembros de la el fin de ajustarlos
referentes claros institución. y crear nuevos
que están en planes de
concordancia con la incentivos, apoyo
normatividad a la investigación,
vigente, y son divulgación de
conocidos por buenas prácticas,
todos. etc.
Estímulos La institución realiza La institución ha La estrategia de La institución x La institución
algunas actividades de definido una reconocimiento al revisa y valora hace
reconocimiento al estrategia de personal vinculado es continuamente su reconocimiento
personal vinculado, de reconocimiento al aplicada cabalmente y estrategia de a su personal
docente y
acuerdo con iniciativas personal vinculado, es parte fundamental reconocimiento al
administrativos,
aisladas de sedes, pero ésta no siempre de la cultura personal vinculado valorando sus
niveles o grados es llevada a la institucional. y realiza los aptitudes y
práctica ajustes pertinentes. talentos.
Apoyo a la La investigación en la La institución La institución cuenta La institución x Comunicación
investigación institución se encuentra cuenta con una con una política de discute y constante a los
en estado incipiente; política de apoyo a investigaciones y ha perfecciona sus docentes y
carece de apoyo y la investigación y a desarrollado planes planes de administrativos
sobre programas
seguimiento a las la producción de para la divulgación del investigación y
de formación que
iniciativas de los materiales conocimiento generado busca fuentes de permita el
docentes. relacionados con la entre sus miembros financiación que mejoramiento del
misma; además se permitan su desempeño
han definido temas realización. laboral.
y áreas de interés en
concordancia con el
PEI.
 Convivencia y Hay conocimiento sobre La institución ha La institución dispone La institución x Continuación de
manejo de las fuentes potenciales definido estrategias de estrategias claras revisa la ruta de atención
conflictos de los conflictos, pero la para la mediación para mediación y periódicamente a los estudiantes
(sugerimos que institución no cuenta con de conflictos, pero solución de conflictos sus estrategias de que ameriten
apoyo
este componente estrategias para éstas se usan de y éstos se resuelven a mediación de
psicoemocional.
se ubique abordarlos eficazmente; manera esporádica y través del diálogo y la conflictos y los
en el área de en algunas no abarcan la negociación ajusta de acuerdo
gestión de la oportunidades se hacen totalidad de sedes, permanente. Esto con las
comunidad) reuniones pero no hay grados o niveles. contribuye a que exista necesidades.
avances en la solución un buen clima laboral.
de los mismos.
Bienestar del La institución realiza La institución ha La institución cuenta La institución x Creación de un
talento humano esporádicamente definido un con un programa de revisa y evalúa programa de
algunas actividades programa de bienestar del personal continuamente su bienestar del
orientadas a la bienestar del vinculado que se programa de personal para
fortalecer los
integración y bienestar personal vinculado, cumple en su totalidad. bienestar del
lapsos sociales y
del personal vinculado pero éste no se Además, es conocido y personal vinculado culturales, de
cumple totalmente o aceptado por la y los ajusta de acuerdo a sus
no abarca a todas las comunidad educativa acuerdo con los necesidades.
sedes, niveles o desde una perspectiva resultados Promover
grados. de equidad. obtenidos y las acciones
nuevas encaminadas al
necesidades bienestar del
personal
vinculado.
Apoyo financiero y Presupuesto El presupuesto de la La elaboración del Existen La institución x Apoyar a las
anual del Fondo institución es un presupuesto se hace procedimientos evalúa sedes en lo
contable de Servicios agregado de ingresos y teniendo en cuenta establecidos para que periódicamente los referente a sus
Educativos gastos que no tiene las necesidades de las sedes y los niveles procedimientos necesidades del
portafolio
(FSE) relación con las las sedes y niveles, puedan elaborar el para la elaboración
académico.
prioridades. No hay y toma como presupuesto de forma del presupuesto, de
mecanismos de referentes el Plan acorde con las manera que se
planeación financiera. Operativo Anual, el actividades y metas logre coordinar las
PEI, el plan de establecidas en el Plan necesidades de las
mejoramiento y la Operativo Anual. distintas sedes y
normatividad Además, el plan de niveles.
vigente. ingresos y egresos está Asimismo, realiza
relacionado con los análisis
flujos de caja. El financieros y
presupuesto es un proyecciones
instrumento de presupuestales
planeación y gestión para la planeación
financiera que opera y gestión
coherentemente con institucional.
otros procesos
institucionales.
Contabilidad La institución lleva La contabilidad de La contabilidad está La contabilidad X La Institución
registros contables de la institución se disponible de manera tiene todos sus cuenta con sus
algunas actividades, organiza de acuerdo oportuna y los soportes; los soportes
pero éstos se hacen de con los requisitos informes financieros informes financieros,
llevando un
forma desorganizada y reglamentarios y permiten realizar un financieros se
control de sus
sin la totalidad de los discrimina control efectivo del elaboran y se ingresos y
soportes respectivos. claramente los presupuesto y del plan presentan dentro egresos.
servicios prestados. de ingresos y gastos de los plazos
Sin embargo, su uso establecidos por
se limita a la las normas y se
elaboración de usan para el
informes para los control financiero
organismos de y para la toma de
control, de modo decisiones en el
que no se cuenta con corto, mediano y
esta información largo plazo. Sus
como instrumento resultados aportan
de análisis información para
financiero. ajustar los planes
de mejoramiento.
 Ingresos y gastos La institución ha La institución Hay procesos claros Hay seguimiento y X La institución
definido algunas cuenta con procesos para el recaudo de evaluación de los lleva sus
actividades para el para el recaudo de ingresos y la procesos de respectivos
recaudo de ingresos y el ingresos y la realización de los recaudo de soportes en lo
referente de
desembolso de egresos, realización de los gastos, y éstos son ingresos y de
ingresos y
pero los registros pueden gastos. Los registros conocidos por la realización de los egresos.
presentar son consistentes y comunidad. Además, gastos; dicha
inconsistencias con coinciden su funcionamiento es información
respecto al plan de plenamente con el coherente con la retroalimenta la
ingresos y gastos plan de ingresos y planeación financiera planeación
estipulado. gastos estipulado. de la institución. financiera y apoya
la toma de
decisiones
Control fiscal Los informes financieros La institución La institución presenta La institución x La institución
presentados por la presenta los los informes revisa y hace revisa y hace
institución a las informes financieros a las seguimiento a los seguimiento a
autoridades competentes financieros a las autoridades resultados de los los resultados de
sus ingresos y
no siempre se hacen de autoridades competentes de manera informes
gasto y los
manera oportuna y no competentes de apropiada y oportuna. financieros, para reporta a l
son conocidos por la manera apropiada y Éstos son parte del que éstos sean un respectivo ente
comunidad educativa. oportuna, y también proceso de control elemento clave en encargado.
los da a conocer a la interno y sirven para el momento de
comunidad tomar decisiones y planear las
educativa. Sin realizar seguimiento al acciones, tomar
embargo, no los manejo de los recursos. decisiones y
utiliza para apoyar evaluar los
la toma de resultados de las
decisiones mismas.

____________________________________________________
V° B° Coordinador(a)